正確辦理採購作業
日期:105年3月18日10:00-12:00
地點:人文講堂
主辦:總務處
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ISO50001能源管理系統 耗能設備採購篇
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什麼是「耗能設備」?
一、以消耗能源(電、水、天然氣、燃料油等)來產
生動能或熱能的設備,稱為耗能設備。
二、例如:冷氣、電腦、冰箱、影印機、熱泵、熱
水鍋爐、儀器設備。
三、本校以耗用「電能」的設備最多。三、
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採購耗能設備,需會辦事營組
一、協助單位事先做空間電力評估,提供適當的用
電安全建議。
二、提供設備廠牌信譽、能源使用效
率資訊。
三、提供設備用電採購規範(規格)建
議。
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耗能設備的採購準則
能源 管理
使用
採購 維護
廢棄
選擇較省能的設備
當用則用,當省則省
落實定期維護保養,提高效能
汰舊換新,減少不必要的浪費 5
有獎徵答一: 請問下面這張宣導圖,錯了嗎?
解答: 每一個標章都有它專屬的含意,「節能標章」應該用來宣導「省電」小撇步比較恰當哦~ 6
消費看標章
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採購時認明三個重要的標章:
環保標章
節能標章
省水標章
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有獎徵答二: 你選擇那一台?why…?
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採購時注意「能源效率分級」
以「溫度計」象徵能源效率等
級,下方為地球,愈接近地球
的能源效率等級,代表愈節能,
地球的傷害愈小,排放的二氧
化碳愈少,對環境愈友善。
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事營組的貼心您注意到了嗎?
每年10月會通知各單位進行能源審查,更新能源設備資料。立即更新能源審查資料,在此提醒大家:設備購入後立即更新,屆時輕鬆交資料!
經評估購入設備後電力不足者 ,採購案一定要包含電源新增設置,施工時要遵守施工規範!
1.提醒大家要填寫安環室的承攬 管理作業表」,善盡現場管理之責。
2.施工前「一定要」通知事營組 的大哥。
工程都是施工完畢後才跑採購程多,事營組只能協助確認施工品質,若品質有問題會提醒單位不要驗收。
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採購階段
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工欲善其事、必先利其器
它是好用的工具。
跟著採購自我檢核表逐
項檢核,減少錯誤的發生。
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1.單位有無採購類似標的之前例?
採購經驗如有未符合預期需求情形,辦理本次採
購時應檢討改進。
2.是否檢核採購數量(含後續擴充)及計畫配置地點
之妥適性?
3.有無考量未來數年之維護、營運服務經費是否檢
核使用年限與採購經費之經濟效益?
4.是否檢核採購經費編列之合理性?
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採購單位辦理採購自我檢核表
5.確認採購所需之規格、交貨條件、付款條件及其
他履約必要條件。
6.是否符合申辦限制性招標?
符合者需就個案敘明不採公告方式辦理及邀請指
定廠商比價或議價之適當理由,填報限制性招標
申請單,報請校長核准者,得採限制性招標。
7.是否上網公開取得廠商報價?
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採購單位辦理採購自我檢核表
8.依「採購作業」取得廠商報價單?
A.5萬元以下及100萬元以上:一家廠商報價單。
B.5萬元~未達100萬元:三家廠商報價單。
9.審核廠商報價單之採購物品名稱、規格、數量、
日期、有效期限是否正確?
10. 審核廠商報價單上是否有公司印章或報價章及
聯絡資訊?
11. 審核不同廠商報價文件格式、內容是否可看出
為同一人或同一廠商繕寫或出具?
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採購單位辦理採購自我檢核表
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採購單位辦理採購自我檢核表
12. 是否審核報價廠商資格?廠商資格查詢網址如
下:
http://gcis.nat.gov.tw/mainNew/
http://www.etax.nat.gov.tw/etwmain/front/ETW113W1
二者交叉比對。
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採購單位辦理採購自我檢核表
冷卻水塔工程採購案,廠商營業項目不符
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採購單位辦理採購自我檢核表
20 公司名稱不同,負責人相同。
採購單位辦理採購自我檢核表
13. 填具採購申請單或費用支出申請單,並依各採2
購總金額規定檢附相關文件。
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採購單位辦理採購自我檢核表
採購金額 估價單 合約書草
約 採購規範
表 商情分析
表 底價單
投標
須知 審核
權限
5萬以下 1 會計
主任
5萬-未達30萬 3 總務長
30萬-未達50萬 3 總務長
50萬-未達100萬 3 主任
秘書
100萬以上 1 校長
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採購單位辦理採購自我檢核表
14.申請單是否經申請(使用)人及單位主管確認簽章
,並填寫日期?
15.依採購案類別應會簽圖資中心、安環室或總務處事
營組,是否已會簽?
會簽單位 採購項目
電算中心 電腦主機、筆記型電腦、平板電腦、伺服器、單槍投影機、網路佈線工程、系統建置、軟體
事務組 門禁系統、視訊及監視系統、無線麥克風系統、窗簾
營繕組 視聽系統、土建工程、隔間工程、機電工程、消防設備、冷氣設備
安環室 勞工安全衛生法列管之危險性機械設備及輻射相關設備
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履約階段
採購規範表規格與簽訂合約書時之規格不同
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16.廠商交貨期間,若設備規格、履約期限及金額…等 變更時,是否提出變更相關資料(含優規證明文件),申請變更合約要項?
