Ministerio de Relaciones Exteriores República de Colombia
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Fecha de Vigencia: 25 / 01 / 17
HISTORIAL DE CAMBIOS
VERSIÓN NATURALEZA DEL CAMBIO
1 CREACION Y ADOPCION DEL PLAN
CONTROL DE REVISIONES
ELABORÓ CARGO FECHA
CLAUDIA RODRIGUEZ HERNANDEZ ASESOR 20/01/2017
REVISÓ METODOLÓGICAMENTE CARGO FECHA
ELIANA PRADA BELTRÁN ASESOR 23/01/2017
REVISÓ CARGO FECHA
CARMENZA NARANJO TRUJILLO DIRECTORA DE TALENTO HUMANO 24/01/2017
APROBÓ METODOLÓGICAMENTE CARGO FECHA
LIZ ALEXY JEREZ ARAQUE JEFE OFICINA ASESORA DE
PLANEACIÓN Y DESARROLLO ORGANIZACIONAL
25/01/2017
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CONTENIDO
1. OBJETIVOS
2. ALCANCE
3. BASE LEGAL
4. DEFINICIONES
5. RESEÑA HISTÓRICA
5.1 DESCRIPCIÓN GENERAL DE LAS ACTIVIDADES QUE SE DESARROLLAN
5.1.1. Carga ocupacional y horarios
5.1.2. Descripción de la sede.
5.1.3. Distribución por dependencias:
5.1.4. Servicios e instalaciones
5.1.5. Antecedentes 5.1.6. Principales procesos 5.2. IDENTIFICACIÓN, EVALUACIÓN DE AMENAZAS Y ANÁLISIS DE VULNERABILIDAD
5.2.1. Resultado del análisis de vulnerabilidad
5.2.2. Manejo adecuado del riesgo
5.3. ORGANIZACIÓN PARA EMERGENCIAS
5.3.1. Modelo de organización 5.3.2. Sistema Comando de Incidentes (SCI)
5.4. CONFORMACIÓN DE LA BRIGADA DE EMERGENCIAS
5.4.1 Funciones y Responsabilidades de los integrantes de la Brigada de Emergencias
5.4.2 Planes de contingencia
5.5. PLAN DE EVACUACIÓN 5.5.1 Recursos
5.5.2 Casos en los que se debe evacuar
5.5.3 Lugares establecidos para la evacuación
5.5.4 Rutas de evacuación
5.5.5 Sistema de Alarma
5.5.6 Planos de evacuación
5.5.7 Puntos de encuentro.
5.5.8 Simulacro
5.5.9 Plan de manejo para visitantes
5.6. INSPECCIÓN Y MANTENIMIENTO DE EQUIPOS CONTRA INCENDIO Y DE PRIMEROS AUXILIOS.
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5.6.1. Inspección equipos contra incendio y primeros auxilios.
5.6.2. Mantenimiento equipos contra incendio y de primeros auxilios
5.7 ENTIDADES DE APOYO PARA EMERGENCIA.
5.8 CENTROS DE APOYO
6. ANEXOS
TABLAS
Tabla 1. Datos generales de la sede y localización de la Entidad
Tabla 2. Principales vías cercanas a la sede de Ministerio de Relaciones Exteriores.
Tabla 3. Carga ocupacional de Ministerio de Relaciones Exteriores.
Tabla 4. Elementos constructivos y materiales contenidos / Edificio Luis Lopez de Mesa
Tabla 5. Elementos constructivos y materiales contenidos / Edificio Olaya Herrera
Tabla 6. Elementos constructivos y materiales contenidos / Edificio Marco Fidel Suarez
Tabla 7. Elementos constructivos y materiales contenidos / Palacio de San Carlos
Tabla 8. Elementos constructivos y materiales contenidos / Edificio Academia Diplomática
Tabla 9. Elementos constructivos y materiales contenidos / Edificio Manuel Restrepo
Tabla 10. Elementos constructivos y materiales contenidos / Edificio Casa Loma
Tabla 11. Dependencias existentes en el Ministerio de Relaciones Exteriores
Tabla 12. Servicios e instalaciones en la sede centro del Ministerio de Relaciones Exteriores.
Tabla 13. Procesos desarrollados en el Ministerio de Relaciones Exteriores
Tabla 14. Resultado Análisis de Vulnerabilidad
Tabla 15. Líder de Brigada Sistema Comando (SCI)
Tabla 16. Funciones del Líder de Brigadistas.
Tabla 17. Funciones del Líder en Seguridad y Salud en el Trabajo
Tabla 18. Funciones de la Vigilancia del Ministerio
Tabla 19. Funciones de los Brigadistas de Emergencias.
Tabla 20. Funciones de los servidores públicos
Tabla 21. Recursos
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GRÁFICOS
Gráfico 1. Ubicación de la Sede
Gráfico 2. Operativo Normalizado ante Sismo
Gráfico 3. Operativo Normalizado ante Incendios
Gráfico 4. Operativo Normalizado ante Atentados /Terrorismo e Inseguridad
Gráfico 5. Operativo Normalizado ante Incendio Forestal
Gráfico 6. Operativo Normalizado ante Explosiones
Gráfico 7. Operativo Normalizado ante Desordenes sociales
Grafico 8. Operativo normalizada atención ante Emergencias Médicas
Grafico 9. Organigrama operativo de Emergencias
Gráfico 10. Grupo encargado de dar operatividad al manejo de la emergencia
Gráfico 11. Punto de encuentro 1. Plaza Bolivar
Gráfico 12. Punto de encuentro 2. Teatro Colon
Gráfico 13. Punto de encuentro 3. Calle 8 con carrera 5
Gráfico 14. Mapa global de puntos de Encuentro.
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1 OBJETIVOS
General
Establecer los procedimientos que permitan orientar a los servidores públicos y visitantes que se encuentren en las
instalaciones del Ministerio de Relaciones Exteriores, que contribuyan a la prevención y protección en caso de
desastres o amenazas colectivas y puedan poner en peligro su integridad, mediante el desarrollo de acciones rápidas y
confiables que permitan a las personas desplazarse a lugares de menor riesgo (evacuación).
Específicos
Identificar la vulnerabilidad de las instalaciones del Ministerio de Relaciones Exteriores y establecer
recomendaciones con el fin de disminuir el impacto de severidad en una posible emergencia.
Organizar y optimizar los recursos del Ministerio de Relaciones Exteriores para la atención de emergencias.
Proteger la vida e integridad de los servidores públicos y demás personas que visitan las instalaciones del
Ministerio de Relaciones Exteriores.
Preservar los bienes y activos de los daños que se puedan generar como consecuencia de accidentes y
emergencias, teniendo en cuenta lo económico y estratégico para la Entidad y la comunidad.
Garantizar la continuidad de las actividades y servicios de la Entidad.
Garantizar una mejor respuesta ante las emergencias que se generen.
Estructurar un procedimiento normalizado de evacuación para todos los servidores públicos y visitantes de las
instalaciones.
Generar en todos los niveles de la Entidad interés en la seguridad, así como sensibilizar al personal en general
para lograr su participación en las acciones de prevención de emergencias en la Entidad.
2. ALCANCE
Este documento ha sido elaborado para las instalaciones del Ministerio de Relaciones Exteriores, sede centro y tendrá
cobertura para todas las áreas y dependencias que allí funcionan, incluyendo sus servidores públicos y visitantes.
Dada la importancia de saber afrontar una emergencia dentro de las instalaciones del Ministerio, este documento será
divulgado y de fácil consulta para todos los servidores públicos al interior de la Entidad.
3. BASE LEGAL
GH–FO- 156 Matriz Legal
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4. DEFINICIONES
ADMINISTRACIÓN PARA DESASTRES: Componente del sistema nacional constituido por el planeamiento la
organización la dirección y el control de las actividades relacionadas con el manejo de los desastres en cualquiera de
sus fases.
ACCIDENTE: Evento o interrupción repentina no planeada de una actividad que da lugar a muerte, lesión, daño u otra
pérdida a las personas, a la propiedad, al ambiente, a la calidad o perdida en el proceso.
ALARMA: Espacio de tiempo desde cuando alguien se da cuenta que ocurre un evento y lo puede informar.
ALERTA: Estado o situación de vigilancia sobre la posibilidad de ocurrencia de un evento cualquiera. O acciones
específicas de respuesta frente a una emergencia.
AMENAZA: Condición latente derivada de la posible ocurrencia de un fenómeno físico de origen natural, socio natural o
antrópico no intencional, que puede causar daño a la población y sus bienes, la infraestructura, el ambiente y la
economía pública y privada. Es un factor de riesgo externo.
ATENCION DE EMERGENCIA: Medidas y acciones de respuesta a la ocurrencia de un evento tendientes a auxiliar a
las víctimas, reducir el daño derivado del mismo y facilitar la recuperación, mediante la acción coordinada de distintas
entidades públicas, el sector privado y la comunidad.
BRIGADA: Grupo de personas debidamente organizadas y capacitadas para prevenir o controlar una emergencia.
COORDINADOR: Persona que dirige las acciones de dirección del Plan.
COMITÉ LOCAL DE EMERGENCIAS – CLE: Es el órgano de coordinación interinstitucional local, organizado para
discutir, estudiar y emprender todas aquellas acciones encaminadas a la reducción de los riesgos específicos de la
localidad y a la preparación para la atención de las situaciones de emergencia que se den en ésta y cuya magnitud y
complejidad no supere sus capacidades. Sus funciones están determinadas en el artículo 32 del Decreto 332/2004.
EMERGENCIA: Toda situación generada por la ocurrencia real o inminente de un evento adverso, que requiere de una
movilización de recursos sin exceder la capacidad de respuesta.
EVACUACIÓN: Entendido como el conjunto de actividades y procedimientos tendientes a conservar la vida y la
integridad física de las personas en el evento de verse afectadas por amenazas naturales y/o antrópicas no
intencionales, mediante el traslado hacia una construcción segura, y localización segura.
GESTIÓN DEL RIESGO. Es un proceso social complejo que tiene como objetivo la reducción o la previsión y control
permanente del riesgo en la sociedad, en consonancia con, e integrada al logro de pautas de desarrollo humano,
económico, ambiental y territorial sostenibles.
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IDEGER: Instituto Distrital de Gestión de Riesgos y Cambio Climático.
MAPA: Representación geográfica en una superficie de la tierra o de parte de ella en una superficie plana.
ORGANIZACIÓN: Es toda aquella empresa, entidad, institución, establecimiento, actividad o persona de carácter
público o privado, natural o jurídico.
PAI: Plan de Acción del Incidente, expresión de los objetivos, estrategias, recursos y organización a cumplir durante un
periodo operacional para controlar un incidente.
PLAN DE EMERGENCIA: El Plan de Emergencia y Contingencias es el instrumento principal que define las políticas,
los sistemas de organización y los procedimientos generales aplicables para enfrentar de manera oportuna, eficiente y
eficaz las situaciones de calamidad, desastre o emergencia, en sus distintas fases. Con el fin de mitigar o reducir los
efectos negativos o lesivos de las situaciones que se presenten en la Organización.
PLANIFICAR: Formular objetivos y determinar las actividades y los recursos para lograrlos. PLANO: Representación
gráfica en una superficie y mediante procedimientos técnicos, de un terreno, de la planta de un edificio, entre otros.
