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“IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE COSTOS ESTANDAR DEPRODUCCIÓN EN PESA-MATIC”
IVONNE ANDREA GARCIA CALDERON
COD 224101
UNIVERSIDAD FRANCISCO DE PAULA SANTANDER
FACULTAD DE CIENCIAS EMPRESARIALES
CONTADURIA PÚBLICA DIURNA
SAN JOSE DE CUCUTA
2009
IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE COSTOS ESTANDAR DEPRODUCCIÓN EN PESA-MATIC”
IVONNE ANDREA GARCIA CALDERON
COD 224101
Trabajo práctico presentado como requisito parcial para la tercer previo
A:
PROFESOR: DOCTOR(C), MAGISTER, ESPECIALISTA, ADMINISTRADOR
DE EMPRESAS Y CONTADOR PÚBLICO TITULADO
JOSE ANTONIO ALVAREZ TRILLOS
UNIVERSIDAD FRANCISCO DE PAULA SANTANDER
FACULTAD DE CIENCIAS EMPRESARIALES
CONTADURIA PÚBLICA DIURNA
SAN JOSE DE CUCUTA
2009
CONTENIDO
1. PERFIL ESTRATÉGICO Y ORGANIZATIVO DE LA EMPRESA
1.1 IDENTIFICACIÓN DE LA EMPRESA
1.1.1 Reseña histórica.
1.1.2 Objetivos.
1.1.3 Misión
1.1.4 Visión.
1.1.5 Valores.
1.1.6 Matriz DOFA.
1.2 ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
1.2.1. Organigrama
1.2.2. Descripción de funciones.
1.2.3. Sistemas y procesos administrativos.
1.2.4. Sistema contable.
1.2.5. Informes financieros.
1.2.6. Análisis financiero.
2. SISTEMA DE COSTOS A UTILIZAR
2.1. IDENTIFICACION DEL PRODUCTO O SERVICIO Y SUS USOS
2.2. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO PRODUCTIVO O DEL SERVICIO
2.3. DEFINICIÓN E IDENTIFICACIÓN DE LOS ELEMENTOS DEL COSTO
2.4. JUSTIFICACIÓN DEL SISTEMA A UTILIZAR
3. CONTABILIZACION DE LOS ELEMENTOS DEL COSTO
3.1. MATERIALES DIRECTOS. 3.2. MANO DE OBRA DIRECTA
3.3. COSTOS INDIRECTOS DE FABRICACIÓN O DEL SERVICIO
3.4. CONTABILIZACION DE LOS PRODUCTOS O SERVICIOS TERMINADOS
3.5. CONTABILIZACION DE LA VENTA DE PRODUCTOS O SERVICIOS
3.6. CIERRE Y ANÁLISIS DE LAS VARIACIONES
4. EJERCICIO PRACTICO O PRUEBA DEL SISTEMA
4.1. DETERMINACION DE LA CANTIDAD Y COSTO DEL MATERIAL
DIRECTO Y MANO DE OBRA DIRECTA.
4.2. FORMULA PRESUPUESTAL PARA LOS CIF.
4.3 PRESUPUESTO DE LOS CIF.
4.4. DETERMINACION Y APLICACIÓN DEL PUNTO DE EQUILIBRIO.
4.5. PLANEACION DE UTILIDADES ANTES Y DESPUES DE IMPUESTOS
5. INFORMES PARA LA ADMINISTRACIÓN
5.1. ESTADO DE COSTOS DE PRODUCCIÓN
5.2. ESTADO DE COSTOS DE PRODUCTOS VENDIDOS
5.3. INFORME Y ANÁLISIS DE LAS VARIACIONES
5.4. ESTADO DE GANACIAS Y PÉRDIDAS
5.5. BALANCEGENERAL CLASIFICADO
5.6. ESTADO DE CAMBIOS EN LA POSICION FINANCIERA
5.7. ESTADO DE CAMBIOS EN LAS CUENTAS PATRIMONIALES
5.8. NOTAS EXPLICATIVAS A LOS ESTADOS FINANCIEROS
6. CONCLUSIONES.
7. RECOMENDACIONES
BIBLIOGRAFÍA
FORMATOS
FORMATO 1 MANUAL DE FUNCIONES DE ADMINSTRADOR
FORMATO 2 MANUAL DE FUNCIONES DE JEFE DE CONTABILIDA
FORMATO 3 MANUAL DE FUNCIONES DE AUXILIAR DE CONTABILIDAD
FORMATO 4 MANUAL DE FUNCIONES JEFE DE PRODUCCION
FORMATO 5 MANUAL DE FUNCIONES JEFE DE SERVICIOS FORMATO 8 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS VINCULACION
FORMATO 9 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CONTRATACION
FORMATO 10 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS INDUCCION
FORMATO 12 SELECCIÓN Y CONTRATACION DE PERSONAL
FORMATO 14 DOTACION DE PERSONAÑ
FORMATO 15 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DESPIDO Y RETIRO
FORMATO 20 RECIBO DE CAJA
FORMATO 21 CONSIGNACION BANCARIA
FORMATO 22 FACTURA DE VENTA
FORMATO 23 CHEQUE
FORMATO 24 NOTA DEBITO
FORMATO 25 NOTA CREDITO
FORMATO 26 COMPROBANTE DE EGRESO
FORMATO 27 COMPROBANTE DE CONTABILIDAD
FORMTAO 28 NOMINA
FORMATO 29 KARDEX
FORMATO 30 REQUISICION DE MATERIALES
CUADROS
CUADRO 1 MATRIZ DOFACUADRO 2 ORGANIGRAMACUADRO 3 SUELDOSCUADRO 4 PUC PESAMATICCUADRO 5 ESTADO DE RESULTADOSCUADRO 6 BALANCE GENERAL
FLLUJOGRAMAS
FLUJOGRAMA 1 DOTACION DE PERSONALFLUJOGRAMA 2 ELABORACION NOMINAFLUJOGRAMA 3 ELABORACION MEMORANDOFLUJOGRAMA 4 DESPIDO O RETIRO VOLUNTARIOFLUJOGRAMA 5 VENTASFLUJOGRAMA 6 COMPRASFLUJOGRAMA 7 PROCESO PRODUCTIVO BASCULA
GLOSARIO
ACTIVIDAD: procedimiento o proceso que origina un trabajo satisfaciendo una
necesidad.
ACTIVIDAD DIRECTA: aquella atribuida directamente al producto sobre el cual
se trabaja.
ACTIVIDAD INDIRECTA: aquella que no se le atribuye al producto final de
forma directa pero que tiene que ver en su proceso de producción.
ACUMULACION DE COSTOS: recolección organizada de datos de costo
mediante un conjunto de procedimientos o sistemas.
ANALISIS DE PROCESOS: división de la empresa en secciones o
departamentos para determinar y analizar con detalle todos los costos
incurridos en cada uno de ellos.
ASIGNACIÓN DE COSTOS: fijar los costos a cada una de las secciones,
departamentos y actividades de la empresa, reparto de costo, reasignación de
costo, prorrateo de costo.
CALIDAD: característica y atributo de un producto o servicio que lo distingue
de otro a través de un patrón determinado.
CARGOS DIRECTOS: uno de los costos en los que incurre directamente el
fabricante en la elaboración de un determinado producto.
CENTRO DE COSTO: nivel más bajo de detalle por el cual los costos se
acumulan y distribuyen.
CONTABILIDAD DE COSTOS O GERENCIAL: encargada principalmente de
la acumulación y el análisis de la información relevante para uso interno de los
gerentes en la planeación, el control y la toma de decisiones.
COSTO: fundamento para el costeo del producto, la evaluación del desempeño
y la toma de decisiones gerenciales. Valor sacrificado para adquirir bienes y
servicios, se mide en
pesos mediante la reducción de activos o al incurrir en pasivos en el momento
en el que se obtienen los beneficios.
COSTO DE PRODUCCION: valor del conjunto de bienes y esfuerzos en que
se ha incurrido o se va a incurrir, que deben consumir los centros fabriles para
obtener un producto terminado en condiciones de ser entregado al sector
comercial.
COSTO DE MERCADEO: costo de distribución y ventas del producto
terminado, este permite determinar cuanto cuesta la distribución del mismo.
COSTOS INDIRECTOS DE FABRICACIÓN: son todos aquellos costos que se
acumulan de los materiales y la mano de obra indirecta más todos los
incurridos en la producción pero que en el momento de obtener el costo del
producto terminado no son fácilmente identificables de forma directa con el
mismo.
COSTOS HISTORICOS: aquellos que se presentan durante un período
contable.
COSTOS INCURRIDOS: costos de mano de obra, materia prima y cargos
aplicables al período de costos.
COSTOS PRIMOS: todos los materiales y la mano de obra directa de la
producción.
COSTOS DE CONVERSIÓN: son los relacionados con la transformación de los
materiales directos en productos terminados, o sea la mano de obra directa y
los costos indirectos de fabricación.
COSTOS VARIABLES: aquellos en los que el costo cambia en proporción
directa a los cambios en el volumen, en tanto que el costo unitario permanece
constante.
COSTOS FIJOS: aquellos en el que el costo fijo total permanece constante
mientras que el costo fijo unitario varía según la producción.
COSTOS MIXTOS: aquellos que suelen ser fijos y variables, son de dos tipos:
semivariables y escalonados.
COSTOS DIRECTOS: aquellos que pueden asociarse con los artículos o áreas
específicos. Ej.: materiales y mano de obra directa.
COSTOS INDIRECTOS: aquellos comunes a muchos artículos y por lo tanto
no son directamente asociables a ningún artículo o área. Usualmente estos son
cargados a los artículos o áreas según técnicas de asignación.
COSTOS DE MANUFACTURA: son los relacionados con la producción de un
artículo. Son la suma de la mano de obra directa, los materiales directos y los
costos indirectos de fabricación.
COSTOS ADMINISTRATIVOS: se incurren en la dirección, control y operación
de una compañía e incluyen el pago de salarios a la gerencia y al staff.
COSTOS FINANCIEROS: se relacionan con la obtención de fondos para la
operación de la empresa. Incluye el costo de los intereses que la compañía
debe pagar por préstamos, así como el costo de otorgar créditos a clientes.
COSTOS DEL PRODUCTO: son los identificables directa e indirectamente con
el producto. No suministran ningún beneficio hasta que se venda el producto y
por consiguiente se inventarían hasta la terminación del producto.
COSTOS DEL PERÍODO: estos no están directa ni indirectamente
relacionados con el producto. Los costos del período se cancelan
inmediatamente, puesto que no puede determinarse ninguna relación entre el
costo y el ingreso.
COSTOS ESTÁNDARES: son aquellos que deberían incurrirse en determinado
proceso de producción en condiciones normales. Cumplen un propósito de
presupuesto.
COSTOS PRESUPUESTADOS: utilizados para planear el desempeño futuro y
luego, para controlar el desempeño real mediante el análisis de las variaciones
(diferencia entre cantidades esperadas y cantidades reales).
COSTOS CONTROLABLES: aquellos que pueden estar directamente
influenciados por los gerentes de unidad en determinado período.
COSTOS NO CONTROLABLES: aquellos que no administran en forma directa
determinado nivel de autoridad gerencial.
COSTOS FIJOS COMPROMETIDOS: aquellos que surgen por necesidad,
cuando se cuenta con una estructura organizacional básica. Es un fenómeno a
largo plazo, que por lo general no puede ser ajustado en forma descendente.
COSTOS FIJOS DISCRECIONALES: surgen de las decisiones anuales de
asignación para costos de reparaciones y mantenimiento, costos de publicidad,
capacitación de los ejecutivos, etc. Es un fenómeno a corto plazo, que por lo
general pueden ajustarse.
COSTOS POR PROCESOS DE PRODUCCIÓN: son aquellos que se
establecen cuando los productos son similares, se producen masivamente en
forma interrumpida y continúa a través de una serie de etapas de producción
llamadas procesos.
COSTOS RELEVANTES: son costos futuros esperados que difieren entre
cursos alternativos de acción y pueden descartarse si se cambian o elimina
alguna actividad económica.
COSTOS IRRELEVANTES: aquellos que no se afectan por acción de la
gerencia.
COSTOS DE CIERRE DE PLANTA: costos fijos en que se incurriría aún si no
hubiera producción.
COSTEO DIRECTO: método de costeo en el cual todos los costos que tienden
a variar con el volumen de la producción se cargan como costos del producto.
COSTEO POR ABSORCION: método de costeo en el cual todos los costos
indirectos y directos de la producción, incluidos los costos indirectos fijos de
fabricación se cargan a los costos del producto.
DIAGRAMA DE FLUJO DE COSTOS: elementos finales por los cuales se
diseña el sistema para acumular costos, los materiales directos, el
procesamiento externo directo y los clientes.
HOJA DE COSTOS: descripción detallada de un producto que está siendo
procesado, resume el valor de los materiales directos, la mano de obra directa
y los costos indirectos de fabricación aplicada para cada orden de trabajo
procesada.
INDUCTORES DE COSTOS: causa original de un costo, son utilizados para
medir cómo un costo es incurrido o cómo imputar dicho costo a las actividades
o productos.
MANO DE OBRA: esfuerzo físico o mental empleado para la elaboración de un
producto.
MANO DE OBRA DIRECTA: aquella directamente involucrada en la
fabricación de un producto terminado que puede ser asociado a este con
facilidad y que tiene gran costo en la elaboración.
MANO DE OBRA INDIRECTA: aquella que no tiene un costo significativo en la
elaboración de un determinado producto.
MATERIALES: principales recursos usados en la producción; estos se
transforman en bienes terminados con la ayuda de la mano de obra y los
costos indirectos de fabricación.
OBJETIVOS DEL COSTOS: ítem final para el cual se desea una acumulación
de costos.
PERIODO DE COSTOS: lapso comprendido entre la formulación de los
estados financieros, elaborados en forma mensual, trimestral o anual de
acuerdo con las necesidades de información de cada empresa.
PROCESO: etapa de la transformación de los productos en que estos sufren
modificaciones en sus características físicas y/o químicas.
PRODUCCION TERMINADA EN CADA PROCESO: está representada por el
volumen físico de cada producción en buen estado que pasa de un proceso a
otro, durante un período de costo.
PRODUCCIÓN PROCESADA O REAL: producción que efectivamente ha
estado transformándose durante un período de costos, independientemente de
que se concluya o no en su totalidad.
UNIDADES EQUIVALENTES: producción que se encuentra en proceso de
fabricación al concluir un período de costos, expresada en términos de unidad
totalmente terminadas.
INTRODUCCION
El área de los costos son los valores importantes en la vida de una empresa que salen en términos monetarios, por lo tanto es imprescindible saber manejarlos y sobre todo controlarlos para tener y asegurar. Esto tienen varias características y clasificaciones que dependiendo el tipo de empresa ó actividad debe tomar en cuenta a la hora de adquirir cualquier producto de valor monetario.
Por esta razón a continuación se presenta este trabajo , teniendo en cuenta y abarcando sus clasificaciones, características, importancias, tipos e implementación de costos estándar a la empresa Pesamatic en espera su mejor desarrollo, economía y utilidad.
Para ello se hizo el respectivo estudio del mercado actual de la empresa manufacturera se observa cambios rápidos que afectan el transcurrir diario de las compañía, la cual se dedica a las actividades de producción y transformación de materia prima obligándola a crear sistemas que se ajusten a sus necesidades de producción y desempeño, dirigiéndola al camino de la eficacia y eficiencia y poder estar en competencia al ritmo que exige su entorno.
A partir de lo anterior se ve la necesidad de formular un sistema de costos estándar para empresa Pesamatic ubicada en la Calle 3 Nº 7-59 Escobal Viejo en el municipio de Cúcuta cuyo objeto social es la producción y comercialización de basculas y balanzas . Se determina elaborar este proyecto y diseñar dicho sistema debido a los beneficios y ventajas que este traerá a la compañía en su industria; como controlar, organizar y distribuir la producción durante el proceso mismo de fabricación de los productos. Con base en el control y el sistema, se logrará reducción de costos y responsabilizar a cada uno de los departamentos de sus funciones, objetivos, metas propuestas por PESAMATIC.
El trabajo tiene como fin ofrecerle a la empresa y a su administración, herramientas que contribuyan al logro de los objetivos propuestos, de tal forma que redunde en el mejoramiento continuo de la empresa, de sus clientes, colaboradores y sus familias en la búsqueda de un mejor nivel de vida.
.
I
MPORTANCIA DEL TRABAJO
La empresa PESAMATIC, es una empresa que actualmente no presenta ningún sistema definido de costos por proceso por producción o estándar, pero además se adjunta el problema que no está organizada administrativamente, lo cual refleja en la actualidad un gran problema, porque se basan en una simple contabilidad donde no se rinden informes y todo está basado en la palabra de cada uno de los empleados; esto por lo tanto no genera una buena información para tomar decisiones administrativas y de esta forma se notan grandes vacíos y deficiencias en los procesos de fabricación de los productos; como consecuencia de todo esto no sé está reflejando la situación real en cuanto a los consumos en unidades y costos de materias primas, utilización de la mano de obra directa y su valoración, así como los diferentes costos asociados a los indirectos de fabricación, lo cual conlleva a una falta de claridad en la determinación de los costos de cada producto que ocasionan distorsiones perjudiciales que inciden en los precios de los productos, además inciden directamente en las utilidades de la empresa. Por tal motivo vemos la necesidad de diseñar e implementar un sistema de costos estándar que ayude al mejoramiento de la producción en la empresa.
De aquí radica la importancia de determinar y elaborar este proyecto y diseñar dicho sistema debido a los beneficios y ventajas que este traerá a la compañía en su industria; como controlar, organizar y distribuir la producción durante el proceso mismo de fabricación de los productos. Con base en el control y el sistema, se logrará reducción de costos y responsabilizar a cada uno de los departamentos de sus funciones, objetivo y metas.
RESUMEN
Lo que a continuación se presentará es todo lo concerniente tanto de la parte administrativa como de la contable y por supuesto los costos-; en él diagnostico se respaldan en el proceso de recolección de la información, que se basó en un estudio mediante la observación, la encuesta y la entrevista sostenida con el propietario y el administrador de la empresa permitiendo evaluar las condiciones actuales y realizar el planteamiento definido en cada una de sus áreas.
Después de obtenida la información que arroja la investigación anterior, nos dedicaremos entonces a la evaluación del sistema y posteriores propuestas respecto al mismo.
El diagnostico sirve de marco de referencia para el análisis de la situación actual de la empresa tanto internamente como frente a su entorno. Es responder a las preguntas dónde estábamos y dónde estamos hoy.
Por ello, es indispensable obtener y procesar información sobre el entorno con el fin de identificar allí oportunidades y amenazas, así como las condiciones de fortalezas y debilidades internas de la organización.
El análisis de oportunidades y amenazas ha de conducir al análisis FODA, el cual permitirá a la organización definir estrategias para aprovechar sus fortalezas, revisar y prevenir el efecto de sus debilidades, anticiparse y prepararse para aprovechar las oportunidades y prevenir oportunamente el efecto de las amenazas. Este análisis es el gran aporte del FODA.
1. PERFIL ESTRATÉGICO Y ORGANIZATIVO DE LA EMPRESA
1.1 IDENTIFICACIÓN DE LA EMPRESA
1.1.1 Reseña Histórica
Pesamatic es una empresa que hace 17 años se dedica a atender a toda la industria de Cúcuta, habiendo instalado un gran número de balanzas, sistemas de control de pesaje , equipos de codificación por proyección de tinta y una variedad de maquinaria de empaque en compañías de gran importancia .
El gran fuerte de PESAMATIC es haber contado con la confianza de la población Cucuteña y depositando en la empresa el apoyo de la industria. La División de servicio técnico, cuenta con un muy buen equipo de personas, muchos de ellos entrenados en las empresas del interior que representan a Pesamatic, brindando a los clientes un servicio calificado de gran eficiencia y respuesta rápida.
PESAMATIC representa únicamente empresas de primera línea, que permiten a los visitantes conectarse directamente con las empresas representadas.Somos los representantes exclusivos de los equipos de pesaje de Colombia como Metrologic, Basculas Comerciales e Industriales Ltda.
1.1.2 Misión
. Prestar una excelente asesoría en la selección de tecnologías innovadoras para la industria de alimentos y ganadera, en el mercado cucuteño satisfaciendo plenamente las necesidades y expectativas de nuestros clientes al suministrarles equipos y servicios de calidad, contando con un buen elemento humano muy capacitado y satisfecho, cumpliendo con las leyes y una justa retribución al propietario
1.1.3 Visión
1.1.4 Objetivo
Ser una empresa líder a diez años a nivel de Cúcuta en el servicio y desarrollo de nuevas tecnologías en la industria del pesaje, con un talento humano altamente profesional y con las mejores soluciones integrales a las necesidades de los clientes, llegando a ser reconocidos por la solidez humana, moral, financiera y técnica.´
Satisfacer las necesidades de medición y control que se originan en los procesos productivos de toda la Industria Nacional. Contando con un equipo de trabajo de profesionales y una trayectoria de más de 15 años en el mercado.
1.1.5 Valores
1.1.6 MATRIZ DOFA
1.1.6.1 ANÁLISIS INTERNO
En éste análisis se pretende identificar las fortalezas y debilidades existentes en la empresa Pesamatic, tomando como referencia los datos obtenidos a través del estudio de campo empresa en el área administrativa y operativa. Este diagnóstico interno se ha fortalecido con aportes de las distintas áreas de gestión y de la información suministrada internamente.
Cuando se efectuó el estudio de el perfil de capacidad interna de la empresa (PCI), se estudió un medio para evaluar las fortalezas y debilidades de la empresa en relación con las oportunidades y amenazas que le presenta el medio; es una manera de hacer un diagnóstico estratégico, involucrando todos los factores que afectan la operación corporativa. A continuación se presenta
• Excelencia: Todos nuestros equipos deben contar con la exactitud y precisión que ofrece la excelencia.
• Puntualidad: Nuestros clientes requieren de respeto a través de la puntualidad en sus productos.
• Respeto: Cada recurso humano merecer respeto • Honradez: Sin importar el beneficio de la empresa lo
más importante es la honradez entre clientes y proveedores.
un análisis de la situación actual de la empresa, identificando las fortalezas y debilidades. (Cuadro 1)
1.1.6.1.1 FORTALEZAS DE LA EMPRESA. Las fortalezas se definen como las actividades o atributos internos que contribuyen y apoyan el logro de los objetivos a continuación se definirán las fortalezas la empresa.
• Servicio. La empresa, desarrolla un producto con unos atributos de calidad responsabilidad y cumplimiento
• Los precios. La empresa ofrece unas tarifas con mejor relación de precio-beneficio que le permitirá producir un producto de buena calidad, a precios competitivos y flexibles.
• Personal operativo. La calidad del personal operativo, con experiencia técnica y un excelente conocimiento en la producción y manejo de básculas haciendo que la calidad del producto sea excelente.
• Habilidad para responder a la tecnología cambiante. Las personas que conforman la empresa, están preparadas para aceptar cualquier cambio tecnológico.
• Producto. Diversificación de productos y habilidad para responder a las necesidades del cliente, además que son productos que si no se necesitan nuevos, son productos que necesitan de un constante mantenimiento, etc., haciendo que la empresa tenga trabajo constante.
• Mercado: Aunque es un mercado que tiene diversas amenazas, ha depositado toda la confianza en la empresa en sentido, que siempre buscan comprar a la empresa porque la misma le ha creado la buena imagen.
• Publicidad: La empresa ha invertido en publicidad a través de clientes y proveedores, y realmente ha funcionado púes muchos clientes llegan a través de ella.
1.1.6.1.2 DEBILIDADES DE LA EMPRESA. Se definen como las actividades o atributos internos que inhiben o dificultan el éxito de la empresa.
