IT-Symposium 2007 17.04.2007
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1C06Dokumentenmanagement, Enterprise Content Management und Records Managementmit Office SharePoint Server 2007Steffen KrauseTechnologieberaterhttp://blogs.technet.com/steffenk
SharePoint Vision
HR, Finance, usw.
Team-Zusammenarbeit
Persönlich
Enterprise Portal
Internet-Präsenz
Mitarbeiter
Kunden
Partner
Geschäftsanwendungen(SAP, Data Warehouse, Eigene . . .)
XML Web Services
Eine einheitliche, unternehmensweite Lösung zur Verbesserung der Effizienz
der Organisation durch:
Einfache und intuitive Weitergabe von Informationen undWissen
Kontrolle und Wiederverwendung von Content bei gleichzeitiger
Reduktion der Risiken im Informationsmanagement
Ermöglichung von schnellerer und informierterer Entscheidungsfindung
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SharePoint Feature-Gebiete
Dokumente/Aufgaben/Kalender, Blogs, Wikis, E-Mail
Integration, Projektmaanagement “lite”,
Outlook-Integration, Offline Dokumente/Listen
CollaborationBusiness
Intelligence
Portal
Enterprise Portal-Vorlagen, Site
Directory, My Sites, Social Networking,
Privacy Control
Enterprise-Skalierbarkeit,
Kontextuelle Relevanz,
Umfassende Personen und
Geschäftsdaten-Suche
Client und Web Formulare, LOB
Aktionen, Pluggable SSO
Server-basierte Excel-Spreadsheets und
Datenvisualisierung, Report Center, BI
Webparts, KPIs/Dashboards
Integriertes Dokumenten-management, Records Management und Web
Content Management mit Policies und Workflow
Business
Processe
s
SearchContent
Management
Plattform-
DiensteWorkspaces, Mgmt,
Security, Storage,
Topology, Site Model
Enterprise Content Management
Microsoft 2007 Office System fokussiertauf Enterprise Content Management
Abbildung des gesamten Information Lifecycles
Von der Dokumenterstellung bis zur Archivierung
Abbildung von komplexen Prozessen
Integration der Windows Workflow Foundation (WinWF)
Microsoft Office Open XML Dateiformat
Microsoft Office PDF Support
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Verwalten ArchivierenErstellen/Erfassen
Zugänglich
machen
Finden
Informations-Lebenszyklus
Content Management Zyklus
Dokumentbibliotheken
Umfassende VersionierungHaupt- und NebenversionTracking der MetadatenänderungenVersionsvergleich in WordSichtbarkeit von Nebenversionen einschränkbar
Check In/Check outIm Browser oder in OfficeVerbindlich oder optionalLokales Check-Out von Dokumenten
Offline-Dokumentbibliotheken in Outlook und GrooveTreeviewsSicherheit und Tracking
Sicherheit und Zugriffskontrolle pro ElementPolicies und Auditing Labeling, Barcodes, Elektronische Signaturen, Information Rights Management
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Metadaten
Eigenschaften des Dokuments
In Dokumentbibliothek als Spalten definiert
Viele Typen
Text, numerisch, Datum, Auswahlliste, Verweis, Person, Geschäftsdaten,…
Pflicht- und optionale Eigenschaften
Dokument kann nicht eingecheckt werden, solange Pflichtfelder fehlen
In Browser und Office verfügbar
Eigenschaftsleiste – auch eigene Formulare
Im Text verwendbar
Inhaltstypen
… mehr als Dateityp und Vorlage
Ermöglicht zentrale Definition der Arten von Dokumenten
Beinhaltet Name, Beschreibung, Dokumenttyp, Vorlage, Metadaten, Document Information Panel, Workflows und Policies
Mehrere pro Bibliothek möglich
Im „Neu“-Menü verfügbar
Zentral definierbar
Wiederverwendbar in verschiedenen Bibliotheken
In Bibliothek erweiterbar – oder auch fest
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Workflow
Anpassbare Workflows auf Basis der Windows Workflow Foundation
Mitgelieferte serielle und parallele Workflows (z.B.“Document review/approval” und “Signaturecollection”)
