CONTRALORIA MUNICIPAL DE TUNJA -NIT 800.107.701-8
CÓDIGO: RG-DE-02
VERSIÓN: 01
PROCESO PLANEACIÓN Y DIRECCIONAMIENTO
ESTRATÉGICO FECHA: 30-09-2015
FORMATO PLAN ESTRATÉGICO PÁGINA 1 DE 18
Dirección: Carrrera 10No. 15-76 Tunja.Boyaca Código Postal 150001180 Telefax:(8)M 7441843 Pagina web:www.contraloriatunja.gov.co E-mail [email protected]
PLAN ESTRATÉGICO 2016 - 2019 “POR UN CONTROL FISCAL INDEPENDIENTE, EFICIENTE Y PARTICIPATIVO”
Adoptado mediante Resolución N°. 40 del 12 de abril de 2016
WILLIAM JOSÉ GONZALEZ LIZARAZO Contralor Municipal
CONTRALORÍA MUNICIPAL DE TUNJA MAYO DE 2018
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EQUIPO DE GESTIÓN
ELSA MARINA BRICEÑO PINZÓN Asesora de Control Interno
DIANA ALEXANDRA RODRÍGUEZ BACCA Jefe Oficina Administrativa
NOHORA CECILIA BUITRAGO VEGA
Auditora Fiscal
ANGELA CONSUELO SACRISTÁN RIVERA Jefe Oficina Jurídica
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TABLA DE CONTENIDO
Pag. PRESENTACIÓN 4
INTRODUCCIÓN 5 1. MARCO CONSTITUCIONAL Y LEGAL 6
2. DIAGNOSTICO INSTITUCIONAL 6
2.1. NATURALEZA DE LA ENTIDAD 6
2.1.1. Creación 6
2.1.2. Servicios 6
2.2. MISIÓN 7
2.3. VISIÓN 7
2.4. POLITICA DE CALIDAD 7
2.5. PRINCIPIOS Y VALORES INSTITUCIONALES 7
2.5.1. Principios 7
2.5.2. Valores 8
3. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL 8
3.1. ÁREAS O DEPENDENCIA 8
3.1.1. Organigrama 9
(Grafica 1.) 9
4. SUJETOS Y PUNTOS DE CONTROL 10
5. MAPA DE PROCESOS 11
(Grafica 2.) 11
6. MARCO METODOLOGICO 11
7. DIAGNOSTICO DE LA ENTIDAD 12
(Grafica 3. Matriz DOFA O FODA) 12
8. OBJETIVOS Y ESTRATEGIAS INSTITUCIONALES 13
OBJETIVO 1. 13
(Grafica 4.) 13
OBJETIVO 2. 14
(Grafica 5.) 14
OBJETIVO 3. 15
(Grafica 6.) 15
OBJETIVO 4. 16
(Grafica 7.) 16
OBJETIVO 5. 17
(Grafica 8.) 17
9. PLANES DE ACCION, SEGUMIENTOS Y CONTROL DEL PLAN ESTRATEGICO 18
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PRESENTACION Como Contralor Municipal de Tunja y como líder de un equipo de trabajo formado por los compañeros funcionarios de la Contraloría Municipal de Tunja y la ciudadanía en general; presento el Plan Estratégico 2016-2019 denominado “Por un control fiscal independiente, eficiente y participativo” Frase esta que sintetiza el querer de este equipo de trabajo para el cuatrienio en mención. Independencia; que nos da la Constitución Política de Colombia y la Normatividad como fuente principal para poder ejercer el verdadero y oportuno control fiscal, y de gestión ambiental con el único propósito de defender lo público y en busca del mejor bienestar de la ciudadanía tunjana. Eficiente; por que la Contraloría Municipal de Tunja con sus recursos físicos y humanos limitados por las restricciones presupuestales conocidas, pero con la firmes convicciones éticas, con capacidad profesional suficiente y sobre todo con compromiso irrestricto de los funcionarios y de las comunidades; va a lograr cumplir con los objetivos y propósitos constitucionales legales y misionales de la entidad. Participativo; como único medio para poder realizar un verdadero y oportuno control social, fiscal y de resultados que involucren a la ciudadanía y que vincule activamente a los órganos de control político, veedurías ciudadanas, juntas de acción comunal organizaciones estudiantiles, ONG, organizaciones comunitarias en general, con el firme propósito de generar y aumentar la confianza en las actuaciones adelantadas por la Contraloría y las Entidades Vigiladas. Para lograr estos propósitos se elaboró el presente Plan Estratégico 2016-2019 “Por un control fiscal independiente, eficiente y participativo”, por parte del Comité Directivo ampliado a la participación de todos los funcionarios de la Entidad y a la comunidad en general; se hizo un diagnostico real del estado actual de la Contraloría utilizando la matriz DOFA o FODA y se establecieron seis (6) objetivos corporativos con sus respectivas estrategias y actividades para alcanzar las metas propuestas a corto, mediano y largo plazo. En la búsqueda de una administración y ejecución de los recursos públicos con el mayor beneficio social y de bienestar para la ciudad de Tunja y sus comunidades. Finalmente, tras dos años de administración y una juiciosa revisión en Comité Directivo se ha llegado a la conclusión de la necesidad de realizar el presente ajuste a la planeación inicial, principalmente basados en la situación financiera y presupuestal de la Entidad. WILLIAM JOSE GONZALEZ LIZARAZO
