Notat
Dato: 22. december 2006
Dokument nr. 311066
Kirkeministeriet 1. Kontor
Cirkulære om kirke- og præstegårdskassernes budget, regnskab og revision m.v. I medfør af §§ 4-7 og § 9 i Lov om folkekirkens økonomi, jf. lovbekendtgø-relse nr. xxx af xx. december 2006, fastsættes følgende:
Indberetning af ligningsbeløb til kommunen § 1. Provstiudvalget giver senest den 15. september kommunalbestyrelsen meddelelse om ligningsbeløbets størrelse.
Budget for kirke- og præstegårdskasser § 2. Budgettet skal fastlægges i overensstemmelse med de af provstiudvalget fastsatte frister. Budgettet skal indberettes til provstiudvalget i overensstem-melse med det af Kirkeministeriets fastsatte systemkrav.
Stk. 2. Til budget for kirke- og præstegårdskasser anvendes Kirkeministeri-ets 4-cifrede kontoplan, konteringsvejledning og nyeste budgetskema. Kon-toplanen fremgår af bilag 1.
Regnskab for kirke- og præstegårdskasser § 3. Regnskabet skal aflægges senest 1. april efter regnskabsårets udløb. Regnskabet skal indsendes underskrevet til provstiudvalget og indberettes elektronisk i overensstemmelse med det af Kirkeministeriet fastsatte system-krav. Provstiudvalget kan fastsætte øvrige frister for regnskabsaflæggelsen.
Stk. 2. Regnskab for særlige nybygnings- og istandsættelsesarbejder føres som særskilte regnskaber.
Stk. 3. Til regnskab for kirke- og præstegårdskasser anvendes det af Kirke-ministeriet nyeste regnskabsskema.
Revision § 4. Den løbende revision af de kirkelige kasser varetages af provstirevisor.
Stk. 2. Provstirevisor ansættes og afskediges af stiftsøvrigheden. Forinden ansættelse eller afskedigelse høres provstiudvalgene. Stiftsøvrigheden træffer afgørelse om de enkelte provstirevisorers ansættelsesområder under hensyn-tagen til de lokale forhold.
Stk. 3. Provstirevisor må med provstiudvalgets godkendelse udføre anden assistance for de menighedsråd, hvis regnskab revisor reviderer.
Stk. 4. Revisionen tilrettelægges og gennemføres i overensstemmelse med revisionsinstruks, jf. bilag 2.
Notat
Side 2 Dokument nr. 311066
Provstiudvalgets forvaltningstilsyn og godkendelse § 5. Provstiudvalget udøver forvaltningstilsyn i løbet af året for kirke- og præstegårdskasser.
Stk. 2. Provstiudvalget meddeler senest 1. november endelig godkendelse af regnskabet under hensyntagen til revisors antegnelser og menighedsrådets bemærkninger hertil.
Stk. 3. Provstiudvalgets afgørelse vedrørende regnskabet kan indbringes for stiftsøvrigheden
Ikrafttrædelse § 6. Cirkulæret træder i kraft med virkning fra budgetprocessen for 2008 og fra regnskabsår 2008.
Samtidig ophæves Kirkeministeriets cirkulære nr. 155 af 25. november 1997 og cirkulære nr. 9855 af 18. december 2003 om kirkelige kassers budget, regnskab og revision m.v.
Kirkeministeriet, den xx. xxx 2007
Notat
Side 3 Dokument nr. 311066
BILAG 1: Kontoplan for kirke-, præstegårds- og kirkegårdskasser
Note 1: Løn m.v.
