DOKUMEN MASTER
DAFTAR ISI SOP WAKIL MANAJEMEN
1. SOP/001/WM/2016 Tentang Pengendalian Dokumen Pengadilan Tata Usaha
Negara Bandung
2. SOP/001/WM/2016 Tentang Pengendalian Rekaman Tata Usaha Negara
Bandung
3. SOP/001/WM/2016 Tentang SOP Audit Internal Tata Usaha Negara Bandung
4. SOP/001/WM/2016 Tentang SOP Pengendalian Layanan Tidak Sesuai Tata
Usaha Negara Bandung
5. SOP/001/WM/2016 Tentang SOP Tindakan Korektif dan Tindakan Pencegahan
Tata Usaha Negara Bandung
6. SOP/001/WM/2016 Tentang SOP Prosedur Tinjauan Manajemen Tata Usaha
Negara Bandung
DOKUMEN MASTER
==================================================================
PENGADILAN TATA USAHA NEGARA BANDUNG
==================================================================
STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)
PENGENDALIAN DOKUMEN
No. Dokumen : SOP/001/WM/2016
Status : MASTER
: CONTROLLED COPY NO__________
: UNCONTROLLED
: OBSOLETE
Revisi : 00
Tgl. Berlaku : 20 April 2016
Disiapkan Oleh Disahkan Oleh
Nama H. Andri Mosepa, SH.,MH. Nama H. Ujang Abdullah, SH., M.Si
NIP 19640710 198903 1 001 NIP 19640710 198903 1 001
Jabatan Wakil Manajemen Jabatan Ketua PTUN Bandung
Dokumen ini adalah milik Pengadilan Tata Usaha Negara Bandung
Dilarang menggandakan sebagian maupun secara ke seluruhan dengan cara apapun tanpa
seizin Pengadilan Tata Usaha Negara Bandung
CONTROLLED COPY NO
1
DOKUMEN MASTER
PENGADILAN TATA USAHA NEGARA
BANDUNG Jl. Diponegoro No. 34 Bandung
Tlp/Fax : ( 022 ) 7272189 Website: http://www.ptun-bandung.go.id | Email: [email protected]
No. Dokumen SOP/001/WM/2016
Revisi Ke 00
Tgl Berlaku 20 April 2016
Halaman 1/8
STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)
PENGENDALIAN DOKUMEN
1. TUJUAN
Prosedur pengendalian dokumen ini dibuat untuk menjamin bahwa semua dokumen
sistem manajemen mutu Pengadilan Tata Usaha Negara Bandung digunakan dan
dikendalikan secara efektif.
2. RUANG LINGKUP
Ruang lingkup prosedur ini mengatur mekanisme pengendalian dokumen yang
mencakup proses identifikasi, penerbitan, pengesahan, pendistribusian, perubahan
dokumen sistem manajemen mutu Pengadilan Tata Usaha Negara Bandung.
3. REFERENSI
3.1 Persyaratan SMM ISO 9001:2008 klausul 4.2.3
4. DEFINISI
4.1 Dokumen : Informasi dan media pendukungnya. Dokumen di
Pengadilan Tata Usaha Negara Bandung ada yang
menggunakan media kertas maupun media elektronik
(tersimpan dalam komputer).
4.2 Dokumen Internal : Seluruh dokumen sistem mutu yang diterbitkan oleh
Pengadilan Tata Usaha Negara Bandung bersifat
terkendali dan diarsipkan.
4.3 Dokumen Eksternal : Dokumen dari Pengadilan Tata Usaha Negara
Bandung yang digunakan sebagai acuan / referensi
dalam pekerjaan, yang disimpan dan dikendalikan
oleh masing-masing Bagian yang diberi “Stempel
Pengadilan Tata Usaha Negara Bandung”. Yang
termasuk dalam dokumen eksternal misalnya,
Undang-Undang, Peraturan Pemerintah, Keputusan
Presiden, Peraturan Mahkamah Agung RI, Keputusan
Ketua Mahkamah Agung RI dan sebagainya.
4.4 Dokumen Master : Dokumen internal yang diterbitkan dan disahkan sesuai Kewenangan Pengesahan Dokumen, serta
dikendalikan oleh Sekretaris ISO. Dokumen master
memiliki identitas “MASTER” berwarna merah pada
setiap halaman dokumennya dan hanya dapat
diterbitkan dan dapat direvisi oleh Sekretaris ISO.
CONTROLLED COPY NO
2
DOKUMEN MASTER
PENGADILAN TATA USAHA NEGARA
BANDUNG Jl. Diponegoro No. 34 Bandung
Tlp/Fax : ( 022 ) 7272189 Website: http://www.ptun-bandung.go.id | Email: [email protected]
No. Dokumen SOP/001/WM/2016
Revisi Ke 00
Tgl Berlaku 20 April 2016
Halaman 2/8
STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)
PENGENDALIAN DOKUMEN
4.5 Dokumen Copy : Dokumen yang digandakan dari Dokumen Master
yang distribusinya dikendalikan oleh Sekretaris ISO
sesuai dengan Daftar Induk dan Distribusi
Dokumen Terkendali.
Dokumen copy terdiri atas Dokumen Terkendali
(Controlled Document) dan Dokumen Tidak
Terkendali (Uncontrolled Document)
4.6 Controlled Document : Dokumen copy yang distribusinya dikendalikan oleh
Sekretaris ISO
Penerima controlled copy teridenfitikasi sesuai
ketentuan penerima dokumen. Setiap kali terjadi
perubahan/revisi atas isi dokumen master, maka
Sekretaris ISO akan menerbitkan dokumen copy
terbaru kepada pemegang/penerima dokumen
copy sebelumnya dengan status revisi terkini.
Setiap penerima copy controlled document diberi
identitas “CONTROLLED COPY NO. ”
pada halaman paling depan dokumen
4.7 Uncontrolled
Document
: Dokumen copy yang distribusinya tidak
dikendalikan oleh Sekretaris ISO. Artinya jika terjadi
perubahan/revisi atas isi dokumen tersebut,
Sekretaris ISO tidak berkewajiban mendistribusikan
dokumen copy terbaru. Setiap copy uncontrolled
document diberi identitas “UNCONTROLLED”
pada halaman paling depan dokumen.
4.8 Dokumen Kadaluarsa : Dokumen master maupun dokumen eksternal yang
sudah tidak berlaku/sudah ada revisi penggantinya
tetapi masih disimpan untuk kepentingan internal
Unit Kerja. Setiap dokumen kadaluarsa diberi
identitas “OBSOLETE” pada halaman paling depan
dokumen.
5. TANGGUNG JAWAB
5.1 Manajemen Puncak bertanggung jawab untuk menetapkan Kebijakan Mutu dan
meninjau kesesuaiannya dengan kebutuhan Pengadilan Tata Usaha Negara
Bandung, serta mengesahkan seluruh dokumentasi sistem manajemen mutu
Pengadilan Tata Usaha Negara Bandung.
5.2 Masing-masing Bagian bertanggung jawab untuk:
- Mengidentifikasi kebutuhan dokumen (Prosedur, Sasaran Mutu, Formulir)
yang diperlukan dalam pelaksanaan proses pekerjaan di Bagiannya;
CONTROLLED COPY NO
3
DOKUMEN MASTER
PENGADILAN TATA USAHA NEGARA
BANDUNG Jl. Diponegoro No. 34 Bandung
Tlp/Fax : ( 022 ) 7272189 Website: http://www.ptun-bandung.go.id | Email: [email protected]
No. Dokumen SOP/001/WM/2016
Revisi Ke 00
Tgl Berlaku 20 April 2016
Halaman 3/8
STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)
PENGENDALIAN DOKUMEN
- Menyiapkan dan memastikan kesesuaian isi seluruh dokumen sebelum
disahkan dan diterbitkan;
- Meninjau dan melakukan revisi atas dokumen yang menjadi tanggung
jawabnya agar tetap relevan;
- Menyimpan dokumen eksternal yang relevan dan berlaku yang dijadikan
sebagai acuan pekerjaan;
5.3 Wakil Manajemen melalui Sekretaris ISO bertanggung jawab untuk: -
- Membuat Manual Mutu dan meninjau kesesuaiannya dengan proses
pelayanan Pengadilan Tata Usaha Negara Bandung
- Memberi identitas terhadap dokumen sesuai dengan ketentuan dan aturan
pada prosedur ini;
- Menerbitkan dan mendistribusikan dokumen yang sudah disahkan
oleh pihak berwenang;
- Memastikan bahwa dokumen yang digunakan dalam pelaksanaan pekerjaan
di masing-masing Bagian adalah dokumen yang mutakhir dengan status
revisi seragam;
- Mengkoordinir setiap perubahan dokumen sistem manajemen mutu yang
diimplementasikan di Pengadilan Tata Usaha Negara Bandung
- Menarik dokumen yang sudah tidak berlaku yang didistribusikan
secara terkendali, dan memberi identitas “OBSOLETE” pada dokumen
tidak berlaku yang asli (master);
6. KETENTUAN UMUM
6.1 Dokumen sistem manajemen mutu yang diterapkan di Pengadilan Tata Usaha
Negara Bandung adalah sebagai berikut:
- Kebijakan Mutu
- Manual Mutu
- Sasaran Mutu
- Dokumen Eksternal/Acuan
- SOP
- Formulir dan Arsip
6.2 Setiap dokumen sistem manajemen mutu harus memuat sedikitnya: judul, status
revisi, dan tanggal berlaku, kecuali untuk dokumen eksternal (termasuk formulir
yang berasal dari eksternal).
6.3 Seluruh dokumen seperti pada point 6.1 dikendalikan oleh Wakil Manajemen /
Sekretaris ISO sesuai dengan ketentuan prosedur ini, kecuali arsip dikendalikan
sesuai Prosedur Mutu Pengendalian Rekaman (SOP/002/WM/2016);
CONTROLLED COPY NO
4
DOKUMEN MASTER
PENGADILAN TATA USAHA NEGARA
BANDUNG Jl. Diponegoro No. 34 Bandung
Tlp/Fax : ( 022 ) 7272189 Website: http://www.ptun-bandung.go.id | Email: [email protected]
No. Dokumen SOP/001/WM/2016
Revisi Ke 00
Tgl Berlaku 20 April 2016
Halaman 4/8
STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)
PENGENDALIAN DOKUMEN
6.4 Setiap kali ada permintaan perubahan terhadap dokumen sistem manajemen mutu
(Kebijakan Mutu, Manual Mutu, SOP) dimasing-masing Bagian harus
dikoordinasikan penerbitannya oleh Wakil Manajemen.
6.5 Sekretaris ISO menerbitkan 1 (satu) salinan dokumen untuk masing-masing
penerima salinan dokumen. Identitas salinan dokumen yang diterbitkan dan
didistribusikan mengacu pada Daftar Induk dan Distribusi Dokumen Terkendali.
6.6 Setiap kali ada permintaan perubahan terhadap dokumen sistem manajemen
mutu (Kebijakan Mutu, Manual Mutu, SOP) di masing-masing Bagian harus
dikoordinasikan penerbitannya oleh Wakil Manajemen.
