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INFORME DE GESTIÓN 2020
“CUNDINAMARCA, ¡REGIÓN QUE PROGRESA!” 2020 – 2024
SECRETARÍA GENERAL ANDRÉS ARIAS QUINTANA
Secretario
DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO Y ARTICULACIÓN GERENCIAL
Código: E-DEAG- FR-101
Versión: 1
Informe de Gestión Fecha: 26/11/2020
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CONTENIDO
Introducción..................................................................................................................... 4
PROCESOS ESTRATÉGICOS............................................................................................... 5
1.1 GENERALIDADES.................................................................................................... 6
INFORME RESUMIDO: PRINCIPALES LOGROS PARA CUMPLIR LA MISIÓN Y VISIÓN . 6
1.2 CUMPLIMIENTO DEL PLAN DE DESARROLLO DEPARTAMENTAL
“CUNDINAMARCA REGIÓN QUE PROGRESA” VIGENCIA 2020.................................. 15
1.2.1 LÍNEA ESTRATÉGICA 1: MÁS BIEN ESTAR .......... ¡Error! Marcador no definido.
1.2.1.1 PROGRAMA: Un buen vivir.............................. ¡Error! Marcador no definido.
1.2.1.2 PROGRAMA: Toda una vida contigo ............ ¡Error! Marcador no definido.
1.2.1.3 PROGRAMA: Cundinamarca sin estereotipos ..............¡Error! Marcador no
definido.
1.2.1.4 PROGRAMA: Cundinamarqueses inquebrantables .....¡Error! Marcador no
definido.
1.2.1.5 PROGRAMA: Sociocultura, raza y tradición .. ¡Error! Marcador no definido.
1.2.2 LÍNEA ESTRATÉGICA 2: MÁS COMPETITIVIDAD ..... ¡Error! Marcador no definido.
1.2.2.1 PROGRAMA: Productividad, un camino de desarrollo¡Error! Marcador no
definido.
1.2.2.2 PROGRAMA: Cundinamarca científica e innovadora ¡Error! Marcador no
definido.
1.2.2.3 PROGRAMA: Rutas para el progreso ............. ¡Error! Marcador no definido.
1.2.2.4 PROGRAMA: Nuevos mercados + oportunidades .......¡Error! Marcador no
definido.
1.2.2.5 PROGRAMA: Unidos en una misma dirección ..............¡Error! Marcador no
definido.
1.2.3 LÍNEA ESTRATÉGICA 3: MÁS SOSTENIBILIDAD .. ¡Error! Marcador no definido.
1.2.3.1 PROGRAMA: Seguridad hídrica y recursos naturales para la vida .... ¡Error!
Marcador no definido.
1.2.3.2 PROGRAMA: Ruta de gestión del riesgo ....... ¡Error! Marcador no definido.
1.2.3.3 PROGRAMA: El cambio está en tus manos .. ¡Error! Marcador no definido.
1.2.4 LÍNEA ESTRATÉGICA 4: MÁS INTEGRACIÓN .......... ¡Error! Marcador no definido.
1.2.4.1 PROGRAMA: Región, economía imparable . ¡Error! Marcador no definido.
1.2.4.2 PROGRAMA: Región verde, Región de Vida ¡Error! Marcador no definido.
1.2.4.3 PROGRAMA: Región, Conexión inteligente .. ¡Error! Marcador no definido.
1.2.4.4 PROGRAMA: Región un territorio de todos ... ¡Error! Marcador no definido.
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1.2.5 LÍNEA ESTRATÉGICA 5: MÁS GOBERNANZA ................................................ 15
1.2.5.1 PROGRAMA: Gestión pública inteligente ................................................. 22
1.2.5.2 PROGRAMA: Empoderamiento Social .......... ¡Error! Marcador no definido.
1.2.5.3 PROGRAMA: Cundinamarca + Digital .......... ¡Error! Marcador no definido.
1.2.5.4 PROGRAMA: Cundinamarca, justa y segura ¡Error! Marcador no definido.
1.3 APORTE A LAS GRANDES APUESTAS ....................... ¡Error! Marcador no definido.
1.3.1 EL CAMPO: CORAZÓN DEL PROGRESO DE CUNDINAMARCA ¡Error! Marcador
no definido.
1.3.2 “SUACHA, TIERRA Y CIELO EN ESPLENDOR” ........ ¡Error! Marcador no definido.
1.3.3 CUNDINAMARCA + INCLUYENTE .......................... ¡Error! Marcador no definido.
1.3.4 REDUCCIÓN DE LA POBREZA ................................ ¡Error! Marcador no definido.
1.4 GESTIÓN DE LA MEJORA CONTINUA ..................... ¡Error! Marcador no definido.
1.5 GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES .................... ¡Error! Marcador no definido.
PROCESOS MISIONALES ................................................................................................. 38
2.1 ASISTENCIA TÉCNICA .......................................................................................... 38
2.2 ATENCIÓN AL CIUDADANO ............................................................................... 39
PROCESOS DE APOYO ................................................................................................... 43
3.1 GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO ....................................................................... 44
3.1.1 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL ...................................................................... 44
3.1.2 GESTIÓN ESTRATÉGICA DEL TALENTO HUMANO ............¡Error! Marcador no
definido.
3.2 GESTIÓN DE BIENES .............................................................................................. 45
3.3 GESTIÓN DOCUMENTAL ...................................................................................... 75
3.4 GESTIÓN CONTRACTUAL .................................................................................... 99
3.5 GESTIÓN JURÍDICA .................................................. ¡Error! Marcador no definido.
3.5.1 DEFENSA JURÍDICA ................................................ ¡Error! Marcador no definido.
3.5.2 MEJORA NORMATIVA ............................................ ¡Error! Marcador no definido.
3.6 GESTIÓN FINANCIERA ............................................. ¡Error! Marcador no definido.
3.6.1. GESTIÓN DE RECURSOS DE REGALÍAS ................. ¡Error! Marcador no definido.
3.6.2 RECURSOS DE INVERSIÓN POR ENTIDAD DE LA VIGENCIA (Todas las
entidades) (Cifras en Millones de $) ............................. ¡Error! Marcador no definido.
3.6.3 GESTIÓN DE RECURSOS EXTERNOS 2020 .............. ¡Error! Marcador no definido.
3.7 GESTIÓN TECNOLÓGICA ........................................ ¡Error! Marcador no definido.
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PROCESOS DE EVALUACIÓN ............................................. ¡Error! Marcador no definido.
4.1 SISTEMA DE CONTROL INTERNO ............................. ¡Error! Marcador no definido.
Introducción
La Secretaría General es el soporte administrativo de las entidades del sector
central del Departamento de Cundinamarca, y por ello tiene como objetivo
principal planear, conservar, racionalizar y brindar oportunamente los
recursos físicos, documentales, materiales y tecnológicos con el fin de
contribuir al cumplimiento de las funciones de cada una de las
dependencias, aumentando así su eficacia, eficiencia y efectividad para
fortalecer las capacidades administrativas y aumentar los niveles de
confianza de la población en la administración.
Durante la presente vigencia y ante los retos que enfrentamos por los efectos
del Estado de Emergencia Económica, Social y Ecológica en todo el
territorio Nacional, establecido por el Decreto 417 de marzo de 2020 y
generado por la pandemia del Covid-19; la Secretaría General implementó
medidas administrativas que permitieron a la Administración
Departamental: 1) continuar prestando oportuna y eficientemente sus
servicios y 2) garantizar una óptima atención al usuario, siendo este nuestro
principal objetivo.
De acuerdo con lo anterior, la Secretaría General se permite presentar los
logros más relevantes respecto a la modernización de los canales de
atención al usuario y la implementación de estrategias de descentralización
y fortalecimiento del servicio, al desarrollo de metas trazadas en materia de
gestión documental e implementación del Sistema Departamental de
Archivo, y a los procesos adelantados con relación a la gestión de los
recursos físicos del Departamento; todo ello enmarcado en los proyectos del
Plan de Desarrollo Departamental PDD “Cundinamarca ¡Región que
progresa!”.
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PROCESOS ESTRATÉGICOS
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1.1 GENERALIDADES
NOMBRE ENTIDAD
DIRECTIVO
RESPONSABLE Andrés Arias Quintana CARGO Secretario
No. DE
DIRECCIONES Y
OFICINAS 4 direcciones 1 Oficina
No. DE
FUNCIONARIOS 88
INFORME RESUMIDO: PRINCIPALES LOGROS PARA CUMPLIR LA MISIÓN Y VISIÓN
En el cumplimiento de su misión, la Secretaría General alcanzó los siguientes
logros durante la vigencia 2020, los cuales contribuyen a la oportuna
Es Misión de la Secretaría General planear,
conservar, racionalizar y brindar oportunamente los
recursos físicos, documentales, materiales y tecnológicos;
prestar los servicios administrativos requeridos; así como
organizar y coordinar la atención al ciudadano, del sector
central del Departamento, buscando a través de cada
una de sus dependencias la gestión ética, la transparencia,
el mejoramiento continuo y la correcta prestación de los
servicios, con los mejores niveles de calidad humana,
mediante la aplicación de la técnicas modernas de la
administración (Art 116, Decreto Ordenanzal 437 de 2020).
MISIÓN
Cundinamarca seguirá siendo, en el 2036, el
departamento mejor educado, formando ciudadanos
resilientes, tolerantes y felices, compartiendo un territorio
ordenado, sostenible, integrado y competitivo, con
igualdad de oportunidades para el campo y la ciudad,
utilizando las herramientas que genera el desarrollo
inteligente.
VISIÓN
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prestación de los servicios administrativos del departamento, así como a la
atención adecuada de los usuarios internos y externos de la Gobernación
de Cundinamarca.
1. Los 3 canales de atención al usuario dispuestos por la Gobernación
de Cundinamarca, surtieron procesos de modernización que
permitieron fortalecer la presencia institucional de la administración
departamental en los territorios, articulando de manera adecuada las
necesidades de los ciudadanos con una correcta prestación del
servicio, así como garantizando la recepción y atención oportuna de
los usuarios internos y externos de la gobernación, de sus PQRSDF y
comunicaciones para el direccionamiento adecuado a las entidades
de acuerdo a su competencia:
El canal telefónico se fortaleció mediante: 1) la implementación
de herramientas de gerencia como métricas y metas, 2) la
actualización e implementación de los lineamientos de la
política de protección de datos personales (Ley 1581 del 2012),
3) la implementación de la estrategia de cliente oculto, 4) el
desarrollo de mesas bimensuales con el operador del Contact
Center, 5) el desarrollo de capacitaciones al recurso humano
del Contact Center, 6) el fortalecimiento de la accesibilidad e
inclusión para la población con dificultades auditivas, a través
de un Centro de Relevo y por último, 7) la ampliación en la
cobertura a través de la interacción con los usuarios a través del
aplicativo WhatsApp.
A su vez, el canal presencial se modernizó y fortaleció con: 1) las
adecuaciones de accesibilidad física en el control de acceso
de visitantes a la sede administrativa de la Gobernación de
Cundinamarca, 2) la instalación de señalización para filas
preferenciales y la instalación de baldosa táctil, 3)
implementación de prueba piloto del Centro de Relevo para
población con dificultades auditivas y 4) la adopción e
implementación de los protocolos de bioseguridad para la
atención segura de 3.608 usuarios que accedieron a este canal
mediante el Centro Integrado de Atención al Usuario – CIAU-.
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Por último, el canal virtual se
robusteció con la adopción
de las Ferias Virtuales de
Servicio, que históricamente
hacían parte de los
mecanismos de interacción
con el usuario del canal
presencial. Estas ferias
lograron llegar a 12 provincias
y 35 municipios, a través de 14
encuentros. Esta estrategia
permitió asegurar la
presencia institucional en los territorios, dando cumplimiento al
principio de cercanía establecido en el PDD y a su vez
promocionar y fortalecer del uso de herramientas digitales
como el chat, correo institucional, WhatsApp, página web y
redes sociales institucionales, protegiendo así la vida de nuestros
usuarios, reduciendo sus gastos de desplazamiento en tiempo y
dinero, y disminuyendo la brecha digital.
2. De igual forma, reconociendo la
importancia de fortalecer la
calidad del servicio de atención al
usuario de la Gobernación de
Cundinamarca, la Secretaría
General presentó ante el Consejo
Departamental de Política Social -
CODEPS-, la Política Pública de
Atención al Usuario, la cual fue
aprobada en la sesión del 27 de
Julio del presente año. En el marco
de su formulación, el Comité de Atención al Usuario fue modernizado
y reestructurado por medio del Decreto 539 de 2020, logrando la
articulación del 100% las entidades del sector central, así como de las
descentralizadas.
3. Durante la primera vigencia de la actual administración, la Secretaría
General logró superar el objetivo del 90% establecido para el
cuatrienio en la Meta Bienestar del PDD, frente al incremento de la
satisfacción de los usuarios de la Gobernación de Cundinamarca. En
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este sentido, el Índice de Satisfacción del Usuario cerró en el año 2019
con un 88.5% y ascendió, durante el primer semestre de 2020 a un
93.06%, fortaleciendo con ello la confianza de la ciudadanía en la
administración departamental y en los servicios que ofrece.
4. La Secretaría General, a través de la Dirección de Atención al Usuario,
realizó la gestión oportuna de los componentes del Modelo de
Gestión Pública Eficiente de Buen Gobierno que rige la Política
Nacional de Servicio al Ciudadano, así:
Fortalecimiento de los arreglos institucionales mediante el
reconocimiento de Niñas, Niños, Jóvenes y Adolescentes -NNJA-
como usuarios de los servicios de la administración
departamental, generando la actualización en la estructura
administrativa de la nueva Dirección de Atención al Usuario. De
igual manera a través las adecuaciones físicas realizadas al
CIAU, las cuales aumentaron la accesibilidad del canal
presencial, de acuerdo con lo señalado en el proceso de
modernización del mismo.
Mediante la creación de 4 procedimientos y 13 actualizaciones
documentales que regulan el proceso misional de Atención al
Usuario, la Secretaría General optimiza los tiempos y fortalece la
calidad de este proceso para la atención oportuna de los
usuarios internos y externos de la Gobernación de
Cundinamarca, de acuerdo con sus necesidades y
expectativas. De esta manera, se logró un aumento en la
calificación del Índice de Gestión del Proceso de Atención al
Usuario por parte de la Secretaría de la Función Pública,
pasando de un 81% en el primer trimestre a un 97% en el tercer
trimestre de 2020.
La Secretaría General, a través de la Dirección de Atención al
Usuario capacitó a 1.669 servidores públicos en el Protocolo de
Atención al Usuario y realizó 12 capacitaciones sobre la
implementación de los protocolos de bioseguridad para los
servidores públicos que atienden el CIAU, fortaleciendo con ello
el compromiso con la excelencia en la calidad del servicio y
con la protección de la integridad, tanto de nuestros
funcionarios, como de nuestros usuarios.
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La Secretaría General aumentó la cobertura y fortaleció el
acceso a los canales de atención con el proceso de
modernización del canal virtual y telefónico, por medio de las
acciones señaladas en el numeral 1.
La Secretaría General garantizó la publicación y actualización
de horarios, requisitos, formato para radicación de PQRSDF, así
como de la Carta de Trato Digno y documentación de interés
tanto en la página web, como en la sede administrativa, con el
fin de que los usuarios tuvieran la certidumbre y conocimiento
para acceder a los servicios y productos ofertados por la
administración departamental, pese a la actual emergencia
sanitaria y ambiental. A su vez socializó la estrategia de lenguaje
claro en todas las secretarías del Sector Central.
Frente al componente de cumplimiento, la Secretaría General
obtuvo un puntaje del 89.3% en el año 2020, respecto al Índice
de Oportunidad en la Respuesta, mejorando los tiempos de las
repuestas proyectadas a las comunicaciones recibidas por
cada uno de los canales de atención. Este esfuerzo se vio
igualmente reflejado en la calificación de un 93.06% en el primer
semestre de 2020, respecto al Índice de Satisfacción del Usuario.
5. El Secretario General como presidente
del Consejo Departamental de Archivo
logró celebrar un acuerdo de
voluntades entre la Gobernación de
Cundinamarca y el Archivo General de
la Nación, alcanzando a través de su
Dirección de Gestión Documental, la
aprobación de la actualización de los
146 instrumentos archivísticos
denominados “Tablas de Retención Documental -TRD” del sector
central de la gobernación, mediante su sustentación ante esta
entidad.
6. Así mismo dicho acuerdo de voluntades, permitió en esta primera
vigencia brindar la capacitación a 116 administraciones municipales,
así como a 18 entidades descentralizadas, sobre la adecuada
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implementación de la política archivística en el Departamento,
afianzado con ello, la promoción del Sistema de Gestión Documental
y la ejecución de los instrumentos archivísticos que dan cumplimiento
a la Ley General de Archivos y al fin último, de la conservación de la
memoria histórica institucional de Cundinamarca.
7. De igual manera y pese a la Emergencia Sanitaria derivada del Covid-
19, se lograron llevar a cabo 146 asistencias técnicas sobre la
aplicación de instrumentos archivísticos al total de las dependencias
del Sector Central de la Gobernación de Cundinamarca, dando
cumplimiento a la misión de la Secretaría General en este
componente.
8. Por otra parte, se realizó la actualización y aprobación de la política y
el Programa de Gestión Documental -PGD-, así como del sistema
integrado de conservación -SIG- por parte del Comité de Desempeño
Institucional; dando cumpliendo a la Ley 594 del año 2000 “Ley
General de Archivo”.
9. La Secretaría General, a través de la Dirección de Gestión
Documental, llevó a cabo el proceso de identificación de 1.600.000
folios de actos administrativos relevantes para para la memoria
institucional del departamento, los cuales serán objeto de
conservación digital, logrando avanzar y dar inicio a la primera etapa
de este procedimiento, en cumplimiento de la Ley General de
Archivo.
10. Entre los documentos que rigen la óptima operación y desarrollo
proceso de gestión documental en la Gobernación de
Cundinamarca, 7 de ellos fueron actualizados y puestos en
conocimiento para su oportuna implementación.
11. La Secretaría General, a través de la Dirección de Bienes e Inventarios,
adelantó acciones de saneamiento jurídico del bien inmueble ESE –
Hospital de Girardot, el cual entró dentro del proceso de liquidación
de esta institución en el año 2009. Hoy, después de 11 años de la
ejecución de dicho proceso, se logra hacer efectiva la trasferencia
como titular del derecho real de dominio de la infraestructura de este
inmueble al Municipio de Girardot, integrándolo dentro de sus activos,
dando así cumplimiento a lo establecido por la empresa liquidadora
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La previsora S.A., y permitiendo a la Administración Municipal
determinar el mejor uso de este inmueble, de acuerdo con las
necesidades de su población.
12. La Secretaría General, a través de la Dirección de Bienes e Inventarios,
formalizó la entrega de vivienda a 35 familias que resultaron
afectadas por la catástrofe natural sismológica ocurrida el 24 de
mayo de 2008, en el municipio de Quetame. Gracias a dicha gestión,
las familias beneficiarias del proyecto de vivienda "Conjunto Puente
Quetame" del dominio del predio del Municipio de Quetame, la
trasferencia que se venía adelantando desde el año 2014, el cual fue
resultado de la acción institucional frente a la catástrofe natural
producida por un sismo, el 24 de mayo de 2008.
13. Durante la vigencia 2020, la Dirección de Servicios Administrativos
logró un ahorro de $183.753.197 por concepto de pronto pago del
impuesto predial de 717 propiedades de la administración
departamental. Con relación a la vigencia 2019, se generó un ahorro
adicional de $48’310’852, equivalentes a un 26% los cuales fueron
utilizados para otro tipo de gastos importantes para el Departamento.
14. Por iniciativa del Despacho de la Secretaría General se inició una
prueba piloto de solicitud de exención del impuesto predial a 64
municipios de los 103 municipios que hoy cuentan con bienes de
propiedad del Departamento. Así, durante la vigencia se avanzó en
el logro de dicha excepción en 4 municipios, a saber: la Mesa, Villa
Pinzón, Medina y San Cayetano, los cuales representan para el
departamento una disminución del 0,62% en los gastos de
funcionamiento de la próxima vigencia 2021.
15. Se encuentra en ejecución la estrategia de uso eficiente e inteligente
de Servicios Públicos que busca aportar en la reducción del consumo
y austeridad del gasto de la sede administrativa de la Gobernación.
Dicha estrategia se encuentra compuesta por un “Manual de uso
eficiente e inteligente de servicios públicos de la sede administrativa y
sedes externas de la Gobernación de Cundinamarca”, una campaña
de sensibilización “Soy Ejemplo de Transformación” conformada por 7
piezas de video proyectadas en las pantallas de los ascensores y 16
piezas graficas proyectadas en los fondos de pantalla de los equipos
de cómputo.
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16. Se logró la liquidación de los contratos N° 053 y N°056 de 2014,
referentes a los procesos de consultoría e interventoría para la
recuperación y adecuación del patrimonio histórico cultural palacio
de San Francisco. Adicionalmente se realizó el ajuste de los estudios y
diseños eléctricos e hidrosanitarios de acuerdo con la normatividad
vigente y la actualización del presupuesto a la vigencia 2020. De esta
manera, el Departamento de Cundinamarca cuenta con las
condiciones requeridas para dar inicio a la segunda fase del
proyecto, la cual hace referencia a la consecución de recursos por
parte del orden nacional.
17. La Secretaría General a través de la Dirección de Servicios
Administrativos, creó una bolsa de mantenimiento que permitió
adelantar acciones de atención frente a 114 requerimientos de
condiciones inseguras y mantenimientos correctivos de infraestructura
en la Sede Administrativa y las Sedes Externas de la Gobernación de
Cundinamarca.
18. La Secretaría General, a través de la Dirección de Bienes e Inventarios
y de la Dirección de Servicios Administrativos, adelantó la
actualización de la caracterización del proceso de Gestión de
Recursos físicos, creando 1 procedimiento y actualizando 8
procedimientos. Así mismo, se crearon 4 formatos y se actualizaron 4
formatos, todos ellos pertenecientes al proceso de Gestión de
Recursos Físicos.
19. La Secretaría General, a través de la Dirección de Bienes e Inventarios,
logró realizar control efectivo a todos los inventarios bajo su cargo,
pese a los cambios en la modalidad de trabajo (de presencial a
virtual), derivados de la emergencia sanitaria y ambiental producida
por el Covid-19.
20. En el marco de la función referida a la administración del parque
automotor de la Gobernación de Cundinamarca, la Secretaría
General a través de la Dirección de Servicios Administrativos logró
adelantar las siguientes acciones durante la vigencia 2020:
Ejecución aproximada de 335 mantenimientos a los 140
vehículos que conforman el parque automotor, siendo
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aproximadamente 78 de carácter correctivo y 257 de carácter
preventivo. De esta manera se atendieron oportunamente las
solicitudes presentadas ante la Dirección de Servicios
Administrativos de esta secretaría. Así mismo, se brindó apoyo
constante y oportuno a las entidades del Sector Central del
Departamento frente a las actividades que requirieron del
servicio de transporte para la correcta ejecución de sus
funciones y su misionalidad, asegurando la presencia
institucional en los territorios en el marco de la actual pandemia.
De igual forma, se realizó la recarga de extintores y la entrega
de botiquines a estos 140 vehículos, garantizando el
cumplimiento del Plan Estratégico de Seguridad Vial – PESV-,
frente a los componentes de Vehículos Seguros y Porcentaje de
Vehículos Inspeccionados. Así mismo, en conjunto con la
Secretaría de la Función Pública, se adelantaron 6 jornadas de
capacitación frente a distintos componentes de la seguridad
vial, dirigidas los 78 conductores de la Gobernación de
Cundinamarca.
La Secretaría General, a través de la Dirección de Servicios
Administrativos, fortaleció la acción de las entidades
municipales mediante la formalización de 21 contratos de
comodato de vehículos con Alcaldías, Personerías y Hospitales
Municipales.
21. De igual manera atendiendo la gestión oportuna en la ejecución
presupuestal, para la vigencia 2020 se alcanzó un porcentaje de
ejecución del 97,49%, es decir, de un presupuesto total asignado de
$37´537.486.419 se adquirieron compromisos por valor de
$36’594.699.857.
