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Curso: Excel Avançado
Formador: Carlos Maia
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2
ProgramaPrograma parapara o o MMóódulodulo� Formatações avançadas da folha de cálculoProtecção de dadosEstilos de formataçãoModelos
� Fórmulas e FunçõesFórmulas e funções avançadas (IF; Vlookup; Hlookup, etc...)Definir e utilizar nomes de célulasAuditoria de fórmulas
� Séries de dadosPreenchimento automático de séries
� Gestão de dadosGerir dadosFiltros automáticos e avançadosOrdenação de dadosAs tabelas dinâmicasOs níveis de dadosA utilização de subtotaisA consolidação de dados
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3
ProgramaPrograma parapara o o MMóódulodulo� As técnicas de simulaçãoCenáriosAtingir objectivoO Solver
� A criação de gráficosFormatação avançada de gráficosFormatação de gráficos tridimensionais
� Criar e utilizar macros
� Os Formulários
� Ferramentas de Revisão
� As ligações do Excel com outras aplicaçõesImportar texto do WordImportar informação de uma base de dados
� A integração do Excel com a InternetA transformação de documentos Excel em formato HTML
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RevisãoRevisão de de conceitosconceitos
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5
FunFunççõesões
= SUM(2;3;4;5)
Nome da função Argumentos da função
Caracter separador
Sintaxe
Nome_da_função (argumento; argumento2;…)
Exemplo
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6
AlgumasAlgumas FunFunççõesões
Average MédiaMin MinimoMax MáximoCount ContarCountif Contar seSum SomarSumif Somar sePower ExponênciaçãoToday HojeDate DataNow Agora
Nome Resultado
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7
DemonstraDemonstraççãoão da da utilizautilizaççãoão de de funfunççõesões
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8
CriarCriar ffóórmulasrmulas complexascomplexas usandousandoo o Function WizardFunction Wizard
Wizard- Assistente para construção de fórmulas.
Chamada do Function Wizard
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9
UtilizaUtilizaççãoão do do Function WizardFunction Wizard
Sintaxe da função seleccionada
Categoriasde funções
Funções
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10
CalculoCalculo da da mméédiadia usandousando o o WizardWizard
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11
DemonstraDemonstraççãoão da da utilizautilizaççãoão do do Function Function
WizardWizard
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12
EstilosEstilos
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13
Novo EstiloNovo Estilo
1. Seleccionar a célula com o estilo criado
2. Format -> Style
3. Escrever um nome para o estilo
4. Clicar em Add
5. Efectuar as modificaçõesnecessárias
6. OK
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14
Juntar Estilo de outra FolhaJuntar Estilo de outra Folha
1. Format -> Style
2. Clicar em Merge
3. OK
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15
Botão de EstiloBotão de Estilo� Na barra de formatação, clicar com o botão direito e escolher a
opção “customize”
� Arrastar de seguida o botão para a barra de formatação.
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16
EstilosEstilos
� Quero usar estilos que criei em outras folhas. Como posso usá-los?• Abrir um livro onde pretendemos juntar os estilos
• Juntar os estilos (botão “merge”)
• Gravar como Template (*.xlt)
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17
FormataFormataçção de cão de céélulas mediante lulas mediante condicondiççõesões
� Objectivo: Formatar células mediante a verificação de condições (Format � Conditional Formatting).
� Exemplo: assinalar todas as notas inferiores ou iguais a 12 valores
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18
Resultado ....Resultado ....
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19
GrGrááficosficos
1. Seleccionar a àrea que contéma informaçãopara o gráfico.
2. Chamar o“chart wizard”
3. Seguir os passosapresentados
Chart wizard
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20
A A utilizautilizaççãoão do do ““Chart WizardChart Wizard””
Seleccionar o tipo de gráfico
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21
Verificar / Identificar a gama de valores
A A utilizautilizaççãoão do do ““Chart WizardChart Wizard””
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22
A A utilizautilizaççãoão do do ““Chart WizardChart Wizard””
Titulo do gráfico
Etiqueta para o eixo do X
Etiqueta para o eixo do Y
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23
As opções para a colocação da legenda
A A utilizautilizaççãoão do do ““Chart WizardChart Wizard””
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24
A A utilizautilizaççãoão do do ““Chart WizardChart Wizard””
As etiquetas no gráfico (data labels)
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25
A A utilizautilizaççãoão do do ““Chart WizardChart Wizard””
A localização do gráfico
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26
O O grgrááficofico comocomo objectoobjecto
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27
FormataFormataççãoão de de grgrááficosficos
Depois do gráfico elaborado poder-se-á alterar a suaaparência, formatando os vários elementos que oconstituem.
