perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
MANAJEMEN ARSIP DINAMIS DI PT PLN (PERSERO) AREA
PELAYANAN DAN JARINGAN (APJ) SURAKARTA
TUGAS AKHIR
Diajukan untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan
dalam Memperoleh Sebutan Vokasi Ahli Madya (A. Md.)
dalam Bidang Manajemen Administrasi
Oleh:
MQ. BAGUS SETYAWAN
D1508049
PROGRAM DIPLOMA III MANAJEMEN ADMINISTRASI
FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK
UNIVERSITAS SEBELAS MARET
SURAKARTA
2011
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
ii
PERSETUJUAN
MANAJEMEN ARSIP DINAMIS DI PT. PLAN (PERSERO)
AREA PELAYANAN DAN JARINGAN (AN) SURAKARTA
Disusun Oleh:
MQ. Bagus Setyawan
D1508049
Disetujui Untuk Dipertahankan Di Hadapan Tim Penguji
Pada Program Studi Diploma III Manajemen Administrasi
Fakultas Ilmu Sosial Dan Ilmu Politik
Universitas Sebelas Maret Surakarta
ii
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
iii
PENGESAHAN
MANAJEMEN ARSIP DINAMIS DI PT. PLN (PERSERO)
AREA PELAYANAN DAN JARINGAN (APJ) SURAKARTA
Disusun Oleh:
MQ. Bagus Setyawan
D1508049
Telah diuji dan disahkan oleh Tim Penguji
Pada Program Studi Diploma III Manajemen Administrasi
Fakultas Ilmu Sosial Dan Ilmu Politik
Universitas Sebelas Maret Surakarta
iii
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
iv
PERNYATAAN
Nama : MQ. Bagus Setyawan
NIM : D1508049
Menyatakan dengan sesungguhnya bahwa tugas akhir berjudul “MANAJEMEN
ARSIP DINAMIS DI PT PLN (PERSERO) AREA DAN PELAYANAN (APJ)
SURAKARTA” adalah betul-betul karya sendiri. Hal-hal yang bukan karya saya
dalam tugas akhir tersebut diberi tanda citasi dan ditunjukan dalam daftar pustaka
Apabila dikemudian hari pernyataan saya tidak benar, maka saya bersedia
menerima sanksi akademik berupa pencabutan tugas akhir saya dan gelar yang
saya peroleh dari tugas akhir tersebut.
Surakarta,
Yang membuat pernyataan,
MQ. Bagus Setyawan
iv
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
v
MOTTO
Jangan lihat masa lampau dengan penyesalan, jangan pula lihat masa depan
dengan ketakutan, tapi lihatlah sekitar anda dengan penuh kesadaran.
(Mario Teguh)
kebanggaan kita yang terbesar adalah bukan tidak pernah gagal,tetapi bangkit
kembali setiap kali kita jatuh.
(Abraham Licoln)
Jangan pernah takut mencoba! Jika kamu takut mencoba karena takut salah, maka
itu sudah merupakan kesalahan besar!
(Victor Hugo)
Orang-orang yang berhenti belajar akan menjadi pemilik masa lalu. Orang-orang
yang masih terus belajar, akan menjadi pemilik masa depan
(Mario Teguh)
v
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
vi
PERSEMBAHAN
Tugas akhir ini, saya persembahkan kepada :
Kedua orang tuaku atas semua do’a dan dukungannya
Keluarga besarku yang selalau mendoakan, menyayangi dan mendukungku.
Sahabat – sahabat yang ada di UNS dan dimanapun yang selalu memberikan
motivasi dan bantuannya selama ini
vi
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
vii
KATA PENGANTAR
Syukur Alhamdulillah penulis panjatkan kepada Alloh SWT yang telah
melimpahkan rahmat dan hidayahNya untuk menyelesaikan Tugas Akhir ini.
Sholawat serta salam tercurah kepada junjungan Nabi besar Muhammad SAW.
Tugas Akhir ini disusun untuk memenuhi sebagian persyaratan untuk memperoleh
gelar Ahli Madya (A.Md) dalam bidang Manajemen Administrasi Fakultas Ilmu
Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta. Penulis mengambil
judul “Manajemen Arsip Dinamis Di PT PLN (Persero) APJ Surakarta”.
Penyelesaian penyusunan Tugas Akhir ini tidak terlepas dari bantuan
banyak pihak. Bantuan tersebut berupa dukungan materiil, moral, hiburan serta
semangat. Dengan kerendahan hati penulis mengucapkan terima kasih kepada:
1. Ibu Asal Wahyuni Erlin Mulyadi, S.Sos, MPA selaku dosen pembimbing
yang berkenan meluangkan waktuya untuk membimbing dan mengarahkan
saya dalam penyusunan ini.
2. Bapak Prof. Drs. Pawito, Ph, D selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu
Politik, Universitas Sebelas Maret Surakarta.
3. Bapak Drs. H. Sakur, MS selaku Ketua Program Diploma III Manajemen
Administrasi, Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, Universitas Sebelas
Maret Surakarta
4. Bapak Drs. Ali, M. Si selaku Sekretaris Program Diploma III Manajemen
Administrasi, Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, Universitas Sebelas
Maret Surakarta.
5. Ibu Martini selaku staf bagian Sekmum yang banyak memberikan informasi
tentang kearsipan di PT PLN (Persero) APJ Surakarta.
6. Bapak Soeharmanto selaku staf bagian Humas di PT PLN (Persero) APJ
Surakarta yang telah memberikan nasehat-nasehat tentang kebaikan.
vii
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
viii
7. Ibu Wahyuningtyas sebagai account executive di PT PLN (Persero) APJ
Surakarta yang sering memberikan semangat.
8. Semua staf dan karyawan PT PLN (Persero) APJ Surakarta.
9. Teman-teman Manajemen Administrasi 2008 khususnya kelas A, terima
kasih atas motivasi dan dukungan kalian serta suka duka selama kulih.
10. Andi “genthung”, Bondan, Iwan dan Andri kalian menjadi inspirasiku.
11. Mega dan Ami yang setia pada saat magang.
12. Semua pihak yang tidak bisa penulis sebutkan satu persatu yang telah
memberikan dorongan, kritik, saran dan ide-ide sehingga terselesainya tugas
akhir ini.
Penulis menyadari sepenuhnya bahwa Tugas Akhir ini masih sederhana
dan masih jauh dari sempurna serta masih banyak kekurangan. Untuk itu masukan
dan kritikan yang sifatnya membangun penulis harapkan. Penulis hanya dapat
berkata terima kasih, semoga Alloh membalasnya dan semoga tugas akhir ini
bermanfaat, amin.
Surakarta, April 2011
MQ. Bagus Setyawan
viii
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
ix
DAFTAR ISI
Halaman
JUDUL i
PERSETUJUAN ii
PENGESAHAN iii
PERNYATAAN iv
MOTTO v
PERSEMBAHAN vi
KATA PENGANTAR vii
DAFTAR ISI ix
DAFTAR TABEL xi
DAFTAR BAGAN xii
ABSTRAK xiii
ABSTRAK xiii
ABSTRACT xiv
BAB I. PENDAHULUAN 1
A. Latar Belakang Masalah 1 B. Rumusan Masalah 5 C. Tujuan Pengamatan 5
BAB II. TINJAUAN PUSTAKA DAN METODE
PENGAMATAN 6
A. Tinjauan Pustaka 6 B. Metode Pengamatan 20
BAB III. DESKRIPSI LOKASI 24
A. Lokasi, Dasar Hukum Perusahaan dan Etika Kerja 24 B. Visi, Misi dan Falsafah Perusahaan 27 C. Stuktur Organisasi dan Sumber Daya Manusia 29
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
x
BAB IV. PEMBAHASAN 34
A. Kearsipan di PT PLN (Persero) APJ Surakarta 24 B. Manajemen Arsip Dinamis Aktif di PT PLN (Persero)
APJ Surakarta 36
C. Manajemen Arsip Dinamis Inaktif di PT PLN
(Persero)APJ Surakarta 45
BAB V. PENUTUP 52
A. Kesimpulan 52
B. Saran 53
DAFTAR PUSTAKA
LAMPIRAN
ix
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
xi
DAFTAR TABEL
Halaman
1. Komposisi Karyawan Berdasarkan Bidang Kerja
Di PT PLN (Persero) APJ Surakarta ................................................... 32
2. Data Surat Masuk Tahun 2010 ............................................................... 38
xi
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
xii
DAFTAR BAGAN
Halaman
Struktur Organisasi PT PLN (Persero) APJ Surakarta 30
xii
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
xiii
ABSTRAK
MQ. Bagus Setyawan. D1508049. MANAJEMEN ARSIP DINAMIS DI PT PLN (PERSERO) AREA PELAYANAN DAN JARINGAN (APJ)
SURAKARTA. Program Studi DIII Manajemen Administrasi. Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta. 2011. 53
halaman
Arsip merupakan suatu memori suatu perusahaan yang sangat penting dan turut menentukan kelancaran jalannya perusahaan. Pengamatan ini bertujuan untuk mengetahui manajemen arsip dinamis di PT PLN (Persero) APJ Surakarta. Pengamatan ini merupakan jenis pengamatan deskriptif kualitatif. Teknik pengumpulan data menggunakan wawancara, observasi dan studi dokumen. Analisis data menggunakan model analisis interaktif yang terdiri dari reduksi data, sajian data dan penarikan kesimpulan.
Hasil pengamatan yang di lakukan di PT PLN (persero) APJ Surakarta menunjukkan bahwa manajemen arsip dinamis, baik manajemen arsip dinamis aktif maupun manajemen arsip dinamis inaktif di PT PLN (Persero) APJ Surakarta sudah dilaksanakan sesuai dengan prosedur yaitu mengacu pada surat dinas Nomor A1/1996, di ganti keputusan Direksi PLN No. 026/DIR/1989 yang disempurnakan dengan keputusan Direksi PT PLN (Persero) No. 045.K/041/DIR/1998 tentang Tatalaksana Surat dan Kearsipan PT PLN (Persero). Manajemen arsip dinamis aktif dan inaktif dilakukan melalui empat tahap, yaitu penciptaan, penggunaan, pemeliharaan, dan pemusnahan. Tahap yang membedakan adalah pada tahap pemusnahan. Pada manajemen arsip dinamis aktif pemusnahan dilakukan dengan cara pemindahan menjadi arsip dinamis inaktif, sedangkan pada manajemen arsip dinamis inaktif pemusnahan dilakukan dengan cara penghancuran arsip. Kendala yang terkait dengan manajemen arsip di PT PLN (Persero) APJ Surakarta adalah belum adanya gedung yang khusus untuk menyimpan arsip dan belum adanya tenaga professional yang khusus arsip (arsiparis). Kedua kendala ini sangat berpengaruh terhadap manajemen kearsipan. Hal yang merupakan akibat dari kendala tersebut antara lain masih banyak arsip yang tertumpuk di pojok ruangan, dan karena kurangnya petugas, manajemen arsip tidak begitu lancar. Selain itu, dalam manajemen arsip PT PLN (Persero) APJ Surakarta masih menggunakan sistem manual dalam pencatatan surat, yaitu menggunakan buku agenda, belum menggunakan komputer dan kartu kendali. Kata Kunci: Manajemen Arsip, Arsip Dinamis Aktif, Arsip Dinamis Inaktif
xiii
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
xiv
ABSTRACT
MQ. Bagus Setyawan. D1508049. MANAJEMEN ARSIP DINAMIS DI PT PLN (PERSERO) AREA PELAYANAN DAN JARINGAN (APJ)
SURAKARTA. Program Studi DIII Manajemen Administrasi. Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta. 2011. 53 pages
Archive is a memory of a company that is very important and also determine the smooth running of the company. This observation aims to find out the archives and records management at PT PLN (Persero) APJ Surakarta. This observation is a kind of descriptive qualitative observations. Techniques of data collection using interviews, observation and document study. Analysis of data using an interactive model that consists of data reduction, data showing and conclusion.
The observation is done at PT PLN (Persero) APJ Surakarta showed that archives and records management, both active and inactive archives and records management at PT PLN (Persero) APJ Surakarta has been carried out in accordance with the procedure that relies on official letter No. A1 / 1996, changed with the decision of the board of Directors of PLN No. 026/DIR/1989 enhanced by the decision of Directors of PT PLN (Persero) No. 045.K/041/DIR/1998 of Letters and Archival Management of PT PLN (Persero). Archives and records management both active and inactive conducted through four stages, namely the creation, usage, maintenance, and destruction. Phase difference is the elimination phase. In the active destruction of archives and records management is done by moving into a dynamic inactive archive, whereas the inactive culling archives and records management is done by the destruction of archives. Constraints associated with records management at PT PLN (Persero) APJ Surakarta is the absence of a special building to store archives and there archives no professionals archivists. Both problems are very influential on the management of archives. This is a result of these constraints, among others, there are many archives that piled in the corner, and due to lack of personnel, records management is not so smooth. In addition, the records management of PT PLN (Persero) APJ Surakarta still use manual system in recording the letter, which is using the agenda book, not use the computer and control card.
Keywords: Management Archive, Active Dynamic Archive, Inactive Dynamic
Archive
xiv
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
BAB I
PENDAHULUAN
A. LATAR BELAKANG MASALAH
Pada masa sekarang ini, informasi telah menjadi kebutuhan mutlak
bagi setiap organisasi, baik itu organisasi pemerintahan maupun swasta.
Keseluruhan kegiatan organisasi pada dasarnya membutuhkan informasi.
Informasi menjadi bagian yang sangat penting untuk mendukung proses kerja
administratif dan pelaksanaan fungsi–fungsi manajemen dari birokrasi di
dalam menghadapi perubahan situasi dan kondisi yang berkembang pesat.