22. Así mismo, a través de la Oficina Asesora Jurídica de la Secretaría
General se realizaron 9 capacitaciones a los contratistas y supervisores
de los contratos propios de esta, y de otras 20 secretarías. Dicha
capacitación referente al cargue de cuentas de cobro en el plan de
pagos de la plataforma SECOP II “Colombia Compra Eficiente”. Esto
permitió dar cumplimiento a la normatividad que regula los procesos
de contratación y de transparencia en la Gobernación.
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Finalmente, los logros anteriormente expuestos por la Secretaría General
respecto al proceso misional de Atención al Ciudadano y los procesos de
apoyo de Gestión Documental y Gestión de los Recursos Físicos, se realizaron
en el marco de las actividades requeridas por el Modelo Integrado de
Gestión y Control -MIPG-, el Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano
-PAAC- y el Sistema Integrado de Gestión y Control -SIGC-; atendiendo al
alcance de los principios de eficiencia, eficacia y efectividad, mediante la
implementación de estas herramientas y contribuyendo al incremento del
indicador de desempeño institucional de la Gobernación de Cundinamarca
y dando cumplimiento a su misionalidad.
1.2 CUMPLIMIENTO DEL PLAN DE DESARROLLO DEPARTAMENTAL “CUNDINAMARCA REGIÓN QUE PROGRESA” VIGENCIA 2020
1.2.5 LÍNEA ESTRATÉGICA 5: MÁS GOBERNANZA
TEMAS IMPORTANTES Y LOGROS QUE APORTAN A LA LÍNEA ESTRATÉGICA Tema Importante No 1. Aumento de la satisfacción del usuario.
El Índice de Satisfacción del Usuario logra para el cierre de la vigencia
2020 ubicarse en el 93.06%, aumentado en 4 puntos porcentuales su
resultado respecto a la vigencia anterior, ubicada en el 88.5%. De
igual forma se obtuvo un incremento en el Indicador de Oportunidad
en la Respuesta a las comunicaciones de los usuarios pasando de un
75.7% en 2019 a un 89,3% en 2020.
Aumentar la eficacia, eficiencia y efectividad de las
instituciones públicas del departamento con el
fortalecimiento de capacidades administrativas,
financieras, tecnológicas y jurídicas que permitan
aumentar los niveles de confianza de la comunidad en el
sector público.
OBJETIVO
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Tema Importante No 2. Formulación de la Política Pública
Departamental de Atención al Usuario.
La Secretaría General inició con la formulación de esta política por
medio de la modernización y restructuración de la instancia
institucional que regula el proceso misional de atención al usuario en
el Departamento, es decir, el Comité de Atención al Usuario. Este
comité estaba reglamentado bajo las resoluciones 0636 de 2013 y
0960 de 2015, contando con la participación del 47% de las entidades
del Sector Central. Con el proceso de modernización, la
reglamentación de esta instancia se eleva al Decreto 539 de 2020,
garantizando la participación e integración del 100% de las
secretarías del Sector Central del departamento, así como la
asistencia de todas las entidades descentralizadas. Esta
modernización permite desde ahora el mejoramiento continuo de la
atención al usuario, de la coordinación interinstitucional y de la
garantía en la accesibilidad a los todos los grupos de la población a
fin de aumentar la calidad en el servicio.
Tema Importante No 3. Modernización de los 3 canales de Atención
al Usuario.
Con la coyuntura de la Emergencia Sanitaria y los retos que esta
generó en términos del aislamiento preventivo y el distanciamiento
social, las actividades orientadas al servicio al ciudadano no se vieron
limitadas; por el contrario, se aceleró el proceso de modernización de
los 3 canales dispuestos para la atención a los usuarios, promoviendo
la importancia del uso de los canales virtual y telefónico, logrando
tramitar de manera satisfactoria más de 240.000 solicitudes entre
llamadas, interacciones de chat, comunicaciones, derechos de
petición y tutelas.
Con el desarrollo de dicha estrategia y la promoción del uso de
canales no presenciales, se modificó la preferencia histórica por la
atención presencial que se relacionaba con un 90% de los usuarios,
mientras que sólo el 10% restante lo hacía por otros medios, limitando
la asistencia presencial a los servicios que la requerían de manera
indispensable. Para el año 2020 se presentó un incremento del 45% en
el número de usuarios atendidos por medio de los 3 canales de
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atención de la Gobernación de Cundinamarca, pasando de 168.977
en el año 2019, a 275.291 al 30 de diciembre del año 2020.
Fuente: Dirección de Atención al Usuario.
De acuerdo con lo anterior, es posible identificar el incremento en la
participación de los usuarios en los canales virtual y telefónico frente
a las restricciones del canal presencial: En este primer canal, el Correo
[email protected] aumentó su uso en cerca de
307% frente al año anterior, pasando de 12.173 usuarios en el año 2019
a 37.377 en lo corrido del año 2020. Igualmente, el Chat de la
Gobernación incremento sus interacciones con los ciudadanos en un
320%, pasando de 2.098 a 6.717 interacciones en el año 2020.
En el mismo sentido, el canal telefónico incremento su participación
en 273% respecto al año anterior, pasando de 75.439 usuarios
atendidos a 205.598 en 2020. En el canal presencial debido a las
normas de aislamiento ordenadas desde el Gobierno Nacional, se
presenta una disminución en los usuarios atendidos, pasando de
68.295 en el año 2019 a 3.996 en el año 2020.
En conclusión, la modernización de los canales de atención al usuario
de la Gobernación de Cundinamarca fue evidenciada en esta
anualidad a través de las siguientes acciones:
Canal Telefónico
El canal telefónico se fortaleció mediante la implementación de
parámetros de seguimiento (métricas) y metas, (ARS) logrando
mejorar la interacción de los tiempos de respuesta y
optimización del recurso humano de este canal, mediante su
0
100000
200000
300000
Presencial Telefonico Virtual
79267 7543914271
3996
205598
65697
2019 2020
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control y seguimiento. De igual forma, se apoyó la gestión del
proceso de descentralización de servicios del canal virtual,
mediante la realización de 8 campañas de difusión en las que
se comunicaron mediante 89.226 mensajes de texto y 6.987
mensajes de voz, la programación e invitación a estos eventos.
Por otro lado, se logró avanzar en la implementación de los
lineamientos de la política de protección de datos de acuerdo
con la Ley 1581 del 2012, para la recolección de las bases de
datos de los usuarios de la Gobernación de Cundinamarca por
este canal. Se implementa en este mismo sentido la estrategia
de cliente oculto realizando 9 mediciones a través de 8
indicadores evaluados, y el resultado de diagnóstico fue
utilizado para adoptar acciones de mejorar en el servicio por
parte del contratista y con el objetivo de mejorar la interacción
con el usuario en términos de tiempo calidad y servicio.
En términos de la gestión y de la eficiencia administrativa se
centralizó la comunicación e interacción con el operador del
Contact Center, a través de 6 mesas técnicas en la actual
vigencia, en las que se atendieron los componentes operativos,
técnicos, financieros y jurídicos concernientes a la operación
efectiva de este canal. Entre dichas actividades se identificaron
y desarrollaron capacitaciones para la atención y radicación de
las PQRSDF en el sistema Mercurio por el operador, permitiéndole
al usuario su radicación de manera verbal. Los primeros registros
de esta implementación se dan en el mes de diciembre con 5
de ellas.
De igual forma al finalizar la vigencia 2020 y mediante convenio
con la Federación Nacional de Sordos de Colombia –FENASCOL-
se implementa una prueba piloto en el canal telefónico y el
canal presencial, para que las personas sordas tengan la
posibilidad de acceder a los canales de atención dispuestos por
la Gobernación a través del “Centro de Relevo”.
Canal Virtual
Para garantizar la oportuna atención de los ciudadanos durante
el año 2020 y haciendo frente a los retos que la Emergencia
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Social y Sanitaria por causa del Covid -19 generó en términos del
aislamiento preventivo y el distanciamiento social, el canal
virtual se consolidó como el primer medio de comunicación
empleado por los usuarios internos y externos para la solicitud de
información y presentación de PQRSDF, modificando así la
preferencia histórica por la atención presencial.
Este canal se fortaleció de forma operativa, mediante la
incorporación de recurso humano para la atención de los
mecanismos de interacción como el correo institucional
[email protected], el cual se convirtió en el
segundo medio de interacción con los usuarios, por debajo del
canal telefónico, pasando de 12.173 usuarios en el año 2019 a
37.373 durante el año 2020.
De otra parte, y con el objetivo de lograr una comunicación más
accesible e inclusiva para la población en general, por primera
vez se habilitó un espacio, tanto en las Ferias Virtuales de
Servicios, como en los procesos de capacitaciones a los
funcionarios de la entidad, para comunicar contenidos
institucionales primordiales en la lengua nativa Wayúu
(Wayuunaiki), exaltando con ello la diversidad cultural de
nuestro territorio.
Para finalizar, tanto el canal virtual como el canal telefónico se
fortalecieron en los componentes de cobertura y calidad
recogidos en el modelo de gestión pública eficiente al servicio
al ciudadano mediante la incorporación y activación del
mecanismo de interacción WhatsApp en el banner principal de
la página web de la Gobernación de Cundinamarca. A lo largo
de la anualidad se lograron reportar 29.970 interacciones con
nuestros usuarios, por este medio convirtiéndose en una
alternativa práctica, ágil e innovadora para el ciudadano.
Canal Presencial
El canal presencial se modernizó y fortaleció con las
adecuaciones de accesibilidad física en el control de acceso de
visitantes para las personas en condición de talla baja, movilidad
reducida, mujeres en embarazo y adulto mayor en la puerta 2 y
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7 de la sede administrativa. También se realizó la instalación de
la señalización para filas preferenciales, así como la instalación
de baldosa táctil en la rampa de acceso de la puerta 2. Los
puntos de atención presencial mantuvieron la prestación del
servicio adoptando todos los protocolos de bioseguridad para la
atención segura los usuarios.
Tema Importante No 4. Estrategia de las Ferias Virtuales de Servicios.
Mediante la implementación de la estrategia innovadora de las Ferias
Virtuales de Servicios, se cumplió con el principio de cercanía
establecido en el PDD y con la ejecución de la estrategia de
descentralización del servicio, llegando a los territorios con la oferta
institucional de la Gobernación de Cundinamarca.
En lo corrido del año 2020, se lograron realizar 14 ferias virtuales
llegando a las provincias de 1) Alto Magdalena, 2)Gualivá, 3)Guavio,
4)Magdalena Centro, 5)Medina, 6)Oriente, 7)Rionegro, 8)Sumapaz,
9)Sabana Centro, 10)Sabana Occidente, 11)Tequendama y 12)
Ubaté, desde 35 de sus municipios: Agua de Dios, Bojacá, Cajicá,
Cáqueza, Chaguaní, Chía, El rosal, Facatativá, Fosca, Funza,
Fusagasugá, Granada, Guasca, Guatavita, Gutiérrez, La Calera, La
Vega, Medina, Nocaima, Pacho, Paratebueno, Quetame, Quipile,
Ricaurte, San cayetano, San Juan de Rioseco, Silvania, Tabio, Tenjo,
Tibacuy, Tocaima, Topaipí, Ubaté, Vianí y Villeta.
Estas ferias contaron con la participación de las secretarías de
Agricultura, Movilidad, Hacienda, Ambiente, Competitividad,
Habitad, TIC, Desarrollo e Inclusión social, Salud, Gobierno, Minas y
General. A su vez entidades descentralizadas como ICCU, Gerencia
para atención al Covid-19, EPC, IDACO, INDEPORTES, IDECUT y
Corporación Social de Cundinamarca. Así mismo, esta estrategia
aumentó considerablemente la cobertura y alcance en relación con
la estrategia de descentralización del servicio, ejecutada por medio
del canal presencial, pues al ser promovida por medio de radios
locales, redes sociales y socialización de las alcaldías municipales y
personerías, alcanzó una interacción con más de 125.000 personas,
sólo en los registros de la emisora El Dorado Radio.
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De esta manera, la Secretaría General garantizó la atención de los
cundinamarqueses: 1) Innovando en la forma de llegar al territorio; 2)
Protegiendo la vida de nuestros usuarios, evitando aglomeraciones y
adoptando los protocolos para aquellos trámites que exigen una
atención presencial; 3) Reduciendo los gastos tiempo y dinero,
derivados del desplazamiento hacia las instalaciones de la
Gobernación y 4) Fomentando la ciudadanía digital y cerrando las
brechas tecnológicas.
Tema Importante No 5. Aplicaciones tecnológicas
A través de la Dirección de Bienes e Inventarios, la Secretaría General
adelantó 4 mesas técnicas, obteniendo como resultado la
elaboración de 3 estudios técnicos sobre las aplicaciones
tecnológicas que permitirán el fortalecimiento del proceso de gestión
de los recursos físicos que lidera esta secretaría, para el control de los
inventarios de las IED, de los inventarios personalizados de los
funcionarios del sector central, así como de los bienes inmuebles
propiedad del departamento y la consulta, en tiempo real, del estado
de las PQRFSD interpuestas. Trazando así una ruta de trabajo que
permita el éxito de estas aplicaciones para sus usuarios, como para los
demás sistemas de información con los que deberá interactuar.
Tema Importante No 6. Adecuaciones en la infraestructura de bienes
inmuebles propiedad del Departamento.
La Secretaría General, a través de la Dirección de Servicios
Administrativos, adelantó la identificación de los bienes inmuebles que
serán objeto de adecuaciones, así como las visitas técnicas a estos
para la valoración y definición del plan de intervención para el
próximo año. Entre estos se encuentran la Unidad Administrativa
Especial para Gestión del Riesgo de Desastres -UAEGRD-, y la sede
académica de la CETAP ubicada en el municipio de San Juan de
Rioseco.
Se destaca así mismo la adecuación al palacio San Francisco, por
medio de la cual, para la presente anualidad, se realizaron los
complementos de los estudios de adecuaciones en los componentes
hidráulicos y eléctricos de este bien inmueble que es patrimonio
histórico y cultural del Departamento. De esta manera se liquidaron
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ambos contratos, logro que permitirá iniciar la solicitud de nuevos
recursos ante el Sistema General de Regalías –SGR- para su ejecución
y adecuación efectiva.
Tema Importante No 7. Implementación del Programa de Gestión
Documental en el Sector Central del Departamento.
Pese a la Emergencia Sanitaria derivada del Covid-19, la Dirección de
Gestión Documental de la Secretaría General logró llevar a cabo las
146 asistencias técnicas programadas, al total de las dependencias
del Sector Central de la Gobernación de Cundinamarca, sobre la
aplicación de instrumentos archivísticos como Tablas de Retención
Documental, Tablas de Valoración Documental y Formato Único de
Inventario Documental. Dando así cumplimiento a las visitas
establecidas en los cronogramas planeados para la vigencia 2020,
con el objetivo misional de implementar el PGD en la administración
departamental.
Tema Importante No 8. Implementación del Sistema Departamental
de Archivo.
El Secretario General, en calidad de presidente del Consejo
Departamental de Archivo, logró celebrar un acuerdo de voluntades
entre la Gobernación de Cundinamarca y el Archivo General de la
Nación, permitiendo en la anualidad 2020, realizar la capacitación de
las 116 administraciones municipales, así como de 18 entidades
descentralizadas, a través de 3 jornadas virtuales, en la formación de
la implementación de las TRD e instrumentos archivísticos de orden
municipal, logrando fortalecer las capacidades de estos entes para
la adecuada implementación de la política archivística en el
Departamento.
Programa Número de metas Gestión pública inteligente 9
1.2.5.1 PROGRAMA: Gestión pública inteligente
OBJETIVO
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Revitalizar la gestión pública mediante el fortalecimiento del talento
humano y de los procesos que permitan entender y atender las necesidades
de la comunidad integralmente.
META DE BIENESTAR
Descripción:
Incrementar la satisfacción de los usuarios de la
Gobernación de Cundinamarca
Cumplimiento
93.06%
ANÁLISIS DEL INDICADOR:
El indicador de satisfacción de atención a los usuarios de la Gobernación de
Cundinamarca mantiene para esta vigencia su tendencia de crecimiento, la
cual para el año 2018 se encontraba en el 86.41%, en el año 2019 en el 88.53% y
para cierre del año 2020, se incrementó en 5 puntos alcanzando el 93.06%.
Los resultados obtenidos, se dan por medio de la medición semestral de este
indicador, el cual durante la vigencia 2020, adoptó nuevos mecanismos para
lograr una medición más precisa. Para ello se creó e implementó un formato
digital por medio de una aplicación tecnológica, el cual fue aplicado en los
canales virtual, presencial y telefónico permitiendo ampliar el margen de
participación ciudadana y de las secretarias y dependencias del sector central
de la Gobernación, logrando obtener un margen de confiabilidad más alto en
dicho indicador.
Fuente: Dirección de Atención al Usuario.
86,41%
88,53%
93,06%
2018 2019 2020
Tendencia Indicador de Gestión 2018 - 2020
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ANÁLISIS COMPARATIVO
Departamental
Fuente: Dirección de Atención al Usuario.
La Gobernación de Cundinamarca se ubica como una de las tres mejores
entidades a nivel nacional en el Índice de Satisfacción al Usuario con un
cumplimiento del 93.06%. De acuerdo con lo anterior, la meta planteada
para el cuatrienio con un mínimo del 90% en este índice, se logra superar en
la primera vigencia y mantener una tendencia creciente, que consolida a
Cundinamarca en el escalafón nacional en el componente de Atención al
Usuario.
META DE BIENESTAR
Descripción:
Aumentar la calificación del índice de desempeño
institucional en la política de gestión documental.
Cumplimiento
91,7%
ANÁLISIS DEL INDICADOR:
La Política de Gestión Documental que impacta en el índice de despeño
institucional de la Gobernación de Cundinamarca reportó un incremento
de 13,4% en la medición realizada por el Departamento Administrativo de
la Función Pública, dado que para el año 2018 obtuvo un porcentaje de
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cumplimiento de apenas el 78,3% y para el año 2019 obtuvo un puntaje
de 91,7 %. De esta manera nuestro departamento se ubica en el ranking
nacional en la posición No 5 en este componente.
Este logro trazó la línea base para trabajar, durante el año 2020, en el
mantenimiento del nivel de cumplimiento de las actividades de gestión
que fueron desarrollados de manera sobresaliente y en el refuerzo de
aquellas que presentaron algunas dificultades para alcanzar el 100% de su
cumplimiento.
Durante el año 2020, la Secretaría General, a través de la Dirección de
Gestión Documental, logró, entre otras cosas, la convalidación de las
Tablas de Retención Documental de la Gobernación de Cundinamarca;
la aprobación del Sistema Integrado de Conservación -SIC-, por parte del
Comité de Archivo y el Comité Institucional de Gestión y Desempeño; y la
implementación oportuna de las Tablas de Retención Documental -TRD- y
las Tablas de Valoración Documental -TVD- de la Gobernación de
Cundinamarca, visitando las 146 dependencias del Sector Central y
realizando las asistencias técnicas a las dependencias.
Finalmente, para el análisis de esta Meta de Bienestar resulta oportuno
advertir, en primer momento, que la calificación del FURAG frente a sus
políticas es realizada y publicada durante el primer semestre de cada
anualidad. Esta evaluación corresponde a la gestión realizada durante la
vigencia inmediatamente anterior para lo cual, al cierre de este informe,
la Política de Gestión Documental cuenta con un porcentaje de
cumplimiento del 91,7%, correspondiente a la evaluación del año 2019.
Respecto al despeño del año 2020, este será publicado durante el primer
semestre del año 2021.
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Fuente: Dirección de Gestión Documental.
ANÁLISIS COMPARATIVO.
Para la vigencia 2019 se adelantaron proyectos en pro de mejorar
sustancialmente el proceso de gestión documental, logrando la medición
del FURAG un incremento porcentual de 13,4 puntos con respecto al año
2018, ubicando al departamento de Cundinamarca en el primer lugar frente
a esta política, con un puntaje de 91.7%, igualando al departamento del
Meta que lo lideraba.
Departamental
De las 7 dimensiones que recogen las 18 políticas que componen el MIPG,
la dimensión de Información y Comunicación integra las políticas de
Transparencia y Acceso a la Información y de Gestión Documental. Esta
primera, evaluada con un 90,8% y la segunda con el 91,7%, dando como
resultado de la dimensión un 89,8%, incrementando en 9,4% durante el año
2019, respecto a un 82% alcanzado en el año 2018. Esta dimensión aportó
así al incremento del índice de desempeño institucional de la Gobernación
de la Cundinamarca, el cual se ubicó en un 94,1% para la vigencia 2019.
CATEGORÍA DE DERECHOS
GARANTÍA DE DERECHOS FUNDAMENTALES
DERECHO DESCRIPCIÓN DEL APORTE
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Libertad de enseñanza,
aprendizaje, investigación y
catedra
Con la ejecución del programa de
Gestión Publica Inteligente, se
fortalece la capacitación y asistencia
técnica en los competentes de
gestión documental y atención al
ciudadano para cada una de las
entidades del Sector central. Así
mismo para el sector descentralizado
se fortalece la asistencia en la política
archivística. Todo esto para dar
cumplimento a las metas y objetivos
trazados en materia administrativa en
la Gobernación de Cundinamarca.
Derecho de participación El programa de Gestión Pública
Inteligente se fortaleció mediante la
participación de la ciudadanía, los
servidores públicos y las entidades del
Sector Central del Departamento, en
las ferias virtuales de servicios y en las
capacitaciones relacionadas con el
Protocolo de Atención al Usuario. De
igual forma, a través de la invitación a
las entidades de los 116 Municipios del
Departamento a participar en el
acompañamiento y asesoría de la
óptima implementación de la política
archivística, reiterando así la
importancia del cumplimiento de la
normatividad vigente.
Así mismo, desde la Secretaría
General, se convocaron a los usuarios
internos y externos del proceso de
Atención al Usuario y Gestión
Documental, durante las mesas
temáticas que permitieron identificar
las necesidades para la construcción
de cada una de las metas del PDD en
ambos componentes.
Derecho al debido proceso En el programa de Gestión Pública
Inteligente, se aplica la Ley 1712 del
2014, conocida como la Ley de
transparencia y acceso a la
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información, para que cada uno de
los usuarios y servidores públicos
tengan acceso a la información y la
aplicación de cada uno de los
programas implementados en la
Gobernación de Cundinamarca. Los
procesos de la Secretaría General
atienden al cumplimiento de dicha ley
y en función de ello, a la publicación
de información relevante en el
micrositio web de la secretaría.
Derecho de petición En el Programa de Gestión Pública
Inteligente se busca que cada usuario
de la Gobernación de Cundinamarca
pueda realizar trámites por diferentes
medios de fácil acceso y que
propendan a la entrega de
información clara y pertinente de
acuerdo con la necesidad de cada
uno en los términos establecidos por la
Ley.
Derecho a la libertad e igualdad
ante la ley
La Secretaría General a través del
programa de gestión pública
inteligente, garantizó a todos los
ciudadanos la protección y trato en
igualdad de condiciones sin importar
su requerimiento, necesidad y/o
servicio solicitado.
En este sentido, todos los ciudadanos,
así como los usuarios internos y
externos del Departamento, tuvieron
acceso igualitario a la información
administrada por la secretaría en
relación con los procesos que atiende.
Libertad de expresión e
información
Con el programa de gestión pública
inteligente, la Secretaría General
aseguró la recepción oportuna de la
información y de las solicitudes
recibidas por parte de los ciudadanos
para garantizar su adecuado trámite y
respuesta.
Derecho a la integridad personal Por medio del programa de Gestión
Pública Inteligente se garantizó la
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integridad de los funcionarios y
usuarios de la Gobernación de
Cundinamarca con la gestión ante la
EIC para la ejecución de
adecuaciones físicas tendientes a
asegurar el acceso a los servicios y
trámites ofrecidos por la
administración departamental.
