Modulul: Corespondenţa în administraţie şi secretariat
Domeniul: Servicii
Calificarea: Tehnician în administraţie
1
MINISTERUL EDUCAŢIEI CERCETĂRII ŞI TINERETULUI
Proiectul Phare TVET RO 2005/017-553.04.01.02.04.01.03
MEdCT–CNDIPT / UIP
CORESPONDENŢA ÎN ADMINISTRAŢIE ŞI
SECRETARIAT
DOMENIUL: SERVICII
CALIFICAREA: TEHNICIAN ÎN ADMINISTRAŢIE
NIVELUL: 3
Acest material a fost elaborat prin finanțare Phare în proiectul de Dezvoltare instituțională a
sistemului de învățământ profesional și tehnic
Noiembrie 2008
Modulul: Corespondenţa în administraţie şi secretariat
.
AUTOR:
Tanislav Cristina, profesor Colegiul Economic Ion Ghica Targoviste
CONSULTANŢĂ:
Ivan Mykytyn, expert WYG Internaţional
Ştefanescu Mihaela- expet CNDIPT
Domeniul: Servicii
Calificarea: Tehnician în administraţie
2
Modulul: Corespondenţa în administraţie şi secretariat
Cuprins
INTRODUCERE.................................................................................................................................. 4
COMPETENŢE.................................................................................................................................... 5
OBIECTIVE.......................................................................................................................................... 6
INFORMAŢII PENTRU PROFESORI.............................................................................................7
FIŞE DE REZUMAT......................................................................................................................... 12
CUVINTE CHEIE/GLOSAR............................................................................................................ 15
INFORMAŢII PENTRU ELEVI......................................................................................................16
ACTIVITĂŢI DE ÎNVĂŢARE......................................................................................................... 19
SOLUŢII DE ACTIVITATE.............................................................................................................43
BIBLIOGRAFIE................................................................................................................................ 47
ANEXE ......................................................................................................................................48
Domeniul: Servicii
Calificarea: Tehnician în administraţie
3
Modulul: Corespondenţa în administraţie şi secretariat
Calificările pentru LICEUL TEHNOLOGIC sunt prezentate pentru prima dată într-un mod
unitar, fiind cuprinse într-un STANDARD DE PREGĂTIRE PROFESIONALĂ (SPP), care va garanta
pregătirea unitară a tuturor elevilor şi adulţilor care doresc să obţină calificarea.
Elaborarea Curriculum-ului porneşte de la Standardul de pregătire profesională, pentru
calificarea de nivel 3, „Tehnician în administraţie”.
Auxiliarele curriculare sunt destinate elevilor de liceu tehnologic, calificare de nivel III, precum
şi profesorilor implicaţi în pregătirea acestora .Acest material cuprinde informaţii ce vin in sprijinul
profesorului şi al elevului. El oferă sugestii metodologice pentru activităţile propuse elevilor, incluzând
şi exemple rezolvate de exerciţii şi aplicaţii. Fişele de documentare pe care le găsim la anexe pot fi
utilizate de către profesor ca folii de prezentare pentru retroproiector sau pot fi utilizate ca fişe
conspect, atunci când activitatea elevilor se organizează pe grupe.
Fişele reprezintă un alt mod de organizare şi structurare a conţinuturilor ştiinţifice, mult mai atractiv
pentru elevi şi mai uşor de utilizat în activitatea de predare-învăţare.
Informaţiile pentru profesor conţin o serie de formulare utile profesorului, dar şi elevului, formulare
care pot fi utilizate exact aşa cum au fost gândite sau pot constitui model pentru elaborarea altor
materiale:
fişa de descriere a activităţilor
fişa de feed-back a activităţii
plan de acţiune
fişa de analiză
sugestii metodologice
Toate activităţile şi exerciţiile propuse elevului spre rezolvare urmăresc atingerea criteriilor de
performanţă în condiţiile de aplicabilitate descrise în Standardele de pregătire profesională.
Activităţile prezentate în acest ghid pregătesc elevii în vederea evaluării competenţelor din unităţile
de competenţă prin probele de evaluare prevăzute în standarde. De asemenea, ghidul cuprinde o
varietate de tipuri de evaluare, inclusiv evaluarea individuală / de grup a elevilor şi autoevaluarea.
Sunt luate în considerare diferite stiluri de învăţare şi include activităţi / materiale pentru lucru
diferenţiat, care are rolul de a demonstra progresul înregistrat în procesul de învăţare.
Domeniul: Servicii
Calificarea: Tehnician în administraţie
4
Modulul: Corespondenţa în administraţie şi secretariat
Competenţe
Obiective
•
Domeniul: Servicii
Calificarea: Tehnician în administraţie
5
UC : Corespondenţa în administraţie şi secretariat
C1: Analizează corespondenţa
C2: Redactează scrisori oficiale.
C3: Editează documente oficiale
uzuale
C4: Monitorizează corespondenţa
Modulul: Corespondenţa în administraţie şi secretariat
OBIECTIVE
Domeniul: Servicii
Calificarea: Tehnician în administraţie
6
Să sorteze corespondenţa conform criteriilor generale de întocmire şi emitere
Să utilizeze stilul şi particularităţile lexicale şi gramaticale specifice corespondenţei oficiale.
Să utilizeze elementele caracteristice ale structurii scrisorilor oficiale.
Să redacteze principalele tipuri de scrisori oficiale.
Să redacteze diferitele categorii de cereri
Să aplice corect elementele structurale
Să redacteze documentele cu caracter juridic.
Să redacteze actele doveditoare ce se eliberează la cerere
Să întocmească documentele cu caracter intern
Să aleagă modalităţile de expediere in funcţie de tipul corespondenţei (scrisori, colete, tipizate, statistici).
Să înregistreze corespondenţa intrată şi ieşită
Să utilizeze modalităţile de clasare şi arhivare
Modulul: Corespondenţa în administraţie şi secretariat
Informaţii pentru profesori
Felul în care profesorul îşi desfăşoară activităţile sau orele va influenţa de o manieră decisivă
participarea şi reacţia elevului. Următoarele atitudini contribuie de obicei la desfăşurarea unor
ore/activităţi eficace:
asiguraţi-vă că activitatea începe la timp şi că toţi elevii se implică de la început
asiguraţi-vă că obiectivele activităţii le sunt dinainte clare tuturor elevilor
asiguraţi-vă că sunteţi deja familiar cu abilităţile diferite ale elevilor
asiguraţi-vă că elevii realizează care sunt obiectivele personale şi de grup până la sfârşitul
activităţii sau orei
asiguraţi-vă că munca este dusă la bun sfârşit atunci când şi unde trebuie
asiguraţi-vă că toţi elevii sunt atenţi
în activităţi cu întreaga clasă, asiguraţi-vă că nu i se acordă atenţie unui singur elev sau unui
grup restrâns
Apreciaţi în continuu efortul depus, făcând comentarii şi reacţionând la performanţa elevului
Puneţi întrebări detaliate pentru a facilita dialogul şi a încuraja elevul să vină cu observaţii,
explicaţii şi descrieri
Lăsaţi elevii să ceară ajutor
Ţineţi ocupaţi toţi elevii, punându-i să dea socoteală de felul în care îşi folosesc timpul
Pentru ca elevii să dobândească competenţele specificate în standardele de pregătire
profesională, trebuie să aibă posibilitatea de a face practică. Această experienţă practică poate fi
dobândită prin orele de practică profesională desfăşurate la agentul economic, dar si în cadrul
laboratoarelor prin Firma de exerciţiu Acest lucru este important, deoarece greşelile făcute pe
parcursul instruirii practice nu vor avea urmări nedorite de ordin financiar şi nu vor afecta clienţii, aşa
cum s-ar întâmpla dacă elevii ar face practică la agentul economic. Elevii ar fi capabili să îşi asume
desfăşurarea unei game mai largi de activităţi la locul de muncă, similar muncitorilor cu nivelul 3 de
calificare, în loc să îndeplinească doar sarcini de rutină, care nu permit dezvoltarea sau testarea
tuturor competenţelor. Astfel, elevii ar trebui să fie mai bine pregătiţi şi motivaţi pentru primul loc de
muncă
Firma de exerciţiu este un concept didactic, bazat pe învăţarea prin practică. Este o simulare a
unei firme reale, care poate fi realizată prin implicarea directă a unui profesor coordonator.
Domeniul: Servicii
Calificarea: Tehnician în administraţie
7
Modulul: Corespondenţa în administraţie şi secretariat
O firmă de exerciţiu este o firmă simulată, care oglindeşte operaţiunile lumii afacerilor reale, în
ramura aleasă. Este un concept didactic, o imitaţie a unei situaţii profesionale reale, cu obiective
educaţionale.
Reţeaua creată de firmele de exerciţiu care îşi desfăşoară activitatea în şcoli, organizată şi
condusă de Centrala Firmelor de exerciţiu, inclusă în reţeaua internaţională a Firmelor de Exerciţiu,
răspunde cerinţelor economiei naţionale şi mondiale printr-un învăţământ orientat la maximum către
pregătirea practică.
Acesta este dirijat spre individ şi dezvoltarea personalităţii lui. În firmele de exerciţiu se
creează, pe cât posibil, interconexiunile cele mai apropiate de realitate care se stabilesc între oameni,
în cursul desfăşurării diferitelor tipuri de activităţi specifice procesului de producţie dintr-o companie.
Acest model creează posibilităţi nelimitate pentru realizarea proceselor active şi de dezvoltare,
de creare de legături reciproce, atât între membrii colectivului cât şi între diferitele firme din tară şi din
străinătate .
Locul de desfăşurare a activităţii firmei de exerciţiu este un cabinet dotat cu mobilier
corespunzător, cu echipamente necesare învăţării, pentru efectuarea de operaţii economice şi
comerciale care să simuleze activitatea unei firme din sfera economică reală.
Scopul firmei de exerciţiu este ca elevii să dobândească competenţe cheie, care să le permită
să se realizeze cu succes în lumea reală.
Scopul si sarcinile educative ale firmei de exerciţiu se realizează prin :
Simularea proceselor de lucru dintr-o întreprindere ;
Realizarea unei legături nemijlocite între teorie şi practică ;
Aplicarea în practică a cunoştinţelor de la diverse discipline şi module de studiu;
Cooperarea între elevi;
Acţionarea în situaţii neobişnuite;
Se lucrează într-un centru antreprenorial - care este un simulator de birou modern.
