PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH
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Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management:
Herausforderungen, Konzepte und Rezepte
Dr. Ulrich Kampffmeyer
Frauenfeld, 13.09.2012
VSA Jahresversammlung 2012
Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management VSA Jahresversammlung 2012Dr. Ulrich Kampffmeyer 2
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Agenda
|Einführung
||Ordnung
|||Aufbewahrung
||||Ausblick
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Die Themen des Vortrags drehen sich alle um das Thema „dOCUMENTieren“
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Download Show: www.PROJECT-CONSULT.de/files/VSA_RM-ARC_S_20120913.pptxDie Nutzung der Präsentation und ihrer Inhalte ist nur zum privaten Gebrauch gestattet
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Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management VSA Jahresversammlung 2012Dr. Ulrich Kampffmeyer
|Einführung||Einführung|Vom Ordnen und Aufbewahren||
|EINFÜHRUNG
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Am Anfang war die Sprache
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Vom Aufbewahren und Archivieren
Ein uraltes Thema
Durch die Erfindung der Schrift vor 5.000 Jahren wurde es möglich, Informationen und Vereinbarungen zu überliefern:
Das Dokument war geboren.
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What is a document?
“Object --- Document? Star in sky -- No Photo of star -- Yes Stone in river -- No Stone in museum -- Yes Animal in wild -- No Animal in zoo -- Yes
There is discussion of an antelope. An antelope running wild on the plains of Africa should not be considered a document, she rules. But if it were to be captured, taken to a zoo and made an object of study, it has been made into a document. It has become physical evidence being used by those who study it. Not only that, but scholarly articles written about the antelope are secondary documents, since the antelope itself is the primary document.”
Quelle: Michael K. Buckland: What is a document?; Journal of the American Society of Information Science 48, no. 9 (Sept 1997): 804-809
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Ein altes Thema
Durch die elektronische Informationsverarbeitung wird der Dokumentbegriff neu definiert:
Ein Dokument ist nur noch ein flüchtiges, virtuelles Datenobjekt.
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Die Geburt des Archivs
Viele Dokumente erfordern Ordnung!
Das Archiv wird als Konsequenz des Wachstums der Zahl von Dokumenten erfunden.
Die Geburt des Archivs liegt mindestens 5000 Jahre zurück.
Elektronische Archive gibt es seit rund 35 Jahren.Ein eher überschaubarer Zeitraum.
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Der Begriff Archiv
„Der populäre Sprachgebrauch verwendet den Begriff ‚Archiv‘ heute derart inflationär, dass beinahe alles, was Altes, aber noch Wertvolles bzw. Nützliches aufbewahrt und zugänglich macht, als Archiv bezeichnet wird.“
„Archiv leitet sich aber nicht von griechisch archaios (alt) ab, sondern von arché (Regierung, Behörde, Amt).“
Quelle: http://www.oesta.gv.at/site/4936/default.aspx
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Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management VSA Jahresversammlung 2012Dr. Ulrich Kampffmeyer
EINFÜHRUNG | VOM ORDNEN UND AUFBEWAHREN
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Der Mensch und Ordnung
„Als unspezialisiertes Neugierwesen braucht der Mensch Information zum Überleben!“
Das menschliche Gehirn ist in seiner Kapazität eingeschränkt und muss um den Überblick zu behalten, Informationen klassifizieren und zuordnen. (Ein)Ordnen ist dem Menschen angeboren.
Quelle: Hartmann, Gerd: Auf der Suche nach einer allgemeinen Ordnung der Information,
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Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management VSA Jahresversammlung 2012Dr. Ulrich Kampffmeyer
||Ordnung|||Ordnung|Records Management|||Ordnung|Records Management|Acht Grundprinzipien|||Ordnung|Records Management|Aktuelle Standards|||Ordnung|Records Management|Ordnung vs. Chaos|||Ordnung|Aufbewahrung|||
||ORDNUNG
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Ordnungssystem
„Ordnungssystem definiert eine Ordnung und beschreibt ein Ordnungsprinzip
• Typische Ordnungsprinzipien sind Klassifikation, Register, Facettenklassifikation, Begriffskombination, Freitextsuche und Vektorraummodell
• Die Größe eines Ordnungssystems ergibt sich aus der Anzahl der in ihm enthaltenen verbindlichen Deskriptoren und Relationen.“
• Ordnungssysteme sind die Grundlage des Records Managements.
• Aufgabe des Records Managements ist es, Ordnung zu schaffen und Ordnung zu halten.
Quelle: http://de.wikipedia.org/wiki/Ordnungssystem
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Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management VSA Jahresversammlung 2012Dr. Ulrich Kampffmeyer||ORDNUNG|RECORDS MANAGEMENT
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Definitionen: Record
Alt: Definition „Record“ (ISO 15489, Teil 1)
Information, die erzeugt, empfangen und bewahrt wird, um als Nachweis einer Organisation oder Person bei rechtlichen Verpflichtungen oder zum Nachvollzug einer geschäftlichen Handlung zu dienen.
“Information created, received, and maintained as evidence and information by an organization or person, in pursuance of legal obligations or in the transaction of business.”
Quelle: ISO 15489-1:2001 Information and Documentation - Records Management – Part 1 : General
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Definitionen: Record
Neu: Definition „Record“ ISO 30300
“Information created, received, and maintained as evidence and /or as an asset by an organization or person, in pursuance of legal obligations or in the transaction of business or for its purposes, regardless of medium, form or format.”
Quelle: http://www.iso.org/iso/iso_catalogue/catalogue_tc/catalogue_detail.htm?csnumber=53732
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Definitionen: Record
Definition „Record“ nach PROJECT CONSULT (1)
Ein Record ist abgegrenzt und definiert durch seinen gesetzlichen und geschäftlichen Wert. Er ist ein beständiges, dauerhaftes, verbindliches und konsistentes Informationsobjekt, unabhängig von seinem physischen Format. Abhängig von den Inhalten, angereichert mit Zusammenhangs- und deskriptiven Informationen, ist ein Record durch eine eindeutige Kennzeichnung und seine Klassifikation bestimmt.
„Records can be defined by their attributes like business value, legal value, context, integrity, persistence, authenticity, defined metadata, consistency, classification, and more. These attributes separate records from other types of documents and information objects.“
Quelle: Dr. Ulrich Kampffmeyer
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Definitionen: Record
Definition „Record“ nach PROJECT CONSULT (2)
Records werden durch ihre Eigenschaften definiert und von anderen Informations objekten wie Datensätzen, Dokumenten, Content etc. abgegrenzt. Die wichtigsten Eigen schaften eines Record sind:
• Betriebswirtschaftlicher Wert
• Rechtlicher Wert
• Kontext
• Integrität
• Unveränderlichkeit
• Authentizität
• Kontrollierte Metadaten
• Konsistenz
• Deklaration und Klassifikation
• Aufbewahrungspflicht / AufbewahrungswürdigkeitQuelle: Dr. Ulrich Kampffmeyer
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Definitionen: Records Management
Alt: Definition „Records Management“ (ISO 15489, Teil 1)
Als Führungsaufgabe wahrzunehmende effiziente und systematische Kontrolle und Durchführung der Erstellung, Entgegennahme, Aufbewahrung, Nutzung und Aussonderung von Schriftgut, einschließlich der Vorgänge zur Erfassung und Aufbewahrung von Nachweisen und Informationen über Geschäftsabläufe und Transaktionen in Form von Akten.
“Field of management responsible for the efficient and systematic control of the creation, receipt, maintenance, use and disposition of records, including processes for capturing and maintaining evidence of and information about business activities and transactions in the form of records.”
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Definitionen: Records Management
Neu: Definition „Records Management“ nach ISO 30300
• ISO 30300 bezieht sich auf das Records Management System
• Ein Records System erfasst und verwaltet Records und macht sie langfristig zugänglich
• Zusammenarbeit zwischen menschlichen Prozessen und Technologien zur Kontrolle (control) von Records
• Das „Management System for Records" führt und kontrolliert ein Unternehmen hinsichtlich seiner aufbewahrungspflichtigen Aufzeichnungen
Hinweis: „Control“ meint hier Steuerung und nicht Kontrolle!
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Definitionen: Records Management
Definition „Records Management“ nach PROJECT CONSULT (1)
Records Management ist der übergreifende Anwendungsbereich für die systematische und kontrollierte Verwaltung von aufbewahrungspflichtigen und aufbewahrungswürdigen Informationen in Politik, Gesellschaft, Jurisprudenz, Exekutive, Unternehmen, Organisationen und öffentlichen Verwaltungen, die deren Tätigkeit in Bezug auf die Konformität mit gesetzlichen, regulativen, geschäftlichen, moralischen, ethischen und anderen Vorgaben nachvollziehbar machen.
Quelle: Dr. Ulrich Kampffmeyer
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Definitionen: Records Management
Definition „Records Management“ nach PROJECT CONSULT (2)
Records Management weist eine Reihe typischer Eigenschaften auf, die es auch vom Dokumentenmanagement abgrenzen:
• Dedizierte Klassifikation und Deklaration von Information als Record
• Abbildung von Ordnungssystematiken, Aktenplänen und anderen strukturierten Verzeichnissen zur geordneten Ablage von Informationen
• Thesaurus- oder kontrollierte Wortschatz-gestützte eindeutige Indizierung von Informationen
• Verwaltung von Aufbewahrungsfristen (Retention Schedules) und Vernichtungsfristen (Deletion Schedules)
• Schutz von Informationen entsprechend ihren Eigenschaften, z.T. bis auf einzelnen Inhaltskomponenten in Records
• Nutzung international, branchenspezifisch oder zumindest unternehmensweit standardisierter Meta-Daten zur eindeutigen Identifizierung und Beschreibung der gespeicherten Informationen.
Quelle: Dr. Ulrich Kampffmeyer
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Definition: Record Keeping
• Record Keeping ist ein weiterer Begriff, der durch die ARMA in acht Prinzipien „Generally Accepted Record Keeping Principles“ (GARP) beschrieben und mit Records Management weitgehend identisch ist.
• Record Keeping umfasst die Verwaltung von Informationsobjekten in Hinblick auf die unmittelbaren und zukünftigen regulatorischen und rechtlichen Anforderungen an Unternehmen sowie unterstützende Maßnahmen zur Risikominderung.
• Records Keeping kann als Grundlage für das Records Management betrachtet werden.
Quelle: http://www.arma.org/garp/garp.pdf
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Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management VSA Jahresversammlung 2012Dr. Ulrich Kampffmeyer
||ORDNUNG|RECORDS MANAGEMENT|ACHT GRUNDPRINZIPIEN
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ARMA
• Internationaler Berufsverband der Records Manager „ARMA Association of Records Managers and Administrators“
• Gegründet 1955, über 11.000 Mitglieder (Records Manager, Archivare, Bibliothekare, Imaging Spezialisten, Legal Professionals, IT Manager, Berater, Lehrende etc.); inzwischen auch mit einem Chapter in der Schweiz!
• Zugleich Verwaltungsbehörde für Richtlinien zum elektronischen Records Management in den USA
• Veröffentlichte 2011 grundlegende Prinzipien zum Records Keeping (GARP - Generally Accepted Record Keeping Principles)
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ARMA – Übersicht der GARP
Principle [EN] Prinzip [DE]
1 Principle of Accountability Prinzip der Verantwortlichkeit
2 Principle of Integrity Prinzip der Integrität
3 Principle of Protection Prinzip der Sicherung
4 Principle of Compliance Prinzip der Compliance
5 Principle of Availability Prinzip der Verfügbarkeit
6 Principle of Retention Prinzip der Aufbewahrung
7 Principle of Disposition Prinzip der Entsorgung
8 Principle of Transparency Prinzip der Transparenz
GARP – „Generally Accepted Records Keeping Principles“
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1) Prinzip der Verantwortlichkeit
Innerhalb eines Unternehmens sollte es eine Führungskraft geben, die ein Records Management-System überwacht und System-Verantwortung an geeignete Personen delegiert sowie bestimmte Programm- Anforderungen adaptiert.
• Der verantwortliche Manager sollte eine Methode zur Gestaltung und Durchführung einer Struktur der Aufzeichnungspflichten vorgeben
• Für die Umsetzung von Records-Keeping-Maßnahmen sollte eine Governance-Struktur und Vorgehensweise geschaffen werden
• Zu den notwendigen Komponenten gehören eine verantwortliche Person und ein festgelegtes Maßnahmenprogramm
• Ein Record-Keeping-Programm sollte für seine Umsetzung über dokumentierte und auf Genehmigungen basierende Richtlinien und Verfahren verfügen
• Eine Nachvollziehbarkeit des Programms ermöglicht es, seine Aufgaben zu überprüfen und gegebenenfalls zu aktualisieren
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2) Prinzip der Integrität
Die Integrität, und somit auch die Authentizität und Zuverlässigkeit der Informationsobjekte in einem Record Keeping-Umfeld, sollten folgendes berücksichtigen:
• Richtigkeit und Einhaltung der Richtlinien und Verfahren des Unternehmens (Governance und Compliance)
• Zuverlässige, angemessene und wiederholte Information Management Ausbildung
• Zuverlässigkeit und Richtigkeit von Records Inhalten und Kontext
• Verlässliches und auswertbares Audit-Trail• Zuverlässigkeit und Verfügbarkeit des Systems
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3) Prinzip der Sicherung
Das Prinzip der Sicherung deckt Sicherheits-, Verfügbarkeits- und Schutzansprüche ab. Es erfordert
• Ein angemessenes Maß an Schutz für private, vertrauliche, privilegierte, als auch geheime oder für die Unternehmensabläufe wesentliche Records und Informationen
• Sichere Aufbewahrung von Informationen entsprechend den vorgeschriebenen gesetzlichen, regulativen oder durch Unternehmens-Richtlinien (Policy) definierte Vorgaben
• Angemessene Steuerungs- und Kontrollmechanismen für den gesamten Lebenszyklus von Informationsobjekten
• Angemessene Sicherheitsstrukturen mit exklusiven Zugangsberechtigungen für Administratoren, die den Zugang zum System durch Key-Cards oder ähnlichen elektronischen sowie physischen Schranken, kontrollieren
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4) Prinzip der Compliance
Die verpflichtende Einhaltung regulativer Compliance-Vorgaben beinhaltet folgende Aspekte:
• Das Records Management System muss Informationen über die ordnungs gemäße Durchführung der Unternehmensaktivitäten enthalten und eine vollständige Dokumentation beinhalten
• Das Records Management System selbst ist Gegenstand der gesetzlichen Anfor derungen, wie z. B. Anforderungen an Steuer- oder sonstige Aufzeichnungen
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4) Prinzip der Compliance
Daraus lässt sich folgern, dass jedes Unternehmen
• Wissen muss, welche Informationen als Records und Aufzeichnungen geführt werden müssen, um einen Nachweis der ordnungs-, rechts- und gesetzmäßigen Durchführung der Geschäftsaktivitäten zu besitzen
• Seine Informationen in der gesetzlich vorgeschriebenen Weise als Records deklarieren und im Kontext wiederauffindbar aufbewahren muss
• Die Informationsobjekte für den gesetzlich oder durch regulative Vorgaben bestimmten Zeitraum auf bewahren und dies nachweisen können muss
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5) Prinzip der Verfügbarkeit
Organisationen müssen in der Lage sein, alle Informationsobjekte die für die Aufbewahrung relevant sind zu erkennen, zu klassifizieren, zu lokalisieren und abrufen zu können. Diese Aufzeichnungen werden benötigt von
• Einzelpersonen und Gruppen, die die Informationen für ihre Tätigkeit als Referenz oder Bearbeitungsobjekt benötigen.