PLAN NACIONAL DE DESARROLLO PACTO POR COLOMBIA, PACTO POR LA EQUIDAD 2018-2022
APORTE AL PLAN NACIONAL DE DESARROLLO 2018-2022
PACTO DESCRIPCIÓN DEL APORTE
Pacto por la Transformación
Digital en Colombia
Mediante la transformación digital de los
procesos internos de la Secretaría
General, mediante aplicaciones de
dominio público que permitirán el acceso
a los ciudadanos.
Pacto por una Gestión Pública
Efectiva
Con el objetivo de apuntar a la
transformación de la administración
pública mediante la mejora de la
eficiencia y la productividad de la
gestión de las entidades públicas, la
Secretaría General a través del liderazgo
que ejerce frente al proceso misional de
atención al usuario y en el marco de la
elaboración de la política pública
departamental de atención al usuario,
busca fortalecer los procesos de sinergia
y trabajo conjunto en el área de servicio
al ciudadano con la articulación del
dialogo y la acción conjunta entre las
diferentes entidades del departamento.
Así mismo, mediante los procesos de
apoyo de Gestión Documental y de
Gestión de los Recursos Físicos. Por un
lado, se logra asegurar la conservación
del patrimonio Departamental mediante
la custodia oportuna del archivo
departamental; y, por otro lado,
mediante la correcta administración y
control de la cuenta propiedad, planta y
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equipo del Departamento de
Cundinamarca.
Pacto por la Protección y
Promoción de Nuestra Cultura y
Desarrollo de la Economía
Naranja
La Gobernación de Cundinamarca, en la
formulación de las metas del PDD, ha
establecido actividades para que en
cada entidad central y descentralizada
se promueva la conservación de la
memoria Institucional, a través de la
implementación de la política
archivística y de gestión documental,
como eje fundamental de conservación
cultural agregando el valor histórico y su
importancia para el Departamento de
Cundinamarca.
Pacto por la Descentralización La Gobernación de Cundinamarca
busca conectar territorios, gobiernos y
poblaciones, permitiendo que cada uno
de los procesos se racionalicen y los
cundinamarqueses puedan acceder a
cada uno de los servicios ofrecidos.
OBJETIVOS DE DESARROLLO SOSTENIBLE
APORTE A OBJETIVOS DE DESARROLLO SOSTENIBLE (ODS)
OBJETIVO DESCRIPCIÓN DEL APORTE
Paz, justicias e instituciones
solidas
La Secretaría General, a través del
proceso misional de Atención al Usuario y
de los procesos de apoyo de Gestión
Documental y de Gestión de los Recursos
Físicos, aportó al cumplimiento de este
objetivo mediante la modernización de
los canales de atención dispuestos para
los usuarios de la Gobernación de
Cundinamarca. Así mismo, se brindó una
información oportuna, clara y pertinente
a través de distintos mecanismos de
interacción con el usuario, garantizando
el fácil acceso y protegiendo los
derechos y libertades fundamentales que
le asisten a la hora de demandar servicios
y trámites de la administración
departamental.
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La Secretaría General aplicó las
herramientas de gestión pública
moderna y de seguimiento a la gestión,
tales como el Plan Anticorrupción y
Atención al Ciudadano –PAAC-, las
actividades de gestión de la Política de
Servicio al Ciudadano, la Política de
Gestión Documental y la Política de
Racionalización de Trámites, entre otras,
del Modelo Integrado de Planeación y
Gestión -MIPG-, al Sistema Integrado de
Gestión y Control -SIGC- y a indicadores
como el Índice de Transparencia y
Acceso a la Información -ITA-. Todo ello
logró fortalecer la transparencia de
nuestra entidad, evitando así posibles
actos de corrupción.
Educación y Calidad La Secretaría General adelantó visitas
técnicas a la sede de la ESAP, ubicada en
el municipio de San Juan de Rioseco con
el fin de elaborar los estudios técnicos de
adecuación y mantenimiento de sus
espacios físicos. Con esto se aporta a la
garantía de la calidad educativa y su
óptimo desarrollo.
Industria, innovación e
infraestructura
La Secretaría General aporta al
cumplimiento de este objetivo mediante
el desarrollo de mesas técnicas que
buscan la implementación de
aplicaciones, software y/o contenidos
para impulsar la apropiación de las
tecnologías de la información y las
comunicaciones y facilitar los procesos
administrativos que esta secretaría lidera.
Salud y Bienestar A través de la Dirección de Servicios
Administrativos, la Secretaría General
garantizó espacios óptimos para el
desarrollo de las funciones de los
servidores públicos de la Gobernación de
Cundinamarca, dando cumplimiento al
manual de Seguridad y Salud en el
Trabajo.
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INDICADORES PLAN DE DESARROLLO CUNDINAMARCA, ¡REGIÓN QUE PROGRESA!
BIENES Y SERVICIOS ENTREGADOS
Se dio inicio a la primera fase de la formulación de la Política
Departamental de Atención al Usuario, con la modernización del
Comité de Atención al Usuario, mediante la expedición del Decreto
539 de 2020, como instancia institucional de este proceso,
garantizando así la articulación del 100% de las entidades del Sector
Central y del Sector Descentralizado para garantizar la efectiva
calidad del servicio.
Se realizó la modernización de los 3 canales de atención al usuario
mediante la operación efectiva del Contact Center, el fortalecimiento
del recurso humano en la operación del canal virtual y las
adecuaciones de accesibilidad física del canal presencial -CIAU-,
permitiendo así garantizar la atención adecuada de los requerimientos
y solicitudes de información de los usuarios internos y externos de la
Gobernación de Cundinamarca, así como el respectivo reparto,
trámite y seguimiento para la respuesta oportuna.
Mediante la realización de 14 encuentros virtuales en 12 provincias y
35 municipios, y contando con la participación de 14 secretarías y 6
entidades descentralizadas, la estrategia innovadora de las Ferias
Virtuales de Servicio garantizó el cumplimiento del principio cercanía
enmarcado en el actual PDD y protegió así mismo la vida de los
cundinamarqueses en el marco de la actual emergencia sanitaria. De
igual manera, se promovió la cultura digital y la reducción de los gastos
en tiempo y dinero, para el acceso a los trámites y servicios de la
Gobernación de Cundinamarca.
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Se dio inicio a la etapa de planificación del desarrollo de 4
aplicaciones tecnológicas para el fortalecimiento de los procesos de
Gestión de los Recursos Físicos y de Atención al Usuario, mediante la
realización de 4 mesas de trabajo y la construcción de 3 estudios
técnicos para garantizar los parámetros técnicos y financieros
adecuados garantizando así el éxito de estas aplicaciones con
relación a los usuarios y con los demás sistemas operativos con los que
deberá interactuar.
Se realizó el levantamiento de las necesidades de adecuación a la
Unidad Administrativa Especial para la Gestión del Riesgo de Desastres
-UAEGRD- y al Centro Territorial de Administración Pública -CETAP- de
la provincia de Magdalena Centro mediante visitas técnicas a estos
inmuebles, estableciendo el cronograma de trabajo para garantizar el
logro de dichas adecuaciones de acuerdo con los tiempos
establecidos y el presupuesto estimado.
Con el fin de trazar la ruta de trabajo respecto a la adquisición de
predios estratégicos durante la presente administración, por medio de
la Circular 084 de 2020 se requirió a todas las entidades de la
administración departamental para la identificación de necesidades
de adquisición de predios que den soporte al desarrollo de los
proyectos estratégicos de las entidades del Sector Central del
Departamento.
Se implementó en el 100% de las dependencias del Sector Central la
apropiación e implementación del PGD, mediante 146 asistencias
técnicas que dieron cumplimiento a los 4 cronogramas trimestrales
establecidos para tal fin y realizados mediante la plataforma virtual de
la Gobernación de Cundinamarca. Esto aseguró el reconocimiento de
la importancia de los instrumentos archivísticos por parte las entidades
de la administración departamental, así como su ejecución.
Se realizó un acuerdo de voluntades entre la Gobernación de
Cundinamarca y el AGN, garantizando el apoyo y acompañamiento
a la asistencia técnica de esta entidad líder en el proceso de Gestión
Documental, logrando por una lado, convalidar las 146 TRD del Sector
Central del Departamento y, por el otro, realizar la capacitación tanto
a los funcionarios de la Gobernación, como a entidades de los 116
municipios del Departamento.
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Se realizó la primera fase del proceso de digitalización de documentos
de interés histórico del Departamento mediante la identificación de
1.600.000 folios de actos administrativos (Decretos y Resoluciones)
expedidos entre los años 1996 a 2003, que serán objeto de
conservación digital, atendiendo así al cumplimiento del Artículo 19
del Título IV de la Ley 594 del año 2000, el cual establece la necesidad
de llevar a cabo el “soporte documental”, así como “la protección y
autenticidad del documento electrónico” establecida por el Decreto
1080 del 2015.
Se promovió la implementación del SDA en los municipios del
Departamento mediante la capacitación realizada por la Dirección
de Gestión Documental, en conjunto con el AGN, a las 116
administraciones municipales, así como a 18 entidades
descentralizadas por medio de la plataforma virtual de la
Gobernación de Cundinamarca, superando los retos administrativos
derivados de la actual emergencia sanitaria. De igual forma,
mediante la atención a 14 solicitudes de asesoría por parte de
entidades descentralizadas se afianzaron los conocimientos y se
superaron dudas e inquietudes respecto a la aplicación de
instrumentos archivísticos como las TVD y las TRD. BENEFICIARIOS DE LOS PRODUCTOS OBTENIDOS
Personas ☒ Entidades ☒
Empresas☒ Municipios ☒
3.242.999 habitantes del Departamento de Cundinamarca.
POBLACIÓN DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA
FUENTE: CENSO 2018, Proyecciones poblacionales 2020
CLASIFICACIÓN DETALLE NUMERO DE
PERSONAS PORCENTAJE
Género
Masculino 1.602.727 49
Femenino 1.640.272 51
TOTAL GENERO 3.242.999 100
Etaria (Edad)
0 – 14 años 734.008 23
15 – 19 años 262.051 8
20– 59 años 1.812.454 56
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Mayor de 60 434.486 13
TOTAL EDAD 3.242.999 100
146 dependencias del Sector Central de la Gobernación de
Cundinamarca.
116 municipios del Departamento.
Entidades descentralizadas de la Gobernación de Cundinamarca.
Personas jurídicas o naturales que demanden servicios de la
Gobernación.
DIFICULTADES
Una situación latente que ha limitado la modernización, operación y
prestación del servicio de Atención al Usuario es la restricción en la
parametrización del Sistema de Gestión Documental (Mercurio) y
demás software involucrado en el proceso de atención al usuario de
acuerdo con las utilidades y necesidades de este. Esto continúa
limitando el desarrollo, implementación y optimización de la Ventanilla
Única Virtual -VUV-. De igual manera, el proceso esencial de
caracterización de los usuarios o grupos poblacionales que atienden las
entidades de la administración departamental, para la oportuna
atención de sus requerimientos, obedece a un procedimiento
documentado que comprende varias etapas, el cual se vio limitado por
la coyuntura de la pandemia actual encontrándose aún en proceso
formulación.
Adicional a lo anterior, en el escenario de la prestación de servicios de
calidad y oportunidad se observa que las expectativas de la
ciudadanía van en aumento de acuerdo con los avances en las
tecnologías de la información, así como la situación actual a causa del
Covid - 19, los cuales demandan la emergencia de la implementación
de mecanismos como la atención en línea, pagos en línea y una página
web con características adecuadas a la norma de accesibilidad NTC
5854.
La principal dificultad presentada a la hora de implementar el Programa
de Gestión Documental en el 100% de las dependencias del Sector
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Central de la Gobernación, fue ocasionada por la continua
reprogramación de las visitas de asistencias técnicas, debido a la
limitación de asignación constante de gestores documentales en
algunas de las entidades.
Respecto a la digitalización de 1.600.000 folios de archivo histórico de la
Gobernación de Cundinamarca, se evidencia la modificación de su
ejecución por términos presupuestales para el año 2022. Respecto a lo
anterior, la principal dificultad se evidencia en la cercanía del plazo
máximo establecido por la ley archivística para dar cumplimiento a la
conservación de estos documentos en soporte magnético.
Las dificultades presentadas en la promoción del Sistema
Departamental de Archivo en el 100% de los municipios del
Departamento, radicaron en las demoras para la celebración del
contrato de evaluación de TRD y TVD.
Recortes presupuestales a las apuestas, proyectos y metas de la
Secretaría de conformidad con la contingencia por Covid – 19.
ARTICULACIÓN CON POLÍTICAS PÚBLICAS DEPARTAMENTALES
POLÍTICA PÚBLICA DEPARTAMENTAL DESCRIPCIÓN DEL APORTE
Inclusión social de las personas con
discapacidad
Con la implementación, adecuación
y fortalecimiento de un modelo de
accesibilidad e inclusión que
favorezca la atención de los
ciudadanos con diversidad funcional
o algún tipo de discapacidad, se
establece el objetivo de fomentar el
respeto por sus derechos, su
independencia y autonomía.
Participación ciudadana Con la formulación de la Política
Pública Departamental de Atención
al Usuario se realizó la identificación
de la instancia de participación que
garantizaría la congregación y
contribución de los distintos actores
sociales e institucionales que le
competen. Así, se determinó que el
Consejo Departamental de
Participación Ciudadana, el cual
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funciona como la instancia operativa
de la Política Pública de
Participación Ciudadana, es la
espacio determinado para la
identificación de necesidades y de
acciones que señale cada grupo de
valor y que serán recogidas en la
Política Departamental de Atención
al Usuario.
Ciencia, tecnología e innovación - CTeI Con la implementación de
estrategias de innovación
tecnológica en los canales de
atención al usuario, se garantizó la
prestación de un servicio oportuno
en el desarrollo de los trámites y
procedimientos solicitados.
Fomento de la seguridad y salud de los
trabajadores
En el desarrollo de las actividades se
garantizó la vigilancia y
cumplimiento del Manual de
Seguridad y Salud en el Trabajo de la
Gobernación de Cundinamarca. Se
realizaron jornadas de desinfección y
limpieza a las áreas de la sede
central, así como al parque
automotor aportando a la ejecución
de protocolos de bioseguridad y
cuidado de la salud de los
funcionarios y visitantes a la
administración.
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PROCESOS MISIONALES
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2.1 ASISTENCIA TÉCNICA
TEMA DIRIGIDA A
N°
PERS
ONA
S
ASIS
TIDA
S
MARQUE
CON X EL
TIPO DE
ASISTENCIA
N°
ASISTENCIAS
REALIZADAS
MUNICIPIOS
BENEFICIADOS
Ca
pa
cita
ció
n
Ase
soría
Ac
om
pa
ña
mie
nto
Capacitación en
el protocolo de
atención al
usuario y
lineamientos de
bioseguridad
Servidores
públicos de la
sede central de
la Gobernación
1669 x 62
2.2 ATENCIÓN AL USUARIO
El proceso de Atención al Usuario atiende al cumplimiento de las
actividades de gestión establecidas en la Política de Servicio al Ciudadano
del MIPG, que a su vez obedece a los componentes de la Ventanilla hacia
adentro y de la Ventanilla hacia afuera del Modelo de Gestión Pública
Eficiente. Para la vigencia 2020 se obtuvieron los siguientes resultados
respecto a cada uno de estos componentes:
Fortalecimiento de los arreglos institucionales.
Se adelanta un proceso para la modernización, cambio y
actualización de imagen Institucional, mejoras en la señalización,
implementación del digiturno y accesibilidad del Centro Integrado
de Atención al Usuario.
Mejora de trámites, procesos y procedimientos internos.
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Con el objeto de ser más incluyentes con la población se realizó la
modernización de la Dirección de Atención al Ciudadano,
quedando en adelante como Dirección de Atención al Usuario.
Se crearon los siguientes procesos y procedimientos y formatos:
Procedimiento Código
Auto por el cual se decreta el desistimiento tácito y se
ordena el archivo de la petición
M-AU-FR-016
Desconcentración del Servicio de Ferias Virtuales M-AU-PR-016
Recepción de Correo Certificado M-AU-PR-014
Política de tratamiento de la información de datos
personales en la Gobernación de Cundinamarca
M-AU-POL-002
Se actualizaron los siguientes procedimientos:
Procedimiento Código
Administración de Peticiones, Quejas Reclamos
Sugerencias y Felicitaciones
M-AU-PR-001
Atención al Ciudadano M-AU-CA-001
Canales de Atención Presencial M-AU-PR-011
Carta de Trato Digno al Ciudadano M-AU-FR-017
Control de comunicaciones externas recibidas Plan de
Contingencia
M-AU-FR-015
Encuesta de satisfacción de los Usuarios de la Gobernación
de Cundinamarca
M-AU-FR-005
Encuesta protocolo atención al ciudadano cliente interno M-AU-FR-012
Formato único recepción de PQRSDF M-AU-FR-007
Informe estadístico Indicador respuesta oportuna PQRSDF M-AU-PR-015
Planilla de entrega documentación desconcentración del
servicio encuestas P.Q.R.S.D.F
M-AU-FR-013
Protocolo de Atención al Ciudadano M-AU-PRO-
001
Recepción correo certificado M-AU-PR-014
Sondeo de opinión M-AU-FR-011
La Dirección de Atención al Usuario reportó un aumento en la
calificación del Informe de Revisión al Desempeño e Índice de
Gestión del Proceso misional de Atención al Ciudadano, pasando
de un 81%, a un 97% en el tercer trimestre del año 2020. Por medio
de este indicador de análisis interno, realizado por la Secretaría de
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la Función Pública, se midieron y obtuvieron calificaciones
sobresalientes en variables como Indicadores de Gestión, Estado
de Acciones de Mejoramiento, Riesgos de Gestión, Análisis y Estado
de las PQRSDF.
Servidores públicos comprometidos con la excelencia en la
prestación de los servicios.
1.669 servidores capacitados de todas las dependencias del nivel
central de la Gobernación en el Protocolo de Atención al Usuario.
Para tomar acciones de prevención frente a los riesgos de la
Pandemia que aquejó en todos los niveles la prestación de
servicios, se realizaron 12 capacitaciones sobre los Lineamientos de
bioseguridad para los servidores públicos que atienden el Centro
Integrado de Atención al Usuario, así como aquellos de las de las
secretarias que debían realizar atención presencial.
Cobertura y fortalecimiento de canales de acceso.
Fortalecimiento de los procesos de descentralización a través de la
realización de Ferias virtuales de Servicio y su difusión a través de
radios locales y redes sociales.
Implementación una prueba pilo de la Plataforma “Centro de
Relevo” que permitirá a las personas sordas comunicar de una
mejor manera sus inquietudes a los servidores de la Gobernación.
La plataforma se puede utilizar de forma presencial o a través de
un teléfono celular que evitara los desplazamientos físicos de los
usuarios a la Gobernación.
Se fortaleció el Contact Center de la Gobernación ampliando su
capacidad humana y operativa con miras a mejorar la prestación
del servicio.
Ampliación del canal virtual con la instalación del botón WhatsApp
en el banner principal de la página web de la Gobernación de
Cundinamarca.
Certidumbre.
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Se cuenta con la publicación de la Carta de Trato Digno.
Bajo los lineamientos de la Secretaría de la Función Pública, se
desarrollan competencias laborales relacionadas con la atención
al ciudadano.
La Gobernación cuenta con señalización adecuada y el canal
presencial cuenta con una ubicación accesible para todas las
personas.
En el marco de la política de transparencia y acceso a la
información pública, la página web cuenta con la información de
las entidades y sedes del sector, directorio de funcionarios y el
PAAC.
En concordancia con la ley de transparencia y acceso a la
información 1712 de 2014, durante la administración pasada se
conformó la matriz de activos de información con el objetivo de
Identificar, clasificar y publicar los Instrumentos de Gestión de
Información (Registro de Activos de Información, Índice de
Información Clasificada y Reservada y el Esquema de Publicación
de Información) del Sector Central de la Gobernación de
Cundinamarca, con el fin de mantener un inventario actualizado,
que permita a la Entidad planear las estrategias, políticas,
lineamientos y servicios de información para los interesados y los
ciudadanos del Departamento.
Apropiación de la Estrategia de Lenguaje Claro todas las
Secretarías del Sector Central.
Cumplimiento
Aumento en el Índice de Satisfacción del Usuario del 89.1% al 93.6%
en el primer semestre de 2020.
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PROCESOS DE APOYO
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3.1 GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO
3.1.1 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
DISPONIBILIDAD DEL RECURSO HUMANO
Dependencia
/Oficina
No. Funcionarios por Cargo
Directivo Gerente y/o
Asesores Profesionales Técnico Asistente OPS Total
Despacho del
secretario
1 9 4 5 20 39
Dirección de
Gestión
documental
1 1 9 10 21
Dirección de
Atención al
usuario
1 2 11 39 53
Dirección de
Servicios
Administrativos
1 3 28 11 43
Dirección de
Bienes e
inventarios
1 1 5 10 17
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3.2 GESTIÓN DE BIENES
A. INVENTARIOS PERSONALIZADOS
Fuente: Elaboración de la Dirección de Bienes e Inventarios
Durante la vigencia 2020, la Dirección de Bienes e Inventarios garantizó la
transparencia en la gestión y administración del módulo de inventarios
personalizados, realizando 7539 traslados y/o actualizaciones en el sistema
SAP, de la siguiente manera:
ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC
USER SAP
1
76 722 700 1261 15 28 279 41 123 322 394 7
USER SAP
2
694 392 668 569 23 106 117 631 72 297 2
TOTAL 770 1114 1368 1830 38 28 385 158 754 394 691 9
0
500
1000
1500
2000
ene feb mar abr may jun jul ago sep oct nov dic
TOTAL 770 1114 1368 1830 38 28 385 158 754 394 691 9
ACTUALIZACIÓN DE INVENTARIOS PERSONALIZADOS POR MES
Oficina
Asesora
Jurídica
1 19 20
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Fuente: Elaboración de la Dirección de Bienes e Inventarios
Cabe señalar que, en los meses de Enero, Febrero, Marzo y Abril, este módulo
de inventarios reportó un número elevado de actualizaciones y
reasignaciones en concordancia con el cambio de administración, ya que
este último implicó un cambio significativo en la planta de personal y por
ende en los inventarios personalizados de las entidades del Sector Central.
Así mismo, para la expedición de los respectivos paz y salvos, se hizo
necesaria la actualización y traslado de los bienes muebles que el personal
saliente tenía a su cargo (reasignación de responsable). Adicionalmente, se
adelantaron verificaciones, plaqueteos y levantamientos de inventarios en
concordancia con las funciones inherentes del módulo de inventario de
bienes, garantizando así la actualización y el cumplimiento a los
procedimientos estipulados en el Sistema Integrado de Gestión y Control
SIGC, específicamente en el proceso “Gestión de recursos físicos”.
De igual manera con el fin de garantizar la correcta actualización y control
de los inventarios personalizados del Departamento, se llevó a cabo el
siguiente record de transacciones en sistema de información contable y
financiera SAP:
Solicitudes de traslado Traslados de Clase AF
Primer
semestre
segundo semestre Primer
semestre
segundo semestre
181 243 519 753
Informes de supranumero, centros de costo, clases de
cuenta, trimestrales PPyEq y/o para Bajas
Informes de supranumero 208
centros de costo 12
clases de cuenta 22
Trimestrales PPyEq 3
contraloria 1
Validacion y analisis Bajas 2
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Certificaciones Responsbilidad de Inventarios 191
Fuente: Elaboración de la Dirección de Bienes e Inventarios con información del aplicativo SAP
LOGROS:
Fortalecimiento en el control de la propiedad planta y equipo del
Departamento de Cundinamarca.
Actualización de los activos fijos de Bienes muebles personalizados -
Sistema SAP.
Actualización, en promedio, de 280 bases de datos de IED del
Departamento de Cundinamarca para la vigencia 2020.
Control y fortalecimiento de la respuesta institucional frente a
aproximadamente 180 siniestros reportados por las IED durante la
vigencia 2020.
Contribución significativa a la mitigación de la pérdida de bienes
muebles, implementando un modelo de control de gestión y
actualizaciones en el sistema vs. las novedades solicitadas por cada
uno de los usuarios de manera semestral durante un informe oficial
expedido por el módulo de inventarios personalizados.
