-
Investete n oameni ! ntrirea capacitii companiilor romneti de dezvoltare a parteneriatelor sociale - Responsabilitate Social Corporativ Proiect co-finanat din Fondul Social European prin Programul Operaional Sectorial pentru Dezvoltarea Resurselor Umane 2007-2013, POSDRU/64/3.3/S/41722
www.aneir-csr.ro
Cerere de oferta (CO)
12 Aprilie, 2012
Stimate Domn/Stimata Doamna,
Subiect: Cerere de oferta pentru furnizarea serviciilor de organizare evenimente
in cadrul proiectul ,,Intarirea capacitatii companiilor romanesti de dezvoltare a
parteneriatelor sociale - Responsabilitate Sociala Corporativa (RSC)
(POSDRU/64/3.3/S/41722)
1. Sunteti rugat/a sa trimiteti o propunere pentru furnizarea serviciilor de organizare
evenimente. Suma aferenta acestor servicii este de 174 750 RON (fara TVA).
2. Urmatoarele documente sunt necesare pentru formularea propunerii:
i. Instructiuni pentru ofertanti .(Anexa I)
ii. Conditii Generale ale Contractului ..(Anexa II)
iii. Termeni de referinta (TR) ....(Anexa III)
iv. Formular de propunere .(Anexa IV)
v. Propunere financiara ....(Anexa V)
3. Oferta dumneavoastra continand propunerea tehnica si cea financiara, puse separat in
plicuri sigilate, trebuie trimise la adresa urmatoare, nu mai tarziu de 29 aprilie 2012:
Programul Natiunilor Unite pentru Dezvoltare (PNUD) Departamentul de Achizitii prin:
Posta scrisa la: Bd. Primaverii nr.48A, Sector 1, 011975, Bucuresti, Romania
Ofertele vor avea inscrisa clar specificatia: Cerere de oferta pentru furnizarea serviciilor
de organizare evenimente in cadrul proiectul ,,Intarirea capacitatii companiilor
romanesti de dezvoltare a parteneriatelor sociale - Responsabilitate Sociala Corporativa
(RSC) (POSDRU/64/3.3/S/41722)
Nota: Pentru intrebari suplimentare sau clarificari sunteti invitati sa ne contactati doar prin
intermediul urmatoarei adrese de e-mail: [email protected]
4. Daca solicitati informatii suplimentare, vom incerca sa va oferim raspunsuri in cel
mai scurt timp. Totusi, orice intarziere in furnizarea unor asemenea informatii nu trebuie
considerata un motiv pentru extinderea termenului limita pentru propunere.
5. Sunteti rugat/a sa confirmati primirea acestei scrisori si sa precizati daca intentionati
sau nu sa trimiteti o oferta.
Cu stima,
Mircea Mocanu
Sef Sectie Socio-Economica
UNDP Romania
-
Investete n oameni ! ntrirea capacitii companiilor romneti de dezvoltare a parteneriatelor sociale - Responsabilitate Social Corporativ Proiect co-finanat din Fondul Social European prin Programul Operaional Sectorial pentru Dezvoltarea Resurselor Umane 2007-2013, POSDRU/64/3.3/S/41722
www.aneir-csr.ro
Anexa I
Instructiuni pentru Ofertanti
A. Introducere
1. Informatii generale
Programul Natiunilor Unite pentru Dezvoltare (PNUD) Romania, Asociatia Nationala a
Exportatorilor si Importatorilor din Romania (ANEIR) si Agentia pentru Implementarea
Proiectelor si Programelor pentru Intreprinderi Mici si Mijlocii (AIPPIMM) sunt parteneri in
cadrul proiectului Intarirea capacitatii companiilor romanesti de dezvoltare a parteneriatelor
sociale - Responsabilitate Sociala Corporativa (RSC) (POSDRU/64/3.3 / S/41722), finantat
din Fondul Social European (FSE), prin Programul Opertional Sectorial - Dezvoltarea
Resurselor Umane, 2007-2013.
In contextul strategiei reinnoite a Uniunii Europene 2011-2014 pentru Responsabilitatea
Sociala Corporativa (RSC), proiectul stimuleaza interesul intreprinderilor romanesti pentru a
contribui la o dezvoltare durabila i la o economie social de piata competitiva. Canalele prin
care companiile vor avea de castigat din aplicarea practicilor de RSC sunt oferite de
integrarea durabila pe piata fortei de munca, a mediului si comunitatilor in care isi desfasoara
activitatea. Grupul tinta al proiectului este format din asociatii de intreprinderi mici si mijlocii
(IMM-uri), asociatii profesionale, asociatii ale fermierilor si meseriasilor, camere de comert
si industrie, parteneri sociali (sindicate si patronate), precum si organizatii non-
guvernamentale (ONG-uri).
Prin aceasta Cerere de oferta (CO), proiectul va incheia un contract cu o agentie de travel
si/sau organizare evenimente care va asista echipa de implementare in asigurarea organizarii
din punct de vedere logistic a evenimentelor viitoare din cadrul proiectului.
2. Costul ofertei
Ofertantul trebuie sa tina cont de toate costurile asociate cu pregatirea si trimiterea Ofertei.
PNUD nu va fi in niciun caz responsabil sau pasibil pentru aceste costuri, indiferent de
desfasurarea sau de rezultatul solicitarii.
B. Documente solicitate
3. Continutul documentelor solicitate
Ofertele trebuie sa includa servicii care acopera in totalitate cererea. Ofertele care vor furniza
doar o parte dintre serviciile solicitate vor fi respinse. Ofertantul trebuie sa consulte toate
instructiunile corespunzatoare, formularele, conditiile si specificatiile incluse in Documentele
Solicitate. Nerespectarea acestor documente va fi cu riscul Ofertantului si poate afecta
evaluarea Ofertei sale.
4. Clarificari in ceea ce priveste Documentele Solicitate
-
Investete n oameni ! ntrirea capacitii companiilor romneti de dezvoltare a parteneriatelor sociale - Responsabilitate Social Corporativ Proiect co-finanat din Fondul Social European prin Programul Operaional Sectorial pentru Dezvoltarea Resurselor Umane 2007-2013, POSDRU/64/3.3/S/41722
www.aneir-csr.ro
Un potential Ofertant care are nevoie de clarificari in ceea ce priveste Documentele Cererii
poate instiinta in scris Departamentul de Achizitii al PNUD, la adresa de e-mail
[email protected]. Departamentul de Achizitii al PNUD va raspunde in scris la orice
cerere de clarificare in ceea ce priveste Documentele Cererii care sunt primite cu o saptamana
inainte de incheierea termenului limita de trimitere a Ofertelor. Copiile printate ale
raspunsului organizatiei (inclusiv o explicatie a intrebarii, fara a identifica insa sursa care a
trimis intrebarea) vor fi trimise tuturor potentialilor Ofertanti care au primit Documentele
Cererii.
5. Amendamente la Documentele Solicitate
In orice moment pana la termenul limita pentru trimiterea Ofertelor, Departamentul de
Achizitii al PNUD poate modifica, fara a da explicatii, fie din proprie initiativa sau ca
raspuns la o clarificare ceruta de un potential Ofertant, Documentele Solicitate prin
amendament.
Toti potentialii Ofertanti care au primit Documentele Solicitate vor fi instiintati in scris cu
privire la toate modificarile in ceea ce priveste Documentele Solicitate.
Pentru a le oferi potentialilor Ofertanti timpul necesar pentru a se informa cu privire la
modificarile pentru pregatirea ofertelor, Departamentul de Achizitii al PNUD poate, la
latitudinea sa, sa extinda termenul limita pentru trimiterea Ofertelor.
C. Pregatirea Ofertelor
6. Limba in care va fi redactata oferta
Propunerile pregatite de Ofertanti si toate corespondentele si documentele legate de Oferta
care vor circula intre Ofertanti si Departamentul de Achizitii al PNUD trebuie sa fie atat in
engleza, cat si in romana. Orice documente furnizate de Ofertant pot fi scrise intr-o alta
limba, atat timp cat sunt insotite de traducerea in limba engleza si romana a pasajelor
relevante. In acest caz, pentru interpretarea Ofertei, traducerea in engleza va avea prioritate.
7. Documentele cuprinse in oferta
Oferta trebuie sa contina urmatoarele componente:
(a) Formularul de oferta (Anexa IV)
(b) Partea operationala si tehnica a Ofertei, inclusiv documentele ce demonstreaza faptul
ca Ofertantul indeplineste toate cerintele;
(c) Propunerea financiara, completata in concordanta cu clauzele 8 si 9. (Anexa V)
8. Formularele de Oferta
Ofertantul trebuie sa structureze partea operationala si cea tehnica a Ofertei, dupa cum
urmeaza:
(a) Plan de Management
-
Investete n oameni ! ntrirea capacitii companiilor romneti de dezvoltare a parteneriatelor sociale - Responsabilitate Social Corporativ Proiect co-finanat din Fondul Social European prin Programul Operaional Sectorial pentru Dezvoltarea Resurselor Umane 2007-2013, POSDRU/64/3.3/S/41722
www.aneir-csr.ro
Aceasta sectiune trebuie sa ofere informatii generale despre companie, inclusiv anul si
statul/tara in care isi desfasoara activitatea, dar si o descriere pe scurt a activitatilor prezente
ale Ofertantului (Portofoliu). Prezentarea se va axa pe serviciile Ofertei.
Aceasta sectiune ar trebui sa descrie, de asemenea, departamentul/departamentele ce vor fi
responsabile de acest contract si abordarea generala a managementului in ceea ce priveste un
astfel de proiect. Totodata, Ofertantul trebuie sa evidentieze experienta in proiecte similare si
sa identifice persoana/ persoanele care reprezinta Ofertantul in orice viitoare colaborare cu
entitatea PNUD care desfasoara achizitia.
(b) Planul de resurse
Planul trebuie sa explice pe larg resursele Ofertantului in ceea ce priveste personalul si
facilitatile necesare pentru eficienta si indeplinirea cererii. De asemenea, trebuie sa descrie
capabilitatile/facilitatile curente ale Ofertantului.
Metodologia propusa
Aceasta sectiune va demonstra conformitatea Ofertantului cu specificatiile solicitate prin
identificarea componentelor propuse, care se adreseaza cerintelor asa cum sunt specificate,
punct cu punct; furnizarea unei descrieri detaliate a garantiei propuse pentru caracteristicile
de performanta esentiale si demonstrarea modului in care metodologia propusa indeplineste
sau depaseste specificatiile.
Partea operationala si cea tehnica a Ofertei trebuie sa includa abordarea pentru serviciile
organizare evenimente; nu trebuie sa contina nicio informatie privind pretul, indiferent de
serviciile oferite. Informatiile privind pretul trebuie sa fie incluse separate doar in Oferta
financiara.
Este obligatoriu ca sistemul de numerotare a Propunerii Ofertantului sa corespunda cu
sistemul de numerotare folosit in cadrul acestei CO. Toate referintele la materiale descriptive
si brosuri vor fi incluse in paragraful de raspuns corespunzator. Cu toate acestea, materialele/
documentele pot fi trimise ca anexe la Oferta/raspuns.
