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Convênios
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Descrição
• Os convênios são instrumentos de cooperação entre entidades públicas ou entre entidades públicas e privadas nacionais, denominadas partícipes.
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Objetivos
• Desenvolvimento de projetos e ações com objetivos comuns aos signatários.
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Termo Aditivo
• O convênio, quando genérico, deverá ser acompanhado de Termo Aditivo, com objetivo específico das ações a serem desenvolvidas.
• Os Termos Aditivos tem a função principal de apresentar as atividades e o projeto de trabalho previsto para realizar a cooperação entre os partícipes.
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Vigência Máxima
• Conforme legislação do Estado de São Paulo, os convênios deverão ter vigência máxima de 5 (cinco) anos.
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Acordo de Cooperação
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Descrição
• Instituições estrangeiras normalmente não reconhecem o termo “Convênio” e, nestes casos, deverá ser firmado um “Acordo de Cooperação”, o qual, quando estiver definida uma atuação conjunta, será acompanhado por Anexo(s) correspondente(s).
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Vigência Máxima
• Da mesma forma que o Convênio, os Acordos de Cooperação deverão ter vigência máxima de 5 (cinco) anos.
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Tramitação
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• Regida rigorosamente pela Resolução UNESP nº 48, de 10 de novembro de 2010.
• Processo deve ser iniciado a partir de proposta de uma das partes interessadas.
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Proposta
• Deve vir acompanhada de exposição de motivos que justifique a celebração do ajuste.
• Deve conter indicação clara dos interesses da proponente e juntada as manifestações de interesses das partes.
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• Deve constar do processo a minuta do instrumento a ser celebrado e elaborado de acordo com os requisitos formais e legais exigidos.
• Deve haver a indicação de Fundação interveniente, quando for o caso, para atender a Resolução vigente.
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• Se a própria Universidade for a proponente, deverão ser indicados, na proposta, os recursos orçamentários específicos e sua reserva financeira, conforme Lei nº 4.320/1964.
• A entidade proponente deverá utilizar papel timbrado para redigir a celebração de convênios, bem como os Termos Aditivos e Anexos.
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• No caso da Universidade pretender celebrar Convênio / Acordo de Cooperação com entidades privadas, deverá:
• Ser providenciada a juntada, no processo, dos Estatutos da entidade partícipe, a fim de ser averiguada a possibilidade de que celebrem Convênios / Acordos de Cooperação;
• Constar a qualificação completa dos seus representantes para a celebração de ajustes desta natureza.
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Fluxo de Tramitação
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• Apresentar justificativa para a celebração do ajuste, elaborada pelo(s) interessado(s),com manifestação favorável do Departamento de Ensino;
• Apresentar, no caso de envolvimento de docentes da Universidade, em RDIDP e havendo remuneração, as autorizações para o exercício de atividades concomitantes remuneradas;
Caberá à Unidade Proponente:
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• Apresentar manifestação da Fundação, no caso de interveniência ou como partícipe do Convênio/Acordo de Cooperação;
• Apresentar manifestação da instituição externa da UNESP, no caso de atuação como partícipe ou colaboradora;
• Apresentar parecer circunstanciado e conclusivo quanto ao mérito e quanto ao interesse institucional da proposta, emitida por comissão assessora do colegiado da Unidade;
Caberá à Unidade Proponente:
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• Apresentar manifestação favorável do colegiado maior da Unidade, evitando apresentação de ad referendum;
• Encaminhar à AREX, no caso de manifestação favorável do colegiado da Unidade.
Caberá à Unidade Proponente:
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• Verificar a instrução formal do processo;• Encaminhar à Assessoria Jurídica, para
manifestação quanto à adequação do ajuste (Convênio, Acordo de Cooperação, Protocolo de Intenções, Termo Aditivo ou Anexo), às normas legais pertinentes;
• Encaminhar à Agência UNESP de Inovação, para as devidas orientações, quando envolver propriedade industrial, propriedade intelectual e direitos intelectuais;
Caberá à AREX:
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• Encaminhar à CCPG, quando se tratar de proposta de Curso de Pós-Graduação Lato Sensu, modalidade Especialização e Stricto Sensu (MINTER e DINTER);
• Encaminhar à CCEU, quando for proposta de Cursos Temáticos, de Atualização, de Extensão Universitária e de Difusão Cultural, ministrados na UNESP;
• Encaminhar à Secretaria Geral.
