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Libro de trabajo.
Hoja de clculo.
Celda.
Rango.
Informacin acerca de la
cinta de opciones de
Microsoft Office.
Elementos de Excel.
Modos del cursor.
eleccionar celdas.
!ilas " columnas.
#uardar arc$i%o.
Crea tu primer libro de Excel " aprende
a utili&ar sus $erramientas bsicas
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Qu es Excel?Excel 2010, es una aplicacin del tipo hoja de clculo que forma parte del paquete
Microsoft Office 2010 y se utiliza para calcular, analizar y gestionar datos. tra!"s de
ella, podemos realizar di!ersas operaciones, desde las ms
sencillas, como sumar y restar, hasta otras complejas, por
medio de funciones y frmulas. #am$i"n permite ela$orar
distintos tipos de grficos para analizar y comprender los
resultados de dichas operaciones.
%roporciona herramientas y funciones eficaces destinadas
a analizar, compartir y administrar datos con facilidad. &as funciones, los filtros y las
ta$las dinmicas nos $rindarn la posi$ilidad de resumir, analizar, explorar y
presentar datos para, luego, tomar decisiones. 'on las macros es posi$le optimizar
los procesos rutinarios.
EXCEL 2010 ES
UNA APLICACINDE MICROSOFT
OFFICE DEL TIPO
HOJA DE CLCULO
EXCEL WEB APP
Si somos usuarios de Outlook podemos utilizar la versin gratuita de Excel 2013 que pertenece al
paquete Office Web Appspara uso personal, disponible en Internet. Esta versin de Excel, a dierencia
de la versin paga, posee solamente unciones b!sicas, pero aptas para realizar las operaciones m!s
comunes. "os arc#ivos creados siempre se guardan en OneDrive.
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Libro de trabajo
(n archi!o de Excel est compuesto por un conjunto de hojas de clculo) por
eso estos archi!os se denominan libros. En la !ersin 2010, cuando a$rimos un nue!o
li$ro de tra$ajo, de manera preesta$lecida lo hace con tres hojas de clculo, pero
podemos a*adir la cantidad de hojas que queramos y,
luego, tam$i"n eliminar las que no sean necesarias.
dems, es posi$le !incular una hoja de clculo a otras
para realizar diferentes tipos de clculos. En la parte
inferior de la !entana !eremos la etiqueta Hoja1 que
representa a la hoja actual.
+esde la !ersin 200, los archi!os de Excel se
guardan de manera predeterminada con la extensin
.XLSX. &as !ersiones anteriores los almacena$an con el
formato .XLS. %or esta razn, si necesitamos compartir un archi!o en una
computadora que tenga una !ersin anterior a Excel 200-201, podemos
almacenarlo con un formato compati$le con estas !ersiones.
+e este modo, podremos a$rir el li$ro sin incon!enientes.
POR DEFECTO,
CADA NUEVOLIBRO DE EXCEL
2010, SE ABRE CON
TRES HOJAS DE
CLCULO
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Hoja de clculo
&a hoja es la unidad fundamental que define el rea de tra$ajo, como ya
hemos dicho. En el caso de Excel 2010, "sta consta
de 1048576 filas numeradas en el margen
izquierdo y 16384 columas, que !an desde la letra
hasta las letras /+.
arias hojas, relacionadas entre s, conforman un
libro. Excel trae predeterminada la cantidad de
hojas por li$ro, pero eso no impide que podamos
reducir o aumentar la cantidad de hojas de un li$ro, seg3n las necesidades e inclusi!e
darle un nom$re determinado o cam$irselo.
$na #o%a de c!lculo es una #erramienta mu& 'til para las personas que traba%an con n'meros & que
necesitan realizar c!lculos con ellos. Ella permite traba%ar con una gran cantidad de n'mero & lleva
incorporada una serie de unciones capaces de realizar c!lculos matem!ticos, estad(sticos, t)cnicos &
inancieros.
HO A DE CLCULO
LA HOJA DE
CLCULO ES UNA
HERRAMIENTAMUY IMPORTANTE
PARA LA TOMA DE
DECISIONES.