Profesorii au un rol hotărâtor în procesul de pregătire IN sau PRIN intermediul Firmei de
exerciţiu. Ei trebuie sa aibă aptitudini şi cunoştinţe de comerţ şi de management. Conducătorii
de Firme de exerciţiu sunt consultanţi şi organizatori ai procesului de pregătire şi trebuie să
stăpâneasca principiul pregătirii orientate spre partea practica. Sarcini ale profesorilor coordonatori de
firmă de exerciţiu:
Atunci când stabiliţi ce sarcini pot să îndeplinească elevii, puteţi considera utile următoarele sugestii:
Gândiţi-vă la sarcini care se axează pe problemele reale apărute la un loc de muncă
Domeniul: Servicii
Calificarea: Tehnician în administraţie
8
Modulul: Corespondenţa în administraţie şi secretariat
Planificaţi sarcini variate, acoperind toate rolurile şi funcţiile care trebuie îndeplinite
(standardele de pregătire profesională sunt utile în această etapă)
Includeţi sarcini care integrează mai multe competenţe
Încurajaţi tipurile de sarcini care impun interacţiune între angajaţi şi clienţi (prin joc de rol)
Insistaţi ca rezultatele să fie obţinute într-un mediu similar celui de la locul de muncă
Permiteţi elevilor să stabilească ei cine va îndeplini o anumită sarcină şi când, nu le alocaţi
dumneavoastră sarcinile
Stabiliţi criterii de performanţă clare pentru finalizarea sarcinilor – încurajaţi elevii să se implice
în stabilirea acestora şi să se autoevalueze în funcţie de ele
Integraţi competenţele din unităţile de abilităţi cheie în cadrul sarcinilor, mai ales pe cele
“predate” în discipline distincte, cum sunt informatica sau limbile străine.
Lăsaţi elevii să decidă cum ar trebui rezolvate problemele – nu le daţi toate răspunsurile
despre ce anume trebuie să facă, cine trebuie să facă, etc. Aceştia sunt elevi de nivelul 3 şi ar trebui
să fie deja capabili să îşi rezolve singuri problemele. La locul de muncă se aşteaptă din partea lor să
aibă iniţiativă.
Metode de evaluare
Portofoliul este un instrument modern de evaluare, care oferă profesorului posibilitatea de a emite o
judecată de valoare, bazată pe un ansamblu de rezultate; elevii devin parte a sistemului de evaluare şi
pot să-şi urmărească pas cu pas propriul progres.
Portofoliul elevului ar putea fi prezentat sub forma unui dosar în care se vor adăuga diferite materiale;
pe prima pagină, elevul îşi va trece numele, disciplina, anul şcolar, şcoala, clasa, numele profesorului.
Modul de prezentare trebuie să fie flexibil. Portofoliul poate cuprinde: schiţe, creaţii proprii, lucrări
scrise, teste, referate, eseuri, planşe, ş.a. Este important ca portofoliul unui elev să conţină fişe de
autoevaluare, aprecieri de tip eseu, scrise de profesor. Dosarul mai poate cuprinde reflecţii personale
ale elevului, de exemplu:
Referatul este un instrument de evaluare care permite o apreciere nuanţată a învăţării şi
identificarea unor elemente de performanţă individuală a elevului.
Ca instrument de evaluare, referatul prezintă următoarele caracteristici:
are un pronunţat caracter formativ şi creativ
are un profund caracter integrator
Domeniul: Servicii
Calificarea: Tehnician în administraţie
9
Am lucrat cel mai uşor când _________________________________
Rezultatul muncii în echipă mă satisface / nu mă satisface pentru
că _____________________________________________________
Modulul: Corespondenţa în administraţie şi secretariat
permite abordarea unor domenii noi, ce reprezintă extinderi ale conţinutului, în măsura în care
tematica propusă este interesantă, justificată didactic
se pot realiza conexiuni cu alte obiecte de învăţământ
are un caracter sumativ, angrenând cunoştinţe, priceperi, abilităţi şi atitudini diverse, acumulate pe
parcursul unei perioade mai îndelungate de învăţare
pot fi exersase în mod organizat activităţi de cercetare bibliografică independentă, care sunt utile
în formarea ulterioară şi în educaţia permanentă
Proiectul este un instrument de evaluare complex, recomandat pentru evaluarea sumativă. În
timpul realizării proiectului sunt evaluate următoarele capacităţi/ competenţe:
alegerea metodele de lucru
măsurarea şi compararea rezultatelor
utilizarea corespunzătoare a bibliografiei, materialelor şi a echipamentelor
corectitudinea şi acurateţea tehnică
organizarea ideilor şi materialelor într-un raport
calitatea prezentării
Titlul/ subiectul este ales de către profesor, elevi sau împreună, profesor-elevi. Este important
ca elevii:
să aibă un anumit interes pentru subiectul respectiv;
să cunoască dinainte unde îşi vor găsi resursele materiale;
să fie nerăbdători pentru a crea un produs de care să fie mândri;
să spere că părinţii vor fi înţelegători şi interesaţi de subiect.
Proiectul poate fi individual sau de grup. Pe perioada de realizare a proiectului, elevul are
consultări permanente cu profesorul. Proiectul se încheie în clasă, prin prezentarea în faţa colegilor a
unui raport asupra rezultatelor obţinute şi a produsului realizat, dacă este cazul.
Domeniul: Servicii
Calificarea: Tehnician în administraţie
10
Modulul: Corespondenţa în administraţie şi secretariat
Competenţe Obiective Activităţi de învăţare
C1.Analizează
corespondenţă
C2.Redactează
scrisori oficiale
C3.Editează
documente
oficiale uzuale
C4.Monitorizează
corespondenţă
Să sorteze corespondenţa conform criteriilor generale de întocmire şi emitere Să utilizeze stilul şi particularităţile lexicale şi gramaticale specifice corespondenţei oficiale. Să utilizeze elementele caracteristice ale structurii scrisorilor oficiale.
Să redacteze principalele tipuri de scrisori oficiale. Să redacteze diferitele categorii de cereri Să aplice corect elementele structurale
Să redacteze documentele cu caracter juridic. Să redacteze actele doveditoare ce se eliberează la cerere Să întocmească documentele cu caracter intern
Să aleagă modalităţile de expediere in funcţie de tipul corespondenţei (scrisori, colete, tipizate, statistici). Să înregistreze corespondenţa intrată şi ieşită Să utilizeze modalităţile de clasare şi arhivare
Activitatea 1.1
Activitatea 1.2
Activitatea 1.3
Activitatea 2.1
Activitatea 2.2
Activitatea 2.3
Activitatea 2.4
Activitatea 2.5
Activitatea 2.6
Activitatea 2.7
Activitatea 2.8
Activitatea 2.9
Activitatea 3.1
Activitatea 3.2
Activitatea 3.3
Activitatea 4.1
Activitatea 4.2
Domeniul: Servicii
Calificarea: Tehnician în administraţie
11
Modulul: Corespondenţa în administraţie şi secretariat
Domeniul: Servicii
Calificarea: Tehnician în administraţie
12
Modulul: Corespondenţa în administraţie şi secretariat
Fişă de progres şcolar
Fişele de rezumat ale modulului oferă cadrelor didactice şi elevilor mijloace de înregistrare a
progresului.
Înregistrările exacte reprezintă un aspect important al administrării procesului de învăţare, şi poate de
asemenea ajuta la informarea şi motivarea elevilor. Elevii ar trebui să fie încurajaţi să-şi evalueze
propriul proces de învăţare comentând cu privire la arii care le-au plăcut sau nu la un anumit subiect.
Aceste comentarii pot oferi cadrelor didactice informaţii valoroase referitoare la arii care cauzează
dificultăţi elevilor.
Elevii ar trebui de asemenea să fie încurajaţi să îşi asume răspunderea pentru procesul de învăţare.
Elevul care îşi asumă responsabilitatea pentru aspecte ce ţin de înregistrare pot contribui la acest
obiectiv.
Exemplu de copertă de fişă de rezumat de mai jos include o primă pagină a rezumatului progresului
înregistrat de elev. Acest fapt poate fi folositor atât pentru elev cât şi pentru profesor şi poate ajuta la
motivarea elevilor oferindu-le o indicaţie vizuală clară a progresului pe care l-au făcut.
Exemplu de copertă de fişă de rezumat
Titlul modulului
Numele elevului:
Data începerii: Data finalizării:
Competenţe Activitate de învăţare Data îndeplinirii Verificat
Competenţa 1
Detalii referitoare
la competenţa care
se dezvoltă.
Denumirea sau altă precizare
referitoare la activitatea de
învăţare
Data la care obiectivul învăţării
a fost îndeplinit
Semnătura
profesorului
Competenţa 2
Domeniul: Servicii
Calificarea: Tehnician în administraţie
13
Modulul: Corespondenţa în administraţie şi secretariat
Detalii referitoare
la competenţa care
se dezvoltă.
Exemplu de fişă de rezumat activitate
O precizare pentru fiecare activitate de învăţare.
Competenţă Activitate de învăţare Obiectivele învăţării Realizat
Detalii referitoare
la competenţa care
se dezvoltă.
Denumirea sau alte
precizări referitoare la
activitatea de învăţare
Obiectivul(ele) activităţii
de învăţare
Această activitate va …
Data la care
obiectivul
învăţării a fost
îndeplinit
Comentariile elevului
De exemplu:
Ce le-a plăcut referitor la subiectul activităţii.
Ce anume din subiectul activităţii li s-a părut a constitui o provocare.
Ce mai trebuie să înveţe referitor la subiectul activităţii.
Ideile elevilor referitoare la felul în care ar trebui să-şi urmărească
obiectivul învăţării.
Comentariile profesorului
De exemplu:
Comentarii pozitive referitoare la ariile în care elevul a avut rezultate
bune, a demonstrate entuziasm, s-a implicat total, a colaborat bine cu
ceilalţi.
Ariile de învăţare sau alte aspecte în care este necesară continuarea
dezvoltării.
Ce au stabilit elevul şi profesorul că ar trebui să facă elevul în continuare
luând în considerare ideile elevului despre cum le-ar plăcea să-şi urmeze
obiectivele învăţării.
Domeniul: Servicii
Calificarea: Tehnician în administraţie
14
Modulul: Corespondenţa în administraţie şi secretariat
Adresă Ansamblul indicaţiilor privind destinaţia, înscrise pe o trimitere poştală
pentru a putea fi predată destinatarului
Aviz de primire Document prin care expeditorului i se confirmă faptul că trimiterea poştală
a fost livrată destinatarului
Destinaţie Locaţia către care se îndreaptă un scrisoare
Email (var. e-mail) Posta electronica.
Feedback cuvânt din limba engleza, `feedback` este un termen uzual in paginile de
Internet, care înseamnă părere sau opinie. In cadrul sistemului Goovel, clienţii care au rezervat final una din ofertele unui agent turistic înscris in acest sistem îşi pot expune părerea lor despre acea tranzacţie precum si despre agentul turistic care a efectuat acea rezervare. mai multe detalii
Domeniul: Servicii
Calificarea: Tehnician în administraţie
15
Această listă de termeni va fi folositoare elevului la absolvirea modulului.
Elevii vor găsi şi alţi termeni care nu sunt incluşi şi-i vor adăuga la sfârşitul listei.
