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CAPÍTULO V
Diseño de la Investigación
REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
UNIVERSIDAD Dr. RAFAEL BELLOSO CHACÍN
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
ESCUELA DE CONTADURÍA PÚBLICA
DISEÑO DE UN SISTEMA ADMINISTRATIVO CONTABLE PARA
LA UNIDAD EDUCATIVA REBECA SOTO DE MOLERO
PRESENTADO POR:
Br. LILIANA PEREA
UNIDAD EDUCATIVA COLEGIO
REBECA SOTO DE MOLERO
CONTENIDO DEL DISEÑO
v INTRODUCCIÓN.
v JUSTIFICACIÓN DEL DISEÑO.
v OBJETIVO GENERAL DEL DISEÑO.
v OBJETIVOS ESPECÍFICOS DEL DISEÑO.
v ALCANCE DEL DISEÑO.
v ESTRUCTURA DEL DISEÑO.
v POLITICAS GENERALES DEL SISTEMA ADMINISTRATIVO
CONTABLE
v NORMAS DEL SISTEMA ADMINISTRATIVO CONTABLE.
v PROCEDIMIENTOS DEL SISTEMA ADMINISTRATIVO
CONTABLE
v FORMULACIÓN DEL PLAN DE CUENTAS PARA LA
PRESENTACIÓN DE LOS ESTADOS FINANCIEROS.
v FORMATOS DE CONTROL INTERNO DEL SISTEMA
ADMINISTRATIVO CONTABLE.
v DIAGRAMAS DE FLUJO PARA LOS PROCESOS
ADMINISTRATIVOS CONTABLES.
v FACTIBILIDAD DEL DISEÑO.
v COSTO DEL DISEÑO.
Elaborado por: Perea
Vigencia: Revisado por:
Aprobado por:
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INTRODUCCIÓN
Un Sistema Administrativo Contable es una herramienta fundamental,
que permite procesar la información y registrar las operaciones que se originan
en cualquier organización.
Este tipo de sistema está compuesto por dos enfoques
que lo hacen importante, estos son: el enfoque Administrativo, que se asocia
con lo cotidiano y es el encargado de proponer soluciones para la toma de
decisiones por medio del trabajo en conjunto a la aplicación de
principios, técnicas y prácticas, y el enfoque Contable que viene
posteriormente, como forma de registro orgánico para producir la información
jurídica y gerencial.
El Diseño del Sistema Administrativo Contable va a definir claramente
cada una de las funciones, deberes, actividades y tareas que realiza el personal
adscrito al Departamento Directivo y Administrativo de la Unidad Educativa
Rebeca Soto de Molero, describiendo así las políticas, normas y
procedimientos a seguir en el desarrollo de las actividades. Además este
instructivo servirá para informar y entrenar a los empleados sobre el desarrollo
operativo y rutinario de las labores realizadas en dicho departamento.
De este modo, será más fácil orientar los esfuerzos dedicados y los
recursos empleados por cada uno de los integrantes para lograr
satisfactoriamente las metas y objetivos organizacionales.
Elaborado por: Perea
Vigencia: Revisado por:
Aprobado por:
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Por último, es importante señalar que la finalidad de este
diseño consiste en documentar con precisión, el funcionamiento sistemático
de las actividades, permitiendo reducir cualquier pérdida de tiempo que
se registre en sus operaciones, y obtener los resultados planificados.
JUSTIFICACION DEL DISEÑO
El presente Diseño se considerará como una herramienta de información
económica financiera, que ayuda a cubrir las necesidades que existen en la
Unidad Educativa Rebeca Soto de Molero.
Los resultados obtenidos en la investigación permitieron
comprobar que la Unidad Educativa Rebeca Soto de Molero, no cuenta
con herramientas de información que contengan políticas, normas,
procedimientos ni formatos de control interno administrativo contable,
originando una falta de control y coordinación al momento de la realización de
las actividades.
Por las razones antes mencionadas, se hace necesario el Diseño de un
Sistema Administrativo Contable, que le permitan llevar un mejor
control de todas las operaciones y transacciones que se realizan en la
institución y así poder desarrollarse bajo los preceptos de eficacia y eficiencia
en sus procesos.
Elaborado por: Perea
Vigencia: Revisado por:
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OBJETIVO GENERAL
v Proporcionar al personal Directivo y Administrativo el manejo de la
información Administrativa Contable, de una manera eficaz, eficiente y de
forma adecuada, cumpliendo con los requerimientos y necesidades de la
Unidad Educativa Rebeca Soto de Molero.
OBJETIVOS ESPECIFICOS
v Proporcionar parámetros que guíen la ejecución del Sistema
Administrativo Contable.
v Establecer las políticas, normas y procedimientos que permitan la
efectividad en las operaciones de la institución.
v Diseñar formatos de control interno para el Sistema Administrativo
Contable.
v Formulación de un Plan de Cuentas para la presentación de los estados
financieros.
v Elaborar Diagramas de Flujo para los procesos Administrativo Contable.
ALCANCE DEL DISEÑO
La presente herramienta de gestión comprende la documentación
descrita, pertinente y oportuna de las funciones asignadas al personal que
representan el departamento administrativo contable, así como también
establecer las relaciones correspondientes entre las políticas, normas y
procedimientos planificadas para el buen funcionamiento de dicho
departamento.
Elaborado por: Perea
Vigencia: Revisado por:
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POLITICAS GENERALES ADMINISTRATIVA CONTABLE
Las políticas de la Unidad Educativa Rebeca Soto de Molero, serán
formuladas desde el punto de vista general de la institución, teniendo como
finalidad regular todas las actividades administrativas contables referente a
los registros, tratamientos , procedimientos y presentación resumida de las
transacciones financieras.
Respondiendo a las características de la naturaleza de la institución se
han planteado las siguientes Políticas Generales:
v Los ingresos por el cobro de las matriculas se cobrarán a los padres y
representantes los primeros cinco (5) días de cada mes.
v Los pagos además de efectuarse a través de la caja de la institución,
pueden efectuarse a través de las instituciones bancarias asignadas por la
misma.
v Los depósitos se harán a nombre de la Unidad Educativa Rebeca Soto
de Molero en la cuenta correspondiente.
v Se establece un máximo de cinco (5) días para el pago atrasado de la
mensualidad.
v Los ingresos obtenidos por la cancelación de la mensualidad en efectivo
se depositarán diariamente.
v Las relaciones laborales de la empresa con sus trabajadores se regirán
a través de la normativa legal vigente.
v Como política de pago para la nómina se establece la cancelación del
50% del sueldo básico en la primera quincena de cada mes y el otro 50%
al final de cada mes.
Elaborado por: Perea
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v El pago de las utilidades se cancelarán la primera quincena del mes de
Diciembre
v Las vacaciones se cancelarán la ultima semana del mes de
Julio.
v El fondo fijo de caja chica está destinado a gastos menores.
v Las facturas deberán cumplir con los requisitos que exige la Ley.
v Realizar mensualmente las Conciliaciones Bancarias.
v Registrar mensualmente los ingresos y egresos.
v Llevar actualizados los Libros Contables Obligatorios.
v Los registros contables se efectuarán de forma oportuna en términos
monetarios y en el momento en que ocurra la operación o
transacción.
v Elaborar y presentar los Balances Financieros a consideración de la
Dirección de la Unidad Educativa Rebeca Soto de Molero.
v NORMAS ADMINISTRATIVAS CONTABLES PARA LA
RECEPCIÓN DEL COBRO DE LA MENSUALIDAD:
1. Controlar mensualmente los pagos realizados por el
representante.
2. El departamento administrativo es el encargado de recibir el pago de las
mensualidades.
3. El horario de atención para la cancelación de la mensualidad es de
9:00 a 11:00 a.m de lunes a viernes.
Elaborado por: Perea
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4. Al finalizar el año escolar los representantes deben cancelar todas las
deudas que tengan con la institución.
v PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO CONTABLE PARA
LA RECEPCIÓN DEL COBRO DE LA MENSUALIDAD:
Para lograr la efectividad del proceso educativo dentro de la institución
se cuenta con la mensualidad asignada por alumno la cual deberá ser
cancelada siguiendo el siguiente procedimiento:
RESPONSABLE ACCION
ADMINISTRADOR
.- Recibe el efectivo o planilla de depósito por
parte del representante y procede a realizar
comprobante de pago (formato N° 1), en original
y dos (2) copias, sellándolo y entregándolo al
representante que cancela el original, otra la
archiva en la carpeta correspondiente al
representante y la otra copia la envía al
departamento contable.
ASISTENTE
CONTABLE
CONTADOR
.- Recibe comprobante de pago (Formato N° 1),
elabora registros contables y envía al contador.
