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MODELO
ESTANDAR
INTERNO
CONTROL
Exposición
Talleres
Reflexiones
Conclusiones
Participación entidades
Fortalecer el conocimiento y forma de evaluar la implementación del MECI.
Generar plan de acción.
¿IMPLEMENTAR?
BENEFICIOS
MEDICION
EVALUACION
DIFICULTADES Y SALIDAS
RIESGOS
SOSTENIBILIDAD
AGENTES DE CONTROL
MECI
orienta
Satisfacción deobjetivos
por medio de
3 Subsistemas
desagregado en
9 Componentes
y éstos en
29 Elementos
orientados a desarrollar
Procedimientos
Recursos
Información
Medios deComunicación
Planes
Programas
Procesos
Actividades
Metas
Visión
Misión
Objetivos
Principios
Políticas
que tienen
Control deevaluación
para garantizar
Valoraciónpermanente del
resultado
a través de
Mecanismos deevaluación
Mecanismos deverificación
orientados a cumplir
y
SISTEMA DE CONTROL INTERNO
SUBSISTEMA COMPONENTE ELEMENTOS
1. CONTROL ESTRATÉGICO
2. CONTROL DE GESTIÓN
3. CONTROL DE EVALUACIÓN
1.1 AMBIENTE DE CONTROL
1.2 DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO
1.3 ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS
2.1 ACTIVIDADES DE CONTROL
2.2 INFORMACIÓN
2.3 COMUNICACIÓN PÚBLICA
3.1 AUTOEVALUACIÓN
3.2 EVALUACIÓN INDEPENDIENTE
3.3 PLANES DE MEJORAMIENTO
1. Acuerdos, compromisos o protocolos éticos 2. Desarrollo del talento humano 3. Estilo de Dirección4. Planes y programas 5. Modelo de operación por procesos 6. Estructura organizacional
7. Contexto estratégico 8.Identificación de riesgos 9.Análisis de riesgos 10.Valoración de riesgos 11.Políticas de administración de riesgos
12.Políticas de operación 13.Procedimientos 14.Controles 15.Indicadores 16.Manual de procedimientos
17. Información primaria 18. Información secundaria 19. Sistemas de información
20. Comunicación organizacional 21. Comunicación informativa 22. Medios de comunicación
23. Autoevaluación del control 24. Autoevaluación de gestión
25. Evaluación independiente al SCI 26. Auditoría interna
27. Plan de mejoramiento institucional 28. Plan de mejoramiento por procesos 29. Plan de mejoramiento individual
Compromiso de la alta dirección
Representante legal y equipo
directivo suscriben acta
Formato 1
1 2 3 4
567
Acto administrativo
Adopción del MECI
Formato 2
Designación representante de la
dirección
Directivo de primer nivel,
distinto al jefe de CI
Formato 3
Organización del equipo de trabajo
institucional
-Integración del CCCI –Equipo MECI -Grupo evaluador (Oficina de CI) Formato 3 y 4
Sensibilización y socialización del
MECI
Para todos los servidores, enfatizando la responsabilidad de implementar y fortalecer el SCI
Capacitación del MECI
Sobre marco conceptual y el manual de implementación
Elaboración del autodiagnóstico
•Preparación
•Realización
•Cierre
Formato 5 instructivo
Acuerdos, compromisos o protocolos éticos
METODOLOGÍA
Establecer criterios y parámetros para aplicar la encuesta
Aplicar la encuesta, según muestra
Tabular, valorar y analizar la información
Presentar resultados y propuestas del equipo MECI al representante legal
Adoptar plan de acción
CCCI Equipo MECI Equipo MECI Representante Dirección
Representante Legal
1 2 3 4
6
(anexo 1)
Analizar diagnóstico ético y recomendar acciones
CCCI
5
Mejoramiento continuo
Equipo MECI
8
Implantar acciones y hacer seguimiento con liderazgo del área
Equipo MECI
7
Poner en marcha.
Poner en funcionamiento.
Implantar o instalar un sistema.
Incorporar.
Aplicar métodos y medidas necesarias para llevar a cabo algo.
Dotar de los medios necesarios para hacer algo.
Decisión directiva.
Asignar responsabilidades.
Elaborar diagnóstico situacional.
Contar con un diseño.
Disponer de un cronograma.
Disponer de recursos.
Ejecución.
Medición.
Evaluación.
