CONFERÊNCIA NEGOCIAR NA ATUALIDADE
AUTORA: Carolina Morgado; Clara Pires; Daniel Queiroz, Filipe Caldeira, Joana Morais; João Teles; Luis
Marreiros; Maria Inês Vitorino; Rita Oliveira; Tiago Afonso
DOCENTE: PROF. FERREIRA CASCÃO, PHD
ESCOLA SUPERIOR DE LISBOA, JANEIRO, 2012
CONFERÊNCIA NEGOCIAR NA ATUALIDADE LIDERANÇA E NEGOCIAÇÃO
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ÍNDICE
INTRODUÇÃO ........................................................................................................................................ 3
1. PASSOS DA ORGANIZAÇÃO ...................................................................................................... 4
1.1 Plano de ação com todas as etapas da organização e desenvolvimento do evento: ............ 4
a) Data e Local da Conferência: ............................................................................................. 4
b) Plano de Organização, disposição e decoração do Local da Conferência ........................... 5
c) Patrocínios para o Coffe-Break e para o Kit Participante ................................................. 5
d) Elaboração da lista de Oradores e Moderador, confirmados e ‘Suplentes’ .......................... 5
e) Programa da Conferência ................................................................................................... 6
f) Criação de uma base de dados e de conta de email ............................................................. 6
g) Imagem Oficial e Design Gráfico do Evento ....................................................................... 6
h) Divulgação ........................................................................................................................... 6
i) Material de Apoio à Conferência ......................................................................................... 7
2. NO DIA DA CONFERÊNCIA ........................................................................................................ 8
3. ORADORES .................................................................................................................................... 9
4. MODERADOR .............................................................................................................................. 11
5. PATROCÍNIOS ............................................................................................................................... 11
6. COMUNICAÇÃO ......................................................................................................................... 13
6.1 Press Release ............................................................................................................................ 13
6.2 Convite ..................................................................................................................................... 14
6.3 Flyer .......................................................................................................................................... 14
6.1 Programa ................................................................................................................................. 15
7. CONFERÊNCIA ‘NEGOCIAR NA ATUALIDADE’ EM IMAGENS ........................................ 16
CONCLUSÃO ........................................................................................................................................ 18
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INTRODUÇÃO
No âmbito da Unidade Curricular Liderança e Negociação do mestrado em Gestão de
Marketing pelo IPAM Lisboa, foi lançado o desafio, pelo docente da unidade, o Professor Ferreira
Cascão, da organização de uma conferência sob a temática da própria unidade. Assim, a turma foi
divida em dois grupos, um ficou com a responsabilidade da organização da conferência sobre
‘Liderança’ e o outro, o grupo de trabalho do presente documento, ficou incumbido da organização
da conferência sobre a outra temática da unidade curricular, a ‘Negociação’.
Desde esse primeiro instante, pudemos constatar que para o sucesso de um evento, neste
caso de uma conferência, é preciso negociar, muito. A negociação teve início logo no primeiro
momento da definição dos temas das conferências, passando pela escolha das datas disponíveis par
a realização das mesmas, que não poderiam, de modo algum colidir com o mesmo tema ou data do
outro grupo de trabalho.
A partir daí, a negociação não teve mais fim, foi definido um plano estratégico de trabalho,
distribuídas tarefas, realizados convites a potenciais oradores, angariados patrocínios e apoios,
sem esquecer, a própria disposição da sala onde teria lugar a conferência e a sua decoração.
Também, o programa foi alvo de negociação, tendo em conta as disponibilidades dos oradores e a
linha de orientação que queríamos atribuir com a ordem das diferentes intervenções.
Ao longo do presente documento, serão, então, demonstradas as várias fases de trabalho e
como se chegou até ao dia da conferência ‘Negociar na Atualidade’.
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1. PASSOS DA ORGANIZAÇÃO
Perante o desafio que nos foi proposto, a organização de uma conferência sob a temática da
‘negociação’, tivemos que numa primeira fase estabelecer uma estratégia e subsequentes ações e
tarefas. Assim, as primeiras decisões e, claro respetivas negociações, levadas a cabo disseram
respeito: a) à Calendarização da conferência, b) à distribuição de tarefas e c) à definição do plano de
ação.