• Die für Qualitäts-, Rechts-, Revisions- und Prüfungsfragen Verantwortlichen im Unternehmen und gegebenenfalls von extern
• Manager und Managementgruppen für Bewertung, Steuerung und Entscheidungsfindung.
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6) Prinzip der Aufbewahrung
Das Prinzip der Aufbewahrung orientiert sich an der Funktionalität, die auch für Archivsysteme gilt. Prinzipien wie Vollständigkeit, Integrität, Unverändertheit, Wiederfindbarkeit und andere kommen zur Anwendung. Es
• Beschreibt die Aufbewahrungsdauer und den Lebenszyklus von Informationsobjekten während der Aufbewahrung
• In der Regel muss eine Organisation seine Records für eine angemessene, zum Teil vorgegebene Zeit unter Berücksichtigung der
• rechtlichen, • aufsichtsrechtlichen, • steuerlichen, • betrieblichen • und historischen Rahmenbedingungen aufbewahren.
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7) Prinzip der Entsorgung
Das Prinzip der Entsorgung schließt die Disposition mit logischen Löschen wie auch die physische Entsorgung als Deletion ein.• Eine Organisation muss eine sichere und angemessene
Disposition für Informationsobjekte bestimmen, um die geltenden Gesetze und die Unternehmens-Policies einzuhalten
• Organisation sind dazu verpflichtet sicher zu stellen, dass alle Kopien und Versionen der Daten entsorgt werden und einen Nachweis hierüber zu führen
• Dies betrifft auch Migrations- und Konvertierungsprozesse, die zu dokumentieren sind
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8) Prinzip der Transparenz
Die Prozesse und Aktivitäten eine Organisation, werden von dem Records Management System in einer verständlichen Art und Weise dokumentiert und werden für alle befugten Nutzer verfügbar gemacht.
Es ist im Interesse eines jeden Unternehmens und auch der Gesellschaft im Allgemeinen, allen Beteiligten deutlich zu machen,
• Dass ein Unternehmen seine Aktivitäten in rechtmäßiger und angemessener Weise durchführt
• Dass das Records Management System die relevanten Informationen der Organisation genau und vollständig erfasst
• Dass das Records Management System selbst in einer rechtmäßigen und angemessenen Art und Weise strukturiert und dokumentiert ist
• Dass die Implementierung, Betrieb und Nutzung des Records Management Systems ordnungsgemäß erfolgen
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||ORDNUNG|RECORDS MANAGEMENT|AKTUELLE STANDARDS
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Wildwuchs, wie wir ihn im Records Management und bei der Archivierung nicht zulassen würden:
Es gibt einfach zu viele Records Management Standards.
Wildwuchs
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ISONORMEN
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ISO 15489:2001
ISO 15489-1:2001 Information and documentation -- Records management -- Part 1: General
ISO/TR 15489-2:2001 Information and documentation -- Records management -- Part 2: Guidelines
Ausrichtung:• Allgemein / High Level
• Geeignet für Records Management Policies
• Technologie-unabhängig• International• Alle Branchen• Keine „echte“ Zertifizierung
http://www.iso.org/iso/home/store/catalogue_tc/catalogue_detail.htm?csnumber=31908
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ISO 15489:2001
Gemäß ISO 15489 sollten Records aufweisen:
• Authentizität• Glaubwürdigkeit• Integrität• Brauchbarkeit
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ISO 15489:2001
Wesentliche Inhalte:
• Die Norm verlangt, Verantwortlichkeiten und Zuständigkeiten in der Schriftgutverwaltung festzulegen, zuzuweisen und in der gesamten Organisation bekannt zu machen (Ziff. 6.3).
• Die Norm verlangt, zur Erstellung, Führung und Bewahrung authentischer, aussagefähiger, zuverlässiger und benutzbarer Unterlagen ein Schriftgutverwaltungsprogramm einzuführen («To do this, organizations should institute and carry out a comprehensive records management programme»; Ziff. 7.1).
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ISO 22310:2006
ISO 22310:2006 Information and documentation -- Guidelines for standards drafters for stating records management requirements in standards
• Ermöglicht die angemessene Einbeziehung von Records- Anforderungen nach ISO 15489-1, ISO / TR 15489-2 und 23081-1 in andere Standards, die die Erstellung und Aufbewahrung von Records erfordern
• Verdeutlichung der verschiedenen Elemente, die für ein umfassendes Records-Management-Framework berücksichtigt werden müssen
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ISO 23081-1:2006
ISO 23081-1:2006 Information and documentation -- Records management processes -- Metadata for records -- Part 1: Principles• Beinhaltet die Grundsätze zu Records Management
Metadaten• Diese Prinzipien sind über den Lebenszyklus der
Information anzuwenden auf:• Records und ihre Metadaten• Alle Prozesse, die mit den Records in Verbindung
stehen• Jedes System, dem die Records angehören• Jede Organisation, die für das Records Management
zuständig ist
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ISO/TS 23081-2:2009
ISO/TS 23081-2:2009 Information and documentation -- Managing metadata for records -- Part 2: Conceptual and implementation issues• Schafft den Rahmen für die Definition von Metadaten-
Elementen passend zu den Grundsätzen und Implementierungsvorschlägen aus ISO 23081-1:2006
• Zielsetzung:• Standardisierten Beschreibungen für Records• Ein allgemeines Verständnis zur Aggregation schaffen, um die
Interoperabilität von Records und relevanter Informationen zwischen organisatorischen Systemen zu schaffen
• Wiederverwendung und Standardisierung der Metadaten ermöglichen, damit Records langfristig, anwendungs-übergreifend und ortsunabhängig gemanaged werden können
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ISO 23081-3:2011
ISO 23081-3:2011 Information and Documentation -- Records Management Processes-Metadata Records• Gibt eine Anleitung zur Selbsteinschätzung von Records
Metadaten im Verhältnis zur Erstellung, Erfassung und Kontrolle von Records
• Die Selbsteinschätzung hilft :• Den aktuellen Zustand der Erfassung und des Managements von
Metadaten in Unternehmen oder darüber hinaus zu ermitteln • Prioritäten zu setzen was zu bearbeiten ist und wann • Hauptanforderungen aus ISO 23081-1:2006 und ISO 23081-
2:2009 zu bestimmen • Den Fortschritt der Entwicklung einer Metadatenstruktur zur
Implementierung spezifischer Ssysteme und Projekte zu evaluieren
• Den System- und Projektstatus zu evaluieren (die nächste Phase eines Systems oder Projektes starten) während die Records Metadaten Funktionalität in ein System integriert wird
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ISO/TR 26122:2008
ISO/TR 26122:2008 Information and documentation --Work process analysis for records• Bietet Anleitung aus der Perspektive der Erstellung,
Erfassung und Kontrolle von Records • Feststellung zweier Analysearten:
1. Funktionsanalyse (Zerlegen der Funktionen in Prozesse), und
2. Ablaufanalyse (Erhebung des Arbeitsablaufs)
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ISO 13008:2012
ISO 13008:2012 Information and documentation -- Digital records conversion and migration process (ersetzt ANSI/ARMA 16-2007 “The Digital Records Conversion Process”) • Gibt Anleitungen für das organisatorische und
wirtschaftliche Verfahren zur Konvertierung und Migration in die elektronischen Umgebung und zum Verständnis von Aufbewahrungsanforderungen in diesem Verfahren
• Die Verfahren behandeln nicht umfassend • 1) Backup Systeme• 2) Langzeitarchivierung• 3) Funktionalität von zuverlässigen digitalen Repositories • 4) den Prozess der Konvertierung analoger Formate in
digitale Formate und umgekehrt
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ISO/TR 13028:2010
ISO/TR 13028:2010 Information and documentation -- Implementation guidelines for digitization of records• Gibt Anleitungen zur Erstellung und Aufbewahrung von
Records, die nur für Records in digitalem Format gelten • Gibt Best Practice Richtlinien zur Digitalisierung um die
Vertrauenswürdigkeit, Zuverlässigkeit und Sicherheit der Records sicher zu stellen
• Gibt Best Practice Richtlinien für die Zuverlässigkeit der digitalisierten Records die sich auf die gesetzliche Zulässigkeit und die erwiesene Bedeutung solcher Records auswirkt
• Gibt Best Practice Richtlinien für den Zugang zu digitalisierten Records so lange sie verfügbar sein müssen
• Spezifiziert Strategien um digitale Records zu erstellen die für langfristige Aufbewahrungsfristen geeignet sind
• Gibt Best Practice Richtlinien zum Management von Records die aus nicht-digitalen Quellen kommen und digitalisiert wurden
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ISO/TR 13028:2010
ISO/TR 13028:2010 Information and documentation --Implementation guidelines for digitization of records• Anwendbar beim Design und der Durchführung
verantwortlicher Digitalisierung von allen Unternehmen, die digitalisieren - entweder beim Geschäftsvorgang oder bei späteren Erfassungsprojekten für Records Management • Zwecke, wie beschrieben in ISO 15489-1:2001 und ISO/TR
15801:2009
• Nicht anwendbar auf:• Erfassen und Management original erstellter digitaler Records• Technische Spezifikationen für das digitale Erfassen von Records• Entscheidungsfindungsverfahren über den letztendlichen Verbleib
der Records• Technische Spezifikationen für die Langfristaufbewahrung
digitaler Records• Digitalisierung bestehender Archivbestände für die
Langzeitarchivierung
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ISO/TR 15801:2009
ISO/TR 15801:2009 Document Management --Information Stored Electronically --Recommendations for Trustworthiness and Reliability• Beschreibt die Implementierung und den Betrieb von
Dokumenten-Management-Systemen von denen man ausgeht, elektronische Informationen sicher und zuverlässig zu speichern
• Nutzbar durch jede Organisation die ein Dokumenten-Mangement-System einsetzt, um authentische, sichere und nutzbare/lesbare elektronische Informationen im gesamten Zeitablauf zu speichern
• Behandelt keine Prozesse die benutzt werden um zu evaluieren, ob Information nach vorheriger Speicherung oder Import in das System echt bzw. authentisch ist
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ISO 16175-2.2
• ISO 16175-1:2010 Information and documentation -- Principles and functional requirements for records in electronic office environments -- Part 1: Overview and statement of principles
• ISO 16175-2:2011 Information and documentation-- Guidelines and functional requirements for records in electronic office environments
Ursprung: ICA-Req / ICA-ISDF
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ISO 16175-2.2
ISO 16175-2.2 verweist auf Good - Practice-Methoden und Richtlinien, Risiken und ihre Minderungen für
• Die Verbesserung des Records Managements in Unternehmen
• Die Unterstützung von Unternehmensanforderungen, die zu einer effektiveren und effizienteren Arbeitsweise führen
• Eine Compliance gestützten, sicheren Arbeitsweise• Die Entwicklung von Schlüsselprinzipien für ein
funktionierendes automatisiertes Records Management-System
• Eine einheitliche „Sprache“ zwischen Anbietern und Anwendern
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ISO 30300:2011
ISO 30300:2011 Information and documentation -- Management systems for records -- Fundamentals and vocabulary
Inhalt:
• Management Standards für Records• Fundamentale Erläuterungen zu Begrifflichkeiten • Kernprinzipien eines Records Management-
Systems• Terminologie und Definitionen Records
Management-Systeme betreffend
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ISO 30300:2011
ISO 30300:2011 Information and documentation -- Management systems for records -- Fundamentals and vocabulary
Zielsetzung: • Grundsätze und Prinzipien zur Anwendung eines
Records Management Systems (elektronisch und physisch)
• Beschreibung prozessorientierter Ansätze• Spezifizierung der Rollen für das „Top
Management“• Definitionen der angewandten Terminologie
innerhalb der ISO 30300
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ISO 30301:2011
ISO 30301:2011 Information and documentation -- Management systems for records -- Requirements
Inhalt:
• Funktionale Anforderungen an ein RM-System• Voraussetzungen für eine Zertifizierung des
Records Management-Systems nach ISO 30301
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ISO 30301:2011
ISO 30301:2011 Information and documentation -- Management systems for records -- Requirements
Zielsetzung:
• Spezifizierung von Anforderungen an ein Records Management System
• Richtlinien für eine Records Management Policy innerhalb eines Unternehmens
• Hilfestellung zur Erreichung von optimalen Unternehmenszielen durch die Implementation eines regelkonformen Records Management-Systems
• Bezieht sich auf unterschiedlichste Organisationsformen
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ISO 30300 und ISO 30301
• ISO 30300 und ISO 30301 wurden entwickelt, um kompatibel mit und komplementär zu anderen ISO -Management System Standards zu sein. Dazu zählen u.a.:
• ISO 9001 (quality management)• ISO 14001 (environmental management)• ISO/IEC 27001 (information security management)
• Weitere Standards der ISO 30300 Serie sind in Bearbeitung
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ISO 30300 und ISO 30301
Angestrebte Vorteile:
• Einheitliche und weltweit geltende Standards• Sicherheit und Compliance-Anforderungen
entsprechend bei gewissenhafter Anwendung• Compliance auf nationaler und internationaler Ebene• Unterstützung im Risk Management, sowie im
Reputation Management• Weniger redundante Informationen im Unternehmen• Konsistenter Informationsfluss• Weniger Verwaltungsaufwand• etc..
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ISO 30300 und ISO 30301
Unterschiede zur ISO 15489:
• Die neuen (MSR Standards) ISO Normen beziehen sich hauptsächlich auf die standardisierte Kontrolle und das Management von Unternehmensprozessen innerhalb des Records Managements (Policies, Mitarbeiterführung, Planung und Aufsicht etc..)
• ISO 15489 bezieht sich mehr auf die betriebsbedingten Aspekte bezüglich Records Management
• Bei der ISO 15489 geht es um die Records, um ihre Kontrolle und die damit verbundenen Prozesse
• Grundsätzlich basieren die MSR Standards aber auf der ISO 15489!
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ISO 30300 und ISO 30301
Unterschiede zur ISO 15489:
• Unterschiede zwischen „management system for records“ und „records system“
“A ‘management system for records’ is the management system to direct and control an organization with regard to records. It focuses on controlling the organization.”
Ein Management System für Records führt und kontrolliert ein Unternehmen hinsichtlich seiner Records. Der Fokus liegt hierbei auf der Kontrolle im Sinne von Steuerung.
• Anwendungsgebiet für die ISO 30300 und ISO 30301
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ISO 30300 und ISO 30301
Unterschiede zur ISO 15489
Unterschiede zwischen „management system for records“ und „records system“
A ‘records system’ is an information system which captures, manages and provides access to records over time. It is usually a combination of people, processes, tools and technology specifically to control records.
• Ein Records System erfasst Records, verwaltet sie und macht sie langfristig zugänglich. Es handelt sich hierbei um eine Zusammenarbeit zwischen menschlichen Prozessen und Technologien zur Kontrolle von Records.
• Anwendungsgebiet von ISO 15489!
