Pag. 1 din 18
CAIET DE SARCINI
Pentru achiziția de ” servicii organizare evenimente” pentru implementarea proiectului „Implementarea unui
sistem de elaborare de politici publice în domeniul incluziunii sociale la nivelul MMFPSPV”
1. INFORMAŢII GENERALE
Denumire: Ministerul Muncii, Familiei, Protecţiei Sociale și Persoanelor Vârstnice (MMFPSPV)
Adresă: Str. Dem. I. Dobrescu, nr. 2, sector 1
Localitate: Bucureşti Cod poştal: 010026 Ţara: România
Persoana de contact: Florea DRAGOMIR Telefon: 021/313.62.67 int 745
E-mail: [email protected] Fax: 021/314.52.94
Adresa de internet: www.mmuncii.ro
Sursa de finanțare: Proiect finanțat din Fondul Social European, în cadrul Programului Operațional Capacitatea
Administrativa 2014 - 2020, Axa prioritară 1: Administrație publică și sistem judiciar eficiente, Obiectivul
specific 1.1: Dezvoltarea și introducerea de sisteme și standarde comune în administrația publică ce optimizează
procesele decizionale orientate către cetățeni și mediul de afaceri, în concordanță cu SCAP
2. INFORMAȚII DESPRE PROIECT
Denumire proiect: „Implementarea unui sistem de elaborare de politici publice în domeniul incluziunii sociale la
nivelul MMFPSPV”
Perioada de implementare: 24 luni (martie 2016 –martie 2018)
Obiectivul general: crearea unui set de instrumente de planificare strategică (hărți privind serviciile sociale,
infrastructura aferentă acestora, hărți privind nevoile de infrastructură socială și servicii și metodologii) care să
sprijine procesul decizional orientat către cetățean
Obiectivele specifice ale proiectului:
A)asigurarea unei abordări coordonate și fundamentate pe dovezi în elaborarea și implementarea politicilor,
programelor, și intervențiilor orientate către persoanele sărace și vulnerabile și către zonele sărace și marginalizate;
B)implementarea unui proces decizional la nivelul MMFPSPV, cât și la nivel local, bazat pe o serie de informații
obținute în urma unei metodologii riguroase, fundamentate empiric, bazate pe dovezi și date statistice;
C) dezvoltarea și utilizarea unui set de instrumente standard de planificare și furnizare a serviciilor sociale la nivel
local în vederea creșterii calității serviciilor publice;
D) instruirea unui număr de 450 de persoane, atât de la nivel central, cât și de la nivelul APL-urilor privind
elaborarea de politici publice orientate spre cetățean și bazate pe dovezi și cu privire la alte tematici de interes
aferente acțiunilor care se vor desfășura în cadrul proiectului.
Beneficiarii direcți ai proiectului: Demnitari din cadrul MMFPSPV ;Înalți funcționari publici, funcționari publici
de conducere și funcționari publici de execuție din cadrul MMFPSPV ; Personal din cadrul APL.
3. OBIECTUL CONTRACTULUI
3.1. Obiectul general al contractului
Obiectul contractului îl reprezintă achiziția serviciilor de organizare evenimente” pentru implementarea
proiectului „Implementarea unui sistem de elaborare de politici publice în domeniul incluziunii sociale la nivelul
MMFPSPV”.
Pag. 2 din 18
4. IPOTEZE ŞI RISCURI
4.1 Ipoteze care stau la baza contractului
Principalele ipoteze sunt:
buna cooperare între Operatorul economic și MMFPSPV, în special între persoanele desemnate a avea
atribuţii în derularea contractului;
număr adecvat de persoane repartizate din cadrul MMFPSPV pentru a asigura implementarea adecvată a
activităţilor proiectului;
flexibilitatea echipei de implementare pentru adaptarea activităţilor proprii la eventualele modificări ale
cerinţelor de implementare ale programului de finanţare (POCA)
operatorul va furniza servicii la un înalt nivel de calitate, cel puţin egal cu cel menţionat în prezentul caiet
de sarcini.
4.2 Riscuri
Riscurile care vor fi luate în considerare pe durata implementării serviciilor, sunt:
deficienţe de comunicare la nivel instituţional şi inter-instituţional pentru implementarea contractului;
schimbări în sistemul instituţional şi/sau legislativ de natură să afecteze implementarea acestui contract;
schimbarea graficului de implementare a proiectului ca urmare a diferitelor evenimente publice ce pot
apărea;
întârzieri pe parcursul derulării procedurii de atribuire din cauza eventualelor contestații şi aprobărilor
necesare pentru documente, care pot afecta demararea în timp a serviciilor;
serviciile furnizate să nu coincidă cu cele ofertate şi contractate;
prezenţa la evenimente a unui număr mai mic sau mai mare de participanţi decât cel estimat.
5. ACTIVITĂȚI EFECTUATE DE CĂTRE OPERATORUL ECONOMIC
LOT 1
Activitatea 1 - Utilizarea bunelor practici de la nivel european. În vederea utilizării bunelor practici existente la
nivel european și pentru a putea identifica și aplica în elaborarea metodologiilor cele mai eficiente modele și
metode de culegere și analiză a datelor, care să permită realizarea unor hărți cât mai cuprinzătoare și complexe, se
vor realiza 4 vizite de studiu în țări membre ale Uniunii Europene care au realizat și implementat cu succes
instrumente în domeniul sărăciei, sărăciei în muncă și al serviciilor sociale în cadrul unor institute de cercetare,
precum și în cadrul altor instituții sau organizații care dețin expertiză în acest domeniu.
Perioada estimată: 6 luni, in perioada iunie-noiembrie 2016 (4 evenimente). Perioada de derulare se poate
prelungi în funcție de modificările care apar în graficul de desfășurare a proiectului.
Localitate de desfășurare: țări membre ale Uniunii Europene
Durata evenimentului:5 zile /6 nopti/eveniment
Număr participanţi: cca.15 persoane/vizita
Pentru realizarea acestei activitati se vor asigura următoarele:
Cazarea persoanelor
Operatorul economic se va asigura de respectarea unor cerinţe obligatorii privind cazarea participanţilor.
Cerinţe obligatorii: cazarea participanţilor se va efectua în cadrul unei unităţi hoteliere de 3 stele, situată pe o
raza de maxim 10 km de centru, într-o localitate din tari ale U.E, în camere single, având cel puţin următoarele
facilităţi:
mic dejun inclus
aer condiţionat;
duş;
telefon intern şi internaţional;
acces internet;
TV;
Pag. 3 din 18
hotelul trebuie să dispună de un spaţiu de depozitare a bagajelor participanţilor, care să fie la dispoziţia
acestora în ultima zi de desfăşurare a evenimentului;
cazarea participanţilor va fi efectuată începând cu seara anterioară zilei în care se va desfăşura vizita şi va fi
asigurată pentru o perioadă de 6 nopţi;
Transportul persoanelor
Operatorul economic va asigura:
transportul cu avionul dus întors a persoanelor din București până la aeroportul de destinație ( va asigura
bilete avion, pentru toți participanții);
transferul persoanelor aeroport-hotel şi hotel-aeroport în zilele de sosire şi plecare;
transportul cu un autovehicul cu capacitate de transport de minim 15 locuri și conducător auto pentru
transportul participanţilor spre şi dinspre locaţiile unde se vor desfăşura vizitele. Autovehiculul trebuie
pus la dispoziţie pe toată perioada de vizită in functie de graficul de activitati programate .
Operatorul economic va asigura translație pe toata durata vizitelor in funcție de țara de destinație, va traduce
materialele necesare în cadrul vizitelor locale, în funcţie de ţara de destinatie, taxele aferente asigurărilor medicale
pentru participanţi, taxele de participare la evenimente a persoanelor.
Operatorul economic va asigura asistenţă tehnică şi de secretariat la locul de desfăşurare a evenimentului,
constând în întocmirea listelor și tabelelor de prezență, iar la finalul evenimentului va elabora și transmite
beneficiarului un raport de evaluare vizând aspectele organizaționale și logistice.
Operatorul economic va asigura pe toată durata fiecarui evenimentului organizarea pauzelor de lucru dupa cum
urmeaza:
Pauze de lucru (6 cine)/eveniment pentru toti participanții, asigurată in regim de autoservire, tip bufet sau meniu
fix.
Pauza de lucru (5 pranzuri)/eveniment pentru toti participantii, asigurată in regim de autoservire, tip bufet sau
meniu fix.
