CONSTRUCCION Y SEGUIMIENTO
DE INDICADORES
Departamento Administrativo de Planeación Municipal
Est. Guido Escobar Morales
Santiago de Cali, 2011
Capacitar en la construcción y seguimiento de
indicadores, con el fin de facilitar la gestión de
las dependencias de la entidad .
OBJETIVO GENERAL
• Introducción
• Marco conceptual de los Indicadores.
• Metodología de seguimiento de indicadores.
CONSTRUCCION Y SEGUIMIENTO DE
INDICADORES
Sensibilizar al servidor público acerca de la
importancia de su participación en la
construcción y seguimiento de indicadores.
INTRODUCCION
• Meta: Es la cuantificación del objetivo de un plan, programa o proyecto o
proceso que se espera alcanzar en un tiempo determinado, con los recursos
necesarios. Es la expectativa o logro que se quiere alcanzar en determinado
período de tiempo de un plan, programa o proyecto o proceso. Debe
expresarse en cantidad, tiempo, características.
Fuente: La importancia de los Indicadores en el seguimiento y evaluación del Plan de
Desarrollo .Guido Escobar. 2009.
QUE ES UNA META
• Metas de Resultado: es cuantificar el cambio de un problema (necesidad) o
el aprovechamiento de un potencial detectado en el municipio y requieren que
se conozca con claridad la situación inicial o actual para poder evaluar el
cambio o modificación lograda. Debe expresarse en cantidad, tiempo,
características.
Por ejemplo: Garantizar el acceso de la población al servicio de educación
En el período 2008-2011, se ha incrementado la tasa de cobertura escolar del
91% al 95 %.
•.
QUE ES UNA META
Fuente: La importancia de los Indicadores en el seguimiento y evaluación del Plan de
Desarrollo .Guido Escobar. 2009.
• Metas de Producto: Es cuantificar la forma como se piensa solucionar el
problema o las condiciones para aprovechar la potencialidad, es decir, cómo se
van a enfrentar las causas que generan dicha situación problemática o la
potencialidad (DNP, 2005).
Por ejemplo: Garantizar la permanencia de la población a los servicios de
educación
A diciembre de 2011, se han construido 5 escuelas en las comunas 1,18,20,13,14.
A diciembre de 2011, se han construido 50 aulas en diferentes sedes educativas.
A diciembre de 2011, se ha hecho mantenimiento a 80 sedes educativas.
En el periodo 2008-2011, se han distribuido 100.000 desayunos escolares diarios.
En el periodo 2008-2011, se ha proporcionado anualmente transporte a 5.000 estudiantes
QUE ES UNA META
Fuente: La importancia de los Indicadores en el seguimiento y evaluación del Plan de
Desarrollo .Guido Escobar. 2009.
• Meta de proceso: entendida como aquella que requiere de la ejecución de
un conjunto de actividades que conducen a mejorar la gestión. Se determinan a
partir del portafolio de servicios de la dependencia. Apuntan al cumplimiento
de las metas de producto y por supuesto a las metas de resultado.
Por ejemplo: Estudiar las solicitudes de reubicación de los maestros que
prestan el servicio de educación
Atender el 100% de las Solicitudes de reubicación de los maestros en el año
fiscal.
QUE ES UNA META
Fuente: La importancia de los Indicadores en el seguimiento y evaluación del Plan de
Desarrollo .Guido Escobar. 2009.
Para definir la meta y el indicador
hay que tener en cuenta…
• El Problema a resolver
• Las causas del problema
• Los efectos del problema
… pues el indicador establece una relación causa–efecto.
Elemento de Control conformado por una variable o un conjunto de
variables cuantitativas y/o cualitativas sujetas a medición que permiten
controlar la ejecución de los planes, programas, proyectos y procesos,
mediante la observación de la situación y las tendencias de cambio
generadas en la entidad, en relación con el logro de los objetivos y
metas previstas.
(Fuente: Guía Meci-2005)
Un indicador es una expresión cualitativa o cuantitativa observable, que
permite describir características, comportamientos o fenómenos de la
realidad a través de la evolución de una variable o el establecimiento
de una relación entre variables, la que comparada con períodos
anteriores, productos similares o una meta o compromiso, permite
evaluar el desempeño y su evolución en el tiempo.
