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Excel 实战技巧培训2011-09-10

Jim.Zhang

Excel 实战技巧培训

目录

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前言操作与技巧—— 原来可以如此简单

数据透视表—— 百变星君

函数与公式——Excel 的精髓之处

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图表—— 专业的我也可以做到

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总结与作业


前言—— Excel 有些什么

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VBA编程VBA 编程

透视表透视表

函数、图表函数、图表

基本操作基本操作


前言——烦恼、困惑与疑问

4

烦恼

工作中天天用到 Excel,但除了简单的操作 ,其他技巧怎么也掌握不了 .重复的操作耗费大量的时间、精力！

困惑

Excel中如此多的功能、菜单、函数、图表类型、 VBA代码，如何做到灵活运用？

疑问

我对 Excel很感兴趣、可不知从何学起？有没有一套有效的、快速的学习 Excel技能的方法？


前言——成为“高手”的捷径

5

心态

方法

坚持

No.1 积极的心态“ 兴趣是最好的老师、压力是前进的动力”

No.2 正确的方法• 循序渐进• 善用资源、学以致用• 阅读与实践的结合

No.3 持之以恒的努力，每天进步一点点


前言——关于本次培训

6

解决问题的思路

学习 Excel 的方

法

注重

知识点 20%

实例讲解 80%

构成

采用 Excel

2010 进行讲解，尽量向低版本兼容

说明


前言——起步之前让我们回顾几个场景

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场景 1Excel+计算器

场景 2Excel取代计算器

场景 3单元格表间运算

场景 4Vlookup + sumif

场景 6Excel+数据库

场景 5高级公式 +透视表

…...


目录

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图表—— 秀的是专业、拼的是创意

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总结与作业

基础中的基础排序筛选查找与替换定位选择性粘贴效率加倍的快捷键


操作与技巧基础——排序

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排序的基本操作

案例 1: 如何按汉字笔画排序

案例 2: 如何用排序制作工资条

案例 3: 如何按行排序

案例 4: 如何对合并单元格相邻的数据区域排序

案例 5: 如何按单元格颜色排序（ 2007 以上版本 )


操作与技巧基础——筛选（自动筛选 )

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筛选的基本操作

案例 1: 如何对双行标题列表进行筛选

案例 2: 筛选中数据区域的注意事项

案例 3: 如何进行反向选择

案例 4: 如何不增加辅助列对日期按星期筛选


操作与技巧基础——查找与替换

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查找与替换基本操作

案例 1: 如何清除或修改特定格式的单元格内容

案例 2: 如何查找批注中的内容

案例 3: 如何在整个工作簿查找

案例 4: 如何删除工作表中的通配符和特定字符


操作与技巧基础——定位

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定位的概念和基本操作

案例 1: 如何披量清除工作表上的各种对象

案例 2: 如何运用定位行列差异单元格

案例 3: 如何利用定位将数据填充完整（测试题 1)


操作与技巧基础——选择性粘贴

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选择性粘贴的基本操作和意义

案例 1: 如何将公式转为数值

案例 2: 如何直接对某个区域进行加减乘除运算

案例 3: 如何只复制单元格中的有效性设置

案例 4: 关于转置功能的运用

案例 5: 关于跳过空单元格


操作与技巧基础——效率加倍的快捷键

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何为有用的快捷键？需要自己去摸索总结，本次培训仅仅列举了一小部分供大家参考。

令效率加倍的快捷键举例


目录

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总结与作业

基础中的基础排序筛选查找与替换定位选择性粘贴效率加倍的快捷键

基础中的进阶单元格格式保护工作表 /工作簿

名称的运用数据有效性条件格式高级筛选


操作与技巧进阶——单元格格式

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单元格格式概述（ Ctrl+1）

案例 1: 来浏览一些“千奇百怪”的自定义格式

案例 2: 如何对手机号码进行分段显示

案例 3: 如何对不同范围的数值使用不同格式

案例 4: 如何将自定义格式的显示转换成真实数据


操作与技巧进阶——工作表 / 工作簿的保护

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保护工作表 /保护工作簿

案例 1:保护工作表基础操作

案例 2: 如何限定用户只能选择可编辑的区域

案例 3: 如何在已保护的工作表中运用筛选


操作与技巧进阶——数据有效性

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数据有效性的概述

案例 1: 如何利用数据有效性控制单元格的输入

案例 2: 如何限制重复值的录入

案例 3: 用有效性制作二级下拉菜单

案例 4: 利用有效性圈释不符合要求的数据


操作与技巧进阶——条件格式

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条件格式概述

案例 1: 利用条件格式标注达成率

案例 2: 用条件格式判断列是否有重复

案例 3: 用条件格式自动实现间隔底纹

案例 4: 用条件格式自动为小计总计设定格式

简单介绍 2010 的条件格式、迷你图


操作与技巧进阶——名称的运用

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名称是什么东东？

名称：实际上是对 Excel“对象”的命名。而所谓对象可以是：

• 单元格• 单元格区域• 数值、数组常量• 公式• 宏表函数



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为什么要使用名称

名称的优点：• 使公式、有效性、条件格式等等易于理解，比如用“税率”代替单元格引用 .