In timpul pauzelor de lucru (cina, pranz si pauze de cafea)/eveniment se va asigura pentru toti participantii apa
nerala si apa plata.
Orele pauzelor de lucru vor fi stabilite în funcție de agenda evenimentului.
Pentru desfăşurarea în bune condiţii a participării grupului de lucru la aceste evenimente sunt necesare
respectarea următoarelor etape:
Selectarea locatiei/locatiilor pentru organizarea evenimentelor se va face cu acordul beneficiarului;
Selectarea institutiei/institutiilor unde vor avea loc intalnirile se va face cu acordul beneficiarului; Instituțiile
selectate trebuie sa dețina expertiză în domeniul elaborării de metodologii de culegere și analiză date statistice,
din state membre ale Uniunii Europene care au realizat și implementat cu succes asemenea instrumente;
Participarea membrilor grupului de lucru la evenimente si pregatirea evenimentelor;
Elaborarea rapoartelor de participare;
Modificarea locatiilor se va face de catre beneficiar prin informare scrisa a operatorului economic in termen de
10 de zile lucratoare.
Bugetul estimat alocat acestei activități este de 462.600 lei fără TVA.
Activitatea 4- Organizarea a 4 vizite de studiu în țări membre UE .În vederea elaborării instrumentelor standard
de planificare privind furnizarea de servicii sociale la nivel local se vor utiliza expertiza și bunele practici
existente la nivelul țărilor Uniunii Europene. În acest sens, vor fi organizate 4 vizite de studiu în 4 țări membre ale
Uniunii Europene, la care vor participa: personal de la nivelul APL (10 persoane/vizită), reprezentanți ai
MMFPSPV și membri ai echipei de implementare a proiectului (de la nivelul Beneficiarului și de la nivelul
partenerului). – 14 pers/ vizită
Perioada estimată: 7 luni, in perioada iunie-decembrie 2016 (4 evenimente). Perioada de derulare se poate
prelungi în funcție de modificările care apar în graficul de desfășurare a proiectului.
Localitate de desfășurare: țări membre ale Uniunii Europene
Număr vizite: 4 vizite (evenimente)
Durata evenimentului: 5 zile/ 6 nopti/vizită
Număr participanţi: 14 persoane/vizită
Pentru realizarea acestei instruiri operatorul economic va efectua:
Serviciile necesare pentru organizarea acestor evenimente de tip conferinte ,seminarii ateliere de lucru,
reuniuni de lucru, etc.
Pag. 4 din 18
Pentru realizarea acestei activitati se vor asigura următoarele:
Cazarea persoanelor
Operatorul economic se va asigura de respectarea unor cerinţe obligatorii privind cazarea participanţilor.
Cerinţe obligatorii: cazarea participanţilor se va efectua în cadrul unei unităţi hoteliere de 3 stele, situată pe o raza
de maxim 10 km de centru, în camere single, având cel puţin următoarele facilităţi:
mic dejun inclus
aer condiţionat;
duş;
telefon intern şi internaţional;
acces internet;
TV;
hotelul trebuie să dispună de un spaţiu de depozitare a bagajelor participanţilor, care să fie la dispoziţia
acestora în ultima zi de desfăşurare a evenimentului;
cazarea participanţilor va fi efectuată începând cu seara anterioară zilei în care se va desfăşura vizita şi va fi
asigurată pentru o perioadă de 6 nopţi;
Transportul persoanelor
Operatorul economic va asigura:
transportul cu avionul dus întors a persoanelor din București până la aeroportul de destinație ( va asigura
bilete avion, pentru toți participanții);
transferul persoanelor aeroport-hotel şi hotel-aeroport în zilele de sosire şi plecare;
transportul cu un autovehicul cu capacitate de transport de minim 14 locuri și conducător auto pentru
transportul participanţilor spre şi dinspre locaţiile unde se vor desfăşura vizitele. Autovehiculul trebuie
pus la dispoziţie pe toată perioada de vizită in functie de graficul de activitati programate.
Operatorul economic va asigura translație pe toata durata vizitelor in funcție de țara de destinație, va traduce
materialele necesare în cadrul vizitelor locale, în funcţie de ţara de destinatie, taxele aferente asigurărilor medicale
pentru participanţi, taxele de participare la evenimente a persoanelor.
Operatorul economic va asigura asistenţă tehnică şi de secretariat la locul de desfăşurare a evenimentului,
constând în întocmirea listelor și tabelelor de prezență, iar la finalul vizitei va elabora și transmite beneficiarului
un raport de evaluare vizând aspectele organizaționale și logistice.
Operatorul economic va asigura pe toată durata fiecarui eveniment organizarea pauzelor de lucru dupa cum
urmeaza:
Pauze de lucru (6 cine)/eveniment pentru toti participanții, asigurată in regim de autoservire, tip bufet sau meniu
fix.
Pauza de lucru (5 pranzuri)/eveniment pentru toti participantii, asigurată in regim de autoservire, tip bufet sau
meniu fix.
In timpul pauzelor de lucru (cina si pranz)/eveniment se va asigura pentru toti participantii apa minerala si apa
plata.
Orele pauzelor de lucru vor fi stabilite în funcție de agenda evenimentului.
Pentru desfăşurarea în bune condiţii a participarii persoanelor la vizita de studiu sunt necesare respectarea
următoarelor etape:
- Selectarea locatiei/locatiilor pentru organizarea evenimentelor si a institutiilor cu experienta in
elaborarea metodologiei de culegere și analiză a datelor privind stabilirea costului standard;
- Participarea membrilor grupului de lucru la evenimente si pregatirea evenimentelor; - Elaborarea rapoartelor de participare;
Modificarea locatiilor se va face de beneficiar prin informare scrisa a operatorului economic in termen de 15 de
zile lucratoare.
Bugetul estimat alocat acestei activități este de 435.360 lei fără TVA.
Activitatea 2 -Organizarea a 6 ateliere de lucru Perioada de derulare: august 2016 - februarie 2017 Perioada de derulare se poate prelungi în funcție de
modificările care apar în graficul de desfășurare a proiectului.
Localitate de desfășurare: Bucureşti
Durata fiecarui eveniment:1 zi
Număr participanţi: cca.20 persoane /eveniment
Pag. 5 din 18
Pentru realizarea acestor evenimente operatorul economic va efectua:
Serviciile necesare pentru organizarea acestor evenimente de tip conferinte ,seminarii ateliere de lucru,
reuniuni de lucru, etc.
În pachetul acestor servicii se vor asigura următoarele:
Închirierea sălii în care se va desfășura fiecare eveniment
Operatorul economic va asigura o locaţie in care se vor desfasura evenimentele in bune conditii privind dotarea cu
o sala corespunzatoare ca spatiu pentru un grup de aproximativ 20 de persoane.
Dotarea sălii cu echipamente corespunzătoare:
Echipamentele tehnice specifice vor asigura: condițiile tehnice corespunzătoare desfăşurării în bune condiţii a
evenimentului, acces la internet, videoproiector, laptop de rezervă, instalaţie tehnică pentru proiectarea
prezentărilor, suport flipchart, hârtie flipchart şi markere, hârtie A4 albă etc.
Operatorul economic va asigura asistenţă tehnică şi de secretariat la locul de desfăşurare a evenimentului,
constând în întocmirea listelor și tabelelor de prezență, iar la finalul seminarului va elabora și transmite
beneficiarului un raport de evaluare in format letric si electronic (CD sau stick), vizând aspectele organizaționale
și logistice, precum și aspecte de conținut.
Operatorul economic va asigura elaborarea, multiplicarea si distribuirea materialelor utilizate in cadrul
evenimentului ( agende eveniment, ecusoane, etc.).
Operatorul economic va asigura pe toată durata evenimentului organizarea pauzelor de lucru dupa cum urmeaza:
Pauza de lucru (pranz) pentru un numar de 20 participanți, asigurată in regim de autoservire, tip bufet .
In timpul pauzelor de lucru (pranz) se va asigura pentru toti participantii apa minerala si apa plata.
Va fi organizată o pauză simplă de lucru în care se vor asigura apă plată și minerală, racoritoare, cafea, lapte, ceai,
produse de patiserie dulci si sarate.
Orele pauzelor de lucru vor fi stabilite în funcție de agenda evenimentului.
