INFORME DE GESTIÓN AÑO 2012 (CORTE AL 31 DE DICIEMBRE DE 2012) 1
EMPRESA DE ACUEDUCTO Y ALCANTARILLADO DE
BOGOTA E.S.P.
INFORME DE GESTIÓN
DIRECCIÓN DE
CONTRATACIÓN Y COMPRAS
Hugo Alejandro Sánchez Hernández
Gerente Jurídico
Jaime Humberto Mesa Buitrago
Director de Contratación y Compras
ENERO DE 2013
INFORME DE GESTIÓN AÑO 2012 (CORTE AL 31 DE DICIEMBRE DE 2012) 2
EMPRESA DE ACUEDUCTO Y ALCANTARILLADO DE BOGOTA E.S.P.
DIRECCIÓN DE CONTRATACIÓN Y COMPRAS
INFORME DE ACTIVIDADES
PERÍODO ENERO A DICIEMBRE 2012
INTRODUCCIÓN
En el presente informe se describen las principales actividades desarrolladas por
parte de la Dirección de Contratación y Compras en el periodo comprendido entre el 1
de enero al 31 de diciembre de 2012, tales como:
Asesorar a las áreas usuarias en la preparación de los términos de referencia y
condiciones y términos de invitación.
Adelantar la revisión de presupuestos para procesos mayores a 400 SMMLV
Realizar seguimiento y actualización al plan de contratación de la Empresa
Mantener actualizado el Sistema de Avaluó de Infraestructura SAI
Adelantar los procesos de contratación y modificaciones a contratos que requiera la Empresa en los términos previstos en el Manual de Contratación.
Administrar y actualizar en la página Web de la EAAB – ESP, en el link denominado Sistema de Contratación la información de cada proceso de contratación en invitaciones privadas y públicas.
Revisar documentación y activar en el registro de proponentes a los interesados en participar en los procesos de contratación de la EAAB – ESP.
Revisar minutas de contratos, convenios y modificaciones y actas de liquidación
Revisar y aprobar las pólizas de contratos y modificaciones contractuales
Archivar todos los documentos generados en los procesos de contratación y en los respectivos contratos
Atender oportunamente los requerimientos presentados por los diferentes entes de control en materia de contratación.
Realizar Seguimiento y mejora al Sistema de Gestión de Calidad del Proceso de Contratación y Compras
Entrenar a las áreas en el proceso de contratación en lo relacionado con procesos, formatos y políticas de contratación.
Para realizar dichas actividades, la Dirección de Contratación se ha organizado en
tres grupos básicos de trabajo así:
INFORME DE GESTIÓN AÑO 2012 (CORTE AL 31 DE DICIEMBRE DE 2012) 3
GRUPO EJECUCIÓN DE PROCESOS: tiene como principales funciones adelantar el trámite de contratación de las solicitudes radicadas por parte de las diferentes áreas de la Empresa; elabora condiciones y términos de invitación, atiende las solicitudes de aclaraciones a las mismas, consolida y elabora las modificaciones y aclaraciones si a ello hay lugar, evalúa jurídica, financiera, técnica y económicamente las ofertas recibidas, consolida los documentos de evaluación, elabora y consolida las respuestas a las observaciones, así como la aceptación de oferta y los contratos respectivos, lo anterior conforme a la normatividad aplicable y vigente.
GRUPO ADQUISICIONES ESTRATÉGICAS: es el encargado de apoyar en el proceso de planificación en la Empresa, administrar el plan de contratación y compras, realizar las revisiones de presupuesto de los procesos de inversión y funcionamiento, función delegada a las áreas a partir del 26 de noviembre de 2012 de acuerdo a lo descrito en la Resolución 730 de 2012 “Manual de Contratación y Compras”.
GRUPO CONTROL LEGAL CONTRATOS: presta apoyo jurídico en los procesos de contratación, modificación, liquidación, cesiones, entre otros, así como de atender los requerimientos realizados por los Entes de Control y partes interesadas.
Cada una de las actividades realizadas por el equipo de contratación, se ciñen a unos
procedimientos enmarcados en el Sistema de Gestión de Calidad ISO 9001 Versión
2008, norma bajo la cual se encuentra certificado el proceso de contratación.