Glosarul va fi ataşat portofoliului personal al elevului.
Modulul: Corespondenţa în administraţie şi secretariat
Acest material este destinat
elevilor din Domeniul Servicii, Calificarea Tehnician în administraţie , Nivel de calificare 3
Vi se solicită să obţineţi informaţii din sursele bibliografice de referinţă şi să îndepliniţi anumite
activităţi la intervale regulate. Toate activităţile îndeplinite cu succes pot fi folosite drept dovezi
suplimentare pentru portofoliul vostru care trebuie să fie cât mai complet pentru că evaluarea
competenţelor profesionale să fie cât mai adecvată.
Pentru a beneficia în întregime de această abordare flexibilă a procesului de învăţare vă sfătuim
să consultaţi cât mai multe materiale de referinţă şi să elaboraţi o lucrare cuprinzătoare pentru
evaluarea formală
Atunci când aveţi activităţi în echipă se evaluează:
Organizarea generală a muncii în echipă
Eficacitatea managementului timpului şi sarcinilor
Eficacitatea adoptării rolurilor în echipă
Eficacitatea în rezolvarea problemelor
Eficacitatea diferitelor metode de lucru
Monitorizarea eficacităţii echipei
Atitudinile individuale
Nivelul de dobândire a abilităţilor
Nivelul cunoştinţelor acumulate
Modul în care membrii echipei au depăşit problemele care au intervenit lucrând ca echipă
Ce ar face altfel şi de ce
Măsura în care produsul se conformează standardelor convenite
Conformitatea produsului cu standardele
Conceptul estetic al produsului
Finisarea produsului, dacă este cazul
Adecvarea produsului la scopul pentru care a fost fabricat.
Metode de evaluare
Domeniul: Servicii
Calificarea: Tehnician în administraţie
16
Modulul: Corespondenţa în administraţie şi secretariat
Evaluarea de către colegi, supravegheată (consens colectiv)
Raport în scris individual
Interviu individual
Observarea de către profesor
MATERIALE CE POT FI INTRODUSE ÎNTR-UN PORTOFOLIU
Domeniul: Servicii
Calificarea: Tehnician în administraţie
17
Versiuni schiţate, revizuite şi finale ale unor lucrări
Versiuni schiţate, revizuite şi finale ale unor lucrări
Teste, lucrări scrise corectate
Teste, lucrări scrise corectate
Rapoarte despre proiecte de grup, cu comentariile privind
contribuţia personală
Rapoarte despre proiecte de grup, cu comentariile privind
contribuţia personală
Autoevaluări şi evaluări în pereche
Autoevaluări şi evaluări în pereche
Listele de verificare complete ale profesorului
Listele de verificare complete ale profesorului
Activităţi independente de
învăţare
Activităţi independente de
învăţare
Glosar de termeniGlosar de termeni
Recenzii ale unor expoziţii de lucrări personale
Recenzii ale unor expoziţii de lucrări personale
Schiţe, planşe, creaţii propriiSchiţe, planşe, creaţii proprii
Referate, eseuriReferate, eseuri
Foarte important!
Citiţi cu atenţie toate cerinţele înainte de a încerca să le rezolvaţi activităţile!
Dacă observaţi vreo problemă la una din cerinţe, aduceţi acest lucru în atenţia
profesorului înainte de a începe proba.
Înainte de a începe lucrul, asiguraţi-vă că dispuneţi de toate materialele necesare.
Dacă nu aţi înţeles sau dacă nu ştiţi cum să rezolvaţi sarcina de lucru, solicitaţi
sprijinul profesorului care vă îndrumă.
Rezolvaţi toate sarcinile date!
Profesorul va ţine evidenţa exerciţiilor şi problemelor pe care le-aţi rezolvat şi a
activităţilor pe care le-aţi desfăşurat şi va evalua progresul realizat.
Modulul: Corespondenţa în administraţie şi secretariat
Domeniul: Servicii
Calificarea: Tehnician în administraţie
18
Modulul: Corespondenţa în administraţie şi secretariat
Domeniul: Servicii
Calificarea: Tehnician în administraţie
19
Modulul: Corespondenţa în administraţie şi secretariat
Activităţi de învăţare
Lucrul individual
Sortarea corespondenţei
o Modulul: Corespondenţă în administraţie şi secretariat
o Timp de lucru 10 minute
o Obiectivul activităţii: Această activitate vă ajută să învăţaţi regulile de sortare a
scrisorilor comerciale
o Nume şi prenume elev __________________________________.
o Data__________________________
o Sursă de documentare: anexe - fisa documentara 1
Enumeraţi criteriile de sortare a corespondenţei.
Scrieţi răspunsurile în căsuţele de mai jos
SORTAREA
CORESPONDENTEI
Domeniul: Servicii
Calificarea: Tehnician în administraţie
20
UC : Corespondenţa în administraţie şi secretariat
C1: Analizează corespondenţa
_1.___________________________
6.______________________
_______________________
2.____________________________
5._____________________________
4.__________________________________
3.__________________________________
Modulul: Corespondenţa în administraţie şi secretariat
Lucrul individual
Sortarea corespondenţei
o Modulul: Corespondenţă în administraţie şi secretariat
o Timp de lucru 10 minute
o Obiectivul activităţii: Această activitate vă va ajuta să învăţaţi formele textuale ale
corespondenţei oficiale
o Nume şi prenume elev __________________________________.
o Data__________________________
o Sursă de documentare: anexe - fişa documentară 2
Completaţi spaţiile libere
Formele textuale corespondenţei oficiale pot fi:
:
Normative:
De documentare:
De informare:
De serviciu:
Domeniul: Servicii
Calificarea: Tehnician în administraţie
21
__________________________________________________________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________________________________________________________
Modulul: Corespondenţa în administraţie şi secretariat
De corespondenţă:
Lucrul individual
- Test de evaluare
o Modulul: Corespondenţă în administraţie şi secretariat
o Timp de lucru: 20 minute
o Nume şi prenume elev __________________________________.
o Data__________________________
o Sursă de documentare: anexe - fişa documentară 2
Încercuiţi răspunsul corect:
1. Legile şi decretele au ca formă textuală: 2p
a) de documentare
b) normative
c) de serviciu
d) de corespondenţă
2. Telegrama şi anunţul au ca formă textuală: 2p
a) de documentare
b) de informare
c) de serviciu
d) de corespondenţă
3. Scrisoarea şi oferta au ca formă textuală: 2p
a) de documentare
b) de informare
c) de serviciu
d) de corespondenţă
Domeniul: Servicii
Calificarea: Tehnician în administraţie
22
Modulul: Corespondenţa în administraţie şi secretariat
4. Factura şi diploma au ca formă textuală: 2p
a) de documentare
b) de informare
c) de serviciu
d) de corespondenţă
5. Procesul verbal şi memoriul au ca formă textuală: 2p
a) de documentare
b) de informare
c) de serviciu
d) de corespondenţă
Domeniul: Servicii
Calificarea: Tehnician în administraţie
23
Adaugă testul la portofoliul personal
Modulul: Corespondenţa în administraţie şi secretariat
Lucrul individual
- Întocmirea unei scrisori comerciale
o Modulul: Corespondenţă în administraţie şi secretariat
o Timp de lucru 30 minute
o Obiectivul activităţii: Această activitate vă va ajuta să învăţaţi regulile de
întocmire a unei scrisori comerciale
o Nume şi prenume elev __________________________________.
o Data__________________________
o Sursă de documentare: anexe - fişa documentară 4,5,6,7,8,9
Lucraţi în cadrul secretariatului Şcolii Nr. 4 din oraşul X, Judeţul Y, Nr. 23. Întocmiţi o
notă de comandă prin care solicitaţi 590 embleme cu următoarea menţiune „Elev al şcolii
Nr.4, nr. matricol de la 1 la 280.” Propuneţi două modalităţi de expediere.
Domeniul: Servicii
Calificarea: Tehnician în administraţie
24
UC : Corespondenţa în administraţie şi secretariat
C2: Redactează scrisori oficiale
Tehnoredactaţi documentul şi trimiteţi prin posta electronică sau e-mail la un grup de prieteni
Modulul: Corespondenţa în administraţie şi secretariat
Lucrul în individual
- Elementele scrisorii comerciale
o Modulul: Corespondenţă în administraţie şi secretariat
o Timp de lucru 20 minute
o Obiectivul activităţii: Această activitate vă va ajuta să învăţaţi elementele unei
scrisori comerciale
o Nume şi prenume elev __________________________________.
o Data__________________________
o Sursă de documentare: anexe - fisa documentara 4
Scrieţi în dreptul cifrelor elementele unei scrisori comerciale:
Domeniul: Servicii
Calificarea: Tehnician în administraţie
25
1. _________________________________
2. _________________________________
3. _________________________________
4. _________________________________
5. _________________________________
6. _________________________________
7. _________________________________
8. _________________________________
9. _________________________________
10. ________________________________
11. ________________________________
Modulul: Corespondenţa în administraţie şi secretariat
Lucrul în grup
- Elementele unei scrisori oficiale
o Modulul : Corespondenţă în administraţie şi secretariat
o Timp de lucru 30 minute
Obiectivul activităţii : Identificarea elementelor unei scrisori oficiale
o Nume şi prenume elev __________________________________.
o Data__________________________
o Sursă de documentare: anexe - fisa documentara 2
În grupe a câte 4 elevi citiţi cu atenţie scrisoare comercială de mai jos. Identificaţi elementele
componente ale unei scrisori oficiale şi completaţi căsuţele libere şi transmite-ţi scrisoarea prin e-
mail.
Domeniul: Servicii
Calificarea: Tehnician în administraţie
26
Modulul: Corespondenţa în administraţie şi secretariat
1. Antet
2. Data
3. Referinţa
4. Adresa
destinatarului
5. Formula de salut
Domeniul: Servicii
Calificarea: Tehnician în administraţie
27
_______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Modulul: Corespondenţa în administraţie şi secretariat
6. Obiectul scrisorii
7. Formulă de introducere
8. Conţinutul scrisorii
9. Formulă de încheiere
10. Semnătura
11. Anexe si referiri
Domeniul: Servicii
Calificarea: Tehnician în administraţie
28
________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Adaugă testul la portofoliul personal
Modulul: Corespondenţa în administraţie şi secretariat
Lucrul în grup
o Modulul : Corespondenţă în administraţie şi secretariat
o Timp de lucru 30 minute
o Obiectivul activităţii : Aplicarea regulilor la care trebuie să fie respectate la întocmirea
unei scrisori
o Nume şi prenume elev __________________________________.
o Data__________________________
o Sursă de documentare: anexe – fişa documentară 3
o În grupuri a câte 4, încercaţi să reformulaţi textul de mai jos astfel încât să fie mai clar
şi mai uşor de înţeles pentru colegii voştri. Faceţi prezentarea la colegi prin PP.