Menurut pendapat Schwartz dan Hernon (dalam ANRI, 2005:1) pentingnya
informasi dikemukakan sebagia berikut:
“informasi pada saat sekarang ini merupakan sumber ekonomi yang memiliki nilai dan biaya produksi (value and a cost of production). Nilai ekonomi dapat dilihat dari semakin komersialnya informasi, sehingga mempunyai nilai signifikan dan memberi peluang untuk dapat diperjualbelikan. Disamping proses pengelolaanya yang tepat, dan penemuan kembali infomasi dengan cepat, akurat, dan lengkap, memiliki nilai kuantitatif yang dapat di ukur secara ekonomi”. Sehubungan dengan sangat pentingnya suatu informasi dalam
segala bidang utamanya dalam pembangunan dan pemerintahan yang
semakin komplek, terutama dalam hal pengambilan keputusan yang singkat
dan tepat maka posisi atau arti penting arsip perlu menjadi prioritas. Arsip
merupakan rekaman informasi dari seluruh aktivitas organisasi. Sebagai
rekaman informasi dari seluruh aktivitas organisasi, arsip berfungsi sebagai
pusat ingatan, alat bantu pengambilan keputusan, bukti eksistensi organisasi
dan arsip juga sangat berguna untuk kepentingan organisasi yang lain.
Pengelolaan arsip secara baik yang dapat menjunjung kegiatan
administrasi agar lebih lancar seringkali diabaikan dengan berbagai macam
alasan. Berbagai kendala seperti kurangnya tenaga arsiparis maupun
terbatasnya sarana dan prasarana selalu menjadi alasan buruknya pengelolaan
arsip di hampir sebagian besar instansi pemerintah maupun swasta. Kondisi
1
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
2
seperti itu diperparah dengan image yang selalu menganggap pekerjaan
arsiparis sebelah mata diantara aktivitas-aktivitas kerja lainnya.
Dilihat dari nilai pentingnya arsip, semua orang akan mengatakan
penting atau sangat penting dan jika dunia tanpa arsip adalah dunia tanpa
memori, tanpa kepastian hukum, tanpa sejarah, tanpa kebudayaan dan tanpa
ilmu pengetahuan. Tetapi tidak dengan sendirinya arsip-arsip akan menjadi
memori, kebudayaan, jaminan kepastian hukum, bahkan pembangun identitas
suatu bangsa jika tidak diikuti dengan upaya pengelolaan arsip secara baik
dan benar serta konsisten memandang dan menempatkan arsip sebagai
informasi lebih dari sekedar tumpukan dokumen kegiatan
(www.duniaperpustakaan.com/2010).
Dalam kegiatan mengelola arsip, terutama dalam proses
penyimpanan dibutuhkan biaya yang cukup besar. Tenaga-tenaga profesional
juga dibutuhkan dalam kegiatan kearsipan supaya arsip dapat dengan mudah
ditemukan kembali jika sewaktu-waktu diperlukan. Jika manajemen
kearsipan dalam perusahaan berjalan dengan baik maka kegiatan perusahaan
akan berjalan dengan lancar. Sebaliknya, jika manajemen kearsipan kurang
diperhatikan, maka kegiatan perusahaan akan sedikit terhambat atau bahkan
perusahaan tersebut tidak dapat berjalan atau beroperasi dengan baik. Hal ini
dikarenakan arsip-arsip dan dokumen-dokumen yang sulit ditemukan atau
bahkan tidak diketahui keberadaannya. Oleh karena itu, dibutuhkan suatu
bagian tertentu yang dapat mengelola arsip-arsip dengan baik.
Menurut Undang – Undang Nomor 7 Tahun 1971 pasal 1,
ketentuan – ketentuan pokok kearsipan adalah sebagai berikut:
1. Naskah – naskah yang dibuat dan di terima oleh lembaga – lembaga
negara dan badan – badan pemerintahan dalam bentuk corak apapun,
baik dalam keadaan tunggal maupun kelompok, dalam rangka
pelaksanaan kegiatan pemerintahan.
2. Naskah – naskah yang di buat dan di terima oleh badan – badan swasta
dan atau perorangan, dalam bentuk corak apapun, baik dalam rangka
pelaksanaan kehidupan kebangsaan.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
3
Dengan realita kehidupan kebangsaan yang terus meningkat, maka
lingkup pelaksanaan tugas–tugas umum dalam pembangunan dan dalam
meningkatkan kesejahteraan masyarakat di dalam organisasi meningkat.
Peningkatan tersebut mengakibatkan volume arsip meningkat dengan cepat.
Berdasarkan data perusahaan, arsip yang di miliki PT. PLN (Persero) APJ
Surakarta dalam penyimpanannya terbagi atas beberapa bidang, yaitu:
1. Manajemen
2. Ketenagalistrikan
3. Penelitian dan pengembangan
4. Pendidikan dan Pelatihan
5. SDM dan organisasi
6. Keuangan
7. Logistik
Melihat penggunaan arsip di PT PLN (Persero) APJ Surakarta
yang frekuensinya sering dan teratur, maka arsipnya di golongkan sebagai
arsip dinamis. Dinamis artinya di pergunakan secara langsung dalam
penyelenggaraan kegiatan organisasi. Menurut penggunaannya di bedakan
menjadi arsip aktif yaitu masih di pergunakan secara terus menerus bagi
organisasi. Arsip in aktif yaitu berkas arsip yang frekuensi penggunaannya
jarang.
Menurut Pasal 2 ayat 1 Undang – Undang nomor 7 tahun 1971
menurut penggunaannya arsip dibedakan menjadi 2 yaitu:
a. Arsip dinamis yang di pergunakan secara langsung dalam
perencanaan pelaksanaan penyelenggaraan kehidupan
kebangsaan pada umumnya atau di pergunakan secara
langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara.
b. Arsip statis yang tidak di gunakan secara langsung untuk
perencanaan pelaksanaan penyelenggaraan kehidupan
kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan
sehari-hari administrasi negara.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
4
Secara umum setiap organisasi baik itu pemerintahan maupun
bisnis memiliki arsip dinamis aktif dan inaktif. Prosentase kuantitas arsip
dinamis yang di simpan atau di musnahkan secara umum terdiri dari (ANRI,
2005:6) :
1. 25% arsip dinamis di simpan dalam bentuk arsip aktif
2. 30% arsip di simpan dalam berkas arsip inaktif
3. 35% arsip dinamis dapat di musnahkan
4. Hanya 10% arsip dinamis yang memiliki nilai permanen dan dapat di
simpan di Arsip Nasional sebagai arsip statis.
Dengan semakin sadarnya bahwa arsip menjadi hal yang sangat
penting.Arsip dapat merupakan sebagai sumber penelitian, pengamatan, aset
budaya, memori perusahaan dan yang lebih penting lagi adalah sebagai bahan
kerja yang informasinya untuk menentukan kebijakan suatu perusahaan.
Pengelolaan atau manajemen arsip yang benar dapat digunakan sebagai
sarana temu balik, penentuan nilai guna arsip, retensi arsip serta pelaksanaan
penyusutan arsip. Pengelolaan arsip yang tertib dan baik serta sesuai dengan
prosedur akan bermanfaat dan informasi dalam arsip berguna untuk masa
yang akan datang. Kegunaan arsip pada masa yang akan datang antara lain
untuk memperkuat atau membenarkan tuntutan – tuntutan, membantu sebuah
organisasi dalam berkomunikasi serta melengkapi informasi untuk
kepentingan hukum yang di perlukan organisasi tersebut.
(www.leuwiliang-bogor.blogspot.com/2010)
PT. PLN (Persero) Area Pelayanan dan Jaringan (APJ) Surakarta,
sepanjang pengetahuan penulis ketika mengikuti kegiatan magang di istansi
ini, mengelola arsip secara tertib dan baik yang sesuai prosedur untuk
mendukung pencapaian tujuan perusahaan. Hal ini menjadi dasar pemikiran
penulis unutk menyususn tugas akhir dengan judulManajemen Arsip Dinamis
Di PT. PLN (Persero) APJ Surakarta.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
5
B. RUMUSAN MASALAH
Berdasarkan uraian dalam latar belakang masalah di atas, rumusan
masalah dalam pengamatan ini adalah Bagaimana manajemen arsip dinamis
di PT PLN (Persero) Area Pelayanan dan Jaringan (APJ) Surakarta?
C. TUJUAN PENGAMATAN
1. Tujuan Operasional
Untuk mengetahui manajemen arsip dinamis di PT PLN (Persero) Area
Pelayanan dan Jaringan (APJ) Surakarta.
2. Tujuan Fungsional
Untuk memberikan masukan-masukan kepada PT PLN (Persero) APJ
Surakarta mengenai manajemen arsip dinamis yang efektif, efisien dan
sesuai dengan prosedur.
3. Tujuan Individual
Untuk memenuhi persyaratan memperoleh gelar Ahli Madya (A. Md.)
pada Program Diploma III Manajemen Administrasi, Fakultas Ilmu Sosial
dan Ilmu Politik, Universitas Sebelas Maret Surakarta.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
6
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA DAN METODE PENGAMATAN
A. TINJAUAN PUSTAKA
1. Arti Penting Arsip Dalam Organisasi
Arsip merupakan pusat ingatan setiap organisasi. Apabila arsip
yang dimiliki organisasi kurang baik pengelolaannya, maka akan
mempengaruhi image suatu organisasi, sehingga organisasi yang
bersangkutan akan mengalami hambatan dalam pencapaian tujuan.
Informasi yang diperlukan melalui arsip, dapat menghindarkan salah
komunikasi , mencegah adanya duplikasi pekerjaan dan membantu
mencapai efisiensi kerja. Dalam rangka pelaksanaan kegiatan, arsip
mempunyai arti yang sangat penting, yaitu untuk menyusun rencana
program kegiatan berikutnya. Melalui arsip, dapat diketahui bermacam-
macam informasi yang sudah dimiliki, sehinggga dapat ditentukan sasaran
yang akan dicapai, dengan menggunakan potensi yang ada secara maksimal
(www.bapusipda.jabarprov.go.id). Dengan demikian dapat dipahami bahwa
pentingnya arsip bagi suatu organisasi adalah sebagai berikut :
a) Pusat utama ingatan organisasi.
b) Bahan atau alat pembuktian (bukti otentik).
c) Bahan dasar perencanaan dan pengambilan keputusan.
d) Barometer kegiatan organisasi, karena setiap kegiatan pada
umumnya menghasilkan arsip.
e) Bahan informasi bagi kegiatan lainnya.
Dari penjelasan di atas dapat disimpulkan bahwa arsip
merupakan sumber bagi suatu organisasi, karena arsip menampung beraneka
ragam informasi yang berguna. Bahan informasi yang penting harus selalu
diingat dan bila diperlukan harus dengan cepat dan tepat dapat disajikan
setiap saat, dalam rangka membantu memperlancar pengambilan keputusan.
Arsip baru akan terasa penting bila dalam keadaan darurat, dimana dalam
6
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
7
kehilangan dan tidak dapat ditemukan, arsip menjadi vital karena mutlak
dibutuhkan sebagai bukti kegunaan lain yang mendesak.
Menurut Wiyasa (2001:43) arsip berasal dari bahasa Yunani yaitu
dari kata arche, selanjutnya mengalami perubahan menjadi archea dan yang
kemudian mengalami perubahan lagi menjadi archeon. Arche artinya
permulaan dan berarti juga jabatan atau fungsi/kekuasaan peradilan. Archea
artinya dokumen atau catatan mengenai permasalahan, dan archeon berarti
Balai Kota. Pernyataan lain, kata arsip berasal dari bahasa Belanda yakni
archief. Menurut Atmosudirdjo, 1982:157-158 (Wursanto, 1991:14), archief
dalam bahasa Belanda mempunyai beberapa pengertian sebagai berikut:
1. Tempat penyimpanan secara teratur bahan-bahan arsip, bahan-bahan
tertulis, piagam-piagam, surat-surat, keputusan-keputusan, akta-akta,
daftar-daftar, dokumen-dokumen, peta-peta.
2. Kumpulan teratur dari bahan-bahan kearsipan tersebut.
3. Bahan-bahan yang harus diarsip itu sendiri
4. Dalam bahasa Inggris, arsip dinyatakan dengan istilah file, yang
berasal dari bahasa latin filum yang berarti tali atau benang. Pada
awalnya orang-orang Inggris menyatukan warkat dengan cara
mengikat dengan tali atau benang.
Menurut Kamus Umum Bahasa Indonesia (Wursanto, 1991:13),
arsip adalah simpanan surat-surat penting. Menurut pengertian tersebut,
tidak semua dikatakan arsip. Surat dapat dikatakan arsip apabila memenuhi
persyaratan sebagai berikut:
a. Surat tersebut harus masih mempunyai kepentingan (bagi lembaga,
organisasi, instansi, perseorangan) baik untuk masa kini maupun masa
yang akan datang, dan
b. Surat tersebut, karena masih mempunyai nilai kepentingan, harus
disimpan dengan menggunakan suatu sistem tertentu sehingga dengan
mudah dan cepat ditemukan apabila sewaktu-waktu diperlukan
kembali.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
8
Menurut Kamus Administrasi Perkantoran (Wursanto, 1991:13),
arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara teratur berencana
karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat
ditemukan kembali.
Menurut pengertian tersebut, warkat yang selanjutnya disebut
arsip harus memenuhi syarat-syarat sebagai berikut:
1) Warkat tersebut harus masih mempunyai kegunaan,
2) Warkat tersebut harus disimpan secara teratur dan
berencana, dan
3) Warkat tersebut dapat ditemukan dengan mudah dan
cepat apabila diperlukan kembali.
Pengertian Arsip menurut Undang-Undang Nomor 43 tahun
2009 bab I pasal 1:
”Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam
berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan
teknologi informasi dan komunikasi yang di buat dan di
terima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga
pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi
kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan
kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara”
Berdasarkan Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 pasal 1
ayat a dan b tentang Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan
(Barthos, 1990:2) menetapkan bahwa yang di maksud dengan arsip
adalah:
1. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-
lembaga negara dan badan-badan pemerintah dalam bentuk
corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun
kelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan
pemerintahan.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
9
2. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan-badan
swasta dan atau perorangan, dalam bentuk corak apapun,
baik dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.
Menurut Wursanto (1991:17) rumusan tentang arsip
sebagai berikut:
1. Arsip adalah kumpulan surat-menyurat yang terjadi karena
pekerjaan, aksi, transaksi, tindak-tanduk, dokumenter
(dokumentaire handeling), yang disimpan sehingga pada
tiap kali dibutuhkan dapat dipersiapkan, untuk
melaksanakan tindakan-tindakan selanjutnya.
