Download - Etkin Zaman Kullanımı
Etkin Zaman KullanımıEtkin Zaman Kullanımı
Zamanı Etkin Kullanmalıyız Zamanı Etkin Kullanmalıyız Çünkü...Çünkü...
AMAÇ: Zamanın bize verilmiş en önemli nimetlerden biri olduğunun farkındalığı. Zaman yönetimi konusunda olumlu tutum gelişitirme adına neler yapılabileceği, zamanın kontrol altına aldığımızda neler yapılabileceğinin anlaşılması.
İÇERİK:Zamanın önemiZaman ve biz kavramıKişisel vizyon,misyon ve hedeflerZamanı nerelere harcamalıyızÖncelikerimizZaman hırsızlarıZaman envanteriZaman kullanımı tutumumuzu ölçelimPlanlamaAjanda kullanımıErtelemelerimizZamanı etkin kullanma kriterlerimiz
Neleri Elde Edeceğiz:
OkumakİletişimDinlenmeDüşünme
Zamanı Etkin Kullanmalıyız Zamanı Etkin Kullanmalıyız Çünkü... Çünkü...
Zamana kasem olsun! İnsan zamanı değerlendirme
konusunda mutlaka hüsrana düşmektedir. Ayet
Zamanı Etkin Kullanmalıyız Zamanı Etkin Kullanmalıyız Çünkü...Çünkü...
Kıyamet günü Ademoğlu beş şeyin hesabını Kıyamet günü Ademoğlu beş şeyin hesabını vermeden Allah huzurundan ayrılamaz.vermeden Allah huzurundan ayrılamaz.
1.1.Ömrünü ne yaparak tükettiğindenÖmrünü ne yaparak tükettiğinden2.2.Gençliğini ne işte harcadığındanGençliğini ne işte harcadığından3.3.Malını nerede kazandığındanMalını nerede kazandığından4.4.Malını nerede harcadığındanMalını nerede harcadığından5.5.Öğrendiği ile ne derece amel ettiğindenÖğrendiği ile ne derece amel ettiğinden
HadisHadis
Zamanı Etkin Kullanmalıyız Zamanı Etkin Kullanmalıyız Çünkü...Çünkü...
İki şey vardır. İnsanların çoğu onun değerini bilmez. Hadis
1. SIHHAT1. SIHHAT
2. ZAMAN2. ZAMAN
Zamanı Etkin Kullanmalıyız Zamanı Etkin Kullanmalıyız Çünkü...Çünkü...
Nedir zaman nedir?Bir su mu, bir kuş mu?Nedir zaman nedir?İniş mi , yokuş mu ?
Necip Fazıl Kısakürek
Kalite İnsana Saygıyla Başlar...
Zaman; Yerine konması, geri
döndürülmesi, yenilenmesi,
depolanması, satın alınması mümkün
olmayan bir kaynaktır.Yapılacak her iş için bir zaman gereklidir.
Zaman pahalıdır.
Zamanı Etkin Kullanmalıyız Zamanı Etkin Kullanmalıyız Çünkü...Çünkü...
• İş çok, zaman yok ya da tam tersi• Gecikiyoruz sonra ya bahane buluyor ya da
öfkeleniyoruz• Strese giriyoruz• Planlasak daha çok zamanımız olabilir• Evde iş, iş de ev olmamalı• Kendimizi yenileyemiyoruz• Sosyal olamadığımızdan yakınıyoruz• Başkalarına hayranlık duyuyoruz biz
yapamayız sanıyoruz
Yavuz Sultan Selim Mısır Seferine giderken yanında 3 katır yükü kitap götürmüştü.
• Zaman hiçbir zaman yönetimimize girmez biz ancak zaman içinde tutum ve davranışlarımızı yönetebiliriz
• İsteyip de yapmaya zaman bulamadığımız şeyler, yeterince istediğimizden emin olmadığımız şeylerdir.
• Şu ana kadar çok isteyip de neye sahip olamadık ?
• Zamandan kazanmak istiyorsak kayıplarımızdan başlayalım.
