EDITAL – MF – ATA: Aulas 05 a 08
ARQUIVOLOGIA: Conceitos fundamentais de
Arquivologia.
2. O gerenciamento da informação e a gestão
de documentos: arquivos correntes e
intermediário; protocolos; classificação e
ordenação de documentos; avaliação de
documentos; arquivos permanentes.
3. A política nacional de arquivos e a
legislação arquivística.
4._Conservação e preservação de
documentos. 5._Documentos digitais.
GESTÃO de docs
Fases (Apenas 1 e 2 idades)
O conjunto de procedimentos e
operações técnicas referentes à sua
produção, tramitação, uso, avaliação e
arquivamento em fase corrente e
intermediária, visando a sua eliminação ou
recolhimento para guarda permanente.
Produção
Utilização -Tramitação
Destinação - Avaliação
GESTÃO de docs
Definição:
Considera-se gestão de documentos
o conjunto de procedimentos e operações
técnicas referentes à sua produção,
tramitação, uso, avaliação e arquivamento
em fase corrente e intermediária, visando a
sua eliminação ou recolhimento para
guarda permanente.
.......................GESTÃO...................
Corrente Intermediária Permanente
Uso Frequente Uso não Frequente Uso exporádico
Valor Administrativo - Primário Valor Secundário
(Histórico / Cultural)
Código de CLASSIFICAÇÃO ARRANJO
Ou Local Ou Central
Central
Prazo Determinado
“Enquanto Vigorar”
Aguarda Destinação Final (Eliminar ou Recolher
....................GESTÃO................
Corrente Intermediária Permanente
Protocolo Expedição Arquivamento Consulta Empréstimo Destinação
.
. Arquivamento Consulta Empréstimo .
ARranjo DEscrição COnservação REferência
• FCC - 2011 - TRE-PE - Técnico Judiciário - Área Administrativa
• O elemento em branco corresponde
• a) aos documentos inalienáveis e imprescritíveis.
• b) à fase de produção de documentos.
• c) às atividades de gestão de documentos
• d) aos documentos frequentemente consultados.
• e) aos documentos de acesso franqueado.
• CESPE - 2012 – PRF No arquivo do DPRF, a eliminação de documentos deve ser autorizada pelo Ministério da Justiça.
• CESPE - 2010 – ABIN A avaliação e a destinação dos documentos digitais são feitas a partir de instrumento de avaliação próprio, diferente da tabela de temporalidade.
• CESPE - 2011 - TRE-ES A documentação de valor permanente acumulada por tribunal regional eleitoral deve, de acordo com a legislação em vigor, ser recolhida ao Arquivo Nacional, em Brasília.
• Todas INCORRETAS Lei 8159/91 - lei de arquivos:
• Art. 20. Competem aos arquivos do Poder Judiciário federal a gestão e o recolhimento dos docs produzidos e recebidos pelo Poder Judiciário Federal no exercício de suas funções, tramitados em juízo e oriundos de cartórios e secretarias, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda.
• Art. 21. Legislação E, do DF e M definirá os critérios de organização e vinculação dos arquivos Estadual e Municipal, bem como a gestão e o acesso aos documentos, observado o disposto na CF e nesta lei.
Arquivo Nacional fica no Rio de Janeiro - não Brasília.
Os documentos de arquivo são dotados de autenticidade. Segundo esta característica, os documentos de arquivo são criados, mantidos e custodiados de acordo com procedimentos que podem ser comprovados.
São outros:
Geração Espontânea (P. Naturalidade)
Autenticidade
Atender à Administração (P. Organicidade)
Inter-relacionamento.
Imparcialidade.
CESPE - 2013 - INPI - Considerando os conceitos da
arquivologia e a legislação relacionada a essa
área, julgue os itens subsecutivos.
• Documentos do MI considerados
permanentes devem ser recolhidos ao
Arquivo Público do Distrito Federal.