Director
Grupo de Adquisiciones
Estratégicas
Administración catalogo de
materiales , Análisis de precios y estudios de
mercado
Registro de Proponentes
Análisis de presupuesto
Notificación de Servicios
Grupo de Ejecución de Procesos
Ejecución trámite proceso de
contratación
Evaluación, Financiera, Técnica
y Económica
Administración Página web
Atención Ventanilla
Grupo Control Legal Contratos
Evaluación JurídicaAprobación de
pólizas
Atención Entes de Control
Gestión Documental
Sistema Gestión de la Calidad CyC
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GRUPO EJECUCIÓN DE PROCESOS
INFORME DE GESTIÓN AÑO 2012 (CORTE AL 31 DE DICIEMBRE DE 2012) 5
A continuación se describe de manera detallada la información sobre los procesos
tramitados por el Grupo de Ejecución de Procesos donde se radicaron 1131 procesos por
parte de las áreas con corte al 31 de diciembre de 2012, realizando comparativos con los
resultados obtenidos durante el año 2011.
CONSOLIDADO GENERAL DE ESTADO DE PROCESOS
ACTIVIDAD AÑO 2011 % AÑO 2012 %
CONTRATADO 873 86% 1059 92%
DEVUELTO 61 6% 18 2%
SUSPENDIDO 2 0% 24 2%
TERMINADO 75 7% 47 4%
TOTAL 1011 100% 1131 100%
47% 53%
47% 53%
COMPARATIVO DEL TOTAL DE PROCESOS RADICADOS
AÑO 2011
AÑO 2012
INFORME DE GESTIÓN AÑO 2012 (CORTE AL 31 DE DICIEMBRE DE 2012) 6
756 915
45% 55%
0
200
400
600
800
1000
AÑO 2011 AÑO 2012
TOTAL DE CONTRATOS DIRECTOS AÑO 2011-2012
$ 118.234.914.427 40%
$ 174.250.587.756 60%
COMPARATIVO PRESUPUESTO 2011-2012 CONTRATACIÓN DIRECTA
AÑO 2011
AÑO 2012
INVITACIÓN DIRECTA No CONTRATOS
Nombre de la Gerencia 2011 % $ 2012 % $
No de contrato 1 Presupuesto No de contrato 1 Presupuesto
GERENCIA AMBIENTAL 44 6% $ 5.099.362.108 38 4,2% $ 3.691.624.871
GERENCIA DE TECNOLOGÍA 75 10% $ 15.001.965.093 118 12,9% $ 24.883.648.222
GERENCIA FINANCIERA 40 5% $ 948.521.053 79 8,6% $ 2.152.213.949
GERENCIA GENERAL 1 0% $ 0 3 0,3% $ 1.611.259.216
GERENCIA GESTIÓN HUMANA 122 16% $ 14.355.095.680 203 22,2% $ 101.843.459.023
GERENCIA JURÍDICA 76 10% $ 3.444.472.739 100 10,9% $ 4.181.769.660
GERENCIA PLANEAMIENTO 20 3% $ 1.243.906.480 24 2,6% $ 1.486.451.201
GERENCIA SERVICO AL CLIENTE 154 20% $ 45.537.258.672 154 16,8% $ 10.613.172.983
GERENCIA SISTEMA MAESTRO 142 19% $ 26.363.594.573 128 14,0% $ 17.953.687.903
SECRETARÍA GENERAL 70 9% $ 4.470.489.288 67 7,3% $ 5.544.135.928
UEL ACUEDUCTO 12 2% $ 1.770.248.741 1 0,1% $ 289.164.800
Total general 756 100% $ 118.234.914.427 915 100% $ 174.250.587.756
45% - 40% 55% - 60%
INFORME DE GESTIÓN AÑO 2012 (CORTE AL 31 DE DICIEMBRE DE 2012) 7
CONVENIOS
Nombre de la Gerencia 2011 % $ 2012 % $
No de contrato 1 No de contrato 1
GERENCIA AMBIENTAL 2 17% $ 475.485.760 9 30% $ 5.168.570.523
GERENCIA DE TECNOLOGÍA 2 17% $ 88.235.213 1 3% $ 688.785.680
GERENCIA GENERAL 2 17% $ 0 1 3% $ 116.000.000.000