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PD ISO/TR 17068
PD ISO/TR 17068 Information and documentation -- Records Management -- The Trusted Third Party Repository for Electronic Records• Verantwortliches Kommittee:
IDT/2/17 Archive/Records Management• Status: Genehmigung• Dieser Standard ist noch in der Entwicklung und wird
kategorisiert in: • Allgemein • Terminologie• Standardisierung & Dokumentation• Informationswissenschaften• IT Anwendungen
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Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management VSA Jahresversammlung 2012Dr. Ulrich Kampffmeyer
ANDERE STANDARDS
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Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management VSA Jahresversammlung 2012Dr. Ulrich Kampffmeyer
ICAINTERNATIONAL COUNCIL ON ARCHIVES
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ICA - Req
ICA International Council on Archives:
ICA – Req: Principles and Functional Requirements for Records in Electronic Office Environments
Das Ziel des Standards ist es, global einheitliche
Prinzipien und funktionelle Anforderungen an
Software, die zum Erzeugen und Managen von
elektronischen Records eingesetzt wird, zu definieren.
ICA Standards wurden auch als ISO-Normen veröffentlicht.
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ICA – Req: Scope
• ICA Committee of Best Practices and Standards (CBPS): International Standard for Describing Functions (ICA-ISDF)
• Dieser Standard setzt auf verschiedene Informationselemente
• Allgemein gehalten• Auch für Mittelstand (SME)• Auch für Entwicklungsländer
• Häufig „archivisch“ gedacht• Zertifizierung geplant
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ICA – Req
Die ICA-Req Suite von Richtlinien und funktionellen Anforderungen ist in drei Modulen organisiert:
Module 1 Overview and Statement of Principles
Module 2 Guidelines and Functional Requirements forElectronic Records Management Systems
Module 3 Guidelines and Functional Requirements forRecords in Business Systems
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DLM FOUNDATION
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MoReq®
Europäische Kommission und DLM Forum:
Model Requirements for the Management of Electronic Records MoReq®
• Ist keine Norm – besser: eine Empfehlung• Ist formell ein Modell – besser: es ist eine Leitlinie• Wird wie ein de facto Standard behandelt• Ist in einigen moderneren Gesetzgebungen europäischer
Staaten direkt oder indirekt verankert oder als Grundlage benutzt
• Erfüllung der Anforderungen wird teilweise bei der Beschaffung von Records-Management-Lösungen gefordert
• Ist das “Pendant” zum amerikanischen Standard DoD 5015.2
MoReq ®, MoReq2 ® und MoReq2010 ® sind geschützte Warenzeichen der DLM Foundation, United Kingdom, http://www.DLMForum.eu, siehe auch http://bit.ly/NyO4jN
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MoReq®
• MoReq® wurde 2000/2001 im Rahmen des europäischen IDA-Projektes entwickelt. Träger der Entwicklung war das von der Europäischen Kommission gefördete DLM Forum.
• MoReq® sollte als europäische Empfehlung für das Records Management bei Dokumenten der Verwaltungen der europäischen Mitgliedsstaaten und der europäischen Kommission dienen. Eine entsprechende Verankerung in Verordnungen oder Richtlinien ist jedoch nie erfolgt.
• MoReq® wurde im Jahr 2001 veröffentlicht und seit dem in zahlreiche Sprachen übersetzt.
• MoReq® war nicht durch technische Spezifikationen, ein Testverfahren und eine Zertifizierung gestützt. Es konnte sich daher bei Anbietern von Records Management Systemen nicht etablieren
• Nach der Veröffentlichung von MoReq2® bürgerte sich die Bezeichnung MoReq1® für das ursprüngliche MoReq ® ein.
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MoReq2®
MoReq2®
• war eine evolutionäre Weiterentwicklung von MoReq® (nunmehr vielfach als MoReq1® bezeichnet)
• verbesserte, modularisierte und erweiterte MoReq1® • aktualisierte MoReq1® in Bezug auf neue Technologien und
Regularien• stellte den Bezug zu anderen Normen und Standards her (ISO 15489,
ISO 23081)• ergänzte MoReq1® um XML-Schema, Testsuite und ein
Zertifizierungs-verfahren für Softwareprodukte unter der Federführung des DLM-Forums (seit 2010 DLM Foundation)
MoReq2® wurde im Februar 2008 elektronisch und in gedruckter Form veröffentlicht.
Die Entwicklung und die Zertifizierung von MoReq2® wurde defacto 2009 eingestellt. Die MoReq2® Spezifikation wird immer noch übersetzt und als Standard für beschreibende Funktionalität von Records Management Lösungen benutzt.
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MoReq2®: Die Spezifikation
• 235 Seiten Text mit 794 Anforderungen• 13 Anhänge• ca. 1000 Seiten Test Cases und Test Daten• Metadaten Modell auf Basis ISO 23081 (nicht so
vollständig wie andere, aber besser strukturiert)
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MoReq2010®
• 2009 wurde die Überarbeitung von MoReq2® beschlossen (mangelnde Akzeptanz bei Anbietern)
• Der überarbeitete Standard trägt die Bezeichnung MoReq2010®, wobei MoReq® nunmehr „Modular Requirements for Records Systems“ bedeutet
• Im Juni 2011 wurde die MoReq2010® Spezifikation 1.0 als PDF veröffentlicht
• Die gedruckte Version ist kostenfrei bestellbar unter http://bookshop.europa.eu/en/modular-requirements-for-records-systems-pbKAAF11S01/
• In 2012 wurden weitere, noch fehlende Module von MoReq2010® zum Review bereitgestellt
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Das High-level von MoReq2010®
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Die 10 Grundmodule von MoReq2010®
1. System Services
1.1 Servicebasierte Architektur
1.2 Model Services und Plug-in Modules
1.3 Die Anwenderoberfläche
MoReq2010® (MCRS) als Gruppierung voneinader abhängiger Dienste mit Service-basierter Architektur.
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Die 10 Grundmodule von MoReq2010®
2. Benutzer, Rollen und Berechtigungen
2.1 Berechtigungsanforderungen an das Records Management System
2.2 Many – to – many – Beziehungen der Nutzer
2.3 Zugangskontrollen durch Rollendefinition
In dem MCRS haben die Nutzer eine Many-to-Many Beziehung
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Die 10 Grundmodule von MoReq2010®
3. Klassifikation von Records
4. Record Service
5. System-Metadaten und kontextuelle Metadaten
6. Das MoReq2010® Record Lifecycle Management
Vererbung der Klassifikationen im MCRS
Lifecycle eines Records
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Die 10 Grundmodule von MoReq2010®
7. Disposal Holding Service
8. Searching and Reporting Service
9. Export Service
10. Komponenten und Container
Speicherung von Komponenten
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Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management VSA Jahresversammlung 2012Dr. Ulrich Kampffmeyer
(Outdated) MoReq® Roadmap
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Aktuelles zum DLM-Forum
• Seit 2010 ist der Träger des DLM Forum die DLM Foundation, die das DLM Network EEIG abgelöst hat
• Seit Juli 2012 ist John Leigh der neue Managing Director der DLM Foundation und des DLM Forum
• Das MGB MoReq® Governance Board wurde 2012 neu konstituiert und um Kommitees für Schulung, Weiterentwicklung, Zertifizierung, Vermarktung etc. ergänzt
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DLM-Forum: Publications Policy
• Das DLM Forum hat im Juni 2012 eine neue Richtlinie für Veröffentlichungen herausgegeben: „DLM Forum: Publications Policy“ ( http://bit.ly/NyO4jN ).
• Nicht mehr gewünscht, Publikationen des DLM Forum, besonders zu MoReq2010®, auf anderen Servern zur Verfügung zu stellen. Nur noch der offizielle Download auf der Webseite des DLM Forum ( www.DLMforum.eu ) soll benutzt werden
• Die Verwendung von Namen, Logos, Texten und Grafiken aus MoReq2010® ist stark reglementiert. Sie ist auf kommerziellen Seiten und bei kommerziellen Veranstaltungen nur nach vorheriger Genehmigung und entsprechender Lizensierung möglich
• Im Gegensatz zu MoReq® und MoReq2® hat die Europäische Kommission keine Rechte an MoReq2010®. Diese liegen ausschließlich bei der DLM Foundation (damit ist MoReq2010® auch kein offener Standard der Europäischen Union mehr)
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MoReq2012® Consultation Portal
• Das DLM Forum hat das MoReq2010® Consultation Portal für eine neue Diskussionsrunde zu den Zusatzmodulen von MoReq2010® aktiviert
• Gegenstand der Erörterung sind die plug-in & extension modules "402 File Aggregations and Volumes" und "502 Security Categorization Service“
• Die Entwürfe wurden auf der DLM Forum Webseite publiziert.
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MoReq2012® Erweiterungsmodule
Security
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MoReq2012® Erweiterungsmodule 2012
File Aggregation / Container
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Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management VSA Jahresversammlung 2012Dr. Ulrich Kampffmeyer
OMG
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Object Management Group
Die Object Management Group (OMG) ist ein 1989 gegründetes Konsortium, das sich mit der Entwicklung von Standards für die herstellerunabhängige systemübergreifende Objektorientierte Programmierung beschäftigt.
• Hauptsitz in Needham, Massachusetts• Über 800 Mitglieder • Entwicklung international anerkannter Standards• Bekannteste Entwicklungen sind die Common
Object Request Broker Architecture (CORBA), sowie Unified Modeling Language (UML)
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OMG Records Management
Specification for Records Management Services
Die Spezifikation beinhaltet Modelle für Software-Services im Sinne von SOA im Bereich des elektronischen Records Management:
• PSM-1: Web Services definition for Records Management Services in Web Service Description Language (WSDL).
• PSM-2: Records Management Service XSD. • PSM-3: Attribute Profile XSD. The XSD is for
capturing and communicating attribute profiles to permit flexible attribution of certain types of Records Management Objects.
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NATIONALE STANDARDS
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USA: DoD 5015.2
DoD Department of Defense Standard DoD 5015.2• Wird in USA (und Kanada) eingesetzt• Militär und militärnahe Industriebetriebe• In einigen Bereichen auch sonstige öffentliche
Verwaltung• Maßstab für Records Management und Enterprise
Content Management in den USA• Zertifizierung mit mehreren Stufen• Der Standard beschreibt die benötigten Funktionen
• Informationsmanagement• Systemmanagement
• Zuletzt aktualisiert 2007
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DoD 5015.2
DoD 5015.2 ist international und bei den Systemanbietern immer noch der am Weitesten
verbreiteste und akzeptierte Standard
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Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management VSA Jahresversammlung 2012Dr. Ulrich Kampffmeyer
ANSIARMAAIIM
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ANSI/ARMA 19-2012
American National Standard ANSI-ARMA 19-2012:
Policy Design for Managing Electronic Messages• Definiert die Strategieanforderungen für das
Management von elektronischen Nachrichten als Records über deren gesamten Lebenszyklus hinweg – von der Erstellung bis zur endgültigen Zerstörung oder dem Verbleib
• Erstreckt sich auch auf textbasierte elektronische Nachrichten oder Kommunikation und schließt E-Mail (und dazugehörige Anhänge/Metadaten), Instant Messaging, und Text Messaging mit ein
• Beinhaltet keine Anforderungen für Anwendungen wie Video Messaging, Voicemail/Audio-basierte Nachrichten, und andere elektronische Messaging Plattformen im Kontext von Social Media
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ANSI/ARMA 5-2010
American National Standard ANSI-ARMA 5-2010
Vital Records Programs: Identifying, Managing, and Recovering Business-Critical Records • Gibt Anleitungen zur Einführung unerlässlicher
Records Management Programme um wichtige Records zu erkennen, zu bewerten und zu schützen
• Hilft, die Auswirkung auf die Organisation bei eventuellem Verlust oder Zerstörung der Records einzuschätzen
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ANSI/ARMA 18-2011
American National Standard ANSI-ARMA 18-2011:
Implications of Web-Based, Collaborative Technologies in Records Management • Gibt Anleitungen für das Erstellen von Strategien
und Prozessen bei der Benutzung von Web-Portalen, Wikis, Blogs, Mash-Ups und verwandter kollaborativer Teamtechnologien
• Beinhaltet Best Practice Empfehlungen
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ANSI/AIIM TR31-2004
ANSI/AIIM TR31-2004:
Legal Acceptance of Records Produced by Information Technology Systems• Dieser Bericht aus 2004 ist eine Materialzu-
sammenstellung aus den Veröffentlichungen 1992-1994 als ANSI/AIIM TR31-1992, ANSI/AIIM TR31-1993, und ANSI/AIIM TR31-1994 (Teil III).
• Teil I gibt einen Überblick über rechtliche Beweisführung (evidence law)
• Teil II stellt eine Leistungs-Richtlinie für die gesetzliche Anerkennung von Records dar die durch IT-Systeme erstellt wurden
• Teil 3 III bietet eine Selbst-Einschätzung zur Bewältigung der Leistungs-Richtlinie
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AIIM ARP1-2009
AIIM Recommended Practice AIIM ARP1-2009: Analysis, Selection, and Implementation of Electronic Document Management Systems (EDMS)• Diese branchenweite Empfehlung stellt ein Set von
Verfahren und Aktivitäten dar, die entweder berücksichtigt und/oder ausgeführt werden sollten – während aller Aspekte der Analyse, Auswahl und Implementierung von elektronischen Dokumenten-Management-Systemen
• Liefert eine Kategorisierung relevanter nationaler und internationaler Standards und Reports
• Hilft Anwendern und Organisationen , schnell die erforderlichen Informationen für alle Aspekte des ECMS Projektes zu erkennen und zu finden
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DEUTSCHLANDSCHWEIZ
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Deutschland: OkeVa
Organisationskonzept elektronische Verwaltungsarbeit OkeVa• Nachfolger von DOMEA• Mai 2012 vom Bundesinnenministerium
veröffentlicht• Bestandteile:
• Elektronische Schriftgutverwaltung (E-Akte) einschließlich der elektronischen Langzeitspeicherung und Aussonderung
• Elektronische Prozessunterstützung durch: elektronische Vorgangsbearbeitung, elektronische Zusammenarbeit und Fachverfahren
• Das DOMEA Zertifizierungsverfahren wird nicht fortgesetzt und für OkeVa nicht eingeführt
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Deutschland: OkeVa
Das Organisationskonzept ist nach dem Baukastensystem aufgebaut. Die folgenden Bausteine sind verfügbar:• Leitfaden für verantwortliche Führungskräfte• Grundlagen und Bedarfsanalyse• E-Akte• E-Vorgangsbearbeitung• E-Zusammenarbeit• Projektleitfaden
Weitere Bausteine befinden sich in Arbeit bzw. in Planung:• E-Langzeitspeicherung (in Arbeit)• E-Poststelle und Signatur (in Arbeit)• Scan-Prozess (in Arbeit)• Datenschutz, Personaldaten und VS (in Planung)• E-Fachverfahren (in Planung)
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Deutschland
Weitere Konzepte und Lösungen mit Implikationen für das Records Management:• Bundes-CIO, IT-Planungsrat und neues E-
Governmentgesetz• Open Government Data• nPa und EID• De-Mail
Aber auch noch:• DOMEA 2.0 immer noch in Gebrauch und füllt
Lücken im OkeVa• FAVORIT
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Deutschland
In Deutschland gibt es den Begriff „Records Management“
in der öffentlichen Verwaltung eigentlich nicht.
Schriftgutverwaltung – die deutsche Übersetzung aus der ISO –
trifft es weder begrifflich noch von der Philosophie noch funktional.
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OkeVa
Deutschland versucht Lehren aus dem „Debakel“ um DOMEA zu ziehen, einfacher,
modularer, ohne Zertifizierung von Produkten.
Jedochdas neue Organisationskonzept
ist bereits jetzt wieder mit „Sonderlocken“ überfrachtet.