2. Arsip adalah suatu badan, di mana diadakan pencatatan,
penyimpanan serta pengolahan-pengolahan tentang segala
surat, baik dalam pemerintahan maupun dalam soal umum,
baik ke dalam maupun keluar dengan satu sistem tertentu
yang dapat dipertanggungjawabkan.
Pengertian arsip menurut Lembaga Administrasi Negara
(LAN) memberikan rumusan tentang arsip yaitu segala kertas
naskah, buku, foto, film, microfilm, rekaman suara, gambar peta,
bagan atau dokumen-dokumen lain dalam segala macam bentuk dan
sifatnya, asli atau salinannya, serta dengan segala cara
penciptaannya, dan yang dihasilkan atau diterima oleh suatu badan,
sebagai bukti atas tujuan organisasi, fungsi-fungsi, kebijaksanaan-
kebijaksanaan, keputusan-keputusan, prosedur-prosedur, pekerjaan-
pekerjaan, atau kegiatan-kegiatan pemerintah yang lain, atau karena
pentingnya informasi yang terkandung di dalamnya (Wursanto,
1991:18).
Arsip (record) yang dalam istilah bahasa Indonesia ada
yang menyebutkan sebagai “warkat”, pada pokoknya dapat di
berikan pengertian sebagai :setiap catatan tertulis baik dalam bentuk
gambar ataupun bagan yang memuat keterangan-keterangan
mengenai sesuatu subyek (pokok persoalan) ataupun peristiwa yang
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
10
dibuat orang untuk membantu daya ingatan orang (itu) pula.
(Barthos, 1990:1)
Arsip adalah setiap catatan tertulis baik dalam bentuk gambar atau
bagan yang memuat keterangan-keterangan mengenai suatu pokok
persoalan atau peristiwa-peristiwayang masih berguna dan di
perlukan sewaktu-waktu di masa mendatang, arsip sering juga
disebut dokumen-dokumen penting (Maryati, 2008:114)
Menurut Drs. The Liang Gie mengatakan bahwa arsip adalah suatu
kumpulan warkat yang di simpan secara sistematis karena
mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali di perlukan dapat secara
cepat di ketemukan kembali (Sutarto, 1992:168)
Dari beberapa pengertian tersebut dapat simpulkan bahwa arsip
adalah kumpulan surat yang mempunyai arti yang sangat penting, yaitu
untuk mendukung jalannya atau beroperasinya sebuah instansi atau
organisasi maupun untuk kepentingan pribadi yang di simpan sedemikian
rupa sehingga dengan mudah, cepat, dan akurat di temukan kembali apabila
sewaktu-waktu di perlukan.
Arsip dapat digolongkan atas berbagai jenis atau macam,
tergantung dari sisi peninjauannya, antara lain:
1. Berdasarkan Fungsi
Menurut fungsi dan kegunaannya arsip dibedakan menjadi 2, antara
lain :
a. Arsip Dinamis
Adalah arsip yang dipergunakan secara langsung dalam proses
perencanaan, pelaksanaan, dan penyelenggaraan kehidupan
kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung
dalam penyelenggaraan administrasi Negara..
Arsip dinamis di bedakan menjadi 2 yaitu:
1) Arsip aktif adalah arsip dinamis yang masih
dipergunakan secara terus-menerus bagi pelaksanaan
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
11
kelangsungan pekerjaan dalam penyelenggaraan
administrasi
2) Arsip inaktif adalah arsip dinamis yang penggunaanya
sudah berkurang atau tidak di pergunakan lagi secara
terus menerus dalam penyelenggaraan administrasi
b. Arsip Statis
Adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk
perencanaan, penyelenggaraan kegiatan tugas pokok maupun
penyelengaraan pelayanan ketatausahaan dalam
penyelenggaraan kebangsaan pada umumnya dan
penyelenggaraan sehari-hari administrasi Negara.
2. Berdasarkan Sifat
Berdasakan sifatnya,arsip dapat di bedakan menjadi :
a. Arsip Tertutup
Adalah arsip yang dalam pengelolaan dan perlakuannya berlaku
ketentuan tentang kerahasian surat-surat.
b. Arsip Terbuka
Adalah arsip yang pada dasarnya boleh diketahui oleh semua
pihak/umum, berdasarkan tingkat penyimpanan dan
pemeliharaannya.
3. Berdasarkan Tempat Penyimpanannya
Menurut tempat penyimpanan dan pemeliharaannya arsip di bagi
menjadi :
a. Arsip Sentral
Adalah arsip yang disimpan pada suatu pusat arsip (depo arsip)
atau arsip yang dipusatkan penyimpan dan pemeliharaannya
pada suatu tempat tertentu.
b. Arsip Unit
Adalah arsip yang disimpan di setiap bagian atau setiap unit
dalam suatu organisasi. Arsip unit disebut juga arsip mikro atau
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
12
arsip khusus, karena khusus hanya menyimpan arsip yang ada di
unit yang bersangkutan.
4. Berdasarkan Keasliannya
Menurut keasliannya, arsip dibedakan atas :
a. Arsip Primer
Arsip yang asli. Arsip ini bukan tindasan, bukan karbon kopi,
bukan salinan, foto copian dan bukan mikrofilmnya.
b. Arsip Sekunder
Arsip yang berupa tindasan, fotocopi, salinan, atau microfilm.
5. Berdasarkan Subyeknya
Berdasarkan subyek atau isinya, arsip dapat dibedakan menjadi
berbagai macam, misalnya :
a. Arsip keuangan
b. Arsip kepegawaian
c. Arsip pendidikan
d. Arsip pemasaran
e. Arsip penjualan, dan sebagainya
6. Berdasarkan Sifat Kepentingannya
Menurut sifat kepentingannya arsip di bedakan menjadi 2:
a. Arsip penting
Adalah arsip yang mempunyai nilai hukum, pendidikan,
keuangan, dokumentasi, sejarah, dan sebagainya.
b. Arsip vital
Adalah arsip yang bersifat permanen, disimpan untuk selama-
lamanya, misalnya akte, ijazah, buku induk mahasiswa, dan
sebagainya.
2. Manajemen Arsip
Manajemen arsip merupakan kegiatan pengelolaan atau pentaan
informasi dan fisik arsip yang meliputi menciptakan, merekam atau
mendaftar, mengontrol, memelihara, menyebarkan, serta menyusutkan/
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
13
memusnahkan arsip. Manajemen arsip mengawasi sistem penyimpanan arsip
organisasi dan memberikan pelayanan-pelayanan yang diperlukan. Dengan
kata lain manajemen arsip melakukan pengawasan sistematik mulai dari
penciptaan, atau penerimaan arsip, kemudian pemrosesan, penyebaran,
pengorganisasian, penyimpanan, sampai pada akhir pemusnahan arsip.
Informasi yang sudah tersimpan menjadi arsip dapat berbentuk buku,
makalah, foto, peta, atau barang dukumen dalam bentuk lainnya yang dibuat
atau diterima untuk tujuan operasional dan legalitas yang berhubungan
dengan kegiatan organisasi.
Menurut Ghani dalam artikelnya yang berjudul Perubahan Undang-Undang
masalah-masalah yang di hadapi dalam pengelolaaan atau manajemen arsip
antara lain:
1) Banyak arsip yang belum tertata dengan baik. Kondisi ini jelas akan
menimbulkan masalah dalam penemuan kembali arsip dan dalam
pelaksanaan program retensi.
2) Ruang penyimpanan tidak menjamin kemananan arsip dari kehilangan
dan kerusakan. Suhu ruang tidak terkontrol untuk menjamin
kelestarian bahan arsip. Ruang penyimpanan arsip pada umumnya
pengap dan tidak sehat bagi pengelola arsip.
3) Ketersedian tempat penyimapanan arsip masih sangat terbatas.
Akibatnya banyak arsip yang tersimpan di lorong-lorong dan bawah
tangga kantor. Dari segi keamanan, kondisi ini tentu saja beresiko
tinggi terjadinya kehilangan dan kerusakan. Dalam satu kasus
ditemukan bahwa ada pegawai di suatu organisasi atau perusahaan
yang berinisiatif untuk membersihkan lorong-lorong di kantornya dari
arsip dengan cara menjual arsip sebagai barang atau kertas bekasa
kepada pemulung.
4) Staf atau petugas yang ditunjuk untuk mengelola arsip umumnya tidak
mempunyai pendidikan atau pelatihan di kerasipan. Penugasan mereka
di bagian kerasipan dalam beberapa kasus dikarenakan pegawai
tersebut mempunyai kinerja atau karir yang tidak baik, tidak ada
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
14
bagian atau unit lain yang menerimanya atau karena tidak ada pegawai
lain yang berkeinginan bekerja di bagian kearsipan.
5) Masih terbatasnya penggunaan teknologi informasi untuk membantu
manajemen arsip terutama dalam hal penyimpanan dan penemuan
kembali.
3. Manajemen Arsip Dinamis
Seperti yang dijelaskan dalam ANRI 2006 : 22, pengertian
manajemen arsip dinamis dapat beberapa sumber di antaranya Australian
Archives Handbook (Records Management, 1996). Dikatakan dalam
handbook tersebut bahwa manajemen arsip dinamis adalah kegiatan
administrasi yang memungkinkan organisasi dapat menciptakan, merekam
atau mendaftar, mengontrol, memelihara, menyebarkan, serta
menyusutkan/memusnahkan arsip.
Sedangkan dalam ANRI 2005:10, menurut Robek, Brown dan
Maedke (1987:5) menyatakan bahwa manajemen arsip dinamis merupakan
aplikasi kontrol yang sistematis dan ilmiah terhadap informasi terekam yang
dibutuhkan organisasi. Menurut IRA A. Penn e.t al menyatakan bahwa
manajemen arsip dinamis sebagai pendekatan praktis dan logis terhadap
penciptaan, pemeliharaan, penggunaan dan penyusutan arsip termasuk di
dalamnya informasi yang ada (ANRI 2005:10). Menurut pasal 9 ayat 2,
pengelolaan arsip dinamis aktif meliputi: penciptaan arsip, penggunaan dan
pemeliharaan serta penyusutan arsip. (UU N0 43 tahun 2009 tentang
Kearsipan halaman 31)
Dari beberapa pngertian di atas, dapat di simpulkan bahwa
manajemen arsip dinamis adalah pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen
dalam rangka mengelola keseluruhan daur hidup arsip.
Manajemen arsip dinamis di bagi menjadi dua bagian yaitu:
a. Manajemen arsip dinamis aktif
Guna pencapaian tujuan sebuah organisasi di perlukan
manajemen dinamis aktif yang sesuai prosedur, yang kegiatannya meliputi:
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
15
1) Pengurusan surat
Pengurusan surat adalah kegiatan yang meliputi:
a) Menerima surat
b) Mensortir surat
c) Menempatkan dan menentukan arah surat
d) Mengolongkan surat atas dasar sifatnya
e) Menyampaikan surat ke unit-unit kerja
f) Mencatat surat keluar
g) Mengirimkan surat keluar
Sarana dan prasarana dalam pengurusan surat adalah
a) Kartu kendali
b) Folder
c) Sekat
d) Fliker file
e) Lembar disposisi
2) Penataan berkas
Penataan berkas atau pemberkasan adalah cara menata
dokumen dalam berkas dan mengatur berkas dalam susunan yang
sistematis dengan menggunakan klasifikasi, memberikan kode,
indeks serta tunjuk silang apabila di butuhkan.
Sarana dan prasarana penataan berkas:
a) Folder
Adalah map untuk menempatkan atau meletakkan arsip aktif.
b) Guide
Adalah sekat pembatas, sebagai sarana petunjuk dari bagian satu
ke bagian yang lain.
c) Rak arsip
Adalah rak untuk menyimpan arsip dalam bentuk bermacam-
macam
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
16
d) Filing cabinet
Adalah tempat untuk menyimpan arsip dinamis aktif, di dalam
susunan sekat dan folder secara vertikal dalam laci-lacinya.
3) Penemuan kembali Arsip
Penemuan kembali arsip adalah cara untuk menemukan
dokumen dalam berkas dengan cepat dan tepat.
Penemuan kembali arsip pada dasarnya meliputi dua aspek
yaitu penemuan kembali informasi dan penemuan kembali fisik.
4) Peminjaman Arsip
Arsip dinamis aktif sifatnya adalah tertutup, sehingga untuk
mempermudah dalam pertanggungjawabannya perlu di atur
peminjamannya. Ketentuan peminjaman arsip dinamis aktif antara
lain:
a) Siapa yang berwenang memberi ijin peminjaman arsip
b) Siapa yang di perbolehkan meminjam arsip
c) Penempatan jangka waktu peminjaman
Hal-hal yang perlu di ketahui oleh peminjam:
a) Peminjaman hanya untuk keperluan dinas
b) Tidak boleh menambah dan mengurangi isi
c) Setiap perpanjangan harus mendapat ijin
d) Harus di kembalikan dalam keadan utuh
b. Manajemen Arsip Dinamis Inaktif
Guna mencapai suatu keberhasilan dalam organisasi maka
perlu adanya manajemen arsip dinamis inaktif yang baik dan sesuai dengan
prosedur. Kegiatan manajemen arsip dinamis yang sesuai prosedur antara
lain:
1) Menetapkan Periode Pemindahan Arsip
Periode pemindahan arsip ini di lakukan dari unit kearsipan
pada unit kerja ke pusat arsip. Pemindahan ini adalah adalah kegiatan
fisik yang telah di rancang dalam periode waktu yang telah di
tentukan. Langkah-langkah pemindahan meliputi:
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
17
a) Menetapkan kapan pemindahan arsip
Kegiatan ini lebih banyak terkait dengan masalah penilaian
arsip dan kebijaksanaan pimpinan, yang sebenarnya telah
dituangkan dalam suatu jadwal (biasanya dalam jadwal
retensi arsi) yang memuat periode pemindahan suatu arsip
secara continue atau berkelanjutan.
b) Menetapkan arsip yang di pindah
Aplikasi dari kegiatan ini di laksanakan berdasarkan jadwal
retensi yang ada, sehingga Arsiparis di central file cukup
menyeleksi arsip-arsip yang akan di pindahkan berdasarkan
jadwal tersebut. Hasil dari penyeleksian ini akan berupa
daftar arsip yang akan di pindahkan, yang seterusnya
disampaikan ke pimpinan untuk memperoleh persetujuan.
c) Menyiapkan arsip yang akan di pindah
Setelah pimpinan menyetujui, maka Arsiparis perlu
menyiapkan formulir atau daftar dengan kolom-kolom yang
kurang lebih memuat keterangan tentang namaseri arsip,
diskripsinya, tahun, retensi dan nomor boks. Arsip yang telah
di daftar atau diinventaris tersebut kemudian ditata di dalam
boks dengan ketentuan tetap mempertahankan penetaan
aslinya.
d) Menyiapkan ruang simpan
Arsiparis di pusat arsip harus senantiasa menyiapkan ruang
dan alat simpan secra antisipatif, sehingga tidak terjadi suatu
arsip telah di pindah ke pusat arsip namun tidak tersedia
ruang dan alat penyipanannya.
e) Penerimaan arsip
Penerimaan arsip inaktif yang baru di pindahkan dari central
file ke pusat arsip di laksanakn oleh Arsiparis pusat arsip.