.- Recibe y revisa los registros contables, si se
encuentran errores devuelve para su respectiva
corrección. Elaborado por:
Perea Vigencia: Revisado por:
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ADMINISTRADOR REPRESENTANTE ASISTENTE CONTABLE
CONTADOR
Recibe original de comprobantede
pago
FIN
Recibe Registro
Revisa y apruebaRegistrosElabora
comprobantede pago, entrega y
envía
Archivo en carpeta de representante
INICIO
Recibe efectivoo planilla de
depósito
Recibe copia del comprobantey
elabora registroscontables
Recibe copia de comprobantede
pago
Envía al Contador para
revisar y aprobar
ADMINISTRADOR REPRESENTANTE ASISTENTE CONTABLE
CONTADOR
Recibe original de comprobantede
pago
FIN
Recibe Registro
Revisa y apruebaRegistrosElabora
comprobantede pago, entrega y
envía
Archivo en carpeta de representante
INICIO
Recibe efectivoo planilla de
depósito
Recibe copia del comprobantey
elabora registroscontables
Recibe copia de comprobantede
pago
Envía al Contador para
revisar y aprobar
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v DIAGRAMA DE FLUJO PARA LA RECEPCIÓN
DEL COBRO DE LA MENSUALIDAD
Elaborado por: Perea
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Urb. Fundación Mendoza, Calle 126 N° 17 -54, Los Haticos Maracaibo Estado – Zulia Teléfono: (0261) 7652641
RIF: J-30188197-4
FORMATO # 1 COMPROBANTE DE PAGO
Recibo N° ----------- Monto ------------- Bs Maracaibo, --------- de ----------- de 2.00 ------- He(mos) recibido de: ----------------------------------------------- La cantidad de ----------------------------------------------- Bolívares Correspondiente a: ------------------------------------------------------------- Banco ---------------------- # de depósito ---------------------- Efectivo ------------------------- Sello Recibe Conforme
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FORMATO # 1
COMPROBANTE DE PAGO:
v Uso: es un documento de uso interno utilizado para registrar los
ingresos obtenidos por concepto del cobro de las mensualidades.
v Instrucción para el llenado del formato:
1. Fecha: debe indicarse la fecha correspondiente al día que se recibe el
pago.
2. He(mos) recibido de: debe indicarse el nombre del representante que
cancela.
3. Cantidad Cancelada: se indicarán el monto que se está cancelando.
4. Correspondiente a: se indica el mes de la mensualidad que se
cancela.
5. Banco: se coloca debe indicarse el nombre de la institución bancaria
donde se canceló.
6. Número # del depósito: debe indicarse el número de la planilla de
depósito.
7. Efectivo: se señala si cancela en efectivo.
8. Recibe conforme: nombre y firma de quien recibe el pago o planilla de
depósito.
9. Sello: sello de la institución.
Elaborado por: Perea
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Urb. Fundación Mendoza, Calle 126 N° 17-54, Los Haticos Maracaibo Estado – Zulia Teléfono: (0261) 7652641
RIF: J-30188197-4
FORMATO # 2 ESTADO DE CUENTA DEL CLIENTE
Año escolar ------------ Nombre del Representante ----------------------------------------- # del Representante -------------------------------------------------- Costo de la Mensualidad ---------------- Bs # de Mensualidades ----------- # de Mensualidades Canceladas ----------- # de Mensualidades Pendientes ------------ Total Cancelado -------------- Bs Saldo pendiente -------------- Bs
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FORMATO # 2
ESTADO DE CUENTA DEL CLIENTE
v Uso: es un documento de uso interno que muestra el movimiento que
durante un mes ha realizado el representante al momento de cancelar sus
mensualidades.
v Instrucción para el llenado del formato:
1. Año escolar: debe indicar el año en curso.
2. Nombre del Representante: debe colocarse el nombre del
representante.
3. # del Representante: debe anotarse el número que se le ha otorgado
al momento de la inscripción.
4. Costo de la mensualidad: debe indicar el valor correspondiente a
la cuota mensual que se debe cancelar expresada en
bolívares.
5. # de Mensualidades: debe indicarse el total de las mensualidades
correspondientes al año escolar.
6. # de Mensualidades canceladas: debe indicarse el monto de la
mensualidades canceladas.
7. # de mensualidades pendientes: debe indicarse el número de
mensualidades atrasadas o pendientes de cobro.
8. Total Cancelado: debe indicarse el total que ha cancelado.
9. Saldo Pendiente: debe indicarse el saldo que queda pendiente de
cobro para los meses próximos.
Elaborado por: Perea
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v NORMAS ADMINISTRATIVAS CONTABLES PARA
RECURSO HUMANO:
1. Controlar diariamente la asistencia del personal que labora dentro de la
institución.
2. El sobre de pago será entregado únicamente al trabajador, con
excepción de que el este se encuentre imposibilitado, en este caso se le
entregará a un familiar que venga autorizado por el trabajador.
3. El pago de la nómina se realizará antes de terminar la jornada laboral
del día.
4. No se hacen prestamos ni adelantos de la quincena.
5. Los cálculos aritméticos de las utilidades y vacaciones serán
elaboradas por el asistente administrativo con una semana antes de su
cancelación.
v PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO CONTABLE
DE RECURSO HUMANO:
Este proceso consistirá en el cálculo del pago o remuneración que le
corresponde a cada empleado por la prestación de su servicios dentro de la
Unidad Educativa Rebeca Soto de Molero.
Dentro del proceso de Recursos Humanos tenemos:
v Pago de Nómina
v Pago de Utilidades.
v Pago de Vacaciones.
Elaborado por: Perea
Vigencia: Revisado por:
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v PROCEDIMIENTO PARA EL PAGO DE LA NOMINA:
RESPONSABLE ACCION
DIRECTOR
.- Autoriza la elaboración y cálculo de nómina y envía
autorización al Asistente Administrativo.
ASISTENTE
ADMINISTRATIVO
ADMINISTRADOR
.- Recibe autorización por parte del Director de la
Institución.
.- Revisa los días laborados, horas trabajadas,
permisos, inasistencias y observaciones a través del
control diario de asistencia del trabajador (formato N° 3)
.- Calcula y totaliza el pago de cada empleado a
través del cálculo de la nómina (formato N° 4) en
original y dos (2) copias y envía al Administrador.
.- Recibe original y copia de los cálculos de nómina
(formato N° 4 ) de cada empleado.
.- Verifica los cálculos, si se encuentran errores
devuelve al Asistente para sus respectivas
correcciones, sino elabora y entrega cheques a los
trabajadores con su respectivo cálculo de nómina
(formato N° 4) en original, y dos copias, una copia se
Elaborado por:
Perea Vigencia: Revisado por:
Aprobado por:
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PROCEDIMIENTO PARA EL PAGO DE LA NOMINA:
RESPONSABLE ACCION
ADMINISTRADOR
ASISTENTE
CONTABLE
archiva en la carpeta de cada trabajador, y la
otra se le envía al Asistente Contable mientras que la
original se le entrega al trabajador al momento de la
cancelación de sus utilidades. .
.- Recibe copia del cálculo de la nómina (formato N° 4)
y procede a realizar los respectivos registros contables
de la nómina que se esta cancelando.
.- Envía registros contables y copia del cálculo de la
nómina (formato N° 4) al contador.
CONTADOR
.- Recibe registros contables y copia del cálculo de la
nómina (formato N° 4) del Asistente Contable.
.- Verifica y revisa los registros contables si se
encuentran errores devuelve al Asistente Contable para
sus respectivas correcciones, sino aprueba los
registros y archiva en carpetas la copia del cálculo de
la nómina (formato N° 4)
Elaborado por:
Perea Vigencia: Revisado por:
Aprobado por:
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DIRECCIÓNASISTENTE
ADMINISTRATIVOASISTENTE CONTABLE CONTADORADMINISTRADOR
Solicita al AsistenteNuevos
Registros
Revisalos
RegistrosContables
FINArchivan
Lo aprueban
NO
SI
Recibecopia de Cálculos
Recibe copia de cálculos y elabora registro contable y envía al Contador
Envía el Contador para
revisary aprobar
Solicita al AsistenteNuevosCálculos
Verificarlos
Cálculos
Lo aprueban
NO
SI
ElaboranCheques
EntreganCheques al Trabajador
Envíancopia al
Asistente
Archivan en carpetas
de Nómina
Verificar en Formato
Asistencia Diaria
Cálculo Nóminay envía copias
INICIO
Autoriza la elaboración de la Nómina y envío
DIRECCIÓNASISTENTE
ADMINISTRATIVOASISTENTE CONTABLE CONTADORADMINISTRADOR
Solicita al AsistenteNuevos
Registros
Revisalos
RegistrosContables
FINSoportes
Lo aprueban
NO
SI
Recibecopia de Cálculos
Envía el Contador para
revisary aprobar
Solicita al AsistenteNuevosCálculos
Verificarlos
Cálculos
Lo aprueban
NO
SI
ElaboranCheques
EntreganCheques al Trabajador
Envíancopia al
Asistente
Archivan en carpetas
de Nómina
Verificar en Formato
Asistencia Diaria
Cálculo Nóminay envía copias
INICIOEnvía la elaboración
de la Nómina y envía al Asistente
DIRECCIÓNASISTENTE
ADMINISTRATIVOASISTENTE CONTABLE CONTADORADMINISTRADOR
Solicita al AsistenteNuevos
Registros
Revisalos
RegistrosContables
FINArchivan
Lo aprueban
NO
SI
Recibecopia de Cálculos
Recibe copia de cálculos y elabora registro contable y envía al Contador
Envía el Contador para
revisary aprobar
Solicita al AsistenteNuevosCálculos
Verificarlos
Cálculos
Lo aprueban
NO
SI
ElaboranCheques
EntreganCheques al Trabajador
Envíancopia al
Asistente
Archivan en carpetas
de Nómina
Verificar en Formato
Asistencia Diaria
Cálculo Nóminay envía copias
INICIO
Autoriza la elaboración de la Nómina y envío
DIRECCIÓNASISTENTE
ADMINISTRATIVOASISTENTE CONTABLE CONTADORADMINISTRADOR
Solicita al AsistenteNuevos
Registros
Revisalos
RegistrosContables
FINSoportes
Lo aprueban
NO
SI
Recibecopia de Cálculos
Envía el Contador para
revisary aprobar
Solicita al AsistenteNuevosCálculos
Verificarlos
Cálculos
Lo aprueban
NO
SI
ElaboranCheques
EntreganCheques al Trabajador
Envíancopia al
Asistente
Archivan en carpetas
de Nómina
Verificar en Formato
Asistencia Diaria
Cálculo Nóminay envía copias
INICIOEnvía la elaboración
de la Nómina y envía al Asistente
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v DIAGRAMA DE FLUJO PARA EL PAGO DE NOMINA.