PMU: Puesto de Mando Unificado; Lugar donde se ejerce función de comando. Es una función prevista en el Sistema
Comando de Incidentes (SCI) y esta se aplica cuando varias instituciones toman acuerdos conjuntos para manejar un
incidente donde cada institución conserva su autoridad, responsabilidad y obligación de rendir cuentas.
PREVENCIÓN: Toda acción tendiente a evitar la generación de nuevos riesgos.
PUNTO DE ENCUENTRO: Sitio seguro, definido para la llegada del personal en caso de evacuación.
RIESGO: El daño potencial que, sobre la población y sus bienes, la infraestructura, el ambiente y la economía pública y
privada, pueda causarse por la ocurrencia de amenazas de origen natural, socio-natural o antrópico no intencional, que
se extiende más allá de los espacios privados o actividades particulares de las personas y organizaciones y que por su
magnitud, velocidad y contingencia hace necesario un proceso de gestión que involucre al Estado y a la sociedad.
VULNERABILIDAD: Característica propia de un elemento o grupo de elementos expuestos a una amenaza,
relacionada con su incapacidad física, económica, política o social de anticipar, resistir y recuperarse del daño sufrido
cuando opera dicha amenaza. Es un factor de riesgo interno.
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5. RESEÑA HISTÓRICA.
Una gran parte del Ministerio de Relaciones Exteriores es lo que se denomina el Antiguo Colegio, donde el Gobierno
Nacional y sucesivas administraciones de este Ministerio decidieron adelantar el proyecto de adecuación del antiguo
Colegio de la Presentación, para la sede de la Cancillería Colombiana.
Esta edificación se encuentra en pleno centro de la ciudad, en el corazón del barrio de la Candelaria, en una de las
manzanas que constituye la traza urbana fundacional. A partir del último tercio del siglo XIX se inicia el proceso de
adquisición sucesiva de los predios que albergaran progresivamente las dependencias del futuro colegio, hasta
conformar el conjunto que hoy se conoce. El proyecto original es obra del Arquitecto Italiano Vicente Nasi, quien lo
desarrollo entre 1930 y 1932.
Los antecedentes históricos de la organización del Ministerio de Relaciones Exteriores se remontan a la constitución de
1821. De allí en adelante los Ministerios o Secretarías de Estado, fueron en algunas ocasiones establecidos por la
Constitución. En otras, su número y organización fueron determinados por la ley. Este sistema fue finalmente adoptado
en 1886.
La ley del 11 de mayo de 1843, organizó como Secretaría de Estado la de Relaciones Exteriores. Extinguido el
Gobierno de la Confederación Granadina, se refundió el Despacho de Relaciones Exteriores con los de Gobierno e
Instrucción Pública; y recobró su autonomía por la Ley 10 de 1880.
En 1901, se adelantaron ciertas iniciativas tendientes a organizar y tecnificar el Ministerio y el Servicio Exterior. El
Decreto 1017- bis de aquel año, reorganizó la Cancillería, fijó el personal a su servicio y las correspondientes
asignaciones.
Por medio de la ley 51 de 1935, fue reorganizado el Ministerio y fijadas las asignaciones de sus empleados. (Los
nombramientos correspondientes fueron hechos por el Decreto 2063 del 21 de noviembre de 1935). La Ley 114, del 18
de noviembre de 1937, confirió autorización al Gobierno para reorganizar el Ministerio y para crear la Carrera
Diplomática y Consular. Desde su creación, ha tenido varias modificaciones. Por último, el Decreto 1091 de 26 de
marzo de 1948 reglamentó el ceremonial diplomático1.
1 Página WEB http://www.cancilleria.gov.co/historia-del-ministerio / consultada 2016
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5.1. DESCRIPCIÓN GENERAL DE LAS ACTIVIDADES QUE SE DESARROLLAN
A continuación, se hace una descripción detallada de la sede centro, su localización, actividad económica y persona responsable
del plan de Emergencias al interior de la Entidad.
Tabla 1. Datos generales de la sede y localización de la Entidad
DATOS GENERALES DE LA ENTIDAD
RAZÓN SOCIAL NIT
Ministerio de Relaciones Exteriores-Cancillería 899999042-9
DATOS GENERALES
Dirección Carrera 5 # 9-03
Teléfono(s) 3814000 Fax
LOCALIZACIÓN
DEPARTAMENTO CIUDAD BARRIO
Cundinamarca Bogotá D.C Candelaria
GIT DE BIENESTAR, DESARROLLO DE PERSONAL Y CAPACITACIÓN
Director de Talento Humano
Responsable del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo
Actual A.R.L. COLMENA SEGUROS
ACTIVIDAD ECONÓMICA
Descripción Coordinar la Política Exterior y las Relaciones Diplomáticas en Colombia
Clase de Riesgo 1 Actividad Trabajo de oficinas y Administrativos
Clase de riesgo 5 Actividad Trabajo en alturas
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Gráfico 1: Ubicación de la Sede
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Tabla 2. Principales vías cercanas a la sede de Ministerio de Relaciones Exteriores.
Principales vías de acceso o salida
Por el Norte:
Vía: Calle 10 Comunica: Ente carreras 5 y 6
No. de calzadas: 2 Sentido: Oriente-Occidente
Acceso: Vehicular y/o peatonal
Estado General: Señalización, demarcación y estado de la calzada. B R M
Por el Sur:
Nomenclatura: Calle 9 Comunica: Entre carreras 5 y 6
No. de calzadas: 2 Sentido: Oriente-Occidente
Acceso: Vehicular y/o peatonal
Estado General: Señalización, demarcación y estado de la calzada. B R M
Por el Oriente:
Nomenclatura: Carrera 5 Comunica: Entre calles 9 y 10
No. de calzadas: 2 Sentido: Sur-norte
Acceso: Vehicular y/o peatonal
Estado General: Señalización, demarcación y estado de la calzada. B R M
Por el Occidente:
Nomenclatura: Carrera 6 Comunica: Entre calles 9 y 10
No. de calzadas: 2 Sentido: Norte-Sur
Acceso por: Calle 10 2 Cuadras al Occidente
Estado General: Señalización, demarcación y estado de la calzada. B R M
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5.1.1. Carga ocupacional y horarios
Para el desarrollo del Plan de Emergencias se hace necesario identificar la cantidad de servidores públicos, contratistas
y visitantes que transitan habitualmente en las instalaciones del Ministerio de Relaciones Exteriores. Por lo anterior se
hace necesario recolectar la Información personal de todos los servidores públicos en caso de presentarse alguna
emergencia, está información estará en custodia del líder de cada oficina y el asesor de Seguridad y Salud en el
Trabajo del Ministerio. (Anexo 6. GH-FO-146 Información personal para emergencias)
Tabla 3. Carga ocupacional de Ministerio de Relaciones Exteriores.
PERSONAL
Clase Cant.
Horario
Observaciones Lunes-viernes Sábado/domingos y festivos
Funcionarios 727 08:00 – 17:00 -
Contratistas persona natural 60 08:00 – 17:00 -
Pasantes 28 08:00 – 17:00
Contratistas EMTELCO / UNE 25 7 X 24
Contratista Cooperativa Bursátil Ltda. (Vigilancia)
24 06:00 – 18:00
13 18:00 – 06:00
10 06:00 – 18:00 Domingos y festivos
10 18:00 – 06:00 Domingos y festivos
Contratitas SEISO 59 06:00 – 17:30
Contratistas 472 24 07:15 – 17:00
Contratista Gran Imagen 4
Contratistas HEINSOHN 3 08:00 – 18:00
City Bank 1 08:00 – 17:00
Cooperativa 5 08:00 – 17:00
Asesores Allianz 2 08:00 – 17:00
Asesores ARL 2 08:00 – 17:00
DHL Correspondencia 4 08:00 – 17:00
Agencia de viajes 2 08:00 – 17:00
Contraloría 3 08:00 – 17:00
Policía Nacional 4 08:00 – 17:00
Centro de promoción y prevención / Auxiliar de Enfermeria Colsubsidio
1 08:00 – 17:00
EXTERNOS
Visitantes / día 200 8:00 - 17:00 -
Total, aproximado 1,161
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5.1.2. Descripción de la sede.
A continuación, se hace una descripción de los nueve (9) edificios que componen las instalaciones del Ministerio de
Relaciones Exteriores en la sede centro; para ello se incluye la descripción del edificio, elementos estructurales y
materiales contenidos. Este deberá ser actualizado si se presenta algún cambio en el edificio.
Tabla 4. Elementos constructivos y materiales contenidos / Edificio Luis Lopez de Mesa
Descripción EDIFICIO LUIS LOPEZ DE MESA
Construcción de 5 plantas, fue adecuada para las actividades de oficina, en cuanto a acabados e instalaciones en los últimos 5 años se han realizado mejoras en la edificación tales como; nivelación, cambios de piso, alfombra y caucho se han sustituido por pisos laminados, techos falsos en láminas de 60 x60 por techos planos en drywall, cambio de puertas de ingreso por de madera de una sola hoja por puertas de madera de dos hojas. Mejoramiento de la batería de baños y cafeterías usos de sistemas ahorradores de agua y lámparas ahorradoras. Por el tiempo de construcción no se tiene indicio del cumplimiento con la normatividad, Decreto 092 de 2011: Por el cual se modifica el Decreto 926 de 2010. Modificaciones técnicas y científicas al reglamento Colombiano de Construcción Sismo Resistente – NSR-10- Expedido por medio del decreto 926del 19 de marzo de 2016.
Elementos Estructurales
Estructura: Vigas, columnas y placas de hormigón (concreto)
Fachada: Cemento afinado, ventanas metálicas y en madera con vidrio convencional en fachada.
Cubierta superior: Teja fibra cemento y cercha metálica. estructura en madera
Paredes interiores: Estuco y pintura de agua (Vinilo)
Techos interiores: Cielo raso (techos falsos)
Puertas: Madera, metálicas.
Escaleras: ASCENSOR
En granito, con baranda madera y/o bloque y pasamanos también en madera. Ascensor eléctrico: De (5) paradas y con capacidad de 680 Kg
Pisos: En la mayoría de oficinas en alfombra; otras áreas en baldosa (caucho o grés)
Materiales Contenidos
Combustibles Madera (muebles, pisos, barandas, puertas, divisiones)
Cartón papel (cajas, insumos oficina, archivos)
Plásticos o espuma (embalajes, partes de equipos, muebles, pisos)
Telas (divisiones de oficina, muebles, cortinas)
Otros Productos de aseo.
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Tabla 5. Elementos constructivos y materiales contenidos / Edificio Olaya Herrera
Descripción EDIFICIO OLAYA HERRERA
Construcción de 4 plantas, La edificación ha sido adecuada para las actividades de oficina en cuanto a acabados e instalaciones por ser de Patrimonio Arquitectónico la construcción no cuenta con cumplimiento con la normatividad, Decreto 092 de 2011: Por el cual se modifica el Decreto 926 de 2010. Modificaciones técnicas y científicas al reglamento Colombiano de Construcción Sismo Resistente – NSR-10- Expedido por medio del decreto 926del 19 de Marzo de 2016.
Elementos Estructurales
Estructura: Vigas, entresuelos en madera, vigas y columnas en concreto.
Fachada: Ladrillo prensado a la vista, ventanas en madera con vidrio convencional.