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Celda y celda activa&a interseccinde una fila y una columna se denomina celda, que en Excel,
tiene un ancho predeterminado de 11 caracteres. &a celda puede ser identificada por
sus coordenadas columna4fila, lo que se llama direccin de celda. %rimero !a la
columna y luego el n3mero de fila.
&a celda que tengamos seleccionada con el cursor o el ratn se llama celda
activay es la que se !e resaltada en la hoja de clculo.
!ombre "e cel"a
#el"a acti$a
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Rango(n rango es un grupo de celdas contiguas y su direccin est compuesta por la
direccin de la celda superior izquierda seguida de dos puntos y por la direccin de la
celda inferior derecha. %or ejemplo, el rango 15'2 se refiere a las celdas 1, 61, '1,
2, 61 y '2. %ara seleccionar un rango tenemos !arias alternati!as5
%ulsa el $otn izquierdo del ratn y arrstralo en la direccin deseada hasta
que todas las celdas hayan sido seleccionadas y suelta el $otn.
%ulsa la tecla 7ay3s y utiliza las flechas del teclado para seleccionar el rango
de celdas deseado.
8ngresa la direccin del rango dentro del cuadro de nom$res y pulsa Entrar.
&a direccin introducida desaparecer del cuadro de nom$res pero el rango
quedar seleccionado.
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Cinta de opciones
Excel 2010 presenta una cinta de opciones que contiene las fichas donde se
agrupan las diferentes herramientas para tra$ajar con una planilla. 'ada ficha es
especfica y est relacionada con un tipo de acti!idad, accin o elemento) algunas
solo aparecen cuando tenemos seleccionado un determinado o$jeto. %or ejemplo, si
seleccionamos una imagen, se acti!ar la ficha Herramietas "e ima%e.
%odemos personalizar la cinta de opciones agregando fichas y grupos creados
por nosotros, como tam$i"n cam$iarles el nom$re o el orden a las fichas y a los
grupos. +e forma predeterminada se compone de siete fichas5 &icio' &sertar'
(ise)o "e *+%ia' ,-rmulas' (atos' e$isar / ista. Empleando los m"todos
a$re!iados de teclado podemos acceder a las fichas. Esta alternati!a com$ina
distintas letras con la tecla L.
%ara conocer qu" letras de$emos usar, presionamos dicha tecla y aparecer
so$re cada ficha la letra correspondiente. %or lo tanto, para acceder al contenido de
una ficha de$emos hacer clic so$re su nom$re o presionar la com$inacin de teclas.
dems, podemos mostrar u ocultar el contenido de las fichas a tra!"s de la
com$inacin de teclas #L ,1. 9o$re el extremo derecho de la $arra de ttulo
se muestra el $otn O*cioes "e *resetaci- "e la cita "e o*cioes, para ocultar
la cinta.
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La !"#$a %& E'!&(
&icio8nicio es una $uena descripcin para esta
cinta, ya que tiene en torno al :0; de los
comandos cotidianos que necesitaras
mientras tra$ajes en tus hojas de clculo.Esto incluye el portapapeles, tama*os y tipo
de fuente, as como la alineacin de los
datos en las celdas. &as opciones de formato
num"rico te permitirn cam$iar la forma en
que se muestran los n3meros, mientras que
las opciones de estilo te ayudan a cam$iar elaspecto de las celdas.
&sertarEn t"rminos generales esta cinta te permiteinsertar carios tipos de elementos en tus
hojas. Esto incluye ta$las, ilustraciones,
grficos, texto, sm$olos, minigrficos e
incluso hiper!nculos que pueden conducirte
a una pgina
afectan al aspecto general, incluyendo
colores y fuentes, mientras que la
='onfiguracin de pginas> afecta al tama*o
y la orientacin de la misma. =justar rea
de impresin> cam$ia el tama*o, anchura y
escala de la pgina, mientras que las
=?pciones de la hoja> cam$ian las lneas de
di!isin y los enca$ezados.
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,-rmulasEsta seccin es el cuarto de mquinas de la
hoja de clculo, afectando a la generacin de
predicciones calculadas y otras frmulas en
la $i$lioteca de funciones. =@om$res
definidos> te permite escri$ir etiquetas en
las frmulas, =uditora de frmulas>
registra qu" parte de la frmula afecta a qu"
!alor. &as =?pciones de clculo> te dirn
cundo se acti!a una frmula y tam$i"n hay
algunas opciones de moneda que puedes
usar.