• Os arquivos do MI seguem as orientações
emanadas pelo Sistema Nacional de
Arquivos e pelo Sistema de Gestão de
Documentos de Arquivo
ARQUIVOLOGIA Competências:
O Ministério da Integração integra a
Administração Pública Federal, sendo assim,
os arquivos de valor permanente do referido
órgão devem ser recolhidos ao Arquivo
Nacional.
“Lei 8.159 - Art. 18 - Compete ao Arquivo Nacional
a gestão e o recolhimento dos documentos
produzidos e recebidos pelo PE Fed, bem como
preservar e facultar o acesso aos docs sob sua
guarda, e acompanhar e implementar a política
nacional de arquivos.”
ARQUIVOLOGIA Princípios:
P. da Proveniência / Respeito aos Fundos:
premissa: “Os arquivos originários de uma
instituição ou pessoa devem manter sua
individualidade, sem jamais se misturarem
aos de origem diversa.” (Teritorial/Funcionl)
P. da Cumulatividade: A acumulação
natural ocorre nos documentos de
um arquivo, e não de uma biblioteca,
pois nessa é através da compra, doação
ou permuta.
ARQUIVOLOGIA Princípios:
P. da Pertinência: Leva em consideração o
assunto (o tema), independentemente da
proveniência ou classificação original. É um
princípio utilizado em determinadas
classificações de um documento, quando o
tema tem uma relevância.
Alguns pontos da doutrina veem este princípio como conflitante com o princípio da proveniência. P. Unicidade : caráter único.
ARQUIVOLOGIA Princípios:
P. Valor Probatório = valor intrínseco que
permite a um documento de arquivo servir
de prova legal. A princípio, os documentos
são criados por uma instituição, que exerce
determinada atividade, com alguma
finalidade e são dotados da característica de
Autenticidade. (Cabe prova em contrário)
ARQUIVOLOGIA Princípios:
P. Territorialidade - entende-se a
abrangência territorial do documento. Os
poderes de pertença, onde foi produzido
e/ou recebido (nacional, regional,
institucional). Já por P. Proveniência o
respeito à sua separação por pessoa, setor,
divisão, departamento e instituição de
origem com o objetivo de facilitar o acesso,
a consulta e o manuseio para acelerar o
processo.
• ESAF - 2012 - MF - Assistente Técnico Administrativo
• O princípio arquivístico que fundamenta as atividades nos arquivos é o
• a) princípio da pertinência
• b) princípio da ordem original.
• c) princípio da proveniência
• d) princípio da territorialidade.
• e) princípio da ordem primitiva.
• FCC - 2011 - TRE-TO - Técnico Judiciário - Área Administrativa
• A qualidade pela qual os documentos de arquivo permitem conhecer a estrutura, as funções e as atividades da instituição que os produziu ou acumulou é conhecida como
• a) princípio da ordem original.
• b) teoria das três idades.
• c) conservação preventiva.
• d) valor probatório
• e) tabela de temporalidade.
• FCC - 2010 - TRE-AC - Técnico Judiciário - Área Administrativa
• Os arquivos originários de uma instituição ou pessoa devem manter sua individualidade, não sendo misturados aos de origem diversa. Este é o enunciado do princípio da
• a) equivalência.
• b) territorialidade.
• c) pertinência.
• d) destinação.
• e) proveniência
CESPE - 2013 - ANP - A acumulação natural é a forma como os documentos entram nas bibliotecas e nos museus.
CESPE - 2013 - ANP - O principio da pertinência é o princípio norteador da sistemática de arranjo.
CESPE - 2013 – INPI Ao ser aplicado o princípio de
territorialidade, a proveniência interna dos
documentos de arquivo é respeitada.
CESPE - 2013 – INPI A organicidade é o princípio que possibilita a diferenciação entre documentos de arquivo e outros documentos existentes no ambiente organizacional
..............................GESTÃO...........................
