Download - Buku Panduan Latihan - Modul Data Perjawatan
BUKU PANDUAN LATIHAN
SISTEM MAKLUMAT PENGURUSAN SUMBER MANUSIA
(HUMAN RESOURCE MANGEMENT INFORMATION SYSTEM)
MODUL DATA PERJAWATAN
JABATAN PERKHIDMATAN AWAM MALAYSIA FEBRUARI 2009
BUKU PANDUAN LATIHAN – DATA PERJAWATAN
Data Perjawatan Tarikh pengemaskinian terkini : 04/08/2009 Buku Panduan Latihan Mukasurat 2 dari 128
© Kerajaan Malaysia 2007
Hakcipta Terpelihara. Penerbitan ini adalah semata-mata untuk kegunaan Projek Kerajaan Elektronik – Sistem Maklumat Pengurusan Sumber Manusia sahaja. Tiada sebahagian atau kesemuanya penerbitan ini boleh diterbitkan semula, disimpan di dalam sistem capaian atau disalurkan di dalam sebarang bentuk atau sebarang cara secara elektronik, mekanikal, fotokopi, rakaman atau sebagainya tanpa kebenaran terlebih dahulu dari pihak Kerajaan Malaysia.
BUKU PANDUAN LATIHAN – DATA PERJAWATAN
Data Perjawatan Tarikh pengemaskinianterkini : 04/08/2009 Buku Panduan Latihan Mukasurat 3 dari 128
KANDUNGAN
OBJEKTIF KURSUS .............................................................................................................. 4 1.0 PENGENALAN .............................................................................................................. 5
1.1 LATARBELAKANG .............................................................................................. 5 1.2 ELEMEN-ELEMEN DATA PERJAWATAN ........................................................... 6 1.3 FUNGSI DAN CIRI MODUL DATA PERJAWATAN ............................................ 16 1.4 PERANAN PENTADBIR MODUL DATA PERJAWATAN ................................... 18
2.0 CARA-CARA MENGGUNAKAN MODUL DATA PERJAWATAN ............................. 20 2.1 AKTIVITI ORGANISASI ...................................................................................... 25
2.1.1 Papar Struktur Aktiviti Organisasi................................................................... 25 2.1.2 Selenggara Aktiviti Organisasi ....................................................................... 29
2.1.2.1 Kes 1 - Pertambahan Program, Aktiviti, Sub-Aktiviti ........................... 29 2.1.2.2 Kes 2 - Perubahan Program, Aktiviti, Sub-Aktiviti ............................. 33 2.1.2.3 Kes 3 - Perpindahan Program, Aktiviti, Sub-Aktiviti ke Aktiviti Organisasi lain ............................................................................................... 38 2.1.2.4 Kes 4 - Pemansuhan Program, Aktiviti, Sub-Aktiviti .......................... 41
2.1.3 Selenggara Turutan Aktiviti Organisasi .......................................................... 47 2.2 UNIT ORGANISASI ............................................................................................ 50
2.2.1 Papar Struktur Unit Organisasi ...................................................................... 50 2.2.2 Selenggara Unit Organisasi ........................................................................... 54
2.2.2.1 Kes 1 - Pertambahan Unit Organisasi ................................................ 54 2.2.2.2 Kes 2 - Perubahan Unit Organisasi ................................................... 59 2.2.2.3 Kes 3 - Perpindahan Unit Organisasi ke Unit Organisasi lain ............ 65 2.1.2.4 Kes 4 - Pemansuhan Unit Organisasi ............................................... 68
2.2.3 Selenggara Turutan Unit Organisasi .............................................................. 73 2.3 JAWATAN SEBENAR ........................................................................................ 76
2.3.1 Selenggara Jawatan Sebenar ........................................................................ 76 2.3.1.1 Kes 1 - Pertambahan Jawatan ........................................................... 76 2.3.1.2 Kes 2 - Perubahan Jawatan ............................................................... 82 2.3.1.3 Kes 2 - Mansuh Jawatan.................................................................... 85
2.4 KEMASKINI HUBUNGAN DATA PERJAWATAN .............................................. 88 2.4.1 Kemaskini Hubungan Jawatan Sebenar / Jawatan Standard ......................... 88 2.4.2 Kemaskini Hubungan Klasifikasi / Kumpulan / Skim Perkhidmatan ............ 94
2.5 PINDAH JAWATAN SEBENAR ........................................................................ 100 2.5.1 Pindah Jawatan Sebenar Ke Unit Organisasi / Aktiviti Organisasi Lain ........ 100 2.5.2 Pindah Jawatan Sebenar Ke Unit Organisasi / Aktiviti Organisasi Lain (Secara
Pukal) .......................................................................................................... 106 3.0 PENUTUP ................................................................................................................. 105 4.0 LAMPIRAN ...................................................................................................... 106 - 128
BUKU PANDUAN LATIHAN – DATA PERJAWATAN
Data Perjawatan Tarikh pengemaskinianterkini : 04/08/2009 Buku Panduan Latihan Mukasurat 4 dari 128
OBJEKTIF KURSUS Di akhir kursus ini, peserta akan dapat;
Menerangkan:
• Objektif Modul Data Perjawatan • Elemen-elemen Data Perjawatan • Fungsi dan Ciri Modul Data Perjawatan • Peranan Pentadbir Modul Data Perjawatan
Menggunakan Modul Data Perjawatan
• Selenggara Unit Organisasi • Selenggara Aktiviti Organisasi • Selenggara Jawatan Sebenar • Kemaskini Hubungan Data Perjawatan
BUKU PANDUAN LATIHAN – DATA PERJAWATAN
Data Perjawatan Tarikh pengemaskinian terkini: 04/08/2009 Buku Panduan Latihan Mukasurat 5 dari 128
1.0 PENGENALAN 1.1 LATARBELAKANG
Modul Data Perjawatan adalah salah satu modul di dalam sistem EG-HRMIS. Ianya mengandungi maklumat-maklumat asas yang berkaitan dengan organisasi kerajaan dan perkhidmatan yang mesti disediakan sebelum modul-modul Pengurusan Sumber Manusia (PSM) dalam EG-HRMIS boleh beroperasi. Modul Data Perjawatan akan dikemaskini di pusat dan agensi yang akan digunakan oleh semua modul atau hampir semua modul yang ada dalam HRMIS. Melalui Data Perjawatan, pihak kerajaan (Jabatan Perkhidmatan Awam) akan dapat menyalurkan maklumat (input) berkaitan kepada fungsi sumber manusia yang lain. Maklumat ini adalah kritikal sebagai garis panduan dalam perlaksanaan aktiviti-aktiviti pengurusan sumber manusia di pelbagai peringkat agensi pusat dan agensi-agensi.
-
BUKU PANDUAN LATIHAN – DATA PERJAWATAN
Data Perjawatan Tarikh pengemaskinian terkini: 04/08/2009 Buku Panduan Latihan Mukasurat 6 dari 128
1.2 ELEMEN-ELEMEN DATA PERJAWATAN Gambarajah di bawah merupakan elemen-elemen yang terdapat dalam modul Data Perjawatan:
KlasifikasiPerkhidmatan
KlasifikasiPerkhidmatan
KumpulanPerkhidmatanKumpulan
Perkhidmatan
Skim Perkhidmatan
Skim Perkhidmatan
GredGaji
GredGaji
JawatanStandardJawatanStandard
JawatanSebenarJawatanSebenar
JawatankuasaJawatankuasa
Unit OrganisasiUnit Organisasi
AktivitiOrganisasi
AktivitiOrganisasi xxxxxx Tanggungjawab Agensi
Pusat
xxxxxxxx Tanggungjawab AgensiOperasi
Skim GradeSkim Grade
CriteriaCriteria
BidangBidang
Rajah 1.2-1: Elemen-elemen Data Perjawatan
BUKU PANDUAN LATIHAN – DATA PERJAWATAN
Data Perjawatan Tarikh pengemaskinian terkini: 04/08/2009 Buku Panduan Latihan Mukasurat 7 dari 128
Modul Data Perjawatan mengandungi maklumat-maklumat berkenaan organisasi dan juga perkhidmatan yang boleh dibahagikan kepada empat kategori:
a) Elemen berkaitan Organisasi
• Unit Organisasi (Business Unit) • Aktiviti Organisasi(Business Activity) • Jawatan Sebenar (Actual Position) • Jawatan Standard (Standard Position) • Jawantankuasa (Committee)
b) Elemen berkaitan Perkhidmatan
• Skim Perkhidmatan (Scheme of Service) • Kumpulan Perkhidmatan (Service Group) • Klasifikasi Perkhidmatan (Service Classification) • Gred Gaji (Salary Grade)
c) Elemen berkaitan Jawatan
• Tugas (Task) • Skop Bidang Kuasa (Scope of Authority) • Keperluan Logistik (Logistical Resources) • Keperluan Kompetensi (Competency Required) • Kriteria (Criteria) • Bidang Hasil Utama (Key Result Areas - KRA) • Petunjuk Prestasi Utama (Key Performance Indicators - KPI)
d) Elemen-elemen Rujukan (Look-up Elements) e) Berikut adalah penerangan dan contoh-contoh untuk setiap kategori data dalam Modul Data Perjawatan Jadual 1.2-1.
Jadual 1.2-1: Elemen-elemen di dalam Data Perjawatan
No ELEMEN PENERANGAN CONTOH
1. Unit Organisasi (Business Unit)
Unit organisasi di dalam sesebuah agensi. Hubungan di antara suatu Unit Organisasi dengan yang lain mewujudkan suatu struktur organisasi.
• Kementerian Kesihatan, Bahagian Gaji dan Elaun JPA, Unit Hasil, Sekolah Menengah Sikamat dsb.
2. Aktiviti Organisasi (Business Activity)
Aktiviti atau fungsi yang dijalankan oleh sesebuah
• Maksud bekalan, program pengurusan
BUKU PANDUAN LATIHAN – DATA PERJAWATAN
Data Perjawatan Tarikh pengemaskinian terkini: 04/08/2009 Buku Panduan Latihan Mukasurat 8 dari 128
Jadual 1.2-1: Elemen-elemen di dalam Data Perjawatan
No ELEMEN PENERANGAN CONTOH
Unit Organisasi. sumber manusia, aktiviti kawalan penyakit berjangkit.
3. Jawatan Standard (Standard Position)
Elemen yang menerangkan tentang keperluan umum sesuatu jawatan seperti kompetensi, tugas, bidang kuasa dsb. Terletak di antara Skim Perkhidmatan dan Jawatan Sebenar.
• Pegawai Perubatan Pakar Ortopedik
4. Jawatan Sebenar (Actual Position)
Suatu jawatan yang unik (atau post) yang wujud di dalam sesuatu organisasi, yang boleh diisi oleh seorang Pemilik Kompetensi sahaja.
• Pegawai Perubatan Pakar Ortopedik No 13 HKL
5. Jawatankuasa (Committee)
Entiti yang mempunyai identiti yang unik dan formal. Ia mempunyai tugas dan fungsi tertentu dalam pengurusan sumber manusia, berdasarkan kepada terma-terma tertentu. Dianggotai oleh jawatan-jawatan sebenar.
• Lembaga Kenaikan Pangkat P&P, Kementerian Kesihatan Malaysia
6. Skim Perkhidmatan (Scheme of Service)
Elemen yang mengumpul jawatan-jawatan dan syarat-syarat lantikan.
• Pegawai Teknologi Maklumat dan Pegawai Perubatan
7. Kumpulan Perkhidmatan (Service Group)
Elemen yang mengumpulkan skim-skim perkhidmatan ada aras tertentu.
• Kumpulan sokongan, Kumpulan Pengurusan Tertinggi dsb.
8. Klasifikasi Perkhidmatan (Service Classification)
Elemen yang mengumpulkan skim-skim perkhidmatan pada klasifikasi tertentu, berdasarkan kepada bidang pengurusan.
• Klasifikasi Kesihatan dan Perubatan, Pentadbiran dan Diplomatik dsb.
9. Gred Gaji (Salary Grade)
Elemen yang menerangkan kelayakan ganjaran seseorang Pemilik Kompetensi, juga menerangkan tentang tahap sesuatu jawatan.
• U3, N11, F2, VU7, M54
10. Tugas (Task) Tugas-tugas yang perlu • Menyelenggara
BUKU PANDUAN LATIHAN – DATA PERJAWATAN
Data Perjawatan Tarikh pengemaskinian terkini: 04/08/2009 Buku Panduan Latihan Mukasurat 9 dari 128
Jadual 1.2-1: Elemen-elemen di dalam Data Perjawatan
No ELEMEN PENERANGAN CONTOH
dilakukan oleh penyandang sesuatu Jawatan Sebenar.
peralatan elektrik JKMNS, menyediakan laporan perbelanjaan bulanan dsb, merangka succession planning jawatan kritikal Skim PTD.
11. Bidang Kuasa (Scope of Authority)
Bidang dan had-had di mana penyandang sesuatu Jawatan Sebenar itu boleh membuat keputusan atau tindakan.
• Meluluskan perolehan peralatan komputer Ibu Pejabat Mara berjumlah tidak lebih RM 50 juta.
12. Keperluan Logistik (Logistical Resource)
Sumber (dari segi peralatan fizikal, atau akses kepada maklumat) yang diperlukan untuk melaksanakan dengan jayanya tugas-tugas.
• Peralatan komputer, peralatan pertukangan, akses ke dalam sistem maklumat dsb.
13. Keperluan Kompetensi (Competency Required)
Pengetahuan, kemahiran dan kebolehan yang diperlukan untuk melaksanakan dengan jayanya tugas-tugas sesuatu jawatan.
• Komunikasi level 3
14. Kriteria (Criteria) Kriteria-kriteria yang perlu dipenuhi untuk mencapai sesuatu tahap berhubung dengan sesuatu Jawatan.
• Kriteria untuk lantikan, “Berumur antara 25 hingga 45 tahun”
15. Bidang Hasil Utama (Key Results Area - KRA)
Bidang utama sesuatu jawatan, di mana pengurusan prestasi penyandang jawatan tersebut akan diberikan tumpuan.
• Kawalan Kos, Khidmat Pelanggan.
16. Petunjuk Prestasi Utama (Key Performance Indicators – KPI)
Petunjuk-petunjuk yang digunakan untuk mengukur prestasi penyandang sesuatu jawatan.
• Masa diambil untuk meluluskan permohonan pinjaman yang lengkap
BUKU PANDUAN LATIHAN – DATA PERJAWATAN
Data Perjawatan Tarikh pengemaskinian terkini: 04/08/2009 Buku Panduan Latihan Mukasurat 10 dari 128
f) Berikut merupakan Senarai Rujukan Data Perjawatan (Establishment Data Look-ups):
Jadual 1.2-2: Elemen-elemen di dalam Rujukan Data Perjawatan NO ELEMEN DATA ELEMEN RUJUKAN CONTOH
1. Unit Organisasi (Business Unit)
• Kategori Unit Organisasi (Business Unit category)
• Kementerian, Bahagian, Hospital
• Status Unit Organisasi (Business Unit Status)
• Aktif Tetap, Sementara, Jumud
• Kumpulan Agensi Unit Organisasi (Agency Group)
• PAP, PAN, PBT
2. Aktiviti Organisasi (Business Activity)
• Kategori Aktiviti Organisasi (Business Activity Category)
• Maksud Bekalan, Program, Aktiviti
• Status Aktiviti Organisasi (Business Activity Status)
• Aktif Tetap, Sementara
3.
