Work Design
Group 3Bony Sondang Ch.
Clysna Wydhiatmoko
Gatot Setia Budi
Organizational BehaviorDr. Asri Laksmi Riani, M.Si
Magister ManagementUniversitas Sebelas Maret
Surakarta
2
Tujuan Pembelajaran
• Menetapkan desain pekerjaan• Bagaimana desain pekerjaan dapat membantu meningkatkan
keseimbangan kerja dan keluarga• Menggambarkan alternatif desain pekerjaan yang digunakan
untuk meningkatkan kinerja perusahaan• Faktor-faktor dan hubungan antara desain pekerjaan
terhadap prestasi kerja• Perbedaan antara strategi desain perluasan pekerjaan dan
tingkat pengetahuan kerja• Perbedaan persepsi tujuan pekerjaan dari tugas individu-
individu tertentu
3
Desain Pekerjaan Mempengaruhi Keseimbangan Kerja Dan Keluarga
• Perusahaan ingin menarik, memotivasi, dan mempertahankan dan menghargai kurangnya ketrampilan yang dimiliki oleh karyawan.
• Mempertahankan keutuhan rumah tangga karyawan, dengan pengaturan jam kerja yang flexibel.
“Job Design – the process by which managers decide individual job task and authority”
4
Lanjutan…
Contoh :
Deloitte LLP – anggota perusahaan dari Deloitte Touche dan Tohmatsu) menerapkan program dengan desain pekerjaan dengan aspek-aspek yang flexibel, diantaranya :
1. Reduced hours
2. Reduced workload
3. Flextime
4. Telecommuting
5. Extended leaves of absence
5
Lanjutan…
Selain job design perusahaan juga harus melakukan job redesign, dengan tujuan pertimbangan pada karyawan dalam melakukan tugas dan pekerjaannya.
“Job Redesign – the process by which managers reconsider what employees are expected to do”
6
Job Design Untuk Peningkatan Kehidupan Kerja• Penerapan konsep QWL (Quality Work Life) yang
mengacu pada “filosofi manajemen yang meningkatkan martabat semua pekerja, promosi perubahan budaya pada perusahaan, dan peningkatan kesejahteraan secara fisik dan emosional karyawan. Misal : peluang untuk pertumbuhan dan perkembangan.”
“QWL – management philosophy that enhances employee dignity, introduces cultural change, and provides opportunity for growth and development”
7
Keseimbangan Kerja – Keluarga Dan Desain Pekerjaan
Mengatur tekanan kerja dan keluarga adalah dua variabel yang berkaitan dengan ekonomi dan suasana kerja.
Job Sharing
Flextime
Telecommuting
8
Lanjutan…
• Job sharing – rangkaian pekerjaan yang berbagi upah, jam kerja, manfaat lainnya dari pekerjaan.
• Flextime – pengaturan waktu bekerja. Kapan bekerja dari kantor dan kapan bekerja dari rumah
• Telecommuting – pengaturan waktu kerja dengan menggunakan kemajuan teknologi
9
Lanjutan…
Tiga isu penting ketika perusahaan mengembangkan dan menerapkan aturan kerja yang flexibel :
1. Perusahaan harus selektif
2. Telecommuting hanya dapat dilakukan oleh karyawan dengan jabatan tertentu
3. Reaksi dari karyawan yang workoholic
4. Sesuai dengan peraturan dan undang-undang ketenagakerjaan di Indonesia (tambahan sesuai dengan kebijakan suatu negara)
10
Konsep-konsep Penting Desain Pekerjaan• Berdasarkan literatur penelitian yang muncul sejak
tahun 1970an• Perkembangan konsep-konseop desain pekerjaan
yang baru
Penggabungan kedua konsep tersebut akan mempengaruhi kinerja dan efektivitas yang sesuai dengan tujuan perusahaan (job performance)
Job peformance – the outcomes of jobs that relate to the purpose of the organization such as quality, efficiency, and other criteria of effectiveness
11
Lanjutan…
Penggabungan konsep-konsep yang timbul dari ide-ide dan pengaruh desain pekerjaan
FaktorTeknologi
FaktorSDM
Pengaturan perbedaan
sosial
Perbedaan individu
Faktor pekerjaan
Analisis pekerjaan
Desain pekerjaan
Persepsi konten
pekerjaan
Performa kerja
12
Hasil dari Performa Pekerjaan• Tujuan
- Output (kuantitas & kualitas)- Absensi (kehadiran)- Kedisiplinan waktu, dan- Keuntungan (omset)
• Perilaku karyawan
Perilaku Performa
Kedisiplinan Kesehatan
13
Lanjutan…
• Hasil intrinsik dan ekstrinsik
Respon yang timbul dari karyawan terhadap pekerjaannya.