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Schweiz
Elektronische Geschäftsverwaltung GEVER• Am 23.01.2008 hat der Bundesrat beschlossen, für die
gesamte Bundesverwaltung eine elektronische Geschäftsverwaltung (GEVER) einzuführen
• GEVER Office ist in der Bundesverwaltung als zweites GEVER-System im Sinne der Mehrproduktestrategie des Informatikrats Bund IRB positioniert und basiert auf Standardtechnologien
• Lösung für papierlose Bundesverwaltung auf Basis von Microsoft SharePoint, jedoch im November 2011 eingestellt:
„Wir mussten in einer detaillierten Untersuchung feststellen, dass die Weiterentwicklung von GEVER Office wirtschaftlich nicht vertretbar ist. Deshalb ist der einzig nachhaltige Weg, die Weiterentwicklung von GEVER Office abzubrechen.“ Quelle: http://www.igrm.ch/news/aktuell/beitrag-j2/
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GEVER
Bei einem Vortrag in der Schweiz:
No comment!
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AUSTRALIENBRASILIENFINNLANDKANADANEUSEELANDNORWEGEN
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Australien
AGRMS Australian Government Recordkeeping Metadata Standard Version 2.0• Gibt Richtlinien zu Metadatenelementen und Unter-
elementen für Records Management• Basiswerkzeug, “das Informationen zu Records und den
Kontext in dem sie in den australischen Behörden erfasst und genutzt werden”, beschreibt
• Soll australischen Behörden helfen, “wirtschaftliche, Rechenschaftspflichts- und Archivanforderungen zu erfüllen: systematisch und konsequent – durch verlässliche, aussagekräftige und zugängliche Records”
• Der Standard wurde in zwei Teilen erstellt: • Der erste beschreibt seinen Zweck und die Merkmale• Der zweite Teil stellt die speziellen Metadatenelemente und
Unterelemente dar
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Australien
AGLS Australian Government Locator Service, veröffentlicht als AS Australian Standard 5044-2010• Metadaten-Standard um Informationen online zu finden und
auszutauschen• Aktualisiert die 2002er Version und beinhaltet die Änderungen,
die von der Dublin Core Metadata Initiative (DCMI) gemacht wurden
• Einige der wesentlichen Änderungen und Verbesserungen sind:• Überarbeitung von Terminologie, Beschreibung der
Eigenschaften und Formatierungsempfehlungen um mit der Dublin Core Metadata Initiative (DCMI) konsistent zu bleiben
• Zuordnen von unabhängiger Beschreibung an Metadatenbegriffe• Einfügen einer neuen Pflichtangabe ‘Empfohlen’• Aktualisierung von Verweisen auf die neuesten Versionen des
Request for Comment (RFC) Standards und ISO Standards• Beispiele in eXtensible Hypertext Markup Language (XHTML)
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Australien
AS Australian Standard AS 5090:2003:Work process analysis for recordkeeping• Ergänzt AS ISO 15489• Gibt Richtlinien zum Verstehen von
Geschäftsprozessen und Workflow, damit Records-Aufbewahrungsanforderungen festgelegt werden können
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Brasilien
National Council of Archives of Brazil:
e-ARQ Brasil (v1.1)• Der brasilianische Standard wurde ursprünglich
2006 erstellt und 2009 aktualisiert• Der Standard heißt im Original “Modelo de
Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos, v1.1”
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Finnland
Arkistolaitos Arkivverket:
SÄHKE2• Veröffentlicht in 2008• Ist der finnische Nationalstandard für elektronisches
Records Management• Setzt sich zusammen aus:
• SÄHKE2 Verordnung• Anhang 1 – Erstellen von Metadaten• Anhang 2 – Metadatenmodell• XML Schema für Übergabedateien• Anleitung über das Übertragen von Records an den
National Archives Service
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Kanada
Electronic Records as Documentary Evidence CAN/CGSB-72.34-2005 (“72.34”)
Inhalt:
1. Management Autorisierung und Rechenschaftspflicht
2. Verfahrensdokumentation um Records zu managen
3. “Zuverlässigkeitsprüfung” elektronischer Records gemäß den
gesetzlichen Regelungen
4. Verfahrenshandbuch und CRO Chief Records Officer
5. Produktionsbereitschaft (the “prime directive”)
6. Records die erfasst und aufbewahrt sind gemäß “im üblichen
ordnungsgemäßen Geschäftsgang” und “System Integrität,” – dies sind
die Schlüsselsätze des Evidence Acts in Kanada
7. Aufbewahrungsdauer und Vernichtung von elektronischen Records
8. Backup und Records System Recovery
9. Sicherheit und Schutz. Von diesen Standards haben Anwender viele
spezielle Tests für das Auditing, die Erstellung und das Verfahren zur
Änderung von elektronischen Records Management Systemen
abgeleitet
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Neuseeland
Archives New Zealand: DRS Digital Recordkeeping Standard• 2010 veröffentlicht• “Ermessens Best Practice” Standard • Ersetzt den Electronic Recordkeeping Systems
Standard (ERKSS) ”gemäß des Public Records Act 2005”
• Ähnlich des australischen Ansatzes, ist der DRS der ICA Standard, Principles and Functional Requirements for Records in Electronic Office Environments (ICA-Req) der zur ISO 16175 wurde, inklusive einer hinzugefügten Section One, um zu erklären, wie der Standard in andere neuseeländische Recordsaufbewahrunganleitungen – und standards hineinpasst
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Norwegen
Arkivverket Digitalarkivet:
Norwegian Archive Standard NOARK 5• Wurde in 2009 veröffentlicht• Noark ist die norwegische Abkürzung für:
Norsk arkivstandard• Wurde ursprünglich als
Aufbewahrungsanforderungen für elektronische Records-Aufbewahrungssysteme in der Öffentlichen Verwaltung in 1984 entwickelt und etablierte sich schnell zum de facto standard
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Würde es nicht Sinn machen, alle nationalen und technischen Standards des
Records Management zu „vergessen“ und auf eine einfache – aber weltweit gültige – Leitlinie wie GARP General Accepted Records Keeping Principles
zu setzen`?
Wildwuchs
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Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management VSA Jahresversammlung 2012Dr. Ulrich Kampffmeyer
||ORDNUNG|RECORDS MANAGEMENT|ORDNUNG VS. CHAOS
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Suchen in chaotischen Datenbeständen
„Enterprise Search“
vs.
Ordnung schaffen
„Records Management“
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Googlerisation
Eine Erwartungshaltung:• Man erwartet, dass alles ganz einfach nur über die Eingabe in einem
einzigen Feld rasend schnell zum richtigen Ergebnis führt • Inhouse-Systeme (E-Mail-Postfach, große Datenbankanwendungen)
können mit der Geschwindigkeitserwartung nicht mehr mithalten• Die Benutzeroberfläche, der „eine Schlitz der Wahrheit“, hat sich
längst als Metapher für optimales Suchen und Finden in unsere Verhaltensmuster eingeprägt
• Krieg zwischen den Lösungen für Ordnung wie z.B. Records Management und übergreifendem, universellen Finden wie Enterprise Search ab
• Metadaten helfen, doch kann nicht bitte das System dies selbst ermitteln? Oder sich irgendwoher downloaden? Und warum sieht die Suche im Archiv nicht aus wie bei Google?
• Semantische Technologien, die die Beziehungen zwischen Eigenschaften ermitteln, können irgendwann die bisherigen ECM-Strategien des Records Management obsolet machen
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Consumerization
• Steht für die neue treibende Kraft bei der Entwicklung von Oberflächen, Funktionalität und Nutzungsmodellen
• Bisher: Aufwändige Clienten, an Funktionalität überbordende Oberflächen, volle Bildschirme
• Heute: Betriebssysteme werden bereits so designt, dass sie auf allen Arten von Geräten nutzbar sind• Der Maßstab sind nicht mehr die Oberflächen der
Unternehmens-IT sondern die der Verbraucherwelt, die des Consumers
• Intuitive Benutzbarkeit, einfachste fehlerfreie Installation, Performance, Attraktivität und viele andere Kriterien der „Benutzerfreundlichkeit“ spielen jetzt bei der Entwicklung von Anwendungen die entscheidende wichtige Rolle
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Enterprise Search vs. Records Management
Thesen
• Enterprise Search ist der „natürliche Feind“ von geordneter, datenbankgestützter und mit Metadaten versehener Schriftgutverwaltung.
• Die Erwartung ist, alles über eine einfache Suche in einem Feld zu finden – die aufwändige facettierte Suche ist out!
• Die Automatische Klassifizierung ist der Schlüssel zur Überwindung des Flaschenhalses der Informationserfassung.
• Compliance Anforderungen sind zur Zeit die letzte Bastion des klassischen Records Managements
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Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management VSA Jahresversammlung 2012Dr. Ulrich Kampffmeyer||ORDNUNG|AUFBEWAHRUNG
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Records Lifecycle Management
Viele Dokumente
Einige Records
Wenige Archiv-Objekte
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Die entscheidende Frage ist:
Wie schafft man bei wachsender Datenflut ohne quälerische manuelle Sysyphus-Arbeit und
bei Wahrung der Ordnungsanforderungen den Schritt vom Document zum Record
und den Schritt vom Record zum Archiv-Objekt?
Lifecycle
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Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management VSA Jahresversammlung 2012Dr. Ulrich Kampffmeyer
|||Aufbewahrung||||Aufbewahrung|Archivierung||||Aufbewahrung|Archivierung|Compliance vs. historischem Wert||||Aufbewahrung|Archivierung|Die Wolke||||Aufbewahrung|Archivierung|Aufgabe Web & Co.||||Aufbewahrung|Zukunft||||
|||
AUFBEWAHRUNG
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Aufbewahrung ≠ Archivierung
• Der vom Gesetzgeber (in Deutschland) verwendete Begriff für Archivierung vor der eigentlichen Langzeitarchivierung ist „Aufbewahrung“
• Nur Bundes- und Landesarchivgesetze kennen den Begriff der Archivierung. Dieser bezieht sich auf die „Langzeitarchivierung“ archivisch (historisch) relevanter Information.
• GOBS (Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme, HGB (Handelsgesetzbuch) oder auch AO (Abgabenordnung) sprechen nur von „Aufbewahrung“
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Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management VSA Jahresversammlung 2012Dr. Ulrich Kampffmeyer|||AUFBEWAHRUNG| ARCHIVIERUNG
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Archiv
Unter einem Archiv (abgeleitet vom lat.: archivum, aus griech.: archeion Regierungs-, Amtsgebäude, und dadurch mit einem gewissen „offiziellen“ Charakter versehen) versteht man üblicherweise eine meist auf Dauer angelegte Sammlung von Objekten, Unterlagen oder Informationen.
Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management VSA Jahresversammlung 2012Dr. Ulrich Kampffmeyer 128
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Begriffsverwirrung
Im deutschsprachigen Raum gab es bisher relative Klarheit, was unter elektronischer Archivierung zu verstehen ist
(siehe z.B. Wikipedia und andere Lexika)
In den letzten drei Jahren kamen viele neue Begriffe auf, die den Sicherheitsaspekt von Archivierung mit neuen Eigenschaften und Wortschöpfungen belegten
… heute herrscht Begriffsverwirrung
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Begriffsverwirrung
• Aufbewahrung
• Archivierung
• Elektronische Archivierung
• Digitales Archiv
• Digitale Archivierung
• Langzeitarchivierung
• Langzeitspeicherung
• Revisionssichere Archivierung
• Rechtssichere Archivierung
• Rechtskonforme Archivierung
• Vertrauenswürdige Archivierung
• Beweiswerterhaltende Archivierung
• Beweiswerterhaltende Langzeitspeicherung
• usw.
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In Englisch synonym oder divergent?
• Preservation (Archivierung? Langzeitarchivierung?)
• Digital Preservation (elektronische Langzeitarchivierung?)
• Archive (Archiv?)
• Electronic Archiving (Datensicherung! Archivierung?)
• Electronic Filing (Ablage, Zwischenarchiv?)
• Trusted Archive (Vertrauenswürdige Langzeitarchivierung?)
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Revisionssichere Archivierung
Ein deutscher Begriff für Aufbewahrung im Sinne von Records Management und elektronische Archivierung:
Unter „revisionssicherer Archivierung“ versteht man Archivsysteme, die nach den Vorgaben der Abgabenordnung (HGB AO in Deutschland) und der GoBS Daten und Dokumente sicher, unverändert, vollständig, ordnungsgemäß, verlustfrei reproduzierbar und datenbankgestützt recherchierbar verwalten.
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Digitales Archiv
• „Ein digitales Archiv ist ein Informationssystem, dessen Ziel es ist, unterschiedliche digitale Ressourcen aufzubewahren und einer definierten Gruppe von Benutzern zur Verfügung zu stellen.
• Digitale Archive nehmen die gleiche Aufgabe für digitale Ressourcen wahr, wie „normale“ Archive es für analoge Inhalte tun.
• Sie sind häufig im WWW zu finden, können aber auch lokales Intranet, CDs und andere Trägermedien nutzen.“
Quelle: http://de.wikipedia.org/wiki/Digitales_Archiv
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Langzeitarchivierung
Unter „elektronischer Langzeitarchivierung“ versteht man die Bereitstellung von Daten und Dokumenten über einen Zeitraum von mehr als 10 Jahren.
Archivare in historischen Archiven verstehen unter Langzeitarchivierung die ewige, dauerhafte Archivierung.