• 简化公式• 利于安全，易于维护• 可以在条件格式、有效性中引用其他工作表单元格或常量数组

• 调用 Excel4.0宏表函数必须使用名称• 可以在控件中调用单元格内容• Excel的几乎任何地方那个都可以使用名称



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关于名称的约定

• 名称不得与单元格地址相同。包括 R1C1样式。• 名称不得使用空格。• 名称不得以数字开头或单独使用数字。• Excel识别名称时，不区分大小写。• 名称是一种特殊形式的“公式”，因此其长度、内部嵌套等同样受到限制，比如内部长度最大16,384个字符。

• 名称所用字符不能超过 255个字符。• 当名称引用单元格区域时，要考虑相对引用和绝对引用。



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定义名称的三种方法

方法 1:插入名称

案例 2:使用名称框

案例 3:根据所选内容创建（批量）



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关于名称的案例

案例 1: 在名称中使用常量

案例 2: 在名称中使用函数

案例 3: 动态名称的运用

案例 4: 如何一次性删除所有定义的名称


操作技巧进阶——综合案例分析

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一份市场活动赠品申请表的编制案例

单纯的表格 VS

名称 +数据有效性 +条件格式 +工作表保护的表格


操作与技巧进阶——高级筛选

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高级筛选及举例

参考一份网络上的教程。请看案例


目录

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总结与作业

热身运动，现在开始 Excel运算符及其含义

什么是公式、什么是函数

如何快速、准确找到适合的函数


函数与公式——热身运动 Excel 运算符

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让我们一起来看看 Excel 的常用运算符


函数与公式——热身运动公式？函数？

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公式：是以等号“ =”开头，通过使用运算符将数据、函数等元素按一定顺序连接在一起，从而实现对工作表中的数据执行计算的等式。例如 C1=A1+A2+A3+A4+B1+B2+B3+B4

函数：简而言之，函数就是预先定义好了的公式。比如上例中的公式就可以用函数 C1=SUM(A1:B4)代替。函数不仅可以简化公式，而且具有仅用运算符连接的一般公式所不能替代的功能。例如查找引用，逻辑判断等等。


函数与公式——函数的结钩分析

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函数与公式——热身运动快速选择函数

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快速选择、输入函数的方法

通过“公式库”功能区快速选择输入

通过开头字母的提示快速输入

通过插入函数输入

直接输入


目录

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总结与作业

热身运动，现在开始 Excel运算符及其含义什么是公式、什么是函数

如何快速、准确找到适合的函数

记住三个 F吧，他们很棒 F1,不离不弃的好兄

弟 F4,相对？还是绝对？由你说了算

F9,一把“庖丁解牛”的宝刀


函数起步—— F1, 不离不弃的好兄弟

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自学函数的捷径全在这里了

记住： excel 本身就是最好的参考书

F1 ， F1哪里不会点哪里


函数起步—— F4, 相对？绝对？由你说了算

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何为引用，有何影响？

案例 1:三种引用的同时理解

案例 2: 为什么 vlookup会出现错误值

案例 3:综合案例


函数起步—— F9, 一把“庖丁解牛”的宝刀

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F9——应用举例

解析统计函数 :IF+COUNTIF+SUMIF 的综合应用

解析文本函数 :FIND+MID的综合应用

解析复杂数组公式 :其实就是这么简单


目录

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总结与作业

热身运动，现在开始什么是函数如何快速、准确找到适合的函数

兵马未动，逻辑先行

记住三个 F吧，他们很棒 F1,不离不弃的好兄

弟 F4,相对？还是绝对？由你说了算

F9,一把“庖丁解牛”的宝刀

函数如此简单 TRUE vs FALSE 逻辑判断是函数的灵魂数据汇总统计函数查找引用函数文本处理函数璀璨明珠— Sumproduct


函数如此简单—— TRUE vs FALSE

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Excel 的逻辑值只有 2 个： TRUE FALSE