Caberá à AREX:
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• Encaminhar o processo, para parecer de mérito, à Comissão Assessora do CEPE para analisar os Processos de Convênios da UNESP;
• Submeter à AUIN (Agência UNESP de Inovação) e à CPA (Comissão Permanente de Avaliação), quando for o caso;
• Submeter ao CADE, para manifestação, quando envolver recursos financeiros da UNESP;
Caberá à Secretaria Geral:
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• Submeter ao CEPE, para manifestação;• Submeter ao CO, para homologação, no caso
de manifestações favoráveis do CEPE ou CADE;
• Devolver o processo à AREX.
Caberá à Secretaria Geral:
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• Coletar assinaturas;• Providenciar a publicação resumida do ajuste;• Registrar em banco de dados;• Remessar processo ao proponente ou partícipe
da UNESP;• Enviar cópias aos demais convenentes.
Caberá à AREX:
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Fluxograma
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UNIDADESolicitação e
Encaminhamentos
Proposta com a “exposição de motivos que justifique a celebração do ajuste”
Manifestação do(s) outro(s) partícipe(s): Fundações; Prefeituras; Instituições; Órgãos Governamentais Estadual ou Federal
Manifestação do Departamento
• Quanto ao mérito;
• Aprovação da atividade concomitante remunerada dos docentes em RDIDP, quando houver.
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Com a intermediação da STA e supervisão da DTA
Apresentação de parecer circunstanciado e conclusivo quanto ao mérito, emitido e aprovado por Comissão Assessora da Congregação: CPEU e/ou CPE e/ou CPP e/ou
ERI
Congregação
TRÂMITE NA UNIDADE
• STA – Seção Técnica Acadêmica• DTA – Diretoria Técnica Acadêmica• CPEU – Comissão Permanente de Extensão Universitária• CPE – Comissão Permanente de Ensino• CPP – Comissão Permanente de Pesquisa• ERI – Escritório de Relações Internacionais
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Congregação
• Manifestação sobre a proposta
• Autorização de atividade concomitante remunerada de docentes, em RDIDP, envolvidos
• Anexar a documentação ao processo
TRÂMITE NA REITORIA
AREX
Conferência e Encaminhamentos
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AREX
Conferência e Encaminhamentos
AJ AUIN
AREX
UNIDADE CCEU CCPG CCPe
AREX
SG
• CCEU – Câmara Central de Extensão Universitária
• CCPG – Câmara Central de Pós-Graduação
• CCPe – Câmara Central de Pesquisa
• AREX – Assessoria de Relações Externas
• SG – Secretaria Geral
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SG
Comissão Assessora do CEPE para analisar os
Processos de Convênios
SECRETARIA GERAL ENCAMINHA PARA
APROVAÇÃOUNIDADEAjustes,
Adequações, Juntada de
documento(s)
CEPE
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CO
CEPE
Se aprovado, a SG ENCAMINHA PARA HOMOLOGAÇÃO
AREX
ENCAMINHAMENTO PARA AS ASSINATURAS E INSERÇÃO NO
BANCO DE DADOSUNIDADE
Se não aprovado, a SG ENCAMINHA
AREX
UNIDADE
• CEPE – Conselho de Ensino, Pesquisa e Extensão Universitária
• CO – Conselho Universitário
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UNIDADE
1. EXECUÇÃO
2. SOLICITAÇÃO DE RENOVAÇÃO DE CONVÊNIO / ACORDO
3. SOLICITAÇÃO DE TERMOS ADITIVOS / ANEXOS
ENCAMINHAMENTO PARA A SG, O RELATÓRIO FINAL E ENCERRAMENTO DE CONVÊNIO / ACORDO
NO CASO DE NOVA SOLICITAÇÃO DE TERMO ADITIVO E ANEXO
SEGUE O TRÂMITE DESCRITO ATÉ APROVAÇÃO PELO CEPE
SEGUE O TRÂMITE DESCRITO ATÉ APROVAÇÃO PELO CEPE
AREX
SG
APROVADO TÉRMINO DO CONVÊNIO / ACORDO
ARQUIVAMENTO DO PROCESSO
ENCAMINHA PARA UNIDADE E NA UNIDADE
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• Para cada Convênio, Acordo de Cooperação, Termo Aditivo ou Anexo celebrado, deverá ser designado, por cada partícipe, um representante que será responsável pelo acompanhamento, fiscalização e consecução de seus objetivos.