Jawatan Sebenar (Actual Position)
• Status Jawatan Sebenar (Actual Position Status)
• Tetap, Sementara, Tambahsentara.
• Status Bekalan Jawatan
Sebenar (Actual Position Supply Status)
• Gunasama, Bukan-Gunasama.
• Status Kekosongan Jawatan Sebenar (Actual Position Vacancy Status)
• Disi, • Diisi-Dijangka Kosong • Perlu Diisi • Calon Dikenalpasti.
• Kod ‘Objek Sebagai’ (AP OS Code)
• 11000, 29000.
4. Jawatan Standard (Standard Position)
• Status Jawatan Standard (Standard Position Status)
• Aktif, Jumud, Mansuh.
5. Petunjuk Prestasi Utama (Key Performance Indicators - KPI)
• Kategori KPI (KPI category)
• Masa, Kualiti, Kos.
6. Keperluan Logistik (Logistical Resources)
• Kategori Sumber Logistik (Logistical resource category)
• Komputer, Kenderaan Bermotor, Perumahan.
• Definisi Keperluan Logistik (Logistical resource definition)
• Komputer Notebook Pentium III,
• Kuarters Kelas A. 7. Bidang Kuasa
(Scope of Authority)
• Kategori Bidang Kuasa (Scope of authority category)
• Kewangan • Perolehan
BUKU PANDUAN LATIHAN – DATA PERJAWATAN
Data Perjawatan Tarikh pengemaskinian terkini: 04/08/2009 Buku Panduan Latihan Mukasurat 11 dari 128
Jadual 1.2-2: Elemen-elemen di dalam Rujukan Data Perjawatan NO ELEMEN DATA ELEMEN RUJUKAN CONTOH
8. Bidang Hasil Utama (Key Result Area - KRA)
• Bidang Hasil Utama(KRA)
• Kawalan Kos, Perkhidmatan Pelanggan.
9. Keperluan Kompetensi (Competency Required)
• Keperluan Kompetensi (Competency required)
• Teknikal, Komunikasi, Pengurusan.
• Definisi Tahap Kompetensi
(Competency level definition)
• Level 1 - familiarity • Level 2 – kebolehan
melaksana tugas • Level 3 – kebolehan
membuat analisa 10. Kriteria
(Criteria)
• Kategori Kriteria (Criteria Category)
• Lantikan, Pengesahan Dalam Perkhidmatan.
11. Jawatankuasa (Committee)
• Jawatan dalam Jawatankuasa (Committee Designation)
• Pengerusi, Setiausaha.
12. Skim Perkhidmatan (Scheme of Service)
• Status Rujukan Pengesahan (Approval Preference Status)
• Tinggi, Sederhana, Rendah.
13. Skim Perkhidmatan, Kumpulan Perkhidmatan and Klasifikasi Perkhidmatan (Scheme of Service, Service Group and Service Classification)
• Status Perkhidmatan (Service Status)
• Aktif, Jumud, Mansuh.
14. Gred Gaji (Salary Grade)
• Jenis Perkhidmatan (Service Type)
• JKK, SSB, SSM
• Status Gred Gaji (Salary Grade Status)
• Aktif, Jumud, Mansuh.
• Kategori Gred Gaji (Salary Grade Category)
• I, II, III, IV.
BUKU PANDUAN LATIHAN – DATA PERJAWATAN
Data Perjawatan Tarikh pengemaskinian terkini: 04/08/2009 Buku Panduan Latihan Mukasurat 12 dari 128
g) Gambarajah-gambarajah di bawah merupakan hubungkait antara elemen-elemen Data Perjawatan:
KlasifikasiPerkhidmatan
KlasifikasiPerkhidmatan
KumpulanPerkhidmatanKumpulan
Perkhidmatan
Skim Perkhidmatan
Skim Perkhidmatan
GredGaji
GredGaji
JawatanStandardJawatanStandard
JawatanSebenarJawatanSebenar
Jawatan KuasaJawatan Kuasa
Unit OrganisasiUnit Organisasi
AktivitiOrganisasi
AktivitiOrganisasi SandanganSandangan
PemilikKompetensi
PemilikKompetensi
m
m
m
m
mm
m
1
1 1
11
m
m
m
m
m
m
m
m1
1
11
Rajah 1.2-2: Hubungkait Antara Elemen-elemen Data Perjawatan
KlasifikasiPerkhidmatan
KlasifikasiPerkhidmatan
KumpulanPerkhidmatanKumpulan
Perkhidmatan
Skim Perkhidmatan
Skim Perkhidmatan
GredGaji
GredGaji
JenisPerkhidmatan
JenisPerkhidmatan
Status Gred GajiStatus Gred GajiKategori GredGaji
Kategori GredGaji
Status Perkhidmatan
Status Perkhidmatan
Status RujukanPengesahan
Status RujukanPengesahan
Gred Gaji SkimGred Gaji Skim
Rajah 1.2-3: Hubungkait Antara Elemen-elemen Data Perjawatan (Samb)
BUKU PANDUAN LATIHAN – DATA PERJAWATAN
Data Perjawatan Tarikh pengemaskinian terkini: 04/08/2009 Buku Panduan Latihan Mukasurat 13 dari 128
JawatanSebenarJawatanSebenar
JawatanStandardJawatanStandard
Status JawatanSebenar
Status JawatanSebenar
TugasTugas
KeperluanKompetensiKeperluan
Kompetensi
KeperluanLogistik
KeperluanLogistik
BidangKuasa
BidangKuasa
KRAKRA
KPIKPI
KriteriaKriteria
Status BekalanJawatanSebenar
Status BekalanJawatanSebenar
Kod “ObjekSebagai”
Kod “ObjekSebagai”
Status Kekosongan
JawatanSebenar
Status Kekosongan
JawatanSebenar
Status JawatanStandard
Status JawatanStandard
Rajah 1.2-4: Hubungkait Antara Elemen-elemen Data Perjawatan (Samb)
TugasTugas
KeperluanKompetensiKeperluan
Kompetensi
KepeluanLogistik
KepeluanLogistik
BidangKuasa
BidangKuasa
KRAKRA
KPIKPI
KriteriaKriteria
Kategori KPIKategori KPI
KategoriKeperluan
Logistik
KategoriKeperluan
Logistik
DefinisiKeperluan
Logistik
DefinisiKeperluan
Logistik
KategoriBidang Kuasa
KategoriBidang Kuasa
KategoriKompetensiKategori
Kompetensi
KategoriKriteria
KategoriKriteria
Rajah 1.2-5: Hubungkait Antara Elemen-elemen Data Perjawatan (Samb)
BUKU PANDUAN LATIHAN – DATA PERJAWATAN
Data Perjawatan Tarikh pengemaskinian terkini: 04/08/2009 Buku Panduan Latihan Mukasurat 14 dari 128
Unit Organisasi
Unit Organisasi
ActivitiOrganisasi
ActivitiOrganisasi
Kategori Unit Organisasi
Kategori Unit Organisasi
Status Unit Organisasi
Status Unit Organisasi
KumpulanAgensi
KumpulanAgensi
KategoriAktiviti
Organisasi
KategoriAktiviti
Organisasi
Status AktivitiOrganisasi
Status AktivitiOrganisasi
Rajah 1.2-6: Hubungkait Antara Elemen-elemen Data Perjawatan (Samb)
Jawatan KuasaJawatan KuasaJawatanDalam
JawatanSebenar
JawatanDalam
JawatanSebenar
Rajah 1.2-7: Hubungkait Antara Elemen-elemen Data Perjawatan (Samb)
BUKU PANDUAN LATIHAN – DATA PERJAWATAN
Data Perjawatan Tarikh pengemaskinian terkini: 04/08/2009 Buku Panduan Latihan Mukasurat 15 dari 128
WujudkanSenaraiRujukan
WujudkanSenaraiRujukan
WujudkanKumpulan
Perkhidmatan
WujudkanKumpulan
Perkhidmatan
WujudkanKlasifikasi
Perkhidmatan
WujudkanKlasifikasi
Perkhidmatan
WujudkanGred Gaji
WujudkanGred Gaji
WujudkanSkim
Perkhidmatan
WujudkanSkim
Perkhidmatan
Padankan Gredke Skim
Padankan Gredke Skim
Wujudkan Unit Organisasi
Wujudkan Unit Organisasi
WujudkanAktiviti
Organisasi
WujudkanAktiviti
Organisasi
WujudkanJawatanStandard
WujudkanJawatanStandard
WujudkanJawatanSebenar
WujudkanJawatanSebenar
Rajah 1.2-8: Turutan Pengujudan Elemen-elemen Data Perjawatan
BUKU PANDUAN LATIHAN – DATA PERJAWATAN
Data Perjawatan Tarikh pengemaskinian terkini: 04/08/2009 Buku Panduan Latihan Mukasurat 16 dari 128
1.3 FUNGSI DAN CIRI MODUL DATA PERJAWATAN Modul Data Perjawatan adalah dibentuk dengan fungsi dan ciri yang membantu para pentadbir modul menguruskan sistem dengan lebih berkesan. Contohnya mesej gesaan yang memberitahu pentadbir modul sekiranya ada kesilapan dalam proses memasukkan data yang tidak bersesuaian dengan spesifikasi sesuatu ruang dalam skrin tertentu. Fungsi-fungsi umum seperti berikut boleh dilaksanakan di dalam Modul Data Perjawatan.
• Paparan Senarai – Memaparkan senarai rekod-rekod yang sudah wujud
• Paparan Terperinci – Memaparkan maklumat terperinci rekod yang
telah diwujudkan
• Carian - Carian rekod yang telah diwujudkan berdasarkan kepada kriteria carian tertentu
• Tambah (Add) - Menambah atau mewujudkan rekod
• Kemaskini (Edit) - Mengemaskini maklumat rekod sedia ada
• Hapus (Delete) - Menghapus rekod sedia ada
Antara ciri-ciri yang ada sekarang termasuk: • Medan Mandatori – Medan-medan yang wajib diisi.
• Duplikasi Kod – Memastikan bahawa tiada kod yang sama
digunakan untuk dua rekod yang berbeza.
• Pewujudan Semula Rekod Terhapus – sekiranya suatu rekod dihapuskan, dan kemudian suatu rekod lain diwujudkan dengan menggunakan kod yang sama, sistem akan bertanya sama ada pentadbir ingin mewujudkan semula rekod tersebut. Sekiranya ya, kesemua data asal akan dikembalikan semula.
BUKU PANDUAN LATIHAN – DATA PERJAWATAN
Data Perjawatan Tarikh pengemaskinian terkini: 04/08/2009 Buku Panduan Latihan Mukasurat 17 dari 128
• Pemeriksaan Integriti – sekiranya suatu rekod mempunyai rekod lain yang bergantung kepadanya, ia tidak boleh dihapuskan sehingga hubungan tersebut diputuskan. Sebagai contoh, sekiranya suatu Skim Perkhidmatan sudah diwujudkan di bawah suatu Klasifikasi Perkhidmatan, Klasifikasi Perkhidmatan tersebut tidak boleh dihapuskan.
• Kesahihan Tarikh – memastikan bahawa tarikh dimasukkan dengan
betul: • Memeriksa kesahihan, contohnya nilai bulan tidak boleh melebihi 12, • Tarikh mula lebih awal dari tarikh luput, • Memasukkan ‘/’ secara otomatik antara hari, bulan dan tahun.
• Pengesahan Kemasukan Data Ke Medan
• Format – memastikan data yang dimasukkan ke sesuatu medan adalah dalam format yang betul. Contohnya sesetengah medan hanya boleh diisi dengan angka sahaja. • Saiz – memastikan bahawa data yang dimasukkan mempunyai saiz yang betul. Contohnya, sesetengah medan hanya boleh dimasukkan dengan data sepanjang 5 aksara sahaja.
BUKU PANDUAN LATIHAN – DATA PERJAWATAN
Data Perjawatan Tarikh pengemaskinian terkini: 04/08/2009 Buku Panduan Latihan Mukasurat 18 dari 128
1.4 PERANAN PENTADBIR MODUL DATA PERJAWATAN
Pentadbir Modul Data Perjawatan adalah terdiri daripada beberapa kategori pentadbir di peringkat agensi pusat dan juga agensi operasi yang bertanggungjawab mengendalikan fungsi-fungsi tertentu. Penerangan mendalam mengenai setiap kategori pentadbir di kedua-dua peringkat Agensi Pusat dan Agensi Operasi adalah seperti di jadual berikut:
Jadual 1.4-1: Peranan Pentadbir di Peringkat Agensi Pusat dan Agensi Operasi Bagi Modul Data Perjawatan
NO SUB-MODUL PENTADBIR AGENSI PENTADBIR 1. Senarai Rujukan. Pentadbir Sistem
HRMIS, Pakar Saraan, dan Pakar Jawatan Standard.
• JPA, BPO, BGE, BKP sebagai Agensi Pusat.
2. Skim Perkhidmatan.
Pakar Skim. • JPA BPO sebagai Agensi Pusat
3. Gred Gaji. Pakar Saraan. • JPA BGE sebagai Agensi Pusat 4. Unit Organisasi. Pakar Pembangunan
Organisasi.
• JPA BPO sebagai Agensi Pusat • JPA BKP sebagai Agensi
OperasiPentadbir Unit Organisasi.
• Unit Sumber Manusia (Pembangunan Organisasi) di Agensi-agensi Operasi
5. Jawatan Standard.
Pakar Jawatan Standard.
• JPA BPO sebagai Agensi Pusat • JPA BPK sebagai Ketua
Perkhidmatan • Semua Ketua Perkhidmatan
6. Jawatan Sebenar.
Pakar Keperluan Sumber Manusia.
• JPA BPO sebagai Agensi Pusat • JPA BKP sebagai Agensi
Operasi • Unit Sumber Manusia
(Perjawatan) di Agensi-agensi Operasi
7. Jawatankuasa. Pentadbir Jawatankuasa.
• JPA BPO sebagai Agensi Pusat • JPA BKP sebagai Agensi
Operasi • Unit Sumber Manusia
(Pembangunan Organisasi) di Agensi-agensi Operasi
BUKU PANDUAN LATIHAN – DATA PERJAWATAN
Data Perjawatan Tarikh pengemaskinian terkini: 04/08/2009 Buku Panduan Latihan Mukasurat 19 dari 128
Jadual 1.4-1: Peranan Pentadbir di Peringkat Agensi Pusat dan Agensi Operasi Bagi Modul Data Perjawatan
NO SUB-MODUL PENTADBIR AGENSI PENTADBIR 8. Aktiviti
Organisasi.