Há várias maneiras de aplicar alterações, no entanto, a maisfácil é um duplo clique no elemento em causa.
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28
ModificaModificaçções ao grões ao grááficofico
� Mudar tipo de gráfico
� Mudar séries de dados
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29
ModificaModificaçções ao grões ao grááficofico
� Adicionar dados
� Ou com copiar e colar especial em cima do gráfico
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30
ModificaModificaçções ao grões ao grááficofico
� Mostrar a segunda série
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31
ModificaModificaçções ao grões ao grááficofico
� Mostrar valores em ordem inversa
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32
ModificaModificaçções ao grões ao grááficofico
� Adicionar uma TrendLine
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33
ModificaModificaçções ao grões ao grááficofico
� Adicionar uma imagem às séries
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34
GrGrááficos 3Dficos 3D
Dom
ingo
Seg
unda
Ter
ça
Qua
rta
Qui
nta
Sex
ta
Sáb
ado
0
20
40
60
80
100
120
140
160
Series1
Series2
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Modificar GrModificar Grááficos 3Dficos 3D
� Modificar Visão• Seleccionar as paredes
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36
Modificar GrModificar Grááficos 3Dficos 3D
� Mudar Séries de dados• Format -> Selected Data Series
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37
DemonstraDemonstraççãoão da da criacriaçção/formataão/formataççãoão de de
grgrááficosficos
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38
Trabalhar com dados em listasTrabalhar com dados em listas
� Ordenação de dados
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39
CritCritéério de ordenario de ordenaççãoão
1º critério de ordenação
2º critério de ordenação
3º critério de ordenação
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40
OrientaOrientaçção da Ordenaão da Ordenaççãoão
� O Excel permite alterar a orientação da ordenação, isto é, escolher entre ordenação por linha ou coluna
� Data�Sort...... (Options)
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41
SSééries de Preenchimentories de Preenchimento
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42
Criar SCriar Sééries de Preenchimentories de Preenchimento
� Seleccionar e arrastar com o botão direito do rato
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43
SSééries e Tendênciasries e Tendências
� Baseado no histórico• Exemplo – Saber o crescimento das vendas nos próximos meses baseado nos últimos três
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44
Criar Listas / SCriar Listas / Séériesries
� Tools -> Options
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45
Definir nomes de cDefinir nomes de céélulas / intervaloslulas / intervalos
OU
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46
Utilizar nomes de cUtilizar nomes de céélulas / lulas / intervalosintervalos
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47
CriaCriaçção de ão de SubtotaisSubtotais� Em Excel é possível criar, de forma automática, subtotais de valores em listas sem recorrer àcriação de formulas;
� Opção: Data�Subtotals
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48
CriaCriaçção de ão de SubtotaisSubtotais
Indicadores
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49
Remover Remover SubtotaisSubtotais
Remover Subtotais
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50
Listas e FormulListas e Formuláários de Dadosrios de Dados
� Por definição, uma base de dados é uma colecção de informação organizada;
� Uma base de dados é constituída principalmente por tabelas, registos e Campos;
� Em Excel, uma lista presente numa folha pode servir como uma base de dados;
� Entende-se por lista um conjunto de múltiplas linhas, com tipos de dados semelhantes;
� Em Excel as linhas servem de registos e as colunas de campos;
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51
TabelasTabelas
Registo
Nome do campo
As funcionalidades para tratar dados estão disponAs funcionalidades para tratar dados estão disponííveis no menu veis no menu ““DATADATA””
Campo
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52
CriaCriaçção de formulão de formulááriosrios
� Para criar um formulário é necessário:• Seleccionar a informação que pretendemos tratar através de formulários;
• Escolher no menu “Data” a opção “Form”
� Utilização do formulário• A utilização do formulário é possível através dos botões disponíveis na caixa de dialogo respectiva.