Produção Utilização (Tramitação/ Uso)
Destinação (Avaliação)
Evitar:
Não-Essenciais
Duplicidade
REcebe
Registra (Autuação)
CLAssifica-Diagnóstc
DISistribui
Movimenta (tramitação/expedição)
(Controle)
TT (Avaliação)
Lista de Eliminação
GESTÃO de DOCUMENTOS
Atividades do Protocolo:
- Recebimento (recepção dos documentos)
- Classificação (identificação do assunto e
codificação)
- Registro (cadastro dos dados do
documento)
- Autuação (formação/abertura de processo)
- Expedição / Distribuição (encaminhamento
ao destinatário)
- Controle / Movimentação (controle da
tramitação / andamento)
Fonte: MIRANDA, Élvis Corrêa
GESTÃO de DOCUMENTOS
Atividades do Protocolo:
Portocolo não abre:
- Correspondência PESSOAL (distribuição)
- Correspondência SIGILOSA (Encaminha)
GESTÃO de DOCUMENTOS
Rotinas do Protocolo:
1º passo – Receber a correspondência
(malotes, balcão, etc.).
2º passo – Separar a correspondência oficial
da particular.
3º passo – Distribuir a correspondência
particular.
4º passo – Separar a correspondência oficial
de caráter ostensivo da de caráter sigiloso.
5º passo – Encaminhar a correspondência
sigilosa aos respectivos destinatários.
GESTÃO de DOCUMENTOS
Rotinas do Protocolo:
6º passo – Abrir a correspondência ostensiva.
7º passo – Tomar conhecimento da
correspondência pela leitura, verificando a
existência de antecedentes.
8º passo – Requisitar ao Arquivo os
antecedentes. Se os antecedentes não
estiverem no Arquivo, o Setor de Registro e
Movimentação informará onde se encontram
e os solicitará para ser feita a juntada.
GESTÃO de DOCUMENTOS
Rotinas do Protocolo:
9º passo – Interpretar e classificar a
correspondência, com base no código de
assuntos adotados, se for o caso.
10º passo – Apor carimbo de protocolo –
numerador/datador, sempre que possível, no
canto superior direito do documento.
11º passo – Anotar abaixo do número e da
data a primeira distribuição e o código de
assunto, se for o caso.
GESTÃO de DOCUMENTOS
Rotinas do Protocolo:
12º passo – Elaborar o resumo do assunto a
ser lançado na ficha de protocolo.
13º passo – Encaminhar os papéis ao Setor
de Registro e Movimentação.
GESTÃO de DOCUMENTOS
Organização de Arquivos:
1. Levantamento de Dados
2. Análise
3. Planejamento
4. Implantação e Acompanhamento
ESAF - 2012 - MF - Assistente Técnico Administrativo
Assinale a opção que identifica qual a primeira rotina a ser realizada no protocolo.
a) Recebimento e classificação
b) Registro e distribuição.
c) Distribuição.
d) Movimentação
e) Tramitação e anotação.
ESAF - 2012 - MF - Assistente Técnico Administrativo
A gestão de documentos é um conjunto de procedimentos e operações técnicas. Assinale a opção que identifica uma de suas fases básicas.
a) Primária.
b) Utilização
c) Aquisição.
d) Difusão
e) Descrição
ESAF - 2012 - MF - Assistente Técnico Administrativo
Assinale a opção que identifica qual a rotina do protocolo que retira do documento elementos para sua localização.
a) Movimentação
b) Tramitação.
c) Classificação.
d) Expedição.
e) Registro
ESAF - 2012 - MF - Assistente Técnico Administrativo
Os documentos sigilosos, quando chegam ao protocolo, devem
a) ser expedidos.
b) ser abertos e tramitados.
c) ser eliminados.
d) ser encaminhados aos destinatários
e) ser recolhidos ao arquivo permanente
Cespe - O princípio de respeito aos fundos é fundamental para a ordenação dos acervos arquivísticos de terceira idade, o que torna evidente que a estrutura e o funcionamento da administração são os elementos que guiam o arranjo dos documentos
Cespe - A instabilidade institucional, uma das principais características da AP brasileira, geralmente motivada pela fusão, separação, extinção e criação de órgãos públicos, enseja uma série de problemas para a gestão dos arquivos desses órgãos. Para lidar com esses problemas, o princípio da pertinência é o conceito adequado.