GERENCIA GESTIÓN HUMANA 2 17% $ 3.793.274.780 9 30% $ 7.493.434.713
GERENCIA SERVICO AL CLIENTE 2 17% $ 71.828.634.204 2 7% $ 6.314.712.045
GERENCIA SISTEMA MAESTRO 2 17% $ 136.924.060.166 2 7% $ 4.353.258.616
SECRETARÍA GENERAL - - 6 20% $ 1.818.726.787
Total general 12 100% $ 213.109.690.123 30 100% $ 141.837.488.364
60% 40%
$ 213.109.690.123,
60%
$ 141.837.488.364,
40%
COMPARATIVO PRESUPUESTAL CONVENIOS 2011-2012
AÑO 2011
AÑO 2012
12
30
29%
71%
0
5
10
15
20
25
30
35
AÑO 2011 AÑO 2012
NÚMERO DE CONVENIOS AÑOS 2011-2012
INFORME DE GESTIÓN AÑO 2012 (CORTE AL 31 DE DICIEMBRE DE 2012) 8
INVITACIÓN PÚBLICA
Nombre de la Gerencia 2011 2012
Número de contrato % $ Número de contrato % $
GERENCIA AMBIENTAL 1 2% $ 1.184.529.330 - - -
GERENCIA DE TECNOLOGÍA 5 10% $ 2.405.559.349 21 27% $ 88.402.021.990
GERENCIA FINANCIERA - - - 2 3% $ 0
GERENCIA GESTIÓN HUMANA 2 4% $ 47.781.887.974 4 5% $ 7.152.451.161
GERENCIA SERVICO AL CLIENTE 24 48% $ 195.793.908.563 36 46% $ 35.590.160.482
GERENCIA SISTEMA MAESTRO 14 28% $ 59.904.185.735 12 15% $ 64.067.257.896
SECRETARÍA GENERAL 4 8% $ 14.459.030.950 3 4% $ 27.882.332.954
UEL ACUEDUCTO - - - 1 1% $ 2.936.687.688
Total general 50
100% $ 321.529.101.901 79
100% $ 226.030.912.171
39% 59% 61% 41%
INFORME DE GESTIÓN AÑO 2012 (CORTE AL 31 DE DICIEMBRE DE 2012) 9
Presupuesto Contratado 2011-2012
PRESUPUESTO 2011-2012
Nombre de la Gerencia 2011 2012
Valores $ Valores $
GERENCIA AMBIENTAL $ 6.759.377.198 1% $ 8.860.195.394 2%
GERENCIA DE TECNOLOGÍA $ 18.249.759.655 3% $ 117.539.085.650 22%
GERENCIA FINANCIERA $ 948.521.053 0% $ 2.152.213.949 0%
GERENCIA GENERAL $ 21.461.627.706 3% $ 117.611.259.216 22%
GERENCIA GESTIÓN HUMANA $ 68.783.140.476 10% $ 114.102.805.817 21%
GERENCIA JURÍDICA $ 3.444.472.739 1% $ 4.181.769.660 1%
GERENCIA PLANEAMIENTO $ 1.243.906.480 0% $ 1.486.451.201 0%
GERENCIA SERVICO AL CLIENTE $ 320.744.739.455 47% $ 53.527.045.510 10%
GERENCIA SISTEMA MAESTRO $ 224.263.522.407 33% $ 84.062.313.799 16%
SECRETARÍA GENERAL $ 18.929.520.238 3% $ 34.582.468.882 6%
UEL ACUEDUCTO $ 1.770.248.741 0% $ 3.225.852.488 1%
Total general $ 686.598.836.148 100% $ 541.331.461.566 100%
56% 44%
Contratación Invitaciones Públicas y Privadas con total de Oferentes
Año 2011 Año 2012 No Procesos No Oferentes No Procesos No Oferentes
Públicas 62 431 Públicas 67 541
Privadas 15 41 Privadas 8 16
TOTAL 77 472 TOTAL 75 557
$ 686.598.836.148
56%
$ 541.331.461.566
44%
PRESUPUESTO EJECUTADO COMPARATIVO 2011-2012
AÑO 2011
AÑO 2012
INFORME DE GESTIÓN AÑO 2012 (CORTE AL 31 DE DICIEMBRE DE 2012) 10
RESUMEN FINAL Y ANÀLISIS DE DATOS
Como aspecto favorable sobre la ejecución en el año 2012 se resalta el incremento en las
licitaciones públicas y la celebración de convenios interinstitucionales u otros, que
fortalecen la gestión de la Empresa.