Arsip tersebut harus di periksa lebih dahulu kelengkapannya,
kondisinya, kesesuaian dengan daftarnya dan lain-lain,
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
18
sehingga tidak akan menimbulkan kesalahan-pahaman di
waktu yang akan datang. Dalam kegiatan ini bila perlu
dibuat semacam berita acara pindah yang di lampiri
daftarnya.
2) Penataan dan Penyimpanan Arsip
Penataan dan penyimpanan arsip dinamis inaktif melalui
tahapan sebagai berikut:
a) Pembersihan arsip dengan alat penyedot debu (vacuum
cleaner) dan di beri kapur barus (fumigasi) dengan tujuan
agar arsip tersebut terbebas dari unsur-unsur perusak kertas
seperti bakteri, serangga, jamur dan debu.
b) Pemilahan arsip merupakan kegiatan memisah-misahkan
arsip dengan non arsip.
c) Identifikasi arsip adalah kegiatan mengidentifikasi arsip
berdasarkan:
1) Seri: berkas yang di susun berdasarkan kesamaan
jenis
2) Rubrik: berkas yang di susun berdasarkan kesamaan
masalah
3) Dosier: berdasarkan yang di susun berdasarkan
kesatuan urusan
d) Pemerian arsip adalah merupakan kegiatan pendiskripsian
arsip-arsip pada kartu (fesis) yang telah di sediakan.
e) Pembungkusan arsip adalah arsip-arsip yang telah di berikan
kemudian di bungkus dengan kertas kraf yang telah di
sediakan. Pada kertas pembungkus dituliskan nomor
sementara sesuai dengan kartu atau fesis
f) Pembuatan skema (bagan) adalah di gunakan sebagai dasar
untuk penyusunan kartu-kartu (fesis) yang telah di isi. Skema
tersebut untuk menentukan mana yang masuk pada seri,
rubrik atau dosier.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
19
g) Pengelompokan kartu adalah penyusunan kartu yang di
lakukan secara keseluruhan dan diikuti penggabungan arsip-
arsip sesuai dengan kartu-kartu tersebut.
h) Penomoran definitve adalah kegiatan memberi nomor
definitive pada kartu (fesis) maupun kertas pembungkus.
Nomor sementara yang telah di tulis waktu pemerian di coret
di ganti dengan nomor baru sesuai dengan urutan
pengelompokan kartu.
i) Pembuatan daftar perselaan arsip adalah pembuatan daftar
yang di dasarkan pada bagan atau kartu-kartu yang telah di
beri nomor definitive
j) Memasukkan arsip yang telah dibungkus ke dalam boks serta
di beri label
k) Pemberian kamper dalam boks
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
20
B. METODE PENGAMATAN
1. Lokasi Pengamatan
Lokasi pengamatan untuk tugas akhir ini adalah pada Bagian
Administrasi pada PT. PLN (Persero) APJ Surakarta. Alasan pemilihan
lokasi tersebut adalah:
a. Penulis memperoleh pengalaman dan pengetahuan terkait dengan
tujuan pengamatan selama mengikuti kegiatan magang pada instansi
tersebut
b. Penulis memperoleh ijin untuk melaksanakan pengamatan yang
memungkinkan penulis mendapatkan informasi lebih detail sesuai
dengan yang diperlukan.
2. Jenis Pengamatan
Jenis Pengamatan yang digunakan yaitu Observasi. Observasi
adalah teknik pengumpulan data dengan jalan mengadakan pengamatan dan
pencatatan secara sistematis terhadap tempat dan berbagai macam kegiatan
yang dilakukan. Dalam hal ini penulis mengadakan pengamatan langsung,
dimana kegiatan observasi tersebut meliputi pencatatan tentang keadaan atau
fenomena yang diamati dan ditemukan dengan cara peneliti hadir di lokasi,
walaupun kehadirannya menimbulkan pengaruh pada yang di amati. Oleh
karena itu ingin meneliti, maka mengamati dan mencatat hal yang
berlangsung menurut apa adanya atau kondisi aslinya. Hal ini di sebut
dengan observasi berperan (Sutopo, 2002:65).
Untuk penyusunan tugas akhir ini, penulis melakukan observasi.
Selain mengikuti magang di perusahaan ini, pengamatan yang dilakukan
terutama yang berkaitan dengan alur surat masuk serta mengetahui
bagaimana surat itu sampai kepada pegawai yang berkaitan dengan surat
tersebut.
3. Sumber Data
Sumber data yang digunakan dalam pengamatan ini berasal dari:
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
21
a. Narasumber (informan)
Informan adalah manusia yang memberikan tanggapan pada yang di
minta peneliti dan dia bisa memilih arah serta selera dalam
menyajikan informasi yang dia miliki (Sutopo, 2002: 50). Dalam
pengamatan kualitatif posisi sumber data manusia (narasumber)
sangat penting perannya sebagai individu yang memiliki
informasinya. Informan data ini adalah staf bagian Sekretaris Umum
bidang Administrasi di PT. PLN (Persero) APJ Surakarta.
b. Dokumen dan Arsip
Dokumen merupakan bahan tertulis yang berhubungan dengan suatu
peristiwa atau aktivitas tertentu yang berupa rekaman tertulis
(gambar atau benda peninggalan yang berkaitan dengan suatu
aktifitas atau peristiwa tertentu) (Sutopo, 2002:54). Peristiwa-
peristiwa yang telah lama dilakukan dan terjadi pada PT. PLN
(Persero) APJ Surakarta bisa diteliti dan dipahami atas dasar kajian
dari dokumen atau arsip-arsip. Dokumen yang digunakan penulis
adalah gambar-gambar yang berhubungan dalam kearsipan, gambar
tentang penyimpanan arsip dalam rak.
c. Hasil Observasi
Hasil observasi merupakan hasil pengamatan penulis yang di lihat
penulis sebagai suatu kegiatan yang memperkuat dari pernyataan
yang di dapat dari informan maupun dari dokumen-dokumen yang di
gunakan penulis.
4. Teknik Pengumpulan Data
Seperti yang telah dijelaskan diatas bahwa sumber data dalam
penelitian kualitatif terdiri dari beberapa jenis yang menuntut cara atau
teknik pengumpulan data tertentu yang sesuai guna mendapatkan data yang
diperlukan untuk menjawab permasalahannya. Strategi pengumpulan data
dalam penelitian kualitatif yang mempermudah dan membantu penulis untuk
mendukung pengamatan ini yaitu dengan cara:
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
22
a. Wawancara
Wawancara merupakan cara untuk mendapatkan informasi
dengan bertanya langsung kepada responden atau pihak lain yang
dianggap berkompeten. Teknik ini dipakai penulis agar data yang
diperoleh lebih hidup dan lengkap juga dimaksudkan bila ada hal
lain yang kurang jelas bisa ditanyakan langsung kepada responden.
Teknik wawancara yang penulis gunakan adalah wawancara
mendalam (tidak berstruktur), dimana pertanyaan yang mengarah
pada kedalaman informasi dilakukan secara informal dan dilakukan
beberapa kali untuk mendapatkan kejelasan baik jumlah dan kualitas
data yang diharapkan (Sutopo, 2002:58).
Dalam wawancara ini penulis menanyakan langsung kepada
petugas yang mengurusi arsip tentang bagaimana penyimpanan arsip.
Wawancara dilakukan dengan menggunakan pedoman wawancara
yang telah disusun sebelumnya sebagai acuan. Pedoman wawancara
dimaksud terdapat di dalam lampiran.
b. Observasi
Teknik pengumpulan data dengan jalan mengadakan
pengamatan dan pencatatan secara sistematis terhadap tempat dan
berbagai macam kegiatan yang dilakukan. Dalam hal ini penulis
mengadakan pengamatan secara langsung dimana kegiatan observasi
tersebut meliputi pencatatan tentang keadaan dan fenomena yang
diamati (Sutopo, 2002: 64). Pengamatan yang di lakukan penulis
adalah mengamati langsung bagaimana penyampaian surat masuk itu
sampai ke alamat bagian petugas yang bersangkutan. Pengamatan
terhadap surat karena pada umumnya arsip di PT PLN (Persero) APJ
Surakarta adalah surat.
c. Dokumen
Teknik pengumpulan data dengan cara: membaca, mengkaji
serta mempelajari buku-buku pedoman yang ada hubungannya
dengan materi pengamatan ini (Sutopo, 2002: 69).
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
23
5. Teknik Analisis Data
Analisa data yang dilakukan secara kualitatif dengan berupaya
menggambarkan keadaan yang sebenarnya berdasarkan pengamatan. Dalam
penelitian ini, peneliti menyusun rumusan pengertiannya secara singkat atau
dalam arti inti pemahaman dari semua peristiwa yang dikaji yang disebut
reduksi data. Hal diikuti dengan penyusunan sajian data yang berupa cerita
sistematis dan logis dari peristiwa yang dikaji dan dilengkapi perabot sajian
yang di perlukan (matriks, gambar, dsb) yang mendukung kekuatan sajian
data. Reduksi dan sajian data harus disusun pada waktu peneliti sudah
mendapatkan data yang di perlukan. Selanjutnya, pada waktu pengumpulan
data berakhir peneliti menarik kesimpulan dan verifikasinya berdasarkan
semua hal yang terdapat dalam reduksi maupun sajian datanya. Model
analisis data tersebut disebut model analisis interaktif (Sutopo, 2002:95-96).
Penulis menggambarkan keadaan di PT PLN (Persero) APJ
Surakarta sesuai keadaan yang sebenarnya dengan mengumpulkan beberapa
data yang didapat. Dari beberapa data tersebut penulis mereduksinya
menjadi satu yang kemudian disajikan dalam bentuk tulisan yang logis,
setelah itu penulis menarik kesimpulan dari sajian data tersebut.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
24
BAB III
DISKRIPSI LEMBAGA / INSTANSI
A. Lokasi, Dasar Hukum Perusahaan dan Etika Kerja
Surakarta adalah sebuah kota besar di provinsi Jawa Tengah. Nama
lainnya adalah Solo atau Sala. Di Indonesia, Surakarta merupakan kota
peringkat kesepuluh terbesar setelah Yogyakarta. Sisi timur kota ini sungai
terabadikan dalam satu lagu keroncong, Bengawan Solo. Kota Solo terletak
sekitar 65 km timur laut Yogyakarta dan 100 km tenggara Semarang.
Di Surakarta ketenagalistrikan dimulai pada tahun 1901 yang ditandai
dengan berdirinya N.V. Solosche Electric Itet Mij (SEM) di Surakarta yang
berkantor di Purwosari. Sampai dengan tahun 1927 kemudian kantor pindah ke
Purbayan. Usaha perlistrikan saat itu penguatnya hanya terdiri dari 2 mesin
diesel yang operasionalnya hanya hidup pada malam hari saja. Baru pada tahun
1936 mulai ada aliran listrik (stroom) siang hari karena sudah ada Dagstrom.
Ketika itu layanan listrik sudah punya ranting di daerah Klaten, Boyolali dan
Sragen. Selanjutnya pada tahun 1942 kekuasaan diambil alih dari tangan
Belanda ke tangan Jepang. Jepang menguasai pelistrikan di Indonesia
berlangsung sampai dengan tahun 1945 dengan nama diganti menjadi Jawa
Dengki Jigiyoso (Listrik Jawa Tengah).
Setelah Indonesia merdeka, beberapa waktu setelah Proklamasi
Kemerdekaan Negara Kesatuan Republik Indonesia 17 Agustus 1945, pada
bulan September 1945 penguasaan listrik diambil alih oleh pemerintah
Republik Indonesia dari tangan Jepang. Namanya kemudian berganti menjadi
Jawatan Listrik dan Gas. Melalui penetapan pemerintah No. I/ S.D. Tahun
1945 tertanggal 27 Oktober 1945 Jawatan Listrik dan Gas ditetapkan masuk
dalam Departemen Pekerjaan Umum.
Oleh sebab itu, kemudian tanggal 27 Oktober 1945 dianggap
mempunyai nilai historis dan nilai formal sebagai mulainya pengelolaan
ketenagalistrikan secara nasional di Indonesia. Hari bersejarah ini diperingati
24
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
25
pertama kali pada tanggal 27 Oktober 1946 bertempat di Gedung Badan
Pekerjaan Komite Nasional Indonesia Pusat (BPKNIP) Yogyakarta.