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INTRODUCCIÓN
El presente documento contiene el PLAN ESTRATÉGICO 2016-2019 de La Contraloría Municipal de Tunja, con su último ajuste, aterrizando los lineamientos a la situación real de la Entidad. Dicho Plan, va dirigido a plasmar las directrices que orientan el trabajo de control fiscal de la entidad, describe en forma clara y precisa los lineamientos a tener en cuenta para que el proceso de fiscalización se realice de acuerdo con las políticas nacionales y las necesidades locales, para lograr un control fiscal independiente, eficiente y participativo. En él se describen, los objetivos y estrategias a desarrollar en el presente cuatrienio por las diferentes áreas de la entidad, así como los mecanismos de seguimiento, evaluación, control y mejoramiento continuo.
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1. MARCO CONSTITUCIONAL Y LEGAL
La Constitución Política e Colombia en su artículo 339, establece que las entidades
públicas elaborarán y adoptara los planes de desarrollo, para el caso delas contratarías
el plan estratégico, con el objeto de asegurar el uso eficiente de los recursos y el
desempeño adecuado de las funciones asignadas por la Constitución y la Ley, estos
deben contener una parte estratégica con una orientación a sus resultados.
La ley 1474 de 2011, estatuto anticorrupción, hace referencia a la planeación estratégica
de las Contralorías territoriales el cual deberá ser adoptado a mas tardar dentro de los
tres meses siguientes a su posesión, y a las responsabilidades para garantizar el control
social, la planeación se armonizará con las actividades que demanda la implementación
del Modelo Estándar de Control Interno y Sistema de Gestión de Calidad en la gestión
pública.
2. DIAGNOSTICO INSTITUCIONAL
2.1. NATURALEZA DE LA ENTIDAD
La Contraloría Municipal de Tunja es una entidad de carácter técnico, con autonomía administrativa y presupuestal, a la cual le corresponde la vigilancia de la gestión fiscal del Municipio de Tunja, sus entidades descentralizadas, así como de los particulares que manejen fondos o bienes del mismo en los términos y condiciones previstos en la Constitución Política, leyes y acuerdos municipales.
2.1.1. Creación
Fue creada mediante Decreto Municipal 1839 de 1956 y reestructurada por los Acuerdos
N°. 017 de 1956, 021 de 2001, 0020 de 2007 y el acuerdo 025 de 2011.
2.1.2. Servicios.
Realizar el control fiscal al municipio de Tunja, sus entidades descentralizadas, a las
entidades o particulares que manejan fondos o bienes del municipio.
Iniciar los procesos de responsabilidad fiscal, en forma oportuna, en caso de presentarse un detrimento patrimonial; es decir la pérdida de recursos públicos.
Atender las quejas y denuncias de la comunidad que se relacionan con los bienes y dineros públicos, así como promover la participación ciudadana en el ejercicio del control fiscal, para el buen uso de los bienes y recursos públicos.
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2.2. MISIÓN
Ejercer una eficiente, oportuna y efectiva vigilancia de la gestión fiscal de la administración central y descentralizada del municipio, así como de los particulares que administren recursos públicos del mismo orden, promoviendo la participación ciudadana en el ejercicio del control fiscal, para el buen uso de los bienes y recursos públicos. 2.3. VISIÓN
La Contraloría Municipal de Tunja en el año 2019 será identificada y reconocida por la ciudadanía como una entidad de control fiscal y gestión ambiental, independiente, eficiente e incluyente en el ejercicio misional.