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ARCHIVIERUNGSSTANDARDS
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ISO 14721CCSDS OAIS MAGENTA BOOK
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ISO 14721:2003
National Aeronautics and Space Administration NASA/ Consultative Committee for Space Data Systems CCSDS:
OAIS:
Reference Model for an Open Archival Information
System• 2002: Blue Book der NASA/CCSDS (650.0-B-1)• 2003 als Standard ISO 14721:2003 übernommen• Vor allem gedacht für die Verarbeitung digitaler
Informationen• Logisch strukturiert und damit unabhängig von
Implementierung• Sowohl aus der Sicht der Funktionalität als auch des
Informationsflusses darstellbar
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CCSDS OAIS MAGENTA BOOK
The Consultative Committee for Space Data Systems CCSDS:
Reference Model for an Open Archive Information System (OAIS), Recommanded Practice, CCSDS 650.0-M-2, MAGENTA BOOK, June 2012• Entwicklung des OAIS Standards wurde von der NASA (National
Aeronautics and Space Administration) initiiert und gemeinsam mit der Raumfahrtorganisation ESA und Weltraumforschungszentren in Großbritannien, Kanada, Frankreich, Deutschland, Brasilien, Japan und Russland vorangetrieben
• Mai 1999 erster Entwurf "Referenzmodell für ein offenes Archiv-Informationssystem (OAIS)“ 2003 in den ISO Standard 14721 überführt
• 2009 überarbeitete Version, das CCSDS OAIS "Pink Book“• Version 2 von OAIS wurde im Juni 2012 von der CCSDS als
"Magenta Book" veröffentlicht und bereits im August 2012 von der ISO als ISO 14721:2012 übernommen
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ISO 14721:2012
ISO 14721:2012 Space data and information transfer systems -- Open archival information system (OAIS) -- Reference model• Version 2.0 der ISO 14721:2012 wurde am 21.08.2012
veröffentlicht• Diese Norm gilt als der weltweit akzeptierte Standard für
die elektronische Archivierung• Auch die Version 2.0 basiert wieder auf dem Standard der
Weltraumbehörden CCSDS• Während die ISO käuflich erworben werden muss, ist die
"bis auf das Deckblatt" identische CCSDS-Version frei im Download verfügbar
• Zahlreiche Unklarheiten beseitigt: Betrifft konzeptionelle "Schwammigkeiten" aber auch neue Abschnitte zu Zugriffsrechten, Authentizität und anderen Funktionen
• Grafiken vollständig überarbeitet
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Inhalt ISO 14721:2012 [EN]
1 INTRODUCTION 1.1 PURPOSE AND SCOPE
1.2 APPLICABILITY
1.3 RATIONALE
1.4 CONFORMANCE
1.5 ROAD MAP FOR DEVELOPMENT OF RELATED STANDARDS
1.6 DOCUMENT STRUCTURE
1.7 DEFINITIONS
2 OAIS CONCEPTS2.1 OAIS ENVIRONMENT
2.2 OAIS INFORMATION
2.3 OAIS HIGH-LEVEL EXTERNAL INTERACTIONS
3 OAIS RESPONSIBILITIES 3.1 MANDATORY RESPONSIBILITIES
3.2 EXAMPLE MECHANISMS FOR DISCHARGING RESPONSIBILITIES
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Inhalt ISO 14721:2012 [EN]
4 DETAILED MODELS 4.1 FUNCTIONAL MODEL
4.2 INFORMATION
4.3 INFORMATION PACKAGE TRANSFORMATIONS
5 PRESERVATION PERSPECTIVES 5.1 DIGITAL MIGRATION
5.2 PRESERVATION OF ACCESS AND USE SERVICES
6 ARCHIVE INTEROPERABILITY 6.1 TECHNICAL LEVELS OF INTERACTION BETWEEN OAIS ARCHIVES
6.2 MANAGEMENT ISSUES WITH FEDERATED ARCHIVES
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Inhalt ISO 14721:2012 [EN]
ANNEX A COMPOSITE FUNCTIONAL VIEW (NORMATIVE)
ANNEX B RELATIONSHIP WITH OTHER STANDARDS OR EFFORTS (INFORMATIVE)
ANNEX C BRIEF GUIDE TO THE UNIFIED MODELING LANGUAGE (UML) (INFORMATIVE)
ANNEX D INFORMATIVE REFERENCES (INFORMATIVE)
ANNEX E A MODEL FOR SOFTWARE USE IN REPRESENTATION INFORMATION (INFORMATIVE)
ANNEX F SECURITY CONSIDERATIONS (INFORMATIVE)
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ZUSAMMENFASSUNG INHALT ISO ISO 14721:2012 NACH KAPITELN
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1 INTRODUCTION
OAIS Introduction• Zweck ist, das Referenzmodell der Internationalen
Organisation für Standardisierung (ISO) für ein Offenes Archiv-Informations-System (OAIS) zu definieren
• Ein OAIS ist ein Archiv, das aus einer Organisation, die Teil einer größeren Organisation sein kann, aus Menschen und Systemen besteht, das die Verantwortung übernommen hat, Information zu erhalten und sie einer vorgesehenen Zielgruppe zugänglich zu machen. • Erfüllt eine Reihe von Verantwortlichkeiten, die in der
Norm definiert werden• Erlaubt Unterscheidung von einem OAIS-Archiv von
anderen Verwendungen des Begriffs „Archiv“.
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1 INTRODUCTION
Das OAIS Referenzmodell:• Bietet Rahmen für das Verständnis und das gesteigerte
Bewusstsein für archivische Konzepte, die zur langfristigen Erhaltung digitaler Information und den Zugriff auf sie nötig sind
• Bietet Konzepte, die es nicht-archivischen Organisationen ermöglichen, erfolgreich am Erhaltungsprozess mitzuwirken
• Bietet Rahmen, inklusive Terminologie und Konzepte, zur Beschreibung und zum Vergleich des Aufbaus und der Tätigkeiten bestehender und zukünftiger Archive
• Bietet Rahmen zur Beschreibung und zum Vergleich verschiedener Langzeiterhaltungsstrategien und -techniken
• Bietet Basis zum Vergleich der Datenmodelle archivierter digitaler Information und für die Diskussion, inwiefern sich Datenmodelle und die zugrundeliegende Information über die Zeit verändern können
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1 INTRODUCTION
OAIS• bietet einen Rahmen, der durch andere Bemühungen
ausgeweitet werden kann, um auch die Langzeiterhaltung NICHT-digitaler Information (z.B. physische Datenträger oder physische Proben) abzudecken
• erweitert Konsens über die Elemente und Prozesse der digitalen Langzeiterhaltung und des langfristigen Zugriffs und begünstigt einen größeren Markt, den Anbieter unterstützen können
• gibt Hinweise für die Identifikation und Anfertigung OAIS-verwandter Standards
• kann in jedem Archiv angewandt werden• definiert oder verlangt keine bestimmte Methode zur
Umsetzung der Konzepte
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1 INTRODUCTION
• Ein OAIS-konformes Archiv kann weitere Funktionen für Benutzer zur Verfügung stellen, die über die von einem OAIS verlangten Leistungen hinausgehen.
• Nutzungshinweise:• Alle Leser sollten die Unterabschnitte „Zweck und
Aufgabenstellung“ (1.1), „Anwendbarkeit“ (1.2) und „Konformität“ (1.4) lesen, um einen Überblick über die Themen und Aufgabenstellungen dieses Dokuments zu gewinnen
• Diejenigen, die lediglich einen Überblick über die Hauptkonzepte wollen, sollten außerdem „OAIS-Konzepte“ (Abschnitt 2) und „OAIS-Aufgabenbereiche“ (Abschnitt 3) lesen
• Wer ein OAIS-Archiv umsetzen oder tagtäglich verwalten möchte, sollte das ganze Dokument lesen
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2 OAIS CONCEPTS
OAIS Concepts• Begründet und beschreibt zentrale OAIS-Konzepte
• Umgebung des OAIS• Informationsgewinnung aus Daten• Konzepte und Beziehungen innerhalb eines
Informationspakets• Externe Daten des OAIS-Archivs• Interaktion mit den Produzenten• Interaktion mit den Endnutzern
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Environment Model of an OAIS
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Obtaining Information from data
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Information Package Concepts and Relationships
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OAIS Archive External Data
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3 OAIS RESPONSIBILITIES
OAIS Responsibilities• Definiert Minimalanforderungen, die ein OAIS
erfüllen sollte.• Darauf aufbauend einige Beispiele von
Mechanismen, um diese Aufgaben zu erfüllen, geboten (z.B. Verhandeln und Annehmen von Information, Ausreichende Kontrolle für die Langzeitarchivierung erlangen, Vorgesehene Zielgruppe bestimmen,…)
• Hinweise zu einigen relevanten Standards
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4 DETAILED MODELS
OAIS Detailed Models• Detailliertere, modellhafte Sicht auf die
Funktionseinheiten des OAIS und der im OAIS bearbeiteten Information• Funktionales Modell• Datenfluss-Diagramme • Informationsmodell• Transformationen von Informationspaketen
• Unterstützt Gestalter künftiger OAIS Systeme und stellt ein präziseres Set von Begriffen und Konzepten für die Bewertung bestehender Systeme zur Verfügung
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OAIS Functional Entities
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Ingest Functional Entity - Functions
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Archival Storage Functional Entity - Functions
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Data Management Functional Entity - Functions
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Administration Functional Entity - Functions
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Preservation Planning Functional Entity - Functions
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Access Functional Entity - Functions
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OAIS Data Flow Diagram
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Administration Context Diagram
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Information Object
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Representation Information Object
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Information Object Taxonomy
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Information Package Contents
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Information Package Taxonomy
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Archival Information Package (AIP)
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Preservation Description Information
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Package Description
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Archival Information Package (Detailed View)
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Archival Specialization of the AIP
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Archival Specialization of the Package
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Archival Information Unit (AIU)
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Unit Description
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Archive Information Collections Logical View
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Collection Description
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Data Management Information
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High-Level Data Flows in an OAIS
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Problemzonen im OAIS-Reference Model (1)
Problemzone 1:
Interfaces
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Problemzonen im OAIS-Reference Model (2)
SIPAIP AIP DIP
Problemzone 2:
Container-Formate
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5 PRESERVATION PERSPECTIVES
OAIS Preservation Perspectives• Verschiedene Verfahren, die angewendet werden oder
angewendet werden könnten, um digitale Information und Zugriffsservices zu digitaler Information langfristig nutzbar zu erhalten
• Stützt sich auf die Funktions- und Prozessmodelle (aus Abschnitt 4.2), wendet sie auf die verschiedenen Verfahren an und erweitert die Terminologie, um wesentliche Aspekte der verschiedenen Verfahren zu unterscheiden
• Mehrere Optionen zur Aufbewahrung von beliebiger digitaler Informationen gegeben – die Aufbewahrungslösung sollte so ausgewählt werden, dass sie mit den Interaktionen von Administration und Erhaltungsplanung einhergeht
• Digitale Migration: Gründe, Kontext, Typen• Erhaltung des Zugriffs- und Nutzungsservice
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Conceptual View of Relationships among Names and AIP Components
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6 ARCHIVE INTEROPERABILITY
OAIS Archive Interoperability• Ein OAIS kann geografisch getrennt sein jedoch mit
einheitlichem Management, z.B. dem Archival Storage Functional Entity, das auf mehrere separate Orte aufgeteilt werden kann, um Störungen zu reduzieren
• Mehrere OAIS Archive mit getrennten Managements, die miteinander kooperieren müssen• Technische Ebenen der Kooperation von Archiven• Archivverbund• Archive mit geteilten Funktionsbereichen
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Cooperating Archives with Mutual Exchange Agreement
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Cooperating Archives with Standard Ingest and Access Methods
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An OAIS Federation Employing a Common Catalog
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Archives with Shared Storage
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Annex A: Composite of Functional Entities
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Annex C: Key to UML Relationships
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Annex E: Layered Information Model
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Da es bereits eine deutsche Übersetzung des CCSDS OAIS „Pink Book“
als nestor Materialien gibt und das PINK Book weitgehend mit dem Magenta Book
übereinstimmt, und die ISO 14721 im Prinzip nur das Magenta Book
übernommen hat, wird es auch sehr schnell eine deutsche DIN Norm
geben (können)
Deutschsprachige Version der ISO 14721
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Die Frage bleibt:
Beschreibt die ISO 14721 Verfahren,
die im Zeitalter von Web 2.0 und Cloud
noch relevant sind?
ISO 14721
194
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Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management VSA Jahresversammlung 2012Dr. Ulrich Kampffmeyer
ISO 16363ISO 18492ISO 28500
Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management VSA Jahresversammlung 2012Dr. Ulrich Kampffmeyer 195
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ISO 16363:2012
ISO 16363:2012 -- Space data and information transfer systems --Audit and certification of trustworthy digital repositories• Praxisempfehlung zum Beurteilen der
Vertrauenswürdigkeit digitaler Langzeitarchive• Anwendbar auf den Gesamtumfang digitaler
Langzeitarchive • Audit- und Zertifizierungsstandard, der in drei
weitgefassten Kategorien organisiert ist:1. Organisation Infrastruktur
2. Digital Object Management
3. Technische Infrastruktur und Sicherheits-Risiko- Management.
• Repräsentiert den “Gold Standard" für Audits und Zertifizierung für vertrauenswürdige Langzeitarchive
Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management VSA Jahresversammlung 2012Dr. Ulrich Kampffmeyer 196
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ISO TR 18492 (2005)
ISO TR 18492 (2005) --Long Term Preservation of Electronic Document Based Information• Liefert praktische Methodenrichtlinien für die
langfristige Aufbewahrung und das Wiederfinden der authentischen elektronischen dokumentbasierten Information, wenn der Aufbewahrungszeitraum die Lebenserwartung der Technologie (Hardware und Software) überschreitet, die benutzt wurde, um die vorhandenen Informationen zu erstellen und aufzubewahren.
• Nimmt die Rolle der ISO 15489 zur Kenntnis, aber deckt nicht die Prozesse zur Erfassung, Klassifizierung, Bereitstellung von authentischen elektronischen dokumentbasierter Informationen ab
Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management VSA Jahresversammlung 2012Dr. Ulrich Kampffmeyer 197
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WARC ISO 28500
ISO 28500 -- Information and documentation – WARC file format• Soll verhindern, dass wertvolle Informationen verschwinden, wenn
sich eine Webseite verändert.
• Entwickelt durch ISO Technischen Komitees ISO / TC 46, Information und Dokumentation, Unterausschuss SC 4, Technische Interoperabilität
• WARC ist aber nur ein Dateiformat
• Effektive Verwaltung, Strukturierung und Speicherung unzähliger, angesammelter Ressourcen aus dem Internet
• Erweiterung des ARC-Dateiformats, durch IIPC um Informationen und Wissen aus dem Internet, für zukünftige Generationen bereitstellen zu können
• Aufzeichnung von http-request-headern, beliebig vielen Metadaten
• Zuweisung von Kennungen für jede enthaltene Datei
• Verwaltung von Duplikaten und migrierten Datensätzen
• WARC speichert jede Art von digitalen Inhalten Quelle: http://www.iso.org/iso/pressrelease.htm?refid=Ref1255
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WARC – Beispiel und Kritik
Das Problem an WARC liegt darin, dass die eigentlichen Inhalte weiterhin genauso vorliegen, wie sie auf der Webseite ursprünglich vorhanden waren. Hier ein Beispiel aus der Spezifikation selbst (ISO 28500:2009):
WARC/1.0 WARC-Type: response WARC-Target-URI: http://www.archive.org/images/logoc.jpg WARC-Warcinfo-ID: <urn:uuid:d7ae5c10-e6b3-4d27-967d-34780c58ba39> WARC-Date: 2006-09-19T17:20:24Z WARC-Block-Digest: sha1:UZY6ND6CCHXETFVJD2MSS7ZENMWF7KQ2 WARC-Payload-Digest: sha1:CCHXETFVJD2MUZY6ND6SS7ZENMWF7KQ2 WARC-IP-Address: 207.241.233.58 WARC-Record-ID: <urn:uuid:92283950-ef2f-4d72-b224-f54c6ec90bb0> Content-Type: application/http;msgtype=response WARC-Identified-Payload-Type: image/jpeg Content-Length: 1902 HTTP/1.1 200 OK Date: Tue, 19 Sep 2006 17:18:40 GMT Server: Apache/2.0.54 (Ubuntu) Last-Modified: Mon, 16 Jun 2003 22:28:51 GMT ETag: "3e45-67e-2ed02ec0" Accept-Ranges: bytes Content-Length: 1662 Connection: close Content-Type: image/jpeg
[image/jpeg binary data here] < PROBLEM
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WARC – Beispiel und Kritik
• Der Inhalt ist weiterhin eine normale JPEG-Datei, d.h. auch mit WARC wird das Format-Problem nicht gelöst, sondern es wird einzig ein Container über die Daten gestülpt.
• Das löst zwar das Problem, der standardisierten Speicherung von HTTP-Informationen und Metadaten zusammen mit einem Objekt in einem WARC-File, nicht aber das eigentliche Kernproblem, dass die Webformate selbst (Videos, CSS, Javascripts, Bildformate, Flash, etc.) nicht langzeittauglich sind.
• Ein WARC-Reader ist sehr einfach zu schreiben, aber für die Darstellung der Inhalte wieder auf eine normale Rendering-Engine angewiesen.
