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COURTNEY J. CAMPBELLVANDERBILT UNIVERSITY
Criação das Listas do Programa de Arquivos
Ameaçados
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1 Justificativa
salvaguardar materiais arquivísticosdigitalização e acondicionamento de originais
em local apropriadopreservação e acesso amplo, por um longo
prazoé importante que o EAP receba informações
sobre o arquivo físico e as cópias digitais para que seja possível procurar informações no catálogo e no site EAP
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2 Catalogando Materiais Arquivísticos
Materiais de coleções individuais devem ser mantidos juntos
O material deve ser listado e copiado na ordem original mantida pelo dono
Os arquivos tem um sistema de organização, que é a hierarquia de uma coleção
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3 Direitos autoriais, proteção de dados, privacidade
A Biblioteca Britânica disponibilizará o material do EAP para própositos de pesquisa não comercial
Alguns materais poderão conter informações pessoais ou sensíveis
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4 Listas amostras e finais
Nos primeiros três meses do projeto devem submeter cópias amostras e listas amostras
As suas listas tem que ser em inglês, mas vocês vão mandar para mim em português
Ao termino do projeto, é preciso enviar as copias e listas finais para o EAP
As listas deverão ser enviadas em formato eletrônico como anexos de email ou copiados ao disco duro externo quando se submeterá as imagens
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5 Modelo de Listagem
planilha de Excel com seis planilhas dependentes
As primeiras três planilhas devem ser obrigatoriamente preenchidas
Também é preciso preencher pelo menos uma das últimas três planilhas dependendo do tipo de material que está sendo submetido
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Planilha 1 - Instituições de depósito
informações sobre as instituições/proprietários que atualmente armazenam o material original
informações sobre as instituições que terão cópias digitais dos materiais quando o projeto se finalizar.
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Planilha 2 - Descrição
a base da nossa descrição de catálogoÉ dividida em duas seções;
o arquivo físico (as primeiras 23 colunas da planilha) colunas escritas em preto são obrigatórias colunas em cor de cinza devem ser preenchidas
quando relevante quando preencher uma linha, é importante que a
primeira coluna contenha o nível que está se descrevendo (Projeto, Coleção, Série, Arquivo, ou Ítem).
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Projeto – EAP Project Number, Title, e Description (Scope and Content)
Coleção – todas as colunas com títulos escritos em preto. O projeto pode ser composto de várias coleções.
Série – colunas com títulos escritos em preto devem ser completadas. Preenchemos Título e Description (Scope and Content). Se souber, preencha o número de Reference da Instituição original de Depósito (Coluna C) e os Creators (Colunas S-V).
Arquivo (File)– colunas com títulos escritos em preto devem ser completadas. Preenchemos Título e Description (Scope and Content). Se souber, preencha o número de Reference da Instituição original de Depósito (Coluna C), o campo de Physical Characterics (Coluna O) e os Creators (Colunas S-V).
Ítem - colunas com títulos escritos em preto devem ser completadas. Preenchemos Título e Description (Scope and Content). Isso só preenchemos no caso de itens soltos, por exemplo, de mapas ou fotografias. Se souber, preencha o número de Reference da Instituição original de Depósito (Coluna C) e os Creators (Colunas S-V).
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Planilha 3 - Individual/Family/Institution
detalhes biográficos e administrativos de indivíduos, famílias, ou instituições associados com o material
Pode incluir o dono do material, editor, produtor, escritor, fotógrafo, correspondente de uma carta, receptor de uma carta.
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Planilha 4 - Technical Details – Images
detalhes técnicos do projeto da digitalização durante o projeto
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6 Datas
Tabela