1.1 Plano de ação com todas as etapas da organização e desenvolvimento do evento:
a) Data e Local da Conferência:
Um dos primeiros momentos de trabalho teve como objetivo a definição da Data e Local da
conferência. A data foi definida de acordo com as diretrizes do Professor Ferreira Cascão e em
Negociação com o outro grupo de trabalho, que teve como meta a organização de uma conferência
sobre o tema ‘Liderança’. Assim, ficou definido, desde o primeiro momento de trabalho, que a data
da conferência seria o dia 11 de Dezembro de 2012, tendo como hora prevista de início, as 20h00.
Em relação ao local, foi equacionado, numa primeira instância o Palácio Quintela (estando
sob tutela do IADE, instituição de ensino pertencente à rede Talent Universities), pela sua
localização e imponência arquitetónica, mas, sobretudo, histórica e cultural. Porém se a localização
do Palácio seria apelativa em termos de comunicação da conferência, poderia ser igualmente um
inconveniente se os participantes se deslocassem em viatura própria. Esse motivo e o facto de os
encontrarmos no IPAM levou com que tomássemos a decisão que o local da conferência, não
poderia ser outro para além do Auditório do IPAM, por ser a nossa instituição de ensino, por grande
parte dos participantes já aí se encontrarem e, finalmente, porque o nosso público-alvo seriam os
estudantes e profissionais de Marketing e ex-finalistas IPAM.
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b) Plano de Organização, disposição e decoração do Local da Conferência
De acordo com o número esperado de convidados para a conferência foi analisada e
negociada entre os vários elementos da organização a planta da sala para distribuir de forma
equitativa o número de cadeiras e sua disposição, as mesas para os oradores e o lugar sentado para
o moderador. Tendo-se, ainda, debatido o melhor local para a realização do coffee break e da receção
aos convidados.
c) Patrocínios para o Coffe-Break e para o Kit Participante
Foi feita uma pesquisa sobre potenciais patrocinadores do evento, quer para o coffee-break
quer para as ofertas e brindes – ‘Kit Participante’ - a distribuir pelos participantes do evento.
Após envio de carta formal de patrocínio e contacto com os potenciais patrocinadores,
foram angariados apoios para os seguintes pontos:
Decoração;
Canetas;
Porta-chaves;
Águas;
Sumo;
Galão;
d) Elaboração da lista de Oradores e Moderador, confirmados e ‘Suplentes’
Após a definição do tema principal da conferência – Negociar na Atualidade – foi realizado
um levantamento de potenciais oradores que se enquadrassem no tema, quer pelo seu percurso
profissional quer pela sua experiência académica. Após esse levantamento, foram feitas várias
diligências para angariar os oradores finais, tendo sido, igualmente, realizada uma lista para
eventuais oradores “suplentes”, no caso de respostas negativas.
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e) Programa da Conferência
Para a realização do Programa da Conferência, tornou-se essencial a análise e definição do
melhor tempo que cada orador teria para expor as suas ideias, assim como a hora ideal para
realização do coffee-break, que mais do que um momento de convívio entre os participantes e
oradores, objetivou-se que fosse um momento de potencial networking.
f) Criação de uma base de dados e de conta de email
Foram criadas bases de dados de a)oradores a convidar, b)potenciais patrocinadores,
c)Jornalistas e d) dos participantes confirmados. Foi criado, ainda, uma conta de email própria para
o evento e a partir da qual pudéssemos enviar toda a comunicação e convites oficiais.
g) Imagem Oficial e Design Gráfico do Evento
Tivemos uma equipa dentro do grupo que se ocupou exclusivamente do design da
conferência: programa, convites, flyers, logótipo e ainda criação e dinamização da página oficial da
Conferência no Facebook.
h) Divulgação
Foram utilizados vários meios de divulgação da conferência, tais como:
Facebook: criação de evento, divulgação do programa, convite à participação
da conferência realizado à comunidade criada na página oficial do Evento (a
confirmação dos convidados foi feita através da conta de e-mail que
publicamos na página e referida anteriormente). A dinamização realizada na
página do Facebook gerou um ‘tráfego’ na página bastante positivo,
resultando numa divulgação positiva do evento junto do nosso público-alvo.
