Download - Ch c n Ng Ki m Tra
CHỨC NĂNG KIỂM TRA
CHỨC NĂNG KIỂM TRA TRONG QUẢN TRỊ
• Dẫn đến
• ĐẠT
ĐƯỢ
C
MỤC
ĐÍC
H ĐỀ
RA
CỦA
TỔ
CHỨ
C
• Xác
lập
mục
đích,
thành
lập
chiến
lược
và
phát
triển
kế
hoạch
cấp
nhỏ
hơn
để
điều
hành
hoạt
động
• Quyết
định
nhữn
g gì
phải
làm,
làm
như
thế
nào
và ai
sẽ
làm
việc
đó
• Định
hướn
g,
động
viên
tất cả
các
bên
tham
gia và
giải
quyết
mâu
thuẫn,
hoàn
thành
mục
tiêu
chung
• Theo
dõi
các
hoạt
động
để
chắc
chắn
rằng
chúng
được
hoàn
thành
như
trong
kế
hoạch
• Lập kế
hoạch
• Tổ chứ
c
• Lãnh
đạo
• Kiểm tra
NỘI DUNG TRÌNH BÀY
Khái niệm và phân loại.
Vai trò của kiểm tra.
Sơ đồ quá trình kiểm tra.
Hệ thống kiểm tra phản hồi.
Các phương pháp kiểm tra
5.1 KHÁI NIỆM
• Chức năng kiểm tra được hiểu là quá trình đo lường việc thực hiện
các kế hoạch trên thực tế nhằm phát hiện ra các sai lệch và đề ra
các biện pháp điều chỉnh để thực hiện được các mục tiêu kế hoạch
đã đề ra.
PHÂN LOẠI KIỂM TRA
Kiểm tra phòng ngừa: nhằm làm giảm các sai lầm, có tác động làm
giảm nhu cầu đối với các hoạt động hiệu chỉnh
Kiểm tra hiệu chỉnh: nhằm thay đổi những hành vi không mong
muốn và đem lại hiệu quả phù hợp với những tiêu chuẩn hay nguyên
tắc đã đặt ra.
Kiểm tra phản hồi: kiểm tra được thực hiện sau khi hoạt động đã xảy
ra nhằm cung cấp thông tin hữu hiệu để lập kế hoạch và cải tiến động
cơ thúc đẩy nhân viên.
CÁC ĐIỂM KIỂM TRA
HỆ THỐNG KIỂM TRA
ĐẦU VÀOQUÁ TRÌNH
CHUYỂN ĐỔI
ĐẦU RA
Kiểm tra phòng ngừa
Kiểm tra hiệu chỉnh
Kiểm tra phản hồi
5.2 MỤC ĐÍCH VÀ VAI TRÒ
• Mục đích:
• Giúp các nhà quản trị nhận thấy những khuyết điểm trong hệ thống tổ
chức, trên cơ sở đó có thể tiến hành những quyết định điều chỉnh kịp
thời.
• Bảo đảm sụ tồn tại và duy trì tính hiệu quả của mỗi cá nhân, mỗi
nhóm, mỗi bộ phận và tổ chức: kiểm tra những người thừa hành và
người quản lý.
Vai trò của chức năng kiểm tra
• Vai trò:• Hoàn thiện các quyết định trong quản lý.
• Kiểm tra nhằm đôn đốc việc thực hiện kế hoạch có hiệu quả cao.
• Đảm bảo quyền thực thi quyền lực của nhà tổ chức.
• Giúp tổ chức theo sát và đối phó với những thay đổi của môi trường.
• Kiểm tra tạo điều kiện cho quá trình hoàn thiện và đổi mới.
LẬP KẾ HOẠCH KIỂM TRA
Tiến trình đưa ra các quyết định về mục tiêu, chiến lược, chiến thuật và phân bổ các nguồn lực của tổ chức
Đo lường nhằm đảm bảo rằng các hoạt động và kết quả phù hợp với các kế hoạch, mục tiêu và tiêu chuẩn đã được vạch ra.
Vạch ra những hoạt động và kết quả dự kiến
Giúp duy trì, rà soát các hoạt động và kết quả thực tế.
Vạch ra mục tiêu và mục đích Cung cấp thông tin cần thiết, đúng thời điểm
5.3 SƠ ĐỒ QUÁ TRÌNH KIỂM TRA
Xây dựng các tiêu chuẩn thực hiện
Đo lường việc thực hiện
Điều chỉnh các sai lệch
Hệ thống kiểm tra
• Xây dựng tiêu chuẩn:
• Là những chỉ tiêu của nhiệm vụ cần được thực hiện hay là các chỉ tiêu
thực hiện kế hoạch. Ví dụ: kế hoạch tiến độ sản xuất, chất lượng sản
phẩm, các chỉ tiêu tài chính.
• Một doanh nghiệp có thể có nhiều hệ thống tiêu chuẩn.
• Yêu cầu: tiêu chuẩn đề ra phải hợp lý, có khả năng thực hiện trên thực
tế.
Hệ thống kiểm tra
• Đo lường việc thực hiện và so sánh việc thực hiện với các tiêu
chuẩn:
• Nếu các tiêu chuẩn được đưa ra một cách hợp lý và có các phương
tiện xác định một cách chuẩn xác thì việc đo lường thực hiện thực tế
sẽ dễ dàng.
• Nếu không xác định được tiêu chuẩn rõ ràng thì sự dụng các tiêu
chuẩn mờ như sự tín nhiệm của khách hàng, sự tôn trọng các bạn
hàng kinh doanh…
Hệ thống kiểm tra
• Điều chỉnh các sai lệch:
• Phân tích nguyên nhân gây sai lệch.
• Khắc phục bằng cách điều chỉnh sai lệch bằng cách tổ chức lại bộ
máy trong xí nghiệp, phân công lại các bộ phận, đào tạo nhân viên,
tuyển thêm lao động, điều chỉnh mục tiêu…
HỆ THỐNG KIỂM TRA PHẢN HỒI
KẾT QUẢ
THỰC TẾ
ĐO LƯỜNG
KẾT QUẢ
THỰC TẾ
SO SÁNH
THỰC TẾ
VỚI TIÊU
CHUẨN
XÁC ĐỊNH
CÁC SAI
LỆCH
KẾT QUẢ
MONG
MUỐN
THỰC HIỆN
CÁC ĐIỀU
CHỈNH
CHƯƠNG
TRÌNH
ĐiỀU
CHỈNH
PHÂN TÍCH
NGUYÊN
NHÂN
NGUYÊN TẮC KIỂM TRA
• Kiểm tra gắn liền với kết quả mong muốn: kiểm tra phải căn cứ trên kế
hoạch hoạt động của tổ chức và căn cứ theo cấp bậc của đối tượng được
kiểm tra.
• Tính khách quan: nếu như thực hiện kiểm tra với những định kiến có sẵn
sẽ không cho được những nhận xét và kết quả đúng mức về đối tượng
kiểm tra, kết quả có thể bị sai lệch.
NGUYÊN TẮC KIỂM TRA (tiếp)
• Tính toàn diện: phải lựa chọn và xác định được phạm vi kiểm tra hợp lý
và toàn diện, phải xác định được trọng điểm có tính đại diện tốt cho đối
tượng cần kiểm tra.
• Tính thời điểm.
• Tính có thể chấp nhận được.