Pese a la emergencia sanitaria producto del COVID 19, el módulo de
bienes personalizados continuó procesando servicios de actualización
y atención permanente con el propósito de controlar, actualizar y
certificar paz y salvo mediante los canales virtual y presencial de
conformidad con las leyes establecidas.
Actualización de los procedimientos consignados en el SIGC
concernientes al módulo de inventarios personalizados en lo que a
actividades, normatividad y políticas de operación respecta,
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garantizando el cumplimiento de los lineamientos de la administración
pública moderna.
DIFICULTADES:
Limitación de herramientas tecnológicas de consulta y cargue de
información de los bienes muebles del departamento de
Cundinamarca.
Limitación de la intranet en cuanto a software de acceso a la
información relacionada con los bienes personalizados del nivel
central.
Necesidad de una herramienta que permita el manejo eficiente e
independiente de la información de los activos fijos de las IED de
Cundinamarca.
Dificultad en la implementación de herramientas contables y
tecnológicas para fortalecer el control y seguimiento de los
comodatos.
Limitación en el personal de apoyo de plaqueteo de los bienes
muebles del Departamento de Cundinamarca.
B. ALMACÉN GENERAL
El Almacén General es una unidad de servicio y soporte en la estructura de
Gestión de Recursos Físicos con el objetivo de abastecer, resguardar,
custodiar y dar ingreso y egreso a todos los bienes muebles, inmuebles y
elementos de consumo que son adquiridos, donados, obsequiados, y dados
en comodato, con el fin de entregarlos a cada uno de los funcionarios
supervisores y/o comodatarios.
Así, frente al desarrollo de sus funciones, el Almacén General realizó el
abastecimiento de suministros y elementos de consumo a las entidades del
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nivel central, registrando el siguiente comportamiento del consumo durante
la vigencia 2020:
ELEMENTOS DE
CAFETERIA
ELEMENTOS DE OFICINA
E INSUMOS DE
COMPUTADORES
MES CANT. VALOR CANT. VALOR
ENERO 441 $ 1.456.593 2.747 $ 77.071.969
FEBRERO 1.061 $ 3.962.437 15.111 $ 104.573.016
MARZO 972 $ 3.197.841 9.447 $ 80.026.224
ABRIL 148 $ 596.087 1.134 $ 9.085.119
MAYO 160 $ 460.119 795 $ 8.487.256
JUNIO 484 $ 1.715.955 6.028 $ 44.453.432
JULIO 226 $ 772.902 12049 $ 62.317.429
AGOSTO 300 $ 1.151.429 7.744 $ 66.826.766
SEPTIEMBRE 508 $ 1.863.047 8.861 $ 45.827.281
OCTUBRE 665 $ 2.269.388 5.828 $ 60.389.251
Fuente: Elaboración de la Dirección de Bienes e Inventarios con información del aplicativo SAP
441
1.061 972
148 160484
226 300508 665
CONSUMO ELEMENTOS DE CAFETERIA 2020
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Fuente: Elaboración de la Dirección de Bienes e Inventarios con información del aplicativo SAP
En cuanto al rubro de elementos de cafetería se presentó un consumo de
$17.445.798 y con respecto al rubro de elementos de oficina e insumos se
presentó un de $559.057.743. En comparación con la vigencia anterior se
evidencia un ahorro significativo así: Para el rubro de cafetería la diferencia
corresponde a $30.482.418, y para el rubro de elementos de oficina e
insumos la diferencia obedece a $429.921.281, respectivamente.
Expuesto lo anterior, el consumo para la vigencia 2020 presentó una
reducción total de $451.403.699, lo que se traduce en un ahorro porcentual
de 46 puntos, siendo este un hito para el Departamento y para la Secretaría
General respecto a políticas de austeridad del gasto, estrategias de ahorro
y consumo de insumos.
Si bien este ahorro obedece a la contingencia por COVID 19 y a las nuevas
modalidades de teletrabajo/Home office, es importante resaltar la
implementación del programa de cero papel, lanzado por primera vez en
esta anualidad, con la finalidad de regular y generar conciencia sobre el
consumo de papel en los empleados, contratistas y público en general de
la Gobernación de Cundinamarca.
2.747
15.111
9.447
1.134 795
6.028
120497.744 8.861
5.828
CONSUMO ELEMENTOS DE OFICINA E INSUMOS 2020
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LOGROS:
Reducción histórica del 46% en el consumo de suministros por parte de
las entidades el Nivel Central, dando cumplimiento a las políticas
nacionales de austeridad del gasto y ahorro.
Por primera vez la Secretaría General en cabeza del Almacén General
lanza un programa de cero papel con el fin de regular el consumo de
papel y generar conciencia sobre los recursos públicos y la protección
del medio ambiente en las entidades del Sector Central. Dicho
programa forma parte de la estrategia de uso eficiente e inteligente
de Servicios Públicos de la sede administrativa y sedes externas de la
Gobernación de Cundinamarca formulada durante la vigencia 2020
y liderada por la Secretaría General.
Para la vigencia 2018, la Dirección de Bienes e Inventarios, por medio
del Almacén General, asumió el control y administración de los
inventarios de Instituciones Educativas no certificadas del
Departamento. De acuerdo con esta responsabilidad para la
vigencia 2020, se logra crear los lineamientos y procedimientos que
rigen las actividades internas para llevar a cabo dicha labor. Lo
anterior, mediante la creación en ISOLUCION del procedimiento
“Administración de inventarios de Instituciones Educativas no
certificadas del Departamento”. De esta forma, se garantiza la gestión
oportuna y eficiente de los inventarios de dichas entidades.
El Almacén General, con el fin de disminuir los riesgos inherentes al
proceso que lidera, emitió y divulgó 9 circulares de la siguiente
manera:
o Circular No. 012: Ratificación de delegados para Almacén
General.
o Circular No. 017: Afectación Póliza Todo Riesgo Daños
Materiales.
o Circular No. 018: Programa Cero Papel.
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o Circular No. 019: Uso adecuado de las impresoras y tóner.
o Circular No. 023: Autorización salida de equipos del Sector
Central.
o Circular No. 052: Reiteración Circular No. 023 Del 24 De Marzo
De 2020.
o Circular No. 055: Reporte de bienes muebles adquiridos para el
Sector Central.
o Circular No. 075: Entrega de elementos de consumo (papelería
y cafetería).
o Circular No. 085: Ingreso de bienes muebles al almacén general.
DIFICULTADES:
Recortes presupuestales a los gastos de funcionamiento del Almacén,
limitando el aprovisionamiento de los recursos materiales y físicos
necesarios para el ejercicio de las funciones inherentes a cada una
de las entidades del Nivel Central.
C. COMITÉ DE BAJAS
De conformidad con la resolución 030 de 2017 "Por medio de la cual se
reorganiza el comité de bajas de bienes del Departamento de
Cundinamarca"; y con el Decreto Ordenanzal 0437 de Septiembre de 2020
“Por el cual se establece la estructura de la administración pública
Departamental, se define la organización interna y las funciones de las
Dependencias del sector central de la administración pública de
Cundinamarca y se dictan otras disposiciones”, la Secretaría General,
específicamente la Dirección de Bienes e Inventarios debe liderar los
comités de bajas del Departamento. Expuesto lo anterior durante la
vigencia 2020 en cumplimiento de plan de acción y compromisos
gerenciales se llevaron a cabo tres comités de baja de la siguiente manera:
Primer comité de bajas – Junio 03 de 2020:
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EQUIPO DE COMPUTO CANT. VALOR
PORTATIL 11 $ 2.743.840
TECLADO 10 $ 49.379
CPU 6 $ 552.525
UNIDAD DE DISCO 4 $ -
COMPUTADOR DE ESCRITORIO 1 $ 368.842
IMPRESORA 1 $ -
MONITOR 1 $ -
TOTAL 34 $ 3.714.586
TIPO DE
AUTOMOVIL CANT. VALOR CONTABLE VALOR DEL AVALUO
CAMIONETA 42 $ 2.016.972.300 $ 256.245.575
AUTOMOVIL 6 $ 33.579.841 $ 13.629.663
CAMPERO 5 $ 2.602.778 $ 85.562.522
AMBULANCIA 4 $ - $ 5.200.000
VITARA 3 $ 2.008.334 $ 13.494.475
CHEVROLET 2 $ - $ 36.357.500
VOLQUETA 1 $ - $ 3.000.000
MONTERO 1 $ 18.663.750 $ 13.475.000
PICK UP 1 $ - $ 2.000.000
CAMION 1 $ - $ 8.000.000
TOTAL 66 $ 2.073.827.003 $ 436.964.735
TIPO DE MOTO CANT. VALOR CONTABLE VALOR AVALÚO
SUZUKI TS 185 56 $ 332.491.000 $ 3.700.000
SUZUKI 51 $ 136.350.000 $ 7.860.000
POR VERFICAR 2 $ - $ 400.000
YAMAHA 1 $ - $ 1.501.500
SUZUKI TS 186 1 $ 7.450.000
$
80.000
TOTAL 111 $ 476.291.000 $ 13.541.500
Segundo comité de bajas – Noviembre 12 de 2020:
DESCRIPCIÓN CANT. VALOR
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COMPUTADOR DE
ESCRITORIO 5 $ 2.214.597,00
OTROS 18 $ 1.023.007,00
IMPRESORA 10 $ 624.000,00
CPU 26 $ 573.192,00
MONITOR 29 $ 296.546,00
TECLADO 25 $ 49.379,00
TOTAL 140 $ 7.573.616,00
DESCRPICIÓN CANT. VALOR
16 TERMOHIDROMETROS
LABORATORIO****** 13 $ 5.752.827,00
CAMPANA DE EXTRACCION 1 $ 176.722,00
AUTOSAMPLER 1 $ 100.278,00
AUTOMUESTREADOR GBC 1 $ 100.278,00
GENERADOR DE HIDROLUS GBC SCIENTIFIC 1 $ 96.667,00
HORNO DE GRAFITO GBC 1 $ 73.333,00
BURETA DIGITAL BRAND 1 $ 36.667,00
EQUIPO DE FILTRACION PALL
CORPORATION 1 $ 14.667,00
DISPENSADOR BRAND 4 $ -
DESTILADOR FISTREEM 1 $ -
MICROPIPETA EPPENDORF 2 $ -
EQUIPO ANALISIS CARNICO FOODSCAN 1 $ -
CRIOSCOPIO FISKE 1 $ -
MICROPIPETA 100-1000 ul 1 $ -
Micropipeta 10-100 µL 1 $ -
ESPECTROFOTOMETRO GBC 1 $ -
MILKOSCAM FOSS 1 $ -
Pipeteador 1 $ -
PIPETEADOR AUTOMATICO BRAND 1 $ -
PLANCHA DE CALENTAMIENTO Y
AGITACION VWR HOTPLATE 1 $ -
REPIPETEADOR EPPENDORF 1 $ -
TERMOHIGROMETRO COLOR NEGRO 1 $ -
ULTRAPURIFICADOR MILLIPORE 1 $ -
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MICROPIPETA 1 $ -
BOMBA DE PRESION DE VACIO MILIPORE
MOD.WPGIII 156 1 $ -
Micropipeta 100-1000 µl 2 $ -
TOTAL 43 $ 6,351,439
PLACA MARCA LINEA MODELO Val.cont. Valor
avalúo
OIB375 CAMIONETA CHEVROLET
LUV 2300 1994 0 $4.000.000
OY0385 CAMIONETA NISSAN
PATROL
POR
VERIFICAR 0 $700.000
OIE361 CAMIONETA MITSUBISHI 1998 0 $1.000.000
OIG304 CAMIONETA CHEVROLET
LUV
POR
VERIFICAR 0 $8.000.000
Fuente: Elaboración de la Dirección de Bienes e Inventarios.
Tercer comité de bajas – Comité extraordinario septiembre 08 de 2020:
Este comité se llevó a cabo con el fin de excluir un vehículo dado de baja
en el primer comité llevado a cabo en la vigencia 2020 de placas OFK 231.
LOGROS:
DESCRIPCIÓN CANT. VALOR
ESCRITORIO 33 $ 2.518.749,00
ARCHIVADOR 23 $ 2.409.333,00
SILLA 65 $ 1.592.949,00
OTROS 28 $ 1.275.001,00
TANDEM 9 $ 1.188.219,00
PUESTO DE
TRABAJO 5 $ 402.501,00
ESTANTE 9 $ -
TOTAL 204 $ 9.977.340,00
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En el marco de los 3 Comités de Bajas desarrollados durante el año
2020, se apoyaron las gestiones pertinentes para la entrega de 174
datos de baja de Residuos de Aparatos Electrónicos y Eléctricos RAEE,
en el marco del convenio No. STIC-CMC-109-2020 suscrito con la
empresa GAIA VITARE SAS.
Se realizó actualización al procedimiento “Baja y enajenación de
bienes muebles”, de conformidad con los cambios normativos,
incluyendo políticas de operación y actividades que permiten hoy
agilizar el procedimiento y evitar reprocesos en lo que a destinación
final respecta, ya que esta ha sido una de las mayores dificultades
históricas que ha enfrentado la Dirección de Bienes e inventarios en
este módulo.
Con el acompañamiento al proceso de Enajenación a título gratuito
de los bienes muebles dados de baja de los inventarios del
Departamento de Cundinamarca, se adelantó la identificación de
mobiliario que serán entregados, mediante proceso oficial, a
organizaciones sin ánimo de lucro, con el fin de apoyar la asistencia
social y comunitaria prestada por dichas entidades. De igual forma,
dicho proceso favorecerá en el mediano plazo la liberación de
espacios de almacenamiento de la Sede Administrativa de la
Gobernación de Cundinamarca.
D. SEGUROS
Durante el periodo 2019 – 2020, el Departamento de Cundinamarca se
amparó bajo contratos cuyas vigencias comprenden desde el 21 de
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Diciembre de 2019 hasta el 17 de Febrero de 2021 y cuyo objeto consiste en
“Contratar los seguros que amparen los intereses patrimoniales actuales y
futuros, así como los bienes de propiedad del departamento de
Cundinamarca, que estén bajo su responsabilidad y custodia y aquellos que
sean adquiridos para desarrollar las funciones inherentes a su actividad”.
Estas acciones aseguran el buen funcionamiento de los bienes propiedad
del Departamento, así como su oportuna y efectiva asistencia en caso de
presentarse alguna novedad.
Aseguradoras con las que el Departamento ha contratado:
AXXA COLPATRIA
MAPFRE
SOLIDARIA
POSITIVA
LA PREVISORA SA
Pólizas que amparan el contrato de seguros:
Todo Riesgo Daños Materiales
Transporte de Valores
Transporte de Mercancías
Automóviles
Manejo Global
Infidelidad y Riesgos Financieros
R.C. Servidores Públicos
R.C. Contractual
R.C. Extracontractual
Casco Barco
AV. Drones
Vida Grupo Diputados
SOAT
De acuerdo con lo anterior, se hace necesario presentar la relación del
programa de seguros ejecutado en el ejercicio del periodo 2019 - 2020:
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INICIO FIN
1 Todo Riesgo Daños Materiales AXA COLPATRIA 11587 21/12/2019 30/04/2020 131 609.711.122.229$ $ 400.826.494 $ 76.157.034 $ 476.983.528
2 Maquinaria & Equipo AXA COLPATRIA 1003345 21/12/2019 30/04/2020 131 438.700.000$ $ 1.066.107 $ 202.560 $ 1.268.667
3 Transporte de Valores AXA COLPATRIA 8001004821 21/12/2019 30/04/2020 131 300.000.000$ $ 1.248.986 $ 237.307 $ 1.486.294
4 Transporte de Mercancias AXA COLPATRIA 8001004822 21/12/2019 30/04/2020 131 500.000.000$ $ 699.863 $ 132.974 $ 832.837
5 Automóviles MAPFRE 2201118900228 21/12/2019 30/04/2020 131 12.667.848.000$ $ 168.222.080 $ 31.962.195 $ 200.184.275
6 Manejo Entidades Estatales AXA COLPATRIA 8001003755 21/12/2019 30/04/2020 131 1.750.000.000$ $ 21.794.452 $ 4.140.946 $ 25.935.398
7 Infidelidad y Riesgos Financieros AXA COLPATRIA 8001002886 21/12/2019 30/04/2020 131 15.000.000.000$ $ 215.342.466 $ 40.915.068 $ 256.257.534
8 R.C. Extracontractual AXA COLPATRIA 8001483005 21/12/2019 30/04/2020 131 7.500.000.000$ $ 8.075.342 $ 1.534.315 $ 9.609.658
9 R.C. Servidores Publicos AXA COLPATRIA 8001483001 21/12/2019 30/04/2020 131 8.000.000.000$ $ 229.698.630 $ 43.642.740 $ 273.341.370
R.C. Contractual Pasajeros VH OFK708 AXA COLPATRIA 8002003064 21/12/2019 30/04/2020 131 82.811.600$ $ 897.260 $ 170.479 $ 1.067.740
R.C. Contractual Pasajeros VH ODT298 AXA COLPATRIA 8002003065 21/12/2019 30/04/2020 131 82.811.600$ $ 897.260 $ 170.479 $ 1.067.740
11 Casco Barco AXA COLPATRIA 1002345 21/12/2019 30/04/2020 131 613.076.000$ $ 11.001.775 $ 2.090.337 $ 13.092.112
12 AV. Drones MAPFRE 2201219038436 21/12/2019 30/04/2020 131 16.499.900$ $ 4.500.000 $ 855.000 $ 5.355.000
13 Vida Grupo Diputados MAPFRE 2201419900261 1/02/2020 11/06/2020 131 2.478.729.120$ $ 19.571.773 $ 0 $ 19.571.773
1.083.842.490$ 202.211.436$ 1.286.053.926$
INICIO FIN
1 Todo Riesgo Daños Materiales AXA COLPATRIA 11587 30/04/2020 14/06/2020 45 609.711.122.229$ $ 137.688.490 $ 26.160.813 $ 163.849.303
2 Maquinaria & Equipo AXA COLPATRIA 1003345 30/04/2020 14/06/2020 45 438.700.000$ $ 366.220 $ 69.582 $ 435.802
3 Transporte de Valores AXA COLPATRIA 8001004821 30/04/2020 14/06/2020 45 300.000.000$ $ 429.041 $ 81.518 $ 510.559
4 Transporte de Mercancias AXA COLPATRIA 8001004822 30/04/2020 14/06/2020 45 500.000.000$ $ 240.411 $ 45.678 $ 286.089
5 Automóviles MAPFRE 2201118900228 30/04/2020 14/06/2020 45 12.667.848.000$ $ 58.544.065 $ 11.123.372 $ 69.667.437
6 Manejo Entidades Estatales AXA COLPATRIA 8001003755 30/04/2020 14/06/2020 45 1.750.000.000$ $ 7.486.644 $ 1.422.462 $ 8.909.106
7 Infidelidad y Riesgos Financieros AXA COLPATRIA 8001002886 30/04/2020 14/06/2020 45 15.000.000.000$ $ 73.972.603 $ 14.054.795 $ 88.027.398
8 R.C. Extracontractual AXA COLPATRIA 8001483005 30/04/2020 14/06/2020 45 7.500.000.000$ $ 2.773.973 $ 527.055 $ 3.301.028
9 R.C. Servidores Publicos AXA COLPATRIA 8001483001 30/04/2020 14/06/2020 45 8.000.000.000$ $ 78.904.110 $ 14.991.781 $ 93.895.891
R.C. Contractual Pasajeros VH OFK708 AXA COLPATRIA 8002003064 30/04/2020 14/06/2020 45 82.811.600$ $ 308.219 $ 58.562 $ 366.781
R.C. Contractual Pasajeros VH ODT298 AXA COLPATRIA 8002003065 30/04/2020 14/06/2020 45 82.811.600$ $ 308.219 $ 58.562 $ 366.781
11 Casco Barco AXA COLPATRIA 1002345 30/04/2020 14/06/2020 45 613.076.000$ $ 3.779.236 $ 718.055 $ 4.497.291
12 AV. Drones MAPFRE 2201219038436 30/04/2020 14/06/2020 45 16.499.900$ $ 1.545.802 $ 293.702 $ 1.839.504
13 Vida Grupo Diputados MAPFRE 2201419900261 11/06/2020 14/06/2020 3 2.478.729.120$ $ 448.209 $ 0 $ 448.209
366.795.242$ 69.605.936$ 436.401.178$
PROGRAMA DE SEGUROS
VIGENCIA 21 DE DICIEMBRE DE 2019 AL 30 DE ABRIL DE 2020
PROGRAMA DE SEGUROS
VIGENCIA 30 DE ABRIL DE 2020 AL 14 DE JUNIO DE 2020
PROGRAMA DE SEGUROS
GOBERNACION DE CUNDINAMARCA
VIGENCIA 2019 - 2020
IT RAMO COMPAÑÍA NUMERO POLIZAVIGENCIA
DIAS VALOR ASEGURADO PRIMA BRUTA
IVA TOTAL
IVA TOTAL
10
TOTAL
PRORROGA POR 45 DIAS
IT RAMO COMPAÑÍA NUMERO POLIZAVIGENCIA
10
TOTAL
DIAS VALOR ASEGURADO PRIMA BRUTA
Calle 26 #51-53 Bogotá D.C. Sede Administrativa - Torre Central Piso 5. Código Postal: 111321 – Teléfono: 749 1652
Fuente: Elaboración de la Dirección de Bienes e Inventarios.
