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Digitalização e Microfilmagem de
Documentos e a Preservação
Documental na era Digital
Julio Salgado Produtos e Desenvolvimento de Negócios
![Page 2: Digitalização e Microfilmagem de Documentos e a ...2016.edocconsultoria.com.br/wp-content/uploads/2015/02/55d11edfe6c... · 300-500 Kb (bitonal) ... graus de redução. Parecer](https://reader034.vdocuments.pub/reader034/viewer/2022052314/5bee4cd209d3f2112f8b88e9/html5/thumbnails/2.jpg)
2 8/16/2015 2
Onde existir “Papel”
Existe Oportunidade!!
![Page 3: Digitalização e Microfilmagem de Documentos e a ...2016.edocconsultoria.com.br/wp-content/uploads/2015/02/55d11edfe6c... · 300-500 Kb (bitonal) ... graus de redução. Parecer](https://reader034.vdocuments.pub/reader034/viewer/2022052314/5bee4cd209d3f2112f8b88e9/html5/thumbnails/3.jpg)
3
Mercado de Digitalização de Documentos
GOVERNO
Tribunais
Secretarias públicas
Forças Armadas
Bancos
Seguro Social
Prefeituras
Estatais
CORPORATIVO
Bancos e Seguradoras
Bureau de Serviços
Varejo
Hospitais
Integradores
Universidades Escolas
VERTICAIS
Advogados
Cartórios
Contabilidade
Clínicas e Laboratórios
Pequenasa empresas
Despachantes e Imobiliárias
50% 40% 10%
![Page 4: Digitalização e Microfilmagem de Documentos e a ...2016.edocconsultoria.com.br/wp-content/uploads/2015/02/55d11edfe6c... · 300-500 Kb (bitonal) ... graus de redução. Parecer](https://reader034.vdocuments.pub/reader034/viewer/2022052314/5bee4cd209d3f2112f8b88e9/html5/thumbnails/4.jpg)
4
Etapas e Necesidades dos clientes
ADOÇÃO Pequenas Empresas Mercados Verticais
Profissionais Liberais
EXPANSÃO
Empresas Médias Governo
OTIMIZAÇÃO
Empresas Grandes
OCR
WORKFLOW/GED
10%
30% 60%
![Page 5: Digitalização e Microfilmagem de Documentos e a ...2016.edocconsultoria.com.br/wp-content/uploads/2015/02/55d11edfe6c... · 300-500 Kb (bitonal) ... graus de redução. Parecer](https://reader034.vdocuments.pub/reader034/viewer/2022052314/5bee4cd209d3f2112f8b88e9/html5/thumbnails/5.jpg)
5
Multifuncional vs Scanner Profissonal
Scanner Multifuncional
Simplex
Processamento básico da imagem
Interface complexa
Tamano da imagem 300-500 Kb (bitonal)
Digitaliza 50 folhas em 10 Minutos (300dpi)
Apenas para documentos em bom estado
Scanner Profissional
Dúplex
Processamento Perfect Page
Interface simples
Tamano da imagem 15-80 KB (bitonal)
Digitaliza 50 folhas em 60 Segundos (300dpi)
Permite documentos em bom e mau estado
![Page 6: Digitalização e Microfilmagem de Documentos e a ...2016.edocconsultoria.com.br/wp-content/uploads/2015/02/55d11edfe6c... · 300-500 Kb (bitonal) ... graus de redução. Parecer](https://reader034.vdocuments.pub/reader034/viewer/2022052314/5bee4cd209d3f2112f8b88e9/html5/thumbnails/6.jpg)
6
Por que Digitalizar os Documentos?
![Page 7: Digitalização e Microfilmagem de Documentos e a ...2016.edocconsultoria.com.br/wp-content/uploads/2015/02/55d11edfe6c... · 300-500 Kb (bitonal) ... graus de redução. Parecer](https://reader034.vdocuments.pub/reader034/viewer/2022052314/5bee4cd209d3f2112f8b88e9/html5/thumbnails/7.jpg)
7
Por que Digitalizar os Documentos?
![Page 8: Digitalização e Microfilmagem de Documentos e a ...2016.edocconsultoria.com.br/wp-content/uploads/2015/02/55d11edfe6c... · 300-500 Kb (bitonal) ... graus de redução. Parecer](https://reader034.vdocuments.pub/reader034/viewer/2022052314/5bee4cd209d3f2112f8b88e9/html5/thumbnails/8.jpg)
8
Ainda muito papel……
•Anexos digitalizados
•Documentos em papel
•Formulários em papel
•Fomulários Web
•Tel/Fax
•Doc. escrito a mão
•Mensagens de texto
•Mensagens facebook
•Chat internet
•Mensagens twitter
Quais meios seus clientes usam para se comunicar com você ?