Domeniul: Servicii
Calificarea: Tehnician în administraţie
29
Modulul: Corespondenţa în administraţie şi secretariat
Lucrul în grup
o Modulul : Corespondenţă în administraţie şi secretariat
o Timp de lucru 30 minute
o Obiectivul activităţii : Claritatea şi concizia – elemente esenţiale în realizarea unei
scrisori.
o Nume şi prenume elev __________________________________.
o Data__________________________
o Sursă de documentare: vezi - fisa documentară 3
În grupuri a câte 4, citiţi textul de mai jos şi încercaţi să:
Domeniul: Servicii
Calificarea: Tehnician în administraţie
30
A fost uşor sau dificil? Discutaţi cu toţi colegii soluţiile la care aţi apelat pentru a face textul mai clar sau mai uşor de înţeles
Modulul: Corespondenţa în administraţie şi secretariat
Adecvaţi conţinutul şi formulările la nivelul şi capacitatea de înţelegere a clasei
Eliminaţi termenii foarte specializaţi şi înlocuiţi-i cu termeni cu utilizare relativ comună
Scindaţi frazele foarte lungi şi complexe în 2-3 secvenţe mai uşor de urmărit şi de
înţeles.
Notele de informare - reprezintă comunicatele în cadrul unei instituţii pe orizontală sau
pe verticală, caz în care se pot asimila rapoartelor. Există posibilitatea folosirii notelor de
informare şi în exteriorul unei autorităţi publice numai atunci când ele au ca destinatar un for
ierarhic superior. Conţinutul lor constă în prezentarea unei singure situaţii concrete sau a unei
sinteze a operaţiunilor sau faptelor administrative întreprinse, conţinutul mai poate viza şi
sesizarea unor situaţii materiale care afectează, determină sau sprijină desfăşurarea curentă a
activităţii. Tot în categoria notelor de informare intră şi notele verbale, care prezintă aceeaşi
formă, însă conţinutul se referă la rezultatul unor convorbiri sau acţiuni premergătoare
contactelor oficiale ale unui decident. De exemplu: informarea unui ministru de către
directorul său de cabinet privind contactarea şi intenţia unor investitori de a demara activităţi
în domeniul său de competenţă. Această informare este necesară la stabilirea unor întrevederi
FIŞĂ DE ANALIZĂ/ RAPORTARE A ACTIVITĂŢII
Nume şi prenumele elevului:
Activitatea:
Ce am făcut: Ce a mers bine:
Ce modificări am adus planului: Ce ar fi putut merge mai bine:
Domeniul: Servicii
Calificarea: Tehnician în administraţie
31
Modulul: Corespondenţa în administraţie şi secretariat
Cine m-a ajutat: Dovezi pe care le am în mapa
de lucru:
Abilităţile cheie pe care le-am
folosit:
Comunicare
Lucrul în echipă
Gândire critică şi rezolvarea
de probleme
Confirm că informaţiile de mai sus sunt corecte şi au fost convenite cu profesorul meu”.
Semnături:
Elev: Profesor: Data:
ACEASTĂ FIŞĂ VA FI ATAŞATĂ PORTOFOLIULUI ELEVULUI!
RAPORT DE ACTIVITATE
(pentru elevi cu cerinţe educaţionale speciale)
Numele şi prenumele: Data:
elevului
Activitatea: _________________________________________________________
Cât de mult ţi-a plăcut activitatea?
foarte mult: mult: puţin: deloc:
Ce ţi-a plăcut ?
Domeniul: Servicii
Calificarea: Tehnician în administraţie
32
Modulul: Corespondenţa în administraţie şi secretariat
_________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________
________________________________
Ce nu ţi-a plăcut?
_________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________
________________________________
Ce crezi că ai realizat?
_________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________
_____________________________________________
Cât de mult ai fost ajutat?
foarte mult: mult: puţin: deloc:
Cât de mult ai ajutat pe alţii?
foarte mult: mult: puţin: deloc:
Scrie o scurtă prezentare a ceea ce ai făcut.
_________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________
___________________________________________
______________________________________________________________________
Semnătură elev, Semnătură profesor, Data:
Lucrul in grup
- Întocmirea oferte comerciale
o Modulul : Corespondenţă în administraţie şi secretariat
o Timp de lucru 30 minute
o Obiectivul activităţii Modalităţi de redactare a scrisorilor oficiale
o Nume şi prenume elev __________________________________.
o Data__________________________
Domeniul: Servicii
Calificarea: Tehnician în administraţie
33
Adaugă testul la portofoliul personal
Modulul: Corespondenţa în administraţie şi secretariat
În grupe a câte 4 elei realizati un proiect cu titlul “Corespondenţa şi imaginea instituţiei ”
FIŞA DE MONITORIZARE/EVALUARE PROIECT
Nr.
crt.
Enunţ/criteriu DA NU Obs./comentarii
1 Au fost avute în vedere ideile indicate
2 Au fost accesate toate căile de documentare
indicate în plan
3 Sunt realizate toate fişele de documentare
stabilite în planul de activităţi
4 S-au identificat toate soluţiile posibile de
abordare a temei
5 S-a realizat analiza soluţiilor identificate prin
evidenţierea avantajelor/dezavantajelor
6 S-a argumentat corect varianta aleasă
7, Au fost selectate grupele de lucru pe subiecte
8. Au fost numiţi responsabilul de proiect şi liderul
de grup
9. Au fost alocate responsabilităţile în cadrul
proiectului
10. S-a realizat planificarea activităţilor pe grupe de
lucru
11. S-au întocmit diagramele Gantt
corespunzătoare
12. S-au respectat planurile stabilite
Domeniul: Servicii
Calificarea: Tehnician în administraţie
34
Modulul: Corespondenţa în administraţie şi secretariat
13. S-au asamblat sub-proiectele în proiectul final
14, S-a analizat şi validat proiectul final
15. S-a realizat prezentarea şi argumentarea
proiectului
16. S-a elaborat o comunicare/articol la revista
şcolară ori s-a participat la vreo expoziţie
pentru diseminarea rezultatelor proiectului
17. S-au primit sugestii şi recomandări pentru
îmbunătăţirea activităţilor similare în viitor
Domeniul: Servicii
Calificarea: Tehnician în administraţie
35
Adaugă testul la portofoliul personal
Modulul: Corespondenţa în administraţie şi secretariat
FIŞĂ DE APRECIERE A CALITĂŢII PROIECTULUI
Criteriul Da/Nu Observaţii
1. Proiectul are validitate în raport cu: tema, scopul, obiectivele,
metodologia abordată
2. Proiectul demonstrează completitudinea şi acoperire
satisfăcătoare în raport cu tema aleasă
3. Elaborarea şi redactarea părţii scrise a proiectului au fost
făcute într-un mod consistent şi concomitent, conform
planificării.
4. Opţiunea elevului pentru utilizarea anumitor resurse este bine
justificată şi argumentată în contexul proiectului
5. Redactarea părţii scrise a proiectului demonstrează o bună
consistenţă internă
6. Redactarea părţii scrise a proiectului demonstrează o bună
logică şi argumentare a ideilor.
7. Proiectul reprezintă, în sine, o soluţie practică, cu elemente de
originalitate în găsirea soluţiilor.
8. Proiectul are aplicabilitate şi în afara şcolii.
9. Realizarea proiectului a necesitat activarea unui număr
semnificativ de unităţi de competenţe, conform standardelor de
pregătire profesională.
Domeniul: Servicii
Calificarea: Tehnician în administraţie
36
Modulul: Corespondenţa în administraţie şi secretariat
Lucrul individual
- Întocmirea oferte comerciale
o Modulul : Corespondenţă în administraţie şi secretariat
o Timp de lucru 30 minute
o Obiectivul activităţii :
o Nume şi prenume elev __________________________________.
o Data__________________________
o Sursă de documentare: vezi - fisa documentară 12
Corelaţi tipurile de scrisori din coloana A cu formulările de introducere corespunzătoare din coloana B
A B
1. Scrisori iniţiale: a. Urmare a convorbirii noastre
2. Scrisori de răspuns b. Obiectul scrisorii noastre este…..
3. Scrisori de confirmare c. Domnule Popescu…..
d. Referitor la corespondenţa dumneavoastră…..
Domeniul: Servicii
Calificarea: Tehnician în administraţie
37
Modulul: Corespondenţa în administraţie şi secretariat
Lucrul individual
- Întocmirea oferte comerciale
o Modulul : Corespondenţă în administraţie şi secretariat
o Timp de lucru 30 minute
o Obiectivul activităţii :
o Nume şi prenume elev __________________________________.
o Data__________________________
o Sursă de documentare: vezi - fisa documentară 13
Caracterizaţi pe scurt următoarele formele de prezentare a scrisorii
2p
2p
. 2p
2p
Domeniul: Servicii
Calificarea: Tehnician în administraţie
38
1. Forma dantelată ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
2. Forma bloc
_____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
3. Forma semi - bloc
_____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
4. Forma de bloc modificată
_____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Modulul: Corespondenţa în administraţie şi secretariat
Oficiu 2p
Lucrul individual
- Întocmirea oferte comerciale
o Modulul : Corespondenţă în administraţie şi secretariat
o Timp de lucru 30 minute
o Obiectivul activităţii :
o Nume şi prenume elev __________________________________.
o Data__________________________
o Sursă de documentare: vezi - fisa documentară 6, 7, 8, 9, 10
Test de evaluare
1. Data emiterii corespondenţei este plasata ? 2p
a. în partea stângă
b. sub antet
c. în partea stângă jos
d. în partea dreaptă jos
2. Referinţele se plasează în ? 2p
a. în partea stângă partea stângă a colii de hârtie sub data
b. sub antet
c. în partea stângă jos
d. în partea dreaptă jos
3. Adresa destinatarului este trecuta în ? 2p
a. partea stângă a scrisorii sub referinţe
b. în partea stângă jos
c. în partea dreaptă jos
d. sub antet
4. Formula de salut se plasează în ? 2p
a. în partea dreaptă jos
b. sub antet
c. cu aproximativ 3 spatii sub adresa destinatarului
d. spre mijlocul paginii
Domeniul: Servicii
Calificarea: Tehnician în administraţie
39
Modulul: Corespondenţa în administraţie şi secretariat
e.
OFICIU 2p
Lucrul în grup
- Editează documente oficiale uzuale
o Modulul : Corespondenţă în administraţie şi secretariat
o Timp de lucru 30 minute
o Obiectivul activităţii : Exersarea întocmirii de documente oficiale uzuale
o Nume şi prenume elev __________________________________.
o Data__________________________
o Sursă de documentare: vezi - fisa documentară 19
În scoala voastră se realizează Targul firmelor de exercitiu. Fiecare firma de exerciţiu
trebuie să invite firma mama le eveniment.Întocmiti o invitatie respectănd structura,
tehnoredactaţi-o si expediaţi-o prin posta electronică.