2.4. POLITICA DE CALIDAD La Contraloría Municipal de Tunja en cumplimiento a su misión orienta sus actividades a ejercer un control fiscal con eficiencia, eficacia, transparencia y objetividad, observando lo establecido en el ordenamiento constitucional y legal vigente, apoyado de un equipo humano altamente calificado y competente, buscando siempre la máxima satisfacción de los usuarios y la mejora continua. 2.5. PRINCIPIOS Y VALORES INSTITUCIONALES
Los servidores públicos de la Contraloría Municipal de Tunja, deben cumplir con los principios y valores Corporativos establecidos en el código de valores y de conducta ética, adoptado mediante resolución 007 del 26 de enero de 2012 y actualizados a través de acta de comité de calidad en 2015. Los servidores públicos de la Contraloría Municipal de Tunja actuarán dentro de los principios y valores que a continuación se relacionan:
2.5.1. Principios Imparcialidad Integralidad Publicidad Contradicción Motivación Austeridad
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Eficacia Eficiencia Economía Orden Trasparencia Efectividad Impecabilidad Equidad 2.5.2. Valores Honorabilidad Rectitud Honestidad Responsabilidad Respeto Compromiso Lealtad Libertad Probidad
3. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL Adoptada mediante acuerdo municipal No. 025 de 5 de diciembre de 2011, en la que se determina:
Dirección y Administración: La dirección administrativa de la Contraloría Municipal de Tunja, está a cargo del Contralor Municipal de Tunja y cuenta con 19 funcionarios. Estructura Organizacional: Tiene una estructura de naturaleza plana y sencilla, caracterizada por el trabajo en equipo y el enfoque basado de procesos.
3.1. AREAS O DEPENDENCIA Oficina Administrativa. Oficina Auditoría Fiscal. Oficina Asesora de Control Interno. Oficina Jurídica.
Cuenta con dos comités, el comité directivo como órgano superior jerárquico de consulta, coordinación y evaluación de los asuntos generales de la administración de los recursos
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humanos, financieros y físicos, así como la participación en la definición de políticas, planes y programas.
Comité de Control Interno, su objetivo es servir como instancia de consulta, asesoría y evaluación de los asuntos relacionados con el sistema de control interno. 3.2. ORGANIGRAMA
Grafica 1.
CONTRALOR
JEFE OFICINA ADMINISTRATIVA
TESORERO GENERAL
TÉCNICO ADMINISTRATIVO
SECRETARIO EJECUTIVO
TÉCNICO
AUDITOR FISCAL
PROFESIONAL ESPECIALIZADO
SECRETARIO
JEFE OFICINA JURÍDICA
TÉCNICO ADMINISTRATIVO
COMITÉ DIRECTIVO
ASESOR DE CONTROL INTERNO
COMITÉ DE ASESORÍA Y
COORDINACIÓN
COMITÉ DE COORDINACIÓN
DE CONTROL INTERNO
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4. SUJETOS Y PUNTOS DE CONTROL
Sujetos De Control
Municipio de Tunja.
Establecimiento Público Colegio Boyacá.
Instituto de Recreación y Deportes.
Ese Santiago de Tunja.
Ecovivieda.
Unidad Administrativa De Ciencia Y Tecnología.
Y los demás que manejen o administren de recursos públicos.
Puntos De Control
Institución Educativa Antonio José Sandoval Gómez.
Institución Educativa Iném Carlos Arturo Torres.
Institución Educativa Silvino Rodríguez.
Institución Educativa Escuela Normal Superior Leonor Álvarez Pinzón.
Institución Educativa Escuela Normal Santiago De Tunja.
Institución Educativa Libertador Simón Bolívar.
Institución Educativa Gustavo Rojas Pinilla.
Institución Educativa Gonzalo Suarez Rendón.
Institución Educativa Julius Sieber.
Institución Educativa Antonio Emiliani.
Institución Educativa Gimnasio Gran Colombiano.
Asilo San José.
Personería Municipal.
Concejo Municipal.
Secretaria de Transito.
Curaduría Urbana Número Uno.
Curaduría Urbana Número Dos.
Y los demás que manejen o administren de recursos públicos.
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5. MAPA DE PROCESOS Grafica 2.