Cubierta superior: Teja de barro decorativa, cercha y teja en fibra cemento, estructura en madera
Paredes interiores: Estuco y pintura de agua (Vinilo)
Techos interiores: Estuco y pintura de agua (Vinilo)
Puertas: Madera, metálicas (rejas).
Escaleras: Ascensor
En granito, otras en madera con baranda metálica. Ascensor eléctrico: Word star con capacidad de 680 Kg
Pisos: La mayoría en alfombra sobre madera; otras áreas en baldosa. “se han realizado cambios de tapetes por pisos laminados conservando los pisos originales en madera”. Teniendo pisos de mármol en el primer piso según restauración del año 1992.
Materiales Contenidos
Combustibles Madera (Estructura, muebles, pisos, barandas, puertas, divisiones, etc.)
Cartón papel (cajas, insumos oficina, archivos, y sótano)
Alfombra (Pisos) oficinas, pasillos.
Plásticos o espuma (embalajes, partes de equipos, muebles)
Telas (divisiones de oficina, muebles, cortinas)
Otros ACPM (Planta Eléctrica), Productos de aseo.
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Tabla 6. Elementos constructivos y materiales contenidos / Edificio Marco Fidel Suarez
Descripción EDIFICIO MARCO FIDEL SUAREZ Construcción de 2 plantas, La edificación ha sido adecuada para las actividades de oficina en cuanto a acabados e instalaciones por ser de Patrimonio Arquitectónico la construcción no cuenta con cumplimiento con la normatividad, Decreto 092 de 2011: Por el cual se modifica el Decreto 926 de 2010. Modificaciones técnicas y científicas al reglamento Colombiano de Construcción Sismo Resistente – NSR-10- Expedido por medio del decreto 926del 19 de Marzo de 2016.
Elementos Estructurales
Estructura: Vigas, columnas y entresuelos en madera.
Fachada: Cemento afinado, ventanas en madera con vidrio convencional.
Cubierta superior: Teja de barro, estructura en madera
Paredes interiores: Estuco y pintura de agua (Vinilo)
Techos interiores: Estuco y pintura de agua (Vinilo)
Puertas: Madera, metálicas (rejas).
Escaleras: En granito, otras en madera con baranda metálica y/o madera.
Pisos: La mayoría en alfombra sobre madera; otras áreas en baldosa. “se han realizado cambios de tapetes por pisos laminados conservando los piso original en madera”.
Materiales Contenidos
Combustibles Madera (Estructura, muebles, pisos, barandas, puertas, divisiones, etc.)
Cartón papel (cajas, insumos oficina, archivos)
Alfombra (Pisos) oficinas, pasillos.
Plásticos o espuma (embalajes, partes de equipos, muebles)
Telas (divisiones de oficina, muebles, cortinas)
Otros
Papelería y otros (Bodega-Sótano), productos de aseo.
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Tabla 7. Elementos constructivos y materiales contenidos / Palacio de San Carlos
Descripción PALACIO DE SAN CARLOS Construcción de 4 plantas, La edificación ha sido adecuada para las actividades de oficina en cuanto a acabados e instalaciones por ser de Patrimonio Arquitectónico la construcción no cuenta con cumplimiento con la normatividad, Decreto 092 de 2011: Por el cual se modifica el Decreto 926 de 2010. : Modificaciones técnicas y científicas al reglamento Colombiano de Construcción Sismo Resistente – NSR-10- Expedido por medio del decreto 926del 19 de Marzo de 2016.
Elementos Estructurales
Estructura: Los primeros pisos son: De piedra muñeca de diferentes formatos antigua. Segundo piso en madera y teja colonial,
Fachada: Piedra, ventanas en madera con vidrio convencional.
Cubierta superior: Teja de barro, estructura en madera
Paredes interiores: Estuco y pintura de agua (Vinilo)
Techos interiores: Estuco y pintura de agua (Vinilo)
Puertas: Madera recia
Escaleras: Ascensor:
En granito, otras en madera con baranda metálica y/o madera. “Otis” de tres Paradas con capacidad de 900 Kg.
Pisos: La mayoría en alfombra sobre madera; otras áreas en baldosa
Materiales Contenidos
Combustibles Madera (Estructura, muebles, pisos, barandas, puertas, divisiones, etc.)
Cartón papel (cajas, insumos oficina, archivos)
Alfombra (Pisos) oficinas, pasillos.
Plásticos o espuma (embalajes, partes de equipos, muebles)
Telas (divisiones de oficina, muebles, cortinas)
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Tabla 8. Elementos constructivos y materiales contenidos / Edificio Academia Diplomática
Descripción EDIFICIO ACADEMIA DIPLOMÁTICA Construcción de 2 plantas, La edificación ha sido adecuada para las actividades de oficina en cuanto a acabados e instalaciones por ser de Patrimonio Arquitectónico la construcción no cuenta con cumplimiento con la normatividad, Decreto 092 de 2011: Por el cual se modifica el Decreto 926 de 2010. : Modificaciones técnicas y científicas al reglamento Colombiano de Construcción Sismo Resistente – NSR-10- Expedido por medio del decreto 926del 19 de Marzo de 2016.
Elementos Estructurales
Estructura: Vigas, columnas y entresuelos en madera.
Fachada: Cemento afinado, ventanas en madera con vidrio convencional.
Cubierta superior: Teja en barro tipo colonial.
Paredes interiores: A base de cal
Techos interiores: Madera y vigas a la vista.
Puertas: Madera, metálicas (rejas) y vidrio la principal.
Escaleras: Metálica (estructura y pasamanos) y peldaños en madera.
Pisos: Alfombra sobre placa, restaurada en el año 1997.
Materiales Contenidos
Combustibles Madera (Estructura, muebles, pisos, barandas, puertas, divisiones, etc.)
Cartón papel (cajas, insumos oficina, archivos)
Alfombra (Pisos) oficinas.
Plásticos o espuma (embalajes, partes de equipos, muebles)
Telas (divisiones de oficina, muebles, cortinas)
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Tabla 9. Elementos constructivos y materiales contenidos / Edificio Manuel Restrepo
Descripción EDIFICIO MANUEL RESTREPO
Construcción de 5 plantas, La edificación ha sido adecuada para las actividades de oficina en cuanto a acabados e instalaciones por ser de Patrimonio Arquitectónico la construcción no cuenta con cumplimiento con la normatividad, Decreto 092 de 2011: Por el cual se modifica el Decreto 926 de 2010. : Modificaciones técnicas y científicas al reglamento Colombiano de Construcción Sismo Resistente – NSR-10- Expedido por medio del decreto 926 del 19 de Marzo de 2016.
Elementos Estructurales
Estructura: Vigas, columnas y entresuelos en madera.
Fachada: Cemento afinado, ventanas metálicas y en madera con vidrio convencional en fachada
Cubierta superior: Cercha metálica y techo de fibra cemento
Paredes interiores: Estuco y pintura de agua (Vinilo)
Techos interiores: Estuco y pintura de agua (Vinilo)
Puertas: En granito, con baranda madera y/o bloque y pasamanos también en madera.
Escaleras Ascensor
Metálica (estructura y pasamanos) y peldaños en madera. Ascensor eléctrico Tipo Word star : con capacidad de 580 Kg,
Pisos: Alfombra sobre madera en oficinas y baldosa (aulas), pasillos en piedra.
Materiales Contenidos
Combustibles Madera (Estructura, muebles, pisos, barandas, puertas, divisiones, etc.)
Cartón papel (cajas, insumos oficina, archivos)
Alfombra (Pisos) oficinas.
Plásticos o espuma (embalajes, partes de equipos, muebles)
Telas (divisiones de oficina, muebles, cortinas)
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Tabla 10. Elementos constructivos y materiales contenidos / Edificio Casa Loma
Descripción EDIFICIO CASA LOMA
Construcción de 2 plantas, La edificación ha sido adecuada para las actividades de oficina en cuanto a acabados e instalaciones por ser de Patrimonio Arquitectónico la construcción no cuenta con cumplimiento con la normatividad, Decreto 092 de 2011: Por el cual se modifica el Decreto 926 de 2010. Modificaciones técnicas y científicas al reglamento Colombiano de Construcción Sismo Resistente – NSR-10- Expedido por medio del decreto 926 del 19 de Marzo de 2016.
Elementos Estructurales
Estructura: Columnas, vigas de amarre, escaleras y placa de entrepiso en concreto reforzado, mampostería en bloque y ladrillo tolete.
Fachada: Ladrillo a la vista y placa entre suelos.
Cubierta superior: Cubierta en asbesto-cemento. Estilísticamente
Paredes interiores: Estuco y pintura de agua (Vinilo)
Techos interiores: Estuco y pintura de agua (Vinilo)
Puertas: Madera, metálicas (rejas) y vidrio convencional. Poner igual López de meza.
Escaleras Metálica (estructura y pasamanos) y peldaños en madera.
Pisos: Como producto de la remodelación perdieron su carácter los patios que se encontraban a nivel con los corredores.
Materiales Contenidos
Combustibles Madera (Estructura, muebles, pisos, barandas, puertas, divisiones, etc.)
Cartón papel (cajas, insumos oficina, archivos)
Alfombra (Pisos) oficinas.
Plásticos o espuma (embalajes, partes de equipos, muebles)
Telas (divisiones de oficina, muebles, cortinas)
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5.1.3. Distribución por dependencias:
A continuación, se hace una descripción de los nueve (9) edificios que componen las instalaciones del Ministerio de
Relaciones Exteriores en la sede centro y la descripción por cada una de las dependencias. Este deberá ser actualizado
si se presenta algún cambio en el edificio.