• Uso de sistemas administrativos. No se cuenta con un organigrama plenamente constituido, lo cual significa que no se encuentran demarcadas las jerarquías de la empresa; La misión y visión y principios y valores corporativos, no están institucionalizadas, y no han sido divulgados, no cuenta con una misión y visión definida, no cuenta con valores corporativos definidos, no cuenta además con procedimientos ni manual de funciones esclarecidos para ninguna de las áreas de las empresas.
• Lugar de trabajo. En el área de producción no existe una oficina con su respectivos muebles y enseres, equipos de comunicación ni equipos de oficina necesarios para el jefe de producción.
• Evaluación del personal operativo y de apoyo. El personay administrativo no cuenta con una capacitación continua, al empleado no se promueve ni se incentiva dentro de la empresa.
• Control financiero. No cuenta con un control financiero, como es bien sabido todo estado financiero debe cumplir con las normas de contabilidad generalmente aceptadas y suministrar en forma concisa toda la información necesaria para que el propietario pueda formar un concepto justo, del estado en que se encuentra la empresa, del resultado de sus operaciones y los cambios en su situación financiera.
• Información contable. La empresa no cuenta con éstos parámetros, sino que lleva un control rudimentario es decir no se tiene una información contable organizada, actualizada y veraz; dicha circunstancia, le imposibilita al propietario, determinar la situación financiera de la empresa, ya que no dispone de una información contable lo que no le permite evaluar resultados, y logros alcanzados por cada período.
• No se establecen objetivos y políticas para la gestión financiera, para determinar si se obtienen rendimientos al final de cada período contable por encima o por debajo del costo de capital.
1.1.6.2 ANÁLISIS EXTERNO
Para entender el medio en que se mueve la empresa es necesario analizar los factores económicos, políticos, sociales, tecnológicos, geográficos y competitivos, para identificar las oportunidades y las amenazas en la cual se encuentra la empresa PESAMATIC.
1.1.6.2.1 OPORTUNIDADES DE LA EMPRESA
Se consideran como eventos, hechos o tendencias en el entorno de una organización que pueden facilitar o beneficiar el desarrollo de ésta, si se aprovechan en forma oportuna y adecuada.
• La ley Mipymes brinda oportunidades de desarrollo de pequeña y mediana empresa.
• El tratado de libre comercio (TLC), con los Estados Unidos, permite el intercambio de productos y servicios libres de aranceles.
• Desarrollo tecnológico que permite obtener información a través de Internet.
• Avances tecnológicos que permiten realizar una base de datos de los clientes.
• Existen medios de comunicaciones eficaces que facilitan la divulgación de nuevos productos en el mercado.
• Existe el SENA que brinda buena preparación de capacitación en el las distintas tecnologías existentes.
• El mercado es potencial y la demanda es cada día más creciente cuando se reactiva el ramo de la construcción.
• La Región cuenta con un gran mercado de comercio, lo cual nos favorece porque nosotros nos dirigimos mayormente a empresas comercializadores.
1.1.6.2.2 AMENAZAS DE LA EMPRESA.
Se definen como los hechos o tendencias en el entorno de una organización que inhiben, limitan o dificultan el desarrollo operativo.
• Cambios en la política económica del país y el no respeto a los acuerdos internacionales.
• Reformas laborales en el aumento del salario mínimo, horarios y formas de contratación.
• Situación del orden público con los grupos subversivos.• Altos costos de maquinaria para producir.• Velocidad de los cambios tecnológicos.• Inestabilidad de la economía nacional.• La competencia puede ofrecer nuestros productos por debajo de
nuestros precios a nuestro distribuidor directo.• Cargas impositivas en la explotación de la arcilla.
1.1.6.3 ESTRATEGIAS PARA LA INTERACCIÓN DE LA MATRIZ DOFA.
Las estrategias son:
Estrategias F.O. (Fortalezas y Oportunidades). Estando el área de producción de la empresa ésta se ha desarrollando en un 70%; y realmente le le es favorable para la empresa puesto que aunque no ha invertido mucho se ha desarrollado favorablemente, lo que le permite ampliar expectativas de crecimiento y rentabilidad a largo plazo; teniendo un equipo de trabajo motivado se puede lograr este objetivo.
• Realizar actividades de recreación para el talento humano• Adquisición de un software contable e implementación de la contabilidad
formalmente como lo regula la ley tributaria.• Mantener en constante actualización al talento humano en los avances
de la tecnología de punta.• Campañas publicitarias a nivel regional (radio, prensa y televisión).• Ampliar las ventas.• Aumentar el nivel de producción.
Estrategias FA (Fortalezas y amenazas). Se ha destacado por ser una Empresa que produce un basculas y balanzas de buena calidad, e incrementa cada día más su imagen corporativa. Para convertir las amenazas en fortalezas que presenta actualmente en la ladrillera, es necesario aplicar las siguientes estrategias en orden de prioridad:
• Formular los procedimientos operativos, administrativos y contables.• Elaboración y análisis de los estados financiero y la rentabilidad
económica.• Elaborar los formatos requeridos para el control en el área operacional.• Definir los procedimientos para la elaboración de los productos, su
capacidad instalada y determinar el punto de equilibrio.• Implementar el sistema de costos por procesos para la elaboración del
basculas y balanzas y así determinar un mejor precio de venta.
Estrategias DO (Debilidades y Oportunidades). Como sistema de actividades necesita para el desarrollo potencial de la producción de basculas y balanzas y en la administración en la ladrillera, formular plan y estrategias dándolas a conocer a toda la organización. Para la empresa tenemos las siguientes en orden de prioridad.
• Crear talleres de motivación y sentido de pertenencia al talento humano.• Capacitación continúa del personal operativo sobre seguridad y logística.• Estipular los contratos de trabajo por escrito.
Estrategias DA (Debilidades y Amenazas). Según datos obtenidos en la encuesta a los clientes internos la ladrillera es una empresa que tiene una de las mejores arcillas a nivel regional, siendo favorable para la ladrillera, no la
hace vulnerable a que se le presenten inconveniente en la producción; por lo tanto, además de conocer sus debilidades, mencionadas anteriormente, tenemos las siguientes estrategias en orden de prioridad.
• Determinar la estructura organizacional que requiere la empresa.• Diseñar de las herramientas administrativas (la misión y la visión y
diseñar los valores corporativos) y formular los manuales de funciones.
Cuadro 1. DOFA
Ambiente externo
Ambiente Interno
OPORTUNIDADES AMENAZAS
1. Los tratados de libre comercio para incentivar las exportaciones.2. Existe buena red de comunicación que permite dar a conocer sus productos.3. La situación geografía le permite comercializar con más facilidad hacia otros países.4. Fácil acceso a la tecnología5.La constitución política deColombia6. Avances tecnológicos en la comunicación7. La región cuenta grandes empresas comercializadoras.8. El SENA, como centro decapacitación al personal
1.Política laboral2.Resistencia al cambio tecnológico6.Cambios en la política7.Situación del orden público con los grupos subversivos8.Altos costos de la maquinaria para producir9.Inestabilidad económica10. Creación de nuevos impuestos por el gobierno nacional.11. Competencia internacional creciente.12. El impacto de la economía nacional.13. Competencia a nivel local y nacional.14. La crisis económica de la frontera, y devaluación del peso.
FORTALEZAS FO FA
• 1. Servicio. La empresa, desarrolla un producto con unos atributos de calidad responsabilidad y cumplimiento
• Los precios. La empresa ofrece unas tarifas con mejor relación de precio-beneficio que le permitirá producir un producto de buena calidad, a precios competitivos y flexibles.
• Personal operativo. La calidad del personal operativo, con experiencia técnica y un excelente conocimiento en la producción y manejo de básculas haciendo que la calidad del producto sea excelente.
• Habilidad para responder a la tecnología cambiante. Las personas que conforman la empresa, están preparadas para aceptar cualquier cambio tecnológico.
• Producto. Diversificación de productos y habilidad para responder a las necesidades del cliente, además que son productos que si no se necesitan nuevos, son productos que necesitan de un constante mantenimiento, etc., haciendo que la empresa tenga trabajo constante.
• Mercado: Aunque es un mercado que tiene diversas amenazas, ha depositado toda la confianza en la empresa en sentido, que siempre buscan comprar a la empresa porque la misma le ha creado la buena imagen.
• Publicidad: La empresa ha invertido en publicidad a través de clientes y proveedores, y realmente ha funcionado púes muchos clientes llegan a través de ella.
1. Aplicar más estrategias de mercadeo
que apoyen el sistema de ventas.
2. Desarrollar nuevos productos acordes
con las necesidades del cliente.
3. Ampliar las ventas.
4. Aumentar el nivel de producción.
5. Diseñar un programa del servicio al
cliente para mantener su lealtad.
6. Programas de publicidad exterior,
vallas.
7. Participar en eventos feriales en la
región
1. Surgimiento de nuevos productos a
bajo precio
2. Idear un programa de control de gestión
que evalúe el desempeño administrativo y
la rentabilidad económica.
3. Realizar demostraciones de los
productos y participar en ferias y eventos.
4. Realizar investigaciones del mercado
que determinen el grado de satisfacción
del cliente.
5. Implantar una cultura al servicio del
cliente.
6. Capacitación constante del personal
sobre todo en la situación administrativa.
7. Inversión en impulso de los nuevos
productos.
DEBILIDADES DO DA• 1. Uso de sistemas administrativos. No se
cuenta con un organigrama plenamente constituido, lo cual significa que no se encuentran demarcadas las jerarquías de la empresa; La misión y visión y principios y valores corporativos, no están institucionalizadas, y no han sido divulgados, no cuenta con una misión y visión definida, no cuenta con valores corporativos definidos, no cuenta además con procedimientos ni manual de funciones esclarecidos para ninguna de las áreas de las empresas.
• Lugar de trabajo. En el área de producción no existe una oficina con su respectivos muebles y enseres, equipos de comunicación ni equipos de oficina necesarios para el jefe de producción.
• Evaluación del personal operativo y de apoyo. El personay administrativo no cuenta con una capacitación continua, al empleado no se promueve ni se incentiva dentro de la empresa.
• Control financiero. No cuenta con un control financiero, como es bien sabido todo estado financiero debe cumplir con las normas de contabilidad generalmente aceptadas y suministrar en forma concisa toda la información necesaria para que el propietario pueda formar un concepto justo, del estado en que se encuentra la empresa, del resultado de sus operaciones y los cambios en su situación financiera.
• Información contable. La empresa no cuenta con éstos parámetros, sino que lleva un control rudimentario es decir no se tiene una información contable organizada, actualizada y veraz; dicha circunstancia, le imposibilita al
1. Elaborar y ejecutar planes
estratégicos que permitan posicionar
la empresa en el mediano y largo
plazo. Definir el perfil del Talento
humano
2. Utilizar la ley laboral
3. Diseñar e implementar nuevos
procedimientos y manuales de
funciones que apoyen el área
administrativa, es fundamental
cumplir este punto.
4. Reorganizar el área de producción
de modo que que se obtenga el
máximo beneficio del área.
1. Realizar talleres de inducción y
capacitación del Talento Humano.
2. Realizar y analizar los ciclos
contables y financieros de la empresa.
3. Promover la Misión, Visión,
Objetivos y Valores de la empresa.
4. Realizar su respectivo análisis de
costos.
5. Elaborar los formatos requeridos
propietario, determinar la situación financiera de la empresa, ya que no dispone de una información contable lo que no le permite evaluar resultados, y logros alcanzados por cada período.
• No se establecen objetivos y políticas para la gestión financiera, para determinar si se obtienen rendimientos al final de cada período contable por encima o por debajo del costo de capital.
CUADRO 1
1.2 ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
Para preparar el organigrama de PESAMATIC, se tuvo en cuenta los siguientes criterios: precisión, para que las unidades administrativas y sus relaciones e interrelaciones deben establecerse con exactitud; sencillez, el organigrama debe ser lo más simple posible, para representar la estructura en forma clara y comprensible; uniformidad en su diseño, es conveniente homogeneizar el empleo de nomenclatura, líneas, figuras y composición para facilitar su interpretación; presentación, su acceso depende en gran medida de su formato y estructura, por lo que debe prepararse complementando tanto criterios técnicos como de servicio, en función de su objeto; vigencia para conservar su validez, deben mantenerse actualizados.
Es recomendable que en el margen inferior derecho se anote el nombre de la unidad responsable de su preparación, así como la fecha de autorización.
• Tipo de estructura. El tipo de estructura propuesta para la empresa PESAMATIC es Línea Staff, porque presenta órganos de línea y de Staff, así como las características de la estructura lineal y de la estructura funcional conviviendo entre sí. Es por lo tanto una estructura mixta, capaz de aprovechar las ventajas de la estructura lineal y funcional y de reducir las desventajas de cada una de ellas. Así, la estructura linea-staff se basa simultáneamente en la jerarquía (estructura lineal) y en la especialización (estructura funcional). Es el tipo de estructura ideal para la ladrillera.
• Recurso Humano. Definido el organigrama para la empresa es posible detectar la cantidad y perfil de los empleados que deberán ser contratados por la organización. Para la vinculación del recurso humano a la empresa se deberá tener en cuenta un proceso de reclutamiento, selección, contratación e inducción de personal al interior de la empresa, donde se elegirán a los candidatos que reúnan los requisitos exigidos en cada puesto de trabajo, para que su desempeño en el mismo sea eficiente y eficaz.
• Análisis de puestos de trabajo. Algunos términos a tener en consideración en el análisis de puestos y que deben ser conceptualizados son: la tarea ó actividades de trabajo de la persona, obligación o compromiso que es el conjunto de tareas realizadas por una persona; posición, que son las diferentes tareas que puede desarrollar una persona en la organización; puesto, que es el conjunto de posiciones que puede ocupar una persona durante el periodo de tiempo; también puede definirse como "una unidad de organización que conlleva un grupo de deberes y responsabilidades que lo vuelven separado y distinto de los otros; ocupación son las clases de puestos que pueden
ser hallados en diferentes organizaciones y que presentan una gran similitud entre sí, este término está relacionado con la calificación profesional de los individuos, que le capacita para el desempeño de determinados puestos de trabajo; carrera y la secuencia de puestos que un individuo ocupa a lo largo de su vida laboral.
1.1.1 ORGANIGRAMA
CUADRO 2
La empresa PESAMATIC es una empresa que aún tiene una estructura laboral muy pequeña además no tiene una organización administrativa muy definida ya que la dirección está a cargo del área de compras, de ventas, mercadeo y producción;
La contratación del personal de producción generalmente se comunica en la prensa o por recomendación de algún trabajador de la empresa; los seleccionados son sometidos a entrevista y examen de desempeño para el cargo a ocupar.
ORGANIGRAMA SENCILLO PESAMATIC
Los sueldos del personal son de:CARGO SUELDOGerente Administrativo $ 1.000.000Contador $ 300.000Jefe de servicios $ 800.000Jefe de Produccion $ 800.000Jefe de compras y ventas $ 800.000Jefe de Almacén $ 500.000Jefe de Contabilidad $ 800.000Auxiliar de Compras y ventas $ 400.000Auxiliar de Contabilidad $ 400.000Mensajero $ 300.000TOTAL $ 5.800.000
CUADRO 3
Para los contratistas: a ellos se les pagan por la cantidad de básculas y balanzas vendidas se les paga el 10% del valor del producto que comercialicen
1.2.2. Descripción de funciones
Manual de Funciones.
El manual de Funciones que elaboramos permitirá cumplir con los siguientes objetivos:
• Establecer y definir las funciones y relaciones de cada unidad administrativa para deslindar responsabilidades, evitar duplicidad y detectar omisiones.
• Servir como medio de integración y orientación al personal de nuevo ingreso y facilitar su incorporación a las distintas funciones operacionales y ayuda a la ejecución correcta de las labores asignadas al personal de nuevo ingreso y facilitar su incorporación a las distintas funciones operacionales.
• Proporcionar información básica para la planeación e implantación de reformas administrativas.
A continuación se presenta el Manual de Funciones propuesto con los respectivos cargos y funciones.
Formato 1. Manual de funciones Administrador y/o gerente
PESAMATICIDENTIFICACION DEL CARGO Nombre del Cargo: GerenteDependencia: Administración
Fecha de Elaboración: Noviembre de 2009
RESUMEN DEL CARGOEs el representante legal de la persona Jurídica que se ha constituido por este reglamento, es decir de la Sociedad Encargado del control de las distintas operaciones de la persona jurídica.FUNCIONES
• Planea, organiza, dirige y controla la operación de los departamentos de producción y el recurso humano.
• Dirigir, coordinar con el administrador y jefe de planta, para que la producción se mantenga al máximo.
• Verificar el control de la calidad del producto, que se esté cumpliendo según las normas.
• Definir con la empresa a quien se le produce, el precio del producto.• Tomar las decisiones sobre el ingreso y cambio del personal.• Autorizar los pagos de nómina de sueldos y pagos a proveedores y
gastos.REQUERIMIENTOS DEL CARGO
• Nivel Educacional: Título universitario en administración de empresas o afines
• Experiencia: Mayor de 3 años en las áreas relacionadas con las actividades de la empresa.
Formato 2. Manual de funciones Jefe de Contabilidad
PESAMATICIDENTIFICACION DEL CARGONombre del Cargo: Jefe de ContabilidadDependencia: AdministraciónFecha de Elaboración: Noviembre 15 de 2009
RESUMEN DEL CARGOOrganizar, Clasificar y controlar los registros contables de la empresa, acorde a lo previsto por la legislación tributariaFUNCIONESCompete al contador:
• Llevar la contabilidad técnicamente y de acuerdo con el plan contable vigente.
• Llevar todos los libros que ordene la ley.• Clasificar el archivo de comprobantes y todos aquellos
documentos que respalden los asientos de contabilidad.• Producir mensualmente el corte de cuentas para información del
Director Administrativo y Socios.
• Producir mensualmente el balance comparado y descompuesto, con todos los anexos, someterlo a la aprobación del consejo Directivo y remitir la información pertinente al Director Administrativo.
• Mantener al día los libros de contabilidad, las cuentas y la relación de pago de impuestos o tributos.
• Las demás que por naturaleza del cargo debe asumir.REQUERIMIENTOS DEL CARGONivel Educacional: Título de contador público y tarjeta profesional.Experiencia: Mayor de 3 años en las áreas relacionadas con las actividades de la empresa
Formato 3. Manual de funciones Secretaria auxiliar contable
PESAMATICIDENTIFICACION DEL CARGONombre del Cargo: SECRETARIA AUXILIAR
CONTABLEDependencia: Gerencia
Fecha de Elaboración: Noviembre 15 de 2009
RESUMEN DEL CARGOEs la persona encargada del manejo de la oficina en lo relacionado con la atención al público, a los socios, archivo, correspondencia, recibir los ingresos y efectuar los pagos que se orden y demás documentos necesarios para el cumplimiento de su obligación.FUNCIONES
• Atender al público para dar información y concertar entrevistas.• Llevar el orden estricto de cuentas de pago pendientes de firma de la
administración General.• Manejo de la parte contable y soportes requeridos en la contabilidad de la
empresa• Realizar la nómina con la liquidación de novedades referentes a la
empresa.• Transcribir o computarizar: Cartas, notas, memorandos, informes y lo
tratado en reuniones y conferencias.• Realizar tareas de archivo.• Hacer y recibir llamadas telefónicas y transcribir mensajes a las personas
correspondientes.• Las demás que le sean ordenadas dentro de su competencia laboral
profesional.REQUERIMIENTOS DEL CARGO
• Nivel Educacional: Bachiller y/o Secretaría Auxiliar Contable SENA• Experiencia: Mayor de 3 años
Formato 4. Manual de funciones Jefe de producción
PESAMATICIDENTIFICACION DEL CARGONombre del Cargo: JEFE DE PRODUCCIÓN
Dependencia: ProducciónDepende de: Gerente y/o administradorFecha de Elaboración: Noviembre 15 de 2009
RESUMEN DEL CARGOPlanea, organiza, dirige y controla la operación de los departamentos de producción y el recurso humano, implementando políticas, programas y procedimientos conducentes a la planificación del talento humano.FUNCIONES
• Planear, organizar, dirigir y controlara operaciones del departamento de producción y recurso humano.
• Desarrollar e implementar políticas y procedimientos para el desarrollo de la empresa.
• Asistir a los programas de capacitación, recreación y bienestar social que la empresa realice.
• Velar por la correcta ejecución del proceso de producción de las basculas.
• Dirigir, coordinar y ejecutar planes y proyectos con previo estudio que vayan en beneficio del basculas y balanzas
• Atender a los clientes, proveedores y demás personas que se interrelacionen con el basculas y balanzas
• Dirigir la entrega de pedidos.• Atender todos los trámites de correspondencia externa que involucren
información competente del basculas y balanzasREQUERIMIENTOS DEL CARGO
• Nivel Educacional: Técnico industrial• Experiencia: Mayor de 3 años en las área de producción en las
actividades relacionadas en el manejo de ornamentación
Formato 5. Manual de funciones jefe de servicios
PESAMATICIDENTIFICACION DEL CARGONombre del Cargo: Depende: Fecha de Elaboración:
JEFE DE SERVICOSGERENCIANoviembre 15 de 2009
RESUMEN DEL CARGOOrganiza la planeación de los diferentes mantenimientos y servicios que se tengan en las distintas empresas, ir hasta el lugar donde se indique el servicio; evaluar el equipo y hacer lo necesario para que éste quede en óptimas condiciones para su usoFUNCIONES
• Encargados de dirigir la planeación de los diferentes servicios durante el año de acuerdo al cronograma de actividades de la empresa
• Cargar las diferentes herramientas para prestar el servicio y ser responsable de las respectivas
• Generar informes a cliente y gerencia de los servicios que preste, estado de equipo inicial y estado de equipo final
• Reparar equipos que traigan directamente a empresa• Elaborar informes semanales de servicios prestados• Responder por los trabajos realizados en el patio• Controlar el mantenimiento de los equipos que se fabriquen en la empresa.
REQUERIMIENTOS DEL CARGONivel Educacional: Técnico con conocimientos de electrónica y mecánica.Experiencia: mínima de 3 años.
Formato 7: Manual de funciones de jefe de compras y ventas
PESAMATICIDENTIFICACION DEL CARGONombre del Cargo: Jefe de Compras y Ventas
Depende de: GERENCIAFecha de Elaboración: Noviembre 15 de 2009RESUMEN DEL CARGOSu función principal es realizar las diferentes actividades de compras y coordinación de las ventas, como cotizaciones, rectificación de facturas, impuestos por compras, retenciones, certificación de retención en la fuente.Su función principal es realizar las diferentes actividades de venta, cotizaciones de ventas, rectificación de facturas, impuestos por ventas, retenciones, certificación de retención en la fuente, mercadeo, publicidad y relaciones comercialesFUNCIONES
• Encargado de revisar, controla y aprobar todas las facturas antes de que pasen a contabilidad
• Solicitar cotizaciones a los proveedores• Ordenar la elaboración d la orden de compra.• Aprueba o rechaza total o parcialmente la mercancía que llega imperfecta
• Efectúa los trámites de venta que se efectuaron en la empresa.• Agiliza y controla el trámite de mercancía importada.• Dirigir, planear, organizar y controlar todas las operaciones de venta que se
efectúen en la empresa.• Busca nuevos clientes y mercado• Comercializa el producto.• Verifica el despacho de la mercancía vendida.• Calibrar básculas y balanzas al ser vendidas.