756
12
50
PROCESOS AÑO 2011
INVITACION DIRECTA
CONVENIOS
INNVITACIÓN PÚBLICA
915
30
79
PROCESOS AÑO 2012
INVITACION DIRECTA
CONVENIOS
INNVITACIÓN PÚBLICA
INFORME DE GESTIÓN AÑO 2012 (CORTE AL 31 DE DICIEMBRE DE 2012) 11
En cuanto al aumento en las contrataciones directas, estas obedecen a los nuevos retos
que afronta la EAAB como son la retoma de las operaciones comerciales y la gestión en
la prestación del servicio de aseo en la ciudad.
La ejecución presupuestal disminuyó respecto al año 2011 dado el proceso de
armonización presupuestal producto de la implementación de los nuevos lineamientos
definidos en el plan de desarrollo Bogotá Humana.
$ 118.234.914.427
$ 213.109.690.123
$ 321.529.101.901
PRESUPUESTO AÑO 2011
INVITACION DIRECTA
CONVENIOS
INNVITACIÓN PÚBLICA
$ 174.250.587.756
$ 141.837.488.364
$ 226.030.912.171
PRESUPUESTO AÑO 2012
INVITACION DIRECTA
CONVENIOS
INNVITACIÓN PÚBLICA
INFORME DE GESTIÓN AÑO 2012 (CORTE AL 31 DE DICIEMBRE DE 2012) 12
GRUPO DE ADQUISICIONES ESTRATÉGICAS
INFORME DE GESTIÓN AÑO 2012 (CORTE AL 31 DE DICIEMBRE DE 2012) 13
1. PLAN DE CONTRATACIÓN
El Plan de Contratación y Compras para la vigencia 2012 fue aprobado en comité corporativo el 26 de enero de 2012.
Se remitió en forma mensual a cada Gerencia Corporativa un informe ejecutivo para ilustrar el avance en la ejecución del plan de contratación tanto en funcionamiento como en inversión. Adicionalmente el indicador de cumplimiento del plan de contratación se incluyó en el tablero de control corporativo para conocimiento del Comité de Gerencia.
Grupos de contratación eliminados: cuando el Comité Corporativo decide que una actividad de contratación no va a realizarse en una vigencia, se procede a eliminar dicho grupo de contratación.
Grupos de contratación recibidos: son los grupos de los cuales se ha descargado solicitudes de contratación por un valor mayor o igual al 90% del valor planificado.
Grupos de contratación recibidos parcial: son los grupos de los cuales se ha descargado solicitudes de contratación por un valor inferior al 90% del valor planificado.
Grupos de contratación en rezago: son los que presentan hasta dos (2) semanas o menos de atraso en el envío de términos.
Grupos de contratación en rezago crítico: son los que presentan tres (3) semanas o más de atraso en el envío de términos.
El cumplimiento al Plan de Contratación y Compras 2012 se muestra en las gráficas siguientes:
74%
4%
4% 18%
ESTADO GENERAL GRUPOS DE CONTRATACIÓN - FUNCIONAMIENTO
RECIBIDO REZAGO CRITICO ELIMINADO RECIBIDO PARCIAL
INFORME DE GESTIÓN AÑO 2012 (CORTE AL 31 DE DICIEMBRE DE 2012) 14
42%
78%
53%
100%
67%
97%
73%
81%
69% 74%
8% 5% 4%
0% 1%
0% 0% 3%
15%
1% 3%
5%
0% 0% 3%
1%
23%
8% 2% 4%
46%
12%
43%
0%
28%
2% 5% 8%
14%
21%
0%
20%
40%
60%
80%
100%
120%
GERENCIA AMBIENTAL GERENCIA FINANCIERA GERENCIA GESTIÓN HUMANA
GERENCIA PLANEAMIENTO
GERENCIA SISTEMA MAESTRO
ESTADO GENERAL GRUPOS DE CONTRATACIÓN POR GERENCIA - FUNCIONAMIENTO
RECIBIDO REZAGO CRITICO ELIMINADO RECIBIDO PARCIAL
INFORME DE GESTIÓN AÑO 2012 (CORTE AL 31 DE DICIEMBRE DE 2012) 15
82%
1% 1% 16%
ESTADO GENERAL DE PROCESOS DE CONTRATACIÓN - INVERSIÓN
RECIBIDO REZAGO CRITICO ELIMINADO RECIBIDO PARCIAL
100%
81%
57%
67%
48%
100%
0% 0% 1%
21% 19%
29%
0% 0% 0% 1% 0% 0% 0% 0%
100%
0%
16%
21%
14%
23%
0%
0% 0%
20%
40%
60%
80%
100%
120%
GERENCIA AMBIENTAL
GERENCIA DE TECNOLOGÍA
GERENCIA GESTIÓN HUMANA
GERENCIA SERVICO AL
CLIENTE
GERENCIA SISTEMA
MAESTRO
UEL ACUEDUCTO GERENCIA PLANEAMIENTO
ESTADO GENERAL GRUPOS DE CONTRATACIÓN POR GERENCIA - INVERSIÓN
RECIBIDO REZAGO CRITICO ELIMINADO RECIBIDO PARCIAL
INFORME DE GESTIÓN AÑO 2012 (CORTE AL 31 DE DICIEMBRE DE 2012) 16
2. REVISION DE PRESUPUESTOS
Se recibieron en el año 2012 para revisión de presupuesto 129 solicitudes de funcionamiento, las cuales fueron aprobadas en los tiempos determinados por la Dirección.