Elaborado por: Perea
Vigencia: Revisado por:
Aprobado por:
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Elaborado por: Perea
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Vigencia: Revisado por:
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Urb. Fundación Mendoza, Calle 126 N° 17-54, Los Haticos Maracaibo Estado – Zulia Teléfono: (0261) 7652641
RIF: J-30188197-4
FORMATO # 3 CONTROL DIARIO DE ASISTENCIA DEL TRABAJADOR
Día ---------- Fecha ---------- Nombre y Apellido del Empleado -------------------------------- Turno ------------------- Hora de Entrada ----------------- Firma ------------ Hora de Salida ------------------- Firma ------------ Total Horas Trabajadas ----------------------------- Permisos ---------------------------------------------------------------- Inasistencia ------------------------------------------------------------- Observaciones --------------------------------------------------------- -------------------------------------------------------------------------------
Revisado por
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FORMATO # 3
CONTROL DIARIO DE ASISTENCIA DEL TRABAJADOR
v Uso: es un documento de uso personal donde el trabajador diariamente
registrará su asistencia al inicio y final de la jornada de trabajo.
v Instrucción para el llenado del formato :
1. Fecha: debe indicarse la fecha del día que se labora.
2. Nombre y apellido del empleado: debe identificarse el nombre y
apellido del empleado.
3. Turno: debe indicarse el turno de la jornada de trabajo.
4. Hora de Entrada: el empleado debe indicar la hora de llegada.
5. Firma: el empleado debe para dejar constancia de su llegada a
través de su firma.
6. Hora de Salida: el empleado debe indicar la hora de salida.
7. Firma: el empleado debe soporta su salida a través de su firma.
8. Total Horas Trabajadas: indica el total de horas trabajadas en un día
laboral
9. Permisos: debe indicar si solicitó permiso durante la jornada de
trabajo.
10. Inasistencia: debe indicar si tuvo inasistencia.
11. Revisado por: debe indicar el nombre de la persona que revisa el
formato.
Elaborado por: Perea
Vigencia: Revisado por:
Aprobado por:
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Elaborado por: Perea
Vigencia: Revisado por:
Aprobado por:
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Elaborado por Revisado por
Elaborado por: Perea
Vigencia: Revisado por:
Aprobado por:
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Urb. Fundación Mendoza, Calle 126 N° 17-54, Los Haticos Maracaibo Estado – Zulia Teléfono: (0261) 7652641
RIF: J-30188197-4
FORMATO # 4 CÁLCULO DE NÓMINA
N° Nombre del Sueldo Inasistencia S.S.O S.P.F L.P.H Total Total Cheque Firma Empleado Quincenal o Deducciones a N° Bs Retardos Pagar
Nómina del personal Directivo y Docente Correspondiente a la Quincena del Mes del Año
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FORMATO # 4
NOMINA
v Uso: es un documento de uso interno en el cual se registran en forma
detallada la liquidación del salario de cada uno de los trabajadores de la
institución, conforme a la legislación laboral vigente y los acuerdos
pactados en el contrato de trabajo.
v Instrucción para el llenado del formato :
1. Fecha: debe anotarse la fecha del día que se labora.
2. Nombre y apellido del empleado: debe escribirse el nombre y apellido
del empleado.
3. Correspondiente a: debe indicarse el número de la quincena que se va
a cancelar.
4. Firma: debe indicarse la firma del trabajador que se le cancela
5. Mes: debe señalarse el mes de la quincena que se va a cancelar.
6. Año: debe indicarse el año que está en curso.
7. Elaborado por: debe escribirse el nombre de la persona que elabora los
cálculos de la nómina.
8. Revisado por: debe indicar el nombre de la persona que revisa el
formato.
Elaborado por: Perea
Vigencia: Revisado por:
Aprobado por:
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v PROCEDIMIENTO PARA EL PAGO DE LAS UTILIDADES:
RESPONSABLE ACCION
DIRECTOR
.- Autoriza la elaboración y cálculo de las utilidades y
envía autorización al Asistente Administrativo.
ASISTENTE
ADMINISTRATIVO
ADMINISTRADOR
.- Recibe autorización por parte del Director de la
Institución.
.- Prepara el cálculo de las utilidades (formato N° 5) de
acuerdo a lo establecido en la Ley Orgánica del Trabajo
según su Art 174, en original y dos (2) copias y envía al
Administrador.
.- Envía cálculo de utilidades (formato N° 5) en original y
copias al Administrador.
.- Recibe original y copia de los cálculos de las
utilidades (formato N° 5) de cada empleado.
.- Verifica los cálculos, si se encuentran errores
devuelve al Asistente Administrativo para sus
respectivas correcciones, sino se encuentran errores
elabora y entrega cheques a los trabajadores con su
respectivo cálculo de utilidades (formato N° 5)
solicitando firma al trabajador que se le cancela su pago
Elaborado por:
Perea Vigencia: Revisado por:
Aprobado por:
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PROCEDIMIENTO PARA EL PAGO DE LAS UTILIDADES
RESPONSABLE ACCION
ADMINISTRADOR
ASISTENTE
CONTABLE
quedando se este con la original del formato N°
5,
una copia se archiva en las carpetas correspondiente
a cada trabajador y la otra copia se le envía al
Asistente Contable.
.- Recibe copia del cálculo de utilidades (formato N°
5) y procede a realizar los respectivos registros
contables del pago de las utilidades.
.- Envía registros contables y copias del cálculo de
utilidades (formato N° 5) y envía al contador.
CONTADOR
.- Recibe registros contables del Asistente Contable.
.- Verifica y revisa los registros contables si se
encuentran errores devuelve al Asistente Contable
para sus respectivas correcciones, sino aprueba los
registro y archiva en carpetas la copia cálculo de
utilidades (formato N° 5).
Elaborado por: Perea
Vigencia: Revisado por:
Aprobado por:
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DIRECCIÓNASISTENTE
ADMINISTRATIVOASISTENTE CONTABLE CONTADORADMINISTRADOR
Solicita al AsistenteNuevos
RegistrosContables
Revisalos
RegistrosContables
FINArchivan
Lo aprueban
NO
SI
Recibe copiade
Desembolso
Recibe copia de cálculos y elabora
registros contablesde control
Envía el Contadorpara
revisary aprobar
Solicita al AsistenteNuevos
Cálculos
Recibe y revisa
Cálculos
Lo aprueban
NO
SI
ElaboranCheques
EntreganCheques al Trabajador
Envíancopia al
Asistente
Archivan en carpetas
de Nómina
RecibeAutorizaci ón
Elabora Cálculossegún la Ley
INICIO
Autoriza la elaboración y
Cálculos de lasutilidades
FIN
EnvíanCálculos
DIRECCIÓNASISTENTE
ADMINISTRATIVOASISTENTE CONTABLE CONTADORADMINISTRADOR
Solicita al AsistenteNuevos
RegistrosContables
Revisalos
RegistrosContables
FINSoporte
Lo aprueban
NO
SI
Recibe copiade
Desembolso
Envía el Contadorpara
revisary aprobar
Solicita al AsistenteNuevos
Cálculos
Recibe y revisa
Cálculos
Lo aprueban
NO
SI
ElaboranCheques
EntreganCheques al Trabajador
Envíancopia al
Asistente
Archivan en carpetas
de Nómina
RecibeAutorizaci ón
Elabora Cálculossegún la Ley
INICIO
Autoriza la elaboración y
Cálculos de lasutilidades
FIN
EnvíanCálculos
DIRECCIÓNASISTENTE
ADMINISTRATIVOASISTENTE CONTABLE CONTADORADMINISTRADOR
Solicita al AsistenteNuevos
RegistrosContables
Revisalos
RegistrosContables
FINArchivan
Lo aprueban
NO
SI
Recibe copiade
Desembolso
Recibe copia de cálculos y elabora
registros contablesde control
Envía el Contadorpara
revisary aprobar
Solicita al AsistenteNuevos
Cálculos
Recibe y revisa
Cálculos
Lo aprueban
NO
SI
ElaboranCheques
EntreganCheques al Trabajador
Envíancopia al
Asistente
Archivan en carpetas
de Nómina
RecibeAutorizaci ón
Elabora Cálculossegún la Ley
INICIO
Autoriza la elaboración y
Cálculos de lasutilidades
FIN
EnvíanCálculos
DIRECCIÓNASISTENTE
ADMINISTRATIVOASISTENTE CONTABLE CONTADORADMINISTRADOR
Solicita al AsistenteNuevos
RegistrosContables
Revisalos
RegistrosContables
FINSoporte
Lo aprueban
NO
SI
Recibe copiade
Desembolso
Envía el Contadorpara
revisary aprobar
Solicita al AsistenteNuevos
Cálculos
Recibe y revisa
Cálculos
Lo aprueban
NO
SI
ElaboranCheques
EntreganCheques al Trabajador
Envíancopia al
Asistente
Archivan en carpetas
de Nómina
RecibeAutorizaci ón
Elabora Cálculossegún la Ley
INICIO
Autoriza la elaboración y
Cálculos de lasutilidades
FIN
EnvíanCálculos
UNIDAD EDUCATIVA COLEGIO
REBECA SOTO DE MOLERO
v DIAGRAMA DE FLUJO PARA EL PAGO DE UTILIDADES.