REQUERIMIENTOS DEL CARGONivel Educacional: secundaria Experiencia: 1 año
1.2.3. Sistemas y procesos administrativos.
La empresa PESAMATIC es una empresa que aún no tiene los procesos y
sistemas administrativos muy definidos, todo se hace sin un procedimiento
establecido o claro, es por ello que hemos decidido, proponer un sistema
administrativo y un proceso para cada actividad
PROCEDIMIENTOS EN EL AREA DE PERSONAL
SELECCIÓN Y CONTRATACIÓN DE PERSONAL
Como primera medida debemos proponer que obligatoriamente debe haber un
área de recursos humanos donde se controle la selección, contratación e
Inducción del talento humano.
Objetivo: Establecer el procedimiento para la Selección, Contratación e
Inducción del talento humano de PESAMATIC. Aplicable a todo el personal que
aire a ocupar un cargo en la empresa.
Los formatos de contratación de personal se utilizan para dar registro de los
procesos de selección utilizados, y son los siguientes:
• Selección
• Contratación.
• Inducción
Selección del personal: Establece procedimientos a seguir en el reclutamiento,
pruebas de capacidad, verificación de datos y referencias, adjuntando además
los conceptos de psicólogo y director administrativo.
Contratación del Personal: Establece procedimientos en la recolección y
verificación de documentos para efectuar las correspondientes afiliaciones y
diligenciar el contrato de trabajo.
Proceso de inducción: proceso en el cual se suministra a la persona
contratada, la información de la empresa, objetivos, organigrama, Misión,
Visión, y además se hace entrega del Reglamento de Higiene y Seguridad
Industrial, sus responsabilidades y los procedimientos del cargo en el cual se
va a desempeñar.
Formato Nº 8 : Manual de procesos - vinculación de personal
PESAMATIC.
PROCESOS DE PERSONALPROCESO DE VINCULACION DE SELECCIÓN DEL PERSONALNº PUNTO DE CONTROL AREA RESPONSABLE CARGO1 El Jefe inmediato de la nueva vacante debe
enviar a la Dirección de Talento Humano el
formato “Necesidad del nuevo cargo”
registrando en este el porque de la necesidad.
Cualquier área. Jefe inmediato nueva
vacante.
Formato
Necesidad de
nuevo cargo.
2 Analiza a los colaboradores actuales de la
compañía para estudiar si alguno de ellos
posee las características requeridas para el
cargo.
Dirección de
Talento
Humano.
Director de talento
humano.
Hojas de vida
empleados
3 Consultar fuentes externas en Base de datos
de la empresa y Bolsas de empleo. Da a
conocer la necesidad a través de Aviso en la
entrada de la empresa. Avisos clasificados.
SENA. Universidades.
Dirección de
Talento
humano.
Asistente de personal. Fuentes Externas.
4 Preseleccionar candidatos comparando hojas
de vida con las competencias requeridas para
el cargo.
Dirección de
Talento
humano.
Asistente de personal.
5 Archivar hojas de vida de los no aptos para el
puesto.
Dirección de
talento
Asistente de personal. Formato de
entrevistas.
humano.6 Citar precandidatos aptos para el puesto a
pruebas.
Director de
talento
humano.
Director administrativo
y financiero.
7 Realizar entrevista preliminar con el Director
administrativo y financiero; En caso de ser
necesario realizar pruebas prácticas de
acuerdo al cargo, las cuales serán
coordinadas por el jefe de área que
corresponda.8 Verifica los datos consignados en la hoja de
vida. (Referencias personales, académicas y
laborales).
Dirección de
talento humano.
Asistente personal. Hoja de vida.
9 Envía a los candidatos preseleccionados a
realizar varios tipos de pruebas según el
cargo.
Dirección de
Talento
Humano.
Director de talento
humano
Informes
psicotécnicos.
10 Realizar visitas domiciliarias a los candidatos
seleccionados a través de la Trabajadora
Social externa que la empresa solicite.
Dirección de
Talento
humano.
Director de talento
humano.
Informes de
visitas
domiciliarias.11 Analizar y evaluar las fortalezas y debilidades
de cada candidato con base a los
requerimientos del cargo.
Dirección de
Talento
humano.
Director de talento
humano.
Informes de
entrevistas.
12 Comunicar al candidato para darle los
documentos requeridos ingreso; definir fecha
Dirección de
talento humano.
Director de talento
humano.
Resumen
documentos de
de documentos. contratación.Aprobado por: Dirección Administrativa y Financiera Fecha:Firma:
Formato Nº 9 : Manual de procesos personal - contratación
PESAMATIC
PROCESOS DE PERSONALVINCULACION DE PERSONAL - CONTRATACIONNº DESCRIPCION DEL
PROCEDIMIENTO
AREA
RESPONSABLE
CARGO
RESPONSABLE
PUNTO DE
CONTROL1 Citar para
contratación la
persona
seleccionada a quien
se le entregará el
formato “Solicitud de
documentos” para
que reúna todos
estos en el tiempo
asignado.
Talento
Humano.
Director talento
humano.
Solicitud de
documentos.
2 Organizar carpeta de
empleado anexando
todos los
documentos.
Talento
Humano.
Asistente de
personal.
Prueba
psicotécnica. Hoja
de vida. Contrato.
Afiliaciones.3 Elaborar y firmar el
contrato individual de
trabajo de acuerdo a
lo establecido en el
CST.
Talento
Humano.
Director de
talento humano.
Necesidad del
nuevo cargo.
4 Realizar la afiliación
a la EPS, ARP Y
FONDO DE
PENSIONES Y
CESANTIAS.
Talento
Humano.
Director de
talento humano.
Solicitud de
documentos.
Inducción personal.
5 Realizar la afiliación
a la Caja de
Compensación
Familiar.
Talento
Humano.
Director de
talento humano.
Contrato trabajo.
EPS, ARP, Fondo
de pensiones y
cesantías
Afiliación caja de
compensación
familiar.Aprobado por: Dirección Administrativa y Financiera Fecha:Firma:
Formato Nº 11 : Manual de procesos personal – inducción
PESAMATIC
PROCESOS DE PERSONALVINCULACION DE PERSONAL - INDUCCIONNº DESCRIPCION DEL
PROCEDIMIENTO
AREA
RESPONSA.
CARGO
RESPONSA.
PUNTO DE
CONTROL1 Suministra a la persona vinculada
en forma verbal información de:
Misión, Visión, Valores, la
empresa. Historia de la empresa,
Objetivos de calidad, Políticas de
calidad, Reglamento interno de
trabajo, Organigrama, Procesos
de
conformación, Deberes,
Derechos.
Dirección de
talento
humano.
Director de
talento
humano.
Cartilla de
información
de la
empresa.
2 Dar a conocer al nuevo
colaborador su lugar de trabajo,
Presentarle su equipo interno de
talento humano talento humano
Inducción de
trabajo, Entrega formal de los
recursos que personal nuevo
están bajo su responsabilidad,
Informarle los procedimientos en
que el colaborador
participa, informarle sobre los
Dirección de
talento
humano.
Director de
talento
humano.
Formato de
inducción
de personal
nuevo.
resultados que se esperan de el.
3 Entrega a la persona vinculada el
reglamento de higiene y segundad
industrial.
Dirección de
talento
humano.
Director de
talento
humano.
Reglamento
de higiene y
seguridad
industrial.
4 Presenta a la persona vinculada a
los miembros de la organización.
Dirección de
talento
humano.
Director de
talento
humano.
Reglamento
de higiene y
seguridad
industrial
personal.5 Ubica a la persona vinculada en
su puesto de trabajo y le da toda
la información y entrenamiento
necesario para desempeñar sus
labores.
Dirección de
talento
humano.
Director de
talento
humano.
Formato de
inducción
de personal
nuevo.
Aprobado por: Dirección Administrativa y Financiera Fecha:Firma:
Flujograma Nº 12: Selección y contratación de personal.
JEFE DE AREA DIRECCION TALENTO HUMANO TRABAJADOR
INICIO
Formato solicitud de
Reclutamiento
Preselección, hojas de vida
Entrevista inicial
Verificación de referencias
Evaluación psicotécnica
Toma de decisión final
Admisión, promoción o traslado
Firma contrato
Formato solicitud de datos
Contrato
Realiza afiliación a EPS, ARP, fondo de pensiones y cesantías
FIN
DOTACION AL PERSONAL
Es importante que la PESAMATIC. maneje todos los recursos legales, y uno de
estos es la dotación del personal el procedimiento de entrega y consecución de
implementos de dotación, además dentro de este proceso se debe manejar
también lo que es la seguridad industrial.
Objetivo: Establecer el procedimiento para la entrega y consecución de
plementos de dotación vestuario y calzado de labor al personal administrativo y
operativo de la empresa.
Formato: Formato de recepción de dotación al personal.
El formato de recepción de dotación al personal se elabora el momento de
hacer entrega efectiva de los implementos a cada una las personas que tengan
derecho a ello, se hace una declaración de aceptación junto con la firma de
cada uno de los empleados.
Formato Nº 13 : Manual proceso personal – Dotación al personal
PESAMATIC
ANDINA LTDA.
PROCESOS DE PERSONALDOTACION AL PERSONALNº DESCRIPCION DEL
PROCEDIMIENTO
AREA
RESPONSA.
CARGO
RESPONSA.
PUNTO DE
CONTROL
1 Se hace entrega de dotación al
personal administrativo y
operativo de la empresa tres es al
año, en las siguientes fechas:
Abril 30
Agosto 30
Diciembre 20
Dirección de
talento
humano.
Director de
talento
humano.
2 Elabora la lista de las personas
que recibirán dotación. Se
registran las tallas y colores de las
prendas requeridas.
Dirección de
talento
humano.
Jefe de
despachos y
asistente de
personal.
Lista de
Dotación.
3 Aprueba la lista de dotación. Dirección de
talento
humano.
Director de
talento
humano,
directores de
planta y
asistente de
personal
Lista de
dotación.
4 Elabora orden de compra y realiza
por lo menos tres cotizaciones.
Dirección de
talento
humano.
Director de
talento
humano.
Orden de
compra.
5 Autoriza la compra para la
dotación al personal.
Dirección de
talento
humano.
Director
administrativo
y financiero.
Orden de
compra.
6 Define con el proveedor elegido,
fecha de entrega y características
especiales de la dotación
solicitada.
Dirección de
talento
humano.
Director de
talento
humano.
Orden de
compra.
7 Recibe la dotación del personal,
verifica las condiciones pactadas
y realiza la entrega de los
mismos.
Dirección de
talento
humano.
Director de
talento
humano.
Formato de
entrega de
dotación de
personal.Aprobado por: Dirección Administrativa y Financiera Fecha:Firma:
Flujograma Nº 1 Dotación de personal.
JEFE DE DESPACHO Y
ASISTENTE
PERSONAL
DIRECCIÓN DE TALENTO
HUMANO
DIRECCION
ADMINISTRATIVA Y
FINANCIERA
1.1.1.1. ELABORACIÓN DE NÓMINA
Objetivo: Establecer el procedimiento para realizar la liquidación de nomina,
teniendo en cuenta lecturas de horario del manual de procesos y novedades
(Horas extras, recargos, festivos, dominicales y otros).
Formato: Hoja de liquidación de nomina.
En PESAMATIC se tiene establecido el pago de nomina quincenal y el registro
de los gastos ocasionados por concepto de la relación laboral existente de
conformidad con las disposiciones legales vigentes ajustándose a los
procedimientos establecidos por la empresa.
Inicio
Elabora lista de persona para dotación. Esta lista es aprobada por el director de planta.
1
Lista de personal dotación.
¿Aprueba?
1Orden de compra
si
Elabora 3 cotizaciones
Solicita al proveedor mercancía.
Recibe dotación.
FIN
Autoriza la compra para la dotación de personal.
Formato Nº 15 : Manual procesos personal – Elaboración de nómina
PESAMATIC
ANDINA LTDA.
PROCESOS DE PERSONALELABORACION DE NOMINANº DESCRIPCION DEL
PROCEDIMIENTO
AREA
RESPONSABLE
CARGO
RESPONSABLE
PUNTO DE
CONTROL1 Toma información o lectura
de horario del manual de
procesos operativos; en
donde se encuentran las
novedades a que tienen
derechos los empleados
como horas extras,
recargos, dominicales y
otros.
Cada jefe de área o sección
reporta las novedades que
no están incluidas dentro
del horario de programación
como horas compensatorias
u horas extras que están
fuera de la programación.
Estas deben ser aprobadas
por el jefe de producción y
avaladas por el director de
la planta.
Dirección de
talento humano.
Asistente de
personal
y asistentes de
dirección
administrativa
de las plantas.
Solicitud de
documentos.
2 Reportan al asistente de
dirección administrativa de
la planta y al asistente de
personal de la empresa los
descuentos del fondo de
ahorros y los del sindicato.
Dirección de
talento humano.
Asistente de
personal y de
dirección
administrativa
de las plantas.
Lista de
descuentos
del fondo de
ahorros y del
sindicato.
3 Ingresa los datos
reportados al sistema
SIIGO.
Dirección de
talento humano.
Asistente de
personal y de
dirección
administrativa
de las plantas.
Hoja de
liquidación
de nomina.
4 Reparte los volantes de
nomina a los trabajadores y
se atienden reclamos,
Dirección de
talento humano.
Asistente de
personal y de
dirección
administrativa
de las plantas.
Volantes de
nómina.
5 De las plantas envían
archivo de liquidación de
nomina a través de Internet,
denominado Z-29-21,
archivo para la primera
quincena y Z29-22 para la
segunda quincena, También
envían al asistente de
personal de la empresa el
resumen de nomina firmada
y aprobada por el Director
de Planta.
Dirección de
talento humano.
Asistente de
personal y
asistentes de
dirección
administrativa
de las plantas.
Archivos
Z29-2 1
Z29-22.
Resumen de
nomina.
6 Contabiliza la nómina de las
plantas y del área
administrativa de la
empresa.
Departamento
contable.
Asistente de
Personal
Documento
Li –Nomina.
7 Revisa Nomina. Departamento
contable.
Contador. Documento
Li –Nomina.8 Autoriza el pago de la
nomina.
Dirección
administrativa y
financiera.
Director
administrativo y
financiero.
Nómina.
9 Hace efectivo el pago
consignando a cada uno de
los empleados de la
empresa.
Tesorería. Tesorera. Hoja de
gerencia
electrónica.
Aprobado por: Dirección Administrativa y Financiera
Fecha:Firma:
Flujograma Nº 2 : Elaboración de nomina.
ASISTENTE DE
DIRECCION
ADMINISTRATIV
A DE LAS
FÁBRICAS
ASISTENT
E DE
PERSONA
L
CONTADOR
DIRECCION
ADMINISTRA.
Y
FINANCIERA
TESORERÍA
Contabiliza la nómina
Documento LI- Nómina.
¿La nomina esta bien elaborada?
¿Autoriza el paso de nomina?
Hace efectivo el pago consignado a la cuenta de cada empleado
Hoja de gerencia electrónica
Inicio
Captura dominicales, horas extras, dominicales, etc.
Captura novedades de descuentos del fondo de ahorro y del sindicato.
Ingresa datos al sistema SIIGO.
Hoja de liquidación de nómina.
Reparte volantes de nómina a trabajadores.
Envía por internet el archivo de nómina.
NO
FIN
S
1.1.1.2. ELABORACIÓN DE MEMORANDOS
Objetivo: Establecer el procedimiento para definir en qué casos y cuáles son
las personas indicadas para elaborar memorandos en la empresa
PESAMATIC.
Formato: Memorando
Los memorandos son una comunicación interna que se realiza con el fin de
efectuar la exposición breve de algún asunto que debe recordarse
oportunamente.
En el caso de los empleados, se utiliza para guardar reporte de alguna mala
conducta o comportamiento inusual que efectué el empleado en la empresa.
Formato Nº 18 : Manual proceso personal – elaboración de nómina.
PESAMATIC
ANDINA LTDA.
PROCESOS DE PERSONAL
ELABORACION DE MEMORANDOSNº DESCRIPCION DEL
PROCEDIMIENTO
AREA
RESPONS.
CARGO
RESPONS.
PUNTO
CONTROL
1 Elabora memorando en original y
copia, ante una causal de mala
conducta o comportamiento inusual.
Jefe de área
o sección.
Jefe de
área o
sección.
Memorando.
2 El empleado y su jefe inmediato
firman el memorando.
Jefe de área
o sección.
Jefe de
área o
sección.
Memorando.
3 Archiva original en consecutivos de
memorando.
Jefe de área
o sección.
Jefe de
área o
sección.
Memorando.
4 Archiva copia en la hoja del
empleado y lleva control sobre el
mismo.
Dirección de
talento
humano.
Dirección
de talento
humano.
Memorando.
Aprobado por: Dirección Administrativa y Financiera Fecha:Firma:
Flujograma Nº 3 Elaboración de memorandos.
JEFE DE AREA EMPLEADO DIRECCION DE
TALENTO
HUMANO
Inicio
Memorando
Firma memorando
MemorandoMemorando
Consecutivo memorando
FIN
Firma memorando
Memorando
Hoja de vida
FIN
DESPIDO O RETIRO VOLUNTARIO DE UN EMPLEADO
Objetivo: Determinar los procedimientos establecidos para prescindir de los pos
de un empleado por retiro voluntario o por determinación de la empresa.
Formato Nº 19: Manual proceso personal – despido o retiro voluntario de
un empleado.
PESAMATIC
ANDINA LTDA.
PROCESOS DE PERSONAL
DESPIDO O RETIRO VOLUNTARIO DE UN EMPLEADONº DESCRIPCION DEL
PROCEDIMIENTO
AREA
RESPONS.
CARGO
RESPONS.
PUNTO
CONTROL1 El jefe de área presenta la causal
por despido por escrito o el
empleado presenta retiro
voluntario.
Dirección de
talento
humano.
Director de
talento
humano.
Carta de retiro
voluntario Oficio
solicitud de
despido.2 Se consideran causales de
despido: Agresión a un
compañero de trabajo,
suspensión de empleado por
tercera vez, abandono del puesto
de trabajo, deslealtad a la
empresa por información
privada, las demás
contempladas en el contrato de
Dirección de
talento
humano.
Director de
talento
humano.
Carta causal de
retiro.
trabajo que se firmo.
3 Revisa el caso de despido o
retiro voluntario y elabora carta
de despido o aceptación de retiro
voluntario. Si no se amerita
despido comunicara al jefe
inmediato y mediara por el
empleado.
Dirección de
talento
humano.
Director
general.
Carta de
despido o retiro
voluntario.
4 Si es retiro voluntario analizara
las causales que originaron el
retiro del empleado para saber
las fallas que se presentan y
mejorar en lo posible la calidad
de vida de los trabajadores.
Dirección de
talento
humano.
Director de
talento
humano.
Carta de
despido o retiro
voluntario.
5 Aprueba mediante su firma oficio
de despido o carta de retiro
voluntario.
El trabajador recibe carta de
despido o la aceptación de la
carta de retiro voluntario.
Entra a proceso de liquidación.
Dirección de
talento
humano.
Director de
talento
humano.
Carta de
despido o retiro
voluntario.
Aprobado por: Dirección Administrativa y Financiera Fecha:Firma:
Flujograma Nº 4 : Despido o retiro voluntario de un empleado.
JEFE DE AREA O
EMPLEADO
DIRECTOR DE
TALENTO
HUMANO
DIRECCION
GENERAL
TRABAJAD
OR
FLUJOGRAMA 5 Flujograma de ventas
INICIO
Solicitud de despido
Retiro voluntario
NO
FIN
Revisa el caso y confronta el trabajador y/o empleado.
¿Aprueba?
Carta de despido y/o aceptado
Carta de despido o retiro voluntario
Entra a proceso de liquidación
¿Aprueba?
Carta de despido o retiro voluntario
S
NO
FORMATO 6: FLUJOGRAMA DE COMPRAS
AREA DE VENTAS AREA
CONTABILIDAD
AREA CONTABILIDAD
DPTO.SOLICITANTE
AREA DE COMPRAS CONTABILIDAD
1.2.4. SISTEMA CONTABLE
1.2.4.1 Normas que rigen nuestro sistema
1.2.4.1.1 Constitución Política de Colombia.
En los mandatos constitucionales se da un reconocimiento a la empresa como base de desarrollo económico y al trabajo de las personas que integran nuestra sociedad, como pilares de una organización democrática, participativa y pluralista.
Los artículos 25 y 333 de la constitución hablan sobre el derecho al trabajo y la iniciativa privada y libertad de empresa.
Se considera que es importante mencionarlos en la realización del presente trabajo ya que Cerámica Andina es una empresa del sector privado que genera progreso y desarrollo para la región.
1.2.4.1.2 Ley 222 de 1.995
Por la cual se modifica el libro 11 del Código de Comercio, se expide un nuevo régimen de procesos concursales y se dictan otras disposiciones.
En el artículo 89 de la presente ley se habla de las modalidades del trámite concursal y en que consiste dicho proceso.
En el artículo 90 se describe a la Superintendencia de Sociedades como la autoridad competente para realizar los trámites concursales.El artículo 6 y 97 describe los requisitos sustanciales y formales que necesita un deudor para solicitar la apertura del concordato. Así como los anexos que debe presentar para acompañar la solicitud.
1.2.4.1.3 Decreto 2650 de 1.993
Por medio del cual se modifica el plan único de cuentas para comerciantes con el fin de buscar la uniformidad en el registro de las operaciones económicas realizadas por los comerciantes.
Es importante mencionar esta normatividad, ya que consagra el plan único de cuentas para comerciantes y los requisitos formales necesarios para la rendición de cuentas, ajustes y presentación de estados financieros por medio de la cual se debe regir empresas como PESAMATIC.
1.2.4.1.4 Decreto 1753 de 1.994
El impacto ambiental: Según lo establece el decreto 1753 de 1.994, un plan de manejo ambiental es el documento que de forma detallada establece las
acciones requeridas para prevenir, mitigar, controlar, compensar y corregir los posibles efectos o impactos ambientales negativos, generados en desarrollo de un proyecto, obra o actividad, incluyendo también los planes de seguimiento, evaluación, monitoreo y contingencia.
La política ambiental en Colombia, se basa en la construcción de un proyecto colectivo que convoque a los diferentes actores en torno a la conservación y restauración de áreas prioritarias en las eco regiones estratégicas, como alternativa para generar nuevas opciones de desarrollo social y económico, fortalecer la cohesión social, mejorar las condiciones de vida de la población y contribuir a la paz.
1.2.4.2 Estatuto Tributario
Estatuto tributario relacionado con todas las obligaciones fiscales que tienen las empresas ante el estado.
1.2.4.3 Decreto 2649/93
El Decreto 2649/93 sobre los principios contables generalmente aceptados en Colombia. 1.2.4.4 Código Sustantivo de Trabajo
Código Sustantivo de Trabajo relacionados con los asuntos laborales y en concordancia con la Ley 50 de 1991 y la Ley 100 de 1993 sobre seguridad social.
1.2.4.5 Código del Comercio
Código del Comercio relacionado con todos los asuntos comerciales.