Akan tetapi pada masa perang kemerdekaan yaitu dengan adanya
Agresi Militer Belanda I dan II sebagian besar perusahaan-perusahaan listrik
dikuasai kembali oleh Belanda dan kembali ke nama semula yaitu SEM
(Soloche Electric Itet Mij) yang berkantor di Lojiwetan (Timur Beteng). Dalam
upaya menegakkan dan memperjuangkan kekuasaan Pemerintah Republik
Indonesia maka kemudian dikeluarkan Surat Pemerintah No. SP/PM/077/1957
tertanggal 10 Desember 1957 yang berisi perintah atau tindakan penguasa
Militer Pusat untuk melakukan pengambilan alih perusahaan-perusahaan milik
Belanda. Tindakan nasionalisasi dari perusahaan milik Belanda menjadi milik
Negara itu kemudian dituangkan dalam bentuk Undang-Undang Nasionalisasi
Perusahaan-Perusahaan Belanda yaitu UU No. 86 Tahun 1958 tertanggal 27
Desember 1958.
Sejak saat itu perusahaan pelistrikan secara “de facto” kemudian
diambil alih kembali kepada pemerintah Indonesia. Kemudian baru pada tahun
1959 dikeluarkan Peraturan Pemerintah No. 18 Tahun 1959 tentang
Nasionalisasi Perusahaan Listrik dan Gas Milik Belanda berada di tangan
bangsa Indonesia yang selanjutnya berganti nama menjadi Perusahaan Listrik
Negara disingkat PLN.
Distribusi listrik di kawasan Surakarta yang menjadi wilayah PT PLN
(Persero) Distribusi Jawa Tengah dan DIY, dalam pelaksanaannya di tangani
oleh kantor APJ Surakarta yang di pimpin oleh Puguh Dwi Admanto selaku
manager. APJ Surakarta berlokasi di Jl. Slamet Riyadi No. 468 Surakarta. APJ
Surakarta mengelola 972 ribu pelanggan, dengan rata-rata pertumbuhan 3% per
tahun. Komposisi pelanggan terbesar adalah rumah tangga. Sedangkan
pelanggan industry hanya 958.
Sejalan dengan penetapan Surakarta sebagai pilot project layanan kelas
dunia (WCS), Puguh membudayakan pertemuan pagi hanya 10 menit, ajang
untuk saling sharing antar karyawan terkait tugas dan pekerjaan mereka. Semua
ini ditujukan untuk meningkatkan kualitas layanan. Karena itu pihak manager
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
26
APJ Surakarta memiliki komitmen dengan mengubah mindset seluruh jajaran
PLN untuk meningkatkan layanan dengan target tahun 2012 tercapai World
Class Service (WCS).
Saat ini APJ Surakarta sudah mengedepankan layanan tanpa pungutan,
tanpa diperlambat, tanpa dipersulit. Selain itu APJ Surakarta melakukan
pencitraan dengan membuat tampilan yang seragam.
Tujuan yang yang ingin di capai PT PLN (Persero) adalah :
1. Meningkatkan kesejahteraan dan kemakmuran rakyat secara adil dan
merata serta mendorong kegiatan ekonomi.
2. Menjadi perintis kegiatan-kegiatan usaha penyediaan tenaga listrik yang
belum dapat dilaksanakan sektor swasta dan koperasi.
Dasar hukum yang melandasi PT PLN APJ Surakarta adalah :
1. Anggaran Dasar PLN tahun 1998
2. Peraturan Pemerintah No. 23 tentang Pengalihan Bentuk Perusahaan
Umum (Perum) Listrik Negara menjadi Perusahaan Perseroan (Persero)
3. Peraturan Pemerintah No. 12 Tahun 1998 tentang Perusahaan Perseroan
(Persero) Peraturan Pemerintah No. 50 Tahun 1998 tentang Pengalihan
Kedudukan dan TugasInstruksi Presiden No. 15 Tahun 1998 tentang
Pengalihan Pembinaan terhadap Perusahaan Perseroan (Persero) dan
Perseroan Terbatas yang sebagian sahamnya dimiliki Negara Republik
Indonesia kepada Menteri Negara Pendayagunaan BUMN.
Sebagai perusahaan listrik yang terkemuka, PLN memegang teguh
Etika Kerja guna mencapai tujuan yang di inginkan. Etika kerja tersebut
dituangkan dalam 9 (sembilan) prinsip, antara lain :
1. Peka-tanggap terhadap kebutuhan pelanggan.
2. Penghargaan pada harkat dan martabat manusia.
3. Menjaga citra perusahaan.
4. Mengutamakan kepentingan perusahaan.
5. Persaingan yang sehat dan transparan.
6. Menekankan prinsip profesionalisme.
7. Menekankan prinsip Good Corporate Citizen.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
27
8. Menjalankan Good Corporate Governmance.
9. Membangun hubungan kemitraan.
B. Visi, Misi dan Falsafah Perusahaan
Untuk mewujudkan cita-cita perusahaan yang telah di tentukan guna
menjamin kelestarian dan kesuksesan jangka panjang, PT PLN (Persero)
mepunyai visi “Diakui sebagai Perusahaan Kelas Dunia yang Bertumbuh-
kembang, Unggul dan Terpercaya dengan bertumpu pada Potensi Insani”.
Makna yang terkandung dalam visi PT PLN (Persero) tersebut adalah :
1. Diakui : Mencerminkan cita-cita untuk meraih pengakuan dari pihak luar
yang menunjukkan bahwa PLN pantas dipandang sebagai Perusahaan
Kelas Dunia.
2. Kelas Dunia : a) Menunjukkan kinerja yang melebihi ekspektasi pihak-
pihak yang berkepentingan, b) Memberikan layanan yang mudah, terpadu,
dan tuntas dalam berbagai masalah kelistrikan, c) Menjalin hubungan
kemitraan yang akrab dan setara dengan pelanggan serta mitra usaha
Nasional dan Internasional, d) Bekerja dengan pola pikir prima (Mindset of
Excellence), e) Diakui oleh pelanggan dan mitra kerja sebagai perusahaan
yang mampu memenuhi standar mutakhir dan paling baik.
3. Bertumbuh-kembang : a) Antisipatif terhadap perkembangan lingkungan
usaha dan selalu siap menghadapi berbagai tantangan, b)Secara konsisten
menunjukkan kinerja yang lebih baik.
4. Unggul : a) Menjadi yang terbaik dalam bisnis kelistrikan dan memenuhi
tolak ukur mutakhir dan terbaik. Memposisikan diri sebagai perusahaan
yang terkemuka dalam peraturan bisnis kelistrikan dunia, b) Mengelola
usaha dengan mengedepankan pemberdayaan potensi insani secara
maksimal, c) Meningkatkan kualitas proses, system, produk, dan
pelayanan secara berkesinambungan.
5. Terpercaya : a) Memegang teguh etika bisnis yang tertinggi,
b) Menghasilkan kinerja terbaik secara konsisten, c) Menjadikan
peusahaan pilihan.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
28
6. Potensi Insani : a) Keberhasilan perusahaan lebih ditentukan oleh
kesadaran anggota perusahaan untuk memunculkan seluruh potensi
mereka dalam wujud wawasan aspiratif dan etikal, rasa kompeten,
motivasi kerja, semangat bekerja sama, b) Potensi insani diperkaya dengan
kompetensi yang terbentuk dari pengetahuan substantial, pengetahuan
kontekstual, keterampilan, kemampuan, pengalaman, dan jaringan kerja
sama.
Demi mewujudkan cita-cita atau visi tersebut, PT PLN (Persero)
mempunyai misi antara lain :
a. Menjalankan bisnis kelistrikan dan bidang lain yang terkait, berorientasi
pada kepuasan pelanggan, anggota perusahaan, dan pemegang saham.
b. Menjadikan tenaga listrik sebagai media untuk meningkatkan kualitas
kehidupan masyarakat.
c. Mengupayakan agar tenaga listrik menjadi pendorong kegiatan ekonomi.
d. Menjalankan kegiatan usaha yang berwawasan lingkungan.
PT PLN (Persero) juga mempunyai sebuah motto yang akan
mempengaruhi kinerja setiap karyawannya maupun atasannya. Motto atau
semboyan PLN adalah “Listrik untuk Kehidupan Yang Lebih Baik (Electricity
for a Better Life)”.
Dalam menjalankan tugasnya, PT PLN (Persero) mempunyai empat
falsafah yang di yakini oleh setiap karyawan PT PLN (Persero), antara lain :
a. Perusahaan kita bukan sekedar penyedia energi akan tetapi juga
berkontribusi pada pengembangan masyarakat yang produktif dan
peningkatan kualitas kehidupan masyarakat.
b. Keberhasilan perusahaan bukan sekedar ditentukan oleh besarnya laba tapi
juga oleh kemampuan perusahaan memberikan pelayanan terbaik kepada
para pelanggan, sehingga mereka mampu ikut serta aktif dalam kegiatan
produtif dan memperoleh kehidupan yang sejahtera.
c. Pekerja PLN bukan faktor produsi, tetapi adalah manusia bermartabat
yang memiliki potensi, yang dapat dikontribusikannya untuk mewujudkan
keberhasilan perusahaan.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
29
d. Kegiatan Usaha dan Proses Kerja tidak sekedar dijalankan untuk mengejar
efisiensi melainkan juga untuk memungkinkan terjadinya kerja sama
cerdas pembaruan perusahaan secara berkesinambungan, dalam
penyelenggaraan bisnis secara vertikal.
C. Struktur Organisasi dan Sumber Daya Manusia
Struktur organisasi adalah suatu kerangka yang menunjukkan
hubungan antara personil dalam menyelesaikan tugas perusahaan maupun
suatu organisasi. Struktur organisasi yang baik akan menunjang pengelolaan
perusahaan yang baik pula. Dengan demikian diharapkan dapat mencapai
hasil yang maksimal, baik dalam kualitas maupun kuantitas.
Suatu organisasi yang baik, terdapat hubungan antar orang-orang yang
menjalankan aktivitas organisasi yang menggambarkan hubungan masing-
masing kegiatan dan fungsi untuk mewujudkan tujuan perusahaan. Struktur
organisasi yang ditetapkan di PT. PLN (Persero) Area Pelayanan dan Jaringan
Surakarta adalah organisasi garis dan dalam melaksanakan tugas-tugasnya
Manajer dibantu oleh Asisten Manajer yang sesuai dengan keahliannya. Dalam
kegiatan operasional, Asisten Manajer memberi perintah kepada tiap-tiap
bagian secara langsung, namun demikian Manajer merupakan penanggung
jawab tertinggi di perusahaan. Struktur organisasi di maksud sebagian dalam
bagan 3.1 di bawah ini.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
30
Bagan 3.1. Struktur Organisasi PT. PLN (Persero) Dist Jateng dan D.I.Y Are Pelayanan dan Jaringan Surakarta
Sesuai SK 175.K/GM.DJTY/2005 Tanggal 24 Juli 2008
30
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
31
Kaitannya dengan kearsipan yang memperoleh wewenang seluasnya,
dalam struktur organisasi bagian sekretaris umum atau lebih di kenal dengan
administrasi umum itu terletak di bawah naungan asisten manager SDM dan
administrasi. Asisten manager SDM dan administrasi mempunyai tugas yang
termasuk di dalamnya tugas administrasi umum, antara lain :
a. Menyusun dan mengusulkan Formasi Tenaga Kerja (FTK).
b. Melaksanakan program pendidikan dan pelatihan pegawai.
c. Melaksanakan pengembangan karir pegawai.
d. Melaksanakan updating data pegawai.
e. Melaksanakan penilaian kinerja pegawai.
f. Menyusun dan mengusulkan mutasi pegawai.
g. Memproses pelanggaran disiplin pegawai.
h. Mengelola penyusunan anggaran pegawai dan pembayaran penghasilan
pegawai.
i. Mengelola kesekretarisan dan rumah tangga kantor.
j. Membuat evaluasi triwulanan atas kegiatan SDM dan Administrasi dan
rencana perbaikannya.
Area pelayanan PT PLN (Persero) APJ Surakarta mencakup
keseluruhan wilayah eks karisidenan Surakarta. Dalam melayani pelanggannya
terdapat unit-unit pelayan jaringan (UPJ). Unit Pelayanan Jaringan untuk PT
PLN (Persero) APJ Surakarta yaitu :
1. UPJ Karanganyar
2. UPJ Sukoharjo
3. UPJ Grogol
4. UPJ Wonogiri
5. UPJ Sragen
6. UPJ Palur
7. UPJ Kartasura
8. UPJ Jatisrono
9. UPJ Sumberlawang
10. UPJ Manahan
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
32
11. UPJ Surakarta Kota
Secara kuantitatif dilihat dari jumlah karyawan, PT. PLN (Persero)
APJ Surakarta tergolong perusahaan besar. Jumlah keseluruhan karyawan
adalah 325 (tiga ratus dua puluh lima) orang mencakup keseluruhan
bidang kerja. Rincian komposisi karyawan sebagaimana di sajikan dalam
tabel di bawah ini.
Tabel 3.1
Komposisi Karyawan Berdasarkan Bidang Kerja
di PT. PLN (Persero) Area Pelayanan dan Jaringan Surakarta
NO BIDANG KERJA JUMLAH
1. Manajer APJ Surakarta 1
2. Fungsioanal Ahli APJ Surakarta 9
3. Pemasaran 18
4. Niaga 16
5. Distribusi 41
6. Keuangan 17
7. SDM dan Administrasi 11
8. UPJ Karanganyar 19
9. UPJ Sukoharjo 21
10. UPJ Grogol 20
11. UPJ Wonogiri 20
12. UPJ Sragen 22
13. UPJ Palur 19
14. UPJ Kartasura 19
15. UPJ Jatisrono 19
16. UPJ Sumberlawang 20
17. UPJ Manahan 17
18. UPJ Surakarta Kota 16
Jumlah Keseluruhan 325
Sumber : PT. PLN (Persero) APJ Surakarta Desember 2010
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
33
Untuk mewujudkan wawasan bersama setiap anggota perusahaan
PT PLN (Persero) menjunjung dan menerapkan tata nilai-nilai :
1. Saling Percaya (mutual trust)
Suasana saling menghargai dan terbuka diantara sesama anggota
perusahaan yang dilandasi oleh keyakinan akan integritas, itikad baik, dan
kompetensi dari pihak-pihak yang saling berhubungan dalam
penyelenggaraan praktek bisnis yang bersih dan etika.