Informatiile pe care Ofertantul le considera ca fiind proprietate intelectuala vor fi marcate cu
copyright/drepturi de autor, langa partea relevanta a textului, pentru a fi tratate in mod
corespunzator.
9. Oferta Financiara
Ofertantul trebuie sa indice in Oferta Financiara, un exemplu fiind inclus in aceste
Documente ale Cererii, preturile serviciilor pe care propune sa le furnizeze in cadrul acestui
contract.
10. Moneda in care trebuie facuta propunerea
-
Investete n oameni ! ntrirea capacitii companiilor romneti de dezvoltare a parteneriatelor sociale - Responsabilitate Social Corporativ Proiect co-finanat din Fondul Social European prin Programul Operaional Sectorial pentru Dezvoltarea Resurselor Umane 2007-2013, POSDRU/64/3.3/S/41722
www.aneir-csr.ro
Toate preturile trebuie sa fie exprimate in RON, cu si fara TVA. Oferta financiara va include
toate costurile necesare prestarii optime a serviciilor solicitate.
11. Perioada de valabilitate a ofertelor
Ofertele trebuie sa ramana valabile pentru 90 de zile de la data trimiterii Ofertei, data
specificata de Departamentul de Achizitii al PNUD, respectand termenul limita. O oferta
valabila pentru o perioada mai scurta de timp poate fi respinsa de catre Departamentul de
Achizitii al PNUD, pe motiv ca nu sunt indeplinite toate conditiile.
In circumstante exceptionale, Departamentul de Achizitii al PNUD poate solicita
consimtamantul Ofertantului in ceea ce priveste extinderea perioadei de valabilitate. Cererea
si raspunsurile vor fi facute in scris. Ofertantului care trimite cererea nu i se va solicita sau
permite modificarea Ofertei.
12. Formatul si semnarea ofertelor
Ofertantul trebuie sa pregateasca doua copii ale Ofertei, specificand clar pe fiecare: Original
Oferta si Copie Oferta. In eventualitatea in care exista discrepante intre documente, va fi
luat in considerare Originalul.
Cele doua exemplare ale Ofertei trebuie sa fie scrise cu cerneala ce nu poate fi stearsa si
semnate de catre Ofertant sau de catre o alta persoana autorizata sa liciteze pentru contract in
numele Ofertantului. Autorizarea ulterioara trebuie indicata in scris, prin procura notariala
inclusa in Oferta.
Oferta nu trebuie sa contina intercalari, stersaturi sau corecturi, cu exceptia cazului in care
este necesar sa se corecteze erori facute de Ofertant, caz in care modificarile vor fi completate
de initialele persoanei/persoanelor care au semnat Oferta.
13. Plata
PNUD va efectua platile catre Furnizor dupa aprobarea de catre PNUD a facturii emise de
contractant, la finalul executarii fiecarui eveniment /furnizarii serviciilor agreate.
D. Depunerea Ofertelor
14. Sigilarea si marcarea ofertelor
Ofertantul trebuie sa sigileze Oferta intr-un singur plic exterior, ce va contine alte doua
plicuri interioare, dupa cum urmeaza.
(a) Plicul exterior trebuie sa fie adresat catre:
Programul Natiunilor Unite pentru Dezvoltare (PNUD), Departamentul de Achizitii Casa ONU, Bd. Primaverii 48A, 011975, Bucuresti, sector 1, Romania
si
-
Investete n oameni ! ntrirea capacitii companiilor romneti de dezvoltare a parteneriatelor sociale - Responsabilitate Social Corporativ Proiect co-finanat din Fondul Social European prin Programul Operaional Sectorial pentru Dezvoltarea Resurselor Umane 2007-2013, POSDRU/64/3.3/S/41722
www.aneir-csr.ro
Cu precizarea Cerere de oferta pentru furnizarea serviciilor organizare evenimente in cadrul proiectului ,,Intarirea capacitatii companiilor romanesti de
dezvoltare a parteneriatelor sociale - Responsabilitate Sociala Corporativa
(RSC) (POSDRU/64/3.3 / S/41722).
(b) Plicurile trebuie sa indice numele si adresa Ofertantului. Primul plic din interior va
contine informatiile specificate la Clauza 8 (Formularul de propunere) de mai sus, cu copiile
marcate corespunzator Original si Copie. Al doilea plic din interior va include oferta de
pret, identificat ca atare.
Nota - daca plicurile nu sunt sigilate si marcate conform instructiilor din aceasta clauza,
Departamentul de Achizitii al PNUD nu isi va asuma responsabilitatea pentru pierderea sau
deschiderea prematura a Ofertei.
!Ofertele trimise pe fax sau email nu vor fi luate in considerare.
15. Termenul limita pentru trimiterea ofertelor
Propunerile trebuie sa fie primite de Departamentul de Achizitii al PNUD la adresa
specificata la capitolul Sigilarea si realizarea Ofertelor, nu mai tarziu de 29 aprilie 2012.
Departamentul de Achizitii al PNUD poate, la libera alegere, sa extinda termenul limita de
depunere a Ofertelor prin amendarea documentelor solicitate in concordanta cu capitolul
Amendamente la Documentele Cererii, caz in care toate drepturile si obligatiile
Departamentului de Achizitii al PNUD si ale Ofertantilor subiect al termenului limita anterior
vor face ulterior subiectul termenului limita extins.
Calendarul si termenele limita ale Cererii de oferta (CO)
Calendar Termen limita
Emiterea CO 12 Aprilie 2012
Termen limita pentru depunerea cererilor de
clarificari/informatii aditionale cu privire la CO
19 Aprilie 2012
Raspuns la intrebarile de calificare din partea PNUD 20 Aprilie 2012
Data limita de primire a propunerilor de oferta 29 Aprilie 2012
16. Propunerile care au depasit termenul limita
Orice Oferta primita de Departamentul de Achizitii al PNUD dupa termenul limita pentru
trimiterea ofertelor, conform clauzei Termenul limita pentru trimiterea ofertelor, va fi
respinsa.
17. Modificari sau retragerea Ofertelor
-
Investete n oameni ! ntrirea capacitii companiilor romneti de dezvoltare a parteneriatelor sociale - Responsabilitate Social Corporativ Proiect co-finanat din Fondul Social European prin Programul Operaional Sectorial pentru Dezvoltarea Resurselor Umane 2007-2013, POSDRU/64/3.3/S/41722
www.aneir-csr.ro
Ofertantul isi poate retrage Oferta dupa expedierea acesteia, asigurandu-se de faptul ca
notificarea scrisa privind retragerea sa fie primita de Departamentul de Achizitii al PNUD
inainte de termenul limita stabilit pentru trimiterea Ofertelor.
Notificarea privind retragerea de catre Ofertant trebuie pregatita, sigilata, marcata si trimisa
in concordanta cu clauza Termenul limita pentru trimiterea Propunerilor. Notificarea de
renuntare poate fi trimisa de asemenea prin e-mail sau fax, urmata insa de o copie de
confirmare semnata.
Nicio Oferta nu poate fi modificata ulterior termenului limita pentru trimiterea ofertelor.
Nicio Oferta nu poate fi retrasa in intervalul dintre termenul limita pentru trimiterea ofertelor
si expirarea perioadei de validitate a ofertei specificate de catre Ofertant pe Formularul de
Trimitere a Ofertei.
E. Deschiderea si evaluarea Ofertelor
18. Deschiderea ofertelor
Departamentul de Achizitii al PNUD va deschide Ofertele in prezenta unei Comisii numite de
seful Departamentului de Achizitii al PNUD.
19. Clarificari privind propunerile de oferta
Pentru a asista la examinarea, evaluarea si compararea Ofertelor, Cumparatorul poate, la
libera alegere, sa ceara Ofertantului clarificari privind Oferta. Cererea de clarificari si
raspunsul trebuie sa fie in scris si nicio schimbare in ceea ce priveste pretul sau continutul
Ofertei nu trebuie sa fie dorita, oferita sau permisa.
20. Examinarea preliminara
Cumparatorul va examina Ofertele pentru a determina daca acestea sunt complete, daca au
aparut erori informatice, daca documentele au fost semnate in mod corespunzator si daca
Ofertele sunt conforme cu cerintele.
Inainte de evaluarea detaliata, Cumparatorul va stabili gradul de indeplinire a cerintelor din
Cererea de Oferte (CO) a fiecarei Oferte. In conformitate cu Clauzele, o Oferta conforma
constituie o propunere care indeplineste toate termenele si conditiile stipulate in RFP, fara
abateri materiale. Determinarea Cumparatorului in ceea ce priveste conformitatea unei Oferte
se bazeaza pe continutul Ofertei in sine, fara a face apel la evidente extrinseci.
Ofertele considerate ca nerespectand in mod substantial cerintele vor fi respinse de catre
Cumparator, chiar daca vor fi corectate ulterior.
21. Evaluarea si compararea ofertelor
-
Investete n oameni ! ntrirea capacitii companiilor romneti de dezvoltare a parteneriatelor sociale - Responsabilitate Social Corporativ Proiect co-finanat din Fondul Social European prin Programul Operaional Sectorial pentru Dezvoltarea Resurselor Umane 2007-2013, POSDRU/64/3.3/S/41722
www.aneir-csr.ro
Pentru evaluarea ofertelor va fi utilizata o procedura formata din doua etape, incluzand
evaluarea ofertei tehnice, ce va fi efectuata inainte de deschiderea si compararea oricaror
oferte de pret. Oferta de pret va fi deschisa doar pentru punctaje minime tehnice de peste 70%
din cele 1000 de puncte care pot fi obtinute prin evaluarea ofertelor tehnice.
Punctajul maximum al Ofertei Tehnice este 700 puncte
Punctajul maxim al Ofertei Financiare este 300 puncte
Punctajul maximum adunat este 1000 puncte
In prima etapa, va fi evaluata Oferta Tehnica. Doar ofertele care au primit un minimum de
70% (490 puncte) din punctajul evaluarii Propunerii Tehnice vor trece in cea de-a doua etapa.
Oferta tehnica este evaluata pe baza indeplinirii conditiilor din Termenii de Referinta (TR) si
a Criteriilor de evaluare tehnica de mai jos.
In etapa a doua, Oferta Financiara cu cel mai scazut pret va primi punctajul financiar maxim,
de 300 de puncte.
Toate celelalte propuneri financiare vor primi punctajul invers proportional, utilizand
urmatoarea formula:
Punctajul propunerii financiare X=300*(Pretul cel mai scazut/ Pretul propunerii financiare X)
Propunerile vor fi clasificate in functie de Punctajul total= Punctajul Tehnic+Punctajul
Financiar
Compania care obtine cel mai mare punctaj total este considerata cea care ofera cea mai
avantajoasa oferta financiara, iar Ofertantul va fi recomandat pentru a i se incredinta
contractul.
Erorile aritmetice vor fi rectificate astfel: daca exista diferente intre pretul unitar si pretul
total, care este obtinut prin inmultirea pretului unitar cu cantitatea, pretul unitar va prevala,
iar pretul total va fi corectat. Daca Ofertantul nu accepta corectarea greselilor, Oferta lui va fi
respinsa. Daca exista o discrepanta intre cuvinte si cifre, suma exprimata in cuvinte va
prevala.