0110 Graver, kirkegårdsleder, -assistent
0120
0160 Medhjælp, kirkegård
0170 Vikarer for graver
0180
0210 Kontormedhjælp, kirkegård
0220 Kirkeassistent, rengøring
0230
0240 Rengøring, præstekontor
0250
0260 Kirkekorsangere
0270 Vikarer for kirkekorsangere
0310 Kirkesanger
0320 Vikarer for kirkesanger
0330
0340 Kontormedhjælp
0360 Kirketjenere, kirketjenermedhjælpere
0370 Vikarer for kirketjener
0410 Konfirmandlærer
0430 Sognemedhjælper m.v.
0460 Kordegne, kordegneassistenter
0470 Vikarer for kordegn
0510 Medhjælp, diæter m.v.
0520
0560 Organist, organistassistent
0570 Vikarer for organist
0710 Kasserer
0730 Formand
0740 Kontaktperson
0760 Kirkeværge
Notat
Side 4 Dokument nr. 311066
0770 Huslejetilskud, præster
0780
0790 Lokal løn til præst
0810 ATP
0820
0830 AER, AES, arbejdsmiljøafgift m.v.
0840 Tvungne pensionsordninger
0850 Tjenestemandspension
0860 Rejse- og befordringsgodtgørelse
0870 Frivillige pensionsordninger
0880 Jubilæumsgratiale m.v.
0890 Lønrefusioner (negativ)
SUM Løn m.v. i alt
Kirkegård med særskilt regnskab
0910 Løn
Note 2: Kirkelige aktiviteter
1010 Tilskud til Stiftsfond
1020 Konfirmandundervisning
1030 Gudstjenester mv., honorarer
1040 Kirkebil, gudstjenester
1050 Kirkebil, andre arrangementer
1060 Kirkeblad
1070 Kirkekoncerter, honorarer
1080 Kirkekoncerter, andre udgifter
1090 Konfirmandkørsel
1100 Tilskud til mellemkirkeligt stiftsudvalg
1110 Samarbejde mellem menighedsråd
1120 Foredragsholdere, honorarer
1130
1140
1150
1160
Notat
Side 5 Dokument nr. 311066
1170
1180
1190
1200
1210
1220
1230
1240
1250
1260
1270
1280
1290
1300
1310
1320
1330 Tilskud DSUK
SUM Kirkelige aktiviteter i alt
Note 3: Administration
2110 Menighedsrådet
2120 Kursusudgifter vedr. menighedsrådet
2140 Personaleudgifter
2160 Annoncer
2210 Telefoner m.v.
2260 Kontorholdsudgifter
2310 Ministerialbøger, medlemslister
2360 Kursusudgifter vedr. funktionærer
2410 Honorar til bygningskyndig, arkitekt mv
2480 Administr. samarb. mellem menighedsråd
2500 Refusion af fælles udg. sogne imellem
2510 Menighedsrådsvalg
Notat
Side 6 Dokument nr. 311066
2520 Revision mv.
2530
2540
2550
2560
2570
2580
2590
2600
2610
2620
2630
2640 Folkekirkens forsikring
SUM Administration i alt
Note 4: Præstegård, præsteboliger m.v.
3110 Telefon m.v.
3160 Skatter, afgifter
3210 Forsikringer/sikringsudgifter
3260 Godtgørelse for el og varme
3270 Opvarmning og el
3310 Konfirmandlokaler (i præstegård)
3410 Anskaffelser og vedligeh., boliger
3460 Anskaffelser og vedligeh., avlsgård
3480 Leje af præstebolig
3670 Edb-udgifter præsteboliger
3680
3690
3700
3710
3720
3730
SUM Præstegården i alt
Notat
Side 7 Dokument nr. 311066
Note 5: Kirke, menighedslok., funkt.bolig m.v.
