Download - Elaboração de atas
ELABORAÇÃO DE ATAS
EXELÊNCIA TÉCNICOS
Registro sucinto de fatos, ocorrências, resoluções e decisões de uma assembleia, sessão ou reunião. O essencial é lembrar que a ata não é uma transcrição de tudo o que foi falado, mas sim um documento que registra de forma clara e resumida as ocorrências de uma reunião. Após assinada pelo secretário e por todos os presentes, a ata constitui prova de que houve a reunião, das decisões nela tomadas, e das manifestações de todos os participantes.
É DOCUMENTO DE VALOR JURÍDICO.
Por essa razão, deve ser redigida de tal
maneira que não se possa modificá-la
posteriormente.
Texto completamente contínuo, sem
parágrafos ou listas de itens, ou seja,
reduzido como se o texto inteiro fosse um
único e longo parágrafo.
Números, valores, datas e outras
expressões sempre representados por
extenso, sem emprego de abreviaturas ou
siglas, sem emendas, rasuras ou uso de
corretivo.
Para ressalvar erro constatado durante a
redação, usa-se a palavra “digo”, depois da
qual se repete a palavra ou expressão
anterior ao mesmo erro. Ex.: Aos dezesseis
dias do mês de maio, digo, do mês de
setembro de mil, novecentos e noventa e
nove, reuniu-se o...
Quando se constata erro ou omissão após
a redação , usa-se a expressão “em tempo”,
que é colocada após o escrito, seguindo se a
emenda ou acréscimo. Ex.: Em tempo: Na
linha onde se lê abono, leia-se abandono.
As atas devem ser lavradas pelo secretário
eleito e, em sua falta, por secretário
nomeado apenas para um determinado
momento.
Os livros de atas serão guardados em lugar
seguro, sob a responsabilidade do
secretário, e somente sairão do arquivo para
o seu exame pelo órgão competente.
As partes de uma ata variam segundo a
natureza das reuniões. As mais importantes
e que mais frequentemente aparecem são
as seguintes:
a) Título, exemplo: ATA Nº10;
b) dia, mês, ano e hora da reunião (por
extenso);
c) local da reunião;
d) pessoas presentes, devidamente
qualificadas (conselheiros, professores,
delegados, etc.);
e) presidente e secretário do trabalhos;
f) ordem do dia (discussões, votações,
deliberações, etc.);
g) fecho;
h) assinaturas dos presentes,
preferencialmente, por extenso (não rubrica).
TERMO DE ABERTURA
Deve ser incluído o termo de abertura, da seguinte forma:
“Contém este livro [número de páginas por extenso] páginas numeradas de 01 a [número de páginas] e assinaladas com a rubrica do presidente(diretor), como segue, _________, e destina-se à transcrição das atas das reuniões de [Conselho de Classe, Conselho Escolar, Grêmio Estudantil, etc.] da Escola/Colégio [.....], com sede à [endereço do estabelecimento], tendo como mantenedora o Governo do Estado do Paraná”
TERMO DE ENCERRAMENTO
O termo de encerramento deve ser da seguinte forma:
“Contém este livro [número de páginas por extenso] páginas numeradas de 01 a [número de páginas], assinaladas com a rubrica do presidente(diretor), como segue,_________, e destinou-se à transcrição das atas das reuniões de [Conselho de Classe, Conselho Escolar, Grêmio Estudantil, etc.] da Escola/Colégio [.....], com sede à [endereço do estabelecimento], tendo como mantenedora o Governo do Estado do Paraná.”
O termo de abertura faz parte das folhas
numeradas e deve ser feito na primeira folha
numerada. O termo de encerramento deve
ser feito na última página numerada do livro.
NO CASO DE SER DIGITADA,
DEVERÁ OBEDECER OS SEGUINTES PADRÕES:
Formatação do texto da ata:
Deve ser utilizada uma das seguintes fontes: “ARIAL”, “COURIER NEW”, “TIMES NEW ROMAN”, devendo ser 12 o tamanho padrão. A fonte escolhida deverá ser usada em todas as atas que compuserem o livro.
Recomenda-se que se utilize a “COURIER NEW”, pois ela ocupa todos os espaços da página igualmente, facilitando o alinhamento.
O espaçamento entre linhas deve ser um e
meio, para permitir maior clareza do texto e
tornar sua leitura mais fácil;
Todo o corpo de uma ata deve constituir um
só parágrafo.
Todo o título de ata deve ser feito com texto
centralizado, letras em negrito e de tamanho
igual a 14.
Quando a ata começar em uma folha nova
deve-se usar o traço diagonal para os
espaços de linha deixados em branco numa
folha.
As folhas impressas deverão ser coladas no
livro ata; Deverão obedecer o seguinte
formato padronizado: 26,5 X 19; Com
margem de 2(dois) centímetros de cada
lado.
Após ter o trabalho pronto, com todas as
correções feitas deve-se utilizar o recurso de
hifenização e alinhamento de ambas as
margens, esquerda e direita. (justificar); Não
imprimir textos nos versos das folhas,
apenas a frente de cada folha deverá ser
utilizada.
FAZER CONSTAR NO RODAPÉ DA PÁGINA
- Cópia Fiel do Livro Ata nº....., folha......, Ata
nº ...../....
MODELOS DE ATAS
Classificação;
Reclassificação;
Erro de Relatório Final;
Avaliação de Conhecimentos ( art. 14;
regularização de vida escolar)
CONSULTA SOBRE O CASO DE “REFAZER” ATAS:
“Segundo Eurico Back e Geraldo Mattos, em 'Roteiro de Linguagem Técnica, 1975, FTD: A ata não pode ser refeita,
tendo em vista que a ata é o registro ou lançamento fiel dos fatos ocorridos numa reunião.
Como a ata é um documento de valor jurídico, deve ser lavrada de tal forma que nada lhe poderá ser acrescentado, nem modificado(...)'
Se após a realização de uma reunião com a
consequente lavratura da ata, houver nova
discussão sobre o mesmo assunto com
alteração daquelas decisões, realiza-se
outra reunião e lavra-se a ata
correspondente, de modo que a ata anterior
continua inalterável, porém, perdendo seu
valor pelas novas decisões tomadas.”
FONTES
http://www.efetividade.net/2007/09/13/model
o-de-ata-desempenhe-o-secretariado-de-
reunioes-com-efetividade/
http://www.ipib.org/download/guiaatas.pdf
http://www.arquivopublico.pr.gov.br/arquivos/
File/pdf/manual_comunicacao.pdf