Mejoramiento continuo.
Documentos / productos del MECI
MATRIZ SITUACIONAL PRODUCTOS (DOCUMENTOS) DEL MECI
(Octubre 01 de 2008)1. No se ha elaborado2. Se desconoce3. Se conoce pero no se aplica4. Se aplica con regularidad5. Se aplica satisfactoriamente y se mejora
PRODUCTOESTADO ACTUAL
ANALISIS DE IMPACTOS1 2 3 4 5
. 1. Código de ética.
2. Manual de inducción y reinducción
3. Manual de funciones y Competencias
4. Manual de Capacitación
5. Plan Institucional de Capacitación
6. Sistema de méritos y sanciones
7. Manual de Bienestar social
8. Plan de bienestar social
9. Plan de Calidad de vida laboral
10. Plan de incentivos pecuniarios y no pecuniarios
11. Manual de evaluación del desempeño.
12. Manual de buen gobierno
13. Acuerdos de gestión
14. Sistema de acuerdos de gestión (pacto de desempeño de los Directivos).
PRODUCTOESTADO ACTUAL
ANALISIS DE IMPACTOS1 2 3 4 5
15. Plan de mejoramiento de las competencias de los directivos.
16. Sistema de participación de los servidores en los procesos
17. Participación de las partes interesadas en el control social
18.Sistema de delegación de funciones
19. Sistema de asignación de cargas de trabajo
20. Misión , Visión, valores
21. Plan estratégico
PRODUCTOESTADO ACTUAL
ANALISIS DE IMPACTOS1 2 3 4 5
22. Plan anual de gestión de la Entidad
23. Manual de indicadores de gestión y resultados.
24. Manual de calidad
25. Guía de análisis de cargas de trabajo.
26. Mapa de riesgos
27. Políticas de administración de riesgos.
28. Sistema de Quejas y reclamos.
29. Guía de manejo sugerencias de los clientes
30. Guía de manejo de sugerencias de los funcionarios
31. Sistema de participación ciudadana
PRODUCTOESTADO ACTUAL
ANALISIS DE IMPACTOS1 2 3 4 5
32. Manual de Servicio al Cliente
33.Guía de manejo Quejas y reclamos
34. Canales de comunicación interno
35. Mecanismos de divulgación de gestión y resultados
36. Rendición de cuentas a la ciudadanía
37. Sistema para divulgar la información hacia el interior de la entidad.
38. Normograma institucional
39. Modelo de informe de autoevaluación de gestión.
40. Programa anual de auditoría.
41. Plan de mejoramiento institucional
42. Plan de mejoramiento por procesos.
43. Plan de mejoramiento individual
PRODUCTOESTADO ACTUAL
ANALISIS DE IMPACTOS1 2 3 4 5
TIEMPOS VENCIDOS
Beneficios del MECI
PERSONAL
CLIENTE/USUARIO
ENTIDAD
BE
NE
FIC
IOS
Planeación al diseño eimplementacióndel SCI
Diseño eimplementacióndel SCI
Evaluación a laimplementacióndel MECI
NormogramaSCI
1 2 3 4
Indicadores de implementación
Acciones preliminares y 1ª. Etapa
Capacitación de los directivos:
Total de directivos capacitados en MECI
Total de directivos
Capacitación de los funcionarios EN MECI:
Total de funcionarios capacitados
Total de funcionarios
Capacitación del equipo MECI:
Total de integrantes del equipo MECI capacitados
Total de integrantes del equipo MECI
Compromiso alta dirección:
Acta de compromiso expedida
Adopción del MECI:
Acto administrativo adoptando el MECI
Designación Representante de la Dirección y Equipo de Trabajo:
Formato designando al representante de la Dirección
Autodiagnóstico:
Preparación
Ejecución
Cierre e informe
Aprobación del cronograma general:
Acta del CCI aprobando el cronograma
ETAPA 2: Implementación
No. de planes de acción implementados
No. de planes de acción propuestos para implementar
Reuniones equipo MECI:
No. de reuniones realizadas Equipo MECI
No. de reuniones programadas Equipo MECI
Implementación de soluciones:
No. de soluciones implementadas
No. de soluciones proyectadas
Implementación de mejoras:
No. De mejoras implementadas
No. de mejoras programadas
Equipos de apoyo:
No. de equipos de apoyo en funcionamiento
No. de equipos de apoyo proyectados
Etapa 2ª.
