[email protected] 10 april 2008 1
[email protected] 10 april 2008 2
benschop proces- en managementadvies
pragmatisch procesontwerpeffectieve procesoptimalisatiestructurele procesimplementatie
door:
realiseren proces (her)ontwerpmaken proces visualisatiesgeven optimalisatie- en efficiencyadviesuitvoeren implementatie- en projectmanagement
[email protected] 10 april 2008 3
[email protected] 10 april 2008 4
deliverables
ProcesanalysesProces (her)ontwerpenProces visualisatiesImpactanalysesFit-Gap analysesOptimalisatie- en efficiencyadviezenTrainingenProject- en implementatiemanagement BPR trajecten
• Planning & voortgangsbewaking• Coördinatie
[email protected] 10 april 2008 5
bedrijfsprocessen
Bedrijfsproces: logisch samenhangende taken, die in een organisatieworden uitgevoerd om een vooraf vastgestelde uitkomst te bereiken.
Bereiken van deze vooraf vastgestelde uitkomst veel efficiënter eneffectiever te bereiken met behulp van IT.IT is inmiddels in hoge mate doorgedrongen in alle sectoren in onzeeconomie en binnen de dienstverlening en de overheid.Probleem in deze laatste sectoren: efficiency ondanks IT inzet slechtsin beperkte mate verbeterd.Bedrijfsprocessen zijn vaak niet (optimaal) in lijn gebracht aan demogelijkheden die IT biedt.Maar: IT wordt te vaak gekozen als aanvliegroute. Processenuitvoeren is en blijft mensenwerk
[email protected] 10 april 2008 6
visie
Steeds sterkere nadruk op klantgerichtheid bij dienstverlenendeorganisaties.Organisaties nu: veel werkgroepen, onduidelijke plannen en eenveelheid aan projecten en informatiestromen.Groeiende behoefte aan meetbare resultaten, actie, afgerondeprojecten en zichtbare vorderingen.Middels Business Process Redesign richten op optimaliserenorganisaties: bedrijfsprocessen centraal stellen, daarnaast richten opIT ontwikkelingen èn op de mensen die processen uitvoeren ofaansturen.
• Creëren van draagvlak en begrip bij de mensen die het administratieve werkverzetten + optimaliseren werkwijze en (gebruik)IT systemen = gestructureerdebijdrage aan verhogen van efficiency en effectiviteit
• Mensen en processen centraal, want juist in in IT leveren hoge investeringskostenvaak niet de resultaten die men er vooraf van verwacht.
[email protected] 10 april 2008 7
visie
Traditioneel:• informatiesystemen leidend voor procesinrichting• geen benadering vanuit de businessprocessen• automatiseerder “bedenkt” informatiesysteem• gebruikersinput onvoldoende
Gevolgen:• procesinrichting naar informatiesystemen• mismatching tussen informatiesysteem en proces• informatiesysteem niet efficiënt en effectief• informatiesysteem is keurslijf voor de processen en organisatie• acceptatiegraad informatisering daalt
Visie:• bedrijfsprocessen leidend laten zijn tijdens systeemontwikkeling• informatiseren vanuit de processen• informatiesystemen ondersteunen de processen• breng daarom de bestaande bedrijfsprocessen in beeld• ontwikkel een process map van bestaande situatie• projecteer gewenste veranderingen op de process map
[email protected] 10 april 2008 8
process Mapping = procesvisualisatiewaarom?
Denken en handelen vanuit de processenTop Down benaderingSamenhang tussen de relevante aspectenVisualisatie dient als vertrekpunt om daarna de organisatie tebedienen op allerlei gebieden waarin de opgebouwde proceskennisessentieel is:
• Overlegplatform creëren• Gevolgen voorgenomen veranderingen zichtbaar• Impactanalyses• Fit-Gap analyses• Gestructureerde transitieplannen maken• Transitie / Implementatie begeleiden – projectmanagement• Voortgangsmonitor• AO opstellen• Opleidingsmateriaal realiseren
[email protected] 10 april 2008 9
methodieken + instrumenten
MethodiekenBusiness Process RedesignBusiness MappingMindmappingPRINCE IITollgateBrainstorming
InstrumentenGezond verstandBusiness MapsProcessor CardsMindmanagerMsProjectProtosBwiseMavim
[email protected] 10 april 2008 10
opdrachtgevers
Ministerie van Buitenlandse Zaken• ICT (uitrol hard- & software
worldwide) procesmodel, opleiding• Personeelszaken (implementatie
salarissysteem)• Financiele administratie
(implementatie Oracle)• Inkoop (E-procurement)
Ministerie van Binnenlandse Zaken+ IBM
• P-Direkt, impactanalyse,implementatie SSC
Rijksgebouwendenst• Begeleiding selectietraject
nieuwbouw Ministeries2e kamer
• E-procurementGemeente Rotterdam
• Procesherontwerp en Ontwikkelingdienstverlening: BPR
• Optimalisatie parkeerproducten
Interpolis• Fusie
Rijksgebouwendenst• Begeleiding selectietraject
nieuwbouw Ministeries
Monumentenzorg + ROB• Fusie
