Download - Det framgångsrika styrelsearbetet
©2019 Grant Thornton Sweden AB. All rights reserved.
Stockholm 17 november 2019
Det framgångsrika styrelsearbetet
- Vilka är de grundläggande förutsättningarna
för styrelsearbete i en ideell förening?
©2019 Grant Thornton Sweden AB. All rights reserved.
Lagar reglerar styrelsens roll och uppgift
• Aktiebolagslagen
• Lag om ekonomiska föreningar
• Stiftelselagen
• Bostadsrättslagen
• Samfällighetslagen
• Ideella föreningar saknar särskild lagstiftning
• Bokföringslagen viktig att följa
• Lagar och regler som berör verksamheten;
– Skollagen
– Arbetsmiljölagen osv.
3
3
©2019 Grant Thornton Sweden AB. All rights reserved.
De fyra bolagsorganen i aktiebolagslagen- översatt till ideella föreningar
4
RevisorStyrelse
Verksamhetschef
Föreningsstämma
Tillsätter
Tillsätter
Tillsätter
Granskar
Granskar
→ Högsta beslutande
organ där medlemmarna
beslutar om föreningens
angelägenheter
→ Ansvarar för
föreningens förvaltning
enligt stadgar och
medlemmarnas beslut.
→ Ansvarar för föreningens
löpande förvaltning enligt
styrelsens anvisningar
→ Granskar föreningens årsredovisning och bokföring,
samt styrelsens och verksamhetschefens
förvaltning
Valberedning
©2019 Grant Thornton Sweden AB. All rights reserved.
Föreningsstämman är högsta beslutande
organ
• Medlemmarnas rätt att besluta i föreningens
angelägenheter utövas vid föreningsstämman
• Utser styrelse, (ordförande) och revisor (ev. valberedning)
• Beslutar om stadgar och beslutsordning
• Fastställer årsredovisning, disposition av resultat
• Beslutar om ansvarsfrihet för styrelse (verksamhetschef)
• Formulerar riktlinjer till styrelsen avseende förvaltningen av
verksamheten – utöver stadgarna
5
©2019 Grant Thornton Sweden AB. All rights reserved.
Styrelsearbetet måste anpassas till
verksamhetens behov om styrelsen ska tillföra
nytta
• Antal möten – när det behövs
• Kompetenser – sök de kompetenser som saknas och
behövs för framtida utmaningar
• Krissituationer – agera omedelbart!
• Snabb tillväxt – kräver mycket tid av styrelsen
• Alltid fokus på verksamheten och företagets/föreningens
bästa!
6
©2019 Grant Thornton Sweden AB. All rights reserved.
Vem företräder jag som styrelseledamot?
• Strikt lojalitetskrav mot verksamheten föreligger!
• Företräder helheten och kollektivet
• Styrelseuppdrag är ett förtroendeuppdrag – viktigt att verka
för att uppfylla stadgarnas och stämmans målsättningar
• Sekretessfrågor viktiga för att inte skada föreningen/bolaget
• Lojalitet, respekt och integritet är viktiga grundläggande
förutsättningar i styrelsearbetet
• Fokus på verksamheten och föreningens/bolaget bästa när
medlems- eller ägarviljorna är splittrade
8
©2019 Grant Thornton Sweden AB. All rights reserved.
Ansvarsfördelningen viktig att hantera
• En medlem eller ägare kan ha många roller – medlem,
styrelse, verksamhetschef och funktionär
• Viktigt att renodla rollerna för att styrelsearbetet ska kunna
fungera
• Bra vattendelare
– Handlar om medlemmarnas bästa – föreningsstämma
– Handlar om vad/vad inte föreningen ska göra – styrelsemöte
– Handlar om hur föreningen ska göra det – verksamhetschef/kansli
9
©2019 Grant Thornton Sweden AB. All rights reserved.
Viktigt om valberedningens arbete
• Ta del av instruktionen från stämman
• Arbetsordning för valberedning beslutas på stämma
• Konkretisera medlemmarnas förväntningar på styrelsen
• Måste veta vart verksamheten är på väg
• Måste ha kunskap om kvaliteten på det nuvarande
styrelsearbetet – aktiv i styrelseutvärderingen
• Offentliggöra sitt förslag i god tid före stämman
10
©2019 Grant Thornton Sweden AB. All rights reserved.
Vanliga problem med styrelsemöten
Genomförd enkät visar att styrelsearbetet i många organisationer fungerar relativt väl!
•Mötena drar ut på tiden
•Svårt att hålla isär operativa frågor, medlemsfrågor och styrelsefrågor
•Ledamöter som driver sina egna sakfrågor
•Ledamöter kommer oförberedda
•Sent utsända agendor och handlingar
•Bristfälliga beslutsunderlag
•Oklara beslut - vad har vi beslutat?