Pakar Pembangunan Organisasi.
• JPA BPO sebagai Agensi Pusat • JPA BKP sebagai Agensi
Operasi • Unit Sumber Manusia
(Pembangunan Organisasi) di Agensi-agensi Operasi
Pentadbir Aktiviti Organisasi.
• Unit Sumber Manusia (Pembangunan Organisasi) di agensi-agensi Operasi
9. Struktur Organisasi.
Pakar Pembangunan Organisasi.
• JPA BPO sebagai Agensi Pusat • JPA BKP sebagai Agensi
Operasi • Unit Sumber Manusia
(Pembangunan Organisasi) di Agensi-agensi Operasi
• Pengguna Biasa Pentadbir Struktur Organisasi.
• Unit Sumber Manusia (Pembangunan Operasi) di agensi-agensi Operasi
• Pengguna Biasa
BUKU PANDUAN LATIHAN – DATA PERJAWATAN
Data Perjawatan Tarikh pengemaskinian terkini: 04/08/2009 Buku Panduan Latihan Mukasurat 20 dari 128
2.0 CARA-CARA MENGGUNAKAN MODUL DATA PERJAWATAN Modul Data Perjawatan merupakan salah satu dari beberapa modul yang terdapat di dalam sistem HRMIS. Ia mengandungi maklumat-maklumat yang berkaitan dengan organisasi kerajaan seperti Skim Perkhidmatan, Gred Gaji, Unit Organisasi dan lain-lain. Ianya merupakan maklumat asas yang mesti diwujudkan dan dikemaskini sebelum modul-modul Pembangunan Sumber Manusia (PSM) dalam sistem HRMIS boleh beroperasi. Modul ini membolehkan pengguna mencapai, menyelenggara dan maklumat perjawatan untuk sesebuah organisasi kerajaan. Ia memudahkan perkongsian maklumat antara modul, fungsi serta organisasi dalam Kerajaan Malaysia di samping memastikan keseragaman maklumat asas yang digunapakai oleh semua modul HRMIS yang lain. Data Perjawatan merangkumi maklumat-maklumat berikut: Organisasi: semua maklumat mengenai organisasi yang termasuk maklumat-maklumat mengenai operasi dan aktiviti agensi Kerajaan seperti Kementerian dan Jabatan Kerajaan, Perkhidmatan: maklumat-maklumat asas mengenai perkhidmatan seperti kumpulan, klasifikasi dan skim perkhidmatan, gred gaji serta gred perjawatan. Peranan-peranan yang boleh digunakan dalam mencapai submodul Data Perjawatan adalah seperti berikut: • Pentadbir Jawatankuasa (Committee Administrator) • Penganalisa Sumber Manusia (Manpower Analyst (ED)) • Pakar Pembangunan Organisasi (Organizational Development
Specialist (ED)) • Pakar Saraan (Remuneration Specialist (ED)) • Pentadbir Laporan (Report Administrator (ED)) • Pakar Skim (Scheme Specialist) • Super Manpower Analyst • Super Organizational Development Specialist • Pakar Jawatan Standard (Standard Position Specialist)
BUKU PANDUAN LATIHAN – DATA PERJAWATAN
Data Perjawatan Tarikh pengemaskinian terkini: 04/08/2009 Buku Panduan Latihan Mukasurat 21 dari 128
Modul Data Perjawatan mengandungi fungsi-fungsi berikut: • Aktiviti Organisasi
• Papar Struktur Aktiviti Organisasi • Selenggara Aktiviti Organisasi • Selenggara Turutan Aktiviti Organisasi
• Unit Organisasi • Papar Struktur Unit Organisasi • Selenggara Unit Organisasi • Selenggara Turutan Unit Organisasi
• Jawatan Sebenar • Selenggara Jawatan Sebenar • Kemaskini Maklumat Jawatan Sebenar Secara Pukal • Selenggara Turutan Jawatan Sebenar
• Jawatan Standard • Selenggara Jawatan Standard
• Skim Perkhidmatan • Selenggara Skim Perkhidmatan • Selenggara Kumpulan Perkhidmatan • Selenggara Klasifikasi Perkhidmatan
• Gred Gaji • Selenggara Gred Gaji • Selenggara Turutan Gred Gaji
• Jawatankuasa • Selenggara Jawatankuasa
• Penjanaan Semula Kod BU/BA/AP • Penjanaan Semula Kod – Unit Organisasi • Penjanaan Semula Kod – Jawatan Sebenar • Penjanaan Semula Kod – Jawatan Standard • Penjanaan Semula Kod – Aktiviti Organisasi
• Kemaskini Hubungan Data Perjawatan • Kemaskini Hubungan Jawatan Sebenar/Jawatan Standard • Kemaskini Hubungan Klasifikasi/Kumpulan/Skim Perkhidmatan
• Laporan Perjawatan • Senarai Nama Anggota dan Jawatan Sebenar • Senarai Kekosongan Jawatan Sebenar • Maklumat Jawatan Mengikut Skim Perkhidmatan (jawatan standard)
BUKU PANDUAN LATIHAN – DATA PERJAWATAN
Data Perjawatan Tarikh pengemaskinian terkini: 04/08/2009 Buku Panduan Latihan Mukasurat 22 dari 128
• Senarai Nama Anggota dan Jawatan Sebenar berdasarkan Aktiviti Organisasi • Senarai Kekosongan Jawatan Sebenar berdasarkan Aktiviti
Organisasi • Maklumat Jawatan mengikut Skim Perkhidmatan (jawatan standard) berdasarkan Aktiviti Organisasi
• Buku Perjawatan • Paparan Senarai Perjawatan Berdasarkan Jawatan Sebenar • Selenggara Senarai Perjawatan
Berikut merupakan cara-cara untuk mencapai Modul Data Perjawatan (Menu Utama):
Jadual 2-1: Langkah-langkah untuk Mencapai Modul Data Perjawatan (Menu Utama) LANGKAH TINDAKAN NILAI INPUT HASIL YANG DIHARAP
1. Klik “Microsoft Internet Explorer”.
Tiada.
2. Pada ruang “Address” taipkan alamat web.
http://www.eghrmis.gov.my
Paparan Skrin EG-HRMIS – Sila rujuk Rajah 2-1.
3. Klik pada pautan HRMIS. Tiada. Paparan skrin Log-On ke Sistem HRMIS – Sila rujuk Rajah 2-2.
4. Pilih maklumat Bahasa dari senarai drop-down.
Contoh: Bahasa Malaysia.
5. Masukkan ID Pengguna dan Kata Laluan dalam ruang berkenaan dan klik butang Hantar untuk memasuki Laman Utama Sistem Pengurusan Maklumat Sumber Manusia.
Masukkan ID Pengguna dan Kata Laluan.
Paparan skrin Laman Utama Sistem Pengurusan Maklumat Sumber Manusia (HRMIS) – Sila rujuk Rajah 2-3.
6. Jika klik butang Set Semula, masukkan semula ID Pengguna.
- ID Pengguna - Kata Laluan
7. Jika klik butang Keluar, Pentadbir Sistem akan keluar dari sistem.
8. Klik Data Perjawatan dari Laman Utama Sistem Pengurusan Maklumat Sumber Manusia (HRMIS).
Tiada. Paparan skrin Laman Utama Menu Data Perjawatan – Sila rujuk Rajah 2-4.
BUKU PANDUAN LATIHAN – DATA PERJAWATAN
Data Perjawatan Tarikh pengemaskinian terkini: 04/08/2009 Buku Panduan Latihan Mukasurat 23 dari 128
2-1: Paparan Skrin EG-HRMIS
Rajah 2-2: Paparan Skrin Log-on Ke Sistem HRMIS
Langkah 3 Klik pada pautan HRMIS
Langkah 5 Klik butang Hantar
Maklumat-maklumat yang perlu dimasukkan
BUKU PANDUAN LATIHAN – DATA PERJAWATAN
Data Perjawatan Tarikh pengemaskinian terkini: 04/08/2009 Buku Panduan Latihan Mukasurat 24 dari 128
Rajah 2-3: Laman Utama Sistem Maklumat Pengurusan Sumber Manusia
Rajah 2-4: Menu Data Perjawatan
Langkah 8 Klik Data Perjawatan
BUKU PANDUAN LATIHAN – DATA PERJAWATAN
Data Perjawatan Tarikh pengemaskinian terkini: 04/08/2009 Buku Panduan Latihan Mukasurat 25 dari 128
2.1 AKTIVITI ORGANISASI
2.1.1 PAPAR STRUKTUR AKTIVITI ORGANISASI Fungsi ini membolehkan pengguna memaparkan maklumat terperinci mengenai aktiviti, sesuatu Struktur Organisasi.
PENGGUNA:
- Pakar Pembangunan Organisasi (Organizational Development Specialist (ED))
- Super Organizational Development Specialist
Langkah-langkah:-
1) Dari Menu Data Perjawatan, klik Aktiviti Organisasi
Langkah 1 Klik Aktiviti Organisasi
BUKU PANDUAN LATIHAN – DATA PERJAWATAN
Data Perjawatan Tarikh pengemaskinian terkini: 04/08/2009 Buku Panduan Latihan Mukasurat 26 dari 128
2) Dari Aktiviti Organisasi, klik Papar Struktur Aktiviti Organisasi
3) Pengguna akan melihat skrin Struktur Aktiviti Organisasi seperti rajah dibawah
4) Isikan maklumat-maklumat berikut, secara keseluruhan atau sebahagian.
a. Kod Aktiviti Organisasi b. Nama Kategori Organisasi c. Kategori : Pilih dari senarai drop-down d. Tahap e. Status
Langkah 2 Klik Papar Struktur Aktiviti Organisasi
BUKU PANDUAN LATIHAN – DATA PERJAWATAN
Data Perjawatan Tarikh pengemaskinian terkini: 04/08/2009 Buku Panduan Latihan Mukasurat 27 dari 128
5) Kaedah Carian menggunakan wildcard dengan menggunakan simbol Cthnya Bagi Kod Aktiviti Organisasi :
- Contoh Pertama - Masukkan input bagi kod ini : PAP*101*108* - Hasilnya seperti di rajah dibawah
- Contoh Kedua - Masukkan input bagi kod ini : PAP*101*108* - Hasilnya seperti di rajah dibawah
6) Pengguna akan melihat skrin Keputusan Carian Aktiviti Organisasi seperti rajah di atas
7) Klik Kod Aktiviti Organisasi yang dikehendaki
Langkah 7 Klik Kod Aktiviti Organisasi yang dikehendaki
BUKU PANDUAN LATIHAN – DATA PERJAWATAN
Data Perjawatan Tarikh pengemaskinian terkini: 04/08/2009 Buku Panduan Latihan Mukasurat 28 dari 128
8) Pengguna akan melihat skrin Aktiviti Organisasi, Jawatan Sebenar dan Pemilik Kompetensi seperti rajah dibawah
9) Klik tanda untuk melihat keseluruhan paparan Aktiviti Organisasi
Klik Hyperlink Nama Aktiviti Organisasi Yang Berwana Hitam untuk melihat maklumat terperinci Aktiviti Organisasi
Klik Hyperlink Nama Jawatan Sebenar Yang Berwana Biru untuk melihat maklumat terperinci Jawatan Sebenar.
Klik Hyperlink Nama Pemilik Kompetesi yang berwarna Hijau untuk melihat maklumat terperinci Pemilik Kompetensi
BUKU PANDUAN LATIHAN – DATA PERJAWATAN
Data Perjawatan Tarikh pengemaskinian terkini: 04/08/2009 Buku Panduan Latihan Mukasurat 29 dari 128
2.1.2 SELENGGARA AKTIVITI ORGANISASI Fungsi ini membolehkan pengguna menyelenggara (menambah, mengemaskini dan menghapus/mansuh) rekod Aktiviti Organisasi. PENGGUNA:
• Pakar Pembangunan Organisasi (Organizational Development
Specialist (ED)) • Super Organizational Development Specialist
2.1.2.1 KES 1 – PERTAMBAHAN PROGRAM, AKTIVITI, SUB-AKTIVITI DALAM WARAN PERJAWATAN Langkah-langkahnya adalah :-
1) Dari Aktiviti Organisasi, klik Selenggara Aktiviti Organisasi
Langkah 1 Klik Selenggara Aktiviti Organisasi
BUKU PANDUAN LATIHAN – DATA PERJAWATAN
Data Perjawatan Tarikh pengemaskinian terkini: 04/08/2009 Buku Panduan Latihan Mukasurat 30 dari 128
2) Dari skrin Selenggara Aktiviti Organisasi, Klik Cari untuk mendapatkan Kod Aktiviti Induk Organisasi – Rujuk LAMPIRAN CARIAN AKTIVITI ORGANISASI
3) Pengguna akan kembali ke skrin Selenggara Aktiviti Organisasi. Skrin Senarai Aktiviti Organisasi dibawah Kod Aktiviti Induk Organisasi yang dipilih akan dipaparkan berdasarkan pilihan di Langkah 2
4) Dari skrin Senarai Aktiviti Organisasi, Klik Tambah
5) Pengguna akan melihat mesej seperti rajah dibawah
Langkah 2 Klik Cari
Langkah 4 Klik Tambah
BUKU PANDUAN LATIHAN – DATA PERJAWATAN
Data Perjawatan Tarikh pengemaskinian terkini: 04/08/2009 Buku Panduan Latihan Mukasurat 31 dari 128
6) Klik Yes untuk menambah Aktiviti Organisasi, atau klik No untuk proses pembatalan
7) Pengguna akan melihat skrin TAMBAH AKTIVITI ORGANISASI
seperti rajah dibawah
8) Isikan maklumat-maklumat berikut:
a. Bekalan/Program/Aktiviti/Sub-Aktiviti b. Nama Aktiviti Organisasi c. Kategori Aktiviti Organisasi d. Status Aktiviti Organisasi e. No Rujukan Dokumen Pengesahan
Langkah 9 Klik Cari
BUKU PANDUAN LATIHAN – DATA PERJAWATAN
Data Perjawatan Tarikh pengemaskinian terkini: 04/08/2009 Buku Panduan Latihan Mukasurat 32 dari 128
9) Klik Cari untuk cari Dokumen Sokongan – Rujuk LAMPIRAN CARIAN DOKUMEN SOKONGAN
10) Pengguna akan kembali ke skrin Tambah Aktiviti Organisasi yang
menunjukkan maklumat telah diisi
11) Klik Hantar 12) Pengguna akan melihat mesej seperti rajah dibawah
13) Klik Yes untuk tambah data, atau klik No untuk proses pembatalan 14) Jika Yes, Pengguna akan melihat mesej Makluman seperti rajah
dibawah
Langkah 11 Klik Hantar
BUKU PANDUAN LATIHAN – DATA PERJAWATAN
Data Perjawatan Tarikh pengemaskinian terkini: 04/08/2009 Buku Panduan Latihan Mukasurat 33 dari 128
15) Klik OK
BUKU PANDUAN LATIHAN – DATA PERJAWATAN
Data Perjawatan Tarikh pengemaskinian terkini: 04/08/2009 Buku Panduan Latihan Mukasurat 34 dari 128
2.1.2.2 KES 2 – PERUBAHAN PADA PROGRAM, AKTIVITI, SUB-AKTIVITI DALAM WARAN PERJAWATAN Langkah-langkahnya adalah :-
1) Dari Aktiviti Organisasi, klik Selenggara Aktiviti Organisasi
2) Dari skrin Selenggara Aktiviti Organisasi, Klik Kemaskini untuk mendapatkan Kod Aktiviti Organisasi yang mengalami perubahan – Rujuk LAMPIRAN CARIAN AKTIVITI ORGANISASI
3) Pengguna akan kembali ke skrin Selenggara Aktiviti Organisasi.