IT RAMO COMPAÑÍA NUMERO POLIZA DIAS VALOR ASEGURADO PRIMA BRUTA
INICIO FIN
1 Todo Riesgo Daños Materiales AXA COLPATRIA 11754 14/06/2020 1/12/2020 170 610.870.518.149$ $ 520.815.898 $ 98.955.021 $ 619.770.919
2 Maquinaria & Equipo AXA COLPATRIA 1003362 14/06/2020 1/12/2020 170 438.700.000$ $ 1.324.205 $ 251.599 $ 1.575.803
3 Transporte de Valores AXA COLPATRIA 8001004888 14/06/2020 1/12/2020 170 300.000.000$ $ 698.630 $ 132.740 $ 831.370
4 Transporte de Mercancias AXA COLPATRIA 8001004889 14/06/2020 1/12/2020 170 500.000.000$ $ 1.164.384 $ 221.233 $ 1.385.616
5 Automóviles MAPFRE 2201118900228 14/06/2020 1/12/2020 170 12.889.136.222$ $ 222.116.895 $ 42.202.210 $ 264.319.106
6 Manejo Entidades Estatales AXA COLPATRIA 8001003816 14/06/2020 1/12/2020 170 1.750.000.000$ $ 28.282.877 $ 5.373.747 $ 33.656.623
7 R.C. Extracontractual AXA COLPATRIA 8001483234 14/06/2020 1/12/2020 170 7.500.000.000$ $ 10.479.452 $ 1.991.096 $ 12.470.548
8 R.C. Contractual Pasajeros 8002003100 14/06/2020 1/12/2020
8 R.C. Contractual Pasajeros AXA COLPATRIA 8002003099 14/06/2020 1/12/2020 170 173.904.360$ $ 2.421.918 $ 460.164 $ 2.882.082
9 Casco Barco AXA COLPATRIA 1002347 14/06/2020 1/12/2020 170 613.076.000$ $ 14.277.112 $ 2.712.651 $ 16.989.764
10 AV. Drones MAPFRE 2201220016419 14/06/2020 1/12/2020 170 16.499.900$ $ 5.839.695 $ 1.109.542 $ 6.949.237
$ 807.421.066 $ 153.410.002 $ 960.831.068
11 Infidelidad y Riesgos Financieros SOLIDARIA 994000000058 14/06/2020 1/12/2020 170 15.000.000.000$ 192.123.288$ $ 36.503.425 $ 228.626.712
12 R.C. Servidores Publicos SOLIDARIA 994000000129 14/06/2020 1/12/2020 170 8.000.000.000$ 368.257.447$ $ 69.968.915 $ 438.226.361
560.380.734$ $ 106.472.340 $ 666.853.074
13 Vida Grupo Diputados POSITIVA 3400003742 14/06/2020 1/12/2020 170 2.478.729.120$ $ 10.759.722 $ 0 $ 10.759.722
$ 10.759.722 $ 0 $ 10.759.722
$ 1.378.561.522 $ 259.882.342 $ 1.638.443.864
IT RAMO COMPAÑÍA NUMERO POLIZA DIAS VALOR ASEGURADO PRIMA BRUTA
INICIO FIN
1 Todo Riesgo Daños Materiales AXA COLPATRIA 11754 1/12/2020 17/02/2021 78 610.870.518.149$ $ 238.962.588 $ 45.402.892 $ 284.365.480
2 Maquinaria & Equipo AXA COLPATRIA 1003362 1/12/2020 17/02/2021 78 438.700.000$ $ 607.576 $ 115.439 $ 723.015
3 Transporte de Valores AXA COLPATRIA 8001004888 1/12/2020 17/02/2021 78 300.000.000$ $ 320.548 $ 60.904 $ 381.452
4 Transporte de Mercancias AXA COLPATRIA 8001004889 1/12/2020 17/02/2021 78 500.000.000$ $ 534.247 $ 101.507 $ 635.754
5 Automóviles MAPFRE 2201118900228 1/12/2020 17/02/2021 78 12.889.136.222$ $ 100.866.382 $ 19.164.613 $ 120.030.995
6 Manejo Entidades Estatales AXA COLPATRIA 8001003816 1/12/2020 17/02/2021 78 1.750.000.000$ $ 12.976.849 $ 2.465.601 $ 15.442.450
7 R.C. Extracontractual AXA COLPATRIA 8001483234 1/12/2020 17/02/2021 78 7.500.000.000$ $ 4.808.219 $ 913.562 $ 5.721.781
8 R.C. Contractual Pasajeros AXA COLPATRIA 8002003099 1/12/2020 17/02/2021 78 173.904.360$ $ 1.111.233 $ 211.134 $ 1.322.367
9 Casco Barco AXA COLPATRIA 1002347 1/12/2020 17/02/2021 78 613.076.000$ $ 6.550.675 $ 1.244.628 $ 7.795.303
10 AV. Drones MAPFRE 2201220016419 1/12/2020 17/02/2021 78 16.499.900$ $ 2.679.389 $ 509.084 $ 3.188.473
$ 369.417.706 $ 70.189.364 $ 439.607.070
11 Infidelidad y Riesgos Financieros SOLIDARIA 994000000058 1/12/2020 17/02/2021 78 15.000.000.000$ 110.188.356$ $ 20.935.788 $ 131.124.144
12 R.C. Servidores Publicos SOLIDARIA 994000000129 1/12/2020 17/02/2021 78 8.000.000.000$ 168.965.524$ $ 32.103.449 $ 201.068.973
$ 279.153.880 $ 53.039.237 $ 332.193.117
13 Vida Grupo Diputados POSITIVA 3400003742 1/12/2020 17/02/2021 78 2.478.729.120$ $ 4.936.813 $ 0 $ 4.936.813
$ 4.936.813 $ 0 $ 4.936.813
$ 653.508.399 $ 123.228.601 $ 776.737.000
VIGENCIA
PROGRAMA DE SEGUROS
PRORROGA DESDE EL 01 DE DICIEMBRE AL17 DE FEBRERO DE 2021
VIGENCIA
IVA TOTAL
PROGRAMA DE SEGUROS
VIGENCIA 14 DE JUNIO DE 2020 AL 1 DE DICIEMBRE DE 2020
IVA TOTAL
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E. BIENES INMUEBLES
Durante la vigencia 2020 se realizó una gestión eficiente de los predios
propiedad del Departamento, salvaguardando el patrimonio de los
Cundinamarqueses. De igual manera se incorporó una nueva política
que contempla la entrega de bienes en comodato únicamente para
proyectos productivos. Así mismo, se incorporaron nuevas políticas de
operación para el manejo y administración de Bienes Inmuebles.
A continuación, se relaciona el histórico de movimientos de los bienes
inmuebles propiedad del Departamento:
DESCRIPCION 2011 2012 2013 2014 2015 2016 2017 2018 2019 2020
Inicio de la vigencia,
propiedad del Dpto.
625 714 774 787 904 908 937 1005 1011 1017
Inmuebles
adquiridos
28 63 37 0 2 0 0 2 5 0
Hallazgos
(Incorporados)
66 0 0 117* 2 29 68 4 1 0
Entregados por
Dación de Pago a la
Univ. de
Cundinamarca
0 -3 -24 -7 -2 0 0 0
Donaciones
(Entregados)
5 0 0 -3 0 0 -2 -2 0
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Fuente: Elaboración de la Dirección de Bienes e Inventarios.
Para la vigencia Año 2020 no se reportó adquisición de bienes inmuebles,
cabe resaltar que actualmente se adelanta con el apoyo de la Empresa
Inmobiliaria y de Servicios Logísticos de Cundinamarca, el proceso de
avalúo comerciales de bienes inmuebles que fueron producto de división
material.
A continuación, se relacionan los 46 comodatos suscritos por la Secretaría
General, en cabeza de la Dirección de Bienes e Inventarios de conformidad
con las funciones asignadas a esta entidad. Dichos comodatos representan
un logro para el Departamento ya que apoyan causas comunitarias y
proyectos productivos de gran impacto para la comunidad:
Nº MUNICIPIO No.
COMODATO DESTINACION ESTADO
1 ZIPAQUIRA SG - 028 -2011
SEA UTILIZADO PARA TRABAJAR EN LA
ERRADICACION EN LA POBLACION ANIMAL DE
DOS ENFERMEDADES ZOO NOTICIAS COMO SON,
LA BRUCELOSIS Y LA TUBERCULOSIS
EN EJECUCION
2 TABIO SG-199- 2013
USO EXCLUISVO PARA EL FUNCIONAMIENTO DEL
CENTRO DE ENTRENAMIENTO PARA LA
PREVENCION Y ATENCION DE DESASTRES, Y NO
PUEDE UTILIZAR EL BIEN SINO PARA EL USO
CONVENIDO.
EN EJECUCION
3 LA VEGA SG-088-2014
UNICA Y EXCLUSIVAMENTE PARA LA
CONSERVACION, RECUPERACION, PROTECCION
Y CONTROL DEL PARQUE DE SU FAUNA Y FLORA
COMPRENDIDAS EN EL ECOSISTEMA Y PAISAJE
EN EJECUCION
4 SILVANIA SG-080-2014
EXCLUSIVAMENTE PARA DESARROLLAR
ACTIVIDADES PROPIAS DE LA EMPRESA SOCIAL
DEL ESTADO E.S.E HOSPITAL ISMAEL SILVA EN EJECUCION
5 PAIME SG-006-2015
EXCLUSIVAMENTE PARA LA ATENCION DE
USUARIOS DE LA INSPECCION CON EL FIN DE
CONOCER SUS NECESIDADES. Y TELECOM. EN EJECUCION
Depuración base
SAP
0 0 0 -4 0 0 0 -10 0
Comodatos
contabilizados
dentro de la
propiedad del Dpto.
10 0 2 3 8 3 21 0
TOTAL A FINALIZAR
VIGENCIA
714 774 787 904 908 937 1005 1011 1017 1017
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6 PAIME SG-018-2015
EXCLUSIVAMENTE PARA PROMOVER LA
INTEGRACION DE LA COMUNIDAD A LAS
DISTINTAS MANIFESTACIONES CULTURALES, SERVIR
COMO NUCLEO COORDINADOR PARA
RESPALDAR Y CONJUGAR LOS ESFUERZOS DE
OTRAS ORGANIZACIONES EXISTENTES EN LA
COMUNIDAD, PRESTAR LOS SERVICIOS DE LAS
ESCUELAS DE FORMACION ARTISTICA DE DANZAS
Y ESCUELAS DE FORMACION EN MUSICAL.
EN EJECUCION
7 GIRARDOT SG-076-2015
EXCLUSIVAMENTE PARA DESARROLLAR
PROGRAMAS QUE ADELANTEN LA
ADMINISTRACION MUNICPAL EN BENEFICIO DE LA
POBLACION VULNERABLE
EN EJECUCION
8 CAJICA SG-127-2015
SE DESTINARÁ PARA LA SEDE ADMINISTRATIVA Y
OPERATIVA DE "ASOCENTRO" Y LOS LINDEROS
QUE DESCRIBE LA ESCRITURA PUBLICA.
EN EJECUCION
9 FUSAGASUGA SG-051-2015
EXCLUSIVAMENTE PARA LA PRESTACION DE LOS
SERVICIOS DE SALUD EN EL REFERIDO PUESTO DE
SALUD DE LA VEREDA TRINIDAD DEL MUNICIPIO DE
FUSAGASUGA POR PAARTE DEL HOSPITAL
SANRAFAEL
EN EJECUCION
10 PASCA SG-052-2015
EXCLUSIVAMENTE PARA LA PRESTACION DE LOS
SERVICIOS DE SALUD EN EL REFERIDO PUESTO DE
SALUD DEL MUNICIPIO DE PASCA POR PARTE DEL
HOSPITAL SAN RAFAEL DE FUSGASUGA.
EN EJECUCION
11 SILVANIA SG-060-2015
EXCLUSIVAMENTE PARA PRESTAR SERVICIO DE
SALUD A TRAVES DE LA EMPRESA SOCIAL DEL
ESTADO E.S.E. HOSPITAL ISAMEL SILVANIA.
PARAGRAFO: EL COMODATARIO DISPONDRA DEL
BIEN OBJETO DE ESTE CONTRATO.
EN EJECUCION
12 JUNI Y GACHETA SG-089-2016
UNICA Y EXCLUSIVAMENTE PARA SU
RECUPRACION Y PROYECCION O COMO SITIO
TURISTICO DE GRAN IMPORTANCIA EN LA REGION,
BENEFICIANDO DE ESTA MANERA A LA
COMUNIDAD CUNDINAMARQUESA GENERANDO
PROGRESO Y DESARROLLO PARA LOS DOS
MUNICIPIOS.
EN EJECUCION
13 CAQUEZA SG-119-2016
UNICA Y EXCLUSIVAMENTE PARA QUE SEA
UTILIZADO PARA EL DESARROLLO DE PROYECTO
AGROPECUARIO QUE LLEVARA A CABO EL
MUNICIPIO DE CAQUEZA EN PERFECTA
COORDINACION CON LAS ACTIVIDADES
DESARROLLADAS EN EL INMUEBLE POR PARTE DEL
DEPARTAMENTO, CON EL FIN DE AMPLIAR LA
COBERTURA DE LA FORMACION PARA EL
DESARROLLO AGROPECUARIO ASI COMO EL
APROVECHAMIENTO PARA QUE EL MUNICIPIO
SUSCRIBA CONVENIOS CON EL SENA PARA
CAPACITACION DE ALUMNOS DE LA REGION
ORIENTE.
EN EJECUCION
14 BOGOTÀ SG-139-2016
PARA EL FUNCIONAMIENTO DE LA SEDE
ADMINISTRATIVA DE LA UNIDAD NACIONAL DE
PROTECCION. EN EJECUCION
15 BOGOTÀ SG-133-2016
EXCLUISVAMENTE PARA EL FUNCIONAMIENTO DE
LAS OFICINAS ADMINISTRATIVAS DE LAS LIGAS DE
FUTBOL FUTSAL, BOLO Y PATINAJE DEL
DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA.
EN EJECUCION
16 LA PALMA SG-150-2016
UNICA Y EXCLUSIVAMENTE PARA EL HOGAR DE
PASO DE LOS MENORES INFRACTORES
(ACTUALMENTE ESTA FUNCIONANDO COMO
INSTALACIONES PARA LA POLICIA NACIONAL -
RESTITUCION DE TIERRAS)
EN EJECUCION
17 TIBIRITA SG-236-2017
UNICA Y EXCLUSIVAMENTE PARA EL DESARROLLO
DEL PROYECTO MICRO CENTRAL DE BENEFICIOS
DE CAFÉ CEREZA EN EL MUNICIPIO DE TIBIRITA EN EJECUCION
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18 NILO SG-250-2017
UNICA Y EXCLUSIVAMENTE PARA EL PUESTO DE
SALUD EN EL CENTRO POBLADO "PUEBLO NUEVO" EN EJECUCION
19 QUEBRADANEGRA SG-247-2017
UNICA Y EXCLUSIVAMENTE PARA LA
CONSTRUCCION Y FUNCIONAMIENTO DEL
CENTRO DE SALUD EN LA INSPECCION DE TOBIA
LA MILAGROSA DEPENDENCIA DEL MUNICIPIO DE
QUEBRADANEGRA DEPENDIENTE DE LA EMPRESA
SOCIAL DEL ESTADO HOSPITAL SALAZAR DEL
MUNICIPIO DE VILLETA
EN EJECUCION
20 VERGARA SG-249-2017
UNICA Y EXCLUSIVAMENTE PARA EL
FUNCIONAMIENTO DE LA EMPRESA SOCIAL DEL
ESTADO SANTA BARBARA DE VERGARA.
EN EJECUCION
21 SAN JUAN DE
RIO SECO SG-246-2017
UNICA Y EXCLUSIVAMENTE PARA EL
FUNCINAMIENTO DE LA ESCUELA SUPERIOR DE
ADMINISTRACION PUBLICA (ESAP) EN EJECUCION
22 MEDINA SG-194-2017
DESTINADO A LA JUNTA DE ACCION COMUNAL
DEL BARRIO LA MANGUITA DEL MUNICIPIO DE
MEDINA CON EL COMPROMISO DE DESTINARLO
UNICA Y EXCLUSIVAMENTE PARA LA
ADECUACION DE ESCENARIOS DEPORTIVOS Y
CULTURALES.
EN EJECUCION
23 MEDINA SG-235-2017
UNICA Y EXCLUSIVAMENTE PARA QUE SEAN
UTILIZADOS POR EL SENA PARA LA
CAPACITACION Y FORMACION ACADEMICA EN
LAS DIFERENTES MODALIDADES Y PROGRAMAS A
LAS PERSONAS DE LA REGION QUE ALLI
CONCURRAN.
EN EJECUCION
24 MEDINA SG-263-2017 UNICA Y EXCLUSIVAMENTE PARA PARA LA SEDE
DE BOMBEROS DEL MUNICIPIO DE MEDINA EN EJECUCION
25 CAQUEZA SG-240-2017
UNICA Y EXCLUSIVAMENTE PARA EL
FUNCIONAMIENTO DEL CUERPO DE BOMBEROS
DE CAQUEZA. EN EJECUCION
26 CHOACHI SG-243-2017
UNICA Y EXCLUSIVAMENTE PARA EL
FUNCIONAMIENTO DE LA SEDE DEL SERVICIO
NACIONAL DE APRENDIZAJE -SENA Y
PROGRAMAS DESARROLLADOS POR LA
ALCALDIA MUNICIPAL.
EN EJECUCION
27 ZIPAQUIRA SG-099-2017
EXCLUSIVAMENTE PARA QUE SEAN UTILIZADOS
PARA EL FUNCIONAMIENTO DE LA OFICINA
LOCAL ZIPAQUIRA DEL INSTITUTO COLOMBIANO
AGROPECUARIO
EN EJECUCION
28 GACHANCIPA SG-139-2017
EXCLUSIVAMENTE PARA EL FUNCIONAMIENTO DEL
CENTRO DE SALUD DE GACHANCIPA
DEPENDIENTE DE LA EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO
HOSPITAL SAN ANTONIO DE SESQUILE.
EN EJECUCION
29 CAJICA SG-238-2017
UNICA Y EXCLUSIVAMENTE PARA EL
FUNCIONAMIENTO DEL INSTITUTO COLOMBIANO
DE BIENESTAR FAMILIAR- REGIONAL
CUNDINAMARCA, CON EL FIN DE QUE FUNCIONE
LAS SIGUIENTES MODALIDADES DE ATENCION EN
PROTECCION COMO SON: SISTEMA DE
RESPONSABILIDAD PENAL PARA ADOLECENTES Y
EN RESTABLECIMIENTO DEN ADOMINISTRACION
DE JUSTICIA
EN EJECUCION
30 GRANADA SG-265-2017
UNICA Y EXCLUSIVAMENTE PARA EL
FUNCIONAMIENTO DEL PUESTO DE SALUD DEL
MUNICIPIO DE GRANADA
EN EJECUCION
31 EL COLEGIO SG-239-2017
EXCLUSIVAMENTE PARA EL FUNCIONAMIENTO DEL
CENTRO DE SALUD LA VICTORIA EMPRESA SOCIAL
DEL ESTADO HOSPITAL NUESTRA SEÑORA DEL
CARMEN, DEL MUNICIPIO DE LA MESA
INSPECCION LA VICTORIA.
EN EJECUCION
32 APULO SG-264-2017
UNICA Y EXCLUSIVAMENTE PARA EL
FUNCIONAMIENTO DELC ENTRO DE SALUD
"RAFAEL REYES DEL MUNICIPIO DE APULO" EN EJECUCION
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33 FUQUENE SG-140-2017
EXCLUSIVAMENTE PARA EL FUNCIONAMIENTO DE
LA CORPORACION AUTONOMA REGIONAL DE
CUNDINAMARCA
EN EJECUCION
34 CARMEN DE
CARUPA SG-201-2017
UNICA Y EXCLUSIVAMENTE PARA EL
FUNCIONAMIENTO DE LA CASA DE LA CULTURA
DEL MUNICIPIO DE CARMEN DE CARUPA
EN EJECUCION
35 AGUA DE DIOS SG-256-2018
UNICA Y EXCLUSIVAMENTE PARA PROYECTOS
PRODUCTIVOS QUE BENEFICIEN EL SECTOR RURAL
DEL MUNICIPIO DE AGUA DE DIOS
EN EJECUCION
36 UBALA SG-166-2018
UNICA Y EXCLUSIVAMENTE PARA EL
FUNCIONAMIENTO DEL PUESTO DE SALUD EN EL
SECTOR SAN PEDRO DE JAGUA DEL MUNICIPIO DE
UBALA.
EN EJECUCION
37 LA CALERA SG-176-2018
UNICA Y EXCLUSIVAMENTE PARA EL
FUNCIONAMIENTO DEL PUESTO DE SALUD DEL
MUNICIPIO DE LA CALERA.
EN EJECUCION
38 FOSCA SG-171-2018
UNICA Y EXCLUSIVAMENTE PARA EL
FUNCIONAMIENTO DE UN LABORATORIO DE
PROCESAMIENTO DE ALIMENTOS EN LA
INSPECCION EL RAMAL VEREDA JUCUAI DEL
MUNICIPIO DE FOSCA.
EN EJECUCION
39 CHOACHI SG 147-2019
UNICA Y EXCLUSIVAMENTE PARA EL
FUNCIONAMIENTO DE LOS BOMBEROS
VOLUNTARIOS DE CHOACHI.
EN EJECUCION
40 MOSQUERA SG-150-2019
UNICA Y EXCLUSIVAMENTE PARA LA SEDE
ADMINISTRATIVA Y DE OPERACIÓN DE LOS
SERVICIOS QUE PRESTA EN TRANSITO, TRANSPORTE
Y MOVILIDAD EL MUNICIPIO DE MOSQUERA.
EN EJECUCION
41 SILVANIA SG 169-2019
UNICA Y EXCLUSIVAMENTE PARA QUE SE
DESARROLLE EL PROGRAMA DE ATENCION
INTEGRAL AL ADULTO MAYOR (CENTRO DIA) EN EL
MUNICIPIO DE SILVANIA.
EN EJECUCION
42 MOSQUERA SG-163-2020
EL COMODANTE- DEPARTAMENTO DE
CUNDINAMARCA – ENTREGA A TÍTULO DE
COMODATO O PRÉSTAMO DE USO AL
COMODATARIO- MUNICIPIO DE MOSQUERA – EL
INMUEBLE IDENTIFICADO CON FOLIO DE
MATRÍCULA INMOBILIARIA 50C- 1673942 DE LA
OFICINA DE INSTRUMENTOS PÚBLICOS DE
BOGOTÁ ZONA CENTRO.
EN EJECUCION
43 SAN CAYETANO SG-259-2020
EL DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA – SECRETARIA
GENERAL, ENTREGA A TÍTULO DE COMODATO O
PRÉSTAMO DE USO, AL MUNICIPIO DE SAN CAYETANO, UN
BIEN INMUEBLE DENOMINADO HOGAR GERIÁTRICO CON
ÁREA DE TERRENO DE (4.823 m2) Y SUS CONSTRUCCIONES
DE (245 M2) UBICADO EN EL MUNICIPIO DE SAN
CAYETANO, IDENTIFICADO CON FOLIO DE MATRÍCULA No.
170-39188 DE LA OFICINA DE REGISTRO DE
INSTRUMENTOS PÚBLICOS DE PACHO
EN EJECUCION
44 ZIPAQUIRA SG-261-2020
EL COMODANTE - DEPARTAMENTO DE
CUNDINAMARCA – SECRETARIA GENERAL,
ENTREGA A TÍTULO DE COMODATO O PRÉSTAMO
DE USO AL COMODATARIO – MUNICIPIO DE
ZIPAQUIRA, UN BIEN INMUEBLE DENOMINADO MI
RANCHITO UBICADO EN EL CASCO URBANO DEL
MUNICIPIO DE ZIPAQUIRÁ, CON UN ÁREA DE
TERRENO DE (834 m2) Y SUS CONSTRUCCIONES DE
(518 m2), IDENTIFICADO CON FOLIO DE
MATRÍCULA No. 176-23329 DE LA OFICINA DE
REGISTRO DE INSTRUMENTOS PÚBLICOS DE
ZIPAQUIRÁ, CON EL FIN DE PONER EN
FUNCIONAMIENTO UN CENTRO DE DESARROLLO
INFANTIL PARA LA ATENCIÓN INTEGRAL A LA
PRIMERA INFANCIA
EN EJECUCION
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45 CAQUEZA SG-281-2020
EL COMODANTE – DEPARTAMENTO DE
CUNDINAMARCA - ENTREGA A TÍTULO DE
COMODATO O PRÉSTAMO DE USO AL
COMODATARIO – MUNICIPIO DE CÁQUEZA Y ÉSTE
RECIBE AL MISMO TÍTULO, UN BIEN INMUEBLE
UBICADO EN EL MUNICIPIO DE CÁQUEZA –
CUNDINAMARCA, IDENTIFICADO CON CÉDULA
CATASTRAL N.º 00-01-0002 -0627-000 Y MATRÍCULA
INMOBILIARIA N.º 152 - 58304 DE LA OFICINA DE
INSTRUMENTOS PÚBLICOS DE CÁQUEZA –
CUNDINAMARCA.
EN EJECUCION
46 UBAQUE SG-369-2020
ESTE INMUEBLE SE DESTINARÁ PARA LA
CONSTRUCCION DE LA PRIMERA ETAPA FDEL
INSTITUTO TECNICO DE ORIENTE SEDEB, EL CUAL
BENEFICIARÁ A 540 ALUMNOS, LA CUAL
MEJORARÁ LAS CONDICIONES DE CALIDAD PARA
EJERCER SU DERECHO A LA EDUCACION, LO
CUAL PERMITE AMPLIAR
EN EJECUCION
Fuente: Elaboración de la Dirección de Bienes e Inventarios.
LOGROS:
La Dirección de Bienes e Inventarios realizó la actualización de los
activos de Bienes Inmuebles en el sistema SAP, respecto a la inclusión
y/o exclusiones de los bienes inmuebles, así como la actualización
catastral y/o folio de matrícula inmobiliaria. Este logro representa un
impacto positivo que permite hoy contar con una base de datos
confiable y real.
La Dirección de Bienes e Inventarios seleccionó los bienes inmuebles
objeto de avalúos para contratar la realización de 120 avalúos de los
predios propiedad del Departamento de Cundinamarca. Como
resultado de este proceso se logrará la actualización de la
información inmobiliaria de la entidad, se verificará y revisará la
información jurídica y catastral de los inmuebles, así como la
actualización de valor actual de los predios en el sistema SAP. Esta
información es el sustento para el aseguramiento de las
construcciones para efectos de su valor de reposición.
