Download - BUKU TUNAI
2
OBJEKTIF
1. Menerapkan kefahaman yang mendalam terhadapkonsep, sistem dan peraturan yang terlibat dalamPenyelenggaraan Buku Tunai Kumpulan WangSekolah;
2. Menerapkan konsep Penyelenggaraan Buku Tunaidari perspektif kawalan Pengurusan Kewangan;
3. Mengawal Terimaan dan Bayaran mengikutPeraturan Kewangan;
4. Merekod urusniaga dengan sempurna.
3Jabatan Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat
1. Akta Tatacara Kewangan 1957 (disemak 1972).
2. Arahan Perbendaharaan – Pindaan 31 Julai 2008
3. Akta Pendidikan 1996 Peraturan-peraturanPendidikan (Akaun dan Audit) 2002.
4. Tatacara Pengurusan Kewangan dan PerakaunanKumpulan Wang Sekolah Bahagian Kewangan KPMEdisi 4 2005 dan Ralat Buku Tatacara PengurusanKewangan dan Perakaunan Kumpulan Wang SekolahKP 1602/900/A-1/SJ6 Jld II /(33) bertarikh27 September 2007.
5. Pekeliling-Pekeliling Kewangan yang berkuatkuasa.
4
UNDANG-UNDANG DAN PEKELILING
Jabatan Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat
1. Merupakan buku perakaunan utama bagi merekodkansegala urusniaga penerimaan / kutipan danpembayaran Kumpulan Wang Sekolah.
2. Diselenggarakan dengan sempurna dan mengikutPekeliling Perbendaharaan dan Kewangan yangberkuatkuasa.
3.Merupakan dokumen asas bagi penyediaan PenyataAkaun Tahunan Kumpulan Wang Sekolah.
5Jabatan Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat
BUKU TUNAI
6
Setiap kali urusniaga berlaku (berlaku penerimaandan pembayaran) dan,
Setiap akhir bulan untuk tujuan pengimbangan sertapenyediaan Penyata Penyesuaian Bank.
(TPKPKWS 4.5)
Jabatan Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat
PENYELENGGARAAN BUKU TUNAI
7
1. BUKU TUNAI INDUK
Kumpulan Wang Kerajaan - DKS009
Kumpulan Wang SUWA - DKS010
Kumpulan Wang Asrama - DKS011
(Format tidak boleh dipinda)
2. BUKU TUNAI PANJAR WANG RUNCIT
Jabatan Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat
JENIS BUKU TUNAI
1. Terimaan – Sebelah Kiri
TarikhPerihalNombor ResitLajur AnalisisJumlah TerimaanJumlah Masuk BankTarikh Masuk BankTandatangan ringkas Pengetua / Guru Besar
8Jabatan Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat
FORMAT BUKU TUNAI
2. Bayaran – Sebelah Kanan
Tarikh
Perihal
Nombor Baucar
Nombor Cek
Lajur Analisis
Jumlah Bayaran
Tandatangan ringkas Pengetua / Guru Besar
9Jabatan Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat
FORMAT BUKU TUNAI
I. BANTUAN PERKAPITA MATA PELAJARAN
Teras
Wajib
Tambahan /Tambahan Bahasa Asing
Elektif
Elektif
Elektif
10Jabatan Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat
LAJUR ANALISIS (KWK)
2. BANTUAN PERKAPITA BUKAN MATA PELAJARAN
LPBT
Bimbingan dan Kaunseling
Pusat Sumber Sekolah
3. Pra Sekolah
4. Peperiksaan Kerajaan (MUET)
5. Pendidikan Khas Integrasi
6. Biasiswa
7. Pelbagai
11Jabatan Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat
LAJUR ANALISIS (KWK)
Kokurikulum
Kertas Ujian
Sukan Tahunan Sekolah
Caj/Sewaan (Kantin, Lain-lain)
Sumbangan
Pelbagai
12Jabatan Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat
LAJUR ANALISIS (KWS)
LPBT / LPK
Bantuan Makanan
Makanan
Pendaftaran
Dobi
Pelbagai
13Jabatan Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat
LAJUR ANALISIS (KWA)
14Jabatan Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat
1. BUKU TUNAI KERAJAANTerimaanBayaran
2. BUKU TUNAI SUWATerimaanBayaran
3. BUKU TUNAI ASRAMATerimaanBayaran
4. PANJAR WANG RUNCIT
FORMAT BUKU TUNAI
15Jabatan Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat
16
1. Diselenggara berasingan mengikut: -
Kumpulan Wang
Tahun Kewangan
2. Catatan / Penulisan / Perekodan: -
Pada hari urusniaga
Mengikut susunan urusniaga
AP 144
Jabatan Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat
PENYELENGGARAAN BUKU TUNAI
17
3. Catatan Terimaan : -
Mengikut RESIT (RP01)