• Zaman yönetimi aslında “ Kendini Yönetmek” demektir
Z a m a n v e B i z . . . Z a m a n v e B i z . . .
• Dünyanın en uzun ve en kısa , en çabuk ve en yavaş, hem minicik parçalara bölünebilir hem de kitlesel, bir yandan kıymeti bilinmeyip öte yandan üzülünülen , onsuz hiç bir şey yapılamayan, küçük olan şeyleri yutuveren, büyük şeylere ise hayat veren, mucizevi şey....ZAMAN
Voltaire
Z a m a n ı n T a n ı m ı . . . Z a m a n ı n T a n ı m ı . . .
Zaman Konusunda İlginç Bir Zaman Konusunda İlginç Bir AraştırmaAraştırma
• Türkiye’ de Ortalama 70 Yıl Yaşayan Biri• Uyku 23 yıl• Çalışma 19 yıl• Eğlence 9 yıl• İbadet 1 yıl• Beslenme 6 yıl• Ulaşım 6 yıl• Hastalık 4 yıl• Tuvalet 2 yıl
Bilimsel bilgi birikimi 3-5 yıl içerisinde ikiye katlanmaktadır.
Bilgisayarların hız ve kapasite olarak ikiye katlanma süresi 6
aydır.
Başlangıç 1910 1970 1985 ?!.....
Okumak ve SeminerlerOkumak ve Seminerler
Hizmet % 15 %15 % 15 % 15 % 15
YILLAR 1700 1800 1900 1988 1995
Bilgi % 5 % 5 % 5 % 56 % 67
Üretim % 10 % 15 % 40 % 26 % 15
Tarım % 70 %65 % 40 % 3 % 3
ABD ‘de Çalışma Hayatındaki ABD ‘de Çalışma Hayatındaki GelişmelerGelişmeler
Zamanımızı Nerelere harc Zamanımızı Nerelere harc sorusu vsorusu v
MeslekAile
Sosyal sorumlulukTatil
Eğlence - SporArkadaşlar
HobilerKişisel Gelişim
V i z y o n . . . V i z y o n . . .
Bir kuruluşun ya da kişinin kendini başarılı görmesi için bulunmayı istediği yerin kısa ve
öz tanımıdır.
Kuruluşun ya da kişinin uzun dönemde neleri başarmak istediğinin güçlü ve canlı
anlatımıdır.
Önce Amaç ve Hedef ...
Belirlenmiş olmak
Ölçülebilir olmak
Yapılabilir olmak
Gerçekçi olmak
Zaman içinde sınırlanmış olmak
Hedefler . . . Hedefler . . .
Açıkça Tanımlanmalı
Gerçekçi Olmalı
Kurum Hedefleri İle Örtüşmeli
Motive Edici Olmalı
Zaman Sınırı Olmalı
Ödüllendirici OlmalıNe İstediğini,
Neler Yapabileceğini Bilmeli
İstek ile Yetenek Gerçeğe uymalı
Bir Şeylerden Vazgeçileceği Bilinmeli
Başarı İçin ÖnerilerBaşarı İçin Öneriler
İlgi ALANI
Etki ALANI
İlgi ALANI
Etki ALANI
Pozitif Odak Negatif Odak
İş Önceliklerimiz... Örnek…İş Önceliklerimiz... Örnek…
Acil, önemli - 1Acil, önemli - 1
Acil olaylar
Toplantılar
Uygulanması gereken proje ve hazırlıklar
Önemli, acil değil - 2Önemli, acil değil - 2Uzun vadeli işlerPlanlamalar, tedbirlerİlişki geliştirmeler, Çalışanı güçlü kılmaTatil....
Acil, Önemsiz - 3 Acil, Önemsiz - 3
İşimizi engelleyen durumlar
Telefonlar, ziyaretçiler
Rapor, toplantı...
Acil değil ve Önemsiz - Acil değil ve Önemsiz - 44
Önemsiz ayrıntılar
Telefon konuşmaları
Boş faaliyetler
Zaman Yönetimi Konusunda Zaman Yönetimi Konusunda Tutumunuzu Ölçün...Tutumunuzu Ölçün...