1.2.5 Codificación del plan de cuentas
1 ACTIVO
11 DISPONIBLE1105 Caja110505 Caja General110510 Caja Menor1110 Bancos111005 Moneda Nacional11100501 Banco Colombia11100502 Banco Popular11100503 Banco Bogotá 1120 Cuentas de Ahorro112005 Bancos112010 Corporaciones de ahorro y vivienda13 DEUDORES1305 Clientes130505 Nacionales 13050501 (Nombre del Cliente)1310 Cuentas Corrientes Comerciales131020 Particulares131095 Otras1330 Anticipo y Avances133005 A Proveedores133010 A Contratistas133015 A Trabajadores133095 Otros1345 Ingresos por Cobrar134595 Otros1355 Anticipo de Impuestos y Contribuciones o Saldos a Favor135505 Anticipo de impuesto de renta y complementarios135510 Anticipo de impuesto de industria y comercio135515 Retención en la fuente135520 Sobrante en liquidación privada de impuestos135525 Contribuciones135530 Impuestos Descontadles135595 Otros1360 Reclamaciones136005 Compañías Aseguradoras136010 A transportadores136095 Otras1365 Cuentas por Cobrar a Trabajadores136505 Vivienda136510 Vehículos136515 Educación136525 Calamidad doméstica136595 Otras1370 Préstamos a particulares137005 Con garantía real137010 Con garantía personal
1380 Deudores Varios138095 Otros1390 Deudas de Difícil Cobro1399 Provisión139905 Clientes139910 Cuentas corrientes comerciales139930 Anticipo y avances139945 Ingresos por cobrar139955 Reclamaciones139960 Cuentas por cobrar a trabajadores139965 Préstamos a particulares139975 Deudores varios
14 INVENTARIO1435 Mercancía no Fabricada por la Empresa1435XX 143599 Ajustes por Inflación
15 PROPIEDADES PLANTA Y EQUIPO1520 Maquinaria y equipo1524 Equipos de oficina152405 Muebles y enseres152495 Otros1528 Equipos de computación y comunicación152805 Equipo de procesamiento de datos152810 Equipos de telecomunicaciones152825 Líneas Telefónicas152895 Otros1592 Depreciación acumulada159210 Maquinaria y equipo159215 Equipo de oficina159220 Equipo de computación y comunicación159299 Ajustes por inflación
17 DIFERIDOS1705 Gastos pagados por anticipado170505 Intereses170510 Honorarios170515 Comisiones170520 Seguros y fianzas170525 Arrendamientos170535 Mantenimiento de equipos170545 Suscripciones170595 Otros1710 Cargos diferidos
171016 Programas para computador (software)171020 Útiles y papelería171024 Mejoras a propiedades ajenas171032 Entrenamiento de personal171044 Publicidad, propaganda y promoción171048 Elementos de aseo y cafetería171060 Dotación y suministros a trabajadores171095 Otros
PASIVO2 21 OBLIGACIONES FINANCIERAS2105 Bancos nacionales210505 Sobregiros210510 Pagarés2115 Corporaciones financieras211505 Pagares2120 Compañías de financiamiento comercial212005 Pagares2125 Corporaciones de ahorro y vivienda212505 Sobregiros212510 Pagares
22 PROVEEDORES2205 Nacionales
23 CUENTAS POR PAGAR2305 Cuentas corrientes comerciales2320 A contratistas2335 Costos y gastos por pagar233505 Gastos financieros233510 Gastos legales233515 Libros, suscripciones, periódicos y revistas233520 Comisiones233525 Honorarios233530 Servicios técnicos233535 Servicios de mantenimiento233540 Arrendamientos233545 Transportes fletes y acarreos233550 Servicios públicos233555 Seguros233565 Gastos de representación y relaciones públicas233595 Otros2370 Retenciones y aportes de nómina237005 Aportes a entidades promotoras de salud EPS.237006 Aportes a administradoras de riesgos profesionales ARP237010 Aportes al ICBF, SENA y cajas de compensación237095 Otros
2380 Acreedores varios238030 Fondos de cesantías y/o pensiones
24 IMPUESTOS, GRAVÁMENES Y TASAS2404 De renta y complementarios240405 Vigencia fiscal corriente240410 Vigencia fiscales anteriores2408 Impuestos sobre las ventas por pagar240801 Generado240802 Descontables2412 De industria y comercio241205 Vigencia fiscal corriente241510 Vigencia fiscales anteriores
25 OBLIGACIONES LABORALES2505 Salarios por pagar2510 Cesantías consolidadas2515 Intereses sobre cesantías2520 Prima de servicios2525 Vacaciones consolidadas2530 Prestaciones extralegales253005 Primas253010 Auxilios253015 Dotación y suministros a trabajadores253020 Bonificaciones253095 Otros2540 Indemnizaciones laborales
26 PASIVOS ESTIMADOS Y PROVISIONES2610 Para obligaciones laborales261005 Cesantías261010 Intereses sobre cesantías261015 Vacaciones261020 Prima de servicios261025 Prestaciones extralegales
28 OTROS PASIVOS2805 Anticipos y avances recibidos250505 De clientes280595 Otros
3 PATRIMONIO31 CAPITAL SOCIAL3130 Capital de personas naturales
36 RESULTADOS DEL EJERCICIO3605 Utilidad del ejercicio
3610 Pérdida del ejercicio
37 RESULTADOS DE EJERCICIOS ANTERIORES3705 Utilidades acumuladas3710 Pérdidas acumuladas
4 INGRESOS41 OPERACIONALES4135 Comercio al por mayor y al por menor413504 Reparación y mantenimiento de basculas y balanzas413506 Fabricación de basculas y balanzas4175 Devoluciones en ventas
42 NO OPERACIONALES4205 Otras Ventas420515 Materiales varios4220 Arrendamientos422010 Construcciones y edificaciones4245 Utilidad en ventas de propiedad planta y equipo424520 Maquinaria y equipo424524 Equipos de oficina424528 Equipo de computación y comunicación4250 Recuperaciones425005 Deudas manas
5 GASTOS51 OPERACIONALES DE ADMINISTRACIÓN5105 Gastos de personal510506 Sueldos510515 Horas extras y recargos510524 Incapacidades510527 Auxilio de transporte510530 Cesantías510533 Intereses sobre cesantías510536 Prima de servicios510539 Vacaciones510542 Primas extralegales510548 Bonificaciones510551 Dotación y suministro a trabajadores510560 Indemnizaciones laborales510563 Capacitación personal510568 Aportes a administradoras de riesgos profesionales ARP510569 Aportes a entidades promotoras de salud EPS510570 Aportes a fondos y pensiones y/o cesantías510572 Aportes a cajas de compensación510575 ICBF510578 SENA
510595 Otros5110 Honorarios511015 Auditoria externa511035 Asesoría técnica511095 Otros5115 Impuestos511505 Industria y comercio511510 De timbre511595 Otros5120 Arrendamientos512010 Construcciones y edificaciones5130 Seguros513025 Incendio5135 Servicios513505 Aseo y vigilancia513525 Acueducto y alcantarillado513530 Energía eléctrica513535 Teléfono513550 Transporte, fletes y acarreos513595 Otros5140 Gastos legales514005 Notariales514010 Registro mercantil5145 Mantenimiento y reparaciones514515 Maquinaria y equipo514520 Equipo de oficina514525 Equipo de computación y comunicación5150 Adecuación e instalación515005 Instalaciones eléctricas515010 Arreglos ornamentales515015 Reparaciones locativas5160 Depreciaciones516010 Maquinaria y equipo516015 Equipo de oficina516020 Equipo de computación y comunicación5165 Amortizaciones516515 Gastos diferidos5195 Diversos519510 Libros, suscripciones, periódicos y revistas519520 Gastos de representaciones y relaciones públicas519525 Elementos de aseo y cafetería519530 Útiles, papelería y fotocopias519535 Combustibles y lubricantes519545 Taxis y buses519565 Parqueadero519570 Indemnización por daños a terceros52 OPERACIONALES DE VENTAS
5205 Gastos de personal520506 Sueldo520518 Comisiones520521 Viáticos520527 Auxilio de transporte520530 Cesantías520533 Intereses sobre cesantías520536 Prima de servicios520539 Vacaciones520560 Indemnizaciones laborales520563 Capacitación al personal520568 Administradora de riesgos profesionales ARP520569 Empresas prestadoras de servicios EPS520570 Aportes afondo de pensiones y cesantías520572 Aportes a caja de compensación familiar520575 ICBF520578 SENA520595 Otros5295 Diversos529505 Comisiones529520 Gastos de representación y relaciones públicas529530 Útiles, papelería y fotocopias529565 Parqueaderos529595 Otros
53 NO OPERACIONALES5305 Financieros530505 Gastos bancarios530535 Descuentos comerciales condicionados5310 Pérdida en venta y retiro de bienes531015 Venta de propiedad planta y equipo
54 IMPUESTO DE RENTA Y COMPLEMENTARIOS5405 Impuesto de renta y complementarios540505 Impuesto de renta y complementarios
59 GANANCIAS Y PÉRDIDAS5905 Ganancias y pérdidas590505 Ganancias y pérdidas
6 COSTOS DE VENTAS61 COSTO DE VENTAS Y PRESTACIÓN DE SERVICIOS6135 Comercio al por mayor y al por menor613504 Mantenimiento, reparación y lavado de vehículos automotores613506 Venta de partes, piezas y accesorios de vehículos automotores
7 GASTOS DE PRODUCCIÓN O DE OPERACIÓN72 Mano de obra directa
7205 Mantenimiento y reparación de vehículos automotores
CUADRO 4
1.2.4.2 FORMAS ADAPTADAS O FORMATOS CONTABLES ADAPTADOS
1.2.4.2.1 Generalidades:
Todos los soportes contables deben contener la siguiente información general: Nombre o razón social de la empresa que lo emite. Nombre, número y fecha del comprobante. Descripción del contenido del documento. Firmas de los responsables de elaborar, revisar, aprobar y contabilizar los comprobantes. Los principales soportes de contabilidad son:
1. Recibo de caja
El recibo de caja es un soporte de contabilidad en el cual constan los ingresos en efectivo recaudados por la empresa. El original se entrega al cliente y las copias se archivan una para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de contabilidad.
El recibo de caja se contabiliza con un débito a la cuenta de caja y el crédito de acuerdo con su contenido o concepto del pago recibido. Generalmente es un soporte de los abonos parciales o totales de los clientes de una empresa por conceptos diferentes de ventas al contado ya que para ellas el soporte es la factura.
Formato Nº 20. : Recibo de Caja – Comprobante de ingreso.
2. Recibo de consignación bancaria
Este es un comprobante que elaboran los bancos y suministran a sus clientes para que lo diligencien al consignar. El original queda en el banco y una copia con el sello del cajero o el timbre de la máquina registradora, sirve para la contabilidad de la empresa que consigna.
Hay dos tipos de consignaciones, una para consignar efectivo y cheques de bancos locales y otro para consignar remesas o cheques de otras plazas. Necesidades varias Los soportes de contabilidad se elaboran en original y tantas copias como las necesidades de la empresa lo exija.
Formato Nº 21: Consignación bancaria.
DÍA MES AÑO
Todo cheque recibido en consignacion se entiende "salvo buen cobro". Este reciboEfectivopara ser válido debe llevar firma y sello del cajero recibidor. Total
Cuenta nº consignado por
Suman los cheques
Nº DE CHEQUE VALOR
Ciudad u oficina de la cuenta
Titular de la cuenta
BANCO
3. Factura de compra-venta
La factura comercial es un soporte contable que contiene además de los datos generales de los soportes de contabilidad, la descripción de los artículos comprados o vendidos, los fletes e impuestos que se causen y las condiciones de pago.
Desde el punto de vista del vendedor, se denomina factura de venta y del comprador, factura de compra. Generalmente, el original se entrega al cliente y se elaboran dos copias, una para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de la contabilidad.
La factura se debe expedir con los siguientes requisitos: Estar denominada expresamente como factura de venta. (Pre impreso). Numeración en orden consecutivo. (Pre impreso). Apellidos y nombre o razón social y NIT del vendedor o de quien preste el servicio. (Pre impreso). Apellidos y nombre o razón social del adquiriente los bienes o servicios. Fecha de expedición. Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados. El nombre o razón social y NIT del impresor de la factura. (Pre impreso). Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas.
Formato Nº 22 : Factura de venta.
4. Cheque
Es un titulo valor por medio del cual una persona llamada "girador", ordena a un banco llamado "girado" que pague una determinada suma de dinero a la orden de un tercero llamado "beneficiario".
Formato Nº 23: El cheque
. : Cheque.
5. Nota Débito
Es un comprobante que utiliza la empresa para cargar en la cuenta de sus clientes, un mayor valor por concepto de omisión o error en la liquidación de facturas y los intereses causados por financiación o por mora en el pago de sus obligaciones.
Formato Nº 24 : Nota Débito.
Pesamatic
6. Nota Crédito
Cuando la empresa concede descuentos y rebajas que no estén liquidados en la factura o cuando los clientes hacen devoluciones totales o parciales de las mercancías, para su contabilización se utiliza un comprobante llamado nota crédito. Este comprobante se prepara en original y dos copias; el original para el cliente, una copia para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de contabilidad.
Formato Nº 25: Nota Crédito.
7. Comprobante de pago o de egreso Llamado también orden de pago o comprobante de egreso, es un soporte de contabilidad que respalda el pago de una determinada cantidad de dinero por medio de un cheque. Generalmente, en la empresa se elabora por duplicado, el original para anexar al comprobante diario de contabilidad y la copia para el archivo consecutivo. Para mayor control en el comprobante de pago queda copia del cheque, ya que el titulo valor se entrega al beneficiario. Los soportes contables deben asentarse en forma ordenada y resumida, expresando claramente las transacciones que diariamente se realizan en una empresa.
Formato Nº 26: Comprobante de egreso.
Comprobante diario de contabilidad
Es un documento que debe elaborarse previamente al registro de cualquier operación y en el cual se indica el número, fecha, origen, descripción y cuantía de la operación, así como las cuentas afectadas con el asiento.
Formato Nº 27 : Comprobante de Contabilidad.
8. Nómina
La nómina es un documento de contabilidad manual que consiste en una relación nominal de cada una de las personas o trabajadores que presten servicios en las empresas ya sean devengados o descuentos en una relación laboral deben percibir haberes.
Una nómina es un documento que, a modo de recibo de salario individual en el que la empresa acredita el pago de las diferentes cantidades que forman el salario. En ella quedan registradas también las deducciones que se realizan sobre el salario.
Todas las empresas están obligadas por ley a entregar este documento a sus trabajadores y a hacer constar en él todos los pagos que éstos perciban por su trabajo. Existe un modelo oficial de nómina pero esta permitido que las empresas pueden utilizar otras similares.
NETO RECIBI
BASICO AUX. TRANS. TOTAL DEVEN. SALUD PENSIONES TOTAL DEDUC. PAGADO (FIRMA Y C. C.)
BASICO
AUXILIO DE TRANSPORTE
TOTAL DEVENGADO
TOTAL DEDUCIDO
NETO PAGADO
TOTAL IBC
TOTAL TOTALPREPARADO REVISADO
FIRMAS
TOTALES
CAJA DE COMPENSACION
ICBF
SALUD
PENSION
CESANTIAS
INTERES A LAS CESANTIAS
SENA
VACACIONES
PRIMA DE SERVICIOS
PERIODO DE PAGO DEL AL
TOTALES VALORES
EMPLEADO
APORTES LABORALES % VALOR PROVISIONES % OBSERVACIONES
DEDUCCIONES
CERAMICA ANDINA LTDA.NIT. 890.503.667-0Zona industrial Cornejo
DIASBASICODEVENGADO
Teléfono: 5760929
Formato Nº 28: Nómina.
9. Tarjeta Kárdex
Las empresas que adoptan el sistema de inventario permanente deben implantar un procedimiento de rutina que permita controlar con exactitud el movimiento de las mercancías. Para visualizar claramente esta información se requiere un Kárdex.
El Kárdex o fichero de mercancías está formado por tarjetas que permiten controlar las cantidades y los costos de las entradas y salidas de un artículo determinado, y dar a conocer las existencias en cualquier momento sin necesidad de realizar un inventario físico.
Cada tarjeta de Kárdex constituye un auxiliar de la cuenta mercancías no fabricadas por la empresa, en la que la suma de los saldos de las tarjetas representa el total de las mercancías en existencia, a precio de costo.
Formato Nº 29 : Tarjeta Kárdex.
ARTICULO REFERENCIALOCALIZACION UNIDAD MINIMO MAXIMOPROVEEDORES
PRECIO
UNITARIO CANTIDAD VALOR CANTIDAD VALOR CANTIDAD VALOR
SALDOSDETALLEFECHA
ENTRADAS SALIDAS
10. Requisición de materiales
Una requisición es una solicitud escrita que usualmente se envía para informar al departamento de compras acerca de una necesidad de materiales o suministros. Las requisiciones de compra están generalmente impresas según las especificaciones de cada compañía, la mayor parte de los formatos incluye:
• Numero de requisición• Nombre del departamento o persona que solicita• Cantidad de artículos solicitados• Identificación del número de catálogo• Descripción del artículo
CERAMICA ANDINA LTDA.NIT. 890.503.667-0Zona industrial CornejoTeléfono: 5760929FECHA: N.
UNITARIO TOTAL
TOTALENTREGADO POR:RECIBIDO POR:
COSTODESCRIPCION DE MATERIALES CANT. SOLICITADAS
• Precio unitario• Precio tota• Costo de embarque, de manejo, de seguro y costos relacionados
- Costo total de requisición- Fecha del pedido y fecha de entrega requerida- Firma autorizada.
Formato Nº 30: Requisición de materiales.
1.2.5. Informes financieros.
El principal contacto que tiene la mayoría de las personas, diferentes de los contadores, con la información contable es mediante los estados financieros.Estos estados generalmente son la base para las decisiones de inversión de los accionistas, para las decisiones de préstamo de los bancos y de otras instituciones financieras y para las decisiones de crédito de los vendedores. Por esta razón, la contabilidad financiera se relaciona con el registro, resumen y presentación adecuados de activos, pasivos, patrimonio de los accionistas, y utilidades o pérdidas. La información financiera preparada para uso externo está, por tanto, estrechamente reglamentada para proteger los intereses de los usuarios externos.Toda la información financiera publicada para uso externo debe presentarse de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados (PCGA). Por ejemplo, la propiedad, la planta y los equipos se registran en PESOS históricos como lo exigen los PCGA. Así, un área de terreno comprada para la localización de una planta se registra a su precio de compra. Este valor se mantiene en los libros contables hasta que la propiedad se agote, a pesar de cualquier apreciación en los valores de finca raíz.Para propósitos internos, sin embargo, el valor corriente de mercado o el valor de reemplazo pueden ser más útiles que el monto originalmente pagado. La gerencia tiene gran flexibilidad en el uso de la información de costos para una amplia variedad de propósitos en la planeación y el control de la compañía.
ESTADO DE RESULTADOS COMPARATIVOS
A 31 DE DICIEMBRE DE 2009PESAMATIC
NIT 890 426 689 - 1
CONCEPTO 2007 2008 DIFERENCIA %INGRESOS OPERACIONALES 10.256.842,0 132.533.422,45 -122.276.580,4 -92,3 COSTO DE VENTA 3.842.395,0 80.163.720,83 -76.321.325,8 -95,2 UTILIDAD BRUTA 6.414.447,0 52.369.701,62 -45.955.254,6 -87,8GASTOS OPERACIONALES DE ADM. 2.369.852,0 41.594.626,62 -39.224.774,6 -94,3 UTILIDAD OPERACIONAL 4.044.595,0 10.775.075,00 -6.730.480,0 -62,5INGRESOS NO OPERACIONALES 1.253.698,0 0,00 1.253.698,0 GASTOS NO OPERACIONALES 569.875,0 0,00 569.875,0 UTILIDAD ANTES DE IMPUESTOS 4.728.418,0 10.775.075,00 -6.046.657,0 -56,1 IMPUESTO DE RENTA (33%) 1.560.377,9 3.555.774,75 -1.995.396,8 -56,1 UTILIDAD DESPUES DE IMPUESTOS 3.168.040,1 7.219.300,2 -4.051.260,2 -56,1 RESERVAS LEGALES 316.804,0 721.930,0 -405.126,0 -56,1 UTILIDAD DEL EJERCICIO 2.851.236,1 6.497.370,2 -3.646.134,2 -56,1
CUADRO 5
PESAMATICBALANCE GENERALA DICIEMBRE 31 DE 2008NIT 890 426 689 - 1CONCEPTO DICIEMBRE TOTALES DICIEMBRE3 TOTALES2 DIFERENCIA 2007 2008 ACTIVO DISPONIBLE 3.619.523,0 32.057.120,5 -28.437.597,5Caja 1.250.523,0 1.523.698,0 -273.175,0Bancos 2.369.000,0 30.533.422,5 -28.164.422,5INVERSIONES 1.253.698,0 0,0 1.253.698,0Bonos 1.253.698,0 0,0 1.253.698,0
DEUDORES 10.780.540,0 107.260.000,0 -96.479.460,0Clientes 10.256.842,0 102.000.000,00 -91.743.158,0Deudores Varios 523.698,0 5.260.000,0 -4.736.302,0TOTAL ACTIVOS CORRIENTES 15.653.761,0 139.317.120,5 -123.663.359,5 PROPIEDADES PLANTAS Y EQUIP. 32.875.944,0 27.468.314,0 5.407.630,0Terrenos 12.900.000,0 13.000.000,0 -100.000,0Equipo de oficina 5.000.000,0 5.123.600,0 -123.600,0Muebles y enseres 236.920,0 1.236.745,0 -999.825,0Equipo de computacion y comun. 2.369.500,0 2.120.369,0 249.131,0Flota y equipo de transporte 12.369.524,0 11.986.230,0 383.294,0Depreciación acumulada 5.236.987,0 5.998.630,0 -761.643,0INTANGIBLES 5.235.900,0 5.235.900,0 0,0Licencias 5.235.900,0 5.235.900,0 0,0TOTAL ACTIVOS NO CORRIENTES 38.111.844,0 32.704.214,0 5.407.630,0TOTAL ACTIVO 53.765.605,0 172.021.334,0 -118.255.729,0 0,0PASIVO 0,0OBLIGACIONES FINANCIERAS 15.639.872,0 5.638.756,0 10.001.116,0Bancos nacionales 15.639.872,0 5.638.756,0 10.001.116,0
CUENTAS POR PAGAR 3.930.229,9 122.791.469,7 -118.861.239,8Impuesto de renta 1.560.377,9 3.555.774,7 -1.995.396,8Contratistas 2.369.852,0 119.235.695,00 -116.865.843,0TOTAL PASIVO 24.806.001,9 128.430.225,7 -103.624.223,8PATRIMONIO CAPITAL PAGADO 25.791.563,0 36.371.808,0 -10.580.245,0Capital pagado 25.791.563,0 36.371.808,0 -10.580.245,0RESERVAS 316.804,0 721.930,0 -405.126,0Legales 316.804,0 721.930,0 -405.126,0RESULTADO DEL EJERCICIO 2.851.236,1 6.497.370,2 -3.646.134,2Utilidad del ejercicio 2.851.236,1 6.497.370,2 -3.646.134,2TOTAL PATRIMONIO 28.959.603,1 43.591.108,2 -14.631.505,2TOTAL PASIVO + PATRIMONIO 53.765.605,0 172.021.334,0 -118.255.729,0
CONTADOR PUBLICOGERENTE GENERAL
CUADRO 6
1.2.6 PROCESOS DEL SISTEMA
1.2.6.1 Libros de Contabilidad
Por libros de contabilidad se entienden los documentos donde se registran las transacciones y situaciones con valor monetario sucedidas en los entes económicos y que serán el fundamento de los estados financieros, como quiera que sus saldos y las operaciones registradas son la fuente para su elaboración.El artículo 56 del Código de Comercio al referirse a los libros de contabilidad indica que estos podrán ser de hojas removibles o formarse por series continuas de tarjetas, siempre que unas y otras estén numeradas, puedan conservase archivadas en orden y aparezcan autenticadas conforme a la reglamentación del gobierno.En este orden de ideas, los libros de contabilidad deben conformarse y diligenciarse en tal forma que se garantice la autenticidad e integridad de cada libro y de acuerdo con el uso a que se destinen deben llevar una numeración sucesiva y continúa. (Art. 125 D.2649/93).Los folios de los libros de contabilidad deben ser autenticados mediante un sello de seguridad impuesto en cada uno de ellos por la autoridad que corresponda de acuerdo a la naturaleza del ente económico y lugar de su registro, situación requerida únicamente para los libros oficiales y los denominados principales por la legislación tributaria.