Domeniul: Servicii
Calificarea: Tehnician în administraţie
40
UC : Corespondenţa în administraţie şi secretariat
C3:Editează documente oficiale uzuale
Adaugă testul la portofoliul personal
Modulul: Corespondenţa în administraţie şi secretariat
Lucrul în grup
- Editează documente oficiale uzuale
o Modulul : Corespondenţă în administraţie şi secretariat
o Timp de lucru 30 minute
o Obiectivul activităţii : Exersarea întocmirii de documente oficiale uzuale
o Nume şi prenume elev __________________________________.
o Data__________________________
o Sursă de documentare: vezi - fisa documentară 20
În scoala voastră se realizează “Targul firmelor de exercitiu”. Fiecări firme de exerciţiu îi este dat în primire un stand, o masă, două scaune, calculator şi un suport pentru materiale promoţionale.
Firma voastra are diferite înruniri în cadrul echipei pentru stabilirea înpărţirea sarcinilor.
Întocmiţi :
Procesul-verbal de predare-primire Procesul-verbal de consemnare a unei şedinţe Pentru cine termină înainte de termenul limită folosiţi mijloace moderne de
expediere la firmele partenere
Domeniul: Servicii
Calificarea: Tehnician în administraţie
41
Adaugă testul la portofoliul personal
Modulul: Corespondenţa în administraţie şi secretariat
Lucrul în grup
- Editează documente oficiale uzuale
o Modulul : Corespondenţă în administraţie şi secretariat
o Timp de lucru 30 minute
o Obiectivul activităţii : Exersarea întocmirii de documente oficiale uzuale
o Nume şi prenume elev __________________________________.
o Data__________________________
o Sursă de documentare: vezi - fisa documentară 22
Sunteţi secretară/r la un liceu tehnologic. Un fost elev doreşte să ii eliberaţi o adeverinţă prin care să se ateste ca a absolvit 12 clase.
Tehnoredactaţi adeverinţa şi realizaţi si un ante al liceului.
Domeniul: Servicii
Calificarea: Tehnician în administraţie
42
Adaugă testul la portofoliul personal
Modulul: Corespondenţa în administraţie şi secretariat
Lucrul individual
o Modulul : Corespondenţă în administraţie şi secretariat
o Timp de lucru 30 minute
o Obiectivul activităţii : Monitorizează corespondenţă
o Nume şi prenume elev __________________________________.
o Data__________________________
o Sursă de documentare: vezi - fisa documentară 23
În tabelul de mai jos descrieţi principalele modalităţi de expediere
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
Domeniul: Servicii
Calificarea: Tehnician în administraţie
43
UC : Corespondenţa în administraţie şi secretariat
C4: Monitorizează corespondenţa
Modulul: Corespondenţa în administraţie şi secretariat
_______________________________________________________
_______________________________________________________
Lucrul în grup
o Modulul : Corespondenţă în administraţie şi secretariat
o Timp de lucru 15 minute
o Obiectivul activităţii : Monitorizează corespondenţă
o Nume şi prenume elev __________________________________.
o Data__________________________
o Sursă de documentare: vezi - fisa documentară 24
În grupe a câte patru prezentaţi modalităţile de clasare şi arhivare a corespondenţei
Domeniul: Servicii
Calificarea: Tehnician în administraţie
44
Modalităţi de clasare si arhivare
Modulul: Corespondenţa în administraţie şi secretariat
Soluţionarea activităţilor
Activitate 1.1.
1. Scopul corespondenţei:2. Modul de întocmire3. Valoare juridică׃4. Etapa din procesul comunicării5. Natura actului6. Organ emitent
Activitate 1.2.
normative (legi, decrete, hotărâri, ordonanţe, instrucţiuni, circulare etc),de documentare (procesul-verbal, memoriul, protocolul, rezoluţia, contractul etc.) de informare (anunţul, declaraţia, înştiinţarea, notificarea, formularul de înscriere, telegrama) de serviciu (tabel nominal, inventarul, factura, diploma) de corespondenţă (scrisoarea, oferta etc
Activitate 1.3.
R
1. b, 2. b, 3. d, 4. c. 5.a
Activitate 2.1.
Unitatea şcolara Nr. 4 Localitatea
Târgovişte Judeţul Dâmboviţa Nr. 23
(12.mai. 2001)
Domeniul: Servicii
Calificarea: Tehnician în administraţie
45
Modulul: Corespondenţa în administraţie şi secretariat
Către,
Societatea Comerciala Apulum S.A.
Cluj-Napoca
Str. Marin Preda 24
Ref: Nota de comanda
Va rugam a ne executa un nr. de 590 embleme şcolare conform modelului nr. 238
din oferta dv. , cu următoarea inscripţie "Elev al Scolii Nr.4".
Emblemele vor avea înscrise cu numerele . matricole ale elevilor începând cu 1,
pana la 280, în cate 2 exemplare.
În cazul în care lucrarea nu va răspunde calitativ, ne rezervam dreptul de a refuza
comanda.
Director, - Secretar,
Popescu Ion Anastasia Dana
Activitate 2.2.
Activitate 2.7
Domeniul: Servicii
Calificarea: Tehnician în administraţie
46
1. Antet
2. Data
3. Referinţa
4. Adresa destinatarului ( adresa interioara )
5. Formula de salut
6. Obiectul scrisorii
7. Formulă de introducere
8. Conţinutul scrisorii
9. Formulă de încheiere
10. Semnătura
11. Anexe si referiri
Modulul: Corespondenţa în administraţie şi secretariat
R. 1- b, 2- d, 3 - c
Activitate 2.9
R . 1 – b, 2 – a, 3 – a, 4 – c
Activitate 3.1
R.
� denumirea şi sigla firmei; � numele şi eventual, funcţia celui care lansează invitaţia; � formularea invitaţiei; � evenimentul propriu-zis (genul de petrecere); � scopul întâlnirii (petrecerii); � data, ora; � locul; � instrucţiuni speciale; � unde se poate răspunde.
Activitate 3.2
R
Elementele lui obligatorii ale procesului verbal de predare – primire sunt: unitatea în cadrul căreia se petrece predarea-primirea; titlul ,,Proces-verbal de predare-primire, urmat de ,,încheiat astăzi (data completă), ,pentru
predarea gestiunii... (obiectul predării); temeiul în baza căruia se face operaţiunea (ordin, decizie etc.); dacă predarea se face cu
caracter temporar sau definitiv; numele şi calitatea persoanelor care participă la operaţiunea de predare-primire; lista completă (în procesul-verbal sau în anexă) a bunurilor ce fac obiectul predării primirii; în
cazul în care lista obiectelor este separată, în procesul-verbal se menţionează prezenţa anexei;
semnăturile precedate de cuvintele ,,am predat; ,,am primit; ,,am asistat.
Elementele lui obligatorii ale procesul-verbal de consemnare a unei şedinţe
sunt
antetul documentului (numele firmei, societăţii; denumirea documentului (proces-verbal); subiectul ,, al şedinţei Consiliului de Administraţie; data ,,din 5 iunie 2003; menţiuni prealabile (numele persoanei care a deschis şedinţa, componenţa prezidiului, nr. de
membri prezenţi, absenţi, invitaţi); subiectul şedinţei: ordinea de zi;
Domeniul: Servicii
Calificarea: Tehnician în administraţie
47
Modulul: Corespondenţa în administraţie şi secretariat
consemnări: pe scurt din luările de cuvânt şi concluziile pe puncte din ordinea de zi (menţiuni cu privire la hotărârile luate);
semnătura.
Activitate 3.3
R. Elementele adeverinţei sunt: antetul, numărul şi data, titlul ,,adeverinţă”, atestarea dreptului sau faptului respectiv, indicarea scopului (,,prezenta a fost eliberată pentru a-i servi la…”), semnătura (semnăturile), ştampila unităţii emitente. În ultimul timp sunt formulare tipizate
Bibliografie
Aldea, Dorin ; Barghiel, Virginia - Ghid de comert international si corespondenta de afaceri in limbi straine vol. I-II : Corespondenta de afaceri in engleza, franceza, germana. Dictionar...- Tribuna Economica, 199
Boelcke, Jurgen ; Carrere, Christel - Corespondenta comerciala in limba germana, Niculescu, 2001
Berciu, Lucia - Corespondenta comerciala in limba germana cu sau fara profesor, Editura Didactica si Pedagogica, 1997
Le Bras, Florence - 50 de modele de scrisori pentru gasirea unui loc de munca
MM - 576 scrisori de afaceri pentru anul 2006 - Rentrop & Straton, 2006
Nina Vârgolici – redactare şi corespondenţă
Radu, Marcela ; Crivat, Rozica - Corespondenta comerciala : modele si comentarii : in limbile romana, franceza, engleza si germana, Total Contract, 1995
Domeniul: Servicii
Calificarea: Tehnician în administraţie
48
Modulul: Corespondenţa în administraţie şi secretariat
ANEXE
Competenţa 1: Analizează corespondenţa
Domeniul: Servicii
Calificarea: Tehnician în administraţie
49
S
O
R
T
A
R
E
A
C
O
R
E
S
P
O
N
D
E
T
E
I
Scopul corespondenţei: de solicitare, informare comandă, constatare, îndrumare şi control , reclamaţie , însoţitoare de acte.
Etapa din procesul comunicării ׃ scrisoare iniţială , de răspuns ,de revenire
Valoare juridică׃ originalul, copia, duplicatul, copie certificată, copie legalizată, fotocopie, extrasul.
Modul de întocmire ׃ tipizate, netipizate
Natura actului ׃ cerere, contestaţie , plângere, întâmpinare , adeverinţă , delegaţie , chitanţă, certificat.
Organ emitent ׃ acte oficiale emise de organele puterii de stat, organele administraţiei publice, agenţi economici , persoane fizice
S
O
R
T
A
R
E
A
C
O
R
E
S
P
O
N
D
E
T
E
I
Scopul corespondenţei: de solicitare, informare comandă, constatare, îndrumare şi control , reclamaţie , însoţitoare de acte.
Etapa din procesul comunicării ׃ scrisoare iniţială , de răspuns ,de revenire
Valoare juridică׃ originalul, copia, duplicatul, copie certificată, copie legalizată, fotocopie, extrasul.
Modul de întocmire ׃ tipizate, netipizate
Natura actului ׃ cerere, contestaţie , plângere, întâmpinare , adeverinţă , delegaţie , chitanţă, certificat.