Skrin Kemaskini Aktiviti Organisasi akan dipaparkan berdasarkan pilihan di Langkah 2
Langkah 1 Klik Selenggara Aktiviti Organisasi
Langkah 2 Klik Kemaskini
BUKU PANDUAN LATIHAN – DATA PERJAWATAN
Data Perjawatan Tarikh pengemaskinian terkini: 04/08/2009 Buku Panduan Latihan Mukasurat 35 dari 128
4) Kemaskini maklumat-maklumat berikut, jika perlu:
a. Bekalan/Program/Aktiviti/Sub-Aktiviti b. Nama Aktiviti Organisasi c. Keterangan Aktiviti Organisasi d. Kategori Aktiviti Organisasi e. Kod Aktiviti Organisasi Induk f. Status Aktiviti Organisasi g. Tarikh Kuatkuasa Status h. No. Rujukan Dokumen Pengesahan
Contoh Tukar : - Contohnya Nama Organisasi kepada ‘CAWANGAN
PEMBANGUNAN APLIKASI SISTEM’ - Tarikh Kuatkuasa Status kepada ‘30/4/2007’
Langkah 5 Klik Kemaskini Status Aktiviti Organisasi untuk kemaskini Tarikh Kuatkuasa
BUKU PANDUAN LATIHAN – DATA PERJAWATAN
Data Perjawatan Tarikh pengemaskinian terkini: 04/08/2009 Buku Panduan Latihan Mukasurat 36 dari 128
5) Dari skrin Kemaskini Aktiviti Organisasi, klik Kemaskini Status Aktiviti Organisasi
6) Pengguna akan melihat skrin Kemaskini Kewujudan Dan Sejarah
Tarikh Status Aktiviti Organisasi seperti rajah dibawah
7) Klik Kod Status untuk memilih rekod yang dikehendaki
8) Pengguna akan melihat skrin Kemaskini Status Aktiviti Organisasi
seperti rajah dibawah
9) Klik ikon Kalendar untuk tukar Tarikh Kuatkuasa – Rujuk
LAMPIRAN KALENDAR 10) Klik Hantar
11) Pengguna akan melihat mesej seperti rajah dibawah
Langkah 8 Klik ikon Kalendar untuk tukar Tarikh Kuatkuasa
Langkah 7 Klik Kod Status
BUKU PANDUAN LATIHAN – DATA PERJAWATAN
Data Perjawatan Tarikh pengemaskinian terkini: 04/08/2009 Buku Panduan Latihan Mukasurat 37 dari 128
12) Klik Yes untuk mengemaskini rekod, atau klik No untuk proses
pembatalan 13) Jika Yes, Pengguna akan melihat mesej Makluman seperti rajah
dibawah
14) Klik OK 15) Pengguna akan kembali ke skrin Kemaskini Kewujudan Dan Sejarah
Tarikh Status Aktiviti Organisasi
16) Klik Keluar untuk keluar dari skrin 17) Pengguna akan kembali ke skrin Kemaskini Aktiviti Organisasi
Maklumat yang telah dkemaskini
Langkah 14 Klik Keluar
BUKU PANDUAN LATIHAN – DATA PERJAWATAN
Data Perjawatan Tarikh pengemaskinian terkini: 04/08/2009 Buku Panduan Latihan Mukasurat 38 dari 128
18) Klik Hantar 19) Pengguna akan melihat mesej seperti rajah dibawah
20) Klik Yes untuk mengemaskini rekod, atau klik No untuk proses
pembatalan 21) Jika Yes, Pengguna akan melihat mesej Makluman seperti rajah
dibawah
22) Klik OK
Langkah 18 Klik Hantar
Maklumat yang telah dkemaskini
BUKU PANDUAN LATIHAN – DATA PERJAWATAN
Data Perjawatan Tarikh pengemaskinian terkini: 04/08/2009 Buku Panduan Latihan Mukasurat 39 dari 128
2.1.2.3 KES 3 – PERPINDAHAN PROGRAM, AKTIVITI,SUB-AKTIVI KE AKTIVITI ORGANISASI LAIN Langkah-langkahnya adalah :-
1) Dari Aktiviti Organisasi, klik Selenggara Aktiviti Organisasi
2) Dari skrin Selenggara Aktiviti Organisasi, Klik Kemaskini untuk mendapatkan Kod Aktiviti Organisasi yang hendak dipindahkan – Rujuk LAMPIRAN CARIAN AKTIVITI ORGANISASI
3) Pengguna akan kembali ke skrin Selenggara Aktiviti Organisasi.
Skrin Kemaskini Aktiviti Organisasi akan dipaparkan berdasarkan pilihan di Langkah 2
Langkah 1 Klik Selenggara Aktiviti Organisasi
Langkah 2 Klik Kemaskini
BUKU PANDUAN LATIHAN – DATA PERJAWATAN
Data Perjawatan Tarikh pengemaskinian terkini: 04/08/2009 Buku Panduan Latihan Mukasurat 40 dari 128
4) Dari skrin Kemaskini Aktiviti Organisasi, klik Cari bagi Kod Aktiviti
Organisasi Induk - Rujuk LAMPIRAN CARIAN AKTIVITI ORGANISASI
5) Pengguna akan kembali ke skrin Kemaskini Aktiviti Organisasi yang
menunjukkan Kod Aktiviti Organisasi Induk telah dikemaskini
6) Klik Hantar
Langkah 4 Klik Cari
Langkah 6 Klik Hantar
BUKU PANDUAN LATIHAN – DATA PERJAWATAN
Data Perjawatan Tarikh pengemaskinian terkini: 04/08/2009 Buku Panduan Latihan Mukasurat 41 dari 128
7) Pengguna akan melihat mesej seperti rajah dibawah
8) Klik Yes untuk mengemaskini rekod, atau klik No untuk proses pembatalan
9) Jika Yes, Pengguna akan melihat mesej Makluman seperti rajah
dibawah
10) Klik OK
BUKU PANDUAN LATIHAN – DATA PERJAWATAN
Data Perjawatan Tarikh pengemaskinian terkini: 04/08/2009 Buku Panduan Latihan Mukasurat 42 dari 128
2.1.2.4 KES 4 – PEMANSUHAN PROGRAM, AKTIVITI,SUB-AKTIVI
Langkah-langkahnya adalah :- 1) Dari Aktiviti Organisasi, klik Selenggara Aktiviti Organisasi
2) Dari skrin Selenggara Aktiviti Organisasi, Klik Kemaskini untuk
mendapatkan Kod Aktiviti Organisasi yang hendak dimansuhkan – Rujuk LAMPIRAN CARIAN AKTIVITI ORGANISASI
3) Pengguna akan kembali ke skrin Selenggara Aktiviti Organisasi.
Skrin Kemaskini Aktiviti Organisasi akan dipaparkan berdasarkan pilihan di Langkah 2
Langkah 1 Klik Selenggara Aktiviti Organisasi
Langkah 2 Klik Kemaskini
BUKU PANDUAN LATIHAN – DATA PERJAWATAN
Data Perjawatan Tarikh pengemaskinian terkini: 04/08/2009 Buku Panduan Latihan Mukasurat 43 dari 128
4) Dari skrin Kemaskini Aktiviti Organisasi, Klik Kemaskini Status Aktiviti Organisasi
5) Pengguna akan melihat skrin Kemaskini Kewujudan Dan Sejarah
Tarikh Status Aktiviti Organisasi seperti rajah dibawah 6) Klik Tambah
7) Pengguna akan melihat skrin Tambah Status Aktiviti Organisasi Baru seperti rajah dibawah.
Langkah 4 Klik Kemaskini Status Aktiviti Organisasi
Langkah 6 Klik Tambah
BUKU PANDUAN LATIHAN – DATA PERJAWATAN
Data Perjawatan Tarikh pengemaskinian terkini: 04/08/2009 Buku Panduan Latihan Mukasurat 44 dari 128
8) Isikan maklumat-maklumat berikut:
a. Status – Mansuh b. Tarikh Kuatkuasa – Rujuk LAMPIRAN KALENDAR c. Tarikh Luput - Rujuk LAMPIRAN KALENDAR
9) Lihat Rajah dibawah yang menunjukkan contoh maklumat yang diisi.
10) Klik Hantar 11) Pengguna akan melihat mesej seperti rajah dibawah
12) Klik Yes untuk menambahkan rekod, atau No untuk proses pembatalan
13) Jika memilih Yes, pengguna akan melihat mesej makluman seperti
rajah dibawah
Langkah 10 Klik Hantar
BUKU PANDUAN LATIHAN – DATA PERJAWATAN
Data Perjawatan Tarikh pengemaskinian terkini: 04/08/2009 Buku Panduan Latihan Mukasurat 45 dari 128
14) Klik OK 15) Pengguna akan kembali ke skrin Kemaskini Kewujudan Dan Sejarah
Tarikh Status Aktiviti Organisasi
16) Pengguna akan melihat mesej seperti rajah dibawah
17) Klik OK 18) Pengguna akan melihat mesej seperti rajah dibawah
Maklumat yang telah dkemaskini
Langkah 25 Klik Keluar
BUKU PANDUAN LATIHAN – DATA PERJAWATAN
Data Perjawatan Tarikh pengemaskinian terkini: 04/08/2009 Buku Panduan Latihan Mukasurat 46 dari 128
19) Klik Yes untuk kemaskini secara manual, klik No untuk kemaskini
secara auto 20) Pengguna akan melihat mesej seperti rajah dibawah
21) Klik Yes untuk kemaskini rekod, klik No untuk proses pembatalan 22) Jika memilih Yes, pengguna akan melihat mesej makluman seperti
rajah dibawah
23) Klik OK 24) Pengguna akan kembali ke skrin Kemaskini Kewujudan dan Sejarah
Tarikh Status Aktiviti Organisasi yang menunjukkan operasi kemaskini telah selesai dilakukan
25) Klik Keluar untuk keluar dari skrin
BUKU PANDUAN LATIHAN – DATA PERJAWATAN
Data Perjawatan Tarikh pengemaskinian terkini: 04/08/2009 Buku Panduan Latihan Mukasurat 47 dari 128
2.1.1 SELENGGARA TURUTAN AKTIVITI ORGANISASI Fungsi ini membolehkan pengguna menyelenggara turutan atau kedudukan Aktiviti Organisasi. PENGGUNA:
• Pakar Pembangunan Organisasi (Organizational Development
Specialist (ED)) • Super Organizational Development Specialist Langkah-langkahnya adalah :- 1) Dari Aktiviti Organisasi, klik Selenggara Turutan Aktiviti
Organisasi
2) Dari skrin Selenggara Turutan Aktiviti Organisasi, Klik Cari untuk
mendapatkan Kod Aktiviti Organisasi Induk yang hendak dibuat turutan – Rujuk LAMPIRAN CARIAN AKTIVITI ORGANISASI
Langkah 2 Klik Cari
Langkah 1 Klik Selenggara Turutan Aktiviti Organisasi
BUKU PANDUAN LATIHAN – DATA PERJAWATAN
Data Perjawatan Tarikh pengemaskinian terkini: 04/08/2009 Buku Panduan Latihan Mukasurat 48 dari 128
3) Pengguna akan kembali ke skrin Selenggara Turutan Aktiviti Organisasi yang menunjukkan maklumat telah diisi berdasarkan pilihan di Langkah 2
4) Klik Teruskan 5) Pengguna akan melihat skrin Senarai Aktiviti Organisasi Dibawah
Aktiviti Organisasi Induk yang dipilih seperti rajah dibawah
6) Klik di petak (satu atau lebih) bagi rekod yang dikehendaki.
7) Isikan atau kemaskini angka turutan bagi Aktiviti Organisasi yang
dipilih Contoh: Tukar turutan bagi PAP101.108.B07.003.008.003.006 kepada ‘50’ dan PAP101.108.B07.003.008.003.006 kepada ‘60’
8) Klik Kemaskini
Langkah 4 Klik Teruskan
Langkah 8 Klik Kemaskini
Langkah 6 Klik di petak (satu atau lebih) bagi rekod yang dikehendaki
Langkah 7 Isikan atau kemaskini angka turutan
BUKU PANDUAN LATIHAN – DATA PERJAWATAN
Data Perjawatan Tarikh pengemaskinian terkini: 04/08/2009 Buku Panduan Latihan Mukasurat 49 dari 128
9) Pengguna akan melihat mesej seperti dibawah
10) Klik Yes untuk kemaskini rekod, klik No untuk proses pembatalan 11) Jika memilih Yes, pengguna akan melihat mesej makluman seperti
rajah dibawah
12) Klik OK
BUKU PANDUAN LATIHAN – DATA PERJAWATAN
Data Perjawatan Tarikh pengemaskinian terkini: 04/08/2009 Buku Panduan Latihan Mukasurat 50 dari 128
2.2 UNIT ORGANISASI
2.2.1 PAPAR STRUKTUR UNIT ORGANISASI Fungsi ini membolehkan pengguna memaparkan maklumat terperinci mengenai Struktur Unit Organisasi. PENGGUNA:
• Pakar Pembangunan Organisasi (Organizational Development
Specialist (ED)) • Super Organizational Development Specialist Langkah-langkah:-
1) Dari Menu Data Perjawatan, klik Unit Organisasi
Langkah 1 Klik Unit Organisasi
BUKU PANDUAN LATIHAN – DATA PERJAWATAN
Data Perjawatan Tarikh pengemaskinian terkini: 04/08/2009 Buku Panduan Latihan Mukasurat 51 dari 128
2) Dari Unit Organisasi, klik Papar Struktur Unit Organisasi
3) Pengguna akan melihat skrin Struktur Unit Organisasi seperti rajah
dibawah
4) Isikan maklumat-maklumat berikut, secara keseluruhan atau
sebahagian. a. Kod Unit Organisasi b. Nama Unit Organisasi c. Nama Kumpulan Agensi d. Kategori : Pilih dari senarai drop-down e. Tahap f. Status g. Agensi
5) Klik Teruskan
Langkah 2 Klik Papar Struktur Unit Organisasi
Langkah 5 Klik Teruskan
BUKU PANDUAN LATIHAN – DATA PERJAWATAN
Data Perjawatan Tarikh pengemaskinian terkini: 04/08/2009 Buku Panduan Latihan Mukasurat 52 dari 128
6) Kaedah Carian menggunakan wildcard dengan menggunakan simbol * Cthnya Bagi Kod Unit Organisasi :
- Masukkan input bagi kod ini : PAP*101*108* - Hasilnya seperti di rajah dibawah
7) Pengguna akan melihat skrin Keputusan Carian Unit Organisasi
seperti rajah di atas 8) Klik Kod Aktiviti Organisasi yang dikehendaki
Contohnya : PAP02-101-108-000-000-000-000-0000 9) Pengguna akan melihat skrin Unit Organisasi, Jawatan Sebenar dan
Pemilik Kompetensi seperti rajah dibawah
10) Klik tanda untuk melihat keseluruhan paparan Unit Organisasi
Langkah 8 Klik Kod Unit Organisasi yang dikehendaki
BUKU PANDUAN LATIHAN – DATA PERJAWATAN
Data Perjawatan Tarikh pengemaskinian terkini: 04/08/2009 Buku Panduan Latihan Mukasurat 53 dari 128
Klik Hyperlink Nama Unit Organisasi Yang Berwana Hitam untuk melihat maklumat terperinci Aktiviti Organisasi
Klik Hyperlink Nama Jawatan Sebenar Yang Berwana Biru untuk melihat maklumat terperinci Jawatan Sebenar.