Alte activităţi în atribuţia operatorului economic:
primirea si inregistrarea participantilor, indrumarea lor; asigurarea publicitatii evenimentului,
transmiterea invitațiilor, comunicarea cu participantii pentru obtinerea confirmarilor, primirea
confirmarilor etc.;
distribuirea materialelor evenimentului,
asigurarea logisticii, administrarea documentelor in cadrul evenimentelor (chestionar, formulare grup
țintă, lista participanti, agenda, întocmirea mapelor etc);
marcarea sălilor pentru localizarea cu uşurinţă a acestora de către participanţi,
realizarea de fotografii pe parcursul desfăşurării evenimentelor,
analiza chestionarelor de evaluare a evenimentului
elaborarea raportului evenimentului.
Autoritatea contractantă va comunica operatorului economic data de desfăşurare a evenimentului cu minim 10
zile lucrătoare înainte.
Bugetul estimat alocat acestei activități este de 45.000 lei fără TVA.
LOT 2
Activitatea 3 Organizarea și implementarea a 8 Workshop-uri regionale. În cadrul workshop-urilor vor fi
prezentate informații/ rapoarte cu privire la datele culese și care vor sta la baza elaborării drafturilor de hărți.
La workshop-uri va participa personal din cadrul structurilor și instituțiilor locale (DGASPC, AJPIS, AJOFM),
experți ai Partenerului, experți din cadrul direcțiilor de specialitate din MMFPSPV și membri ai echipei de
proiect.
Locul de desfășurare: Întâlnirile vor avea loc în localități situate în toate regiunile de dezvoltare. Localitățile
unde se vor derula evenimentele sunt: Iasi, Constanta, Sinaia, Rm. Valcea, Timisoara, Cluj, Brasov si Bucuresti.
Durata fiecărui eveniment:2 zile/2 nopti/eveniment (8 evenimente).
Perioada de derulare: iulie 2016-octombrie 2017. Perioada de derulare se poate prelungi în funcție de modificările
care apar în graficul de desfășurare a proiectului.
Pag. 6 din 18
Număr participanţi: cca. 45 persoane
Pentru realizarea acestei instruiri operatorul economic va efectua:
Serviciile necesare pentru organizarea acestor evenimente de tip conferinte ,seminarii ateliere de lucru,
reuniuni de lucru, etc.
În pachetul acestor servicii se vor asigura următoarele:
Închirierea sălii în care se va desfășura evenimentul. Operatorul economic va asigura locaţia hotelieră unde sunt
cazați participanții, dotată cu sală de conferinţă cu facilităţile corespunzătoare desfăşurării în bune condiţii a
evenimentului. Sala trebuie să fie corespunzătoare ca spaţiu pentru un grup de aproximativ 50 de persoane.
Dotarea sălii cu echipamente corespunzătoare:
Echipamentele tehnice specifice vor asigura: condițiile tehnice corespunzătoare desfăşurării în bune condiţii a
evenimentului, acces la internet, videoproiector, laptop de rezervă, instalaţie tehnică pentru proiectarea
prezentărilor, suport flipchart, hârtie flipchart şi markere, hârtie A4 albă etc.
Transportul persoanelor
Operatorul economic va asigura transportul dus întors pentru un număr de cca 35 de persoane din localitatea
unde are locul de muncă/ isi desfasoara activitatea profesionala, la locul de desfășurare a evenimentului, pentru
fiecare participant.
Se va asigura transport pentru fiecare participant, în functie de caz, prin oricare din modurile de transport
următoare: rutier, feroviar sau aerian, potrivit legislatiei in vigoare, incluzand transferul de la gara, autogara,
aeroport la locul de desfasurare a evenimentului si retur.
Operatorul economic va asigura cheltuielile de transport cu avionul pentru 5 persoane din cele 35 beneficiare de
transport.
Cazarea persoanelor Operatorul economic se va asigura de respectarea unor cerinţe obligatorii privind cazarea participanţilor. Aceasta
se va efectua în cadrul unei unităţi hoteliere , în camere de 3 stele, single, având cel putin următoarele facilitati:
mic dejun inclus
aer condiţionat;
duş;
telefon intern şi internaţional;
acces internet;
TV;
hotelul trebuie să dispună de un spaţiu de depozitare a bagajelor participanţilor, care să fie la dispoziţia
acestora în ultima zi de desfăşurare a evenimentului;
cazarea participanţilor va fi efectuată începând cu seara anterioară zilei în care se va desfăşura întâlnirea şi va
fi asigurată pentru o perioadă de 2 nopti, pentru un număr de cca.35 de persoane.
Alte activităţi în atribuţia operatorului economic:
primirea si inregistrarea participantilor, indrumarea lor, asigurarea publicitatii evenimentului,
transmiterea invitațiilor, comunicarea cu participantii pentru obtinerea confirmarilor, primirea
confirmarilor etc.;
distribuirea materialelor evenimentului,
asigurarea logisticii, administrarea documentelor in cadrul evenimentelor (chestionar, formulare grup
țintă, lista participanti, agenda, întocmirea mapelor etc);
marcarea sălilor pentru localizarea cu uşurinţă a acestora de către participanţi,
realizarea de fotografii pe parcursul desfăşurării evenimentelor,
realizarea formalităţilor de decont de transport pentru participanţi (acolo unde este cazul)
analiza chestionarelor de evaluare a evenimentului
elaborarea raportului evenimentului.
Operatorul economic va asigura asistenţă tehnică şi de secretariat la locul de desfăşurare a evenimentului,
constând în întocmirea listelor și tabelelor de prezență, iar la finalul seminarului va elabora si transmite
beneficiarului un raport de evaluare, în format letric şi electronic (CD sau stick) vizând aspectele organizaționale
și logistice, precum și aspecte de conținut. Operatorul economic va asigura elaborarea, multiplicarea si
distribuirea materialelor utilizate in cadrul evenimentului ( agende eveniment, ecusoane etc.).
Operatorul economic va asigura pe toată durata evenimentului organizarea pauzelor de lucru dupa cum urmeaza:
Pag. 7 din 18
Pauza de lucru (cina) pentru participanții care beneficiaza de cazare, asigurată in regim de autoservire, tip bufet .
Pauza de lucru (pranz) pentru toti participantii ( 45 de persoane), asigurată in regim de autoservire, tip bufet
In timpul pauzelor de lucru (cina si pranz) se va asigura pentru toti participantii apa minerala si apa plata.
Va fi organizată o pauză simplă de lucru (45 de persoane) în care se vor asigura apă plată și minerală, racoritoare,
cafea, lapte, ceai, produse de patiserie dulci si sarate.
Orele pauzelor de lucru vor fi stabilite în funcție de agenda evenimentului.
Autoritatea contractantă va comunica operatorului economic data de desfăşurare a evenimentului cu minim 30
zile lucrătoare înainte. Modificarea locatiilor se va face de beneficiar prin informare scrisa a operatorului
economic in termen de 30 de zile lucratoare.
Bugetul estimat alocat acestei activități este de 372.336 lei fara TVA.
Activitatea 5- Organizarea de work-shopuri regionale în vederea elaborării instrumentelor standard de
planificare privind furnizarea de servicii sociale la nivel local
Vor fi organizate 8 work-shopuri regionale, care se vor desfășura pe durata a 2 zile (2 nopți cazare), la care vor
participa personal din instituții cu atribuții în domeniu de la nivel local (DGASPC, AJOFM, AJPIS etc.), personal
din structurile de specialitate din cadrul MMFPSPV, experți ai partenerului, membri ai echipei de implementare.
– aprox. 45 de pers.
Locul de desfășurare: Întâlnirile vor avea loc în localități situate în toate regiunile de dezvoltare. Localitățile
unde se vor derula evenimentele sunt: Iasi, Constanta, Sinaia, Rm. Valcea, Timisoara, Cluj, Brasov si Bucuresti.
Durata fiecărui eveniment:2 zi/2 nopti/eveniment (8 evenimente).
Perioada de derulare: iunie 2016 -octombrie 2017. Perioada de derulare se poate prelungi în funcție de
modificările care apar în graficul de desfășurare a proiectului.
Număr participanţi: cca.45 persoane
Pentru realizarea acestei instruiri operatorul economic va efectua:
Serviciile necesare pentru organizarea acestor evenimente de tip conferinte ,seminarii ateliere de lucru,
reuniuni de lucru, etc.
În pachetul acestor servicii se vor asigura următoarele:
Închirierea sălii în care se va desfășura evenimentul. Operatorul economic va asigura locația hotelieră unde sunt
cazați participanții, dotată cu sală de conferință cu facilitățile corespunzătoare desfășurării în bune condiții a
evenimentului. Sala trebuie să fie corespunzătoare ca spațiu pentru un grup de aproximativ 50 de persoane.