4110 Skatter, afgifter
4160 Forsikringer/sikringsudgifter
4170
4210 El
4260 Varme
4310 Rengøringsartikler, vask m.v.
4360 Eftersyn orgel, klokker m.v.
4410 Lejeudgifter
4460 Gudstjenesten, blomster, lys m.v
4610 Anskaffelser og vedligeh., kirke
4620 Anskaffelser og vedligeh., sognegård
4630 Anskaffelser og vedligeh., funktbolig
4670 Edb-udgifter, kirkekontorer m.v.
4680
4690
4700
SUM Kirke, menighedslokaler i alt
Note 6: Kirkegård
5110 Materialer og planter til videresalg
5120 Materialer og planter til kirkegård
5130 Entreprenørudgifter, grave
5140 Entreprenørudgifter, kirkegård
5180 Arbejdstøj
5190 Vedligeholdelse, bygninger
5200 Vedligeh., maskiner, redskaber, værktøj
5210 Vedligeh., P-plads, hegn m.v.
5220 Nyanskaffelser, bygninger
5230 Nyanskaf., maskiner, redskaber, værktøj
Notat
Side 8 Dokument nr. 311066
5240 Nyanskaffelser, P-plads, hegn m.v.
5250 Vedligeholdelse, kirkegårdsareal
5260 Nyanskaffelser, kirkegårdsareal
5280 Bevaringsværdige gravminder
5290
5300
5300
5310
5320
5330
5340
5350
5360
SUM Kirkegård i alt
Kirkegård med særskilt regnskab
5510 Andre udgifter i alt
Renteindtægter
6110 Renter af stiftsmidler excl. gravstedskap.
6120 Renter af kassebeholdning
SUM Renteindtægter i alt
Indtægt af fast ejendom
6210 Lejeindtægt
6230 Forpagtningsafgift
6250 Salg af effekter skov
6270 Præsters boligbidrag
6280
6290
SUM Indtægter af fast ejendom i alt
Brug af kirken m.v.
6310 Brug af kirken, klokkeringning m.v.
6320 Pyntning i kirken
6330 Refusion menighedslokale
Notat
Side 9 Dokument nr. 311066
6340
SUM Brug af kirken i alt
Kirkegård
6410 Gravkastning
6420 Nyanlæg og omlægning
6430 Erhvervelse og fornyelse af gravsted
6440 Hjemfaldne gravstedskapitaler
6450 Salg af planter, ren- og vedligeh. m.v.
6460 Renter af aktuelle gravstedskapitaler
6470
6480
6490
SUM Kirkegård i alt
Kirkegård med særskilt regnskab:
6510 Kirkegård i alt
Ekstraordinære indtægter
6610 Generelt tilskud
6620
6630
SUM Indtægter i alt
Note 7: Anlægsarbejder
7001
7002
7003
7004
7005
7006
7007
7008
7009
Notat
Side 10 Dokument nr. 311066
7010
7011
7012
7013
7014
7015
7016
7017
7018
7019
7020
7021
7022
7023
7024
7025
7026
7027
7028
7029
7030
SUM Anlægsarbejder i alt
Låneydelser - hovedtal
7110 Renter stiftsmiddellån, i alt
7120 Renter andre lån, i alt
7210 Afdrag stiftsmiddellån, i alt
7220 Afdrag andre lån, i alt
Låneydelser - fordelt efter formål
7300 Renter kirkegård (stiftsmiddellån)
7310 Renter kirke (stiftsmiddellån)
7320 Renter præstegård (stiftsmiddellån)
SUM Renter stiftsmiddellån, i alt (=7110)
7340 Renter kirkegård (andre lån)
7350 Renter kirke (andre lån)
7360 Renter præstegård (andre lån)
Notat
Side 11 Dokument nr. 311066
SUM Renter andre lån, i alt (=7120)
7380 Afdrag kirkegård (stiftsmiddellån)
7390 Afdrag kirke (stiftsmiddellån)
7400 Afdrag præstegård (stiftsmiddellån)
SUM Afdrag stiftsmiddellån, i alt (=7210)
7420 Afdrag kirkegård (andre lån)
7430 Afdrag kirke (andre lån)
7440 Afdrag kirkegård (andre lån)
SUM Afdrag andre lån, i alt (=7220)
Kirkegård med særskilt regnskab
7490 Låneydelser i alt
Opsparing til anlægsarbejde
7510
7520
7530
7540
7550
7560
7570
7580
7590
7600
SUM Opsparing til særlige anlægsarbejdere i alt
Opsparing til anlægsarbejde efter formål
7810 Opsparing anlæg (kirkegård)
7820 Opsparing anlæg (kirke)
7830 Opsparing anlæg (præstegård)
7840 Opsparing anlæg (andet)
Opsparing til anlæg, i alt (=7610)
Kirkegård med særskilt regnskab
7990 Opsparing til særlige formål i alt
Note 8: Kirkelig ligning
8010 Kirkelig ligning
8020 PU-godkendt tillægsbevilling (5 % midler)
SUM Kirkelig ligning i alt
Notat
Side 12 Dokument nr. 311066
BILAG 2
Revisionsinstruks for revision af menighedsrådenes regnskaber
§ 1. Revisionen foretages i overensstemmelse med god offentlig revisorskik, således som dette begreb er fastlagt i § 3 i lov om revision af statens regn-skab mm.:
Ved revisionen efterprøves, om regnskab er rigtigt, og om de dispositioner, der er omfattet af regnskabsaflæggelsen, er i overensstemmelse med meddel-te bevillinger, love og andre forskrifter samt med indgåede aftaler og sæd-vanlig praksis. Der foretages endvidere en vurdering af, hvorvidt der er taget skyldige økonomiske hensyn ved forvaltningen af kassens midler og ved driften af de aktiviteter, der er omfattet af regnskabet.