![Page 9: Digitalização e Microfilmagem de Documentos e a ...2016.edocconsultoria.com.br/wp-content/uploads/2015/02/55d11edfe6c... · 300-500 Kb (bitonal) ... graus de redução. Parecer](https://reader034.vdocuments.pub/reader034/viewer/2022052314/5bee4cd209d3f2112f8b88e9/html5/thumbnails/9.jpg)
9
Espaço
DVD
1m3 = 160.000 folhas A4
50.000 folhas A4
250.000 folhas A4
10.000.000 folhas A4 por cada Tbyte
![Page 10: Digitalização e Microfilmagem de Documentos e a ...2016.edocconsultoria.com.br/wp-content/uploads/2015/02/55d11edfe6c... · 300-500 Kb (bitonal) ... graus de redução. Parecer](https://reader034.vdocuments.pub/reader034/viewer/2022052314/5bee4cd209d3f2112f8b88e9/html5/thumbnails/10.jpg)
10
Acesso a Informação
Acesso Simultâneo Acceso Único
![Page 11: Digitalização e Microfilmagem de Documentos e a ...2016.edocconsultoria.com.br/wp-content/uploads/2015/02/55d11edfe6c... · 300-500 Kb (bitonal) ... graus de redução. Parecer](https://reader034.vdocuments.pub/reader034/viewer/2022052314/5bee4cd209d3f2112f8b88e9/html5/thumbnails/11.jpg)
11
Eficiência
Resposta Imediata Resposta em 12, 24, 48, 72 hs
![Page 12: Digitalização e Microfilmagem de Documentos e a ...2016.edocconsultoria.com.br/wp-content/uploads/2015/02/55d11edfe6c... · 300-500 Kb (bitonal) ... graus de redução. Parecer](https://reader034.vdocuments.pub/reader034/viewer/2022052314/5bee4cd209d3f2112f8b88e9/html5/thumbnails/12.jpg)
12
Segurança
Segurança Física Segurança Digital
![Page 13: Digitalização e Microfilmagem de Documentos e a ...2016.edocconsultoria.com.br/wp-content/uploads/2015/02/55d11edfe6c... · 300-500 Kb (bitonal) ... graus de redução. Parecer](https://reader034.vdocuments.pub/reader034/viewer/2022052314/5bee4cd209d3f2112f8b88e9/html5/thumbnails/13.jpg)
13
Controle e Gerenciamento
Controle Físico Controle por Sistemas TI
![Page 14: Digitalização e Microfilmagem de Documentos e a ...2016.edocconsultoria.com.br/wp-content/uploads/2015/02/55d11edfe6c... · 300-500 Kb (bitonal) ... graus de redução. Parecer](https://reader034.vdocuments.pub/reader034/viewer/2022052314/5bee4cd209d3f2112f8b88e9/html5/thumbnails/14.jpg)
14
Transporte e Compartilhamento
Compartilhamento Físico Compartilhamento Electrônico
![Page 15: Digitalização e Microfilmagem de Documentos e a ...2016.edocconsultoria.com.br/wp-content/uploads/2015/02/55d11edfe6c... · 300-500 Kb (bitonal) ... graus de redução. Parecer](https://reader034.vdocuments.pub/reader034/viewer/2022052314/5bee4cd209d3f2112f8b88e9/html5/thumbnails/15.jpg)
16
Tendências
• Mercado em crescimento acelerado 15% no mundo
• Crescimento do Mercado brasileiro superior a 20%
• Captura Descentralizada
• Plataformas WEB > Facilidade em distribuir a informação
• Mobilidade nas informações
• Aplicações em Nuvem
• Simplicidade e Eficiencia
![Page 16: Digitalização e Microfilmagem de Documentos e a ...2016.edocconsultoria.com.br/wp-content/uploads/2015/02/55d11edfe6c... · 300-500 Kb (bitonal) ... graus de redução. Parecer](https://reader034.vdocuments.pub/reader034/viewer/2022052314/5bee4cd209d3f2112f8b88e9/html5/thumbnails/16.jpg)
17
Evolução do Mercado e Tendências
Captura
2000
Processamento Entrega da Info
2015
Manage Content Workflow Information Expiration
2016
1 2 3