Las áreas utilizaron de una manera más efectiva los precios del Sistema de Avalúo de Infraestructura SAI, herramienta a través de la cual el área de origen genera presupuestos de obras, presupuestos que se cargan y revisan a través del Sistema de Gestión de Infraestructura.
Se realizó la revisión de presupuesto de aproximadamente 321 componentes de proyecto de inversión y funcionamiento en el Sistema de Gestión de Infraestructura (SGI), como control de gestión se estableció para el Grupo de Adquisiciones Estratégicas un tiempo máximo de 5 días hábiles para cada revisión de presupuestos.
3. ESTUDIOS DE MERCADO
El Grupo de Adquisiciones Estratégicas a través del Analista de Precios y Gestionador de
Datos, durante el primer trimestre del año fiscal, establece a través de consulta realizada
a la Base de Datos de Proveedores, las firmas a las cuales se debe contactar para
obtener los precios de los materiales utilizados efectivamente en la planificación de la
vigencia anterior; quien una vez determinados los proveedores, coordina con el Líder de
Contratación y Compras el envío de comunicaciones dirigidas a las firmas seleccionadas,
solicitando información de los Ítems especificados y definidos por la Empresa, una vez
recibidas las listas de precios se ingresan los datos en la Base de Precios Unitarios en la
cual se realiza la ponderación de los mismos y posteriormente su cargue a SAP.
En el año 2012 se actualizaron los precios de aproximadamente 3520 materiales y se
cargaron en el sistema SAP 1218 precios
4. GESTION DE MATERIALES
4.1 GESTION DE PRECIOS
4.1.1 Asignación de Precios Fiscales
Se realizo el proceso de actualización de precios con el recibo de las listas de precios de los diferentes proveedores, la cual alimenta la base de precios unitarios y los precios del SAI que utilizan todas las ARS para elaborar sus presupuestos.
4.2 CREACION DE MATERIALES
Se atendieron 66 solicitudes de servicio para la creación y/o modificación de materiales, dentro de los cuales se crearon 1.013 y se modificaron 50 materiales. Para un total de 1.063 materiales creados y/o modificados.
INFORME DE GESTIÓN AÑO 2012 (CORTE AL 31 DE DICIEMBRE DE 2012) 17
*Distribución mensual de creación o modificación de materiales para el año 2012.
ACUERDOS DE SERVICIO
Se revisó y actualizó en SAP la tarifa-hora a cobrar por los diferentes servicios que presta
la Dirección de Contratación y Compras a las diferentes Áreas Receptoras de Servicios de
la EAAB – ESP, con el fin de realizar el costeo de actividades para el 2.012.
Se preparó la información de los servicios a prestar a cada una de las Áreas en cuanto a
cantidad por tipo de servicio y su respectiva tarifa, con el fin de proceder a cargar dicha
información en el aplicativo implementado en el Administrador Notes que para tal fin se
desarrolló por parte de la Gerencia de Planeamiento.
Se aprobó el 100% de los acuerdos de servicio.