Klik Hyperlink Nama Pemilik Kompetesi yang berwarna Hijau untuk melihat maklumat terperinci Pemilik Kompetensi
BUKU PANDUAN LATIHAN – DATA PERJAWATAN
Data Perjawatan Tarikh pengemaskinian terkini: 04/08/2009 Buku Panduan Latihan Mukasurat 54 dari 128
2.2.2 SELENGGARA UNIT ORGANISASI Fungsi ini membolehkan pengguna menyelenggara maklumat mengenai sesebuah Unit Organisasi yang terdapat di dalam agensi kerajaan. PENGGUNA: • Pakar Pembangunan Organisasi (Organizational Development
Specialist (ED)) • Super Organizational Development Specialist 2.2.2.1 KES 1 – PERTAMBAHAN UNIT ORGANISASI Langkah-langkahnya adalah :- 1) Dari Unit Organisasi, klik Selenggara Unit Organisasi
Langkah 1 Klik Selenggara Unit Organisasi
BUKU PANDUAN LATIHAN – DATA PERJAWATAN
Data Perjawatan Tarikh pengemaskinian terkini: 04/08/2009 Buku Panduan Latihan Mukasurat 55 dari 128
2) Dari skrin Selenggara Unit Organisasi, Klik Cari untuk mendapatkan Kod Induk Unit Organisasi – Rujuk LAMPIRAN CARIAN UNIT ORGANISASI
3) Pengguna akan kembali ke skrin Selenggara Unit Organisasi. Skrin
Senarai Unit Organisasi dibawah Kod Induk Unit Organisasi yang dipilih akan dipaparkan berdasarkan pilihan di Langkah 2
4) Dari skrin Senarai Unit Organisasi, Klik Tambah
5) Pengguna akan melihat mesej seperti rajah dibawah
Langkah 2 Klik Cari
Langkah 4 Klik Tambah
BUKU PANDUAN LATIHAN – DATA PERJAWATAN
Data Perjawatan Tarikh pengemaskinian terkini: 04/08/2009 Buku Panduan Latihan Mukasurat 56 dari 128
6) Klik Yes untuk menambah Aktiviti Organisasi, atau klik No untuk proses pembatalan
7) Pengguna akan melihat skrin TAMBAH AKTIVITI ORGANISASI
seperti rajah dibawah
8) Isikan maklumat-maklumat berikut:
a. Nama Unit Organisasi b. Nama Kumpulan Agensi c. Kategori Unit Organisasi d. Status Pendalaman e. Petunjuk Agensi Rasmi f. Petunjuk Agensi Untuk Tujuan Sekuriti g. Status Unit Organisasi h. No Rujukan Dokumen Pengesahan
9) Klik Cari untuk cari Dokumen Sokongan – Rujuk LAMPIRAN
CARIAN DOKUMEN SOKONGAN
BUKU PANDUAN LATIHAN – DATA PERJAWATAN
Data Perjawatan Tarikh pengemaskinian terkini: 04/08/2009 Buku Panduan Latihan Mukasurat 57 dari 128
10) Pengguna akan kembali ke skrin Tambah Unit Organisasi yang menunjukkan maklumat telah diisi
11) Klik Hantar 12) Pengguna akan melihat mesej seperti rajah dibawah
Langkah 9 Klik Cari
Langkah 11 Klik Hantar
BUKU PANDUAN LATIHAN – DATA PERJAWATAN
Data Perjawatan Tarikh pengemaskinian terkini: 04/08/2009 Buku Panduan Latihan Mukasurat 58 dari 128
13) Klik Yes untuk tambah data, atau klik No untuk proses pembatalan 14) Jika Yes, Pengguna akan melihat mesej Makluman seperti rajah
dibawah
15) Klik OK 16) Pengguna akan melihat mesej seperti rajah dibawah
17) Klik Yes untuk tambah alamat Unit Organisasi, atau klik No untuk
proses pembatalan 18) Jika Yes, Pengguna akan melihat mesej Makluman seperti rajah
dibawah
19) Klik OK
BUKU PANDUAN LATIHAN – DATA PERJAWATAN
Data Perjawatan Tarikh pengemaskinian terkini: 04/08/2009 Buku Panduan Latihan Mukasurat 59 dari 128
2.2.2.2 KES 2 – PERUBAHAN UNIT ORGANISASI Langkah-langkahnya adalah :-
1) Dari Unit Organisasi, klik Selenggara Unit Organisasi
2) Dari skrin Selenggara Unit Organisasi, Klik Kemaskini untuk mendapatkan Kod Unit Organisasi yang mengalami perubahan – Rujuk LAMPIRAN CARIAN UNIT ORGANISASI
3) Pengguna akan kembali ke skrin Selenggara Unit Organisasi. Skrin Kemaskini Unit Organisasi akan dipaparkan berdasarkan pilihan di Langkah 2
Langkah 1 Klik Selenggara Unit Organisasi
Langkah 2 Klik Kemaskini
BUKU PANDUAN LATIHAN – DATA PERJAWATAN
Data Perjawatan Tarikh pengemaskinian terkini: 04/08/2009 Buku Panduan Latihan Mukasurat 60 dari 128
4) Kemaskini maklumat-maklumat berikut, jika perlu:
a. Kod Unit Organisasi Induk – Gunakan Kaedah carian – Rujuk LAMPIRAN CARIAN UNIT ORGANISASI
b. Nama Unit Organisasi c. Nama Kumpulan Agensi d. Kategori Unit Organisasi e. Status Pendalaman f. Petunjuk Agensi Rasmi g. Petunjuk Agensi Untuk Tujuan Sekuriti h. Status Unit Organisasi i. No Rujukan Dokumen Pengesahan
Contoh Tukar.
- Contohnya Nama Unit Organisasi kepada ‘SEKSYEN INTEGRASI & SISTEM LEGASI’
- Perubahan alamat unit organisasi
BUKU PANDUAN LATIHAN – DATA PERJAWATAN
Data Perjawatan Tarikh pengemaskinian terkini: 04/08/2009 Buku Panduan Latihan Mukasurat 61 dari 128
5) Dari skrin Kemaskini Unit Organisasi, klik Lokasi Unit Organisasi 6) Pengguna akan melihat skrin Senarai Alamat Unit Organisasi seperti
rajah dibawah
7) Klik alamat untuk tukar alamat Unit Organisasi 8) Pengguna akan melihat skrin Kemaskini Alamat Unit Organisasi
seperti rajah dibawah
Langkah 5 Klik Lokasi Unit Organisasi yang dikehendaki
Langkah 7 Klik alamat yang dikehendaki
BUKU PANDUAN LATIHAN – DATA PERJAWATAN
Data Perjawatan Tarikh pengemaskinian terkini: 04/08/2009 Buku Panduan Latihan Mukasurat 62 dari 128
9) Kemaskini maklumat-maklumat berikut, jika perlu:
a. Alamat 1, Alamat 2, Alamat 2 b. Poskod c. Negara d. Negeri e. Bandar f. No. Telefon g. No Faks h. Status
10) Klik Hantar 11) Pengguna akan melihat mesej seperti rajah dibawah
12) Klik Yes untuk mengemaskini alamat, atau klik No untuk proses
pembatalan
Langkah 10 Klik Hantar
BUKU PANDUAN LATIHAN – DATA PERJAWATAN
Data Perjawatan Tarikh pengemaskinian terkini: 04/08/2009 Buku Panduan Latihan Mukasurat 63 dari 128
13) Jika Yes, Pengguna akan melihat mesej Makluman seperti rajah dibawah
14) Pengguna akan kembali ke skrin Senarai Alamat Unit Organisasi
15) Klik Batal untuk keluar dari skrin 16) Pengguna akan kembali ke skrin Kemaskini Unit Organisasi
17) Klik Hantar
Langkah 15 Klik Batal
Langkah 15 Klik Hantar
Maklumat yang telah dkemaskini
BUKU PANDUAN LATIHAN – DATA PERJAWATAN
Data Perjawatan Tarikh pengemaskinian terkini: 04/08/2009 Buku Panduan Latihan Mukasurat 64 dari 128
18) Pengguna akan melihat mesej seperti rajah dibawah
19) Klik Yes untuk mengemaskini rekod, atau klik No untuk proses
pembatalan 20) Jika Yes, Pengguna akan melihat mesej Makluman seperti rajah
dibawah
BUKU PANDUAN LATIHAN – DATA PERJAWATAN
Data Perjawatan Tarikh pengemaskinian terkini: 04/08/2009 Buku Panduan Latihan Mukasurat 65 dari 128
2.2.2.3 KES 3 – PERPINDAHAN UNIT ORGANISASI KE UNIT ORGANISASI LAIN Langkah-langkahnya adalah :-
1) Dari Unit Organisasi, klik Selenggara Unit Organisasi
2) Dari skrin Selenggara Unit Organisasi, Klik Kemaskini untuk mendapatkan Kod Unit Organisasi yang mengalami perubahan – Rujuk LAMPIRAN CARIAN UNIT ORGANISASI
3) Pengguna akan kembali ke skrin Selenggara Unit Organisasi. Skrin Kemaskini Unit Organisasi akan dipaparkan berdasarkan pilihan di Langkah 2
Langkah 1 Klik Selenggara Unit Organisasi
Langkah 2 Klik Kemaskini
BUKU PANDUAN LATIHAN – DATA PERJAWATAN
Data Perjawatan Tarikh pengemaskinian terkini: 04/08/2009 Buku Panduan Latihan Mukasurat 66 dari 128
4) Dari skrin Kemaskini Unit Organisasi, klik Cari bagi Kod Unit
Organisasi Induk - Rujuk LAMPIRAN CARIAN UNIT ORGANISASI
5) Pengguna akan kembali ke skrin Kemaskini Unit Organisasi yang menunjukkan Kod Aktiviti Organisasi Induk telah dikemaskini
6) Klik Hantar 7) Pengguna akan melihat mesej seperti rajah dibawah
Langkah 4 Klik Cari
Langkah 6 Klik Hantar
Maklumat yang telah dkemaskini
BUKU PANDUAN LATIHAN – DATA PERJAWATAN
Data Perjawatan Tarikh pengemaskinian terkini: 04/08/2009 Buku Panduan Latihan Mukasurat 67 dari 128
8) Klik Yes untuk mengemaskini rekod, atau klik No untuk proses pembatalan
9) Jika Yes, Pengguna akan melihat mesej Makluman seperti rajah
dibawah
10) Klik OK
BUKU PANDUAN LATIHAN – DATA PERJAWATAN
Data Perjawatan Tarikh pengemaskinian terkini: 04/08/2009 Buku Panduan Latihan Mukasurat 68 dari 128
2.2.2.4 KES 4 – PEMANSUHAN UNIT ORGANISASI Langkah-langkahnya adalah :-
1) Dari Unit Organisasi, klik Selenggara Unit Organisasi
2) Dari skrin Selenggara Unit Organisasi, Klik Cari untuk mendapatkan Kod Unit Organisasi yang mengalami perubahan – Rujuk LAMPIRAN CARIAN UNIT ORGANISASI
3) Pengguna akan kembali ke skrin Selenggara Unit Organisasi. Skrin Kemaskini Unit Organisasi akan dipaparkan berdasarkan pilihan di Langkah 2
Langkah 1 Klik Selenggara Unit Organisasi
Langkah 2 Klik Kemaskini
BUKU PANDUAN LATIHAN – DATA PERJAWATAN
Data Perjawatan Tarikh pengemaskinian terkini: 04/08/2009 Buku Panduan Latihan Mukasurat 69 dari 128
4) Dari skrin Kemaskini Unit Organisasi, Klik Kemaskini Status Unit Organisasi
5) Pengguna akan melihat skrin Kemaskini Kewujudan Dan Sejarah
Tarikh Status Unit Organisasi seperti rajah dibawah 6) Klik Tambah
7) Pengguna akan melihat skrin Tambah Status Unit Organisasi Baru
seperti rajah dibawah.