• Kepuasan kerja
Pada umumnya kepuasan kerja diukur dari tingkat instrinsik dan ekstrinsik, tergantung dari sudut pandang individu karyawan.
Job Satisfaction – An individual’s expression of personal well-being associated with doing the job assigned
14
Lanjutan…
Karkateristik pekerjaan
VariasiOtonomiIdentitas
Makna pekerjaan
Intrinsik
Tanggung Jawab
Tantangan
Pengakuan
Ekstrinsik
Upah
Suasana kerja
Rekan kerja
Pengawasan
Setiap individu memiliki sudut pandang yang berbeda
15
Deskripsi Pekerjaan Dengan Analisis PekerjaanFungsinya adalah mendeskripsikan tujuan dari pekerjaan itu
sendiri dan informasi penting yang diberikan karyawan pada perusahaan.
Misal : - Deskripsi kerja- Tes seleksi - Program pelatihan - Penilaian kinerja (Key Performance Indicator)
Job analysis – Providing a description of how one job differs from another in terms of demand, activities, and skills required
16
Lanjutan…
Analisis pekerjaan dilakukan dengan tiga pengumpulan data, yaitu konten pekerjaan, syarat pekerjaan, dan konteks pekerjaan.
Manajer perusahaan melakukan analisis pekerjaan dengan metode analisis yang berbeda terhadap data yang dikumpulkan
17
Lanjutan…
• Job Content
Metode yang digunakan umumnya menggunakan metode FJA (Functional Job Analysis), yang menjelaskan pekerjaan dalam hal :1. Pekerjaan berhubungan dengan data, karyawan, dan tugas/pekerjaannya
2. Teknik dan metode yang digunakan karyawan
3. Mesin, peralatan, dan perlengkapan yang digunakan karyawan
4. Bahan, produk, materi tugas, atau jasa yang dihasilkan karyawan
Tiga aspek pertama berkaitan dengan kegiatan kerja. Aspek keempat berkaitan dengan performa kerja.
Metode FJA dapat membantu menentukan standar penilaian kinerja
18
Lanjutan…
• Job Requirement
Mengacu pada pendidikan, pengalaman, ketentuan, dan karakteristik Individu yang dapat mendeskripsikan keterampilan, kemampuan, pengetahuan, dan sifat-sifat calon karyawan sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
Metode analisis yang banyak digunakan adalah PAQ (Position Analysis Questionnaire), dengan menghitung faktor-faktor manusia melalui analisis dari aspek pekerjaan berikut: - Sumber informasi kritis yang berkaitan dengan performa kerja
- Pengolahan informasi data pengambilan keputusan kritis pada performa kerja
- Aktivitas fisik dan ketangkasan yang sesuai dengan pekerjaan
- Reaksi individu atas kondisi kerja
19
Lanjutan…
Kuesioner analisis dapat disesuaikan dengan semua jenis pekerjaan, termasuk tugas manajerial.
Position Analysis Questionnaire (PAQ) – A method of job analysis that takes into account human characteristics as well as task and technological factors of job and job classes
20
Lanjutan…
• Job Context
Konteks pekerjaan mempresentasikan lingkungan pekerjaan yang akan dihadapi saat bekerja.
Konteks pekerjaan menuntut adanya :
- Kekuatan fisik atas kondisi pekerjaan
- Akuntabilitas dan tanggung jawab
- Tingkat ketelitian dan kehati-hatian
- Resiko kesalahan
Job context – Physical environment and other working conditions, along with other factors considered to be extrinsic to a job
21
Lanjutan…
Analisis Pekerjaan dalam Aturan yang Berbeda• Pekerjaan di Pabrik
Menggunakan metode analisis F.W. Taylor, yaitu teori Manajemen Ilmiah dengan teknik pengumpulan data dan fakta analisis yang obyektif di tempat kerja, dengan cara :1. Pengembangan ilmu pengetahuan dan meninggalkan cara lama
2. Riset ilmiah terhadap pengembangan skill dan kemampuan karyawan secara teknis pekerjaan
3. Kerjasama antar divisi/departemen pekerjaan sebagai fungsi penilaian internal karyawan atas pelaksanaan ilmu yang dikembangkan
4. Pembagian kerja dan tanggung jawab antara manajemen dan karyawan
22
Lanjutan…
• Pekerjaan di Kantor
Munculnya Teori Manajemen Ilmiah, merubah orientasi perusahaan dari orientasi pabrik menjadi orientasi kantor. Mis: administrasi dan sistem informasi
Orientasi kantor muncul akibat adanya perkembangan teknologi pada aturan/sistem kerja di pabrik dan di kantor.