• Anket kriterleri oluşturun• Kendiniz değerlendirin çevrenize
değerlendirtin• Sonuçlara göre bir zaman yönetimi
planı çıkartın • Bir dostunuzla planınızı paylaşın ve
hemen uygulayın
Nasıl Bir Tipsiniz?Nasıl Bir Tipsiniz?
FukaraFukara• Zaman kaygınız var• Plan, program yok• Çok zaman, az iş• Organize değilsiniz• Sizi güvenilmez buluyorlar• Çok yoruluyor ama rahat
olamıyorsunuz
Kontrol sizdeKontrol sizde Organize Önceliklerini bilen Amaç ve hedefi
doğrultusunda her şeye ölçülü zaman ayıran
Zaman yönetimini bilen
DengeliDengeli İş genellikle biter Telaş, baskı yok Daha iyi olanları dert
etmiyor Hayatı yaşamak iş bitirmek
kadar önemli Fukara ve Kontrollü arası
HastalıklıHastalıklı Zaman yönetimi takıntı
halinde Zorlama var Büyük lokmalar ısırılmaya
çalışılıyor İşkolik
Zaman Envanteriniz..Zaman Envanteriniz..
Saat Sıra Yapılan İşler Harcana Süre Değerlendirme Önem Derecesi08:00 109:00 210:00 311:00 4
Süre 3 hafta, yapılan tüm aktiviteler yazılacak.Sorgu:Bu işi hiç yapmasam olmaz mıydı?Bu iş ben yapmasam olmaz mıydı?Bu iş için bu kadar zaman harcamam gerekiyor muydu?Bu iş için başkasının bu kadar vaktini almam gerekiyor muydu?Bu iş için başkasının benim bu kadar vaktimi alması gerekiyor muydu?
Zaman Hırsızları Zaman Hırsızları
• Plansızlık• İş önceliklerimizi ve organizasyonun iş
akışını etkin kullanamayışımız (Yetki devri)• Toplantı yönetiminden habersiz olmak• Kişisel ve örgütsel kontrol yanlışlarımız• Karar verme sürecindeki yanlışlarımız• Etkinliğimizi azaltan diğer
sebepler;Telefonlar, ziyaretçiler • Kişisel ve örgütsel organizasyon
bozukluğuEdison günde 18 saat çalışan bir insan “ömrü bir su gibi geçti
” diyor…
Öğrenciler İçin Zaman Tuzakları Öğrenciler İçin Zaman Tuzakları
• Televizyon• Sinema• İnternet• Aşırılıklar (Gezi , Muhabbet, Spor…)
P l a n l a m a P l a n l a m a
• Çalışmanızı çeşitli dönemler için planlamalısınız
• Günlük• Haftalık• Aylık• Yıllık
P l a n l a m a P l a n l a m a
• Yıllık örnek• Aylık örnek• haftalık• günlük
Toplantı Yönetimi (Koordinasyon)...
• Toplantının amacı, duyurusu• Vakti – Başlama , Bitiş• Gündem ve gündem kontrolü• Uygun olmayan şartlarda toplantı• Eksik bilgi• Grup hafızasından yararlanamama• Rol paylaştırmama• Yetersiz toplantı tutanakları
Toplantı Yönetimi Toplantı Yönetimi (Koordinasyon)...(Koordinasyon)...
İcraatİcraat Beşeri Beşeri işilkilerişilkiler
İdari ve İdari ve stratejikstratejik
ÜstÜst
OrtaOrta
AltAlt
5 - 10
20 - 30
40 - 45 40 - 45 5 - 10
40 - 45
40 - 45 40 - 45
20 - 30
Öncelikler tartışmasıÖncelikler tartışması
İcraatİcraat Beşeri Beşeri işilkilerişilkiler
İdari ve İdari ve stratejikstratejik
ÜstÜst
OrtaOrta
AltAlt
Günlük kontrol listeniz var mı?