6. MARCO METODOLOGICO
Como lo establece el estatuto anticorrupción, el plan estratégico se realizó, teniendo en cuenta las actividades que demanda el Modelo Estándar de Control Interno y el Sistema de Gestión de la Calidad de la Contraloría Municipal e Tunja, igualmente se tuvo en cuenta aspectos importantes presentados en la propuesta de gestión para el presente cuatrienio al Concejo Municipal de Tunja.
De otro lado y con la participación de todos los funcionarios, así como de la ciudadanía, a través de las encuestas puestas a su disposición en la página web de la entidad y en medio físico, se realizó la evaluación de la matriz DOFA o FODA. Con los resultados arrojados de la evaluación se establecieron los objetivos, las estrategias y las actividades, con las que se llevará a cabo y en equipo las metas a corto, mediano y largo plazo, en pro del cumplimiento a satisfacción de la misión y visión de la Contraloría.
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7. DIAGNOSTICO DE LA ENTIDAD - Grafica 3. Matriz DOFA O FODA
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CÓDIGO: FO-DE-01
VERSIÓN: 01
PROCESO PLANEACIÓN Y DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO
FECHA: 28-09-2015
FORMATO MATRIZ DOFA PÁGINA 12 DE 18
MATRIZ DOFA FORTALEZAS (F) DEBILIDADES (D)
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN DE LA CALIDAD CONTRALORÍA MUNICIPAL DE TUNJA
1. Alta cobertura de los sujetos de
control.
2. Personal altamente calificado, y
con experiencia.
3. Buena infraestructura física para
el desarrollo de las labores.
4. Compromiso de la alta dirección
con el sistema de gestión de calidad.
5. Contraloría certificada en sistema
de calidad.
6. Acceso a la información.
7. Aplicación continúa de
herramientas para el proceso auditor.
8. Autonomía presupuestal y
financiera.
1. Limitación del personal para el cumplimiento
de las funciones de la entidad.
2. Bajo presupuesto para funcionamiento de la
entidad.
3. Deficiencia en herramientas tecnológicas.
4. Baja gestión en fallos frente a los procesos
activos.
5. Demora en el traslado de los hallazgos
fiscales.
6. Inadecuada configuración de hallazgos.
7. Falta de seguimiento al proceso fiscal
ambiental.
8. Difícil acceso a personal en condición de
discapacidad.
OPORTUNIDADES (O) ESTRATÉGIAS (FO) ESTRATÉGIAS (DO)
1. Denuncias y quejas de la
comunidad para mejorar el
control fiscal.
2. Facultad legal otorgada a
las contralorías como policía
judicial.
3. Facultad a las
contralorías para realizar
alianzas estratégicas con la
academia para ejercer
control fiscal social.
1. Fortalecer las herramientas legales, técnicas y humanas para ejercer un control fiscal preventivo y correctivo. 2. Ejecutar en su totalidad el programa anual de auditorias para el periodo 2016-2019. 3. Ejecutar actividades orientadas al fortalecimiento de las competencias del personal para mantener un alto compromiso en el cumplimiento de sus funciones. 4. Sostener y mejorar el Sistema de gestión de la calidad.
1. Celebra convenios con las diferentes universidades de la ciudad de Tunja para que se adelante pasantías y prácticas para apoyo a los diferentes procesos.
2. Fortalecer la plataforma tecnológica y capacitar en el uso de estas herramientas. 3. Fortalecer el proceso de responsabilidad fiscal. 4. Establecer mecanismos para mejorar y dar celeridad al procedimiento de configuración y traslado de hallazgos. 5. Fortalecimiento de un ambiente institucional que favorezca y promueva el sentido de pertenencia. 6. Fortalecer los canales de participación ciudadana, las cuales harán parte integral del programa. 7. Fortalecer el proceso auditor dando uso a la facultad de policía judicial.
AMENAZAS (A) ESTRATÉGIAS (FA) ESTRATÉGIAS (DA)
1. Límite presupuestal de la Contraloría. 2. Políticas establecidas por el gobierno nacional que pretenden eliminar las Contralorías territoriales. 3. Falta de interés de la ciudadanía en apoyar el control social. 4. Entrega no oportuna de información por parte de los sujetos y puntos de control dentro del proceso auditor.
1. Fortalecer los mecanismos de rendición de cuentas a partes interesadas. 2. Fortalecer la imagen institucional a nivel local, regional y nacional.