Dotarea sălii cu echipamente corespunzătoare:
Echipamentele tehnice specifice vor asigura: condițiile tehnice corespunzătoare desfăşurării în bune condiţii a
evenimentului, acces la internet, videoproiector, laptop de rezervă, instalaţie tehnică pentru proiectarea
prezentărilor, suport flipchart, hârtie flipchart şi markere, hârtie A4 albă etc.
Transportul persoanelor
Operatorul economic va asigura transportul dus întors pentru un număr de cca 35 de persoane din localitatea
unde are locul de muncă/ isi desfasoara activitatea profesionala, la locul de desfășurare a evenimentului, pentru
fiecare participant.
Se va asigura transport pentru fiecare participant, în funcție de caz, prin oricare din modurile de transport
următoare: rutier, feroviar sau aerian, potrivit legislației in vigoare, incluzând transferul de la gara, autogara,
aeroport la locul de desfășurare a evenimentului si retur.
Operatorul economic va asigura cheltuielile de transport cu avionul pentru 5 persoane din cele 35 beneficiare de
transport.
Cazarea persoanelor Operatorul economic se va asigura de respectarea unor cerinţe obligatorii privind cazarea participanţilor. Aceasta
se va efectua în cadrul unei unităţi hoteliere, în camere de 3 stele, single, având cel putin următoarele facilitati:
mic dejun inclus
aer condiţionat;
duş;
Pag. 8 din 18
telefon intern şi internaţional;
acces internet;
TV;
hotelul trebuie să dispună de un spaţiu de depozitare a bagajelor participanţilor, care să fie la dispoziţia
acestora în ultima zi de desfăşurare a evenimentului;
cazarea participanţilor va fi efectuată începând cu seara anterioară zilei în care se va desfăşura întâlnirea şi va
fi asigurată pentru o perioadă de 2 nopti, pentru un număr de cca. 35 de persoane.
Alte activităţi în atribuţia operatorului economic:
primirea si inregistrarea participantilor, indrumarea lor; asigurarea publicitatii evenimentului,
transmiterea invitațiilor, comunicarea cu participantii pentru obtinerea confirmarilor, primirea
confirmarilor etc.;
distribuirea materialelor evenimentului,
asigurarea logisticii, administrarea documentelor in cadrul evenimentelor (chestionar, formulare grup
țintă, lista participanti, agenda, întocmirea mapelor etc);
marcarea sălilor pentru localizarea cu uşurinţă a acestora de către participanţi,
realizarea de fotografii pe parcursul desfăşurării evenimentelor,
realizarea formalităţilor de decont de transport pentru participanţi (acolo unde este cazul)
analiza chestionarelor de evaluare a evenimentului
elaborarea raportului evenimentului.
Operatorul economic va asigura asistenţă tehnică şi de secretariat la locul de desfăşurare a evenimentului,
constând în întocmirea listelor și tabelelor de prezență, iar la finalul seminarului va elabora si transmite
beneficiarului un raport de evaluare, în format letric şi electronic (CD sau stick) vizând aspectele organizaționale
și logistice, precum și aspecte de conținut. Operatorul economic va asigura elaborarea, multiplicarea si
distribuirea materialelor utilizate in cadrul evenimentului ( agende eveniment, ecusoane etc.).
Operatorul economic va asigura pe toată durata evenimentului organizarea pauzelor de lucru dupa cum urmeaza:
Pauza de lucru (cina) pentru participanții care beneficiaza de cazare, asigurată in regim de autoservire, tip bufet.
Pauza de lucru (pranz) pentru toti participantii, asigurată in regim de autoservire, tip bufet. In timpul pauzelor de
lucru (cina si pranz) se va asigura pentru toti participantii apa minerala si apa plata.
Va fi organizată o pauză simplă de lucru în care se vor asigura apă plată și minerală, racoritoare, cafea, lapte, ceai,
produse de patiserie dulci si sarate.
Orele pauzelor de lucru vor fi stabilite în funcție de agenda evenimentului.
Autoritatea contractantă va comunica operatorului economic data de desfăşurare a evenimentului cu minim 30
zile lucrătoare înainte. Modificarea locatiilor se va face de beneficiar prin informare scrisa a operatorului
economic in termen de 30 de zile lucratoare.
Bugetul estimat alocat acestei activități este de 372.336 lei fără TVA.
Activitatea 6 -Sesiuni de comunicare/ instruire pentru demnitarii și funcționarii de conducere din cadrul
MMFPSPV privind elaborarea de politici publice orientate spre cetățean și bazate pe dovezi.
Locul de desfășurare: Localitățile unde se vor derula evenimentele sunt: Constanta si/sau Brasov .
Durata fiecărui eveniment:2 zi/eveniment (2 evenimente).
Perioada de derulare: iunie 2017 -martie 2018. Perioada de derulare se poate prelungi în funcție de modificările
care apar în graficul de desfășurare a proiectului.
Număr participanţi: cca.50 persoane
Pentru realizarea acestei instruiri operatorul economic va efectua:
Serviciile necesare pentru organizarea acestor evenimente de tip conferinte ,seminarii ateliere de lucru,
reuniuni de lucru, etc.
În pachetul acestor servicii se vor asigura următoarele:
Închirierea sălii în care se va desfășura evenimentul. Operatorul economic va asigura locaţia hotelieră unde sunt
cazați participanții, dotată cu sală de conferinţă cu facilităţile corespunzătoare desfăşurării în bune condiţii a
evenimentului. Sala trebuie să fie corespunzătoare ca spaţiu pentru un grup de aproximativ 50 de persoane.
Pag. 9 din 18
Dotarea sălii cu echipamente corespunzătoare:
Echipamentele tehnice specifice vor asigura: condițiile tehnice corespunzătoare desfăşurării în bune condiţii a
evenimentului, acces la internet, videoproiector, laptop de rezervă, instalaţie tehnică pentru proiectarea
prezentărilor, suport flipchart, hârtie flipchart şi markere, hârtie A4 albă etc.
Transportul persoanelor
Operatorul economic va asigura transportul dus întors pentru un număr de cca 50 de persoane din localitatea unde
are locul de muncă/ isi desfasoara activitatea profesionala, la locul de desfășurare a evenimentului, pentru fiecare
participant.
Se va asigura transport pentru fiecare participant, în functie de caz, prin oricare din modurile de transport
următoare: rutier, feroviar sau aerian, potrivit legislatiei in vigoare, incluzand transferul de la gara, autogara,
aeroport la locul de desfasurare a evenimentului si retur.
Cazarea persoanelor Operatorul economic se va asigura de respectarea unor cerinţe obligatorii privind cazarea participanţilor. Aceasta
se va efectua în cadrul unei unităţi hoteliere, în camere de 3 stele, single, având cel putin următoarele facilitati:
mic dejun inclus
aer condiţionat;
duş;
telefon intern şi internaţional;
acces internet;
TV;
hotelul trebuie să dispună de un spaţiu de depozitare a bagajelor participanţilor, care să fie la dispoziţia
acestora în ultima zi de desfăşurare a evenimentului;
cazarea participanţilor va fi efectuată începând cu seara anterioară zilei în care se va desfăşura întâlnirea şi va
fi asigurată pentru o perioadă de 3 nopti, pentru un număr de cca. 50.de persoane.
Alte activităţi în atribuţia operatorului economic:
primirea si inregistrarea participantilor, indrumarea lor; asigurarea publicitatii evenimentului,
transmiterea invitațiilor, comunicarea cu participantii pentru obtinerea confirmarilor, primirea
confirmarilor etc.;
distribuirea materialelor evenimentului,
asigurarea logisticii, administrarea documentelor in cadrul evenimentelor (chestionar, formulare grup
țintă, lista participanti, agenda, întocmirea mapelor etc);
marcarea sălilor pentru localizarea cu uşurinţă a acestora de către participanţi,
realizarea de fotografii pe parcursul desfăşurării evenimentelor,
realizarea formalităţilor de decont de transport pentru participanţi (acolo unde este cazul)
analiza chestionarelor de evaluare a evenimentului
elaborarea raportului evenimentului.
Operatorul economic va asigura asistenţă tehnică şi de secretariat la locul de desfăşurare a evenimentului,
constând în întocmirea listelor și tabelelor de prezență, iar la finalul seminarului va elabora si transmite
beneficiarului un raport de evaluare, în format letric şi electronic (CD sau stick) vizând aspectele organizaționale
și logistice, precum și aspecte de conținut. Operatorul economic va asigura elaborarea, multiplicarea si
distribuirea materialelor utilizate in cadrul evenimentului ( agende eveniment, ecusoane etc.).
