Kristin Halaas,Vestfoldmuseene :Erfaringer med egenutviklede logistikk og forvaltningssystemer Kulturrådet 27. mars 2012
Kort historikk:• Frem til 2005: 4 frittstående museer
– Larvik museum, Hvalfangstmuseet, Vestfold fylkesmuseum, Nord-Jarlsbergmuseene
• Fra 2005 MuVe AS eid av ovenstående + Vfk• Samlingsarbeid sentralisert i MuVe
– Kulturhistorisk og formidling: i museene– Forvaltning, logistikk, tilgjengeliggjøring: i MuVe
• 2006 Pilotflytting• 2006-7 LIMA, Logistikk Innlemming i MAgasin• 2007-11 FLYT, Flytting Logistikk Ytelse Tilgang• 2008-12 FODAK, Forvaltn Og Dok. Av Kult.hist foto• Fra 2009 Vestfoldmuseene IKS (VeMu)
– MuVe avdeling i VeMu
Generelt utfordringer, logistikk• Logistikk = gjentagelser, rasjonalisering,
samlebånd, konsekvens, rutiner• Utgangspunkt 2005: 4 uavhengige og
frittstående museers gjenstandssamlinger skulle overføres til felles magasin– Massebevaring – Målsetning 200 gjenstander i uka
• Innså på forhånd: stort behov for samkjøring av rutiner, logistikk etc.
Utvikling av dataverktøy• Blitt til underveis; er stadig under utvikling• Det er ikke så enkelt at man vet hva man
vil ha, og enkelt kan lage en kravspek; behov oppstår underveis
• Fordel: ha nærhet til utviklermiljø• Viktig: at utvikler kjenner behov og forstår
prosesser og arbeidsmåter (og omvendt)
Prosess: utfordringer > rutiner > dataverktøy
• Ingen lineær prosess, men ad hoc og digresjoner og sidespor hele tiden
• Prinspipp: Ikke være redd for å ta feil, endre retning
• Kan ikke forutse hvilke utfordringer som dukker opp
• Satt på spissen: prosessen har ført til erfaringer; ikke erfaringene som har ført til prosessen!
Våre systemer:• LIMA – Logistikk Innlemming i MAgasin
– Mål: å etablere rutiner og system som dokumenterer gjenstander fra de besluttes flyttet til fellesmagasin til de er magasinert.
– Ferdig 2007, men flikkes stadig på, bl.a. ifht DiMu / ny versjon av Primus
• FODAK: Forvaltning Og Dokumentasjon Av Kulturhistorisk fotografi– Mål: å utvikle og etablere metodikk og logistikk for dokumenta-sjon av store
mengder fotomateriale fra de besluttes flyttet til fellesmagasin, til de er magasinert– Under utvikling, planlagt ferdig 2012
• Forbehold: LIMA / FODAK forskjellig utgangspunkt– LIMA for en stor del tenkt ut og planlagt av hoder som ikke lenger jobber i
Vestfoldmuseene– FODAK tenkt ut og planlagt av nåværende ansatte, større eierskap til prosessen
og tankene bak
LIMA – Logistikk Innlemming MAgasin
• Info som bare finnes i LIMA: – Tilstand, historikk– Tidligere oppbevaringsforhold/klima– Emballering– Flyttemelding/flytteuke– Digitaliseringsmodul (brukes av fotografen)
• Strekkodelesing av objekter til fotografering• Automatisert navning av bildefiler• Feilretting• Kan velge foto som skal overføres til Primus
• LIMA henter informasjon fra Primus for å vise på en – for oss – mer oversiktlig måte
Meny / katalogtre i LIMA – viser noen sentrale funksjoner
Plassering Plasseringshistorikk
Hendelseshistorikk Tilstand Kolli Flytteuke/år Rapporter Oversiktlig Utlånsmodul
PRIMUS Ja Ja JaUtlån/utstillingOghvisplasseringbrukessomhendelse
JaEnkel
Ja JaHvisenbrukermappefunksjonen
JaListerapport
Nei JaFungererbra
LIMA OverføresfraPimus
Ja
JaPlasseringbruktsomhendelse,eks.avhendetUtlånegenOverføresfraPrimus
JaHistorikkpåtilstand
ViserkollifraPrimus
Ja Jaimenyoversikten
Jalettåseantall,nårhvaerflyttet,hvemsomersamlingseierosv
Nei
NILS Jaegen,menogsåfraPrimushvisdenneerlagtinn
Ja JaPlasseringbruktsomhendelseNILSKlient
Nei? Ja ? Ja,kanenkeltgenereresitabeller/diagrammer
Ja Nei
Tilstandsmodul i LIMA
Tilstandsmodul i LIMA
FODAK Forvaltning Og Dokumentasjon Av Kulturhistorisk fotografi
• Utgangspunkt: – ikke tilfredsstillende funksjonalitet for serieregistrering i
Primus fotomodul– Ingen mulighet for styring av og oversikt over
forvaltnings-hendelser i Primus fotomodul (overføring, emballering, digitaliseringsprosess)
• Ønsker følgende funksjonaliteter i FODAK– Masseregistrering, bolker– Oversikt i hierarki, nivåer– Relasjoner, sammenhenger
FODAK logistikksystem
• Forsøk på svar på to behov:– Oversikt over komplekse samlinger/arkiver/
delarkiver/underserier i hierarkisk form• Samlingstilhørighet, overordnet kulturhistorisk dokumentasjon
– Logistikk for å styre forvaltning• Overføring fra museum til fellesmagasin• Flyttebolker• Emballering / omemballering• Magasinplassering• Prioritering? • Digitalisering• Konservering• Fremtidige planlagte hendelser
FODAK hierarkisk tankegang(Overordnet)
Fotosamling/-arkiv
Delsamling/-arkiv
Flyttebolk
MAPPE
(mappe)
Enkeltbilde
Digitalt objekt
Regionalt / lokalt nivåegionalt / nivå
Lokalt nivå (Dokumentasjonsobjekt)
Nasjonalt nivå
(Logistikkobjekt)
Mappe = det som fotoene oppbevares i,arkivboks, hengemappe e.l.