•För lite tid åt framtidsfrågor
•Dålig gruppdynamik under mötet
11 11
©2019 Grant Thornton Sweden AB. All rights reserved.
80/20 regeln gäller
"80 % av ett framgångsrikt styrelsearbete sitter i
förberedelserna"
• Känna till och skapa rätt förutsättningar
• Föreningens behov kända/förankrade
• Rätt sammansättning av styrelsen
12
©2019 Grant Thornton Sweden AB. All rights reserved.
Styrelsearbetets inriktning och omfattning
13
Stadgar samt lagar, regler och god sed
Ansvarsfördelning
Organisation,
arbetssätt och struktur
Rätt agenda
Framtid
verksamhetsidéViktigt med en tydlig medlemsvilja om verksamhetens inriktning som grund för styrelsearbetet!
©2019 Grant Thornton Sweden AB. All rights reserved.
Hur tiden används i styrelsearbetet när det
fungerar
14
Stadgar samt
lagar, regler och
god sed
Ansvarsfördelning
Organisation, arbetssätt
och struktur
Rätt agenda
Framtid/verksamhetsidé
75/2525/75
©2019 Grant Thornton Sweden AB. All rights reserved.
Styrelsens huvuduppgifter bör prägla
agendan
• Säkerställa att medlemmarna är med på tåget
• Framtid – verksamhetsidé
• Riskhantering
• Information och transparens
• Kontroll och formalia
• Tillsätta/avsätta verksamhetschef
15 15
När styrelsen endast fokuserar på att följa lagar och regler blir verksamheten sällan framgångsrik
HANTERA
©2019 Grant Thornton Sweden AB. All rights reserved.
Kontroll och formalia – även om syftet är ideellt
måste styrelsen hantera ekonomiska frågor
• Styrelsen måste fortlöpande bedöma föreningens
ekonomiska situation
• Detta kräver löpande rapporter om verksamhetens
utveckling och prognoser för framtiden
• Speciellt viktigt med kunskap om skatter och avgifter
• Har kassören den kompetens som krävs? – och har
styrelsen den kontroll av kassan som behövs?
Hur kan man fatta beslut om en större investering, om man
inte vet hur verksamheten går?
16
©2019 Grant Thornton Sweden AB. All rights reserved.
Styrelsen måste säkerställa att det som
beslutats också blir gjort
• Styrelsen ska arbeta genom verksamhetschefen/utsedda funktionärer!
• Följa upp att beslutade åtgärder också genomförs
• Säkerställa att beslutade underlag tas fram och distribueras
• Att skatt, moms, sociala avgifter mm. betalas in
• Om verksamhetschef saknas – vem och hur genomförs besluten?
• Säkerställa realismen i besluten – finns de resurser som krävs för genomförandet?
Rekommenderas: beslutslogg
17 17
©2019 Grant Thornton Sweden AB. All rights reserved.
Medlemmarna / Ägarna (stämman) ansvarar
för:• Att det finns en dokumenterad ambition (verksamhetsidé)
med föreningen och att den finns tydligt uttryckt i stadgarna
eller i separat dokument – kan göras i samråd med
styrelsen eller styrelsens ordförande
• Att ledamöterna får tillgång till all relevant och korrekt
information för att kunna göra sitt jobb
• Att medlemmarna arbetar med och genom styrelsen – inte
kringgår styrelsen
18
©2019 Grant Thornton Sweden AB. All rights reserved.
Styrelseledamoten ansvarar för att:
• Sätta föreningens mål och bästa framför den egna agendan
• Sätta sig in i de förutsättningar som gäller för verksamheten
och det område som föreningen verkar på
• Läsa in sig på materialet före mötet
• Aktivt delta i diskussioner på mötet
• Agera lojalt med de beslut styrelsen fattar samt stå för
besluten
• Lojalitetsplikt till verksamhetens bästa!
Ordförandens viktiga roll!
19
©2019 Grant Thornton Sweden AB. All rights reserved.
Lagar reglerar styrelsens roll och uppgift
• Aktiebolagslagen
• Lag om ekonomiska föreningar
• Stiftelselagen
• Bostadsrättslagen
• Samfällighetslagen
• Ideella föreningar saknar särskild lagstiftning
20 2020
©2019 Grant Thornton Sweden AB. All rights reserved.
Andra lagar och regler som påverkar
styrelsen
• Bokföringslagen
• Skattelagar
- 59 kap 12-14 §§ skatteförfarandelagen- Skattebrottslagen
• Konkurslagen
• Lagen om anställningsskydd
• Arbetsmiljölagen
• Jämställdhetslagen
• Personuppgiftslagen
• Medbestämmandelagen
• Brottsbalken
• Skadeståndslagen
• Eventuell tillsynsmyndighet
21 21
©2019 Grant Thornton Sweden AB. All rights reserved.