Operatorul economic va asigura pe toată durata evenimentului organizarea pauzelor de lucru dupa cum urmeaza:
Pauza de lucru (cina)/zi pentru participanții care beneficiaza de cazare, asigurată in regim de autoservire, tip
bufet .
Pauza de lucru (pranz)/zi pentru toti participantii, asigurată in regim de autoservire, tip bufet. In timpul pauzelor
de lucru (cina si pranz) se va asigura pentru toti participantii apa minerala si apa plata.
Va fi organizată o pauză simplă de lucru/zi în care se vor asigura apă plată și minerală, racoritoare, cafea, lapte,
ceai, produse de patiserie dulci si sarate.
Orele pauzelor de lucru vor fi stabilite în funcție de agenda evenimentului.
Autoritatea contractantă va comunica operatorului economic data de desfăşurare a evenimentului cu minim 30
zile lucrătoare înainte. Modificarea locatiilor se va face de beneficiar prin informare scrisa a operatorului
economic in termen de 30 de zile lucratoare.
Pag. 10 din 18
Operatorul economic va pune la dispozitie un expert formator in vederea instruirii personalului in ceea ce priveste
implementarea principiilor orizontale dezvoltare durabilă, egalitatea de sanse şi nediscriminare şi a egalităţii de
gen.
Bugetul estimat alocat acestei activități este de 189.500 lei fără TVA.
Activitatea 7- Seminarii de instruire pentru funcționarii publici de conducere și execuție din APL-uri. În
cadrul acestor seminarii vor fi prezentate instrumentele standard de planificare elaborate în cadrul proiectului. Va
fi instruit personalul de conducere sau execuție din cadrul APL de la nivelul fiecărui județ si din sectoarele
Municipiului București, în utilizarea instrumentelor standard. aprox. 50 pers./sesiune (2 zile seminar/3 nopți
cazare).
Locul de desfășurare: Constanta sau Brasov
Durata fiecărui eveniment:2 zi/3 nopti/eveniment (8 evenimente).
Perioada de derulare: iunie 2017 -martie 2018. Perioada de derulare se poate prelungi în funcție de modificările
care apar în graficul de desfășurare a proiectului.
Număr participanţi: cca.50 persoane
Pentru realizarea acestei instruiri operatorul economic va efectua:
Serviciile necesare pentru organizarea acestor evenimente de tip conferinte ,seminarii ateliere de lucru,
reuniuni de lucru, etc.
În pachetul acestor servicii se vor asigura următoarele:
Închirierea sălii în care se va desfășura evenimentul. Operatorul economic va asigura locaţia hotelieră unde sunt
cazați participanții, dotată cu sală de conferinţă cu facilităţile corespunzătoare desfăşurării în bune condiţii a
evenimentului. Sala trebuie să fie corespunzătoare ca spaţiu pentru un grup de aproximativ 60 de persoane.
Dotarea sălii cu echipamente corespunzătoare:
Echipamentele tehnice specifice vor asigura: condițiile tehnice corespunzătoare desfăşurării în bune condiţii a
evenimentului, acces la internet, videoproiector, laptop de rezervă, instalaţie tehnică pentru proiectarea
prezentărilor, suport flipchart, hârtie flipchart şi markere, hârtie A4 albă etc.
Transportul persoanelor
Operatorul economic va asigura transportul dus întors pentru un număr de cca 50 de persoane din localitatea unde
are locul de muncă/ isi desfasoara activitatea profesionala, la locul de desfășurare a evenimentului, pentru fiecare
participant.
Se va asigura transport pentru fiecare participant, în functie de caz, prin oricare din modurile de transport
următoare: rutier, feroviar sau aerian, potrivit legislatiei in vigoare, incluzand transferul de la gara, autogara,
aeroport la locul de desfasurare a evenimentului si retur.
Cazarea persoanelor Operatorul economic se va asigura de respectarea unor cerinţe obligatorii privind cazarea participanţilor. Aceasta
se va efectua în cadrul unei unităţi hoteliere, în camere de 3 stele, single, având cel putin următoarele facilitati:
mic dejun inclus
aer condiţionat;
duş;
telefon intern şi internaţional;
acces internet;
TV;
hotelul trebuie să dispună de un spaţiu de depozitare a bagajelor participanţilor, care să fie la dispoziţia
acestora în ultima zi de desfăşurare a evenimentului;
cazarea participanţilor va fi efectuată începând cu seara anterioară zilei în care se va desfăşura întâlnirea şi va
fi asigurată pentru o perioadă de 3 nopti, pentru un număr de cca. 50 de persoane.
Alte activităţi în atribuţia operatorului economic:
primirea si inregistrarea participantilor, indrumarea lor; asigurarea publicitatii evenimentului,
Pag. 11 din 18
transmiterea invitațiilor, comunicarea cu participantii pentru obtinerea confirmarilor, primirea
confirmarilor etc.;
distribuirea materialelor evenimentului,
asigurarea logisticii, administrarea documentelor in cadrul evenimentelor (chestionar, formulare grup
țintă, lista participanti, agenda, întocmirea mapelor etc);
marcarea sălilor pentru localizarea cu uşurinţă a acestora de către participanţi,
realizarea de fotografii pe parcursul desfăşurării evenimentelor,
realizarea formalităţilor de decont de transport pentru participanţi (acolo unde este cazul)
analiza chestionarelor de evaluare a evenimentului
elaborarea raportului evenimentului.
Operatorul economic va asigura asistenţă tehnică şi de secretariat la locul de desfăşurare a evenimentului,
constând în întocmirea listelor și tabelelor de prezență, iar la finalul seminarului va elabora si transmite
beneficiarului un raport de evaluare, în format letric şi electronic (CD sau stick) vizând aspectele organizaționale
și logistice, precum și aspecte de conținut. Operatorul economic va asigura elaborarea, multiplicarea si
distribuirea materialelor utilizate in cadrul evenimentului ( agende eveniment, ecusoane etc.).
Operatorul economic va asigura pe toată durata evenimentului organizarea pauzelor de lucru dupa cum urmeaza:
Pauza de lucru (cina)/zi pentru participanții care beneficiaza de cazare, asigurată in regim de autoservire, tip
bufet .
Pauza de lucru (pranz)/zi pentru toti participantii, asigurată in regim de autoservire, tip bufet. In timpul pauzelor
de lucru (cina si pranz) se va asigura pentru toti participantii apa minerala si apa plata.
Va fi organizată o pauză simplă de lucru/zi în care se vor asigura apă plată și minerală, racoritoare, cafea, lapte,
ceai, produse de patiserie dulci si sarate.
Orele pauzelor de lucru vor fi stabilite în funcție de agenda evenimentului.
Autoritatea contractantă va comunica operatorului economic data de desfăşurare a evenimentului cu minim 30
zile lucrătoare înainte. Modificarea locatiilor se va face de beneficiar prin informare scrisa a operatorului
economic in termen de 30 de zile lucratoare.
Operatorul economic va pune la dispozitie un expert formator in vederea instruirii personalului in ceea ce priveste
implementarea principiilor orizontale dezvoltare durabilă, egalitatea de sanse şi nediscriminare şi a egalităţii de
gen.
Bugetul estimat alocat acestei activități este de 758.000 lei fără TVA.
Activitatea 8- Sesiuni de instruire IT pentru personalul care va administra și utiliza softurile/ programele
informatice dezvoltate în cadrul proiectului.
Va fi instruit personalul de execuție din cadrul APL de la nivelul fiecărui județ și din sectoarele Municipiului
București, în utilizarea programelor informatice realizate în cadrul proiectului, precum și 3-5 persoane din cadrul
MMFPSPV-DSS. Aprox. 50 pers./ sesiune (2 zile seminar/3 nopți cazare).
Locul de desfășurare: Întâlnirile vor avea loc în localități situate în toate regiunile de dezvoltare. Localitățile
unde se vor derula evenimentele pot fi: Constanta, Sinaia sau Brasov .
Durata fiecărui eveniment:2 zi/3 nopti/eveniment( 2 evenimente).
Perioada de derulare: iunie 2016 -octombrie 2017. Perioada de derulare se poate prelungi în funcție de
modificările care apar în graficul de desfășurare a proiectului.
Număr participanţi: cca.50 persoane
Pentru realizarea acestei instruiri operatorul economic va efectua:
Serviciile necesare pentru organizarea acestor evenimente de tip conferinte ,seminarii ateliere de lucru,
reuniuni de lucru, etc.
