DUBU oplæg til • Interessentanalyse• Kommunikationsplan
2
Indhold1. Introduktion
2. Interessentanalyse
3. Kommunikationsplan
4. Vedligehold af analyse og plan
IntroduktionDette materiale er tænkt som en støtte til DUBU projektlederen (eller den person, der driver den organisatoriske implementering) i DUBU kommunerne ifm den organisatoriske implementering.
Materialet indeholder en beskrivelse af og vejledning i brugen af 2 vigtige værktøjer: Interessentanalyse og kommunikationsplan.
3
4
Interessenter
InteressentanalyseAnvendes til at identificere relevante interessenter (enkeltpersoner eller grupper) som er relevante for DUBU implementeringen. Interessenterne vurderes på henholdsvis påvirkning af og indflydelse på projektet. Når interessenterne kendes kan aktiviteterne til mobilisering bestemmes.
Kommunernes interessenter er de personer/grupper som:
• Vil opleve en forandring på grund af DUBU fx rådgiverne (arbejdsgang, metode)
• Har indflydelse på resultatet af forandringen og/eller hvis involvering er nødvendig for at opnå succes
KommunikationsplanBaserer sig på interessentanalysens resultat. Indeholder de kommunikationsaktiviteter, der skal gennemføres for at sikre mobilisering og styring af interessenterne .
Interessentanalysen danner grundlag for vurdering af interessenterne og for aktiviteter i kommunikationsplanen
5
Indhold1. Introduktion
2. Interessentanalyse
3. Kommunikationsplan
4. Vedligehold af analyse og plan
Identificer interessenter
Udfyld skema til Interessent-gruppering
Interessentanalysen udarbejdes i 4 trin
Trin 1
Udfyld Interessentanalyseskemaet
Trin 2 Trin 3
Trin 1 - Identificer interessenterBrainstorm på interessenter, der skal indgå i interessentstyringen (enkeltpersoner/grupper) . F.eks. sammen med B&U leder, superbruger og rådgiver. Interessenterne skal ses fra DUBU projektets synsvinkel.Interessenterne kan opdeles i interne (i B&U) og eksterne (udenfor B&U).
Eksempel på mulige interessenter:• B&U Rådgivere• ICS superbrugere• DUBU superbrugere• B&U adm./økonomimedarbejdere• B&U ledelse• Socialstyrelsen• B&U - handicap • It-chef• Styregruppe• Samarbejdspartnere (Skoler, børnehaver
etc.)• Andre faggrupper• Politiske niveauer• KOMBIT
Vælg de vigtigste, relevante interessenter og dokumenter dem eventuelt overordnet som vist på næste side efter brainstormingen
Definer aktiviteter til mobilisering
Trin 4
6
7
Trin 2 – Udfyld interessentanalyseskemaet
Indsæt de udvalgte interessenter i excel arket ”DUBU Interessentanalyse” og udfyld kolonnefelterne, sombeskriver den enkelte interessent. Hvis du mangler information, så søg den ved at tale med interessenten.Felterne er beskrevet nedenfor.
Interessent
Interessenten eller interessentgruppen. Hvis en gruppe af interessenter kan vurderes samlet, kan de angives under et. Det kan fx være kommunalbestyrelsen
NavneDer hvor interessenten er angivet som en samlet gruppe, kan det være relevant at angive hvilke personer gruppen omfatter
Ejer af relationen
Angiver hvem der ejer kontakten til interessenten og sikrer at interessenten håndteres
Bekymring/ overvejelser
Beskriver hvilke bekymnringer/overvejelser /forventninger interessenten har ift. projektet
Interessentens grad af indflydelseAngiver hvor stor indflydelse interessenten har på om projektet bliver en succes. Indflydelsen angives som Høj/Middel/lav. Feltet anvendes til interessent- grupperingen i trin 3.
Grad af påvirkning på interessentAngiver hvor meget interessenten påvirkes af projektet og indikerer graden af forandring. Påvirkningen angives som Høj/Middel/Lav. Feltet anvendes til interessentgrupperingen i trin 3.Bidrag til projektet
Beskriver hvad projektet ønsker interessenten skal bidrage med
MotivationsfaktorerBeskriver hvad der vil motivere den enkelte interessent til at acceptere forandringen
Forslag til aktiviteter
Indeholder de indledende forslag til aktiviteter til mobilisering af de enkelte interessenter. Udfyldes i trin 4.
8
Trin 2 – Definition af vurderingerne Høj/Middel/Lav
Interessentens grad af indflydelse
Grad af påvirkning på interessent
Det er en god ide at blive enige om ovenstående inden I går i gang med at udfylde interessentanalyseskemaet
Høj = interessenten kan blokere for eller muliggøre de nødvendige forandringer
L
M
H
Middel = interessenten kan gøre det sværere eller lettere at gennemføre de nødvendige forandringer
Lav = interessenten har lille eller ingen indflydelse på gennemførelse af forandringerne
Høj = • Direkte påvirkning på interessenten• Betydelige ændringer af arbejdsgange, værktøjer, viden og kompetencer• Betydelige ændringer af arbejdsform, kultur og værdier
Middel = • Direkte påvirkning på interessenten• Mindre ændringer af arbejdsgange, værktøjer, viden og kompetencer
Lav = • Indirekte påvirkning på interessenten• Kan arbejde på samme måde, men deres arbejde har relation til
forandringen • Samarbejder ofte med personer/grupper, som bliver direkte påvirket af
forandringerne
9
Du har nu informationer om alle interessenterne og kan ud fra informationerne vurdere, hvem der især skal fokuseres på og hvordan – se trin 3 (bør maks. omfatte 10 interessenter).