6.7 Seluruh arsip bukti implementasi pengendalian dokumen disimpan dan
dipelihara oleh Sekretaris ISO.
7. URAIAN PROSEDUR
7.1 Identifikasi Dokumen
7.1.1 Setiap Kepala Bagian dapat mengidentifikasi kebutuhan dokumen di
Bagian dan mengajukan ke Wakil Manajemen dengan menggunakan
formulir Permintaan Penambahan/Perubahan Dokumen.
7.1.2 Wakil Manajemen akan mengkaji permintaan tersebut, dan apabila setuju permintaan tersebut diteruskan ke Sekretaris ISO untuk dibuatkan format
sesuai ketentuan sistem dokumentasi (penomoran, pengkodean, status
revisi dan tanggal berlaku).
7.1.3 Dokumen yang diajukan untuk dibuatkan format baku, selanjutnya
dimintakan tinjauan dan persetujuan kepada pihak yang berwenang
sesuai ketentuan pada Tabel Kewenangan Pengesahan
Dokumen sebelum diterbitkan, kecuali untuk formulir diterbitkan tanpa
diperlukan pengesahan.
7.2 Penomoran dan Pengesahan Dokumen
7.2.1 Dokumen sistem manajemen mutu Pengadilan Tata Usaha Negara
Bandung yang diterbitkan, diberi kode dan nomor sesuai dengan
Tabel Kode
CONTROLLED COPY NO
5
DOKUMEN MASTER
PENGADILAN TATA USAHA NEGARA
BANDUNG Jl. Diponegoro No. 34 Bandung
Tlp/Fax : ( 022 ) 7272189 Website: http://www.ptun-bandung.go.id | Email: [email protected]
No. Dokumen SOP/001/WM/2016
Revisi Ke 00
Tgl Berlaku 20 April 2016
Halaman 5/8
STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)
PENGENDALIAN DOKUMEN
Dokumen dan Tabel Sistem Penomoran Dokumen yang
ketentuannya tercantum pada prosedur ini.
TABEL KODE DOKUMEN
DESKRIPSI K O D E
Kebijakan Mutu KM
Manual Mutu MAN
Matriks Korelasi MK
Bisnis Proses BP
SOP SOP
Formulir FM
Wakil Manajemen WM
Umum UM
Keuangan KU
Kepegawaian KP
Kepaniteraan Perkara PRK
Kepaniteraan Hukum HK
Hakim HKM
Panitera Pengganti PP
TABEL SISTEM PENOMORAN DOKUMEN
JENIS
DOKUMEN
KODE
PENOMORAN KETERANGAN
CONTOH
KODE
Kebijakan Mutu KM KM : Kebijakan Mutu KM
Manual Mutu MAN MAN : Manual Mutu MAN
Matriks Korelasi MK MK : Matrik Korelasi MK
Bisnis Proses BP BP : Bisnis Proses BP
Standard
Operating
Procedure (SOP)
SOP/XX/YY/ZZ SOP : Standard Operating
Procedure
XX : No. Urut SOP
YY : Kode Bagian
ZZ : Tahun
SOP/001/KU/
2016
Dokumen
Pendukung
(Formulir)
FM/XX/YY/ZZ FM : Identitas Dokumen Pendukung (Formulir)
XX : No. Urut Formulir
YY : Kode Bagian
ZZ : Tahun
FM/001/WM/
2016
CONTROLLED COPY NO
6
DOKUMEN MASTER
PENGADILAN TATA USAHA NEGARA
BANDUNG Jl. Diponegoro No. 34 Bandung
Tlp/Fax : ( 022 ) 7272189 Website: http://www.ptun-bandung.go.id | Email: [email protected]
No. Dokumen SOP/001/WM/2016
Revisi Ke 00
Tgl Berlaku 20 April 2016
Halaman 6/8
STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)
PENGENDALIAN DOKUMEN
7.2.2 Seluruh dokumen sistem manajemen mutu yang diterbitkan, kecuali
formulir, harus mendapatkan pengesahan dari pihak yang berwenang
mengesahkan sesuai dengan Tabel Kewenangan Pengesahan Dokumen
yang disebutkan pada prosedur ini.
TABEL KEWENANGAN PENGESAHAN DOKUMEN
Jenis Dokumen Disiapkan Oleh Disahkan Oleh
Kebijakan Mutu - Ketua
Manual Mutu Wakil Manajemen Ketua
SOP Kepala Bagian Ketua
7.3 Pendistribusian Dokumen
7.3.1 Salinan dokumen Master yang merupakan controlled
document didistribusikan kepada pihak internal Pengadilan Tata Usaha
Negara Bandung oleh Sekretaris ISO sesuai dengan Daftar Induk dan
Distribusi Dokumen Terkendali.
DAFTAR PENERIMA DOKUMEN
JABATAN NO. COPY
Ketua 01
Panitera / Sekretaris 02
Penanggung Jawab Bagian Hakim 03
Penanggung Jawab Bagian Panitera- Pengganti 04
Panitera Muda Kepaniteraan Perkara 05
Panitera Muda Kepaniteraan Hukum 06
Kepala Sub Bagian Umum 07
Kepala Sub Bagian Keuangan 08
Kepala Sub Bagian Kepegawaian 09
7.3.2 Controlled document didistribusikan kepada Bagian sesuai dengan
relevansi dokumen terhadap proses dan tanggung jawab bagian yang
berkepentingan sesuai dengan Daftar Induk dan Distribusi Dokumen
Terkendali.
7.3.3 Sekretaris ISO menyertakan Daftar Induk dan Distribusi
Dokumen Terkendali sebagai bukti penerimaan dan/atau penarikan
dokumen yang harus ditandatangani oleh pihak penerima controlled
document.
CONTROLLED COPY NO
7
DOKUMEN MASTER
PENGADILAN TATA USAHA NEGARA
BANDUNG Jl. Diponegoro No. 34 Bandung
Tlp/Fax : ( 022 ) 7272189 Website: http://www.ptun-bandung.go.id | Email: [email protected]
No. Dokumen SOP/001/WM/2016
Revisi Ke 00
Tgl Berlaku 20 April 2016
Halaman 7/8
STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)
PENGENDALIAN DOKUMEN
7.3.4 Dokumen sistem manajemen mutu yang diminta/diberikan kepada pihak
lain yang berkepentingan di luar Pengadilan Tata Usaha Negara Bandung,
digandakan dari dokumen MASTER dan sebelum diterbitkan
oleh Sekretaris ISO diidentifikasi “UNCONTROLLED” pada
halaman paling depan dokumen.
7.3.5 Sekretaris ISO menyiapkan Formulir Serah Terima Dokumen, dan pihak
yang menerima dokumen menandatangani Formulir tersebut.
7.4 Tinjauan dan Revisi Dokumen
7.4.1 Seluruh controlled document harus mutakhir (update). Tinjauan terhadap
masing-masing isi dokumen internal dilakukan oleh masing-masing
Bagian minimum sekali dalam setahun atau bisa lebih cepat sesuai
kebutuhan. Hasil tinjauan dicatat dalam formulir Hasil Review Dokumen.
7.4.2 Apabila berdasarkan hasil tinjauan ternyata diperlukan revisi, maka
pembuat dokumen akan melakukan revisi dan menyerahkan draft
dokumen revisi kepada Sekretaris ISO untuk diterbikan dokumen
pengganti sesuai ketentuan.
7.4.3 Untuk dokumen Kebijakan Mutu dan Manual Mutu, revisi dapat
dilakukan atas dasar hasil Rapat Tinjauan Manajemen dan/atau hasil
penilaian audit Badan Sertifikasi, maupun adanya ketentuan lain yang
mengharuskan.
7.4.4 Usulan revisi/perubahan terhadap isi dokumen internal selain Kebijakan
Mutu dan Manual Mutu diajukan oleh Kepala Bagian kepada Wakil
Manajemen dengan menggunakan formulir Permintaan
Penambahan/Perubahan Dokumen. Jika perubahan isi dokumen
mempengaruhi Bagian, harus dilakukan koordinasi dengan Bagian/Bidang
terkait sebelum dokumen disahkan.
7.4.5 Wakil Manajemen mendiskusikan usulan perubahan dengam Bagian terkait. Perubahan yang bersifat redaksional atau tidak mengubah isi tidak
perlu dilakukan revisi.
7.4.6 Dokumen internal yang direvisi tersebut disahkan kembali oleh pihak
yang berwenang sesuai dengan Tabel Kewenangan Pengesahan
Dokumen, diberi nomor revisi baru dan tanggal terbit baru oleh Sekretaris
ISO.
7.4.7 Untuk dokumen eksternal, tinjauan dan revisi tidak dilakukan. Akan
tetapi Pengadilan Tata Usaha Negara Bandung memastikan apabila ada
versi terbaru dari dokumen eksternal maka Wakil Manajemen melalui
Sekretaris ISO memiliki akses untuk memutakhirkan (updating) dokumen
eksternal tersebut.
CONTROLLED COPY NO
8
DOKUMEN MASTER
PENGADILAN TATA USAHA NEGARA
BANDUNG Jl. Diponegoro No. 34 Bandung
Tlp/Fax : ( 022 ) 7272189 Website: http://www.ptun-bandung.go.id | Email: [email protected]
No. Dokumen SOP/001/WM/2016
Revisi Ke 00
Tgl Berlaku 20 April 2016
Halaman 8/8
STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)
PENGENDALIAN DOKUMEN
7.4.8 Dokumen internal yang telah direvisi didistribusikan ke Bagian terkait
oleh Sekretaris ISO dengan menyertakan Daftar Induk dan
Dsitribusi Dokumen Terkendali.
7.4.9 Sekretaris ISO menyesuaikan hal-hal yang bersifat administratif terkait
adanya revisi dokumen agar dipastikan pengendalian dokumen tetap
berjalan dengan baik.
7.5 Dokumen Kadaluarsa
7.5.1 Apabila dokumen revisi telah diberlakukan, controlled document
revisi sebelumnya dimusnahkan, dan dokumen kadaluarsa yang
merupakan dokumen MASTER diberi tanda dengan stempel
“OBSOLETE” oleh Sekretaris ISO sebagai bukti dokumen sudah tidak
berlaku.
7.6 Penyimpanan Dokumen
7.6.1 Dokumen “MASTER” disimpan dan dipelihara oleh Sekretaris
ISO. Dokumen yang digunakan sebagai pedoman kerja disimpan di
masing- masing bagian terkait, baik dokumen dalam media kertas maupun
media elektronik.
7.6.2 Selama penyimpanan, Sekretaris ISO memastikan seluruh dokumen
aman, termasuk dokumen yang ada dalam media elektronik
(komputer). Hak akses dan ketentuan terkait lainnya diatur tersendiri.
7.7 Dokumen Eksternal
7.7.1 Dokumen eksternal yang digunakan sebagai dokumen acuan dalam
kegiatan yang berasal dari luar Pengadilan Tata Usaha Negara Bandung
diidentifikasi oleh Pengadilan Tata Usaha Negara Bandung.