Orientasi kantor fokus terhadap manusia sedangkan orientasi pabrik fokus terhadap sifat kerja dan teknologi
23
Desain Pekerjaan : Hasil dari Analisis Pekerjaan• Range & Depth
- Range : Jumlah tugas/pekerjaan yang dikerjakan- Depth : Pertimbangan yang dalam hal
pengambilan keputusan pada pelaksanaan dan hasil pekerjaan
• Job Relationships
Sifat dan tingkat hubungan interpersonal yang terjadi akibat dari desain pekerjaan.
24
Cara Pandang Karyawan Terhadap Pekerjaannya• Job content yang dirasakan
Tergantung dari karakteristik dan sifat umum pekerjaan. Perbedaan pandangan yang timbul ialah sifat pekerjaan obyektif dan subyektif.
Perceived job content – specific job activities and general job characteristics as perceived by individuals doing the same job may have the same or different perceptions of job content
25
Lanjutan…
• Job characteristicsDiukur dengan mengidentifikasi tanggapan yang diisikan
pada kuesioner, yaitu; variasi, otonomi, kebutuhan interaksi, pilihan interaksi, keahlian dan kemampuan yang dibutuhkan, dan tanggung jawab.
Enam karakteristik diatas dikenal dengan Requisite Task Attribute Index (RTAI) atau indeks persyaratan atribut pekerjaan
• Perbedaan individuPerbedaan individu diharapkan memiliki pengaruh positif
untuk bertumbuh bersama dengan pandangan optimis
26
Lanjutan…
• Perbedaan Individu– Ragam– Kemandirian– Identitas pekerjaan– Tanggapan– Kesepakatan bersama– Peluang pertemanan
27
Lanjutan…
• Perbedaan Aturan SosialPerbedaan aturan sosial dapat mempengaruhi pandangan
konten pekerjaan. Misal : ganti bos/atasan ganti pula aturan dan budaya kerjanya.
Manfaat dari desain pekerjaan adalah penetapan karakteristik pekerjaan yang kuat untuk menjaga performa dan motivasi kerja karyawan.
28
Merancang Jangkauan Pekerjaan : Pergantian Pekerjaan dan Perluasan Pekerjaan
ERA LAMA : Efisiensi Pekerjaan-Pekerjaan yang terbatas-Pekerjaan yang rata-Rutinitas yang berulang
Akibat yang ditimbulkan-Ketidakpuasan kerja-Turnover karyawan-Absensi yang tinggi-Kejenuhan bekerja
ERA BARU :- Job Rotation- Job Enlargement
29
Lanjutan…
• Job Rotation
Tanggung jawab yang diberikan kepada karyawan untuk dapat menyelesaikan pekerjaan yang berbeda dengan tujuan mengurangi kejenuhan dan meningkatkan motivasi
Job rotation – practice of moving individuals from job to job to reduce potential boredom and increase potential motivation and performance.
• Job enlargement
Teori dari hasil studi Walker dan Guest mendapati bahwa karyawan tidak puas dengan tugas atau pekerjaan khusus yang bersifat statis, dan menemukan hubungan positif antara ragam tugas/pekerjaan terhadap tingkat kepuasan kerja.Job enlargement – practice of increasing the number of task for which an individual is responsible. Increases job range, but not depth.
30
Merancang Kedalaman Pekerjaan : Pengayaan Pekerjaan
Teori yang digunakan adalah Teori Dua Faktor Motivasi (Herzberg’s), yaitu faktor-faktor yang memenuhi kebutuhan pertumbuhan psikologis karyawan, diataranya : tanggung jawab, tantangan pekerjaan, dan hasil kerja.
Teori Dua Faktor Motivasi ini dikenal dengan Job Enrichment, “practice of increasing the discretion an individual can use to select activities and outcomes. Increases job depht and accordingly fulfills growth and autonomy needs.”