Organ emitent ׃ acte oficiale emise de organele puterii de stat, organele administraţiei publice, agenţi economici , persoane fizice
Modulul: Corespondenţa în administraţie şi secretariat
FISA DOCUMENTARĂ 2
Domeniul: Servicii
Calificarea: Tehnician în administraţie
50
Stilul şi particularităţi lexicale ale corespondenţei oficiale
Stilul corespondenţei oficiale are caracteristicile stilului oficial-administrativ. Stilul oficial-administrativ se întâlneşte în textele şi activităţile administrative, juridice, diplomatice şi economice. Este mai conservator decât celelalte stiluri; este realizat îndeosebi în forma scrisă monologată, dar poate lua şi forma dialogului (în corespondenţa oficială, în negocieri, în raporturile cetăţenilor cu autorităţilor sau în acţiunile judiciare. Se desfăşoară într-un cadru instituţional, local şi temporal, precis. Formele sale textuale pot fi:
normative (legi, decrete, hotărâri, ordonanţe, instrucţiuni, circulare etc),de documentare (procesul-verbal, memoriul, protocolul, rezoluţia, contractul etc.) de informare (anunţul, declaraţia, înştiinţarea, notificarea, formularul de înscriere, telegrama) de serviciu (tabel nominal, inventarul, factura, diploma) de corespondenţă (scrisoarea, oferta etc).
Stilul scrisorilor oficiale reprezintă forma specifică de exprimare a ideilor, modul în care lexicul este folosit în comunicare gândurilor. Una din condiţiile, prin care o scrisoare sau document oficial poate fi bine întocmit şi înţeles, este alegerea vocabularului celui mai potrivit cu noţiunile, ideile, faptele sau problemele tratate.Folosirea terminologiei de specialitate din domeniul respectiv dă textelor concizie. Un termen de specialitate poate exprima cel mai exact, concis noţiunea sau situaţia tratata şi poate exprima ideea unei propoziţii întregi. Alegerea cuvintelor cu grad corect de specificitate şi precizie face scrierea mai convingătoare şi mai clară. Folosirea cuvintelor exagerat de abstracte se datorează în mare parte unor factori ca: nesiguranţa, comoditate, lipsa de informaţie precum şi diferiţilor factori de teamă (de a omite ceva, de a divulga ceva, de a pierde din importanţă etc.). Cei ce utilizează cuvinte pretenţioase şi savante cred, în mod greşit, că aceasta însemnă a scrie bine. Aceştia asociază competenţa cu parada cuvintelor.
Modulul: Corespondenţa în administraţie şi secretariat
Competenţa 2: Redactează scrisori oficiale
CARACTERISTICI ESENTIALE ALE UNEI SCRISORI
REGULI PENTRU ÎNTOCMIREA UNEI SCRISORI
Domeniul: Servicii
Calificarea: Tehnician în administraţie
51
Claritate
Concizie
Corectitudine
Curtoazie
Politeţe
Stil
Paginarea textului în funcţie de mărimea paginii folosite astfel încât
sa asigure un echilibru al paginii
În stânga trebuie să aibă o bordura de 3 cm
În dreapta textul trebuie sa fie aliniat şi cel puţin 1 cm
Dispunerea textului în paragrafe
Evitarea despărţirii în silabe
Continuarea pe fila nouă dacă sunt cel puţin două rânduri de scris
Modulul: Corespondenţa în administraţie şi secretariat
ELEMENTELE COMPONENTE ALE UNEI SCRISORI
Domeniul: Servicii
Calificarea: Tehnician în administraţie
52
1. Antet
2. Data
3. Referinţa
4. Adresa destinatarului ( adresa interioara )
5. Formula de salut
6. Obiectul scrisorii
7. Formulă de introducere
8. Conţinutul scrisorii
9. Formulă de încheiere
10. Semnătura
11. Anexe si referiri
1. ANTETUL
Denumirea întreprinderii, firmei, societăţii, băncii, etc.
Domeniul de activitate
Adresa si sediul central (strada, număr, tara, judeţ, oraş, cod poştal)
Numerele de telefon
Adresa telegrafica
Numărul de fax
Numărul căsuţei poştale
Banca, eventual contul
Modulul: Corespondenţa în administraţie şi secretariat
Domeniul: Servicii
Calificarea: Tehnician în administraţie
53
2. DATA
Data emiterii corespondenţei este plasata sub antet şi poate fi scrisa sub mai multe forme.
Pentru corespondenta în limba romana este destul de simplu. În cazul în care adresarea este internaţionala regulile se schimba. În ceea ce priveşte ziua emiterii ea va fi urmată de o terminaţie 1-st, 2-nd, 3-rd, 4-th, etc
3. REFERINŢELE
Referinţele se plasează în partea stângă a colii de hârtie sub data sau pe aceeaşi linie cu data în funcţie de forma folosita.
În cazul formei britanice pe aceeaşi linie, în cazul formei americane dedesubt. Referinţele sunt incluse în scrisoare în scopul identificării cu mai mare uşurinţa a direcţiei, serviciului sau lucrătorului care se ocupa de problema respectiva.
Ele totodată facilitează împărţirea corespondentei. EX :Ref CG/ MA 221
Modulul: Corespondenţa în administraţie şi secretariat
Domeniul: Servicii
Calificarea: Tehnician în administraţie
54
4. ADRESA DESTINATARULUI
Adresa destinatarului este trecuta în partea stângă a scrisorii sub referinţe. Scopul introducerii acestui element este identificarea corecta de către serviciile poştale a adresei în cazul plicurilor cu decupaj transparent. Elemente:
Numele destinatarului Calitatea sa Sediul instituţiei
5. FORMULA DE SALUT
Formula de salut se plasează cu aproximativ 3 spatii sub adresa destinatarului. Modul de exprimare depinde de formula care am folosit-o către destinatar.
Când destinatarul este persoana fizică. formulele vor fi:Stimate domn - pentru un bărbat Stimata doamna - pentru o femeie
Daca ne-am adresat folosind nume proprii, acestea vor fi folosite şi în formula de salut, menţionând eventualele titluri şi funcţii. ( ex Stimate domnule director Ionescu ).
Când destinatarul este o instituţie.formulele vor fi:Stimaţi domniStimate doamne ( pentru firme care se ştie ca sunt conduse de femei )
6. OBIECTUL SCRISORII
Formularea care constituie obiectul scrisorii se plasează spre mijlocul paginii la un rând sub formula de salut. Ea se subliniază. Rolul ei este de a trata succint problema expusa în corespondenta, este o fraza de esenţa asupra scrisorii. In uzanţa se folosea şi referirea, ca forma sub abrevierile Re: sau Ref: când se dorea atragerea atenţiei destinatarului asupra unor scrisori anterioare, dar corespondenta moderna înlătura aceste modalităţi şi ele sunt tot mai rar întâlnite. Includerea obiectului în corespondenta este opţională şi poate fi omisa în cazul în care primul paragraf al scrisorii face referire la acesta. Ca o concluzie, obiectul nu trebuie să lipsească din corespondenta însa forma lui de prezentare poate fi făcuta în cele doua moduri ( rând sau paragraf scurt ).
Modulul: Corespondenţa în administraţie şi secretariat
Domeniul: Servicii
Calificarea: Tehnician în administraţie
55
7. CONŢINUTUL SCRISORII
Textul în sine sau conţinutul scrisorii reprezintă partea esenţiala a corespondentei. Acesta trebuie redactat cu foarte mare grijă. Cuprinde:
paragraful de introducere mesajul scrisorii încheierea1. Paragraful de introducere este strâns legat de obiectul scrisorii la care
face referire sau care îl include. Acesta este o referire la o corespondenta anterioara .
2. Mesajul scrisorii cuprinde din punctul de vedere al expeditorului fata de problemele tratate. Ideile sunt exprimate într-o ordine logica, vocabularul ales cu grija şi tonul corespunzător. Frazele trebuie sa fie scurte şi directe şi este preferabil ca fiecare idee sa facă obiectul unui nou paragraf.
3. Încheierea trebuie să reprezinte concluzia logica a mesajului. În plus faţă de acesta se va exprima o promisiune, o dorinţa de continuare a relaţiilor sau a comunicării, mulţumiri, recomandări de rezolvare, scuze pentru erori, etc.
8. FORMULARI DE INTRODUCERE:
1. Scrisori iniţiale:o Obiectul scrisorii noastre este ...
o Avem plăcerea ...
o Suntem incantat / bucuroşi / fericiţi /
o Dorim să...
o Prin prezenta ne permitem ...
2. Scrisori de răspuns:
o Ca răspuns la scrisoarea / faxul / e-mailul
o Suntem încântaţi să aflam ...
o Referitor la corespondenţa dumneavoastră ...
o Ca urmare a scrisorii...
o Ne pare rău că scrisoarea nu a sosit la timp ...
o Ne-a făcut plăcere să primim scrisoarea dumneavoastră ...
Modulul: Corespondenţa în administraţie şi secretariat
9. Forma de prezentare a scrisorii9. Forma de prezentare a scrisorii
1. Forma dantelată
- Primul rând al fiecărui paragraf nou va fi retras cu
8-10 intervale de la linia marginală stângă.
- Rândurile constituind adresa interioară, formula de încheiere
şi semnătura se vor dactilografia retrase cu 3-4 intervale faţă
de rândul superior.
Domeniul: Servicii
Calificarea: Tehnician în administraţie
56
2. Forma bloc
- Toate elementele scrisorii (adresa interioară,
formula de încheiere, semnătura etc.) încep de la
linia marginală stângă.
- Între paragrafe este lăsat un spaţiu dublu faţă de
spaţiul dintre rânduri.3. Forma semi-bloc
- Textul scrisorii propriu-zise se dactilografiază în
forma dantelată.
- Rândurile constituind adresa interioară, plasate în
stânga şi rândurile constituind formula de
încheiere şi semnătura, deplasate la dreapta, se
dactilografiază în forma bloc.
Modulul: Corespondenţa în administraţie şi secretariat
Domeniul: Servicii
Calificarea: Tehnician în administraţie
57
10. FORMULARI DE INCHEIERE
1. Exprimări generale:o În aşteptarea răspunsului dumneavoastră rămânem îndatoraţi
o V-am fi îndatoraţi dacă am primi un răspuns urgent
o Aşteptăm cu mare interes răspunsul/ confirmarea/ hotărârea dvs
o Anexam acestei scrisori ...
o Aşteptăm răspuns
2. Exprimarea mulţumirilor:
o Vă mulţumim pentru bunăvoinţa/ încrederea/ sprijinul/ confirmarea dvs
o Mulţumim călduros/ anticipat/ încă o data
o Va mulţumim pentru încrederea acordata
o Cu mulţumirile cele mai călduroase
3. Exprimarea dorinţei de colaborare:
o Speram într-o colaborare fructuoasă / permanentă/ îndelungată şi avantajoasă pentru ambele părţi
o În speranţa că veţi găsi oferta noastră favorabilă
o Sperăm să primim un răspuns favorabil de la dvs
4. Exprimarea unei recomandări:
o Contăm pe primirea unor vesti/ pe răspunsul dvs/ pe confirmarea dvs
4. Forma de bloc modificată
- Textul se dactilografiază integral în forma bloc.