1
10
100
1000
10000
68105
190
48 55
19 23
76 88 101 71
219
1063
Creación de Materiales
ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL
AGO SEP OCT NOV DIC TOTAL
INFORME DE GESTIÓN AÑO 2012 (CORTE AL 31 DE DICIEMBRE DE 2012) 18
GRUPO CONTROL LEGAL CONTRATOS
INFORME DE GESTIÓN AÑO 2012 (CORTE AL 31 DE DICIEMBRE DE 2012) 19
El Grupo Control Legal Contratos presto el soporte jurídico con la calidad y oportunidad
requerida, dando así cumplimiento del cien por ciento (100%) a las solicitudes efectuadas
por los particulares, los oferentes, los contratistas, el personal de la Dirección de
Contratación y Compras y las demás áreas de la Empresa, en las actividades a ellos
encomendadas, tales como:
Procesos evaluados jurídicamente
Modificaciones revisadas jurídicamente
Actas de liquidación revisadas
Revisión de minutas y pliegos modelo
Atención a entes de Control
ATENCIÓN REQUERIMIENTOS ENTES DE CONTROL
RELACIÓN DE RESPUESTA A LOS REQUERIMIENTOS POR SU ORIGEN.
ORIGEN DEL REQUERIMIENTO TOTAL
PORCENTAJE
Áreas Acueducto 315 62,13%
Concejo de Bogotá 9 1,78%
Contraloría Distrital 5 0,99%
Contraloría General 2 0,39%
Fiscalías 2 0,39%
Juzgados 6 1,18%
Otros 106 20,91%
Personería Distrital 10 1,97%
Procuraduría General 2 0,39%
Veeduría 2 0,39%
Informativos 48 9,47%
Total general 507 100%
INFORME DE GESTIÓN AÑO 2012 (CORTE AL 31 DE DICIEMBRE DE 2012) 20
RELACIÓN DE RESPUESTA A LOS REQUERIMIENTOS POR SU DESTINO.
DESTINO DEL REQUERIMIENTO TOTAL PORCENTAJE
Áreas Acueducto 271 53,45%
Concejo de Bogotá 4 0,79%
Contraloría Distrital 29 5,72%
Contraloría General 2 0,39%
Fiscalías 2 0,39%
Juzgados 13 2,56%
Otros 106 20,91%
Personería Distrital 18 3,55%
Procuraduría General 6 1,18%
Veeduría 2 0,39%
Informativos 48 9,47%
Total general 507 100,00%
-
50
100
150
200
250
300
REQUERIMIENTOS ATENDIDOS ENTES DE CONTROL POR ORIGEN DEL REQUERIMIENTO
Areas Acueducto
Concejo de Bogotá
Contraloría Distrital
Contraloría General
Fiscalias
Juzgados
Otros
Personería Distrital
Procuraduría General
Veeduría
Informativos
INFORME DE GESTIÓN AÑO 2012 (CORTE AL 31 DE DICIEMBRE DE 2012) 21
-
50
100
150
200
250
300
REQUERIMIENTOS ATENDIDOS ENTES DE CONTROL POR DESTINO DEL REQUERIMIENTO
Areas Acueducto
Concejo de Bogotá
Contraloría Distrital
Contraloría General
Fiscalias
Juzgados
Otros
Personería Distrital
Procuraduría General
Veeduría
Informativos
INFORME DE GESTIÓN AÑO 2012 (CORTE AL 31 DE DICIEMBRE DE 2012) 22
ATENCIÓN DE VISITAS ADMINISTRATIVAS
-
5
10
ENER
O
FEB
RER
O
MA
RZO
AB
RIL
MA
YO
JUN
IO
JULI
O
AG
OST
O
SEP
TIEM
BR
E
OC
TUB
RE
NO
VIE
MB
RE
DIC
IEM
BR
E
VISITAS ADMINISTRATIVAS POR MES ENERO
FEBRERO
MARZO
ABRIL
MAYO
JUNIO
ATENCIÓN DE
VISITAS
ADMINISTRATIVAS
NO.
PORCENTAJE
ENERO 1 3,70%
FEBRERO 2 7,41%
MARZO 2 7,41%
ABRIL 1 3,70%
MAYO 2 7,41%
JUNIO 2 7,41%
JULIO - 0,00%
AGOSTO 1 3,70%
SEPTIEMBRE - 0,00%
OCTUBRE 4 14,81%
NOVIEMBRE 6 22,22%
DICIEMBRE 6 22,22%
TOTAL 27 100,00%
INFORME DE GESTIÓN AÑO 2012 (CORTE AL 31 DE DICIEMBRE DE 2012) 23
- 2 4 6 8
10 12 14
VISITAS ADMINISTRATIVAS POR ORGANISMO DE CONTROL
Personería Distrital
Procuraduría General
Contraloría Distrital
Fiscalias
DIAN
ATENCIÓN DE
VISITAS
ADMINISTRATIVAS
NO.