4. Catatan Bayaran :-
Mengikut BAUCAR
Jabatan Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat
PENYELENGGARAAN BUKU TUNAI
18
5. Setiap pindaan hendaklah ditandatanganringkas.
(Tidak boleh dipadam, tetapi dipotong dengansatu garisan dan catatan yang betul ditulissemula di atas)
AP 147
6. Perlu diimbang tiap-tiap akhir bulan tanpamenunggu Penyata Bank dan ditandatanganioleh Penyedia dan Pengesah
TPKPKWS 4.3.8
Jabatan Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat
PENYELENGGARAAN BUKU TUNAI
19
7. Penyata Penyesuaian Bank perlu dibuat sebaiksahaja Penyata Bank diterima dan ditandatanganioleh Penyedia dan Pengesah beserta tarikh.
TPKPKWS 4.6.3 (d)
8. Disimpan di tempat yang selamat (di premissekolah)
Jabatan Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat
PENYELENGGARAAN BUKU TUNAI
PENYELENGGARAANBUKU TUNAI
KUMPULAN WANG SUWA
20Jabatan Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat
21Jabatan Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat
22
(a) 60 % (Sains, Matematik, Bahasa Inggeris)
40 % - Sains
30 % - Matematik
30 % - Bahasa Inggeris
(b) 40 % (Lain-lain Mata Pelajaran Teras)
(c) Sivik dan Kewarganegaraan
Jabatan Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat
AGIHAN PCG MP TERAS
23
Contoh:-
Teras : RM5,000.00 60 % (SMBI)
40 % (Lain-lain M/P)
60 % daripada RM5,000.00 = RM3,000.00
RM 3,000
40 % Sains = RM1,200.00
30 % MT = RM 900.00
30 % BI = RM 900.00
Jabatan Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat
AGIHAN PCG MP TERAS
AKAUN SUBSIDIARIAkaun Subsidiari perlu diselenggarakan bagi butiranyang memerlukan keterangan lanjut. Akaun Subsidiariperlu diselenggarakan bagi setiap Kumpulan WangKerajaan dan Kumpulan Wang SUWA
Akaun Subsidiari Kumpulan Wang Kerajaan
24
Bantuan
M/Pelajaran
Akaun
Subsidiari
Sekolah
Teras
Teras
Sains, Matematik,
Bahasa Inggeris
Dan Mata Pelajaran
Lain-lain.
Sivik dan
Kewarganegaraan
Rendah /
Menengah
Jabatan Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat
BantuanMPelajaran
Akaun Subsidiari Sekolah
Elektif Sains Tulen
Pengajian Islam
Sastera Ikhtisas
Bahasa
Kemanusiaan
Teknologi
Vokasional
Menengah
Sahaja
Teras
Wajib
Tambahan
LPBT
Pusat Sumber
Bimb.Kaunseling
Teras
Wajib
Tambahan
LPBT
Pusat Sumber Sekolah
Bimbingan & Kaunseling
Pendidikan
Khas Integrasi Rendah sahaja
Nota: Bagi sekolah Pendidikan Khas Integrasi tidak perlu pecahan dalammata pelajaran teras.
25Jabatan Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat
Bantuan Mata Pelajaran
Akaun Subsidiari Sekolah
Teras
Wajib
Elektif
Teras
Wajib
Elektif
Pendidikan Khas IntegrasiMenengah – MasalahPenglihatan danPembelajaran
Teras
Wajib
Elektif I
Elektif II
Elektif III
Teras
Wajib
Elektif I
Elektif II
Elektif III
Pendidikan Khas IntegrasiMenengah – Masalahpendengaran
Nota: Bagi sekolah Pendidikan Khas Integrasi tidak perlu pecahandalam mata pelajaran teras.