(atosEsta seccin te permite o$tener datos
importndolos desde otros programas como
ccess, mientras que ='onexiones> te dice
de dnde !ienen los datos que ya tienes.
=?rdenar y filtrar> permite organizar y
reordenar la informacin y =Aerramientas
de datos> te ayuda a manipular esos datos.
=Esquema> contiene funciones para agrupar
celdas y =nlisis> dispone de herramientas
para el anlisis especializado de informacin
financiera y cientfica.
e$isarEsta cinta te ofrece !arios sistemas de
correccin que incluyen ortografa,
sinnimos y acceso a recursos comoenciclopedias. El apartado =8dioma> dispone
de ayudas a la traduccin y el apartado
='omentarios> te permite agregar notas a la
hoja de clculo. El apartado ='am$ios> sir!e
para controlar los cam$ios o compartir tu
informacin con otros, para que puedanmodificar tus hojas a tra!"s de una red de
comunicacin.
La seccin Formulas es el motor de la hoja de clculo,afectando la generacin de predicciones calculadas y otras
frmulas en la biblioteca de funciones
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istaEsta cinta te permite manipular tu
informacin de diferentes formas, seg3n
necesites. &a opcin =ista de li$ro> cam$ia
la forma en que se gestiona la pantalla,
mientras que =7ostrar> acti!a y desacti!a
!arias ayudas !isuales. =Boom> acerca la
informacin para !erla mejor y =entana> es
una excelente forma de organizar una
amplia !ariedad de datos. =7acro> te
permite $ien gra$ar un macro o acceder a
macros gra$adas pre!iamente.
ro%rama"orEn esta cinta encontraras las funciones ms
complejas que tienen que !er con el propio
funcionamiento de Excel. %uedes usar las
macros para gra$ar secuencias de comandos
y asignarlas a teclas a$re!iadas, con lo que
podras acelerar tareas repetiti!as. El resto
de los apartados, incluyendo =isual 6asic> y
=/7&>, slo le interesarn a los
desarrolladores de soft
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Elementos de Excel
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02
03
04
05
06
07
08
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La barra "e ttulo 'ontiene el nom$re del documento so$re el que se esttra$ajando en ese momento. 'uando creamos un li$ro nue!o se le asigna
automticamente Libro 1.
La barra "e acceso r+*i"o'ontiene las operaciones ms ha$ituales de Excel.dems de que puede personalizarse para a*adir todos los $otones que desee.
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La cita "e o*cioes 'ontiene todas las opciones del programa organizadaspesta*as. l pulsar so$re alguna pesta*a accedemos a la ficha.
#ua"ro "e ombres 7uestra la celda de referencia o el nom$re de la celdaacti!a. %ara un rango, solo se muestra la celda de referencia arri$a a la izquierda.
arra "e f-rmulas7uestra el contenido de la celda acti!a, es decir la casilladonde estamos situados. 'uando se modifique el contenido de la celda, dicha
$arra !ariar.
9rea "e trabajoEst formada por filas y columnas. qu ingresamos los datos y!emos el resultado de las operaciones.
:cabe;a"o "e columa&as columnas se identifican con una letra, desde la hasta la /+.
:cabe;a"o "e fila &as filas se identifican con n3meros, desde 1 hasta10C:D.
esta)a "e
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odos del cursor
,orma =sa"a *ara #omo usar
9eleccionar una celda o
rango.
%ara seleccionar celdas %osicinese en la
primera celda a seleccionar, pulse el $otn
izquierdo y arrastre la 3ltima celda a
seleccionar.
9i necesita seleccionar celdas que no estn
contiguas, seleccione la primera celda,
luego pulse '#F& y seleccione la siguiente
y as sucesi!amente.
rrastrar la celda o rango
seleccionados.
%osicinese en el $orde de la seleccin y
arrastre el 7ouse pulsando el $otn
izquierdo hasta la nue!a u$icacin.