7.7.2 Dokumen eksternal dalam media kertas disimpan di masing-masing
bagian terkait.
7.7.3 Dokumen eksternal tersebut didata dalam Daftar Induk Dokumen Acuan.
8. ARSIP TERKAIT
8.1 Formulir Daftar Induk Dokumen Internal
8.2 Formulir Daftar Distribusi Dokumen
8.3 Formulir Daftar Induk Formulir
8.4 Formulir Daftar Induk Dokumen Ekternal
8.5 Formulir Permintaan Penambahan/Perubahan Dokumen
8.6 Formulir Hasil Review Dokumen
8.7 Formulir Serah Terima Dokumen
CONTROLLED COPY NO DOKUMEN MASTER
PTUN
BANDUNG
DAFTAR INDUK DOKUMEN
INTERNAL
No. Formulir FM/001/WM/2016
Revisi Ke 00
Tgl Berlaku 20 April 2016
Halaman 1
DAFTAR INDUK DOKUMEN INTERNAL
No Judul Dokumen Nomor
Dokumen No. Revisi
Tanggal
Berlaku
Mengetahui,
( )
CONTROLLED COPY NO DOKUMEN MASTER
PTUN
BANDUNG
DAFTAR DISTRIBUSI DOKUMEN
No. Formulir FM/002/WM/2016
Revisi Ke 00
Tgl Berlaku 20 April 2016
Halaman 1
DAFTAR DISTRIBUSI DOKUMEN
No Judul Dokumen Nomor Dokumen No. Revisi Jenis Dokumen Penerima Tgl. Terima Paraf
CONTROLLED COPY NO
DOKUMEN MASTER
PTUN
BANDUNG
DAFTAR INDUK FORMULIR
No. Formulir FM/003/WM/2016
Revisi Ke 00
Tgl Berlaku 20 April 2016
Halaman 1
DAFTAR INDUK FORMULIR
No Judul Formulir Nomor Formulir No.
Revisi
Bagian atau
Fungsi Pemakai
Mengetahui,
( )
CONTROLLED COPY NO
DOKUMEN MASTER
PTUN
BANDUNG
DAFTAR INDUK DOKUMEN
EKSTERNAL
No. Formulir FM/004/WM/2016
Revisi Ke 00
Tgl Berlaku 20 April 2016
Halaman 1
DAFTAR INDUK DOKUMEN EKSTERNAL
No Judul Dokumen Tempat
Penyimpanan
Bagian atau fungsi
pemakai
Mengetahui,
( )
CONTROLLED COPY NO
DOKUMEN MASTER
PTUN
BANDUNG
FORMULIR PERMINTAAN
PENAMBAHAN / PERUBAHAN
DOKUMEN
No. Formulir FM/005/WM/2016
Revisi Ke 00
Tgl Berlaku 20 April 2016
Halaman 1
FORMULIR PERMINTAAN PENAMBAHAN / PERUBAHAN DOKUMEN
Dibawah ini kami ajukan permohonan perubahan dokumen sebagai berikut :
Nama Dokumen : …………………….
Nomor Dokumen : …………………….
Status/Nomor Revisi : ……………………. Tanggal. Terbit : …………………
Bagian Pengguna : …………………….
UNTUK PERUBAHAN :
Perubahan / penggantian proses kerja/aktifitas atau dokumen yang digunakan
Penambahan proses kerja / aktifitas atau dokumen yang digunakan
Pengurangan proses kerja / aktifitas atau dokumen yang digunakan
Dokumen dimusnahkan / dokumen tidak digunakan lagi
Lain – lain : ................................
PERUBAHAN / ACUAN :
PERUBAHAN YANG DILAKUKAN :
PEMOHON : DISETUJUI OLEH:
____________________ ____________________
tanggal : Tanggal :
CONTROLLED COPY NO
DOKUMEN MASTER
PTUN
BANDUNG
FORMULIR SERAH TERIMA
DOKUMEN
No. Formulir FM/006/WM/2016
Revisi Ke 00
Tgl Berlaku 20 April 2016
Halaman 1
FORMULIR SERAH TERIMA DOKUMEN
Ini diserahkan dokumen – dokumen berikut :
Nama Dokumen Nomor
Dokumen
Tanggal
Terbit
No.
Revisi
Keterangan
Controlled Uncontrolled
Diterima Oleh :
____________________
tgl :
Diserahkan Oleh :
____________________
tgl :
CONTROLLED COPY NO
DOKUMEN MASTER
OKUMEN MASTER
==================================================================
PENGADILAN TATA USAHA NEGARA BANDUNG
==================================================================
STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)
PENGENDALIAN REKAMAN
No. Dokumen: SOP/002/WM/2016
Status : MASTER
: CONTROLLED COPY NO__________
: UNCONTROLLED
: OBSOLETE
Revisi : 00
Tgl. Berlaku : 20 April 2016
Disiapkan Oleh Disahkan Oleh
Nama H. Andri Mosepa, SH.,MH. Nama H. Ujang Abdullah, SH., M.Si
NIP 19640710 198903 1 001 NIP 19640710 198903 1 001
Jabatan Wakil Manajemen Jabatan Ketua PTUN Bandung
Dokumen ini adalah milik Pengadilan Tata Usaha Negara Bandung
Dilarang menggandakan sebagian maupun secara ke seluruhan dengan cara apapun tanpa
seizin Pengadilan Tata Usaha Negara Bandung
1
OKUMEN MASTER
PENGADILAN TATA USAHA NEGARA
BANDUNG Jl. Diponegoro No. 34 Bandung
Tlp/Fax : ( 022 ) 7272189 Website: http://www.ptun-bandung.go.id | Email: [email protected]
No. Dokumen SOP/002/WM/2016
Revisi Ke 00
Tgl Berlaku 20 April 2016
Halaman 1/2
STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)
PENGENDALIAN REKAMAN
1. TUJUAN
Prosedur ini mengatur tata cara pengendalian rekaman untuk memudahkan dalam
penyimpanan, perlindungan dari kemungkinan kerusakan dan kehilangan, cara
penemuan kembali.
2. RUANG LINGKUP
Prosedur ini diterapkan untuk semua arsip di Pengadilan Tata Usaha Negara Bandung
3. REFERENSI
3.1 Persyaratan SMM ISO 9001:2008 klausul 4.2.4
4. DEFINISI
4.1 Rekaman : Arsip, merupakan bukti pencatatan hasil pekerjaan.
4.2 Arsip Aktif : Arsip yang masih dipergunakan secara langsung
dalam proses pelaksanaan pekerjaan.
4.3 Arsip Inaktif : Arsip yang tidak lagi dipergunakan secara langsung
dalam pelaksanaan pekerjaan.
4.4 Arsip hardcopy : Arsip yang tercetak dalam bentuk fisik (misal: media
kertas).
4.5 Arsip softcopy : Arsip yang tersimpan dalam perangkat elektronik
(misal: komputer) dan tidak dicetak.
4.6 Arsip Umum : Arsip yang aksesnya tidak terbatas. Setiap personil
Pengadilan Tata Usaha Negara Bandung maupun
pihak berkepentingan dapat mengakses arsip tersebut
tanpa pembatasan hak akses.
4.7 Arsip Rahasia : Arsip yang aksesnya dibatasi. Hanya pihak-pihak
tertentu yang bisa mengakses arsip tersebut demi
kepentingan pekerjaan dan Pengadilan Tata Usaha
Negara Bandung
4.8 Daftar Induk Rekaman : Sebuah daftar yang berisi: jenis-jenis rekaman yang
dimiliki dan menjadi tanggung jawab tiap-tiap
personil, media rekaman, lokasi simpan, cara
perlindungan
5. TANGGUNG JAWAB
5.1 Masing-masing personil di setiap Bagian bertanggung jawab atas pengendalian
seluruh arsip aktif yang menjadi bukti pencatatan pekerjaan.
CONTROLLED COPY NO
2
DOKUMEN MASTER
PENGADILAN TATA USAHA NEGARA
BANDUNG Jl. Diponegoro No. 34 Bandung
Tlp/Fax : ( 022 ) 7272189 Website: http://www.ptun-bandung.go.id | Email: [email protected]
No. Dokumen SOP/002/WM/2016
Revisi Ke 00
Tgl Berlaku 20 April 2016
Halaman 2/2
STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)
PENGENDALIAN REKAMAN
6. KETENTUAN UMUM
6.1 Jenis arsip yang dimiliki Pengadilan Tata Usaha Negara Bandung adalah arsip
dalam bentuk hardcopy (kertas) dan arsip dalam bentuk softcopy yang tersimpan
dalam perangkat komputer.
6.2 Pengarsipan dilakukan secara desentralisasi oleh masing-masing Bagian
7. URAIAN PROSEDUR
7.1 Identifikasi Arsip
Masing-masing bagian mengidentifikasi arsip yang menjadi bukti pekerjaan /
kegiatan dan tanggung jawabnya.
7.2 Penyimpanan Arsip
7.2.1 Setiap arsip disimpan oleh masing-masing pemilik arsip dilokasi yang
mudah diakses saat dibutuhkan, termasuk arsip dalam bentuk softcopy.
7.2.2 Arsip aktif dalam bentuk hardcopy dipastikan tersedia dan dengan mudah
dapat diakses.
7.2.3 Arsip inaktif dalam bentuk hardcopy disimpan secara terpisah agar mudah
dalam identifikasi
7.2.4 Arsip-arsip dalam bentuk softcopy disimpan dalam komputer dengan lokasi
dan identitas yang mudah diakses.
7.2.5 Arsip-arsip rahasia disimpan dengan perlindungan yang berbeda dengan
arsip-arsi pumum.
7.3 Perlindungan dan Penemuan Kembali Arsip
7.3.1 Saat diperlukan, seluruh arsip harus dapat dengan mudah ditemukan dan
ditunjukkan.
7.3.2 Untuk itu seluruh arsip dalam penyimpanannya harus dilindungi dari
kehilangan maupun kerusakan
7.3.3 Arsip dalam bentuk hardcopy disimpan ditempat aman namun mudah untuk
diakses, dengan identitas jelas. Sedangkan arsip dalam bentuk softcopy
disimpan dimasing-masing perangkat komputer dengan folder dan nama file
yang jelas sesuai isi file.
7.3.4 Arsip rahasia dalam bentuk hardcopy disimpan dalam lemari terkunci,
sedangkan arsip rahasia dalam bentuk softcopy diatur hak aksesnya
menggunakan password.
