El Nivel Estratégico de la Función de
Abastecimiento en México
Contenido
! Caracterización de la Muestra
! Personal
! Funciones
! Competencias
! Madurez Estratégica
! Conclusiones y Lecciones
Introducción y Objetivos
! Enfocado a determinar qué tan estratégicas son las funciones de abastecimiento de empresas que operan en México.
! Cuáles son las lecciones por aprender.
! Un elemento más dentro de la serie de investigaciones que realiza APROCAL con objeto de apoyar a la comunidad de compradores.
! Fue llevado a cabo por Intelinet Servicios Estratégicos, S.C.
Respecto al personal
Caracterización de la muestra
! Información de 877 compradores
! 66% hombres, 34% mujeres
! Homologados en cinco categorías de puestos: ! Comprador Jr. ! Comprador Sr. ! Comprador estratégico ! Supervisores/jefes ! Gerentes
! Cabe aclarar que existe una gran heterogeneidad en cuanto a los nombres de los puestos
Distribución del personal por sexo y función
5667 72 73
8066
4433 28 27
2034
Compradores Jr. Compradores Sr. CompradorEstratégico
Survisores yJefes
Gerentes Global
100%
Hombres Mujeres
Distribución del personal por función
Total: 877 personas
Supervisores y jefes13%
Estratégicos6%
Junior29%
Senior42%
Gerentes10%
Número de compradores por empresa
5.1
7.3
1.1
2.3
1.7
Junior Senior Estratégico Superv/jefes Gerentes
Compradores por categoría
Númeropor
empresa
Junior = 40 Senior = 50 Estratégico = 11 Supervisor = 22 Gerente = 10
Diferentes puestos por empresa Porcentaje de empresas que cuentan con al menos
uno 88%
42%
32%
94%
86%
Comprador Jr. Comprador Sr. Comp Estrat Jefe/supervisor Gerente
%
Promedio aproximado por categoría (cifras en miles de pesos)
$505
$332
$235
$120
0
100
200
300
400
500
600
Comprador Jr. Comprador Sr. Comp Estrat Jefe/supervisor
$ anualespor
persona
Funciones
¿A qué se dedican los compradores?
! APROCAL definió seis roles principales: ! Evaluar proveedores ! Negociar contratos ! Colocar órdenes ! Seguimiento a proveedores ! Asesoría a usuarios ! Diseño de métodos/políticas/procesos
! Estos roles se desempeñan en mayor o menor medida por los diferentes puestos
! Existen otras funciones, pero son menos frecuentes
Comprador Junior
3.83.4
9.6
7.6
4.6
1.6
0
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
Evalaución deProveedores
Negociación deContratos
Colocación deÓrdenes
Seguimiento aProveedores
Asesoría aUsuarios
Diseño deMétodos
Importanciarelativa
Funciones
Comprador Senior
Funciones
9.89.4
98.5
6.7
2.9
0
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
Evalaución deProveedores
Negociación deContratos
Colocación deÓrdenes
Seguimiento aProveedores
Asesoría aUsuarios
Diseño deMétodos
Importanciarelativa
Comprador Estratégico
Funciones
8.5
4.9
2.2
3.33.7
4.4
0
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
Evalaución deProveedores
Negociación deContratos
Colocación deÓrdenes
Seguimiento aProveedores
Asesoría aUsuarios
Diseño deMétodos
Importanciarelativa
Supervisor / Jefe
Funciones
7.5
9.1
4.3
5.1
6.6
8.3
0
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
Evalaución deProveedores
Negociación deContratos
Colocación deÓrdenes
Seguimiento aProveedores
Asesoría aUsuarios
Diseño deMétodos
Importanciarelativa
Comparativo de roles (importancia relativa de la función)
Comprador Junior
3.8
3.4
7.6
4.6
1.6
9.6
0
10Eval Prov
Neg Contr
Coloc Órd
Seg Prov
Ases Usua
Dis Met
Comprador Senior
6.7
2.9
8.5
9.4
9.8
9
0
10Eval Prov
Neg Contr
Coloc Órd
Seg Prov
Ases Usua
Dis Met
Comparativo de roles (importancia relativa de la función)
Comprador Estratégico
3.3
3.7
4.44.9
8.5
2.20
10Eval Prov
Neg Contr
Coloc Órd
Seg Prov
Ases Usua
Dis Met
Supervisor / Jefe
6.6
8.3
5.1
9.1
7.5
4.30
10Eval Prov
Neg Contr
Coloc Órd
Seg Prov
Ases Usua
Dis Met
Resumen: Funciones por puesto
Evaluación de
Proveedores Negociación de Contratos
Colocación de Órdenes
Seguimiento a
Proveedores Asesoría a Usuarios
Diseño de Métodos
Comprador Junior
Comprador Senior
Comprador Estratégico
Supervisor/ Jefe
Más de 7.5 2.5 a 7.5 Menos de 2.5
Reflexión
¿El tiempo que dedicamos a cada función está alineado con su importancia?