Tabla 11. Dependencias existentes en el Ministerio de Relaciones Exteriores
EDIFICIO DEPENDENCIAS UBICACIÓN POR PISOS
PALACIO SAN CARLOS 1er. PISO
Grupo de Prensa del Despacho
Grupo de Comunicación Interna y Externa
Grupo del Plan Fronteras para la Prosperidad
Grupo de Cooperación Sur - Sur
Oficinas de la Dirección de Asia
Pasaportes Diplomáticos
Salón de Prensa
Salón Bolívar
PALACIO SAN CARLOS 2do. PISO
Dirección de Protocolo
Secretaria General
Dirección de América
Dirección de Europa
Dirección de Soberanía Territorial
Dirección de Asia, África y Oceanía
Dirección de Cooperación Internacional
Dirección de Mecanismos de Integración y Concertación
PALACIO SAN CARLOS 3er. PISO
Viceministerio de Asuntos Multilaterales
Viceministerio de Relaciones Exteriores
Despacho Ministra de Relaciones Exteriores
Asesores Ministra de Relaciones Exteriores
Oficina Asesores de la Viceministra de Relaciones Exteriores
Oficina Asesores de la Viceministra de Asuntos Multilaterales
Salón Protocolario
Salón Indalecio Liévano
PALACIO SAN CARLOS 4to. PISO
Dirección de Asuntos Económicos, Sociales y Ambientales Multilaterales
Grupo del Plan Fronteras para la Prosperidad
Asociación Diplomática
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EDIFICIO ZEA HERNANDEZ (CASA BOLIVAR) 1er. PISO
Oficina Policía Diplomática - DIPRO
Centro de Fotocopiado
Centro de Monitoreo CCTV
Asesores Dirección de Cooperación Internacional
Grupo del Plan Fronteras para la Prosperidad
Enfermería
Grupo de Ceremonial Diplomático - Casa Privada - Salones de Estado
Grupo de Medio Ambiente
EDIFICIO ZEA HERNANDEZ (CASA BOLIVAR) 2do. PISO
Dirección de Asuntos Políticos Multilaterales
EDIFICIO ZEA HERNANDEZ (CASA BOLIVAR) 3er. PISO
Sala de Escoltas
Grupo de Cafetería del Despacho
CASA REPUBLICANA RIVAS SACCONI
Grupo de Estados Unidos, Canadá y Cumbre de las Américas
Grupo de América Latina
Dirección de América Latina - Cumbre de las Américas
EDIFICIO MARCO FIDEL SUAREZ 1er. PISO
Grupo de Correspondencia
Dirección de Talento Humano
Grupo del Almacén del Fondo Rotatorio
Sala de Conductores
EDIFICIO MARCO FIDEL SUAREZ 2do. PISO
Dirección Administrativa y Financiera
Grupo Financiero y Servicios al Exterior
Grupo de Servicios al Exterior y Estadísticas
Grupo Financiero
Grupo de Cuentas por Pagar
Grupo de Nóminas y Prestaciones
Grupo de Servicios Generales
Oficina de Control Disciplinario Interno
Biblioteca - Hemeroteca
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EDIFICIO OLAYA HERRERA 1er. PISO
Cafetería Central
Asesores Planeación y Desarrollo organizacional
Oficina de Seguridad
Asesor Plan Fronteras para la prosperidad
Auditorio
EDIFICIO OLAYA HERRERA 2do. PISO
Colombia Nos Une
Oficina Asesora de Planeación y Desarrollo Organizacional
Asesores de Cooperación Internacional
Grupo de Licitaciones y Contratos
Grupo de Control Interno y de Gestión
Palco Auditorio
Oficina de Transportes
EDIFICIO OLAYA HERRERA 3er. PISO
Oficina Jurídica Interna
Grupo de Procesos
Dirección de Asuntos Jurídicos Internacionales
Grupo de Tratados
Grupo de Nacionalidad
Dirección de Asuntos Culturales
EDIFICIO OLAYA HERRERA 4to. PISO
Dirección de Gestión de Información y Tecnología
EDIFICIO LUIS LOPEZ DE MESA 1er. PISO
Entregas documentos - Dirección del Protocolo
Coopminixteriores
Comunicación Interna y externa
Banco Citibank
Oficinas para las Auditorias - Contraloría General de la Nación
Oficinas de la Policía Diplomática
EDIFICIO LUIS LOPEZ DE MESA 2do. PISO
Pagaduría del Ministerio
Grupo de Mantenimiento
EDIFICIO LUIS LOPEZ DE MESA 3er. PISO
Dirección de Asuntos Migratorios, Consulares y Servicio al Ciudadano
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EDIFICIO LUIS LOPEZ DE MESA 4to. PISO
Dirección del Protocolo - Grupo de Privilegios e Inmunidades
Tesorería del Fondo Rotatorio
Dirección de Asuntos Consulares - Cooperación Judicial
EDIFICIO LUIS LOPEZ DE MESA 5to. PISO
Oficina Dirección de Europa Relaciones Bilaterales y Organismos Europeos
Oficina de África
EDIFICIO MANUEL RESTREPO 1er. PISO
Salón Anexo al Auditorio
EDIFICIO MANUEL RESTREPO 2do. PISO
Dirección Soberanía Territorial - Grupo de Asuntos Marítimos y Aéreos
EDIFICIO MANUEL RESTREPO 3er. PISO
Grupo de Trabajo Asuntos Ante la Corte Internacional de Justicia
EDIFICIO MANUEL RESTREPO 4to. PISO
Grupo de Privilegios e Inmunidades - Ceremonial Diplomático
Acreditaciones - Dirección del Protocolo
EDIFICIO MANUEL RESTREPO 5to. PISO
Dirección de Soberanía Territorial - Desarrollo Fronterizo
CASA URIBE ( ACADEMIA DIPLOMATICA) 1er PISO
Salones de la Academia Diplomática de San Carlos
CASA URIBE (ACADEMIA DIPLOMATICA) 2do. PISO
Dirección de la Academia Diplomática de San Carlos
CASA LOMA 1er. PISO
Grupo formación Academia Diplomática
Asesores Dirección de Derechos Humanos y DIH
Archivo de la Dirección de Derechos Humanos y Derecho Internacional Humanitario.
CASA LOMA 2do. PISO
Dirección de Derechos Humanos y Derecho Internacional Humanitario
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5.1.4. Servicios e instalaciones:
A continuación, se hace una descripción de los servicios e instalaciones con los que cuenta el Ministerio de Relaciones
Exteriores en la sede centro y la descripción por cada uno de los servicios. Este deberá ser actualizado si se presenta
algún cambio.
Tabla 12. Servicios e instalaciones en la sede centro del Ministerio de Relaciones Exteriores.
SUMINISTRO SERVICIO / MEDIO
EXTERNO
Energía eléctrica: Red de cableado público con acometida y redes internas con polo a tierra.
Agua: Red de acueducto público y red interna de tubería con suministro a baños (servicios sanitarios) y cafeterías, tanques de almacenamiento subterráneos (Patio de las Banderas)
Alcantarillado: Red interna de recolección y evacuación de aguas negras y aguas lluvias y red de alcantarillado público.
Telefonía: Planta telefónica IP
Recolección de basuras: Empresa de aseo del sector
Proveedores: Empresas externas especializadas de acuerdo a necesidades (Sistemas, mantenimientos)
Vigilancia externa: Empresa Seguridad Superior LTDA, aproximadamente 23 Guardas de Seguridad de Lunes a viernes en el día y 13 lunes a viernes en la noche
Aseo y servicios generales: Empresa contratista (__ empleadas)
INTERNO
UPS: Centro de cómputo en el 4° piso del edificio Olaya Herrera.
Iluminación: Tubos fluorescentes en la mayoría de las áreas, adosados al techo. Algunas áreas con bombillos incandescentes.
Servicios Sanitarios: Baterías de baños en cada edificio e individuales para oficinas de funcionarios de mayor rango.
Cafeterías. 2° y 4° piso del Edificio Luis López de Mesa, 1er. piso Palacio de San Carlos, 1er. piso del Edificio Marco Fidel Suárez.
Recepción: Edif. Marco Fidel Suarez, Edif. Luis López de Mesa y Palacio de San Carlos.
Energía Eléctrica Alterna: Planta de Emergencia (Sótano Parqueadero de Diplomáticos) y Planta de Transformadores para telefonía (1er. piso Edificio Luis López de M.)
Sistema Hidráulico: Subterráneo (Patio de Banderas)
Servicio de Mantenimiento: Dpto. de Mantenimiento (Programa diario de inspecciones) con 15 personas.
Parqueaderos: Edif. Olaya Herrera (2 niveles), Edificio Luis López de Mesa.
Otros tipos de comunicación: Celulares, radios de comunicación
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5.1.5. Antecedentes
En el Ministerio de Relaciones Exteriores no se han presentado emergencias de tipo estructural, ni condiciones de
riesgo que llegasen a afectar la integridad física de la población trabajadora de este Ministerio.
5.1.6. Principales procesos
A continuación, se hace una descripción de las diferentes áreas de acuerdo con la actividad que se desarrolla al
interior del Ministerio de Relaciones Exteriores.
Tabla 13. Procesos desarrollados en el Ministerio de Relaciones Exteriores
PROCESOS Tareas
ACTIVIDADES ADMINISTRATIVAS
Gestión administrativa y de apoyo en
gestión al personal y al público que
asiste diariamente a las instalaciones
del Ministerio, planeación, organización
y control de los servicios.
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5.2. IDENTIFICACIÓN, EVALUACIÓN DE AMENAZAS Y ANÁLISIS DE VULNERABILIDAD.
En la elaboración de plan de emergencia del Ministerio de Relaciones Exteriores, es fundamental la identificación y
evaluación de riesgos e impactos caracterizados en cada uno de los escenarios de emergencia, en el que se establece
un Análisis de Vulnerabilidad evaluando la Entidad frente a una amenaza. El análisis de vulnerabilidad se desarrolló de
acuerdo al procedimiento de Evaluación de Amenazas y Vulnerabilidad, establecido por la Entidad. (Anexo 7. GH-PT-98
Evaluación de Amenazas y Vulnerabilidad)
5.2.1. Resultado del análisis de vulnerabilidad
Con base en los resultados arrojados en el análisis de vulnerabilidad de la sede centro, se adjunta una tabla con la descripción
detallada de acuerdo a los resultados.
Tabla 14. Resultado Análisis de Vulnerabilidad
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5.2.2. Manejo acuerdo del riesgo
A continuación, se hace una descripción del paso a paso a seguir durante las amenazas identificadas en el análisis
de vulnerabilidad, clasificados por riesgo alto (sismo, incendios y atentados terroristas) y riesgo medio (Incendio
forestal, explosiones y desordenes sociales).
Gráfico 2. Operativo Normalizado ante Sismo
Inicio
Servidor Publico
¿Se identifica inicio de Sismo?
Si
1. Mantener la Calma
2. Ubicarse en un lugar seguro (no corra,
no grite, no empuje, no utilice ascensores, ubicarse
lejos de estantes u objetos que se puedan caer).
¿Ceso el Sismo?
No
Servidor Publico
Si
3. Verificar su estado de salud y del
visitante que este a su cargo
¿Hay lesionados?
Servidor Publico – Responsable SG-
SST -Líder de la Brigada
4. Activar el Procedimiento Operativo
Normalizado (PON) de emergencia
médica
Si
5. Solicitar apoyo a la brigada
6. Verificar el estado de la
infraestructura de la entidad
No
1
1
Servidor Publico
Servidor Publico – Responsable SG
Servidor Publico – Responsable SG
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Servidores Públicos
¿La infraestructura esta en
buen estado?
Si
7. Retornar a la normalidad
Brigadistas
11. Calcular el número de personas
evacuadas
13. No devolverse por ningún motivo
al sitio de trabajo hasta no recibir las
instrucciones del líder de la brigada.
1
No
¿Es seguro retomar las
instalaciones de trabajo?
12. Retornar a la normalidad
Si
Fin1
Líder de la Brigada / Líder de
Seguridad
8. Activar la alarma de emergencias
10. Evacuar al punto de encuentro
asignado en el plan de emergencias
Servidores Públicos - Bigradistas
9. Solicitar apoyo a los brigadistas
Líder de la Brigada – Responsable
SG-SST
12. Esperar instrucciones del líder de
la brigada para retornar a las
instalaciones del Ministerio
Líder la Brigada
Servidores Públicos
Servidores Públicos
No
1
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Gráfico 3. Operativo Normalizado ante Incendios
Inicio
Servidor Publico
Si
1. Mantener la Calma
¿Esta capacitado y entrenado
en uso de extintores?
Brigadista
Si
3. Seleccionar el tipo de extintor
adecuado
5. Retirar los dispositivos de seguridad
del extintor
¿Se identifica incendio?
2. Informar al líder de la brigada o
responsable del Sistema de Seguridad
y Salud en el Trabajo
4. Verificar el funcionamiento del
extintor
1
6. Aproximarse al fuego a una
distancia no menor a 3 metros, y
direccionar la manguera del extintor
en forma de abanico a la base de la
llama.