PORCENTAJE
Personería Distrital 8 29,63%
Procuraduría
General 1 3,70%
Contraloría Distrital 13 48,15%
Fiscalias 4 14,81%
DIAN 1 3,70%
TOTAL 27 100%
INFORME DE GESTIÓN AÑO 2012 (CORTE AL 31 DE DICIEMBRE DE 2012) 24
SISTEMA DE GESTIÒN DE CALIDAD
INFORME DE GESTIÓN AÑO 2012 (CORTE AL 31 DE DICIEMBRE DE 2012) 25
INDICADORES DE GESTIÒN
PERCEPCIÒN CLIENTE INTERNO
PERCEPCIÒN CLIENTE EXTERNO
3,9
3,95
4
4,05
4,1
4,15
4,2
4,25
4,3
2010 2011 2012
4,24
4,18
4,14
4,26
4,2
4,04
PERCEPCIÓN ASESORIAS PERCEPCIÓN CONTRATO PERFECCIONADO
0
1
2
3
4
5
2010 2011 2012
5 5 5
INFORME DE GESTIÓN AÑO 2012 (CORTE AL 31 DE DICIEMBRE DE 2012) 26
Los resultados de los indicadores de gestión del proceso de contratación durante el año 2012,
tuvieron una baja significativa respecto a años anteriores, en razón a la rotación de personal
dada en el primer semestre del año 2012.
0%
50%
100%
150%
200%
250%
2010 2011 2012
86%
86%
50%
216% 216%
84%
113% 112% 112%
96% 96%
94%
98% 96% 98%
83% 89% 73,88%
Oportunidad en la prestación de servicios
Costos en la prestación de servicios (Asesorias)
Costos en la prestación de servicios (Contrato Perfeccionado)
Oportunidad en la actividación del Registro
Atención Entes de Control
57 55
21
12
25
33 36
40 41 43
0
10
20
30
40
50
60
Ener
o
Feb
rero
Mar
zo
Ab
ril
May
o
Jun
io
Julio
Ago
sto
Sep
tiem
bre
Oct
ub
re
INFORME DE GESTIÓN AÑO 2012 (CORTE AL 31 DE DICIEMBRE DE 2012) 27
MEJORAMIENTOS IMPLEMENTADOS
1. VERIFICACIÓN Y CONSOLIDACIÓN DE LA BASE DE DATOS DEL REGISTRO DE
PROPONENTES EN LA PAGINA WEB Y SAP
BENEFICIOS
Agiliza la elaboración del certificado de estado de oferentes frente al registro de
proponentes de la empresa.
Validación de información tanto del sistema como en la documentación
Base de datos robusta, segura y confiable
2. IMPLEMENTACIÒN INDICADOR TIEMPOS DE PROCESOS EN SAP
BENEFICIOS
Información sin errores ya que existe un base robusta.
Información verídica y confiable.
Agilidad en el tiempo del proceso del calculo del indicador
3. CAMBIO DE LAS CONDICIONES TÉCNICAS EN LAS LICITACIONES
BENEFICIOS
Pluralidad de Oferentes en las licitaciones
Fortalece el principio de la transparencia
Nuevos proveedores
4. IMPLEMENTACIÓN EN SAP CONTROL DE TIEMPOS DEL PROCESO
BENEFICIOS
INFORME DE GESTIÓN AÑO 2012 (CORTE AL 31 DE DICIEMBRE DE 2012) 28
Genera alarmas sobre los procesos a punto de vencer por tiempos
Proporciona la facilidad de seguimiento y control sobre el proceso
Permite realizar la verificación de puntos críticos sobre la ejecución del proceso.
5. CAMBIO OPERATIVO EN LA RADICACION DE PROCESOS EN SAP
BENEFICIOS
Facilita la radicación de los contratos
Optimiza el tiempo de radicación
Disminuye los tiempos de ejecución del proceso de manera general
INFORME DE GESTIÓN AÑO 2012 (CORTE AL 31 DE DICIEMBRE DE 2012) 29
ACUERDOS DE GESTIÒN
Las actividades incluidas en los acuerdos de Gestión se cumplieron en su mayoría,
quedando pendientes:
Modernización de la página web, la cual se encuentra en su fase de entrega y aprobación.
Digitalizaciòn de contratos, la cual se encuentra en redefinición de los tipos documentales para la posterior digitalización y cargue en el aplicativo correspondiente.