Download - Coaching and Mentoring
การสอนงานและปรึกษาดูแลCoaching and Mentoring
รศ.ลัดดา ศิลานอยรศ.มัลวีร อดุลยวัฒนศิริ
ผศ.ธีรชัย เนตรถนอมศักดิ์
การสอนงานคืออะไร• การชวยใหบุคคลพัฒนาขีดความสามารถในการทํางาน
• การชวยเหลือ• การใหคําแนะนํา• การใหกําลังใจ• การใหโอกาสในการทําสิ่งตางๆ ใหดีขึ้น
ความสําคัญของการสอนงาน• ชวยเพิ่มศกัยภาพใหแกผูปฏิบัติงาน
• ไมเสียเวลาในการแกไขงาน
• ลดคาใชจาย• เกิดกลัยาณมิตรระหวางผูบังคับบัญชาและผูใตบังคับบัญชา
• การทํางานมรีะบบเปนไปตามจุดหมายขององคกร
• ลดปญหาภาวะที่เกดิจากการออกจากงาน
การสอนงานเกิดขึ้นเมื่อใด• เมื่อรับพนักงานใหม• เมื่อโอนยายทํางานที่ใหม• เมื่อมีการเปลี่ยนแปลงระบบ• เมื่อเกิดปญหาผลงานไมไดมาตรฐาน• เมื่อตองการพฒันาขีดความสามารถของพนักงาน
ทําไมจึงตองสอนงาน
แกปญหาผลการปฏบิตัิงาน
ชวยพัฒนาศักยภาพ
เพิ่มผลิตภาพ
หลักพื้นฐานของการสอนงานเปนอยางไร
• อะไรคือสิ่งที่คาดหวังจากผูที่เราสอน• เขาจะตองทาํอะไร• อะไรทีเ่ขาสามารถพฒันาได
ลักษณะที่ผูสอนงานควรมี1. ไดรบัการยอมรับนับถือ (Respect)
2. มีความเขาใจผูอื่น (Understanding)
3. มีความรูความสามารถ (Knowledge)
4. มีความสามารถแสดงใหผูอื่นดู จนเกิดความเชื่อมั่น (Modeling)5. มีความตื่นตัวตอการเรียนรู (Alert)6. มีความยินดทีี่จะชวยเหลือผูอื่น(Glad to help)
อะไรทีท่ําใหการสอนงานถูกละเลย
• การไมมีความประสงคจะพัฒนา
• ลักษณะเปนการครอบงาํผูอื่น
• ไมมีเวลา
• ขาดความเขาใจเรื่องการสอนงาน
• ขาดทักษะที่จําเปนของการสอนงาน
ทักษะที่จาํเปนตอการเปนผูสอนงานที่ดีเปนอยางไร
• การฟง• การถาม• การสรุป• การเขาใจผูอื่น• การใหขอมลูยอนกลับ
กระบวนการสอนงานจะทาํอยางไร
ขั้นที่ 1 การสังเกต
ขั้นที่ 2 การสนทนา
ขั้นที่ 3 การสอนงาน
ขั้นที่ 4 การติดตามผล
จะสอนงานไดอยางไรดี
การเตรียมตวัเพื่อการสอนงาน
การสรางและคาดการณจากการสังเกต
การฟงอยางตั้งใจ
การคาดคะเนความเปนไปไดของการปรบัปรุง
ใหพนักงานเตรียมตวั
การสังเกต
หลีกเลี่ยงการดวนตัดสินใจ(สังเกตจนแนใจ)
การตั้งขอสันนิษฐาน
การยืนยัน
สิ่งที่ผูใตบังคับบัญชาพูด
เบื้องหลงัที่อยูในคําพูด
การใชเวลา
พฤติกรรมที่ฝงลึก
การปฏบิัติงานตนเอง
เปดโอกาสใหมสีวนรวมในการสอนงาน
เทคนิคการสอนงาน• สรางความตองการการเรยีนรู• ทําใหผูรบัการอบรมมีความพรอม• กระตุนใหเกดิความสนใจ• มีเทคนิคการอธิบาย เนนจุดสําคัญ• การแสดงการทํางานใหดู• ใหผูรบัการสอนฝกปฏบิัติ• เราใหเกดิการเรยีนรู• การสรางความเชื่อมั่น
แนวทางในการสอนงาน• ใหทํางานพิเศษ หรืองานนอกเหนือความรับผิดชอบในชวงวันหยุด
• ใหทํางานที่สนใจซึ่งเปนงานที่เกินขอบเขตงานปรกติ• ถามความคิดเห็นเกี่ยวกับการพัฒนาการปฏิบัติงาน• เปนผูฟงที่ดี เปดโอกาสใหกลุมเปาหมายพูด• กลาวยกยองชื่นชมผูทีท่ํางานไดดีหรือทํางานมอบหมายพิเศษใหไดยินกัน อยางนอยนาจะสัปดาหละครั้ง
• ใหตั้งเปาหมายในการทํางานและนํามาพิจารณารวมกัน• มอบหมายใหรับผิดชอบเงิน
แนวทางในการสอนงาน(ตอ)• วิเคราะหรวบรวมขอผิดพลาด เพื่อพิจารณาวาอะไรบางที่สามารถเรียนรูได
• ใหมชีวงเวลาในการถาม-ตอบปญหาบอยๆ• ใหกลุมเปาหมายชวยกนัทํารายการแนวทางและผลลพัธที่คาดวาจะเกิดของแตละประเด็นปญหา
• ถามกลุมเปาหมายเพื่อขอขอแนะนําวา “คณุจะทําอะไรถา......”