Criteriile de evaluare tehnica Centralizatorul formularelor de evaluare a
propunerii tehnice
Puncte care pot fi obtinute Companie / Agentie
A B C D E
1. Expertiza companiei care trimite
Oferta
160
2. Organizare sesiuni de instruire 260
3. Organizare Conferinta Nationala 130
4. Organizare Conferinta Internationala 150
Total
700
Formularele de evaluare pentru propunerile tehnice se continua pe urmatoarele pagini.
Numarul de puncte ce pot fi obtinute specificat pentru fiecare criteriu de evaluare indica
-
Investete n oameni ! ntrirea capacitii companiilor romneti de dezvoltare a parteneriatelor sociale - Responsabilitate Social Corporativ Proiect co-finanat din Fondul Social European prin Programul Operaional Sectorial pentru Dezvoltarea Resurselor Umane 2007-2013, POSDRU/64/3.3/S/41722
www.aneir-csr.ro
semnificatia relativa sau ponderea criteriului in intregul proces de evaluare. Formularele de
evaluare a Ofertei Tehnice sunt urmatoarele:
Formularul 1: Expertiza Companiei care trimite Oferta
Formularul 2: Organizare sesiuni de instruire
Formularul 3: Organizare Conferinta Nationala
Formularul 4: Organizare Conferinta Internationala
Evaluarea Propunerii Tehnice
Formular 1
Puncte care
se pot
obtine
Companie/Agentie
A B C D E
Expertiza agentiei care trimite oferta
1.1 Expertiza agentiei
1.1.1 Competente (max 50 puncte)
- Competente relevante serviciilor solicitate
- prestare de servicii de cazare si masa- 25 puncte
- prestare de servicii organizare conferinte si sesiuni de instruire 25 de puncte
1.1.2 Reputatie (max 60 puncte)
- Lista clientilor companii multinationale si
organizatii internationale- Pentru fiecare client
Ofertantul va primi 5 puncte. Punctajul maxim va fi
insa limitat la 40 de puncte.
- Scrisori de recomandare (min 2) Pentru fiecare
scrisoare de recomandare Ofertantul va primi 5
puncte. Punctajul maxim va fi insa limitat la 20 de
puncte.
110
1.2 Experienta similara:
- Experienta cu proiecte finantate din Fonduri
Structurale Europene - 5 puncte pe proiect, maxim 20
puncte.
- Experienta in organizarea de conferinte si sesiuni
de instruire - 5 puncte pe client cu portofoliu
detaliat, maxim 30 puncte.
50
Total Partea 1 160
-
Investete n oameni ! ntrirea capacitii companiilor romneti de dezvoltare a parteneriatelor sociale - Responsabilitate Social Corporativ Proiect co-finanat din Fondul Social European prin Programul Operaional Sectorial pentru Dezvoltarea Resurselor Umane 2007-2013, POSDRU/64/3.3/S/41722
www.aneir-csr.ro
Evaluarea Propunerii Tehnice
Formular 2
Puncte care
se pot
obtine
Companie
A B C D E
Organizarea sesiunilor de instruire 2.1 Propunerea de cazare raspunde cerintelor din TdR? 50
2.2 Propunerea de meniuri (inclusiv pauze de cafea)
corespunde cerintelor din TdR?
30
2.3 Propunerea salilor pentru sesiunilor de instruire
corespunde cerintelor din TdR? (la acest criteriu se
vor evalua inclusiv spatiul de pauza de cafea propus)
80
2.4 Propunerea de echipamente tehnice ale salilor
corespunde cerintelor din TdR?
50
2.5 Disponibilitatea unui reprezentant/delegat al
agentiei pe parcursul desfasurarii sesiunilor de
instruire
30
2.6 Flexibilitate in politica de anulari 20
Total Partea 2 260
Evaluarea Propunerii Tehnice
Formular 3
Puncte care
se pot
obtine
Companie
A B C D E
Organizarea Conferintei Nationale
3.1
Propunerea de cazare raspunde cerintelor din TR?
10
3.2 Propunerea de meniuri (inclusiv pauze de cafea)
corespunde cerintelor din TR?
30
3.3 Propunerea salilor pentru sesiunilor de instruire
corespunde cerintelor din TR? (la acest criteriu se
vor evalua inclusiv spatiul de pauza de cafea propus)
30
3.4
Propunerea de echipamente tehnice ale salilor
corespunde cerintelor din TR?
20
3.5 Disponibilitatea unui reprezentant/delegat al
agentiei pe parcursul desfasurarii conferintei
10
3.6 Servicii de interpretariat consecutiv (translator
engleza-romana si romana-engleza)
10
3.7 Flexibilitate in politica de anulari 20
Total Partea 3 130
-
Investete n oameni ! ntrirea capacitii companiilor romneti de dezvoltare a parteneriatelor sociale - Responsabilitate Social Corporativ Proiect co-finanat din Fondul Social European prin Programul Operaional Sectorial pentru Dezvoltarea Resurselor Umane 2007-2013, POSDRU/64/3.3/S/41722
www.aneir-csr.ro
Evaluarea Propunerii Tehnice
Formular 4
Puncte care
se pot
obtine
Companie
A B C D E
Organizarea Conferintei Internationale
4.1
Propunerea de cazare raspunde cerintelor din TR?
10
4.2 Propunerea de meniuri (inclusiv pauze de cafea)
corespunde cerintelor din TR?
40
4.3 Propunerea salilor pentru sesiunilor de instruire
corespunde cerintelor din TR? (la acest criteriu se
vor evalua inclusiv spatiul de pauza de cafea propus)
30
4.4
Propunerea de echipamente tehnice ale salilor
corespunde cerintelor din TR?
20
4.5 Disponibilitatea unui reprezentant/delegat al
agentiei pe parcursul desfasurarii conferintei
10
4.6 Servicii de interpretariat simultan (echipamente si
echipa translatori engleza-romana si romana-
engleza)
20
4.7 Flexibilitate in politica de anulari 20
Total Partea 4 150
F. Atribuirea contractului
22. Criteriile de eligibilitate, atribuirea contractului
Departamentul de Achizitii al PNUD isi rezerva dreptul de a accepta sau de a respinge orice
Oferta, de a anula procesul de solicitare si de a refuza toate Ofertele in orice moment, inainte
de atribuirea contractului, fara a implica astfel orice raspundere in ceea ce priveste Ofertantul
afectat sau orice obligatie de a informa Ofertantul sau Ofertantii pe baza actiunii
Cumparatorului.
Inainte de expirarea perioadei de valabilitate a propunerii, Departamentul de Achizitii al
PNUD va atribui contractul Ofertantului calificat a carei Oferta, dupa ce a fost evaluata, este
considerata a raspunde cel mai potrivit nevoilor organizatiei si activitatii in cauza.
23. Dreptul Cumparatorului de a modifica cerintele la momentul atribuirii contractului
Cumparatorul isi rezerva dreptul la momentul atribuirii contractului de a modifica cantitatea
de servicii si bunuri specificate in CO fara a schimba pretul sau alte termene si conditii.
24. Semnarea contractului
-
Investete n oameni ! ntrirea capacitii companiilor romneti de dezvoltare a parteneriatelor sociale - Responsabilitate Social Corporativ Proiect co-finanat din Fondul Social European prin Programul Operaional Sectorial pentru Dezvoltarea Resurselor Umane 2007-2013, POSDRU/64/3.3/S/41722
www.aneir-csr.ro
In termen de 7 (sapte) zile de la primirea contractului, Ofertantul castigator trebuie sa
semneze si sa dateze contractul, urmand a i-l retrimite Cumparatorului.
25. Contestatii ale furnizorilor
Procedura noastra de contestatie aflata la dispozitia furnizorului are rolul de a oferi
oportunitatea de recurs persoanelor sau companiilor care nu au primit contractul in urma unui
proces competitiv de achizitie. Aceasta procedura nu este disponibila pentru ofertantii care nu
au trimis oferta in timp util sau in cazul in care toate ofertele primite au fost respinse. In cazul
in care considerati ca nu ati fost tratati in mod echitabil, puteti gasi informatii in detaliu
referitoare la procedura de contestatie accesand urmatorul link:
http://www.PNUD.org/procurement/protest.shtml.
http://www.pnud.org/procurement/protest.shtml
-
Investete n oameni ! ntrirea capacitii companiilor romneti de dezvoltare a parteneriatelor sociale - Responsabilitate Social Corporativ Proiect co-finanat din Fondul Social European prin Programul Operaional Sectorial pentru Dezvoltarea Resurselor Umane 2007-2013, POSDRU/64/3.3/S/41722
www.aneir-csr.ro
Anexa II
PNUD
CONDITII GENERALE ALE CONTRACTULUI PENTRU SERVICII
1. STATUT JURIDIC
Contractantul va fi considerat ca avand statutul juridic al unui contractant independent in
raport cu Programul Natiunilor Unite pentru Dezvoltare (PNUD). Personalul si
subcontractantii Contractantului nu va fi considerat, sub niciun aspect, ca fiind angajati sau
agenti ai PNUD sau ai Natiunilor Unite.
2. SURSA INSTRUCTIUNILOR
Contractantul nu va solicita si nu va accepta instructiuni de la nicio alta autoritate in afara de
PNUD in legatura cu efectuarea serviciilor sale in baza prezentului Contract. Contractantul se
va abtine de la orice actiuni care ar putea afecta in mod negativ PNUD sau Natiunile Unite si
isi va indeplini angajamentele respectand in totalitate interesele PNUD.
3. RESPONSABILITATEA CONTRACTANTULUI FATA DE ANGAJATI
Contractantul va fi responsabil pentru competenta profesionala si tehnica a angajatilor sai si
va selecta, pentru activitatea prevazuta in prezentul Contract, persoane de incredere, care vor
avea o performanta efectiva in implementarea prezentului Contract, vor respecta obiceiurile
locale si vor corespunde unui inalt standard de conduita morala si etica.
4. ATRIBUIRE
Contractantul nu va atribui, transfera, promite sau lua vreo hotarare legata de prezentul
Contract sau de vreo parte a acestuia sau a oricaruia din drepturile, solicitarile sau obligatiile
din cadrul prezentului Contract, cu exceptia cazului in care PNUD isi da acordul in scris.
5. SUB-CONTRACTARE
In cazul in care Contractantul are nevoie de serviciile subcontractantilor, Contractantul va
obtine in prealabil aprobarea scrisa de la PNUD pentru astfel de subcontractanti. Aprobarea
de catre PNUD a unui subcontractant nu va scuti Contractantul de oricare din obligatiile sale
in baza prezentului Contract. Termenii oricarui subcontract se vor supune si vor fi in
concordanta cu prevederile prezentului Contract.
6. OFICIALII NU VOR BENEFICIA
Contractantul garanteaza ca niciun oficial al PNUD sau al Natiunilor Unite nu a primit si nu
va primi din partea Contractantului niciun beneficiu direct sau indirect in urma prezentului
Contract, nici vreo altfel de recompensa. Contractantul este de acord ca incalcarea acestei
prevederi constituie o incalcare a unui termen esential al prezentului Contract.