1.2.6.2 Clases De Libros De Contabilidad
Si bien, el Estatuto Mercantil clasifica los libros de comercio en obligatorios y auxiliares, (Art. 49). Tratándose de libros obligatorios de contabilidad, la Corte Constitucional precisó que le corresponde al legislador determinarlos, siempre y cuando se esté de acuerdo con lo dispuesto sobre la materia en el Código de Comercio, de manera que las normas contables no contienen una clasificación rigurosa de cuáles son los libros que deben tener las personas obligadas a llevarlos.
En materia de los libros que deben llevar los comerciantes la Superintendencia de Sociedades se ha pronunciado reiteradamente manifestando que al no haber fijado la ley de manera expresa cuales son, estos deben sujetarse a los lineamientos establecidos en el Art. 125 del Decreto 2649 de 1993, en concordancia con los arts. 50, 52 y 53 del Estatuto Mercantil, de donde se desprende que para que la contabilidad sea comprensible y útil y las operaciones sean registradas en estricto orden cronológico, bien sea de manera individual o por resúmenes globales no superiores a un mes, es necesaria la utilización de los llamados libros Diario y Mayor y Balances.
La norma permite que los libros antes citados se puedan reemplazar por el denominado libro de Cuenta y Razón, ya que éste incluye tanto las operaciones en
orden cronológico como los resúmenes mensuales por cada cuenta. También puede llevarse un solo libro resumen (oficial) como ha sido interpretado por la Sección Cuarta del Consejo de Estado en sentencia del 19 de Marzo de 1999.
Lo anterior permite escoger la opción que más se ajuste al ente para llevar sus registros, situación que está en concordancia con el articulo 48 del mismo Código, donde se permite la utilización de procedimientos de reconocido valor técnico contable, con el fin de asentar sus operaciones, siempre que facilite el conocimiento y prueba de la historia clara, completa y fidedigna de los asientos individuales y el estado general de los negocios, argumento que ha sido reiterado por el Consejo de Estado.
Tratándose de los libros auxiliares el legislador determinó que serán aquellos necesarios para el completo entendimiento de los libros obligatorios, los cuales no requieren ser registrados, de manera que son documentos destinados al registro detallado de las operaciones del ente económico y para la ampliación de la información contenida en los libros obligatorios.
1.2.6.3 Libros De Contabilidad Más Usados
La práctica empresarial y de los profesionales de la contaduría pública es la de utilizar como libros obligatorios y en consecuencia sujetos al registro de la autoridad correspondiente, los que se explican a continuación:
• Libro Diario
Es un libro en el cual se registran día a día todas las operaciones resultantes de los hechos económicos ocurridos en un período no superior a un mes. Los asientos que se hacen en este libro son un traslado de la información contenida en los comprobantes de contabilidad, los que a su vez deben estar soportados con los documentos que los justifiquen.
• Libro Mayor O Libro Mayor Y Balances.
Se registran de forma resumida los valores por cuenta o rubros de las transacciones del período respectivo. Partiendo de los saldos del período anterior, se muestran los valores del movimiento débito y crédito del período respectivo (diario, semanal, quincenal o mensual) para luego registrar los nuevos saldos, los cuáles serán la base como saldos anteriores para el período siguiente. Estas partidas corresponden a los totales registrados en el libro de diario y el saldo final del mismo mes.
• Libro De Inventarios Y Balances.
Se emplea para registrar por lo menos una vez al año los inventarios de todos los bienes, derechos y obligaciones de la compañía o el balance general en forma detallada, de tal forma que se presente una descripción mayor a la que se encuentra en los demás libros oficiales u obligatorios.El artículo 52 del Código de Comercio estipula que al iniciar sus actividades comerciales y, por lo menos una vez al año, todo comerciante elaborará un inventario y un balance general que permitan conocer de manera clara y completa la situación de su patrimonio.
• Libros Auxiliares
Existe la obligación de llevar libros auxiliares los cuales deben servir de soporte para conocer las transacciones individuales. Si bien diferentes normas hacen alusión a éstos libros, el decreto 2650 de 1993 hace referencia a la forma como deben ser diligenciados en aplicación del Plan Único de Cuentas, además que su número es ilimitado de acuerdo a las necesidades de cada ente económico, de manera que permitan el completo entendimiento de los libros obligatorios de contabilidad.
Es una obligación por parte de los entes económicos cuya actividad sea el comercio llevar registros auxiliares de inventarios de mercancías, con el fin de llevar el control de las que se destinen para la venta. Dicho libro debe contener la información por unidades o grupos homogéneos, reuniendo por lo menos los siguientes datos: identificación por clase y denominación de los artículos, fecha de la operación que se registre, número de comprobante que respalda la operación asentada, número de unidades en existencia, compradas, vendidas, consumidas, retiradas o trasladadas; existencia en valores y unidad de medida, costo unitario y total de lo comprado, vendido, consumido, retirado o trasladado y el registro de unidades y valores por faltantes o sobrantes que resulten de la comparación del inventario físico con unidades registradas en las tarjetas de control.
En los libros de contabilidad está prohibido:
• Alterar en los asientos el orden o la fecha de las operaciones a que éstos se refieren.• Dejar espacios que faciliten intercalaciones o adiciones al texto de los asientos o a continuación de los mismos.• Hacer interlineaciones, raspaduras o correcciones en los asientos.• Borrar o tachar en todo o en parte los asientos.• Arrancar hojas, alterar el orden de las mismas o mutilar los libros.
De conformidad con lo anterior, la empresa PESAMATIC. Utiliza:
Formato Nº 46. : Libro diario columnario.
CERAMICA ANDINA LTDA.NIT 890.503.667-0
Teléfono: 5760929
DEBE HABER DEBE HABER DEBE HABER DEBE HABER
Sumas
Sumas
1105 CAJAFECHA DETALLE Comp No CODIGO CUENTAS VARIAS
VALORES
Zona industrial Cornejo
1110 BANCOS 1305 CLIENTES
Formato Nº 47. : Libro Mayor y Balances.CERAMICA ANDINA LTDA.NIT 890.503.667-0
Teléfono: 5760929
MOVIMIENTOSNº CODIGO NOMBRE DE LAS CUENTAS Débito Crédito Débito Crédito Débito Crédito Nº Débito Crédito Débito Crédito
1 12 23 34 45 56 67 78 89 9
10 1011 1112 1213 1314 1415 1516 1617 1718 1819 1920 2021 2122 2223 2324 24
SALDOS
Zona industrial Cornejo
MES DE: DE:MES DE: DE:MOVIMIENTOS SALDOS
SALDOS ANTERIORES
LIBRO DIARIO COLUMNARIOPESAMATIC
LIBRO MAYOR Y BALANCESPESAMATIC
Formato Nº 48. : Libros auxiliares.
CERAMICA ANDINA LTDA.NIT 890.503.667-0
Zona industrial CornejoTeléfono: 5760929
FECHA CONCEPTO DEBITO CREDITO SALDOS
Procedimientos contables o dinámica de las cuentas
La implementación de un Sistema de Información de Costos por Procesos requiere la utilización de las siguientes cuentas:
1. ACTIVO 11. DISPONIBLE1105. CAJA
DESCRIPCIÓN:
Registra la existencia en dinero efectivo o en cheques con que cuenta el ente económico, tanto en moneda nacional como extranjera, disponible en forma inmediata.
DINAMICA:Débitos: Por las entradas de dinero en efectivo y los cheques recibidos por cualquier concepto, tanto en moneda nacional como en moneda extranjera;Por los sobrantes en caja al efectuar arqueos;Por el mayor valor resultante al convertir las divisas a la tasa de cambio representativa del mercado;
LIBRO AUXILIAR DE CAJAPESAMATIC
Por el valor de la constitución o incremento del fondo de caja menor;CréditosPor el valor de las consignaciones diarias en cuentas corrientes bancarias o de ahorro;Por el valor de la negociación de divisas;Por los faltantes en caja al efectuar arqueos;
Por el menor valor resultante al convertir las divisas a la tasa de cambio representativa del mercado;Por la reducción o cancelación del monto del fondo de caja menor;Por el valor de los pagos en efectivo, en los casos que por necesidades del ente económico, se requieran.
Las diferencias que se presenten al efectuar arqueos se contabilizarán en las subcuentas 136530 –responsabilidades- , cuando sean faltantes en caja o 238095–otros– si se trata de sobrantes en caja.
1110 BANCOS
DESCRIPCION: Registra el valor de los depósitos constituidos por el ente económico en moneda nacional y extranjera, en bancos tanto del país como del exterior.Para el caso de las cuentas corrientes bancarias poseídas en el exterior su monto en moneda nacional se obtendrá de la conversión a la tasa de cambio representativa del mercado.DINÁMICADébitosPor los depósitos realizados mediante consignaciones;Por las notas crédito expedidas por los bancos de acuerdo con conceptos tales como:• Abonos originados en razón a los préstamos obtenidos.• Abonos originados en operaciones de remesas al cobro confirmadas o remesas negociadas.• Por consignaciones nacionales de clientes.• Abonos originados por el reintegro de exportaciones.
• Por cualquier otra operación que aumente la disponibilidad del ente económico en el respectivo banco:Por el valor de los traslados de cuentas corrientesPor el valor de los cheques anulados con posterioridad a su contabilización.Por el mayor valor resultante al convertir las divisas a la tasa de cambio representativa del mercado.CréditosPor el valor de los cheques girados;Por el valor de las notas débito expedidas por los bancos de acuerdo con conceptos tales como:• Cargos originados por el no pago de cheques.
• Cargo por concepto de gastos a favor de la entidad crediticia tales como: intereses, comisiones, portes, papelería, télex y chequeras.• Cargos por concepto de abonos o cancelación de préstamos.• Cargos por concepto de reembolso, de cartas de crédito por importaciones o compras nacionales adquiridas mediante esta modalidad.Por cualquier otra operación que disminuya la disponibilidad de la sociedad en el respectivo banco.Por el valor de los traslados de cuentas corrientes.Por el menor valor resultante al convertir las divisas a la tasa de cambio representativa del mercado.
13. DEUDORES
DESCRIPCIÓNComprende el valor de las deudas a cargo de terceros y a favor del ente económico, incluidas las comerciales y no comerciales.
De este grupo hacen parte, entre otras, las siguientes cuentas: clientes, cuentas corrientes comerciales, cuentas por cobrar a casa matriz, cuentas por cobrar a vinculados económicos, cuentas por cobrar a socios y accionistas, aportes por cobrar, anticipos y avances, cuentas de operación conjunta, depósitos y promesas de compraventa.En este grupo también se incluye el valor de la provisión pertinente, de naturaleza crédito, constituida para cubrir las contingencias de pérdida la cual debe ser justificada, cuantificable y confiable.Los valores representados en moneda extranjera se deberán ajustar a la tasa de cambio representativa del mercado
1 ACTIVO13 DEUDORES1305 CLIENTES
DESCRIPCIÓNRegistra los valores a favor del ente económico y a cargo de clientes nacionales y/o extranjeros de cualquier naturaleza, por concepto de ventas de mercancías, productos terminados, servicios y contratos realizados en desarrollo del objeto social, así como la financiación de los mismos.Para el caso de las sociedades administradoras de consorcios comerciales, se deben llevar por separado tanto los grupos cerrados como vigentes, entendiéndose por grupos cerrados aquellos en los cuales el bien o servicio objeto del contrato se ha adjudicado en su totalidad a los integrantes del grupo y por grupos vigentes aquellos en los cuales no ha sido adjudicada la totalidad de los bienes o servicios.
Debe presentarse por separado cada uno de los rubros que conforman la subcuenta 130515 -deudores del sistema-, a saber: cuota neta y de administración, por cada grupo de suscriptores.DINÁMICADébitosPor el valor de los productos, mercancías o servicios vendidos a créditoPor el valor de las notas débito por cheques devueltos por los bancos.Por el ajuste por diferencia en cambio, de la cartera expresada en moneda extranjera.Por el valor adjudicado y recibido por el suscriptor favorecido de acuerdo con el plan previsto en el contrato, ya sea por sorteo o por oferta.Por el reajuste de las cuotas netas adeudadas por el suscriptor favorecido, en la misma proporción en que varíe el precio del bien o servicio objeto del contrato. El reajuste no opera para aquellas cuotas en mora.Por el valor de la casación periódica y sistemática de las cuotas de administración en mora.Por la cesión de derechos de acuerdo con las normas establecidas.CréditosPor el valor de los pagos efectuados por los clientes;Por el valor de las devoluciones de productos, mercancías o servicios no aceptados;Por el valor de los descuentos o bonificaciones por cualquier concepto;Por los traslados a cuentas de difícil cobro;Por el valor de las notas crédito que origine el ente económico a favor de sus clientes.Por el ajuste por diferencia en cambio, de la cartera expresada en moneda extranjera.Por el saldo a favor que tenga el suscriptor favorecido en la cuenta acreedores del sistema, al momento de hacerse la entrega del bien o prestado el servicio.Por el valor de la cesión de derechos de acuerdo con las normas legales vigentes en el momento de dicha cesión.Por el valor de las re consignaciones de los cheques devueltos.
• 1430 PRODUCTOS TERMINADOS
DESCRIPCIÓNRegistra el valor de las existencias de los diferentes bienes cosechados, extraídos o fabricados parcial o totalmente por el ente económicos y que se encuentran disponibles para la comercialización.
DINÁMICADébitosPor el valor de la producción terminada y despachada o trasladada a las bodegas del ente económico de acuerdo con los reportes de producciónPor el valor de los productos devueltos por los clientesPor el valor de los productos sobrantes en los inventarios físicos efectuados, debidamente aprobados.
Por el valor de los ajustes por menor valor en la determinación del costo de ventas.Por el valor de los subproductos 143020, que han sido producidos en la operación normal para ser vendidos o utilizados.Por el valor del inventario final al cierre del ejercicio, cuando el ente económico utiliza el sistema periódico.CréditosPor el valor del costo de los despachos de mercancía vendida.Por el valor del costo de los respectivos productos dados de baja por concepto de devoluciones defectuosas, roturas accidentales, etc.Por el valor del costo de los respectivos productos faltantes en los inventarios físicos realizados.Por el valor del ajuste del mayor costo de venta determinado.Por el valor de la pérdida de productos
Por el costo de los productos entregados como muestra.Por el valor de los subproductos consumidos, vendidos o trasladados.Por el valor del inventario inicial al cierre del ejercicio, cuando el ente económico utiliza el sistema periódico.
• 15 PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO
DESCRIPCIÓNComprende el conjunto de las cuentas que registran los bienes de cualquier naturaleza que posea el ente económico, con la intención de emplearlos en forma permanente para el desarrollo del giro normal de sus negocios o que se poseen por el apoyo que prestan en la producción de bienes y servicios, por definición no destinados para la venta en el curso normal de los negocios y cuya vida útil exceda de un año.Las propiedades, planta y equipo deben registrarse al costo histórico, del cual forman parte los costos directos e indirectos causados hasta el momento en que el activo se encuentre en condiciones de utilización o en condiciones de puesta en marcha o enajenación, tales como los de ingeniería, supervisión, impuestos, corrección monetaria proveniente del UPAC (hoy UVR) e intereses.Los intereses y la corrección monetaria proveniente del UPAC (hoy UVR) causados sobre obligaciones contraídas en la adquisición, forman parte del costo, salvo cuando ha concluido la etapa de puesta en marcha y tales activos se encuentren en condiciones de utilización. En este caso, los gastos financieros deben cargarse a los resultados del respectivo período contable. El costo también incluye la diferencia en cambio causada hasta la puesta en marcha del activo, originada por obligaciones en moneda extranjera contraídas en su adquisición. Sin embargo, las diferencias en cambio causadas sobre obligaciones en moneda extranjera no identificables directamente con la adquisición de activos específicos, se deben contabilizar en los resultados del período contable.
El valor de las propiedades, planta y equipo recibidos en cambio, permuta, donación, dación en pago o aporte de los propietarios, se determina por el valor convenido por las partes o mediante avalúo.Las propiedades, planta y equipo, la depreciación, agotamiento y amortización acumulados se deberán ajustar por inflación, de acuerdo con las normas legales vigentes.Se deben establecer criterios prácticos para el registro de los costos capitalizables por adiciones, mejoras y reparaciones de propiedades, planta y equipo, que consideren tanto la importancia de las cifras como la duración del activo, de manera que se logre una clara distinción entre aquellos que forman parte del costo del activo y los que deben llevarse a resultados.
2. PASIVO
DESCRIPCIÓNAgrupa el conjunto de las cuentas que representan las obligaciones contraídas por el ente económico en desarrollo del giro ordinario de su actividad, pagaderas en dinero, bienes o en servicios. Comprende las obligaciones financieras, los proveedores, las cuentas por pagar, los impuestos, gravámenes y tasas, las obligaciones laborales, los diferidos, otros pasivos, los pasivos estimados, provisiones, los bonos y papeles comerciales.Las cuentas que integran esta clase tendrán siempre saldos de naturaleza crédito.Los pasivos expresados en moneda extranjera el último día del mes o año, se ajustarán con base en la tasa de cambio representativa del mercado a esa fecha, registrando tal ajuste como un mayor valor del pasivo con cargo a los resultados del ejercicio, salvo cuando deba activarse.Los pasivos en UPAC (hoy UVR) o con pacto de reajuste registrados en el último día del período se ajustarán con base en la cotización de la UPAC (hoy UVR) para esa fecha o en el respectivo pacto de reajuste, contabilizándolo como mayor valor del pasivo, con cargo a los resultados del ejercicio, salvo cuando deba activarse.Los pasivos que deban ser cancelados en especie o servicios futuros se deberán ajustar por el PAAG, de acuerdo con las normas legales vigentes.
22. PROVEEDORES
DESCRIPCIÓNComprende el valor de las obligaciones a cargo del ente económico, por concepto de la adquisición de bienes y/o servicios para la fabricación o comercialización de los productos para la venta, en desarrollo de las operaciones relacionadas directamente con la explotación del objeto social, tales como, materias primas, materiales, combustibles, suministros, contratos de obra y compra de energía.Las obligaciones con proveedores representadas en moneda extranjera o con pacto de reajuste se deben ajustar de acuerdo con las disposiciones legales vigentes (§ 0158, 0199).
• 2205 NACIONALES
DESCRIPCIÓNRegistra las obligaciones contraídas, en moneda nacional o extranjera por el ente económico con proveedores para la adquisición de bienes y servicios tales como materiales, materias primas, equipos, suministro de servicios y contratación de obras.
DINÁMICACréditosPor el valor de la factura.Por el valor de las cuentas de cobro por concepto de prestación de servicios o suministro de elementos;Por el valor de las notas crédito enviadas a los proveedores.Por el valor del ajuste por diferencia en cambio o pacto de reajuste, si fuere del caso.DébitosPor el valor del abono o cancelación de la factura.Por el valor de las notas débito que se envíen a los proveedores.Por el ajuste negativo por diferencia en cambio de los saldos en moneda extranjera.
• 2210 DEL EXTERIOR
DESCRIPCIÓNRegistra el valor de las obligaciones a cargo del ente económico y a favor de extranjeros por concepto de la adquisición de bienes o servicios, así como contratos de obra.
DINÁMICACréditosPor el valor de las facturas o cuentas de cobro por concepto de materia prima, materiales, combustibles, construcciones de obras o servicios recibidos por el ente económico.Por el valor del ajuste por diferencia en cambio o pacto de reajuste, si fuere del caso.DébitosPor el valor de los pagos parciales o totales mediante giro directo o por intermedio de un banco local.Por el valor de las notas crédito que remitan los proveedores.
Por el ajuste negativo por diferencia en cambio de los saldos en moneda extranjera.
2 PASIVOCUENTAS POR PAGAR
DESCRIPCIÓN
Comprende las obligaciones contraídas por el ente económico a favor de terceros por conceptos diferentes a los proveedores y obligaciones financieras tales como cuentas corrientes comerciales, a casa matriz, a compañías vinculadas, a contratistas, órdenes de compra por utilizar, costos y gastos por pagar, acreedores oficiales, regalías por pagar, deudas con accionistas o socios, dividendos o participaciones por pagar, retención en la fuente, retenciones y aportes de nómina, cuotas por devolver y acreedores varios.
2 PASIVO24 IMPUESTOS, GRAVÁMENES Y TASAS
DESCRIPCIÓNComprende el valor de los gravámenes de carácter general y obligatorio a favor del Estado y a cargo del ente económico por concepto de los cálculos con base en las liquidaciones privadas sobre las respectivas bases impositivas generadas en el período fiscal.Comprende entre otros los impuestos de renta y complementarios, sobre las ventas, de industria y comercio, de licores, cervezas y cigarrillos, de valorizaciones, de turismo y de hidrocarburos y minas (§ 0161, 0496, 0511, 0531).
• 2404 DE RENTA Y COMPLEMENTARIOS
DESCRIPCIÓNRegistra el valor pendiente de pago por concepto de impuesto de renta y complementarios del respectivo ejercicio; así como los montos de años anteriores sujetos a revisión oficial y cualquier saldo insoluto, menos los anticipos y retenciones pagadas por los correspondientes períodos.Incluye también el valor de las contribuciones especiales y demás recargos que deben pagarse por el impuesto de renta.
DINÁMICACréditosPor el valor de la liquidación privada o del traslado de la provisión registrada en la subcuenta 261505.Por el mayor valor resultante en liquidaciones oficiales falladas, yPor el valor de las contribuciones especiales.DébitosPor el valor de los pagos del impuesto sobre la renta aplicables al año en curso.Por el valor reclasificado de otras cuentas aplicadas como pagos de impuestos.Por el valor de los anticipos, retenciones y cuotas pagadas que son aplicadas a los correspondientes períodos.
• 2408 IMPUESTO SOBRE LAS VENTAS POR PAGAR
DESCRIPCIÓNRegistra tanto el valor recaudado o causado como el valor pagado o causado, en la adquisición o venta de bienes producidos, importados y comercializados, así
como de los servicios prestados y/o recibidos, gravados de acuerdo con las normas fiscales vigentes, los cuales pueden generar un saldo a favor o a cargo del ente económico, producto de las diferentes transacciones ya que se trata de una cuenta corriente.
DINÁMICACréditosPor el valor del impuesto causado o generado por la venta de bienes o servicios gravados.Por el valor del impuesto correspondiente a los bienes y servicios gravados, por la devolución en las compras o servicios a proveedores o contratistas.Por el impuesto sobre las ventas de las financiaciones causadas, así como del recaudo por intereses de mora.Por el valor del traslado a la subcuenta 135520 -sobrantes en liquidación privada de impuestos-, de los saldos a favor cuando se solicita devolución.DébitosPor el valor del impuesto facturado al ente económico en la adquisición de bienes y servicios.Por el valor del impuesto correspondiente a los bienes y servicios gravados en las devoluciones y anulaciones en ventas.Por el pago del saldo a cargo que resulte en los respectivos bimestres.Por la aplicación de las retenciones que le hayan sido practicadas, en la enajenación de bienes y servicios gravados, de acuerdo con la declaración del bimestre respectivo.Por el valor del porcentaje calculado sobre las compras o la adquisición de servicios gravados que deban ser asumidos por el ente económico, siempre y cuando la operación se realice con personas pertenecientes al régimen simplificado, con abono a la cuenta 2367 —impuesto a las ventas retenido.