Erstellung in Office SharePoint Designer 2007 oder Visual Studio 2005
Partizipieren und initiieren von Workflows in der bevorzugten Applikation
… oder direkt aus dem Portal
Automatische Benachrichtigung in Outlook
Mail und Aufgabe
Detailiertes Tracking des Workflow-Fortschritts
Demo: Dokumentenmanagement
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Records ManagementPolicy und Compliance
Ziel: Aufbewahrung von Dokumenten und andern Objekten entsprechend gesetzlicher und regulatorischer Vorschriften
GDPDU, Produkthaftungsgesetz, Sarbanes-Oxley-Act, Basel II…
Mittel: Records CenterDokumentenablage manuell oder automatisch nach InhaltstypPro Bibliothek Aufbewahrungsrichtlinien
FeaturesAufbewahrungszeiträume, Holds, Disposition-WorkflowsLabeling & Barcode
Auch für elektronische Verwaltung von Papierdokumenten
Konvertierungsframework für ArchivformateAuditing des Zugriffs incl. Excel-BerichtenDirektes „Senden an Repository“ aus jeder Dokumentbibliothek
Langzeitarchivierung auf optischen Medien und Zertifizierung für spezifische Regulatorien durch Partnerlösungen
Content
Management
…und E-Mail Records Management?Varianten:
1. Exchange 2007 pur: • Managed Folders, Retention Policies
2. Exchange 2007 + SharePoint Records Center• Wie 1. + Journaling nach
• Oder Journaling in andere E-Mail aktivierte Dokumentbibliothek
3. SharePoint pur:• Records Center Ordner im Windows Explorer öffnen,
dann Drag & Drop
• Oder manuelle E-Mail-Weiterleitung
• Oder manueller Upload von .msg-Dateien
Content
Management
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Demo: Records Management
Office SharePoint Server 2007*
Windows SharePoint
Services**
Team
Zusammen-
arbeit
**Included with Windows Server and CAL licenses
Projektmgmt• Textsuche in
Teamsites• Issue Tracking
•Projekt
Arbeits-
bereiche
•Arbeits-
bereiche
und Tools
•Blogs
Workflow Dokument &
Web Content
Management
Site-Modell,
Sicherheit und
Verwaltung
•5 Workflows
mitgeliefert
•Reporting für
ECM
•Policy
•Verwaltung
•Auditing
•Records
Management
•Web CM
•Personalisierung
•Deployment
•Site Manager
•Windows
Workflow
Foundation
•Admin und
Deployment
•Status und
Historie
•Framework:
Repository,
Versionierung
, Metadaten
•Basis
Dokumenten
management
•Site und
Rollen-
management
Infrastruktur
Search
•Erweiterbare
und anpassbare
Suche nach
Unternehmens-
daten und
Personen
•Business
Data
Catalog
Daten-
integration
E-Forms Daten-
management&
Reporting•Business
Data
Catalog
•Webpart
Integration
•Verwaltung,
Publishing,
Prozess-
Erzeugung
und
Abschluss
•Spreadsheet
Publishing &
Berechnung
•Report
Center
Office SharePoint
Server Enterprise CAL
Office SharePoint
Server CAL
*Alle A
ngaben s
tellen v
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äufige Info
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Zusammenfassung
Windows SharePoint Services 3.0 bietet umfassende Basisfunktionalitäten des Dokumentenmanagements
Office SharePoint Server 2007 enthält umfassende Funktionen für den gesamten Dokumentenlebenszyklus
Und:
Office SharePoint Server 2007 enthält ein vollständiges Web Content Managementsystem für Internet- und Intranetauftritte
Weitere Informationen
Office SharePoint Server TechCenter
http://www.microsoft.com/technet/prodtechnol/office/sharepoint
SharePoint Community
http://www.sharepointcommunity.de
Blog Steffen Krause
http://blogs.technet.com/steffenk
SharePoint Team Blog
http://blogs.msdn.com/sharepoint
Enterprise Content Management (ECM) Team Blog
http://blogs.msdn.com/ecm
Records Management Team Blog
http://blogs.msdn.com/recman
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