7. DESPAGUBIRI
Contractantul va despagubi, apara si proteja pe propria cheltuiala PNUD, oficialii, agentii,
functionarii si angajatii sai de si in cazul oricaror procese, reclamatii, revendicari, cereri, si
-
Investete n oameni ! ntrirea capacitii companiilor romneti de dezvoltare a parteneriatelor sociale - Responsabilitate Social Corporativ Proiect co-finanat din Fondul Social European prin Programul Operaional Sectorial pentru Dezvoltarea Resurselor Umane 2007-2013, POSDRU/64/3.3/S/41722
www.aneir-csr.ro
responsabilitati de orice natura, inclusiv costuri si cheltuieli ce deriva din actiunile sau
omisiunile Contractantului sau ale angajatilor, agentilor sau subcontractantilor
Contractantului in virtutea desfasurarii prezentului Contract. Aceasta prevedere se va extinde,
inter alia, la cereri si revendicari legate de compensarea muncitorilor, responsabilitati privind
produsele si responsabilitati ce deriva din utilizarea inventiilor si dispozitivelor patentate,
materialelor cu drept de autor sau a altor drepturi de proprietate intelectuala de catre
Contractant, angajatii, agentii, functionarii sau subcontractantii sai. Obligatiile prevazute in
acest Articol nu exced terminarea prezentului Contract.
8. ASIGURARI SI RASPUNDERI PENTRU TERTI
8.1 Contractantul asigura si, prin urmare, mentine asigurarea impotriva tuturor riscurilor
in ceea ce priveste proprietatea sa si orice echipament utilizat in scopul indeplinirii
prezentului Contract.
8.2 Contractantul asigura si, prin urmare, mentine toate asigurarile pentru despagubirea
lucratorilor, sau asigurarile cu titlu echivalent, pentru angajatii sai asigurand dreptul de a
acoperi revendicarile in cazul afectiunilor suferite sau a decesului survenit in stransa legatura
cu obiectul prezentului Contract.
8.3 Contractorul asigura si, prin urmare, mentine asigurarea de raspundere civila pentru
daune la un nivel adecvat din punct de vedere financiar astfel incat sa acopere solicitarea
tertului in cazul decesului sau al afectiunilor fizice suferite, generate de sau in stransa
legatura cu obiectul prezentului Contract sau cu utilizarea oricarui tip de autovehicul,
ambarcatiune, aeronava sau alt echipament detinut sau inchiriat de catre Contractant sau de
colaboratorii, functionarii, angajatii sau subcontractantii care efectueaza activitati sau servicii
in stransa legatura cu prezentul Contract.
8.4 Cu exceptia asigurarii colective de accidente si a asigurarii pentru cazuri de boli
profesionale ale angajatului, politele de asigurare din prezentul Articol vor cuprinde
urmatoarele:
8.4.1 PNUD este numit coasigurat;
8.4.2 Este inclusa o renuntare a dreptului la subrogare a Contractantului in favoarea
persoanei asigurate formulata impotriva PNUD;
8.4.3 PNUD primeste din partea asiguratului o notificare cu 30 (treizeci) de zile
inainte ca cel din urma sa anuleze sau sa modifice clauza privind acoperirea riscurilor.
8.5 La cerere, Contractantul ofera PNUD dovezile clare ale asigurarii solicitate in cadrul
acestui Articol.
-
Investete n oameni ! ntrirea capacitii companiilor romneti de dezvoltare a parteneriatelor sociale - Responsabilitate Social Corporativ Proiect co-finanat din Fondul Social European prin Programul Operaional Sectorial pentru Dezvoltarea Resurselor Umane 2007-2013, POSDRU/64/3.3/S/41722
www.aneir-csr.ro
9. DREPTURI DE RETENTIE/DREPTURI DE SECHESTRU
Contractantul nu va genera si nu va accepta dreptul de sechestru, dreptul echivalent sau
dreptul de retentie de catre persoana a carei cerere urmeaza sa fie depusa la dosar sau este
depusa intr-un dosar dintr-un birou public sau un dosar al PNUD privind solicitarea unor
despagubiri pecuniare datorate sau generate de activitatea efectuata sau de materialele
furnizate conform prezentului Contract, sau din motive generate de alte cereri sau solicitari
formulate impotriva Contractantului.
10. DREPTUL DE PROPRIETATE ASUPRA ECHIPAMENTULUI
Dreptul de proprietate asupra echipamentului sau a furniturilor care pot fi asigurate de PNUD
va ramane in custodia PNUD, si orice astfel de echipament va fi inapoiat PNUD la finalizarea
prezentului Contract sau in momentul in care nu mai sunt necesare Contractantului.
Echipamentul, atunci cand este returnat PNUD, trebuie sa fie in aceeasi stare ca in momentul
livrarii acestuia catre Contractant, exceptand gradul normal de uzura fizica si morala.
Contractantul are ca responsabilitate despagubirea PNUD in cazul in care echipamentul este
stricat sau deteriorat dincolo de gradul normal de uzura fizica si morala.
11. DREPTURI DE AUTOR, BREVETE SI ALTE DREPTURI INTELECTUALE
11.1 Cu exceptia cazului in care se prevede altfel in mod expres in scris in Contract, PNUD
va avea dreptul de a detine toate drepturile intelectuale si de alta natura inclusiv, dar nu
limitat la, brevete, drepturi de autor si de marca inregistrata in ceea ce priveste produsele,
procesele, inventiile, ideile, cunostintele tehnice (know-how) sau documentele si alte
materiale pe care Contractantul le-a elaborate pentru PNUD in cadrul Contractului si care
sunt legate in mod direct de sau sunt produse, pregatite sau stranse ca urmare sau pe durata
executarii Contractului, si Contractantul recunoaste si consimte ca aceste produse, documente
si alte materiale reprezinta lucrari efectuate in cadrul angajamentului la PNUD.
11.2 In masura in care aceste drepturi de proprietate intelectuala sau de alta natura constau
din orice drepturi de proprietate intelectuala sau de alta natura ale Contractantului: (i) care au
existat inainte de executarea de catre Contractant a obligatiilor sale in cadrul Contractului,
sau (ii) pe care Contractantul le poate elabora sau obtine sau pe care le-a elaborat sau obtinut
independent de indeplinirea obligatiilor sale in cadrul Contractului, PNUD nu revendica si nu
va revendica niciun drept de proprietate asupra lor, iar Contractantul va oferi PNUD o licenta
permanenta pentru utilizarea acestor drepturi de proprietate intelectuala sau de alta natura
doar in scopul si in conformitate cu cerintele Contractului.
11.3 La cererea PNUD, Contractantul va lua toate masurile necesare, va intocmi toate
documentele necesare si, in general, va ajuta la asigurarea acestor drepturi de proprietate si la
transferarea lor sau obtinerea de licenta pentru PNUD, in conformitate cu prevederile legilor
in vigoare si ale Contractului.
-
Investete n oameni ! ntrirea capacitii companiilor romneti de dezvoltare a parteneriatelor sociale - Responsabilitate Social Corporativ Proiect co-finanat din Fondul Social European prin Programul Operaional Sectorial pentru Dezvoltarea Resurselor Umane 2007-2013, POSDRU/64/3.3/S/41722
www.aneir-csr.ro
11.4 Conform conditiilor de mai sus, toate hartile, desenele, fotografiile, colajele, planurile,
rapoartele, estimarile, recomandarile, documentele si toate celelalte date stranse de sau
primite de Contractant in baza Contractului vor fi proprietatea PNUD, vor fi puse la
dispozitie spre utilizare sau pentru a fi inspectate de PNUD la momentele si locurile adecvate,
vor avea un regim confidential si vor fi livrate numai oficialilor PNUD autorizati in
momentul in care inceteaza activitatea din cadrul Contractului.
12. UTILIZAREA NUMELUI, EMBLEMEI SAU STAMPILEI OFICIALE A
NATIUNILOR UNITE
Contractantul nu va face public sau altfel cunoscut in mod public faptul ca este Contractant
al PNUD si Contractantul nu are voie in niciun fel sa foloseasca numele, emblema sau
stampila oficiala a PNUD sau a Natiunilor Unite sau orice abreviere a denumirilor PNUD sau
Natiunile Unite in legatura cu activitatea proprie sau in alt fel.
13. NATURA CONFIDENTIALA A DOCUMENTELOR SI INFORMATIILOR:
Informatiile si datele care sunt considerate a fi proprietatea uneia dintre Parti si care sunt
furnizate sau facute publice de una dintre Parti (Partea care dezvaluie informatia) catre
cealalta Parte (Partea care primeste informatia) pe durata executarii Contractului si care
sunt desemnate ca fiind confidentiale (Informatii) vor fi tinute secret de catre acea Parte si
vor fi manevrate dupa cum urmeaza:
13.1 Partea care primeste astfel de informatii:
13.1.1 va avea aceeasi grija si discretie in a evita dezvaluirea, publicarea sau
diseminarea Informatiilor primite de la Partea care le dezvaluie ca atunci cand
lucreaza cu propriile informatii similare pe care nu doreste sa le dezvaluie, sa le
publice sau sa le disemineze; si
13.1.2 va utiliza Informatiile Partii care le ofera doar in scopul pentru care ele au fost
dezvaluite.
13.2 Cu conditia ca Partea care primeste informatia sa aiba un acord in scris cu urmatoarele
persoane sau entitati, prin care li se cere sa trateze Informatiile ca fiind confidentiale in
conformitate cu Contractul si cu acest Articol 13, Partea care primeste informatia poate
dezvalui Informatiile urmatorilor:
13.2.1 oricarei alte parti, daca are consimtamantul scris al Partii care dezvaluie
informatia; si
13.2.2 angajatilor, oficialilor, reprezentantilor si colaboratorilor Partii care primeste
informatia care trebuie sa cunoasca acele Informatii in scopul indeplinirii obligatiilor
ce le revin in baza Contractului, precum si angajatilor, oficialilor, reprezentantilor si
colaboratorilor oricarei entitati juridice pe care o controleaza, care o controleaza, sau
-
Investete n oameni ! ntrirea capacitii companiilor romneti de dezvoltare a parteneriatelor sociale - Responsabilitate Social Corporativ Proiect co-finanat din Fondul Social European prin Programul Operaional Sectorial pentru Dezvoltarea Resurselor Umane 2007-2013, POSDRU/64/3.3/S/41722
www.aneir-csr.ro
impreuna cu care se afla sub un control comun, care trebuie sa cunoasca acele
Informatii in scopul indeplinirii obligatiilor ce le revin in baza Contractului, cu
conditia ca, in acest scop, o entitate juridica controlata sa insemne:
13.2.2.1o entitate corporatista in care Partea respectiva detine sau controleaza
fie direct fie indirect peste cincizeci la suta (50%) din actiuni; sau
13.2.2.2orice entitate asupra careia Partea respectiva exercita un control
managerial efectiv; sau
13.2.2.3pentru PNUD, un Fond afiliat cum ar fi UNCDF, UNIFEM si UNV.