• Mehr dazu: Diskussion auf XING in der Gruppe Information & Document Management http://bit.ly/srUTkX
200
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NISTSTANDARDS FÜR MEDIENERHALTUNG
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NIST SP 500-252
National Institute of Standards and Technology (NIST): NIST SP 500-252 -- Information Technology –Care and Handling of CDs and DVDs— A Guide for Librarians and Archivists• Gibt Hinweise, wie man CDs und DVDs behandelt
und pflegt um ihre Lebensdauer zu maximieren und Abnutzung oder Fehler zu reduzieren, die durch umweltbedingte Faktoren und physischen Umgang entstehen
Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management VSA Jahresversammlung 2012Dr. Ulrich Kampffmeyer 202
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NIST SP 800-88
National Institute of Standards and Technology (NIST):
NIST SP 800-88 – Computer Security –Guidelines for Media Sanitization • Gibt Richtlinien für die ordnungsgemäße Übertragung,
Wiedernutzung oder Vernichtung von Medien, um die Qualität zu erhalten und die Wahrscheinlichkeit von Sicherheitsverletzungen beim Wiederherstellen und Hacken von Daten gebrauchter Platten oder Fehlern hervorgerufen von Medienalterung zu reduzieren
• Sanitization (Löschung von Daten) bezieht sich auf den allgemeinen Datenentfernungsprozess aus den Speichermedien, damit es eine sinnvolle Absicherung gibt, damit die Daten nicht leicht wiedergefunden und wiederhergestellt werden können
203
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BSI TR 03125DEUTSCHE (?) FÜR NACHSIGNIEREN
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BSI TR-ESOR 03125
BSI Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik:TR-ESOR – Beweiswerterhaltung kryptographisch signierter Dokumente, Version 1.1• Erschienen am 18.02.2011• Sprachliche, als auch technische Überarbeitung der
TR-VELS 03125• Der wesentliche Fokus liegt auf der Nachsignatur
kryptografisch signierter Objekte. Die Formulierungen der früheren Version konnten als Universalarchivanspruch für alle Branchen und jede Art der ordnungsgemäßen Aufbewahrung missverstanden werden. Dieser Punkt ist mit der neuen Version nun klarer formuliert.
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BSI TR-ESOR 03125
• Das Einsatzfeld der TR 03125 ist dann gegeben, wenn eine gesetzliche Notwendigkeit oder der freiwillige Wunsch zur Nachsignatur besteht. Für die meisten Anwendungsfälle elektronischer Dokumente im DMS-Markt in Deutschland dürfte die TR-ESOR allerdings keine Anwendung finden, da diese Dokumente entweder nicht initial signiert werden müssen oder keine Nachsignatur erforderlich ist, obwohl sie initial signiert wurden.
• Vornehmlicher Anwendungsbereich der vorliegenden Technischen Richtlinie sind die Bundesbehörden im Rahmen der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten. Andere Unternehmen können frei entscheiden, ob sie diese Spezifikation oder andere Verfahren einsetzen, solange die gesetzlichen Anforderungen eingehalten werden.
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TR-ESOR 03125 – wesentliche Inhalte
1. Module:
# Anlage TR-ESOR-M.1: ArchiSafe-Modul
# Anlage TR-ESOR-M.2: Krypto-Modul
# Anlage TR-ESOR-M.3: ArchiSig-Modul
2. Schnittstellen:
# Anlage TR-ESOR-S: Schnittstellenspezifikation
# Anlage TR-ESOR-E: Konkretisierung der Schnittstellen auf Basis des eCard-API-Framework
# Anlage TR-ESOR-F: Formate und Protokolle
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Aktuelle Diskussionen um die TR-ESOR
• Verankerung im OkeVa Modul „Elektronische Akte“• Planung die TR als allgemeingültige DIN Norm zu
veröffentlichen• Der umbenannte DIN Arbeitskreis NA 009-00-15-06
"AK Beweiswerterhaltung von kryptographisch signierten Dokumenten" setzt die Umsetzung der TR-ESOR in eine DIN-Norm fort. Diese soll unter der Nummer DIN 31647 veröffentlicht werden.
• Erweiterung Geltungsbereich auch außerhalb von Bundesbehörden
• Zertifizierung von Produkten geplant
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ISO FÜR OBJEKT-FORMATE
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PDF Standards
ISO 15930 PDF/X Format für die Druckvorstufe
PDF/X-1a = ISO 15930-1
PDF/X-3 = ISO 15930-3
ISO 14289 PDF/UA Aufbau eines Dokuments im Format PDF (Universal Accessability)
ISO 16612 PDF/VT Transaktionsdruckspeicherung (PPML/VDX)
ISO 19005 PDF/A PDF Archive Format für die Dokumentenarchivierung
PDF/A-1 = ISO 19005-1:2005 PDF/A-2 = ISO 19005-2:2011 PDF/A-3 = ISO/CD 19005-3:2012
ISO 24517 PDF/E PDF Engineering Format für technische Zeichnungen
ISO 32000 PDF normiertes Format für Standard-PDF
PDF= ISO 32000-1
PDF/H PDF im Gesundheitswesen (Health)
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PDF ISO 32000-1
• Seit dem 1. Juli 2008 ist PDF in Version 1.7 als ISO 32000-1:2008 ein offener Standard.
• Funktionen:• Dokumentgetreue Darstellung unabhängig von Gerät und
Plattform• Inhalte aus verschiedenen Quellen zusammenzuführen• Gemeinsame Arbeit an Dokumenten über verschiedenen
Plattformen hinweg• Digitale Signaturen• Sicherheits- und Rechtemechanismen• Extraktion und Wiederverwendung von Inhalten für andere
Formate• Das Sammeln von Daten über PDF-Formulare und Integration
mit Business-Systemen
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PDF/A ISO 19005
• PDF-A basiert auf PDF-Standards von Adobe und verfolgt vier grundsätzliche Ziele:• Maximierung der Geräteunabhängigkeit• Maximierung des „Self-Containment“• Maximierung der Selbst-Dokumentation• Maximierung der Informationsdurchlässigkeit
• Unterschiede zwischen PDF/A und PDF sind:• Verschlüsselung ist in PDF-A Dateien nicht erlaubt,• PDF/A Dateien müssen geräteunabhängige Farbfelder
benutzten,• Der Verweis zu Inhalten außerhalb des PDF-A-
Informationsobjektes über dynamische Links ist nicht erlaubt,
• Alle Schriften sind in die PDF-A Datei einzubinden, wo bei man sich allerdings auch auf Subsets beschränken kann,
• Es sind keine Multi-Media Inhalte in PDF-A-Dateien erlaubt.
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PDF/A-2
• Kein neuer Normteil, sondern Erweiterung von PDF/A-1• Je nach Anforderung entweder PDF/A-1 oder PDF/A-2 nutzen• Keine Migration von einem Normteil zum anderen• Beispiel:
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PDF/A-3
• Veröffentlichung wird 2012 erwartet• Erweiterung des Standards PDF/A-2 um
Möglichkeit für die Einbettung „dynamische“ PDF-Dokumente (z.B. Videos, 3D Elemente) und Originaldaten ( z.B. XML, CAD) in PDF/A als ein vollständiges Archiv-Objekt, sonst identisch mit PDF/A-2
• Ziel:
Zwei Dokumentenversionen untrennbar miteinander verbinden
• Aber: weiterhin elektronisches Papier
Quelle: Carsten Heiermann, VOI: LuraTech, PDF/A-1, -2 und jetzt schon -3?
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PDF/A Übersicht
Compliance Level
Quelle: Carsten Heiermann, VOI: LuraTech, PDF/A-1, -2 und jetzt schon -3?
• Level „a“ erfordert „Tagging“ und erst mal Verfügbarkeit der Strukturinformation • Sonst Level „b“ oder „u“
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WWF-FORMAT
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WWF-Format
• Seit 30.11.2010 von der WWF World Wide Fund For Nature veröffentlicht
• Ein PDF-Format, dass nicht ausgedruckt werden kann• Soll unnötige Druckerei verhindern, um die Umwelt
zu schonen• Motto „SAVE AS WWF, SAVE A TREE”
• Software kann kostenfrei unter http://www.saveaswwf.com/en/ heruntergeladen werden
• Ca. 53.000 Firmen, Organisationen und Einzelpersonen haben WWF-Format bisher heruntergeladen
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Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management VSA Jahresversammlung 2012Dr. Ulrich Kampffmeyer
|||AUFBEWAHRUNG| ARCHIVIERUNG|COMPLIANCE VS. HISTORISCHEM WERT
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Compliance und historisch
ComplianceBetrifft in der Regel Informationsobjekte, die nach kaufmännischen, gewährleistungs-, haftungs-, qualitäts- und anderen rechtlichen Grundlagen einen Wert besitzen. Dieser Wert kann sich über die Zeit ändern und auch zur Löschung führen.
HistorischNicht alle Informationsobjekte, auch die zunächst aufbewahrungspflichtigen, besitzen einen historischen Wert. Dieser wird durch Fachleute bestimmt und führt zur Aussonderung aller Records, die dem Maßstab nicht genügen. Der Wert bleibt in der Regel beständig und die Aufbewahrung ist dauerhaft.
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Compliance
Compliance ist die Gesamtheit aller zumutbaren Maßnahmen, die das regelkonforme Verhalten eines Unternehmens, seiner Organisationsmitglieder und seiner Mitarbeiter im Hinblick auf alle gesetzlichen Ge- und Verbote begründen.
Compliance ist die Übereinstimmung mit und die Erfüllung von rechtlichen und regulativen Vorgaben.
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Compliance: Grundsätzliche Kriterien
• Authentizität• Vollständigkeit• Nachvollziehbarkeit• Zugriffssicherheit• Geordnetheit • Integrität• Auffindbarkeit• Reproduzierbarkeit• Unverändertheit• Richtigkeit• Prüfbarkeit• Portabilität• Vertrauenswürdigkeit
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GRC
Governance, Risk management & Compliance GRC vereinigt die Disziplinen Corporate Governance, Risikomanagement und Compliance als durchgängiges Vorgehensmodell
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Der historische Wert
• Archivare müssen aus einer großen Zahl von Unterlagen diejenigen herausfiltern, die nachfolgenden Generationen ein möglichst umfassendes Bild der derzeitigen Zeit liefern
• „Archivwürdige“ Informationsobjekte stellen • Einen bleibenden Wert für die Erforschung oder das
Verständnis der deutschen Geschichte• Die Sicherung berechtigter Belange der Bürger • Die Bereitstellung von Informationen für
Gesetzgebung, Verwaltung oder Rechtsprechung
dar
• Um sie auszuwählen bedarf es bestimmter Kriterien und Methoden
Quelle: http://www.oesta.gv.at/site/4936/default.aspx
Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management VSA Jahresversammlung 2012Dr. Ulrich Kampffmeyer 223
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Der historische Wert
„Gegenstand archivischer Verwahrung und Betreuung ist heute das gesamte Schrift-, Bild- und Tongut, das als dokumentarischer Niederschlag der Tätigkeit staatlicher und nichtstaatlicher Dienststellen, aber auch sonstiger Einrichtungen, Verbände, Betriebe oder Einzelpersonen erwächst, soweit es wegen seines rechtlich-verwaltungsmäßigen, seines historischen, aber auch seines wissenschaftlich-technischen oder künstlerischen Quellenwertes als ‚archivwürdig’ zu dauernder Aufbewahrung bestimmt wird. “
Quelle: Eckhart G. Franz
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Archive als „Gedächtnisspeicher“
„Archive sind zunächst das „Gedächtnis“ der sie tragenden und speisenden Verwaltung, übernehmen also wichtige Aufgaben der Rechtssicherung. Als „Rohstofflager der historischen Forschung“, zu denen sie in der 2. Hälfte des 19. Jahrhunderts geworden sind, dürfen sie heute den Anspruch erheben, auch in einem viel weiteren Sinne „Gedächtnisspeicher“ zu sein.“
„Electronic Archives are the Memory of the Information Society“.
Quelle 1: http://www.oesta.gv.at/site/4936/default.aspxQuelle 2: Erkki Liikanen, EU-Kommissar für die Informationsgesellschaft, 1999)
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Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management VSA Jahresversammlung 2012Dr. Ulrich Kampffmeyer
|||AUFBEWAHRUNG| ARCHIVIERUNG|DIE WOLKE
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Traditionell: Archivsysteme im Inhouse-Netz
Storage
Archiv
Archiv
Storage
Tape
Storage
Server
ServerServer
User
Mobile Nutzer
Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management VSA Jahresversammlung 2012Dr. Ulrich Kampffmeyer 227
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Anschluss von Archivsystemen
Dediziert versus virtualisiert:• Viele Archivsysteme verwenden persistente
Speicherorte (Adressen, URLs), die sich bei Veränderungen in virtualisierten Systemen gegebenenfalls nicht mehr auflösen lassen
• Bestimmte WORM-Festspeicherplattensysteme verlangen dedizierte Adressen.
• Virtualisierte Speicher erlauben eine schnelle Skalierbarkeit.
• Die Verwaltung der Speicherorte im Archivsystem und in der Netzwerkadministration muss harmonisiert sein.
Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management VSA Jahresversammlung 2012Dr. Ulrich Kampffmeyer 228
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Sichere Auslegung von Archivsystemen
Archivoperativ
ArchivSicherung
„Inhouse“on premise
„Outhouse“outsourced
Archivoperativ
ArchivSicherung
Archivoperativ
ArchivSicherung
Eigen-Anwender
Eigen-Anwendermit outge-sourctemSicherheits-archiv
SaaS & Outsourcing
Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management VSA Jahresversammlung 2012Dr. Ulrich Kampffmeyer 229
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Der Unternehmens-Trend 2012: Cloud Computing
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Cloud Computing
The Cloud
Infra-structure
as a ServiceIaaS
Platform as a Service
PaaS
Software as a Service
SaaS
Amazon Elastic Compute Cloud (EC2)
Microsoft AzureAmazon GlacierAmazon Simple Storage Service (S3)PayPal
Google Docs / SkyDrive SalesforceBoxDropbox
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Cloud Computing
Chancen Risiken &• Provider
• Vertrauen• Kontrolle• Abhängigkeit
• Zuverlässigkeit der Cloud• Engpässe in der Datenübertragung• Software-Lizenzen• Eigentumsrechte
• Schnellere Verfügbarkeit von Innovationen• Theoretisch unbegrenzte Skalierbarkeit• Kosteneinsparung bei Hardware, Personal und Lizenzen• Aufwandersparnis bei Programmupdates• Schnelle Anpassung an sich ändernde Anforderungen• Kostenkontrolle durch Pay-for-use
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Archivierung in der Cloud
• Angebote neben bisherigen Spezialisten aus dem ECM-Umfeld auch von Startups wie Boxnet und Dropbox sowie zunehmend die großen Web-Konzerne wie Amazon, Apple und Google
• Probleme: • Wenn man viel Archiviertes erst einmal auf einer
Plattform hat, dann kann man nur mit großem Aufwand auf eine andere Plattform wechseln.
• Keine Kontrolle darüber, was für Informationsobjekte die Anwender hochladen
• Sicherheit nur bei „sicheren“ Leitungen und kryptografischer Codierung, jedoch Probleme beim Recovery von kryptografisch codierten Informationsobjekten
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„On-Premise“ (lokal im eigenen Haus) installierte Systeme gelten als „outdated“ (veraltet).
Cloud
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Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management VSA Jahresversammlung 2012Dr. Ulrich Kampffmeyer
|||AUFBEWAHRUNG| ARCHIVIERUNG|AUF-GABE WEB & CO.