Förutsättningar ideella föreningar
• I praktiken ganska klart vad som gäller- lagar och regler för andra organisationsformer, t ex ekonomiskaföreningar och aktiebolag
- praxis och god föreningssed, FRII mm- medlemmarnas bästa genom att uppfylla syfte och ändamål enligtstadgarna
• Medlemmarna är huvudmän och väljer styrelsen på föreningsstämma (årsmöte)
• Även ordföranden väljs normalt vid föreningsstämman
• Verksamhetschef utses normalt av styrelsen
22 22
©2019 Grant Thornton Sweden AB. All rights reserved.
Styrelsens roll och ansvar – översikt
• Styrelsen är den verkställande ledningen och företräder verksamheten och tecknar dess firma
• Ansvarar för att organisation och förvaltning av verksamhetens angelägenheter sker på ett bra sätt
• Säkerställa att nödvändiga rutiner och kontroller införs
• Styrelsen kallar till föreningsstämma och förbereder ärendena
• Ordföranden ska leda styrelsens arbete och bevaka att styrelsen fullgör sina uppgifter
• Utser och entledigar verksamhetschef
23 23
©2019 Grant Thornton Sweden AB. All rights reserved.
Stadgarna har en mycket central betydelse
• Lagstiftning gäller dock alltid framför stadgarnas regler
• Stadgarna fritar inte styrelsen från sitt ställföreträdaransvar
enligt lagar och regler
• Problem när stadgarna inte stämmer med verkligheten –
verksamheten utvecklas och förändras utan att stadgarna
uppdateras
• Ändring av stadgar kräver framförhållning – kräver ofta
beslut vid minst två stämmor
24 24
©2019 Grant Thornton Sweden AB. All rights reserved.
Förutsättningarna för personligt ansvar
• Uppsåt
• Oaktsamhet
• Gäller både styrelseledamot och revisor
• Omfattar alla handlingar inom ramen för styrelseuppdraget
25 25
©2019 Grant Thornton Sweden AB. All rights reserved.
Företrädaransvar
59 kap 12-14 §§ skatteförfarandelagen
Om en företrädare för en juridisk person uppsåtligen eller av grov
oaktsamhet inte har:
a) gjort skatteavdrag med rätt belopp eller anmälan om F-skatt,
b) betalat skatt eller avgift,
c) eller har lämnat oriktiga uppgifter som har lett till att den juridiska
personen har tillgodoräknats överskjutande ingående moms eller
överskjutande punktskatt med ett för stort belopp, är företrädaren
tillsammans med den juridiska personen skyldig att betala beloppet/skatten
eller avgiften
26 2626
©2019 Grant Thornton Sweden AB. All rights reserved.
Hur utövar styrelsen kontroll?
• Kontrollera löpande att formalia enligt stadgar och lagar
och regler följs – utbildning/skriftlig information vid 1:a möte
• Löpande ekonomisk rapportering från verksamheten –
verksamhetens utveckling och prognoser för framtiden
• Tydliga instruktioner för ansvar och befogenheter –
arbetsordning samt instruktion till verksamhetschefen
• Attest och delegeringsinstruktion viktig i större
organisationer
• Revision
27 27
©2019 Grant Thornton Sweden AB. All rights reserved.
Hur kan jag bevisa att jag varit ansvarstagande i
mitt uppdrag som styrelseledamot?• Var inte passiv – se till att alltid vara väl påläst och förberedd
• Deltagande i beslut – om avvikande uppfattning eller dålig kvalitet på beslutsunderlag, se till att det noteras i protokollet
• Vid viktiga större beslut, t ex om verksamhetens inriktning eller vid en större investering – medverka till att inhämta riktlinjer från årsmötet
• Underskrift av Årsredovisningen när osäkerhet föreligger – involvera eller rådfråga en specialist
• Dålig kvalitet på ekonomisk rapportering – måste åtgärdas snarast, t ex genom byte av kassör eller verksamhetschef
• Vid svag likviditet bör månatligen bevakas att skatter och avgifter inbetalas under föreskriven tid
• När majoriteten inte är intresserade av att lösa problemen – ställ krav och om det inte hjälper – avgå!
• Styrelseförsäkring täcker vissa ansvarssituationer
28 28
©2019 Grant Thornton Sweden AB. All rights reserved.
Minska risken för personligt ansvar
• Kontrollera löpande att formalia enligt bolagsordning och lagar och regler följs
• Säkerställa att nödvändiga instruktioner upprättas
• Säkerställ att styrelsens mötesplan för planerade möten och innehåll beaktar verksamhetens situation och behov
• Medverka ej till att fatta beslut på basis av bristfälliga underlag – reservera dig om nödvändigt!
• Svag likviditet? – bevaka att skatter och avgifter inbetalas
29 29