8. ARSIP TERKAIT
8.1 Daftar Induk Rekaman
OKUMEN MASTER
PTUN
BANDUNG
DAFTAR INDUK
REKAMAN
No. Formulir FM/007/WM/2016
Revisi Ke 00
Tgl Berlaku 20 April 2016
Halaman 1
DAFTAR INDUK REKAMAN
Bagian :
No Judul Rekaman Metode
Simpan
Media
Penyimpanan
Masa
Simpan
DOKUMEN MASTER
==================================================================
PENGADILAN TATA USAHA NEGARA BANDUNG
==================================================================
STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)
AUDIT INTERNAL
No. Dokumen : SOP/003/WM/2016
Status : MASTER
: CONTROLLED COPY NO__________
: UNCONTROLLED
: OBSOLETE
Revisi : 00
Tgl. Berlaku : 20 April 2016
Disiapkan Oleh Disahkan Oleh
Nama H. Andri Mosepa, SH.,MH. Nama H. Ujang Abdullah, SH., M.Si
NIP 19640710 198903 1 001 NIP 19640710 198903 1 001
Jabatan Wakil Manajemen Jabatan Ketua PTUN Bandung
Dokumen ini adalah milik Pengadilan Tata Usaha Negara Bandung
Dilarang menggandakan sebagian maupun secarake seluruhan dengan cara apapun tanpa
seizin Pengadilan Tata Usaha Negara Bandung
CONTROLLED COPY NO
1
DOKUMEN MASTER
PENGADILAN TATA USAHA NEGARA
BANDUNG Jl. Diponegoro No. 34 Bandung
Tlp/Fax : ( 022 ) 7272189 Website: http://www.ptun-bandung.go.id | Email: [email protected]
No. Dokumen SOP/003/WM/2016
Revisi Ke 00
Tgl Berlaku 20 April 2016
Halaman 1/5
STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)
AUDIT INTERNAL
1. TUJUAN
Prosedur ini dibuat sebagai pedoman dalam menguji dan menilai kesesuaian dan
keefektifan penerapan sistem manajemen mutu melalui pelaksanaan audit internal,
sebagai bahan tinjauan manajemen dan tindakan perbaikan.
2. RUANG LINGKUP
Prosedur ini mencakup proses perencanaan audit, pelaksanaan, sampai dengan tindak
lanjut pada semua bagian yang terkait dalam Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008
di Pengadilan Tata Usaha Negara Bandung.
3. REFERENSI
3.1 Persyaratan SMM ISO 9001:2008 klausul 8.2.2.
3.2 SOP Nomor : SOP/006/WM/2016 tentang Tinjauan Manajemen
4. DEFINISI
4.1 Audit : Suatu pengujian yang sistematik dan independen untuk
menentukan apakah kegiatan mutu dan hasil-hasil yang
sesuai dengan perencanaan diterapkan secara efektif
dan sesuai untuk mencapai tujuan.
4.2 Auditor : Personil yang melakukan audit.
4.3 Koordinator Auditor : Personil yang memimpin dan bertanggung jawab
terhadap tim audit.
4.4 Auditee : Bagian yang diaudit.
4.5 Bukti Audit : Rekaman/arsip pernyataan fakta atau informasi lain
yang relevan dengan kriteria audit dan dapat
diverifikasi.
4.6 Check list : Alat bantu yang digunakan dalam pelaksanaan audit
untuk mencatat hal-hal yang akan ditanyakan/
dipantau selama pelaksanaan audit.
4.7 Opening Meeting : Rapat pembukaan audit internal yang dipimpin
yang dipimpin oleh Koordinator Auditor dan dihadiri
oleh seluruh perwakilan tiap Bagian yang akan diaudit
untuk menyampaikan detail rencana pelaksanaan
audit internal.
4.8 Closing Meeting : Rapat penutupan audit internal yang dipimpin oleh
Koordinator Auditor dan dan dihadiri oleh seluruh
perwakilan Bagian yang telah diaudit untuk
menyampaikan hasil kegiatan audit internal.
CONTROLLED COPY NO
2
DOKUMEN MASTER
PENGADILAN TATA USAHA NEGARA
BANDUNG Jl. Diponegoro No. 34 Bandung
Tlp/Fax : ( 022 ) 7272189 Website: http://www.ptun-bandung.go.id | Email: [email protected]
No. Dokumen SOP/003/WM/2016
Revisi Ke 00
Tgl Berlaku 20 April 2016
Halaman 2/5
STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)
AUDIT INTERNAL
4.9 Temuan Audit : Hasil penilaian bukti audit terhadap kriteria audit.
Temuan audit dibagi ke dalam Ketidaksesuaian dan
Saran Perbaikan.
4.10 Ketidaksesuaian : Suatu kondisi dimana terdapat penyimpangan antara
pelaksanaan dengan kriteria audit.
4.11 Saran Perbaikan : Suatu kondisi dimana terdapat peluang untuk sebuah
peningkatan.
4.12 Kesesuaian : Suatu kondisi dimana antara pelaksanaan dengan
kriteria audit sudah sesuai.
4.13 Kriteria Audit : Set kebijakan, prosedur, atau persyaratan yang dipakai
sebagai rujukan atau acuan dalam proses audit
4.14 Koreksi : Tindakan yang dilakukan oleh auditee untuk menutup
ketidaksesuaian.
4.15 Tindakan Korektif : Tindakan yang dilakukan oleh auditee untuk
memperbaiki ketidaksesuaian untuk mencegah
berulangnya ketidaksesuaian. Tindakan korektif
merupakan bagian dari proses peningkatan
berkesinambungan.
5. TANGGUNG JAWAB
5.1 Manajemen Puncak bertanggungjawab dalam membuat Program Audit Internal
Tahunan, memastikan Program Audit Internal Tahunan berjalan, menunjuk
Koordinator Auditor, mengeluarkan Surat Tugas, menyetujui hasil verifikasi
temuan audit serta mengeluarkan Surat Peringatan.
5.2 Koordinator Auditor bertanggungjawab dalam membuat Rencana Pelaksanaan
Audit Internal, memimpin pelaksanaan audit, memimpin opening meeting dan
closing meeting dan membuat Laporan Audit Internal.
5.3 Auditor bertanggungjawab dalam melaksanakan audit sesuai dengan kriteria audit, melakukan verifikasi hasil temuan audit.
5.4 Auditee bertanggungjawab dalam memberikan data dan informasi terkait
kepentingan audit, menganalisa dan melakukan tindakan korektif atas temuan
audit.
5.5 Menejemen Puncak bertanggungjawab dalam menyetujui Program Audit Internal
Tahunan dan melakukan tinjauan manajemen.
6. KETENTUAN UMUM
6.1 Audit Internal dilaksanakan minimal 1(satu) kali dalam setahun.
6.2 Dalam hal penentuan frekuensi pelaksanaan audit, maka yang dapat dijadikan
pertimbangan adalah hal-hal sebagai berikut:
Keluhan pencari keadilan/masyarakat
Permintaan tindakan korektif dan tindakan pencegahan
CONTROLLED COPY NO
3
DOKUMEN MASTER
PENGADILAN TATA USAHA NEGARA
BANDUNG Jl. Diponegoro No. 34 Bandung
Tlp/Fax : ( 022 ) 7272189 Website: http://www.ptun-bandung.go.id | Email: [email protected]
No. Dokumen SOP/003/WM/2016
Revisi Ke 00
Tgl Berlaku 20 April 2016
Halaman 3/5
STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)
AUDIT INTERNAL
Hasil audit sebelumnya
Jika Program Audit Internal Tahunan tidak terlaksana sesuai dengan yang
sudah ditetapkan, maka Manajemen Puncak harus membuat reschedule
Program Audit Internal Tahunan dan pernyataan alasan perubahan jadwal audit
tersebut.
6.3 Auditor harus orang independen yang tidak langsung berkaitan dengan
prosedur maupun proses yang diaudit atau yang menjadi tanggung jawabnya dan
sudah mengikuti pelatihan auditor internal.
6.4 Tim Auditor Internal ditetapkan melalui Surat Tugas dari Manajemen Puncak
6.5 Audit internal dilaksanakan oleh tim audit yang sedikitnya berjumlah 2 (dua)
orang.
6.6 Temuan audit internal dinyatakan ditutup apabila verifikasi telah dilakukan oleh
auditor dan diketahui Manajemen Puncak.
7. URAIAN PROSEDUR
7.1 Proses Perencanaan Audit
7.1.1 Manajemen Puncak membuat Program Audit Internal Tahunan.
7.1.2 Berdasarkan Program Audit Internal Tahunan, Manajemen Puncak
menunjuk Koordinator Auditor beserta tim audit sesuai dengan waktu yang
disepakati.
7.1.3 Tim audit yang terbentuk ditegaskan dalam Surat Tugas yang
ditandatangani oleh Manejemen Puncak.
7.1.4 Koordinator Auditor yang sudah ditunjuk menyiapkan Rencana
Pelaksanaan Audit Internal beserta perangkat audit seperti Check list
Audit Internal dan Formulir Temuan Audit Internal.
7.2 Proses Pelaksanaan Audit
7.2.1 Koordinator Auditor memimpin opening meeting untuk memperkenalkan
anggota timnya beserta tugas-tugas yang akan dilaksanakan, menjelaskan
lingkup audit, serta standar dan metode dalam melakukan audit.
7.2.2 Auditor meninjau implementasi sistem mutu dan mencocokkannya dengan
kriteria audit.
7.2.3 Temuan yang didapatkan selama proses audit dicatat dalam Formulir
Temuan Audit Internal.
7.2.4 Koordinator Auditor mendiskusikan seluruh temuan dengan auditor
sebelum mengumumkan temuan pada closing meeting.
7.2.5 Koordinator Auditor memimpin closing meeting untuk menyampaikan hasil
temuan selama audit yang telah dituliskan dalam Formulir Temuan Audit
Internal.
CONTROLLED COPY NO
4
DOKUMEN MASTER
PENGADILAN TATA USAHA NEGARA
BANDUNG Jl. Diponegoro No. 34 Bandung
Tlp/Fax : ( 022 ) 7272189 Website: http://www.ptun-bandung.go.id | Email: [email protected]
No. Dokumen SOP/003/WM/2016
Revisi Ke 00
Tgl Berlaku 20 April 2016
Halaman 4/5
STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)
AUDIT INTERNAL
7.2.6 Pada closing meeting, Koordinator Auditor bersama auditee menyepakati
tanggal rencana penyelesaian tindakan korektif.
7.2.7 Selanjutnya Koordinator Auditor menyerahkan Formulir Temuan Audit Internal yang telah disepakati dengan auditee kepada Manajemen Puncak.
7.2.8 Sekretaris ISO menyalin Formulir Temuan Audit Internal tersebut dan
menyalinnya dalam Log Status Audit Internal untuk dapat memantau proses
tindak lanjut.
7.2.9 Formulir Temuan Audit Internal yang asli diserahkan kepada auditee untuk
ditindak lanjuti.
7.3 Tindak Lanjut Hasil Audit
7.3.1 Auditee harus menyelesaikan temuan dengan mengisi rencana tindakan
korektif yangakan dilakukan pada Formulir Temuan Audit Internal
sebelum tanggal jatuh tempo.
7.3.2 Formulir Temuan Audit Internal yang telah dilengkapi dan
ditandatangani oleh auditee diserahkan kepada Manajemen Puncak untuk
dipastikan penyelesaian ketidaksesuaian dilakukan sesuai dengan hasil
investigasi masalahnya.