La Dirección de Bienes e Inventarios realizó el estudio Técnico –
Jurídico para la verificación del estado actual de los bienes inmuebles
baldíos a favor del Departamento de Cundinamarca por parte de la
Agencia Nacional de Tierras. Igualmente se ofició al Instituto
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Geográfico Agustín Codazzi – IGAC solicitando las fichas catastrales,
a la Corporación Autónoma Regional – CAR, en solicitud de
conceptos Ambientales, con el fin de completar la documentación
para retomar y radicar nuevos trámites de titulación de predios
baldíos en posesión del Departamento.
Se logró ante la Agencia Nacional de Tierras -ANT- la legalización de
cinco (5) inmuebles a la fecha con su correspondiente título,
oficializando así el derecho de dominio por parte del Departamento
y su uso efectivo.
La Dirección de Bienes e Inventarios realizó el estudio Técnico –
Jurídico para la verificación del estado actual de los bienes inmuebles
a titular o legalizar el derecho de dominio a través de procesos de
pertenencia o vía judicial, a favor del Departamento de
Cundinamarca. Igualmente se ofició al Instituto Geográfico Agustín
Codazzi – IGAC solicitando las fichas catastrales, con el fin de requerir
ante las oficinas de Notariado y Registro la ausencia Registral, ante las
Secretarías de Planeación de cada municipio el uso de suelo definido
y la actividad desarrollada en marco de la normatividad urbanística
vigente, así como la expedición de conceptos ambientales, con el fin
de completar la documentación para retomar y radicar nuevos
trámites de titulación de predios en posesión del Departamento.
La Dirección de Bienes e Inventarios, realizó el estudio Técnico –
Jurídico para la verificación del estado actual de los bienes inmuebles
a titular a través de ley 2044 de 2020, a favor del Departamento de
Cundinamarca. Igualmente se ofició al Instituto Geográfico Agustín
Codazzi – IGAC solicitando las fichas catastrales, con el fin de requerir
ante las oficinas de Notariado y Registro la ausencia Registral, ante las
Secretarías de Planeación de cada municipio el uso de suelo definido
y la actividad desarrollada en marco de la normatividad urbanística
vigente, así como la expedición de conceptos ambientales, con el fin
de completar la documentación para retomar y radicar nuevos
trámites de titulación de predios en posesión del Departamento.
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La Dirección de Bienes e Inventarios optimizó el proceso de
saneamiento predial mediante la creación del link de consulta:
https://drive.google.com/drive/folders/1XDNiQngz00R-
3kE03kZtd8TekrSGXTm7usp=sharing Este espacio permite a los
funcionarios realizar una revisión técnica de los levantamientos
topográficos existentes de los predios propiedad del Departamento
de Cundinamarca y con ello, en el marco de la actual emergencia
sanitaria y ambiental, continuar con la ejecución eficiente del
proceso de Gestión de Bienes Inmuebles sin limitación en la consulta
oportuna de esta información.
La Dirección de Bienes e Inventarios, realizó las certificaciones de
propiedad de los 720 Bienes Inmuebles de Departamento ubicados
en los diferentes municipios y en Bogotá, protegiendo así los intereses
del Departamento.
La Dirección de Bienes e Inventarios legalizó la titulación de los predios
entregados a 35 familias damnificadas del municipio de Quetame
que por eventos naturales perdieron sus viviendas. Una vez realizada
la constitución de la propiedad horizontal se reubicaron las familias
beneficiadas con proyectos liderados por el Departamento de
Cundinamarca, dando cumplimiento de manera especial a los
principios Constitucionales.
La Dirección de Bienes e Inventarios proyectó la Resolución de
Transferencia del Bien Inmueble ESE Hospital de Girardot, el cual fue
registrado ante la Oficina de Registro de Instrumentos Públicos de
Girardot, logrando la transferencia efectiva de dicha propiedad,
ordenada por la entidad liquidadora.
La Dirección de Bienes e Inventarios certificó la propiedad de bienes
inmuebles objeto de comodato a los municipios que presentaron
solicitudes de apoyo para esta vigencia, con el fin de desarrollar
planes o programas de su competencia, siendo importante enunciar
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que con la suscripción de los contratos de comodato se protege y
custodia la propiedad y posesión del Departamento. Para la vigencia
del 2020, se celebraron 13 nuevos contratos de comodatos con los
municipios de Ubaque, Cáqueza, Mosquera, Paime, Zipaquirá, San
Cayetano, Silvania, Guaduas, Nimaima, Gutiérrez, Chocontá,
Facatativá, Medina.
Adicionalmente, la Dirección continúa con el seguimiento y control de
los 46 comodatos suscritos durante las vigencias anteriores, dando
cumplimiento a la normatividad contractual vigente y apoyando
programas en beneficio de la población cundinamarquesa en
diferentes municipios y a entidades del Departamento que así lo
requirieron, facilitándoles el uso gratuito de inmuebles de su
propiedad.
DIFICULTADES:
Acceso a la información de manera oportuna.
Obtener la documentación requerida para radicar ante la Agencia
Nacional de Tierras -ANT.
Actualizar información técnica de identificación de los inmuebles
(levantamientos topográficos), el plano correspondiente, elaborado
con arreglo a las exigencias señaladas en el Acuerdo 180 de 2009.
Formato Shape y en medio físico, según lo señalado por la Agencia
Nacional de Tierras -ANT.
Demoras en la entrega del total de la información solicitada por parte
de los municipios o entidades.
Coordinación de las actividades a cargo de otras entidades.
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F. ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DEL PARQUE AUTOMOTOR
Durante la vigencia 2020, la Secretaría General desde la Dirección de
Servicios Administrativos en trabajo articulado con la Secretaría de la
Función Pública, realizo jornadas de capacitación a conductores en el
cumplimiento del Plan Estratégico de Seguridad Vial –PESV- y el Plan
Institucional de Capacitaciones –PIC-, estas actividades se realizaron en
cumplimiento del indicador de capacitación a conductores el cual esta
articulado con el procedimiento Administración y Control del parque
Automotor el cual hace parte del Proceso de Gestión de los Recursos Físicos:
Primer trimestre: Jornada de capacitación sobre Pausas Activas y
Seguridad Vial, con la participación de 76 de asistentes entre personal
administrativo, contratistas y conductores.
Segundo trimestre: Jornada de Prácticas de Desarrollo Tecnológico y
Maniobras, con la participación de 8 conductores y jornada de
Socialización del Plan Estratégico de Seguridad Vial -PESV-, con la
participación de 52 asistentes entre personal administrativo,
contratistas y conductores.
Tercer trimestre: Jornada de Prácticas de Desarrollo Tecnológico y
Maniobras, con la participación de 30 asistentes entre personal
administrativo, contratistas y conductores; y jornada de Socialización
de Riesgos bajo el Plan Estratégico de Seguridad Vial, con la
participación de 34 asistentes entre personal administrativo,
contratistas y conductores.
Cuarto trimestre: 2 Jornadas de capacitación en Primeros Auxilios con
en el apoyo de la Dirección Centro Regulador de Urgencias,
Emergencias y Desastres -CRUE- y la participación de 18 y 12
conductores respectivamente.
Así mismo, durante la vigencia 2020, la Secretaría General, por medio de la
Dirección de Servicios Administrativos, celebró 21 contratos de comodato
de vehículos con diferentes entidades del orden departamental y municipal
de la siguiente manera:
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Municipio y/o Entidad Beneficiarios
La Calera Alcaldía Municipal
La Calera Alcaldía Municipal
Yacopí Alcaldía Municipal
Guachetá Alcaldía Municipal
Beltrán Alcaldía Municipal
Vergara Alcaldía Municipal
Útica Alcaldía Municipal
Ubaté Alcaldía Municipal
Tibacuy Alcaldía Municipal
Venecia Alcaldía Municipal
Paratebueno Alcaldía Municipal
Fusagasugá E.S. E Hospital San Rafael
Fusagasugá Personería Municipal
Girardot Hospital de Girardot
Ubaté E.S.E Hospital El Salvador
Tenjo E.S. E Santa Rosa
Departamento
CONVIDA
CONVIDA
INDEPORTES
Cruz Roja
Empresa Férrea Regional SAS
Fuente: Elaboración de la Dirección de Servicios Administrativos.
Finalmente, atendiendo al cumplimiento del procedimiento de
Administración y Control del Parque Automotor, durante la vigencia 2020 se
realizaron aproximadamente 335 mantenimientos a los vehículos que
forman parte del parque automotor de la Gobernación de Cundinamarca.
Aproximadamente 78 de carácter correctivo y 275 de carácter preventivo.
Así mismo, se creó el correo institucional
[email protected], como medio para
solicitar mantenimientos correctivos e informar sobre cualquier falla
mecánica que puedan presentar los vehículos propiedad del
Departamento.
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LOGROS:
Capacitación del personal en medidas de prevención y atención de
accidentes, casos de emergencia, primeros auxilios, cumplimiento de
las normas de tránsito, riesgos en la vía y seguridad vial.
Fortalecimiento de las capacidades institucionales de entidades del
nivel departamental y municipal mediante la entrega de vehículos de
apoyo en calidad de comodato.
Atención oportuna y eficiente de los mantenimientos preventivos y
correctivos de los vehículos propiedad del Departamento,
garantizando la prestación ininterrumpida del servicio de apoyo
vehicular ante aquellas entidades que así lo solicitaron.
Mejoramiento en los tiempos de respuesta y resolución de las
solicitudes de mantenimientos preventivos y correctivos allegadas a la
Dirección de Servicios Administrativos de la Secretaría General.
DIFICULTADES:
En el marco de la emergencia sanitaria y ambiental derivada de la
pandemia del COVID-19, algunas capacitaciones se adelantaron en
la modalidad virtual, situación que afectó la asistencia de personal
debido a limitaciones en la conectividad.
G. MANTENIMIENTO SEDE CENTRAL Y SEDES EXTERNAS
La Secretaría General, a través de la Dirección de Servicios Administrativos,
en el desarrollo del procedimiento Mantenimiento sede central y sedes
externas, logró crear una bolsa de mantenimiento que permitió adelantar
acciones que atendieron 114 requerimientos presentados por entidades de
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la Sede Administrativa y las Sedes Externas de la Gobernación de
Cundinamarca, así:
Sede Administrativa: 19 solicitudes.
Dirección Centro Regulador De Urgencias, Emergencias Y Desastres -
CRUE: 10 solicitudes.
Unidad Especial Administrativa para la Gestión del Riesgo de Desastres
-UAEGRD: 30 solicitudes.
Línea de Emergencias 123 Cundinamarca: 55 solicitudes.
De igual manera, atendiendo al cumplimiento de este procedimiento, se
implementó la solicitud de mantenimientos correctivos por medio digital, a
través de la creación del correo institucional
[email protected], con el fin de dar
oportuna respuesta y trámite a los diferentes requerimientos.
LOGROS:
Cumplimiento de más del 90% de la resolución de solicitudes de
mantenimientos correctivos y condiciones inseguras reportadas por
las entidades del Sector Central ante la Dirección de Servicios
Administrativos de la Secretaría General.
Gestión oportuna y eficiente de las solicitudes de mantenimientos
correctivos y condiciones inseguras por medio de la creación del
correo institucional.
DIFICULTADES:
Debido a las restricciones decretadas al sector de la construcción en
el inicio de la emergencia sanitaria y ambiental derivada de la
pandemia del COVID-19, se retrasó el inicio y el desarrollo de algunas
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obras de mantenimiento adelantadas por la Dirección de Servicios
Administrativos de la Secretaría General.
H. DOCUMENTOS INTERNOS
La Secretaría General, desde el proceso de Gestión de los recursos Físicos
que involucra a las Direcciones de Bienes e Inventarios y de Servicios
Administrativos, realizó la revisión del SICG (Sistema Integrado de Gestión y
Control) en el cual se encuentra el Sistema de Gestión de calidad. Se
actualizaron y crearon procedimientos y formatos, en aras de promover la
armonización, fortalecimiento, desarrollo y mejora continua del proceso en
la vigencia 2020, de acuerdo con la siguiente tabla:
Proceso Código Documento Plantilla Versión Fecha de
Aprobación
Gestión
de
Recursos
Físicos
A-GRF-
CA-001
Caracterización
del proceso
Gestión de los
Recursos Físicos
Caracterización 7 30/Jul/2020
Gestión
de
Recursos
Físicos
A-GRF-
PR-003
Administración
de Bienes
Inmuebles
Procedimiento 5 24/Ago/2020
Gestión
de
Recursos
Físicos A-GRF-
PR-010
Administración
de inventarios
instituciones
educativas no
certificadas por
el
departamento
Procedimiento 1 14/Sep/2020
Gestión
de
Recursos
Físicos
A-GRF-
PR-008
Administración
Inventarios
Personalizados
Procedimiento 4 24/Ago/2020
Gestión
de
Recursos
Físicos
A-GRF-
PR-006
Administración y
Control del
Parque
Automotor
Procedimiento 8 01/Sep/2020
Gestión
de
Recursos
Físicos
A-GRF-
PR-001
Aseguramiento
e Indemnización
de Bienes
Procedimiento 6 24/Ago/2020
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Gestión
de
Recursos
Físicos
A-GRF-
PR-002
Baja y
Enajenación de
Bienes Muebles
Procedimiento 6 24/Ago/2020
Gestión
de
Recursos
Físicos
A-GRF-
PR-005
Gestión para el
Pago de
Impuestos,
Servicios, Tasas y
Multas
Procedimiento 3 31/Ago/2020
Gestión
de
Recursos
Físicos A-GRF-
PR-004
Ingreso y Egreso
de Bienes
Muebles y
Elementos de
Consumo al
Almacén
General
Procedimiento 7 24/Ago/2020
Gestión
de
Recursos
Físicos
A-GRF-
PR-009
Mantenimiento
de Sedes
Central y
Externas
Procedimiento 2 28/Oct/2020
Gestión
de
Recursos
Físicos
A-GRF-
FR-027
Acta de
entrega y
recibido del
vehículo
Formato 1 29/Jul/2020
Gestión
de
Recursos
Físicos
A-GRF-
FR-001
Autorización de
reparación y/o
suministro
Formato 2 07/Ago/2020
Gestión
de
Recursos
Físicos
A-GRF-
FR-017
Chequeo
semanal antes
de Marcha del
Vehículo
Formato 4 07/Ago/2020
Gestión
de
Recursos
Físicos
A-GRF-
FR-028
Control de
recibido de
facturas
Formato 1 30/Jul/2020
Gestión
de
Recursos
Físicos
A-GRF-
FR-019
Inspección
Botiquines
Vehículos
Formato 2
07/Ago/2020
Gestión
de
Recursos
Físicos
A-GRF-
FR-030
Lista de
chequeo de
infraestructura
segura
Formato 1 02/Nov/2020
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Gestión
de
Recursos
Físicos
A-GRF-
FR-026
Ruta para el
mantenimiento
preventivo
vehicular
Formato 2 07/Ago/2020
Gestión
de
Recursos
Físicos
A-GRF-
FR-029
Solicitud
mantenimientos
correctivos de
infraestructura
Formato 1 22/Oct/2020
LOGROS:
Promoción de la armonización, fortalecimiento, desarrollo y mejora
continua del proceso de Gestión de los Recursos Físicos en la vigencia
2020, mediante actualizaciones y creaciones de procedimientos y
formatos para su efectivo desarrollo.
DIFICULTADES:
Demoras en el proceso de revisión de los documentos, levantamiento
y actualización de la información, debido al desarrollo de actividades
de trabajo remoto/Home-office, producto de la emergencia social y
sanitaria derivada de la pandemia del COVID-19.
3.3 GESTIÓN DOCUMENTAL
Política Institucional de Gestión Documental
La Secretaría General, a través de la Dirección de Gestión Documental, ha
gestionado actividades que permiten incentivar y promover el cumplimiento
de los requerimientos de ley, enmarcados en las políticas nacionales de la
función archivística del Estado, Ley 594 de 2000, Ley General de Archivos;
política de transparencia y acceso a la información pública, como lo define
la Ley 1712 de 2014, Ley de transparencia y acceso a la información pública
nacional; políticas culturales encaminadas a la recuperación y
conservación de la memoria documental del Departamento, Ley 1185 de
2008, Ley General de Cultura; así como también, toda la normatividad
reglamentaria correspondiente y vigente.
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Actualización de Instrumentos y documentos archivísticos
En el presente año se aprobó ante el Comité Institucional de Gestión del
Desempeño del Departamento de Cundinamarca, la actualización de la
política de Gestión Documental, con el objetivo de renovar todos los
procesos y criterios comunes relativos a la producción, administración,
conservación y custodia de documentos que se generen en cumplimiento
de las funciones de la Gobernación de Cundinamarca.
Se revisó y actualizó el Programa de Gestión Documental - PGD, toda vez
que éste, define los lineamientos que deben ser aplicados a la producción
documental desde su producción y/o recepción hasta su disposición final.
Dicho programa está encaminado al eficiente, eficaz y efectivo manejo y
organización de la documentación producida y recibida por una entidad,
desde su origen hasta su destino final a corto, mediano y largo plazo como
parte del Plan Estratégico Institucional y Plan de Acción Anual.
De otra parte, se llevó a cabo la sustentación de la actualización del
instrumento archivístico denominado Tablas de Retención Documental -
TRD del sector central las cuales fueron sustentadas ante el Archivo General
de la Nación y se encuentran en proceso de firma para su implementación.
En concordancia con el acuerdo 04 de 2019.
Lo descrito anteriormente, atiende lo establecido en el artículo 13 de la Ley
1712 de 2014: “(…) Todo sujeto obligado deberá asegurarse de que sus
Registros de Activos de Información cumplan con los estándares
establecidos por el Ministerio Público y con aquellos dictados por el Archivo
General de la Nación, en relación con la constitución de las Tablas de
Retención Documental (TRD) (…)”
Actualización de documentos Internos
Armonizados con las políticas de calidad del Sistema Integral de Gestión y
Control, hemos establecido políticas, procesos y procedimientos
encaminados a fortalecer la política de gestión documental, promoviendo
la estandarización de documentos internos, permitiendo una mejora
continua.
Por ello se actualizaron los siguientes documentos:
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Publicación de instrumentos archivísticos en la página web de la
gobernación de Cundinamarca
En concordancia con la ley 1712 de 2014 y con el propósito de poner en
conocimiento de la ciudadanía en general, la información generada por
nuestra entidad, se han publicado los instrumentos archivísticos en la página
web de la Gobernación de Cundinamarca permitiendo, a servidores y
ciudadanos, conocer las políticas, procesos y procedimientos establecidos
por la normatividad vigente. Las siguientes son las publicaciones en la
página web Gobernación:
Instrumento Archivístico Link
Tablas de Retención
Documental – TRD
http://www.cundinamarca.gov.co/Ho
me/SecretariasEntidades.gc/Secretaria
general/SecreGralDespliegue/asgestio
ndocumental/tablas+de+retencion+do
cumental
Cuadros de Clasificación
Documental – CCD
http://www.cundinamarca.gov.co/Ho
me/SecretariasEntidades.gc/Secretaria
general/SecreGralDespliegue/asgestio
ndocumental/cuadro+de+clasificacion
++documental
Código Titulo Documento Plantilla Versión
A-GD-FR-014 Control De Registro De Activos
De Información Formato 1
A-GD-PR-004
Procedimiento para la
administración del archivo
central.
Procedimiento 5
A-GD-IN-001 Elaboración de Documentos Instructivo 2
A-GD-FR-015 Hoja de Control de los
Documentos Formato 1
A-GD-CA-001 Caracterización del Proceso -Caracterización de procesos- 6
A-GD-POL-001 Política de Gestión Documental Política 2
A-GD-PROG-001 Programa de Gestión
Documental Programa 2
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Programa de Gestión
Documental – PGD
http://www.cundinamarca.gov.co/Ho
me/SecretariasEntidades.gc/Secretaria
general/SecreGralDespliegue/asgestio
ndocumental/progrma-de-gestion-
documental
Tablas de Valoración
Documental – TVD
http://www.cundinamarca.gov.co/Ho
me/SecretariasEntidades.gc/Secretaria
general/SecreGralDespliegue/asgestio
ndocumental/tablas+de+valoracion+d
ocumental
Sistema Integral de
Conservación –SIC
http://www.cundinamarca.gov.co/Ho
me/SecretariasEntidades.gc/Secretaria
general/SecreGralDespliegue/asgestio
ndocumental/conservacion
PINAR http://www.cundinamarca.gov.co/Ho
me/ServCiud.ventanilla/ServiciosCiuda
dano.gc/astransparecia_contenidos/tr
ansparenciayaccesoinformacionver1
Registro de Activos de
Información
http://www.cundinamarca.gov.co/Ho
me/SecretariasEntidades.gc/Secretaria
general/SecreGralDespliegue/asgestio
ndocumental/registros-de-activos-de-
informacion/index
Eliminación Documental http://www.cundinamarca.gov.co/Ho
me/SecretariasEntidades.gc/Secretaria
general/SecreGralDespliegue/asgestio
ndocumental/eliminacion
Índice de información
clasificada y reservada
http://www.cundinamarca.gov.co/Ho
me/SecretariasEntidades.gc/Secretaria
general/SecreGralDespliegue/asgestio
ndocumental/indice-de-informacion-
clasificada-y-reservada/index
Esquema de publicación de
información
http://www.cundinamarca.gov.co/Ho
me/SecretariasEntidades.gc/Secretaria
general/SecreGralDespliegue/asgestio
ndocumental/esquema-de-
publicacion-de-informacion/index
Registro de publicaciones http://www.cundinamarca.gov.co/Ho
me/SecretariasEntidades.gc/Secretaria
general/SecreGralDespliegue/asgestio
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ndocumental/registro-de-
publicaciones/index
Cuadro de clasificación
Documental
http://www.cundinamarca.gov.co/Ho
me/SecretariasEntidades.gc/Secretaria
general/SecreGralDespliegue/asgestio
ndocumental/cuadro+de+clasificacion
++documental
Seguimiento a la implementación de las tablas de retención
documental
En el presente año se adelantaron actividades virtuales y presenciales,
tendientes a fortalecer la aplicación de las Tablas de Retención
Documental, a través de cronogramas trimestrales de visitas de verificación
a la aplicación del instrumento archivístico en las dependencias del sector
central de la administración departamental. A partir del mes de marzo dado
la emergencia sanitaria del COVID 19, se estableció la programación
trimestral de manera virtual y presencial.
Esta actividad de seguimiento a la implementación se puede verificar en el
siguiente enlace:
http://isolucion.cundinamarca.gov.co/Isolucion/Medicion/frmIndicadoresB
ase.aspx?CodIndicador=Mjg5&FechaIni=MTQvMTIvMjAxOQ==&FechaFin=
MTQvMTIvMjAyMA==
Plan Institucional de Archivos – PINAR
La implementación del Plan Institucional de Archivo se refleja en las tareas
adelantadas en los planes de mejoramiento y planes de acción de riesgos,
generados a partir de las auditorías internas y externas. Aunado a lo anterior
la Gobernación de Cundinamarca cuenta con el Sistema Integral de
Gestión y Control el cual fortalece los procedimientos y permite evaluar la
trazabilidad de cada uno de ellos. De igual forma se puede evidenciar de
manera amplia que se están implementando los instrumentos archivísticos
tales como las Tablas de Retención Documental, el Programa de Gestión
Documental y el Sistema Integrado de Conservación.
De otra parte, se realizaron reuniones de revisión al desempeño en el
proceso de gestión documental permitiendo visualizar los indicadores de los
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planes de acción y proyectos que no alcanzaron los resultados planificados
dentro de las acciones de mejora.
Diagnóstico Integral de Archivo – DIA
El documento de Diagnóstico Integral de Archivo realizado en la
Gobernación de Cundinamarca se desarrolló en cumplimiento de los
establecido en la Ley 594 de 2000 “Ley General de Archivos, Titulo XI-
Conservación de Documentos”, la cual establece que es requisito
indispensable la implementación del sistema en todas las fases del ciclo vital
de los documentos, para garantizar la conservación y preservación de la
información; y el Acuerdo 006 de 2014 del Archivo General de la Nación “Por
medio del cual se desarrollan los artículos 46, 47 y 48 del Título XI
"Conservación de Documentos" de la Ley 594 de 2000”.