Elaborado por: Perea
Vigencia: Revisado por:
Aprobado por:
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Elaborado por: Perea
Vigencia: Revisado por:
Aprobado por:
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Elaborado por: Perea
Vigencia: Revisado por:
Aprobado por:
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Urb. Fundación Mendoza, Calle 126 N° 17 -54, Los Haticos Maracaibo Estado – Zulia Teléfono: (0261) 7652641
RIF: J-30188197-4
FORMATO # 5 PAGO DE UTILIDADES
Nombre del Trabajador: ----------------------- CI: --------------------- Estimado trabajador cumpliendo con las disposiciones
que exige la Ley Del Trabajo vigente, nos permitimos a
continuación presentarle la liquidación de sus utilidades para el
año ------------
Fecha de Ingreso a la Institución --------------------
Años de Antigüedad -------------------------------------
Lapso de Tiempo Incluido -----------------------------
Son ------------ Días de Utilidades ------------------ Bs
Pago realizado S/ Cheque # -------------------------
Nombre de la Institución Bancaria ------------------
Recibe Conforme
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FORMATO # 5
PAGO DE UTILIDADES
v Uso: es un documento de uso interno que permite calcular la liquidación
de las utilidades y bonificaciones del trabajador.
v Instrucción para el llenado del formato :
1. Trabajador: debe indicarse el nombre de la persona que se le cancela
las utilidades y bonificaciones.
2. CI: debe indicar el número de cédula del trabajador
3. Para el año: debe indicarse el año que se le cancela al trabajador por
concepto del pago de las utilidades.
4. Fecha de ingreso: muestra la fecha cuando el empleado comenzó a
trabajar en la empresa
5. Lapso de tiempo incluido: lapso a tomar para el calculo de las
utilidades.
6. Son: monto a pagar correspondiente a utilidades y bonificaciones.
7. Pago s/ cheque #: debe indicar el número del cheque.
8. Nombre de la Institución Bancaria: debe indicarse el nombre del
banco que pertenece el cheque.
9. Recibe Conforme: indica la firma del trabajador.
Elaborado por: Perea
Vigencia: Revisado por:
Aprobado por:
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v PROCEDIMIENTO PARA EL PAGO DE LAS
VACACIONES:
RESPONSABLE ACCION
DIRECTOR
.- Autoriza la elaboración y cálculo de las Vacaciones
(formato N° 6) y envía al Asistente Administrativo.
ASISTENTE
ADMINISTRATIVO
ADMINISTRADOR
.- Recibe autorización por parte del la Director de la
Institución.
.- Prepara el cálculo de las vacaciones (formato N° 6)
en original y dos (2) copias, de acuerdo a lo establecido
en la Ley Orgánica del Trabajo según su Art 219, y
envía al Administrador.
.- Envía cálculos de las vacaciones (formato N° 6) en
original y copias al Administrador.
.- Recibe original y copia de los cálculos de las
Vacaciones (formato N° 6) de cada empleado.
.- Verifica los cálculos, si se encuentran errores
devuelve al Asistente Administrativo para sus
respectivas correcciones, sino se encuentran errores
elabora y entrega cheques a los trabajadores con su
respectivos (formato N° 6) en original, solicitando la Elaborado por:
Perea Vigencia: Revisado por:
Aprobado por:
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REBECA SOTO DE MOLERO
PROCEDIMIENTO PARA EL PAGO DE LAS VACACIONES:
RESPONSABLE ACCION
ADMINISTRADOR
ASISTENTE
CONTABLE
firma del trabajador para luego proceder a
enviar una copia al asistente contable, y la otra se
archiva en la en las carpetas de cada trabajador y la
otra la envía al Asistente Contable
.- Recibe copia del cálculo de las vacaciones
(formato N° 6) y procede a realizar los respectivos
registros contables del pago de las vacaciones.
.- Envía registros contables y copia cálculo de las
vacaciones (formato N° 6) al Contador.
CONTADOR
.- Recibe registros contables y copia de los cálculos de
las vacaciones (formato N° 6) del Asistente Contable.
.- Verifica y revisa los registros contables si se
encuentran errores devuelve al Asistente Contable para
sus respectivas correcciones, sino se aprueban los
registros contables y se archiva en carpetas la copia
del cálculo de las vacaciones (formato N° 6).
Elaborado por: Perea
Vigencia: Revisado por:
Aprobado por:
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Archivan en carpetas
de Nómina
DIRECCIÓNASISTENTE
ADMINISTRATIVOASISTENTE CONTABLE CONTADORADMINISTRADOR
Solicita al AsistenteNuevos
RegistrosContables
Revisalos
RegistrosContables
FINArchivan
Lo aprueban
NO
SI
Recibe copiade
Desembolso
Envía el Contador para
revisar y aprobar
Solicita al AsistenteNuevosCálculos
Recibe y revisa
Cálculos
Lo aprueban
NO
SI
ElaboranCheques
EntreganCheques a
losTrabajadores
Envían copiaal Asistente
RecibeAutorización
Elabora Cálculossegún la Ley
INICIO
Autoriza la elaboración y
Cálculos de lasVacaciones
FIN
EnvíanCálculos
Archivan en carpetas
de Nómina
DIRECCIÓNASISTENTE
ADMINISTRATIVOASISTENTE CONTABLE CONTADORADMINISTRADOR
Solicita al AsistenteNuevos
RegistrosContables
Revisalos
RegistrosContables
FINArchivan
Lo aprueban
NO
SI
Recibe copiade
Desembolso
Envía el Contador para
revisar y aprobar
Solicita al AsistenteNuevosCálculos
Recibe y revisa
Cálculos
Lo aprueban
NO
SI
ElaboranCheques
EntreganCheques a
losTrabajadores
Envían copiaal Asistente
RecibeAutorización
Elabora Cálculossegún la Ley
INICIO
Autoriza la elaboración y
Cálculos de lasVacaciones
FIN
EnvíanCálculos
Elabora registro de los desembolsos
de los cheques
Archivan en carpetas
de Nómina
DIRECCIÓNASISTENTE
ADMINISTRATIVOASISTENTE CONTABLE CONTADORADMINISTRADOR
Solicita al AsistenteNuevos
RegistrosContables
Revisalos
RegistrosContables
FINArchivan
Lo aprueban
NO
SI
Recibe copiade
Desembolso
Envía el Contador para
revisar y aprobar
Solicita al AsistenteNuevosCálculos
Recibe y revisa
Cálculos
Lo aprueban
NO
SI
ElaboranCheques
EntreganCheques a
losTrabajadores
Envían copiaal Asistente
RecibeAutorización
Elabora Cálculossegún la Ley
INICIO
Autoriza la elaboración y
Cálculos de lasVacaciones
FIN
EnvíanCálculos
Archivan en carpetas
de Nómina
DIRECCIÓNASISTENTE
ADMINISTRATIVOASISTENTE CONTABLE CONTADORADMINISTRADOR
Solicita al AsistenteNuevos
RegistrosContables
Revisalos
RegistrosContables
FINArchivan
Lo aprueban
NO
SI
Recibe copiade
Desembolso
Envía el Contador para
revisar y aprobar
Solicita al AsistenteNuevosCálculos
Recibe y revisa
Cálculos
Lo aprueban
NO
SI
ElaboranCheques
EntreganCheques a
losTrabajadores
Envían copiaal Asistente
RecibeAutorización
Elabora Cálculossegún la Ley
INICIO
Autoriza la elaboración y
Cálculos de lasVacaciones
FIN
EnvíanCálculos
Elabora registro de los desembolsos
de los cheques
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v DIAGRAMA DE FLUJO PARA EL PAGO DE LAS
VACACIONES:
Elaborado por: Perea
Vigencia: Revisado por:
Aprobado por:
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Elaborado por: Perea
Vigencia: Revisado por:
Aprobado por:
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Preparado por ------------ Revisado por ------------ Fecha / /
Elaborado por: Perea
Vigencia: Revisado por:
Aprobado por:
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FORMATO # 6 CALCULO DE LAS VACACIONES
DATOS DEL TRABAJADOR: Nombre y Apellido ------------------------------------ CI: --------------- Cargo ------------------ Fecha de Ingreso ------------------- Años de Servicios ------------------ PERIODO DE VACACIONES: Fecha de Inicio ---------------------- Fecha de Reintegro ---------------- REMUNERACIÓN BASE PARA EL CALCULO
DIAS BS MONTO Días hábiles (Art 219) Pagos por Adicional por año de servicio (Art 219) Domingos y Feriados (Art 157) Bonificaciones especiales (Art 223) Total a Pagar
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FORMATO # 6
PAGO DE LAS VACACIONES
v Uso: es un documento de uso interno que permite calcular las
Vacaciones de cada trabajador.
v Instrucción para el llenado del formato:
1. Nombre y Apellido del Trabajador: debe indicar el nombre y apellido
del trabajador que solicita vacaciones.
2. CI: debe indicar el número de cédula del trabajador
3. Cargo: debe indicarse el cargo que ocupa el trabajador dentro de la
institución.
4. Fecha de Ingreso: debe indicarse el día, mes y año que ingreso el
trabajador a la institución.
5. Año de servicios: debe indicar los años sucesivos trabajados por el
empleado.
6. Fecha de Inicio: debe indicar la fecha a partir de la cual el empleado
gozará del período vacacional.
7. Fecha de Reintegro: muestra la fecha cuando el empleado tiene que
volver a sus actividades laborales.
8. Total a pagar: casilla correspondiente a total a pagar por concepto de
vacaciones
9. Preparado por: en la casilla correspondiente escriba el nombre de quien
preparó los cálculos y registre firma.
Elaborado por: Perea
Vigencia: Revisado por:
Aprobado por:
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10. Revisado por: en la casilla correspondiente escriba el nombre de quien
revisa los cálculos y registre firma.
v NORMAS ADMINISTRATIVO CONTABLE PARA EL FONDO
FIJO DE CAJA CHICA:
1. Todo pago realizado a través del Fondo Fijo de Caja Chica debe
presentar su factura original correspondiente sin tachaduras ni
enmendaduras.