• ถามกลุมเปาหมายวาวนันีไ้ดเรียนรูอะไรบางและมีอะไรที่สามารถจะทําไดดีกวาเดิม หรือแตกตางจากเดิม
การสอนงานมีขั้นตอนอยางไรขั้นตอนการประเมนิผลการปฏบิัติงานที่มปีระสทิธภิาพ
1.สรางความผอนคลาย2.พูดถึงจุดมุงหมายการประเมนิ 3.ตั้งใจรับฟง/เปดใจ
- เลาถึงการประเมินผลงานของตนเองที่ผานมา
จัดการประชุม เพื่อประเมนิผลการปฏิบัติงาน
2
หัวหนางานลูกนอง
เตรียมคําถาม
ตั้งคําถาม
เตรียมการประเมินงานของตนเอง
-เปาหมาย- พฤติกรรมในการทํางาน- หนาที่ที่เกี่ยวของ
เตรียมความพรอม1
หนาที่กิจกรรมขั้น
ขั้นตอนการประเมนิผลการปฏบิัติงานที่มปีระสทิธภิาพ(ตอ)
ใหโอกาสในการแกไขปญหา
วางแผนเพื่อแกปญหาเอง
วางแผนเพื่อแกไขปญหาผลของการปฏบิัติงาน
5
เปดใจยอมรับฟง
ใหคําแนะนํา
ใหโอกาสแสดงความคิดเห็น
หาสาเหตุที่แทจริงทีท่ําใหพนักงานมีผลงานต่ํากวาที่คาดไว
4
หัวหนางานลูกนอง
1.เปรยีบเทียบงานกับเปาหมาย
2.การหารือใหขอมูลยอนกลับ
3. ถามความตองการ
ใหขอมูลบอกทั้งผลงานที่ดีและไมดี3
หนาที่กิจกรรมขั้น
ขั้นตอนการประเมินผลการปฏิบัติงานที่มีประสิทธิภาพ(ตอ)
- กําหนดแผนติดตามผล จัดประชุม เพื่อตรวจสอบความกาวหนา
- กําหนดแนวทางการพัฒนา
ใหขอมูลติดตามผล8
บันทึกการประชุมตามประเดน็
รับทราบจดบันทึกการประเมนิผลการปฏบิัติงาน
7
หัวหนางานลูกนอง
สนทนา รับฟงอธิบายใหฟงทบทวนเปาหมายในการทํางาน
6
หนาที่กิจกรรมขั้น
การสือ่สารเพื่อการสะทอนผลและการปรึกษาหารือในการปฏิบัตงิาน
การสื่อสาร (Communication)
ความหมาย:
กระบวนการถายทอดขอมูลโดยผานชองทางหรือสื่อระหวางผูสงและผูรับ เพื่อใหเกิดความเขาใจซึ่งกันและกัน
การสื่อสารระหวางบุคคล
ความหมาย :การที่บุคคลหนึ่งสงขาวสารไปยังอีกบคุคลหนึ่ง มีผลทําใหผูรับขาวสารมีการตอบสนอง (ภายใน/ภายนอก)
(Interpersonal Communication)
ผูสงสาร( Sender)
ผูรับสารReceiver
กระบวนการสื่อสาร
สาร(Message)
ขอมลูยอนกลับ(Feedback )
ลองฟงเรื่องเลาสัก 1 เรื่อง
ความสําคญัของการสื่อสาร
•ถายทอดความรู/ประสบการณ•ตอบสนองความอยากรูอยากเห็น•เขาใจตนเอง/ผูอื่น•ปลอบใจ/ใหกําลังใจใหขอมูลยอนกลับ•เชื่อมโยงเครือขายขององคกร/หนวยงาน/สังคม•ทํางานและดําเนินชีวิตไดอยางมีคุณภาพ
วิธีการสื่อสารที่ใชบอย
เขียน
อาน
พูดฟง
Steil (1998) Effective Listening : Key to your Success
45%
9%16%
30%
การฟงทีม่ีประสิทธิภาพ
• คิดตาม
• จับประเด็นของเนื้อเรื่องทีฟ่ง