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• Relatório final de atividades, quando for o término do Convênio, do Acordo de Cooperação, do Termo Aditivo ou do Anexo, com prazo máximo de seis meses após o término de suas vigências;
• Relatório parcial de atividades do Termo Aditivo ou Anexo em andamento, quando for necessária a prorrogação da vigência deste, mediante encaminhamento de novo Termo Aditivo ou Anexo, desde que não ultrapasse a vigência do Convênio original;
• Em caso de solicitação de renovação de Convênio / Acordo de Cooperação, deverá ser juntado ao processo relatório final das atividades do referido Convênio / Acordo de Cooperação que expira;
• lista de docentes e de pessoal técnico-administrativo, envolvidos na consecução do ajuste.
Este representante apresentará ao dirigente do órgão proponente:
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Perguntas Frequentes
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1. Todo Convênio Genérico, bem como todo Acordo de Cooperação, exige o 1º TermoAditivo / 1º Anexo para serem propostos?Sim.
2. Quais os tipos de atividades que se enquadram nos Convênios Específicos? Qualquer atividade acadêmico-científica desenvolvida na Universidade com detalhamento da proposta.
3. Quais os itens que devem ser contemplados nos pareceres circunstanciados quanto ao mérito e interesse institucional?Comentar acerca da importância institucional, acadêmica e social da proposta ofertada; comentar quais os benefícios que o objeto do Convênio trará para a Unidade.
4. Quando é exigida a indicação de Fundação interveniente nos Convênios e Termos Aditivos?Normalmente quando envolve recursos, porém, é opcional.
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5. No caso de já existir Convênio Genérico com a Prefeitura, podem ser firmados Convênios diretamente com as secretarias?Com as Secretarias seriam Termos Aditivos ao Convênio já firmado com a Prefeitura Municipal.
6. Em Convênios com Prefeituras já aprovados pela Câmara dos Vereadores, quando o CEPE exige uma alteração, o que deve ser feito?As alterações, normalmente sugeridas pela Comissão de Convênios do CEPE/AREX/AJ, não interferem no teor da Lei aprovada pela Câmara dos Vereadores do respectivo Município.
7. A Unidade que tem Convênio celebrado com Fundação, quando esta celebrar Convênio/Contrato com outras empresas deve exigir que a UNESP conste como partícipe no referido Instrumento?Somente quando a Unesp, de qualquer modo, estiver envolvida, ou seja, com infraestrutura e/ou pessoal.
8. No preâmbulo do Convênio pode constar o nome da Unidade Universitária? Convênios Genéricos e Acordos de Cooperação não, mas, em Convênios Específicos, Termos Aditivos e Anexos, sim.
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9. Como deve ser tratada a inovação tecnológica na celebração de Convênios? Quando o Convênio/Termo Aditivo envolver direitos autorais ou patentes será solicitado o parecer da Agência Unesp de Inovação (AUIN).
10. Em Acordo de Cooperação internacional, deve ser verificado se a universidade ou empresa é regularizada no país de origem? Se sim, como deverá ser o procedimento e o registro no processo?O proponente deverá verificar a idoneidade da Empresa/Universidade, antes de encaminhar a proposta. O procedimento é juntar a documentação ao processo.