%ermite copiar frmulas o
series num"ricas o de tipo
texto Gmeses, das,
artculos, etc.H
%osicinese en el ngulo inferior de la
celda hasta que !isualice esta cruz negra,
luego pulse el $otn izquierdo arrstrelo
hasta la 3ltima celda donde desea que se
copie la informacin de la celda origen.
8ngresar o editar datos. El
cursor Glnea !ertical
dentro de la celdaH titila.
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,orma =sa"a *ara #omo usar
Fedimensionar columna.
%uede pulsar el $otn izquierdo y mo!erlo
hacia la izquierda para achicar la columna
o hacia la derecha para agrandarla
respecti!amente. ? si hace do$le clic la
columna se ajustar automticamente al
tama*o de la celda con el contenido ms
largo.
Fedimensionar fila
%uede pulsar el $otn izquierdo y mo!erlo
hacia arri$a para achicar o hacia a$ajo
para agrandarla respecti!amente. ? si
hace do$le clic la fila se ajustar
automticamente al tama*o de la celda.
'opiar los formatos de
celdas con la herramienta,
'opiar ormato.
%ara copiar el formato haga clic en la celda
GorigenH desde donde quiere copiar el
formato G$ordes, fuentes, colores, etcH
luego haga clic en el cono ='opiar
formato> u$icado en la ficha =8nicio>,
apartado =%ortapapeles>) y luego haga clic
en la celda donde desea aplicarlo
GdestinoH.
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!eleccionar celdas&a manera ms o$!ia de seleccionar celdas en Excel es utilizando el ratn, pero no
siempre es la manera ms eficiente. En ocasiones el utilizar el teclado puede darnos
mayor rapidez, especialmente cuando tenemos muchos datos.
5 9elecciona una celda a la derecha.
5 9elecciona una celda a la izquierda.
5 9elecciona una celda hacia arri$a.
5 9elecciona una celda hacia a$ajo.
5 9elecciona todas las celdas a la derecha.
5 9elecciona todas las celdas a la
5 9elecciona todas las celdas hacia arri$a.
5 9elecciona todas las celdas hacia a$ajo.
5 9elecciona un $loque de filas hacia arri$a.
5 9elecciona un $loque de filas hacia a$ajo.
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unque podemos seleccioar ua columa o fila con tan solo un clic so$re el
enca$ezado, en ocasiones se puede facilitar hacer la seleccin con el teclado de la
siguiente manera5
9i necesitas seleccionar un rea muy grande de celdas puedes hacerlo con una sola
com$inacin de teclas. 9olo de$es acti!ar cualquier celda dentro del rango a
seleccionar y pulsar la com$inacin #trl :.
5 9elecciona una fila completa.
5 9elecciona una columna completa.
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En algunas ocasiones necesitars realizar una seleccin de celdas no adyacentes. El
m"todo es muy sencillo, solamente mant"n oprimida la tecla #trl mientras haces la
seleccin con el puntero del ratn.
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"ilas y columnas
&sertar filas / columas
Ia que todas las hojas de Excel tienen un n3mero de filas y de columnas mximo y
no podemos hacer nada por aumentar dicho n3mero, cuando ha$lamos de
insertar una fila o columna ha$lamos en realidad de desplazar los datos hacia
a$ajo o hacia la derecha para mostrar una fila o columna !aca.
%odemos insertar una filade la siguiente manera. Aaz clic derecho en el
enca$ezado de fila y selecciona la opcin 8nsertar y o$ser!ars que Excel desplaza
los datos hacia a$ajo para colocar una fila !aca.
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#am$i"n podemos insertar una fila con el comando Inicio > Celdas > Insertar
> Insertar filas de hoja.
Excel insertar la nue!a fila por arri$a de la celda que est" acti!a al momento de
ejecutar el comando. %or otro lado, si lo que deseamos es insertar una
columnapodemos utilizar el comando Inicio > Celdas > Insertar >
Insertar columnas de hoja y Excel insertar la columna a la izquierda de la
celda acti!a.
#am$i"n podemos insertar una columna a la izquierda si hacemos clic derecho
so$re el enca$ezado de columna y seleccionamos la opcin 8nsertar
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&sertar filas / columas
En ocasiones necesitamos eliminar por completo una fila o una columna de
nuestra hoja porque los datos contenidos son incorrectos o porque simplemente
ya no necesitamos dicha informacin. 9elecciona una celda de la fila que deseas
eliminar y !e a Inicio > Celdas > Eliminar > Eliminar filas de hoja .
