Download - Chapter 2 資料庫 基本動作
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CHAPTER 2資料庫基本動作
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建立空白資料庫-初開啟 ACCESS時
1. 執行「開始 / 所有程式 /Microsoft Office/Microsoft Office Access 2007 」,轉入 Access 初始畫面
2. 於畫面中央,『新增空白資料庫』處,選按『空白資料庫』圖示,轉入
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3. 於右下角『檔案名稱 (N): 』下方之文字方塊,輸入檔案名稱(預設檔名由初開啟 Access 後,依序安排為: Database1 、 Database2 、……,但為了記憶上方便,通常會加以改變,目前為練習階段,本例仍維持使用 Database1 之檔名)
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4. 按『檔案名稱 (N): 』文字方塊右側之鈕,轉入
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5. 選擇要將其存放於何處?本例選擇要將其建立於『 D:\Text\Access 2007\ 範例 \Ch02 』資料夾
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6. 按[確定]鈕,回 Access 初始畫面,『檔案名稱 (N): 』 處 , 除 可 看 到 其 完 整 檔 名 外( Database1.accdb );下方尚可看到其完整之路徑
附加名 .accdb ( Access Data Base )係 Access 2007 專屬的附加檔名,舊版的 Access 2003 則為 .mdb ( Microsoft Access Data Base )。 Microsoft 仍維持其一貫的作法,新版可開啟舊版的檔案;反之,則否!
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7. 隨後,按[建立]鈕,即可依所指定之檔名及存放位置,建立一完全空白之資料庫檔案
目前畫面是正在等待使用者建立一個新的資料表,其預設名稱為『資料表 1 』,建妥後存檔時,仍允許使用者變更其名稱。
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關閉資料庫 執行「 Office 按鈕 / 關閉資料庫 (C) 」 直接開啟另一個資料庫檔,或建立新的資料庫檔。 均會將目前使用中之資料庫檔關閉,但並不會關閉
Access 。關閉資料庫後, Access 內將無任何資料庫。
若是選按 Access 視窗最右上角的 按鈕,則是會關閉 Access 。
若想同時開啟多個資料庫檔,於開啟一個資料庫檔後 , 再 執 行 一 次 「 開 始 / 所 有 程 式 /Microsoft Office/Microsoft Office Access 2007 」,另外開啟其它資料庫檔,則不會關閉先前之資料庫檔。
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建立空白資料庫-已進入 ACCESS後
執行「 Office 按鈕 / 開新檔案 (N) 」(或按 Ctrl+N 鍵),回到 Access 初始畫面,即可依前述之建立步驟,建立一個新的資料庫檔:
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本 例 將 此 一 新 資 料 庫 檔 命 名 為 『 中 華 公司 .accdb 』 供 後 文 使 用 , 存 於 D:\Text\Access 2007\ 範例 \Ch02 資料夾:(即附書光碟內『範例 \Ch02 』資料夾)
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開啟資料庫檔案 若想要開啟已建妥之『中華公司』資料庫檔案,可
於初始畫面
以下列任一方式進行開啟: 以滑鼠點選『開啟上次使用的資料庫』處之『中華
公司』檔名
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以滑鼠點選「 」,轉入『開啟資料庫』對話方塊:
以滑鼠雙按『中華公司』檔名圖示;或選取該檔名圖示後,續按[開啟]鈕,即可開啟該先前所建立之『中華公司』資料庫檔。
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點選 Access 視窗最左上角之『 Office 按鈕』,拉出其功能表選單,續於其右側選取『中華公司』資料庫檔
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執行「 Office 按鈕 / 開啟舊檔 (O)… 」,也可轉入『開啟資料庫』對話方塊。以滑鼠雙按『中華公司』檔名圖示;或選取該檔名圖示後,續按[開啟]鈕,即可開啟該先前所建立之『中華公司』資料庫檔。
若尚未開啟 Access ,亦可轉入『中華公司』資料庫檔案所在之資料夾,滑鼠雙按『中華公司』之檔名圖示;也可以先開啟 Access ,續打開『中華公司』資料庫檔案。
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注意事項 無論採取何種方法,於開啟一個已存在之舊資料庫
檔案後,功能區下方會顯示一個『安全性警告』:
這是 Access 的安全防護措施。若我們確認此一檔案無安全顧慮,記得選按 鈕,轉入『 Microsoft Office 安全性選項』對話方塊
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續點選「啟用這 個 內 容(E) 」 , 然 後按[確定]鈕離 開 。 設 定後,功能區下方『安全性警告』會消失。
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雖然即使沒有設定「啟用這個內容 (E) 」,過一陣子,『安全性警告』也會自動消失。但由於預設狀況仍是「協助保護我不受未知內容的侵害 ( 建議使用 )(P) 」,將會使後續的很多動作無法進行。
這是很多學生常碰到的問題,做了半小時或一小時,才發現有的修改、設定或建檔並無法儲存,當然也無法有預期之執行效果。