• คนหาความรูสึกของผูพูด
ฟงจากคําพูด น้ําเสียง กิรยิาทาทาง
ฟงดวยตา หู สัมผัส และหัวใจที่รกั/หวังดี
ประโยชนของการฟง
• คูสนทนาไดพูด/เลา/ระบาย
• ลดความสับสนดานความคิดและอารมณ
•ไดทบทวนเรื่องราว เขาใจปญหา แกปญหาได
•คูสนทนาฟงเรามากขึ้นเพราะเราฟงเขากอน
• สัมพันธภาพระหวางเรากับเขาดีขึ้น
•คูสนทนารูสึกวาตนเองสําคัญไดรับการยอมรับ
สิ่งทีม่ีผลตอผูรับสาร
เนื้อหา
น้ําเสียง ทาทาง
Steil(1998). Effective Listening : Key to your Success
50%
10%
40%
กิจกรรมใจเขา-ใจเรา 1
•จับคูตามสภาพภูมิศาสตร•ใหนึกเรือ่งที่อยากเลาใหคูของตนฟง•ตกลงกันวาใครจะเปนคนเลากอน•คนเลาหลับตาเปนเวลา 1 นาที•คนฟงศึกษาบทบาทดังนี้
แสดงความไมใสใจฟง ดวยวิธีใดก็ไดตลอดเวลาที่ฟง
บทบาทสมมติคนฟง
เชน กมหนา มองไปที่อื่น คยุกับคนขางๆ อานหนังสือ หาว หลับตาหรือ ทาํกจิกรรมอื่น
ฯลฯ
•ผูฟงของทานเปนอยางไร•ทานรูสึกอยางไรขณะที่เลาเรื่อง•เพราะอะไรจึงรูสึกเชนนั้น•อยากใหผูฟงตั้งใจฟงหรือไม•อยากผูฟงแสดงทาทีอยางไรขณะฟง
ผูเลาตอบคําถามตอไปนี้
กิจกรรมใจเขา-ใจเรา 2
•จับคูเดิม
•ใหคนฟงในรอบแรกเปนคนเลาบาง
•คนเลาหลับตาเปนเวลา 1 นาที
•คนฟง ใหทําอะไรกไ็ด ทีแ่สดงถึงความตั้งใจและ
ใสใจที่จะฟงอยางเต็มที่
•ผูฟงของทานเปนอยางไร•ทานรูสึกอยางไรขณะที่เลาเรื่อง•เพราะอะไรจึงรูสึกเชนนั้น
ผูเลาตอบคําถามตอไปนี้
: มองหนา สบตา
: พยักหนา/ผงกศรีษะ รับคํา
: รับคําสั้นๆ เชน เออ/ ออ/ อือ/เหรอ
: แสดงความเห็นดวย/ชม เชน
“ใช ” “ที่เธอ.. (พฤติกรรม )..ดีมากเลยนะ ”
: ซกัเพิ่ม เชน “แลวไง” “เลาตอซิ”
ทาทีที่แสดงวาใสใจฟงคูสนทนา
คําพูดที่เปนประโยชน
พระพุทธเจา : วาจาสุภาษิต
• พูดถูกกาลเทศะ
• พูดความจริง
• พูดคําสุภาพ
• พูดถอยคําที่เปนประโยชน
• พูดดวยความหวังดี
คําพูดที่เปนอุสรรคตอการสื่อสาร
• ขัดจังหวะ• บอก / แนะนํา / สั่ง/ สอน•ไมแยแส /เฉยเมย / เย็นชา• ยกตน / วางโต• โตแยง / ถกเถยีง• ประเมิน / เปรยีบเทียบ• ยึดความคิด/บรรทัดฐานของตนเองเปนหลัก
• ความตั้งใจและใสใจที่จะสื่อสารกนั • การผอนปรน เอื้ออาทร เห็นอก เห็นใจ• การเปดเผยตนเองและความจริงใจ ระหวางผูสื่อ/รับสาร• มีสวนรวมในผลที่เกิดจากเรื่องราวทีก่ําลังสื่อสาร•มีความรู / ความเขาใจธรรมชาติของมนุษย และการสื่อสาร
ปจจัยที่สงผลใหการสื่อสารระหวางบุคคลประสบความสําเร็จ
เทคนิคการสื่อสารเพื่อการใหขอมลูยอนกลับ
และการใหคาํปรึกษาหารือในการปฏิบัตงิาน