• 2412 DE INDUSTRIA Y COMERCIO
DESCRIPCIÓNRegistra el valor adeudado por el gravamen establecido sobre las actividades industriales comerciales y de servicios, en favor de cada uno de los distritos y municipios donde ellas se desarrollan, según la liquidación privada.DINÁMICACréditosPor el valor del impuesto liquidado sobre los ingresos del período gravable.DébitosPor el valor del pago.Por el valor del anticipo pagado.Por la aplicación de las retenciones sobre el impuesto de industria y comercio, en la enajenación de bienes y servicios, de acuerdo con la declaración respectiva.
4. INGRESOS41. OPERACIONALES
DESCRIPCIÓNComprende los valores recibidos y/o causados como resultado de las actividades desarrolladas en cumplimiento de su objeto social mediante la entrega de bienes o servicios, así como los dividendos, participaciones y demás ingresos por concepto de intermediación financiera, siempre y cuando se identifique con el objeto social principal del ente económico.
5 GASTOS
DESCRIPCIÓNAgrupa las cuentas que representan los cargos operativos y financieros en que incurre el ente económico en el desarrollo del giro normal de su actividad en un ejercicio económico determinado, así como el valor del ajuste por inflación.
Mediante el sistema de causación se registrará con cargo a las cuentas del estado de resultados los gastos causados pendientes de pago. Se entiende causado un gasto cuando nace la obligación de pagarlo aunque no se haya hecho efectivo el pago.Al final del ejercicio económico las cuentas de gastos se cancelarán con cargo al grupo 59 -ganancias y pérdidas.Los gastos se registrarán en moneda nacional, es decir en pesos, de suerte que las transacciones en moneda extranjera u otra unidad de medida deben ser reconocidas en moneda funcional, utilizando la tasa de conversión, tasa de cambio UPAC (hoy UVR) aplicable en la fecha de su ocurrencia, de acuerdo con el origen de la operación que los genera.Los gastos se clasifican en operacionales y no operacionales.
51 OPERACIONALES DE ADMINISTRACIÓN5105 GASTOS DE PERSONAL
DESCRIPCIÓNRegistra los gastos ocasionados por concepto de la relación laboral existente de conformidad con las disposiciones legales vigentes, el reglamento interno del ente económico, pacto laboral o laudo.DINÁMICADébitosPor el valor pagado o causado por cada uno de los conceptos.CréditosPor la cancelación del saldo al cierre del ejercic
59 GANANCIAS Y PÉRDIDAS
DESCRIPCIÓNAgrupa las cuentas de resultados al cierre del ejercicio económico con el fin de establecer la utilidad o pérdida del ente económico. Su saldo podrá ser débito o crédito según el resultado obtenido. Cuenta: 5905 -Ganancias y pérdidas.DINÁMICADébitosPor la cancelación de los saldos de los gastos al cierre del ejercicio.Por la cancelación de los saldos de los costos de la producción vendida y/o prestación de servicios al cierre del ejercicio.Por la cancelación del costo de las inversiones vendidas, para los entes económicos dedicados a la actividad financiera.Por el valor de la provisión para impuesto de renta y complementarios por el ejercicio determinado.Por el valor de la utilidad correspondiente al ejercicio con abono a la cuenta 3605 - utilidad del ejercicio.Por el valor de la utilidad correspondiente al ejercicio, con abono a la cuenta 3130, si el ente económico es persona natural.CréditosPor la cancelación de saldos de los ingresos al cierre del ejercicio.Por el valor de la pérdida correspondiente al ejercicio con cargo a la cuenta 3610 - pérdida del ejercicio.Por el valor de la pérdida correspondiente al ejercicio, con cargo a la cuenta 3130, si el ente económico es persona natural.
6 COSTOS DE VENTAS
DESCRIPCIÓNAgrupa las cuentas que representan la acumulación de los costos directos e indirectos necesarios en la elaboración de productos y/o prestación de los servicios vendidos, de acuerdo con la actividad social desarrollada por el ente económico, en un período determinado, *(así como el valor del ajuste por inflación de los conceptos que componen esta clase, susceptibles de ser ajustados de acuerdo con las normas legales vigentes)*.Al final del ejercicio económico, los saldos de las cuentas de costo de ventas se cancelarán con cargo a la cuenta 5905 -ganancias y pérdidas.
6120 INDUSTRIAS MANUFACTURERAS
DESCRIPCIÓNRegistra el valor de los costos incurridos por el ente económico en las actividades de elaboración o transformación de productos o mercancías vendidas durante el ejercicio.DINÁMICADébitosPor el costo de la producción vendida
Por el inventario inicial cuando el ente económico utilice el sistema de inventario periódico.Por la cuenta respectiva del grupo 62 -compras-, cuando el ente económico utilice el sistema de inventario periódico.CréditosPor el inventario final cuando el ente económico utilice el sistema de inventario periódico.Por la cancelación de saldos al cierre del ejercicio.
7 COSTOS DE PRODUCCIÓN O DE OPERACIÓN71 MATERIA PRIMA
DESCRIPCIÓNRegistra el valor de las materias primas, o materiales utilizados en el proceso de producción o fabricación de los bienes destinados para la venta, los cuales guardan una relación directa con el producto, bien sea por la fácil asignación o lo relevante de su valor.DINÁMICADébitosPor el costo de los materiales entregados para la producción, trasladados de la cuenta 1405 -materias primas.Por el valor de la materia prima vendida, cuyo ingreso se registró en la subcuenta 420505.CréditosPor el valor del traslado a producción en proceso o a fin de períodoPor el valor del traslado a la producción terminada a fin del período o del proceso productivo.Por el valor de las devoluciones de materiales, con cargo a la cuenta 1405 -materias primas.Por la cancelación del costo de la materia prima vendida, al finalizar el ejercicio, con cargo al grupo 59 -ganancias y pérdidas.
72 MANO DE OBRA DIRECTADESCRIPCIÓNRegistra el valor de los salarios y demás prestaciones sociales incurridos directamente en el proceso de elaboración o producción de bienes o la prestación de servicios.
DINÁMICADébitosPor el valor de los sueldos, jornales y prestaciones sociales de los trabajadores que laboran directamente en el proceso productivo.CréditosPor el valor del traslado a los productos en proceso a fin del período.Por el valor del traslado a los productos terminados a fin del período o del proceso productivoPor el valor del traslado del costo de prestación de servicios.
73 COSTOS INDIRECTOS
DESCRIPCIÓNRegistra el valor de los materiales indirectos, mano de obra indirecta y demás costos aplicables al proceso de elaboración o producción de bienes o la prestación de servicios.DINÁMICADébitosPor el valor de los materiales indirectos entregados para la producción, trasladados de la cuenta 1455 -materiales, repuestos y accesorios.Por el valor de los sueldos, jornales y prestaciones sociales de los trabajadores incurridos indirectamente en el proceso productivo o la prestación de servicios.Por el valor de los demás costos indirectos que incidan en el proceso productivo o la prestación de servicios.CréditosPor el valor del traslado a los productos en proceso a fin del período.Por el valor del traslado a los productos terminados a fin del período o del proceso productivo. Por el valor del traslado al costo de prestación de servicios. Y por el valor de las devoluciones de materiales indirectos, con cargo a la cuenta 1455 -materiales, repuestos y accesorios.
2.1.1. Ajustes y cierre
2.1.1.1. AJUSTES CONTABLES:Antes de proceder a cancelar las cuentas de resultado, se debe proceder a realizar los ajustes y conciliaciones del caso.
Entre los ajustes más importantes que se deben hacer está la depreciación de los activos fijos, la amortización de los activos intangibles y diferidos, la provisión de cartera y los ajustes necesarios en los inventarios. Es importante también la conciliación de las cuentas bancarias lo que le permitirá realizar los ajustes necesarios a dichas cuentas.
Las reclasificaciones de las cuentas es un proceso importante que se debe llevar a cabo, principalmente en la cuentas de bancos, clientes, proveedores, y en cualquier otra cuenta que resulte con un saldo en rojo o negativo. Un ejemplo clásico de las reclasificaciones es cuando la cuenta de bancos arroja un saldo en rojo, caso en el cual se debe reclasificar como una cuenta de pasivo.
Otro aspecto importante que no se debe olvidar es la realización de los ajustes necesarios a los diferentes activos para reconocer su valorización o desvalorización, tal como lo establecen nuestros principios de contabilidad.
Al hacer el cierre contable es muy importante tener presente aspectos como el de los impuestos y los resultados financieros esperados por los socios.
Esto conlleva implícitamente a la existencia de una planeación con el objetivo de conseguir el mejor resultado posible según los objetivos que se quieran lograr.
La depreciación, la provisión de cartera, los métodos de valuación de inventarios, las políticas de clientes, proveedores y de inventarios, son elementos que permiten variar los resultados finales, por lo que se deben analizar detenidamente para decidir cual es el procedimiento más adecuado para la consecución de los objetivos trazados.
Aspectos como por ejemplo, el tratamiento que se le da a las adiciones o mejoras de los activos fijos, pueden tener incidencia en el valor patrimonial de los activos que se declaren, por lo que no se deben dejar de lado.
La realización de una correcta planeación de políticas contables permite que la empresa, además de mostrar una situación económica y financiera real, que pueda también incidir sobre la carga tributaria que se debe asumir y sobre la estabilidad económica, en especial de la disponibilidad de capital de trabajo.La definición de las políticas y procedimientos contables no es una tarea que se deba hacer al momento del cierre contable, sino al inicio del periodo, puesto que algunas medidas, sino todas, para que surtan efectos deben ser aplicadas desde el principio y durante todo el tiempo.
Al momento del cierre se deben tener en cuenta elementos y variables que afecten el periodo siguiente, de suerte que la planeación debe ser constante, y para nada improvisada.
Se debe tener especial cuidado en no abusar de las figurar contables con el objetivo de incidir en los resultados finales. Éstas deben enmarcarse dentro de una política de prudencia que no comprometa para nada ni la situación económica ni financiera de la empresa y no conlleva a la empresa a tener problemas de carácter legal.
Es importante que al momento de fijar las políticas contables, así como se le brinda importancia a la parte impositiva, se le brinde la misma o mayor importancia a la parte económica de la empresa, algo que se suele descuidar en especial en las medianas y pequeñas empresas, que son precisamente las que mas lo necesitan.
CIERRES CONTABLES:
Cuando se hace el cierre contable al finalizar el periodo contable, se deben elaborar los respectivos asientos contables de cierre.
Estos asientos contables tienen como objetivo la cancelación de las cuentas de resultado contra la cuenta de pérdidas y ganancias [5905].
Al finalizar el año, y una vez se han realizado los ajustes pertinentes, se procede a cancelar cada una de las cunetas de ingresos, gastos y costos para determinar la utilidad del ejercicio, y esta cancelación se registra en los comprobantes de cierre.
Es al momento del cierre contable cuando las cuentas de ingresos se debitan y las cuentas de gastos y costos se acreditan contra la cuenta 5905, con el fin de cancelarlas, es decir, dejarlas en ceros.
Estas cuentas para su cancelación se debitan o acreditan por el mismo valor que tienen acumulado.
Supongamos que en la cuenta 4135 tenemos la suma de $1.000.000 y en la cuenta 5205 la suma de $600.000. La cuenta 4135 es de saldo crédito y la cuenta 5205 de saldo debito, por lo que debitaremos la primera y acreditaremos la segunda:
Cuenta Debito Crédito4135 1.000.0005205 600.0005905 600.00 1.000.000
Aquí vemos que la cuenta 5905 queda con un saldo crédito de $400.000 [C 1.000.000 – D 600.000], saldo que también debemos cancelar contra la cuenta del patrimonio correspondiente a resultados del ejercicio.
Como en este ejemplo el saldo de la cuenta 5905 nos indica que hay una utilidad, la cuenta 5905 la cancelamos contra la cuenta 3605:
Cuenta Debito Crédito5905 600.0003605 600.000
De esta forma se cancelan todas las cuentas de resultado, de modo que al hacer el cierre contable, sólo nos quedan las cuentas de balance [activos, pasivos y patrimonio].
Los valores contenidos en las cuentas de resultado, al hacer el cierre se incorporan al patrimonio como utilidad o como pérdida.
Lo primero que se ha hecho es cancelar cada cuenta de resultado contra la cuenta 5905, y luego la cuenta 5905 se cancela contra la cuenta 36.
2.2. SALIDAS O INFORMES A OBTENER
2.2.1. Flujo de efectivos o fondos
El flujo de efectivo es uno de los estados financieros más complejos de realizar y que exigen un conocimiento profundo de la contabilidad de la empresa para poderlo desarrollar.
Según el Consejo Técnico de la Contaduría, se entiende que el flujo de efectivo “es un estado financiero básico que muestra el efectivo generado y utilizado en las actividades de operación, inversión y financiación. Para el efecto debe determinarse el cambio en las diferentes partidas del balance general que inciden en el efectivo”.
El objetivo del flujo de efectivo es básicamente determinar la capacidad de la empresa para generar efectivo, con el cual pueda cumplir con sus obligaciones y con sus proyectos de inversión y expansión. Adicionalmente, el flujo de efectivo permite hacer un estudio o análisis de cada una de las partidas con incidencia en la generación de efectivo, datos que pueden ser de gran utilidad para la el diseño de políticas y estrategias encaminadas a realizar una utilización de los recursos de la empresa de forma más eficiente.
Es importante que la empresa tenga claridad sobre su capacidad para generar efectivo, de cómo genera ese efectivo, para así mismo poderse proyectar y tomar decisiones acordes con su verdadera capacidad de liquidez.Por regla general, se considera efectivo los valores contabilizados en el grupo 11 del plan de cuentas comercial, esto es caja, bancos, remesas en tránsito, cuentas de ahorro y fondos, por lo que los saldos de estas cuentas deben coincidir con el resultado arrojado por el estado de flujos de efectivo.
Estructura del estado de flujo de efectivo
De la definición que el Consejo Técnico de la Contaduría, advertimos tres elementos muy importantes que conforma un estado de flujo de efecto: actividades de Operación, Inversión y Financiación. Veamos a grandes rasgos que significa y que comprende cada una de esas actividades.
• Actividades de operación. Las actividades de operación, hacen referencia básicamente a las actividades relacionadas con el desarrollo del objeto social de la empresa, esto es a la producción o comercialización de sus bienes, o la prestación de servicios.
Entre los elementos a considerar tenemos la venta y compra de mercancías. Los pagos de servicios públicos, nómina, impuestos, etc. En este grupo encontramos las cuentas de inventarios, cuantas por cobrar y por pagar, los pasivos relacionados con la nómina y los impuestos.
• Actividades de inversión. Las actividades de inversión hacen referencia a las inversiones de la empresa en activos fijos, en compra de inversiones en otras empresas, títulos valores, etc.
Aquí se incluyen todas las compras que la empresa haga diferentes a los inventarios y a gastos, destinadas al mantenimiento o incremento de la capacidad productiva de la empresa. Hacen parte de este grupo las cuentas correspondientes a la propiedad, planta y equipo, intangibles y las de inversiones.
• Actividades de financiación. Las actividades de financiación hacen referencia a la adquisición de recursos para la empresa, que bien puede ser de terceros [pasivos] o de sus socios [patrimonio].
En las actividades de financiación se deben excluir los pasivos que corresponden a las actividades de operación, eso es proveedores, pasivos laborales, impuestos, etc. Básicamente corresponde a obligaciones financieras y a colocación de bonos.
Es una actividad de financiación la capitalización de empresa ya sea mediante nuevos aportes de los socios o mediante la incorporación de nuevos socios mediante la venta de acciones.
Elementos necesarios para desarrollar el flujo de efectivo
Para desarrollar el flujo de efectivo es preciso contar el balance general de los dos últimos años y el último estado de resultados. Los balances los necesitamos para determinar las variaciones de las cuentas de balance [Balance comparativo].Es esencial contar también no las notas a los estados financieros en donde consten ciertas operaciones que hayan implicado la salida o entrada de efectivo, o de partidas que no tienen efecto alguno en el efectivo.
Desarrollo del estado de flujo de efectivo
El estado de flujo de efectivo se puede hacer utilizando dos métodos: El método directo y el Método indirecto.
Formato Nº 49. : Estado de flujo de efectivo.
Efectivo de actividades operacionales xxx////// xxx////// xxx////// (xxx)
Efectivo de actividades de financiamiento xxx////// xxx////// xx////// (xx)////// xxx
Efectido de actividades de inversion xxx////// xxx////// xx////// (xx)
Aumento (disminucion) Neti de efectivo xxxxEfectivo y equivalente de efectivo al inicio del periodo xxxEfectivo y equivalente de efectivo al final del periodo xxxx
ESTADO DE FLUJO DE EFECTIVONIT 890.503.667-0
A DE DE
2.2.2. Estado de Ganancias y Pérdidas
El estado de resultado o estado de pérdidas y ganancias es un documento contable que muestra detalladamente y ordenadamente la utilidad o perdida del ejercicio.
La primera parte consiste en analizar todos los elementos que entran en la compra-venta de mercancía hasta determinar la utilidad o pérdida del ejercicio en ventas. Esto quiere decir la diferencia entre el precio de costo y de venta de las mercancías vendidas.
Para determinar la utilidad o pérdida en ventas, es necesario conocer los siguientes resultados:
• VENTAS NETAS • COMPRAS TOTALES O BRUTAS
PESAMATICNIT 890 426 783- 1
• COMPRAS NETAS • COSTO DE LO VENDIDO
Ventas netasSe determina restando de las ventas totales el valor de las devoluciones y las rebajas en ventas.
Ventas totales - Devoluciones sobre ventas- Rebajas sobre ventas
=Ventas netas
Compras totales o brutas
Se determinan aumentando a las compras el valor de los gastos de compra.
Compra + gasto de compra = compras totales
COMPRAS NETAS
Se obtiene restando de las compras totales el valor de las devoluciones y rebajas sobre compras.
Compras totales- Devoluciones sobre compras - Rebajas sobre compras
= compras netas
COSTO DE LO VENDIDO
Se obtiene sumando el inventario inicial el valor de las compras netas y restando de la suma total que se obtenga el valor del inventario final.
Inventario inicial + Compras netas = total de mercancías – inventario final = costo de lo vendido.
UTILIDAD EN VENTASSe determina restando de las ventas netas el valor del costo de lo vendido.
Ventas netas – costo de lo vendido = utilidad en ventas
La segunda parte consiste en analizar detalladamente, los gastos de operación así como los gastos y productos que no corresponden a la actividad principal del negocio.
Para determinar la utilidad o la pérdida liquida del ejercicio es necesario conocer los siguientes resultados:
• Gastos de operación • Utilidad de operación • El valor neto sobre otros gastos y productos
Gastos de operación
Son las erogaciones que sostienen la organización implantada de la empresa y que permite llevar acabo las diversas actividades y operaciones diarias. Se llaman gastos de operación al total de la suma de los gastos de venta, gastos de administración y gastos financieros.
Gastos de venta + Gastos de administración + Gastos financieros = gastos de operación
Utilidad de operación
Se obtiene restando de la utilidad bruta los gastos de operación.
Utilidad bruta - gastos de operación = utilidad de operación
Valor neto entre otros gastos y otros productos
Se deben clasificar en primer término los otros gastos, si su valor es mayor que el de los otros productos, pero se debe clasificar en primer término los otros productos, si su valor es mayor que el de los otros gastos.
Cuando el importe de los otros gastos es mayor que el de los otros productos, la formula será la siguiente:Otros productos – otros gastos = perdida neta entre otros gastos y productos.Cuando el valor de los otros productos sea mayor que el de los otros gastos, la formula será la siguiente:Otros productos – otros gastos = utilidad neta entre otros productos y gastos.
Utilidad liquida del ejercicio
Se debe restar de la utilidad de operación el valor de la perdida neta entre otros gastos y productos y su formula es la siguiente.
Utilidad de operación – perdida neta = utilidad neta del ejercicio.
Formato Nº 50. : Estado de ganancias y perdidas.
VENTAS NETASVentas Brutas
COSTOS DE VENTASCompras brutas
UTILIDAD BRUTA- Gastos operacionalesGastos de personalArrendamientos ServiciosDepreciación
UTILIDAD OPERACIONAL- Gastos no operacionalesFinancieros
UTILIDAD NO OPERACIONAL+ Ingresos no operacionalesRecuperacionesDiversosUTILIDAD ANTES DE IMPUESTO
GERENTE CONTADOR
NIT 890.503.667-0ESTADO DE GANANCIAS Y PERDIDAS
A DE DE
2.2.3. Balance General
Es un resumen de todo lo que tiene la empresa, de lo que debe, de lo que le deben y de lo que realmente le pertenece a su propietario, a una fecha determinada.
Al elaborar el balance general el empresario obtiene la información valiosa sobre su negocio, como el estado de sus deudas, lo que debe cobrar o la disponibilidad de dinero en el momento o en un futuro próximo.
En resumen, es una fotografía clara y sencilla de lo que un empresario tiene en la fecha en que se elabora.
Partes que conforman el balance general: Activos Pasivos Patrimonio
PESAMATICNIT 890.426.689-1
ACTIVOS
Es todo lo que tiene la empresa y posee valor como:El dinero en caja y en bancos.Las cuentas por cobrar a los clientesLas materias primas en existencia o almacénLas máquinas y equiposLos vehículosLos muebles y enseresLas construcciones y terrenos
Los activos de una empresa se pueden clasificar en orden de liquidez en las siguientes categorías: Activos corrientes, Activos fijos y otros Activos.
PASIVOSEs todo lo que la empresa debe. Los pasivos de una empresa se pueden clasificar en orden de exigibilidad en las siguientes categorías.Pasivos corrientes, pasivos a largo plazo y otros pasivos.
PATRIMONIOEs el valor de lo que le pertenece al empresario en la fecha de realización del balance. Este se clasifica en:
CapitalEs el aporte inicial hecho por el empresario para poner en funcionamiento su empresa.Utilidades RetenidasSon las utilidades que el empresario ha invertido en su empresa.
Utilidades del Período AnteriorEs el valor de las utilidades obtenidas por la empresa en el período inmediatamente anterior. Este valor debe coincidir con el de las utilidades que aparecen en el último estado de pérdidas y ganancias.
Reserva legal.Corresponde al valor de las utilidades que por ley deben reservarse.El patrimonio se obtiene mediante la siguiente operación:El Activo es igual a PASIVOS más PATRIMONIO.
Formato Nº 51. : Balance general.
ACTIVO
CAJA NACIONALESBANCOS RET. FUENTECLIENTES RET. Y APORT. DE NOMINAANTICIPO DE IMPUESTO ACREEDORES VARIOSMERC. NO FAB. X EMP. IVA POR PAGAREQUIPO DE OFICINA OBLIGACIONES LABORALESEQUPOS DE COMP. Y COM. INDEMNIZACION LABORAL
DEPRECIACION ACUMULADA
GASTOS PAGAD. X ANTICIP. TOTAL PASIVO
TOTAL ACTIVO - PATRIMONIO
APORTES SOCIALESUTILIDAD DEL EJERCICIO
TOTAL PATRIMONIOTotal patrimonio y pasivo
GERENTE CONTADOR REVISOR FISCAL
NIT 890.503.667-0BALANCE GENERALA DE DE
PASIVO
2.3.4. Estado de cambio en la Situación Financiera
Son las disposiciones relativas a la preparación y a la presentación del estado de cambios en la situación financiera expresado en pesos de poder adquisitivo a la fecha del balance general.
El objetivo es proporcionar información relevante y concentrada en un periodo, para que los usuarios de los estados financieros tengan elementos suficientes para:
a) Evaluar la capacidad de la empresa para generar recursos.b) Evaluar las razones de las diferencias entre la utilidad neta y los recursos generados o utilizados por la operación.c) Evaluar las capacidades de la empresa para cumplir con sus obligaciones, para pagar dividendos, y en su caso, para anticipar la necesidad de obtener financiamiento.d) Evaluar los cambios experimentados en la situación financiera de la empresa derivados de transacciones de inversión y financiamiento ocurridos durante el periodo.
