Records manager – vysoce Records manager – vysoce kvalifikovaný profesionálkvalifikovaný profesionál
Tomáš PokornýIRMS, e-ISO, a.s.
Data Storage WorkshopData Storage Workshop
20. září 2011 20. září 2011
Data a informaceData a informace
2
Závislost na datechPožadavky na dataSpráva datZabezpečení datKontinuita podnikáníPožadavky na data v souvislosti času
Data a informaceData a informace
3
Od papíru k informačním systémůmSdílení dat Měnící se požadavky na pracovníky a občanyŘízená dataDokumentyZáznamyŽivotní cyklus dokumentů a záznamů
Současná firemní praxeSoučasná firemní praxe
4
Potřeba papírů (2002 o 42% větší než v 1999)19 kopií každého dokumentuztráta 1 dokumentu z 20400 hodin ročně hledání dokumentů1 až 5% dokumentů je nesprávně založenoEmail zvýšil počet tištěných dokumentů o 40%
Typické nedostatky správy datTypické nedostatky správy datSYSTÉMOVÉSYSTÉMOVÉ
5
Chybí strategie v oblasti správy informací, dokumentů a záznamů
Nejsou stanoveny odpovědnostiNezahrnutí veškerých typů dat, dokumentů,
záznamů do spisové službyNeodpovídající infrastruktura ICT Neodpovídající prostředí a režim Nedostatečné smlouvy s dodavateli APV
Systémový přístup k řízení datSystémový přístup k řízení dat
6
Standard ISO 15489:2001SYSTÉMOVÝ PŘÍSTUPSpráva informací a dokumentůVšechny typy organizací (soukromé, státní)Postupy spisové službyVšechny typy dokumentů, řízených dat
Vztahy mezi normamiVztahy mezi normami
Národní standard NSESSSNárodní standard NSESSS
Je určen pro organizace veřejné správy s povinností vést spisovou službu a provozující ERMS, dodavatele ERMS, pracovníky spisové služby a odborníky na správu dokumentů.
Je vydáván ministerstvem vnitra na základě zmocnění v zákoně 499/2004 Sb.
Je založen na evropském standardu MoReq2
MoReq 2MoReq 2
MoReq 2 – modelové požadavky na správu elektronických dokumentů vycházejí z celosvětové normy ISO 15 489
ISO 15 489 se vztahuje na správu dokumentů, ve všech formátech a prostředcích, vytvořených jakoukoli veřejnou nebo soukromou organizací jako průvodní část jejich aktivit nebo jakoukoli osobou povinnou vytvářet a spravovat dokumenty.
MoReq 2 však nezahrnuje správu archiválií a archivních institucí.
ISO – 15 489 – definice základních ISO – 15 489 – definice základních pojmůpojmůDefinuje systémový přístup k řízení procesů
v oblasti správy informací a záznamů v jakékoliv podobě
Vyžaduje plnění všech legislativních požadavků (NSESSS)
Není určeno pro inspekci IS/SW řešení a aplikací (produktovou certifikaci)
Metadata, záznam, dokument, klasifikační schéma.
Typické nedostatky správy datTypické nedostatky správy datLIDSKÝ FAKTORLIDSKÝ FAKTOR
Nedostatečná organizační pravidla, směrniceNedostatečná kontrola přístupu k informacímZneužití dat běžnými pracovníkyZneužití dat managementem organizaceNeuvědomělé zacházení s informacemi,
záznamy, dokumentyNeřízený tisk, kopírování dokumentůNeřízené ukládání informací, dokumentů
Profesionálové s odpovídající Profesionálové s odpovídající kvalifikacíkvalifikací
Profesionálem s odpovídající kvalifikací pro správu dokumentů v 21. století není ani IT specialista, ani klasický spisovenský pracovník, ani archivář.
V současné době nemáme na trhu práce profesionála s odpovídající kvalifikací.
Kdo je profesionál s odpovídající kvalifikací a jak takové kvalifikace může dosáhnout poznáme na dalších stránkách.
Profesionálové s odpovídající Profesionálové s odpovídající kvalifikacíkvalifikací
Ve vyspělých zemích s rozvinutým eGovernmentem se takový zaměstnanec obecně označuje jako Records Manager.
Tuto kvalifikaci lze získat v nástavbových kurzech, středoškolským studiem nebo vysokoškolským, a to jak ve formě studia bakalářského, tak i magisterského.
Records managerRecords manager Jednotlivé programy, ve kterých nabývají
budoucí Records manažeři základní dovednosti, a to jak teoretické, tak i praktické, jsou v podstatě interdisciplinární. Jsou tvořeny předměty z oblasti počítačových věd, zpracování a analýzy informací, strategického řízení, práva, dějin správy, nauky o autenticitě a pravosti dokumentů, základů makro a mikro ekonomie, andragogiky a psychologie.
Bouřlivý nástup e-governmentu v České republice, viditelně akcelerovaný spuštěním systému datových schránek a povinností provozu elektronických systémů spisové služby u převážné většiny veřejnoprávních institucí v České republice, vytvořil na pracovním trhu poptávku po této zcela nové specializaci.
Records managerRecords manager
Poptávka po této zcela nové kvalifikaci se ještě zvýší se spuštěním informačního systému základních registrů a se spuštěním provozu Národního digitálního archivu, dalších digitálních archivů a technologických center krajů a obcí s rozšířenou působností.
Orgány veřejné moci, obdobně jako soukromý sektor, mají v současné době dvě možnosti: mohou pro správu dokumentů v digitální podobě využít služeb IT odborníků, kteří zpravidla netuší, co to je úřad a správa dokumentů, nebo využít služeb humanitně vzdělaných spisovenských pracovníků, kterým ale často chybí základní teoretické a praktické dovednosti při péči o dokumenty v digitální podobě.
IRMS činnosti - správa dokumentůIRMS činnosti - správa dokumentů
Vytvořit dobré podmínky pro možnost získání odpovídající odborné kvalifikace:- semináře,- certifikované a akreditované kurzy,- vysokoškolské bakalářské a magisterské
programy.
Semináře začnou běžet ještě v letošním roce, IRMS připravuje ve spolupráci s vysokou školou BIBS EU, která je členem IRMS CRG
Jen profesionálové s odpovídající Jen profesionálové s odpovídající kvalifikací umožní důvěryhodnou a kvalifikací umožní důvěryhodnou a
konkurence schopnou správu konkurence schopnou správu dokumentůdokumentů
Děkuji za pozornost
Information and records management society
www.irms.cz