În pachetul acestor servicii se vor asigura următoarele:
Închirierea sălii în care se va desfășura evenimentul. Operatorul economic va asigura locaţia hotelieră unde sunt
cazați participanții, dotată cu sală de conferinţă cu facilităţile corespunzătoare desfăşurării în bune condiţii a
evenimentului. Sala trebuie să fie corespunzătoare ca spaţiu pentru un grup de aproximativ 60 de persoane.
Dotarea sălii cu echipamente corespunzătoare:
Pag. 12 din 18
Echipamentele tehnice specifice vor asigura: condițiile tehnice corespunzătoare desfăşurării în bune condiţii a
evenimentului, acces la internet, videoproiector, laptop de rezervă, instalaţie tehnică pentru proiectarea
prezentărilor, suport flipchart, hârtie flipchart şi markere, hârtie A4 albă etc.
Transportul persoanelor
Operatorul economic va asigura transportul dus întors pentru un număr de cca 50 de persoane din localitatea unde
are locul de muncă/ isi desfasoara activitatea profesionala, la locul de desfășurare a evenimentului, pentru fiecare
participant.
Se va asigura transport pentru fiecare participant, în functie de caz, prin oricare din modurile de transport
următoare: rutier, feroviar sau aerian, potrivit legislatiei in vigoare, incluzand transferul de la gara, autogara,
aeroport la locul de desfasurare a evenimentului si retur.
Cazarea persoanelor Operatorul economic se va asigura de respectarea unor cerinţe obligatorii privind cazarea participanţilor. Aceasta
se va efectua în cadrul unei unităţi hoteliere situată într-o zona apropiata de sediul institutiei in care se va
desfasura evenimentul , în camere de 3 stele, single, având cel putin următoarele facilitati:
mic dejun inclus
aer condiţionat;
duş;
telefon intern şi internaţional;
acces internet;
TV;
hotelul trebuie să dispună de un spaţiu de depozitare a bagajelor participanţilor, care să fie la dispoziţia
acestora în ultima zi de desfăşurare a evenimentului;
cazarea participanţilor va fi efectuată începând cu seara anterioară zilei în care se va desfăşura întâlnirea şi va
fi asigurată pentru o perioadă de 3 nopti, pentru un număr de cca. 50 de persoane.
Alte activităţi în atribuţia operatorului economic:
primirea si inregistrarea participantilor, indrumarea lor; asigurarea publicitatii evenimentului,
transmiterea invitațiilor, comunicarea cu participantii pentru obtinerea confirmarilor, primirea
confirmarilor etc.;
distribuirea materialelor evenimentului,
asigurarea logisticii, administrarea documentelor in cadrul evenimentelor (chestionar, formulare grup
țintă, lista participanti, agenda, întocmirea mapelor etc);
marcarea sălilor pentru localizarea cu uşurinţă a acestora de către participanţi,
realizarea de fotografii pe parcursul desfăşurării evenimentelor,
realizarea formalităţilor de decont de transport pentru participanţi (acolo unde este cazul)
analiza chestionarelor de evaluare a evenimentului
elaborarea raportului evenimentului.
Operatorul economic va asigura asistenţă tehnică şi de secretariat la locul de desfăşurare a evenimentului,
constând în întocmirea listelor și tabelelor de prezență, iar la finalul seminarului va elabora si transmite
beneficiarului un raport de evaluare, în format letric şi electronic (CD sau stick) vizând aspectele organizaționale
și logistice, precum și aspecte de conținut. Operatorul economic va asigura elaborarea, multiplicarea si
distribuirea materialelor utilizate in cadrul evenimentului ( agende eveniment, ecusoane etc.).
Operatorul economic va asigura pe toată durata evenimentului organizarea pauzelor de lucru dupa cum urmeaza:
Pauza de lucru (cina)/zi pentru participanții care beneficiaza de cazare, asigurată in regim de autoservire, tip
bufet .
Pauza de lucru (pranz)/zi pentru toti participantii, asigurată in regim de autoservire, tip bufet.
In timpul pauzelor de lucru (cina si pranz) se va asigura pentru toti participantii apa minerala si apa plata.
Va fi organizată o pauză simplă de lucru/zi în care se vor asigura apă plată și minerală, racoritoare, cafea, lapte,
ceai, produse de patiserie dulci si sarate.
Orele pauzelor de lucru vor fi stabilite în funcție de agenda evenimentului.
Autoritatea contractantă va comunica operatorului economic data de desfăşurare a evenimentului cu minim 10
zile lucrătoare înainte. Modificarea locatiilor se va face de beneficiar prin informare scrisa a operatorului
economic in termen de 30 de zile lucratoare.
Pag. 13 din 18
Operatorul economic va pune la dispozitie un expert formator in vederea instruirii personalului in ceea ce priveste
implementarea principiilor orizontale dezvoltare durabilă, egalitatea de sanse şi nediscriminare şi a egalităţii de
gen.
Bugetul estimat alocat acestei activități este de 189.500 lei fara TVA.
Activitatea 9-Organizarea și desfășurarea unei conferințe de prezentare și promovare a proiectului și o
conferință de închidere a proiectului.
La acest evenimente care se vor desfășura în București, vor participa max.100 pers./ conferință, reprezentanți ai
MMFPSPV, ai APL (DGASPC, AJOFM, AJPIS etc.), reprezentanți ai altor instituții relevante.
Locul de desfășurare: Bucuresti
Durata fiecărui eveniment:1 zi/1 noapte/eveniment (2 evenimente).
Perioada de derulare: martie 2016 -martie 2018. Perioada de derulare se poate prelungi în funcție de modificările
care apar în graficul de desfășurare a proiectului.
Număr participanţi: cca.100 persoane
Pentru realizarea acestei instruiri operatorul economic va efectua:
Serviciile necesare pentru organizarea acestor evenimente de tip conferinte ,seminarii ateliere de lucru,
reuniuni de lucru, etc.
În pachetul acestor servicii se vor asigura următoarele:
Închirierea sălii în care se va desfășura evenimentul. Operatorul economic va asigura locaţia hotelieră unde sunt
cazați participanții, dotată cu sală de conferinţă cu facilităţile corespunzătoare desfăşurării în bune condiţii a
evenimentului. Sala trebuie să fie corespunzătoare ca spaţiu pentru un grup de aproximativ 100 de persoane.
Dotarea sălii cu echipamente corespunzătoare:
Echipamentele tehnice specifice vor asigura: condițiile tehnice corespunzătoare desfăşurării în bune condiţii a
evenimentului, acces la internet, videoproiector, laptop de rezervă, instalaţie tehnică pentru proiectarea
prezentărilor, suport flipchart, hârtie flipchart şi markere, hârtie A4 albă etc.
Transportul persoanelor
Operatorul economic va asigura transportul dus întors pentru un număr de cca 80 de persoane din localitatea unde
are locul de muncă/ isi desfasoara activitatea profesionala, la locul de desfășurare a evenimentului, pentru fiecare
participant.
Se va asigura transport pentru fiecare participant, în functie de caz, prin oricare din modurile de transport
următoare: rutier, feroviar sau aerian, potrivit legislatiei in vigoare, incluzand transferul de la gara, autogara,
aeroport la locul de desfasurare a evenimentului si retur.
Cazarea persoanelor Operatorul economic se va asigura de respectarea unor cerinţe obligatorii privind cazarea participanţilor. Aceasta
se va efectua în cadrul unei unităţi hoteliere, în camere de 3 stele, single, având cel putin următoarele facilitati:
mic dejun inclus
aer condiţionat;
duş;
telefon intern şi internaţional;
acces internet;
TV;
hotelul trebuie să dispună de un spaţiu de depozitare a bagajelor participanţilor, care să fie la dispoziţia
acestora în ultima zi de desfăşurare a evenimentului;
cazarea participanţilor va fi efectuată începând cu seara anterioară zilei în care se va desfăşura întâlnirea şi va
fi asigurată pentru o perioadă de o noapte, pentru un număr de cca. 80.de persoane.
Alte activităţi în atribuţia operatorului economic:
primirea si inregistrarea participantilor, indrumarea lor; asigurarea publicitatii evenimentului,
transmiterea invitațiilor, comunicarea cu participantii pentru obtinerea confirmarilor, primirea
confirmarilor etc.;
elaborarea și distribuirea unei invitaţii de presă reprezentanţilor mass media și a unui comunicat de
presa, pentru fiecare conferință, cu aprobarea reprezentanţilor autorităţii contractante;
Pag. 14 din 18
distribuirea materialelor evenimentului,
asigurarea logisticii, administrarea documentelor in cadrul evenimentelor (chestionar, formulare grup
țintă, lista participanti, agenda, întocmirea mapelor etc);
marcarea sălilor pentru localizarea cu uşurinţă a acestora de către participanţi,
realizarea de fotografii pe parcursul desfăşurării evenimentelor,
realizarea formalităţilor de decont de transport pentru participanţi (acolo unde este cazul)
analiza chestionarelor de evaluare a evenimentului
elaborarea raportului evenimentului.