2. Integritas (integrity)
Wujud dari sikap anggota perusahaan yang secara konsisten menunjukkan
selaras antara perkataan dan perbuatan, dan rasa tanggung jawab terhadap
pengelolaan perusahaan dan pemanfaatan kekayaan perusahaan untuk
kepentingan baik jangka pendek maupun jangka panjang, serta rasa
tanggung jawab terhadap semua pihak yang berkepentingan.
3. Peduli (care)
Cerminan dari suatu niat untuk menjaga dan memeliharakualitas
kehidupan kerja yang dirasakan anggota perusahaan, pihak-pihak yang
berkepentingan dalam rangka bertumbuh kembang bersama, dengan
dijiwai kepekaan terhadap setiap permasalahan yang dihadapi perusahaan
serta mencari solusi yang tepat.
4. Pembelajar (learner)
Sikap anggota perusahaan untuk selalu barani mempertanyakan kembali
system dan praktek pembangunan, manajemen operasi, serta berusaha
menguasai perkembangan ilmu dan teknologi mutakhir demi pembaruan
perusahaan serta berkelanjutan.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
34
BAB IV
PEMBAHASAN
A. Kearsipan di PT PLN (Persero) APJ Surakarta
Dalam pengamatan ini, kearsipan di PT PLN (persero) APJ
Surakarta di tinjau dari delapan hal yaitu jenis arsip, pedoman, asas, volume
arsip, pencatatan, pemyimpanan, sarana prasarana serta petugas. Jenis arsip
yang ada di PT PLN (Persero) APJ Surakarta adalah arsip dinamis dan arsip
statis. Arsip dinamis di bagi menjadi dua, yaitu dinamis aktif dan dinamis
inaktif. Berdasarkan bentuk fisiknya arsip di PT PLN APJ (Persero) Surkarta
ada yang berupa arsip tekstual, arsip kartografik dan kearsitekturan, arsip film,
arsip video, arsip gambar statik, arsip rekaman suara serta arsip elektronik
(arsip komputer).
Untuk mengatur tatalaksana kearsipan di lingkungan PT PLN (Persero)
sejak tahun 1966 telah memiliki pedoman dan petunjuk surat dinas Nomor
A1/1966, diganti dengan keputusan Direksi PLN No. 026/DIR/1989,
kemudian disempurnakan dengan keputusan Direksi PT PLN (Persero) No.
045.K/041/DIR/1998 tentang Tatalaksana Surat dan Kearsipan PT PLN
(Persero).
Asas yang melandasi kearsipan di PT PLN (Persero) APJ Surakarta ada
empat. Pertama asas kemanan yaitu semua jenis surat dinas pada dasarnya
bersifat tertutup, sehingga keberadaannya perlu dijaga kerahasiaan isinya.
Oleh karena itu, seluruh komponen pegawai PT PLN (Persero) tidak
diperkenankan memberikan informasinya kepada pihak-pihak yang tidak
berkepentingan baik secara tertulis dan atau memberikan foto copy-nya.
Yang kedua adalah asas pembakuan. Yang di maksud asas pembakuan adalah
surat dinas harus diproses dan disusun menurut tata cara yang telah di
tetapkan kecuali yang diatur secara khusus. Dengan demikian akan diperoleh
dua manfaat sekaligus , yaitu berdaya guna dan berhasil guna. Yang ketiga
adalah asas pertanggungjawaban, yaitu secara administrasi surat dinas harus
dapat dipertanggungjawabkan, baik dari segi isi, format maupun dari
34
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
35
prosedur penerbitannya. Yang terakhir adalah asas keterkaitan yaitu
informasi surat berawal dari tahap penciptaan, berlanjut ke tahap penggunaan
yang kemudian pemeliharaan dan terakhir pada tahap pemusnahan. Keempat
tahap ini terjalin dalam suatu rangkaian yang dikenal sebagai daur hidup
kearsipan yang harus dikelola secara utuh sebagai sistem. Dengan demikian
seluruh kegiatan tatalaksana surat merupakan bagian integral dari tatalaksana
kearsipan.
Jumlah atau volume arsip di PT PLN (Persero) APJ Surakarta di
sangatlah banyak. Itu menunjukkan bahwa PT PLN (Persero) APJ Surakarta
merupakan perusahaan besar. Arsip di APJ Surakarta di dominasi surat,
sekitar 70% arsipnya berupa surat, dan yang 30% dapat berupa arsip video,
arsip elektronik dan lain sebagainya. Hal ini seperti yang di utarakan petugas
arsiparis PT PLN (Persero) APJ Surakarta:
“Di PT PLN (Persero) APJ Surakarta arsipnya sekitar 70% tercipta dari surat yang 30% tercipta dari selain surat, seperti video, arsip elektronik dan lain-lain” (hasil wawancara 27 Januari 2011) Dalam hal pencatatan arsip PT PLN (Persero) APJ Surakarta masih
menggunakan sistem lama, yaitu sistem buku agenda. Walaupun masih
menggunakan sistem lama, PT PLN (Persero) APJ Surakarta termasuk
perusahaan yang besar hal ini dapat di lihat dari volume arsip yang tercipta.
Penyimpanan arsip di PT PLN (Persero) APJ Surakarta menggunakan kode
angka yang telah di tentukan berdasarkan bidang masing-masing. Sarana
prasarana kearsipan di PT PLN (Perseo) APJ Surakarta sudah terbilang
lengkap, tetapi belum adanya gedung khusus untuk penyimpanan arsip.
Petugas khusus arsip atau arsiparis di PT PLN (Persero) APJ Surakarta tidak
ada. Karena kearsipan di APJ Surakarta di pegang atau di kendalikan oleh
bagian sekmum yang merangkap sebagi arsiparis di APJ Surakarta.
Berdasarkan pernyataan di atas dapat di pahami bahwa arsip di PT PLN
(Persero) APJ Surakarta sekitar 70% arsip tercipa dari surat. Dalam kegiatan
kearsipan ada dua kendala yang sangat pokok yaitu tidak adanya gedung
yang khusus untuk penyimpanan arsip serta tidak adanya arsiparis.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
36
B. Manajemen Arsip Dinamis Aktif di PT PLN (Persero) APJ Surakarta
Manajemen arsip dinamis aktif di APJ Surakarta di laksanakan dengan
pola buku agenda, yang di golongkan berdasarkan kode angka yang telah di
tentukan. Hal ini bertujuan untuk mempermudah identifikasi atau pengenalan
surat dalam rangka membantu terlaksananya kegiatan menghimpun,
menyimpan dan menyajikan kembali. Kode pokok masalah yang di
pergunakan dalam pemberian nomor surat adalah sebagai berikut :
a. Kode angka 0 tentang Manajemen
b. Kode angka 1 tentang Ketenagalistrikan
c. Kode angka 2 tentang Penelitian dan Pengembangan
d. Kode angka 3 tentang Pendidikan dan Pelatihan
e. Kode angka 4 tentang SDM dan Organisasi
f. Kode angka 5 tentang Keuangan
g. Kode angka 6 tentang Logistik
Dengan demikian, pengelolaan arsip mulai dari pengurusan sampai
pemusnahan menggunakan buku agenda dengan kode masing-masing.
Menurut pegawai yang di bagian sekretaris umum yang di tunjuk sebagai unit
kearsipan di APJ Surakarta, menyatakan bahwa :
“Pencatatan dokumen masuk adalah menggunakan buku agenda yang di mulai dari pngurusan surat (baik surat masuk maupun surat keluar), penataan berkas , penemuan kembali serta pemindahan arsip yang retensinya sudah habis” (hasil wawancara tanggal 27 Januari 2011) Prosedur manajemen arsip dinamis aktif di PT PLN (Persero) APJ
Surakarta melalui empat tahap yaitu Penciptaan, Penggunaan, Pemeliharaan
dan Penyusutan.
1. Penciptaan
Dalam penciptaan manajemen arsip dinamis aktif di PT PLN
(Persero) APJ Surakarta adalah salah satunya pengurusan surat.
Pengurusan surat di APJ Surakarta meliputi kegiatan :
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
37
a. Surat Masuk
1) Penerimaan surat, kegiatan ini meliputi menerima surat masuk dan
memeriksa apakah alamatnya sesuai dengan tujuannya
2) Surat di buka oleh unit kearsipan atau sekmum setelah itu di tulis di
buku agenda
3) Dari unit kearsipan di buatkan disposisi ke sekretaris MAPJ
4) Di sekretaris MAPJ surat di agendakan, setelah itu di buatkan
disposisi ke MAPJ
5) Dari MAPJ kembali ke sekretaris MAPJ kemudian dari sekretaris
MAPJ kembali lagi ke unit kearsipan atau sekmum yang kemudian
diarahkan ke unit pengolah atau tujuan sesuai dengan isi disposisi
oleh MAPJ
6) Unit pengolah menindak lanjuti isi surat
Prosedur penciptaan arsip melalui pengurusan surat
tersebut, berdasarkan data dari PT PLN (Persero) APJ Surakarta di
gambarkan dalam bagan sebagai berikut:
Gambar 4.1 alur surat masuk
Unit kearsipan / sekmum
Sekretaris MAPJ
MAPJ
Unit Pengolah
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
38
Penciptaan arsip melalui pengelolaan surat masuk di PT PLN
(Persero) APJ Surakarta cukup banyak. Berdasarkan Tabel 4.1 berikut
dapat diketahui bahwa pada tahun 2010, jumlah penciptaan arsip melalui
surat masuk adalah 2360. Hal ini menunjukkan bahwa rata-rata
penciptaan arsip melalui pengelolaan surat masuk pada PT PLN (Persero)
APJ Surakarta adalah hamper 200 surat per bulan. Jenis arsip yang sesuai
dengan kode masalah tercatat bahwa mayoritas adalah yang berkaitan
dengan manajemen dan logistik.
TABEL 4.1
DATA SURAT MASUK
TAHUN 2010
JUMLAH
NO BULAN Kode
masalah 0
Kode
masalah 2
Kode
masalah 3
Kode
masalah 4
Kode
masalah 6
1 JANUARI 92 0 25 50 20
2 FEBRUARI 82 B 20 30 20
3 MARET 48 0 7 35 75
4 APRIL 85 0 17 40 39
5 MEI 95 0 35 29 45
6 JUNI 75 0 8 22 70
7 JULI 63 0 15 34 66
8 AGUSTUS 64 2 5 30 60
9 SEPTEMBER 67 2 13 25 81
10 OKTOBER 102 0 20 39 97
11 NOVEMBER 72 0 19 37 140
12 DESEMBER 136 2 25 30 50
JUMLAH 981 6 209 401 763
Sumber : PT PLN (Persero)APJ Surakarta
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
39
b. Surat Keluar
1) Unit pengolah membuat konsep surat berdasarkan surat masuk yang
telah di olah
2) Dari unit pengolah surat di teruskan ke sekretaris MAPJ untuk di
teruskan ke MAPJ
3) Apabila sudah di tanda tangani MAPJ surat tersebut kembali ke
sekretaris MAPj
4) Setelah dari sekretaris MAPJ di kembalikan ke unit kearsipan untuk
di catat di buku agenda dan pemberian nomor surat keluar
5) Kemudian di distribusikan ke tujuan oleh unit kearsipan
Berdasarkan data dari PT PLN (Persero) APJ Surakarta prosedur
pengurusan surat tersebut di gambarkan dalam bagan sebagai berikut:
Gambar 4.2 alur surat keluar
Unit pengolah
Sekretaris MAPJ
MAPJ
Distribusi ke Tujuan
Sekretaris MAPJ
Unit Kearsipan
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
40
Jumlah surat masuk pada PT PLN (Persero) APJ Surakarta tercatat
cukup banyak. Namun demikian jumlah surat keluar juga banyak walaupun
tidak ada data yang menunjukkan hal tersebut. Perbandingan surat masuk
dan surat keluar bisa dikatakan 1 : 2. Hal ini juga di ungkapkan pegawai
bagian sekmum bahwa:
”Keseluruhan surat masuk di APJ ini lebih banyak dari pada surat keluar, jumlahnya sekitar dua kali lipat setiap bulannya” (hasil wawancara 31 Maret 2011) Setelah surat masuk dan surat keluar selesei di kelola, kemudian
berkas surat masuk dan surat keluar di jadikan satu berdasarkan masalahnya
masing-masing agar mempermudah dalam penataan berkas. Dalam
memberkaskan arsip, PT PLN (Persero) APJ Surakarta menggunakan
prosedur sebagai berikut :
1) Menggolongkan mana arsip yang masih di gunakan dan mana yang
akan di musnahkan
2) Memeriksa lampirannya sudah cocok dengan yang tertera dalam
surat belum
3) Menentukan kode
4) Kemudian arsip di kelompokkan sesuai dengan kode masalah
5) Setelah itu, menentukan indeks berkas yaitu menulis sesuatu di tab
folder untuk tanda pengenal
6) Yang terakhir adalah penempatan sekat dan folder yang kemudian
di simpan dalam filing cabinet.
2. Penggunaan
Penggunaan arsip dinamis aktif adalah tindak lanjut dari isi surat
masuk. Di mana unit pengolah melaksanakan apa isi surat tersebut sesuai
disposisi dari MAPJ. Hal ini juga sesuai dengan pernyataan dari pegawai
bagian sekmum :
“Setelah menerima surat, unit pengolah bertugas melaksanakan apa yang ada dalam isi surat tersebut, karena dari MAPJ surat telah di
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
41
disposisikan ke bagian yang sanggup atau yang berhubungan dengan isi surat tersebut” (hasil wawancara 31 Maret 2011)
Selain itu arsip dinamis aktif juga berfungsi sebagai referensi
kegiatan yang akan datang atau kegiatan yang berkaitan. Apabila arsip itu
di gunakan sebagai referensi untuk kegiatan bagian lain, maka bagian
yang akan menggunakan arsip itu harus meminjam. Adapun prosedur
peminjaman arsip adalah:
a. Peminjaman arsip diberikan kepada pejabat/pegawai yang dianggap
berkepentingan di bidang masalah yang bersangkutan.
b. Peminjaman arsip dengan menggunakan surat/nota dinas dan mengisi
formulir peminjaman arsip
c. Peminjaman arsip tidak dibenarkan membuat salinan (foto copy),
kecuali mendapat ijin dari pengelola unit kearsipan PT PLN (Persero)
APJ Surakarta.
d. Peminjaman arsip sangat rahasia/rahasia hanya dapat diberikan dalam
sampul tertutup.