26Jabatan Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat
Bantuan BukanM/pelajaran Akaun Subsidiari Sekolah
Pelbagai RMT
SBT
KWAPM
RIMUP
J-QAF/KEM BESTARI SOLAT
Faedah Bank
(Lain-lain bantuan
kerajaan yang adatujuan).
Semua Sekolah
27Jabatan Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat
28
Bantuan BukanMP Akaun Subsidiari Sekolah
Pelbagai Kegiatan Agama Islam /
Pendidikan Moral
Faedah Bank
Majalah
Kedai Buku
Pertaruhan Kantin
Pertaruhan Kedai Buku
Lain-lain terimaan untuksesuatu tujuan
Semua sekolah
Jabatan Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat
AKAUN SUBSIDIARI (KWS)
29
Bandingkan dua bahagian antara TERIMAANdengan BAYARAN yang mana lebih banyak urusniaga berlaku.
Gariskan satu garisan lurus di bahagian yang lebihurusniaga hingga ke bahagian yang kurang urusniaga.
Jabatan Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat
IMBANGAN BUKU TUNAI
30
Jumlah Terimaan
Pelarasan Audit (jika ada)
Jumlah Besar
Di ruang TERIMAAN ada 3 barisan:
Jabatan Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat
IMBANGAN BUKU TUNAI
31
Jumlah Bayaran
Baki b/h
Jumlah Besar
Di ruang BAYARAN ada 3 barisan:
Jabatan Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat
IMBANGAN BUKU TUNAI
32
Ruangan TERIMAAN atau BAYARAN yang kurangurusniaga, digais lurus dari lajur awal hingga ke lajurakhir
Garis melintang di lajur jumlah setiap kali Buku Tunaiditutup dan diimbang
Amaun defisit hendaklah ditulis dalam kurungan.
Sekiranya catatan dalam buku tunai memerlukanlebih daripada satu muka surat, jumlahkan semuaterimaan dan bayaran dalam muka surat itu danpindahkan ke muka surat yang berikutnya.
Jabatan Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat
IMBANGAN BUKU TUNAI
33
Akaun Bank mesti dibuka di bank tempatan yangdiluluskan oleh Pejabat Perakaunan
TPKPKWS 4.5.1 dan surat SPP Bil. 10 Tahun 1983
Permohonan dihantar ke Jabatan Akauntan NegaraCawangan Negeri masing-masing melalui PengarahJabatan Pelajaran Negeri.
Dokumen yang perlu disediakan dalam permohonanpembukaan akaun bank.
Borang Kuasa Tetap
(AK 52) – Isi 5 salinan
Kad Contoh Tandatangan
(Isi 5 kad setiap satu akaun.Dapatkan kad dari bank)
Jabatan Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat
AKAUN BANK
34Jabatan Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat
1. Penyata Penyesuaian Bank ialah penyata yangdisediakan oleh pihak sekolah bagi menyesuaikanbaki di Buku Tunai dengan baki di Penyata Bank
2. Penyata Penyesuaian Bank hendaklah disediakansecara berasingan dan difailkan dengansempurna.
3. Penyata ini perlu disediakan dalam tempoh tujuh(7) hari dari tarikh Penyata Bank diterima.
35Jabatan Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat
PENYATA PENYESUAIAN BANK
Kemasukan wang yang belum diambilkira oleh bank
Pengeluaran cek yang tidak direkod di Buku Tunai
Kesilapan pihak bank
Cek-cek yang belum ditunaikan
Cek tak laku
Wang dimasukkan terus ke bank
Faedah bank
Caj bank dan caj perkhidmatan
36Jabatan Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat
SEBAB PERBEZAAN
Sekiranya berlaku kekurangan peruntukan bagisatu-satu aktiviti, pindahan peruntukan ( virement )perlu dibuat.
Pindahan boleh dibuat daripada peruntukan lain.
37Jabatan Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat
PINDAH PERUNTUKAN
1. Ia melibatkan dua peruntukan.
2. Bertujuan menampung perbelanjaan yang tidak dapatdielakkan.
3. Bidang Kuasa:
Kuasa meluluskan pindah peruntukan antarakumpulan wang peruntukan/butiran dan borangseperti berikut:
38
BIL PINDAH PERUNTUKANBIDANG KUASA
MELULUSBORANG
1. KUMPULAN WANG KERAJAAN
* Antara kumpulan PCG mata pelajaran
PengurusSekolah
Borang PP1
Jabatan Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat
PROSES VIREMENT
BIL PINDAH PERUNTUKANBIDANG KUASA
MELULUSBORANG
2.