Eksempel – forklaring
Materiale som fraktes til fellesmagasin
(Overordnet)
Fotosamling/-arkiv
Delsamling/-arkiv
Flyttebolk
MAPPE
(mappe)
Enkeltbilde
Digitalt objekt
Widerøe-materiale i Vestfoldmuseene/ nivå
Widerøe-materiale i Larvik museum (avdeling i Vestfoldmuseene)
Widerøe-materiale, nasjonal oversikt
Arkivboks med deler av Widerøe-materiale
Ovenstående inneholder f.eks. flere mindre bokser med med underserier f.eks. hhv farve, s/hv, pos og neg materiale
Kan være både Widerøe og annet som fraktes sammen
Enkeltbilder som er dokumentert fordi de er prioritert, evt ved publikums- forespørsel eller ved annet behov (intern bruk som utstilling/forskning e.l.).
Enkeltbilder som er digitalisert fordi de er prioritert. I eller utenfor systemet. F.eks. hentes inn fra FotoStation.
Det viktigste, oppsummert
• Struktur, hierarkisk oppbygning – Kompleksitet– Fleksibilitet
• Hendelser– Hendelseshistorikk følger objektet/samlingen/serien/underserien– Hendelser, også fremtidige –> oppgavelister, planlegging av fremtidig
forvaltningsarbeid, f.eks. digitalisering og dybderegistrering av prioritert materiale
• System – Helt til topps – nasjonalt nivå (eks. Fjellanger Widerøe, Wilse, Lindahl) (kan
kanskje også tenke oss tematiske nasjonale oversikter, jfr oslobilder.no, som tenker å samle bilder av oslo uavhengig av hvor de befinner seg.)
– Helt til bunns – det digitale objektet
FODAK logistikksystem
• Står foran viktig avgjørelse denne våren• Valg av løsning for videre utvikling
– Ytterligere info er fjernet i denne versjonen, da det inntil videre bare er intern informasjon.
”Delprosjekter 2012-2013”• Søknad til Kulturrådet høsten 2011 om LIMA inn i
Primus. Bakgrunn:– Vi har ingen presisje i å drifte og utvikle egne
systemer– Tar mye ressurser, er sårbart– Ønsker at andre skal kunne bruke det– Ønsker å bidra med vår erfaring til fellesskapets beste– Ønsker samarbeid og FELLES systemer– Bedre med drifting og utvikling i større miljøer enn hos
oss lokalt
Søknaden: LIMA inn i Primus• Bruke erfaringer fra LIMA m.m. > etablere
samlingsforvaltnings/logistikk-modul i Primus
• Vestfold tidlig ute med fellesmagasin• Nå: flere fellesmagasiner• Ønsket å trekke inn andre ressurser fra
museumssektoren i gjennomføringen av prosjektet
Og derfor:• Økt behov for felles nasjonale / regionale
løsninger som ivaretar utfordringene ved behandling av flere eieres samlinger, ikke bare det enkelte museums samlinger
• Behov for logistikk rundt dokumentasjon, tilsyn, vedlikehold, konservering av gjenstander – i felles magasin– i egne lokale magasiner– i permanente og temporære utstillinger– som er utlånt / innlånt
Hva er det som ligger i lufta?
• NMF årsmøte Oslo august 2011,seminar om samlingsforvaltning:– Espen Hernes: ”Vurdere felles IKT-utvikling for
samlingsforvaltning”…?
• Rapport fra arbeidsgruppe, jan 2012: Samhandling og arbeidsdeling ved dokumentasjon og innsamling i kulturhistoriske museer: ”Norsk kulturråd må styrke innsatsen for å videre-utvikle standarder, felles programvare og metadata”…?
• Nasjonal samlingsforvaltningsplan som fremdeles er u.off….?
Men viktig forutsetning:
• Hvis det vi nå løser utenfor Primus, i egne systemer, omsider får sin modul i Primus:– All info i egne systemer må da inn i Primus– Kan bli en utfordring: ressurskrevende å lage
en agent som overfører denne informasjonen?– Hvem skal gjøre dette?– Derfor: viktig med samarbeid med oss som har
laget egne systemer
Tanken var:• Å søke om tilsvarende for FODAK neste år.• Evt se det material-uavhengig: ikke forskjellige
stystemer for foto, gjenstand, kunst…
Forventninger:• Ikke lokalt, tilfeldig, ustabilt, uforutsigbart og sårbart,
men• et tydelig, nasjonalt, stabilt og forpliktende ansvar for
styringen av utviklingen av slike systemer