![Page 17: Digitalização e Microfilmagem de Documentos e a ...2016.edocconsultoria.com.br/wp-content/uploads/2015/02/55d11edfe6c... · 300-500 Kb (bitonal) ... graus de redução. Parecer](https://reader034.vdocuments.pub/reader034/viewer/2022052314/5bee4cd209d3f2112f8b88e9/html5/thumbnails/17.jpg)
18
Tenha foco
![Page 18: Digitalização e Microfilmagem de Documentos e a ...2016.edocconsultoria.com.br/wp-content/uploads/2015/02/55d11edfe6c... · 300-500 Kb (bitonal) ... graus de redução. Parecer](https://reader034.vdocuments.pub/reader034/viewer/2022052314/5bee4cd209d3f2112f8b88e9/html5/thumbnails/18.jpg)
19
O futuro
já está acontecendo…
![Page 19: Digitalização e Microfilmagem de Documentos e a ...2016.edocconsultoria.com.br/wp-content/uploads/2015/02/55d11edfe6c... · 300-500 Kb (bitonal) ... graus de redução. Parecer](https://reader034.vdocuments.pub/reader034/viewer/2022052314/5bee4cd209d3f2112f8b88e9/html5/thumbnails/19.jpg)
20
2016
Cloud Service Mobility BPO
Foco
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21
Cloud Computing
![Page 21: Digitalização e Microfilmagem de Documentos e a ...2016.edocconsultoria.com.br/wp-content/uploads/2015/02/55d11edfe6c... · 300-500 Kb (bitonal) ... graus de redução. Parecer](https://reader034.vdocuments.pub/reader034/viewer/2022052314/5bee4cd209d3f2112f8b88e9/html5/thumbnails/21.jpg)
22
Tendências - Cloud Computing
0
22,5
45
67,5
90
Segurança Escalabilidade
Diminuição de Custos Geographic
Reach
20 23
67 80
25 28
78 85
2013 2014
*HSA 2014
![Page 22: Digitalização e Microfilmagem de Documentos e a ...2016.edocconsultoria.com.br/wp-content/uploads/2015/02/55d11edfe6c... · 300-500 Kb (bitonal) ... graus de redução. Parecer](https://reader034.vdocuments.pub/reader034/viewer/2022052314/5bee4cd209d3f2112f8b88e9/html5/thumbnails/22.jpg)
23
Mobilidade
![Page 23: Digitalização e Microfilmagem de Documentos e a ...2016.edocconsultoria.com.br/wp-content/uploads/2015/02/55d11edfe6c... · 300-500 Kb (bitonal) ... graus de redução. Parecer](https://reader034.vdocuments.pub/reader034/viewer/2022052314/5bee4cd209d3f2112f8b88e9/html5/thumbnails/23.jpg)
24
Tendências – Mobile Use
0
60
120
180
Compras Social
Viagens Music
174
121 103
89 74
49 33 30
2014
*Flurry Analytics 2014
76% Year-Over-Years
Pro
du
tivi
dad
e
![Page 24: Digitalização e Microfilmagem de Documentos e a ...2016.edocconsultoria.com.br/wp-content/uploads/2015/02/55d11edfe6c... · 300-500 Kb (bitonal) ... graus de redução. Parecer](https://reader034.vdocuments.pub/reader034/viewer/2022052314/5bee4cd209d3f2112f8b88e9/html5/thumbnails/24.jpg)
25
BPO
![Page 25: Digitalização e Microfilmagem de Documentos e a ...2016.edocconsultoria.com.br/wp-content/uploads/2015/02/55d11edfe6c... · 300-500 Kb (bitonal) ... graus de redução. Parecer](https://reader034.vdocuments.pub/reader034/viewer/2022052314/5bee4cd209d3f2112f8b88e9/html5/thumbnails/25.jpg)
26
Serviços de Gerenciamento da Informação
1. Mais de 16.000 pontos de digitalização (locados)
2. Aluguel de Software e Hardware
3. Soluções simples e eficientes - Kodak Alaris
1. Info Input Web Capture Software
2. KAMS - Device Management
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27
Scanners Software Serviço Técnico
O portfólio mais completo do mercado.