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Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management VSA Jahresversammlung 2012Dr. Ulrich Kampffmeyer
DATENBANKARCHIVIERUNG
Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management VSA Jahresversammlung 2012Dr. Ulrich Kampffmeyer 236
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Datenbankarchivierung
• Komplette Archivierung von Datenbanken einschließlich Nutzdaten, Anwendungslogik und Nutzungsmodell
• Besonders bei der Abschaltung von Altsystemen • Nur sehr spezielle Archivsysteme erlauben eine
entsprechende Lösung, die im Regelfall nicht dem OAIS-Modell entsprechen
• Traditionellen Formen der Archivierung von Listen und anderen Ausgabeformaten
• Zahlreiche Lösungsansätze• Datenstrukturen werden mitarchiviert und ein
Suchen in den Tabellen ist somit gegeben.
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Datensicherung und Archivierung bei Datenbanken
Backups Archivierung• Kurze Wiederherstellungs- zeiten
• Wiederherstellung der Datenbestände
• Redundanz wg. Sicherung
• Kompletter Datenumfang ⇒ keine Storage-Vorteile
• Suche in Zeiträumen
• Entlastung der Datenbank
• Behandlung von abhängigen Daten
• Berücksichtigung von DB-Teilausschnitten
• Offenes Archivformat
• DB-Herstellerunab- hängigkeit
• Inkrementelle Archivierung
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Datenbanksystem - basierte Archivierung
Anwendung mit
Archivierungsfunktionalität
DBMS
Datenbank
Archiv
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Datenbanksystem - integrierte Archivierung
DBMS mit
Archivierungsfunktionalität
Datenbank Archiv
Datenbanksystem
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Ablauf der Archivierung bei SAP
• Schreiben der zu archivierenden Daten aus der Datenbank in Archivdateien
• Löschen der Daten aus der Datenbank
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Die Archivierung beliebiger Daten aus Datenbanken und Anwendungen ist ein großes Desiderat, da hier Objekte entstehen und genutzt werden, die später in
Archive überführt werden sollen.
Die Hauptproblematik – die Erhaltung des Kontext, der Funktionslogik und der ursprünglichen Präsentation –
stellt Archive vor große Herausforderungen. Es geht nicht mehr um das einzeln greifbare,
abgeschlossene und selbsttragende Archiv-Objekt.
Daten- und Datenbank-Archivierung
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ARCHIVIERUNG VON WEBINHALTEN
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Webarchivierung
• Das Internet verändert den Dokument-Begriff:• Websites, CMS Content-Management-Systemen und
Portale und WCM Web Content Management • Neuartige Formen von Dokumenten, Zusammenhang
zwischen Inhalt, beschreibenden Daten sowie Struktur, Layout und Format bewusst aufgelöst
• Das Web – ein schnelllebiges Medium:• Anschwellende Menge von Plagiaten, Kopien,
gestohlenen Inhalten• Keine Gewähr der Richtigkeit, Vollständigkeit, Originalität
und Aktualität der Information• Gesetzliche Regelungen, die die Betreiber von Webseiten
verpflichten, die Inhalte ihrer Seiten zu nachvollziehbar zu dokumentieren, wird meist nicht ernst genommen
• Abhängigkeit von Browsern und Viewern
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Web Content Management System
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Webarchivierung
Anforderungen an Archivsysteme für Webseiten
• Datenbankgestützte, kontrollierte Verwaltung und Zugriffsmöglichkeit auf die gespeicherten Informationen
• Standardschnittstellen• Verwaltung einheitlicher Metadaten• Umfangreiche Protokollierungs-, Audit-Trail- und
Journalfunktionen • Konverter und Rendition-Management• Versionierung• Berechtigungssysteme und Berechtigungssystematiken• Verwaltung von elektronischen Signaturen, Zertifikaten und
den zugehörigen Objekten• Revisionssicherheit, internes Kontrollsystem• Migrationswerkzeuge
Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management VSA Jahresversammlung 2012Dr. Ulrich Kampffmeyer 246
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Web-Archivierung: Herausforderungen
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Web 2.0 verstärkt die Archivierungsproblematik
• Hohe Dynamik, keine „festen“ Objekte und Inhalte, die sich einer Archivierung „widersetzen“:• Indvidualisierung und Personalisierung• Tweeds• Blogs und Foren• Wikis• Multi-Media-Objekte• Links• Mashups• usw.
• Die Bewertung, was „archivierungspflichtig“ und was „archivierungswürdig“ ist, ist kaum möglich
• Die unterschiedlichen technischen Formate machen eine einheitliche Strategie nahezu unmöglich
Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management VSA Jahresversammlung 2012Dr. Ulrich Kampffmeyer 248
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Wertvolle Inhalte sind bereits verloren gegangen.
Zukünftige Historiker werden unsere Ära das „dunkle Zeitalter der frühen Informationskultur“
nennen.
Web-Archivierung
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Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management VSA Jahresversammlung 2012Dr. Ulrich Kampffmeyer
MOBILE
Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management VSA Jahresversammlung 2012Dr. Ulrich Kampffmeyer 250
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Die Mobile Revolution
• Apps sind Wiedergeburt des Fat Client in mikroskopischer Form
• Hinter dem Begriff Apps verbirgt sich nicht nur bei Apple das Thema Mobilität. Apps erfassen alle Betriebssystemplattformen und werden die neue Form des Anwendungsprogrammes
• Die Nutzung des Internets über Mobile Devices, Smartphones, Pads und andere mobile Services erzeugt auch Druck für ECM:• Nutzeroberflächen verändern sich und• Damit auch die Erwartungen der Anwender, wie
Software zukünftig bedient werden soll.
Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management VSA Jahresversammlung 2012Dr. Ulrich Kampffmeyer 251
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Archivierung im Bereich Mobile
• Mobile Geräte verfügen über keine eigenen Archivspeicher. Zu archivierende Information muss daher anders abgespeichert werden, in internen Archivsystemen oder in Archiven als Software as a Service
• Wege, wie Information erfasst, als archivwürdig oder archivpflichtig klassifiziert werden, und dann letztendlich einem Archiv zugänglich gemacht werden, weitgehend ungeklärt
• Direkte Zugriffe von mobilen Geräten wie Telefonen oder Tablets häufig über spezielle Dienstanbieter abgewickelt, die auf ihren Servern Kommunikation wie auch Dokumente (zumindest zwischen-) speichern. Hier setzt das Geschäftsmodell aller großen Telekommunikations-, Web- und Softwareanbieter an – Google und Apple in der ersten Reihe.
Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management VSA Jahresversammlung 2012Dr. Ulrich Kampffmeyer 252
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Die Mobile Revolution
• Auch ECM-Services wie E-Mail-Archive, elektronische Akten und Workflows können mit Hilfe von Apps genutzt werden.
• Viele ECM-Anbieter haben daher Apps für iPhone, iPad und vergleichbare Produkte.
• Die Sinnhaftigkeit der Nutzung von ECM-Apps auf Mobiltelefonen und Pads ist umstritten; lesen und freigeben ja, erstellen und editieren nein.
Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management VSA Jahresversammlung 2012Dr. Ulrich Kampffmeyer 253
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Inhalte für mobile Geräte werden Zukünftig die Mehrheit aller Informationen und den größten Teil des
Netzverkehrs ausmachen.
Niemand eine rechte Idee, was von mobilen Inhalten und mobiler Kommunikation unter rechtlichen
Gesichtspunkten in ein Records Management und unter Gesichtspunkten des Werts von Information in
ein Archiv gehört.
Mobile Inhalte
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|||AUFBEWAHRUNG| ZUKUNFT
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Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management VSA Jahresversammlung 2012Dr. Ulrich Kampffmeyer
NEUE HERAUSFORDERUNGEN DURCH MASH-UP, INDIVIDUALISIERUNG UND 3D
Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management VSA Jahresversammlung 2012Dr. Ulrich Kampffmeyer 256
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Mash-Up
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Mash-Up: Probleme für die Archivierung
• Die Rekonstruktion der einzelnen Bestandteile eines Mash-Ups ist schwierig für die Archivierung
• Mash-Ups werden zur Laufzeit erst variabel, individuell und situationsbezogen zusammengebaut – für die Archivierung ist dies oft schwer nachvollziehbar
• z.B. Kontext kartografische Informationen (Karten, Bilder) mit darauf abgebildeten dynamischen Beschreibungen, Positionsmarken, Links etc.
Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management VSA Jahresversammlung 2012Dr. Ulrich Kampffmeyer 258
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Mash-Up Klimakarte
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Mash-Up: Probleme für die Archivierung
• Für die meisten der Anwendungsfälle ist noch keine vernünftige Lösung in Sicht.
• Nur reduzierte, auf Standard-Format herunter gebrochene Auszüge/Views/Abstraktionen können als Einzelobjekte archiviert werden, was die Archiv-Formatauswahl erschwert.
• Das Problem ist die Anwendung proprietärer Software und die nichtgegeben Möglichkeit einer Alternative.
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Web 3D
• 3D-Anwendungen sind im Kommen• Zukunftsvisionen sind
• 3D-Webshops, 3D-Chats, 3D-Communities, 3D-Browsergames, 3D-Messen, interaktive 3D-Präsentationen, virtuelle 3D-Messe-Besuche - selbst Social Networks/ Social Media in 3D und 3D-Homepages
• Ob die Verbreitung bis hin zum vernetzten Web 3D geschieht, hängt von technischer Entwicklung und Usability ab
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Individualisierung von Websites
Probleme für die Archivierung:
• Persönliche Sichten von Webseiten erzeugen gleichzeitig verschiedene Versionen der Inhalte
• PROXY-Server erschweren die Archivierung
• Formular-Archivierung erschwert
• Rekonstruktion allgemein schwierig
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3D - Architektur
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3D: Probleme für die Archivierung
Bei 3D-Filmformaten sind die Tiefenschärfe und die Farbe kein unerhebliches Thema, ebenso wie die unterschiedlichen Tonspuren, die Overlays (Untertitel), die Einsprungadressen und eventuelle Verknüpfungen zu externen Daten.
Es ist schwierig sich auf nicht proprietäre und Langzeit - archivierbare 3D-Formate (Bild und Film) zu verständigen, die alle Komponenten, die für die Archivierung notwendig sind berücksichtigen:
• Farbtabellen, Tonspuren, Overlays
• Technische Squenzierung
• Dynamik, Brillianz, Auflösung
• Digital Rights Management
• Interaktive Steuerung
• Metadaten, Viewer
• Verknüpfungen zu externen Daten
• eigene Anwendung mit eigener Navigation
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Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management VSA Jahresversammlung 2012Dr. Ulrich Kampffmeyer
||||Ausblick|||||Ausblick|Herausforderungen|||||Ausblick|Herausforderungen|Große Aufgabe, k(l)eine Budgets|||||Ausblick|Herausforderungen|Die Rolle des Archivars|||||Ausblick|Herausforderungen|Die kulturelle und gesellschaftliche Aufgabe|||||
||||AUSBLICK
265
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Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management VSA Jahresversammlung 2012Dr. Ulrich Kampffmeyer
||||AUSBLICK|HERAUSFORDERUNGEN
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Herausforderung
Beschleunigung!
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Rasantes Wachstum
Web
3D
Quelle: http://wiki.ugotit.de/images/3/3e/Entwicklung_Internet-klein-klein.jpg
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Informationsüberflutung
Wir leiden an einer Informationsüberflutung und müssen die werthaltige, wichtige Information mühsam suchen.
Die systematische Erschließung der exponentiell wachsenden Information muss strategisch geplant, konsequent umgesetzt und regelmäßig kontrolliert werden.
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Explosion der Unternehmensinformationen
Quelle: http://www.it.com/images/datagrowth.png
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Die Herausforderung des Informationswachstums
Es gibt ein exponentielles Informationswachstum und kein ausreichendes “Management” der Informationen.
Problemfelder:• Unkontrollierte Redundanz• Fehlende Einschätzung des Wertes von Information• Die wachsende Abhängigkeit von der Verfügbarkeit
und Richtigkeit der Information• etc.
Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management VSA Jahresversammlung 2012Dr. Ulrich Kampffmeyer 271
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Das digitale Universum
IDC; http://switzerland.emc.com/collateral/analyst-reports/diverse-exploding-digital-universe.pdf
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Abhängigkeit…
Die Abhängigkeit von elektronischer Information
wird unterschätzt.
Die Abhängigkeit von der Verfügbarkeit von
elektronischer Information wächst ständig. Ganze
Bereiche unseres öffentlichen Lebens, unserer
Wirtschaft und unserer Verwaltung arbeiten nur noch
mit elektronischer Information. Ist sie nicht verfügbar,
sind wir nicht arbeitsfähig – oder in Zukunft – nicht
überlebensfähig. Die Frage nach der Verfügbarkeit,
Vollständigkeit und Richtigkeit von Information ist
längst eine Existenzfrage geworden.
…von der Richtigkeit und Verfügbarkeit von Information
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Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management VSA Jahresversammlung 2012Dr. Ulrich Kampffmeyer
||||AUSBLICK|HERAUSFORDERUNGEN|GROẞE AUFGABE, K(L)EINE BUDGETS
Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management VSA Jahresversammlung 2012Dr. Ulrich Kampffmeyer 274
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Records Management• Denken und Verfahren sind auf dem Stand des
vergangenen Jahrtausends (die Potentiale moderner Lösungen werden nicht ausgeschöpft)
• Die Mittel für einzelne Verwaltungen reichen nicht für durchgängige Lösungen (die meisten Lösungen sind „Einzelschicksale“)
• Jeder meint er sei anders (und brauche daher eine spezielle für ihn angepasste Lösung)
• Die Chancen gemeinschaftlicher Lösungen, z.B. in der Cloud, werden nicht genutzt (jeder meint es selbst machen zu müssen)
• Ohne Reform der Verwaltungen und der Prozesse enden viele Projekte als Elektrifizierung der vorhandenen Ineffizienz
Verzettelung in der öffentlichen Verwaltung (1)
Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management VSA Jahresversammlung 2012Dr. Ulrich Kampffmeyer 275
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Records Management• Geplante Lösungen nehmen häufig auf die
Endanwender keine Rücksicht• Systeme scheitern an ihrer eigenen eingebauten
Komplexität (entscheidend ist heute die Anpassungsfähigkeit)
• Wirtschaftliche Interessen führen durch Lobby-Gruppen zu unnötigen „Sonderlocken“
• Es gibt nicht genügend Vertrauen in Automatisierung (aber Automatisierung ist die einzige Chance den Flaschenhals der manuellen Erschließung zu überwinden)
• Die Angst vor dem demographischen Wandel ist noch nicht groß genug um ausreichend Willen und Mittel für die notwendigen Systeme zum Wissensmanagement zu mobilisieren
Verzettelung in der öffentlichen Verwaltung (2)
Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management VSA Jahresversammlung 2012Dr. Ulrich Kampffmeyer 276
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Die Bedeutung des Records Management steigt, wie z.B. die Initiative und Gesetzgebung
Präsident Obamas in den USA zeigt.
Diesem Vorbild sollte gefolgt werden.
Obama und das Records Management
Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management VSA Jahresversammlung 2012Dr. Ulrich Kampffmeyer 277
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Elektronische Archivierung• Ablage-Lösungen zur Aufbewahrung werden nur
halbherzig eingeführt und folgen keinen einheitlichen Standards
• Die Welle der elektronischen Informationen ist bei den meisten Archiven noch gar nicht richtig angekommen. Man beschäftigt sich vielfach immer noch mit Piloten.
• Kleine Archive können sich den Aufwand für eine professionelle, sichere Langzeitarchivierung weder in der Beschaffung und Befüllung noch in der Pflege und im Betrieb leisten.