ESAF - 2012 - MF - Assistente Técnico Administrativo
A classificação de documentos de arquivo acumulados pelas atividades-meio da Administração Pública Federal é feita com qual instrumento?
a) O Quadro de Arranjo do Ministério do Planejamento.
b) O Plano de Destinação do Arquivo Nacional.
c) O Código de Classificação do Conselho Nacional de Arquivos
d) A Tabela de Temporalidade do Ministério da Justiça.
e) O Inventário Sumário do Arquivo Nacional.
ESAF - 2012 - MF - Assistente Técnico Administrativo
De acordo com a legislação arquivística, os documentos de guarda definitiva acumulados pela Administração Pública Federal devem ser
a) eliminados
b) transferidos aos arquivos intermediários.
c) digitalizados e, em seguida, eliminados.
d) microfilmados e, em seguida, eliminados.
e) recolhidos ao Arquivo Nacional
GESTÃO de DOCUMENTOS
Protocolo: É o conjunto de operações para controle
dos documentos que ainda tramitam no órgão,
de modo a assegurar a imediata localização e
recuperação, garantindo, assim, o acesso a
informação.
É típica da fase corrente; quando os
documentos tramitam bastante.
Atividades: Recebimento, registro,
autuação, classificação, expedição/distribuição
e controle/movimentação.
GESTÃO de DOCUMENTOS
Protocolo: A Resolução nº 2 do CONARQ afirma, em
seu art. 1º, que os documentos a serem
transferidos deverão estar
1. Acondicionados,
2. Higienizados,
3. classificados,
4. Avaliados,
5. Organizados e acompanhados de
instrumento descritivo, que é a Guia de
Transferência.
..............................GESTÃO...........................
Produção Utilização (Tramitação/ Uso)
Destinação (Avaliação)
Evitar:
Não-Essenciais
Duplicidade
REcebe
REgistra (Autuação)
CLAssifica-Diagnóstc
DISistribui
MOvimenta (tramitação/expedição)
(Controle)
TT (Avaliação)
Lista de Eliminação
GESTÃO de DOCUMENTOS
Fases: Produção - os documentos são criados
em razão das atividades específicas de um
órgão, evitando-se dessa forma, que seja
elaborados os não-essenciais. Assim, diminui o
valor a ser manuseado, facilitando o controle da
massa documental.
Utilização - Diz respeito ao fluxo
documental, sendo importante conhecer o
trâmite correto dos documentos, para se evitar
a burocratização das atividades.
GESTÃO de DOCUMENTOS
Fases: Destinação dos documentos - Fase
primordial, pois decide quais documentos a
serem preservados ou eliminados
permanentemente.
GESTÃO de DOCUMENTOS
Fases: Avaliação de um documento é feita
através da análisa e seleção do mesmo, com
vistas a fixação de prazos para sua guarda ou
eliminação ( cria-se uma tabela de
temporalidade ), contribuindo, assim, para a
racionalização dos arquivos.
Destinação é um cj de operações
subsequentes a fase de avaliação, visando
encaminhá-lo a guarda temporária (
transferência ) ou permanente ( recolhimento ),
a eliminação.
• FCC - 2012 - TRE-SP - Técnico Judiciário - Área Administrativa
• Receber, registrar e distribuir documentos, cuidando de sua tramitação, são atividades rotineiras do setor de
• a) embalagens.
• b) compras.
• c) transporte.
• d) reprografia.
• e) protocolo
• FCC - 2012 - TRE-PR - Técnico Judiciário - Área Administrativa
Receber, registrar, distribuir e controlar a tramitação de documentos são encargos do
• a) arquivo corrente.
• b) setor de reprografia.
• c) setor de protocolo
• d) centro de processamento de dados.
• e) arquivo intermediário.