- Data şi rândurile constituind formula de încheiere
şi semnătura sunt deplasate la dreapta.
Modulul: Corespondenţa în administraţie şi secretariat
Domeniul: Servicii
Calificarea: Tehnician în administraţie
58
11.SEMNATURĂ
Semnătura se plasează sub formula de încheiere şi salut şi este precedata de numele firmei. Sub numele firmei este trecut numele complet al celui care semnează corespondenţa indicându-se calitatea şi funcţia acestuia şi, dacă este cazul şi titlul. În cazul femeilor se va adăuga şi starea civila. Aceasta cerinţa apare din aspectele juridice care decurg din angajarea de drept a companiei/ instituiţei respective prin semnătura reprezentantului ei.
Modulul: Corespondenţa în administraţie şi secretariat
Domeniul: Servicii
Calificarea: Tehnician în administraţie
59
Redactarea scrisorii de afaceri conform metodei AIDA Introducerea:
A = Atenţia.
Aceasta poate fi:
un titlu care să capteze atenţia; un paragraf scurt dar captivant.
I = Interesul.
Acesta poate fi provocat printr-un paragraf scurt care să răspundă imediat şi satisfăcător la întrebările pe care în mod obişnuit şi le pune destinatarul.
ce este, în ce constă bunul/serviciul; cum îi poate fi de folos.
D = Dorinţa
Sunt necesare mai multe paragrafe, dar scrisoarea trebuie să rămână scurtă. Puţini oameni au răbdarea, timpul sau înclinaţia să urmărească o scrisoare lungă, respectiv care continuă pe mai multe pagini.
Regula de aur: subliniaţi avantajul în aşa fel încât destinatarul:
să devină nemulţumit cu ce are similar; să devină nemulţumit pentru că nu are produsul sau serviciul respectiv.Mizaţi pe inducerea emoţiei şi prezentaţi entuziasmul dumneavoastră. În
general, entuziasmul este contagios.
A = Acţiunea.
Un paragraf, cel mult două, care să îndemne la acţiune şi să sugereze ce este de făcut pentru a obţine bunul / serviciul oferit. Cum o simplă scrisoare de afaceri nu conduce, de obicei, la acţiune imediată, încheierea trebuie să conducă la dezvoltarea contactului prin cerere de lămuriri suplimentare, stabilirea unei întâlniri.
Notă importantă:
Scrisorile de vânzări cele mai eficiente sunt adresate personal şi semnate personal;
Nimic nu are un efect mai puternic decât folosirea corectă a numelui şi poziţiei celui ce i se adresează scrisoarea.
Modulul: Corespondenţa în administraţie şi secretariat
Domeniul: Servicii
Calificarea: Tehnician în administraţie
60
CERERILE OFICIALE ŞI PERSONALE
Cererea este o scrisoare de iniţiativă, prin care se solicită un drept legal. Cererea poate fi adresată atât de persoane juridice, cât şi de persoane fizice, în funcţie de aceasta distingându-se cererea oficială şi cererea personală.
Cererea oficială - este scrisoarea prin care o unitate solicită unei alte unităţi un drept ce i se cuvine şi de care depinde rezolvarea unor activităţi ale unităţii.
Astfel de cereri adresate administraţiei publice pot fi: cereri de aprobare şi autorizaţii, cereri de avizare, cereri de remitere de acte etc. Tot cereri oficiale sunt cele de chemare în judecată sau de executare silită, cererea de arbitrare etc.
Caracteristicile de redactare a cererii oficiale: fiind vorba de o scrisoare de iniţiativă, aceasta întruneşte toate caracteristicile scrisorii de iniţiativă, ca structură şi formule caracteristice. De exemplu: ,,Vă rugăm a aviza….”; Prin prezenta vă supunem spre aprobare…”; ,,Vă rugăm a dispune…”; Vă rugăm ca în conformitate cu… să ne…” etc.
Tratarea se face după modalitatea indirectă, începând cu concluzia (întrucât se solicită un anumit lucru) şi continuând cu motivarea. La anumite cereri, cum sunt cele adresate organelor judecătoreşti sau altor organe de stat, este necesară o motivare dezvoltată sau anexată într-un memoriu. În alte cazuri, în care se solicită, de exemplu, eliberarea unor acte personale, originale sau copii legalizate, motivarea nu este întotdeauna necesară.
Precizarea de la început a concluziei, a obiectului cererii, este necesară nu numai persoanei a cărei funcţie o îndreptăţeşte să o rezolve, ci şi secretariatului care poate determina, de la început, compartimentul sau persoana în a cărei sferă de atribuţii este cuprinsă problema enunţată în cerere.
Cererea trebuie să fie clară, fundamentată şi precisă. Din concluzie trebuie să reiasă ce se cere, iar din motivare pe ce bază se cere.
Cererea personală - este o scrisoare prin care o persoană fizică, în calitate de cetăţean sau salariat, solicită din partea organizaţiei unde lucrează sau din partea instituţiilor şi organelor de stat care îndeplinesc servicii publice anumite drepturi prevăzute de lege.
Cererea personală se mai numeşte şi petiţie, cel care o adresează petiţionar, iar dreptul, prevăzut de lege, drept de petiţionare. Dreptul de petiţionare este reglementat prin lege, care garantează exercitarea lui. Legea prevede şi modalităţile de exercitare şi sancţiunile pentru unităţile sau salariaţii care nesocotesc acest drept.
Modulul: Corespondenţa în administraţie şi secretariat
Domeniul: Servicii
Calificarea: Tehnician în administraţie
61
CEREREA DE OFERTĂ
Cererea de ofertă este o scrisoare iniţială emisă de o firmă cu scopul de a procura
produse sau de a obţine executarea unor lucrări sau prestări de servicii. Cererea de ofertă
este documentul prin care se declanşează efectiv dialogul precontractual între doi parteneri.
Mijloacele de informare pentru cererea de ofertă sunt:
1) calea publicitară cu ajutorul cataloagelor, prospectelor, ziarelor şi revistelor, Internetul;
2) calea discuţiilor directe între parteneri;
3) calea comunicărilor telefonice;
4) calea scrisorilor (cereri de ofertă);
Într-o cerere de ofertă se poate solicita partenerului potenţial:
a) trimiterea de cataloage, mostre, modele, broşuri, prospecte sau specificaţii ale mărfurilor;
b) o cotaţie sau o ofertă completă, detalii cu privire la preţ, condiţii de plată şi livrare;
În primul caz, cererea de ofertă poate fi scurtă, iar în al doilea caz este necesar să se
întocmească o cerere de ofertă mai amplă care să indice caracteristicile mărfurilor dorite,
cantitatea necesară, detalii despre livrare şi ambalaj, condiţii de plată etc.
Cererea de ofertă poate fi:
1) Cerere de ofertă circulară - în care beneficiarul se adresează mai multor ofertanţi, în
vederea obţinerii unor condiţii mai avantajoase. De exemplu, cererea de ofertă adresată mai
multor producători de mobilă de birou. O astfel de cerere are caracter de sondaj.
2) Cererea de ofertă generală - beneficiarul se adresează unui singur destinatar, dar fără
obiect precis.
3) Cererea de ofertă specială - se adresează unui singur destinatar, cu obiect precis.
Cererea de ofertă trebuie astfel concepută încât destinatarul să nu aibă impresia că afacerea
a fost câştigată în favoarea lui. În acest caz, el nu ar mai avea nici un motiv să facă vreun
efort personal, pentru găsirea clienţilor.
Modulul: Corespondenţa în administraţie şi secretariat
Competenţa 3: Editează documente oficiale uzuale
Domeniul: Servicii
Calificarea: Tehnician în administraţie
62
CORESPONDENŢA PROTOCOLARĂ
Relaţiile civilizate între doi parteneri de afaceri determină un anumit tip de scrisori ocazionate de diverse prilejuri. Corespondenţa protocolară se referă la invitaţii, felicitări, scrisorile de felicitare şi diferite tipuri de scrisori transmise de departamentul de protocol al instituţiei respective. Acest tip de corespondenţă se practică şi la nivel înalt, între omologi.
INVITAŢIILE
Invitaţiile se trimit unor persoane importante pentru firmă şi sunt adresate din partea unei persoane din conducere.
Invitaţiile privesc în special coctailurile, dejunurile, recepţiile (la nivel înalt), conferinţele organizate în cadrul firmei, prezentarea unor produse, o inaugurare, la sărbătorirea unor angajaţi, ziua porţilor deschise etc.
Cu toate că telefonul înlocuieşte astăzi o mare parte din comunicarea scrisă, la invitaţii este obligatorie comunicarea scrisă. Invitaţia scrisă este un mod de prezentarea a gazdei şi a evenimentului care are loc, dar ea informează şi despre locul, data, cauza desfăşurării respectivei manifestări.
Invitaţiile nu sunt numai bilete de intrare, ci şi cărţi de vizită ale gazdei. O invitaţie de afaceri nu trebuie doar să-l facă pe destinatar să aştepte cu nerăbdare participarea la petrecere (manifestare), ea trebuie să pună şi prestigiul expeditorului într-o lumină favorabilă. Invitatul primeşte scrisoarea şi astfel se realizează primul contact între el şi evenimentul ce va urma. Primele impresii sunt totdeauna importante. De aceea, mărimea, culoarea, grafica folosite, dar şi conţinutul trebuie să conlucreze la obţinerea efectului dorit. Individualitatea şi creativitatea formulării pot influenţa valoarea şi atractivitatea evenimentului.
Structura unei invitaţii cuprinde următoarele elemente:
� denumirea şi sigla firmei; � numele şi eventual, funcţia celui care lansează invitaţia; � formularea invitaţiei; � evenimentul propriu-zis (genul de petrecere); � scopul întâlnirii (petrecerii); � data, ora; � locul; � instrucţiuni speciale; � unde se poate răspunde.