2. La reposición del Fondo Fijo de Caja Chica se realizara en el
formato N° 8, donde aparecerán todos los gastos de acuerdo a su
naturaleza.
3. Los registros contables del reintegro del Fondo Fijo de Caja Chica se
realizaran inmediatamente se elabore y entregue el formato N° 8 con sus
respectivo comprobante y facturas.
v PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS CONTABLES
PARA EL FONDO FIJO DE CAJA CHICA:
Este proceso está compuesto por tres procedimiento:
v Solicitud del Dinero a través de Caja Chica
v Reposición de Caja Chica
v Arqueo de Caja Chica.
Elaborado por: Perea
Vigencia: Revisado por:
Aprobado por:
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v PROCEDIMIENTO PARA SOLICITUD DE DINERO A
TRAVÉS DE CAJA CHICA
RESPONSABLE ACCION
SOLICITANTE
.- Solicita al Administrador el dinero para la compra de
un material, artículo, pago de un servicio menor o
alguna eventualidad.
ASISTENTE
ADMINISTRATIVO
SOLICITANTE
ASISTENTE
ADMINISTRATIVO
.- Recibe solicitud y elabora un vale por la cantidad de
dinero solicitado.
.- El solicitante registra firma en el vale como soporte
de haber recibido el dinero.
.- Entrega el dinero al solicitante y guarda vale como
soporte de la entrega del efectivo.
.- Compra el articulo, material o hace el pago y
solicita factura(s), para ser entregada al asistente
administrativo sino se efectúa la compra o pago, el
solicitante deberá devolver el dinero.
.- Entrega factura(s) al Asistente Administrativo.
.- Recibe la factura y verifica la misma observando que
no tengan enmiendas ni tachaduras y que contengan Elaborado por:
Perea Vigencia: Revisado por:
Aprobado por:
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PROCEDIMIENTO PARA SOLICITUD DE DINERO
A TRAVÉS DE CAJA CHICA
RESPONSABLE ACCION
ASISTENTE
ADMINISTRATIVO
ADMINISTRADOR
ASISTENTE
CONTABLE
RIF, NIT de la empresa, fecha, monto, y que hallan sido
elaboradas a nombre de la Unidad Educativa Rebeca
Soto de Molero.
.- Devuelve el vale al Solicitante para que disponga del
mismo.
.- Asienta la factura en la relación de caja chica.
.- Una vez agotados los recursos, solicita reposición de
caja chica (formato N° 8) y solicita aprobación para la
reposición de la caja chica al Administrador.
.- Aprueba y realiza reposición de caja chica
(formato N° 8) y envía al asistente contable con sus
respectivas facturas.
.- Recibe el formato de reposición de caja chica con
sus respectivas facturas y procede a registrar dicha
reposición.
.- Envía registro contables y reposición de caja chica
(formato N° 8) al contador Elaborado por
Perea Vigencia: Revisado por:
Aprobado por:
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PROCEDIMIENTO PARA SOLICITUD DE DINERO A TRAVÉS
DE CAJA CHICA
RESPONSABLE ACCION
CONTADOR
. Recibe registros del Asistente Contable.
.- Verifica y revisa los registros contables si se
encuentran errores devuelve al Asistente Contable
para sus respectivas correcciones, sino aprueba
los registro y archiva en carpetas la copia de la
reposición de Caja chica (formato N° 8)
Elaborado por: Perea
Vigencia: Revisado por:
Aprobado por:
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SOLICITANTE ADMINISTRADORASISTENTE
ADMINISTRATIVO
Recibe Solicitud
Elaboran Vale y entregan
Dinero
Recibe y verifica Factura
No procede
Recibe solicitud
Lo aprueban
NO
SI
Envían Factura
INICIO
Solicita dinero para la compra o
pago
Envía al Asistente
Administrativo
Recibe Vale Guarda
Recibe Dinero y Compra
Devuelve Vale al Solicitante
SOLICITANTE ADMINISTRADORASISTENTE
ADMINISTRATIVO
Recibe Solicitud
Elaboran Vale y entregan
Dinero
Recibe y verifica Factura
No procede
Recibe solicitud
Lo aprueban
NO
SI
Envían Factura
INICIO
Solicita dinero para la compra o
pago
Envía al Asistente
Administrativo
Recibe Vale Guarda
Recibe Dinero y Compra
Devuelve Vale al Solicitante
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v DIAGRAMAS DE FLUJOS PARA EL PROCEDIMIENTO
DEL FONDO FIJO DE CAJA CHICA:
Elaborado por: Perea
Vigencia: Revisado por:
Aprobado por:
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ASISTENTEADMINISTRATIVO
ASISTENTE CONTABLE CONTADORADMINISTRADOR
Solicita al AsistenteNuevos
RegistrosContables
Revisalos
RegistrosContables
FINArchivanSoportes
Lo aprueban
NO
SI
RecibeRelación y Facturas
VerificaRelación con
Facturas
Envía el Contador
para revisar y aprobar
RecibeReposición
de CajaChica
Lo aprueban
RealizaReposició n
EnvíaRelación de Caja Chica
con surespectivaFacturas
INICIO
ElaboranRelación de Caja
Chica y solicitaAprobación
ASISTENTEADMINISTRATIVO
ASISTENTE CONTABLE CONTADORADMINISTRADOR
Solicita al AsistenteNuevos
RegistrosContables
Revisalos
RegistrosContables
FINArchivanSoportes
Lo aprueban
NO
SI
RecibeRelación y Facturas
VerificaRelación con
Facturas
Envía el Contador
para revisar y aprobar
RecibeReposición
de CajaChica
Aprueban
RealizaReposició n
EnvíaRelación de Caja Chica
con surespectivaFacturas
INICIO
ElaboranRelación de Caja
Chica y solicitaAprobación
Recibe relación de caja chica y elabora registro
contable y envía al contador
ASISTENTEADMINISTRATIVO
ASISTENTE CONTABLE CONTADORADMINISTRADOR
Solicita al AsistenteNuevos
RegistrosContables
Revisalos
RegistrosContables
FINArchivanSoportes
Lo aprueban
NO
SI
RecibeRelación y Facturas
VerificaRelación con
Facturas
Envía el Contador
para revisar y aprobar
RecibeReposición
de CajaChica
Lo aprueban
RealizaReposició n
EnvíaRelación de Caja Chica
con surespectivaFacturas
INICIO
ElaboranRelación de Caja
Chica y solicitaAprobación
ASISTENTEADMINISTRATIVO
ASISTENTE CONTABLE CONTADORADMINISTRADOR
Solicita al AsistenteNuevos
RegistrosContables
Revisalos
RegistrosContables
FINArchivanSoportes
Lo aprueban
NO
SI
RecibeRelación y Facturas
VerificaRelación con
Facturas
Envía el Contador
para revisar y aprobar
RecibeReposición
de CajaChica
Aprueban
RealizaReposició n
EnvíaRelación de Caja Chica
con surespectivaFacturas
INICIO
ElaboranRelación de Caja
Chica y solicitaAprobación
Recibe relación de caja chica y elabora registro
contable y envía al contador
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Elaborado por: Perea
Vigencia: Revisado por:
Aprobado por:
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Elaborado por: Perea
Vigencia: Revisado por:
Aprobado por:
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Vigencia: Revisado por:
Aprobado por:
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FORMATO # 7 VALE DE CAJA CHICA
Día ---------- Fecha / / BS -------------- A favor de ---------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------------ Por la suma de: -------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------------ Por concepto de: -------------------------------------------------------------
Aprobado por Elaborado por
Recibido por
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FORMATO # 7
VALE DE CAJA CHICA:
v Uso: es un documento de uso interno que se utiliza cada vez que se
solicite dinero para la compra de algún artículo, material o pago de un
servicio menor.
v Instrucción para el llenado del formato:
1. Día y Fecha: debe indicar el día, mes y año.
2. A favor de: debe indicar e nombre de la persona que se le entrega el
dinero.
3. Por la suma de: indica la suma o cantidad otorgada al solicitante.
4. Por concepto de: indica la causa por el cual se solicita el dinero.
5. Elaborado por: en la casilla correspondiente escriba el nombre
completo de quien elaboró el vale
6. Aprobado por: en la casilla correspondiente escriba el nombre de la
persona que autorizó el vale.
1. Recibido por : el solicitante soporta el vale a través de su firma.
Elaborado por: Perea
Vigencia: Revisado por:
Aprobado por:
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Elaborado por: Perea
Vigencia: Revisado por:
Aprobado por:
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FORMATO # 8 REPOSICIÓN DE CAJA CHICA
Elaborado por: Perea
Vigencia: Revisado por:
Aprobado por:
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PAGOS EFECTUADOS DEL / / AL / / N° FECHA / / FECHA FACTURA N° CANCELADA A POR CONCEPTO BOLÍVARES VALOR DEL DESEMBOLSO TO TAL DESEMBOLSOS EFECTIVO SOBRANTO O FALTANTE BANCO: ----------------------- N° DE CHEQUE ---------------------- RECIBE CONFORME -----------------------------
Preparado por Revisado por Autorizado por
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FORMATO # 8
REPOSICIÓN DE CAJA CHICA:
v Uso: es un documento de uso interno que se utiliza cada vez que sea
necesario reponer caja chica.
v Instrucción para el llenado del formato:
1. N°: casilla que indica la secuencia numérica que le corresponde a
la reposición de caja chica.
2. Fecha: coloque la fecha, correspondiente al día en que se realiza la
reposición de caja chica.
3. Pago efectuado Del - Al: anote la fecha a la que corresponden los
pagos efectuados a través de caja chica.
4. Fecha: casilla correspondiente para la fecha de la factura.
5. Factura #: indica el número de la factura.
6. Por Concepto de: indica la compra o servicio entre otras para la cual
fue utilizado.