Fuente: Guía para Diseño, Construcción e Interpretación de Indicadores DANE
QUE ES UN INDICADOR
HOY-
Línea Base
Resultados
productos
Esperados
EJECUCIÓN
Planes,
Programas,
proyectos,
Procesos
QUE ES UN INDICADOR
• Son utilizados como criterios para evaluar y realizar seguimiento al
comportamiento y dinámica de las metas, es decir, de lo que se pretende
alcanzar en los planes, programas , proyectos o procesos. Miden el alcance
o logro de una meta propuesta y evaluar de esta manera la gestión de la
entidad responsable de su ejecución, para tomar decisiones.
• Son mecanismos que permiten controlar el comportamiento de factores
críticos en la ejecución de los planes y de los procesos de la entidad.
• Permiten cuantificar los cambios en una situación que se considera
problemática a través del tiempo.
• Permiten establecer el grado de avance o logro de los objetivos trazados y de
los resultados esperados del proceso, en relación con los productos y
servicios que éste genera para la ciudadanía o para las partes interesadas de
la entidad y apoyar la toma de decisiones.
Fuente: Guía para Diseño, Construcción e Interpretación de Indicadores DANE
PARA QUE SIRVEN LOS INDICADORES
Características Objetivo
PertinenciaQue tengan el propósito de expresar adecuadamente la
medición y avance de una meta, una estrategia.
MensurableSea medible, operacionalizable y sensible a los cambiosregistrados en la situación inicial.
Disponibilidadsea construidos a partir de variables sobre las cuales
siempre exista información estadística.
ConfiabilidadLos datos deben ser medidos siempre bajo ciertosestándares y la información requerida debe poseeratributos de calidad estadística.
Sencillos De fácil manejo o construcción.
Utilidad Que los resultados y análisis permitan tomar decisiones.
CARACTERISTICAS DE LOS INDICADORES
Fuente: La importancia de los Indicadores en el seguimiento y evaluación del Plan de
Desarrollo .Guido Escobar. 2009.
Fuente: Guía para Diseño, Construcción e Interpretación de Indicadores DANE
Características Objetivo
RelevanciaCapacidad de expresar lo que se pretende medir.
CredibilidadLos indicadores están soportados en estándaresestadísticos apropiados.
AccesibilidadManera en que los datos están disponibles, losmedios de divulgación, la disponibilidad demetadatos y servicios de apoyo al usuario.
OportunidadSe cuenta con la información en el tiempo adecuado
(anual, semestral, trimestral, mensual).
AplicabilidadUn indicador debe responder a una necesidad real
que haga necesaria su generación y su utilización.
CoherenciaEvalúa que el proceso estadístico posea unaadecuada consistencia y coherencia y esté sujeta auna política de revisión previsible.
CARACTERISTICAS DE LOS INDICADORES
TIPO DE INDICADORES
Clasificación de Indicadores:
• Jerarquía:
Estratégico: 3 Nivel - Alta Dirección.
Táctico: 2 Nivel - Secretarias- Direcciones.
Operativo: 1 Nivel - Áreas Operativas.
• Teoría de Sistemas: Aplican para los indicadores de jerarquía.
Eficiencia
Eficacia
Resultado
Producto
Efectividad
Impacto
Fuente: La importancia de los Indicadores en el seguimiento y evaluación del plan de desarrollo .
Guido Escobar. 2009.
Guía para Diseño, Construcción e Interpretación de Indicadores DANE
Indicadores de
Gestión
INDICADORES DE JERARQUIA
Fuente: La importancia de los Indicadores en el seguimiento y evaluación del Plan de
Desarrollo .Guido Escobar. 2009.
INDICADORES SEGÚN TEORIA DE SISTEMAS
Lo Correcto
Correctamente
Lo esperadoMoneda
Fuente: La importancia de los Indicadores en el seguimiento y evaluación del Plan de
Desarrollo .Guido Escobar. 2009.