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53
AplicaAplicaçção de Formulão de Formulááriosrios
DataData-->>FormForm
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54
IntroduIntroduçção de dados no ão de dados no formulformulááriorio
Fazer um clique no botão “new” e preencher
a informação para os campos
As alterações efectuadas reflectem-se na lista que originou o formulário
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55
NavegaNavegaçção num formulão num formulááriorio
Registo anteriorRegisto Seguinte(respectivamente)
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EliminaEliminaçção de registosão de registos
Seleccionar o registo a eliminar e fazer um clique no botão Delete
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57
Consultar dados no FormulConsultar dados no Formulááriorio
1- Fazer um clique no botão “Criteria”2- Colocar o critério pretendido3- Premir “Enter”
Na escolha do critériopodem utilizar-se os operadores lógicos<; >; >=; <=; <>
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58
UtilizaUtilizaçção de Filtrosão de Filtros
� A utilização de filtros aplica-se quando pretendemos esconder temporariamente informação;
� Quando se aplicam filtros, o Excel esconde todos os valores que não respeitem o critério estabelecido;
� Podemos utilizar filtros mais ou menos elaborados;
� Existem filtros automáticos, contudo é possível elaborar os nossos próprios filtros;
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UtilizaUtilizaçção de Filtrosão de Filtros
Opção: Data - Filter
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60
Filtros automFiltros automááticosticos
Aparecem setas
Através das setas podemos escolher o critério a aplicar.
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61
CriaCriaçção de filtros personalizadosão de filtros personalizados
Criar o critério pretendido
Podemos criar filtros com dois critérios de comparação
utilizando and/or
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62
UtilizaUtilizaçção de funão de funçções de procuraões de procura
� O Excel dispõe de 2 funções que permitem procurar valores relacionáveis;• VLOOKUP (PROCV) – procura um valor na coluna mais àesquerda, e retorna o valor da linha, presente na coluna que especificamos.
• HLOOKUP (PROCH) – procura um valor comparável com a linha
� Exemplo de aplicação• Determinação da nota de 1 aluno em determinada disciplina
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63
VLOOKUP & HLOOKUPVLOOKUP & HLOOKUP
� Sintaxe das funções:•VLOOKUP(Lookup value; Table array; Column index number)
•HLOOKUP(Lookup value; Table array; Row index number)
Onde:• Lookup value – É o valor que a função procura na primeira
coluna/linha superior da tabela;• Table array – É o intervalo de células que contém a tabela com os
valores;• Column index number / Row index number – É a coluna/linha da
Table array ónde constam os valores que estamos interessados.
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64
Ver as fVer as fóórmulas nas crmulas nas céélulaslulas
Ver Formúlas
Pode-se também usar a combinação de teclas Ctrl + Shift + ´
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65
Exemplos VLOOKUPExemplos VLOOKUP
Neste caso, é necessário ordenar previamentea tabela para não haver erros
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Exemplos HLOOKUPExemplos HLOOKUP
Com FALSE não énecessário ordenar
previmente a tabela
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FunFunçções de Base de Dadosões de Base de Dados
� Dcount – Similar à função count
� Dcounta - Similar à função counta (não nulos)
� Dsum - Similar à função sum
� Daverage - Similar à função average
� Etc...