• Zaman denetim tablosu
• İşleri puanlama
• Kontrol listesi oluşturabilirsiniz
• Ajanda kullanımı
• Elektronik zaman yönetimi
Zaman Tablolarımızı Oluşturalım
08:0009:0010:0011:0012:0013:0014:0015:0016:0017:0018:00
Ek Yorum:
Tarih:
Yapılabilicekler, Acil - Önemli Değil, C Tipi İşler
Yapılması Gerekenler, Önemli Acil Değil, B Tipi İşler
Zorunlu, Acil Önemli, A Tipi İşler
Zaman Tablolarımızı Oluşturalım
GÜN TARİH:SAAT FAALİYET TEL DİĞ AÇIKLAMA
08:00 1 2 3 4 509:00 1 2 3 4 510:00 1 2 3 4 511:00 1 2 3 4 512:00 1 2 3 4 513:00 1 2 3 4 514:00 1 2 3 4 515:00 1 2 3 4 516:00 1 2 3 4 517:00 1 2 3 4 518:00 1 2 3 4 519:00 1 2 3 4 5
ÖNEM
GÜNLÜK ZAMAN KAYIT CETVELİ
Zaman Tablolarımızı Oluşturalım
08,12,2001
SAAT RANDEVULARIM TEL
08:00 ZİYA BEY
09:00 Adapazarı Programı *10:00
14:00 FAX - MAİL- DİĞER
15:00
16:00
20:00
21:00
*
CUMARTESİ
Günboyu sürecek, KM ve KO ve ZY Prohramları
Bilgisayar, kitaplar, eğitim notu özeti, sinevizyon
AÇIKLAMALAR:
Karar Verememe (Erteleme)
• Hoşlanılanlar -- Hoşlanılmayanlar• Çabuk bitecekler – Uzun sürecekler• Kolay olanlar -- Zor olanlar• Bilinenler – Bilinmeyen yeni olanlar• Acil olanlar – Önemli olanlar• Başkalarının istekleri – Kişinin
kendi seçtikleri
Karar Verememe (Erteleme)
Yapmaktan hoşlandıklarımYapmam gerekenler
BAŞARI YAPMAM GEREKENLERİ , HOŞLANARAK YAPMADA SAKLIDIR.
HAYATIMIZ BU İKİ MADDE ARASINDA GEÇMEKTEDİR.
Etkinliği Azaltıcı
• Telefon görüşmeleri• Ziyaretçiler• Hayır diyememe
ERTELEMEK
• Gerçekten önemli ve yaşamsal işlerle uğraşmaktan alıkoyan erteleme;
– Kişinin kariyerini yıkabilecek,
mutluluğunu bozacak ve hatta hayatını
kısaltacak, her alanda başarıyı önleyen,
gizli gizli zarar veren bir alışkanlıktır.
Gecikmelerle Mücadele
• Bitirme tarihini belirleyin.• İlk önce sıkıcı olan işi yapın.• Şimdi yapın!• Ödüllendirme sistemi kurun.• İşleri küçük bölümlere ayırın.• Sizi uyaracak biriyle anlaşın.
Ziyaretçiler
• Davetsiz misafirlerinizin olabileceğini hesaba katın
• Ziyaretlerin süresini sınırlayın• Mümkünse odanızın dışında buluşun• Ziyaretçinize ona ayırabileceğiniz
vakti başta söyleyin• Görüşemeyeceklerinize uygun bir
uslup geliştirerek söyleyin
Ziyaretçiler
• Sekreterlere randevu düzenleme sorumluluğu verelim
• Ziyaretçiler önce sekreterle görüşsün
• Astlarımızın odasına gidelim• Ziyaretçilerle odamızın dışında
görüşelim• Zaman sınırını baştan belirtelim
Hayır Demesini Bilelim...
• Patronumuza;” hangisini önce
yapayım?”
• İş arkadaşımıza;öncelikleriniz var
• Diğer departmanlara;öncelikleriniz var
• Kaytarıcılara; “sen nasıl hallederdin?”