Langkah 4 Klik Kemaskini Status Unit Organisasi
Langkah 6 Klik Tambah
BUKU PANDUAN LATIHAN – DATA PERJAWATAN
Data Perjawatan Tarikh pengemaskinian terkini: 04/08/2009 Buku Panduan Latihan Mukasurat 70 dari 128
8) Isikan maklumat-maklumat berikut: a. Status – Mansuh b. Tarikh Kuatkuasa – Rujuk LAMPIRAN KALENDAR c. Tarikh Luput - Rujuk LAMPIRAN KALENDAR
9) Lihat Rajah dibawah yang menunjukkan contoh maklumat yang diisi
10) Klik Hantar
11) Klik Kemaskini 12) Pengguna akan melihat mesej seperti rajah dibawah
13) Klik OK
Langkah 10 Klik Hantar
Langkah 11 Klik Keluar
BUKU PANDUAN LATIHAN – DATA PERJAWATAN
Data Perjawatan Tarikh pengemaskinian terkini: 04/08/2009 Buku Panduan Latihan Mukasurat 71 dari 128
14) Pengguna akan melihat mesej seperti rajah dibawah
15) Klik Yes untuk kemaskini secara manual, klik No untuk kemaskini
secara auto 16) Pengguna akan melihat mesej seperti rajah dibawah
17) Klik Yes untuk kemaskini rekod, klik No untuk proses pembatalan 18) Jika memilih Yes, pengguna akan melihat mesej makluman seperti
rajah dibawah
19) Klik OK
BUKU PANDUAN LATIHAN – DATA PERJAWATAN
Data Perjawatan Tarikh pengemaskinian terkini: 04/08/2009 Buku Panduan Latihan Mukasurat 72 dari 128
2.2.3 SELENGGARA TURUTAN UNIT ORGANISASI Fungsi ini membolehkan pengguna menyelenggara turutan atau kedudukan Unit Organisasi. PENGGUNA:
• Pakar Pembangunan Organisasi (Organizational Development
Specialist (ED) • Super Organizational Development Specialist Langkah-langkahnya adalah :-
1) Dari Unit Organisasi, klik Selenggara Unit Organisasi
2) Dari skrin Selenggara Turutan Unit Organisasi, Klik Cari untuk mendapatkan Kod Unit Organisasi Induk yang hendak dibuat turutan – Rujuk LAMPIRAN CARIAN UNIT ORGANISASI
Langkah 1 Klik Selenggara Turutan Unit Organisasi
Langkah 2 Klik Cari
BUKU PANDUAN LATIHAN – DATA PERJAWATAN
Data Perjawatan Tarikh pengemaskinian terkini: 04/08/2009 Buku Panduan Latihan Mukasurat 73 dari 128
3) Pengguna akan kembali ke skrin Selenggara Turutan Unit
Organisasi yang menunjukkan maklumat telah diisi berdasarkan pilihan di Langkah 2
4) Klik Teruskan 5) Pengguna akan melihat skrin Senarai Unit Organisasi Dibawah Unit
Organisasi Induk yang dipilih seperti rajah dibawah
6) Klik di petak (satu atau lebih) bagi rekod yang dikehendaki.
7) Isikan atau kemaskini angka turutan bagi Unit Organisasi yang dipilih Contoh: Tukar turutan bagi PAP06-101-108-003-006-004-003-0000 kepada ‘10’ dan PAP06-101-108-003-006-004-004-0000 kepada ‘20’
8) Klik Kemaskini
Langkah 4 Klik Teruskan
Langkah 8 Klik Kemaskini
Langkah 6 Klik di petak (satu atau lebih) bagi rekod yang dikehendaki
Langkah 7 Isikan atau kemaskini angka turutan
BUKU PANDUAN LATIHAN – DATA PERJAWATAN
Data Perjawatan Tarikh pengemaskinian terkini: 04/08/2009 Buku Panduan Latihan Mukasurat 74 dari 128
9) Pengguna akan melihat mesej seperti dibawah
10) Klik Yes untuk kemaskini rekod, klik No untuk proses pembatalan 11) Jika memilih Yes, pengguna akan melihat mesej makluman seperti
rajah dibawah
BUKU PANDUAN LATIHAN – DATA PERJAWATAN
Data Perjawatan Tarikh pengemaskinian terkini: 04/08/2009 Buku Panduan Latihan Mukasurat 75 dari 128
2.3 JAWATAN SEBENAR 2.3.1 SELENGGARA JAWATAN SEBENAR
Fungsi ini membolehkan pengguna melihat dan menyelenggara maklumat mengenai sesuatu Jawatan Sebenar dari segi Keperluan Kompetensi, Petunjuk Utama Prestasi, Hasil Bidang Utama, Tugas, Tanggungjawab dan Skop Bidang Kuasa di dalam sesebuah organisasi kerajaan. PENGGUNA:
• Manpower Analyst (ED) • Super Manpower Analyst
2.3.1.1 KES 1 – PERTAMBAHAN JAWATAN Langkah-langkahnya adalah :- 1) Dari Menu Data Perjawatan, klik Jawatan Sebenar
Langkah 1 Klik Jawatan Sebenar
BUKU PANDUAN LATIHAN – DATA PERJAWATAN
Data Perjawatan Tarikh pengemaskinian terkini: 04/08/2009 Buku Panduan Latihan Mukasurat 76 dari 128
2) Dari skrin Jawatan Sebenar, klik Selenggara Jawatan Sebenar
3) Pengguna akan melihat skrin Selenggara Jawatan Sebenar seperti
rajah dibawah
4) Isikan maklumat-maklumat berikut : 5) Kod Unit Organisasi – Rujuk LAMPIRAN CARIAN UNIT
ORGANISASI
6) Kod Aktiviti Organisasi – Rujuk LAMPIRAN CARIAN AKTIVITI ORGANISASI
7) Kod Jawatan Standard – Rujuk LAMPIRAN CARIAN JAWATAN
STANDARD
Langkah 5 Klik Cari
Langkah 2 Klik Selenggara Jawatan Sebenar
Langkah 6 Klik Cari
Langkah 7 Klik Cari Jawatan Standard
BUKU PANDUAN LATIHAN – DATA PERJAWATAN
Data Perjawatan Tarikh pengemaskinian terkini: 04/08/2009 Buku Panduan Latihan Mukasurat 77 dari 128
8) Lihat rajah dibawah yang menunjukkan contoh maklumat yang diisi.
9) Klik Teruskan 10) Pengguna akan melihat skrin Senarai Jawatan Sebenar seperti rajah
dibawah
11) Klik Tambah 12) Pengguna akan melihat mesej seperti rajah dibawah
13) Klik Yes untuk tambah rekod, klik No untuk proses pembatalan
Langkah 9 Klik Teruskan
Langkah 11 Klik Tambah
BUKU PANDUAN LATIHAN – DATA PERJAWATAN
Data Perjawatan Tarikh pengemaskinian terkini: 04/08/2009 Buku Panduan Latihan Mukasurat 78 dari 128
14) Pengguna akan melihat skrin Tambah Jawatan Sebenar seperti rajah dibawah
15) Isikan maklumat-maklumat berikut:
a. Nama Jawatan Sebenar b. Gred Minima dan Gred Maksima c. Berperanan Sebagai Ketua Perkhidmatan d. Status Perancangan Pengesahan e. Berperanan Sebagai Ketua Jabatan f. Status Bekalan g. Pembekal Kader h. Kod Objek Sebagai i. Gelaran Jawatan Sebenar j. Keterangan k. Kod Jawatan Penyelia – Rujuk LAMPIRAN CARIAN
JAWATAN SEBENAR l. Ketua Jabatan Untuk Perakuan Pergerakan Gaji – Rujuk
LAMPIRAN CARIAN JAWATAN SEBENAR m. No Rujukan Dokumen Pengesahan Waran – LAMPIRAN
CARIAN JAWATAN SEBENAR n. Kod Status Jawatan Sebenar o. Tarikh Mula dan Tarikh Akhir Jawatan Sebenar p. Status Kekosongan Jawatan
BUKU PANDUAN LATIHAN – DATA PERJAWATAN
Data Perjawatan Tarikh pengemaskinian terkini: 04/08/2009 Buku Panduan Latihan Mukasurat 79 dari 128
q. Tarikh Mula dan Tarikh Akhir Kekosongan Jawatan 16) Lihat rajah dibawah yang menunjukkan contoh maklumat yang diisi.
17) Klik Simpan
Langkah 17 Klik Simpan
BUKU PANDUAN LATIHAN – DATA PERJAWATAN
Data Perjawatan Tarikh pengemaskinian terkini: 04/08/2009 Buku Panduan Latihan Mukasurat 80 dari 128
18) Pengguna akan melihat mesej seperti rajah dibawah
19) Klik Yes untuk tambah data, atau klik No untuk proses pembatalan 20) Jika Yes, Pengguna akan melihat mesej Makluman seperti rajah
dibawah
21) Klik OK
BUKU PANDUAN LATIHAN – DATA PERJAWATAN
Data Perjawatan Tarikh pengemaskinian terkini: 04/08/2009 Buku Panduan Latihan Mukasurat 81 dari 128
2.3.1.2 KES 2 – PERUBAHAN JAWATAN SEBENAR Langkah-langkahnya adalah :- 1) Dari skrin Jawatan Sebenar, klik Selenggara Jawatan Sebenar
2) Pengguna akan melihat skrin Selenggara Jawatan Sebenar seperti
rajah dibawah
3) Dari skrin Selenggara Jawatan Sebenar, Klik Cari Jawatan Sebenar
untuk mendapatkan Jawatan Sebenar yang mengalami perubahan – Rujuk LAMPIRAN CARIAN JAWATAN SEBENAR
Langkah 1 Klik Selenggara Jawatan Sebenar
Langkah 3 Klik Cari Jawatan Sebenar
BUKU PANDUAN LATIHAN – DATA PERJAWATAN
Data Perjawatan Tarikh pengemaskinian terkini: 04/08/2009 Buku Panduan Latihan Mukasurat 82 dari 128
4) Pengguna akan kembali ke skrin Selenggara Jawatan Sebenar. Skrin Kemaskini Jawatan Sebenar akan dipaparkan berdasarkan pilihan di Langkah 3
5) Kemaskini maklumat-maklumat berikut, jika perlu:
a. Nama Jawatan Sebenar b. Gred Minima dan Gred Maksima c. Berperanan Sebagai Ketua Perkhidmatan d. Status Perancangan Pengesahan e. Berperanan Sebagai Ketua Jabatan f. Status Bekalan g. Pembekal Kader h. Kod Objek Sebagai i. Gelaran Jawatan Sebenar j. Keterangan k. Kod Jawatan Penyelia – Rujuk LAMPIRAN CARIAN
JAWATAN SEBENAR l. Ketua Jabatan Untuk Perakuan Pergerakan Gaji – Rujuk
LAMPIRAN CARIAN JAWATAN SEBENAR m. No Rujukan Dokumen Pengesahan Waran – LAMPIRAN
CARIAN JAWATAN SEBENAR n. Kod Status Jawatan Sebenar
Langkah 6 Klik Hantar
BUKU PANDUAN LATIHAN – DATA PERJAWATAN
Data Perjawatan Tarikh pengemaskinian terkini: 04/08/2009 Buku Panduan Latihan Mukasurat 83 dari 128
o. Tarikh Mula dan Tarikh Akhir Jawatan Sebenar p. Status Kekosongan Jawatan q. Tarikh Mula dan Tarikh Akhir Kekosongan Jawatan
6) Klik Hantar 7) Pengguna akan melihat mesej seperti rajah dibawah
8) Klik Yes untuk mengemaskini Jawatan Sebenar, atau klik No untuk
proses pembatalan 9) Jika Yes, Pengguna akan melihat mesej Makluman seperti rajah
dibawah
10) Klik OK
BUKU PANDUAN LATIHAN – DATA PERJAWATAN
Data Perjawatan Tarikh pengemaskinian terkini: 04/08/2009 Buku Panduan Latihan Mukasurat 84 dari 128
2.3.1.2 KES 2 – PEMANSUHAN JAWATAN SEBENAR Langkah-langkahnya adalah :- 1) Dari skrin Jawatan Sebenar, klik Selenggara Jawatan Sebenar
2) Pengguna akan melihat skrin Selenggara Jawatan Sebenar seperti
rajah dibawah
3) Dari skrin Selenggara Jawatan Sebenar, Klik Cari Jawatan Sebenar
untuk mendapatkan Jawatan Sebenar yang mengalami perubahan – Rujuk LAMPIRAN CARIAN JAWATAN SEBENAR
Langkah 1 Klik Selenggara Jawatan Sebenar
Langkah 3 Klik Cari Jawatan Sebenar
BUKU PANDUAN LATIHAN – DATA PERJAWATAN
Data Perjawatan Tarikh pengemaskinian terkini: 04/08/2009 Buku Panduan Latihan Mukasurat 85 dari 128
4) Pengguna akan kembali ke skrin Selenggara Jawatan Sebenar. Skrin Kemaskini Jawatan Sebenar akan dipaparkan berdasarkan pilihan di Langkah 3
5) Klik Batal 6) Pengguna akan melihat skrin Senarai Jawatan Sebenar seperti rajah
dibawah
7) Klik di petak (satu atau lebih) bagi rekod yang dikehendaki. 8) Klik Hapus
Langkah 5 Klik Batal
Langkah 8 Klik Hapus
Langkah 7 Klik di petak (satu atau lebih) bagi rekod yang dikehendaki
BUKU PANDUAN LATIHAN – DATA PERJAWATAN
Data Perjawatan Tarikh pengemaskinian terkini: 04/08/2009 Buku Panduan Latihan Mukasurat 86 dari 128
9) Pengguna akan melihat mesej seperti rajah dibawah
10) Klik Yes untuk mansuhkan Jawatan Sebenar, atau klik No untuk
proses pembatalan 11) Jika Yes, Pengguna akan melihat mesej Makluman seperti rajah
dibawah
12) Klik OK
BUKU PANDUAN LATIHAN – DATA PERJAWATAN
Data Perjawatan Tarikh pengemaskinian terkini: 04/08/2009 Buku Panduan Latihan Mukasurat 87 dari 128
2.4 KEMASKINI HUBUNGAN DATA PERJAWATAN 2.4.1 KEMASKINI HUBUNGAN JAWATAN SEBENAR / JAWATAN STANDARD
Fungsi ini membolehkan pengguna mengemaskini hubungan Jawatan Sebenar dengan Jawatan Standard PENGGUNA:
• Manpower Analyst • Super Manpower Analyst
Langkah-langkahnya adalah :- 1) Dari Menu Data Perjawatan, klik Kemaskini Hubungan Data
Perjawatan
Langkah 1 Klik Kemaskini Hubungan Data Perjawatan
BUKU PANDUAN LATIHAN – DATA PERJAWATAN
Data Perjawatan Tarikh pengemaskinian terkini: 04/08/2009 Buku Panduan Latihan Mukasurat 88 dari 128
2) Dari skrin Kemaskini Hubungan Data Perjawatan, klik Kemaskini Hubungan Jawatan Sebenar / Jawatan Standard
3) Skrin Selenggara Jawatan Standard dipaparkan seperti rajah
dibawah
4) Isikan maklumat-maklumat berikut:
a. Kod Jawatan Standard b. Nama Jawatan Standard : Akan diisi oleh sistem
i.Klik Cari ii.Skrin carian Jawatan Standard dipaparkan iii.Skrin dibawah menunjukkan contoh maklumat yang telah
diisi
Langkah 2 Klik Kemaskini Hubungan Jawatan Sebenar / Jawatan Standard
Langkah 4 Klik Cari
BUKU PANDUAN LATIHAN – DATA PERJAWATAN
Data Perjawatan Tarikh pengemaskinian terkini: 04/08/2009 Buku Panduan Latihan Mukasurat 89 dari 128
5) Klik Teruskan 6) Skrin senarai Jawatan Standard dipaparkan seperti rajah dibawah
7) Klik Kod untuk memilih rekod yang dikehendaki
Contoh : F-PP-001-002 8) Skrin dibawah menunjukkan contoh maklumat yang telah diisi.
