Creatie van een pro forma in SRM7 door de leverancier
Januari 2013
04/12/232 04/12/232
Technische gegevens
• URL https://srm.elia.be
• User VENxxxxxx
• Hulp: Purchasing support • Nathalie Sarlet 02/546.7764 [email protected]
• Kevin Rymenants 02/546.7787 [email protected]
• Nancy De Smet 02/546.7683 [email protected]
• Internet opties• Internet Explorer > 6.0 (Compatibility view)• Pop-up blokkering desactiveren
04/12/233 04/12/233
Compatibilty view settings
04/12/234 04/12/234
Site ‘elia.be’ toevoegen
Vul de site in, klik op ‘Add’ en vervolgens op ‘Close’
04/12/235 04/12/235
Site ‘elia.be’ toevoegen
Ingeval u problemen ondervindt om de catalogus te openen (zie slide 17), klik dan op het icoon ‘Compatibility view’ voor een volledige internet compatibiliteit.
04/12/236 04/12/236
Desactiveren van de Pop-up blokkering
04/12/237 04/12/237
Proces: Creatie van de proforma door de leverancier (jaarbestellingen)
Flow : Vendor confirmation
Pur
chas
ing
Sup
plie
rR
equ
esto
r
SRM shopping cart
Purchase requisition
Purchase Order
Purchase order
Mail/fax/print
Proforma SRM
Proforma approvalGoods receipt /
service entryY
Mail proforma refused
modify
Mail proforma accepted
Invoice
N
04/12/238 04/12/238
Inhoud
1.Aanmelden / Afmelden2.Aanmaken van de proforma factuur
1. Zoeken en selecteren van een bestelling2. Ingeven van detailgegevens3. Toevoegen van een bijlage of opmerking4. Opslaan en versturen
3.Controleren van de proforma factuur4.Afkeuring van een proforma factuur
1. Controleren2. Aanpassen
04/12/239 04/12/239
1. Verbinding
• 2 paswoorden (hoofdlettergevoelig!)• DMZ: 1e paswoord
Gememoriseerd door het systeem
Blijft onveranderd
Minimale lengte 6 CHAR
Kies voor beide applicaties hetzelfde paswoord om het uzelf gemakkelijk te maken
04/12/2310 04/12/2310
1. Verbinding
• 2e paswoord voor SRM
04/12/2311 04/12/2311
U heeft 4 menus : de eerste voor het aanmaken van een proforma, de tweede voor het gebruik van de upload tool, de derde en vierde voor het opzoeken van een proforma
Aanmaken van een pro forma factuur
Log off om de verbinding te verbrekenOm de taal te wijzigen
Uw lijst van pro forma’s
Gebruik van de upload tool
Opzoeken van een pro forma
04/12/2312 04/12/2312
Inhoud
1.Aanmelden / Afmelden2.Aanmaken van de proforma factuur
1. Zoeken en selecteren van een bestelling2. Ingeven van detailgegevens3. Toevoegen van een bijlage of opmerking4. Opslaan en versturen
3.Controleren van de proforma factuur4.Afkeuring van een proforma factuur
1. Controleren2. Aanpassen
04/12/2313 04/12/2313
2. Aanmaken van een pro forma factuur
Par défaut sur les 30 derniers jours – blanc pour toutes les cdes en cours
1 2
1
2
Staat standaard op ‘30 dagen’
N° van de bestelling 48xxxxxx of 47xxxxxx
3
04/12/2314 04/12/2314
2. Aanmaken van een pro forma factuur
2
Selecteer de gewenste lijn.
1
04/12/2315 04/12/2315
2. Aanmaken van een pro forma factuur
1 pro forma = 1 factuur
Omschrijving, Bv. Werf XXX – Lijn 70 kV xxxxx
Referentie pro forma - moet worden vermeld op de factuur
Leverdatum, bv. December 2012
04/12/2316 04/12/2316
2. Aanmaken van een pro forma factuur
Via « Add item » : selecteer uw catalogus
04/12/2317 04/12/2317
1. Selecteer de juiste catalogus (indien u er over meerdere beschikt)
2. Selecteer de diensten in de catalogus : 2 manieren
Zoek bv via leveranciersreferentie, ex. 65456
Catalogus – Kiezen van de dienst
04/12/2318 04/12/2318
Catalogus – Kiezen van de dienst• Optie 1: Klik op ‘Shopping cart preview’ voor een overzicht van uw
selectie
• Klik daarna op ‘Transfer items’ om ze naar SRM over te brengen
• Optie twee: klik op ‘ Check out ’
04/12/2319 04/12/2319
2. Aanmaken van een pro forma factuur
De gekozen diensten worden toegevoegd aan de pro forma
04/12/2320 04/12/2320
2. Aanmaken van een pro forma factuur
1. Pas de hoeveelheden aan, controleer het bedrag van de pro forma en klik op « Check »
2. Indien je geen diensten buiten catalogus hebt, verwijder dan lijn 1,1 via « Delete », anders verschijnt er een error.
04/12/2321 04/12/2321
2. Aanmaken van een pro forma factuur
Optioneel : indien dienst(en) buiten catalogus, gebruik dan hiervoor lijn 1.1. Geef een gepaste omschrijving weer en pas de prijs aan. Ofwel een totaalprijs (bv.1 SU aan 200 eur), ofwel een prijs per eenheid (bv. 3 stuks aan 150 EUR/stuk)).
