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Das Office Roll Out Konzept
Dagmar Herzog
Ein Konzept der MindBusiness GmbH 2
Mögliche Bausteine des Konzeptes Analyse
In welchem Umfang wird ausgerollt Wissenstand der Mitarbeiter Wie wird bisher mit Office Produkten
gearbeitet Die kritische Masse Multiplikatoren
Kommunikationskonzept Wissenstransfer (für ausgewählte
Zielgruppen) Nachhaltigkeit
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Veränderungsbedarf? Nach einer aktuellen (2007) Studie von Microsoft verbringt
ein Office –Worker im Durchschnitt 45 Minuten damit, Informationen zu Suchen und zu Finden.
Ein ähnlicher Wert wird für Suchen und Finden bzw. unproduktivem Vorgehen bei der Erstellung von Dokumentationen, Kalkulationen, Präsentationen oder einfach ineffizienter Organisation beim Erstellen von Terminen, Kontaken und E-Mails angesetzt.
Reibungsverluste zwischen den Kommunikationspartnern durch uneinheitliche Vorgehensweisen und fehlende Spielregeln kommen dazu.
In Summe gewinnt jeder Information Worker mit steigenden Methoden- und Werkzeug-Kenntnisse.
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Wissensbausteine im ÜberblickUnternehmen gesamt (optional)
Kantinen-Event
Anwender (obligatorisch)
Workshops
Keyuser
Workshops
IT-Fach-abteilungen
Rolloutvorbereitung / Appl.-Validierung
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Das GrundkonzeptZielgruppe Assistenz (optional)
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Gruppengröße Variante 1
Gruppengröße 10 bis 14 Teilnehmer Klassische Sitzordnung Betreuung durch 2 Trainer
Variante 2 ( ) Gruppengröße bis 18 Teilnehmer Sitz-/Arbeitskonzept ähnlich dem KeyUser-
Konzept Betreuung durch 3 Trainer
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Arbeitskonzept und Zeiteinteilung 1 Vortragsinsel ( 15 Minuten-Überblick)
Es finden pro Workshop 5 Vorträge statt Es gibt immer nur 1 Vortrag für Alle Trainer referieren abwechselnd
2-3 Workstation ( 90 Minuten Praxis ) Nach dem Vortrag gehen die TN an Ihre Workstation Nun beginnt die individuelle Umsetzungs-/Vertiefungsphase
Jede Workstation wird von einem Trainer betreut Individuelle Fragen werden geklärt Tipps und Tricks werden gezielt gegeben und in den
Arbeitsauflauf sofort integriert
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Lernkonzept + Umgebung = der Nutzen
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Ziel der VeranstaltungZielgruppe Assistenz (optional)
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Das wird mit dem Workshop erreichtÜberblic
k geben
Vertraue
n schaffen
Informieren
Unterstützungfür den
Roll Out
Assistenz / Sekretariat sind „Stimmungsmacher“
Begeisterung wird geweckt
Wissensaufbau Zeitersparnis in den
Arbeitsprozessen
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Dauer und AgendaZielgruppe Assistenz (optional)
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Das GrundkonzeptZielgruppe Key User (optional)
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Gruppengröße
Gruppengröße bis 18 Teilnehmer Sitz-/Arbeitskonzept
Drei Gruppen Drei Arbeitsinseln 2 tägig
Betreuung durch 3 Trainer
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Arbeitskonzept und Zeiteinteilung 3 Vortragsinsel pro Tag ( 45 Minuten-Überblick)
…….
3 Workstation pro Tag ( 60 Minuten Praxis ) Nach dem Vortrag gehen die TN an Ihre Workstation Nun beginnt die individuelle Umsetzungs-/Vertiefungsphase Wissenstransfer
Jede Workstation wird von einem Trainer betreut Individuelle Fragen werden geklärt Tipps und Tricks werden gezielt gegeben und in den
Arbeitsauflauf sofort integriert
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Lernkonzept + Umgebung = der Nutzen
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Ziel der Key User WorkshopsZielgruppe Key User (optional)
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Das wird mit dem Workshop erreichtÜberblic
k geben
Verständnis
schaffen
Informieren
Unterstützungfür den
Roll Out
Key User …. tragen das Projekt in die
Abteilungen sind wichtige
Multiplikatoren haben eine
unterstützende Wirkung leisten Wissensaufbau/-
transfer
Die Begeisterung wird geweckt
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Dauer und AgendaZielgruppe Key User (optional)
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Die Agenda im Überblick - Zeitplan und Themenfelder ( Workshop Key User, 2-tägig )
Methode Zeitrahmen Aufteilung der Themenfelder Tag 1 Das steckt hinter Office 2007 &Vista
3 x Vorträge 45 min. Excel, Outlook, Vista
3 x Workstation 60 min
Sichtweise auf die verschiedenen Arbeitsplätze, Nutzenaufbau
Tag 2
3 x Vorträge 45 min. Power Point, Word, Share Point
3 x Workstation 60 min.