3. Pemeliharaan
Pemeliharaan arsip adalah kegiatan pemeliharaan dan pengamanan
fisik arsip untuk menjamin kelestarian informasi agar terhindar dari
segala kemungkinan yang merugikan antara lain kerusakan, kehilangan
dan kebakaran. Perawatan arsip terdiri dari dua unsur yaitu perawatan
fisik dan pengamanan informasi. Hal ini juga di ungkapkan bagian
sekmum yang merangkap sebagai arsiparis bahwa:
“Perawatan arsip ada dua hal yang harus di lindungi, yaitu perawatan fisik dan perawatan informasi”(hasil wawancara tanggal 27 Januari 2011)
Perawatan fisik arsip adalah pemeliharaan langsung terhadap fisik
arsip untuk menghindari dan menjaga arsip agar tidak mengalami
kerusdakan sebagai akibat dari pengaruh biologis, kimia, fisik arsip dan
pengaruh lingkungan tempat penyimpanan.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
42
1) Pengaruh biologis: di daerah tropis kerusakan arsip pada umumnya
diakibatkan oleh pengaruh biologis antara lain jamur,bakteri dan
serangga.
2) Pengaruh kimia: zat-zat kimia yang terkandung di dalam ruang
penyimpanan arsip, seperti pencemaran udara dan debu dapat
mengakibatkan kerusakan arsip. Zat kimia yang terkandung dalam
tinta mempengaruhi daya tahan fisik arsip.
3) Pengaruh fisik arsip: kondisi fisik arsip tidak sama, tergantung dari
jenis dan mutu bahan serta dipengaruhi oleh derajat panas dan
kadar kelembaban udara yang tidak stabil yang dapat
mengakibatkan daya tahan arsip menurun.
4) Pengaruh lingkungan tempat penyimpanan: untuk mengatasi faktor
pengaruh lingkungan tempat penyimpanan,antara lain:
1. Menyediakan gedung atau ruangan arsip yang bebas dari
kemungkinan banjir dan kebakaran.
2. Membebaskan dari gangguan rayap.
3. Melengkapi ruangan arsip dengan saraa pengatur kestabilan
derakat panas dan kelembaban udara.
Untuk menjaga arsip dari kerusakan yang ditimbulkan oleh
beberapa kendala di atas, dapat di lakukan cara perawatan fisik
arsip sebagai berikut:
1. Menghilangkan/mengurangi kadar keasaman.
2. Menyelanggarakan restorasi terhadap arsip yang mengalami
kerusakan.
3. Melakukan laminasi untuk arsip yang dianggap bernilai
guna tinggi.
Selain perawatan fisik, pemeliharaan arsip juga dilakukan dengan
pengamanan informasi. Cara pemeliharaan arsip dengan pengamanan
informasi ini dapat dilakukan sebagai berikut:
1. Penyimpanan arsip agar memperhatikan pengamanan nilai
informasi
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
43
2. Wajib menjaga rahasia perusahaan.
3. Arsip disimpan pada tempat yang tidak mudah dulihat dan
dibaca orang yang tidak berhak mengetahui isinya.
4. Perlu adanya pengaturan/tata tertib peminjaman arsip sesuai
dengan urgensi nilai informasinya.
4. Penyusutan
Penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan volume arsip
berdasarkan Jadwal Retensi Arsip (JRA) yang bertujuan mengatasi
masalah penumpukan untuk meningkatkan daya guna dan hasil guna arsip
di pengelola kearsipan. Pelaksanaan penyusutan arsip adalah melakukan
pemindahan arsip sesuai dengan Jadwal Retensi Arsip (JRA).
Pemindahan arsip ini adalah tahap terakhir dari manajemen arsip dinamis
aktif di PT PLN (Persero) APJ Surakarta. Prosedur pemindahan arsip dari
unit pengolah ke unit kearsipan meliputi 5 hal yaitu pemerikasaan,
pendaftaran, penataan arsip, pembuatan berita acara dan pelaksanaan
pemindahan.
a. Pemeriksaan
Pemeriksaan di laksanakan untuk mengetahui apakah arsip-arsip
tersebut sudah benar-benar inaktif atau belum. Penentuan arsip sebagai
arsip inaktif berdasarkan jadwal retensi arsip. Apabila arsip tentang
kenaikan jabatan memiliki retensi aktif 4 tahun, maka apabila arsip di
ciptakan Desember 1997 pada bulan Desember 2001 arsip tersebut dapat
di nyatakan sebagai arsip inaktif.
Dalam kegiatan pemeriksaan ini di laksanakan juga kegiatan
penyatuan file-file menjadi series arsip, antara file yang satu dengan file
yang lain yang memiliki keterikatan dan merupakan satu kesatuan
informasi harus di gabung menjadi satu series arsip, tanpa merubah
penataan semula. Pernyataan pegawai bagian sekmum di PT PLN
(Persero) APJ Surakarta:
“Pada tahap penyusutan yang pertama kali di lakukan adalah kegiatan pemeriksaan, kegiatan ini harus benar-benar teliti agar
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
44
tidak terjadi kekeliruan antara arsip aktif dengan arsip inaktif” (hasil wawancara 31 Maret 2011)
b. Pendaftaran
Setelah di periksa dan di tentukan sebagai arsip inaktif, maka arsip-
arsip tersebut harus di daftar secara lengkap, baik judul seriesnya atau
jenis arsipnya, tahun, volume, kondisi, penataan.
c. Penataan Arsip
Penataan arsip di laksanakan setelah selesai pendaftaran. Di PT PLN
(Persero) APJ Surakarta penataannya di letakkan di dalam bok. Penataan
arsip ini di laksanakan untuk menjaga agar penataan di lakukan
sebagaimana penataan aslinya, misalnya arsip yang ketika masih aktif di
simpan berdasarkan sistem alfanumerik, maka harus tetap di pertahankan.
Penataan arsip ini menyangkut penataan tiap lembar arsip dalam setiap
folder, penataan antara folder yang satu dengan folder lain dalam bok dan
penataan antara bok yang satu dengan boks yang lain.
d. Pembuatan Berita Acara
Pemindahan arsip merupakan pengalihan wewenang dan tanggung
jawab dari dari central file ke records center, maka harus membuat suatu
bukti pemindahan arsip dalm bentuk Berita Acara Pemindahan Arsip.
e. Pelaksaan Pemindahan
Setelah arsip tertata dalam boks yang telah ddi beri nomor yang telah
di beri nomor dalam daftar arsip yang di pindahkan dan di siapkan berita
acaranya, maka di laksanakan pemindahan ke arsip inaktif. Karena
gedung records center milik PT PLN (Persero) APJ Surakarta tidak jauh
dari gedung central file jadi dalam pemindahannya tidak memerlukan
sarana transportasi.
Dari paparan di atas, dapat di simpulkan bahwa secara keseluruhan
mamajemen arsip dinamis aktif di PT PLN (Persero) APJ Surakarta sudah
dilakukan sesuai prosedur yang telah di tentukan. Namun demikian dalam hal
pencatatan arsip, instansi ini masih menggunakan sistem lama, yaitu dengan
pencatatan menggunakan buku agenda. Selain itu dalam pemeliharaan arsip,
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
45
APJ Surakarta melakukannya melalui dua cara yaitu perawatan fisik dan
informasi.
C. Manajemen Arsip Dinamis Inaktif di PT PLN (Persero) APJ Surakarta
Di PT PLN (Persero) APJ Surakarta manajemen arsip dinamis inaktif
sudah di tata dengan pola yang baik, sehingga arsip dapat di temukan kembali
dengan mudah dan cepat. Sama halnya dengan arsip dinamis aktif,
manajemen arsip dinamis inaktif juga dilakukan melalui empat tahap yaitu
penciptaan, penggunaan, pemeliharaan dan pemusnahan.
1. Penciptaan
Penciptaan manajemen arsip dinamis inaktif di PT PLN (Persero)
APJ Surakarta adalah adalah penerimaan dari pemindahan arsip dinamis
aktif. Dalam hal penciptaan arsip dinamis inaktif , PT PLN (Persero) APJ
Surakarta menggunakan dua prosedur yaitu pemeriksaan dan
pendiskripsian, hal ini seperti yang di jelaskan dalam Petunjuk
Pelaksanaan Tatalaksana Surat dan Kearsipan PT PLN (Persero).
a. Pemeriksaan
Pemeriksaan adalah kegiatan kontrol awal yang harus dilakasanakan
dalam rangka akan menyimpan arsip. Pertama perlu dicek, apakah arsip
tersebut benar-benar telah inaktif. Kegiatan ini sebagai re-cek yang telah
dilakukan oleh Arsiparis di central file terdahulu. Kemudian diperiksa
pula kelengkapan setiap arsipnya. Bila ditemukan ada series arsip yang
kurang lengkap, maka harus diupayakan kelengkapannya dengan cara
memeriksa daftar arsip yang berasal dari unit lain, atau menanyakan
kepada unit kerja asal.
Apabila langkah ini juga belum menghasilkan kelengkapan series
arsip yang dicari, maka sebaiknya terus menghubungi pejabat yang
berwenang untuk membuat semacam arsip pengganti. Kegiatan ini juga
merupakan re-cek dari kegiatan pemeriksaan yang dilakukan ketika akan
menyimpan arsip aktif. Selanjutnya perlu juga diperiksa kondisi fisik
setiap lembar arsip, khususnya untuk series arsip yang memiliki retensi
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
46
panjang atau mungkin merupakan arsip vital. Bila ditemukan arsip yang
kondisinya sudah rusak maka perlu dilaksanakan perbaikan seperlunya.
b. Pendiskripsian
Setelah semua series arsip diperiksa dengnan teliti, maka langkah
berikutnya adalah melaksanakan pendeskripsian arsip berdasarkan series
arsip. Kegiatan ini harus dilaksanakan untuk menguji kebenaran deskripsi
arsip yang telah dilaksanakan oleh arsiparis di central file. Kecuali perlu
melihat fisik arsipnya, maka perlu pula dibandingkan dengan daftar atau
formulir yang dihasilkan oleh arsiparis di central file.
Pendeskripsian yang dilakukan di pusat arsip harus senantiasa
memperhatikan hubungan antara arsip yang berasal dari unit kerja satu
dengan unit kerja lainnya. Sehingga dasar kegiatan deskripsi ini adalah
pengetahuan atas seluruh koleksi arsip yang dimiliki perusahaan. Jelas ini
berbeda dengan diskripsi yang dilakukan oleh Arsiparis di central file,
karena ia mendeskripsikan arsip yang ada di lingkungan unit kerjanya
saja.
Kegiatan deskripsi yang demikian, akan menghasilkan suatu tunjuk
silang, karena arsip dari unit yang satu berkaitan dengan arsip unit
lainnya. Penciptaan tunjuk silang dapat dilaksanakan dalam bentuk
lembaran, guide, atau folder yang diletakkan di dalam boks arsip, namun
dapat pula dituangkan dalam daftar pertelaan arsip sebagai alat bantu
penemuan arsip.
2. Penggunaan
Pelayanan arsip dapat berupa peminjaman arsip atau pemberian
servise informasi yang terkandung didalam arsip yang disimpan. Kegiatan
pelayanan arsip pada umumnya mengatur tentang kewenangan
penggunaan arsip dan prosedur penggunaannya.
Kewenangan penggunaan arsip pada umumnya diatur berdasarkan
jenjang jabatan pengguna arsip. Pimpinan tertinggi dari suatu perusahaan
berhak untuk menggunakan seluruh arsip dari perusahaan itu, Asman
keuangan mempunyai kewenangan menggunakan arsip dan atau tentang
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
47
pelaksanaan tugas dan fungsi bidang keuangan. Bila pegawai bidang
keuangan membutuhkan arsip dari bidang perencanaan, maka perlu
memproleh ijin dari pejabat bidang perencanaan, atau Asman keuangan
dan Asman perencanaan, dan seterusnya. Kewenangan penggunaan arsip
ini perlu diatur sedemikian rupa sehingga keamanan informasi arsip tetap
terjaga,artinya hanya orang yang berwenanglah yang dapat menggunakan
arsip tersebut.
Menurut Petunjuk Pelaksanaan Tatalaksana Surat dan Kearsipan
PT PLN (Persero) kegiatan pelayanan penggunaan arsip inaktif dilakukan
melalui enam tahap sebagai berikut:
a. Permintaan
Permintaan penggunaan arsip atau pelayanan informasi arsip dapat
dilaksanakan melalui lisan, tertulis, atau pun melalui telepon. Akan
sangat baik dalam kegiatan ini disiapkan semacam formulir permintaan
dan dapat berfungsi pula sebagai alat pemesanan arsip. Formulir ini
minimal memuat nama peminjam dan unit kerjanya,arsip yang dipinjam,
untuk kepentingan apa, dan lama dipinjam.
b. Pencarian
Pencarian arsip inaktif dilaksanakan melalui Daftar Pertelaan Arsip.
Pertama harus kita ketahui masalah apa yang dipinjam, kemudian dicari
series arsipnya. Series arsip yang ada dalam daftar akan merujuk pada
nomor boks yang meunjukkan lokasi penyimpanan arsip yang
bersangkutan.
c. Pengambilan Arsip
Setelah boks arsip yang dicari ketemu, maka langkah berikutnya
adalah mengambil arsip dari tempatnya. Sebelum arsip diambil, terlebih
dahulu harus kita siapkan out indicator (semacam tanda keluarnya arsip).
Bila yang diambil satu folder/map, maka perlu disiapkan out indicator
berupa guide atau folder. Bila yang diambil satu boks, maka perlu
disiapkan out indicator berupa boks. Out indicator ini kecuali memiliki
label yang ditulisi kata OUT atau KELUAR, juga memuat formulir yang
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
48
didalamnya berisi minimal tentang tanggal pengambilan, siapa yang
meminjam, arsip apa yang dipinjam dan sampai kapan ia meminjam.