Excel eliminar la fila y mo!er las filas restantes hacia arri$a. #am$i"n
podemos eliminar un filasi hacemos clic derecho so$re su enca$ezado y
seleccionamos la opcin Eliminar.
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%ara eliminar una columnade$es seleccionar el comando Inicio > Celdas
> Eliminar > Eliminar columnas de hoja y se eliminar la columna de la
celda acti!a.
#am$i"n puedes hacer clic derecho so$re el enca$ezado de la columna y
seleccionar la opcin Eliminar5
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9i despu"s de eliminar una fila o una columna te das cuenta de que cometiste un
error puedes re!ertir la eliminacin con el comando +eshacer o pulsando la
com$inacin de teclas 'trl J B.
Ocultar filas / columas
9i deseas que los usuarios que consultan tu hoja de Excel no !ean cierta
informacin, entonces puedes ocultar aquellas filas o columnas que contienen
dichos datos. %ara ocultar una fila puedes hacer clic derecho so$re su
enca$ezado y seleccionar la opcin ?cultar.
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#am$i"n puedes ir a Inicio > Celdas > Formato > Ocultar y mostrar >
Ocultar filas.
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#am$i"n puedes ocultar una columnacon el comando 8nicio > Celdas >
Formato > Ocultar y mostrar > Ocultar columnas.
#am$i"n podemos hacer clic derecho so$re el enca$ezado de columna y
seleccionar la opcin ?cultar.
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%ara !ol!er a mostrar una fila o columna existen 2 m"todos que explico a
continuacin5
En el cuadro de nom$res coloca la direccin de una celda que pertenezca a
la fila o columna oculta y posteriormente !e a Inicio > Celdas >
Formato > Ocultar y mostrar y selecciona la opcin 7ostrar filas o
7ostrar columnas seg3n sea el caso.
?tra opcin es hacer clic derecho so$re ese peque*o enca$ezado de fila o
columna que est oculto y seleccionar la opcin de men3 7ostrar.
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#ambiar ac
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l terminar de indicar el nue!o ancho de$es pulsar el $otn ceptar para hacer
permanentes los cam$ios. ?tra manera de llegar a este mismo cuadro de dilogo
es desde Inicio > Celdas > Formato > Ancho de columna. %or otro lado,
para modificar el alto de una fila podemos seleccionar una celda de la fila deseada
e ir a Inicio > Celdas > Formato > Alto de fila.
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Esto mostrar el cuadro de dilogo necesario para modificar el !alor del alto de la
fila. %or supuesto que tam$i"n podemos modificar el alto de la fila si hacemos clic
derecho en su enca$ezado y seleccionamos la opcin lto "e fila. (na 3ltima
alternati!a para ajustar el ancho de una columna es arrastrar el $orde derecho de
su enca$ezado hasta alcanzar el ancho deseado. #am$i"n puedes arrastrar el
$orde inferior del enca$ezado de una fila para hacerla ms alta.
(n truco muy utilizado es el autoajuste de columna o de fila el cual podemos
lograr haciendo do$le clic so$re el $orde derecho del enca$ezado de una columna
o so$re el $orde inferior del enca$ezado una fila. Esto har que la columna se
autoajuste al ancho del contenido o que la fila se autoajuste al alto de su
contenido. &a opcin utoajustares muy 3til y por eso encontramos am$os
comandos enInicio > Celdas > Formato5
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#uardar arc$ivoE!itar perder todo el tra$ajo que has hecho en Excel y adopta la $uena prctica de
guardar de manera constante tu archi!o. Es tan fcil como seleccionar el
comando >uar"aro el comando >uar"ar comode la ficha rc
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$re el cuadro de dilogo >uar"ar comoy aseg3rate de seleccionar la
opcin Libro "e :?cel 7@2003.
%uedes apro!echar y echar un !istazo a la lista #ipo para sa$er en qu" otros
formatos es posi$le guardar un archi!o de Excel. +escu$rirs que puedes guardar
un li$ro como archi!o %+, o como archi!o de texto, e inclusi!e como pgina