1No
No 2
Servidor Publico
Brigadista
Brigadista
Brigadista
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1
8. Verificar la extinción del fuego, de
ser necesario repetir los pasos
anteriores.
Brigadista
9. Activar la alarma de emergencia
Líder de la Brigada / Líder de
Seguridad
Servidor Publico
Servidor Publico
13. Si esta seguro de ser el último en
salir, cierre las puertas sin seguro
10. Evitar el pánico, evitar correr, no
causar confusión. Utilizar las
escaleras nunca el ascensor.
2
12. Agacharse y tratar de salir
gateando evitando inhalar gases
11. No correr si el espacio se
encuentra lleno de humo
Servidor Publico
Servidor Publico
Brigadista
7. Realizar maniobra a favor del
viento, en caso que se encuentre el
incendio al aire libre, nunca dar la
espalda al fuego.
1
2
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Gráfico 4. Operativo Normalizado ante Atentados /Terrorismo e Inseguridad.
Inicio
Servidor Publico
Si
¿Existe presencia de riesgo?
No
Líder de Brigada / Líder de Seguridad
¿Se identifica un elemento
sospechoso o posible
atentado?
3. Continuar con las actividades
rutinarias, estar alerta
1
5. Activar el Procedimiento Operativo
Normalizado (PON) de Emergencias
1No
1
1. Informar al líder de la brigada o una
persona de seguridad.
2. Notificar a las autoridades
competentes
Si
6.Evacuar al punto de encuentro
asignado en el Plan de Emergencias
Servidor Publico
Servidor Publico
4. Activar la alarma de emergencias
¿Exploto el artefactor?
Si
Líder de Brigada
1
Servidor Publico
2
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Gráfico 5. Operativo Normalizado ante Incendio Forestal
1. Identificar la amenaza
Servidor Público
Inicio
3. Contactar a la autoridades
ambientales
Asesor SST
¿Se puede controlar el
incendio?
4. Mantener la calma
Servidor Público
Si
5. Continuar actividades
Servidor Público
7. Notificar a la brigada
Asesor SST
No
16. Finalizar la emergencia
8. Evaluar el impacto al personal
Brigada
¿Se logro extinguir el
incendio?
Servidor Público
No
9. Evacuar fuera del perímetro
afectado
10. Esperar instrucciones de ingreso
o desalojo total
Fin1
Servidor Público
Servidor Público
Si
Servidor Público
2. Contactar al asesor de SST
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Gráfico 6. Operativo Normalizado ante Explosiones
1. Identificar la explosión
Servidor Público
Inicio
Asesor SST
5. Identificar e l lugar de las
explosión
Servidor Público
No
6. Mantenerse alertaSi
Servidor Público
4. Activar a larma de emergencia
Brigada
2. Mantener la calma
Servidor Público
3. Avisar al asesor de SST
¿Hubo Heridos?
1
Asesor SST
7. Activar e l MEDEBAC
1
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Fin
¿Se requiere apoyo de las
autoridades competentes?
Brigada
8. Controlar el evento
No
Servidor Público
9. Mantener la calma 1
Servidor Público
Si
10. Mantener la calma
Servidor Público
11. Evacuar al punto de encuentro
definido
12. Verificar la posibilidad de más
explosiones o colapsos
Brigada
¿El área esta segura?
Servidor Público
Servidor Público
13. Esperar las indicaciones de los
brigadistasSi
No
1 14. Retornar las actividades
1
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Gráfico 7. Operativo Normalizado ante Desordenes sociales
1. Identificar la amenaza
Servidor Público
Inicio
Asesor SST
4. Verificar el sitio de trabajo o
situación en riesgo
5. Evaluar el impacto al personal
Servidor Público
No
6. Estar alerta y continuar con las
actividades
7. Esperar Instrucciones de los
brigadistas
Fin
1
Servidor Público
Si
Servidor Público
2. Contactar a l asesor de SST
3. Notificar a la brigada
Brigada
Brigada
¿Es necesario evacuar?
1
8. Identificar una ruta segura
Brigada
9. Dirigir a los Servidores Públicos al
punto de encuentro definido
Brigada
Brigada
10. Controlar la situación
11. Retornar a las actividades
Servidor Público
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Grafico 8. Operativo normalizada atención ante Emergencias Médicas
Inicio
Servidor Publico
Si
1. Llamar a los Brigadistas
Brigadista
¿Es un accidente de trabajo o
emergencia médica?
Servidor Publico
Accidente de Trabajo
1
No
Emergencia Médica
1
2. Realizar valoración de la lesión o
evento médico
Brigadista
4. Solicitar la ambulancia o realizar el
respectivo traslado en taxi al centro
médico más cercano
Si
Servidor Publico - Brigadista
5. Reportar al Jefe inmediato y a un
Familiar de Contacto
No
¿Se identifica la emergencia
médica?
3. Comunicarse con la línea de la ARL
¿Esta en riesgo la vida? 2
2
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1
Fin1
¿Requiere traslado el al centro
médico?
Brigadista
6. Llamar al 123
Si
No
Líder de Seguridad y Salud en el
Trabajo
8. Realizar el respectivo seguimiento
7. Realizar la respectiva valoración
Brigadista
2
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5.3 ORGANIZACIÓN PARA EMERGENCIAS
5.3.1. Modelo de organización
En situaciones de emergencia (incendio, sismo, terrorismo) se deben establecer funciones especiales que permiten actuar
de manera eficiente y oportuna, la Entidad sustituye durante el evento al sistema de funcionamiento normal del Ministerio
de Relaciones Exteriores el siguiente el modelo de actuación en casos de emergencias.
5.3.2. Sistema Comando de Incidentes (SCI)
Para la estructura del Plan de Emergencias del Ministerio de Relaciones Exteriores, es necesario la asignación de funciones, responsabilidades y autoridad para la toma de decisiones y la ejecución de acciones que conlleven al control de una Emergencia. Este esquema recibe el nombre de Sistema Comando Incidentes.
Grafico 9. Organigrama operativo de Emergencias
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Tabla 15. Líder de Brigada Sistema Comando (SCI)
LÍDER DE BRIGADA (SCI)
COMPONENTE FUNCIONES
LÍDER DE INCIDENTE
AN
TE
S D
E
LA E
ME
RG
EN
CIA
Brindar información a los servidores públicos sobre la atención de emergencia.
Realizar el análisis de riesgo de la Entidad Organización y programación de capacitaciones. Realizar acciones de intervención y mitigación
DU
RA
NT
E
LA E
ME
RG
EN
CIA
Evaluar las prioridades del incidente o emergencia.
Determinar los objetivos operacionales. Desarrollar y ejecutar los planes de acción. Mantener el alcance de control Administrar los recursos, suministros y servicios.
DE
SP
UÉ
S
DE
LA
EM
ER
GE
NC
IA
Auditar el resultado de las medidas de actuación previstas en el plan para analizarlas y evaluarlas.
Coordinar la recolección de los informes de daños y pérdidas ocasionadas por el incidente o emergencia.
Elaborar informe final.
SEGURIDAD FÍSICA
DU
RA
NT
E
LA E
ME
RG
EN
CIA
Garantizar el aseguramiento de la zona de impacto para el cumplimiento de los operativos de respuesta a la emergencia velando por el control de la situación
Vigilar y evaluar las situaciones peligrosas e inseguras. Garantizar la seguridad de los servidores públicos, visitantes
o brigadas de emergencia
GRUPO DE BRIGADISTAS
DU
RA
NT
E
LA E
ME
RG
EN
CIA
Obtener un reporte rápido del Líder de emergencias. Identificar a los representantes de cada una de las áreas,
incluyendo su comunicación y líneas de información. Responder a las solicitudes del líder de emergencias, de los
servidores públicos o visitantes para establecer contacto con otras organizaciones.
COMUNICACIÓN
DU
RA
NT
E
LA E
ME
RG
EN
CIA
El líder de emergencias debe formular u emitir la información acerca del incidente al GITBDC para que sean ellos quienes remitan la información al grupo de prensa del Ministerio, para su respectiva divulgación de la información.
Respetar las limitaciones para la emisión de información que imponga el comandante de incidente.
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5.4. CONFORMACIÓN DE LA BRIGADA DE EMERGENCIAS
Para el Ministerio de Relaciones Exteriores sus brigadistas deben contar con formación en evacuación, incendio y
rescate. Los servidores públicos que conformen la brigada deberán tener conocimiento y capacidad para manejar y dar
respuesta oportuna y eficaz a cualquier evento de emergencia (primer auxilio, incendio, sismo, terrorismo etc). Será
personal voluntario que en el momento de presentarse la emergencia actuará de acuerdo con los procedimientos
establecidos, mientras llegan los organismos de socorro externos si se requieren. Para efectos del modelo se
capacitarán a todos los integrantes en los diferentes temas y posterior a esto se asignarán los integrantes de acuerdo
con sus habilidades y a los perfiles. (Anexo 9. GH-FO-162 Listado brigadistas).
Gráfico 10. Grupo encargado de dar operatividad al manejo de la emergencia
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5.4.1 Funciones y Responsabilidades de los integrantes de la Brigada de Emergencias
Líder de brigadas
Evalúa situaciones y toma decisiones operativas para el manejo de la emergencia. La evaluación de situaciones las
llevará a cabo en coordinación con los Brigadistas y los Cuerpos de Socorro.
Tabla 16. Funciones del Líder de Brigadistas.
Antes de la emergencia Durante la Emergencia Después de la emergencia
Conocer perfectamente el Plan de Emergencias.
Evalúa situación presentada, con los brigadistas y grupos de
apoyo interno y/o externos.
Evalúa la situación después de controlada la emergencia,
con brigadistas y/o grupos de apoyo de la sede o externos.
En coordinación con asesores e integrantes de la brigada,
revisa, complementa y actualiza el Plan de Emergencias
Informa al Coordinador de Emergencias sobre la situación
de emergencia y su desarrollo
Dirige y coordina las actividades de recuperación.
Coordina los programas de capacitación, entrenamiento, simulacros y evalúa su desarrollo.
Toma decisiones sobre medidas inmediatas a tomar para el manejo de la emergencia, como pueden ser:
Si la situación lo permite comunica al Coordinador de
Emergencias que se puede dar la orden de reingreso a las
instalaciones
Participa en actividades de capacitación y entrenamiento Control de la emergencia con grupos de apoyo propios.
Vela por la seguridad los grupos a su cargo e instalaciones
durante la etapa de recuperación
Verifica y evidencia que se tomen las medidas necesarias,
para la identificación y control de riesgos.
Recursos inmediatos a utilizar. Participa en las actividades de investigación del siniestro y elabora informe que incluya la actuación de los grupos operativos
Verifica y evidencia que se mantengan en buen estado los
elementos de protección y seguridad a través de la
realización de los programas de inspecciones y
mantenimiento
Solicitud de apoyo a grupos externos, en caso necesario Evalúa en coordinación con el Coordinador de Emergencias y el Grupo de Apoyo Interno, los informes y evidencias de la Emergencia y su manejo.
Verifica y evidencia que los brigadistas y en particular la institución cuente con los equipos adecuados para la atención de emergencias.