31
Lanjutan…
Pada teori ini manajer dapat membuat suatu kebijakan, yaitu:• Direct feedback• New learning• Scheduling• Uniqueness• Control over resources• Personal accountability
Pendekatan teori baru Model Karakteristik Pekerjaan Hackman, Oldham, Janson, dan Purdy membuat desain pekerjaan dengan menggabungkan job enlargement dan job enrichment
32
Lanjutan…
Teori Model Karakteristik Pekerjaan, menjelaskan hubungan :• Karakteristik pekerjaan tertentu• Keadaan psikologis (motivasi, kinerja & kepuasan kerja)• Hasil/capaian pekerjaan (kesejahteraan & stabilitas keluarga)• Kebutuhan bertumbuh
Manajer dapat membuat teori tersebut menjadi dimensi inti dalam pekerjaan, meliputi :
• Penggabungan unsur-unsur pekerjaan• Penetapan modul kerja• Pemilihan metode kerja• Tingkat pengukuran kinerja karyawan• Peluang memberikan tanggapan
33
Lanjutan…
Model Karakteristik PekerjaanKarakteristik PekerjaanKarakteristik Pekerjaan
Variasi SkillIdentifikasi PekerjaanPekerjaan yang Signifikan
Variasi SkillIdentifikasi PekerjaanPekerjaan yang Signifikan
Otonomi Otonomi
Tanggapan Tanggapan
Keadaan psikologis kritisKeadaan psikologis kritis
Pemahaman pengalamankerjaPemahaman pengalamankerja
Pengalaman bertanggung jawab pada hasil pekerjaan.
Pengalaman bertanggung jawab pada hasil pekerjaan.
Pengetahuan pada hasil yang aktual pada aktivitas pekerjaan
Pengetahuan pada hasil yang aktual pada aktivitas pekerjaan
Pertumbuhan karyawan yang tangguhPertumbuhan karyawan yang tangguh
Hasil pekerjaan dan pribadiHasil pekerjaan dan pribadi
Motivasi kerja internal yang tinggi
Kualitas performa kerja yang tinggi
Kepuasan kerja yang tinggi
Turnover dan absensi yang rendah
Motivasi kerja internal yang tinggi
Kualitas performa kerja yang tinggi
Kepuasan kerja yang tinggi
Turnover dan absensi yang rendah
34
Lanjutan…
Masalah yang timbul dari desain pekerjaan :• Waktu dan biaya mahal• Respon karyawan yang rendah terhadap peluang• Tingkat kepuasan kerja yang sulit diukur• Reaksi dari serikat buruh• Tantangan pada awal penerapan
35
Desain Pekerjaan dan Tim
• Pengembangan penelitian individu dengan tujuan beragam dan kegiatan umum yang terjadi di perusahaan.
• Meningkatkan motivasi anggota untuk mencapai efektivitas kerjasama, produktivitas dan kesuksesan tim kerja yang telah dibentuk
• Penerapan desain pekerjaan dan tim (Hackman dan rekan) dengan gambar model karakteristik pekerjaan, yaitu :
36
Lanjutan…
• Self management• Participation• Task variety• Task significance• Task identity
Hasil kajian penerapan desain pekerjaan dan tim terhadap gambar model karakteristik pekerjaan menunjukkan hubungan yang positif dengan satu atau lebih kriteria efektivitas.
Kesimpulan desain pekerjaan dan tim memiliki fungsi atau peranan serta efektivitas tim pada perusahaan secara keseluruhan.
37
Total Manajemen Kualitas & Desain Pekerjaan• Kajian teori para praktisi Total Quality Management
(TQM) adalah gabungan pengetahuan secara teknis dan pengetahuan manusia
• Permasalahan yang terdapat pada variabilitas produksi dan layanan teknologi, pemberdayaan masyarakat merupakan dasar pengambilan kuputusan manajemen dalam penetapan wewenang sebagai dasar pengetahuan yang tepat.
• Aspek-aspek TQM meliputi; job enrichment, penyediaan otonomi, desain modul kerja, gabungan pengembangan pengetahuan.
38
Lanjutan…
• Teori Sosioteknikal berfokus pada hubungan teknis pekerjaan dan tuntutan sosial karyawan.
• TQM menekankan pada desain pekerjaan dengan pemanfaatan teknologi tepat guna pada pekerjaan.
• TQM dan Teori Sosioteknikal memiliki pendekatan yang kompatibel, dalam perkembangan teknologi dan perilaku motivasi diri pada pekerjaan.
• TQM dalam praktek desain pekerjaan memberikan tanggung jawab dan aturan pada diri karyawan untuk menyelesaikan seluruh pekerjaannya.
39
Daftar Pustaka
Chapter 13Gibson, J. L., Ivancevich, J. M., Donnely, J. H., & Konopaske,
R. 2012. Organization: Behavior, Structure, Process, 14th ed. McGraw Hill International: Singapore.
40
TERIMA KASIH