การใหขอมลูยอนกลับ
•การใหขอมูลยอนกลับเปนสวนหนึ่งของการสอนงาน และเกิดขึ้นตลอดการสอนงาน
การใหขอมูลยอนกลับ: การชี้ใหเห็นการกระทําทีด่ี/ทีค่วรปรับปรุง อยางเจาะจง
มีรายละเอียด ตางจากการชมและการวิจารณ
การชมและการวิจารณ
หลกัการใหขอมลูยอนกลับ
• เนนการปฏิบัติงานที่ดขีึ้นในอนาคต• ใหขอมูลยอนกลับทันที• หลีกเลีย่งการใหขอมูลยอนกลับในภาพรวม•ใหขอมูลยอนกลับดวยความจริงใจและตั้งใจจริงที่จะชวยใหบุคคลเกิดการพัฒนาตน•ใหขอมูลยอนกลับในสิ่งที่สามารถทาํไดจริง (สิ่งที่บุคคลสามารถควบคุมได)• พรอมรับการใหขอมลูยอนกลับจากผูทีเ่ราสอนงาน
การรบัฟงการใหขอมลูยอนกลับจากผูที่เราสอนงาน
•กระตุนใหผูที่เราสอนงานใหขอมูลยอนกลับ•แยกขอเท็จจริงจากความคิดเห็น•ใหความสําคัญกบัขอเท็จจริงมากกวาความคิดเห็น•ขอใหผูที่เราสอนงาน ใหขอมูลยอนกลับในลกัษณะเฉพาะเจาะจง•ขณะรับฟงขอมูลแสดงความใสใจ และไมแสดงทาทตีอตานหรือใชอารมณ
การใหคาํปรึกษาหารือในการปฏิบัตงิาน
: การรับฟงและใหขอมูล /แนวทางที่เปนประโยชนกับบุคลากรใหพฒันาตนในการทํางานและอาชีพโดยผูที่มีประสบการณ ทักษะ ความเชี่ยวชาญ
บทบาทของผูใหคาํปรึกษาฯ: ฟง เปนตัวแบบ ใหขอมูล ใหคาํแนะนํา
หลกัการใหคาํปรึกษาหารือ
•สรางสัมพันธภาพที่ดกีบัผูที่เราจะพัฒนาและสรางบรรยากาศการเริ่มตนที่ดี•ทําใหไดอยางที่พดู/เปนแบบอยางที่ดี•ใหคาํแนะนํา/การสะทอนผลในสิ่งที่สามารถนําไปใชไดจริง•อดกลั้นทีจ่ะลงมือ/หาทางแกปญหาใหผูขอรับคําปรึกษา•วิจารณที่พฤตกิรรม ไมใชตัวบุคคล
หลกัการใหคาํปรึกษาหารือ(ตอ)
•ทาทายผูขอรับคําปรึกษาใหกําหนดแผน/วิธีแกปญหาเอง•หาแนวรวม/บุคคล /แหลงใหการสนับสนุนในองคกร•ผลักดันใหผูขอรับคําปรึกษารับผิดชอบการพัฒนาตน•ติดตามผลอยางสม่ําเสมอ•ยุตกิารใหคําปรึกษาอยางนุมนวล
ประโยชนการใหคาํปรึกษาหารือ
•พัฒนาทรพัยากรมนุษยขององคการ: ที่มาของนวัตกรรม คุณคา
•ถายทอดความรู: จากรุนหนึ่งไปสูอีกรุนหนึง่•รักษาบุคลากรทีม่ีคุณคาไวกับองคกร:
- ไดรับการยอมรับ เห็นคุณคาในตัวเอง - ไดรับการสงเสริมและสนับสนุนให
เจริญกาวหนาในงานมั่นคง - ผูกพันกบัองคกร- พึงพอใจในการทํางาน
คุณลกัษณะของผูใหคําปรกึษาที่ดี
•เปนผูที่ไดรับการยอมรับและมีบุคลิกภาพนาชื่นชม
•มีความรูและประสบการณในงานดงักลาว
•เต็มใจที่จะใหคําปรึกษาและมีเวลา
•มีทกัษะการสื่อสารที่ดี เชน เปนผูฟงที่ดี
เห็นใจและเขาใจผูอื่น
•เปนคนเปดเผย ตรงไปตรงมา