Soluções Kodak alaris
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29
ScanMate i1150/i1180
Portfolio de Scanners
i5200/i5600 i5200V/i5600V
i2400/ i2600/ i2800
ScanMate i940
i5850
I4200 plus I4600 plus
i2900
I3200 i3250 I3400 i3450
Info Insight Platform
Capture Pro Software
Asset Management Software
Scan Station 700
Info Activate Solution
Service & Support
MICROFILMADORAS ELETRÔNICAS HARDWARE
SOFTWARE
![Page 28: Digitalização e Microfilmagem de Documentos e a ...2016.edocconsultoria.com.br/wp-content/uploads/2015/02/55d11edfe6c... · 300-500 Kb (bitonal) ... graus de redução. Parecer](https://reader034.vdocuments.pub/reader034/viewer/2022052314/5bee4cd209d3f2112f8b88e9/html5/thumbnails/28.jpg)
30
20 25
30
40
50
70
60
70
50 50
90 90
100
120
140
170
210
i940 i1150 i2400 i1180 i2600 i2800 i2900 SS700 i3200 i3250 i3400 i3450 i4200 i4600 i5200 i5600 i5850
Velocidade
20 PPM
210 PPM
i1150
![Page 29: Digitalização e Microfilmagem de Documentos e a ...2016.edocconsultoria.com.br/wp-content/uploads/2015/02/55d11edfe6c... · 300-500 Kb (bitonal) ... graus de redução. Parecer](https://reader034.vdocuments.pub/reader034/viewer/2022052314/5bee4cd209d3f2112f8b88e9/html5/thumbnails/29.jpg)
31
Scanners A4 Digitalização Distribuida
![Page 30: Digitalização e Microfilmagem de Documentos e a ...2016.edocconsultoria.com.br/wp-content/uploads/2015/02/55d11edfe6c... · 300-500 Kb (bitonal) ... graus de redução. Parecer](https://reader034.vdocuments.pub/reader034/viewer/2022052314/5bee4cd209d3f2112f8b88e9/html5/thumbnails/30.jpg)
32
Scanners i940/i940M - Características
• Scanner Portátil
• Duplex A4
• 20 folhas por minuto
• ADF de 20 folhas
• Volume diário para 1.000 folhas
• Alimentação pela fonte ou USB
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33
Scanner i940/i940M - Aplicações
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34
ScanMate i1150 e i1180
• Velocidade 25 ppm
• Volume diario 3.000 folhas
• Leitura de Código de Barras via Driver/SW
• TWAIN / ISIS / WIA / SANE / MAC OS
• Velocidade 40 ppm
• Volume diario 5.000 folhas
• Leitura de Código de Barras via Driver/SW
• Processamento de imagens via Hardware
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35
ScanMate i1180
• Duplex A4 - Velocidade 40 ppm
• Volume diário 5.000 folhas
• Suporta cartões rígidos
• Leitura de Código de Barras
• Processamento por Hardware
• Painel gráfico colorido
• Acessórios Mesas Ofício e A3
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36
Scanner i2400/i2600/i2800 - Características
Duplex A4
30 folhas por minuto
ADF de 50 folhas
Volume diário 4.000 folhas
Acessórios Mesas Ofício & A3
Kodak i2400 Kodak i2600 Kodak i2800
Duplex A4
50 folhas por minuto
ADF de 75 folhas
Volume diário 6.000 folhas
Acessórios Mesas Ofício & A3
Duplex A4
70 folhas por minuto
ADF de 100 folhas
Volume diário 8.000 folhas
Acessórios Mesas Ofício & A3
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37
Scanner i2900 - Caracteristicas técnicas
• Duplex A4
• 60 folhas por minuto
• ADF de 250 folhas
• Volume diário 10.000 folhas
• Mesa Digitalizadora A4 integrada
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38
Scanner de Rede
![Page 37: Digitalização e Microfilmagem de Documentos e a ...2016.edocconsultoria.com.br/wp-content/uploads/2015/02/55d11edfe6c... · 300-500 Kb (bitonal) ... graus de redução. Parecer](https://reader034.vdocuments.pub/reader034/viewer/2022052314/5bee4cd209d3f2112f8b88e9/html5/thumbnails/37.jpg)
39
Scan Station 710/SS730EX - Características
• Duplex A4
• Painel Touch Screen de 9.7”
• Velocidade até 70 ppm
• 200-300 dpi mesma velocidade
• ADF de 75 folhas
• Volume diário 6.000 folhas
• Acessório Mesas Ofício e A3
• SS710 EX - Permite o embarque de soluções terceirizadas
• SS730 EX – Porta RJ11 para envio e recebimento de fax
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40
Scanners A3 Digitalização de Produção (centralizada)
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41
Scanner i3200/i3250
• Duplex A3
• Velocidade até 50 ppm
• 200-300 dpi mesma velocidade
• ADF de 250 folhas
• Mesa A4 integrada (i3250)
• Volume diario 15.000 folhas
• Drivers ISIS, TWAIN e WIA
• Suporte Windows, Mac & Linux
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42
Scanner i3400/i3450
• Duplex A3
• Velocidade até 90 ppm
• 200-300 dpi mesma velocidade
• ADF de 250 folhas
• Mesa A4 integrada (i3450)
• Volume diario 20.000 folhas
• Drivers ISIS, TWAIN e WIA