TRUE FALSE 是函数的关键，可以这么说：任何函数都是在解决 TRUE 还是 FALSE 的问题

TRUE FALSE 与运算符进行各种计算时，请牢记： TRUE=1 FALSE=0 ，请务必牢记

通过示例文件，我们来详细解释一下 TRUE 和 FALSE


函数如此简单——逻辑判断是函数的灵魂

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串联开关等同于逻辑函数 AND,即多个条件同时满足：比如—— TRUE*TRUE

并联开关等同于逻辑函数 OR,即只要满足一个条件：比如—— TRUE+FALSE


函数如此简单——逻辑判断是函数的灵魂

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通过案例，轻松掌握逻辑运算

案例 1: 是否能申请经济适用房

案例 2: 如何根据性别和职务计算补贴

案例 3:多层判断——彻底理清逻辑关系


函数如此简单——数据汇总统计类函数

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注：数据汇总统计类将全部采用案例形式进行讲解

汇总求和类函数，关键词 :sum 、 sumif 、 sumifs 、 subtotal

案例 1:汇总多个表格中相同单元格的数据（ sum)

案例 2: 如何汇总某品名的销售数量（ sumif)

案例 3:深入理解 sumif 函数的“相对位置”

案例 4: 如何汇总月薪在 2000-4000 元的工资总额（ sumifs)

案例 5: 如何忽略隐藏的行汇总数据 (subtotal)案例 6: 如何始终生成连续的商品序号 (subtotal)



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数据计数类函数，关键词 :count,countif,countifs

案例 1: 如何统计成绩表中的及格人数 (countif,countifs)

案例 2: 如何统计产品规格中带“ *”号的产品个数 (countif)

案例 3: 如何统计 35岁以上有房有车的人员名单

案例 4: 如何统计不重复的数据个数



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极值均值类函数，关键词 :min,max,median,large,small,average

案例 1: 如何设置提成奖金的上下限（ max,min,mdeian)

案例 2: 如何不计重复返回一组数据中次大，次小值(large,small)

案例 3: 如何统计前十名成绩的平均分 (average,large)

案例 4: 如何根据条件计算平均分 (averageif,averageifs)


函数如此简单——查找引用类函数

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注：查找引用类将采用函数解析+ 案例的方式

VLOOKUP 函数动态解析

(*办公室函数使用率之最 *）

MATCH 函数动态解析

案例 1:根据不同的商品不同的订货量计算单价及折扣

案例 2:输入工号后可自动显示相关的人事资料（测试题 )

案例 3: 如何处理 VLOOKUP 函数找不到对应数据产生的错误

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函数如此简单——查找引用类函数

INDXE 函数动态解析

案例 4: 如何从右往左查询对应的数据（测试题）

案例 5: 如何根据品牌和规格双条件查找单价

OFFSET 函数动态解析

（初次接触比较难理解）

案例 6: 如何保证新增加的销量自动求和 (offset+counta 动态引用 )


函数如此简单——文本函数

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我们一起来学习几个最常用的文本处理函数： LEFT,MID,RIGHT “三个兄弟，本事各不同” FIND—— 在文本中找文本 SUBSTITUTE—— 替换函数

案例 1:判断产品缺陷中是否含某个字符

案例 2: 不通过分列如何将数据分成 2 列

案例 2: 如何查找某字符在字符串中第N 次出现的位置


SUMPRODUCT—— 函数中一颗璀璨的明珠

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*千万不会要去迷恋 Excel帮助文件中对此函数的描述。也许是因为SUMPRODUCT 函数能力太过超群， Excel帮助文件都嫉妒了它的才能。^_^

SUMPRODUCT

=SUMPRODUCT((数据 1)*(数据 2)*(数据 3)*(数据 4)……*(数据 N))

=SUMPRODUCT((数据 1)+(数据 2)+(数据 3)+(数据 4)……+(数据 N))

将汇总数相乘？？

是这样吗？将乘积的结果汇总 !

