![Page 1: Digitalització del Registre d’Entrada · Petxa Kutxa Ajuntament de Sant Feliu Llobregat Author: Anna de la Fragua Cobo (Ajuntament Sant Feliu Llobregat) Subject: Projecte de digitalització](https://reader034.vdocuments.pub/reader034/viewer/2022042810/5f9bc7f12c31930b21318f97/html5/thumbnails/1.jpg)
1
Digitalització del Registre d’Entrada
Anna de la Fragua Cobo
Tècnica de Gestió Documental
Ajuntament de Sant Feliu de Llobregat
Context i objectius del projecte
Objectiu principal : Assolir l’expedient electrònic integral i donar compliment a
la nova legislació en matèria de procediment administratiu
Digitalització del RE: darrera fase per aconseguir Expedient Electrònic Integral
9.000 expedients/anys
![Page 2: Digitalització del Registre d’Entrada · Petxa Kutxa Ajuntament de Sant Feliu Llobregat Author: Anna de la Fragua Cobo (Ajuntament Sant Feliu Llobregat) Subject: Projecte de digitalització](https://reader034.vdocuments.pub/reader034/viewer/2022042810/5f9bc7f12c31930b21318f97/html5/thumbnails/2.jpg)
2
Objectius del projecte
OBJECTIUS
OPERATIUS
Eliminació del paper
Simplificació de procediments i reducció de càrregues administratives
Seguretat en el tractament de la documentació
Immediatesa en la recepció de la documentació i facilitat en la seva consulta
Aspectes claus de la Digitalització Registre d’Entrada
ASPECTES ORGANITZATIUS
Formació
Canvi cultural
Reformulació de procediments
Tramitador Catàleg de tràmits QdC
![Page 3: Digitalització del Registre d’Entrada · Petxa Kutxa Ajuntament de Sant Feliu Llobregat Author: Anna de la Fragua Cobo (Ajuntament Sant Feliu Llobregat) Subject: Projecte de digitalització](https://reader034.vdocuments.pub/reader034/viewer/2022042810/5f9bc7f12c31930b21318f97/html5/thumbnails/3.jpg)
3
Aspectes claus de la Digitalització Registre d’Entrada
ASPECTES TECNOLÒGICS
Adaptació tramitador i Gestor de documents GD_Màtrix
Expedient Electrònic Integral
Interoperabilitat
Interrelacions Catàleg de tràmits
Redimensió recursos informàtics
Adquisició d’eines i dispositius
Aspectes claus de la Digitalització Registre d’Entrada
ASPECTES JURÍDICS
Seguretat i protecció de dades personals
Ordenança de Transparència i AE
Aprovació implantació digitalització i instrucció de registre
Publicar el sentit del silenci
Escollir la signatura
![Page 4: Digitalització del Registre d’Entrada · Petxa Kutxa Ajuntament de Sant Feliu Llobregat Author: Anna de la Fragua Cobo (Ajuntament Sant Feliu Llobregat) Subject: Projecte de digitalització](https://reader034.vdocuments.pub/reader034/viewer/2022042810/5f9bc7f12c31930b21318f97/html5/thumbnails/4.jpg)
4
Dificultats en el projecte
Pocs recursos humansper la complexitat delprojecte
Redimensió projecte
Destinar molt recursos al Front Office i pocs al
Back Office
Redimensió dels recursos informàtics
Poca publicitat del projectes a la
ciutadania
Relativitzar la implicació d’imprimir documents electrònics
Manca d’interoperabilitat
real
Efectes de les dificultats del projecte
Fer a posteriori correccions de la gestió de la documentació
Replantejar-nos el projecte i
endarreriment pels efectes col·laterals
Exclusivitat en la dedicació
Incomprensió per part del ciutadà del retorn de la
documentació digitalitzada
Deixar la implantació de la digitalització a les
oficines per una 2ª fase
Còpies d’expedients electrònics en paper
Resistència al
canvi
![Page 5: Digitalització del Registre d’Entrada · Petxa Kutxa Ajuntament de Sant Feliu Llobregat Author: Anna de la Fragua Cobo (Ajuntament Sant Feliu Llobregat) Subject: Projecte de digitalització](https://reader034.vdocuments.pub/reader034/viewer/2022042810/5f9bc7f12c31930b21318f97/html5/thumbnails/5.jpg)
5
Èxits en el projecte
Control del previsible augment del temps d’atenció ciutadana
Distribució electrònica Instàncies
Predeterminar metadades per Assentament RE
Eliminació paper 70%
Establiment de pilots abans de la implantació
OAC
Oficina d’Assistència en Matèria de Registre
Efectes dels èxits en el projecte
El temps d’atenció ha augmentat
lleugerament 5’
Seguiment instàncies i protocol actuació
Automatització procés des de l’inici
Estalvi econòmic
Entrenament previ
Transparència (interna i externa)
Disminució documentació a digitalitzar i compliment de la llei
![Page 6: Digitalització del Registre d’Entrada · Petxa Kutxa Ajuntament de Sant Feliu Llobregat Author: Anna de la Fragua Cobo (Ajuntament Sant Feliu Llobregat) Subject: Projecte de digitalització](https://reader034.vdocuments.pub/reader034/viewer/2022042810/5f9bc7f12c31930b21318f97/html5/thumbnails/6.jpg)
6
Aprenentatges:
Bona planificació i abast del projecte
Col·laboració interdisciplinar, difusió i formació interna
Dimensions d’aquest projecte: organitzativa, tecnològica i jurídica
Projecte organitzatiu, no tecnològic. Gestió del canvi
Necessitat d’avançar en la interoperabilitat real entre les diferents AAPP
per aconseguir sincronia en la tramitació administrativa.
www.santfeliu.cat