• Konzeptionell ist man noch nicht beim „Universal- Archiv“ Gedanken sondern denkt immer noch in Sparten- und Medientyp-abhängigen Archiven.
Ohnmacht in den Archiven (1)
Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management VSA Jahresversammlung 2012Dr. Ulrich Kampffmeyer 278
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Elektronische Archivierung• Das bisherige Konzept der Einzel-Bewertung von
Archivgütern in Bezug auf die Archivierungs-würdigkeit lässt sich mangels geeigneter Kriterien und zu großer Menge nicht mehr bewältigen
• Archive setzten immer auf Auszüge und die Lücke im Bestand. Die historische Bedeutung der Informations-, Kommunikations- und Publikationsflut selbst erfordert neue archivische Konzepte.
• Die für Aufbewahrung und Archivierung eingesetzten Mittel sind ein Tropfen auf den heißen Stein und werden der Herausforderung nicht gerecht.
Ohnmacht in den Archiven (2)
Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management VSA Jahresversammlung 2012Dr. Ulrich Kampffmeyer 279
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Internationale und europäische Projekte
International• Internet Archive (open source, Oracle) – am
Anschlag, überfordert, konzeptionell nicht mehr den Produkten der Zeit gewachsen
Europa• Zahllose Förderprojekte, die nach Auslaufen der
Förderung den „Heldentod“ sterben. Was wird z.B. aus APENET im Archivbereich?
• Europeana – eine Ausnahme?
Quelle: http://www.computerwoche.de/netzwerke/web/2518838/
Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management VSA Jahresversammlung 2012Dr. Ulrich Kampffmeyer 280
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Blogforever
• Bis August 2013 gefördertes Projekt:• EU fördert das Konsortium mit 3,1 Millionen Euro, mit
der Eigenbeteiligung der Hochschulen in Thessaloniki, Berlin, London, Glasgow und Warwick kommen 4 Millionen Euro zusammen
• Bis August 2013 wollen Forscher ein System entwickeln, um Blog-Einträge und Konversationen für die Ewigkeit zu sichern
• Die Inhalte sollen authentisch und vollständig erhalten bleiben, leicht zu durchsuchen und zu analysieren sein
• Und was passiert nach August 2013?
Quelle: http://www.computerwoche.de/netzwerke/web/2518838/
Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management VSA Jahresversammlung 2012Dr. Ulrich Kampffmeyer 281
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Große Anbieter wie Amazon (Glacier, S3), Google (Postini, GDrive) und andere drängen in den kommerziellen „Aufbewahrung“-Sektor vor.
Internet-Anbieter machen den traditionellen Informationsangeboten von Archiven, Museen und
Bibliotheken zunehmend Konkurrenz.
Konkurrenz bei der Aufbewahrung und Archivierung
Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management VSA Jahresversammlung 2012Dr. Ulrich Kampffmeyer 282
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Niemand würde ein Softwareprodukt kaufen, mit der er nicht auch etwas versenden oder drucken könnte.
Wir alle kaufen aber Softwareprodukte, die nicht archivieren können!
Wo die Gesellschaft und ihre Institutionen nicht mehr in der Lage sind, Informationen effektiv zu verwalten
und zu bewahren, da sollten die Anbieter von Software, die hierfür keine Lösung in ihre
Betriebssysteme, Speichersysteme, Anwendungen und andere Standardsoftware eingebaut haben,
verdonnert werden, nunmehr einige Milliarden für eine weltweit und dauerhaft angelegte elektronische
Archivierung zu investieren.
Verantwortung
Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management VSA Jahresversammlung 2012Dr. Ulrich Kampffmeyer 283
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Auch Zuhause ist der Bestand anDokumenten, Bildern, Videos, Musik und Medien
so gewachsen, dass man auch hierprofessionelle Lösungen für das Informations- und
Archivmanagement brauchen würde.
Und wer denkt an den Privatmann?
Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management VSA Jahresversammlung 2012Dr. Ulrich Kampffmeyer 284
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Aber Records Management, Aufbewahrung und Archivierung sind immer noch Themen, die mental als unbedeutend, akademisch und in den Keller gehörig
herabgewürdigt werden.
Die Devise könnte/müsste lauten:
„Archivare, Bibliothekare und Records Manager, raus aus den Kellern, zur Freiheit, ans Licht“
Archivare und Records Manager müssen für ihre (unsere!) Sache so werben wie dies Umweltaktivisten,
Tierschützer und andere soziale Bewegungen tun.
Devise
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Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management VSA Jahresversammlung 2012Dr. Ulrich Kampffmeyer
||||AUSBLICK|HERAUSFORDERUNGEN|DIE ROLLE DES ARCHIVARS
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Wer braucht NOCH Archivare und Records Manager?
Records Management und Archivierung gelten als „staubige“ Berufsbilder.
Die Bedeutung der Berufe wird unterschätzt. Information muss gepflegt werden um nutzbar zu sein.
Die bestehenden Berufsbilder sind den zukünftigen Anforderungen als „Information Manager“ häufig nicht gewachsen.
Einige Provokationen:
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Einige Provokationen
Archivare
lieben Metadaten.
Sie sind komplexe Dateneingabeformulare gewohnt.
2.0 User hassen komplexe Dateneingabeformulare!
Sie vertrauen der automatischen Kategorisierung.
Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management VSA Jahresversammlung 2012Dr. Ulrich Kampffmeyer 288
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Einige Provokationen
Archivare sind ausgezeichnet in der strukturierten Suche.
Sie sind es gewohnt umfangreiche Suchformulare mit vielen Feldern zu verwenden.
2.0 User hassen komplexe Suchformulare!
Sie lieben “single field search” á la Google, die alles irgendwo findet.
Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management VSA Jahresversammlung 2012Dr. Ulrich Kampffmeyer 289
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Einige Provokationen
Archivare kennen die Relevanz eines Informationskontextes.
Sie sind es gewohnt, stundenlang geordnete Strukturen zu entwickeln und die Objekte zuzuordnen.
2.0 User sind faul!
Sie kümmern sich nicht darum, wo sie ihren Kram ablegen.
Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management VSA Jahresversammlung 2012Dr. Ulrich Kampffmeyer 290
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Einige Provokationen
Archivare wissen genau, wie sie durch hierarchische Bäume und Ordner-Unterordner-Band-Register-Strukturen navigieren.
Es macht ihnen einfach Spaß.
2.0 User verlieren die Geduld, wenn das Interface nicht wie eine Medienbibliothek oder YouTube funktioniert.
Sind sie von der Software genervt, geben sie die Suche einfach auf.
Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management VSA Jahresversammlung 2012Dr. Ulrich Kampffmeyer 291
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Einige Provokationen
Archivare sind sich der Relevanz der Bewertung und Aussonderung von Information bewusst.
Sie arbeiten bis spät in die Nacht, um ihre Ablagen in Ordnung zu halten.
2.0 User wissen, dass eine TeraByte Hard Disk im Kaufhaus nur 100 € kostet.
Sie glauben, dass es immer genügend Platz für Alles und Jedes da sein wird.
Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management VSA Jahresversammlung 2012Dr. Ulrich Kampffmeyer 292
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Einige Provokationen
Archivare sind Spezialisten im Ermitteln des Werts von Records.
Sie arbeiten eifrig daran, Informationen ständig zugänglich und langfristig verfügbar zu halten.
2.0 User haben keine Ahnung, was ein Record ist oder wer für die sichere Verwahrung verantwortlich ist.
Jeder bekommt Kopien von Allem, also wird sich schon irgendjemand um die Aufbewahrung kümmern.
Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management VSA Jahresversammlung 2012Dr. Ulrich Kampffmeyer 293
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Einige Provokationen
Archivare lieben ihre Aktenpläne, Thesaurus, Taxonomien, Ontologien und Klassifikationsschema.
Sie werden sieben oder mehr Hierarchieebenen durchforsten, um den richtigen Ort für eine kleine Notiz zu finden.
2.0 User glauben an Folksonomy.
Wenn genügend Anwender den selben “Tag” verwenden, kann es nicht falsch sein.
Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management VSA Jahresversammlung 2012Dr. Ulrich Kampffmeyer 294
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Einige Provokationen
Archivare sind darauf eingestellt, jede einzelne Funktion ihrer Records-Management-Software zu erlernen.
Mit intensiven Training kann jede Art von Software-Interface in ein brauchbares Werkzeug verwandelt werden.
2.0 User lieben ihren iPod!
Wenn das Benutzer-Interface nicht „sexy“ genug ist und nicht so funktioniert wie Facebook, dann machen sie die Anwendung einfach dicht.
Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management VSA Jahresversammlung 2012Dr. Ulrich Kampffmeyer 295
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Einige Provokationen
Archivare wissen auswendig, wo sich jedes Objekt befindet.
Sie haben die Kontrolle über alles, sowohl im elektronischen Bereich als auch in der Welt der Papierdokumente.
2.0 Users, die „Digital Natives“ leben in einer virtuellen Welt und haben ihre Objekte in der „Cloud“.
…und die Systeme sind nicht länger in ihren „Silicon cages“ gefangen. Mit RFID, Robotik, Kameras und Sensoren dringen sie in die reale Welt vor und sie übernehmen.
Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management VSA Jahresversammlung 2012Dr. Ulrich Kampffmeyer 296
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Digital Natives – eine falsche Hoffnung?
Viele glauben dass die heranwachsende Generation, die mit Web 2.0, Mobile & Konsole aufgewachsen ist, besser mit der elektronischen virtuellen Welt zurechtkommen wird.
Dies ist ein Trugschluss!
Vielfach geht es beim Digital Native nur um die Bedienung intuitiver Oberflächen – ein oberflächliches Wischen ohne Kenntnis der darunterliegenden Technologien und Informationsstrukturen.
Der Bedarf an Information Professionals wächst und wird durch die Lehre nicht befriedigt.
Quelle: Ulrich Kampffmeyer
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Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management VSA Jahresversammlung 2012Dr. Ulrich Kampffmeyer
||||AUSBLICK|HERAUSFORDERUNGEN|DIE KULTURELLE UND GESELLSCHAFTLICHE AUFGABE
Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management VSA Jahresversammlung 2012Dr. Ulrich Kampffmeyer 298
© PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> 12. Apr 2023 / Quelle: PROJECT CONSULT 2
Ubiquitous Computing
„Rechenleistungsallgegenwart“ • Allgegenwärtigkeit der rechnergestützten
Informationsverarbeitung … alles und überall wird von Software gesteuert und ausgewertet
• Für jede Person viele Computer eingebettet, die in der Umgebung vernetzt arbeiten und ein „Netz der Dinge“ bilden
• Computer im Sinne des Ubiquitous Computing kommunizieren meist über ein mobiles Ad-hoc-Netz und können auf diese Weise auch ein verteiltes System bilden
• Miniaturisierung und Telekommunikation treiben Ubiquitous Computing voran
Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management VSA Jahresversammlung 2012Dr. Ulrich Kampffmeyer 299
© PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> 12. Apr 2023 / Quelle: PROJECT CONSULT 2
Ubiquitous Computing
• Jenseits von PC, Notebook, Telefon und Tablett … Der persönliche Computer als Gerät wird verschwinden und durch „intelligente Gegenstände“ ersetzt werden. Die immer kleineren Computer arbeiten ohne „abzulenken“ oder überhaupt „aufzufallen“
• Statt selbst Gegenstand der menschlichen Aufmerksamkeit zu sein, soll das „Internet der Dinge“ den Menschen bei seinen Tätigkeiten unmerklich unterstützen. Es beinhaltet aber auch das Risiko der totalen Kontrolle und mehr noch der unkontrollierten Beeinflussung
Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management VSA Jahresversammlung 2012Dr. Ulrich Kampffmeyer 300
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Unsichtbarkeit an der Oberfläche,alles geht in den Untergrund
“In the future, content management will become like air, invisible to users. The content will be automatically
managed. We won't have to spend any thoughts on how to manage our content. We won't have to care about different formats or types of content, where the
content is stored, or what version of it that is the correct one. Instead we will be able to concentrate
entirely on how to communicate effectively.”
Quelle: Oscar Berg, 2011
Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management VSA Jahresversammlung 2012Dr. Ulrich Kampffmeyer 301
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“Library services such as version control and checkout/checkin are happening behind the scenes.“
“Cloud-based storage and automatic synchronization services enables seamless working across any
device.”
“Nothing is deleted. Ever.“
Unsichtbarkeit an der Oberfläche,alles geht in den Untergrund
Quelle: Oscar Berg, 2011
Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management VSA Jahresversammlung 2012Dr. Ulrich Kampffmeyer 302
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Ubiquitous Computing
Wir haben keine Archivierungsstrategien für Distributed Ubiquitous Computing.
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Herausforderungen…
Wer frisst wen in der digitalen Gesellschaft? Der darwinistische Wettlauf zwischen Mensch und Computer.
„Die Informationsexplosion wird unser Gedächtnis, unsere Aufmerksamkeit und unsere geistigen Fähigkeiten
verändern, unser Gehirn physisch verändern, vergleichbar nur den Muskel- und Körperveränderungen der Menschen im Zeitalter der industriellen Revolution. Kein Mensch kann
sich diesem Wandel entziehen. Aber das sind nur Vorbereitungen auf einen ungleich größeren Wandel.“
(
Quelle: Frank Schirrmacher, 16.11.2009, SpiegelOnline;
…für die Informationsgesellschaft
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Konsequenzen von „Always online“
Was ist mit der Einstellung zur Privatsphäre ? Haben wir bald keine Bedenken mehr unsere Gedanken, Vorlieben und Fotos der ganzen Welt zu offenbaren?
Wie steht es um die Sicherheit vertraulicher Firmeninformationen im Zeitalter von „Social“? Was davon ist archivierungspflichtig oder zumindest archivierungswürdig?
Dank real-time Updates von Facebook oder Twitter können wir prüfen, was derjenige, den wir anrufen gerade tut. Wir wissen eher, was die Ex-Freundin wo zu Mittag isst, als was in unserem Unternehmen passiert!
Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management VSA Jahresversammlung 2012Dr. Ulrich Kampffmeyer 305
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Konsequenzen von „Always online“
Was ist das Selbstverständnis des Arbeiters im Büro der Zukunft?
Nur noch Monitoring und vielleicht Kontrolle von automatisch ablaufenden Prozessen?
Wird die echte Interaktion zur Ausnahme, übernehmen allgegenwärtiges Verfolgen, Multimedia, Video, Sprachsteuerung und Spracherkennung die Herrschaft über uns?
Moderne Kommunikation verändert unser Verhalten! Verändert es auch unsere Gene?
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Konsequenzen von „Always online“
Wir haben keine Archivierungsstrategien für die wachsende Menge individueller und unstrukturierter
Nachrichten und Beiträge in verteilten Umgebungen – geschweige denn Konzepte zur Handhabung der
Menge von Informationen unter traditionellen archivischen Gesichtspunkten.
Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management VSA Jahresversammlung 2012Dr. Ulrich Kampffmeyer 307
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Die Informationsgesellschaft wird von Software getragen, gesteuert und manipuliert.
Informationsverfügbarkeit verändert soziale Schichtung.
Die Beschleunigung beeinflusst und beeinträchtigt uns zunehmend.
Ein neuer Mensch – oder ein neues Menschenbild? – steht am Horizont:
„Homo socialus electronicus“
Gesellschaftliche Herausforderung
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Ist dies alles nur
ein Problem
unserer Generation?
Hoffnung
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309
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Danke!
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