Good！！=SUMPRODUCT((数据 1)*(数据 2))

1数据运算符 2数据结果1 * 1 12 * 2 43 * 3 94 * 4 165 * 5 25

1数据运算符 2数据结果1 * 1 12 * 2 43 * 3 94 * 4 165 * 5 25

1数据运算符 2数据结果1 * 1 12 * 2 43 * 3 94 * 4 165 * 5 25

1数据运算符 2数据结果1 * 1 12 * 2 43 * 3 94 * 4 165 * 5 25

1数据运算符 2数据结果1 * 1 12 * 2 43 * 3 94 * 4 165 * 5 25

:合计 55



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在了解的基本原理后，我们还是通过案例来讲解 SUMPRODUCTDE 的常规用法：

案例 1: 起步 , 让一般统计类函数汗颜 ~~^_^

案例 2:奔跑 , 让多条件统计类函数折服~~^_^

Hi ，不小心，我们已经打开了统计类“数组公式”的潘多拉盒子。函数“美丽”（魅力）绽放，你发现了吗？

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很遗憾，没有任何事物是完美的， SUMPRODUCT 也有自己的缺憾：

1）在用我们今天所讲的 =SUMPRODUCT((数据 1)*(数据 2))的方式时，计算项，求和时出现文本、错误值、逻辑值，将会出错。

2 ）用 SUMPRODUCT，计算很大的表、很复杂的逻辑时，运行速度会比较慢。因为该函数内部执行的是数组运算，会相对耗时。（当然这个耗时只是相对而言，比如像对 SUMIFS， DSUM 等等）


我和函数的约定——日积月累、学以致用

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函数是 Excel 中最核心的部分，是技巧、图表、透视表， VBA 的基本功。同时函数本身内容也相当丰富，值得大家不断的去学习、思考如何让工作更轻松。同时：由于函数内容太多，不需要大家把每个函数都去掌握由于函数很有深度，很多函数都值得反复的去学习、去发现由于许多函数在理解上比较困难，不可能短期内达到某个高度

因此，建议大家“日积月累、学以致用”

Lookup

查找之王

Text

文本之王


认识数据透视表创建第一个数据透视表无拘无束的数据透视表如虎添翼的计算字段、计算项

动态数据透视表介绍多重合并和外部引用创建透视表＊

介绍数据透视图＊

目录

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总结与作业


数据透视图数据透视图

数据透视表

数据透视表——认识数据透视表

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Excel 数据清单

数据库

文本文件

其他关系型数据文件

Excel 数据透视表引擎

数据透视表

数据透视图

数据透视表


数据透视表——了解数据透视表的结构

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数据透视表——认识数据透视表结构

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报表筛选区域

行区域

列区域

数值区域


数据透视表——创建一个透视表

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• 选择区域中任意单元格• 插入透视表• 选择列、行、值


数据透视表——无拘无束的数据透视表 (1)

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筛选字段、列、行字段任意拖拽的无拘无束

字段汇总方式的无拘无束

字段显示方式的无拘无束

修改数据透视表的字段名称

灵活处理错误值和空白单元格


数据透视表——无拘无束的数据透视表 (2)

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谁先谁后由决定，展示字段先后顺序任意指定

数据透视表的排序

数据透视表的筛选

数据透视表分组，组合方式由我定

更改数据源和移动数据透视表


数据透视表——如虎添翼的计算字段和计算项

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首先理解计算字段、计算项

案例１：用计算项计算销售提成

案例２：用计算项计算年销售差异


数据透视表——动态创建数据透视表

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方法１：定义名称法创建动态的数据透视表

方法２：使用表功能创建动态的数据透视表

方法３：导入外部数据创建动态数据透视表


数据透视表——多重合并、外部引用、透视图

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多重合并的介绍

数据源５

引用外部数据源

的介绍

数据透视表的内容，比我们想象的还要多，今天我们仅仅见识了他的“冰山一

角”

简单介绍数据透

视图


目录

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总结与作业

图表秀图表的制作过程打破常规方可彰显

专业气质动态图表的基本制作思路

获取专业图表参考的方法


图表——图表秀

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图表——图表秀

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图表——图表的制作过程

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• 理解数据• 分析数据• 提炼信息• 明确主题

提炼信息选择图表制作图表数据图表

• 确定比较关系• 确定图表类型• 确定图表处理方

式

• 准备做图数据• 制作美化图表• 检查确认图表

• 原始数据• 原始文件


图表——图表类型的选择

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VS

Excel常规

《商业周刊》

图表——打破常规方可彰显专业气质

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年份索尼三星2006年 17.1% 15.3%2007年 17.1% 18.7%2008年 17.8% 23.1%2009 3年截止季度 14.4% 22.7%

液晶显示器市场占有率


图表——打破常规

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打破颜色的限制

▲打破图表的束缚▲

简单唯美，惜墨如金主标题区

副标题区

图例区（可省略）

图表区

脚注区


图表——动态图表的基本制作思路

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辅助区域法

方法 1

定义名称

方法 2

图片引用法

方法 3


图表——获取专业图表参考的方法

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目录

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总结与作业

谢谢各位！

结束不是是开始

QQ:6972477

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