Operatorul economic va asigura asistenţă tehnică şi de secretariat la locul de desfăşurare a evenimentului,
constând în întocmirea listelor și tabelelor de prezență, iar la finalul seminarului va elabora si transmite
beneficiarului un raport de evaluare, în format letric şi electronic (CD sau stick) vizând aspectele organizaționale
și logistice, precum și aspecte de conținut. Operatorul economic va asigura elaborarea, multiplicarea si
distribuirea materialelor utilizate in cadrul evenimentului ( agende eveniment, ecusoane etc.).
Operatorul economic va asigura pe toată durata evenimentului organizarea pauzelor de lucru dupa cum urmeaza:
Pauza de lucru (cina) pentru participanții care beneficiaza de cazare, asigurată in regim de autoservire, tip bufet .
Pauza de lucru (pranz) pentru toti participantii, asigurată in regim de autoservire, tip bufet cu o durată. In timpul
pauzelor de lucru (cina si pranz) se va asigura pentru toti participantii apa minerala si apa plata.
Va fi organizată o pauză simplă de lucru în care se vor asigura apă plată și minerală, racoritoare, cafea, lapte, ceai,
produse de patiserie dulci si sarate.
Orele pauzelor de lucru vor fi stabilite în funcție de agenda evenimentului.
Autoritatea contractantă va comunica operatorului economic data de desfăşurare a evenimentului cu minim 10
zile lucrătoare înainte. Modificarea locatiilor se va face de beneficiar prin informare scrisa a operatorului
economic in termen de 30 de zile lucratoare.
Bugetul estimat alocat acestei activități este de 169.000 lei fara TVA.
5. MANAGEMENTUL CONTRACTULUI ŞI RAPORTAREA
Ministerului Muncii, Familiei, Protecției Sociale şi Persoanelor Vârstnice, prin Direcţia Generală
Planificare Bugetara si Management Financiar, Serviciul de Implementare şi Administrare Proiecte Finanţate
din Fonduri Europene Nerambursabile, în calitatea sa de beneficiar al proiectului „ Implementarea unui sistem
de elaborare de politici publice în domeniul incluziunii sociale la nivelul MMFPSPV” va îndeplini rolul de Autoritate Contractantă pentru acest contract și va administra toate aspectele procedurale
legate de procesul de licitație, contractare și management financiar.
Operatorul economic va presta serviciile descrise în prezentul caiet de sarcini, asigurând un standard de
calitate cât mai ridicat. Va respecta toate aspectele financiare, va indeplini activitațile şi va efectua cheltuielile în
conformitate cu prevederile menționate în contract. Operatorul economic va gestiona toate aspectele
administrative și organizaționale pentru realizarea serviciilor descrise în prezentul caiet de sarcini.
În termen de maxim 10 zile lucrătoare de la data începerii contractului, va fi organizată o întâlnire de
management la care vor participa reprezentanţi ai autorității contractante (membrii echipei de management pentru
implementarea proiectului) şi ai operatorului economic (reprezentantul cu putere de decizie din partea acestuia,
precum și experții implicați în contract). În cadrul acestei întâlniri vor fi stabilite procedurile de lucru în vederea
desfăşurării activităţii pentru îndeplinirea prevederilor contractuale, termenele de livrare a variantelor
intermediare ale documentelor şi rapoartelor solicitate de autoritatea contractantă.
Operatorul economic are obligaţia de a prezenta la finalizarea fiecărei activități raport de activitate.
Rapoartele vor fi elaborate în limba română şi se vor prezenta în câte 2 exemplare. Managerul proiectului va
informa operatorul economic, în scris, despre orice solicitări de clarificare/decizii privind rapoartele elaborate.
Raportul de activitate va fi succint şi va prezenta stadiul de implementare a activităţilor asumate prin ofertă. În
eventualitatea identificării unor întârzieri se vor prezenta cauzele acestora, precum şi soluţiile de remediere a lor.
Plăţile către operatorul economic se vor face, în sistem de rambursare, numai după ce acesta va furniza
MMFPSPV facturile emise împreună cu documentele justificative, pentru fiecare activitate în parte. Facturile
emise de operatorul economic către MMFPSPV trebuie să fie însoţite de un raport financiar detaliat de justificare
Pag. 15 din 18
a cheltuielilor şi a procedurilor utilizate, de documente justificative, precum şi de procesele verbale de recepție a
serviciilor prestate.
De asemenea, operatorul economic va furniza MMFPSPV pe suport electronic, pe CD, forma originală
pentru toate documentele justificative, pentru toate facturile proprii, pentru toate documentele de plată, rapoarte
de recepţie sau orice alt document justificativ necesar pentru validarea plăţilor efectuate de acesta.
6. ALTE SARCINI PE CARE OPERATORUL ECONOMIC TREBUIE SĂ LE ÎNDEPLINEASCĂ
Operatorul economic va sprijini autoritatea contractantă în transmiterea invitațiilor către participanți, va
face confirmările din partea acestora și se va asigura de participarea acestora la toate evenimentele. Lista
persoanelor ce vor fi invitate va fi furnizată de către autoritatea contractantă. De asemenea operatorul economic
are obligativitatea de a realiza rezervările participanților și de a asigura transportul şi cazarea participanţilor.
Operatorul economic se va asigura de completarea listelor de participanți cu următoarele date: nume și
prenume, date de contact și semnătura în original a fiecărui participant.
Operatorul economic va sprijini Autoritatea Contractanta ca pe perioada desfăşurării contractului, să
asigure distribuirea, completarea si colectarea Formularului individual pentru participanții la activitățile
finanțate din FSE prin POCA. De asemenea, acesta va prezenta și va pune la dispoziție orice alte documente
solicitate de Autoritatea de Management pentru Programului Operațional Capacitatea Administrativa, conform
manualului de implementare și altor instrucțiuni emise.
Toate activităţile/ serviciile / documentele realizate de către operatorul economic în cadrul contractului
trebuie să respecte prevederile Manualului de Identitate Vizuală in vigoare, care poate fi descărcat de pe site-ul
www.fonduriadministratie.ro.
Operatorul economic va distribui și se va asigura că participanții la evenimente vor completa
chestionarele de evaluare ale evenimentelor/ sesiunilor de lucru, chestionare ce vor fi aprobate în prealabil de
către Autoritatea Contractantă. De asemenea, operatorul economic va colecta în ultima zi de desfăşurare a
evenimentului chestionarele de evaluare a evenimentului.
Pe toată perioada de desfășurarea a evenimentelor, operatorul economic va asigura prezența permanentă a
personalului propriu care va sprijini participanții pe toată perioada evenimentului.
Operatorul economic va realiza fotografii pe perioada desfăşurării evenimentelor. Aceste fotografii vor fi predate
autorității contractante pe suport electronic după fiecare eveniment. Dreptul de proprietate al acestor fotografii
aparţine autorităţii contractante.La finalul fiecărui eveniment operatorul economic va preda autorității
contractante toate materialele consumabile rămase neutilizate sau parțial utilizate.
Operatorul economic va emite facturi pentru fiecare eveniment. Întocmirea și plata facturilor se va realiza
în funcție de numărul efectiv de participanți la evenimente in cadrul aceleiasi activitati. Numarul participantilor
va putea varia între evenimente cu aceeaşi tematică dar nu va putea depăşi numarul maxim prevăzut. Factura va fi
însoţită de lista participanţilor, în original, precum și de Procesul verbal de recepție a serviciilor și fișele de grup
țintă documente care vor fi semnate în original de către participanții la evenimente şi de tabelul centralizator al
documentelor pentru decont.
În situații deosebite, autoritatea contractantă poate modifica atât perioada cât şi locaţiile de desfășurare a
evenimentelor, seminariilor regionale, vizitelor de studiu, stagiilor de practică etc. va renegocia locația/ perioada
cu contractorul, în timp util.
7. MODUL DE PREZENTARE A OFERTEI TEHNICE: Operatorul economic va prezenta în oferta tehnică următoarele elemente obligatorii:
Metodologia de prestare a serviciilor;
Graficul de prestare a serviciilor.