7. Bolívares: monto correspondiente a la factura.
8. Cheque y Banco: debe indicarse el cheque y banco a utilizar para el
reintegro de caja chica.
9. Total Desembolsos: correspondiente a la sumatoria de todas las
facturas para conocer total.
Elaborado por: Perea
Vigencia: Revisado por:
Aprobado por:
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10. Efectivo: cantidad de dinero disponible en el fondo fijo de caja chica, al
momento de realizar la reposición.
11. Sobrante o faltante: se anota si realmente existe una diferencia entre
las cantidades.
12. Revisado por: en la casilla correspondiente escriba el nombre del
responsable de revisar las operaciones efectuadas
13. Preparado por: en la casilla correspondiente escriba el nombre
completo de quien preparó la relación de caja chica.
14. Autorizado por: debe indicarse el nombre de la persona que autoriza la
reposición de caja chica.
Elaborado por: Perea
Vigencia: Revisado por:
Aprobado por:
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Elaborado por: Perea
Vigencia: Revisado por:
Aprobado por:
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Elaborado por: Perea
Vigencia: Revisado por:
Aprobado por:
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Urb. Fundación Mendoza, Calle 126 N° 17-54, Los Haticos Maracaibo Estado – Zulia Teléfono: (0261) 7652641
RIF: J-30188197-4
FORMATO # 9 ARQUEO DE CAJA CHICA
Fecha: Arqueo N° Período: Desde Hasta Existencia: En Billetes Bs En Monedas Bs Total Existencia en Dinero Bs Comprobantes de Egresos Bs Total Existencia Bs Fondo Fijo Caja Chica Bs Arqueo Correcto SI ( ) NO ( ) Sobrante Bs Faltante Bs
Elaborado por: Custodio: Revisado por:
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FORMATO # 9
ARQUEO DE CAJA CHICA:
v Uso: es un documento de uso interno que se utiliza cada vez que se
realice una inspección al custodio de la caja chica.
v Instrucción para el llenado del formato:
1. Período: casilla correspondiente al período.
2. Fecha: casilla correspondiente para la fecha del arqueo.
3. Revisado por: en la casilla correspondiente escriba el nombre del que
efectúa el arqueo.
4. Elaborado: en la casilla correspondiente escriba el nombre completo de
quien elabora el arqueo de caja chica.
5. Custodio: persona encargada del importe de caja chica.
Elaborado por: Perea
Vigencia: Revisado por:
Aprobado por:
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v NORMAS ADMINISTRATIVAS CONTABLES PARA LA
CONCILIACIÓN BANCARIA:
1. Se debe obtener los movimientos de Conciliación Bancaria los cinco (5)
primeros días del mes.
2. La Conciliación Bancaria deben ser elaboradas por el asistente
administrativo.
3. Realizar los registros y ajustes pertinentes en relación con la
Conciliación Bancaria.
v PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO CONTABLE PARA
LA CONCILIACIÓN BANCARIA:
Este proceso consistirá en el análisis del movimiento de las cuentas
corrientes de los bancos, con miras a determinar el saldo correcto de dichas
cuentas, así como las causas por las cuales el saldo en los libros no coinciden
con el que muestra el estado de cuenta mensual que envía dicho banco.
RESPONSABLE ACCION
MENSAJERO
.- Deberá trasladarse los cinco primero días de cada
mes a las entidades bancarias para retirar el estado de
cuenta.
.- Entrega estado de cuenta al Asistente Administrativo.
Elaborado por: Perea
Vigencia: Revisado por:
Aprobado por:
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RESPONSABLE ACCION
ASISTENTE
ADMINISTRATIVO
ADMINISTRADOR
.- Recibe estado de cuenta del mes a conciliar.
.- Compara los registros de los Libros de Banco con el
estado de cuenta enviado por las instituciones
bancarias.
.- Verifica los Cheques emitidos y cobrados
confrontando monto y número de cheque.
.- Verifica los depósitos realizados por fecha numero y
montos.
.- Verifica los Cheques y partidas en tránsito de la
conciliación del mes anterior.
.- Elabora de conciliación bancaria (formato N° 11)
.- Envía al Administrador conciliación bancaria
(formato N° 11)
.- Recibe conciliación bancaria (formato N° 11) del
Asistente Administrativo.
.- Revisa y verifica los cálculos, si se encuentran
errores devuelve al Asistente Administrativo para sus
respectivas correcciones, sino se encuentran errores
archiva en la carpeta de Conciliación Bancaria en su
respectivo mes. Elaborado por:
Perea Vigencia: Revisado por:
Aprobado por:
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MENSAJERO ADMINISTRADORASISTENTE
ADMINISTRATIVO
RecibeFormato de Conciliación
Bancario
RevisaFormato y
Operaciones
Compara los Registrosdel Libro Diario y
Estado de Cuentas
Recibe Estado de Cuentas a conciliación
Verifica Cheques y Partidas con Facturas
INICIO
Se traslada a lasInstalaciones
Bancarias
Verifica Chequesemitidos y Cobrados
Solicita Estadode Cuentas y
entrega
Compara el Libro del Banco con Estado de
Cuenta y elaboraFormatos de
Conciliación Bancaria
Envía Formatos
Registran en Saint Administrativo
FINArchivan
Solicita al Asistente
AdministrativoNuevos
Registros
Lo aprueban
NO
SI
Envían al Asistente
Administrativopara suRegistro
MENSAJERO ADMINISTRADORASISTENTE
ADMINISTRATIVO
RecibeFormato de Conciliación
Bancario
RevisaFormato y
Operaciones
Compara los Registrosdel Libro Diario y
Estado de Cuentas
Recibe Estado de Cuentas a conciliación
Verifica Cheques y Partidas con Facturas
INICIO
Se traslada a lasInstalaciones
Bancarias
Verifica Chequesemitidos y Cobrados
Solicita Estadode Cuentas y
entrega
Compara el Libro del Banco con Estado de
Cuenta y elaboraFormatos de
Conciliación Bancaria
Envía Formatos
Elabora conciliación bancariay envía al administrador
FINArchivan
Solicita al Asistente
AdministrativoNuevos
Registros
Lo aprueban
NO
SI
Envían al Asistente
Administrativopara suRegistro
MENSAJERO ADMINISTRADORASISTENTE
ADMINISTRATIVO
RecibeFormato de Conciliación
Bancario
RevisaFormato y
Operaciones
Compara los Registrosdel Libro Diario y
Estado de Cuentas
Recibe Estado de Cuentas a conciliación
Verifica Cheques y Partidas con Facturas
INICIO
Se traslada a lasInstalaciones
Bancarias
Verifica Chequesemitidos y Cobrados
Solicita Estadode Cuentas y
entrega
Compara el Libro del Banco con Estado de
Cuenta y elaboraFormatos de
Conciliación Bancaria
Envía Formatos
Registran en Saint Administrativo
FINArchivan
Solicita al Asistente
AdministrativoNuevos
Registros
Lo aprueban
NO
SI
Envían al Asistente
Administrativopara suRegistro
MENSAJERO ADMINISTRADORASISTENTE
ADMINISTRATIVO
RecibeFormato de Conciliación
Bancario
RevisaFormato y
Operaciones
Compara los Registrosdel Libro Diario y
Estado de Cuentas
Recibe Estado de Cuentas a conciliación
Verifica Cheques y Partidas con Facturas
INICIO
Se traslada a lasInstalaciones
Bancarias
Verifica Chequesemitidos y Cobrados
Solicita Estadode Cuentas y
entrega
Compara el Libro del Banco con Estado de
Cuenta y elaboraFormatos de
Conciliación Bancaria
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Elabora conciliación bancariay envía al administrador
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AdministrativoNuevos
Registros
Lo aprueban
NO
SI
Envían al Asistente
Administrativopara suRegistro
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v DIAGRAMA DE FLUJO PARA LA ELABORACIÓN
DE LA CONCILIACIÓN BANCARIA
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Fecha Documento N° Concepto Débito Créditos Saldo Referencia
Elaborado por Revisado por
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FORMATO # 10
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LIBRO AUXILIAR DE BANCO BANCO ------------------------------------ CUENTA CORRIENTE N° -------------
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FORMATO # 10
LIBRO AUXILIAR DE BANCO
v Uso: es un libro de uso interno que permite conocer todos los depósitos
realizados en el período, los cheques emitidos (cobrados y no cobrados),
así como las notas de débito y crédito.
v Instrucción para el llenado del formato:
1. Banco: debe indicarse el banco sobre el cual recae el movimiento o
transacción a registra en el libro auxiliar.
2. # de Cuenta: debe indicarse el número de la cuenta que corresponde al
banco que se registra.
3. Fecha: debe indicarse la fecha en que se realiza la transacción.
4. Documento: si se refiere a Cheque (CHQ), depósito (DEP), nota de
débito (ND), Nota de crédito (NC),
5. N°: debe indicarse el número que identifica el documento.
6. Concepto: explicación sencilla y precisa de la operación o transacción
realizada.
7. Débito o créditos: se anota la cantidad correspondiente al documento
en la columna adecuada.
8. Saldo: indica el saldo correspondiente a las operaciones o
transacciones.
9. Elaborado por: en la casilla correspondiente se escribe el nombre
completo de quien elaboro el libro auxiliar de banco.
