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Conhecendo a estrutura de uma organização
As estruturas organizacionais e
as ferramentas de gestão
"A estratégia de ontem foi o que nos possibilitou sobreviver até agora, mas uma nova estratégia deve ser criada se
quisermos garantir nossa sobrevivência no futuro. "
Paul Levesque
Reflexão
Os objetivos de nossa aula de hoje são:
Facilitar a compreensão da metodologia utilizada na
realização das tarefas dentro das organizações,
visando o aperfeiçoamento dos processos.
Possibilitar um maior conhecimento das
atribuições e funcionamento de uma
organização, identificando os procedimentos
necessários para o seu bom funcionamento.
Pra início de conversa vamos conhecer o que é
método.Método é o caminho
ordenado e sistemático de se chegar a um fim.
É claro que você já conhece e até utiliza de
alguns métodos tais como: Métodos de
pesquisa, métodos de estudo etc.
O processo operacional, é a maneira lógica de
organizar a sequência das diversas atividades
para chegar ao fim almejado. Ou seja é a própria ordenação da
ação.
Mas qual é a objetividade dos métodos?
Integração de todas as atividades da empresa,
por suas unidades organizadas
dinamicamente, através de um inter-
relacionamento constante e padronizado;
Procurar a melhor qualidade na solução dos problemas, evitando
a aplicação pura e simples de modelos externos nacionais ou
internacionais sem considerar as peculiaridades de cada cultura,
linguagem e produto;
E por fim, harmonizar recursos empresariais.
Vamos conhecer agora algumas ferramentas
específicas que servem para representar os
processos.
Os fluxogramas são ferramentas de
representação gráfica do trabalho realizado na
organização.
O uso dos fluxogramas possibilitam:
1. •Preparação para o aperfeiçoamento de processos empresariais;
2. •Identificar atividades críticas para os processos;
3. •Conhecimento da sequência e encadeamento das atividades dando uma visão do fluxo do processo;
4. •Documentação do processo para análises futuras,
4. •Adequação as normas e certificações, além de esclarecer sobre o funcionamento para recém contratados pela organização;
6. •Fortalecer o trabalho em equipe quando o desenvolvimento dos fluxogramas é feito com a participação de todos os envolvidos.
Mas essas ferramentas também possui algumas
limitações:
Apesar de o fluxograma ser simples e fácil de usar, seus
recursos gráficos não permitem uma descrição
simples de processos com grandes divergências;
Os fluxogramas também não oferecem recursos para
descrever processos paralelos, ou seja, processos
que podem ocorrer simultaneamente.
Outra desvantagem dos organogramas é que eles
se tornam grandes demais ao representar processos
de grandes complexidades.
Veja a seguir os principais símbolos utilizados em um
fluxograma e seus significados:
Terminal: Início ou final
Processamento ou operação
Decisão
Movimento ou transporte
Documento
Fluxo de dados
E agora apresentamos a você um exemplo de
fluxograma
E agora apresentamos a você um exemplo de
fluxograma
Os fluxogramas procuram mostrar o modo pelo qual as
coisas são feitas, e não o modo pelo qual o “chefe” diz
aos funcionários que as façam. São, portanto, a
fotografia de uma situação real.
O diagrama em bloco é uma representação por meio de
símbolos das funções desempenhadas por cada
componente e dos fluxos dos sinais.
Num diagrama em blocos, as variáveis de um sistema
estão ligadas entre si por meio de blocos funcionais.
1. •O diagrama de blocos é o mais simples dos fluxogramas, pois, indica apenas as atividades realizadas sem diferenciá-las por tipos;
2. •É utilizado para uma visão rápida do processo;
3. •Devem ser utilizadas frases curtas que identifiquem as atividades realizadas.
Veja abaixo um diagrama de blocos de uma contratação:
1. Reconhecer a necessidade;
2. Aprovar a requisição;
3. Entrevistar os candidatos;
4. Selecionar os candidatos;
5. Classificar os candidatos;
6. Ofertar o emprego
7. Apresentar o funcionário
A maioria das empresas
nacionais, principalmente micro e pequenas, não
possuem qualquer estabelecimento de metas e
objetivos.
Além de não implementar tais objetivos e metas,
muitas não compreendem sua importância para a
organização.
Seus colaboradores e os próprios proprietários não sabem para onde e como a
organização está indo.
Seus colaboradores e os próprios proprietários não sabem para onde e como a
organização está indo.
Estabelecer a missão e a visão de uma organização é estabelecer um caminho a
seguir e um sonho a alcançar.
MISSÃOA declaração de
missão deve refletir a razão de
ser da organização, qual o seu
propósito e o que a empresa faz. Para que a declaração
de missão da empresa seja
efetiva, ela deve:
1. •Destacar as atividades da empresa, incluindo os mercados que ela serve, as áreas geográficas em que atua e os produtos e serviços que oferece;
2. •Enfatizar as atividades que a empresa desempenha e o que a diferencia das demais empresas do mercado;
3. •Incluir as demais conquistas previstas para os próximos anos;
4. •Transmitir o que você quer de forma clara, concisa e interessante.
VISÃOA declaração de visão apresenta a direção em que a empresa pretende seguir, ou
ainda, o que ela pretende ser no futuro. Assim a
declaração de visão da empresa deve refletir
as aspirações da empresa e suas
crenças. A visão deve:
1. •Retratar um estado futuro desejado;
2. •Ser de longo prazo;
3. •Ter uma descrição clara;
4. •Estar alinhada com os valores centrais da organização;
5. •Ser inspiradora e impulsionadora;
Vejamos algumas declarações de Missão de
empresas bem conhecidas.
“Servir alimentos de qualidade com rapidez e
simpatia, em um ambiente limpo e agradável.”
“Alegrar as pessoas”
“Vender por menos para as pessoas viverem melhor”.
“Organizar as informações do mundo e torná-las
universalmente acessíveis e úteis.”
Agora é com você. Faça uma pesquisa e registre as
declarações de Missão, Visão e Valores da empresa em
que você trabalha.
Atividades1.) Sabendo que o corpo humano é constituído em 70% por água e que o planeta terra é composto de três partes de água e uma de terra, construa dois gráficos para representar a quantidade de água em nosso corpo e também em nosso planeta.
2.) Construa a sua arvore genealógica.
Atividades3.) Como você diferencia a visão e a missão de uma presa?
4.) Faça uma rápida pesquisa sobre a missão e a visão de algumas das principais empresas que você conhece. Não esqueça de incluir a empresa onde você irá trabalhar.
Atividades5.) Tendo em mente que a declaração de visão é uma expressão das aspirações da empresa a respeito de seu futuro. Imagine que você é uma empresa e crie uma declaração de visão que, de modo realista, vislumbre sua expectativa com relação ao futuro.
Referências Bibliográficas:PACOLA, Eliane Cristina. Secretariado Administrativo. 3° ed. Revisada e Ampliada S. C. R. Parda/ São Paulo: Ed. Viena, 2006.REGIVAN, Cruz. Os principais passos para elaborar um Plano de Negócios: Visão da Empresa. Disponível em: <http://www.regivancruz.com.br/?p=121> Acessado em: 28/09/2009.DOS SANTOS, Livaldo. O.S.M. organização, Sistemas & Métodos.Disponível e; : < http://apostilas.netsaber.com.br/apostilas/1064.pdf> Acessado em: 28/09/2009.
Luiz Ricardo SilesRASC – Recuperação e Assistência Cristã
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