Comunicarea in organizatii

Instrumente si tehnici utilizate in cadrul companiei SC.ABC.SRL

Comunicarea joac un rol vital n implementarea eficace a schimbrii n cadrul organizaiei deoarece angajaii trebuie s primieasc la timp informaia referitoare la motivele schimbrii i la consecinele acesteia, iar reducerea incertitudinii provocate de schimbare se poate face numai prin furnizarea informaiei corecte prin canale oficiale i eliminarea zvonurilor.

O comunicare eficace n interiorul organizaiei contribuie la crearea unui climat organizaional motivant, iar barierele care apar (bariere de limbaj, perceptuale, contextuale) pot fi depite prin luarea de msuri care s conduc la mbuntirea calitii comunicrii (un stil managerial deschis, stabilirea clar de reguli de comunicare, desemnarea unui responsabil de comunicare i elaborarea unei strategii, includerea programelor de training pentru dezvoltarea abilitilor de comunicare.)

Scopul comunicrii manageriale n orice organizaie este acela al realizrii unei informri corecte, eficiente i eficace att pe vertical, ct i pe orizontal, n vederea realizrii n condiii optime a solicitrilor interne i externe i n concordan cu obiectivele manageriale i organizaionale stabilite.

O parte important a comunicrii manageriale este comunicarea direct dintre superior i subordonat. Pentru a vedea ct de bun este comunicarea dintre ef i subordonat trebuie evaluat gradul n care eful i subordonatul cad de acord n chestiuni de serviciu i fiecare este sensibil la punctul celuilalt de vedere. Problemele apar atunci cnd diferenele de percepie sunt extreme i persistente, nu atunci cnd exist mici dezacorduri.

Cercetrile arat c efii i subordonaii percep diferit urmtoarele aspecte :

modul n care subordonaii i folosesc timpul fa de cum ar trebui s-a fac;

ct dureaz s nvei ceva

ct de important este salariul pentru subordonat;

ct autoritate are subordonatul;

capacitatea profesional a subordonatului;

Comunicarea joac un rol important i n evaluarea personalului. Dac un manager nu comunic apropiat i regulat cu angajaii, el nu va fi capabil s le neleag nevoile i s le evalueze performanele corect. Mai mult, o severitate excesiv i critica creeaz o atmosfer stresant n interiorul organizaiei i angajaii vor ncepe s resping comunicarea de fric sau ca o msur de prevedere. Lipsa de comunicare dintre management i angajai poate conduce la scderea performanei i chiar la conflicte cu sindicatele.

Interviul de evaluare este situaia n care comunicarea este esenial deoarece implic discuii scurte informale ntre manager i angajat pentru crearea unui climat pozitiv, pregtirea celor doi pentru interviu prin abordarea unei atitudini deschise la sugestii de ambele pri discutarea propriu-zis a performanei angajatului pornind de la aspectele pozitive, explicnd motivele pentru remarcile negative i ascultarea punctului de vedere al celuilalt.Un plan de comunicare va urmri realizarea unor obiective prin asigurarea coerenei aciunilor de comunicare din firm. El va oferi o schi global n care comunicarea i contureaz locul i rolul.

La nivelul unei organizaii, acest plan se poate realiza prin subsumarea aciunilor coerente de comunicare intern i extern, sau prin realizarea a dou planuri separate i eventual a unei strategii comune. S-a considerat a doua variant este cea mai potrivit, mai ales n cazul companiilor de mari dimensiuni, deoarece comunicarea intern i cea extern au categorii diferite de public, ceea ce conduce la necesitatea realizrii unor planuri axate pe nevoile fiecrei categorii i stabilirea unor obiective specifice pentru publicul intern, respectiv pentru publicul extern.

Ca orice activitate din firm, i comunicarea trebuie s aib o dimensiune planificat; ea nu se poate realiza la ntmplare, ci are nevoie de un plan, de o strategie, de reguli i proceduriPe lng organizarea i planificarea comunicrii n cadrul firmei este necesar i o evaluare periodic a modului n care funcioneaz comunicarea n interiorul organizaiei. Aceast evaluare se realizeaz prin auditul de comunicare intern.

Auditul comunicaional este vzut ca parte a unui pachet pentru evaluarea eficacitii organizaionale, identificarea bunelor practici n interiorul i n afara organizaiei i crearea unui climat n care aceste practici s fie aplicate ct mai mult i ct mai bine. Problemele identificate prin auditul de comunicare intern pot fi:

- deficit de informaie;

- puterea zvonurilor indezirabile;

- comunicare ascendent deficitar;

- canale de comunicare defectuoase;

- edine i ntlniri neproductive.

Etapele pentru implementarea auditului comunicaional intern sunt urmatoarele:

Selectarea temei/subiectului;

Specificarea performanei dorite n termeni de criterii i standard

Discutarea standardelor pe care echipa de management crede c ar trebui s le adopte i s le ating

Identificarea unei persoane sau a mai multora care vor funciona ca i legtur ntre organizaie i echipa de audit.

Colectarea datelor se face n dou faze:

n prima faz, un numr mic de interviuri preliminare va familiariza echipa de audit cu opiniile personalului i ale managerilor. Se poate organiza i un focus grup preliminar care s scoat n eviden aspecte ce pot fi apoi discutate n alte focus grupuri sau abordate n chestionar.

n a doua faz, un test pilot este vital pentru a detecta problemele n redactarea i implementarea chestionarului. Se poate continua i cu organizarea de alte focus grupuri pe niveluri ierarhice, departamente sau uniti de afaceri care s suplimenteze sau chiar s testeze informaia dorit a se obine din completarea chestionarului.

Dup aceasta, chestionarul se poate trimite pe mail i la fel se pot primi i rspunsurile dup care se face analiza, interpretarea i scrierea raportului. Este util de observat dac rezultatele din analiza chestionarului i cele din analiza discuiilor de focus grup coincid sau exist diferene.

Rezultatele auditului se vor prezenta oral i n scris, printr-un raport, conducerii la vrf.

Astfel, am identificat probleme comune n domeniul comunicrii cu care se confrunt firma supusa analizei:

Comunicare interdepartamental problematic;

Insuficient informaie despre subiecte sensibile precum salariul i beneficiile sau oportunitile de promovare n organizaie;

Aceleai bariere n calea unei comunicri adecvate: educaia, lipsa de timp, mentalitatea;

Feedback insuficient n funcie de situaie att pe vertical ct i pe orizontal.

Set de bune practice utilizate de companie pentru rezolvarea problemelor de ordin communicational:

Elaborarea de reguli clare pentru corespondena cu caracter profesional i oficial (e-mail, anunuri interne, rapoarte etc.);

Realizarea unor publicaii interne specializate de tipul newsletter pe domenii de activitate (social, resurse umane etc.) i adaptate la specificul regional;

Desfurarea de activiti de voluntariat i cu scopul mbuntirii comunicrii informale i interpersonale;

Utilizarea mai frecvent a cutiilor de sugestii, ca surs important de feedback;

Existena unei linii telefonice directe pentru sesizarea problemelor i organizarea de zile pentru discutarea problemelor personale;

Organizarea de edine interdepartamentale mai frecvente cu scopul informrii reciproce a membrilor departamentelor cu activiti comune;

Orientarea comunicrii i pe latura SSM.

Consilierea psihologica a angajatilor

Realizarea unor focus-grupuri

n lumina rezultatelor cercetrii, considerm util pentru toate firmele de mari dimensiuni s efectueze un audit de comunicare intern n fiecare an n scopul evalurii modului de funcionare al sistemului de comunicare intern