Etkinliği Azaltıcı
• Düzensizlik• Hayır diyememek• Geciktirme• Beklemeler• Aksaklıklar
• Ziyaretçiler• Posta• Dedikodu• Gereksiz titizlik• Kahve sohbetleri
Zamanı iyi kullanmanın üç yolu
1. Düşük öncelikli işleri veya
faaliyetleri bırakmak.
2. Yaptığınız işte daha etkin olmak.
3. Bazı işleri devredeceğiniz bir
insan daha bulmak.
Günlük Dikkat ve Enerji Eğrisi
Dikkat, İlgi
Zaman7:00 9:00 11:00 13:00 15:00 17:00 19:00
Bunlara Dikkat Edelim...
• Aniden kapıldığınız heves ve fikirlerin sizi kontrol etmesine izin vermeyin. Onları not edin ve daha uygun bir zamanda gözden geçirin.
• Mümkün olduğu ölçüde bir işi bitirmeden diğerine geçmeyin
• Her akşam eve gitmeden önce masanızın üzerindeki ve masanızdaki dosyalarınızda tuttuğunuz kağıtları gözden geçirin. Kendinize aşağıdaki kontrol listesi uyarınca puanlar verin. Amaç, mümkün olduğunca düşük puan almaktır
Zamanı Etkin Kullanım Kriterleri..
• Yöntem geliştirin• Öncelikli işleri belirleyin, nerede kime hayır
denmeli bilin, gereksizse eleyin• İşlerinizi delege edin, astlarınızın gelişimine de
yardımcı olur• Ertelemeyin• Yapacağınız her işe zaman sınırı koyun• Size nasıl davranılmasını istiyorsanız , o şekilde
davranın• Bazen gereksiz işleri iyi yaparız , kendimizi
kandırmamalı ve abartmamalıyız
Etkili Zaman Yönetimi İçin Tavsiye
1. Hafta boyunca yapmak istediklerinizi listeleyin ve öncelik sırasına dizin.
2. “Günlük yapılacaklar” listesini önceliklerine göre hazırlayın.
3. Listenizin başındaki işlere büyük bir dikkatle yaklaşın.
4. Başladığınız işi bir kerede tamamlayın.5. “Zamanınızı en iyi şekilde nasıl
değerlendirebilirim?” diye kendinize sorun ve uygulayın.
Zamanı Etkin Kullanma
• Yiyip içtiğimiz şeyleri, ağzımıza alıp vücudumuza mal ettiğimiz zaman bir lezzet alır ve istifade etmiş oluruz. zaman da öyledir. Saniyeleri, dakikaları, günleri ve haftaları kendinize mal ettiğimiz ölçüde onun zevkini duyar ve geçmesini istemeyiz. Hayat lezzeti duyulup neşesi hissedildiği, bu günümüz ve yarınlar adına bir şeyler vaadettiği nisbette tadına doyulmaz bir nimet ise de, dikkatsiz ve şuursuzca yaşandığında , insanın sırtında bir yükten farkı yoktur.
Kişisel Organizasyon...
• Bilgi toplumu organizasyonu gerektiriyor
• Dağınıklık, verimsizliğe, korkuya, kontrolsüzlüğe, strese, yorgunluğa sebep olur
• Organizasyon, enerji, yüksek performans, üretkenlik, az hata, kolay kontrol ve hakimiyete sebep olur
Etkin Çalışma Masası - Büro...
• Efektif ofis sistemleri , materyallerini tanıyın ve kullanmaya çalışın
• Ofis renk, ışık, havalandırma, iletişim sistemler, izolasyon gibi özellikleri çalışmanızı etkileyecektir
• Dosyalarınızı derecelendirerek saklayın• Çöpe atmaya alışın
Gündelik Evrak Yönetimi...
Masanızı BoşaltınGelen Evrak Kutusu KullanınGelen Evrakı Ayıklayın ve DosyalayınKağıt BiriktirmeyinBilgi Akışını SınırlayınKişisel Dosyalama Sisteminizi OluşturunMasa Üstü Organizatörleri Kullanın
Kendiniz isimlendirin...