Ved revision tager provstirevisor hensyn til det af provstiudvalget gennem-førte forvaltningstilsyn.
§ 3. Revisionen, der kan udføres ved stikprøvevise undersøgelser, tilrette-lægges efter de vejledende retningslinier, der er angivet i betænkningerne til denne revisionsinstruks og under hensyntagen til menighedsrådets kasse- og regnskabsmæssige forretningsgange og kontrolforanstaltninger.
Revisionens omfang afhænger af aktivitetens størrelse, administrative struk-tur og forretningsgange, herunder den interne kontrol og andre forhold af betydning for regnskabsaflæggelsen.
§ 3. Der foretages revision i årets løb. Som led i revisionen, jf. § 3, undersø-ger revisor de eksisterende forretningsgange og påser, om de er i overens-stemmelse med de administrative forskrifter og om de er betryggende den administrative struktur taget i betragtning. Det bemærkes, at der normalt ikke kan ske adskillelse af bogholderi og kassefunktion. Kasse- og beholdningsef-tersyn, der foretages mindst en gang pr. regnskabsår, kan foretages som uanmeldt eftersyn eller, såfremt det findes hensigtsmæssigt, som anmeldt eftersyn med meget kort varsel.
§ 4. Menighedsråd og provstiudvalg skal give revisor adgang til at foretage de undersøgelser mv., som revisor finder nødvendige. Revisor skal endvidere have adgang til de oplysninger og det materiale, som efter hans skøn er af betydning for udførelsen af hans hverv, herunder menighedsrådets beslut-ningsprotokol.
Notat
Side 13 Dokument nr. 311066
§ 5. Bliver revisor opmærksom på lovovertrædelser eller tilsidesættelser af forskrifter af væsentlig betydning for midlernes forvaltning, påhviler det re-visor straks at give menighedsrådet og provstiudvalget meddelelse herom.
§ 6. Revisor fører en revisionsprotokol for hvert menighedsråd. I revi-sionspro-tokollen indføres beretning om, hvilket revisionsarbejde, der er ud-ført, samt alle væsentlige forhold, der har givet anledning til bemærkninger , herunder foretages notering om foretagne kasse- og beholdningseftersyn. Såfremt der ved kasse- og beholdningseftersyn konstateres uregelmæssighe-der, sendes revisionsprotokollen straks til menighedsrådet og provstiudval-get.
I forbindelse med revisionsbemærkninger i revisionsprotokollen vedrørende årsregnskabet skal revisor oplyse:
1. Hvorvidt revisor opfylder de i lovgivningen indeholdte habilitetsbe-tingelser.
2. Hvorvidt revisor under sin revision har modtaget alle begærede op-lysninger til bekræftelse af regnskabets rigtighed.
3. Hvorvidt revisor anser regnskabet for aflagt efter lovgivningens krav til regnskabsaflæggelse.
I revisionsprotokollen indføres endvidere oplysninger om særlige kontrolar-bejder, afgivelser af særlig beretninger, rådgivning eller assistance.