Prorail• Ontwikkeling Productencatalogus• Training procesmatig werken
Ministerie van VROM• P-Direkt, impactanalyse, SSC
Ministerie van Financiën• P-Direkt, impactanalyse, SSC
Ministerie van VWS• P-Direkt, impactanalyse, SSC
[email protected] 10 april 2008 11
Current-situatie vastleggen:procesflow & proces(deel)stappenrollen / organisatieactiviteitensysteemlandschapproductenwetgeving
eisenrisico´scontroleseffectiviteitefficiencycommunicatiefouten / problemenverantwoording
current
aanpak process mapping
[email protected] 10 april 2008 12
scenario´s future vastleggen:mogelijke toekomstige situatiesvastleggen gewenste veranderingenmogelijke nieuwe procesgangbenodigde systeem-aanpassingenmogelijke nieuwe werkstromenandere rolvoering
impact per scenariokosten/batendoorlooptijd scenario´sonderbouwde besluitvormingkeuze definitieve future
current possiblefutures
aanpak process mapping
[email protected] 10 april 2008 13
future vastleggen:definitieve toekomstige situatievastleggen door te voeren veranderingenvisualisatie veranderingsdoel
procesflow & proces(deel)stappenrollen / organisatieaktiviteitensysteemlandschapproduktencontroleswetgeving
current possiblefutures future
aanpak process mapping
[email protected] 10 april 2008 14
fit gap analyse:welke processen worden geraakt ?welke systemen moeten worden aangepast ?welke rollen veranderen ?andere of nieuwe controles ?
wat wijzigt er waar?wat verandert niet?wat is er nieuw?wat gaat verdwijnen?
current possiblefutures future fit gap
aanpak process mapping
[email protected] 10 april 2008 15
realisatie future:opstellen projectplan(hoe gaan we het doel bereiken?wie doet wat wanneer?)realiseren veranderingenuitvoeren projectplan
AO – IC (her)inrichtenwerkinstructiessysteemaanpassing ,OTAPresponsibilities beleggenopleiden medewerkers
current possiblefutures future fit gap realisatie
aanpak process mapping
[email protected] 10 april 2008 16
implementatie:future ingerichtproces ingerichtsysteem in productiecontroles ingerichtmedewerkers opgeleid
AO – IC in beheerchangeman. ingerichtsysteem in beheernieuwe proces = current
current possiblefutures future fit gap realisatie imple–
mentatie
aanpak process mapping
[email protected] 10 april 2008 17
[email protected] 10 april 2008 18
process mapping, waarom?
instrument om gevolgen van veranderingen inzichtelijk temakenimpact van nieuwe of gewijzigde maatregelen vaststellenProjecten om nieuwe of gewijzigde regelingen teimplementerenOrganisaties nu: veel werkgroepen, onduidelijke plannen eneen veelheid aan projecten en informatiestromen
Process map: zichtbare veranderdoelen, meetbare resultaten,actie, afgeronde projecten en gemarkeerde vorderingen
18
[email protected] 10 april 2008 20
Analyse
Modelleer huidigesituaties
Procesmap organisatie Ycurrent
Procesmap organisatie Xcurrent
Ontwikkel TransitieScenario
Ontwerp toekomstigmodel
Procesmap nieuwe organisatiefuture
CUR
REN
TFU
TURE
Implementatie
fusie
[email protected] 10 april 2008 21
fusie
Bedrijfsprocessen te fuseren organisaties inzichtelijk maken.Gelijksoortige bedrijfsprocessen onderkennen.Probleemgebieden worden aanwijsbaar.Bestaande knelpunten worden hierdoor niet geincorporeerd innieuwe organisatie.Inzicht en begrip medewerkers van te fuseren organisatie-onderdelen.Beeld nieuwe organisatie duidelijk te definiëren.Doublure van bedrijfsprocessen wordt voorkomen.Keuzes in te zetten informatiesystemen onderbouwd en inzichtelijk.Functionaliteit ondersteuning info-systemen versus processen vast testellen.Informatiestromen in kaart brengen.Overdrachts – en ontkoppelmomenten bepalen.
[email protected] 10 april 2008 22
proces mapping & AO - IC
vastleggen functioneren van de organisatievastleggen informatie die hieruit voortkomtcomplex van maatregelen om het functioneren en informerennaar wens te laten verlopen• 6 w's: wie (functionaris) mag wat (welke gegevens), waarom, wanneer en
waarmee (met welke hulpmiddelen) en waarheen gaan die gegevens?
process map om AO te visualiserenprocess map om stappenplan IC uit te voeren
[email protected] 10 april 2008 23
process mapping & compliance
impact IT systemen is grootdaarom compliance: (extra) controles• noodzakelijk• wettelijk voorgeschreven.• controles van productie- en informatieprocessen.
process map als raamwerk, waarmee wetgeving wordtdoorvertaald naar de werkvloerprocess map als instrument om gevolgen van wettelijke enkwaliteitseisen inzichtelijk te makenprocess map om impact van nieuwe of gewijzigde regelingenvast te stellenhulpmiddel bij opstellen compliance-programma en -plan.