7.3.3 Selanjutnya Sekretaris ISO mendata hasil tindakan korektif yang telah
dilakukan oleh auditee dan memantau penyelesaian temuan audit internal
melalui Log Status Audit Internal.
7.3.4 Formulir Temuan Audit Internal yang telah dilengkapi dan
ditandatangani oleh auditee beserta Log Status Audit Internal diserahkan
kepada Manajemen Puncak untuk tahapan verifikasi.
7.3.5 Sekretaris ISO mengkompilasi seluruh perkembangan status tindakan
korektif yang dilakukan auditee berdasarkan Log Status Audit
Internal.
7.3.6 Bila berdasarkan pemantauan pada Log Status Audit Internal
ternyata penyelesaian tindakan korektif belum dilaksanakan hingga
melewati target rencana penyelesaian tindakan korektif tersebut, maka
Manajemen Puncak akan mengeluarkan Surat Peringatan kepada auditee.
7.3.7 Berdasarkan Formulir Temuan Audit Internal yang sudah diterima,
Manajemen Puncak menugaskan kembali Koordinator Auditor untuk
melaksanaan verifikasi tindakan korektif pada Bagian yang telah diaudit.
7.3.8 Auditor melakukan verifikasi temuan audit internal berdasarkan informasi
penyelesaian tindakan korektif dari Koordinator Auditor.
7.3.9 Manajemen Puncak melalui Sekretaris ISO melakukan pembaharuan
status penyelesaian temuan audit internal berdasarkan hasil verifikasi pada
Log Status Hasil Audit Internal dan memperbaharuinya sesuai dengan
perkembangannya.
CONTROLLED COPY NO
5
DOKUMEN MASTER
PENGADILAN TATA USAHA NEGARA
BANDUNG Jl. Diponegoro No. 34 Bandung
Tlp/Fax : ( 022 ) 7272189 Website: http://www.ptun-bandung.go.id | Email: [email protected]
No. Dokumen SOP/003/WM/2016
Revisi Ke 00
Tgl Berlaku 20 April 2016
Halaman 5/5
STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)
AUDIT INTERNAL
7.3.10 Seluruh arsip kegiatan audit internal dipelihara oleh Sekretaris ISO.
7.3.11 Seluruh status temuan audit internal akan dibahas bersama dengan tiap
Bagian serta pihak terkait lainnya dalam Rapat Tinjauan Manajemen
sesuai ketentuan.
8. ARSIP TERKAIT
8.1 Program Audit Tahunan
8.2 Rencana Pelaksanaan Audit Internal
8.3 Check list Audit Internal
8.4 Temuan Audit Internal
8.5 Laporan Hasil Audit
8.6 Log Status Hasil Audit Internal
8.7 Surat Peringatan
CONTROLLED COPY NO DOKUMEN MASTER
PTUN
BANDUNG
PROGRAM AUDIT TAHUNAN
No. Formulir FM/008/WM//2016
Revisi Ke 00
Tgl Berlaku
Halaman
PROGRAM AUDIT TAHUNAN
Jenis Audit Sasaran / Tujuan Audit Area & Lingkup Audit Tim Audit Periode Audit
Audit Pihak Pertama
Memastikan kesesuaian Manajemen Mutu Pengadilan Tata Usaha Negara Bandung terhadap ISO : 9001 : 2008 dan persyaratan hukum serta SOP yang berlaku di Pengadilan Tata Usaha Negara Bandung
Pelaksanaan Pelayanan Peradilan Untuk Perkara dan Non Perkara
Sesuai SK. Ketua Pengadilan Tata Usaha Negara Bandung Nomor W2 - TUN2/803/ PS.03/VI/2016 Tentang Pembentukan Tim Auditor Internal
2016
Bandung, 29 Juni 2016
Manajemen Puncak
H. Ujang Abdullah, SH., M.Si
CONTROLLED COPY NO DOKUMEN MASTER
PTUN
BANDUNG
RENCANA PELAKSANAAN
AUDIT INTERNAL
No. Formulir FM/009/WM//2016
Revisi Ke 00
Tgl Berlaku 20 April 2016
Halaman 1
RENCANA PELAKSANAAN AUDIT INTERNAL
Hari, Tanggal Waktu Bagian /
Lokasi Prosedur Kriteria Audit Auditee Auditor
Bandung…………………………
Penanggungjawab,
Koordinator Auditor
(……………………………)
Mengetahui,
Manajemen Puncak
(…………………………)
CONTROLLED COPY NO DOKUMEN MASTER
PTUN
BANDUNG
CHECK LIST
AUDIT INTERNAL
No. Formulir FM/010/WM//2016
Revisi Ke 00
Tgl Berlaku 20 April 2016
Halaman 1
CHECK LIST AUDIT INTERNAL
BAGIAN : ___________________ TANGGAL : ______________
AUDITEE : ___________________ PROSEDUR : ______________
AUDITOR : ___________________
Pertanyaan Hasil Audit / Kesesuaian
Keterangan Ya Tidak
CONTROLLED COPY NO
DOKUMEN MASTER
PTUN
BANDUNG
FORMULIR TEMUAN
AUDIT INTERNAL
No. Formulir FM/011/WM//2016
Revisi Ke 00
Tgl Berlaku 20 April 2016
Halaman 1
FORMULIR TEMUAN AUDIT INTERNAL
BAGIAN : ___________________ TANGGAL : ______________
AUDITEE : ___________________ PROSEDUR : ______________
AUDITOR : ___________________
Uraian Hasil Temuan Audit : (Diisi Oleh Auditor)
Penyebab :
Tanggal Kejadian :
Tindakan Koreksi yang Akan Dilakukan : (Diisi Oleh Auditee)
Tanggal Penyelesaian :
Dilaporkan :
_________________
Auditor
Tanggal : Mengetahui :
_________________
Auditee
Tindakan Koreksi Selesai : Ya / Tidak Tanggal Selesai :
Keterangan : Tanda Tangan :
_________________
Auditor
CONTROLLED COPY NO
DOKUMEN MASTER
PTUN
BANDUNG
FORMULIR LAPORAN
AUDIT INTERNAL
No. Formulir FM/012/WM//2016
Revisi Ke 00
Tgl Berlaku 20 April 2016
Halaman 1
LAPORAN HASIL AUDIT INTERNAL
Tanggal Audit
Unit yang diaudit
Tim Audit:
Hasil Audit
Aktivitas / Proses / Area Yang
Diaudit
Proses Yang Memerlukan
Perbaikan
Jumlah
Ketidaksesuaian
- Tanggungjawab manajemen
- Dokumentasi sistem manajemen
mutu
- Pengendalian dokumen dan
rekaman
- Pelayanan Non Perkara
- Pelayanan Non Perkara
- Penanganan keluhan pelanggan
- Pemantauan kepuasan Pelanggan
- Pemantauan dan pengukuran
proses pelayanan
- Pemantauan dan Pengukuran
hasil pelayanan
- Pengendalian pelayanan yang
tidak sesuai
- Tindakan perbaikan
- Tindakan pencahan
Kendala-kendala audit:
Dibuat oleh :
Ketua Tim Audit
( )
CONTROLLED COPY NO DOKUMEN MASTER
PTUN
BANDUNG
LOG STATUS
HASIL AUDIT INTERNAL
No. Formulir FM/013/WM//2016
Revisi Ke 00
Tgl Berlaku 20 April 2016
Halaman 1
LOG STATUS HASIL AUDIT INTERNAL
Ketidaksesuaian Investigasi Perbaikan Yang Sudah
Dilakukan Tgl. Status
Tgl. Uraian Temuan Auditor Tgl.
CONTROLLED COPY NO DOKUMEN MASTER
PTUN
BANDUNG
SURAT PERINGATAN
No. Formulir FM/014/WM//2016
Revisi Ke 00
Tgl Berlaku 20 April 2016
Halaman 1
SURAT PERINGATAN
Nomor :………………………
Kepada
.......................................
Dengan ini disampaikah bahwa :
1. Berdasarkan Monitoring Temuan Audit Mutu Internal, Sdr/Sdri telah sepakat untuk
menyelesaikan pelaksanaan Tindakan Perbaikan pada tanggal. …./…./…… Namun
hingga saat ini Sdr/Sdri belum menyelesaikan Tindakan Perbaikan tersebut.
2. Sdr/Sdri diberi kesempatan untuk menyelesaikan Tindakan Perbaikan yang dimaksud
paling lambat hingga tanggal ……/…./…….
Demikian untuk menjadi perhatiannya.
Bandung, ……………………….
Manajemen Puncak
(………………………..)
DOKUMEN MASTER
==================================================================
PENGADILAN TATA USAHA NEGARA BANDUNG
==================================================================
STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)
PENGENDALIAN LAYANAN TIDAK SESEUAI
No. Dokumen : SOP/004/WM/2016
Status : MASTER
: CONTROLLED COPY NO__________
: UNCONTROLLED
: OBSOLETE
Revisi : 00
Tgl. Berlaku : 20 April 2016
Disiapkan Oleh Disahkan Oleh
Nama H. Andri Mosepa, SH.,MH. Nama H. Ujang Abdullah, SH., M.Si
NIP 19640710 198903 1 001 NIP 19640710 198903 1 001
Jabatan Wakil Manajemen Jabatan Ketua PTUN Bandung
Dokumen ini adalah milik Pengadilan Tata Usaha Negara Bandung
Dilarang menggandakan sebagian maupun secarake seluruhan dengan cara apapun tanpa
seizin Pengadilan Tata Usaha Negara Bandung
1
DOKUMEN MASTER
PENGADILAN TATA USAHA NEGARA
BANDUNG Jl. Diponegoro No. 34 Bandung
Tlp/Fax : ( 022 ) 7272189 Website: http://www.ptun-bandung.go.id | Email: [email protected]
No. Dokumen SOP/004/WM/2016
Revisi Ke 00
Tgl. Berlaku 20 April 2016
Halaman 1/3
STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)
PENGENDALIAN LAYANAN TIDAK SESUAI
1. TUJUAN
Prosedur pengendalian layanan tidak sesuai ini bertujuan untuk mengidentifikasikan dan
mengendalikan layanan Pengadilan Tata Usaha Negara Bandung yang tidak memenuhi
persyaratan.
2. RUANG LINGKUP
Prosedur ini diterapkan untuk seluruh jenis layanan yang termasuk dalam ruang lingkup
penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 yang dihasilkan oleh Pengadilan
Tata Usaha Negara Bandung kepada masyarakat mulai dari identifikasi ketidaksesuaian
layanan hingga tindak lanjutnya.