Abortar el sitio de la emergencia y evacuar. Revisa, evalúa y ajusta en coordinación con El Coordinador
de Emergencias y Grupo de Apoyo Interno las normas y
procedimientos de respuesta a emergencias, en caso
necesario.
Vela prioritariamente por la seguridad de los grupos operativos propios y externos, así como la de los ocupantes de la empresa.
Verifica y evidencia la recuperación de equipos (extintores, botiquines y otros).
Da aviso inmediato al Coordinador de Emergencias, sobre el Control definitivo de la Emergencia.
Mantiene constante comunicación con el Coordinador de Emergencias y los grupos, brigadistas o personal de apoyo para informar sobre la evolución de la situación y/o solicitar apoyos
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Líder Asesor Seguridad y salud en el Trabajo
Garantizan las comunicaciones y apoyo necesario, en el manejo de servidores públicos y visitantes, durante el control de
la emergencia. Responsable(s): Líder del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.
Tabla17. Funciones del Líder en Seguridad y Salud en el Trabajo
Antes de la emergencia Durante la Emergencia Después de la emergencia
Conocen el Plan de Emergencia y su participación específica.
Establecen comunicación interna y externa. Mantiene las comunicaciones hasta que la situación regrese a la normalidad.
Mantiene actualizadas las Listas de Teléfonos de Emergencia.
Establecen comunicación con ayudas externas. Bomberos, Cruz Roja y Ambulancias, en caso necesario.
Cumple tareas de apoyo en las actividades de recuperación, cuando se le requiera.
Conocen los Planes operativos en que deben intervenir. Canalizan la información. Facilita la información adicional requerida para la Investigación de la Emergencia y su manejo.
Participan en actividades de capacitación y entrenamiento. Apoya al Líder de Emergencias en la elaboración de comunicados a medios, en caso necesario.
Elabora informe final sobre su gestión durante la emergencia y observaciones, destinado al Coordinador de Emergencias.
Conoce el programa de mantenimiento preventivo para los equipos de comunicación (teléfonos, radios, celulares, etc.)
Lleva registros de comunicaciones durante la emergencia. Revisa, evalúa y ajusta con el Líder de Emergencias y el
Líder de la Brigadas las normas y procedimientos de
respuesta a emergencias, en caso necesario.
Mantiene los listados de los servidores públicos con teléfonos de residencia, EPS y ARL a las que están afiliados.
Registra el desplazamiento de heridos y/o víctimas (si las hay).
Mantiene las comunicaciones hasta que la situación regrese a la normalidad.
Presenta oportunamente las inquietudes referentes a su responsabilidad dentro del Plan.
En caso necesario cumple otras tareas de apoyo para las que se le requiera
Cumple tareas de apoyo en las actividades de recuperación, cuando se le requiera.
Verifican y evidencian que los planes y procedimientos de
emergencia sean conocidos por todo el personal de la sede
Establece comunicación interna y externa. Facilita la información adicional requerida para la Investigación de la Emergencia y su manejo.
Elabora informe final sobre su gestión durante la emergencia y observaciones, destinado al Coordinador de Emergencias.
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Vigilancia - Seguridad Física
Garantizan la integridad de las personas, activos e instalaciones del Ministerio de Relaciones Exteriores en su sede centro.
Tabla 18. Funciones de la Vigilancia del Ministerio
Antes de la emergencia Durante la Emergencia Después de la emergencia
Conocen el Plan de Emergencia y su participación específica.
De acuerdo al tipo de emergencia inician el proceso de evacuación de todos los ocupantes del área si reciben la orden del Coordinador de Emergencias o alarma de acuerdo a códigos establecidos.
Acompañan al grupo hasta su lugar de origen, si la orden fue de regresar, de lo contrario verifican el destino que tomará cada uno.
Participan en actividades de capacitación y entrenamiento. Dirigen a los ocupantes del área al sitio definido como Punto de Encuentro, como está definido y por las rutas establecidas.
Mantienen las comunicaciones hasta que la situación regrese a la normalidad.
Conocen y verifican periódicamente el estado de las vías de evacuación, Punto de Encuentro y señalización de evacuación.
Realizan censo para verificación de personal evacuado. Cumplen tareas de apoyo en las actividades de recuperación, cuando se le requiera.
Instruyen mensualmente al personal de su área sobre los procedimientos del Plan de Evacuación.
Informan al Coordinador de Emergencias sobre el resultado de su operación (EVACUACIÓN).
Facilitan la información adicional requerida para la Investigación de la Emergencia y su manejo.
Mantienen actualizada las listas de personal. Mantienen al grupo unido hasta que reciban alguna instrucción por parte del Coordinador de Emergencias.
Presentan comentarios y sugerencias al Coordinador de Emergencias.
Incluyen en la lista anterior contratistas y visitantes frecuentes.
En caso necesario cumplen otras tareas de apoyo para las
que se le requiera
Elaboran informe final sobre su gestión durante la
emergencia y observaciones, destinado al Coordinador de
Emergencias
Presentan oportunamente las inquietudes referentes a su responsabilidad dentro del Plan.
De acuerdo al tipo de emergencia inician el proceso de evacuación de todos los ocupantes del área si reciben la orden del Coordinador de Emergencias o alarma de acuerdo a códigos establecidos.
Acompañan al grupo hasta su lugar de origen, si la orden fue de regresar, de lo contrario verifican el destino que tomará cada uno.
Asignan sectores en los que les corresponde coordinar la
evacuación
Dirigen a los ocupantes del área al sitio definido como Punto de Encuentro, como está definido y por las rutas establecidas.
Mantienen las comunicaciones hasta que la situación regrese a la normalidad.
Conocen el Plan de Emergencia y su participación específica.
Realizan censo para verificación de personal evacuado. Cumplen tareas de apoyo en las actividades de recuperación, cuando se le requiera.
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Brigadista Ministerio de Relaciones Exteriores
Personal con la dotación y entrenamiento necesario, para dar respuesta a situaciones de emergencia como incendios y
primeros auxilios. De acuerdo a sus competencias el personal de cada área se integrará a los diferentes grupos de apoyo
internos o externos, según se le requiera. Responsables: Líderes de oficina, líder de Piso, Brigadistas y voluntarios.
Tabla 19. Funciones de los Brigadistas de Emergencias.
Antes de la emergencia Durante la Emergencia Después de la emergencia
Conocen el Plan de Emergencia y su participación específica.
De acuerdo al tipo de emergencia inician el proceso de atención y manejo del evento (atención de primeros auxilios, control de incendio, desplome de objetos o estructura, explosión, previa comunicación con el líder de Brigadas si la situación lo permite.
Hacen seguimiento de las personas que hayan sido remitidos a centros de salud.
Participan en actividades de capacitación y entrenamiento. Reportan al líder de Brigadas las novedades y desarrollo de la situación.
Colaboran en la reposición de equipos y elementos utilizados.
Verifican periódicamente el estado de instalaciones, estructuras, elementos inestables, etc., identificando posibles situaciones que puedan generar lesiones a las personas o situaciones de emergencia y notificando al Coordinador de Emergencias, a fin de que se tomen medidas de corrección.
Realizan clasificación de heridos y remiten con acompañante en caso necesario, llenan registro y hacen seguimiento a la situación del paciente.
Cumplen tareas de apoyo en las actividades de recuperación, y limpieza cuando se le requiera.
Verifican que se cuenta con el equipos y materiales disponibles y adecuados para el manejo de dichas situaciones (atención de primeros auxilios, control de incendios, evacuaciones).
Están atentos a las indicaciones impartidas por el Coordinador de Evacuación.
Junto con el líder de Brigadas y/o grupos de apoyo internos o externos evalúan la situación después de la emergencia.
Inspeccionan periódicamente el estado y funcionalidad de los equipos de seguridad (botiquín, camilla, extintores, señales, etc.) para programar su reposición, recargue, reubicación etc.
Si son autorizados por este y por el líder de Brigadas y los Cuerpos de Apoyo (Bomberos, Policía, Cruz Roja), colaboran en el control de la emergencia cuando está ya pasa su manejo.
Velan por la seguridad de personas e instalaciones a su alrededor, durante la etapa de recuperación.
Verifican y evidencian si existen personas (administrativos, directivos) con alguna “alerta médica”, clase de enfermedad, medicamentos y primeros auxilios requeridos para el manejo de la misma.
En caso necesario cumplen otras tareas de apoyo para las que se le requiera.
Participan en las actividades de investigación del siniestro y elaboran informe, evaluando su actuación dirigido al líder de Brigadas. Hacen recomendaciones y sugerencias.
Conocen el Plan de Emergencia y su participación específica.
Reportan al líder de Brigadas el control de la emergencia, cuando esta se dé con certeza.
Colaboran en la recuperación de equipos (extintores, elementos, camillas y otros) utilizados durante la emergencia.
Participan en actividades de capacitación y entrenamiento. De acuerdo al tipo de emergencia inician el proceso de atención y manejo del evento (atención de primeros auxilios, control de incendio, desplome de objetos o estructura, explosión, previa comunicación con el líder de Brigadas si la situación lo permite.
Hacen seguimiento de las personas que hayan sido remitidos a centros de salud.
Verifican periódicamente el estado de instalaciones, estructuras, elementos inestables, etc., identificando posibles situaciones que puedan generar lesiones a las personas o situaciones de emergencia y notificando al Coordinador de Emergencias, a fin de que se tomen medidas de corrección.
Colaboran en la reposición de equipos y elementos utilizados.
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Servidores públicos
Conocer las normas y procedimientos para actuar en caso de emergencia dentro de las instalaciones del Ministerio de
Relaciones Exteriores.
Tabla 20. Funciones de los servidores públicos
Antes de la emergencia Durante la Emergencia Después de la emergencia
Conocen el Plan de Emergencia y su participación específica.
Desarrollan los procedimientos específicos establecidos. Permanecen en el Punto de Encuentro, hasta que se les dé orden de reingresar o abandonar definitivamente el sitio.
Participan en actividades de capacitación y entrenamiento. Facilitan y ayudan a coordinar la salida del personal fijo y flotante, en caso que se dé orden de evacuar.
Informan a los Coordinadores de Evacuación, cualquier situación anormal observada durante el proceso de evacuación.
Presentan oportunamente las inquietudes referentes a su
responsabilidad dentro del Plan o condiciones detectadas
Permanecen en Punto de Encuentro, mientras transcurre el manejo de la emergencia o hasta que se de una orden diferente.
Presentan sus inquietudes o sugerencias al Coordinador de
Emergencias, sobre lo observado o vivido durante el evento
Conocen el Plan de Emergencia y su participación específica.
En caso necesario cumplen otras tareas de apoyo para las que se le requiera.
Permanecen en el Punto de Encuentro, hasta que se les dé orden de reingresar o abandonar definitivamente el sitio.
Desarrollan los procedimientos específicos establecidos. Informan a los Coordinadores de Evacuación, cualquier situación anormal observada durante el proceso de evacuación.
Facilitan y ayudan a coordinar la salida del personal fijo y flotante, en caso que se dé orden de evacuar.
Presentan sus inquietudes o sugerencias al Coordinador de
Emergencias, sobre lo observado o vivido durante el evento
Permanecen en el Punto de Encuentro, hasta que se les dé orden de reingresar o abandonar definitivamente el sitio.
