Porteføljeledelse i Region H – It, Medico og Telefoni
IMT er et shared service centerder leverer it-, medico- og
telefoniydelser til hele Region H
Internt er vi organiseret med et fagområde for drift, et for udvikling samt en række tværgående enheder
Fagområde Drift Fagområde Udvikling
Porteføljestyring
Vi blev dannet for små to år siden for at adressere en række
udfordringer
Teknik
Utilfredsstillende it-driftsstabilitet
Uhomogen teknisk infrastruktur i regionen
Kapacitet - ikke dimensioneret til behov
Beslutningsstruktur
Uklar beslutningsstruktur ml. styregrupper, systemgrupper
og it-styregruppe/UD
Hensyn til driftsstabilitet vs. løbende behov og idéer
Lokale ikke-koordinerede systemanskaffelser
Strategisk dialog
IdriftsættelseProjekt
I-Modning
Visitation
Opgaveproces
Hop
sita
ler/
virk
som
hede
r
Innovationsspor
Nat
iona
ltR
åd o
g fo
raIM
T
Opgavespor
Projektspor
Tid og viden
I-projekt I-EvalueringFor
skni
ng
Vores interessentlandskab er komplekst, så vi udarbejdede en ny governance-
model for at sikre en ensartet behandling
Med en række beslutningsforasamt betjening af disse
KD/UD
PorteføljerådAdministrative
PorteføljerådKliniske
Leverance- og optimeringsorienteret
drift
Hospitals- og virksomhedsorienteret udvikling
Program- & projekt-
styregrupper
PorteføljerådMedico
PorteføljerådParakliniske- og Specialespec.
Med bemanding fra hospitaler og virksomheder
Ren intern IMT bemanding
IMT-koordinations-
gruppen
Interessenter:
• Klinisk Referencegruppe
• Journaludvalg• Sundhedsfaglige råd• Kvalitetsorganisation
m.fl
KBS
Forankrings-gruppe for it,
medico og telefoni i
byggerierne
Kvalitetsfondsbyggerierne
IMT Direktion
IMT chefgrupper-Samlet-Drift -Udvikling
Systemfora
Systemejer
IMT systemansvarlig
Program- & projekt-
styregrupperPorteføljestyring
Der blev samtidig dannet et PMO med følgende fokusområder
P3O
Planning(Portfolio)
Delivery( Programme and Project)
COE
Portfolio Build, Prioritisation, Analysis and Reporting
Programme and Project Set up and Closure
Stakeholder Engagement and Communications
Planning and Estimating
Capacity Planning and Resource Management
Benefits Management
Performance Monitoring
Monitor, Review and Reporting
Internal Consultancy
Standards and Methods (Processes and Tools)
Secretariat
Transition Management
Information Management ( including Configuration and Asset Management)
Assurance and Quality
Commercial ( including Supplier Management)
Finance
Risk, Issue and Change Management
People and Skills (PPPRM competencies)
Organisational Learning and Knowledge Management
For et halvt år siden valgte vi at genstarte arbejdet med porteføljestyring og -ledelse
MoP – Management of Portfolios www.best-management-practice.com/Portfolio-Management-MoP
FASTLÆGGE PORTEFØLJEN
DOING THE RIGHT THINGS
LEVERE PORTEFØLJEN
DOING THINGS RIGHT
FORSTÅKATEGORISER
PRIORITER
BALANCER
PLANLÆG
RAPPORTERIING OG OPFØLGNING
FINANSIELSTYRING
RESSOURCESTYRING
INTERESSENTHÅNDTERING
GOVERNANCE
RISIKOSTYRINGGEVINSTREALISERING
ENERGI
Vi har udarbejdet et roadmap for det videre arbejde med
porteføljestyring og -ledelse i IMT
Levering af porteføljen: Risikostyring
20162013 2H 2014 2015
Optimal portefølje sammensætning og eksekvering
Nu
Fastlæggelse af porteføljen:• Forstå• Kategoriser• Prioriter• Balancer• Planlæg
Levering af porteføljen: Interessenthåndtering
Levering af porteføljen: Gevinst realisering
Masterplan
Strategisk alignment
Forstå
Prioritering
Levering af porteføljen: Governance
Rolle/ansvar og
beslutningsstruktur
Målrettet rapportering
Værkktøj
Foranalyse
Overblik
Forbedring af datakvalitet
Levering af porteføljen:Rapportering og opfølgning
Levering af porteføljen: Ressourcestyring
Quick wins i TOR Model fo
r fremtidige
ressourcestyring
Optimering af re
ssourcestyring
Levering af porteføljen: Finansiel styring
Værkktøj
Portefø
lje
budget 2014
Mod
el fo
r in
tere
ssen
t in
volv
erin
g
Konc
ept
Mod
el fo
r ris
ikos
tyrin
g
Ove
rblik
ove
r
porte
følje
ns
udgi
fter o
g
gevi
nste
r
Impl
emen
terin
g,
real
iser
ng,
opfø
lgni
ng
Investe
rings
kriterie
r
Nøgletals
katelog
Kompetence
kortlægniing
Samt en konkret plan for deinitiativer vi skal gennemføre fra
Q2 2013 til Q1 2014
Q2 - 13 Q3 - 13 Q4 - 13 Q1 - 14
Beslutningsstruktur
Økonomistyring på porteføljeniveau
Koncept for gevinstrealisering
Målrettet og forbedret rapportering
Rolle og ansvar
Organisation og beslutnings-struktur
2
Datagrundlag, form og procesRapportering og opfølgning
3
Overblik og Quick wins i TOR
Model for fremtidig ressourcestyringRessource styring
4
Forbedret ressourceoverblik
Finansiel styring
5
Gevinst realisering
6
Foranalyse til værktøj
Konsolideret overblik over porteføljens gevinster og omkostninger
Porteføljebudget 2014
Kompetence kortlægning
Forstå og kategoriser
Masterplan
Sanering og grov prioritering
Balancering og planlægning
Fastlæggelse af porteføljens indhold
1
Afhængigheder
Hvor på rejsen er vi så i dag…
TRIN 1Overblik
Opbygning af PMO, afrapportering og opfølgning
samt standardiserede processer
TRIN 2Anvendelse af platform til
prioritering
Der arbejdes med ledelsesstruktur, prioritering i
forhold til strategi, finansiel styring i forhold til business cases og med
ressourcestyring
Overblik
Prioritering
Gevinst-Realisering
2-4 år 3-8 år1-3 år Tid
Modenhed & værdi
TRIN 3Optimeret platform, kontinuerlige forbedringer, strategi eksekvering
og gevinstrealisering
Principper for porteføljestyring er en del af kulturen og processerne
optimeres ved at der måles og følges op på dem. Der arbejdes med
systematisk gevinstrealisering og med interessentinvolvering for at opnå
størst muligt udbytte
IMT
• Vores governancemodel er ved at være indarbejdet, men det er stadig komplekst at sikre involvering og beslutninger på rette sted
• Vi har en forholdsvis høj projektmodenhed• Porteføljestyringen er blevet centraliseret og koblet til vores
arbejde med strategi• Vi har udarbejdet en ”plan for planen” for at sikre udmøntning
af de enkelte fokusområder i porteføljeledelse• Vi har gennemført en revidering af alle Business Cases for at
have et ensartet grundlag for det videre arbejde med gevinstrealisering på porteføljeniveau
• Den øverste ledelse i IMT er aktivt involveret i porteføljeledelsen
…og hvilke erfaringer oglæringspunkter har vi fået indtil nu