Dicho documento tiene como finalidad identificar y evaluar el estado actual
de los procesos archivísticos y de conservación de la documentación
producida y recibida por la Gobernación de Cundinamarca, ya que es
esencial para la toma de decisiones en temas de gestión documental. Por
lo tanto, la entidad dando cumplimiento a la normatividad la Gobernación
de Cundinamarca Sector Central suscribe contrato de prestación de
Servicios N° 242 de 2019, con el objeto de elaborar e implementar el Sistema
Integrado de Conservación – SIC.
A continuación, se presentan las conclusiones del informe de
Diagnóstico Integral de Archivo resultado del levantamiento de información
que se realizó durante el periodo comprendido entre el 28 de octubre al 15
de noviembre del año 2019, en la sede administrativa de la Gobernación de
Cundinamarca y algunas sedes externas. Este describe los aspectos con
relación a la administración, custodia y conservación de los soportes
documentales de la Gobernación, y da a conocer las fortalezas y
debilidades para así establecer los planes de acción a corto, mediano y
largo plazo que se deben implementar para el Sistema Integrado de
Conservación.
Conclusiones
Las siguientes conclusiones se realizan teniendo en cuenta los hallazgos
encontrados durante el Diagnóstico Integral de Archivos, realizado en la
Gobernación de Cundinamarca e incluyen los aspectos archivísticos y los
aspectos de conservación documental.
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Conclusiones en aspectos archivísticos
Dentro de los Instrumentos archivísticos para llevar a cabo las actividades
de Gestión Documental en la Gobernación de Cundinamarca, se
evidenciaron los siguientes instrumentos archivísticos:
o El Cuadro de Clasificación Documental (CCD)
o La Tabla de Retención Documental (TRD)
o El Programa de Gestión Documental (PGD)
o Plan Institucional de Archivos de la Entidad (PINAR)
o El Inventario Documental
o Modelo de Requisitos Gestión de Documentos Electrónicos
(MOREQ)
o Los mapas de procesos, flujos documentales y la descripción
de las funciones de las unidades administrativas de la entidad.
La Gobernación de Cundinamarca tiene un Programa de Gestión
Documental en el cual define los procesos de gestión documental:
planeación, producción, gestión y tramite, organización, transferencia,
disposición de documentos, preservación a largo plazo y valoración.
Para llevar a cabo las actividades que permitan cumplir con cada uno
de ellos, establece lineamientos y directrices evidenciados como
manuales, procedimientos, y documentos.
Para llevar a cabo los procesos en Gestión Documental la entidad tiene
establecido: el Plan institucional de archivos - PINAR, el Programa de
Gestión Documental - PGD, Manual de Gestión Documental, Guía de
Gestión Documental y una serie de procedimientos para llevar a cabo
los procesos de gestión tales como: planeación, producción, gestión y
tramite, organización, transferencia, disposición de documentos,
preservación a largo plazo y valoración.
La entidad tiene definidos los procesos principales para la gestión
documental lo cual le permite que el desarrollo de las actividades de
gestión documental sea homogéneo.
El acompañamiento permanente del área de gestión documental
garantiza que los gestores documentales y quienes apoyan las funciones
de archivo comprendan los procesos de gestión documental y se
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programen las transferencias primarias de acuerdo con los tiempos de
retención.
De acuerdo con los resultados obtenidos en la consolidación de
información del volumen documental hallado en el archivo de gestión,
se logró determinar un total aproximado de 4.052,78ML que
corresponden a toda la documentación en las diferentes áreas de
gestión de la Gobernación de Cundinamarca.
La dependencia que tiene el mayor volumen de documentos es la
Secretaría de la Función Pública con 1.295,13ML, el cual representa un
31.95% de la documentación. Así mismo, la dependencia que tiene
menor volumen documental es el Despacho / Secretaria Privada con
2.75 ML, que representa el 0.06% de la documentación en gestión.
La entidad cuenta con una herramienta tecnológica para la gestión
documental la cual, aunque cumple su función de administración de
correspondencia no cumple con la totalidad de requisitos funcionales y
no funcionales establecidos en el Moreq para ser tomada como SGDEA
Sistema de Gestión de Documento Electrónico de Archivo.
La Secretaría de Tecnologías de la Información tiene identificados los
procesos a los cuales se debe prestar mayor atención para garantizar la
seguridad de la información y se encuentran en la implementación de
mejora de estos.
En cuanto a las trasferencias primarias, se pudo evidenciar que el área
de Gestión Documental se encarga de asesorar, verificar y acompañar
el proceso mediante visitas de verificación en las cuales se evalúa la
aplicación de las Tablas de Retención Documental TRD y se realiza una
programación con la oficina productora, en las cuales se adquieren
compromisos de mejora de la gestión documental y las transferencias
documentales a las que haya lugar; las cuales se realizan a través del
Formato Único de Inventario Documental FUID.
Se evidenció que la Gobernación de Cundinamarca mediante las
circulares internas; 015 del 31 de mayo de 2018 realizó socialización de la
política de Gestión documental y Modelo de Requisitos para la Gestión
de Documentos Electrónicos MOREQ y mediante la circular 016 del 14 de
junio de 2018 socializó el Plan Institucional de Archivos PINAR.
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Dentro de los procesos de gestión documental la entidad utiliza los
instrumentos archivísticos tales como: el Formato Único de Inventario
Documental FUID, planillas de registro de préstamo y consulta.
Las transferencias se realizan de manera periódica cumpliendo con los
tiempos de retención y las trasferencias que se encuentran pendientes
están programadas para realizarse antes de terminar la vigencia 2019.
La entidad tiene un cronograma trimestral de sensibilización y
capacitaciones para concientizar y formar a los funcionarios y
contratistas, sobre el manejo de la "guía para la organización de archivos
de gestión y transferencias documentales", a cargo del archivo central.
Conclusiones – Aspectos de Conservación
La Gobernación de Cundinamarca mediante el contrato 242 de 2019
desarrolla el Sistema Integrado de Conservación en cumplimiento de los
establecido en la Ley 594 de 2000 “Ley General de Archivos, Titulo XI-
Conservación de Documentos”, la cual estipula que es requisito
indispensable la implementación del sistema en todas las fases del ciclo
vital de los documentos, para garantizar la conservación y preservación
de la información; y el Acuerdo 006 de 2014 del Archivo General de la
Nación “Por medio del cual se desarrollan los artículos 46, 47 y 48 del Título
XI "Conservación de Documentos" de la Ley 594 de 2000”.
La entidad dando cumplimiento a la normatividad, durante el desarrollo
de sus funciones han venido realizando varias actividades que aportan a
la conservación documental, entre las cuales se destacan: contrato
anual para realizar saneamiento ambiental y limpieza documental,
cambio de unidades de almacenamiento documental para garantizar
la protección de los documentos de factores externos, uso de unidades
de conservación y almacenamiento documental estandarizadas,
disposición en los archivos de gestión de cámaras de seguridad,
detectores de humo, ruta de evacuación señalizadas y extintores
solkaflam, multipropósito y de gas carbónico.
En el año 2018 se presentó un siniestro causado por el rompimiento de un
tubo de agua en el archivo central, por lo cual la entidad como medida
correctiva para garantizar la conservación de la documentación que
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custodia en sus instalaciones suscribió un contrato interadministrativo N°
SG-CDCT-163-2019 con el Archivo General de la Nación con el objeto de
realizar el proceso de conservación, limpieza y desinfección de los
documentos que resultaron afectados por el siniestro. Aunque en la
entidad no existe un plan y brigada para la atención de emergencia
para material documental se evidenció que se atendió de manera
adecuada la emergencia presentada.
En general las carpetas se encuentran buen estado. Sin embargo,
algunas presentan deterioro de tipo físico como rasgaduras o roturas por
el uso de cuerda y ligas de caucho, principalmente en el archivo central
ubicado en las américas y el depósito 2 en la torre central.
En la Secretaria de Agricultura y Desarrollo Rural, se observó una
planoteca con planos sin unidad de almacenamiento. Así mismo, existen
planos colgados dentro del archivador rodante y otros doblados o
enrollados de tal manera que no se favorece su conservación.
Algunos mobiliarios de archivo presentan fallas en los rodamientos ya que
se activan solos, puerta o partes desprendidas, entrepaños doblados y
vencidos, etc. Por lo tanto, se debe realizar una revisión y posterior
mantenimiento del mobiliario de archivo.
Dentro de los factores que pueden afectar la conservación de la
documentación al interior de los depósitos de archivo 1, 2 y 3 ubicados
en la torre central se encuentra principalmente la tubería aérea que
conduce agua, está ubicada justo sobre la estantería.
Aunque la entidad entrega a los funcionarios y contratistas los elementos
de protección personal necesarios para ejecutar las actividades, se
evidencia que no los están empleando durante la manipulación de los
soportes documentales.
Una parte de la documentación se encuentra en tomos o
encuadernada, principalmente en el depósito de archivo ubicado en las
américas y el depósito 2 ubicado en la torre central se encuentra en
carpetas. Algunos tomos y/o encuadernaciones presentan deterioro
biológico avanzado, ocasionado por microorganismos. También se
evidenció, carpetas de yute con deterioro biológico y físico como
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rasgaduras, roturas, faltantes, dobleces y deterioró químico causado por
la oxidación de los ganchos legajadores metálicos.
La entidad tiene un depósito de archivo ubicado en el barrio Teusaquillo
(Calle 37 No. 19 – 27, Bogotá D.C) donde se encuentra parte de la
documentación de la Secretaria de Educación, Historias laborales, sin
embargo, esta documentación no de midió y tampoco se realizó un
muestreo ya que recibieron la visita del Archivo General de la Nación,
quienes emitieron una orden perentoria para retirar la documentación
de las instalaciones, mediante el Acta de visita control del 08/10/2019. Sin
embargo, en las entrevistas realizadas al área nos indicaron que alguna
parte de la documentación presenta deterioro biológico.
El depósito de archivo ubicado en las Américas no es adecuado para
almacenamiento documental, ya que presenta humedad en paredes y
techo, goteras, riesgo eléctrico, suciedad acumulada, factores que no
favorece la conservación de la documentación allí almacenada.
Se evidenció suciedad acumulada y alto volumen de material articulada
sobre la estantería, cajas y carpetas de los archivos de gestión y los
depósitos de archivo central.
El recuento total de microorganismos aislados en los depósitos 1,2 y 3 en
la torre central y en el depósito ubicado en las Américas fueron superiores
a 500 UFC/m3 encontrándose por fuera de los parámetros establecidos.
RECOMENDACIONES
Recomendación – Aspectos Archivísticos
Se debe contar con profesionales y técnicos con experiencia y carreras
afines a la gestión documental, conforme la Resolución 0629 de 2018
emitidos por el Departamento Administrativo de la Función Pública. “Por
la cual se determinan las competencias específicas para los empleos con
funciones de archivista que exijan formación técnica profesional,
tecnológica y profesional o universitaria de archivista”.
Se recomienda definir el proceso de digitalización teniendo en cuenta el
documento de requisitos mínimos de digitalización publicado por el
Archivo General de la Nación.
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Llevar a cabo las transferencias documentales de acuerdo con las Tablas
de Retención Documental (TRD), con el fin de, evitar acumulación
inadecuada de la documentación y prevenir eliminación de los
documentos que no han cumplido el tiempo de retención
Recomendaciones – Aspectos de Conservación
Las áreas destinadas para archivo de gestión deben proveer espacio
suficiente para albergar la documentación y los funcionarios deben
realizar las transferencias oportunamente de acuerdo con las Tablas de
Retención Documental y así evitar acumulación de cajas en el piso y
sobre el cerramiento de los archivadores.
Los funcionarios deben utilizar apropiadamente el mobiliario de archivo
para ubicar la documentación que están produciendo y consultando
regularmente y no para almacenar objetos ajenos al archivo.
Evitar utilizar el mobiliario de archivo para almacenamiento de bolsos,
alimentos, adornos, puesto que reduce el espacio para las cajas,
obligando a ubicarlas en el piso y aumentando así el riego que sufran
algún tipo de deterioro por acción del agua, polvo o daño mecánico
causado por golpes.
Realizar jornadas de capacitación y sensibilización en temas de
conservación preventiva de los soportes documentales; estas deben
estar dirigidas que incluyan a todos los funcionarios y contratistas
contratista de la Entidad.
Se recomienda revisar e intervenir lo más pronto posible la
documentación almacenada en el depósito de archivo ubicado en las
américas, con el fin evitar que se siga deteriorando por las condiciones
inadecuadas de almacenamiento en este lugar.
Se recomienda verificar la NTC 5397, para la implementación de
unidades de conservación.
Se recomienda la implementación de un plan y brigada para
emergencias de material documental.
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Es de importancia un adecuado almacenamiento de los medios ópticos
como los CD, ya que para garantizar su conservación se debe mantener
una temperatura de 10°C a 14°C y una humedad relativa de 40% a 50%,
como lo estipula el acuerdo 049 de 2000, en su artículo 4, condiciones
ambientales y técnicas.
Continuar con las actividades de saneamiento ambiental, que incluyen
desinfección, desratización y desinsectación, así mismo las actividades
de mediciones de condiciones ambientales como iluminación y
contaminantes microbiológicos antes y después del saneamiento
ambiental, para garantizar la conservación del material documental.
Se recomienda continuar con los procesos de limpieza técnica de
mobiliario de archivo y cajas de almacenamiento documental con
mayor frecuencia y supervisar que se haga con aspiradora filtro de agua,
ya que otros métodos lo que hacen es esparcir el polvo y los
microorganismos en el ambiente y causar enfermedades al personal.
Se debe verificar los métodos utilizados por los contratistas, puesto que
no se debe permitir que los proveedores usen el archivo Central, ni las
oficinas de la entidad para almacenar o guardar productos químicos ya
que son de alto riesgo para la salud de los funcionarios y la conservación
de los soportes documentales custodiados en esas áreas.
La limpieza de las unidades de conservación y almacenamiento, así
como el mobiliario de archivo, deben ser realizadas por una empresa con
experiencia en archivos, puesto que se evidenció suciedad acumuladas
sobre cajas, estantería, además de evidenció almacenamiento de
productos químicos líquidos utilizados para limpieza y saneamiento
ambiental al interior de los archivos.
Llevar a cabo los mantenimientos preventivos y correctivos necesarios,
los cuales deben incluir: techo, tuberías, pisos, paredes, ventilación,
lámparas, mobiliario de archivo, limpieza, saneamiento ambiental en los
archivos de gestión y en los depósitos de archivo central de la
Gobernación de Cundinamarca según las consideraciones del Acuerdo
049 de 2000 y el Acuerdo 006 del 2014, del Archivo General de la Nación.
Los espacios de archivo de gestión y archivo central deben estar
señalización considerando: la ubicación de extintores, salidas de
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emergencia, prohibido fumar y consumo de alimentos y prohibido
encender fuego.
Se debe adecuar un área para el almacenamiento del material
fotográfico, cintas de video y CD los cuales deben conservarse en
condiciones de temperatura y humedad relativa diferente al soporte en
papel; las cuales se encuentran establecidas en el Acuerdo 049 de 2000
del Archivo General de la Nación, en su artículo 4, condiciones
ambientales y técnicas.
Se recomienda revisar y organizar los planos enrollados y acopiados en
las planotecas rojas ubicadas en el depósito 2 de la torre central y los
ubicados en la Secretaria de Agricultura y Desarrollo Rural, para evitar
que se siguán deteriorando por el mal almacenamiento.
Realizar inspecciones periódicas de las instalaciones de archivo, las
cuales deben incluir el mobiliario, pisos, tubería, lámparas, cableado
eléctrico, puestos de trabajo, señalización, etc.
Se recomienda instalar en todos los depósitos de archivo central, equipos
para el control de la humedad relativa y temperatura, analizar los
resultados y tomar las acciones correctivas.
Se recomienda realizar medición de condiciones ambientales como:
iluminación, contaminantes atmosféricos, contaminantes
microbiológicos en los depósitos de archivo central.
Cuadro de Clasificación Documental – CCD
Actualización de las tablas de retención documental del sector central de
la administración departamental de Cundinamarca.
Los cuadros de clasificación documental que facilitan la consulta de los
documentos públicos que se conservan en los archivos.
Tablas de Retención Documental – TRD
En desarrollo del artículo 24 de la Ley 594 de julio 14 de 2000, Ley General de
Archivos, el cual establece que será obligatorio, para las entidades del
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Estado elaborar y adoptar las respectivas Tablas de Retención documental
– TRD.
Que el acuerdo No. 039 de octubre 31 de 2002, del Archivo General de la
Nación – AGN, reguló el procedimiento para la elaboración y aplicación de
las Tablas de Retención Documental.
Que por Decreto Departamental 027 de 2005, se adoptó la estructura del
sector central de la administración pública departamental, se fusionaron y
suprimieron algunas dependencias, reasignaron funciones y se modificaron
los objetivos y la estructura orgánica de organismos y dependencias
centrales, razón por la cual fue necesario armonizar las Tablas de Retención
Documental con la nueva organización administrativa.
Que mediante Resolución 00315 de junio 08 de 2006, se adoptaron e
implementaron las Tablas de Retención del sector central de la
administración pública departamental.
Que mediante acta número 05 del 07 de diciembre de 2011, el Comité de
Archivo del Sector Central de la Administración, aprobó la actualización de
las Tablas de Retención Documental.
Que mediante la Resolución 0417 de 2012, se modificó parcialmente la
Resolución 00315 de 2006.
Que el artículo 21 del Acuerdo 004 de 2013, por el cual se reglamentan
parcialmente los Decretos 2578 y 2609 de 2012 y se modifica el
procedimiento para la elaboración, presentación, evaluación, aprobación
e implementación de las Tablas de Retención Documental y las Tablas de
Valoración Documental, emitido por el AGN, derogó el Acuerdo No. 039 de
octubre 31 de 2002.
Que el artículo 14 del referido Acuerdo, establece los casos en los que
deberán actualizarse las Tablas de Retención Documental.
Que por Decreto Departamental 008 de 2013, se adoptó la estructura del
sector central de la administración pública departamental, se fusionaron y
suprimieron algunas dependencias, reasignaron funciones y se modificaron
los objetivos y la estructura orgánica de organismos y dependencias
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centrales, razón por la cual fue necesario armonizar las Tablas de Retención
Documental con la nueva organización administrativa.
Que mediante acta número 03 del 28 de mayo de 2014, el Comité Interno
de Archivo del Sector Central de la Gobernación de Cundinamarca,
aprobó la actualización de las Tablas de Retención Documental.
Que el Archivo General de la Nación – AGN, mediante acta número 08 del
14 de junio de 2016, convalido las Tablas de Retención Documental.
Que mediante la Resolución 0552 de 2016, se modificó parcialmente la
Resolución 0417 de 2012.
Tablas de Valoración Documental – TVD
Las Tablas de Valoración Documental – TVD son instrumento archivístico,
que, de acuerdo con la normatividad colombiana, que permite organizar
técnicamente los documentos que hacen falta de los fondos documentales
acumulados de las entidades (fondos acumulados son los documentos
acumulados en el tiempo sin ningún tipo de organización).
La Gobernación de Cundinamarca dando alcance a la normatividad
archivística colombiana, Ley 594 de 2000, Acuerdo 04 de 2004 expedido por
el Archivo General de la Nación y demás norma; elaboró y aprobó sus
TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL. Instrumento que le ha permitido a
la entidad determinar que documentos se conservan y cuales se
encontraban para eliminación, optimizando espacios y costos en custodia
y conservación.
Sistema Integrado de Conservación – SIC – Plan de Conservación
El SIC es el conjunto de planes, programas, estrategias, procesos y
procedimientos de conservación documental y preservación digital, bajo el
concepto de archivo total, acorde con la política de gestión documental y
demás sistemas organizacionales, tendiente a asegurar el adecuado
mantenimiento de cualquier tipo de información, independiente del medio
o tecnología con la cual se haya elaborado, conservando atributos tales
como unidad, integridad autenticidad, inalterabilidad, originalidad,
fiabilidad y accesibilidad, desde el momento de su producción y/o
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recepción, durante su gestión, hasta su disposición final, es decir, en
cualquier etapa de su ciclo vital.
Programa de Gestión Documental – PGD
De acuerdo al Decreto 437 del 2020, “Por medio del cual se establece la
estructura de la administración pública departamental, se define la
organización interna y las funciones de las dependencias del sector central
de la función pública de Cundinamarca y se dictan otras disposiciones” fue
necesario realizar una revisión para posteriormente actualizar el Programa
de Gestión Documental- PGD, el paso a seguir es enviarlo al comité
institucional para su aprobación y por último publicar en la página web de
la Gobernación, (Transparencia y acceso a la información).
En cuanto al Programa de Gestión Documental, las actualizaciones se
realizaron teniendo en cuenta el Plan de Desarrollo Cundinamarca, ¡Región
que progresa! 2020- 2024, de igual manera se hizo la revisión al componente
normativo por parte del equipo jurídico de la Dirección de Gestión
Documental, en el componente económico, se realizó la actualización de
los gastos de funcionamiento, teniendo en cuenta las metas del plan de
desarrollo que apuntan al buen funcionamiento del sector central y el
descentralizado de la Gobernación de Cundinamarca.
En el programa de Gestión Documental en el componente tecnológico se
realizó una actualización en los conceptos y se hizo una revisión minuciosa
de las aplicaciones que se usan en la Dirección de Gestión Documental y
en los diferentes procesos de la Gobernación de Cundinamarca, la
actualización estuvo enfocada en la aplicación MERCURIO, siendo la
herramienta diseñada para apoyar la labor del centro de información
documental de cualquier organización, permitiendo llevar a cabo la
administración de los documentos de una forma más eficiente, eficaz y con
menores costos y la implementación del Plan Estratégico de Tecnologías de
Información y Comunicación.
Se armonizó el Programa de Gestión Documental frente al MIPG Modelo
Integrado de Gestión y Control, con el fin de que la Gestión Documental en
la Gobernación tenga altos estándares en control y Gestión en los
procedimientos del proceso de Gestión Documental.
Sector Descentralizado
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Actividades Consejo Departamental de Archivos de Cundinamarca –
CDAC- en relación con las Entidades Descentralizadas.
Tal como lo establece el artículo 2.8.2.1.3.del Decreto 1080 de 2015, los
Consejos Departamentales de Archivos son instancias de articulación del
Sistema Nacional de Archivos (SNA), a nivel territorial, cuya principal
finalidad es la de promover el desarrollo de la función archivística, articular
junto con las demás instancias que conforman el Sistema Nacional de
Archivos a nivel nacional, territorial e institucional de las directrices
normativas y técnicas necesarias para la eficiente gestión documental.
El Consejo Departamental de Archivos de Cundinamarca se encuentra
integrado, conforme lo señala el artículo tercero del Decreto No. 0450 de
2016, según lo indicado por el artículo 8° del Decreto Nacional 2578 de 2012
(hoy incorporado en el Decreto Único de Cultura 1080 de 2015), por el cual
se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, se establece la Red
Nacional de Archivos, se deroga el Decreto número 4124 de 2004 y se dictan
otras disposiciones relativas a la administración de los archivos del Estado.
De igual forma, sus funciones están señaladas en el artículo tercero del
Decreto No. 0450 de 2016, así como la frecuencia de sus sesiones y el número
de miembros mínimos para deliberar y para tomar decisiones, en
concordancia con el artículo 2.8.2.1.9 Funciones de los Consejos
Departamentales y Distritales de Archivos, del Decreto Único de Cultura 1080
de 2015.
Por lo que el Consejo Departamental de Archivos de Cundinamarca, ha
diseñado una serie de actividades con el fin de cumplir con las funciones
establecidas y de esta manera apoyar a las entidades del Departamento,
incluidas las del orden descentralizado de la Gobernación de
Cundinamarca.