Revisionsprotokollen skal fortløbende pagineres.
§ 7. Det reviderede regnskab forsynes med en påtegning, hvoraf skal fremgå, at regnskabet er revideret i overensstemmelse med reglerne i denne instruks. Forbehold skal fremgå af påtegningen.
Notat
Side 14 Dokument nr. 311066
Bemærkninger til revisionsinstruks for revision af menighedsrådenes regnskab
Ad § 1. Til varetagelse af den løbende revision af de kirkelige kasser antages faguddannet revisionsbistand, enten statsautoriseret revisor, registeret revisor eller kommunernes revisorafdeling.
Kun med stiftsøvrighedens tilladelse kan forudgående kirkekassefinansieret revision af de kirkelige kasser fremtidig opretholdes eller etableres. Der tæn-kes især her på situationer, hvor særlige restaureringsarbejder, kirkegårdsfor-hold eller mangelfuld regnskabsførelse tilsiger en sådan ordning.
Provstirevisor er berettiget til at anvende materiale udført af fagfæller for disse menighedsråd.
Provstirevisor gives tilladelse til, med Provstiudvalgets godkendelse, at yde betalt assistance for de af revisionen omfattede menighedsråd. En sådan til-ladelse kan gives generelt eller specifikt. Menighedsrådet afholder udgifterne ved ordningens gennemførelse.
Provstirevisionen udbydes af stiftsøvrighederne for større enheder. Det over-lades til stiftsøvrighederne at fastlægge disse enheder under hensyntagen til de lokale forhold. Vejledende skal man udtale, at enheder svarende til ca. 1/3 – 1/2 af et stift må anses for passende.
Stiftsøvrighederne gennemfører kontraktforhandlinger med provstirevisor og orienterer de berørte provstiudvalg.
Forinden der sker ansættelse eller afskedigelse af provstirevisor, indhentes en udtalelse fra provstiudvalgene.
Ad § 2. I henhold til revisionsinstruksens § 2 skal revisionen udføres i over-ensstemmelse med god offentlig revisionsskik.
God offentlig revisionsskik medfører, at revisionen udover finansiel revision tillige omfatter forvaltningsrevision. Undersøgelser vedrørende forvaltnings-revisionens tre aspekter, sparsommelighed, produktivitet og effektivitet, skal ikke gennemføres hvert år for alle områder, men kan tilrettelægges over en længere periode, således at enkeltområder udtages til vurdering hvert år i henhold til en plan dækkende flere år.
Revisionen tilrettelægges under hensyntagen til, at menighedsrådene som oftest af praktiske grunde ikke kan foretage en adskillelse af kasse- og bog-holderifunktionerne.
Grundlaget for revisionens udførelse er en af revisor udarbejdet revisionsplan omfattende såvel den finansielle revision som forvaltningsrevisionen, dels i årets løb, dels i forbindelse med årsregnskabet.
I forbindelse med udarbejdelse af revisionsplanen, koordinerer revisor sin indsats med det af provstiudvalget planlagte forvaltningstilsyn. Denne koor-
Notat
Side 15 Dokument nr. 311066
dination og planlægning skal således gennemføres så tidligt som mulig og ikke senere end 30. juni i det aktuelle år. Provstiudvalg og revisor rapporterer gensidigt, såfremt planlægningsforudsætningerne ikke længere er aktuelle.
I forbindelse med den finansielle revision kan revisor eksempelvis efterprø-ve:
Om menighedsrådet overholder de i nærværende cirkulære angivne forretningsgange.
Om menighedsrådets dispositioner i det væsentlige er i overensstem-melse såvel med bevillingsforudsætninger og gældende bestemmelser fastsat i love, administrative forskrifter, vedtægter mv. som med al-mindelig praksis.
Om udgifterne er behørigt dokumenterede ved bilag, kontrakter mv. og posteret på de rigtige konti
Om der er foretaget nødvendige registreringer af menighedsrådets ind-tægter, og om disse registreringer korrekt fremgår af bogføringen.
