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Agenda de trabajo
1. Aspectos relacionados con la Subdirección de Abastecimientos y Servicios Generales
2. Aspectos relacionados con la Subdirección Financiera y Contable
¿Cuál de las dos quiero usar?
¿Cuál herramienta requiere mejor preparación para su uso?
Situación operativa inicial
Web Safi Contratación
Formato en Excel
Resultado en PDF
Minuta elaborada en WORD
No hay integración Demanda un mayor control manual Dificulta trazabilidad
MANUAL DE CONTRATACIÓN
Quita recursos a la gestión de las dependencias de apoyo Reprocesos
Plan muy agregado dificulta el seguimiento Herramienta no asociada al proceso El esfuerzo se orienta al cálculo del indicador
No da información concreta acerca de donde
se debe concentrar el esfuerzo
Situación estratégica inicial: Plan de Compras y Contratación
Proceso fraccionado Incertidumbre en la información
Falta de oportunidad en los indicadores
Fuentes de información diferentes
Situación de control: Indicadores
Proceso en 7 ERP
•Plan de compras
1
•Requisición
2 •Estudio de Mercado
3
•Solicitud de CDP
4 •Proceso de selección
5
•Adjudicación
6 •Minuta
7
•Generación de RP
8
•Control de Pólizas
9 •Notificación de la Supervisión
10
•Registro de ejecución del contrato
11 •Autorización de los pagos
12
• Solicitud de Liquidación
13 •Liquidación
14
Usuario Área de apoyo
Marco regulatorio: Manual de Contratación
Beneficios Esperados
Integración de la gestión estratégica con la operativa Esfuerzo orientado al análisis, no al registro y cálculo de
indicadores Permite agregar mayor valor a la gestión Alto grado de certidumbre en la información Controles automáticos Mejora trazabilidad Reduce la probabilidad de errores y por tanto de
reprocesos.
Principales cambios
Mayor exigencia en la planeación: concordancia entre plan y requisiciones
Trazabilidad total: concordancia entre procesos y fechas
(reduce flexibilidad) Mayor formalidad en todos los procesos Apoyo de Subdirección de Abastecimiento y Servicios
Generales desde el inicio del proceso Integración de la ejecución contractual en el sistema Mayor información para la toma de decisiones.
NUEVO SISTEMA ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO
Objetivo General Genera acercamiento del Usuario con el NUEVO ERP. Muestra al usuario como se navega en el sistema, sus características y las herramientas que debe utilizar para poder operar correctamente cada opción que trae el nuevo sistema administrativo y financiero.
El usuario tiene una visión general de los módulos del Sistema Administrativo y Financiero, lo cual le permite conocer el uso y aplicación de cada uno de estos en la gestión laboral.
Objetivo Especifico
Optimización de Procesos
Evita la Duplicidad de Trabajo
Cambio de un Sistema Modular a uno Integrado
Información al día
Procesamiento en tiempo real
Sistema Integrado
Cambio de Cultura
Disminuye la tramitología
Registro de Operaciones en línea en todos los módulos
Características del Nuevo ERP
3. Integración
Módulos e Interfases del Nuevo ERP
PF – Presupuesto CA – Cartera FA – Facturación PO – Proveedores TS – Tesorería CN – Contabilidad
IN – Inventarios AF – Activos Fijos CM - Compras WF – Work Flow
Orden de
Compra
Requisición
automática
Entradas
almacén
C x P
Presupuesto Compras
Contabilidad
Tesorería
Inventario (Almacén)
Activos fijos Facturación Cartera
CXC
Proveedores
/ Facturaº
Clientes
Documento Base
Documento Base
Documento Base
Compromiso CDP
Factura Pago
Obligación
Autorización
y Pago
Notas (Saldos Clientes)
Recaudo
CXC
La agenda permite programar actividades sobre algún evento que no se realice en el sistema. Ejemplo: Pago impuestos, Reuniones.
Agenda
Las alertas muestran información a los usuarios sobre algún evento realizado en el sistema. Ejemplo: Documentos Inconsistentes, Vencimiento de Facturas.
Alertas
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Menú del Sistema
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