• Suporte Windows, Mac & Linux
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43
Scanners Série i4000
• Duplex A3
• i4200
– Até 100 folhas por minuto
– 30.000 folhas por dia
• i4600
– Até 120 folhas por minuto
– 50.000 folhas por dia
• ADF para 500 folhas
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44
Duplex A3
170 folhas por minuto
200-300 dpi mesma velocidade
ADF de 750 folhas
Volume diário Ilimitado
Scanner Serie i5000
Kodak i5200 Kodak i5600 Kodak i5850
Duplex A3
210 folhas por minuto
200-300 dpi mesma velocidade
ADF de 750 folhas
Volume diário Ilimitado
Duplex A3
140 folhas por minuto
200-300 dpi mesma velocidade
ADF de 750 folhas
Volume diário Ilimitado
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45
Acessórios mesas digitalizdoras
Nova Mesa Digitalizadora A3
Mesa Digitalizadora Ofício
Serie 4000 i2000 I1150/i1180 Serie 3000
Serie 4000 Serie 3000 i2900 i2000 I1150/i1180
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46
Soluções Kodak – Softwares e Ferramentas
Capture Pro / LE Smart Touch KAMS Perfect Page InfoInput
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Info Input Solution
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Baseado em WEB - Browser
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WEB BASED
• Sem Instalação local
• Seguro
• Gerenciamento Centralizado
• Facil Implantação
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CENTRALIZED MANAGEMENT
•Configuração de Lotes
•Gerenciamento dos Perfis
•Gerenciamento dos Destinos
•Gerenciamento do Fluxo de
trabalhos
•Administração via Servidor
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CLOUD SERVICES / SAAS
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SERVER INSTALLATION
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Interface Simplificada
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Recursos avançados de captura e Indexação
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Microfilmagem
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56
• Como preservar os documentos digitais ?
– Por um periodo grande de tempo(mais de 10 anos)
– Com baixo custo de armazenamento
– Com segurança & integridade
– Sem necessidade de muitas atualizações
– Legalmente
• Resposta
• Sistema Híbrido
• Fazer BACK-UP em um meio análógico
Pergunta Principal
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57
Microfilme
• Mídia analógica
• Durabilidade: 500 anos (filme prata)
• Melhor meio arquivístico
• Microfilmagem sem indexação por
documento
• Lei do Microfilme
Preservação da informação digital
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58
Microfilmadora Eletrônica: Processo
Digitalização, indexação e controle de qualidade
dos documentos
Microfilmadora
Eletrônica i9600
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60
Microfilmadora Eletrônica – i9600 Decreto 1.799 de 1996
Art. 3º Entende-se por microfilme, para fins deste Decreto, o resultado do processo de reprodução em filme de documentos, dados e imagens, por meios fotográficos ou eletrônicos, em diferentes graus de redução.
Parecer do Ministério da Justiça de Novembro de 2006
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63
Status no Brasil
• Mais de 6,0 Milhões de documentos por dia microfilmados eletrônicamente
• Birôs de serviço , Bancos , Comércio , Governo, Justiça
• Tipos de Documentos – Contratos comerciais – Jornais – Cheques – Extrato Bancario – Correios – Depto Pessoal – Documentos notariais – Correio eletrônico – Multas – Processos Judiciais – Plantas – Registros médicos – Histórico Escolar – RH
• Back up de informação / Preservação
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64
Típico processo de microfilmagem eletrônica
Captura descentralizada em diversos
locais
Microfilmagem centralizada num
unico ponto
Redução de Custos com
movimentação de documentos
Imagem movimentada via link
Microfilmagem
Centralizada
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66
Microfilmar …….
•Expectativa de vida do documento longa……
•Integridade do documento
•Flexibilidade( analógico para digital e vice versa)
•Redução de espaço Físico – 98%
•Beneficios na pesquisa , acesso e armazenamento
•Estratégia de preservação digital
•Aspecto Legal
Microfilme , simplicidade de acesso , requer baixo nível de
investimento para preservar documentação.
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68
Obrigado Thank You
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