El estado financiero básico muestra (en pesos) los recursos generados o utilizados en la operación, los principales cambios ocurridos en la estructura financiera de la
PESAMATICNITA 890.426.689-1
entidad y su reflejo final en el efectivo e inversiones temporales a través de un periodo determinado.La expresión “pesos constantes”, representa pesos del poder adquisitivo a la fecha del balance general (último ejercicio reportado de estados financieros comparativos).
La generación o uso de recursos es el cambio en pesos constantes en las diferentes partidas del balance general, que se derivan o inciden en el efectivo.
En el caso de partidas monetarias este cambio comprende la variación en pesos nominales más o menos su efecto monetario.Las actividades de financiamiento incluyen la obtención de recursos de los accionistas y el reembolso o pago de los beneficios derivados de su inversión, pago de recursos obtenidos mediante operaciones a corto y largo plazo.
Las actividades de inversión incluyen el otorgamiento y cobro de préstamos, la compra y venta de deudas, de instrumentos, de capital, de inmuebles, equipo, maquinaria, de otros activos productivos distintos de aquellos que son considerados como inventarios de la empresa.Las actividades de operación generalmente están relacionadas con la producción y distribución de bienes y prestación de servicios, con transacciones y otros eventos que tienen efectos en la determinación de la utilidad neta y/o con aquellas actividades que se traducen en movimientos de los saldos de las cuentas directamente relacionadas con la operación de la entidad y que no quedan enmarcadas en las actividades de financiamiento o de inversión.
El conjunto de los cambios en la situación financiera, muestran la modificación registrada, en pesos en cada uno de los principales rubros que la integran, los cuales, junto con el resultado del periodo, determinan el cambio de los recursos de la entidad durante un periodo.En este estado se relacionan el resultado neto de la gestión con el cambio en la estructura financiera y con el reflejo de todo ello en el incremento o decremento del efectivo y de las inversiones temporales durante el periodo.
Dentro del conjunto de actividades desarrolladas por las empresas, se ha hecho más evidente que los recursos se generan y/o utilizan en tres áreas principales:
a) Dentro del curso de sus operaciones.b) Como consecuencia de los financiamientos obtenidos y de la amortización real de los mismos, a corto y largo plazo.c) En función de inversiones y/o emersiones efectuadas.
Consecuentemente, los recursos generados o utilizados durante el periodo se deberán clasificar para fines del presente estado en:
a) operación.b) financiamiento.
c) inversión.
Los recursos generados o utilizados por la operación resultan de adicionar o disminuir al resultado neto del periodo (o antes de partidas extraordinarias), los siguientes conceptos:
a) Las partidas del estado de resultados que no hayan generado o requerido el uso de recursos o cuyo resultado neto esté ligado con actividades identificadas como de financiamiento o inversión. Los movimientos en estimaciones devaluación de los activos circulantes no se considerarán en esta conciliación.b) Los incrementos o reducciones (en pesos constantes) en las diferentes partidas relacionadas directamente con la operación de la entidad, disminuidas de las estimaciones de valuación correspondiente.
Los recursos generados o utilizados en actividades de financiamiento comprenden principalmente:
a) Créditos recibidos a corto y largo plazo, diferentes a las operaciones con proveedores y/o acreedores relacionados con la operación de la empresa.b) Amortizaciones efectuadas a estos créditos, sin incluir los intereses relativos.c) Incrementos de capital por recursos adicionales, incluyendo la capitalización de pasivos.d) Reembolsos de capital.e) Dividendos pagados. Excepto los dividendos en acciones.
Los recursos generados utilizados en actividades de inversión comprenden básicamente las siguientes transacciones:
a) Adquisición, construcción y venta de inmuebles, maquinaria y equipo,b) Adquisición de acciones de otras empresas con carácter permanentec) Cualquier otra inversión o emersión de carácter permanente.d) Préstamos efectuados por la empresa.e) Cobranzas o disminución en pesos constantes de créditos otorgados (sin incluir los intereses relativos).
La clasificación que se siga deberá ser la que refleje mejor la esencia de la operación, en base a la actividad económica más relevante de la empresa.Mecanismo para su elaboración:
Se parte de la utilidad o pérdida neta, o antes de partidas extraordinarias, o de los recursos generados o utilizados en la operación se presentaran antes y después de partidas extraordinarias.
Los cambios de la situación financiera se determina por diferencias entre los distintos rubros del balance inicial y final, expresados en pesos de poder adquisitivo a la fecha del balance general más reciente, clasificados en los tres grupos antes mencionados, deberán analizarse las variaciones importantes que
surjan en los periodos intermedios, los traspasos se compensarán entre si, omitiéndose su presentación en el estado de cambios de la situación financiera, si el traspaso implica modificación en la estructura financiera se deberá presentar los dos movimientos por separado, la actualización de algunos renglones de estados financieros deberá eliminarse del saldo final de la partida que le dio origen y de la correspondiente del capital contable, antes de hacer las comparaciones.
El efecto monetario y las fluctuaciones cambiarlas modifican la capacidad adquisitiva de las empresas, por lo tanto, no deberán ser consideradas como partidas virtuales que no tuvieron un impacto en la generación o uso de recursos.
Los estados de periodos anteriores que se incluyan para compararse, deberán:
Presentarse de conformidad, deberá revelarse que el estado de cambios en la situación financiera se preparó considerando, como recursos generados, el cambio en pesos de las diferentes partidas del balance general.
Cuando la información financiera se presenta en pesos nominales (baja inflación), el cambio en las partidas monetarias del balance general equivale al flujo de efectivo generado o invertido en dichas partidas, sin embargo cuando la inflación es significativa y requiere la expresión de los estados financieros en pesos de un mismo poder adquisitivo, el cambio en pesos constantes de las partidas monetarias del balance involucra, además del flujo de efectivo, la erosión o beneficio que la inflación (efecto monetario) provocó en el efecto generado o invertido en dichas partidas. El cambio en las partidas monetarias pasa de representar un flujo de efectivo al de generación o uso de recursos en pesos.
Formato Nº 52. : Estado de cambio en
FUENTES xxxxutilidad neta parridas que no afecta el capital de trabajodepreciacion y agotamientoamortizacion, diferidosprovisiones y pasivos estimadoscorrecion monetariapropiedad planta y equiporevalorizacion del patrimoniodepreciacion acumuladacapital de trabajo generado por la operaciónOTRAS FUENTES xxxxincremento en obligaciones a largo plazoincremento en obligaciones laboralesincremento de capital xxxxTOTAL FUENTESAPLICACIONES xxxxadquisicion de propiedad, planta y equipodistribucion de utilidades en efectivoaumento (disminucion) capital de trabajoCAMBIOS EN EL CAPITAL DE TRABAJO xxxxaumento (disminucion) del activo corrienteefectivo y equivalentecuentas por cobrarinventariosgastos pagados por anticipadoinversiones temporalesdisminucion (aumento) del pasivo corrienteproveedoresobligaciones laboralesimpuestos por pagarobligaciones bancariasaumento (disminucion) en capital de trabajo
ESTADO DE CAMBIO EN LA SITUACION FINANCIERANIT 890.503.667-0
A DE DE
PESAMATICNIT 890.426.689-1
1.2.6. Análisis financiero
El análisis financiero de la empresa PESAMATIC. se hace de acuerdo a las siguientes razones económicas:
Indicadores relacionados con el balance general.
Capital de trabajo
15.653.761-24.806.001KT=-9152330
Indica que la empresa cuenta con -9152330 en efectivo y otros pasivos corrientes después de haber pagado sus pasivos a corto plazo.
Razón corriente:
Significa que por cada peso que la empresa debe a corto plazo, cuenta con $1.5 para respaldar esa obligación.
Prueba acida:
Indica que por cada peso que se debe en el corto plazo, se cuenta solo con 0.89 pesos y tiene necesidad de recurrir a la venta de sus inventarios para cancelarlo.
Solidez:
Indica que la empresa tiene una consistencia financiera de 1.89.
Endeudamiento:
Significa que por cada peso que la empresa tiene invertido en activos, el 53% ha sido financiado por los acreedores.
Indice de propiedad:
Indica que los socios tienen el 47% de propiedad de la empresa y el resto de los acreedores.
3. SISTEMA DE COSTOS A UTILIZAR
3.1. IDENTIFICACION DEL PRODUCTO O SERVICIO Y SUS USOS
El producto que la empresa Pesamatic comercializa es la compra y venta de basculas y balanzas, pero además hay algunas que la empresa propiamente fabrica atendiendo las necesidades de sus clientes, este producto hace mucho más fácil el trabajo a los dueños de negocios, porque son capaces de manejar hasta ocho precios diferentes, con el fin de arrojar precios y un sobre todo un peso exacto.
Ver anexo de catalogo de productos
3.2. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO PRODUCTIVO O DEL SERVICIO
CORTE Y SOLDADURA
En esta areá de la empresa es donde empieza todo, allí cortan y soldan cada una de las partes de la bascula lo que se refiere al cuerpo de la máquina, pero además si se necesita dar taladro a algunos de los equipos, la persona encargada del taller como tal de corte y ornamentación también se dispondrá a manejar estos equipos, y una vez cortada y soldada se va hacia el siguiente proceso.
PINTURA
Una vez se arma como tal el cuerpo de la báscula entonces se hará pintura el producto.
ELECTRONICA
Este es uno de los principales procesos del producción desde aquí se pone la celda de carga, que es una pieza que une al cuerpo de la báscula con el indicador de la báscula que es como la cabeza pues desde allí se
puede ver el peso de cada producto que se desee pesar.
3.3. DEFINICIÓN E IDENTIFICACIÓN DE LOS ELEMENTOS DEL COSTO
El diseño de un sistema de costos debe ser compatible con la naturaleza y el tipo de operaciones realizadas por una compañía manufacturera.
Cuando los productos se elaboran masivamente o en proceso continuo, por lo general es apropiado un sistema de costos por procesos. Entre los tipos de industrias que comúnmente
Utilizan este sistema están: empresas papeleras, de acero, de productos químicos, de textiles, petróleo, bebidas y cereales para desayuno.
Cada una de estas empresas calcula los costos unitarios individuales promediando los costos totales del proceso entre el número de unidades similares fabricadas.
3.3.1 Los Costos
Es el valor de lo que sale, medido en término monetario, potencialmente en vías de ser incurridos, para alcanzar un objetivo específico. De manera, que si adquirimos materias prima, pagamos mano de obra, reparamos maquinarias con el fin de fabricar y vender denomina costos.
3.3.2 Clasificación De Los Costos
Los costos, en cuanto a la época en que obtienen, se dividen en:
1. Costos históricos: son aquellos que se obtienen después de que el producto a sido elaborado, es decir, son costos que se han incurrido y cuya cuantía es conocida.
2. Costos predeterminados: son los que se calculan antes de realizar la producción sobre la base de condiciones futuras especificadas y las mismas se refieren a la cantidad de artículos que se han de producir, los precios a que la gerencia espera pagar los materiales, el trabajo, los gastos y las cantidades que se habrán de usar en la producción de los artículos.
Existen dos tipos de costos predeterminados y la diferencia más notable entre ellos es la manera de calcularlos:
A) Costos estimados: es la cantidad, que según la empresa, costará realmente un producto o la operación de un proceso durante un período de tiempo.
Este se calcula a base de la mejor información disponible; se caracteriza por una predeterminación un tanto general y poca profunda, sobre los costos más recientes.
B) costos estándares: son los costos predeterminados de fabricar una sola unidad o un período de tiempo, sobre la base de ciertas condiciones supuestas de eficiencias económicas y otras. Requiere estándares científicos completos, análisis sistemáticos de producción, o sea, estudios hechos por ingenieros sobre la actual capacidad productiva ó sobre la que se espera en el futuro.
3.3.3 Característica De Los Costos
Los costos deben de reunir 4 características fundamentales:
• Veracidad: los costos han de ser objetivos y confiables y con una técnica correcta de determinación.
• Comparabilidad: los costos aislados son pocos comparables y sólo se utilizan en valuación de inventarios y para fijar los precios. Para fijar los precios. Para tener seguridad de que los costos son estándar comparamos el costo anterior con el costo nuevo.
• Utilidad: el sistema de costo ha de planearse de forma que sin faltar a los principios contables, rinde beneficios a la dirección y a la supervisión, antes que a los responsables de los departamentos administrativos.
• Claridad: el contador de costos debe tener presente que no sólo trabaje para sí, sino que lo hace también para otros funcionarios que no tienen un amplio conocimiento de costos. Por esto tienen que esforzarse por presentar cifras de forma clara y compresiva.
3.3.4 Contabilidad De Los Costos
Una fase amplificada de la contabilidad general o financiera de una entidad industrial o mercantil, que proporciona rapidez a la gerencia los datos relativos a los costos de producir o vender cada artículo o de suministrar un servicio en particular.
También, la contabilidad de costos es la parte de la ciencia contable dedicada al estudio racional de los gastos efectuados para obtener un bien de venta o de consumo, ya que sea producto o servicio.
Desde el punto de vista histórico, la contabilidad de costo ha tenido un desarrollo paralelo al progreso industrial tan pronto como surgieron las actividades fabriles se hizo necesario utilizar procedimientos y registros contables, las cuales fueron intensificándose cada vez más y por consiguiente se determinaba por sí misma lo que en realidad se incurrió para producir cada unidad de producto terminado, con el fin de utilizar estos costos en la evaluación de inventarios y en la determinación de los beneficios periódico. Como consecuencia la modernización cada vez mayor de equipos e instalaciones industriales.
El empleo de datos de costos con fines distintos al de su determinación fue otro avance importante en el desarrollo de la contabilidades de costos, debe ser consideraba como la compañera clave de la gerencia en las actividades de planificación y control, ya que le suministra las herramientas necesarias para planear, controlar y evaluar las operaciones.
Dichos procedimientos y registros permitieron que los registros contables reflejan constantes y progresivamente las cantidades relacionadas con unidades, costos de ventas e inventarios físicos.
Se puede decir que la contabilidad de los costos comprende: la determinación, acumulación, registro, análisis, información e interpretación de los costos de producción, distribución y administración.
Los elementos básicos del costo son aquellos mediante los cuales se obtiene una producción específica y teniéndolos como base, pueden determinase los costos unitarios de producción o de distribución en nuestro caso estudiaremos con mayor énfasis los de producción. Un sistema de costos diseñado y planeado adecuadamente proporciona información que es utilizada por diferentes funcionarios con el fin de controlar las ventas, la administración y de controlar la producción. Además un sistema de costos adecuado proporciona medios concretos para medir y por consiguiente comparar los resultados de los diferentes métodos de producción aplicada.
El balance general, el estado de resultados y el estado de costos de producción indican los resultados de las operaciones y la posición financiera de las empresas e influyen en las políticas de control que adopten.
E estado de costo: es la integración de materias primas, mano de obra y carga fabril es un período corriente, con un balance de inventario inicial y final que permite computar el costo de los artículos manufacturados vendidos en le período.
El estado de costo de producción está constituido por informaciones resultantes de combinar hechos, registrarlos, que luego se relacionan con el proceso a elaborar los productos, además de tomar ciertas medidas de decisiones que nos lleven a mejorar los productos y a lograr las medidas planteadas.
Existen 3 elementos de costos: 3.3.5 Los Elementos Del Costo:
Los elementos que determinan el costo son los siguientes:
3.3.5.1 Materia Prima
Las materias primas o materiales directos constituyen el elemento fundamental del producto ya que son los elementos básicos que se transforman en productos terminados a través de la manipulación por parte de la mano de obra y respectivamente los costos indirecto de fabricación previamente en el proceso de producción.
3.1.5.2 Manos De Obra
Es el segundo elemento del costo constituido el valor monetario que la empresa tiene que desembolsar para pagar los salarios y prestaciones sociales de los trabajadores de elaborar el producto mediante su esfuerzo físico, accionando maquinas y equipos para obtener finalmente el producto terminado.
3.1.5.3 Costos Indirecto De Fabricación
Son todos aquellos costos que se relacionan indirectamente con el volumen de la producción, son necesarios para la buena marcha de la empresa y además no se identifican fácilmente en el producto.
Los informes de costos dan una información concreta de una actividad de producción en particular y su análisis proporciona datos específicos y ayudan a detectar las deficiencias. Como los informes de costos son constantes, se podría ir evaluando las decisiones tomadas e ir eliminándose las posibles fallas ocurridas hasta llegar a un punto máximo de control y eficiencia.
La contabilidad de costos en una herramienta clave para la gerencia poder alanzar sus metas; por lo que el tema seleccionado forma parte de la misma, por lo cual nos hemos inclinado para adquirir un mayor conocimiento sobre el área de
la contabilidad de costos que es esencial para el buen manejo de las organizaciones fabriles.
La contabilidad de costos proporciona los datos necesarios para el control de la empresa fabril y además ayuda de manera directa en la elaboración de los presupuestos, que a su vez son indispensables para ejercer el control interno de la misma.
Los informes de costos no satisfacen las necesidades de la empresa por sí mismos, sino que su presentación y su análisis deben ajustarse a las necesidades a quienes vayan dirigidos, su nivel jerárquico y la función que desempeña dentro de la empresa. Los informes representan las herramientas necesarias en la toma de decisiones para corregir anomalías.
3.4. JUSTIFICACIÓN DEL SISTEMA A UTILIZAR
Para poder hablar de ventajas de algo, es necesario referenciarlo con respecto a otra cosa. En este caso las ventajas de los costos enfrentaremos contra el costo real.
La primera ventaja del sistema de costos estándar está dada por la calidad de la información que suministra. Esta información es más rápida, oportuna, veraz y económica.
Una vez implantado el sistema es más económico. Esta economía se refleja en la reducción de papelería y trabajo de Secretaria. Veamos:
Como con anterioridad se conoce qué cantidad de materiales se requiere para elaborar determinado producto, basta entonces con una sola requisición de materiales para solicitar al almacén los elementos necesarios; en el caso de las tarjetas de tiempo ocurre igual, ya que también se conoce el tiempo requerido para la producción. En otros sistemas no ocurre lo mismo, ya que sólo cuando se produce se conocen las cantidades y cualquier número de requisiciones y de tarjetas de tiempo es usado.
Como consecuencia de la oportunidad de la información, la empresa puede tomar mejores decisiones en cuanto a:
Fijación de precios de venta• Analizar rentabilidad por producto• Analizar qué productos retirar• El sistema permite elaborar el presupuesto.• Hay mejores normas para la evaluación operativa y administrativa.
o Desventajas De Los Costos Estandar
Su implementación puede ser costosa.• Por pensarse en la eficiencia se puede perder eficacia.
• Para ciertas empresas por su tamaño no aceptan el sistema estándar y podría ser más apropiado un sistema de costos estimados o un sistema de costos real.
o Determinación De Estándares
Como más adelante se demuestra, para establecer cuánto debería costar la producción de un artículo, es necesario definir estándares: dos por cada elemento del costo.
1) Estándares de materiales: Con este estándar se pretende determinar cuánto deberían costar los materiales para el producto que se elabora. Esto implica estandarizar precios y cantidades.
Estándares de precios: Como anteriormente se indicó éste es un estándar que solo se puede definir para el corto plazo. Es tratar de proyectar por parte de la compañía cuánto debería pagar por sus materiales en un futuro. Para llegar a establecer este precio, normalmente las empresas conforman un comité. Este comité puede estar compuesto por las siguientes personas: El jefe de compras que es quien conoce los proveedores - sabe dónde se compra -; el jefe de producción que es quien conoce las especificaciones de los materiales requeridos y evitar compras de materiales que no cumplan las condiciones exigidas; el jefe del departamento financiero que es el encargado de indicar las formas de pago; también debe tener participación en este comité un representante de mercadeo ya que las especificaciones de lo que verdaderamente quiere el consumidor puede influir en el tipo de material que se requiere. Bien sabido es que en ningún momento un comité toma decisiones y su labor es de sugerir, por consiguiente la decisión es tomada exclusivamente por la gerencia.El precio de compra deberá incluir los siguientes conceptos:
El precio de lista.
Si es posible identificar sin son de valor relevante y si la empresa desea tener los precios más científicos deberá cargar los -fletes- seguros, y costos de manejo. La inflación proyectada también debe ser incluida.En ocasiones existen materiales que tienen un impuesto al valor agregado IVA mayor que el reconocido por el gobierno. Si esto ocurre, es necesario agregar también al precio la diferencia entre lo pagado y lo reconocido por el gobierno.Los descuentos se deducirán si son descuentos comerciales y por volumen cuando se compre lo exigido por el proveedor. Los descuentos por pronto pago deben ser considerados como ingresos financieros.Existen diferentes formas de determinar el precio estándar. La forma más tradicional en nuestro medio es la de considerar precios negociados, es decir, llegar a un acuerdo con el proveedor de manera que garantice un precio igual para un período determinado.
Cualquier variación que se presente entre el precio pagado y el precio estándar debe ser consultado con el jefe de compras no para hacerlo responsable es difícil que este funcionario pueda tener incidencia en los cambios de precios, más bien, para conocer las causas y poder tomar las medidas correctivas.
Estándares de cantidades: Este estándar pretende indicar las cantidades necesarias para que se pueda elaborar el producto requerido por el consumidor.Las pruebas de laboratorio e investigaciones de mercados pueden ser las bases para llegar a establecer la FORMULA DE ELABORACION.Para evitar daños en la producción del artículo, es necesario además de las cantidades mínimas requeridas dejar alguna holgura en el estándar. Cualquier exceso -a veces menor cantidad- de material usado es de responsabilidad del jefe de producción.
2. Estándares de mano de obra: Al igual que con el costo estándar de los materiales, es necesario en el caso de la mano de obra fijar también un estándar por precio o salario y otro por tiempo o cantidad.Estándar de precio. Este estándar indica el precio que deberá cargarse al producto por utilizarse la mano de obra.Es responsabilidad de Relaciones Industriales fijar el salario que se debe pagara quienes directamente transforman el producto.El salario estándar deberá incluir el salario básico más las prestaciones sociales más los aportes patronales que generan quienes constituyen la mano de obra directa.Es normal que en el medio colombiano las convenciones y los pactos colectivos se acuerden para un período hasta de dos años.Cualquier cambio que se dé entre lo pagado y lo estandarizado tiene como responsable a Relaciones Industriales o a Producción si está ubicando mal el personal.
Estándares de tiempo y cantidad. Para determinar qué cantidad de tiempo se debería utilizar en la producción de un artículo, la- Ingeniería Industrial ha desarrollado los estudios de tiempo y movimientos. Por consiguiente son responsables de determinar el tiempo estándar los departamentos de Ingeniería Industrial. El tiempo debe ser fijado para un largo plazo. La responsabilidad por usar mayor o menor cantidad de tiempo en la producción recae en el departamento de producción, mas exactamente en el jefe de producción o jefe línea.
El estándar de tiempo debe incluir además de lo que en condiciones normales se estima, una holgura que se denomina suplementos. Dentro de los suplementos debe adicionarse parte por fatiga, necesidades fisiológicas y algunas actividades que no son productivas.
3) Estándares de costos indirectos fabricación: CIF. Como todo costo estándar, este elemento del costo requiere también que se defina un estándar,, por precio y otro por cantidad.