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Algumas funAlgumas funççõesões
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69
Tabelas DinâmicasTabelas Dinâmicas
� As tabelas dinâmicas permitem confrontar/analisar informação de acordo com as especificações colocadas;
� Os campos que serão confrontados são escolhidos durante o processo de criação da tabela;
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70
CriaCriaçção de tabelas dinâmicasão de tabelas dinâmicas
DATA - PIVOT TABLE
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71
Passo 2Passo 2� Indicação do intervalo que contém a informação
Passo 3Passo 3� Escolha do posicionamento da tabela pivot
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72
ConstruConstruçção da tabelaão da tabela
Apenas é necessário fazer drag-and-drop para os locais onde se pretende o campo
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73
Criar um gráfico
Estilos pré-definidos
Actualizar dados
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Fazer projecFazer projecçções sobre dadosões sobre dados
� Utilização da função PMT()
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Exemplo IExemplo I
NOTA: A taxa apresentada é uma taxa ANUAL. Como estamos a calcular o valor da prestação mensal, temos que a dividir por 12 (nº de meses num ano)
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Exemplo IExemplo I
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78
CriaCriaçção de cenão de cenááriosrios
� A utilização de cenários permite atribuir nomes a um conjunto de valores, que podem ser utilizados para efectuar uma série de operações numa folha;
� Passos para criar um cenário1. Seleccionar a primeira célula a alterar com base no cenário;
2. Escrever um valor que se pretende incluir no cenário;
3. Seleccionar o intervalo de células que contém os valores que se pretendem alterar com base no cenário;
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79
CriaCriaçção de cenão de cenáários rios -- Passo 1Passo 1
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80
CriaCriaçção de cenão de cenáários (rios (contcont))
Invocar o sumário
Escolher o tipo de relatório
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81
ResultadoResultado
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82
UtilizaUtilizaçção do Solverão do Solver� O “Solver” utiliza-se quando se pretende encontrar a melhor solução para um problema, considerando um conjunto de restrições específicas;
� Uma restrição é um limite imposto.
� Se o “Solver” não estiver visível:
• Tools�Add-ins�”Solver Add-in”
• Confirmar com “OK”
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Resolver o problema com o Resolver o problema com o ““SolverSolver””
� Seleccionar: Tools�Solver
� Escolher a célula onde será colocado o resultado
� Definir as condições;
� Definir as restrições;
� Fazer um clique em “solver”
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Exemplo de utilizaExemplo de utilizaçção do Solverão do Solver
� Considere-se a situação de um agregado familiar onde:
• Vencimento 1000 Euros
� Despesas• Desp. Familiares
• Desp. Alimentação
• Desp. Transporte
• Saldo
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CondiCondiççõesões
� Problema: Qual o máximo que é possível dispenderpara a prestação da casa?
� Condições:• O saldo mensal do agregado familiar deverá ser >= 100 euros
• A prestação da habitação deverá ser <= 40% * vencimento
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86
SoluSoluççãoão
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UtilizaUtilizaçção de Auditoriasão de Auditorias
� As ferramentas de Auditing permitem fazer uma auditoria da folha Excel;
� Opção: Tools�Auditing
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90
UtilizaUtilizaçção da Funão da Funçção ão ““IfIf””
� A função “if” (Se) utiliza-se para testar conteúdos das células e determinar se as células cumprem com determinadas condições;
� É possível utilizar as funções OR (ou) e AND (e) em conjunção com a If;
� Sintaxe:• If (teste lógico; Valor se verdadeiro; Valor se Falso)
� Exemplo:• If (Media>9,5; Aprovado; Reprovado)
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91
UtilizaUtilizaçção do ão do ““IfIf””
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92
UtilizaUtilizaçção do ão do ““AndAnd””
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93
Trabalhar com MacrosTrabalhar com Macros
� A utilização de Macros permite automatizar um conjunto de acções;
� A forma de utilização é semelhante à do Word;
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94
Criar uma MacroCriar uma Macro
Nome da Macro
Terminar a gravação da Macro
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Seleccionar/Invocar uma MacroSeleccionar/Invocar uma Macro
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Adicionar uma Macro a um botão Adicionar uma Macro a um botão e coloce colocáá--la na barra de Tarefasla na barra de Tarefas
� É possível associar a Macro a um botão para mais facilmente a invocar;
� É também possível colocar o botão na barra de tarefas
� Opção: Menu View�Customize
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Adicionar uma Macro a um botão Adicionar uma Macro a um botão e coloce colocáá--la na barra de Tarefasla na barra de Tarefas
� Passos:1. Invocar a opção de Menu View�Toolbars �Customize
2. Fazer um clique no separador “Commands”
3. Fazer um clique em “Macros” na lista “Categories”