5.4.2 Planes de contingencia
Se elaboran un conjunto de plantillas alternativas, con la finalidad permitir el funcionamiento antes, durante y después
de cada evento que se presente en las instalaciones del Ministerio de Relaciones Exteriores. (Anexo 3. GH-FO-163 Planes de
contingencia).
5.5. PLAN DE EVACUACIÓN
El objetivo del plan de evacuación es salvaguardar la vida de las personas expuestas a una situación de emergencia,
asegurando su retiro o salida del lugar generador del peligro hasta uno de menor riesgo.
5.5.1 Recursos
A continuación, se hace una descripción detallada de los recursos con los que debe contar el Ministerio para realizar de
forma adecuada el plan de Emergencias, dentro de este se encuentra el detallado de cantidad y ubicación de cada
elemento:
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Tabla 21. Recursos
DESCRIPCIÓN CANTIDAD UBICACIÓN
Gabinete contra incendios: Todo edificio de
más de (5) pisos deberá contar con la instalación de una red
contra incendios con válvula de retención de uso exclusivo
para Bomberos. J.2.4.7. NSR -10. Dentro de esos parámetros
se estima una cantidad de 2 o 3 Gabinetes por edificio.
20 Gabinetes
Pasillos
Extintores contra incendios: El “MRE
“Cuenta con (84) extintores superando la cantidad por metros
cuadrados que establece la norma NFPA – 10.
84 Extintores Pasillos – oficinas
Camillas rígidas 20 Camillas Una entre pisos, ubicadas en un
lugar visible y de fácil acceso y
señalizadas.
Botiquines 9 Botiquines tipo B Cada edificio contara con un botiquín
de fácil acceso.
Señalización de Emergencias y rutas
de evacuación
Mínimo 15 por cada edificio. (135) Salidas de emergencia y pasillos
Iluminación de Emergencias Mínimo 5 por cada edificio. (45) Pasillos sede centro con poca
Iluminación
Planos con rutas de evacuación 28 planos Los planos de rutas de evacuación
deben de estar en cada piso de
manera visible.
Sistema de Alarma 1 Alarma El sonido debe ser de alcance a
todos los edificios del Ministerio.
Sistema de comunicación de la
Brigada: Radios / teléfono
Acorde al número de Brigadistas Elemento de uso diario de cada
Brigadista.
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5.5.2 Casos en los que se debe evacuar
Las decisiones para la evacuación parcial o total de las instalaciones del Ministerio de Relaciones Exteriores en la sede
centro, se tomarán con base en lo siguiente:
CASO DE INCENDIO O EXPLOSIÓN: Para este riesgo se tendrá en cuenta que el conato o incendio se haya salido del
control. Los Brigadistas o Grupos de apoyo interno evaluaran la situación, evacuando primero el área afectada, las
aledañas y luego las más alejadas.
CASO DE ATENTADOS Y/O TERRORISMO: En estas situaciones se consideran dos casos especiales, Amenaza o
Sospecha de Bomba y Explosión de Bomba:
Amenaza o Sospecha de Bomba: En todos los casos de amenaza o sospecha, previo dictamen del Líder de
Emergencias o de Brigada de la sede y previa evaluación de la situación con el Comité de Emergencias de
y/o Grupos de Apoyo interno o externo o ante orden de la Autoridad competente, se evacuarán todas las
áreas ocupadas.
Explosión de Bomba: Una vez se ha producido una explosión por atentado en cualquiera de las áreas de la
edificación de la sede centro, se deberá hacer una evacuación total temporal mientras se hace revisión en
toda la edificación, después de la cual se tomará la decisión de si conviene y es segura la evacuación, para
impartir la respectiva orden.
CASO DE SISMOS: Después de producido un sismo, si se sospecha de “Daño Estructural” del edificio, o si hay muestra
evidente de daños, deberán ser evacuados en su totalidad de las áreas ocupadas, siguiendo todas las medidas
preventivas del caso.
5.5.3. Lugares establecidos para la evacuación
Los servidores públicos, visitantes y demás, utilizaran las vías de salida establecidas en el Plan de Emergencia, salvo
que por decisión del Coordinador de Emergencias, Líder de Brigadas y Autoridad Competente se ordene cancelar o
variar alguna ruta especifica por inutilidad, obstrucción, daño o riesgo inminente, en las vías de evacuación o cerca de
ellas, en dichos casos el Coordinador de Evacuación en este sitio se encargará de la desviación del flujo de personas
de acuerdo a su criterio y observación, siempre anteponiendo la seguridad de las personas.
5.5.4 Rutas de evacuación
Son las vías escogidas para evacuar las instalaciones en un momento de emergencia. En los planos de rutas de
evacuación se podrán observar las posibles vías de salida hacia el Punto de Reunión. Las rutas de evacuación y están
definidas en los planos y para su adecuado mantenimiento, deberán seguirse las siguientes recomendaciones:
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Inspeccionar anualmente o cada vez que ocurra una emergencia clasificada en el análisis de vulnerabilidad
como riesgo alto; en la cual se tendrá en cuenta las áreas, las rutas de evacuación establecidas y los objetos
que obstaculicen el paso.
Mantener señalizadas las rutas de evacuación y salidas de emergencia, mediante señales que indiquen la
dirección a seguir hacia el Punto de Encuentro. Se verificará en la inspección anual que estas señales estén
instaladas en lugares a la altura adecuada para ser observadas a distancia.
Actualizar los planos de evacuación, cuando se contemple algún cambio en las salidas de emergencia y puntos
de encuentro.
Se realizarán simulacros de evacuación de forma anual, con su respectivo plan de acción.
5.5.5 Sistema de Alarma
Se tendrá una Alarma de emergencias para efectos de dar aviso de incendio o de evacuación en caso de una
emergencia.
Un primer sonido será de alerta y dos sonidos continuos serán para evacuar.
La alarma será activada por seguridad.
El grupo de seguridad habilitara las salidas de emergencia alternas.
5.5.6 Planos de evacuación
El Ministerio de Relaciones Exteriores para su sede centro contara con 9 planos de emergencia, los cuales estarán
distribuidos en todas las áreas del Ministerio, dentro de las cuales se encuentran: Plano de evacuación edificio San
Carlos, Plano de Evacuación edificio Olaya Herrera, Plano de Evacuación edificio Manuel Restrepo, Plano de
Evacuación edificio López de meza, Plano de Evacuación edificio Derechos Humanos, Plano de Evacuación edificio
Academia Diplomática, Plano de Evacuación edificio Riva sajón, Plano de Evacuación edificio Casa Vieja y Plano de
Evacuación edificio Marco Fidel Suarez. (Anexo 10).
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5.5.7 Puntos de encuentro.
El Ministerio de Relaciones Exteriores para su sede centro, estableció los siguientes puntos de encuentro, teniendo en
cuenta la factibilidad del cumplimiento de las condiciones seguras a partir de sus condiciones locativas actuales, y se
establecieron los puntos de encuentro así: Punto 1. Plaza de Bolívar, Punto 2. Teatro Colon y Punto 3. Calle 8 con
Carrera. 5.
PUNTOS DE ENCUENTRO AREAS A EVACUAR NUMERO DE SERVIDORES
PÚBLICOS
Punto 1. Plaza Bolívar
Olaya Herrera (Piso 3. oficina 322 en adelante)
27
Manuel Restrepo 62
López de meza 103
Punto 2. Teatro Colon
San Carlos 147
Derechos Humanos 44
Academia Diplomática 24
Rivas sajón 8
Casa vieja 17
Marco Fidel Suarez Conductores, Bodega, Cafetería, Almacén y
Archivo
57
Punto 3. Calle 8 con Carrera 5 Marco Fidel Suarez 79
Olaya Herrera (Piso 1,2 y 4)
Piso 3 Oficina 319 hacia atrás
143
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Gráfico 21. Punto de encuentro Plaza Bolivar
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Gráfico 22. Punto de encuentro Teatro Colon
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Gráfico 23. Punto de encuentro Calle 8
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Gráfico 24. Mapa global de puntos de Encuentro.
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5.5.8 Simulacro
El plan de emergencias cuenta con un instructivo para el desarrollo del simulacro de evacuación; el cual contempla los
objetivos, alcance y desarrollo del simulacro antes, durante y después. (Anexo 4. Instructivo para el desarrollo de Simulacro)
Adicionalmente se cuenta con un documento que brinda los lineamientos generales, de la planeación, ejecución y
evaluación del mismo. (Anexo 5. GH-FO-145 Planeación, Ejecución y Evaluación de Simulacro)
5.5.9 Plan de manejo para visitantes
Dentro de las actividades que se desarrollan en las instalaciones del Ministerio de Relaciones Exteriores, la población
puede ser visitantes o usuarios del servicio. En caso de emergencia, se le debe dar prioridad a los anteriormente
mencionados; informar lo que está ocurriendo, y será responsabilidad del servidor público la seguridad de su visitante,
ayudándolo y guiándolo en caso de emergencia o señal de evacuación.
5.6. INSPECCIÓN Y MANTENIMIENTO DE EQUIPOS CONTRA INCENDIO Y DE PRIMEROS AUXILIOS.
5.6.1 Inspección equipos contra incendio y primeros auxilios.
La periodicidad con la que se debe hacer la inspección de los equipos contra incendio será semestralmente,
donde se revisará la parte física de cada elemento y sus componentes, de cada gabinete y extintor. Se tendrá
como soporte el formato Inspección de equipos contra incendio. De allí saldarán las recomendaciones y
observaciones para brindar las acciones correctivas o seguimientos como resultados de la inspección. (Anexo 1.
GH-FO-152 Inspección de equipos contra incendio)
Para la inspección de los elementos de primeros auxilios se realiza trimestralmente donde revisara cada
elemento que este en óptimas condiciones para ser utilizado en dado caso de un primer auxilio. Se tendrá
como soporte el formato Inspección de Elementos de Primeros Auxilios. De allí saldarán las observaciones
para realizar el seguimiento de cada elemento. (Anexo 2. GH-FO-149 Inspección de elementos de primeros auxilios)
5.6.2 Mantenimiento equipos contra incendio y de primeros auxilios
En el mantenimiento de equipos contra incendio se deberá realizar anualmente. Para el caso de los gabinetes
se contempla lo siguiente: Comprobar buena accesibilidad y señalización de acuerdo con la inspección de
todos los componentes, procediendo a desenrollar la manguera en toda su extensión y accionamiento de la
boquilla bocas de incendio equipadas (BIEs) en toda su extensión, caso de ser de varias posiciones, limpieza
del conjunto y engrase de cierres y bisagras en puertas del gabinete. En el caso de los extintores se debe
hacer anualmente o si es necesario del resultado de una inspección y se ve anomalías con algún elemento se
debe cambiar o si no interrumpe su funcionamiento hasta su próxima recarga. (Anexo 8. GH-FO-161 Listado de extintores).
Para los elementos de primeros auxilios se debe hacer mantenimiento cada vez que sea necesario o por
recomendaciones arrojadas de las inspecciones, algunos elementos no se les pueden hacer mantenimiento si
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NOMBRE: PLAN DE EMERGENCIAS SEDE CENTRO VERSION: 1
RESPONSABILIDAD POR APLICACIÓN: GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE BIENESTAR, DESARROLLO
DE PERSONAL Y CAPACITACION Página 55 de 77
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no que se debe hacer cambio inmediato, ya sea por su vigencia o anomalías que presenten. Para estos casos
se deben hacer seguimientos a las inspecciones realizadas.