13.3 Contractantul poate dezvalui Informatii in masura ceruta de lege, cu conditia
ca, in functie de si fara nicio renuntare la privilegiile si imunitatile Natiunilor Unite,
Contractantul va notifica PNUD cu sufficient timp in avans despre o solicitare de
dezvaluire a Informatiilor, pentru a permite PNUD sa aiba ocazia sa isi ia masurile de
protectie sau alte masuri adecvate necesare inainte de a se face o astfel de dezvaluire.
13.4 PNUD poate dezvalui Informatii in masura in care sunt necesare conform
Cartei ONU, rezolutiilor sau reglementarilor Adunarii Generale, sau regulilor
promulgate de catre Secretarul General.
13.5 Partea care primeste informatia nu va fi oprita de la a dezvalui Informatii ce
sunt obtinute de catre Partea care primeste informatia de la o terta parte fara restrictii,
ce sunt dezvaluite de catre Partea care dezvaluie catre o terta parte fara nicio obligatie
de confidentialitate, care sunt cunoscute dinainte de catre Partea care primeste
informatia, sau care sunt elaborate de Partea care primeste informatia in orice moment
in mod absolut independent de orice dezvaluiri legate de acest contract.
13.6 Aceste obligatii si restrictii de confidentialitate vor fi in vigoare pe durata
Contractului, inclusive pe timpul prelungirii acestuia, si, daca nu este altfel prevazut
in Contract, vor ramane in vigoare si dupa terminarea Contractului.
14. FORTA MAJORA: ALTE MODIFICARI ALE CONDITIILOR
14.1 In cazul cand, si imediat ce este posibil dupa producerea unui eveniment care
reprezinta forta majora, Contractantul va anunta si oferi detalii complete in scris
PNUD in legatura cu aceasta situatie sau cauza in cazul in care Contractantul nu mai
poate, ca urmare a acestei situatii, sa isi indeplineasca total sau partial, obligatiile si
raspunderile care ii revin in baza Contractului. Contractantul va trebui de asemenea sa
instiinteze PNUD in legatura cu orice alte schimbari survenite in conditiile sau
producerea unui astfel de eveniment, care afecteaza sau pot afecta realizarea
prestatiilor din Contract. La primirea instiintarii cerute prin acest Articol, PNUD va
-
Investete n oameni ! ntrirea capacitii companiilor romneti de dezvoltare a parteneriatelor sociale - Responsabilitate Social Corporativ Proiect co-finanat din Fondul Social European prin Programul Operaional Sectorial pentru Dezvoltarea Resurselor Umane 2007-2013, POSDRU/64/3.3/S/41722
www.aneir-csr.ro
lua masuri dupa cum va crede de cuviinta, ca unic responsabil, pe care le considera
adecvate sau necesare in conditiile respective, inclusiv acordarea catre Contractant a
unei prelungiri de timp rezonabile, in care sa isi realizeze obligatiile din cadrul
Contractului.
14.2 In cazul in care Contractantul este definitiv incapabil, partial sau total, datorita
situatiei de forta majora, sa isi indeplineasca obligatiile si sa isi duca la bun sfarsit
responsabilitatile din cadrul Contractului, PNUD va avea dreptul de a intrerupe sau
termina Contractul Individual in aceiasi termeni si conditii prevazute mai jos in
Articolul 15, Incetare, cu exceptia faptului ca perioada de instiintare va fi de sapte
(7) zile in loc de treizeci (30) de zile.
14.3 Forta majora, asa cum este definita in acest document, se refera la orice
eveniment natural neprevazut si de neoprit, razboi (declarat sau nu), invazie,
revolutie, insurectie sau orice alte evenimente de natura sau forta asemanatoare.
14.4 Contractantul recunoaste si consimte ca, in privinta oricaror obligatii care ii
revin din Contractul, Contractantul trebuie sa le indeplineasca sau sa lucreze in orice
zona in care este angajat PNUD, se pregateste sa se angajeze sau sa se retraga in sau
din operatii de mentinere a pacii, operatii umanitare sau alte operatii asemanatoare,
orice intarziere sau esec in a-si efectua obligatiile ce ii revin sau care se coreleaza cu
conditii dificile din aceste zone sau de orice incidente de tulburari civile care apar in
aceste zone nu vor constitui in si prin ele insasi, cazuri de forta majora in cadrul
Contractului.
15. INCETARE
15.1 Oricare parte poate inceta prezentul Contract, partial sau total, cu notificarea
in scris a celeilalte parti cu treizeci (30) de zile inainte. Inceperea procedurilor de
arbitraj, in conformitate cu Articolul 16.2 (Arbitraj), nu va reprezenta in sine o
incetare a prezentului Contract.
15.2 PNUD isi rezerva dreptul de a termina fara o cauza prezentul Contract in orice
moment cu o notificare scrisa a Contractantului cu 15 zile inainte, caz in care PNUD
va rambursa Contractantului toate costurile rezonabile suportate de Contractant
inainte de primirea instiintarii de terminare.
15.3 In situatia incetarii de catre PNUD in baza acestui Articol, PNUD nu va fi
obligat la nicio plata catre Contractant cu exceptia celor pentru munca si serviciile
prestate in mod satisfacator in conformitate cu termenii prezentului Contract.
15.4 In cazul in care Contractantul este declarat falit sau a intrat in lichidare sau
devine insolvabil, sau Contractantul face un transfer de proprietate in beneficiul unuia
-
Investete n oameni ! ntrirea capacitii companiilor romneti de dezvoltare a parteneriatelor sociale - Responsabilitate Social Corporativ Proiect co-finanat din Fondul Social European prin Programul Operaional Sectorial pentru Dezvoltarea Resurselor Umane 2007-2013, POSDRU/64/3.3/S/41722
www.aneir-csr.ro
sau mai multor creditori, sau se numeste un Administrator datorita insolvabilitatii
Contractantului, PNUD poate inceta Contractul imediat, fara a prejudicia vreun drept
sau compensare pe care le are in baza acestor termini si conditii. Contractantul va
informa PNUD imediat cu privire la oricare din situatiile de mai sus.
16. SOLUTIONAREA DISPUTELOR
16.1 Solutionare amiabila: Partile vor face tot ce le sta in putinta pentru a solutiona
amiabil orice disputa, controversa sau revendicare generata de Contractul sau de
incalcarea, terminarea sau invalidarea sa. In cazul in care partile doresc sa ajunga la o
intelegere amiabila prin consiliere, consilierea va avea loc in conformitate cu Regulile
de Consiliere in vigoare la momentul respectiv ale Comisiei Natiunilor Unite
referitoare la Legea Comertului International (CNULCI), sau conform oricaror
proceduri similare convenite de catre parti.
16.2 Arbitraj: Orice disputa, controversa sau revendicare intre parti generata de
Contract sau de incalcarea, terminarea sau invalidarea sa, in cazul in care nu se
solutioneaza amiabil conform cu Articolul 16.1 de mai sus, in decurs de saizeci (60)
de zile de la primirea de catre una dintre Parti a solicitarii scrise a celeilalte parti
pentru o solutionare amiabila, va fi inaintata de oricare din parti spre arbitraj conform
Regulilor de Arbitraj CNULCI in vigoare la momentul respectiv. Hotararile
tribunalului de arbitraj se vor baza pe principiile generale ale legii comerciale
internationale. In toate chestiunile de constatare, tribunalul de arbitraj va fi condus de
Regulile Suplimentare care guverneaza Prezentarea si Primirea Dovezilor in
Arbitrajul comercial international al Baroului International, editia din 28 mai 1983.
Tribunalul de arbitraj va avea puterea de a decide restituirea sau distrugerea bunurilor
sau a altor proprietati, corporale sau necorporale, sau a oricaror informatii
confidentiale oferite in cadrul Contractului, de a dispune terminarea Contractului, sau
de a dispune luarea oricaror alte masuri de protectie a bunurilor, serviciilor sau
oricaror alte proprietati, corporale sau necorporale, sau a oricaror informatii
confidentiale oferite in cadrul Contractului, dupa cum este cazul, in conformitate cu
autoritatea tribunalului de arbitrare, conform Articolului 26 (Masuri Interimare de
Protectie) si articolului 32 (Forma si Efectul Deciziei) Regulilor de Arbitrare
CNULCI. Tribunalul de arbitraj nu va avea puterea de a decide despagubiri punitive.
In plus, daca in Contract nu se stipuleaza altfel, tribunalul de arbitrare nu va avea
puterea de a decide dobanzi care sa depaseasca Rata Oferita de Inter-Bank Londra
(RIBL), in vigoare la momentul respectiv si aceste dobanzi vor fi doar dobanda
simpla. Partile vor trebui sa respecte orice decizie de arbitraj date in urma unui astfel
de arbitraj ca sentinta finala a oricarei dispute, controverse sau revendicari.
17. PRIVILEGII SI IMUNITATI
-
Investete n oameni ! ntrirea capacitii companiilor romneti de dezvoltare a parteneriatelor sociale - Responsabilitate Social Corporativ Proiect co-finanat din Fondul Social European prin Programul Operaional Sectorial pentru Dezvoltarea Resurselor Umane 2007-2013, POSDRU/64/3.3/S/41722
www.aneir-csr.ro
Nicio parte din sau legata de Contractul Individual nu se va considera ca fiind o renuntare,
expresa sau implicita, a oricaruia din privilegiile sau imunitatilor Natiunilor Unite, inclusiv a
organismelor subsidiare.
18. SCUTIRE DE TAXE
18.1 Sectiunea 7 din Conventia referitoare la Privilegiile si Imunitatile Natiunilor
Unite stipuleaza, printre altele, ca Natiunile Unite, inclusiv organismele subordonate,
sunt scutite de toate impozitele directe, cu exceptia platilor pentru serviciile de utilitati
publice si sunt scutite de taxe vamale, impozite si alte plati de natura asemanatoare in
ceea ce priveste articolele importate sau exportate pentru uz oficial. In cazul in care
autoritatile guvernamentale refuza sa recunoasca faptul ca Natiunile Unite sunt scutite
de astfel de impozite, taxe, dari sau plati, Contractantul se va consulta imediat cu
PNUD pentru a stabili o procedura de comun acord.
18.2 Astfel, Contractantul autorizeeaza PNUD sa deduca din factura
Contractantului orice suma care reprezinta astfel de taxe, impozite sau plati, cu
exceptia cazului in care Contractantul s-a consultat in prealabil cu PNUD si PNUD a
autorizat de fiecare data in mod expres Contractantul sa plateasca astfel de taxe,
impozite sau plati. In astfel de situatii, Contractantul va oferi PNUD dovezile scrise
ca plata acelor taxe, impozite sau plati s-a efectuat si a fost autorizata adecvat.
19. EXPLOATAREA COPIILOR PRIN MUNCA
19.1 Contractantul declara si garanteaza ca nici el si niciunul dintre furnizorii sai nu
este angajat in practici neconforme cu drepturile stipulate in Conventia privind
Drepturile Copilului, inclusiv Articolul 32 din respectiva Conventie, care, inter alia,
impune ca un copil sa fie ferit de a efectua orice fel de activitate care se poate dovedi
periculoasa sau poate afecta educatia copilului, sau se poate dovedi vatamatoare
pentru sanatatea fizica sau mentala a copilului, sau pentru dezvoltarea lui spirituala,
morala sau sociala.