Antara kumpulan PCG matapelajaran ke PCG bukanmata pelajaran.
Di antara kumpulan PCG bukan mata pelajaran.
Dari kumpulan wang SUWA ke kumpulan Wang Kerajaan
Ketua PTJ
Ketua PTJ
Ketua PTJ
BorangPP2
BorangPP2
BorangPP3
39Jabatan Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat
PROSES VIREMENT
BIL PINDAH PERUNTUKANBIDANG KUASA
MELULUSBORANG
3.
4.
5.
Diantara peruntukan dalamkumpulan wang SUWA
Diantara peruntukan dalamKumpulan Wang Asrama
Dari kumpulan wang SUWA ke kumpulan Wang Asrama
Ketua PTJ
Ketua PTJ
Ketua PTJ
BorangPP3
BorangPP3
BorangPP3
40Jabatan Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat
PROSES VIREMENT
Buku Tunai dikemaskini.Baki butiran mencukupi bagi membiayaiperbelanjaan sehingga hujung tahun.Permohonan hanya bagi menampung perbelanjaanyang tidak dapat dielakkan dan tidak ada apa-apa lagipendapatan tambahan yang dijangka diperoleh bagitahun dan butiran berkenaan.Sebarang pindahan peruntukan yang telah dipindahkeluar tidak dibenarkan dipindah masuk semula atausebaliknya dalam tahun kewangan semasa.Guna Borang Pindah Peruntukan yang berkaitan.
41Jabatan Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat
PROSES VIREMENT
Kesalahan Yang Boleh Dihukum Denda (Surcaj)
[Seksyen 18 Akta Tatacara Kewangan 1957– Disemak1972 dan AP 327]
Gagal mengutip dan menguruskan kutipan yangdipertanggungjawabkan;
Membuat bayaran tidak mengikut peraturan;
Terlibat dan sabit dengan sesuatu kehilangan ataukerosakan harta-harta kerajaan;
Gagal menyimpan akaun dan rekod-rekod yangperlu dengan sempurna dan teratur;
Gagal membuat bayaran / menangguhkan bayaran
42Jabatan Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat
SURCAJ
Dapatkan Buku Tunai
Rekod baki awal di
Bahagian terimaan bagi semua butiran di
ruangan-ruangan analisis yang berkaitan
dengan berpandukan baki akhir bulan
lepas (sekiranya ada). Lengkapkan juga
ruangan tarikh, perihal dan jumlah.
Rekod urusniaga –urusniaga harian
mengikut susunan tarikh.
BayaranTerimaan Rujuk baucar dan cek,
rekodkan butiran-butiran
berikut;
Tarikh:
Perihal:
No. Baucar:
No. Cek:
Amaun mengikut ruangan
analisis yang berkenaan:
Jumlah Bayaran:
Tandatangan:
Rujuk kepada resit
dan rekodkan butiran-
butiran berikut:
Tarikh:
Perihal:
No.Resit
Amaun mengikut ruangan
analisis yang berkenaan
Jumlah Terimaan:
Tandatangan:
CARTA ALIRAN PENYELENGGARAAN BUKU TUNAI
43
MULA
A
Jabatan Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat
Tutup dan imbangkan Buku Tunai
pada akhir bulan
Terima Penyata Bank dari bank berkenaan
Penyata Penyesuaian Bank
Mesti disediakan bagi memastikan Perbezaan
antara Penyata Bank dan Buku Tunai.
Kemukakan Buku Tunai kepada
Pengetua /Guru Besar untuk
pengesahan.Failkan Penyata Bank mengikut
Kumpulan Wang.
44Jabatan Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat
A
TAMAT
Terimaan
PATS
45Jabatan Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat
Tutup dan ImbangBuku Tunai
Buku Tunai
PenyataPenyesuaian Bank
Buka Akaun
CARTA ALIRAN BUKU TUNAI DAN PATS
Bayaran
Resit Baucer
PenyataBank
AkaunSubsidiari
PATSKOM
46