1. Implementar políticas de austeridad en el gasto. 2. Gestionar ante el Concejo Municipal para la ampliación y fortalecimiento de la planta de personal. 3. Mejorar los procesos de recuperación de recursos públicos. 4. Fortalecer los conocimientos y las herramientas de trabajo del grupo auditor que permitan el reflejo de la efectividad del proceso. 5. Fortalecer el proceso de responsabilidad fiscal y cobro coactivo evitando la prescripción. 6. Fortalecer el sistema de control de gestión y sistema de calidad garantizando el mejoramiento continuo de la entidad.
FUENTE: Encuestas funcionarios, informe auditoría, informe PQRS y reportes participación ciudadana en página web.
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8. OBJETIVOS Y ESTRATEGIAS INSTITUCIONALES La Contraloría Municipal de Tunja, con el fin de dar cumplimiento a las funciones constitucionales otorgadas y alcanzar la visión propuesta, establece los siguientes objetivos corporativos y estrategias para el presente cuatrienio 2016 y 2019. OBJETIVO 1. Ejercer vigilancia y control a la gestión fiscal de los sujetos y puntos de control de manera oportuna y efectiva, siendo generadores de confianza, y fuente de información, para apoyar el control social y control político.
Grafica 4.
ESTRATEGIA ACTIVIDADES METAS RESPONSABLE
Ejecución de la totalidad de los planes generales de auditoria, orientado a la evolución de la gestión y los resultados fiscales mediante la aplicación de los sistemas de control fiscal, que permita fundamentar los pronunciamientos, opiniones y conceptos emitidos por la dependencia de Auditoria fiscal.
Elabora el plan general de auditorías para cada vigencia
80 auditorías en el cuatrienio
Auditor Fiscal
Presentar el plan general de Auditorias a la alta dirección para su aprobación.
Auditor fiscal y Contralor
Realizar el seguimiento a la ejecución del plan de Auditorias y efectuar los ajustes si es necesario.
Auditor Fiscal
Revisión, aprobación y publicación de los informes de auditoría.
Realizar una revisión por semestre y realizar los ajustes si se requiere.
Auditor Fiscal
Realizar los procesos macro y presentación de informes.
Auditor Fiscal
Realizar las actividades de revisión y mejora continua de los procedimientos de auditoría fiscal e implementar las acciones que permita corregir las desviaciones detectadas.
Revisar los procedimientos documentados en el sistema de gestión de calidad e implementar las acciones de mejoras requeridas.
Revisar los procedimientos de auditoría fiscal e implementar las acciones de mejora correspondiente
Auditor fiscal
Mesas de trabajo para retroalimentación del equipo auditor en la configuración y traslado de hallazgos.
8 mesas de trabajo Auditor Fiscal
Gestionar convenios con las diferentes universidades de la ciudad de Tunja para que se adelante pasantías y prácticas, para el apoyo al proceso auditor.
Un convenio firmado Auditor Fiscal
Socializar al grupo auditor las acciones de mejora realizadas al procedimiento de auditoria.
100% de los auditores socializados
Auditor Fiscal
Evaluación a la eficacia de los planes de mejoramiento como resultado del proceso auditor, implementados por
Revisar en todas las modalidades de auditoria la efectividad de los planes de mejoramiento adoptados por los sujetos y puntos de control.
Evaluar el 100% de los planes de mejoramiento de acuerdo con el plan anual de auditoria y realizar los
Auditor fiscal
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los sujetos y putos de control y generar las acciones legales en caso de incumplimiento.
Analizar y trasladar si son sujetos de sanción
traslados a la Instancia pertinente
Auditor Fiscal
OBJETIVO No.2 Establecer los espacios y los mecanismos, encaminados a propiciar de manera real la participación ciudadana en materia de control social para que sea el punto de partida y llegada del control fiscal. Grafica 5.
ESTRATEGIA ACTIVIDADES METAS RESPONSABLE
Fortalecer los mecanismos, para la
recepción y respuesta oportuna de las
peticiones, quejas, reclamos y solicitudes
Diseñar y/o mejorar el
procedimiento de recepción, trámite,
seguimiento y respuesta a las PQRS a través de
los medios virtuales.
Mejoras diseñadas e inicio de implementación
en la vigencia 2018.
Auditor Fiscal
Llevar el registro de
control y seguimiento de las PQRS
8 cuadros de registro de control, para enviar a la
oficina de Control Interno.