Documentele ce fac parte din oferta tehnică trebuie să cuprindă informații concrete și profesioniste care să
permită identificarea cu ușurință a corespondenței cu specificațiile tehnice minime din caietul de sarcini.
7.1. Metodologia de prestare a serviciilor:
Metodologia constituie acea parte a propunerii tehnice care prezintă strategia propusă de operatorul economic
pentru prestarea serviciilor solicitate prin caietul de sarcini și documentația de atribuire. Ceea ce este prezentat în
caietul de sarcini reprezintă cerințe minime care sunt obligatoriu a fi regăsite în cadrul ofertei tehnice.
Metodologia propusă trebuie să conțină minim următoarele informații:
Pag. 16 din 18
Descrierea de ansamblu a abordării propuse de operatorul economic pentru executarea serviciilor;
Analiza riscurilor și oportunităților care sunt aplicabile acestui contract. Se va prezenta strategia de
diminuare a riscurilor pe care operatorul economic o are în vedere;
Descrierea detaliată a modului de implementare a fiecărei activități prezentată în caietul de sarcini și a
propunerii făcute de operatorul economic pentru executarea serviciilor solicitate, cu indicarea oricăror
etape / stadii considerate ca esențiale, a rezultatelor așteptate, a impactului așteptat a fiecărei activități.
Prezentarea interacțiunilor și legăturilor dintre componente astfel încât să se demonstreze înțelegerea
contractului, coerența în implementare și eficientizarea resurselor utilizate în contract;
In cazul în care oferta este depusă de o asociere, o descriere a implicării fiecărui asociat în prestarea
serviciilor solicitate, a modului de colaborare intre asociați in vederea executării contractului, inclusiv
prin delimitarea sarcinilor și responsabilităților individuale in prestarea serviciilor;
Descrierea oricăror aranjamente de subcontractare a unei părți a serviciilor solicitate, a interacțiunii dintre
operatorul economic și subcontractor(i), precum și o descriere detaliată a serviciilor ce vor fi
subcontractate.
7.2. Planificarea activităților și a graficului de implementare a acestora (cerința minimă) Graficul de prestare a serviciilor constituie acea parte a propunerii tehnice care prezintă calendarul propus de
operatorul economic pentru prestarea serviciilor solicitate prin caietul de sarcini și documentația de atribuire.
Graficul va include un calendar cât mai detaliat al activităților ce vor fi derulate în cadrul contractului, conform
metodologiei de prestare a serviciilor, cu indicarea etapelor / stadiilor esențiale ale contractului. De asemenea,
graficul trebuie să conțină modul în care activitățile se reflectă în rapoarte, legăturile și relațiile dintre activități și
secvențialitatea acestora, precum și resursele umane alocate pe activități.
Calendarul propus trebuie să se încadreze în termenele indicate în caietul de sarcini și documentația de atribuire.
8. MODALITĂȚI DE PREZENTARE A OFERTEI FINANCIARE: Oferta financiară va cuprinde valoarea ofertei în lei (fără TVA), iar separat se va evidenția TVA-ul aferent.
Valoarea ofertei financiare va fi prezentată în cifre, iar în paranteză se va menționa acea valoare în litere.
Ofertantul are obligatia de a prezenta oferta financiara detaliata pe fiecare activitate(eveniment) in care va
specifica costurile cu cazare/persoana, masa/persoana, transportul/persoana si alte costuri, dupa caz.
La elaborarea ofertei financiare se va avea in vedere sa nu se depaseasca valoarea bugetata in cadrul proiectului
pentru fiecare activitate in parte, după cum urmează:
Nr. Activitatea Tip de cheltuială Unitate de
masura
Nr.
unitati
Preţ
fără TVA
(lei)
Activitatea 1
Utilizarea bunelor
practici de la nivel
european. Vizita de
studiu
Servicii pentru organizarea şi/sau
participarea la evenimente de genul
conferinţe, seminarii, ateliere de
lucru, reuniuni de lucru, cursuri de
instruire, activităţi transnaţionale
Vizite de
studiu 4 462.600
Activitatea 2 Organizarea a 6 ateliere
de lucru
Servicii pentru organizarea şi/sau
participarea la evenimente de genul
conferinţe, seminarii, ateliere de
lucru, reuniuni de lucru, cursuri de
instruire, activităţi transnaţionale
Ateliere de
lucru 6 45.000
Activitatea 3
Organizarea și
implementarea a 8
Workshop-uri regionale
Servicii pentru organizarea şi/sau
participarea la evenimente de genul
conferinţe, seminarii, ateliere de
lucru, reuniuni de lucru, cursuri de
instruire, activităţi transnaţionale
Work shop 8 372.336
Pag. 17 din 18
Activitatea 4
Organizarea a 4 vizite
de studiu în țări membre
UE
Servicii pentru organizarea şi/sau
participarea la evenimente de genul
conferinţe, seminarii, ateliere de
lucru, reuniuni de lucru, cursuri de
instruire, activităţi transnaţionale
Vizite de
studiu 4 435.360
Activitatea 5
Organizarea de work-
shopuri regionale în
vederea elaborării
instrumentelor standard
de planificare privind
furnizarea de servicii
sociale la nivel local
Servicii pentru organizarea şi/sau
participarea la evenimente de genul
conferinţe, seminarii, ateliere de
lucru, reuniuni de lucru, cursuri de
instruire, activităţi transnaţionale
Work shop 8 372.336
Activitatea 6
Sesiuni de comunicare/
instruire pentru
demnitarii și
funcționarii de
conducere din cadrul
MMFPSPV
Servicii pentru organizarea şi/sau
participarea la evenimente de genul
conferinţe, seminarii, ateliere de
lucru, reuniuni de lucru, cursuri de
instruire, activităţi transnaţionale
seminar 2 189.500
Activitatea 7
Seminarii de instruire
pentru funcționarii
publici de conducere și
execuție din APL-uri
Servicii pentru organizarea şi/sau
participarea la evenimente de genul
conferinţe, seminarii, ateliere de
lucru, reuniuni de lucru, cursuri de
instruire, activităţi transnaţionale
seminar 8 758.000
Activitatea 8
Sesiuni de instruire IT
pentru personalul care
va administra și utiliza
softurile/ programele
informatice dezvoltate în
cadrul proiectului.
Servicii pentru organizarea şi/sau
participarea la evenimente de genul
conferinţe, seminarii, ateliere de
lucru, reuniuni de lucru, cursuri de
instruire, activităţi transnaţionale
seminar 2 189.500
Activitatea 9
Organizarea și
desfășurarea unei
conferințe de prezentare
și promovare a
proiectului și o
conferință de închidere
a proiectului.
Servicii pentru organizarea şi/sau
participarea la evenimente de genul
conferinţe, seminarii, ateliere de
lucru, reuniuni de lucru, cursuri de
instruire, activităţi transnaţionale
conferinte
2 169.000
Plăţile către operatorul economic se vor face, în sistem de rambursare, numai după ce acesta va furniza
MMFPSPV facturile emise împreună cu documentele justificative, pentru fiecare activitate în parte. Facturile
emise de operatorul economic către MMFPSPV trebuie să fie însoţite de un raport financiar detaliat de justificare
a cheltuielilor şi a procedurilor utilizate, precum şi de documente justificative.
De asemenea, operatorul economic va furniza MMFPSPV pe suport electronic, pe CD, forma originală pentru
toate documentele justificative, pentru toate facturile proprii, pentru toate documentele de plată, rapoarte de
recepţie sau orice alt document justificativ necesar pentru validarea plăţilor efectuate de acesta.
Operatorul economic îşi va detalia oferta financiară pe categoriile de cheltuieli indicate mai sus fără a depăşi
valoarea maximă alocată conform proiectului, pe fiecare activitate.
Operatorul economic ofertant nu va include în oferta financiară cheltuielile cu personalul propriu.
Pag. 18 din 18
9. BUGETUL CONTRACTULUI DE ACHIZIŢIE
În conformitate cu bugetul aprobat al proiectului “„Implementarea unui sistem de elaborare de politici publice în domeniul incluziunii sociale la nivelul MMFPSPV”, valoarea estimată pentru achiziționarea acestor servicii
este de 2.993.632 lei, fără TVA.
Prezentul caiet de sarcini este anexă la contractul încheiat cu operatorul economic.
Speranța Georgeta Ionescu
Director General
Sebastian TĂNASE
Șef Serviciu SIAPFFEN
Dragomir Florin
Manager proiect