Modulul: Corespondenţa în administraţie şi secretariat
Domeniul: Servicii
Calificarea: Tehnician în administraţie
63
Modulul: Corespondenţa în administraţie şi secretariat
Domeniul: Servicii
Calificarea: Tehnician în administraţie
64
CORESPONDENŢA ADMINISTRATIVĂ
Principalele tipuri de scrisori
Notele de informare - reprezintă comunicatele în cadrul unei instituţii pe orizontală sau pe verticală, caz în care se pot asimila rapoartelor.Tot în categoria notelor de informare intră şi notele verbale, care prezintă aceeaşi formă, însă conţinutul se referă la rezultatul unor convorbiri sau acţiuni premergătoare contactelor oficiale ale unui decident. De exemplu: informarea unui miProcesul-verbal – este documentul prin care se consemnează cu exactitate fapte, acţiuni, discuţii şi hotărâri ale unei adunări constituite, poate cuprinde soluţii sau măsuri. Există mai multe tipuri:
Procesul-verbal de constatare se întocmeşte de către una sau mai multe persoane împuternicite de un organ de stat, inspectorate şi inspecţii din cadrul organelor centrale sau locale de specialitate din administraţia publică (Inspectoratul sanitar, Inspectoratul pentru controlul calităţii etc) Acestea pot aplica sancţiuni administrative, în baza proceselor verbale încheiate. De obicei se încheie pe formulare tipizate şi au următoarea structură:
antetul instituţiei; titlu şi obiectul procesului verbal; nr. de ordine şi data; numele şi calitatea persoanei sau persoanelor care au făcut constatarea, cu
indicarea actului de împuternicire respectiv; consemnarea detaliată a faptelor, cu enumerarea elementelor pe care se
întemeiază (constatări personale, declaraţii, documente etc); menţionarea numărului de exemplare în care a fost întocmit şi destinaţia
fiecărui exemplar; semnăturile persoanelor care l-au întocmit.
Procesul-verbal de predare-primire a unei gestiuni – se încheie în urma transmiterii drepturilor şi obligaţiilor referitoare la gestiune, de la cel care predă la cel care primeşte. Elementele lui obligatorii sunt:
unitatea în cadrul căreia se petrece predarea-primirea; titlul ,,Proces-verbal de predare-primire, urmat de ,,încheiat astăzi (data
completă), ,pentru predarea gestiunii... (obiectul predării); temeiul în baza căruia se face operaţiunea (ordin, decizie etc.); dacă predarea
se face cu caracter temporar sau definitiv; numele şi calitatea persoanelor care participă la operaţiunea de predare-
primire; lista completă (în procesul-verbal sau în anexă) a bunurilor ce fac obiectul
predării primirii; în cazul în care lista obiectelor este separată, în procesul-verbal se menţionează prezenţa anexei;
semnăturile precedate de cuvintele ,,am predat; ,,am primit; ,,am asistat.
Procesul-verbal de consemnare a unei şedinţe – se întocmeşte de către secretarii organelor respective sau de alte persoane însărcinate cu redactarea lor. Principalele elemente pe care trebuie să le cuprindă acest tip de proces-verbal sunt:
antetul documentului (numele firmei, societăţii; denumirea documentului (proces-verbal); subiectul ,, al şedinţei Consiliului de Administraţie; data ,,din 5 iunie 2003; menţiuni prealabile (numele persoanei care a deschis şedinţa, componenţa
prezidiului, nr. de membri prezenţi, absenţi, invitaţi); subiectul şedinţei: ordinea de zi; consemnări: pe scurt din luările de cuvânt şi concluziile pe puncte din ordinea de zi
(menţiuni cu privire la hotărârile luate); semnătura.
Protocolul – consemnează discuţiile sau înţelegerile intervenite între subunităţi ale aceleiaşi unităţi, între persoane fizice şi juridice antrenate în rezolvarea diverselor probleme ale agenţilor economice. Astfel de înţelegeri pot interveni cu privire la folosirea în comun şi în anumite condiţii a unor bunuri de către două sau mai multe persoane sau unităţi de desfacere. Protocolul poate fi întocmit, de exemplu, şi pentru înţelegerile intervenite între unităţile de desfacere a mărfurilor şi a societăţilor de asigurare, în vederea asigurării bunurilor de valori ridicate desfăcute populaţiei de către societăţile comerciale sau pentru asigurări de persoane. În acest document se consemnează condiţiile în care se face asigurarea şi vărsarea sumelor rezultate din prime de asigurare, precum şi comisionul ce revine celui care încheie documentul, încasează sumele şi le varsă în contul societăţii de asigurare
Minuta administrativă - este folosită în instituţii, pentru rezolvarea problemelor în următoarele situaţii: ca document preliminar de înţelegere între delegaţii unităţilor cu ocazia încercării acestora de a rezolva diferite probleme de interes comun; ca document încheiat în scopul de a consemna discuţiile şi înţelegerile între delegaţii agenţilor economici, cu ocazia încheierii unor contracte; ca document încheiat la recepţionarea parţială a unor lucrări şi servicii.Referatul – este o lucrare curentă, în care sunt prezentate aspecte concrete, dar şi aprecieri în legătură cu o anumită problemă, cu o situaţie existentă. Referatele sunt specifice corespondenţei interne, ele neputând fi utilizate în raporturile unei autorităţi cu mediul exterior; este cel mai important instrument de corespondenţă al administraţiei publice. Din punct de vedere relaţional, în interiorul unei autorităţi administrative, referatul face legătura între sfera execuţiei şi cea a deciziei. Referatul se utilizează în toate domeniile de activitate.Raportul - spre deosebire de referat, poate fi utilizat şi în exteriorul autorităţii publice respective pe cale ierarhică, de la nivel inferior spre nivelul superior. Se prezintă sub formă scrisă şi nu necesită în mod obligatoriu răspuns sau aprobare. Cerinţa majoră, pentru a se asigura eficienţa rapoartelor, este de a le prezenta într-o formă clară, cu conţinut edificator, bazat pe cunoaşterea temeinică a problemei, cu concluzii convingătoare, argumentate.Elementele obligatorii ale Raportului şi Referatului sunt:− titlu ,,Raport privind desfăşurarea activităţii de recepţie calitativă…...” ,,Referat de necesitate”;− numărul şi data;− numele şi calitatea celui care întocmeşte actul; în cazul raportului, actul normativ pe baza căruia a fost efectuat controlul, numele şi calitatea persoanei care l-a semnat;
Modulul: Corespondenţa în administraţie şi secretariat
Domeniul: Servicii
Calificarea: Tehnician în administraţie
65
Modulul: Corespondenţa în administraţie şi secretariat
Domeniul: Servicii
Calificarea: Tehnician în administraţie
66
Acte de dispoziţie şi decizieOrdinul - este un act specific ministrului, şi are valabilitate pentru ramura de activitate pe care o coordonează. Este un act de dispoziţie, la fel ca şi decizia. În unele unităţi economice (în funcţie de dependenţa lor) ordinul primeşte utilitate identică cu decizia, iar elementele pe care trebuie să le cuprindă un ordin sunt, de cele mai multe ori, identice cu cele ale deciziei.
Decizia – este un act de dispoziţie ce se emite de conducerea unităţii pentru imputarea unor lipsuri, pentru schimbarea din funcţie a unor persoane care s-au dovedit necorespunzătoare, pentru sancţionarea unor salariaţi vinovaţi etc.Dispoziţia – poate fi dată de orice persoană cu funcţie.Caracteristici de redactare:
o denumirea unităţii emitente; o titlul, numărul şi data actului;o preambulul (menţiuni prealabile): prevederea legală care dă dreptul organului
respectiv de a emite asemenea acte şi temeiul care justifică emiterea lui, introduse prin una din formulele: ,, având în vedere, ,,pe baza, ,,în temeiul;
o formula de dispoziţie: ,,emite următorul ordin (decizie, dispoziţie), precedată de arătarea calităţii emitentului;
o conţinutul, grupat pe puncte numerotate;o încheierea (numerotată în continuare), cuprinzând organul sau organele (direcţii,
servicii etc.) care urmează să aducă la îndeplinire actul în cauză;o semnătura emitentului (precedată de indicarea funcţiei).
Circulara - este documentul prin care un organ ierarhic superior, transmite unităţilor din subordine, concomitent şi cu acelaşi conţinut dispoziţii sau îndrumări. O caracteristică de dactilografiere a scrisorii circulare constă în aceea că ea se scrie în mai multe exemplare, adresa destinatarului completându-se pe fiecare exemplar separat. Copiile, având valoarea originalului, se expediază cu semnătura conducătorului şi ştampila unităţii.
Actele doveditoare
Sunt actele care se eliberează la cererea persoanelor fizice sau juridice, în scopul atestării unor calităţi sau al recunoaşterii unor drepturi.Adeverinţa – este documentul emis de o unitate la cererea unei persoane fizice prin care se atestă un drept, un fapt, o situaţie. Adeverinţa se eliberează pe baza unor acte, documente, registre etc., în care sunt consemnate elementele care fac obiectul adeverinţei. Elementele adeverinţei sunt: antetul, numărul şi data, titlul ,,adeverinţă”, atestarea dreptului sau faptului respectiv, indicarea scopului (,,prezenta a fost eliberată pentru a-i servi la…”), semnătura (semnăturile), ştampila unităţii emitente. În ultimul timp sunt formulare tipizate.Certificatul - este un document eliberat de un organ de stat specializat, prin care se atestă drepturi sau fapte deosebite: certificat de căsătorie, de studii, de deces etc.Certificatele sunt documente tipizate, cu rubricaţie specifică , pentru faptele care se atestă şi care sunt extrase, în general, din registre.Delegaţia - este actul care atestă delegarea de autoritate, în mod expres, a unei anumite persoane, pentru o anumită problemă sau grup de probleme, pe o perioadă de timp determinată.Pe baza delegării de autoritate sub forma delegaţiei, o persoană îl reprezintă pe emitentul actului şi acţionează cu depline puteri în numele acestuia, în problemele menţionate expres în delegaţie. Este un act de largă răspândire, specialiştii din unităţi fiind delegaţi pentru a participa la şedinţe, contractări, recepţionări de produse sau lucrări, control, verificări etc.Chitanţa - este un înscris prin care se certifică predarea-primirea unei sume de bani. Ea cuprinde ca elemente obligatorii : titlul ,,chitanţă”, data, numele şi adresa celui care a predat suma de bani, suma de bani (în cifre şi litere), semnătura celui care a predat şi a celui care a primit. Chitanţa poate fi un act tipizat, şi anume, pentru plăţile făcute unor organe de stat (chitanţa de plată a impozitelor, a abonamentelor RTV etc.)
Modulul: Corespondenţa în administraţie şi secretariat
Competenţa 4: Monitorizează corespondenţă
Domeniul: Servicii
Calificarea: Tehnician în administraţie
67
Modulul: Corespondenţa în administraţie şi secretariat
MODALITĂŢI DE EXPEDIERE
în plic închis, sigilat şi transmis prin poştă sau curier;
transmisă ca atare prin intermediul curierului sau predată -
preluată personal.
scrisoarea depusă la serviciul de registratură sau secretariat
al destinatarului şi primirea unui bon cu numărul de înregistrare. Se
utilizează frecvent în modul de lucru al autorităţilor publice cu
cetăţenii;
transmisă prin intermediul unei alte persoane ca mesager
personal
Domeniul: Servicii
Calificarea: Tehnician în administraţie
68
Modulul: Corespondenţa în administraţie şi secretariat
Domeniul: Servicii
Calificarea: Tehnician în administraţie
69
alfanumerică
Modalităţi de clasare si arhivare
cronologică
alfabetică
numerică
zecimală