3. REFERENSI
3.1 Persyaratan SMM ISO 9001:2008 klausul 8.3
3.2 Persyaratan SMM ISO 9001:2008 klausul 8.5.2
3.3 SOP Nomor : SOP/004/WM/2016 tentang Tindakan Korektif dan Tindakan
Pencegahan
3.4 SOP Nomor : SOP/004/WM/2016 tentang Tinjauan Manajemen
3.5 SOP Nomor : SOP/006/PHUM/2016 tentang Penanganan Meja Pengaduan
4. DEFINISI
4.1 Layanan tidak sesuai : Layanan yang tidak sesuai dengan persyaratan yang
ditetapkan maupun yang dijanjikan kepada
masyarakat
4.2 Layanan : Layanan yang diberikan oleh Pengadilan Tata Usaha
Negara Bandung kepada masyarakat
4.3 Ketidaksesuaian : Kondisi tidak tercapainya persyaratan.
4.4 Koreksi : Tindakan yang dikenakan pada suatu layanan untuk
menghilangkan ketidaksesuaian yang terjadi
4.5 Tindakan Korektif : Tindakan yang dilakukan untuk menghilangkan
penyebab ketidaksesuaian yang terjadi dan
mencegah berulangnya ketidaksesuaian.
5. PENANGGUNGJAWAB
5.1 Setiap Kepala Bagian bertanggung jawab dalam memastikan bahwa tindakan
korektif yang diambil terhadap layanan tidak sesuai yang berulang efektif dan
dapat mencegah terulangnya kembali kasus yang sama.
2
DOKUMEN MASTER
PENGADILAN TATA USAHA NEGARA
BANDUNG Jl. Diponegoro No. 34 Bandung
Tlp/Fax : ( 022 ) 7272189 Website: http://www.ptun-bandung.go.id | Email: [email protected]
No. Dokumen SOP/004/WM/2016
Revisi Ke 00
Tgl. Berlaku 20 April 2016
Halaman 2/3
STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)
PENGENDALIAN LAYANAN TIDAK SESUAI
5.2 Wakil Manajemen bertanggung jawab dalam:
5.2.1 Melakukan koordinasi dengan masing-masing bagian untuk melakukan
verifikasi tindakan korektif atas layanan tidak sesuai yang berulang dan
menjamin efektivitas tindakan tersebut.
5.2.2 Melakukan tinjauan terhadap tindakan perbaikan yang belum efektif, dan
mengagendakan pembahasannya dalamTinjauan Manajemen.
6. URAIAN PROSEDUR
6.1 Identifikasi Layanan Tidak Sesuai
6.1.1 Layanan tidak sesuai bisa diidentifikasi selama dalam proses pelayanan oleh
masing-masing bagian maupun bila layanan itu sudah diterima oleh
masyarakat.
6.1.2 Layanan tidak sesuai yang sudah diterima / digunakan oleh masyarakat, dan
dilaporkan / disampaikan ke Pengadilan Tata Usaha Negara Bandung secara
resmi, ditangani sesuai dengan SOP Nomor: SOP/006/PHUM/2016 tentang
Penanganan Meja Pengaduan
6.1.3 Layanan tidak sesuai yang ditemukan selama proses pelayanan, akan
dilaporkan oleh pemilik layanan (Bagian) maupun penerima layanan /
output dari Bagian terkait dan dicatat pada Register Layanan yang Tidak
Sesuai.
6.2 Penanganan Layanan Tidak Sesuai (yang ditemukan selama proses pelayanan)
6.2.1 Bagian yang menemukan layanan tidak sesuai dari Bagian lain dan sudah
mencatat dalam Register Layanan yang Tidak Sesuai, selanjutnya
dilaporkan kepada Bagian yang menghasilkan layanan tersebut untuk
dilakukan koreksi.
6.2.2 Layanan tidak sesuai yang sudah diperbaiki akan dikembalikan kepada
Bagian pelapor untuk dapat diproses lebih lanjut menjadi layanan yang
sesuai persyaratan.
3
DOKUMEN MASTER
PENGADILAN TATA USAHA NEGARA
BANDUNG Jl. Diponegoro No. 34 Bandung
Tlp/Fax : ( 022 ) 7272189 Website: http://www.ptun-bandung.go.id | Email: [email protected]
No. Dokumen SOP/004/WM/2016
Revisi Ke 00
Tgl. Berlaku 20 April 2016
Halaman 3/3
STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)
PENGENDALIAN LAYANAN TIDAK SESUAI
6.3 Tindakan Korektif
6.3.1 Jika layanan tidak sesuai di Pengadilan Tata Usaha Negara Bandung terjadi
berulang lebih dari 3 kali dalam setiap bulan, maka Kepala Bagian yang
menemukan layanan tidak sesuai melaporkan kepada Wakil Manajemen,
dan Wakil Manajemen melalui Sekretaris ISO meminta untuk dilakukan
tindakan korektif dalam formulir Permintaan Tindakan Korektif.
6.3.2 Wakil Manajemen bersama dengan Bagian terkait mengidentifikasi
ketidaksesuaian tersebut dan melakukan penelusuran penyebab hingga
rencana tindakan korektif yang akan dilakukan.
6.4 Tinjauan terhadap Layanan Tidak Sesuai
Wakil Manajemen melakukan tinjauan terhadap seluruh tindakan korektif yang
diambil atas layanan tidak sesuai yang berulang seperti pada point 6.3.1, untuk
dibahas dalam Tinjauan Manajemen.
7. ARSIP TERKAIT
7.1 Formulir Register Layanan yang Tidak Sesuai
7.2 Formulir Permintaan Tindakan Korektif / Pencegahan
DOKUMEN MASTER
PTUN
BANDUNG
REGISTER LAYANAN TIDAK SESEUAI
No. Formulir FM/015/WM//2016
Revisi Ke 00
Tgl. Berlaku 20 April 2016
Halaman 1
REGISTER LAYANAN TIDAK SESEUAI
No Tanggal Unit Kerja /
Bagian Bidang Layanan Uraian Keluhan Usulan Solusi Status
(Layak Diteruskan.
Tidak layak, open,
clos)
DOKUMEN MASTER
PTUN
BANDUNG
FORMULIR PERMINTAAN
TINDAKAN KOREKTIF
No. Formulir FM/016/WM//2016
Revisi Ke 00
Tgl. Berlaku 20 April 2016
Halaman 1
FORMULIR PERMINTAAN
TINDAKAN KOREKSI / PENCEGAHAN
HARI DAN TANGGAL :
PEMOHON :
BAGIAN :
MASALAH YANG TERJADI DAN PENYEBABNYA :
Tanggal Terjadi Masalah : Lokasi / Tempat :
USULAN TINDAKAN : KOREKSI PENCEGAHAN
Waktu Penyelesaiaan :
Pemohon :
_____________________________
Tanggal :
Diketahui oleh :
_____________________________
Tanggal :
TINDAKAN YANG DIAMBIL DAN HASILNYA:
Ini Penyelesaian Tindakan :
KESIMPULAN :
Perlu tindak lanjut: (Jelaskan)
_____________________________
_____________________________
Masalah Telah Selesai
Dilaporkan oleh :
_____________________________
Tanggal :
Ditinjau & Disetujui Oleh:
_____________________________
Tanggal :
DOKUMEN MASTER
DOKUMEN MASTER
==================================================================
PENGADILAN TATA USAHA NEGARA BANDUNG
==================================================================
STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)
TINDAKAN KOREKTIF DAN TINDAKAN PENCEGAHAN
No. Dokumen: SOP/005/WM/2016
Status : MASTER
: CONTROLLED COPY NO__________
: UNCONTROLLED
: OBSOLETE
Revisi : 00
Tgl. Berlaku : 20 April 2016
Disiapkan Oleh Disahkan Oleh
Nama H. Andri Mosepa, SH.,MH. Nama H. Ujang Abdullah, SH., M.Si
NIP 19640710 198903 1 001 NIP 19640710 198903 1 001
Jabatan Wakil Manajemen Jabatan Ketua PTUN Bandung
Dokumen ini adalah milik Pengadilan Tata Usaha Negara Bandung
Dilarang menggandakan sebagian maupun secarake seluruhan dengan cara apapun tanpa
seizin Pengadilan Tata Usaha Negara Bandung
DOKUMEN MASTER
PENGADILAN TATA USAHA NEGARA
BANDUNG Jl. Diponegoro No. 34 Bandung
Tlp/Fax : ( 022 ) 7272189 Website: http://www.ptun-bandung.go.id | Email: [email protected]
No. Dokumen SOP/005/WM/2016
Revisi Ke 00
Tgl. Berlaku 20 April 2016
Halaman 1/5
STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)
TINDAKAN KOREKTIF DAN TINDAKAN PENCEGAHAN
1. TUJUAN
Prosedur tindakan korektif dan tindakan pencegahan ini digunakan sebagai pedoman
untuk:
1.1 Menganalisis dan memecahkan masalah, serta mencegah kesalahan yang berulang
dengan menghilangkan penyebab ketidaksesuaian yang terjadi atau
ketidaksesuaian potensial yang akan terjadi.
1.2 Menetapkan langkah yang sistematis dalam tindakan korektif yang berhubungan
dengan mutu.
1.3 Mengenali potensi penyebab ketidaksesuaian dan menghilangkan dengan
melakukan tindakan pencegahan untuk menghindari terjadinya suatu
ketidaksesuaian.
1.4 Sarana dalam melakukan perbaikan berkelanjutan (continual improvement).
2. RUANG LINGKUP
Prosedur ini mengatur tata cara penanganan semua ketidaksesuaian yang berasal dari
masyarakat maupun yang berasal dari proses penyediaan layanan dalam lingkup
penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 yang meliputi identifikasi dan
pelaporan, analisis dan investigasi penyebab/potensi penyebab hingga penetapan
tindakan korektif atau tindakan pencegahan terhadap:
2.1 Ketidaksesuaian yang telah terjadi
2.2 Ketidaksesuaian yang potensial/kemungkinan besar akan terjadi.
3. REFERENSI
3.1 Persyaratan SMM ISO 9001:2008 klausul 8.5.2 dan 8.5.3
3.2 Persyaratan SMM ISO 9001:2008 klausul 8.4
3.3 SOP Nomor : SOP/006/PHUM/2016 tentang Penanganan Meja Pengaduan
3.4 SOP Nomor : SOP/004/WM/2016 tentang Pengendalian Layanan Tidak Sesuai
3.5 SOP Nomor : SOP/006/WM/2016 tentang Tinjauan Manajemen
3.6 Laporan Pengukuran Kepuasan Masyarakat
4. DEFINISI
4.1 Ketidaksesuaian : Kondisi tidak tercapainya persyaratan.
4.2 Koreksi : Tindakan yang dikenakan pada suatu layanan untuk
menghilangkan ketidaksesuaian yang terjadi.
3
DOKUMEN MASTER
PENGADILAN TATA USAHA NEGARA
BANDUNG Jl. Diponegoro No. 34 Bandung
Tlp/Fax : ( 022 ) 7272189 Website: http://www.ptun-bandung.go.id | Email: [email protected]
No. Dokumen SOP/005/WM/2016
Revisi Ke 00
Tgl. Berlaku 20 April 2016
Halaman 2/5
STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)
TINDAKAN KOREKTIF DAN TINDAKAN PENCEGAHAN
4.3 Tindakan Korektif : Segala tindakan untuk menghilangkan penyebab
ketidaksesuaian yang terjadi untuk mencegah
terulangnya ketidaksesuaian.
4.4 Tindakan Pencegahan : Segala tindakan untuk menghilangkan penyebab
ketidaksesuaian potensial yang mungkin terjadi
untuk mencegah terjadinya ketidaksesuaian.