Auditor fiscal
Fortalecimiento de la
participación ciudadana en el control social de la ejecución de recursos
públicos
_____________________
Planificar y ejecutar el proceso de rendición de la cuenta de la gestión
adelantada por la contraloría Municipal de
Tunja para cada vigencia fiscal
Promover la creación de veedurías para el control fiscal en el Municipio de
Tunja
Cuatro actividades. Auditor Fiscal
Elaborar e implementar el plan anual de acción
de participación ciudadana.
Cumplimiento al plan de acción de participación
ciudadana de cada vigencia.
Auditor fiscal
Elaborar un cronograma para la rendición de
cuenta
Cumplimiento del cronograma
Auditor Fiscal
Realizar las rendiciones en cada vigencia de
acuerdo al cronograma
Auditor fiscal
Realizar alianza estratégica con la academia para la
conformación de equipos especializados de
veedores ciudadanos con el propósito de ejercer
con fines preventivos, el control fiscal social.
Celebrar convenio con la academia
Un convenio firmado
Auditor fiscal
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OBJETIVO No. 3 Garantizar una eficiente gestión de los procesos de responsabilidad fiscal y cobro coactivo, logrando la recuperación de los dineros públicos. Grafica 6.
ESTRATEGIA ACTIVIDADES METAS RESPONSABLE
Implementar un plan de
contingencia para evacuar
los procesos de
responsabilidad y
jurisdicción coactiva en
riesgo de prescripción
Un plan de
contingencia,
basado en la
sustanciación de los
procesos
respetando el
derecho al turno
Jefe de la Oficina
Jurídica
Medir a través de
indicadores de gestión los
procesos de
responsabilidad fiscal y
cobro coactivo
Medir el 100% de los
indicadores y ajustes
realizados
Jefe de la Oficina
Jurídica
Mejorar el nivel de recaudo
en los procesos de
responsabilidad fiscal y
jurisdicción coactiva
Adelantar hasta la
terminación del
proceso por pago,
más del 50% de los
expedientes
originados con
ocasión de los fallos
con responsabilidad
fiscal y
sancionatorios.
Jefe de la Oficina
Jurídica
Forta lecer el proceso de
responsabi l idad fi sca l orientado a l
incremento de la celeridad y
efectividad
Tramitar los procesos de
responsabilidad fiscal a
traves del proceso verbal,
cuando se encuentren
establecidos los elementos
para auto de imputación
100% de los
traslados con los
elementos para
imputación
tramitados por
proceso verbal
Jefe de la Oficina
Jurídica
Unificación de cri terios de los
procesos de responsabi l idad fi sca l y
auditoria fi sca l
Mesas de trabajo, para
retroalimentación de los
procesos de las áreas de
auditoría y responsabilidad
fiscal
Ocho mesas de
Trabajo
Jefe de la Oficina
Jurídica
Emprender acciones con el fin de
descongestionar y elevar los
estándares de ca l idad, eficiencia y
eficacia del proceso de
responsabi l idad fi sca l
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OBJETIVO N°. 4. Potencializar los recursos humanos, físicos, financieros, tecnológicos y de información, con los que cuenta la Contraloría, en pro del cumplimiento de los principios, objetivos, planes y programas institucionales establecidos. Grafica 7.
ESTRATEGIA ACTIVIDADES METASRESPONSABL
E
Actualización del manual de ética
de la entidad y socialización a los
funcionarios de la entidad.
Manual actualizado y
socializado
Oficina
Administrativ
a
Ejecución de jornadas de
capacitación a los funcionarios de
la entidad.
Cumplimiento del 100% de
los Planes de capacitación
anuales aprobados.