INDICADORES SEGÚN TEORIA DE SISTEMAS
Indicadores de eficiencia: permiten establecer la relación de productividad en el
uso de los recursos. Muestran la relación entre un resultado alcanzado y el
recurso utilizado (tiempo, personas, presupuesto, material) o recurso usado sobre
recurso programado (costo real/costo programado) o tareas realizadas en un
periodo/tareas programadas en ese periodo.
Ejemplo, Logro alcanzado/ recurso disponible
100 aulas construidas/$ 20,000,000.
Costo real/ Costo programado
Tramites atendidos/ tramites recibidos.
Visitas realizadas/Visitas programadas.
Tiempo invertido/Tiempo programado.
Fuente: Guía para Diseño, Construcción e Interpretación de Indicadores DANE
INDICADORES SEGUN TEORIA DE SISTEMAS
Indicadores de eficacia: expresan el logro de los objetivos, metas y resultados
de un plan, programa, proyecto. Muestran la relación entre el resultado alcanzado
por el proceso y el resultado esperado por el cliente o esfuerzo realizado por el
proceso.(mira aspectos como calidad, tiempo, precio, esperado por el cliente y el
proceso).
Ejemplo:
Meta realizada/ Meta planeada
6500 subsidios entregados/8000 subsidios planeados entregar.
Tramites atendidos adecuadamente/ Tramites atendidos.
Ventas realizadas/ Visitas realizadas.
Ventas realizadas/ Ventas planeadas.
Fuente: Guía para Diseño, Construcción e Interpretación de Indicadores DANE
INDICADORES SEGUN TEORIA DE SISTEMAS
• Indicadores de Eficacia:
Indicadores de resultado: Se refieren a la medición de las metas de
resultado.
Ejemplos:
Tasa de niños inscritos en educación primaria.
porcentaje de viviendas con conexión a servicio de acueducto.
Indicadores de producto (outputs):se refieren ala medición de las metas
de producto, a la cantidad y calidad de los bienes y servicios que se generan
mediante las actividades de una institución o de un programa.
Ejemplo: número de techos construidos en viviendas con relación al total
programado.
Fuente: Guía para Diseño, Construcción e Interpretación de Indicadores DANE
Cómo definir indicadores
Indicadores
Entrada:
Valor del atributo o variable
Valor esperado del atributo o variable
Muda o desperdicio
insumo
Cantidad obtenida de producto
Cantidad del insumo o recurso
Valor del atributo en la salida
Valor esperado del atributo
Salida :
ProcesoIndicadores
de Eficiencia
de EficaciaCliente
Valor obtenido o percibido por el cliente
Valor esperado por el Cliente
INDICADORES SEGUN TEORIA DE SISTEMAS
INDICADORES SEGÚN TEORIA DE SISTEMAS
Indicadores de efectividad: Este concepto involucra la eficiencia y la eficacia,
es decir, el logro de los resultados programados en el tiempo y con los costos más
razonables posibles. Es también la medida del impacto de los productos en el
objetivo y el logro del proceso. Muestran la medida del impacto tanto en el logro de
los resultados planificados como en el manejo de los recursos utilizados y
disponibles. Es la Relación entre resultado alcanzado para satisfacer el cliente y el
esfuerzo o recurso programado.
Miden los efectos, a mediano y largo plazo, que pueden tener uno o más
programas y que repercuten en la sociedad en su conjunto.
Ejemplos
Población beneficiada del producto o servicio/ población total.
Km de vía reparados/km de vía totales.
Crecimiento del PIB, Tasa de desempleo, Ingreso nacional
percápita, Proporción de la población en pobreza extrema.
Fuente: La importancia de los Indicadores en el seguimiento y evaluación del Plan de
Desarrollo .Guido Escobar. 2009.
Ingresos / Gastos de Operación
Número de conceptos expedidos sobre número de conceptos solicitados.
Número de planes parciales revisados, evaluados y en proceso de aprobación
sobre número de planes radicados.
Unidades elaboradas / Hr-Hb
$ Gasto Proyecto X / $ Ingresos Proyecto X
Número de estudios actualizados sobre número de estudios existentes.
Número de Reclamos resueltos / Número de Reclamos recibidos.
Número de Reclamos resueltos adecuadamente/Número de Reclamos resueltos.