4.5 Closed Out : Suatu kondisi dimana tindakan korektif atas
ketidaksesuaian sudah dilakukan dan dinyatakan
selesai.
5. PENANGGUNGJAWAB
5.1 Wakil Manajemen bertanggungjawab dalam mengkoordinir pelaksanaan tindakan
korektif yang memerlukan kesepakatan antar/lintas Bagian, serta melakukan
verifikasi terhadap pelaksanaan tindakan korektif maupun tindakan pencegahan
yang diambil oleh Bagian terkait.
5.2 Masing-masing Kepala setiap Bagian bertanggungjawab dalam pelaksanaan
tindakan korektif atau tindakan pencegahan atas ketidaksesuaian maupun potensi
ketidaksesuaian.
5.3 Setiap Kepala Bagian bertanggung jawab dalam memastikan tindakan yang
diambil sesuai dengan akar masalah dari ketidaksesuaian yang terjadi, dan
tindakan korektif maupun tindakan pencegahan dilaksanakan
5.4 Setiap pegawai bertanggung jawab terhadap pendeteksian ketidaksesuaian dan
pelaporan dilingkup kerjanya masing-masing.
5.5 Sekretaris ISO bertanggungjawab dalam menyimpan seluruh dokumentasi
tindakan korektif dan tindakan pencegahan.
6. KETENTUAN UMUM
6.1 Ketidaksesuaian yang diidentifikasi dalam prosedur ini untuk dilakukan
tindakan korektif antara lain:
• Ketidaksesuaian yang didapat dari pengaduan masyarakat sesuai dengan
ketentuan pada Prosedur Penanganan Keluhan Pelanggan SOP Nomor:
SOP/006/PHUM/2016 tentang Penanganan Meja Pengaduan
• Ketidaksesuaian yang berasal dari terjadinya layanan tidak sesuai, seperti yang
diatur dalam SOP Nomor: SOP/004/WM/2016 tentang Pengendalian Layanan
Tidak Sesuai;
• Hasil pengukuran kepuasan layanan yang nilainya kurang dari nilai minimal
yang ditentukan;
• Ketidaksesuaian yang ditemukan oleh pihak eksternal, termasuk hasil audit
eksternal (Badan Sertifikasi);
4
DOKUMEN MASTER
PENGADILAN TATA USAHA NEGARA
BANDUNG Jl. Diponegoro No. 34 Bandung
Tlp/Fax : ( 022 ) 7272189 Website: http://www.ptun-bandung.go.id | Email: [email protected]
No. Dokumen SOP/005/WM/2016
Revisi Ke 00
Tgl. Berlaku 20 April 2016
Halaman 3/5
STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)
TINDAKAN KOREKTIF DAN TINDAKAN PENCEGAHAN
6.2 Ketidaksesuaian potensial yang diidentifikasi dalam prosedur ini untuk
dilakukan tindakan pencegahan antara lain:
• Saran perbaikan dari audit eksternal (Badan Sertifikasi);
• Potensi-potensi masalah pada proses pelayanan
6.3 Ketidaksesuaian yang didapatkan selama pelaksanaan Audit Internal
ditindaklanjuti sesuai ketentuan SOP Nomor : SOP/003/WM/2016 tentang Audit
Internal.
7. URAIAN PROSEDUR
7.1 Identifikasi Ketidaksesuaian dan Potensi Ketidaksesuaian
7.1.1 Setiap bulan atau sesuai periode tertentu, Sekretaris ISO mendata
ketidaksesuaian yang terjadi maupun potensi ketidaksesuaian yang
membutuhkan dilakukan tindakan korektif maupun tindakan pencegahan
berdasarkan data capaian Sasaran Mutu, data pengaduan/ keluhan
masyarakat, data kejadian layanan tidak sesuai, data hasil pengukuran
kepuasan masyarakat, data evaluasi rekanan, dll.
7.1.2 Setiap data ketidaksesuaian maupun potensi ketidaksesuaian yang bisa
dilakukan tindakan korektif maupun pencegahan dicatat oleh Sekretaris ISO
dalam formulir Permintaan Tindakan Korektif maupun formulir Permintaan
Tindakan
7.1.3 Selanjutnya, Sekretaris ISO meregister seluruh data yang dimintakan
tindakan korektif maupun tindakan pencegahan dalam formulir Monitoring
Tindakan Korektif/Tindakan Pencegahan, yang diserahkan kepada Wakil
Manajemen untuk dilakukan pemantauan.
7.2 Tindak Lanjut atas Permintaan Tindakan Pencegahan
7.2.1 Setiap Kepala Bagian melakukan investigasi guna menentukan akar masalah
yang menyebabkan terjadinya potensi ketidaksesuaian.
7.2.2 Berdasarkan penyebab potensi masalah yang telah diidentifikasi ditentukan
kebutuhan akan tindakan pencegahan untuk memastikan potensi
ketidaksesuaian yang akan terjadi agar dapat dicegah lebih dini.
7.2.3 Setiap Kepala Bagian mengkoordinir pelaksanaan tindakan pencegahan dan
Kepala setiap Bagian menentukan target waktu penyelesaian yang akan
diambil.
7.2.4 Tindakan pencegahan yang sudah dilakukan dicatat pada formulir
Permintaan Tindakan Pencegahan yang salinannya di distribusikan kepada
Wakil Manajemen / Sekretaris ISO untuk dimonitor pelaksanaan tindakan
pencegahannya.
5
DOKUMEN MASTER
PENGADILAN TATA USAHA NEGARA
BANDUNG Jl. Diponegoro No. 34 Bandung
Tlp/Fax : ( 022 ) 7272189 Website: http://www.ptun-bandung.go.id | Email: [email protected]
No. Dokumen SOP/005/WM/2016
Revisi Ke 00
Tgl. Berlaku 20 April 2016
Halaman 4/5
STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)
TINDAKAN KOREKTIF DAN TINDAKAN PENCEGAHAN
7.2.5 Wakil Manajemen / Sekretaris ISO memperbaharui data pada formulir
Monitoring Tindakan Korektif / Tindakan Pencegahan dan memantau
pelaksanaan tindakan pencegahan.
7.2.6 Dalam melaksanakan tindakan pencegahan, Kepala Bagian terkait harus
memastikan bahwa tindakan yang diambil adalah sesuai dengan
ketentuandan kebutuhan sehingga efektif dalam menghilangkan potensi
penyebab ketidaksesuaian.
7.3 Tindak Lanjut atas Permintaan Tindakan Korektif
7.3.1 Setiap Kepala Bagian terkait melakukan investigasi guna menentukan akar
masalah yang menyebabkan terjadinya ketidaksesuaian.
7.3.2 Berdasarkan penyebab masalah yang telah diidentifikasi, bersama dengan
Kepala Bagian ditentukan kebutuhan akan tindakan korektif untuk
memastikan agar ketidaksesuaian yangsudah terjadi tidak terulang.
7.3.3 Kepala Bagian mengkoordinir pelaksanaan tindakan korektif dan Kepala
Bagian menentukan target waktu penyelesaian yang akan diambil.
7.3.4 Tindakan korektif yang sudah dilakukan dicatat pada formulir
Permintaan Tindakan Korektif yang salinannya didistribusikan kepada
Wakil Manajemen / Sekretaris ISO untuk dimonitor pelaksanaan tindakan
korektifnya.
7.3.5 Wakil Manajemen / Sekretaris ISO memperbaharui data pada formulir
Monitoring Tindakan Korektif/ Tindakan Pencegahan dan memantau
pelaksanaan tindakan korektif.
7.3.6 Dalam melaksanakan tindakan korektif, Kepala Subbag terkait harus
memastikan bahwa tindakan yang diambil adalah sesuai dengan ketentuan
dan kebutuhan sehingga efektif dalam menghilangkan penyebab
ketidaksesuaian.
7.4 Verifikasi Tindakan Perbaikan / Pencegahan
7.4.1 Masing-masing Kepala Bagian memastikan:
7.4.1.1 Tindakan pencegahan dilakukan sesuai dengan batas waktu yang
telah ditetapkan dalam formulir Permintaan Tindakan Pencegahan.
7.4.1.2 Tindakan korektif dilakukan sesuai dengan batas waktu yang telah
ditetapkan dalam formulir PermintaanTindakan Korektif.
7.4.2 Wakil Manajemen memantau pelaksanaan tindakan pencegahan atau
tindakan korektif melalui Monitoring Tindakan Korektif/
Tindakan pencegahan
6
DOKUMEN MASTER
PENGADILAN TATA USAHA NEGARA
BANDUNG Jl. Diponegoro No. 34 Bandung
Tlp/Fax : ( 022 ) 7272189 Website: http://www.ptun-bandung.go.id | Email: [email protected]
No. Dokumen SOP/005/WM/2016
Revisi Ke 00
Tgl. Berlaku 20 April 2016
Halaman 5/5
STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)
TINDAKAN KOREKTIF DAN TINDAKAN PENCEGAHAN
7.4.3 Apabila ternyata tindakan pencegahan atau tindakan korektif belum
dilakukan, maka Wakil Manajemen akan mengeluarkan Surat Peringatan
dan meminta penetapan target waktu pelaksanaan tindakan pencegahan atau
perbaikan kembali. Surat Peringatan ditembuskan kepada Manajemen
Puncak.
7.4.4 Apabila tindakan pencegahan atau perbaikan telah dinyatakan efektif, Wakil
Manajemen / Sekretaris ISO melengkapi Monitoring Tindakan
Korektif/Tindakan Pencegahan dengan pernyataan closed out.
7.4.5 Jika hasil tindakan pencegahan atau tindakan korektif belum
memuaskan dan belum efektif menghilangkan potensi penyebab
ketidaksesuaian maupun ketidaksesuaian yang telah terjadi, maka masalah
tersebut dibawa ke dalam Tinjauan Manajemen untuk ditetapkan
keputusannya oleh Manajemen Puncak.
7.4.6 Apabila tindakan pencegahan atau tindakan korektif yang diambil adalah
mengubah metode dan tata cara pelaksanaan proses yang telah ditetapkan,
maka Sekretaris ISO dapat meminta perubahan pada dokumen yang terkait,
sesuai ketentuan pada SOP Nomor : SOP/001/WM/2016 tentang
Pengendalian Dokumen.
7.4.7 Semua arsip yang berhubungan dengan pelaksanaan tindakan
pencegahan dan tindakan korektif disimpan oleh Sekretaris ISO dan Kepala
Bagian.