19.2 Incalcarea acestei declaratii si garantii ii da dreptul PNUD sa finalizeze
Contractul imediat dupa notificarea Contractantului, fara niciun fel de costuri pentru
PNUD.
20. MINE
20.1 Contractantul declara si garanteaza ca nici el si niciunul dintre furnizorii sai nu
este angajat direct in activitati de patentare, dezvoltare, asamblare, productie,
comercializare sau fabricare a minelor sau in activitati similare legate de
componentele de baza utilizate in productia Minelor. Termenul Mine face referire la
acele dispozitive definite in Articolul 2, Paragrafele 1, 4 si 5 din Protocolul al II-lea,
-
Investete n oameni ! ntrirea capacitii companiilor romneti de dezvoltare a parteneriatelor sociale - Responsabilitate Social Corporativ Proiect co-finanat din Fondul Social European prin Programul Operaional Sectorial pentru Dezvoltarea Resurselor Umane 2007-2013, POSDRU/64/3.3/S/41722
www.aneir-csr.ro
anexat Conventiei privind interzicerea sau limitarea folosirii anumitor categorii de
arme clasice care ar putea fi considerate ca producand efecte traumatice excesive sau
care ar lovi fara discriminare din 1980.
20.2 Incalcarea acestei declaratii si garantii ii da dreptul PNUD sa finalizeze
Contractul imediat dupa notificarea Contractantului, fara nicio raspundere privitoare
la cheltuielile generate de finalizarea Contractului sau o alta responsabilitate pentru
PNUD.
21. RESPECTAREA LEGII
Contractantul se conformeaza tuturor legilor, ordonantelor, normelor si regulamentelor care
fac referire la ]ndeplinirea obligatiilor sale conform termenilor din prezentul Contract.
22. EXPLOATAREA SEXUALA
22.1 Contractantul intreprinde toate masurile necesare pentru a preveni exploatarea
sau abuzul sexual al unei persoane fie de catre el, fie de catre unul dintre angajatii sai
sau o alta persoana angajata de Contractant sa efectueze servicii conform preyentului
Contract. In acest scop, activitatea cu caracter sexual cu o persoana de sub
optsprezece ani, in ciuda oricarei legi referitoare la consimtamant, reprezinta
exploatare sexuala si abuz al respectivului minor/ respectivei minore. In plus,
Contractantul se va abtine si va lua toate masurile necesare pentru a interzice
angajatilor sai sau unei alte persoane angajata sa efectueze schimb de bani, bunuri,
servicii, oferte de locuri de munca sau alte lucruri de valoare pentru favoruri sau
activitati cu caracter sexual, activitati care se dovedesc a fi de exploatare sau
degradante pentru o persoana. Contractantul constientizeaza si este de acord ca
prevederile mentionate aici reprezinta un termen esential al Contractului, iar
incalcarea acestei declaratii si garantii da dreptul PNUD sa finalizeze Contractul
imediat dupa notificarea Contractantului, fara nicio raspundere privitoare la
cheltuielile generate de finalizarea Contractului sau o alta responsabilitate pentru
PNUD.
22.2 PNUD nu aplica standardul mentionat anterior care face referire la varsta
acelor cazuri in care personalul Contractantului sau o alta persoana angajata in scopul
efectuarii de servicii conform Contractului este casatorit/a cu o persoana mai tanara de
optsprezece ani cu care a intretinut relatii sexuale, acest mariaj fiind recunoscut ca
valid conform legilor din tara in care personalul Contractantului sau o alta persoana
angajata in scopul efectuarii de servicii conform Contractului isi are cetatenia.
23. COMPETENTA PRIVIND MODIFICARILE
In conformitate cu Normele si Regulamentele Financiare ale PNUD, doar oficialii autorizati
ai PNUD au autoritatea de a aproba, in numele PNUD, orice modificare sau schimbare a
prezentului Acord, de a renunta la una dintre prevederile sau relatiile contractuale
-
Investete n oameni ! ntrirea capacitii companiilor romneti de dezvoltare a parteneriatelor sociale - Responsabilitate Social Corporativ Proiect co-finanat din Fondul Social European prin Programul Operaional Sectorial pentru Dezvoltarea Resurselor Umane 2007-2013, POSDRU/64/3.3/S/41722
www.aneir-csr.ro
suplimentare de orice fel pe care le are cu Contractantul. Astfel, nicio modificare sau
schimbare in prezentul Contract nu are valabilitate si nu intra in vigoare impotriva dorintei
PNUD, exceptand cazurile in care acest lucru se prevede printr-un amendament la prezentul
Acord, amendament semnat de Contractant impreuna cu oficialul autorizat al PNUD.
-
Investete n oameni ! ntrirea capacitii companiilor romneti de dezvoltare a parteneriatelor sociale - Responsabilitate Social Corporativ Proiect co-finanat din Fondul Social European prin Programul Operaional Sectorial pentru Dezvoltarea Resurselor Umane 2007-2013, POSDRU/64/3.3/S/41722
www.aneir-csr.ro
Anexa III
Termeni de Referinta (TR)
Cerere de oferta pentru furnizarea serviciilor de organizare evenimente in cadrul
proiectul ,,Intarirea capacitatii companiilor romanesti de dezvoltare a parteneriatelor
sociale - Responsabilitate Sociala Corporativa (RSC) (POSDRU/64/3.3/S/41722).
1. Contextul proiectului
Proiectul Intarirea capacitatii companiilor romanesti de dezvoltare a parteneriatelor sociale -
Responsabilitate Sociala Corporativa (RSC) (POSDRU/64/3.3 / S/41722) este co-finantat de
Fondul Social European prin Programul Operational Sectorial pentru Dezvoltarea Resurselor
Umane 2007-2013 si implementat de catre Asociatia Nationala a Importatorilor si
Exportatorilor in parteneriat cu PNUD Romania i Agentia pentru Implementarea Proiectelor
si Programelor pentru Intreprinderile Mici si Mijlocii. Perioada de timp pentru desfasurarea
proiectului este martie 2011-februarie 2013.
2. Obiectivele generale
Scopul principal al proiectului este de a stimula interesul angajatorilor romani in activitati
care genereaza mai mult decat profituri directe, si de a face astfel incat sa contribuie la
investitii pe termen lung in domeniul resurselor umane si a mediului. Cresterea gradului de
constientizare cu privire la beneficiile responsabilitatii sociale se realizeaza prin urmatoarele
obiective:
analiza practicilor de RSC in Romania si in comparaie cu experienta altor state membre
ale UE;
recomandarea strategiilor pilot de RSC in companiile romanesti selectate;
acumularea de resurse umane in RSC, prin formarea de manageri in domeniu;
informarea opiniei publice cu privire la RSC si a activitatilor proiectului.
3. Grupul tinta al proiectului
Asociaii ale IMM-urilor
Asociaii profesionale
Asociaii ale fermierilor i meseriailor
Camere de Comer i Industrie
Parteneri sociali
Organizaii ale societii civile
4. Evenimente organizate pana in prezent
4.1 Evenimente de promovare a competitiei nationale privind Asistena acordat
companiilor pentru implementarea principiilor RSC n operaiunile lor cu scopul de a
crete nivelul de adaptabilitate.
-
Investete n oameni ! ntrirea capacitii companiilor romneti de dezvoltare a parteneriatelor sociale - Responsabilitate Social Corporativ Proiect co-finanat din Fondul Social European prin Programul Operaional Sectorial pentru Dezvoltarea Resurselor Umane 2007-2013, POSDRU/64/3.3/S/41722
www.aneir-csr.ro
4.2 Conferinta nationala -21 februarie 2012- privind lansarea primului Ghid elaborat
in cadrul proiectului IMM-uri responsabile social. Ghid privind modelul de integrare
a responsabilitatii sociale.
5. Scopul Termenilor de Referinta: asistarea echipei de implementare a proiectului in
organizarea din punct de vedere logistic a urmatoarelor evenimente din cadrul
proiectului
In perioada mai 2012- 28 februarie 2013 sunt programate urmatoarele evenimente:
16 sesiuni de instruire desfasurate in 8 orase din Romania
1 Conferinta Nationala
1 Conferinta Internationala
6. Calendarul evenimentelor
Data Locatia Activitatea
31 mai-1 iunie 2012 Craiova Curs de instruire
14-15 iunie 2012 Bucuresti Curs de instruire
28-29 iunie 2012 Constanta Curs de instruire
12-13 iulie 2012 Timisoara Curs de instruire
26-27 iulie 2012 Bacau Curs de instruire
(24-28)* septembrie 2012 Bucuresti Conferinta nationala
11-12 octombrie 2012 Sf. Gheorghe Curs de instruire
25-26 octombrie 2012 Cluj-Napoca Curs de instruire
15-16 noiembrie 2012 Iasi Curs de instruire
(21-25) * ianuarie 2013 Bucuresti Conferinta
internationala * Ambele conferinte se desfasoara pe durata unei singure zile, astfel ca in tabel e mentionat un interval
agreat la momentul acesta urmand ca data finala sa fie comunicata ulterior.
7. Activitati cerute
Ofertantul/Contractantul va duce la indeplinire urmatoarele:
7.1 Organizarea celor 16 sesiuni de instruire in stransa colaborare cu echipa de
implementare a proiectului:
Locatie Data Nr. sesiuni per
locatie
/desfasurate
simultan
Nr.