Estándar de precio o tasa estándar. Para poder definir esta tasa es necesario hacer dos presupuestos:Lo primero que debe proyectar es el nivel de actuación que se espera alcanzar, es decir, qué nivel de operación es el más recomendable para la empresa.El segundo presupuesto es el de los costos indirectos de fabricación.Para el nivel de actuación es necesario definir qué capacidad deberá utilizar la empresa y qué base debe ser usada. Es normal que la tasa se defina en término de $/hora y definida así, la cantidad estándar serían las horas de mano de obra que se estandarizaron en el ese elemento mano de obra directa.Son responsables de definir estos dos estándares los encargados de producción y la responsabilidad de hacer buen o mal uso recae también en producción.
4. CONTABILIZACION DE LOS ELEMENTOS DEL COSTO
4.1. MATERIALES DIRECTOS
4.1.1 MATERIA PRIMA
Contabilización de la compra de materia prima. Para el registro de la compra de
materia prima se tendrá en cuenta la correspondiente factura expedida por el
proveedor y se elabora el correspondiente asiento de registro. Recibe en un
formato especial denominado informe de recepción de materia prima.
1.4. INVENTARIOS1.4.05. INVENTARIO DE MATERIA PRIMA XXX2.4. IMPUESTO GRAVÁMENES Y TASAS2.4.08 Iva por Pagar XXX2.2. PROVEEDORES2.2.05. Nacionales XXX
Cuando la mercancía es llevada a la bodega el almacenista comprueba la calidad
y la cantidad de materia prima recibida, haciendo el respectivo asiento de registro
en las tarjetas de Kardex.
7.3. COSTOS INDIRECTOS DE FABRICACIÓN
7.3.01. Fletes en compras XXX
1.1.05 CAJA
1.1.05.01 Pago Fletes en compras XXX
Cuando el valor por concepto de fletes es mayor se acostumbras a cargarlos como
un mayor valor de los inventarios, ajustando las tarjetas Kardex en lo respecta a
los costos unitarios.
4.1.2 CONTABILIZACIÓN EN LOS DESCUENTAS DE COMPRA DE MATERIA
PRIMA.
Se encuentran dos clases de descuentos:
4.1.2.1 DESCUENTOS COMERCIALES: Con esta clase de descuenta no se hace
se hace ningún tipo de registro, ya que se deduce el precio de la lista por lo tanto
no afectan los costos de manufactura.
4.1.2.2 DESCUENTO DE CAJA O POR PRONTO PAGO: Esta clase de
descuento se hace cuando se cancela una cuenta antes de su vencimiento y su
registro contable es el siguiente.
2.2. PROVEEDORES2.2.05 Nacionales XXX4.2. INGRESOS NO OPERACIONALES4.2.10 INGRESOS FINANCIEROS4.2.10.40 Descuentos comerciales condicionados XXX1.1. EFECTIVO1.1.10 BANCOS1.1.10.05 Moneda Nacional XXX
Contabilización de la devolución materia prima al vendedor situación poco
frecuente, pero no puede ocurrir cuando la materia prima no cumple con los
requerimientos exigidos o por encontrase defectuosa Cuando se hace la
devolución de materia prima al vendedor se registra mediante el siguiente asiento
2.2. PROVEEDORES2.2.05 Nacionales XXX1.4. INVENTARIOS1.4.05. Materia Prima XXX
El almacenista debe reajustar los Kardex de existencias descargando la
mercancía que salió del almacén
4.1.2 CONTABILIZACIÓN DE COMPRA DE REPUESTOS
Para un mejor aprovechamiento del proceso de manufactura es fundamental que
la maquinaria estén en las mejores condiciones del funcionamiento, por lo anterior
la compra de materiales es indispensables, el registro del asiento quedara de la
siguiente forma.
1.4 INVENTARIOS1.4.05.01. Inventario de Repuestos XXX2.2. PROVEEDORES2.2.05. Nacionales XXX
En el almacén igual se lleva Kardex de mercancías, es indispensables llevar un
Kardex de la comprad e repuestos
4.1.3 CONTABILIZACION DEL CONSUMO DE LA MATERIA PRIMA BAJO
ESTIMADOS
Cuando la materia prime se utiliza el asiento del registro quedara de la siguiente
forma el departamento de contabilidad toma las requisiciones de materia prima
suma y separa las correspondientes a materias primas directas de la materia
prima indirecta quedando así.
4.1.4 CONTABILIZACION DEL TRASLADO DE LOS MATERIALES AL
PROCESO DE PRODUCCIÓN
7. COSTO DE PRODUCCIÓN
7.1.05 Materia prima directa XXX
7.1.95. VARIACION XXX
1.4 INVENTARIO
1.4.05 Materia Prima Directa XXX
CONTABILIZACION DE LOS PRODUCTOS TERMINADOS
1.4.30 PRODUCTOS TERMINADOS XXX
1.4.10. PRODUCTOS EN PROCESO XXX
En el departamento de almacén se estudia la requisiciones y se despachan para
producción registrando la salida correspondiente de materia prima en el kardex de
existencias, la copias de las requisiciones son despachadas mensualmente, una
para contabilidad, otra para producción y queda una copia para el archivo del
almacén.
4.1.5 CONTABILIZACION DE MATERIA PRIMA DEVUELTA AL ALMACEN
El almacenista debe llevar el buen control sobre los inventarios y para ello sea
devuelta la materia prima debe exigir una requisición de materia prima devuelta en
triplicado para su posterior distribución a contabilidad producción y almacén.
Además, de lo anterior deberá ajustar los kardex de existencia registrando una
entrada de materia prima por devolución y colocando las devoluciones en la
sección de salida pero en rojo , arreglando respectivo saldo.
El departamento de contabilidad no realizara ninguna clase de registro debido a
que los informes de requisiciones de materia prima son recibidos mensualmente
consumido por producción Cuando se presenta la situación de que las
devoluciones consideran el cierre de los libres se registraría el asiento de la
siguiente forma:
14 INVENTARIOS
1.4.10 PRODUCTOR EN PROCESO
1.4.10.01 Materia Prima XXX
7. COSTO DE PRODUCCIÓN
7.1. Materia Prima XXX
Igualmente se debe hacer el ajuste en la hoja de costos, en una casilla especial o
requisar en rojo en la selección correspondiente a materia prima directa.
Contabilización de la materia prima
4.1.6 CIERRE DE VARIACIONES
La Empresa PESAMATIC maneja una política para realizar el cierre de
variaciones del 50% a crédito y el 50% de contado
6.1.20 DE INDUSTRIAS MANUFACTURERAS XXX
1.4.30 INV. DE PRODUCTOS TERMINADOS XXX
7.1.95 VARIACION XXX
4.2. MANO DE OBRA DIRECTA
4.2.1 MANO DE OBRA DIRECTA MOD
La empresa debe separar la mano de obra que hace parte de la producción y la
que está dedicada a la administración y ventas.
EN CONTABILIDAD GENERAL EL ASIENTO QUEDA ASÍ:
En el caso de mano de obra por contrato o que trabaja por destajo
Códigos CUENTA DEBE HABER7201
720101
Mano de obra
Productos terminados
XXXX
2505 Salarios por pagar
250501 Mano de obra
XXXX
CONTABILIDAD DE
GERENCIA
CONTABILIDAD DE COSTOS
Pago de nomina Carga a la producciónCuentas operacionales xx Inventario de
productos en proceso
xx
Sueldos Salarios xx Mano de obra xx
Bancos xx Nomina de fábrica xx
Aportes xx
DIFERENTE A LA PRODUCCIÓN O SEA QUE NO SE CARGA A LA
PRODUCCIÓN:
Códigos CUENTA DEBE HABER7301
730101
Costos Indirectos de
Fabricación
Mano de obra XXXX
5105
510506
510515
510518
2505
2610
Gastos de Personal
Sueldos
Horas Extras
Comisiones
Obligaciones Laborales
Aportes Parafiscales
XXXX
XXXX
XXXX
XXXX
XXXX
XXXX
4.3 COSTOS INDIRECTOS DE FABRICACIÓN (CIF)
Contabilidad General: Pago Cif
Códigos CUENTA DEBE HABER5105 Gastos de Operacionales XXXX1110 Bancos XXXX
Contabilidad De Costos: Cargo De Cif
Códigos CUENTA DEBE HABER7302 Depreciación XXXX1592 Depreciación acumulada XXXX
4.4 CONTABILIZACIÓN DE LOS PRODUCTOS O SERVICIOS TERMINADOS
CUENTA
INVENTARIO PRODUCTOS TERMINADOS XXX
INVENTARIO PRODUCTOS EN PROCESO XXX
4.5 CONTABILIZACIÓN DE LA VENTA
Códigos CUENTA DEBE HABER1105 Caja XXXX
1355 Anticipo de Impuestos XXXX
2408 Impuestos ventas por
pagar
XXXX
4135 Comercio al por mayor y
menor
XXXX
6135 Comercio al por mayor y
menor
XXXX
1430 Productos terminados XXXX
4.6 CIERRE Y ANÁLISIS DE LAS VARIACIONES
a. Si los costos generales aplicados exceden a los reales: significa que hubo
sobre aplicación de costos generales y por lo tanto la variación irá al crédito
en el asiento de cierre.
b. Al confrontar los costos estimados con los costos reales incurridos en cada
una de las órdenes de producción emitidas surgen variaciones que pueden
ser en el precio de los materiales y otras en la cantidad de los materiales.
CUENTAS DEBE HABERCosto generales de fabricación aplicados XXX
Variación de costos generales de fabricación
XXXCostos indirectos de fabricación control
XXX
c. Si los costos generales reales exceden a los aplicados: significa que se hizo
sub-aplicación de los costos generales, por lo tanto la variación irá al debito
en el asiento de cierre.
CUENTAS DEBE HABERCosto generales de fabricación aplicados XXXX
Variación CIF XXXX
Costos indirectos de fabricación XXXX
Se debe prever las diferentes variaciones que se puede encontrar al confrontar los
estimados con los costos reales incurridos en cada una de las órdenes de
producción emitidas.
• Cuando se realiza el análisis de las posibles variaciones ocurridas en los
costos de los materiales se tiene en cuenta dos elementos la variación del
precio y la variación de la contabilidad.
La primera puede suceder debido a una gran cantidad de factores como etapas
económicas, características del mercado, altos fletes unitarios, inventarios
insuficientes.
La variación en la cantidad también obedece a diversas razones como son
imperfectos o baja calidad de los materiales recibidos, su mal uso, las diferencias
en la mano de obra y daños en la maquinaría, entre otras.
• En cuanto a la mano de obra se presentan las mismas variaciones de su o
sobreestimación de sus costos
d. Si fueran subestimados, es decir, resultaron ser de mas bajo valor que los
reales
CUENTAS DEBE HABERPrestaciones sociales sub o sobre
aplicados
XXXX
Prestaciones sociales por pagar XXXX
e. Si las prestaciones sociales fueran sobreestimadas, es decir, resultaron ser
de mayor valor que las reales
Cuentas Debe HaberPrestaciones XXXX
sociales por pagarPrestaciones
sociales sub o sobre
aplicados
XXXX
Cuando se paguen las prestaciones sociales en cada caso se contabiliza así:
CUENTAS DEBE HABERPrestaciones
sociales por pagar
XXXX
Banco XXXX
f. Cierre de las prestaciones sociales sub o sobre aplicadas, como es una
cuenta temporal se deberá cerrar al final del período contable con la del
final costo de mercancía vendida, teniendo en cuenta que sea sub o sobra
aplicación se considera como una mayor o menor costo del producto.
a. Si hubo subestimación
Costo de mercancía vendida XXXX
Prestaciones sociales sub o sobra aplicadas XXXX
• Si hubo sobre estimación
Prestaciones sociales sub o sobra aplicadas XXXX
Costo de mercancía vendida XXXX
• La variación de los CIF presupuestado asignado en exceso ó en
menos proporción de lo real.
I. Variaciones en el precio de los materiales:
Estas variaciones consisten en los cambios que pueden ocurrir entre los precios
de los materiales estimados y los precios de los materiales realmente utilizados.
Se deben analizar la situación que motivo a la variación y si es un factor
controlable se debe presentar el informe a la gerencia con el fin de ayudar en la
planeación y en la fijación de las estrategias a seguir para lograr los resultados
antes esperados.
II. Variaciones en la cantidad de los materiales:
Las variaciones en el uso o la cantidad de los materiales se obtiene de emplear
menor a mayor cantidad que los calculados o estimados con anterioridad.
Se presentan muchas veces por la baja calidad de los materiales, por el mal uso
de los materiales por parte de los operarios.
III. Variaciones en la mano de obra directa:
En el caso de las prestaciones sociales cuando se hace una estimación y esta
puede ser subestimada o sobreestimada ósea cuando se estima lo aplicado.
IV. Variaciones en los costos indirectos de fabricación:
La variación de los costos indirectos de fabricación hace referencia a la diferencia
entre lo incurrido y lo aplicado.
5. EJERCICIO PRACTICO O PRUEBA DEL SISTEMA
5.1. DETERMINACION DE LA CANTIDAD Y COSTO DEL MATERIAL DIRECTO Y MANO DE OBRA DIRECTA.
5.2. FORMULA PRESUPUESTAL PARA LOS CIF 5.3. PRESUPUESTO DE LOS CIF.
Hojas siguientes
4.1.5 FLUJOGRAMA
FLUJOGRAMA 8 PROCESO PRODUCTIVO
INFORME DE CONSUMO DE M.P.INFORMES DE CANTIDAD DE M.P.
INFORME DE CONSUMO DE M.O.INFORMES DE CANTIDAD DE M.O.
INFORME DE CONSUMO DE CIFINFORMES DE CANTIDAD DE CIF
INICIO
INFORME DE COSTO DE PN
FIN
REQUISICIÓN DE MATERIALES
JEFE DE PN
FACTURAS Y REQUISICIÓN
NOMINAJEFE DE PERSONAL
JEFE DE PNAUX.
CONTABLE
4.4. DETERMINACION Y APLICACIÓN DEL PUNTO DE EQUILIBRIO.
PUNTO DE EQUILIBRIO = (COSTO FIJOS / PRECIO VENTA – COST. DE VTA)
PE= ($ 905.600/$ 1.300.000 – 674.723 )PE= 2 Basculas y balanzas
ESTADO DE RESULTADOS
VENTAS (2 *1.300.000)__________ $ 2.600.000
COSTO (2*674.723 )__________ $ 1.349.446
UTILIDAD BRUTA_____________ $ 905.600
COSTOS FIJOS_______________ $ 905.600
UTILIDAD TOTAL_____________ $ 0
4.5. PLANEACION DE UTILIDADES ANTES Y DESPUES DE IMPUESTOS
4.5.1 ANTES DE IMPUESTOS
Suponiendo que queremos obtener una utilidad antes de impuestos de $5.000.000 y una utilidad de impuestos de $5.000.000 con un impuesto del 30%
PE= (COSTOS FIJOS + UTILIDAD DESEADA / MARGEN DE CONTRIBUCION)
PE= (905.600 + 5.000.000 /625.277)
PE= 10 Basculas y balanzass
ESTADO DE RESULTADOS
VENTAS (10*1.300.000) ___________$13.000.000
COSTOS (10*625.277) ___________ $6.252.770
UTILIDAD BRUTA_______________ $6.747.230
COSTOS FIJOS_________________$ 1.747.230
UTILIDAD ANTES DE IMPUESTOS_ $5.000.000
4.5.2 DESPUES DE IMPUESTOS
PE= (C.F+(U.D/1-t)/M.C.U)
PE= (3.090.000 + (5.000.000/1-0.30) /161)
PE= 63.558 Basculas y balanzass
ESTADO DE RESULTADOS
VENTAS_____________________$31.779.000
COSTOS DE VENTAS__________$21.546.162
UTILIDAD BRUTA_____________$10.232.838
COSTOS FIJOS_______________$3.090.000
UTILIDAD ANTES DE IMPUESTO $7.142.838
IMPUESTOS_________________ $2.142.851
UTILIDAD DESP. DE IMPUESTO $5.000.000
6. INFORMES PARA LA ADMINISTRACIÓN
5.1. ESTADO DE COSTOS DE PRODUCCIÓN
5.2. ESTADO DE COSTOS DE PRODUCTOS VENDIDOS
ESTADO DE COSTOS Y VENTAS
PESAMATICEstado de Costo de Producción y Ventas
Del 1 de ENERO al 31 de Diciembre de 2009
Compras Netas Materias Primas 5000Más: Inventario Inicial Materias Primas 1000
Menos: Inventario Final Materias Primas 4000
Igual: Materia Prima Utilizada 2000
Más: Mano de obra directa 5000
Igual: Costo Primo 7000
Más: Gastos Indirectos de Fabricación 3000
Igual: Costo Total de Manufactura 10000
Más: Inventario Inicial Producción en Proceso 5000Menos: Inventario Final Producción en Proceso 0
Igual: Costo Total de Artículos Producidos 15000
Más: Inventario Inicial Productos Terminados 10000
Menos: Inventario Final Productos Terminados 0
Igual: COSTO DE VENTAS 25000
5.8 NOTAS EXPLICATIVAS A LOS ESTADOS FINANCIEROS
NOTAS A LOS ESTADOS FINANCIEROS A DICIEMBRE 31 DE 2009
NOTA 1- ENTE ECONOMICO: LADRILLERA J.C.C LTDA.URBANIZADORA IBIZA S.A. fue constituida según escritura publica No.2569, el dia 28 de Febrero de 2008, registrada en la Notaria Quinta de Cúcuta.
Su objeto social es: Todas las actividades relacionadas con la construcción, y todos los demas establecidos por los estatutos de sociedad
NOTA No. 2 Principales Políticas y Practicas Contables A continuación se describen las principales políticas y prácticas contables que se han adoptado así:
a) Bases de Preparación y Presentación: Para la preparación y presentación de los Estados Financieros la Empresa LADRILLERA J.C.C LTDAURBANIZADORA IBIZA S.A.
Observa los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados en Colombia según el Decreto Reglamentario No. 2649 de 1993.
b) Prop. Planta y Equipo: Los activos Fijos se registran al costo de adquisición, las reparaciones, mantenimiento y mejoras que aumenten
su vida útil se registran como mayor valor del costo y las erogaciones para reparaciones y mantenimiento que se realizan para su conser-
vación de estos activos se cargan a gastos.
c) Depreciación: La depreciación se calcula sobre el costo y se registra utilizando el método de línea recta.
La vida útil estimada es: Construcciones y Edificaciones 20 años Maquinaria y Equipo 10 años Equipo de Oficina 10 años Equipo de Computación y Comunicación 5 años Equipo de Transporte 5 años
d) Intangibles: Se registran por el monto de las erogaciones en que efectivamente se incurre para adquirir o formar el bien intangible. 5años
Su amortización se hace con base en el método de línea recta.
e) Gastos Pagados por Anticipados: Los Gastos Pagados por Anticipados corresponden a erogaciones en que incurre la sociedad en
desarrollo de su actividad, cuyo beneficio se recibe en varios periodos. Los cargos diferidos corresponde a costos y gastos que bene-
fician a periodos futuros. Las amortización de los Gtos Pagados por Anticipados y Cargos Diferidos se efectúan en forma mensual y
de con su causación.
f) Costos y Gastos: Los costos y gastos representan erogaciones y cargos relacionados directamente con las actividades de la empresa,
se registran al momento de la causación.
g) Obligaciones Laborales: Las obligaciones Laborales son ajustadas al cierre del ejercicio con base en lo dispuesto por las normas legales.
h) Ingresos: Los ingresos corresponden a las actividades propias de la Empresa y se reconocen por el sistema de causación.
NOTA 3 DISPONIBLE
El detalle a 31 de diciembre es de:CAJA 2007
1.250.52320081.523.698
BANCOS 2.369.000 30.533.422.55
Los dineros en caja los mantiene el Gerente bajo caja fuerte , y los dineros en Bancos estan en el Banco de Bogotá en la cuenta Nº 8200000000275 estos dineros corresponden a los primeros pagos hechos por la universidad de Pamplona por el trabajo realizado en aquella instalación.
NOTA 4: DEUDORES
DEUDORES 2007 2008
CLIENTES:URBANIZACION TAMACOA 10.256.842,0
CLIENTES:URBANIZADORA IBIZA 0 102.000.000,00
DEUDORES VARIOS:JOSE ARTURO PEDRAZA 523.698,0 5.260.000,0
Los clientes corresponden a proyectos ejecutados de construcción y los deudores varios corresponden a devoluciones de mercancía.
NOTA 5: CUENTAS POR PAGAR
ACREEDORES VALOR POR PAGAR
MANO DE OBRA
ALQUILER DE MAQUINARIA
$85.449.849
$5.632.489
TOTAL A PAGAR $119.235.695
7. CONCLUSIONES
La opinión que se puede aportar en base a los costos estándar es que estos son
una herramienta fundamental en las compañías del sector industrial, en la
planeación, en el desarrollo del trabajo se pudo observar que en la práctica, esta
compañía utiliza los costos estándar en la fijación del precio de venta de los
diferentes productos y en el informe que se presenta a fin de mes, se realiza un
análisis comparativo, entre estos precios de ventas y los costos reales, para
determinar si el porcentaje de rentabilidad si es el esperado por la compañía, o si
hay que realizar ajustes.
También es una herramienta en la planeación de la producción y necesidades de
capital de trabajo para la ejecución del programa de producción, es decir antes de
que comience el mes, ya la compañía sabe, cuanto le costaran las materias primas,
la mano de obra y los cif, del mes, esta planeación y aprobación se realiza
mensualmente y en el informe financiero de fin de mes se presenta un informa sobre
las variaciones.
Si bien es cierto que los costos estándar son una excelente herramienta en una
empresa de producción, también debemos aclarar que en la práctica, hay que
mesclar varios sistemas de costos.
8. RECOMENDACIONES
1. Aplicar más estrategias de mercadeo que apoyen el sistema de ventas.
2. Desarrollar nuevos productos acordes con las necesidades del cliente.
3. Ampliar las ventas con un procedimiento claro y entendible
4. Aumentar el nivel de producción.
5. Diseñar un programa del servicio al cliente para mantener su lealtad.
6. Programas de publicidad exterior, vallas.
7. Participar en eventos feriales en la región
8. Buscar o crear nuevos productos a bajo precio
9. Idear un programa de control de gestión que evalúe el desempeño
administrativo y la rentabilidad económica y sobre todo implementar la
división especifica de funciones.
10.Realizar demostraciones de los productos y participar en ferias y eventos.
11.Realizar investigaciones del mercado que determinen el grado de satisfacción
del cliente.
12. Implantar una cultura al servicio del cliente.
13.Capacitación constante del personal sobre todo en la situación administrativa.
14. Inversión en impulso de los nuevos productos.
15.Elaborar y ejecutar planes estratégicos que permitan posicionar la empresa
en el mediano y largo plazo. Definir el perfil del Talento humano
16.Utilizar la ley laboral
17.Diseñar e implementar nuevos procedimientos y manuales de funciones que
apoyen el área administrativa, es fundamental cumplir este punto.
18.Reorganizar el área de producción de modo que que se obtenga el máximo
beneficio del área.
19.Realizar talleres de inducción y capacitación del Talento Humano.
20. Realizar y analizar los ciclos contables y financieros de la empresa.
21. Promover la Misión, Visión, Objetivos y Valores de la empresa.
22. Realizar su respectivo análisis de costos.
23.Elaborar los formatos requeridos
9. BIBLIOGRAFIA
CONTABILIDAD ADMINISTRATIVA Carl S. Warren, James M. Reeve - 2005 - 602 páginas
Contabilidad de costos - Página 600Charles T. Horngren, George Foster, Srikant M. Datar - 2007 - 868 páginas
MODULO DE COSTOS BÁSICOS. UNIVERSIDAD DE PAMPLONA. Dpto de Contaduría.
CONTABILIDAD COMERCIAL. CESAR A. BOLAÑO Segunda edición. GRUPO EDITORIAL NORMA