www.netcom.hr
e-Ured
Upravljanje dokumentima u poduzećima postaje sve veći problem. Razvojem tehnologije
dokumentacija je promijenila svoj oblik i sadržaj te se većina poslovne komunikacije odvija u
digitalnom obliku.
Naša aplikacija u potpunosti pokriva sve aspekte rada i manipulacije sa dokumentima. Zbog svoje
prilagodljivosti, sustav može funkcionirati u različitim poslovnim okruženjima te se može integrirati
sa drugim informatičkim poslovnim sustavima.
Što se arhivira?
Poduzeća su odgovorna za ogromne količine podataka i informacija. Prikupljate ih, stvarate,
spremate, štitite i razmjenjujete s drugima. Do skora je većina informacija bila u formi pisanih
dokumenata i vrlo su se brzo gomilali. Veliki obim posla, ograničena sredstva i povećanje zahtjeva
za trenutni pristup informacijama predstavljaju veliki izazov za upravljanje dokumentima koji su
nastajali kroz niz godina. U današnje doba kada se digitalizira i glas i slika i knjiga, sama
digitalizacija dokumenata i nije neki veliki problem. No vrlo je bitno da se dokumenti organiziraju
da ih se može pretraživati po različitim kriterijima te da se ubrza pristup dokumentima. U našem
Digitalnom arhivu moguće je dokumente u papirnom obliku (Ugovori, ponude, razni dopisi..)
skenirati i umetnuti u sustav kao i bilo koji dokument koji se nalazi na računalu, fotoaparatu ili
video kameri (Word, PDF, Excel, slike, audio ili video zapisi).
Zašto digitalni arhiv?
U klasičnom arhivu jedan dokument uvijek može gledati samo jedna osoba. Dokumenti se fizički
sele sa jednog stola na drugi, izloženi su raznim rizicima kao što su požar, poplava, krađa,
krivotvorenje i slično. Digitalni arhiv omogućava da u isto vrijeme dokumentima pristupa više
osoba s različitih mjesta. Na taj način vrši se velika ušteda vremena i ubrzavaju mnogi procesi, a
posebno u komunikaciji sa strankama. Također, omogućava da se veliki broj spisa stavi na
CD/DVD/USB medij, a zatim se taj medij može umnožiti u odgovarajući broj primjeraka. Na taj
način čuva se i osigurava dokumentacija od rizika kojima je inače izložen svaki arhiv dokumenata.
Sigurnost i statistika
Digitalni arhiv omogućava pristup samo ovlaštenim osobama. Dokumenti su na raspolaganju 24
sata, a arhiv automatski vodi i statistiku pristupa dokumentima. Digitalni arhiv je i multimedijski! To
znači da uz zapisnik sa sastanka možete arhivirati kao prilog i zapis sa diktafona, digitalne video
kamere ili digitalnog fotoaparata. Također, možete uz originalni potpisani i ovjereni dokument
dodati kao prilog i njegov izvornik kao što je dokument pisan u tekst procesoru ili tabličnom
kalkulatoru. Vaš sustav za upravljanje dokumentima sada evidentira mnogo više sadržaja nego do
sada, a pristupiti im možete bilo kada i s bilo kojeg mjesta. Brzo i efikasno, u djeliću sekunde,
možete pronaći evidentirani dokument.
Budućnost?
Uskoro će i ova tehnologija biti sveprisutna u našem životu kao što su mnoge naše urede, u ne
tako davnoj prošlosti, osvojili telefaks i osobno računalo.
Sustav koji će unaprijediti Vaše poslovanje
Preuzmite potpunu kontrolu nad Vašim dokumentima!
DIAR Digitalni Arhiv
Sustav za upravljanje dokumentima
Document Management System
Janeza Trdine 2
51000 Rijeka, Hrvatska /Croatia/
tel. 00385 51 800 500
fax. 00385 51 212 887
Riva 6
51000 Rijeka, Hrvatska /Croatia/
tel. 00385 51 212 608
fax. 00385 51 212 887
www.netcom.hr [email protected]
Windows i Microsoft SQL Server i noviji žigovi su ili robni i uslužni znakovi tvrtke Microsoft Corp. u SAD-u i/ili drugim zemljama.
Svi korporativni zaštitni znaci vlasništvo su njihovih vlasnika. Sve specifikacije proizvoda podložne su promjeni bez prethodne najave.Slike proizvoda su informativnog karaktera. Copyright © Netcom d.o.o.
u1.0-2016
Zašto digitalni arhiv?
Usklađenost
- na hrvatskom jeziku
- usklađen sa zakonom
Dostupnost i povezanost
- trenutan pristup informacijama
- pojednostavljena distribucija informacija
- brzo pretraživanje dokumenata
- poboljšanje ukupne produktivnosti
Produktivnost
- istovremeni rad više osoba na predmetima
- efikasnija komunikacija između odjela
- ubrzavanje svih poslovnih procesa
- povećana ažurnost
Sigurnost i ušteda
- istovremeni rad više osoba na predmetima
- efikasnija komunikacija između odjela
- povećana ažurnost
- automatske notifikacije za zaduženja
- uštede na vremenu obrade dokumentacije
- ubrzavanje svih poslovnih procesa
- brže donošenje odluka
Veća otvorenost i kvaliteta pruženih usluga
- automatska evidencija predmeta po referentima
- poboljšana sigurnost uz kontrole pristupa
- ovjera poslanih sadržaja digitalnim potpisom
- visoka razina zaštite i sigurnosti dokumenata
- isključena mogućnost gubljenja ili zamjene dokumenata
- ušteda na tonerima, kopiranju i papiru
- smanjena potreba za prostorom za arhiviranje
- zaštita od nesreća i nepogoda, slučajnog zagubljenja,
krivotvorenja i sl.
Vaš prvi korak ka e-PoduzećuZnali ste, ali vjerojatno niste obraćali pažnju:
Obično se napravi 19 kopija jednog dokumenta!
Od 20 dokumenata 1 se izgubi!
DIAR 5