23
[email protected] 10 april 2008 24
process mapping & productontwikkeling
ontwerpproces om (nieuwe) producten te ontwikkelen, teproduceren en te verkopen (vermarkten) structureren.nieuwe innovaties en / of bestaande producten optimaliseren• bedrijfsprocessen inzichtelijk maken.• herbruikbare proces(onderdelen) bekend.• impact op bestaande processen bekend.• impact op organisatie voorspelbaar.• capaciteit resources beter te bepalen.• probleemgebieden in kaart brengen.
process map als instrument bij ontwerp- of ontwikkelproces
[email protected] 10 april 2008 25
impactanalyseStap 1: Matching te implementeren processen op Current modelStap 1: Matching te implementeren processen op Current model
Verdwijnendproces N
Nieuw proces VM
CurrentCurrentProcessenProcessen
Te implementerenTe implementerenprocessenprocessen
Match proces:gelijkvormig
[email protected] 10 april 2008 26
V
M
M
V
Current processenCurrent processenwaarop impactwaarop impactbepaald isbepaald is
Systemen Organisatie Producten
Nieuw
AspectenAspecten
uitfaserenuitfaseren
veranderenveranderen
impactanalyseStap 2: Op Current model vastleggen wat veranderen, wat uitfaserStap 2: Op Current model vastleggen wat veranderen, wat uitfaseren , waten , wattoevoegen en wat in stand houdentoevoegen en wat in stand houden
toevoegentoevoegen
[email protected] 10 april 2008 27
Primair proces 1
Primair proces 2
Secundair proces
Subprocessen opsplitsen in processtappen
procesmapping: de methode
[email protected] 10 april 2008 28
Primair proces 1
Primair proces 2
Secundair proces
Navigatie vaststellen
Trigger Product
procesmapping: de methode
[email protected] 10 april 2008 29
Primair proces 1
Primair proces 2
Secundair procesInformatieSysteem
Activiteiten Organisatie
Wetgeving Kennis ProductenSubsidieregeling
Hoofdst. I Hoofdst. II Hoofdst. III
Par.1
Art.1
Par.2
1.1
Par.3 Par.1 Par.2 Par.3 Par.4 Par.1 Par.2
1.2
1.3
Art.2
2.1
Art.1
Art.2
2.1
2.2
2.3
Art.1
Art.2
Art.3
Art.1
1.1
1.2
1.3
1.4
Art.1
Art.2
Art.3
Art.4
Art.1
1.1
1.2
Art.1
1.1
1.2
1.3
Art.2
Art.1
Art.2
2.1
2.2
Art.1
Art.2
Art.3
Art.4
Aspectgebieden vastleggenKennis
Aspect A Aspect B Aspect DAspect C
A.1
A.2
A.3
A.4
B.1
B.2
B.3
B.4
B.5
C.1
C.2
D.1
D.2
D.3
Producten
Informatie (I) Subsidies Monumenten
I.1 I.2
I.1.a1 I.1.a2
Besch Afw Aanvr Arch Object
A.1
A.2
A.3
A.1
A.2
`
REGIO 2
STAF
FIN
MDW
ADM VAL
VER
DIR DIR MGR DIR
VER
ADM
OND
SCRSOS
DienstleidingDIR ADR
REGIO 1
Systeem X
1.AccountsPayable
2.AccountsReceivable
3. GenralLedger
4. ProjectAccounting
5. Mngtinformatie
1.1
1.2
1.3
1.4
1.5
1.6
2.1
2.2
2.3
2.4
2.5
2.6
1.7
1.8
3.1
3.2
3.3
3.4
3.6
3.7
3.8
3.9
3.5
4.1
4.2
4.3
4.4
4.5
5.1
5.2
5.3
5.4
5.6
5.7
5.8
5.9
5.5
Activiteiten
1.Accounts 2.Accounts 3.Vorderen 4.Betalen 5.Overeenk
1.1
1.2
1.3
1.4
1.5
1.6
2.1
2.2
2.3
3.1
3.2
3.3
3.4
3.5
4.1
4.2
4.3 4.6
4.4
4.5
5.1
5.2
5.3
5.4
5.5
5.6
procesmapping: de methode
[email protected] 10 april 2008 31
2.3.15
RegistrerenCrediteur
FIN
PA 4.6
AR 2.4
Bet. 4.2
A.3,67
Art. 2
Prod. A.3
3.7
OmschrijvingNavigatie
Aspectgebied
procesmapping: de methode
het resultaat op procesniveau
[email protected] 10 april 2008 32
Toegevoegde waarde process map
communicatie tussen alle betrokkenen10 – 20 % besparing in menskosten20 – 30% verkorting doorlooptijdconcentratie op processen en procesverbeteringenmeer kans om de veranderdoelen te realiseren:• processturing• procesresultaat• zicht op de status van het realisatietraject