Calendrier detaille des activites de communication
Compte rendu de Runion
`
Plan daction - Gestion du changement et de la communication
Projet:
Leader du projet:
Agent Lean attitr:
Date dadoption:
Dernire mise jour le:
2012-07-18
Note:
Cet outil de travail trace les grandes lignes des tapes de dmarrage dun projet Lean. Il facilite la planification des actions venir et permet de les anticiper. Le promoteur et le leader du projet sont appuys dans cette dmarche par lagent Lean attitr au dossier qui les accompagne et les appuie travers chacune des tapes du processus. La Direction des ressources humaines et du dveloppement des comptences et la Direction des communications offrent le soutien et met des ressources la disposition des quipes pour soutenir la gestion du changement et de la communication.
DMAIIC
NO
QUOI
PAR QUI
QUI
COMMENT
QUAND
POURQUOI - ENJEUX
D F I N I R
1
Rencontre stratgique de dmarrage du projet
Agent Lean1
Promoteur2
Leader3
Rencontre en groupe restreint
Power Point
Fiche de qualification??
la suite du comit de direction lorsque le choix du projet est arrt
En post-lean: le comit directeur lquipe de GIPP prendra le relais.
Gestion du changement
Dfinir la raison dtre du projet, la faisabilit, les tapes venir, lchancier
Clarifier les rles de chacun (direction, chef, agent Lean), les attentes respectives, l'implication oprationnelle, le soutien offert (direction, DCOM, DRHDC)
tablir la composition prliminaire du groupe de travail reprsentatif
Analyser les risques/parties prenantes
Soutenir le leader pour planifier la capacit de remplacement du personnel (liste de rappel)
Gestion de la communication discours stratgique et oprationnel
Identifier les enjeux et les zones sensibles (messages)
Identifier les proccupations et adapter la stratgie de communication
Convenir de la stratgie de dvoilement et des dates
Maintenir lembargo sur linformation jusquau dvoilement
Identifier les actions de communication et les publics-cibles
Dfinir les messages (grandes lignes) et dsigner les porte-parole
Consulter le coffre outils pour dfinir les meilleurs moyens de communication
2
Annonce du projet
Porte-parole choisi en fonction de limpact dsir
Participation:
Directeur de projet (DEQIPP)
Promoteur
Leader
quipe du secteur dsign
Gestionnaires HSFA
Directeurs
Partenaires internes
Tourne ou rencontre debout (scrum) sur les lieux de travail du secteur dsign
Dure 10 15 minutes
Tt le matin, quand il est possible de rassembler un grand nombre de personnes
Rpter lactivit, au besoin, pour joindre le plus grand nombre de personnes
Gestion du changement
Informer les quipes concernes par le projet : porte du projet, chances, contribution des employs, quipe mdicale et autres secteurs, besoins imminents de consultation
Mobiliser les quipes pour obtenir leur participation au projet
Gestion de la communication discours partisan (motivation)
Transmettre linformation en primeur aux personnes concernes
Sassurer de la reprsentativit de tous les corps demplois ou autres
Rpondre aux interrogations
Poursuivre par une information en cascade auprs des autres publics internes
Gestionnaires HSFA
Autres gestionnaires CHUQ
Directeurs
Partenaires internes
Rencontre auditorium Roger-Brault (45 minutes)
Milieu AM
Gestion du changement
Informer le personnel cadre de l'HSFA, les partenaires qui sont parties prenantes du projet
Prciser les attentes envers les cadres (rle de relayeurs d'information auprs de leurs quipes)
Gestion de la communication - discours stratgique et oprationnel (rallier)
Transmettre un message stratgique dont l'intention est de motiver et de susciter l'intrt
Synchroniser les annonces, si possible, selon les vagues de dmarrage des projets pour viter la rptition
Prparer les messages et les rpartir entre les porte-parole
CHUQ
Communiqu interne
Coffre outils
Fin AM pour le communiqu
Gestion de la communication - discours informatif
Informer lensemble du CHUQ la suite de la rencontre
Utiliser les outils de communication de masse pour largir le rayonnement de linformation
Sassurer de la cohrence des messages tous les niveaux
M E S U R E R
3
Communication