Importancia relativa
2.33.7
4.4
9.58.5
2.20
10Eval Prov
Neg Contr
Coloc Órd
Seg Prov
Ases Usua
Dis Met
Distribución del tiempo
Eval Prov
Neg Contr
Coloc Órd
Seg Prov
Ases Usua
Dis Met
Comprador estratégico
Competencias
Competencias
! Inicialmente se definieron siete principales que después fueron corroboradas en las entrevistas.
! Cada categoría de puesto las requiere en diferente proporción. ! Capacidad de negociación ! Capacidad de análisis ! Visión amplia ! Actitud de servicio ! Empatía ! Orientación a resultados ! Toma de decisiones
Comprador Junior
7.4 7.5
4.8
9.8
6.4
7.9
5.7
0
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
Capac deNegociación
Capac deAnálisis
Visión amplia Actitud deservicio
Empatía Orientac aresultados
Toma dedecisiones
Importanciarelativa
Comprador Senior
8.9
9.8
6.36.9
5.8
7.2 7.1
0
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
Capac deNegociación
Capac deAnálisis
Visión amplia Actitud deservicio
Empatía Orientac aresultados
Toma dedecisiones
Importanciarelativa
Comprador Estratégico
6.7
8 8.2
5.5 5.7
6.86.1
0
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
Capac deNegociación
Capac deAnálisis
Visión amplia Actitud deservicio
Empatía Orientac aresultados
Toma dedecisiones
Importanciarelativa
Supervisor / Jefe de compras
7.3
8.7
7.6
6.3 6.5
9.39.7
0
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
Capac deNegociación
Capac deAnálisis
Visión amplia Actitud deservicio
Empatía Orientac aresultados
Toma dedecisiones
Importanciarelativa
Comparativo competencias
Capacidad de
negociación Capacidad de análisis
Visión amplia
Actitud de servicio Empatía Orientación
a resultados Toma de
decisiones
Comprador Junior
Comprador Senior
Comprador Estratégico
Supervisor/ Jefe
Más de 7.5 2.5 a 7.5 Menos de 2.5
Global competencias
! Las más relevantes para el personal en conjunto, según el reporte:
1. Capacidad de análisis 2. Orientación a resultados 3. Visión amplia 4. Capacidad de negociación 5. Actitud de servicio
Evaluación estratégica
Consideraciones fundamentales
! Pensamiento/actitud estratégica: ! Toma en cuenta impactos horizontales y verticales ! Tiene claro el contexto completo, (no se pierde en las hojas
cuando quiere ver el bosque)
! Requisito indispensable para llevar a COMPRAS a trascender su ámbito tradicional y crear más valor.
La escala de madurez estratégica
Integradora
Colaborativa Operativa
Incipiente
Estratégica
Táctica
Mayor madurez
Elementos fundamentales en la función de abastecimiento
Personas
Recursos Organización
Los elementos que intervienen
TCO
Costos/ precios Riesgos
Procesos Control
Globales
Toma de decisiones
Invent. almacén
Logística Contratos Estrategias
compra
Relaciones Evaluación Prov competencia
Identific y selección
Conocim proveed
Conocim técnico
Prov/prov
Relaciones usuario
Organización
Planeación
Evaluación Incentivos
Indicadores Procesos
Trabajo en equipo
Jerarquía
Apoyo
Función Influencia
Capacitación Plan de carreras
Autorresponsabilidad
Tecnología Información
Productos
Procesos Clientes
Competidores
Regulaciones
Apoyo
Negociaciones
Manejo de conflictos
Competencias del negocio
Organización
Apoyo Directivo
Construcción futuro
Recursos
Competencias de la función
Interrelaciones
Proveedores
Nivel Estratégico
Competencias del negocio
3.39
2.88
3.162.94
3.14 3.10
0
0.5
1
1.5
2
2.5
3
3.5
4
Productos Clientes Procesos Competidores Regulaciones Global
Nivel estratégico
Integrativo
Colaborativo
Operativo
Incipiente
Competencias de la función
3.443.26 3.17
2.803.12 3.16
3.343.12 3.12 3.00
2.30
3.05
0
0.5
1
1.5
2
2.5
3
3.5
4
Proces
o de c
ompra
sCos
toT.D
.