10. Revisado por: debe indicarse el nombre de la persona que lo revisa.
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FORMATO # 11
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CONCILIACIÓN BANCARIA AL DE DE
BANCO: -------------------------- # DE CUENTA CORRIENTE ------------------ Saldo según Estado de Cuenta Bs ----------------- MAS: (+) Depósito no registrados por el Banco ----------------- MENOS: (-) Cheque No Cobrados ----------------- N° Bs ---------------- N° Bs ---------------- N° BS ---------------- SALDO CONCILIADO Saldo según Libros Bs ----------------- MAS: (+) Nota de Abono no registrada Bs ----------------- MENOS: (-) Notas de cargo no registradas Bs ---------------- SALDO CONCILIADO Preparado por Revisada por
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FORMATO # 11
CONCILIACIÓN BANCARIA
v Uso: es un libro de uso interno que permite analizar las razones por las
cuales, el saldo que muestra el estado de cuenta mensual enviado por el
banco no coincide con el saldo que la cuenta de banco que muestran los
libros auxiliares de banco.
v Instrucción para el llenado del formato:
1. Banco: debe indicarse el banco sobre el cual recae el movimiento o
transacción.
2. # de Cuenta: debe indicarse el número de la cuenta que corresponde al
banco que se registra.
3. Fecha: debe indicarse la fecha en que se elabora la conciliación
bancaria.
4. Preparado por: en la casilla correspondiente se escribe el nombre
completo de quien preparó la conciliación bancaria.
5. Revisado por: en la casilla correspondiente se escribe el nombre
completo de quien revisa.
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v FORMULACION DE UN PLAN DE CUENTAS
PARA LA PRESENTACIÓN DE LOS ESTADOS
FINANCIEROS:
De acuerdo a Goxens y Goxens (1991, p. P 93 - 94) un plan de
cuentas es una relación que comprende todas las cuentas que han de ser
utilizadas al desarrollar la contabilidad de una empresa determinada, para cada
una de ellas los motivos de cargo y abono, el significado de su saldo y la
coordinación establecida entre las distintas cuentas, para reflejar las
operaciones de una empresa.
El plan de cuentas establece la clasificación, distribución y
agrupación de cuentas de acuerdo con el inventario y operatoria patrimonial,
según la naturaleza de los elementos que lo integran y de las operaciones
que realiza y las agrupan por afinidades contables en grupos que
permitan la fácil verificación de la situación económica financiera de la
empresa.
La situación financiera de una empresa y los resultados obtenidos como
consecuencia de las transacciones durante el ejercicio se presentan por medio
de los Estados Financieros, que se formulan con los datos que figuran en
la contabilidad, para luego ser proporcionada esta información a los
interesados por el negocio. Los Estados Financieros expresan
resúmenes de la contabilidad, es decir son informes informativos de la
empresa.
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Estos datos son documentos que muestran cuantitativamente, ya sea de
manera total o parcial, el resultado obtenido de la empresa, su desarrollo, la
situación que guarda el negocio, el origen y la aplicación de los recursos
empleados para cumplir determinado objetivo.
Los Estados Financieros se componen principalmente por:
ü Estado Ganancias y Pérdidas: al terminar el ejercicio o período
contable debe conocerse el importe de la utilidad o pérdida que arroje el
resultado de las operaciones. Por ello es conveniente tener un estado
que sirva de complemento al Balance General y que muestre detallada y
ordenadamente la forma en que se ha obtenido la utilidad o pérdida del
ejercicio.
ü Balance General: es el principal de los Estados Financieros básicos y
tiene por objeto mostrarle a los interesados en la empresa la situación de
la misma en un momento dado. El Balance muestra en determinada
fecha el inventario del activo y del pasivo de la empresa, y la diferencia
entre ambos representa la participación del empresario o el capital. el
Balance General es un estado formulado con datos de los libros
contables, llevados por partida doble, en el cual se consigna de un lado
los recursos y del otro todas las obligaciones de la empresa en un fecha
dada.
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o NIVELES DEL PLAN DE CUENTAS:
La codificación del plan de cuentas responde al sistema numérico
decimal. A través de este mecanismo se puede agregar cuentas si fuera
necesario, sin modificar la estructura general del plan de cuentas. Este tipo de
codificación permite, además, ubicar jerárquicamente las distintas cuentas.
EJEMPLO: 1. 1. 02 .01
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Indica el grupo mayor al
cual pertenece esta
cuenta: Activo
Indica la cuenta principal
del rubro anterior, al cual
pertenece: Banco
Indica el rubro del
balance: Bancos, al que
Indica el subgrupo del
grupo anterior: Activo
Circulante
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v ESTRUCTURA DEL PLAN DE CUENTAS
CODIGO DESCRIPCION
1 ACTIVO
1.1 ACTIVO CIRCULANTE
1.1.1 Caja
1.1.1.1 Caja Chica
1.1.2. Bancos
1.1.2.1 Banco Mercantil
1.1.2.2 Banco Provincial
1.1.2.3 Banco Occidental de Descuento
1.1.3 Cuentas por Cobrar
1.1.3.1 Representantes
1.1.3.9 Provisión para cuentas incobrables
1.1.4 Efectos por Cobrar
1.1.5 Inventarios
1.2 INVERSIONES TEMPORALES
1.2.1 Bonos Elaborado por:
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CODIGO DESCRIPCIÓN
1.3 PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO
1.3.1 Terreno
1.3.2 Edificio
1.3.2.1 Depreciación acumulada Edificio
1.3.3 Mobiliario y Equipo de Oficina
1.3.3.1 Mobiliario y Equipo de Oficina
1.3.4 Maquinarias y Equipos
1.3.4.1 Depreciación Acumulada Maquinarias y Equipos
1.4 ACTIVO INTANGIBLE
1.5 ACTIVO DIFERIDO
1.5.1 Gastos de Organización
1.5.1.1 Amortización Acumulada Gastos de Organización
1.6 OTROS ACTIVOS
2 PASIVOS
2.1 Pasivos a Corto Plazo
2.1.1 Cuentas por Pagar
2.1.1.1 Proveedores
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CODIGO DESCRIPCIÓN
2.1.1.2 Obligaciones a pagar
2.1.2 Remuneraciones y Cargas Sociales
2.1.2.1 Sueldos a pagar
2.1.2.2 Provisiones para vacaciones
2.1.2.3 Provisiones para Utilidades
2.1.2.4 Provisiones para bonificaciones
2.1.3 Efectos por pagar
2.2 Pasivo a Largo Plazo
2.3 Pasivo Diferido
2.3.1 Ingresos Cobrados por Adelantados
2.4 Otros Pasivos
3 CAPITAL SOCIAL
3.1.1 Capital
3.1.2 Superávit
3.1.2.1 Superávit o Déficit Elaborado por:
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CODIGO DESCRIPCIÓN
3.1.2.2 Utilidades no Distribuidas
3.1.2.3 Ganancias y Pérdidas
3.1.3 Reservas
3.1.3.1 Reservas Legales
3.1.3.2 Otras Reservas
4 INGRESOS
4.1. Ingresos por Servicios Prestados
4.1.1 Ingreso por Matricula
4.1.2 OTROS INGRESOS
4.1.2.1 Ingresos por Alquiler
4.1.2.2 Ingreso por Cantina
4.1.2.3 Ingreso por Ventas de Insignias
4.1.2.4 Ingreso por Fotocopias
5 COSTOS
6 GASTOS
6.1 Gastos Generales y de Administración
6.1.1 Sueldos y Salarios Elaborado por:
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CODIGO DESCRIPCIÓN
6.1.1.1 Sueldos de Directivos
6.1.1.2 Sueldos Administrativos
6.1.1.3 Sueldos de Profesores
6.1.1.4 Sueldos de Maestros
6.1.1.5 Sueldos de Obreros
6.1.2 Prestaciones Sociales
6.1.3 Papelería y artículos de escritorio
6.1.4 Agua
6.1.5 Electricidad
6.1.6 Teléfono
6.1.7 Depreciación
6.1.7.1 Depreciación Edificio
6.1.7.2 Depreciación Mobiliario y Equipo
6.1.7.3 Depreciación Maquinaria
6.1.8 Publicidad
6.1.9 Útiles de Limpieza
6.1.10 Aseo
6.1.11 Amortización
6.1.11.1 Amortización Gasto de Organización
6.1.11.2 Gastos Varios de Administración
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CODIGO DESCRIPCIÓN
6.2 Gastos Financieros
6.2.1 Gastos Bancarios
6.2.2 Otros Gastos Bancarios
7. Otros Ingresos y Egresos
7.1 Otros Ingresos
7.1.1 Ingresos por Intereses
7.1.2 Utilidad en Disposición de Activos
7.1.3 Ingresos Varios
7.2. Otros Egresos
7.2.1 Pérdida en Disposición de activos
7.2.2 Egresos Varios
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v DEFINICIÓN DE LAS PRINCIPALES CUENTAS DEL PLAN.
ü Activo: se entiende por activo, el conjunto de bienes y derechos que la
empresa posee.
ü Caja: el monto de ésta incluye el dinero que tiene la empresa en sus
oficinas; pueden estar compuestos de monedas, billetes y cheques
recibidos en pago.
ü Fondo Fijo de caja chica: esta cuenta registra los movimientos
que experimente el fondo fijo de la caja chica, la cual representa el
importe del valor nominal del dinero efectivo o propiedad de la
entidad establecido en un importe fijo, destinado a efectuar pagos
menores.
ü Banco: registra los aumentos y las disminuciones que experimenta el
efectivo propiedad de la entidad, depositado en cuentas de cheques de
instituciones del sistema financiero (bancos).
ü Cuentas por cobrar: esta cuenta controla las deudas que terceras
personas han adquirido con la empresa.
ü Efectos por cobrar: esta cuenta controla las deudas que terceras
personas (naturales o jurídicas) tiene n con la empresa.
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ü Provisión para cuentas incobrables: esta cuenta consiste en un
apartado para cubrir los posibles pagos de los clientes morosos
ü Inventarios: representan el costo de la mercancía en existencia en un
momento dado y destinada a la venta en curso normal
de las operaciones, así como también por aquellos materiales que han
de ser convertidos en bienes elaborados.