Tendo sido, por isso, o nosso meio de divulgação do evento com maior
impacto e com maior representatividade, tal como se poderá verificar pelo
gráfico, em baixo, apresentado (a imagem foi retirada da página da
conferencia no dia 11/12/12 às 23.30h, logo após a realização da
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conferência):
Linkedin: envio do convite para a conferência;
Envio de convite através dos E-mails pessoais dos vários elementos da
organização;
IPAM: Notícia da Conferência na Newsletter do IPAM e envio de convite
através da Base de dados do IPAM para empresas;
Distribuição de flyers pelas universidades de Lisboa, especificamente nos
núcleos de Gestão e Marketing
Imprensa: abordagem e divulgação do evento junto dos mass media.
i) Material de Apoio à Conferência
Para além dos bens angariados através de Patrocínios, foi também realizada um coleta entre
todos os elementos do grupo de trabalho de forma a se poder levar a cabo o Coffee-Break (que
acreditamos ser essencial para o sucesso de uma conferência como a que foi realizada), flores para
a decoração, ofertas para os oradores (garrafa de vinho tinto para os senhores, e um ramo de flores
para a senhora), bloco de notas, impressão da publicidade e da identificação dos colaboradores do
evento.
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2. NO DIA DA CONFERÊNCIA
No dia da conferência, organizou-se e decorou-se o Auditório do IPAM (local da conferência)
de acordo com o previamente planificado. Foram, igualmente organizados e verificados os restantes
recursos necessários para as apresentações (data-shows, microfones, etc) e para os debates.
No dia da conferência, foi realizada uma última confirmação das presenças dos oradores e
moderadores para uma eventual substituição e reformulação do Programa. Foi definido quais os
elementos da organização a acompanhar e a coordenar as ‘Hospedeiras do Evento’ na receção dos
participantes, bem como quais os elementos que iriam prestar apoio dentro da sala de conferências
aos oradores e ao moderador.
Para além da receção dos participantes e respetiva entrega do Kit do Participante, às
‘Hospedeiras’ contratadas foi, também, incumbida a tarefa de distribuição da documentação a todos
os participantes e membros da comunicação social.
Foi, ainda, acordado entre os vários elementos do grupo de trabalho que o Dress code seria
formal, incutindo ao evento maior profissionalismo, seriedade e credibilidade.
O evento foi fotografado e filmado por dois elementos do grupo que se predispuseram a esse
serviço.
Por fim, é essencial referir que o papel do moderador foi importante para uma efetiva
gestão do tempo, tendo, ainda, acrescentado maior valor ao evento, não o deixando cair na
monotonia. Ao longo da conferência foi dado in-puts ao moderador para que o coffee-breack,
inicialmente agendado para meio da conferência, fosse antes realizado no final. Para fechar a
conferência foi sugerido ao moderador para terminar com uma última questão a ser respondida
por cada um dos oradores: Numa só frase, o que seria para cada um deles a ‘negociação’.