這點要特別注意!( Microsoft Office 有時讓人覺得太小題大做,其實,這個檔案目前是空無一物的空資料庫檔,那來的危險?)這點真的很重要,容我再強調一次,免得於上課或自我練習時,遭到莫名其妙的挫折感。
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設定信任位置 若想一舉避免掉每次均得設定安全性選項之麻煩,可以下示步驟進行設定:
1. 點選『 Microsoft Office 安全性選項』對話方塊左下方之「開啟信任中心」
2. 轉入『信任中心』對話方塊,於左側選『信任位置』標籤
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3. 按 鈕,轉入
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4. 按 鈕,轉入您經常使用來存放資料庫檔案的位置,如本書所有範例均係存於『 D:\Text\Access 2007\ 範例』資料夾
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5. 按[確定]鈕,回上一層,加選「同時信任此位置的子資料夾 (S) 」
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6. 按[確定]鈕,返回『信任中心』,可看到已將『 D:\Text\Access 2007\ 範例』加入於『信任位置』,且其子資料也一併被允許為『信任位置』
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7. 按[確定]鈕,完成有關信任中心之設定,回原來轉入『 Microsoft Office 安全性選項』對話方塊警告』
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由於,這些設定得等到下次再進入 Access 時才會生效,就目前這個資料庫檔案言,還是得點選「啟用這個內容 (E) 」,並按[確定]鈕離開。
往後,凡是由設定之『信任位置』及其子資料夾內,開啟任何資料庫檔案,均不會再顯示『安全性警告』
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存檔 資料庫開啟中, Access 隨時會視情況對所處理之物件自行存檔(如:於資料表內每新增一筆記錄後就立即存檔)。有時也會以提示,等待使用者決定是否要存檔?
此外,使用者也可隨時按『快速存取工具列』上之『儲存 檔 案 』 鈕 ( 或 按 Ctrl+S 鍵 ) , 或 執 行「 Office 按鈕 /儲存檔案 (S) 」來進行存檔
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另存新檔 為防止資料庫之內容
不當受損或被毀,時常得對資料庫進行抄錄以備份檔 案 。 於Access 2007 內,可執 行 「 Office 按鈕 / 另存新檔 (A) 」,續就「以其他格式儲存資料庫」所提供之功能項:
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選擇要備份為那一個版本之資料庫檔?隨後,轉入『另存新檔』對話方塊,指定檔名與儲存位置:
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不同版本之互通 Access 2007 可開啟所有舊版本 Access 所建立之
資料庫檔;但是舊版本 Access 是無法開啟新版Access 2007 所建立之資料庫檔。
若是想將資料轉到先前之舊版 Access 中使用,也是以執行「 Office 按鈕 / 另存新檔 (A)/ 以其他格式儲存資料庫」所提供之功能項,選擇要另存新檔的版本。以免將資料帶到其它只有舊版 Access 的電腦時,會面臨到檔案無法開啟之窘境!
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備份 此 外 , 於Access 2007 ,執行「 Office 按鈕 / 管理 (M)/ 備份資料庫 (K) 」,也可以類似另存新檔之方式,將目前資料庫檔存入另一個於檔名後加上目前日期之新資料庫檔:
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複製資料庫檔案 若不想存為舊版本之資料庫檔,只是要另複製一份
供 Access 2007 使用之資料庫檔案。也可以回到Windows 之『我的電腦』或『 Windows 檔案總管』進行抄錄。
其處理步驟為:1. 先後開啟來源及目的兩資料夾2. 若兩者係不同磁碟,以拖曳方式將來源檔之圖示
直接拉入目的地資料夾即可。若兩者係相同磁碟,則先按住 Ctrl 鍵再進行拖曳,將來源檔圖示拉入目的地資料夾後,先鬆滑鼠再放開 Ctrl鍵。
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當然,也可以切換到來源資料夾,於要進行備份之資料庫檔案上,單按滑鼠右鍵,續選「傳送到 / 卸除式磁碟(G) 」,將其存到您的隨身碟。
如果,您忘了帶隨身碟,也可以將檔案以 E-Mail傳回家。
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刪除資料庫檔案 將不用之資料庫刪除,是較罕見且必須慎重處理之
動作。因為不小心,所損失之資料可能很多。若碰上也未備份其檔案,且不懂得如何利用『資源回收筒』來將其救回,那事情可就嚴重了!
Access 也並未提供刪除資料庫之指令,若真的要刪除 資 料 庫 ,就得 先 將 其 關 閉 , 然 後 回 到Windows 之『我的電腦』或『 Windows 檔案總管』,將其選取,續按 Delete 鍵,即可將其刪除。
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同時開啟多個資料庫檔 執行一次 Access ,只允許開啟一個資料庫檔,若欲建立新的資料庫檔;或開啟另一個舊的資料庫檔,均會自動將目前使用中之資料庫檔關閉。相當於執行「 Office 按鈕 / 關閉資料庫 (C) 」。
若想同時開啟多個資料庫檔,可再執行一次「開始 / 所 有 程 式 /Microsoft Office/Microsoft Office Access 2007 」。
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第二章 結束