ü Inversiones Temporales: esta cuenta registra los aumentos y
disminuciones que experimentan las inversiones que con carácter
temporal realiza la entidad ya sea en casas de bolsa o cualquier otro
organismo del sistema financiero nacional, con el propósito de obtener
un rendimiento o ganancia en un breve tiempo.
ü Propiedad planta y equipo: este rubro está representado por el monto
de los bienes que son de naturaleza permanente y que se adquieren no
para venderlos, sino para utilizarlos en las operaciones de producción,
transformación, funcionamiento, entre otros, de la empresa.
ü Terrenos: se controlan en esta cuenta los terrenos que la empresa
posea, incluye aquellos sobre los cuales existen edificaciones.
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ü Edificios: esta cuenta controla el costo de las edificaciones que la
empresa posea. Es necesario hacer resaltar que esta cuenta no controla
el costo del terreno donde está construido el inmueble.
ü Depreciación acumulada de edificios: esta cuenta registra los
aumentos y disminuciones que se realizan a la depreciación de edificios,
la cual representa la parte recuperada del costo de adquisición, a través
de su vida útil de uso o servicio y considerado un valor (o no) de
desecho.
ü Mobiliario y equipo de oficina: esta cuenta registra los aumentos y
disminuciones que se realizan en los muebles y el equipo de oficina,
propiedad de la empresa, valuados a precio de costos.
ü Depreciación Mobiliario y equipo de oficina: esta cuenta registra los
aumentos y disminuciones que se realizan a la depreciación de
mobiliario y equipo de oficina, la cual representa la parte recuperando un
valor (o no) de desecho.
ü Gastos de Organización: esta cuenta registra los aumentos y
disminuciones que se realizan por concepto de las erogaciones que la
empresa paga a los profesionales (despacho de administradoras o
contadores especialista en consultoría) que hayan llevado a cabo la
organización de la empresa.
ü Amortización acumulada de gastos de organización: Esta cuenta
registra los aumentos y las disminuciones que se realizan a la
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amortización acumulada de los gastos de organización, la
cual representa la recuperación del costo de estos cargos, cargada
a los resultados del ejercicio.
v Pasivos: está representado por las obligaciones que tiene la
empresa con terceras personas. El criterio para clasificar el pasivo está
dado por la exigibilidad o vencimiento de las obligaciones.
ü Pasivos a corto plazo: en este grupo incluimos todas las obligaciones
a deuda de la empresa que deberán ser canceladas dentro de un año.
ü Cuentas por pagar: cuando la empresa ha contraído deudas y éstas
han sido respaldadas por la simple aceptación de facturas.
Generalmente, estas obligaciones tienen su origen en compra de bienes
o servicios a proveedores.
ü Efectos por pagar: se controlan en estas cuentas las obligaciones
contraídas por la empresa cuando tales obligaciones mercantiles
garantizados tales como una letra de cambio, un pagaré, entre otras.
ü Otros pasivos: representan aquellas cuentas que por su naturaleza no
pueden ubicarse en los grupos anteriores del pasivo.
v Capital: se registra en esta cuenta la inversión inicial y cualquier aporte
posterior que los dueños de una empresa hacen a la misma.
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ü Superávit: en este grupo incluimos todas las cuentas que indican
ganancias obtenidas por la empresa a las cuales no se le ha asignado
aún, ningún fin específico.
ü Reservas: esta conformada por aquella parte de las utilidades que los
dueños de la empresa no pueden retirar o que están restringidas para
distribuir.
v Ingresos: son las ventas de productos, mercancías y servicios
prestados que pueden ser al contado o a crédito, es decir, son entradas
brutas en una empresa antes de deducir cualquier concepto de gastos
ü Costos: son los montos en que incurre la empresa para vender las
mercancías, para fabricar los productos o para prestar servicios.
ü Gastos Generales y Administrativos: se registran en esta cuenta todos
aquellos egresos normales y necesarios para administrar
adecuadamente la empresa.
ü Otros Ingresos: están representados por aquellos ingresos originados
por operaciones diferentes a las propias de la empresa.
v Otros Egresos: son aquellos desembolsos que hace la empresa y
que no están relacionados en forma directa con su actividad propia, es
decir, no son recurrentes.
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BALANCE GENERAL DEL AL
EXPRESADO EN BOLIVARES
ACTIVO CIRCULANTE xx Caja xx Caja chica xx Banco Mercantil xx Banco Provincial xx Banco Occidental de Descuento xx Cuentas por Cobrar Representantes xxx Provisión cuentas malas (xx) xx Total Activo Circulante xxx Inversiones Temporales Bonos xx Total Inversiones Temporales xx Propiedad Planta y Equipo Terreno xx Edificio xxx Depreciación acumula edificio (xx) xx Mobiliario xx Depreciación acumulada mobiliario (xx) xx Maquinaria y equipo xxx Depreciación acumulada maquinaria y equipo (xx) xx Material de enseñanza xxx Depreciación acumulada material de enseñanza (xx) xx Total Propiedad Planta y Equipo xxx Activo Diferido Gasto de Organización xx Amortización Gastos de Organización (xx) xx Total Activo Diferido xx Total Activos xxx
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Pasivo Corto Plazo Cuentas por pagar proveedores xx Sueldos por pagar xx Obligaciones a Pagar xx Provisiones para vacaciones xx Provisiones para utilidades xx Total Corto Plazo xxx Pasivo Diferido Ingreso por matriculas cobradas por adelantadas xx Total Diferido xx Capital Capital Social xx Superávit o Déficit xx Utilidades no distribuidas xx Utilidad o pérdida del ejercicio xx Total Capital xxx Total Pasivo y Capital xx
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ESTADO DE GANANCIAS Y PERDIDAS AL
Ingresos Ingresos por cobro de matriculas xxx Devolución de matricula (xxx) Ingresos Netos xxx Costos Sueldos Salarios xxx Vacaciones xxx Utilidades xxx Material de enseñanza xxx Mantenimiento General xxx Devolución en compras (xxx) Descuentos en compras (xxx) (xxx) Total Costos xxx Utilidad Bruta xxx Gastos Generales y Administrativo Agua xxx Electricidad xxx Teléfono xxx Publicidad xxx Útiles de Limpieza xxx Papelería y artículo de escritorio xxx Depreciación edificio xxx Depreciación mobiliario xxx Depreciación maquinaria y equipo xxx Depreciación material de enseñanza xxx Gastos varios de administración xxx Total Gastos Generales y Administrativos xxx Utilidad en Operaciones xxx
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Ingresos Extraordinarios Ingresos por alquiler de cantina xxx Ingresos por ventas de insignias xxx Otros Ingresos Varios xxx Total Ingresos Varios xxx Gastos Extraordinarios Pérdida en venta de activo xxx Otros egresos Varios xxx Total Gastos Extraordinarios xxx xxx Utilidad o Pérdida del ejercicio xxx
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v FACTIBILIDAD DEL DISEÑO
Para darle autenticidad al diseño y hacer de este un proyecto factible, es
necesario que la empresa acepte las proposiciones de cambio y incorpore al
personal adecuado y necesario para el desarrollo del Sistema Administrativo
Contable.
El presente diseño ha sido elaborado tomando en cuenta las respuestas
obtenidas directamente del personal que labora en la Unidad Educativa Rebeca
Soto de Molero, donde se pudo conocer la necesidad de reestructurar y diseñar
los procesos proporcionándole a la institución información objetiva de su
situación real.
En este orden de idea, es preciso detallar que los recursos necesarios
para la implantación del Sistema Administrativo Contable, son todos los
elementos necesarios que aseguren el funcionamiento tales como: Recurso
Humano y Tecnológicos.
En lo que se refiere al recurso humano la institución no cuenta con
personal apto para el área contable, por lo que la misma debe incluir dicho
personal con la finalidad de que el Diseño pueda desarrollarse efectivamente,
de tal manera se recomienda que los cargos a cubrir para la implantación y
mantenimiento de este diseño son, los que a continuación se detallan: contador
ya sea este interno o externo así como el Auxiliar Contable.
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En cuanto al recurso tecnológico (Hardware y software) la empresa no
cuenta con suficiente recurso financiero dentro de la institución, sin embardo se
esta en la disposición de adquirirlo poco a poco dado que se cuenta con el
espacio físico para la ubicación del departamento contable.
En análisis la Unidad Educativa Rebeca Soto de Molero está en la
disposición de ejecutar y implantar las alternativas mencionadas con
anterioridad.
v COSTO DEL DISEÑO
Para lograr la ejecución eficiente y eficaz del Sistema Administrativo
Contable, para la Unidad Educativa Rebeca Soto de Molero es necesario contar
con el Recurso Humano y Tecnológico mencionados con anterioridad.
Entre los costos que la empresa puede incurrir en la obtención de sus
recursos tecnológicos son los siguientes:
ELEMENTOS DEL COSTO
REQUERIMIENTOS COSTOS ESTIMADOS
Equipo de computación 2 1.200.000
Paquete Administrativo Saint Administrativo Saint Contabilidad
Saint Nómina
450.000
Calculadoras 2 120.000
Papelería Según la Necesidad 64.000
Mobiliario 4 280.000
Total 1.994.000
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Entre los costos que la empresa puede incurrir en la obtención de sus
recursos humano son los siguientes:
ELEMENTOS DEL COSTO
REQUERIMIENTOS COSTOS ESTIMADOS
Contador 1 400.000
Asistente Contable 1 180.000
Adiestramiento y Capacitación al personal
Según la Necesidad 500.000
Total 918.000
El total de los Costos Estimado es de:
Recurso Tecnológico 1.994.000
Recurso Humano
Total Costos
918.000
2.912.000
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