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Document Management à la carte
David Schneider, André Kunz
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David Schneider, [email protected]é Kunz, [email protected]
Blog http://blog.sharepoint.chisolutions AG http://www.isolutions.ch
About the Speakers
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Warum braucht es ein DMS Kritische Erfolgsfaktoren
• Organisation• Ausbildung• Technologie
Erfahrungen aus der Praxis
Agenda
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Herausforderungen
DokumentenverwaltungZentral und klar organisiert,
einfacher und schneller Zugriff
InformationsflutRiesige Informationsmenge
Geringe Relevanz
Viele Informationskanäle
InformationsflutRiesige Informationsmenge
Geringe Relevanz
Viele Informationskanäle
InformationenErfassen, zielgruppengerecht
verteilen und filtern
E-Mail KriseÜberfüllte Inbox, Spam, Dialoge
Datenredundanz
Ablage ist schwierig
E-Mail KriseÜberfüllte Inbox, Spam, Dialoge
Datenredundanz
Ablage ist schwierigAlternative Kanäle
Instant MessagingSharePoint
InsellösungenDaten in unterschiedlichen Systemen
Schwer zugänglich
Nicht integriert
InsellösungenDaten in unterschiedlichen Systemen
Schwer zugänglich
Nicht integriert
PortalIntegration & Verdichtung Zugriff mit Single SignOn
Ungenutzte Informationen
Informationen im ERP, CRM
Informationen nicht verknüpft
Bedienung ist kompliziert
Ungenutzte Informationen
Informationen im ERP, CRM
Informationen nicht verknüpft
Bedienung ist kompliziert
AnbindenExterner Systeme,Intelligente Suche
Dokumenten ChaosWo soll ich ein Dokument ablegen?
Wie finde ich ein Dokument wieder?
Welches ist die aktuellste Version?
Dokumenten ChaosWo soll ich ein Dokument ablegen?
Wie finde ich ein Dokument wieder?
Welches ist die aktuellste Version?
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Beispiele
Durchschnittlich sind die Daten eines Unternehmens an 12 verschiedenen Orten abgelegt
Über 80 % der digitalen Informationen eines Unternehmens befinden sich auf einzelnen Festplatten und in persönlichen Dateien
Mitarbeiter verwenden bis zu einem Viertel ihrer Arbeitszeit zur Suche von benötigten Informationen
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Organisation
TechnologieAusbildung
Kritische Erfolgsfaktoren• Fehlende Governance• Uneinheitliche
Arbeitsweise• Funktionen nicht bekannt
• Keine Best Practices
• Fehlende Funktionen
• Usability• Begrenzter
Austausch
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Organisation
TechnologieAusbildung
Organisation
Kritische Erfolgsfaktoren
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Governance
Organisation
TechnologieAusbildung
Governance
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Inhalt der GovernanceLeitplanken der Nutzung• Wie und innerhalb welcher Prozesse wird SharePoint genutzt?
Informationsmanagement Richtlinien• Welche Informationen werden auf SharePoint erarbeitet, weitergegeben,
verwaltet und publiziert?
Informationsstruktur• Wie werden die Informationen strukturiert und abgelegt, so dass sie
schnell und intuitiv zugänglich sind?
Rollen• Welches sind die Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortungen der
einzelnen Personen, die mit SharePoint arbeiten?
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Organisation
TechnologieAusbildungAusbildung
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Was beinhaltet SharePoint eigentlich genau?- Zusammenarbeit- Portalfunktionen- Suche- Inhalts Management- Applikationen- Und um die 20 weitere Bereiche
Warum die Akzeptanz und der Gebrauch von SharePoint schwierig sein kann:
Um ihren Job zu erledigen „müssen“ die Benutzer nicht
zwingend SharePoint benutzen.
