Digitale Bauakten? Die Digitalisierung des Baugenehmigungsverfahrens
und deren Folgen für die Archivierung Archive im Jahr des Denkmals: Die Bauakte – ein Teil des kulturellen Erbes!
Marlen Schnurr M.A. Landesamt für Denkmalpflege und Archäologie Sachsen-Anhalt/ „Digital Heritage“ Absolventin im Studiengang Informationswissenschaften M.A.
GLIEDERUNG
14.11.2018 Marlen Schnurr M.A. Digitale Bauakten?
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Gliederung
1. Digitalisierung des Baugenehmigungsverfahrens
2. Abgrenzung einer digitalen Bauakte
3. Bewertungsvorschläge
4. Aussonderung und Archivierung
5. Zusammenfassung
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1. DIGITALISIERUNG DES BAUGENEHMIGUNGSVERFAHRENS
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Digitalisierung des Baugenehmigungsverfahrens
• Zentrales Fachverfahren ProBAUG – Datenbankgestütztes
Informationssystem zur Unterstützung der Prozessschritte im Baugenehmigungsvorgang
• Diverse Schnittstellen und Ergänzungsmodule
• „Mediencenter“ als vorgangsbezogene Fileablage
• Nutzung von ProBAUG in allen unteren Bauaufsichtsbehörden Brandenburgs.
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Digitalisierung des Baugenehmigungsverfahrens
• Zentrales Fachverfahren ProBAUG – Datenbankgestütztes
Informationssystem zur Unterstützung der Prozessschritte im Baugenehmigungsvorgang
• Diverse Schnittstellen und Ergänzungsmodule
• „Mediencenter“ als vorgangsbezogene Fileablage
• Nutzung von ProBAUG in allen unteren Bauaufsichtsbehörden Brandenburgs.
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Digitalisierung des Baugenehmigungsverfahrens
• Zentrales Fachverfahren ProBAUG – Datenbankgestütztes
Informationssystem zur Unterstützung der Prozessschritte im Baugenehmigungsvorgang
• Diverse Schnittstellen und Ergänzungsmodule
• „Mediencenter“ als vorgangsbezogene Fileablage
• Nutzung von ProBAUG in allen unteren Bauaufsichtsbehörden Brandenburgs.
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Digitalisierung des Baugenehmigungsverfahrens
• ABER: Einreichung des Bauantrages inkl. Bauvorlagen in der Papierform ist weiterhin verpflichtend
• Führende Akte liegt in der Papierform vor
• Keine digitale Bauakte im Sinne einer elektronischen Akte → Stattdessen: Hybride Bauakte
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2. ABGRENZUNG EINER DIGITALEN BAUAKTE
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Die digitale Bauakte
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• Daneben: Fachverfahren mit datenbankgestützten Inhalten
3. BEWERTUNG
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Bewertung
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• Nutzung bestehender (inhaltlicher) Bewertungsmodelle • Lücken und Redundanzen in der hybriden Aktenführung
→ Archivische Vorfeldarbeit gewinnt an Relevanz!
• Betrachtung beider Formen der hybride Akten vor Bewertungsentscheidung – Ganzheitliche oder separate Bewertung?
• Ganzheitliche Bewertung bedeutet: – Vollständige Überlieferung des Vorgangs – Berücksichtigung des Entstehungskontextes – Erhöhte Recherchierbarkeit in digitalen Objekten
4. AUSSONDERUNG UND ARCHIVIERUNG
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Aussonderung und Archivierung
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• Einrichtung einer digitalen Zwischenarchivlösung für die Aufbewahrung von Bauakten bis zum Ende der Aufbewahrungsfrist
• Automatisierung des Aussonderungsprozessen mit Hilfe digitaler Systeme
• Verkürzung der Aufbewahrungsfrist?
5. ZUSAMMENFASSUNG
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Zusammenfassung
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• Hybrides Schriftgut als typisches Schriftgut des beginnenden 21. Jahrhunderts
• Stärkere archivische Vorfeldarbeit
• Übernahme bestehender Bewertungsmethoden
• Überdenken von derzeitigen Aufbewahrungsfristen
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• Link zur Masterarbeit: https://opus4.kobv.de/opus4-fhpotsdam/frontdoor/index/index/docId/1907
• Kurz: https://opus4.kobv.de/opus4-fhpotsdam/
VIELEN DANK FÜR IHRE AUFMERKSAMKEIT