驗收 複驗權限-依採購總價
金額
複驗紀錄欄
2 萬元(專案 1
萬元)-30 萬 30 萬-50 萬 50 萬-100 萬 100 萬以上
保管組承辦人
保管組組長
總務長
會計室(監驗)
校長
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初驗記錄單:填寫原則如下
1.因單位未按期間內完成驗收程序。
2.廠商交貨物品有問題或缺件。
3.未提供實驗儀器實驗數據。
4.辦理分次驗收。
5. 其他特殊情形。
以上請填寫初驗記錄留下資料,切記
請廠商簽名並請廠商限期改善。
驗收 送貨後7個工作日內單位完成初驗
交貨日期:同出貨單簽收日期。
初驗完成日:單位驗收當日。
履約期限:議價時約定之日期。
品質認定人:會簽單位用印。
用印欄位:簽章務必押上日期 。
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保管組7個工作日內進行複驗
*複驗當日單位備妥下列文件查核:
1.說明書﹙中文說明書 ﹚。
2.授權書﹙系統、軟體﹚。
3.設備出廠證明﹙產品出產序號﹚。
4.保固書﹙詳載保固日期﹚。
5.測試報告紀錄。
初驗後7個工作日內送保管組
1. 驗收申請單及採購申請單。
2. 發票:送貨日至初驗完成日期間。
3. 合約書﹙30萬以上﹚。
4. 出貨單。
5. 測試報告紀錄。
驗收
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初驗紀錄單
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驗收單錯誤態樣一
交貨日期填寫錯誤:
因系統點單時會自動帶出交貨日
期(點單當日),若與廠商出貨
單簽收日期不符,可自行於系統
上修改為正確交貨日期。
若手動修改日期,請務必蓋章。
合約履約期限務必填寫並請依合
約或議價紀錄之履約期限填寫。
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驗收單錯誤態樣二
客製化商品請填寫『訂製品』
品質認定人請會簽相關單位
用印欄位請填寫日期
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注意事項 1. 各項設備請務必拆封確實測試各項功能是否完善;複驗時,若設備未拆封及測
試,將另擇期驗收並將呈報總務長,適時再辦理教育訓練。
2. 各計畫案所購置之財產,請務必注意最後驗收核銷期限。
3. 訂有合約者請確認是否如期交貨,如逾期,請通知總務處辦理罰違約金事宜;
此外合約已註記需完成教育訓練才付款,單位初驗也應確認是否完成教育訓練
再送單。
4.電腦、螢幕、筆電、印表機及影印機須貼上尊重智慧財產權的貼紙,缺貼紙請
隨時來保管組領取。
5.各單位所有之儀器設備敬請妥善管理與運用,初驗時須附上測試報告紀錄及使
用紀錄(請確實填寫並以每項設備個別使用記錄為原則),尤以教育部整體發
展經費所購置之儀器設備,請務必覓妥適當位置擺設,勿有裝箱閒置之情況,
另若存置地點異動時務必上系統更正。
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儀器使用紀錄範例 使用記錄表單,可依各單位管理實際需求設計,但下列規定之內容,務必呈現於表單內,並放置於儀器週邊,以利使用者填寫。
儀器名稱 財產編號 負責(保管)人 聯絡分機 使用日期/時間 使用者 使用事由
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付款階段
付款-付款期程
付款方式 付款日期
(例假日順延) 領取方式
匯款轉帳
(一般)
每月 15、30 網銀預約付款
(實際付款日為次月 14
日,國科會計畫為即期)
直接匯入廠商金融帳戶,銀行
於預約付款及付款時以 e-mail
通知。
(廠商扣手續費 30 元,醫院、
學校、公家機關不扣手續)
支票
(退匯重開等
特殊狀況)
每月 15 日寄發(付款日為
次月 14 日,國科會計畫為
即期)
以掛號方式郵寄
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付款-廠商資料建檔
◎新合作廠商及舊有合作廠商未提供帳戶者
應提供: 1.廠商匯款同意書2.戶名為公司之
【存褶影本】
◎廠商匯款同意書下載路逕:總務處出納組→表單下載 →廠商匯款同意書
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付款-帳號錯誤態樣
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付款-帳號錯誤重新付款
◎帳戶錯誤重新付款:付款銀行通知退匯, 帳款將重新送至會計室改以支票方式支付 寄發,付款時程將會延後;需再請廠商提 供【廠商匯款同意書】、【存褶影本】 重新修正資料。
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付款-帳款查詢
帳款查詢: ◎廠商帳款查詢請至:弘光首頁→校友來賓→整合資訊統(舊)→訪客→行政-付款明細查詢。(須事先與出納組連絡索取密碼)
◎ 校內查詢(限申請人或受款人本人):弘光首頁→校務資訊→校務資訊系統(舊) →全校共用系統→付款明細查詢。
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付款-統一發票注意事項
品項繁多不敷書寫時,需另附購買明細
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付款-統一發票注意事項
記得要蓋騎縫章
背面明細不應有「估價單」
等文字
金額要等於發票正面的金額
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付款-統一發票注意事項
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付款-統一發票注意事項
一般收據 買受人:
弘光科技大學
詳細品名 餐費:附上用餐人員名單
數字與大寫
金額相等,
且大寫金額不能塗改
發票日期
是否填具
此欄位是給廠商填統編
非填56503102
蓋有發票章及負責人章
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