Eksempel på et udfyldt Interessentanalyseskema
10
Trin 3 – Udfyld skema til interessentgrupperingIndsæt interessenterne som vist i eksemplet i nedenstående skema baseret på, hvordan du har vurderet indflydelse og påvirkning (H/M/L) i excel analyseskemaet (se næste side for definitioner).
Gra
d a
f in
dfl
ydel
se p
å D
UB
pro
jekt
ets
suc
ces
Grad af DUBU projektets påvirkning på interessenten Lav Middel Høj
La
vM
idd
el
Hø
j
Involver aktivtKommuniker aktivt
Involver efter behovInformer efter behov
B&U rådgivere
B&U leder
Skole x
Interessent Y
InteressentX
B&Uteam leder
B&U super-brugere
InteressentZ
Betydningen af de 4 kvadranter
Involver aktivt: Disse interessenter skal følges og involveres f.eks. via møder, workshops. feedback. Kommunikation er ikke nok. Interessenterne i dette felt er meget vigtige for succes.
Kommuniker aktivt:Interessenterne skal følges og nås via regelmæssig, målrettet kommunikation. Interessenterne i dette felt er vigtige for succes.
Infomer efter behov: Interessenten informeres kun når der er et specielt behov for kontakt
Involver efter behov: interessenterne skal kun inddrages hvor relevant.
11
Trin 4 – Definer aktiviteter til mobilisering
Resultatet af interessentanalysen anvendes til at definere aktiviteter som:
sikrer at B&U ledelsen får gjort medarbejderne klar til at modtage DUBU systemet (mobilisering)
imødegår de vigtigste organisatoriske risici og barrierer i kommunerne gennem støtte, kommunikation og involvering
sikrer forståelse, accept og støtte fra øvrige vigtige interessenter
Definition af aktiviteter:
• Brainstorm på aktiviteter for hver interessent (involver f.eks. B&U leder og team leder, rådgiver og superbruger eller hvem du finder relevant).
• Diskuter hvor I tror de enkelte interessenter befinder sig mht. accept og støtte til DUBU, hvem det er vigtigt at flytte og hvad der skal til for at flytte dem.
• Tænk faserne i forandringsstigen ind i aktiviteterne – se næste side.
• Indsæt forslagene i kolonnen: Forslag til aktiviteterIndeholder de indledende forslag til aktiviteter til mobilisering af de enkelte interessenter.
12
Aktiviteter skal defineres til at bringe B&U medarbejderne op ad forandringsstigen og opnå støtte og accept fra øvrige vigtige interessenter
Høre om DUBU
Forstå DUBU
Acceptere DUBU
Se konsekvensen af DUBU
Forstå egne behov for udvikling
Sørge for egen udvikling
Anvende det nye
Kan se og begejstres af resultatet
Aktiv deltagelse
og gevinst-realisering
DUBU – nyt it-system og nye arbejdsgange
13
14
Indhold1. Introduktion
2. Interessentanalyse
3. Kommunikationsplan
4. Vedligehold af analyse og plan
Kommunikationsplanen - et godt styringsværktøj ift. interessenter, aktiviteter, tidspunkter og ansvarlige samt status på gennemførelse
Status:Rød = ikke gennemførtGul = forsiinket ift planGrøn = gennemført
Forslag til anvendelse af planen
• Indsæt de vigtigste interessenter fra interessentalysen i kommunikationsplanen – max. 10.
• Indsæt aktiviteterne fra interessentanalysen i kommunikationsplanen og konkretiser i henhold til skabelonen (hvad, hvem, hvornår etc.). Vi foreslår at alle aktiviteter indsættes i kommunikationplanen selv om de ikke nødvendigvis hører hjemme her (f.eks. Workshops for at gennemgå arbejdsgange). Det vil gøre det enklere at følge op på aktiviteterne.
• Tænk faserne i forandringsstigen ind i kommunikationstidspunkterne – hvornår skal de enkelte interessenter f.eks. have forstået hvad DUBU går ud på.
• Kommuniker planen til de personer, som ejer relationen til de enkelte interessenter, og som forventes at gennemføre kommunikationen indenfor den aftalte tid.
16
17
Indhold1. Introduktion
2. Interessentanalyse
3. Kommunikationsplan
4. Vedligehold af analyse og plan
Interessentanalysen
• Gennemgå analysen på regelmæssige møder og vurder om der er ændringer til informationen
• Hold analysen i en lille kreds af deltagere – den kan indeholde sensitiv information
Kommunikationsplanen
• Gennemgå planen på regelmæssige møder – dels for at planlægge næste måneds kommunikation dels for at følge op på status.
Møderne bør kunne afholdes på 1 – 1,5 time, hvis de er godt forberedt (materiale udsendt inden møde, klardagsorden, deltagere forberedt). Møderne kan eventuelt afholdes som telefonmøder, hvis det passer bedst i hverdagen.
Forslag til deltagere:• Projektleder – ansvarlig for mødet• B&U leder• 1- 2 teamledere, som repræsenterer de øvrige teamledere• 1- 2 superbruger, som repræsenterer de øvrige superbrugere
Både interessentanalysen og kommunikationsplanen er levende dokumenter
18