• CESPE - 2010 - MPU - Técnico Administrativo
• A análise e a avaliação dos documentos para o estabelecimento dos prazos de guarda fazem parte da fase de destinação
• Na fase de produção de documentos, o arquivista deve evitar a duplicação e a emissão de vias desnecessárias, além de poder sugerir a criação ou extinção de modelos e formulários
• CESPE - 2012 - MPE-PI - Técnico Ministerial - Área Administrativa - Cargo 10
• Os programas de gestão de documentos devem conter orientações quanto à transferência e ao recolhimento de documentos dos arquivos correntes aos intermediários e destes aos permanentes, conforme os prazos previstos no plano de classificação.
FCC - 2010 - TRE-AL - Técnico Judiciário - Área Administrativa
Aos serviços de protocolo cabe, entre outras atividades,
a) acondicionar documentos de valor histórico.
b) cuidar da tramitação dos documentos
c) armazenar documentos em fase intermediária.
d) estabelecer regras de acesso aos documentos.
e) aprovar tabelas de temporalidade de documentos.
CESPE - 2008 - MTE - Agente Administrativo
De acordo com as orientações do Arquivo Nacional para a classificação de documentos de arquivo na administração pública federal, os documentos, quando produzidos ou recebidos nos setores de trabalho, antes de serem ordenados, devem ser classificados e, em seguida, higienizados.
FCC - 2009 - TRE-PI - Técnico Judiciário - Área Administrativa
Entre outras atribuições relacionadas com os documentos de uma instituição, ao serviço de protocolo cabem
a) a destinação e a transferência.
b) o recolhimento e o arquivamento.
c) a emissão de pareceres e a classificação.
d) a eliminação e a reprografia.
e) o registro e a movimentação
22 - CESPE - 2012 - TJ-AL - Técnico Judiciário –
O registro, uma das funções principais em protocolo, consiste na
a) tramitação de documentos por vários setores
b) indicação do tempo de guarda de um documento.
c) distribuição de documentos aos destinatários.
d) separação entre documentos ostensivos e sigilosos.
e) identificação de elementos que sirvam de busca ao documento
• CESPE - 2013 - Telebras - Especialista Adm A atividade de protocolo inclui diversos procedimentos para a gestão de documentos na fase corrente, tais como o recebimento, o registro, a autuação, a classificação, a distribuição, a expedição e o controle da tramitação de documentos
CESPE - 2012 - ANATEL O registro de docs em um setor de protocolo consiste na distribuição dos docs ao destinatário.
CESPE - 2012 – PRF O protocolo é uma atividade vinculada aos arquivos correntes. Nele, são realizadas operações como recebimento, registro, classificação e expedição de documentos e do controle de sua tramitação
• CESPE - 2013 - SERPRO - Técnico - Suporte Administrativo A classificação de documentos é uma rotina do setor de protocolo
• CESPE - 2013 - ANP - Analista Administrativo A implantação do protocolo e a sua supervisão são atividades desenvolvidas pelo arquivo permanente.
• CESPE - 2013 - INPI - Analista de Planej – Arquivologia A distribuição de documentos consiste na passagem dos documentos pelos setores em que se deve tomar uma decisão a respeito de seu conteúdo.
(Tramitação)
• Distribuição faz parte do Protocolo e a sua função é a remessa dos documentos às unidades responsáveis sobre a matéria neles tratadas, dentro do próprio orgão.
• Só para acrescentar, ao contrário disso, há a Expedição, que é o envio do documento para outro orgão da administração pública. Decore que na expedição, há "ex" de externo, ou seja, pra fora!
• CESPE - 2013 - TRE-MS - Técnico Judiciário - Área Administrativa
• A lei de arquivos — 8.159/91 — dispõe que
• a) os documentos privados não podem ser considerados de interesse público.
• b) a administração pública deve definir os custos relativos à consulta aos documentos públicos.
• c) o Arquivo Nacional do Poder Executivo, os arquivos do Poder Legislativo, do Poder Judiciário e aqueles dos ministérios da Marinha, das Relações Exteriores, do Exército e da Aeronáutica são considerados arquivos federais
• CESPE - 2013 - TRE-MS - Técnico Judiciário - Área Administrativa
• A lei de arquivos — 8.159/91 — dispõe que
• ...
• d) os registros civis de arquivos de entidades religiosas não podem ser identificados como de interesse público e social.