4. Fazer um clique no botão “Custom Button”
5. Arrastar a imagem genérica para a barra de tarefas
6. Fazer um clique em “Modify Selection”
7. Seleccionar a Macro pretendida na lista “Assign Macro” e OK
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Adicionar uma Macro a um botão e Adicionar uma Macro a um botão e coloccolocáá--la na barra de Tarefasla na barra de Tarefas
1- Invocar a opção de Menu View �
Toolbars
2 - Fazer um clique no
separador “Commands”
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Adicionar uma Macro a um botão Adicionar uma Macro a um botão e coloce colocáá--la na barra de Tarefasla na barra de Tarefas
3 e 4 – Fazer um clique em “Macros” na lista “Categories”
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100
Adicionar uma Macro a um botão Adicionar uma Macro a um botão e coloce colocáá--la na barra de Tarefasla na barra de Tarefas
5 - Arrastar a imagem genérica
para a barra de tarefas
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101
Adicionar uma Macro a um botão Adicionar uma Macro a um botão e coloce colocáá--la na barra de Tarefasla na barra de Tarefas
7 - Seleccionar a Macro pretendida na lista “Macro Name”
6 - Fazer um clique em “Modify Selection” e “Assign Macro”
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GravarGravar documentosdocumentos parapara a a InternetInternet
Esta opção permiteduma forma rápida,gravar documentosem HTML, de formaa tornar possível a suadivulgação na Internet.
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103
Abrir ModelosAbrir Modelos
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Criar ModelosCriar Modelos
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105
FormulFormulááriosrios
� Definir a estrutura1. Planear o formulário
2. Definir o esqueleto
3. Adicionar interactividade
4. Proteger o formulário
5. Distribuir como modelo ou documento• Mail• Rede
� Preencher e guardar informações de um formulário
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FormulFormulááriosrios
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Adicionar Controles aos FormulAdicionar Controles aos Formulááriosrios
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108
Adicionar Controles aos FormulAdicionar Controles aos Formulááriosrios
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Adicionar Controles aos FormulAdicionar Controles aos Formulááriosrios
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Adicionar Controles aos FormulAdicionar Controles aos Formulááriosrios
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Adicionar Controles aos FormulAdicionar Controles aos Formulááriosrios
� Adicionar IFs
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Adicionar Controles aos FormulAdicionar Controles aos Formulááriosrios
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Adicionar Controles aos GrAdicionar Controles aos Grááficosficos
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Adicionar Controles aos GrAdicionar Controles aos Grááficosficos
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Adicionar Controles aos GrAdicionar Controles aos Grááficosficos
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Adicionar Controles aos GrAdicionar Controles aos Grááficosficos
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Adicionar Outros ControlesAdicionar Outros Controles
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Proteger folhas de cProteger folhas de cáálculo e Livroslculo e Livros
� A protecção efectua-se mediante a colocação de passwords. É possível:• Definir uma password para evitar um acesso não autorizado;
• Definir uma password para evitar um alterações não autorizadas;
• Abrir um livro (workbook) só
para leitua.
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Protecção da Folha Protecção do livro
Protecção da partilha
Desprotecção da Folha
Proteger folhas de cProteger folhas de cáálculo e Livroslculo e Livros
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Trabalho CooperativoTrabalho Cooperativo
� Revisão• Comentários
• Tracked Changes/Registo de Alterações
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ComentComentááriosrios
� View – Toolbars - Reviewing
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ComentComentáários de Mrios de Múúltiplos Revisoresltiplos Revisores
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ComentComentáários de Mrios de Múúltiplos Revisoresltiplos Revisores
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Pesquisa de InformaPesquisa de Informaçção nos ão nos ComentComentááriosrios
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Imprimir InformaImprimir Informaçção de Comentão de Comentááriosrios
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Registo de AlteraRegisto de AlteraççõesõesLigar
Registo de Alterações
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Registo de AlteraRegisto de AlteraççõesõesDesligar
Registo de Alterações
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Aceitar / Rejeitar AlteraAceitar / Rejeitar Alteraççõesões
� Tools -> Track Changes -> Accept or Reject Changes
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Envio para RevisãoEnvio para Revisão
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As ligaAs ligaçções do Excel com as ões do Excel com as restantes aplicarestantes aplicaçções do Office ões do Office
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