Om indtægter og udgifter er henført til rette regnskabsår efter gældende regler.
Om udgifterne til personale er i overensstemmelse med gældende over-enskomster, aftaler mv.
Om tilbageholdte løndele (pensionsbidrag, ATP-bidrag, skattefradrag mv.) og moms afregnes over for rette myndighed og til rette tid.
Om årsregnskabet er udarbejdet i overensstemmelse med regnskabsfø-ringen.
Om der er rimelig overensstemmelse mellem budget og regnskab.
Om menighedsrådets beholdning er korrekt medtaget i årsregnskabet og om henlagte midler er korrekt prohiberede.
I forbindelse med forvaltningsrevisionen påhviler det revisor at efterprøve, om menighedsrådets dispositioner er i overensstemmelse med de almindelige normer for, hvad der kræves af en hensigtsmæssig og sparsommelig admini-stration ved forbrug af offentlige midler. Revisor kan eksempelvis efterprø-ve:
Om varer og tjenesteydelser er erhvervet på en økonomisk forsvarlig måde.
Om likvide midler er anbragt fordelagtigt.
Om eventuelle renteudgifter kan nedbringes ved indfrielse eller ompla-cering af lån.
Om der utilsigtet sker en opsamling af midler.
Om afgifter, gebyrer o. lign., som opkræves af menighedsrådet, er be-regnet på et fyldestgørende og tilstrækkeligt ajourført grundlag.
Notat
Side 16 Dokument nr. 311066
I forbindelse med forvaltningsrevisionen påhviler det desuden revisor i sam-arbejde med provstiudvalget som tilsynsmyndighed at vurdere produktivitet og effektivitet i overensstemmelse med disse begrebers indhold.
Det skal understreges, at provstiudvalget i forbindelse med sit forvaltningstil-syn i det væsentlige gennemfører denne efterprøvning, især for så vidt angår effektivitets-aspektet, der vedrører sammenholdelse af mål og midler. Under hensyntagen til folkekirkens aktivitet vil det kun være i ekstraordinære til-fælde, at revisor involveres i vurderingen af effektivitetsaspektet.
For så vidt angår produktivitetsaspektet vil revisor i højere grad skulle delta-ge i efterprøvningen. Dette vil mest hensigtsmæssigt kunne foregå i forbin-delse med koordinationen mellem provstiudvalgets forvaltningstilsyn og re-visors revisionsplanlægning.
Provstiudvalget udøver løbende forvaltningstilsyn med menighedsrådenes administration.
Forvaltningstilsynet udøves fx.:
Når der sker påtegning på regulativ for kirkens personale (legalitetspå-tegning).
Når provstiudvalget forhandler takstregulativ i forbindelse med kirke-gårdsvedtægtens godkendelse.
Når provstiudvalget påser, at forpagtningskontrakter el. lejekontrakter fornyes, og det efterprøves i samarbejde med revisor, at de indgåede af-taler overholdes.
Når menighedsråd ønsker ændringer i det godkendte budget, fordi grundlaget for budgetforudsætningerne er forandrede.
Når provstiudvalget godkender finansieringsplan for et forelagt budget.
Når provstiudvalget tager stilling til provstesynets udsættelse, for at sikre den nødvendige finansiering af udsættelserne og angive rimelig tidsfrist for afhjælpning af mangler.
Når provstiudvalget tager stilling til menighedsrådets synsudskrift efter det årlige syn.
Provstiudvalget har ikke selvstændige revisionsbeføjelser, men skal alene tage stilling til revisors bemærkninger til det aflagte regnskab.
Såfremt provstiudvalget har andre indvendinger imod regnskabet end de af revisionen anførte, må provstiudvalget anmode provstirevisor om at tage sådanne indvendinger op til nærmere overvejelse. Såfremt provstiudvalget herefter forsat ikke finder at kunne godkende regnskabet, må provstiudvalget indsende en redegørelse til stiftsøvrigheden med begrundelse for den mang-lende godkendelse samt eventuelt foretage indstilling om anden revisionsbi-stand.