• e) os arquivos privados são os conjuntos de documentos produzidos ou recebidos exclusivamente por pessoas físicas.
• O plano de emergência é o esquema que
estabelece medidas preventivas e de
segurança em caso de sinistros.
GESTÃO de DOCUMENTOS
Atividades do Protocolo:
Portocolo não abre:
- Correspondência PESSOAL (distribuição)
- Correspondência SIGILOSA (Encaminha)
CESPE - 2013 - INPI - Analista de Planej - Arquivologia
O arquivo geral é responsável pelo
protocolo e pelo arquivo intermediário.
“O Dicionário Brasileiro de Terminologia
Arquivística traz como responsabilidade
do Arquivo Geral a normalização dos
procedimentos técnicos aplicados aos
arquivos da administração.“
15- CESPE - 2012 - ANAC - Técnico Administrativo
Os documentos da ANAC considerados de
valor permanente devem ser recolhidos ao
Arquivo Nacional
16 - CESPE - 2012 - ANAC - Técnico Administrativo
Apesar de seguir as orientações do
Conselho Nacional de Arquivos, a ANAC
não integra o sistema de gestão de
documentos de arquivo.
ARQUIVOLOGIA
Política nacional de Arquivos Púb/Priv:
É dever do Poder Público a gestão
documental e a proteção especial a
documentos de arquivos, como
instrumento de apoio à administração, à
cultura, ao desenvolvimento científico e
como elementos de prova e informação.
ARQUIVOLOGIA
Política nacional de Arquivos Púb/Priv:
O Brasil, país federativo, possui uma
ampla e complexa rede de arquivos,
decorrentes do exercício da função
executiva, legislativa e judiciária do Estado
brasileiro, tanto a nível federal quanto
estadual e municipal gerada a partir do
processo de colonização do território
brasileiro até os dias atuais.
ARQUIVOLOGIA
Política nacional de Arquivos Púb/Priv:
A partir da lei nº 8.159 (Lei de
Arquivos), é criado CONARQ, instalado em
1994, órgão vinculado ao Arquivo
Nacional, com a finalidade de definir a
política nacional de arquivos, públicos e
privados, do país e integrar ações por meio
do Sistema Nacional de Arquivos - SINAR.
ARQUIVOLOGIA
Política nacional de Arquivos Púb/Priv:
Em razão das funções normativas
atribuídas ao Conselho, no que se refere
tanto aos arquivos públicos quanto aos
privados, a sua representatividade está
assegurada não apenas na esfera
governamental como também entre
diversos segmentos da sociedade civil.
Presidido pelo Diretor-Geral do Arq. Nac
ARQUIVOLOGIA
Política nacional de Arquivos Púb/Priv:
A realidade arquivística brasileira
aponta, cada vez mais, para a necessidade
de sistematização dos processos de
tratamento, controle, guarda e acesso aos
documentos. A despeito das tentativas
empreendidas no setor público, em todos
os níveis, é fato que as dificuldades para
implantação de sistemas de arquivo nos
órgãos públicos são inúmeras.
ARQUIVOLOGIA
Política nacional de Arquivos Púb/Priv:
Ao Arquivo Nacional, órgão central do
SINAR, compete implementar a política
nacional de arquivos por meio da gestão, do
recolhimento, da preservação e da
divulgação do patrimônio documental do
País, garantindo pleno acesso à informação
com a finalidade de apoiar as decisões
governamentais de caráter político-
administrativas, o cidadão na defesa de seus
direitos e de incentivar a produção de
conhecimento científico e cultural.”
(Decreto no 6.061, de 2007)
GESTÃO de DOCUMENTOS Decreto 4073/02 - PNAPP:
CONARQ, órgão colegiado, vinculado
ao Arquivo Nacional e central do SINAR,
criado Lei 8.159, - .... Ao Conselho Nacional
de Arquivos - CONARQ - cabe exercer as
competências estabelecidas no Decreto no
4.073, de 3 de janeiro de 2002.”
(Decreto no 6.061, de 2007) .