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3. ORADORES
Dr. Carlos Oliveira, Ex Diretor Multinacional e Formador
Carlos Oliveira, natural de Lisboa, 50 anos. Relativamente ao percurso profissional, de
1990 a 2005 foi Técnico de vendas; Supervisor de vendas; Responsável negócio Região Açores,
Key Account; Key Account Manager, cargos desempenhados na Nestlé Portugal S.A. De 2005 a
2007 tomou o cargo de Chefe Nacional de vendas, Canal Horeca na empresa Scagel
(Ultracongelados). De 2007 a 2011 desempenhou a função de Diretor Comercial na empresa
Credicontrolo: Criou a marca “ ClientCare”, responsável pela área comercial e marketing –
Fidelização de Clientes. Quanto à formação mais relevante na área Negociação: Curso Marketing
Executivos – Universidade Católica; Marketing e Negociação comercial; Negociação e técnicas de
venda; Key Account Management; Formação Internacional: Managing and Trade Concentration;
Trade Marketing e Gestão de Categorias; Path to Purchase; Customer Management Best Practises;
Advanced Marketing and Sales; Managing and Coaching People e ainda Formação Pedagógica de
Formadores – Citeforma
Dr. Luís Brites, Administração da Newhotel
Luís Mira Brites, natural de Estoril / Cascais, 47 anos de idade. Economista e MBA pelo
ISEG. Iniciou a sua carreira profissional na banca (BPI e Interbanco) onde exerceu funções
comerciais e operacionais. Posteriormente com a liberalização do mercado das telecomunicações
esteve no arranque da SONAE.com, mais concretamente da Novis. A experiência numa
multinacional global foi adquirida na GE Financial Insurance onde exerceu funções de Direção
Comercial. Atualmente e depois da entrada no mundo da hotelaria e turismo como Diretor Geral
do Grupo Belver, integra o Conselho de Administração da NewHotel Software, empresa
produtora do ERP (PMS - property management system) para a hotelaria com maior presença a
nível nacional e com clientes em mais de 25 países.
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Dra. Mariana Tavares, Diretora executiva da Make-a-wish
Licenciada em Gestão de Empresas pela Universidade Católica, pós graduação em finanças
pela Universidade Nova de Lisboa e frequência do mestrado em saúde e envelhecimento pela
Faculdade de Ciências Médicas. Após a licenciatura exerceu funções de gestão de fundos de
investimento na Caixagest durante dois anos. Entre 1995 e 2005 assumiu diversas
responsabilidades no grupo Manuel F. Monteiro, grupo que detinha várias marcas de têxtil como
a Lacoste, a Brooksfield, a Helvética, entre outras, onde foi Diretora da área de retalho e
Controller do grupo. Em 2007 frequentou uma pós graduação em finanças na Universidade Nova
assumindo a Direção financeira desse grupo, função que ocupou durante 3 anos. Em 2009 optou
por um ano sabático começando no final desse ano o mestrado em saúde e envelhecimento,
acumulando com diversos trabalhos de consultoria na área de retalho em empresas como
Boticário e o grupo Brodheim. No final de 2010 assumiu a Direcção executiva da fundação –
Make-A-Wish Portugal.
Dr. Eduardo Macdonald Correia, Presidente da AITEC OEIRAS e Administrador do
Tagus Park
Dr. Eduardo Macdonald Correia, Presidente da AITEC OEIRAS e Administrador do Tagus Park
Presidente da AITEC OEIRAS – Agência de Internacionalização e Desenvolvimento de Oeiras e
Administrador do Tagus Park. Professor da Escola de Gestão do ISCTE onde tem desenvolvido
uma serie de programas educativos, tem vários livros publicados, entre os quais “Gestão de
Clientes no Século XXI” e “Novas Tecnologias – Presente e Futuro”. É coordenador do Programa
Televisivo “Inovar é Fazer”. Fundador de um Partido Politico. Enquanto aluno passou pelo ISCTE,
pela Univivesidade Nova, Universidade de Strathclyde, Universidade de Glasgow e Harvard.
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4. MODERADOR
João Gomes de Almeida
Copywriter na BAR;
Ouro nos Cannes Young Lions Portugal em PR e prata em Marketing;
Prata em Jovens Criativos no Festival do Clube de Criativos de Portugal;
Finalista em Nuevos Talentos no El Ojo Iberoamica de la Publicidad, em Buenos;
5. PATROCÍNIOS
Antes de nos dirigirmos às várias entidades que selecionámos como potenciais ‘sponsors’,
de acordo com a temática da conferência, foi realizada uma carta tipo de pedido de patrocínio, tendo,
esta sido adaptada caso a caso, como segue exemplo abaixo:
“Estimada Sonae,
Vimos pelo presente expor e solicitar vosso mais prestigiante apoio para a Conferência “Negociar na Atualidade”, a ter lugar no IPAM Lisboa no próximo dia 11 de Dezembro de 2012.