8. ARSIP TERKAIT
8.1 Formulir Permintaan Tindakan Korektif dan Pencegahan
8.2 Monitoring Tindakan Korektif/Tindakan Pencegahan
DOKUMEN MASTER
PTUN
BANDUNG
FORMULIR PERMINTAAN
TINDAKAN KOREKTIF DAN
PENCEGAHAN
No. Formulir FM/016/WM//2016
Revisi Ke 00
Tgl. Berlaku 20 April 2016
Halaman 1
FORMULIR PERMINTAAN
TINDAKAN KOREKSI / PENCEGAHAN
HARI DAN TANGGAL :
PEMOHON :
BAGIAN :
MASALAH YANG TERJADI DAN PENYEBABNYA :
Tanggal Terjadi Masalah : Lokasi / Tempat :
USULAN TINDAKAN : KOREKSI PENCEGAHAN
Waktu Penyelesaiaan :
Pemohon :
_____________________________
Tanggal :
Diketahui oleh :
_____________________________
Tanggal :
TINDAKAN YANG DIAMBIL DAN HASILNYA:
Ini Penyelesaian Tindakan :
KESIMPULAN :
Perlu tindak lanjut: (Jelaskan)
_____________________________
_____________________________
Masalah Telah Selesai
Dilaporkan oleh :
_____________________________
Tanggal :
Ditinjau & Disetujui Oleh:
_____________________________
Tanggal :
DOKUMEN MASTER
PTUN
BANDUNG
MONITORING TINDAKAN KOREKTIF/TINDAKAN PENCEGAHAN
No. Formulir FM/017/WM//2016
Revisi Ke 00
Tgl. Berlaku 20 April 2016
Halaman 1
MONITORING
TINDAKAN KOREKTIF/TINDAKAN PENCEGAHAN
No Status Temuan Uraian Ketidaksesuaian /
Potensi Ketidaksesuaian Tindakan Koreksi / Pencegahan
Tanggal Koreksi /
Pencegahan Status Akhir
(new/open/close)
DOKUMEN MASTER
==================================================================
PENGADILAN TATA USAHA NEGARA BANDUNG
==================================================================
STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)
TINJAUAN MANAJEMEN
No. Dokumen: SOP/006/WM/2016
Status : MASTER
: CONTROLLED COPY NO__________
: UNCONTROLLED
: OBSOLETE
Revisi : 00
Tgl. Berlaku : 20 April 2016
Disiapkan Oleh Disahkan Oleh
Nama H. Andri Mosepa, SH.,MH. Nama H. Ujang Abdullah, SH., M.Si
NIP 19640710 198903 1 001 NIP 19640710 198903 1 001
Jabatan Wakil Manajemen Jabatan Ketua PTUN Bandung
Dokumen ini adalah milik Pengadilan Tata Usaha Negara Bandung
Dilarang menggandakan sebagian maupun secarake seluruhan dengan cara apapun tanpa
seizin Pengadilan Tata Usaha Negara Bandung
DOKUMEN MASTER
PENGADILAN TATA USAHA NEGARA
BANDUNG Jl. Diponegoro No. 34 Bandung
Tlp/Fax : ( 022 ) 7272189 Website: http://www.ptun-bandung.go.id | Email: [email protected]
No. Dokumen SOP/006/WM/2016
Revisi Ke 00
Tgl. Berlaku 20 April 2016
Jumlah Hal. 1/2
STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)
TINJAUAN MANAJEMEN
1. TUJUAN
Prosedur ini digunakan untuk mengatur pelaksanaan Rapat Tinjauan Manajemen di
Kantor Pengadian Tata Usaha Negara Bandung sebagai bentuk evaluasi efektivitas
implementasi sistem manajemen mutu.
2. RUANG LINGKUP
Prosedur diterapkan mulai dari rencana Rapat Tinjauan Manajemen, pelaksanaan,
hingga tindak lanjut output Rapat Tinjauan Manajemen.
3. REFERENSI
3.1 Persyaratan SMM ISO9001:2008 klausa 5.6
4. DEFINISI
4.1 Tinjauan Manajemen : Suatu bentuk tinjauan atas implementasi sistem
manajemen mutudi Kantor Pengadian Tata Usaha
Negara Bandung dimana pimpinan tertinggi
organisasi (Manajemen Puncak) akan memberikan
keputusan atas permasalahan terkait implementasi
sistem manajemen mutu. Tinjauan Manajemen
dilaksanakan dalam bentuk rapat secara berkala
dengan agenda pembahasan sesuai persyaratan
standar yang diacu.
5. TANGGUNG JAWAB
5.1 Manajemen Puncak bertanggung jawab dalam memberikan keputusan dalam
Rapat Tinjauan Manajemen terutama terkait kebutuhan sumberdaya
5.2 Kepala setiap Bagian bertanggungjawab dalam memberikan data yang diperlukan
untuk keperluan agenda Rapat Tinjauan Manajemen.
5.3 Wakil Manajemen dan Sekretaris ISO bertanggung jawab mempersiapkan bahan
pelaksanaan Rapat Tinjauan Manajemen, membuat notulen, serta memantau
tindak lanjut hasil rapat.
6. KETENTUAN UMUM
6.1 Rapat Tinjauan Manajemen dilaksanakan minimal 1 (satu) kali dalam satu tahun
atau diluar jadwal rencana, apabila ada hal-hal penting yang berkaitan dengan
Kebijakan Mutu, Sasaran Mutu (SKP), hasil audit, perubahan pada manajemen
dan organisasi Unit Kerja, maupun hal-hal yang memerlukan tindak lanjut segera.
1
DOKUMEN MASTER
PENGADILAN TATA USAHA NEGARA
BANDUNG Jl. Diponegoro No. 34 Bandung
Tlp/Fax : ( 022 ) 7272189 Website: http://www.ptun-bandung.go.id | Email: [email protected]
No. Dokumen 006/WM/2016
Revisi Ke 00
Tgl. Berlaku 20 April 2016
Jumlah Hal. 2/2
STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)
TINJAUAN MANAJEMEN
6.2 Agenda Rapat Tinjauan Manajemen meliputi evaluasi menyeluruh atas
Implementa sisistem manajemen mutu, seperti:
a. Hasil audit, internal dan eksternal
b. Umpan balik masyarakat, termasuk keluhan masyarakat
c. Status tindakan korektif dan tindakan pencegahan
d. Tindak lanjut tinjauan manajemen sebelumnya
e. Perubahan yang dapat mempengaruhi sistem manajemen mutu
f. Saran-saran untuk perbaikan
7. URAIAN PROSEDUR
7.1 Wakil Manajemen mengundang peserta Rapat Tinjauan Manajemen dengan
menggunakan Undangan Rapat Tinjauan Manajemen yang ditujukan kepada
seluruh Bagian
7.2 Sebelum pelaksanaan rapat, Wakil Manajemen mengumpulkan seluruh
bahan/materi yang dibutuhkan untuk dibahas dalam rapat yang dirangkum.
7.3 Manajemen Puncak memimpin Rapat Tinjauan Manajemen. Bukti kehadiran rapat
dicatat dalam Daftar Hadir.
7.4 Masing-masing Kepala Bagian menyampaikan hasil implementasi sistem
manajemen mutu di Bagiannya sesuai dengan agenda Rapat Tinjauan Manajemen.
7.5 Manajemen Puncak membahas dan membuat keputusan atas setiap permasalahan
yang dibicarakan dalam rapat.
7.6 Hasil Rapat Tinjauan Manajemen dicatat dalam Notulen Rapat Tinjauan
Manajemen oleh Sekretaris ISO dan dimintakan persetujuan kepada Manajemen
Puncak.
7.7 Notulen Rapat Tinjauan Manajemen didistribusikan / dibagikan kepada setiap
Kepala Bagian
7.8 Masing-masing Kepala Bagian menindaklanjuti hasil Rapat Tinjauan Manajemen.
Hal-hal yang berkaitan dengan penyediaan sumberdaya diatur sesuai ketentuan
yang berlaku.
7.9 Wakil Manajemen memonitor tindak lanjut hasil Rapat Tinjauan Manajemen
melalui formulir Notulen Rapat Tinjauan Manajemen. Hal-hal yang belum dapat
diselesaikan sesuai target waktu yang ditetapkan, akan dibahas dalam tinjauan
manajemen periode berikutnya.
8. ARSIP TERKAIT
8.1 Agenda Rapat Tinjauan Manajemen dan Pembahasannya
8.2 Undangan Rapat Tinjauan Manajemen
8.3 Daftar Hadir
8.4 Notulen Rapat Tinjauan Manajemen
DOKUMEN MASTER
PTUN
BANDUNG
AGENDA RAPAT
No. Formulir FM/018/WM//2016
Revisi Ke 00
Tgl. Berlaku 20 April 2016
Halaman 1
AGENDA RAPAT
Rapat Tanggal : …………………………
Tempat : …………………………
POKOK BAHASAN :
1. ……………………………………………………………
2. ……………………………………………………………
3. ……………………………………………………………
Bandung, ……………(tanggal)
Manajemen Puncak
(…………………………)
DOKUMEN MASTER
PTUN
BANDUNG
UNDANGAN RAPAT
No. Formulir FM/019/WM//2016
Revisi Ke 00
Tgl. Berlaku 20 April 2016
Halaman 1
UNDANGAN RAPAT
Nomor : ………………………… Bandung, ……………(tanggal)
Hal : Rapat Tinjauan Manajemen
Kepada :
Dengan hormat,
Sehubungan akan diadakannya Rapat Tinjauan Manajemen dengan ini kami mengharap kehadiran
Bapak/Ibu/Sdr pada :
Hari/Tanggal :
Pukul :
Tempat :
Acara :
Demikian kami sampaikan, atas perhatiannya diucapkan terima kasih.
Mengetahui, Ketua,
(………………………………..)
Wakil Manajemen
( ………………………… )
DOKUMEN MASTER
PTUN
BANDUNG
DAFTAR HADIR RAPAT
No. Formulir FM/020/WM//2016
Revisi Ke 00
Tgl. Berlaku 20 April 2016
Halaman 1
DAFTAR HADIR RAPAT
Tanggal : …………………….
No Nama Bagian Paraf
1 1
2 2
3 3
4 4
5 5
6 6
7 7
8 8
9 9
10 10
11 11
12 12
13 13
14 14
15 15
16 16
17 17
18 18
19 19
20 20
DOKUMEN MASTER
PTUN
BANDUNG
NOTULEN RAPAT
No. Formulir FM/021/WM//2016
Revisi Ke 00
Tgl. Berlaku 20 April 2016
Halaman 1
NOTULEN RAPAT
Rapat Tanggal : …………………………
Tempat : …………………………
No Rincian Pokok
Bahasan
Kesimpulan / Renacana
Tindak Lanjut Batas Waktu
Penanggung
jawab
Undangan yang hadir :
No Nama Jabatan Keterangan
Undangan yang tidak hadir:
No Nama Jabatan Alasan
Bandung, ……………………….
Mengetahui/Menyetujui
Wakil Manajemen
( ………………………… )
DOKUMEN MASTER
PTUN
BANDUNG
LAPORAN MONITORING SASARAN MUTU
No. Formulir FM/022/WM//2016
Revisi Ke 00
Tgl. Berlaku 20 April 2016
Halaman
LAPORAN MONITORING SASARAN MUTU
Bagian :
No Sasaran Mutu Uraian Target Bulan
Ket Target Satuan
Penanggungjawab,
Bagian....................
( )
Bandung, ..............................
Mengetahui,
Wakil Manajemen
( )