Tiempo perdido en la operación de un proceso.
Hr- Hb de Capacitación / $ Gasto Rec Humanos
Horas Extras, %
Políticas públicas construidas.
Número de personas capacitadas.
Porcentaje de solicitudes expedidas.
Porcentaje de Solicitudes de Licencia Atendidas.
Número de Expedientes procesados sobre control ornato
EJEMPLOS DE INDICADORES
PASOS PARA CONSTRUIR INDICADORES
• Identificar que se quiere medir : plan, programa, proyecto, proceso.
• Identificar la meta del plan, programa, proyecto.
• Identificar el factor critico de éxito del proceso.
• Identificar el indicador: Denominación, tipo, objetivo, unidad de
medida, variables.
• Determinar la fórmula del indicador.
• Verificar que el indicador cumple con las características de
indicadores.
• Identificar línea base del indicador: es el valor inicial del indicador en
el momento de su construcción.
• Registrar los valores del indicador en forma periódica desde el
momento de su construcción.
• Determinar fuente de la información, responsable, periodicidad del
indicador.
• Determinar las metas de las variables del indicador.
• Determinar el rango de gestión del indicador.
• Determinar el método de medición.
• Fecha de disponibilidad de la información.
Ficha Técnica del indicador- ejemplo Indicador Estratégico
Programa 21 Cali es Nuestra Gente
Macroproyecto 21.1 Sembrando Esperanza
Código del Indicador 2110102
Meta del Plan de
Desarrollo
En el período 2008-2011, se han adjudicado 2.000 subsidios nacionales para
adquisición de vivienda usada para población en situación de desplazamiento.
Nombre del indicador Debe hacer mención a la meta o al factor critico de éxito. Subsidios de Vivienda
Asignados a población desplazada
Objetivo del Indicador
Es el propósito del indicador. Conocer el avance del macroproyecto Sembrando
esperanza, en relación con los subsidios de vivienda entregados a la población
desplazada
Definición del
Indicador
Explicación conceptual de cada uno de los términos utilizados en el indicador: Vi, es
la cantidad de subsidios de vivienda entregados a la población desplazada.
Unidad de medida Unidad con la que se mide el indicador: porcentaje, hectáreas, pesos, etc.: Número
Fórmula
Expresión matemática mediante la cual se calcula el indicador: La fórmula se debe
presentar con siglas claras y que en lo posible den cuenta del nombre de cada
variable. Vi
Cuadro Ficha Técnica del Indicador
Ficha Técnica del indicador- ejemplo Indicador Estratégico
Variables
Unidad de Medida
Descripción de cada variable de la fórmula: Especificación precisa de cada
una de las variables con su respectiva sigla.
V1 = Subsidios de Vivienda Asignados a población desplazada.
Unidad con que se mide la variable. Número
Línea Base
indicador
Valor del indicador en el momento de su construcción.
V1: 0, año 2007
Metas
2008 2009 2010 2011
Vi 500 1000 1500 2000
Fuente de los datos
Nombre de las dependencias encargadas de la producción y/o suministro de
la información que se utiliza para la construcción del indicador y operación
estadística que produce la fuente: Secretaria de Vivienda Social, y nombre
del informe o registro.
ResponsableDependencia(s) que tendrá(n) a su cargo la elaboración del indicador:
Secretaría de Vivienda Social.
Ficha Técnica del indicador- ejemplo Indicador Estratégico
Rango de Gestión del
indicador
Son los valores entre los cuales se debe mover el indicador. De
acuerdo a la política de indicadores de la entidad se establece como
calcularlo.Muy Bajo ( 0-20% Meta)Bajo (21-40% Meta)
Medio Bajo (41-50 % Meta)
Medio Alto (51-70% Meta)
Alto ( 71-90% Meta)
Muy Alto (91-100% Meta)
Método de medición –
Aspectos metodológicos
Explicación técnica de obtención de los datos utilizados y la medición
del resultado del indicador: Los datos de subsidio de vivienda de
población desplazada se obtienen de totalizar los subsidios de vivienda
asignados para la población desplazada del banco de registros.