11. No caso de Convênio com repasse de recursos para a Unidade, em qual momento o processo deve ser encaminhado para manifestação da área administrativa? No momento que for necessária a aplicação dos recursos alocados no Projeto/Convênio.
12. Quando utilizar, de fato, um Protocolo de Intenções?Normalmente quando acontece uma visita oficial e há a intenção de, futuramente, firmar um Convênio.
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13. O Protocolo de Intenções autoriza o início de atividades até que o Convênio seja proposto e assinado? Não.
14. Termo de Encerramento é igual ao Termo de Rescisão? Não. Rescisão é quando, por qualquer motivo, o Convênio/Termo Aditivo é denunciado antes do término previsto. Encerramento é quando vence o prazo previsto no ajuste.
15. Deve constar sempre o endereço da UNESP nos Convênios? Nos Convênios nacionais os endereços dos partícipes são obrigatórios, porém, nos Acordos de Cooperação internacionais não há obrigatoriedade.
16. A Lei Orgânica do Município, no caso de Convênio com Prefeituras, tem vigência? Quando muda o prefeito, deve ser solicitada nova lei orgânica? A Lei Orgânica, normalmente, não tem vigência, tendo em vista que é feita para o cargo e não para a pessoa que ocupa este cargo naquele momento.
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17. Como deve ser alterado um Acordo de Cooperação internacional no caso de mudança do coordenador?Por meio de Anexo de Retificação.
18. Apesar de não ser possível a celebração de Convênios com efeito retroativo, o que fazer com Planos de Trabalho que se iniciam durante a tramitação? Como propor um cronograma com datas precisas de execução considerando que poderá haver atrasos na tramitação do Convênio ou Acordo proposto?O proponente deverá encaminhar a proposta, no mínimo, seis meses antes do início das atividades atentando, também, para os meses de dezembro e janeiro quando, normalmente, não acontecem reuniões.
19. Apesar do Manual de Convênios não apresentar normatização para Convênios de Estágios, deve-se adotar os mesmos procedimentos? (Lei Orgânica dos Municípios, Estatutos, Relatórios Finais)A normatização de Estágio será incluída no Manual, porém, sua tramitação é diferente, uma vez que quem assina é o Diretor da Unidade Universitária ou o Coordenador Executivo do Campus Experimental.
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20. E-mail pode ser aceito como manifestação de interesse dos partícipes externos à UNESP?E-mail não é documento, podendo ser utilizado provisoriamente, mas, rapidamente, deverá ser providenciado outro documento. Um documento anexo ao e-mail é válido, desde que contenha papel timbrado e assinatura.
21. Como é a tramitação de Termos Aditivos para “MINTER” e
“DINTER”? Para “MINTER” e “DINTER” correm dois processos paralelos, sendo um na PROPG que aprovará o oferecimento do Curso e outro com a tramitação normal de Convênio que será firmado entre as duas Instituições de Ensino Superior.
22. Em Termos Aditivos para Curso de Especialização deve-se juntar a manifestação da CCPG?Quando já houver, sim, porém, muitas vezes os processos tramitam paralelamente e, neste caso, é interessante anexar, pelo menos, o número do processo da PROPG.
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23. A proposta do Convênio pode ser encaminhada com assinatura e data?Não há necessidade, pois se a proposta voltar para correções a assinatura e a data estarão perdidas.
24. Contratos que envolvem patentes têm tramitação apenas na Agência Unesp de Inovação (AUIN)?Se existir Convênio envolvido a tramitação deverá obedecer a legislação vigente com a manifestação da AUIN (Agência Unesp de Inovação). Se for Processo de registro de inovação a ser patenteado a tramitação é apenas da AUIN.
25. Por que não existe um “check list” para orientar a instrução do processo? Esta tramitação está explicitada na Resolução que regulamenta a tramitação de propostas de Convênio, de Protocolo ou de Acordo de Cooperação e no Manual de Convênios divulgado pela AREX.
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Fonte:
• Manual de Convênios da UNESP – 2012• www.unesp.br/arex/mostra_arq_multi.php?
arquivo=7586