participanti
total (ambele
sesiuni)
Nr de
persoane
cazate per
locatie
(aproximativ)
Craiova 31 mai-1 iunie 2 30 10
Bucuresti 14-15 iunie 2 30 10
-
Investete n oameni ! ntrirea capacitii companiilor romneti de dezvoltare a parteneriatelor sociale - Responsabilitate Social Corporativ Proiect co-finanat din Fondul Social European prin Programul Operaional Sectorial pentru Dezvoltarea Resurselor Umane 2007-2013, POSDRU/64/3.3/S/41722
www.aneir-csr.ro
Constanta 28-29 iunie 2 30 10
Timisoara 12-13 iulie 2 30 10
Bacau 26-27 iulie 2 30 10
Sfantu
Gheorghe
12-13 octombrie 2 30 10
Cluj 25-26 octombrie 2 30 10
Iasi 15-16 noiembrie 2 30 10
In cadrul fiecarei locatii/oras (situata in zona centrala a orasului in care se vor derula
cursurile) se vor desfasura in paralel 2 sesiuni de instruire cu un numar de aproximativ 15-20
de participanti per sesiune. Pentru fiecare locatie (oras) contractantul se va ocupa de:
1. Inchirierea celor 2 sali pe durata a 2 zile pentru desfasurarea in paralel a celor doua
sesiuni de instruire care sa fie in aceeasi locatie cu unitatea de cazare (se va mentiona
denumirea unitatii de cazare propusa si website-ul acesteia). Salile vor fi inchiriate pe
durata intregii zile (9:00-18:00), in fiecare zi de curs. Cele 2 sali vor trebuie sa
indeplineasca urmatoarele cerinte:
a. Capacitate de acomodare a aproximativ 20-25 de persoane, numar suficient de
scaune, (aranjament posibil classroom, banchet), fara costuri suplimentare
pentru extra scaune daca e nevoie, cu apa minerala 500 ml x 2
buc./zi/participant pe mese in timpul sesiunilor
b. S nu aib stlpi de susinere, perei despritori sau alte elemente arhitecturale
ce ar putea mpiedica vizibilitatea persoanelor aflate n sal;
c. S fie izolat fonic astfel nct participanii s nu fie deranjai de alte activiti
care au loc n imediata apropiere;
d. S existe un spaiu de servire a cafelei n apropierea slii si o zona de primire
participanti (reception desk) dotata cu un fotocopiator (alb-negru, maxim 100
pagini per sesiune)
e. Echipament disponibil in fiecare sala (videoproiector, ecran pentru proiectie,
sonorizare, flipchart si consumabilele aferente, laptop)
f. Internet wireless
g. Luminozitate sala ( lumina naturala de preferat)
h. Sala s fie prevzut cu instalaie de aer conditionat/incalzire
2. Inchirierea a unui numar de aproximativ 10 de camere single per locatie pentru 2
nopti de cazare insumand astfel 20 de nopti de cazare per locatie. Numarul final de
persoane care au confirmat participarea va fi transmis de echipa de implementare cu
1-2 zile inainte de eveniment. Conform normelor privind eligibilitatea cheltuielilor in
cadrul proiectelor co-finantate prin POSDRU (OUG 1117/2010) valoarea maxima
-
Investete n oameni ! ntrirea capacitii companiilor romneti de dezvoltare a parteneriatelor sociale - Responsabilitate Social Corporativ Proiect co-finanat din Fondul Social European prin Programul Operaional Sectorial pentru Dezvoltarea Resurselor Umane 2007-2013, POSDRU/64/3.3/S/41722
www.aneir-csr.ro
admisa pentru cazare a unei persoane pe noapte este de 300 lei, mic-dejun si toate
taxele incluse. Cazarea se va face in aceeasi locatie unde se vor desfasura si sesiunile
de instruire. Toti participantii vor fi cazati in cadrul aceleiasi unitati de cazare.
Intrarea in camere se va cu o zi inainte de data sesiunii de instruire iar iesirea se va
face in ultima zi a sesiunii.
La eliberarea camerelor unitatea de cazare va pune la dispozitia echipei de implementare
Lista centralizata cu numele persoanei cazate, nr de nopti, tipul de camera ocupata si tariful
per noapte de cazare. Unitatea de cazare s fie localizata central pe o raza de 5 Km de
punctul 0 al orasului si sa dispuna de minimum 35 camere tip single (cu instalatie individuala
de climatizare), sa dispuna de parcare proprie sis a ofere faciliti de fotocopiere i transmisie
fax.
Conform regulilor de eligibilitate a cheltuielilor pentru proiectele finantate prin POSDRU se
poate face plata efectiva doar pentru serviciile real prestate. Flexibilitatea in politica de
anulari pana in ziua evenimentului va fi punctata suplimentar la evaluarea ofertei conform
Criteriilor de evaluare tehnica. Pentru echipa de implementare a proiectului se vor rezerva
suplimentar 3-4 camere single in fiecare locatie, camere care nu intra in totalul de 10 camere
pentru participanti.
3. Masa si bauturi pentru participanti per locatie:
Servicii incluse in pret: personal pentru servire, decorarea bufetului, set-up (farfurii, tacamuri,
pahare, servetele, etc). Nu se accepta vesela de unica folosinta. Nu se vor servi bauturi
alcoolice.
Servicii masa Nr. Nr portii Cerinte speciale
Mic dejun 2 10 Tip bufet, sa includa si preparate vegetariene
Pranz 2 30 Tip bufet*, sa includa si preparate vegetariene
Cina 2 10 Tip bufet*,sa includa si preparate vegetariene
Pauza de cafea 3 30 Cafea, ceai, racoritoare, patiserie sarata si dulce *Meniul bufet va contine: minim 5 antreuri (platouri reci si salate), 3 preparate calde cu 3 garnituri, minim 3
deserturi si fructe proaspete, cafea, ceai, apa minerala plata si carbogazoasa, sucuri racoritoare.
4. Servicii rambursare cost transport participanti
Firma contractata va furniza servicii de rambursare a costurilor de transport ale participantilor
de la localitatea de domiciliu (conform datelor din Carte de Identitate) la locatia de
desfasurare a cursului si retur in baza documentelor de transport prezentate de acestia (factura
si biletul de tren aferent, factura si bilet autocar aferent, bon combustibil deplasare cu masina
proprie etc). Decontarea costurilor de transport se va face in baza unui tabel intocmit de
-
Investete n oameni ! ntrirea capacitii companiilor romneti de dezvoltare a parteneriatelor sociale - Responsabilitate Social Corporativ Proiect co-finanat din Fondul Social European prin Programul Operaional Sectorial pentru Dezvoltarea Resurselor Umane 2007-2013, POSDRU/64/3.3/S/41722
www.aneir-csr.ro
contractant cu respectarea prevederilor OUG 1117/2010 (Art.2 alin.a) si aprobat de catre
echipa de implementare a proiectului. Tabel centralizator va fi insotit de documentele suport
mentionate mai sus.
7.2 Organizarea conferintei nationale
Eveniment Conferinta nationala
Numar estimat de participanti 50
Interval orar 9:00-14:00
Cerinte locatie Locatie centrala, minim 4-5 stele (se va mentiona numele si
website-ul locatiei propuse)
Prevazuta cu rampa de acces pentru persoane cu handicap
Parcare proprie si gratuita pentru participantii la conferinta
Servicii cazare
(intrare in seara
dinainte de ziua
conferintei si
iesire in ziua
conferintei)
Tip camera Cazarea se va face in camere single, va include micul dejun
si nu va despasi limita maxima de 300 lei/camera/noapte
(unitate de cazare clasificata cu minim 3-4 stele). Toti
participantii vor fi cazati in cadrul aceleiasi unitati de
cazare.
Nr de nopti 1
Nr. de camere
estimat
10
Inchiriere sala /
Cerinte per sala
S fie suficient de spaioas pentru a gzdui numrul
estimat de participani la eveniment 50 persoane - n
condiii bune, fr a fi aglomerat;
Aranjament posibil: banchet, classroom, teatru. S aib
suficiente scaune pentru numrul de participani estimat
plus 5 scaune pentru masa de prezidiu, fara extra costuri
pentru scaune suplimentare daca e nevoie;
S nu aib stlpi de susinere, perei despritori sau alte
elemente arhitecturale ce ar putea mpiedica vizibilitatea
persoanelor aflate n sal;
S fie izolat fonic astfel nct participanii s nu fie
deranjai de alte activiti care au loc n imediata apropiere;
Sala s fie prevzut cu instalaie de aer
conditionat/incalzire, sonorizare corespunztoare
S existe un spaiu de servire a cafelei n apropierea slii si
o zona de primire participanti (reception desk) dotata cu un
fotocopiator (alb-negru, maxim 100 pagini), facilitati de
transmisie fax
Prestatorul va asigura prezenta delegatului agentiei
permanent la locatia contractata pe durata pregatirii si
desfasurarii evenimentului.
n vederea aranjrii locaiei conferinei, Prestatorul va
-
Investete n oameni ! ntrirea capacitii companiilor romneti de dezvoltare a parteneriatelor sociale - Responsabilitate Social Corporativ Proiect co-finanat din Fondul Social European prin Programul Operaional Sectorial pentru Dezvoltarea Resurselor Umane 2007-2013, POSDRU/64/3.3/S/41722
www.aneir-csr.ro
prezenta posibilitile de aranjare i va pune la dispoziie
echipamentul necesar derulrii conferinei.
Servicii si echipamente tehnice incluse in pretul de
inchiriere sala: Ecran pentru videoproiector; Videoproiector
cu telecomanda si posibilitate de conectare la calculator
(laptop); Flipchart; Internet wireless; Sonorizare;
Microfoane: 2 mobile, 5 fixe pentru vorbitori
Se va asigura vizibilitatea materialelor de informare si
publicitate puse la dispozitie de echipa de proiect.
Servicii traducere Servicii traducere consecutiva engleza-romana-engleza ( 1
persoana in intervalul de desfasurare al conferintei)
Servicii
catering
*
Welcome coffee (pentru
50 pers.)
cafea, selectie de ceaiuri, apa minerala si plata
Pauza de cafea (pentru 50
pers.)
cafea, ceai, apa minerala si plata, bauturi racoritoare,
patiserie dulce si sarata
Pranz tip bufet (pentru 50
pers. sitting)
cafea, ceai, apa minerala si plata, preparate reci (platouri si
minim 4 salate), preparate calde si garnituri (minim 3 +3
tipuri fiecare care sa contina si variante vegetariene, exclus
porc), desert (minim 3 tipuri ) si fructe proaspete
Servicii rambursare cost transport
participanti
Firma contractata va furniza servicii de rambursare a
costurilor de transport ale participantilor de la localitatea de
domiciliu (conform datelor din Carte de Identitate) la locatia
de desfasurare a conferintei si retur in baza documentelor de
transport prezentate de acestia (factura si biletul de tren
aferent, factura si bilet autocar afferent, bon combustibil
deplasare cu masina proprie etc). Decontarea costurilor de
transport se va face in baza unui tabel intocmit de
contractant cu respectarea prevederilor OUG 1117/2010
(Art.2 alin.a) si aprobat de catre echipa de implementare a
proiectului. Tabel centralizator va fi insotit de documentele
suport mentionate mai sus.
*Servicii de catering vor include si: personal pentru servire, decorarea bufetului, set-up (farfurii, tacamuri,
pahare, servetele, etc). Nu se accepta vesela de unica folosinta. Nu se vor servi bauturi alcoolice.
NOTA: Pentru serviciile de cazare numarul final de persoane care au confirmat participarea va
fi transmis de echipa de implementare cu 1-2 zile inainte de eveniment. Conform normelor
privind eligibilitatea cheltuielilor in cadrul proiectelor co-finantate prin POSDRU (OUG
1117/2010) valoarea maxima admisa pentru cazare a unei persoane pe noapte este de 300 lei,
-
Investete n oameni ! ntrirea capacitii companiilor romneti de dezvoltare a parteneriatelor sociale - Responsabilitate Social Corporativ Proiect co-finanat din Fondul Social European prin Programul Operaional Sectorial pentru Dezvoltarea Resurselor Umane 2007-2013, POSDRU/64/3.3/S/41722
www.aneir-csr.ro
mic dejun si toate taxele incluse aici. Cazarea se va face preferabil in aceeasi locatie unde se
va desfasura si conferinta sau in imediata apropiere (unitate de cazare minim 3 stele aflata la
cel mult 10 minute distanta de locul de desfasurare al conferintei). La eliberarea camerelor
unitatea de cazare va pune la dispozitia echipei de implementare Lista centralizata cu
numele persoanelor cazate, nr.de nopti, tipul de camera ocupata si tariful per noapte de
cazare.