5.7 ENTIDADES DE APOYO PARA EMERGENCIA.
ENTIDADES DE EMERGENCIA
ENTIDAD DIRECCION
Número Unico de seguridad y Emergencias Secretaria Distrital de Gobierno
Av. El Dorado No. 69 C - 3 Piso 4 Sucursal principal: Bogotá -
Tel. 4297414
74b-99, Dg. 47 #741
Avenida Calle 26 No. 92-32
Tel. 4206092
Cra. 58 No. 10-05
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TIPO DE DOCUMENTO: PLAN CÓDIGO: GH-PL-03
NOMBRE: PLAN DE EMERGENCIAS SEDE CENTRO VERSION: 1
RESPONSABILIDAD POR APLICACIÓN: GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE BIENESTAR, DESARROLLO
DE PERSONAL Y CAPACITACION Página 56 de 77
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(57 1) 3199000.
CALLE 52 # 14-67
Linea 123 2861305 / 28612088
Calle 9 # 3 – 12 Este
1) 2430840
Cl. 9 #9-27,
Linea 164
Cra. 5 Este #11-82
Línea 164 tel: 3 078 121
Calle 71A No. 5-38
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TIPO DE DOCUMENTO: PLAN CÓDIGO: GH-PL-03
NOMBRE: PLAN DE EMERGENCIAS SEDE CENTRO VERSION: 1
RESPONSABILIDAD POR APLICACIÓN: GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE BIENESTAR, DESARROLLO
DE PERSONAL Y CAPACITACION Página 57 de 77
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5.8 CENTROS DE APOYO
NOMBRE DEL CENTRO DE ATENCIÓN DIRECCIÓN TELÉFONO
HOSPITAL UNIVERSITARIO SAMARITANA
CARRERA 8 # 0- 29 4077075
FUNDACION HOSPITAL DE LA
MISERICORDIA
AV CARACAS #1 -3 3811970
HOSPITAL MATERNO INFANTIL CARRERA 10 # 1 66 SUR 289 22 00
HOSPITAL SANTA CLARA CARRERA 15 # 1-59 SUR 3283105
HOSPITAL UNIVERSITARIO CLINICA
SAN RAFAEL
CARRERA 8 # 17 45 SUR 3282300
HOSPITAL CENTRO ORIENTE DG 34 # 5 45 3444484
HOSPITAL SAN JOSE CALLE 10 # 18 75
3538000
HOSPITAL UNIVERSITARIO SAN
IGNACIO
CARREARA 7 # 40 62 5946161
CLINICA POLICARPA CARRERA 10 # 1 07 SUR 5960240
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TIPO DE DOCUMENTO: PLAN CÓDIGO: GH-PL-03
NOMBRE: PLAN DE EMERGENCIAS SEDE CENTRO VERSION: 1
RESPONSABILIDAD POR APLICACIÓN: GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE BIENESTAR, DESARROLLO
DE PERSONAL Y CAPACITACION Página 58 de 77
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6. ANEXOS
Anexo 1. GH-FO-152 Inspección de equipos contra incendio
Anexo 2. GH-FO-149 Inspección de elementos de primeros auxilios
Anexo 3. GH-FO-163 Planes de contingencia
Anexo 4. GH-IN-05 Instructivo para el desarrollo de Simulacro
Anexo 5. GH-FO-145 Planeación, Ejecución y Evaluación de Simulacro
Anexo 6. GH-FO-146 Información personal para emergencias
Anexo 7. GH-PT-98 Evaluación de Amenazas y Vulnerabilidad
Anexo 8. GH-FO-161 Listado de extintores
Anexo 9. GH-FO-162 Listado brigadistas
Anexo 10. Planos de evacuación
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TIPO DE DOCUMENTO: PLAN CÓDIGO: GH-PL-03
NOMBRE: PLAN DE EMERGENCIAS SEDE CENTRO VERSION: 1
RESPONSABILIDAD POR APLICACIÓN: GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE BIENESTAR, DESARROLLO
DE PERSONAL Y CAPACITACION Página 59 de 77
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ANEXO 10. PLANOS DE EVACUACIÓN
SAN CARLOS
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TIPO DE DOCUMENTO: PLAN CÓDIGO: GH-PL-03
NOMBRE: PLAN DE EMERGENCIAS SEDE CENTRO VERSION: 1
RESPONSABILIDAD POR APLICACIÓN: GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE BIENESTAR, DESARROLLO
DE PERSONAL Y CAPACITACION Página 60 de 77
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Ministerio de Relaciones Exteriores República de Colombia
TIPO DE DOCUMENTO: PLAN CÓDIGO: GH-PL-03
NOMBRE: PLAN DE EMERGENCIAS SEDE CENTRO VERSION: 1
RESPONSABILIDAD POR APLICACIÓN: GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE BIENESTAR, DESARROLLO
DE PERSONAL Y CAPACITACION Página 61 de 77
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Ministerio de Relaciones Exteriores República de Colombia
TIPO DE DOCUMENTO: PLAN CÓDIGO: GH-PL-03
NOMBRE: PLAN DE EMERGENCIAS SEDE CENTRO VERSION: 1
RESPONSABILIDAD POR APLICACIÓN: GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE BIENESTAR, DESARROLLO
DE PERSONAL Y CAPACITACION Página 62 de 77
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OLAYA HERRERA.
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NOMBRE: PLAN DE EMERGENCIAS SEDE CENTRO VERSION: 1
RESPONSABILIDAD POR APLICACIÓN: GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE BIENESTAR, DESARROLLO
DE PERSONAL Y CAPACITACION Página 63 de 77
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Ministerio de Relaciones Exteriores República de Colombia
TIPO DE DOCUMENTO: PLAN CÓDIGO: GH-PL-03
NOMBRE: PLAN DE EMERGENCIAS SEDE CENTRO VERSION: 1
RESPONSABILIDAD POR APLICACIÓN: GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE BIENESTAR, DESARROLLO
DE PERSONAL Y CAPACITACION Página 64 de 77
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Ministerio de Relaciones Exteriores República de Colombia
TIPO DE DOCUMENTO: PLAN CÓDIGO: GH-PL-03
NOMBRE: PLAN DE EMERGENCIAS SEDE CENTRO VERSION: 1
RESPONSABILIDAD POR APLICACIÓN: GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE BIENESTAR, DESARROLLO
DE PERSONAL Y CAPACITACION Página 65 de 77
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LOPEZ DE MEZA
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TIPO DE DOCUMENTO: PLAN CÓDIGO: GH-PL-03
NOMBRE: PLAN DE EMERGENCIAS SEDE CENTRO VERSION: 1
RESPONSABILIDAD POR APLICACIÓN: GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE BIENESTAR, DESARROLLO
DE PERSONAL Y CAPACITACION Página 66 de 77
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Ministerio de Relaciones Exteriores República de Colombia
TIPO DE DOCUMENTO: PLAN CÓDIGO: GH-PL-03
NOMBRE: PLAN DE EMERGENCIAS SEDE CENTRO VERSION: 1
RESPONSABILIDAD POR APLICACIÓN: GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE BIENESTAR, DESARROLLO
DE PERSONAL Y CAPACITACION Página 67 de 77
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Ministerio de Relaciones Exteriores República de Colombia
TIPO DE DOCUMENTO: PLAN CÓDIGO: GH-PL-03
NOMBRE: PLAN DE EMERGENCIAS SEDE CENTRO VERSION: 1
RESPONSABILIDAD POR APLICACIÓN: GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE BIENESTAR, DESARROLLO
DE PERSONAL Y CAPACITACION Página 68 de 77
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Ministerio de Relaciones Exteriores República de Colombia
TIPO DE DOCUMENTO: PLAN CÓDIGO: GH-PL-03
NOMBRE: PLAN DE EMERGENCIAS SEDE CENTRO VERSION: 1
RESPONSABILIDAD POR APLICACIÓN: GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE BIENESTAR, DESARROLLO
DE PERSONAL Y CAPACITACION Página 69 de 77
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MANUEL RESTREPO
Ministerio de Relaciones Exteriores República de Colombia
TIPO DE DOCUMENTO: PLAN CÓDIGO: GH-PL-03
NOMBRE: PLAN DE EMERGENCIAS SEDE CENTRO VERSION: 1
RESPONSABILIDAD POR APLICACIÓN: GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE BIENESTAR, DESARROLLO
DE PERSONAL Y CAPACITACION Página 70 de 77
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Ministerio de Relaciones Exteriores República de Colombia
TIPO DE DOCUMENTO: PLAN CÓDIGO: GH-PL-03
NOMBRE: PLAN DE EMERGENCIAS SEDE CENTRO VERSION: 1
RESPONSABILIDAD POR APLICACIÓN: GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE BIENESTAR, DESARROLLO
DE PERSONAL Y CAPACITACION Página 71 de 77
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Ministerio de Relaciones Exteriores República de Colombia
TIPO DE DOCUMENTO: PLAN CÓDIGO: GH-PL-03
NOMBRE: PLAN DE EMERGENCIAS SEDE CENTRO VERSION: 1
RESPONSABILIDAD POR APLICACIÓN: GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE BIENESTAR, DESARROLLO
DE PERSONAL Y CAPACITACION Página 72 de 77
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MARCO FIDEL SUAREZ
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TIPO DE DOCUMENTO: PLAN CÓDIGO: GH-PL-03
NOMBRE: PLAN DE EMERGENCIAS SEDE CENTRO VERSION: 1
RESPONSABILIDAD POR APLICACIÓN: GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE BIENESTAR, DESARROLLO
DE PERSONAL Y CAPACITACION Página 73 de 77
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LA PALMA
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TIPO DE DOCUMENTO: PLAN CÓDIGO: GH-PL-03
NOMBRE: PLAN DE EMERGENCIAS SEDE CENTRO VERSION: 1
RESPONSABILIDAD POR APLICACIÓN: GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE BIENESTAR, DESARROLLO
DE PERSONAL Y CAPACITACION Página 74 de 77
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ACADEMIA
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TIPO DE DOCUMENTO: PLAN CÓDIGO: GH-PL-03
NOMBRE: PLAN DE EMERGENCIAS SEDE CENTRO VERSION: 1
RESPONSABILIDAD POR APLICACIÓN: GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE BIENESTAR, DESARROLLO
DE PERSONAL Y CAPACITACION Página 75 de 77
Una vez impreso este documento se considera copia no controlada.
DERECHOS HUMANOS.
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TIPO DE DOCUMENTO: PLAN CÓDIGO: GH-PL-03
NOMBRE: PLAN DE EMERGENCIAS SEDE CENTRO VERSION: 1
RESPONSABILIDAD POR APLICACIÓN: GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE BIENESTAR, DESARROLLO
DE PERSONAL Y CAPACITACION Página 76 de 77
Una vez impreso este documento se considera copia no controlada.
CASA VIEJA
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TIPO DE DOCUMENTO: PLAN CÓDIGO: GH-PL-03
NOMBRE: PLAN DE EMERGENCIAS SEDE CENTRO VERSION: 1
RESPONSABILIDAD POR APLICACIÓN: GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE BIENESTAR, DESARROLLO
DE PERSONAL Y CAPACITACION Página 77 de 77
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