04/12/2322 04/12/2322
3. Toevoegen van bijlagen
Voeg eventueel een opmerking toe in het veld ‘Tekst leverancier’’
Voeg de nodige bijlagen toe (PDF, Word, Excel …)
04/12/2323 04/12/2323
4. Opslaan en versturen van de pro forma
Opmerking: “Save” = opslaan zonder het versturen van de pro forma factuur (=tijdelijk opslaan)
Klik op ‘Confirm’ om de pro forma factuur te versturen
04/12/2324 04/12/2324
Inhoud
1.Aanmelden / Afmelden2.Aanmaken van de proforma factuur
1. Zoeken en selecteren van een bestelling2. Ingeven van detailgegevens3. Toevoegen van een bijlage of opmerking4. Opslaan en versturen
3.Controleren van de proforma factuur4.Afkeuring van een proforma factuur
1. Controleren2. Aanpassen
04/12/2325 04/12/2325
3. Controleren van de pro forma factuur
Selecteer het menu « Overview Confirmations » om een lijst van uw pro forma’s weer te geven.
04/12/2326 04/12/2326
3. Controleren van de pro forma factuur
Via de lijst « Awaiting approval » vindt u de pro forma’s terug die wachten op goedkeuring.
Selecteer de proforma.
Vos listes de pro forma’s
04/12/2327 04/12/2327
Status van de pro forma factuur
• All : alle pro forma’s , ongeacht hun status
• Saved : voorlopig opgeslagen pro forma’s
• Awaiting Approval : pro forma’s die nog wachten op goedkeuring door een Elia
verantwoordelijke
• Approved : goedgekeurde pro forma’s
• Rejected : afgekeurde pro forma’s
• Deleted : verwijderde pro forma’s
04/12/2328 04/12/2328
Inhoud
1.Aanmelden / Afmelden2.Aanmaken van de proforma factuur
1. Zoeken en selecteren van een bestelling2. Ingeven van detailgegevens3. Toevoegen van een bijlage of opmerking4. Opslaan en versturen
3.Controleren van de proforma factuur4.Afkeuring van een proforma factuur
1. Controleren2. Aanpassen
04/12/2329 04/12/2329
4. Afkeuring van de pro forma factuur door de Elia verantwoordelijke
U ontvangt een mail met de reden van de afkeuring (zie de laatste regel)
04/12/2330 04/12/2330
3. Controleren van de pro forma factuur
Selecteer het menu « Overview Confirmations ».
04/12/2331 04/12/2331
Selecteer de afgekeurde pro forma
Via de lijst « Rejected » vindt u alle afgekeurde pro forma’s terug
Selecteer de proforma.
04/12/2332 04/12/2332
Controleer de reden en de opmerkingen van de afkeurderKlik op ‘Edit’ om de pro forma te wijzigen, zodat ze voldoet aan de verwachtingen van de Elia verantwoordelijke
Afkeuringstekst van de Elia verantwoordelijke
04/12/2333 04/12/2333
Wijzigen/vervolledigen van de pro forma factuur
Wijzig de pro forma, voeg eventueel ontbrekende bijlagen toe en bevestig je wijzigingen door op ‘Confirm’ te klikken.
Opmerking : Klik op “Delete” indien de pro forma volledig verkeerd is (bv. verkeerde dienst vermeld) en opnieuw moet worden gemaakt.
04/12/2334 04/12/2334
Aangepaste pro forma
De aangepaste pro forma bevindt zich opnieuw in de lijst ter goedkeuring: ‘Waiting for approval’
Selecteer de pro forma.
04/12/2335 04/12/2335
Goedgekeurde pro forma
Na goedkeuring ontvangt u een mail met daarin de pro forma als bijlage en de boodschap dat uw pro forma factuur is goedgekeurd.
04/12/2336 04/12/2336
Goedgekeurde pro forma
De pro forma bevindt zich nu in de lijst ‘Approved’.
04/12/2337 04/12/2337
Verdere behandeling van de goedgekeurde pro forma facturen
Vanaf de lijst ‘Approved’ kunt u de gegevens transporteren naar excel om ze daarna verder af te handelen.
04/12/2338 04/12/2338
Errors / problemen
• Decimale hoeveelhedenIn de catalogus (5.3 in plaats van 5,3)•Hoeveelheid < 1 is mogelijk in SRM zelf, maar niet in de catalogus
• Indien het budget overschreden is, contacteer dan de verantwoordelijke bij Elia.
• Bij paswoord problemen: contacteer Purchasing Support