constats
prochaines tapes
Leader
Agent Lean
quipe du secteur dsign
Rencontre debout (scrum) par quart de travail ou courriel par le leader
Affichage local
Tt le matin, pour rassembler un grand nombre de personnes
Rpter lactivit pour les autres quarts de travail si ncessaire
Gestion du changement
Prsenter les tapes du projet, sa raison dtre, le calendrier de travail, le rle des principaux acteurs, les attentes, la collaboration terrain souhaite (mobilisation)
Identifier les proccupations par rapport au projet
Rpondre aux questions
Gestion de la communication discours partisan (motiver)
Informer lquipe par des actions de proximit
4
Identification des participants du groupe de travail (atelier Kaizen)
Demandes de participation, remplacement
Promoteur
Leader
Agent Lean
Gestionnaires concerns
Rencontres informelles
Appels tlphoniques
Courriel de pravis
dfinir
Gestion du changement
Assurer une reprsentativit de tous les secteurs
Valider la capacit de remplacement du personnel
Informer du niveau de participation souhait (membre ou ad hoc)
Prvenir de la consultation rapide des membres du personnel cibl
Aviser de la demande imminente de remplacement du personnel
5
Demande formelle de participation au groupe de travail (atelier Kaizen)
Leader
Personnel cibl pour faire partie du groupe de travail
Rencontres individuelles
Document synthse Fujitsu Participants un atelier Kaizen
Courriel standardis de confirmation
dfinir
Gestion du changement
Mobiliser les acteurs cls dans le but de susciter leur adhsion
Expliquer le rle attendu, les attentes, les modalits de fonctionnement
Conscientiser limpact de leur participation incluant leur contribution dans la mise en uvre du plan daction
Gestion de la communication discours oprationnel
Transmettre un message uniforme chaque participant
Privilgier lintervention directe des gestionnaires
6
Prsentation du groupe de travail (atelier Kaizen)
Leader
Agent Lean
Autres intervenants du secteur dsign
Rencontre debout (scrum) par quart de travail
Tableau daffichage interne
Ds la confirmation de la participation des membres du groupe de travail
Gestion du changement
Expliquer le rle attendu du groupe de travail et des autres intervenants de lquipe, motiver le choix des personnes pour la composition du groupe de travail
Solliciter la collaboration de tous au projet
Gestion de la communication discours partisan (rallier)
Inviter louverture et la discussion
Leader
Agent Lean
Autres intervenants concerns hors du secteur vis
Partenaires
Organisations syndicales
Coffre outils
En cascade
Gestion de la communication discours informatif
Actualiser linformation (communication de masse) sur la composition du groupe de travail pour viter les rumeurs
Conserver lintrt et le fil de lactualit
Donner une identit (rfrence)
Assurer la cohrence des messages en tout temps
Directeur du projet (DEQIPP)
CHUQ
7
Bilan de la collecte de donnes (VOE, VOC, VOP)
Stratgie daction
Agent Lean
Promoteur
Leader
(autres gestionnaires du secteur dsign)
Rencontre en groupe restreint
Prsentation Power Point
Ds la fin de la collecte de donnes
Gestion du changement
Mettre en commun les orientations et les recommandations la suite de la collecte de donnes et les constats qui en dcoulent
Analyser les risques inhrents la russite du projet
Dfinir les limites, laborer la stratgie doptimisation, valider les conditions de succs
Prparer la communication aux quipes
Expliquer le rle des employs invits participer un atelier Kaizen
Gestion de la communication discours informatif et oprationnel
Recommander les stratgies adopter en vue du transfert de linformation vers leur quipe
8
Prsentation sommaire du bilan de la collecte de donnes
tat davancement du projet
Promoteur???
Directeurs???
Comit tactique???
Prsentation Power Point
Fiche A4 de projet
Lors du comit de direction??? est-ce que cette tape est ralise?
Lors dune rencontre bimensuelle prcdant la tenue de latelier Kaizen
Gestion du changement
Obtenir le soutien des directeurs, susciter leur adhsion
Sassurer dune cohrence et dune cohsion entre les dcisions et laction, mesurer les impacts
Assurer l