Bewährte Arbeitsweisen zu ändern dauert erfahrungsgemäss
18 bis 36 Monate…
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AnwendenWertschätzung
Akzeptanz-Kurve
Bewusstheit Testen Akzeptieren & AnwendenAkzeptanz
Zeit
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Organisation
TechnologieAusbildung Technologie
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DMS mit SharePoint 2010 (Recap)
Sites Document Libraries Berechtigungen Versionen
Check In / Check Out
Content Type und Columns
Managed Metadata Document Sets
Document ID Search Workflow
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Skalierbarkeit Metadaten für Arbeitsbereiche
Vorlagen Navigation
Technische Herausforderungen
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Maximale Grösse Site Collection
Empfehlung 100 GBMaximum durch Grösse der Content DB gegeben
Maximale Grösse Content Database
200 GBmit RBS, 3rd Party Backup, etc. bis 4 TB
Anzahl Dateien pro Document Library
30’000’000 Dateien
Anzahl Sites pro Site Collection
250’000 Sitespro Site nur 2’000 direkte Subsites
SharePoint Limits
Mehr unter http://technet.microsoft.com/en-us/library/cc262787.aspx
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Windows: Vista+ Office: 2007+ Browser: IE 8+, 32 bit
Anforderungen Clients
Windows Domain
Office: Trusted Location
Internet Explorer: Local Internet
Zone
No Login
Prompt
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Citrix: Office Umgebung und Client Einstellungen
Office Web Apps: Keine Client Abhängigkeiten
Login via Microsoft Unified Access Gateway: Single Sign On
Alternativen Client
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InformationsarchitekturDavid Schneider
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Projekte, Abteilungen, Teams, Dossiers Site
Metadaten auf Site Ebene vergeben Problem: ausser Titel und URL stehen keine
Metadaten zur Verfügung
Organisation der Daten
Pro Site eine Metadaten Liste mit genau einem Element:- Erstellung bei Site Provisioning- Anzeige auf Homepage- Bearbeiten als SharePoint Item
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Workspace Liste
Site Metadaten
Site Metadaten
Site Metadaten
Site Metadaten
Workspace MetadatenTeam A …Projekt B …Meeting C …Partner D …
SearchSync
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Wizard zur Erstellung
Anzeige der
Metadaten
Bearbeiten der
Metadaten
Workspace List
Anwendungsbeispiel
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Aggregation der Workspaces mit FAST Search
Refinder für Workspace Liste
Mehr Power mit FAST Search
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Vererben von Metadaten
Indexierung
Workspace Metadaten
Dokument wird ohne
Metadaten gespeichert
Beim Suchen stehen die
Metadaten aber zur Verfügung
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FAST Content Stage Beim Indexieren eines Dokuments
• Werden die Site Metadaten laden• Und als Metadaten des Dokuments abgelegt
Technische Umsetzung
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David Schneider
Demo
![Page 27: Collaboration Days 2011 - Document Management à la carte](https://reader033.vdocuments.pub/reader033/viewer/2022061208/54856049b4af9ff8228b4905/html5/thumbnails/27.jpg)
Das Schweizerische Rote Kreuz (SRK) ist die 1866 in Bern gegründete nationale Rotkreuz-Gesellschaft der Schweiz.
350 Benutzer, 500 GB Daten 24 Kantonalverbände SRK ist Application Service Provider (ASP)
für andere NGOs
Praxisbeispiel
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Erfahrungen aus der PraxisAndré Kunz
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SharePoint Basis
Betrieb & Support
Schulung / Change Mgmt.
Einführung & Migration
DMSGovernancePilot
Projektvorgehen
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Ausbildung ist wichtig• User haben erst Freude an SP, wenn sie ihn
bedienen können Erfolge Learnings Change Management Key User Tagung / SharePoint Board
• Trifft sich alle zwei Monate
Erfahrungen aus der Praxis
![Page 31: Collaboration Days 2011 - Document Management à la carte](https://reader033.vdocuments.pub/reader033/viewer/2022061208/54856049b4af9ff8228b4905/html5/thumbnails/31.jpg)
Kritische Erfolgsfaktoren• Organisation: Governance• Ausbildung: User Adoption dauert 18 – 36
Monate• Technologie: punktuelle Erweiterungen von
SharePoint Erfahrungen aus der Praxis
Zusammenfassung
![Page 32: Collaboration Days 2011 - Document Management à la carte](https://reader033.vdocuments.pub/reader033/viewer/2022061208/54856049b4af9ff8228b4905/html5/thumbnails/32.jpg)
HERZLICHEN DANK
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David Schneider, [email protected]é Kunz, [email protected]
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