Teniendo en cuenta que una de las preocupaciones reiteradas de las
entidades, hace referencia al proceso de Convalidación de las Tablas de
Retención Documental – TRD - y Tablas de Valoración Documental – TVD-; la
Gobernación de Cundinamarca realizo un contrato con la Empresa
CONOCIMIENTO, ADMINISTRACION, INTELIGENCIA ARTIFICIAL Y CONTROL
HOLISTICO – CAMIACH-; de esta manera se busca fortalecer al CDA frente
a la función de evaluación y conceptuar las TRD y TVD presentadas; pero el
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contrato también permite un mayor acercamiento con las entidades que
han radicado el instrumento archivístico ya que contempla la celebración
de mesas de trabajo con el fin de indicar cuales son las falencias que
presentan en TRD o TVD, de esta manera se espera que de manera
progresiva las entidades puedan subsanar sus inconsistencias y agilizar la
convalidación requerida.
Entidades Descentralizadas que han radicado TRD y TVD, son:
MUNICIPIO
ENTIDAD INSTRUMENTO
FECHA
RECEPCIÓN
NO. DE
RADICACIÓN
BOGOTÁ, D.C. INSTITUTO DE ACCIÓN COMUNAL -
IDACO- TRD
20/11/2019 2019231695
BOGOTÁ, D.C. HOSPITAL UNIVERSITARIO LA
SAMARITANA TVD 24/1/2020 2020012468
BOGOTÁ, D.C. BENEFICENCIA DE
CUNDINAMARCA TRD 10/3/2020 2020044252
DESCENTRALIZAD
O
EMPRESA INMOBILIARIA Y
SERVICIOS LOGISTICOS TRD 26/5/2020 2020059963
BOGOTÁ, D.C. EMPRESA FÉRREA TRD 2/9/2020 2020091296
Instrumentos archivísticos sometidos a evaluación
No. INSTRUMENTO ARCHIVISTICO
CONCEPTO
FECHA
CONCEPTO ESTADO
1 TVD HOSPITAL SAN VICENTE DE PAUL NEMOCON VIABLE 13/11/2020 APROBADO
POR EL CDAC
2 TRD ALCALDIA MUNICIPAL DE CHIA VIABLE 17/10/2020 APROBADO
POR EL CDAC
3 TRD CONCEJO MUNICIPAL SUESCA NO VIABLE
5/11/2020
EN
SUBSANACIÓN
4 TRD EMPRESA DE SERVICIOS MUNICIPALES Y
REGIONALES S.E.R. NO VIABLE 17/10/2020
EN
SUBSANACIÓN
5 TRD CONCEJO MUNICIPAL SILVANIA NO VIABLE 17/10/2020 EN
SUBSANACIÓN
6 TRD CONCEJO MUNICIPAL TABIO NO VIABLE 5/11/2020 EN
SUBSANACIÓN
7 TRD CONCEJO MUNICIPAL EL COLEGIO NO VIABLE 17/10/2020 EN
SUBSANACIÓN
8 TRD CONCEJO MUNICIPAL RICAURTE NO VIABLE 17/10/2020 EN
SUBSANACIÓN
9 TRD HOSPITAL SAN ANTONIO DEL TEQUENDAMA NO VIABLE 17/10/2020 EN
SUBSANACIÓN
10 TVD EMSERCHOACHI E.S.P. NO VIABLE 23/10/2020 EN
SUBSANACIÓN
11 TRD EMSERCHOACHI E.S.P. NO VIABLE 23/10/2020 EN
SUBSANACIÓN
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12 TRD EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS DE TENA
S.A. ACUATENA NO VIABLE 17/10/2020
EN
SUBSANACIÓN
13 TRD ALCALDIA MUNICIPAL ARBELAEZ NO VIABLE 17/10/2020 EN
SUBSANACIÓN
14 TRD EMSERCHIA E.S.P. NO VIABLE 23/10/2020 EN
SUBSANACIÓN
15 TRD CONCEJO MUNICIPAL TIBIRITA NO VIABLE 17/10/2020 EN
SUBSANACIÓN
16 TVD ALCALDIA MUNICIPAL GUASCA NO VIABLE 6/11/2020 EN
SUBSANACIÓN
17 TRD PERSONERIA MUNICIPAL NOCAIMA VIABLE 19/10/2020 APROBADO
POR EL CDAC
18 TRD CONCEJO MUNICIPAL APULO VIABLE 23/10/2020 APROBADO
POR EL CDAC
19 TRD EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS CAJICA VIABLE 20/10/2020 APROBADO
POR EL CDAC
20 TVD ALCALDIA MUNICIPAL SESQUILE NO VIABLE 17/10/2020 EN
SUBSANACIÓN
21 TRD PERSONERIA MUNICIPAL FUNZA NO VIABLE 23/10/2020 EN
SUBSANACIÓN
22 TRD ALCALDIA MUNICIPAL DE LA MESA NO VIABLE 17/10/2020 EN
SUBSANACIÓN
23 TRD EMPRESA FRIGORIFICO Y PLAZA DE FERIAS
ZIPAQUIRA NO VIABLE 17/10/2020
EN
SUBSANACIÓN,
SOLICITARON
PRORROGA DE
30 DIAS, DESDE
EL 25 DE
NOVIEMBRE DE
2020 HASTA EL
8 DE ENERO DE
2021.
24 TVD INSTITUTO DE CULTURA Y TURISMO CAJICA VIABLE 17/10/2020 APROBADO
POR EL CDAC
25 TRD ALCALDIA MUNICIPAL PANDI NO VIABLE 17/10/2020 EN
SUBSANACIÓN
26 TVD HOSPITAL SAN JOSE LA PALMA NO VIABLE 17/10/2020 EN
SUBSANACIÓN
27 TRD ALCALDIA MUNICIPAL GUACHETA NO VIABLE 5/11/2020 EN
SUBSANACIÓN
28 TRD CENTRO DE SALUD DE TAUSA NO VIABLE 17/10/2020 EN
SUBSANACIÓN
29 TRD HOSPITAL NUESTRA SEÑORA DE LAS
MERCEDES FUNZA NO VIABLE 17/10/2020
EN
SUBSANACIÓN
30 TRD ALCALDIA MUNICIPAL SAN BERNARDO NO VIABLE 17/10/2020 EN
SUBSANACIÓN
31 TRD EMPRESA DE SERVICIOS PÚBLICOS
EMSERTENJO S.A. E.S.P. DE TENJO NO VIABLE 19/11/2020
EN
SUBSANACIÓN
32 TRD ALCALDÍA MUNICIPAL DE TOCAIMA NO VIABLE 11/11/2020 EN
SUBSANACIÓN
33 TRD ALCALDÍA MUNICIPAL DE GACHANCIPÁ NO VIABLE 11/11/2020 EN
SUBSANACIÓN
34 TRD EMPRESAS DE SERVICIOS PÚBLICOS
EMSERSOPÓ NO VIABLE 19/11/2020
EN
SUBSANACIÓN
35 TVD ALCALDÍA MUNICIPAL DE ZIPAQUIRÁ NO VIABLE 30/10/2020 EN
SUBSANACIÓN
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36 TRD ALCALDÍA MUNICIPAL DE ZIPAQUIRÁ
NO VIABLE
30/10/2020
EN
SUBSANACIÓN
37 TRD INSTITUTO MUNICIPAL PARA LA
RECREACIÓN Y DEPORTES CUNDEPORTES FUNZA NO VIABLE 9/11/2020
EN
SUBSANACIÓN
38 TRD INSTITUTO MUNICIPAL DE RECREACIÓN Y
DEPORTE TOCANCIPÁ NO VIABLE 9/11/2020
EN
SUBSANACIÓN
39 TRD INSTITUTO DE ACCIÓN COMUNAL-IDACO -
BOGOTÁ D.C. NO VIABLE 12/11/2020
EN
SUBSANACIÓN
40 TRD PERSONERÍA MUNICIPAL DE LENGUAZAQUE NO VIABLE 19/11/2020 EN
SUBSANACIÓN
41 TRD PERSONERÍA MUNICIPAL DE TAUSA NO VIABLE 11/11/2020 EN
SUBSANACIÓN
42 TRD HOSPITAL SAN RAFAEL DE CÁQUEZA NO VIABLE 13/11/2020 EN
SUBSANACIÓN
43 TRD ALCALDÍA MUNICIPAL DE SUTATAUSA NO VIABLE 20/11/2020 EN
SUBSANACIÓN
44 TRD ALCALDÍA MUNICIPAL DE ANAPOIMA NO VIABLE 30/10/2020 EN
SUBSANACIÓN
45 TRD PERSONERÍA MUNICIPAL DE CHÍA NO VIABLE 30/10/2020 EN
SUBSANACIÓN
46 TRD CONCEJO MUNICIPAL DE NIMAIMA NO VIABLE 18/11/2020 EN
SUBSANACIÓN
47 TRD CONCEJO MUNICIPAL DE NOCAIMA NO VIABLE 30/10/2020 EN
SUBSANACIÓN
48 TVD ALCALDÍA MUNICIPAL DE SOPÒ NO VIABLE 19/11/2020 EN
SUBSANACIÓN
49 TRD PERSONERIA MUNICIPAL DE GUATAVITA NO VIABLE 11/11/2020 EN
SUBSANACIÓN
0 TRD INSTITUTO MUNICIPAL DE VIVIENDA DE
INTERÉS SOCIAL DE CAJICÁ NO VIABLE 18/11/2020
EN
SUBSANACIÓN
51 TRD CONCEJO MUNICIPAL DE CHÍA VIABLE 16/12/2020
EN ESPERA DE
SER
APROBADO
POR EL CDAC
52 TRD CÁMARA DE COMERCIO DE FACATATIVÁ VIABLE
23/11/2020
APROBADO
POR EL CDAC
53 TRD CÁMARA DE COMERCIO DE GIRARDOT NO VIABLE 11/11/2020 EN
SUBSANACIÓN
54 TRD CONCEJO MUNICIPAL DE LA VEGA NO VIABLE 9/11/2020 EN
SUBSANACIÓN
55 TVD INSTITUTO MUNICIPAL DE RECREACIÓN Y
DEPORTE IMRDA ANAPOIMA NO VIABLE 30/10/2020
EN
SUBSANACIÓN
56 TRD PERSONERÍA MUNICIPAL DE MADRID NO VIABLE
18/11/2020
EN
SUBSANACIÓN
57 TRD CONCEJO MUNICIPAL DE COTA NO VIABLE 9/11/2020 EN
SUBSANACIÓN
58 TRD CONCEJO MUNICIPAL DE ZIPAQUIRÁ
NO VIABLE
30/10/2020
EN
SUBSANACIÓN
59 TRD ALCALDÍA MUNICIPAL DE FUNZA NO VIABLE
11/11/2020
EN
SUBSANACIÓN
Calle 26 #51-53 Bogotá D.C. Sede Administrativa - Torre Central Piso 5. Código Postal: 111321 – Teléfono: 749 1652
60 TRD EMPRESA MUNICIPAL DE ACUEDUCTO
ALCANTARILLADO ASEO FUNZA NO VIABLE 27/10/2020
EN
SUBSANACIÓN
61 TRD CONCEJO MUNICIPAL DE TENJO NO VIABLE 5/12/2020
EN
SUBSANACIÓN
62 TVD CONCEJO MUNICIPAL DE FUNZA NO VIABLE 25/11/2020 EN
SUBSANACIÓN
63 TRD ALCALDIA MUNICIPAL DE NOCAIMA NO VIABLE 5/12/2020
EN
SUBSANACIÓN
64 TRD ALCALDIA MUNICIPAL JUNIN NO VIABLE 3/12/2020
EN
SUBSANACIÓN
65 TRD ALCALDIA MUNICIPAL DE GACHETÁ NO VIABLE 5/12/2020 EN
SUBSANACIÓN
66 TRD CONCEJO MUNICIPAL DE SUBACHOQUE VIABLE
5/12/2020
APROBADO
POR EL CDAC
67 TRD ESE-HOSPITAL SAN JOSÉ DE GUACHETÁ NO VIABLE 25/11/2020 EN
SUBSANACIÓN
68 TRD PERSONERÍA MUNICIPAL DE GUADUAS NO VIABLE 1/12/2020 EN
SUBSANACIÓN
69 TRD PERSONERÌA MUNICIPAL DE TIBACUY NO VIABLE 3/12/2020 EN
SUBSANACIÓN
70 TVD PERSONERÌA MUNICIPAL DE TIBACUY NO VIABLE 3/12/2020 EN
SUBSANACIÓN
71 TVD HOSPITAL UNIVERSITARIO LA SAMARITANA
BOGOTA D.C. NO VIABLE 3/12/2020
EN
SUBSANACIÓN,
SOLICITAN
MESA TÉCNICA
PARA REVISIÓN
DEL
CONCEPTO
TÉCNICO
72 TRD INSTITUTO DE RECREACIÓN Y DEPORTE DE
MADRID NO VIABLE 3/12/2012
EN
SUBSANACIÓN
73 TVD INSTITUTO DE RECREACIÓN Y DEPORTE DE
MADRID NO VIABLE 3/12/2012
EN
SUBSANACIÓN
74 TRD EMPRESA DE SERVICIOS PÚBLICOS DE
TOCANCIPÁ NO VIABLE 25/11/2020
EN
SUBSANACIÓN
75 TRD ESE –HOSPITAL DE VIANÍ NO VIABLE 3/12/2020 EN
SUBSANACIÓN
76 TVD PERSONERÍA MUNICIPAL DE ZIPAQUIRÁ NO VIABLE 3/12/2020 EN
SUBSANACIÓN
77 TRD ALCALDIA MUNICIPAL DE SOPÓ NO VIABLE 3/12/2020 EN
SUBSANACIÓN
78 TRD ESE –HOSPITAL SAN JOSE DE LA PALMA NO VIABLE 3/12/2020 EN
SUBSANACIÓN
79 TRD PERSONERÍA MUNICIPAL DE SESQUILÉ NO VIABLE 1/12/2020 EN
SUBSANACIÓN
80 TVD PERSONERÍA MUNICIPAL DE TOCANCIPÁ NO VIABLE 1/12/2020 EN
SUBSANACIÓN
81 TRD PERSONERÍA MUNICIPAL DE TOCANCIPÁ NO VIABLE 1/12/2020 EN
SUBSANACIÓN
82 TVD ALCALDÍA MUNICIPAL DE TENJO NO VIABLE 1/12/2020 EN
SUBSANACIÓN
83 TRD PERSONERÍA MUNICIPAL DE GUASCA NO VIABLE 7/12/2020 EN
SUBSANACIÓN
84 TRD ALCALDIA MUNICIPAL DE VILLETA NO VIABLE 25/11/2020 EN
SUBSANACIÓN
Calle 26 #51-53 Bogotá D.C. Sede Administrativa - Torre Central Piso 5. Código Postal: 111321 – Teléfono: 749 1652
85 TRD ALCALDÍA MUNICIPAL DE BITUIMA NO VIABLE 25/11/2020 EN
SUBSANACIÓN
86 TRD ALCALDÍA MUNICIPAL DE GUATAVITA NO VIABLE 1/12/2020 EN
SUBSANACIÓN
87 TRD ALCALDÍA MUNICIPAL DE VILLAGÓMEZ NO VIABLE 25/11/2020
EN
SUBSANACIÓN,
SOLICITARON
PRORROGA DE
30 DIAS, DESDE
EL 7 DE ENERO
DE 2021 HASTA EL
18 DE FEBRERO
DE 2021.
88 TRD ALCALDÍA MUNICIPAL DE BOJACÁ NO VIABLE 24/11/2020 EN
SUBSANACIÓN
89 TRD ALCALDÍA MUNICIPAL DE MADRID VIABLE 5/12/2020 APROBADO
POR EL CDAC
90 TVD ALCALDÍA MUNICIPAL DE MADRID VIABLE 5/12/2020 APROBADO
POR EL CDAC
91 TVD CONCEJO DE SUESCA NO VIABLE 3/12/2020 EN
SUBSANACIÓN
92 TRD CONCEJO MUNICIPAL DE ANOLAIMA NO VIABLE 14/12/2020 EN
SUBSANACIÓN
93 TRD INSTITUTO DE DEPORTES, LA
RECREACION – INDERTEN-TENJO NO VIABLE 5/12/2020
EN
SUBSANACIÓN
94 TVD CONCEJO MUNICIPAL DE FUNZA NO VIABLE 3/11/2020 EN
SUBSANACIÓN
95 TVD EMPRESA DE SERVICIOS
PÚBLICOS – EMSERFUSA-FUSAGASUGÁ NO VIABLE 4/12/2020
EN
SUBSANACIÓN
96 TRD EMPRESA DE SERVICIOS
PÚBLICOS – EMSERFUSA-FUSAGASUGÁ NO VIABLE 4/12/2020
EN
SUBSANACIÓN
97 TRD PERSONERÍA MUNICIPAL DE SUSA NO VIABLE 30/11/2020 EN
SUBSANACIÓN
98 TVD PERSONERÍA MUNICIPAL DE SUSA NO VIABLE 30/11/2020 EN
SUBSANACIÓN
99 TRD HOSPITAL LA VEGA NO VIABLE 4/12/2020 EN
SUBSANACIÓN
100 TRD PERSONERIA MUNICIPAL DE TIBIRITA NO VIABLE 29/11/2020 EN
SUBSANACIÓN
101 TVD HOSPITAL MARIO GAITÁN YANGUAS DE
SOACHA NO VIABLE 12/12/2020
EN
SUBSANACIÓN
102 TRD PERSONERÍA MUNICIPAL DE GUACHETÁ NO VIABLE 3/12/2020 EN
SUBSANACIÓN
103 TRD ESE-CENTRO DE SALUD TIMOTEO RIVEROS
CUBILLOS DE UNE NO VIABLE 12/12/2020
EN
SUBSANACIÓN
104 TVD PERSONERÍA MUNICIPAL DE GUASCA NO VIABLE 7/12/2020 EN
SUBSANACIÓN
105 TRD CENTRO CULTURAL BACATÁ DE FUNZA NO VIABLE 12/12/2020 EN
SUBSANACIÓN
106 TRD HOSPITAL SAN JOSÉ DE GUADUAS NO VIABLE 12/12/2020 EN
SUBSANACIÓN
107 TRD BENEFICENCIA DE CUNDINAMARCA NO VIABLE 7/12/2020 EN
SUBSANACIÓN
108 TVD HOSPITAL SAN FRANCISCO DE GACHETÁ NO VIABLE 12/12/2020 EN
SUBSANACIÓN
Calle 26 #51-53 Bogotá D.C. Sede Administrativa - Torre Central Piso 5. Código Postal: 111321 – Teléfono: 749 1652
109 TRD EMPRESA INMOBILIARIA Y SERVICIOS
LOGÍSTICOS DE CUNDINAMARCA NO VIABLE 7/12/2020
EN
SUBSANACIÓN
110 TRD PERSONERÍA MUNICIPAL DE SOACHA NO VIABLE 27/11/2020 EN
SUBSANACIÓN
111 TRD EMPRESA REGIONAL AGUAS DEL
TEQUENDAMA ERAT – LA MESA NO VIABLE 11/11/2020
EN
SUBSANACIÓN
112 TRD PERSONERÍA MUNICIPAL DE AGUA DE DIOS NO VIABLE 25/11/2020 EN
SUBSANACIÓN
113 TRD ALCALDÍA MUNICIPAL DE FUSAGASUGÁ NO VIABLE 4/12/2020 EN
SUBSANACIÓN
114 TRD ALCALDÍA MUNICIPAL DE
QUEBRADANEGRA NO VIABLE 3/12/2020
EN
SUBSANACIÓN
115
TRD EMPRESA DE ACUEDUCTO
ALCANTARILLADO Y ASEO DE MADRID
E.A.A.A.M.-ESP
NO VIABLE 7/12/2020 EN
SUBSANACIÓN
116 TVD PERSONERÍA MUNICIPAL DE VILLAGÓMEZ NO VIABLE 4/12/2020 EN
SUBSANACIÓN
117 TVD ALCALDÍA MUNICIPAL DE NOCAIMA NO VIABLE 5/12/2020 EN
SUBSANACIÓN
118 TRD EMPRESA FÉRREA BOGOTÁ D.C. NO VIABLE 3/12/2020 EN
SUBSANACIÓN
119 TRD CONTRALORÍA DE SOACHA NO VIABLE 4/12/2020 EN
SUBSANACIÓN
120 TRD ALCALDÍA MUNICIPAL DE CABRERA NO VIABLE 4/12/2020 EN
SUBSANACIÓN
Entidades Descentralizadas a las que se les ha prestado asistencia técnica,
son:
ENTIDAD MUNICIPIO FECHA TEMA OBSERVACIONES
INSTITUTO DE
ACCIÓN COMUNAL -
IDACO-
GOBERNACIÓN
DESCENTRALIZADO
04/11/2020 MESA DE
TRABAJO -
CONCEPTO
TRD Y TVD
ASESORÍA
REALIZADA POR
LA EMPRESA
CAMIACH
BENEFICENCIA DE
CUNDINAMARCA
GOBERNACIÓN
DESCENTRALIZADO
07/12/2020 MESA DE
TRABAJO -
CONCEPTO
TRD Y TVD
ASESORÍA
REALIZADA POR
LA EMPRESA
CAMIACH
EMPRESA
INMOBILIARIA Y
SERVICIOS
LOGISTICOS
GOBERNACIÓN
DESCENTRALIZADO
04/12/2020 MESA DE
TRABAJO -
CONCEPTO
TRD Y TVD
ASESORÍA
REALIZADA POR
LA EMPRESA
CAMIACH
Calle 26 #51-53 Bogotá D.C. Sede Administrativa - Torre Central Piso 5. Código Postal: 111321 – Teléfono: 749 1652
EMPRESA FÉRREA GOBERNACIÓN
DESCENTRALIZADO
07/12/2020 MESA DE
TRABAJO -
CONCEPTO
TRD Y TVD
ASESORÍA
REALIZADA POR
LA EMPRESA
CAMIACH
3.4 GESTIÓN CONTRACTUAL
De igual manera, atendiendo la gestión oportuna en la ejecución
presupuestal y de planeación administrativa y financiera, se identifica el
avance al 100% de los procesos de selección. A continuación, se relacionan
dichos procesos:
Modalidad No. contratos Valor en millones No. de procesos en SECOP
Selección abreviada 9
3.942.576.243 9
DIRECTA / PRESTACION DE
SERVICIOS PROFESIONALES Y
DE APOYO
307
8.139.311.641 307
DIRECTA / SIN PRULARIDAD
DE OFERENTES 2
2.413.600 2
DIRECTA / URGENCIA
MANIFIESTA 1
105.000.000 1
DIRECTA / CONVENIO
INTERADMINISTRATIVO 1
80.295.067 1
DIRECTA / CONTRATOS
INTERADMINISTRATIVOS 6
5.935.043.846 6
DIRECTA/ARRENDAMIENTOS 8
383.737.520 8
DIRECTA / COMODATOS 30
- 30
Licitación Pública 4
3.254.634.595 4
Concurso de Méritos 0
- 0
Mínima Cuantía 12
564.405.003 12
Total 380
22.407.417.515 380
Calle 26 #51-53 Bogotá D.C. Sede Administrativa - Torre Central Piso 5. Código Postal: 111321 – Teléfono: 749 1652
Durante la vigencia del año 2020 se adicionaron y prorrogaron 144 contratos
de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, teniendo
en cuenta la necesidad que subsistía en la entidad de continuar contando
con el personal que pudiese ejecutar las actividades requeridas, por un total
de mil unos millones ochenta y cuatro mil ochocientos setenta y nueve pesos
($1.001.084.879) m/cte.
Subastas Inversas
Objeto V/ Pliegos V/
Contratado
Ahorro
COMPRA DE EQUIPOS TECNOLOGICOS,
COMPUTADORES PORTATILES E IMPRESORA.
100.555.000
89.584.098
10.970.902
CONTRATAR EL SUMINISTRO DE PAPELERIA Y UTILES DE OFICINA PARA LAS ENTIDADES DEL SECTOR CENTRAL DEL DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA.
126.585.160
85.676.991
40.908.169
Total 227.140.160 175.261.089 51.879.071
ANDRES ARIAS QUINTANA
Secretario General
Gobernación de Cundinamarca