Setelah out indicator disiapkan dan telah diiisi formulirnya secara
benar, maka arsip yang bersangkutan di ambil dari tempatnya, kemudian
tempat tersebut diganti dengan out indikator tadi.
Penggunaan out indicator semcam ini biasannya disebut charge out
procedure,yang akan sangan berguna untuk mengontrol arsip yang
dipinjam dan memudahkan dalam menyimpan keblai arsip, sehingga
tidak salah tempat.
d. Pencatatan
Langkah berikutnya adalah mencatat arsip yang akan di pinjam
dalam sarana peminjaman, baik berupa buku atau formulir atau sarana
lainnya. Hal-hal yang perlu di catat adalah nama peminjam, jenis arsip,
jumlahnya, keaslianya, kapan di pinjam dan kapan kembali.
e. Pengendalian
Pengendalian ini di lakukan untuk mengamankan arsip baik fisik
atau informasinya, sehingga arsip dapat di pantau sejauh mana arsip
beredar dan sampai kapan arsip harus kembali ke tempat penyimpanan.
Di PT PLN (Persero) APJ Surakarta batas waktu peminjaman di atur
maksimal satu minggu dan perpanjangannya juga satu minggu, dan
semua itu telah di lampaui maka apabila seseorang masih membutuhkan
arsip tersebut, prosedur peminjaman perlu di laksanakan kembali dan
arsip tersebut seakan-akan atau di perlakukan sebagai arsip yang baru di
pinjam kembal.
f. Penyimpanan Kembali
Setelah arsip yang di pinjam di kembalikan, maka penandaan pada
sarana peminjaman bahwa arsip yang bersangkutan telah kembali perlu
segera di laksanakan, agar tidak menimbulkan kesalah-pahaman di
kemudian hari. Sebelum arsip di simpan kembali ke tempat semula, maka
out indikator perlu di ambil dan di beri catatan bahwa arsip telah kembali.
Kemudian arsip di tempatkan di tempat semula dengan posisi yang benar.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
49
3. Pemeliharaan
Pemeliharaan arsip dinamis inaktif termasuk di dalamnya adalah
penyimpanan arsip dinamis inaktif. Tahap-tahap penyimpanan arsip
dinamis inaktif menurut Petunjuk Pelaksanaan Tatalaksana Surat dan
Kearsipan PT PLN (Persero) adalah:
a. Sortir
Sortir dalam kegiatan penyimpanan arsip inaktif dilakukan untuk
mengelompokkan antara arsip dengan non arsip, kelompok series arsip
yang satu dengan kelompok yang lain, berdasarkan urutan kode nomor
dan lain-lain. Sehingga akan memudahkan dalam rangka memasukkan
arsip ke dalam boks atau menata boks dalam rak.
b. Penataan Arsip dan Boks
Penataan arsip dalam setiap boks sebagaimana telah disampaikan di
atas,harus senantiasa memperhatikan penataan arsip ketika ia masih aktif.
Setelah semua arsip dimasukkan ke dalam boks dan boks tersebut diberi
nomor sesuai dengan nomor urut atau lokasi penyimpanannya, maka
langkah berikutnya adalah menata boks dalam rak arsip.
Penataan boks dalam setiap raknya juga perlu dilaksanakan secara
tepat dengan teknik yang mudah dan efisien. Di PT PLN (Persero) APJ
Surakarta dengan pengaturan boks terkecil berada di ujung kiri atas,
kemudian diurut ke arah kanan, turun ke bawah diurut ke arah kiri, turun
diurut ke arah kanan, turun lagi di urut ke arah kiri dan seterusnya.
Teknik ini tentu saja tidak baku, dan Arsiparis dapat menggunakan sistem
penataan lainnya, misalnya dengan pengelompokan nomor ganjil dan
genap, atau yang lainnya.
c. Pembuatan Daftar Pertelaan Arsip
Daftar pertelaan arsip adalah suatu istilah untuk penamaan alat
finding aids (alat bantu penemuan arsip). Karena di PT PLN (Persero)
APJ Surakarta menggunakan sistem numerik, maka metode penemuannya
tidak langsung. Penemuan tidak langsung harus menggunakan alat bantu
penemuan yang menjadi pedoman atau petunjuk di mana arsip di simpan.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
50
4. Pemusnahan
Pemusnahan arsip adalah kegiatan menghancurkan fisik dan
informasi arsip melalui cara di hancurkan maupun kertasnya di jual per
kilo. Pemusnahan arsip ini memiliki resiko hukum yang sangat tinggi,
karena arsip yang sudah terloanjur di musnahkan tidak dapat tercipta lagi.
Pada hakekatnya, pemusnahan arsip di laksanakan untuk memelihara
kontinuitas pengelolaan arsip dan memelihara keimbangan hidup arsip,
sejak arsip di ciptakan kemudian di kelola pada akhirnya di musnahkan.
Untuk menghindari resiko yang akan terjadi, prosedur pemusnahan arsip
dalam Petunjuk Pelaksanaan Tatalaksana Surat dan Kearsipan PT PLN
(Persero) adalah:
a. Pemeriksaan
Pemeriksaaan di laksanakan untuk mengetahui apakah arsip-arsip
tersebut benar-benar telah habis jangka simpannya. Pe4meriksaan ini di
laksanakan berpedoman kepada Jadwal Retensi Arsip, maka arsip
tersebut perlu di periksa kebenaran isinya, kelengkapan informasinya,
kemungkinan keterkaitan dengan arsip lain. Apabila di dalam tahap
pemeriksaan di ketahui bahwa arsip teresebut bmemang telah habis
retensinya, tidak terkait dengan arsip lain dan tidak bertentangan dengan
peraturan perundangan, maka langkah berikutnya adalah pendaftaran.
b. Pendaftaran
Arsip yang telah di periksa sebagai arsip yang di usulkan musnah,
harus di buat daftarnya. Dengan demikian dari daftar ini di ketahui secara
jelas infomasinya tentang arsip yang akan di musnahkan.
c. Pembentukan Panitia Pemusnahan
Di PT PLN (Persero) APJ Surakarta pembentukan panitia
pemusnahan di laksanakan jika arsip yang akan di musnahkan memiliki
retensi 10 tahun atau lebih. Jika arsip yang akan di musnahkan memiliki
retensi di bawah 10 tahun, maka tidak perlu di buat kepanitiaan, cukup
dilaksanakan oleh unit secara fungsional bertugas mengelola arsip.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
51
d. Penilaian, Persetujuan dan Pengesahan
Penilaian arsip pada dasarnya di lakukan setiap kali menyeleksi arsip
yang akan di musnahkan. Namun untuk arsip yang memiliki retensi di
bawah 10 tahun, kiranya cukup di laksanakan oleh perusahaan pemilik
arsip. Kemudian di sahkan oleh pimpinan perusahaan untuk di
lakasanakan pemusnahan.
Setelah di nilai secara cermat, maka arsip yang akan di musnahkan
tersebut perlu di sahakan oleh pemimpin perusahaan melalui produk
hokum intern.
e. Pembuatan Berita Acara
Berita acara pemusnahan arsip merupakan salah satu dokumen
pemusnahan arsip yang sangat penting, di samping itu daftar arsip yang di
musnahkan. Kedua jenis dokumen ini dapat menjadi dasar hukum, bahwa
pelaksanaan pemusnahan di lakukan secara sah. Selain itu juga berfungsi
sebagai sebagai pengganti arsip yang di musnahkan.
f. Pelaksanaan Pemusnahan
Di PT PLN (Persero) APJ Surakarta pemusnahan arsip di laksanakan
dengan cara di buat bubur kertas dengan mesin penghancur kertas. Hal itu
di pertegas dengan pernyataan ibu Martini selaku arsiparis di PT PLN
(Persero) APJ Surakarta.
“Pemusnahan arsip di APJ Surakarta ini di lakukan dengan cara di hancurkan dengan mesin penghancur kertas, dalam pemusnahan arsip dalam APJ ini biasanya melibatkan pihak ketiga” (wawancara 27 Januari 2011)
Dari pernyataan di atas, dapat di ketahui bahwa di PT PLN (Persero)
APJ Surakarta manajemen atau pengerlolaan arsip dinamis inaktif sudah di
tata dengan pola yang baik yang sesuai dengan prosedur yang di tentukan,
sehingga arsip mudah di temukan kembali apabila di perlukan.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
52
BAB V
PENUTUP
A. Kesimpulan
Berdasarkan hasil dari pengamatan magang yang telah di lakukan
tentang Manajemen Arsip Dinamis di PT PLN (Persero) APJ Surakarta,
bahwa kearsipan di PT PLN (Persero) APJ Surakarta sudah di lakukan
dengan baik. Kearsipan di PT PLN (Persero) APJ Surakarta berpedoman
pada surat dinas Nomor A1/1966, diganti dengan keputusan Direksi PLN No.
026/DIR/1989, kemudian disempurnakan dengan keputusan Direksi PT PLN
(Persero) No. 045.K/041/DIR/1998 tentang Tatalaksana Surat dan Kearsipan
PT PLN (Persero).
Arsip pada PT PLN (Persero) APJ Surakarta mayoritas (sekitar 70%)
adalah tercipta dari surat. Pelaksanaan kearsipan di instansi ini berasaskan
keamanan, pembakuan, pertanggungjawaban dan keterkaitan. Manajemen
arsip dinamis arsip aktif di PT PLN (Persero) APJ Surakarta meliputi
pengurusan surat (surat masuk dan surat keluar), penataan berkas,
peminjaman arsip, pemeliharaan arsip (fisik arsip dan informasi yang
terkandung di dalam arsip) dan pemusnahan berupa penyusutan atau
pemindahan.
Sama halnya dengan manajemen arsip dinamis aktif, Manajemen arsip
dinamis inaktif di PT PLN (Persero) APJ Surakarta meliputi kegiatan
penerimaan arsip dari perpindahan arsip dinamis aktif, pemeliharaan arsip
yang di antaranya kegiatan penemuan kembali arsip apabila di perlukan, dan
pemusnahan arsip yang kegiatanya menghancurkan arsip baik fisik maupun
informasi yang terkandung di dalamnya sesuai jadwal retensi arsip yang di
tentukan. Hal utama yang menbedakan adalah pada tahap pemusnahan. Pada
manajemen arsip dinamis aktif, tahap ini berupa penyusutan dan pemindahan
sedangkan pada manajemen arsip dinamis inaktif berupa penghancuran.
Hasil temuan pengamatan yang dicatat sebagai kekurangan atau kendala
dalam manajemen arsip dinamis yang di hadapi PT PLN (Persero) APJ
52
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
53
Surakarta adalah Pencatatan arsip khususnya surat, masih menggunakan
sistem lama, yaitu sistem buku agenda. Selain itu, pada instansi ini jumlah
pegawai yang mengurusi arsip (arsiparis) belum ada, masih di bebantugaskan
kepada bagian sekretariat umum. Kendala lainnya adalah belum tersedianya
gedung atau ruang khusus untuk menyimpan arsip sehingga sering terlihat
hanya di tumpuk di sudut-sudut ruangan.
B. Saran
Berdasarkan hasil pengamatan yang telah dipaparkan diatas, penulis
mengemukakan saran-saran dengan harapan dapat di jadikan masukan dan
pertimbangan bagi PT PLN (Persero) APJ Surakarta dalam rangka
meningkatkan kualitas perusahaan khususnya dalam kearsipan. Saran-saran
tersebut adalah :
1. Perlu adanya penambahan sumber daya manusia yang khusus
mengelola arsip (arsiparis), sehingga seorang pegawai yang khusus
mengelola arsip tidak merangkap tugas lain.
2. Perlu didirikannya gedung atau ruangan yang khusus untuk
penyimpanan arsip, sehingga tidak akan terjadi penumpukan arsip di
tempat yang kurang layak.
3. Khususnya dalam pencatatan arsip seharusnya menggunakan sistem
baru, yaitu sistem kartu kendali, karena PT PLN (Persero) APJ
Surakarta temasuk besar, jadi volume surat masuknya banyak sehingga
akan menghindari pencataan berulang-ulang apabila menggunakan
buku agenda dalam pencatatannya.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
54
DAFTAR PUSTAKA
Arsip Nasional Republik Indonesia. 2005. Modul Manajemen Arsip Dinamis.
Arsip Nasional Republik Indonesia. 2006. Modul Pengantar Kearsipan.
Arsip Nasional Republik Indonesia. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan.
Badan Perpustakaan dan Kearsipan Daerah Provinsi Jawa Barat. 2010. Arti Penting dan Peranan Arsip. Terdapat pada http://bapusipda.jabarprov.go.id/?action=News&id=35&page=20. Di akses tanggal 5 April 2011.
Barthos, Basir. 1990. Manajemen Kearsipan. Jakarta: Bumi Aksara.
Ghani, Fuad. Perubahan Undang-Undang Kearsipan. Terdapat pada http:/www. staff.ui.ac.id/internal/132288240/publikasi/DPR3.doc. Di akses tanggal 08 Maret 2011.
Loly. 2010. Standarisasi Electronik Record Management System (ERMS) Manajemen Pengelolaan Arsip Elektronik. Terdapat pada http://leuwiliang-bogor.blogspot.com/2010_04_15_archive.html. Di akses tanggal 5 April 2011.
Maryati, MC. 2008. Manajemen Perkantoran Efektif. Yogyakarta: UPP STIM YKPN.
Redaksi. 2010, Memaknai Kembali Arsip Sebagai Sumber Informasi. Terdapat pada http://duniaperpustakaan.com/2010/09/07/memaknai-kembali-arsip-sebagai-sumber-informasi/. Di akses tanggal 11 April 2011.
Sutarto. 1992. Sekretaris dan Tata Warkat. Yogyakarta: Gadjah Mada University Press.
Sutopo, H. B. 2002. Metodelogi Penelitian Kualitatif. Surakarta: Universitas Sebelas Maret Press.
Wiyasa, Thomas. 2003. Tugas Sekretaris dalam Mengelola Surat dan Arsip Dinamis. Jakarta: Pradnya Paramita.
Wursanto, Ig. 1991. Kearsipan 1. Yogyakarta: Kanisius.
Wursanto, Ig. 1991. Kearsipan 2. Yogyakarta: Kanisius.