É uma conferência inteiramente organizada pelos alunos do Mestrado em Gestão de Marketing e que visa não só dar a oportunidade de se apreender novos conhecimentos sobre a temática “Negociar” mas igualmente ser uma oportunidade para Networking para os alunos que estão a entrar no mercado profissional e para os próprios profissionais.
O evento vai proporcionar o reforço da notoriedade da marca Continente/Continente HORECA pertencente à Sonae, junto de um público-alvo jovem mas exigente. Um público que é sem dúvida um excelente embaixador da vossa marca.
Nesse sentido, acreditamos que será sem dúvida uma mais-valia para a vossa empresa poder marcar presença como Sponsor da Conferência “Negociar na Atualidade”.
O apoio pretendido baseia-se na disponibilização de comida e bebidas para o coffee-break e/ou artigos de festa (pratos e copos descartáveis brancos, guardanapos brancos, palitos).
Na expetativa de um breve feedback. Ficamos ao vosso inteiro dispor para o esclarecimento de qualquer questão ou pedido de informação adicional.
Com os nossos melhores cumprimentos,
O grupo de alunos do Mestrado de Gestão de Marketing do IPAM.”
No seguimento da carta de pedido de patrocínio enviada a várias empresas e posteriores
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‘follow-ups’, pudemos contar com os seguintes apoios:
Parmalat: oferta de packs de ‘Galão Alentejano’ da linha da Compal e, ainda, packs de
sumo ‘Santal’;
MEO / PT: oferta de material de merchandising da marca, fitas/porta-chaves,
esferográficas e blocos de notas;
Serra da Estrela: oferta de packs de água da mesma marca;
O Pormenor, loja de decoração: oferta e empréstimo de material para a confeção e
decoração do coffee-break;
Para além dos apoios acima mencionados, não teria sido possível organizar a Conferência
‘Negociar na Atualidade’ sem o total apoio do IPAM, que para além de nos terem prestado o seu
auxílio sempre que recorremos aos seus serviços, ainda nos concedeu o uso gratuito do Auditório,
local onde foi realizada a conferência.
Ilustração 1 – Sponsors
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6. COMUNICAÇÃO
6.1 Press Release
Ilustração 2 - Press release
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6.2 Convite
Ilustração 3 - Convite
6.3 Flyer
Ilustração 4 - Flyer
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6.4 Programa
Ilustração 5 - Programa Conferência 'Negociar na Atualidade'
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6.5 Report entregue aos Patrocinadores:
Ver Anexo I – Conferência Negociar na Atualidade.
7. CONFERÊNCIA ‘NEGOCIAR NA ATUALIDADE’ EM IMAGENS
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CONCLUSÃO
De acordo com o Infopédia1 ‘Negociação’ é:
1- Ato ou efeito de negociar ou comercializar; ato ou efeito de comprar, vender ou
trocar; negócio;
2- Contrato; ajuste;
3- Conversações entre parceiros sociais com o objetivo de se chegar a um acordo;
4- Conversações diplomáticas entre representantes de Estados para se definir soluções
para um dado problema, estabelecer um acordo ou ajustar um tratado;
5- Do latim negotiatiōne-, «negócio; negociação»;
No fundo, negociação acontece quando pretendemos algo que uma terceira parte dispõe ou
poderá ter um papel relevante para a concretização de um dado objetivo. Sendo, assim, negociar
pressupõe sempre mais do que uma parte envolvida, interesses e objetivos, que poderão ou não
ser partilhados por todas as partes envolvidas, mas, tendo em conta esses objetivos, se pretende
chegar a um acordo comum, preferencialmente benéfico e/ou vantajoso para todas as partes em
processo de negociação.
Tendo sido esta a principal, entre tantas outras, conclusão que os vários participantes da
conferência levaram para casa. Para além da crucial preparação, isto é, qualquer processo negocial,
do mais simples ao mais complexo, é necessário saber-se quais os objetivos para a mesma, quem
são as partes envolvidas e os seus interesses e se é possível ou não ceder, cedência, esta que,
muitas das vezes, é, igualmente, crucial para se realizarem negociações positivas.
1 Infopédia: http://www.infopedia.pt/pesquisa-global/negocia%C3%A7%C3%A3o