Periodicidad de los datosFrecuencia con que se hace la medición del indicador en su expresión
total: Semestral , Anual
Fecha de disponibilidad de la
información.
Fecha inicial y final de la disponibilidad de la información. 30 de Enero
de cada año.
Observaciones
Incluye las reflexiones y recomendaciones que se consideren pertinentes
para la conceptualización y comprensión del indicador además de
señalar la bibliografía de referencia o documentales utilizados para la
elaboración de los conceptos.
Ficha Técnica del indicador- Rango de Gestión
MUY ALTO: 91-100 %
ALTO : 71-90 %
MEDIO ALTO: 51-70 %
MEDIO BAJO: 41-50 %
ALARMA
BAJO: 21-40 %
MUY BAJO : 0 -20 %
%
TIEMPO
CUANDO LO CONVENIENTE ES QUE EL VALOR DEL
INDICADOR SE INCREMENTE O SEA CADA VEZ MAYOR
Los rangos de los indicadores
Estratégicos lo determinan
personas que conocen muy bien el
comportamiento de los indicadores:
Ejemplo 1:
Muy Alto (91-100%) de la Meta
Alto ( 71-90%) de la Meta
Medio Alto (51-70% ) de la Meta
Medio Bajo (41-50 %) de la Meta
Bajo (21-40%) de la Meta
Muy Bajo ( 0-20%) de la Meta
META:100%
VALOR ACTUAL: 62,5%
Ficha Técnica del indicador- Rango de Gestión
ALTO : 71-100 solicitudes atendidas
MEDIO : 51- 70 solicitudes atendidas
ALARMA
BAJO: 0 -50 solicitudes atendidas
C
A
N
T
I
D
A
D
TIEMPO
CUANDO LO CONVENIENTE ES QUE EL VALOR DEL
INDICADOR SE INCREMENTE O SEA CADA VEZ MAYOR
Los rangos de gestión de los
procesos los determinan personas
que conocen muy bien el comportamiento
de los indicadores: Ejemplo 2:
Valor actual o inicial : 90
Meta 100 solicitudes atendidas
Alto : (71-100%) de la Meta.
Medio : (51-70%) de la Meta
Bajo : (0-50%) de la Meta
VALOR ACTUAL : 90
META:100
Ficha Técnica del indicador- Rango de Gestión
ALTO (0-50%): 20 – 12 reclamos por atención reclamos
ALARMA
MEDIO (51-70 %) 11 -10 reclamos por atención
BAJO 71-100%) 9- 5 reclamos
C
A
N
T
I
D
A
D
TIEMPO
CUANDO LO CONVENIENTE ES QUE EL VALOR DEL
INDICADOR SE REDUZCA O SEA CADA VEZ MENOR
Los rangos de gestión los procesos los
determinan personas que conocen muy bien el
comportamiento de los indicadores: Ejemplo 2:
Valor actual o inicial: 20 reclamos/mes
Meta: 5 reclamos/mes, se espera reducir en 15
Alto (0-50%) de la Meta : 20-12
Medio (51-70%) de la Meta : 11- 10
Bajo (71-100%) de la Meta : 9 – 5META:5
VALOR ACTUAL: 20
INFORMACION PARA SEGUIMIENTO
• Plan de Desarrollo (Plan Indicativo)
• Plan de Acción
• Gestión (Portafolio de servicios por dependencias)
SEGUIMIENTO
Cuadro 2. Plan Indicativo
Metas e indicadores con los que se medirá el
cumplimiento del Plan de Desarrollo
Cuadro. IndicadoresPlanMetas2010
Seguimiento a la ejecución del Plan de Desarrollo
Indicadores Plan Indicativo –Plan de Desarrollo
Cuadro 1F. Formulación Plan de Acción
Relación de los proyectos de competencia de la
dependencia frente al plan de desarrollo 2008 –
2011 (Plan de acción)
Cuadro 1S. Seguimiento Plan de Acción
Indicadores Plan de Acción
SEGUIMIENTO
Cuadro 3F. Formulación Indicadores de Gestión
Metas e indicadores con los que se medirá la
gestión de la Dependencia
Cuadro 2S. Seguimiento Indicadores de gestión
Indicadores de Gestión
SEGUIMIENTO