Adm. R
iesgo
Comp g
lob
Inven
t alm
acén
Logís
tica
% Con
tr
Estr co
mCon
trol
TCOGlob
al
Nivel estratégico
Integrativo
Incipiente
Colaborativo
Operativo
Interrelaciones y construcción de futuro
3
2.68
3.36
3.01
2.38
3.01
2.56 2.65
0
0.5
1
1.5
2
2.5
3
3.5
4
Negoc Confl Apoyo Global Capacit Carr Autodes Glob
Nivel estratégico
Integrativo
Incipiente
Colaborativo
Operativo
Proveedores
3.66 3.74
3.16
2.842.7
3.11
3.523.25
0
0.5
1
1.5
2
2.5
3
3.5
4
ID y Sele ConocimProv
ConocmTec
Prov delProv
Prov delComp
Rels Eval Global
Nivel estratégico
Integrativo
Incipiente
Colaborativo
Operativo
Organización
3.54 3.62 3.54 3.66
3.273.57 3.5
3.84
3.223.48 3.52
0
0.5
1
1.5
2
2.5
3
3.5
4
Proces
o
Respo
ns
Trabajo
Eq
Nivel J
erarq
Rel Usu
ario
Organiz
Int
Planea
c
Eval P
ers
Incen
tivos
Indic
Des
Global
Nivel estratégico
Integrativo
Incipiente
Colaborativo
Operativo
Apoyo organizacional y recursos
3.36
3.82
3.44 3.54 3.64
3.303.47
0
0.5
1
1.5
2
2.5
3
3.5
4
Apoyo Gte Fun Cap influ Global Herram Tec Info Glob
Nivel estratégico
Integrativo
Incipiente
Colaborativo
Operativo
Resumen
3.10 3.05 3.01
2.65
3.253.52 3.54 3.47
3.20
0
0.5
1
1.5
2
2.5
3
3.5
4
CompetNeg
CompetFun
Inter Futuro Prov Org Apoyo org Recs Global
Nivel estratégico
Integrativo
Incipiente
Colaborativo
Operativo
Conclusiones
¿Es conveniente incrementar el nivel estratégico de la función de
compras?
Las implicaciones
4
3
2
1
Madurez estratégica
! Todo lo que hace COMPRAS está alineado con la estrategia del negocio.
! Se crea valor entre toda la organización.
! Se empieza a trabajar para el usuario. ! Conciencia para ahorrar como medio para ser más
competitivos.
! Énfasis en colocar órdenes de compra. ! No existe visibilidad ni conciencia de por qué o para qué ! “Yo hago MI trabajo”; no hay equipo
! No existe la función formal de compras. ! Típico en empresas muy pequeñas.
Las ventajas de la alineación estratégica
! Se hace lo que se debe hacer, ni más ni menos.
! Se han desarrollado las competencias necesarias para hacerlo. ! No hay conflicto entre táctica (la operación) y estrategia (la
construcción del futuro). ! RESULTADO: Alta efectividad laboral, contribuyendo a lograr lo que
la organización desea/requiere.
Lo que debo hacer Lo que hago Área de
efectividad
…Conclusiones
Si la respuesta es afirmativa, ¿qué se requiere para lograrlo?
La situación actual
! En promedio, nivel 3:
Nivel 2 (Operativo) 6%
Nivel 4 (Integrativo) 60%
Nivel 3 (Colaborativo)
34%
Los elementos que representan fortalezas (para el nivel estratégico de la función)
3.84
3.82
3.74
3.66
3.66
3.64
3.62
3.57
3.54
3.52
Forma de eval al personal
Apoyo del "jefe"
Conocim de los proveedores
Id. y selección de proveedores
Nivel jerárquico de la función
Herramientas tecnológicas
Definición de responsabilidades
Organización interna
Trabajo en equipo (dentro del área)
Evaluación de proveedores
Los elementos que representan debilidades (para el nivel estratégico de la función)
2.30
2.38
2.56
2.68
2.70
2.80
2.84
2.88
3.00
3.00
Concepto de COSTO TOTAL (TCO)
Capacitación
Autodesarrollo
Relaciones con otras áreas
Proveedores de la competencia
Administración del riesgo
Proveedores de los proveedores
Conocimiento de clientes
Relaciones dentro del área
% de control de las compras
Conclusiones finales y recomendaciones
! Mientras más estratégica sea la función de abastecimiento, mayor valor podrá generar para la empresa.
! Conforme genere mayor valor, deberá ser mejor reconocida por la alta dirección.
! Esto deberá traducirse en mayor seguridad laboral y mejores condiciones para el personal.
…Conclusiones finales y recomendaciones
! Algunas acciones concretas: ! Aplicar el concepto TCO ! Fortalecer la capacitación ! Aceptar la autorresponsabilidad del propio desarrollo ! Mejorar capacidades para administrar riesgos ! Mejorar relaciones interpersonales, en el área, con usuarios, con
otras áreas, con proveedores
Agradecimientos ! ADO ! Autotek ! Basf Mexicana ! Baxter ! Bayer de México ! Bimbo ! Boehringer Ingelheim ! Bosch Rexroth ! Caracoustics ! Cementos Cruz Azul ! Coca Cola Femsa ! Conagra Foods ! Corporación Novavisión ! Ericsson ! Exxon Mobile ! Farmacia Up Jhon ! Fritos Totis ! General Motors ! GNP ! Grupo Cementos Chihuahua ! Grupo Roche Syntex ! Gutsa ! Henkel Mexicana ! Hewlet-Packard ! Holcim Apasco
! Honeywell ! Kellogs ! KUO (antes Desc) ! La Costeña ! Lapicera Mexicana ! Loreal de París ! Magna Car Top ! Mallinckrodt (Kendall) ! Mc Graw Hill ! Médica Sur ! Met Life ! Minera Corner Bay ! MVS Multivisión ! Nestlé Ralston Purina ! Nissan ! Pemex Corporativo ! Queso Internacional ! Schneider ! Seald Air ! Semex ! Sensient Colors ! Siemens ! Telecom ! Volvo Trucos ! Xcaret