Conform regulilor de eligibilitate a cheltuielilor pentru proiectele finantate prin POSDRU se
poate face plata efectiva doar pentru serviciile real prestate. Flexibilitatea in politica de
anulari pana in ziua evenimentului va fi punctata suplimentar la evaluarea ofertei conform
Criteriilor de evaluare tehnica.
7.3 Conferinta internationala
Eveniment Conferinta internationala
Numar estimate de participanti 100
Interval orar 9:00-16:00
Cerinte locatie Locatie centrala, 4-5 stele (se va mentiona numele si
website-ul locatiei propuse)
Prevazuta cu rampa de acces pentru persoane cu handicap
Parcare proprie si gratuita pentru participantii la conferinta
Servicii cazare
(intrare in seara
dinnainte de ziua
conferintei si
iesire in ziua
conferinte)
Tip camera Cazarea se va face in camera single, va include micul dejun
si nu va despasi limita maxima de 300 lei/camera/noapte
(unitate de cazare clasificata cu minim 3-4 stele). Toti
participantii vor fi cazati in cadrul aceleiasi unitati de
cazare.
Nr de nopti 1
Nr. estimat de
camere
10
-
Investete n oameni ! ntrirea capacitii companiilor romneti de dezvoltare a parteneriatelor sociale - Responsabilitate Social Corporativ Proiect co-finanat din Fondul Social European prin Programul Operaional Sectorial pentru Dezvoltarea Resurselor Umane 2007-2013, POSDRU/64/3.3/S/41722
www.aneir-csr.ro
Inchiriere sala /
Cerinte per sala
S fie suficient de spaioas pentru a gzdui numrul
estimat de participani la eveniment 100 persoane - n
condiii bune, fr a fi aglomerat;
Aranjament posibil: banchet, classroom, teatru. S aib
suficiente scaune pentru numrul de participani estimat
plus 5 scaune pentru masa de prezidiu, fara extra costuri
pentru scaune suplimentare daca e nevoie;
S nu aib stlpi de susinere, perei despritori sau alte
elemente arhitecturale ce ar putea mpiedica vizibilitatea
persoanelor aflate n sal;
S fie izolat fonic astfel nct participanii s nu fie
deranjai de alte activiti care au loc n imediata apropiere;
Sala s fie prevzut cu instalaie de aer
conditionat/incalzire, sonorizare corespunztoare
S existe un spaiu de servire a cafelei n apropierea slii si
o zona de primire participanti (reception desk) dotata cu un
fotocopiator (alb-negru, maxim 100 pagini), facilitati de
transmisie fax
Prestatorul va asigura prezenta delegatului agentiei
permanent la locatia contractata pe durata pregatirii si
desfasurarii evenimentului.
n vederea aranjrii locaiei conferinei, Prestatorul va
prezenta posibilitile de aranjare i va pune la dispoziie
echipamentul necesar derulrii conferinei.
Servicii si echipamente tehnice incluse in pretul de
inchiriere sala: Ecran pentru videoproiector;
Videoproiector cu telecomanda si posibilitate de conectare
la calculator (laptop); Flipchart; Internet wireless;
Sonorizare; Microfoane: 2 mobile, 5 fixe pentru vorbitori,
inclusiv echipamente traducere simultana
Se va asigura vizibilitatea materialelor de informare si
publicitate puse la dispozitie de echipa de proiect.
Servicii traducere Prestatorul va asigura prezenta unei echipe de translatori
pentru traducere simultana engleza-romana-engleza
Servicii
catering
*
Welcome coffee (pentru
100 pers.)
cafea, selectie de ceaiuri, apa minerala si plata
Pauza de cafea (pentru
100 pers.)
cafea, ceai, apa minerala si plata, bauturi racoritoare,
patisserie dulce si sarata
Pranz tip bufet (pentru
100 pers. sitting )
cafea, ceai, apa minerala si plata, preparate reci (platouri si
minim 4 salate), preparate calde si garnituri (minim 3 +3
tipuri fiecare care sa contina si variante vegetariene, exclus
-
Investete n oameni ! ntrirea capacitii companiilor romneti de dezvoltare a parteneriatelor sociale - Responsabilitate Social Corporativ Proiect co-finanat din Fondul Social European prin Programul Operaional Sectorial pentru Dezvoltarea Resurselor Umane 2007-2013, POSDRU/64/3.3/S/41722
www.aneir-csr.ro
porc), desert (minim 3 tipuri ) si fructe proaspete
Pauza de cafea (pentru
100 pers.)
cafea, ceai, apa minerala si plata, bauturi racoritoare,
patisserie dulce si sarata
Servicii rambursare cost transport
participanti
Firma contractata va furniza servicii de rambursare a
costurilor de transport ale participantilor de la localitatea de
domiciliu (conform datelor din Carte de Identitate) la
locatia de desfasurare a conferintei si retur in baza
documentelor de transport prezentate de acestia (factura si
biletul de tren aferent, factura si bilet autocar aferent, bon
combustibil deplasare cu masina proprie etc). Decontarea
costurilor de transport se va face in baza unui tabel intocmit
de contractant cu respectarea prevederilor OUG 1117/2010
(Art.2 alin.a) si aprobat de catre echipa de implementare a
proiectului. Tabel centralizator va fi insotit de documentele
suport mentionate mai sus. *Servicii de catering vor include si: personal pentru servire, decorarea bufetului, set-up (farfurii, tacamuri,
pahare, servetele, etc). Nu se accepta vesela de unica folosinta. Nu se vor servi bauturi alcoolice
NOTA: Pentru serviciile de cazare numarul final de persoane cazate va fi transmis de echipa
de implementare cu 1-2 zile inainte de eveniment. Conform normelor privind eligibilitatea
cheltuielilor in cadrul proiectelor co-finantate prin POSDRU (OUG 1117/2010) valoarea
maxima admisa pentru cazare a unei persoane pe noapte este de 300 lei, mic dejun si toate
taxele incluse aici. Cazarea se va face preferabil in aceeasi locatie unde se va desfasura si
conferinta sau in imediata apropiere (unitate de cazare minim 3 stele aflata la cel mult 10
minute distanta de locul de desfasurare al conferintei). La eliberarea camerelor, unitatea de
cazare va pune la dispozitia echipei de implementare Lista centralizata cu numele
persoanelor cazate, nr. de nopti, tipul de camera ocupata si tariful per noapte de cazare.
Conform regulilor de eligibilitate a cheltuielilor pentru proiectele finantate prin POSDRU se
poate face plata efectiva doar pentru serviciile real prestate. Flexibilitatea in politica de
anulari pana in ziua evenimentului va fi punctata suplimentar la evaluarea ofertei conform
Criteriilor de evaluare tehnica.
8. Cerinte specifice
Tarifele de cazare si transportul persoanelor trebuie sa fie in conformitate cu normele de
eligibiliate a cheltuielilor pentru proiectele finantate prin POSDRU, respectiv in acord cu
limitele si normele stipulate in Ordinul 1117/2010. Conform regulilor de eligibilitate a
cheltuielilor pentru proiectele finantate prin POSDRU se poate face plata efectiva doar pentru
-
Investete n oameni ! ntrirea capacitii companiilor romneti de dezvoltare a parteneriatelor sociale - Responsabilitate Social Corporativ Proiect co-finanat din Fondul Social European prin Programul Operaional Sectorial pentru Dezvoltarea Resurselor Umane 2007-2013, POSDRU/64/3.3/S/41722
www.aneir-csr.ro
serviciile real prestate. Flexibilitatea in politica de anulari pana in ziua evenimentului va fi
punctata suplimentar la evaluarea ofertei conform Criteriilor de evaluare tehnica.
Contractantul va pune la dispozitia echipei de implementare un raport de activitate dupa
fiecare eveniment organizat, raport ce va insoti factura aferenta serviciilor prestate. Plata
serviciilor se face doar dupa prestarea acestora si in urmare receptiei lor de catre echipa de
implementare atestand astfel ca acestea au fost conforme cu oferta si cu cerintele proiectului.
Un delegat al agentiei va trebui sa fie prezent pe perioada pregatirilor si desfasurarea
evenimentelor in fiecare locatie contractata. Toate costurile persoanei desemnate vor fi
suportate de catre Ofertant.
9. Raportare
Contractantul va raporta Coordonatorului de proiect constant. Ori de cate ori va fi solicitat,
contractantul va raspunde si Directorului Sectiei Socio-economice.
-
Investete n oameni ! ntrirea capacitii companiilor romneti de dezvoltare a parteneriatelor sociale - Responsabilitate Social Corporativ Proiect co-finanat din Fondul Social European prin Programul Operaional Sectorial pentru Dezvoltarea Resurselor Umane 2007-2013, POSDRU/64/3.3/S/41722
www.aneir-csr.ro
Anexa IV
FORMULAR DE PROPUNERE
Stimate Domn/Stimata Doamna,
Dupa examinarea documentelor solicitate, a caror primire este in mod corespunzator
recunoscuta, noi, subsemnatii, ne oferim sa furnizam servicii de organizare evenimente in
cadrul proiectul Intarirea capacitatii companiilor romanesti de dezvoltare a parteneriatelor
sociale - Responsabilitate Sociala Corporativa (RSC) (POSDRU/64/3.3 / S/41722), pentru
suma care poate fi constatata in conformitate cu Oferta financiara alaturata si parte a acestei
propuneri.
Ne angajam, daca propunerea noastra este acceptata, sa incepem si sa finalizam livrarea
tuturor serviciilor specificate in contract, in intervalul de timp stabilit.
Suntem de acord sa respectam aceasta Propunere pentru o perioada de 90 de zile de la data
stabilita pentru deschiderea de
Propuneri in Invitatia de Propunere, timp in care va ramane obligatorie pentru noi si poate fi
acceptata in orice moment inainte de expirarea acestei perioade.
Intelegem ca nu sunteti obligati sa acceptati orice propunere pe care o primiti.
Datata in aceasta zi /luna a anului
E.Semnatura
(In numele)
Autorizat pe deplin sa semneze Propunerea pentru si in numele
-
Investete n oameni ! ntrirea capacitii companiilor romneti de dezvoltare a parteneriatelor sociale - Responsabilitate Social Corporativ Proiect co-finanat din Fondul Social European prin Programul Operaional Sectorial pentru Dezvoltarea Resurselor Umane 2007-2013, POSDRU/64/3.3/S/41722
www.aneir-csr.ro
Anexa V
PROPUNERE FINANCIARA
Ofertantul trebuie sa pregateasca o Propunerea financiara intr-un plic separate (sigilat) de
restul raspunsului la CO, asa cum este indicat in sectiunea D, paragraful 14 (b) din
Instructiunea pentru Ofertanti.
Toate preturile / tarifele trebuie sa includa toate taxele.
Propunerea financiara trebuie sa ofere o defalcare detaliata a costului. Va rugam sa furnizati
cifre separate pentru fiecare grup de servicii sau categorie.
Oferta financiara Descrierea activitatii Cantitate Pret pe
unitate fara
TVA
TVA pe
unitate
Pret cu TVA
1. Pachet servicii pentru 2 sesiuni de instruire per
locatie
8
2. Pachet servicii conferinta nationala 1
3. Pachet servicii conferinta internat