Oficina
Administrativ
a
Ejecutar el Plan de Bienestar e
incentivos de la Entidad
Cumplimiento 100% del
Plan aprobado
Oficina
Administrativ
a
Suscribir y/o renovar al menos un
convenio interadministrativo con la
academia
Por lo menor un convenio
inscrito o renovado
Jefes
Administrativ
a Jurídica y
Contralor
Elaborar el Plan Anual de
Adquisiciones y realizar sus
modificaciones
Planes aprobados por
vigencia
Oficina
Administrativ
a y comité
Directivo
Elaborar y ejecutar la proyección
presupuestal de la Entidad en
cumplimiento de sus obligaciones
económicas
Presupuesto aprobado y
ejecutado por vigencia
Tesorero
General
Elaborar un Plan de mantenimiento
preventivo y correctivo
Un Plan aprobado por
vigencia
Oficina
Administrativ
a
Elaborar un Plan de medios o
comunicaciones
Un Plan aprobado por
vigencia
Oficina
Administrativ
a
Implementar el Sistema de Gestión
de Seguridad y Salud en el Trabajo
de acuerdo a la normativa vigente
Proceso de implementación
del Sistema dentro de los
términos
Oficina
Administrativ
a y Contralor
Elaboración del Plan de
Contingencia tecnológica
Un Plan aprobado por
vigencia
Oficina
Administrativ
a
Elaboración del Plan de Desarrollo
tecnológico
Un Plan aprobado por
vigencia
Oficina
Administrativ
a
Aplicar las tablas de retención
documental
Archivo central y de gestión
con la aplicación 100% de
las tablas de retención
documental
Funcionarios
Contraloría
Elaborar cronograma de
transferencia documental
Un cronograma de
transferencia del cuatrienio
Comité de
Archivo
Realizar transferencias al archivo
central y elaborar inventario
documental
inventario y transferencia
documental al día
Jefes de área
y
responsable
del archivo
Actualización de inventarios de
bienes
Inventario de la Entidad
actualizadoAlmacenista
Iniciar el proceso de transición
para aplicación de las NICSP de
acuerdo a la normativa vigencte
Normas implementadas
dentro de los términos
Tesorero
General
Actualizar el Manual de contratación
de la EntidadManual actualido
Jefe
Administrativ
a
Impulsar los procesos
contensioso administrativos100% de los procesos Jefe Jurídica
Actualizar los comodatos o
convenios interadministrativos con
el Municipio de Tunja
100% de los comodatos o
convenios
Jefe Oficina
Jurídica
Fortalecer los procesos de apoyo
contribuyendo al cumplimiento de
los objetivos institucionales
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OBJETIVO No. 5. Sostener y mejorar continuamente el sistema de control interno, cultura del autocontrol y sistema de gestión de calidad, en cumplimiento de los objetivos institucionales. Grafica 8.
ESTRATEGIA ACTIVIDADES METAS RESPONSABLE
Evaluación permanente del sistema de control interno
Elaborar y ejecutar el programa de auditorías internas de control interno.
Programa ejecutado 100%
Asesor de Control Interno
Realizar la evaluación independiente anual del sistema de Control Interno y las evaluaciones cuatrimestrales.
16 evaluaciones Asesor de Control Interno
Evaluar los planes de mejoramiento institucional, por procesos y de evaluación del desempeño
Seis evaluaciones Asesor de Control Interno
Seguimiento a la administración y a los controles establecidos de los riesgos.
Ocho seguimientos Asesor de Control Interno
Evaluar el desempeño de los procesos a través de los indicadores de gestión.
Ocho seguimientos Asesor de Control Interno
Seguimiento y evaluación al plan anticorrupción.
Ocho seguimientos Asesor de Control Interno
Mejora y sostenimiento del sistema Integrado de Gestión.
Elaborar y ejecutar el programa de auditorías internas de calidad
Programa ejecutado 100%
Asesor de Control Interno
Fomentar entre los funcionarios la cultura de autocontrol.
Ejecutar actividades de sensibilización.
Cuatro actividades Asesor de Control Interno
Medir la efectividad a través de las encuestas de autocontrol.
cuatro encuestas Asesor de Control Interno
Tomar medidas correctivas necesarias para cumplir con los objetivos de la entidad.
100% de las acciones correctivas necesarias
Asesor de Control Interno
Contraloría Municipal de Tunja - Sede Principal: Carrera 10 No. 15-76
Página Web: www.contraloriatunja.gov.co Correo electrónico: [email protected]
Teléfono y Fax:098-7441843
9. PLANES DE ACCION, SEGUMIENTOS Y CONTROL DEL PLAN ESTRATEGICO Para la ejecución del plan estratégico 2016-2019 “Por un control fiscal independiente, eficiente y
participativo”, la alta dirección presentará el plan de acción anual elaborado de conformidad con el procedimiento establecido en el sistema de Gestión de calidad. La evaluación y seguimiento del Plan Estratégico se realizará a través de los comités directivos determinando el avance, según los indicadores de gestión establecidos para el efecto e implementará los ajustes correspondientes, teniendo como insumo los informes de gestión presentados por las diferentes dependencias de la entidad. Las actividades de seguimiento, tendrán una frecuencia semestral y serán realizadas por el comité directivo, ampliado a la participación de los demás funcionarios de la Contraloría que deseen participar.