• Şimdi yap: Bu gün ilgilenmeniz gerekenler
• Yakında yap: Bir hafta içinde ilgilenmeniz gerekenler
• Dosyala: Derecelendirme sisteminize göre
• Oku: Dergi, gazete, acil olmayan raporlar...
• İlet: Başkalarına ulaştırmanız ve sözlü açıklama gerektiren evrak için
• Bekleyen: Gerekli bilginin tümüne sahip olmadığınız için hemen ilgilenemediğiniz işler için
• Projeler: Bir projeye ait tüm kağıtlar için. Her proje için ayrı raf ya da dosya da kullanabilirsiniz.
• Diğer: Gereksinimleriniz doğrultusunda diğer gruplar ekleyebilirsiniz: Takip edilen işler, çeşitli fiş ve makbuzlar, faturalar, vb.
Nasıl Dosyalanır ?
• Neyi Dosyalamalı?:Gelecek için değer taşıyan, size yada başkasına gerekli olacak doküman dosyalanmalı
• Sınıflandırma: Korunması gereken, başvurulacak, kontrol edilecek, hatırlatma dosyaları
• Dosyalarınızı nereye koymalısınız? Çalıştığımız, aktif , pasif dairesine
• Dosya tasarımı: Esnek, düzenli, kolay anlaşılabilen, ihtiyaçlara cevap verebilen
Nasıl Dosyalanır ?
• Ne zaman dosyalamalı: Günlük ve haftalık
• Dosyalamayı kim yapmalı? Siz yada sekreteriniz önemli olan dosyalama sisteminizin bilinmesi
• Güvenlik: Resmi evrak, teminatlar, sigorta poliçeleri, muhasebe kayıtları, hisse senedi...
• Dosya Muhafazası: İçindekiler listesi olsun,standart etiketler, tarihlendirme, arşivleme kurallarınız var mı, tek kopya saklayın, yılda bir kontrol edin,
Kişisel Organizasyon...
• Düzenli çalışma mekanınız olmalı • Dosyalarınızı derecelendirerek saklayın• Gerekmeyen dokümanları çöpe atmaya
alışın• Gündelik evrak yönetimi• Şimdi yap, dosyala, oku gibi kendi
isimlendirmelerinizi kullanın• Sadce işyerinizi değil evinizde de benzer
düzenlemeler yapın
Kendimizi Düzeltelim
• Toplu Çalışma Ortamı• Özel Büromuz – Çalışma Odamız• Masa Düzenimiz• Evrak, Dosya, Bilgisayar• Kitaplarımız, Defter, Fotokopiler• Okuma Alışkanlığımız - Hızlı
Kişisel dosya sistemi kurabilirsiniz.
• Projeler• Anlık işler• Kendini geliştirme• Fikirler• Arka plân bilgileri
Güç Alanı Analizi
D1 Denge Noktası
T1 Anı
İtici Güçler
Durdurucu GüçlerBilgisizlik,maddi imkansızlıklar, alışkanlıklar,...
Zeka, hırs, disiplin, eğitim, plan,...
T2 D2
Pareto Prensibi
20 %
80 %
Zaman Sonuçlar
80 %
20 %
Son Olarak … Son Olarak …
Sizde her dakikadan daha fazla zevk alabilir, mesleğinizde ve kişisel yaşantınızda daha başarılı olabilir ve çok daha az çabayla çok daha fazla şey başarabilirsiniz. BU GÜN SİZİN İÇİN GERÇEKTEN DE BİR
DÖNÜM NOKTASI OLABİLİR. HAYATINIZDAN DAHA FAZLA ZAMAN
ALABİLİRSİNİZ…
T E Ş E K K Ü R L E R ..T E Ş E K K Ü R L E R ..
İnka Eğitim ve Danışmanlık
Kısıklı Caddesi Haluk Türksoy Sokak No : 7
Bağlarbaşı – İstanbul
Tel: 0 ( 216 ) 492 03 25
Fax: 0 ( 216 ) 492 70 24
www.inkadanismanlik.com.tr
www.cvtr.net