9) Klik Cari Jawatan Sebenar
Langkah 5 Klik Terukan
Langkah 7 Klik Kod untuk memilih rekod yang dikehendaki
Langkah 9 Klik Cari Jawatan
BUKU PANDUAN LATIHAN – DATA PERJAWATAN
Data Perjawatan Tarikh pengemaskinian terkini: 04/08/2009 Buku Panduan Latihan Mukasurat 90 dari 128
10) Skrin Carian Jawatan Sebenar dipaparkan seperti rajah dibawah
11) Dari skrin ini, pengguna boleh melakukan proses carian melalui 2 cara iaitu:
a. Carian Jawatan Sebenar melalui Jawatan Sebenar b. Carian Jawatan Sebenar melalui Pemilik Kompetensi
(Sandangan Terkini)
12) Isikan maklumat-maklumat berikut, secara keseluruhan atau
sebahagian a. Jawatan Sebenar b. Jawatan Standard c. Unit Organisasi d. Aktiviti Organisasi e. Skim Perkhidmatan f. Klasfikasi Perkhidmatan g. Kumpulan Perkhidmatan h. Status Kekosongan i. Gred Maksimum dan Gred Minimum
BUKU PANDUAN LATIHAN – DATA PERJAWATAN
Data Perjawatan Tarikh pengemaskinian terkini: 04/08/2009 Buku Panduan Latihan Mukasurat 91 dari 128
13) Skrin dibawah menunjukkan contoh maklumat yang diisi
14) Klik Teruskan 15) Skrin Senarai Jawatan Sebenar dipaparkan seperti rajah dibawah
16) Klik di petak (satu atau lebih) untuk memilih rekod yang dikehendaki
Langkah 14 Klik Terukan
Langkah 17 Klik Terukan
Langkah 16 Klik di petak ( satu atau lebih untuk memilih rekod yang dikehendaki
BUKU PANDUAN LATIHAN – DATA PERJAWATAN
Data Perjawatan Tarikh pengemaskinian terkini: 04/08/2009 Buku Panduan Latihan Mukasurat 92 dari 128
17) Klik Hantar 18) Pengguna akan melihat Mesej seperti rajah dibawah
19) Klik Yes untuk menghantar rekod, atau klik No untuk proses
pembatalan 20) Jika memilih Yes, pengguna akan melihat Mesej makluman seperti
rajah dibawah
21) Klik Ok 22) Pengguna akan melihat Mesej seperti rajah dibawah
23) Klik Yes untuk terus ke proses menyelenggara Kod Jawatan Sebenar
iaitu Penjanaan Semula Kod – Jawatan Sebenar. Jika tidak klik No untuk proses pembatalan.
BUKU PANDUAN LATIHAN – DATA PERJAWATAN
Data Perjawatan Tarikh pengemaskinian terkini: 04/08/2009 Buku Panduan Latihan Mukasurat 93 dari 128
2.4.2 KEMASKINI HUBUNGAN JAWATAN SEBENAR / JAWATAN STANDARD
Fungsi ini membolehkan pengguna mengemaskini hubungan Klasfikasi, Kumpulan dan Skim Perkhidmatan
PENGGUNA:
• Scheme specialist Langkah-langkahnya adalah :- 1) Dari Menu Data Perjawatan, klik Kemaskini Hubungan Data
Perjawatan
2) Dari skrin Kemaskini Hubungan Data Perjawatan, klik Kemaskini Hubungan Jawatan Sebenar / Jawatan Standard
Langkah 1 Klik Kemaskini Hubungan Data Perjawatan
BUKU PANDUAN LATIHAN – DATA PERJAWATAN
Data Perjawatan Tarikh pengemaskinian terkini: 04/08/2009 Buku Panduan Latihan Mukasurat 94 dari 128
3) Skrin Pindahan Skim Perkhidmatan Antara Kumpulan/Klasfikasi
dipaparkan seperti rajah dibawah
4) Isikan maklumat-maklumat berikut, secara keseluruhan atau
sebahagiannya. Jika tidak, terus klik Teruskan a. Kod Skim Perkhidmatan b. Nama Skim Perkhidmatan c. Klasfikasi Perkhidmatan d. Kumpulan Perkhidmatan
Langkah 2 Klik Kemaskini Hubungan Klasfikasi / Kumpulan/ Skim Perkhidmatan
Langkah 4 Klik Cari
BUKU PANDUAN LATIHAN – DATA PERJAWATAN
Data Perjawatan Tarikh pengemaskinian terkini: 04/08/2009 Buku Panduan Latihan Mukasurat 95 dari 128
5) Skrin Senarai Skim Perkhidmatan dipaparkan seperti rajah dibawah
6) Klik Kod Skim Perkhidmatan yang dikehendaki
Contoh : - N-SOK-001 7) Skrin Pindah dan Pinda Maklumat Skim Perkhidmatan dipaparkan
seperti rajah dibawah
8) Isikan maklumat-maklumat berikut
a. Klasfikasi Perkhidmatan Dicadangkan b. Kumpulan Perkhidmatan Dicadangkan c. Kod Skim Perkhidmatan Dicadangkan d. Nama Skim Perkhidmatan Dicadangkan
Langkah 6 Klik Kod Skim Perkhidmatan yang dikehendaki
BUKU PANDUAN LATIHAN – DATA PERJAWATAN
Data Perjawatan Tarikh pengemaskinian terkini: 04/08/2009 Buku Panduan Latihan Mukasurat 96 dari 128
9) Skrin dibawah menunjukkan contoh maklumat yang diisi
10) Klik Simpan 11) Pengguna akan melihat Mesej seperti rajah dibawah
12) Klik Yes untuk menyimpan rekod, atau klik No untuk proses
pembatalan 13) Jika memilih Yes, pengguna akan melihat Mesej makluman seperti
rajah dibawah
14) Klik OK
BUKU PANDUAN LATIHAN – DATA PERJAWATAN
Data Perjawatan Tarikh pengemaskinian terkini: 04/08/2009 Buku Panduan Latihan Mukasurat 97 dari 128
15) Pengguna akan melihat Mesej seperti rajah dibawah
16) Klik OK 17) Pengguna akan melihat Mesej seperti rajah dibawah
18) Klik OK 19) Skrin Senarai Skim Perkhidmatan dipaparkan seperti rajah dibawah
20) Klik Batal untuk keluar dari skrin
BUKU PANDUAN LATIHAN – DATA PERJAWATAN
Data Perjawatan Tarikh pengemaskinian terkini: 04/08/2009 Buku Panduan Latihan Mukasurat 98 dari 128
2.5 PINDAH JAWATAN SEBENAR 2.5.1 PINDAH JAWATAN SEBENAR KE UNIT ORGANISASI / AKTIVITI ORGANISASI LAIN
Fungsi ini membolehkan pengguna membuat pindahan Jawatan sebenar ke Unit Organisasi atau Aktiviti Organisasi lain. PENGGUNA:
• Manpower Analyst
Langkah-langkahnya adalah :- 1) Dari Menu Data Perjawatan, klik Jawatan Sebenar
2) Dari skrin Jawatan Sebenar, klik Pindah AP ke BU/BA Lain
Langkah 1 Klik Jawatan Sebenar
BUKU PANDUAN LATIHAN – DATA PERJAWATAN
Data Perjawatan Tarikh pengemaskinian terkini: 04/08/2009 Buku Panduan Latihan Mukasurat 99 dari 128
3) Skrin Selenggara Jawatan Sebenar dipaparkan seperti rajah dibawah
4) Klik Cari Jawatan Sebenar 5) Skrin Carian Jawatan Sebenar dipaparkan seperti rajah dibawah
6) Dari skrin ini, pengguna boleh melakukan proses carian melalui 2 cara iaitu:
Langkah 4 Klik Cari Jawatan Sebenar
Langkah 2 Klik Pindah AP ke BU/BA Sebenar
BUKU PANDUAN LATIHAN – DATA PERJAWATAN
Data Perjawatan Tarikh pengemaskinian terkini: 04/08/2009 Buku Panduan Latihan Mukasurat 100 dari 128
a. Carian Jawatan Sebenar melalui Jawatan Sebenar b. Carian Jawatan Sebenar melalui Pemilik Kompetensi
(Sandangan Terkini) 7) Isikan maklumat-maklumat berikut, secara keseluruhan atau
sebahagian a. COID b. No Kad Pengenalan c. No Passport d. Nama
8) Skrin dibawah menunjukkan contoh maklumat yang diisi
9) Klik Teruskan 10) Skrin Senarai Jawatan Sebenar dipaparkan seperti rajah dibawah
11) Klik Kod Skim Perkhidmatan yang dikehendaki
Contoh : - F-SOK-004-001-101-108-003-000173
Langkah 10 Klik Terukan
Langkah 12 Klik Kod Jawatan Sebenar yang dikehendaki
BUKU PANDUAN LATIHAN – DATA PERJAWATAN
Data Perjawatan Tarikh pengemaskinian terkini: 04/08/2009 Buku Panduan Latihan Mukasurat 101 dari 128
12) Skrin Kemaskini Jawatan Sebenar dipaparkan seperti rajah dibawah
13) Dari skrin ini, pengguna boleh melakukan aktiviti kemaskini seperti
berikut a. Nama Jawatan Sebenar b. Gred Minima dan Gred Maksima c. Berperanan Sebagai Ketua Perkhidmatan d. Berperanan sebagai Ketua Jabatan e. Status Bekalan f. Unit Organisasi – Pindah Jawatan Sebenar Ke Unit Organisasi
Lain g. Aktiviti Organisasi – Pindah Jawatan Sebenar Ke Aktiviti
Organisasi Lain h. Pembekal Kader/Gunasama i. Gelaran Jawatan Sebenar j. Pegawai Penyelia k. No Rujukan Dokumen Sokongan l. Kemaskini Status Jawatan Sebenar m. Status Kekosongan Jawatan
BUKU PANDUAN LATIHAN – DATA PERJAWATAN
Data Perjawatan Tarikh pengemaskinian terkini: 04/08/2009 Buku Panduan Latihan Mukasurat 102 dari 128
14) Skrin dibawah menunjukkan contoh maklumat yang telah dipindah Unit
Organisasi
15) Klik Hantar 16) Pengguna akan melihat Mesej seperti rajah dibawah
17) Klik Yes untuk kemaskini rekod, atau klik No untuk proses pembatalan
18) Jika memilih Yes, pengguna akan melihat Mesej makluman seperti
rajah dibawah
Rekod yang telah dikemaskini
Langkah 16 Klik Hantar
BUKU PANDUAN LATIHAN – DATA PERJAWATAN
Data Perjawatan Tarikh pengemaskinian terkini: 04/08/2009 Buku Panduan Latihan Mukasurat 103 dari 128
BUKU PANDUAN LATIHAN – DATA PERJAWATAN
Data Perjawatan Tarikh pengemaskinian terkini: 04/08/2009 Buku Panduan Latihan Mukasurat 104 dari 128
2.5.2 PINDAH JAWATAN SEBENAR KE UNIT ORGANISASI / AKTIVITI ORGANISASI LAIN (SECARA PUKAL)
Fungsi ini membolehkan pengguna membuat pindahan Jawatan sebenar ke Unit Organisasi atau Aktiviti Organisasi lain secara pukal PENGGUNA:
• Manpower Analyst
Langkah-langkahnya adalah 1) Dari Menu Data Perjawatan, klik Jawatan Sebenar
Langkah 1 Klik Jawatan Sebenar
BUKU PANDUAN LATIHAN – DATA PERJAWATAN
Data Perjawatan Tarikh pengemaskinian terkini: 04/08/2009 Buku Panduan Latihan Mukasurat 105 dari 128
2) Dari skrin Jawatan Sebenar, klik Pindah AP ke BU/BA Lain (Secara Pukal)
3) Skrin Selenggara Jawatan Sebenar dipaparkan seperti rajah dibawah
4) Klik Cari Jawatan Sebenar 5) Skrin Carian Jawatan Sebenar dipaparkan seperti rajah dibawah
Langkah 4 Klik Cari Jawatan Sebenar
Langkah 2 Klik Pindah AP ke BU/BA Sebenar
BUKU PANDUAN LATIHAN – DATA PERJAWATAN
Data Perjawatan Tarikh pengemaskinian terkini: 04/08/2009 Buku Panduan Latihan Mukasurat 106 dari 128
6) Isikan salah satu daripada maklumat-maklumat berikut.
a. Unit Organisasi – Kaedah Carian b. Aktiviti Organisasi – Kaedah Carian
7) Skrin dibawah menunjukkan contoh Carian Jawatan Sebenar.
8) Klik Teruskan 9) Skrin Senarai Jawatan Sebenar dipaparkan seperti rajah dibawah
Langkah 7 Klik Teruskan
BUKU PANDUAN LATIHAN – DATA PERJAWATAN
Data Perjawatan Tarikh pengemaskinian terkini: 04/08/2009 Buku Panduan Latihan Mukasurat 107 dari 128
10) Klik di petak (satu atau lebih) untuk memilih rekod yang dikehendaki 11) Isikan maklumat-maklumat bagi Jawatan Sebenar ditempatkan di Unit
Organisasi atau Aktiviti Organisasi baru 12) Skrin dibawah menunjukkan contoh Carian Jawatan Sebenar.
Langkah 9 Klik di petak (satu atau lebih untuk memilih rekod yang dikehendaki
BUKU PANDUAN LATIHAN – DATA PERJAWATAN
Data Perjawatan Tarikh pengemaskinian terkini: 04/08/2009 Buku Panduan Latihan Mukasurat 108 dari 128
13) Klik Hantar 14) Pengguna akan melihat Mesej seperti rajah dibawah
3.0 PENUTUP Penggunaan Buku Kerja ini diharap dapat membantu pengguna khususnya pegawai yang terlibat dalam perjawatan dan pegawai sumber manusia untuk melaksanakan mengemaskinian data perjawatan agensi masing-masing
Langkah 12 Klik Hantar
BUKU PANDUAN LATIHAN – DATA PERJAWATAN
Data Perjawatan Tarikh pengemaskinian terkini: 04/08/2009 Buku Panduan Latihan Mukasurat 109 dari 128
LAMPIRAN
BUKU PANDUAN LATIHAN – DATA PERJAWATAN
Data Perjawatan Tarikh pengemaskinian terkini: 04/08/2009 Buku Panduan Latihan Mukasurat 110 dari 128
LAMPIRAN CARIAN AKTIVITI ORGANISASI
CARA 1 : - Langkah-langkahnya adalah
1) Pengguna akan melihat SKRIN CARIAN AKTIVITI ORGANISASI
menggunakan senarai seperti dibawah
2) Isikan maklumat-maklumat berikut, secara keseluruhan atau sebahagian.
a. Kod b. Nama c. Kategori : Pilih dari senarai drop-down d. Tahap
3) Skrin dibawah menunjukkan contoh sebahagian maklumat yang
diisi.