Sichtweise auf die verschiedenen Arbeitsplätze, Nutzenaufbau
Die TN erhalten alle ein Trainings CD
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Das Ziel der zwei Tage Die Philosophie „Office 2007“
kennenlernen Neue Arbeitsprozesse entdecken Testen, Üben, Ausprobieren Fragen stellen und Wissen aufbauen Erfahrungsaustausch untereinander Nutzen für die Anwender erkennen und
verstehen
Das Ziel der zwei Tage Die Philosophie „Office 2007“
kennenlernen Neue Arbeitsprozesse entdecken Testen, Üben, Ausprobieren Fragen stellen und Wissen aufbauen Erfahrungsaustausch untereinander Nutzen für die Anwender erkennen und
verstehen
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Begleitung am Arbeitsplatz (bspw. Zielgruppe Sekretariate)
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Ablauf und Möglichkeiten Begleitung am Arbeitsplatz
Grundlagen zeigen im speziellen Umfeld Individuelle Fragen möglich Geringer Zeitaufwand Nur zeigen, was gebraucht wird
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Zeitliche Dimension
• 30 Minuten• ……bis max. • 60 Minuten
Dauer/Arbeitsplatz
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Das Ziel der Arbeitsplatzbetreuung Zurechtfinden in der neuen Oberfläche Möglichkeiten für den Alltag erkennen und
einsetzen Der ein oder andere Tipp und Trick wird bereits in
der kurzen Zeit umgesetzt Ein besseres Verständnis für die neue Oberfläche
entwickeln (nur wer das „Warum“ versteht, kann den Nutzen erkennen und anwenden)
Zeit zum „Suchen und Schimpfen“ wird eingespart
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Die Office Wocheoptional
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1 Woche mit drei Trainer vor Ort
Montag
3 WS vormittags
3 WS nachmittags Pro WS max. 8 TN / WS werden individuell zusammengestellt
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Das Ziel der Office Woche Flexibilität für die TN Jeder TN kann sich den Kurs aussuchen,
den er benötigt Keine Reisezeit für die TN Zeit zum Fragen Spezialisten vor Ort Etc.
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Wissenspakete
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Das Wissenspaket Präsentationen Häufige Fragen und Antworten Übungsdateien Schritt für Schritt Anleitungen Filmsequenzen (Lernsequenzen) „1.Hilfe Pakete“ Etc.
Mit dem Wissenspaket wird das Wissen für alleMitarbeiter greif- und nutzbar.
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Unterlagen Auszüge aus einer Trainings CD
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Kosten, Nutzen und Nachhaltigkeit
Gesamtblick
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Optimierter Einsatz von Office Werkzeugen ist messbar
Effizienfaktoren Potenzial in Min/TagEffizienter und schneller in Office-Arbeitsabläufen (Dokumentieren, Kalkulieren, Präsentieren)
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Motivation 15Tipps & Tricks/ best-practise 5Dateimanagement (Anzeigen, Suchen/Finden)
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Ergebnis 60
Fazit:Pro Woche werden durch die Anwendung des aufgebauten Wissens pro Person mind. 5 Arbeitsstunden eingespart!
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Lernen, Umsetzen => Effizienter arbeiten
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Erfolgreich umgesetzt u.a. bei…. Dr.Oetker
Kantinenevent Key User (120) Assistenz nach Geschäftsbereichen
Heraeus Kantinenevent ( an 6 Standorten) Assistenz (180 Pers.) Key User, Help Desk (80 Pers.) Abteilungsthemen (Controller, Vertrieb etc.)
AUDI AG Key User (180 + 400) Pilot Chefassistenz Infoveranstaltungen (geplant für Q2/09)
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Das Roll Out Konzept für Ihr Unternehmen…..Das Roll Out Konzept besteht aus bewährtenBausteinen, aber…. Jedes Roll Out Konzept wird auf das Unternehmen
zugeschnitten Die Inhalte und Themenfelder werden mit Ihrem
Unternehmen abgestimmt Die Inhalte werden jeweils nach der Analyse
aufgebaut, vorbereitet und mit Ihnen abgesprochen
Die Ziele der Workshops werden mit Ihnen abgestimmt