Ejecución de presupuesto:
Presupuesto ejecutado
Presupuesto programado
Adopción de planes:
No. de planes de acción adoptados
No. de planes de acción aprobados
Número de etapas desarrolladas
4
Subsistemas:
No. de subsistemas implementados
3
Etapas desarrolladas:
Elementos:
No. de elementos implementados
29
Responsables:
Equipo MECI y Representante de la Dirección
Oficina de Control Interno
Comité de Coordinación de Control Interno
1. Nivel de desarrollo e implementación: Estado de cumplimiento de las actividades programadas en Etapa 1
2. Recursos necesarios a la implementación:
Suficiencia
Calidad y especificaciones
3. Actividades programadas:
Forma en que se han desarrollado
Si es conveniente cambiar, agregar o retirar alguna (s)
4. Desempeño de los grupos de trabajo
Gestión de los grupos responsables de las actividades
Necesidad de distribución de responsables
Novedades y dificultades
5. Cronograma de actividades
Revisar tiempos de ejecución
Suficiencia del tiempo
Cumplimiento del cronograma
6. Dificultades o debilidades detectadas durante la implementación
7. Resultados y conclusiones
Evaluación de la información a la implementación
Medidas a adoptar
8. Conclusiones y recomendaciones
Nivel de implementación de elementos
Decisiones más importantes que deben tomarse
Normograma del Sistema de Control Interno.Normograma del Sistema de Control Interno.
Problemas y salidas
Desentendimiento directivo
Escasez de tiempo
Deficiencias humanas
Fallas en la conformación de los equipos
Fallas en la contratación
Creer que lo tiene todo hecho
Creer que no tiene nada
Limitación presupuestal
Falta de control por parte de todos
Sobredimensionamiento o
subdimensionamiento del MECI
Solo producir documentos
Falta de liderazgo
Cumplir por cumplir
1. Asumir la integralidad del modelo, subsistema, componente, elemento.
2. Manejar la secuencialidad de desarrollo.
3. Persistir en los objetivos del modelo.
4. Enfoque participativo.
5. No dar por sentado nada.
FACTORES CLAVE DE ÉXITOFACTORES CLAVE DE ÉXITO
6. Tomarse su tiempo con responsabilidad.
7. Actuar siempre con fundamento en los principios del modelo: autocontrol, autorregulación y autogestión.
8. Aplicar la metodología sugerida para cada elemento.
9. Asumir los roles y responsabilidades establecidos: CCCI, Representante de la Dirección, Equipo MECI, Auditor Interno, personal de apoyo.
10. Difundir previamente el MECI entre Directivos y personal.
11. No se trata de una carga más.
12. Respetar al máximo el cronograma de trabajo, acorde con la estructura del modelo.
13. Mantener y mejorar el modelo.
Riesgos
RIESGOS CAUSAS CONSECUENCIAS ACCIONES RESPONSABLES
Falta de sensibilización a las directivas
Falta de sensibilización a la totalidad de los funcionarios
Incumplimiento de las reuniones del Equipo MECI
Desatención de cronogramas
Escaso apoyo directivo
Ausencia o deficiencia del monitoreo
Dificultades para el paralelaje del MECI y el SGC
Dificultades presupuestales
Dificultades para aplicar las encuestas
Rotación de los equipos de trabajo y equipos de apoyo
Limitaciones de tiempo del Equipo MECI
Deficiente conformación del Equipo MECI
RIESGOS CAUSAS CONSECUENCIAS ACCIONES RESPONSABLES
Participación de los funcionarios
Paralelismo con SGC y otros sistemas de información
Sostener la organización
Sostener a los integrantes del Grupo MECI.
Compromiso directivo.
Monitoreo, medición, evaluación, mejoramiento continuo.
Actualización en guías y temas.
Evaluación en las reuniones del CCI – Calidad.
Cumplir con los roles y responsabilidades.
Grado de aplicación de estrategias
1.Contraloría
2.Procuraduría
3.DAFP
4.Comité de Control Interno
5.Oficina de Control Interno
6.Representante de la Dirección
7.Representante Legal
8.Equipo MECI
9.Junta Directiva/Comité Directivo
10. Veedurías
11. Personería
12. Concejo / Asamblea
13. Funcionarios
PREMIO: GLOBAL ISO LES DESEA …