4) Klik Teruskan 5) Pengguna akan melihat skrin SENARAI AKTIVITI ORGANISASI seperti
rajah dibawah
Langkah 4 Klik Teruskan
BUKU PANDUAN LATIHAN – DATA PERJAWATAN
Data Perjawatan Tarikh pengemaskinian terkini: 04/08/2009 Buku Panduan Latihan Mukasurat 111 dari 128
6) Klik Kod yang dikehendaki
CONTOH : PAP101.108.B07.003.008.000.000.000
CARA 2 :- Langkah-langkahnya adalah
1) Pengguna akan melihat SKRIN CARIAN AKTIVITI ORGANISASI
menggunakan paparan hierarki seperti dibawah
2) Pilih nama aktiviti organisasi yang dikehendaki
Langkah 6 Klik Kod yang dikehendaki
Langkah 2 Klik Radio Button
BUKU PANDUAN LATIHAN – DATA PERJAWATAN
Data Perjawatan Tarikh pengemaskinian terkini: 04/08/2009 Buku Panduan Latihan Mukasurat 112 dari 128
LAMPIRAN CARIAN UNIT ORGANISASI
CARA 1 : - Langkah-langkahnya adalah
1) Pengguna akan melihat skrin CARIAN UNIT ORGANISASI menggunakan
senarai seperti dibawah
2) Isikan maklumat-maklumat berikut, secara keseluruhan atau sebahagian.
a. Kod b. Nama c. Kategori : Pilih dari senarai drop-down d. Tahap e. Nama Kumpulan Agensi
3) Skrin dibawah menunjukkan contoh sebahagian maklumat yang diisi.
4) Klik Teruskan
Langkah 4 Klik Teruskan
BUKU PANDUAN LATIHAN – DATA PERJAWATAN
Data Perjawatan Tarikh pengemaskinian terkini: 04/08/2009 Buku Panduan Latihan Mukasurat 113 dari 128
5) Pengguna akan melihat skrin SENARAI UNIT ORGANISASI seperti rajah dibawah
6) Klik Kod yang dikehendaki
CONTOH : PAP05-101-108-003-006-003-000-0000
CARA 2 : - Langkah-langkahnya adalah
1) Pengguna akan melihat skrin CARIAN UNIT ORGANISASI menggunakan
paparan hierarki seperti dibawah
2) Pilih nama unit organisasi yang dikehendaki
Langkah 6 Klik Kod yang dikehendaki
Langkah 2 Klik Radio Button
BUKU PANDUAN LATIHAN – DATA PERJAWATAN
Data Perjawatan Tarikh pengemaskinian terkini: 04/08/2009 Buku Panduan Latihan Mukasurat 114 dari 128
LAMPIRAN CARIAN DOKUMEN SOKONGAN
Langkah-langkahnya adalah
1) Pengguna akan melihat skrin CARIAN DOKUMEN SOKONGAN / WARAN/ SURAT KUATKUASA seperti dibawah
2) Isikan maklumat-maklumat berikut, secara keseluruhan atau sebahagian. a. Kod b. Nama c. Kategori : Pilih dari senarai drop-down d. Tahap e. Nama Kumpulan Agensi
3) Klik Teruskan
4) Klik No Rujukan Dokumen yang dikehendaki
Langkah 3 Klik Teruskan
Langkah 4 Klik No Rujukan Dokumen yang dikehendaki
BUKU PANDUAN LATIHAN – DATA PERJAWATAN
Data Perjawatan Tarikh pengemaskinian terkini: 04/08/2009 Buku Panduan Latihan Mukasurat 115 dari 128
LAMPIRAN CARIAN JAWATAN STANDARD
Langkah-langkahnya adalah
1) Pengguna akan melihat skrin CARIAN JAWATAN STANDARD seperti
dibawah
2) Isikan maklumat-maklumat berikut, secara keseluruhan atau
sebahagiannnya a. Jawatan Standard
i. Kod ii. Nama
b. Skim Perkhidmatan i. Kod ii. Nama
c. Kumpulan Perkhidmatan d. Klasfikasi Perkhidmatan
3) Lihat Rajah dibawah yang menunjukkan contoh maklumat yang diisi.
BUKU PANDUAN LATIHAN – DATA PERJAWATAN
Data Perjawatan Tarikh pengemaskinian terkini: 04/08/2009 Buku Panduan Latihan Mukasurat 116 dari 128
4) Klik Teruskan 5) Pengguna akan melihat skrin Senarai Jawatan Standard seperti rajah
dibawah
6) Klik Kod untuk memilih rekod yang dikehendaki
Contoh : F-PP-001-001
Langkah 6 Klik Kod yang dikehendaki
Langkah 4 Klik Teruskan
BUKU PANDUAN LATIHAN – DATA PERJAWATAN
Data Perjawatan Tarikh pengemaskinian terkini: 04/08/2009 Buku Panduan Latihan Mukasurat 117 dari 128
LAMPIRAN CARIAN JAWATAN SEBENAR
Langkah-langkahnya adalah
1) Pengguna akan melihat skrin CARIAN JAWATAN SEBENAR seperti dibawah
2) Terdapat 2 Kaedah dalam mencari Jawatan Sebenar dengan menggunakan
: - a. Aktviti Organisasi atau b. Unit Organisasi atau c. Jawatan atau d. Pemilih Kompetensi (Penyandang Terkini)
KAEDAH 1 : MENGGUNAKAN CARIAN AKTIVITI ORGANISASI Langkah-langkahnya adalah 1) Klik skrin Carian Jawatan Sebenar, klik Aktiviti Organisasi
2) Pengguna akan melihat skrin Carian Aktiviti Organisasi, Jawatan Sebenar dan Pemilik Kompetensi seperti di bawah
Langkah 1 Klik Aktiviti Organisasi
BUKU PANDUAN LATIHAN – DATA PERJAWATAN
Data Perjawatan Tarikh pengemaskinian terkini: 04/08/2009 Buku Panduan Latihan Mukasurat 118 dari 128
3) Pilih jawatan sebenar yang dikehendaki
Langkah 2 Klik Radio Button
BUKU PANDUAN LATIHAN – DATA PERJAWATAN
Data Perjawatan Tarikh pengemaskinian terkini: 04/08/2009 Buku Panduan Latihan Mukasurat 119 dari 128
KAEDAH 2 : MENGGUNAKAN CARIAN UNIT ORGANISASI
Langkah-langkahnya adalah 1) Klik skrin Carian Jawatan Sebenar, klik Unit Organisasi
2) Pengguna akan melihat skrin Carian Unit Organisasi, Jawatan Sebenar
dan Pemilik Kompetensi seperti di bawah
3) Pilih jawatan sebenar yang dikehendaki
Langkah 2 Klik Radio Button
BUKU PANDUAN LATIHAN – DATA PERJAWATAN
Data Perjawatan Tarikh pengemaskinian terkini: 04/08/2009 Buku Panduan Latihan Mukasurat 120 dari 128
KAEDAH 3 : MENGGUNAKAN CARIAN MELALUI JAWATAN SEBENAR Langkah-langkahnya adalah 1) Klik skrin Carian Jawatan Sebenar, klik Jawatan
2) Pengguna akan melihat skrin Carian Jawatan Sebenar seperti di bawah
3) Isikan maklumat-maklumat berikut, secara keseluruhan atau
sebahagiannnya. a. Kod, Nama, dan Status Jawatan Sebenar b. Status Kekosongan Jawatan Sebenar c. Kod dan Nama Unit Organisasi – Rujuk LAMPIRAN CARIAN UNIT
ORGANISASI d. Kod dan Nama Aktiviti Organisasi – Rujuk LAMPIRAN CARIAN
AKTIVITI ORGANISASI e. Kod dan Nama Jawatan Standard – Rujuk LAMPIRAN CARIAN
JAWATAN STANDARD f. Kod dan Nama Skim Perkhidmatan – Rujuk LAMPIRAN CARIAN
SKIM PERKHIDMATAN 4) Lihat Rajah dibawah yang menunjukkan contoh maklumat yang diisi.
Langkah 1 Klik Jawatan Sebenar
BUKU PANDUAN LATIHAN – DATA PERJAWATAN
Data Perjawatan Tarikh pengemaskinian terkini: 04/08/2009 Buku Panduan Latihan Mukasurat 121 dari 128
5) Klik Teruskan 6) Pengguna akan melihat skrin Senarai Jawatan Sebenar seperti rajah
dibawah
7) Klik Kod untuk memilih rekod yang dikehendaki
Contoh : F-PP-001-001-101-108-103-000174
Langkah 7 Klik Kod Jawatan Sebenar yang hendak dikemaskini
Langkah 5 Klik Teruskan
BUKU PANDUAN LATIHAN – DATA PERJAWATAN
Data Perjawatan Tarikh pengemaskinian terkini: 04/08/2009 Buku Panduan Latihan Mukasurat 122 dari 128
KAEDAH 4 : MENGGUNAKAN CARIAN MELALUI PEMILIK KOMPETENSI Langkah-langkahnya adalah 1) Klik skrin Carian Jawatan Sebenar, klik Pemilik Kompetensi
(Penyandang Terkini)
2) Pengguna akan melihat skrin Pemilik Kompetensi seperti di bawah
3) Isikan maklumat-maklumat berikut, secara keseluruhan atau sebahagiannnya.
a. COID b. No Kad Pengenalan c. No Passport d. Nama
4) Lihat Rajah dibawah yang menunjukkan contoh maklumat yang diisi.
Langkah 1 Klik Pemilik Kompetensi (Penyandang Terkini)
BUKU PANDUAN LATIHAN – DATA PERJAWATAN
Data Perjawatan Tarikh pengemaskinian terkini: 04/08/2009 Buku Panduan Latihan Mukasurat 123 dari 128
5) Klik Teruskan 6) Pengguna akan melihat skrin Senarai Jawatan Sebenar seperti rajah
dibawah
7) Klik Kod untuk memilih rekod yang dikehendaki
Contoh : C-PP-005-001-139-101-002-000016
Langkah 5 Klik Teruskan
Langkah 7 Klik Kod Jawatan Sebenar yang hendak dikemaskini
BUKU PANDUAN LATIHAN – DATA PERJAWATAN
Data Perjawatan Tarikh pengemaskinian terkini: 04/08/2009 Buku Panduan Latihan Mukasurat 124 dari 128
LAMPIRAN CARIAN SKIM PERKHIDMATAN
Langkah-langkahnya adalah
1) Pengguna akan melihat skrin CARIAN SKIM PERKHIDMATAN seperti dibawah
2) Isikan maklumat-maklumat berikut, secara keseluruhan atau sebahagian.
a. Kod Skim b. Nama Skim c. Klasfikasi Perkhidmatan d. Kumpulan Perkhidmatan
3) Lihat Rajah dibawah yang menunjukkan contoh maklumat yang diisi.
4) Klik Hantar
5) Pengguna akan melihat skrin Senarai Jawatan Sebenar seperti rajah dibawah
6) Klik Kod untuk memilih rekod yang dikehendaki
Contoh : F-PP-001
Langkah 7 Klik Kod Skim Perkhidmatan yang hendak dikemaskini
Langkah 4 Klik Teruskan
BUKU PANDUAN LATIHAN – DATA PERJAWATAN
Data Perjawatan Tarikh pengemaskinian terkini: 04/08/2009 Buku Panduan Latihan Mukasurat 125 dari 128
LAMPIRAN KALENDAR
Langkah-langkahnya adalah
1) Pengguna akan melihat skrin KALENDAR seperti dibawah
2) Pilih Bulan yang dikehendaki Contoh : NOVEMBER
3) Pilih Tahun yang dikehendaki
Contoh : 2007
4) Klik Haribulan yang dikehendaki
Contoh : 24
5) Klik OK
Langkah 3
Langkah 4
Langkah 2
Langkah 4 Klik OK
BUKU PANDUAN LATIHAN – DATA PERJAWATAN
Data Perjawatan Tarikh pengemaskinian terkini: 04/08/2009 Buku Panduan Latihan Mukasurat 126 dari 128
SENARAI SEMAK
BUKU PANDUAN LATIHAN – DATA PERJAWATAN
Data Perjawatan Tarikh pengemaskinian terkini: 04/08/2009 Buku Panduan Latihan Mukasurat 127 dari 128
TUGASAN
TAKLIMAT DAN MESYUARAT KERJA PELAKSANAAN APLIKASI HRMIS
AKTIVITI : MENYELENGGARA MAKLUMAT DATA PERJAWATAN (AGENSI) BAGI MODUL DATA PERJAWATAN
TUGASAN: Setiap agensi perlu menyelenggara (Kemaskini, Pindah, Tambah/Wujud, Hapus/Mansuh dan Turutan) maklumat Data Perjawatan yang berkaitan bagi perkara berikut dan tandakan (√) bagi setiap langkah yang telah lengkap.
BIL
AKTIVITI RINGKASAN
AKTIVITI TANGGUNG
JAWAB √
CATATAN
A BUSINESS AKTIVITY(BA) – AKTIVITI ORGANISASI
(1) KEMASKINI BA YANG TELAH WUJUD
Menyemak BA bagi Kementerian masing-masing. Jika ada kesalahan/tidak lengkap, perlu kemaskini BA tersebut (mengikut waran perjawatan kementerian masing-masing)
Organizational Development Specialist [Kod : 006]
(2) PINDAH BA Memindahkan BA yang telah wujud mengikut BA induk yang betul.
-sama-
(3) TAMBAH/WUJUD BA Menambah BA -sama-
(4) HAPUS/MANSUH BA Menghapuskan BA yang telah wujud
-sama-
(5) TURUTAN BA Mengatur BA mengikut turutan yang betul.
-sama-
B BUSINESS UNIT(BU) – UNIT ORGANISASI
(1) KEMASKINI BU YANG TELAH WUJUD
Menyemak BU bagi Kementerian masing-masing. Jika ada kesalahan/tidak lengkap, perlu kemaskini BU tersebut.
-sama-
(2) PINDAH BU Memindahkan BU yang telah wujud mengikut BU induk yang betul.
-sama-
(3) TAMBAH/WUJUD BU Menambah BU -sama-
BUKU PANDUAN LATIHAN – DATA PERJAWATAN
Data Perjawatan Tarikh pengemaskinian terkini: 04/08/2009 Buku Panduan Latihan Mukasurat 128 dari 128
BIL
AKTIVITI RINGKASAN
AKTIVITI TANGGUNG
JAWAB √
CATATAN
(4) HAPUS/MANSUH BU Menghapuskan BU yang telah wujud
-sama-
(5) TURUTAN BU Mengatur BU mengikut turutan yang betul.
-sama-
C ACTUAL POSITION(AP) – JAWATAN SEBENAR
(1) KEMASKINI AP YANG TELAH WUJUD
Menyemak AP bagi Kementerian masing-masing. Jika tidak lengkap, perlu kemaskini AP tersebut.
Manpower Analyst
[Kod: 008]
(2) PINDAH AP Memindahkan/letakkan kedudukan AP yang telah wujud mengikut BA/BU yang betul.
-sama-
(3) TAMBAH/WUJUD AP Menambah AP Manpower Analyst
[Kod: 008] atau HR Administrator
(Personal Record)
[Kod: 017]
(4) HAPUS/MANSUH AP Menghapuskan AP yang telah wujud
-sama-